Alocacao_de_Forca_de_Trabalho

7/25/2019 Alocacao_de_Forca_de_Trabalho

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Transformando conhecimento em resultados

Conceitos


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O que alocao de fora de trabalho?

A capacidade de uma organizao representa sua habilidade para desempenhar trabalho. Essa

capacidade se manifesta de muitas formas incluindo espao, fora de trabalho, equipamento,

tecnologia e materiais.

YU-LEE, 2002

Sempre que estivermos falando da capacidade ou da fora de trabalho

vamos pensar em quantas horas esto disponveis

Alocao da Capacidade

Espao

Fora de

Trabalho

Equipamento

Tecnologia

Materiais


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Entendimento da alocao -Quantitativa

A otimizao da alocao da fora de trabalho de uma organizao fundamental para

atingir nveis satisfatrios de produtividade, custos e competitividade.

Dimensionamento AdequadoNo pode ser apenas quantitativo mais tambm ser qualitativo, de forma a estabelecer,alm do nmero de empregados, a qualificao profissional dos mesmos, caso contrrio,

corre-se o srio risco de contar com empregados superqualificados para o cargo que

ocupam e outros com qualificao ou formao insuficiente

SubdimensionamentoPoder acarretar sobrecargade trabalho dos empregados,excesso de realizao de horas-extras, etc..

SuperdimensionamentoPoder gerar ociosidade, aumentos desnecessrios da folha depagamento, falta de desafios, perturbao do ambiente detrabalho, etc..


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Transformando conhecimento em resultados

Passos do Estudode Alocao


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Estudo preliminar das

informaes da

Organizao

ELO Group

Definio das diretrizes

para alocao das

equipes de trabalho

Diretores+ gestores

Capacitao do mtodo

de alocao da fora de

trabalho

Gestores +

colaboradores

Preenchimento das

planilhas de alocao

com Coaching da ELO

Group

Gerente + colaboradores

Anlise dos dados de

alocao e proposio

de ajustes

ELO Group

Reviso da alocao da

fora de trabalho


Elaborao de relatrio

final de alocao da

fora de trabalho

ELO Group

Homologao da

alocao da fora de

trabalho

Gerentes + diretores

Dinmica da capacitao de alocao dafora de trabalho

1 dia 1 dia 14 dias

3 dias 2 dias 4 dias 1 dia

Reunies quinzenais de acompanhamento

Diretores


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informaes da

Organizao

ELO Group


para alocao das

equipes de trabalho

Diretores+ gestores

Capacitao do mtodo


trabalho

Gestores +colaboradores

Preenchimento das

planilhas de alocao

com Coaching da ELO

Group


Anlise dos dados de

alocao e proposio

de ajustes

ELO Group

Reviso da alocao da

fora de trabalho



final de alocao da

fora de trabalho

ELO Group

Homologao da

alocao da fora de

trabalho


1 dia 1 dia 14 dias


Estudo preliminar das informaes daOrganizao


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O que considerar?

Planejamento Estratgico;

Organograma;

Plano de Cargos e Salrios com descrio de cargos e atribuies;

Poltica de Remunerao (Sistema de Avaliao de Desempenho);

Fluxogramas e Manuais dos processos;

Quantitativo de pessoas por cargo e rea;

Matriz de Atribuies das reas;

Acordo Coletivo de Trabalho

Informaes sobre frias, recessos, abonos, faltas, afastamentos e

licenas do efetivo em dias teis dos ltimos 3 anos; e,

Informaes sobre horas extras pagas e banco de horas por rea.


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informaes da

Organizao

ELO Group


para alocao das

equipes de trabalho

Diretores+ gestores

Capacitao do mtodo


trabalho


Preenchimento das

planilhas de alocao

com coaching da ELO

Group


Anlise dos dados de

alocao e proposio

de ajustes

ELO Group

Reviso da alocao da

fora de trabalho



final de alocao da

fora de trabalho

ELO Group

Homologao da

alocao da fora de

trabalho


Definio das diretrizes para alocaodas equipes de trabalho

1 dia 1 dia 14 dias


9


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Alinhamento de expectativas com osgestores

Quais os principais problemas enfrentados pela Gerncia?

H sobrecarga ou ociosidade dos colaboradores?

A formao profissional dos atuais colaboradores est

adequada s necessidades da Gerncia?

H sazonalidades que oneram a rotina da Gerncia?

Os gestores so muito demandados em atividades

operacionais?

10


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Alinhamento com a Estratgica

Crescimento

Tempo

Organizao

Pessoas

O Crescimento do quadro de pessoas

est alinhado com o Planejamento

Es tratgicoe com o crescimento do

negcio ao longo do tempo

d d d l d


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informaes da

Organizao

ELO Group


para alocao das

equipes de trabalho

Diretores+ gestores

Capacitao do mtodo


trabalho


Preenchimento das

planilhas de alocao

com coaching da ELO

Group


Anlise dos dados de

alocao e proposio

de ajustes

ELO Group

Reviso da alocao da

fora de trabalho



final de alocao da

fora de trabalho

ELO Group

Homologao da

alocao da fora de

trabalho


Capacitao do mtodo de alocao dafora de trabalho

1 dia 1 dia 14 dias


12


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Exemplo - Dinmica de alocao

13

rea: GECOM

Horizonte: 1 anoDIRAD

GECOM

COLIC

COGEC

GELOG

COSER

COSUP


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Exemplo - Clculo do FTE

1 Pessoa8 horas dirias

Concei tos 1 ano possui 12 meses Dos 12 meses, uma pessoa trabalha 11 1 ms possui em mdia 22 dias teis 1 pessoatrabalha 8 horas por dia

Clcu lo s de 1 FTE(ou 1 pessoa)

11 meses x22 dias x8 horas =1.936horas/ano

Sem ocios idade

Com folga

1.936horas12,5% = 1.694horas/ano

FTE no rm al: 176 h /ms

FTE com fo lg a: 154 h/ms

E l V ifi d id d


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Exemplo - Verificao da capacidadedisponvel

15

216 dias teis no ano

8 horas por dia

12,5% de folga (1 hora/dia)

Cargo QuantidadeDisponibilidade

(h)

Diretor 1

Gerente 2

Coordenador 4

Demanda (h)

1.694 hDisponibilidade Mdia anual por pessoa

Analista 13

Assistente 35

1.694

3.388

6.776

22.022

59.290


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A curva de capacidade no tempo

CAPACIDADE(Disponibi l idade de horas)

16

U d d


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Um processo onde a rea de

compras participa

Aprova

dor

Compras

Financeiro

Um processo onde a rea de comprasparticipa

17

C d ti id d i f i


18/37

Cada atividade possui uma frequnciae uma durao mdia

Aprova

dor

Compras

Financeiro

Atividade X

Perfil:AnalistaFrequncia mensal:20Tempo gasto:1h

18

C d ti id d i f i


19/37

Cada atividade possui uma frequncia euma durao mdia

19

Perfil: AssistenteVolume/Freq.: 20Esforo: 4h

Perfil: AssistenteVolume/Freq.: 20Esforo: 5h

Perfil: AnalistaVolume/Freq.: 4Esforo: 2h

Perfil: DiretorVolume/Freq.: 1Esforo: 2h


Perfil: GerenteVolume/Freq.: 4Esforo: 1,5h


Jurdico

Compras

Financeiro

Analisar solicitaes de compras

Perfil:Analista

Volume (ou frequncia):4Esforo (Tempo gasto):4h

PCS


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Uma rea participa de diversos processos

PROCESSO1

PROCESSO2

PROCESSO3

TOTAL

20

Co

mp

ras

Fin

anc

eir

o

An al i st a Jr .

Ge r en te

An al i st a

Coord

ena

do

r

An ali st aS r.

Frequnciamensal:20Tempo gasto:1h

Frequnciamensal:30Tempo gasto:0,5h






2

0

Co

mp

ras

Fin

anc

eir

o

An al i st a Jr .

Ge r en te

Ana l i st a

Coord

ena

do

r

An ali st aS r.


Frequnciamensal:30Tempo gasto:0,5h






2

0

Co

mp

ras

Fin

anc

eir

o

An al i st a Jr .

Ge r en te

Ana l i st a

Coord

ena

do

r

An ali st aS r.


Frequnciamensal:30

Tempo gasto:0,5h






Coordenador

Analista

Assistente

20

D d b lh l d


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Demanda por trabalho total de uma rea apartir dos processos nos quais ela se envolve

rea: Compras

Cargo QuantidadeDisponibilidade

(h)

Operacional 7 10.850

Gerente 2 3.100

Diretor 1 1.550

Demanda (h)

10.900

3.350

1.800

21

P hi t d l ilh d l


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informaes da

Organizao

ELO Group


para alocao das

equipes de trabalho

Diretores+ gestores

Capacitao do mtodo


trabalho


Preenchimento das

planilhas de alocao

com Coaching da ELO

Group


Anlise dos dados de

alocao e proposio

de ajustes

ELO Group

Reviso da alocao da

fora de trabalho



final de alocao da

fora de trabalho

ELO Group

Homologao da

alocao da fora de

trabalho


Preenchimento das planilhas de alocao comCoaching da ELO Group

1 dia 1 dia 14 dias


22

M t d l ilh d d d d


23/37

Montando as planilhas de dados dealocao

GDC-06/Expedicao e T ramitao de Documentos

Processo/

Subprocesso

Etapa Principais Atividades Caminhos UnidadePeriodicidade da

UnidadeEsforo unitrio

em Horas

Volumeda

MDIA MENSAL

Cargo

(exigido)

Sazonalidade

(Volumemdio)Observaes

Tramitar/expedir o documento Representao

Documentoda

representao

recebido

Tramitar/expedir o documento rea Ex terna

Documentodarea

demandanteexterna

recebido

Ferramenta gerencial para melhor tomada dedecises

Tramitar/expedir o documento

Representao

Documentoda

representao

recebido


Documentodarea

demandanteexterna

recebido



Documentoda

representao

recebido


Documentodarea

demandanteexterna

recebido



Documentoda

representao

recebido


Documentodarea

demandanteexterna

recebido

Situao Atual

GDC-0

6/Expedicaoe

TramitaodeDocumentos

Tramitao/expedio dedocumentos recebidos

GDC-0

6/Expedicaoe



GDC-0

6/Expedicaoe

TramitaodeDoc

umentos


GDC-0

6/Expedicaoe

Tramitaode

Documentos


23


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EtapaPeriodicidade da

Unidade

Esforo unitrio

em Horas

Volume da

MDIA MENSAL

Cargo

(exigido)

Sazonalidade

(Volume mdio)Observaes

Ferramenta gerencial para melhor tomada dedecisesG

DC-06/Expedicaoe



Esforo em horasde todosempregados envolvidos da UTA para

realizar 1 ciclo de atividades da unidade.

Corresponde ao esforo de todos os

colaboradores, exceto coordenadores,

gerentes e diretores

Qualquer observaes que

facilitem o entendimento

posterior dos demais dados,

inclusive meses ou semanas

impactados pelas

sazonalidades

Valor relacionado quantidadede vezes

(ciclos)que a unidade ocorre no ano. Emalguns casos pode representar o volumee emoutros a frequncia. Por exemplo: Nmero deNovos Associados , Quantidade de Folhas de

Pagamento geradas por ano

Cargo do(s)empregado(s) que

executam as

atividades, de

acordo com legenda

Volume total de drivers emperodos de sazonalidade.

Preenchidos com nmeros.

24

Sobre o Preenchimento

Anlise dos dados de alocao e


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informaes da

Organizao

ELO Group


para alocao das

equipes de trabalho

Diretores+ gestores

Capacitao do mtodo


trabalho


Preenchimento das

planilhas de alocao

com Coaching da ELO

Group


Anlise dos dados de

alocao e proposio

de ajustes

ELO Group

Reviso da alocao da

fora de trabalho



final de alocao da

fora de trabalho

ELO Group

Homologao da

alocao da fora de

trabalho


Anlise dos dados de alocao eproposio de ajustes

1 dia 1 dia 14 dias


25


26/37

Anlise dos dados de alocao

Quais atividades podem estar preenchidas incorretamente?

Que atividades podem ser detalhadas / segregadas para

melhor entendimento?

Existem inconsistncias nos volumes quando comparadas s

planilhas de outras coordenaes / histrico da Organizao?

Que sazonalidades podem ser melhor representadas?

O volume est compatvel com a realidade da coordenao?

Quais atividades podem estar super/subestimadas?

26


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Etapa Principais Atividades Driver CaminhosPeriodicidade da

UnidadeEsforo unitrio

em Horas

Volume da

MDIA MENSAL

Cargo

(exigido)

Sazonalidade

(Volume mdio)Observaes


Documento da

representao

recebido

A1 Anual 3,00 5,00 A2

Tramitar/expedir o documento r ea Externa

Documento da rea

demandante externa

recebido

A2 Bimestral 3,00 5,00 A3Ferramenta gerencial para melhor tomada dedecises


Documento da

representao

recebido

A3 Semestral 3,00 5,00 A4 10 Maio


Documento da rea

demandante externa

recebido

A4 Bimestral 3,00 5,00 A5Ferramenta gerencial para melhor tomada dedecises


Documento da

representao

recebido

B1 Dirio 3,00 5,00 A6


Documento da rea

demandante externa

recebido

B2 Dirio 3,00 5,00 A7Ferramenta gerencial para melhor tomada dedecises


Documento da

representao

recebido

B3 Semanal 3,00 5,00 A8


Documento da rea

demandante externa

recebidoB4 Mensal 3,00 5,00 A9


Documento da

representao

recebido

B5 Bimestral 3,00 5,00 A10 15 Dezembro


Documento da rea

demandante externa

recebido

B6 Demanda 3,00 5,00 A11


Documento da

representao

recebido

B7 Demanda 3,00 5,00 A12


Documento da rea

demandante externa

recebido

B8 Demanda 3,00 5,00 A13

ELO Group 2012

GDC-0

6/Expedicaoe

Tramitaode

Documentos


GDC-0

6/Expedicaoe

Tramitaode

Documentos


GDC-0

6/Expedicaoe



GDC-0

6/Expedicaoe



GDC-0

6/Expedicaoe

T

ramitaodeDocumentos


GDC-0

6/Expedicaoe

Tramitaode

Documentos


Anlise e reviso da alocao de trabalho

27

Demanda por trabalho total de uma rea a


28/37

Demanda por trabalho total de uma rea apartir dos processos nos quais ela se envolve

28

rea: GECOM

Cargo Quantidade

1

2

4

Demanda (h)

1.920

2.979

7.567

169 h 12.430h 2.701h

13

35

21.430

62.320

Diretor

Gerente

Coordenador

Analista

Assistente

Disponibilidade(h)

1.694

3.388

6.776

22.022

59.290


29/37

29

Cargo

Quantidade Total atual(FTE)

Totalnecessrio

(FTE)

1,13

1,76

4,47

12,65

36,79

1

2

4

13

35

Dir

etor

Gerente

Coordenador

Anal

ista

Assistente

20% 30% 30%10%

0%0%

20%

40%

Processo 1 Processo 2 Processo 3 Processo 4 Processo 5

20%30%

5% 10%

35%

0%

20%

40%


50%

0% 0%

40%

10%

0%

50%


10%

30% 20% 25% 15%

0%

20%

40%


20% 20%10%

25% 25%

0%

20%

40%


Elaborao de relatrio final e Homologao


30/37


informaes da

Organizao

ELO Group


para alocao das

equipes de trabalho

Diretores+ gestores

Capacitao do mtodo


trabalho


Preenchimento das

planilhas de alocao

com coaching da ELO

Group


Anlise dos dados de

alocao e proposio

de ajustes

ELO Group

Reviso da alocao da

fora de trabalho



final de alocao da

fora de trabalho

ELO Group

Homologao da

alocao da fora de

trabalho


Elaborao de relatrio final e Homologaoda alocao da fora de trabalho

1 dia 1 dia 14 dias


30


31/37

EXEMPLOS

Dado o desajuste QUANTITATIVO entre demanda e


32/37

CAPACIDADE(Disponib i l idade de horas)

horas

DEMANDA

tempo

32

Dado o desajuste QUANTITATIVO entre demanda ecapacidade diferentes aes podem ser tomadas

Dado o desajuste QUANTITATIVO entre demanda e


33/37


horas

DEMANDA

tempo

33

Dado o desajuste QUANTITATIVO entre demanda ecapacidade diferentes aes podem ser tomadas

Diferentes aes podem ser tomadas


34/37

Diferentes aes podem ser tomadaspara se aumentar a capacidade

Motivao de equipe

Contrataes

Transferncias internas de pessoas

Mudana de responsabilidades

34


horas

DEMANDA

tempo

Diferentes aes podem ser tomadas


35/37

Diferentes aes podem ser tomadaspara se reduzir/alterar a demanda


horas

DEMANDA

tempo

Sincronizao de atividades

Paralelizao de atividades

Ferramental de apoio

Treinamentos

Automao de atividades

Eliminao de atividades

35

O ajuste entre capacidade e demanda por trabalho


36/37

O ajuste entre capacidade e demanda por trabalhodar o balano entre sobrecarga e ociosidade


horas

DEMANDA

Cansao/estresse

Afastamentos

Perda de qualidade

Fila

Subdimensionamento(Sobrecarga)

Desmotivao

Baixa produtividade

Baixo desenvolvimento

pessoal

Superdimensionamento(Ociosidade)

tempo

O ideal que a alocao dafora de trabalho esteja entreo subdimensionamento e o

superdimensionamento

36

Dinmica de alocao da fora de trabalho:


37/37


informaes da

Organizao

ELO Group


para alocao das

equipes de trabalho

Diretores+ gestores

Capacitao do mtodo


trabalho


Preenchimento das

planilhas de alocao

com coaching da ELO

Group


Anlise dos dados de

alocao e proposio

de ajustes

ELO Group

Reviso da alocao da

fora de trabalho



final de alocao da

fora de trabalho

ELO Group

Homologao da

alocao da fora de

trabalho


Dinmica de alocao da fora de trabalho:Processo Cclico

1 dia 1 dia 14 dias


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