Agilidade Organizacional

“Hoje, a mudança, contínua e inevitável, é fato social dominante.

Nenhuma decisão sensata pode ser tomada em tempo algum sem levar

em conta não apenas o mundo como ele é, mas o mundo como ele

será”. Isaac Asimov

As companhias bem-sucedidas não permanecem estáticas.

Se ficarem paradas, tornam-se

facilmente vulneráveis – às novas tecnologias, aos novos

concorrentes, às modificações nas preferências do consumidor ou a

outras mudanças.

As companhias bem-sucedidas usam o sucesso presente para continuarem criando vantagem

competitiva para o futuro, buscando permanentemente novas

alternativas para se manterem flexíveis, inovadoras, eficientes e

responsivas ao cliente.

Uma das principais alternativas para as companhias bem-

sucedidas obterem sucesso é garantir a adaptabilidade dos

sistemas e das estruturas organizacionais – preparados para

atender aos complexos desafios em permanente mudança.

1. Organização responsiva – a estrutura formal é criada para controlar pessoas, decisões e

ações. Mas no ambiente empresarial atual

de rapidas mudanças, responsividade – rapidez, agilidade,

adaptabilidade para atender às mudanças de demanda – é vital

para a sobrevivência da empresa.

1.1 Organização mecanicista – forma de organização que busca maximizar a eficiência interna.

É perfeitamente exemplificada pelo organograma da empresa.

1.2 Estrutura orgânica – forma organizacional que enfatiza a

flexibilidade.

A estrutura orgânica dá valor a informalidade.

Na estrutura orgânica as pessoas trabalham mais como

companheiras de equipe do que como subordinadas que recebem

ordens do chefe.

Quanto mais orgânica for a empresa, mais responsiva ela será às mudanças na competição e na

realidade do mercado.

7 características da estrutura orgânica

1. Aos empregados são atribuídas responsabilidades mais amplas que

mudam de acordo com as necessidades que vão surgindo.

2. A comunicação ocorre por meio de opiniões e informações e não de

ordens ou instruções.

3. A tomada de decisão e a influência são mais

descentralizadas e informais.

4. O conhecimento especializado é altamente valorizado.

5. Os funcionários baseiam-se mais no bom senso do que nas regras.

6. O compromisso com as metas organizacionais é mais importante do que a obediência à autoridade.

E

7. A dependência entre os funcionários é maior, e o

relacionamento é mais informal e pessoal.

2. Estratégia e agilidade organizacional – as estratégias e estruturas de uma empresa devem

estar baseadas em suas competências essenciais, alianças

estratégicas, capacidade de aprendizado e na habilidade para

envolver todas as pessoas da organização na conquista dos

objetivos.

2.1 Organização em torno das competências essenciais

Competência essencial – consiste na capacidade (conhecimento,

especialização, qualificação) que sustenta a habilidade da companhia para se tornar líder do fornecimento

de uma gama de mercadorias ou serviços específicos.

A competência essencial permite à companhia competir com base no seu conhecimento especializado e nas suas forças essenciais e não

apenas em seus produtos.

A competência essencial é as raízes da competitividade, e os

produtos, os frutos.

2.2 Alianças estratégicas – relação formal criada entre organizações

independentes com a finalidade de buscar conjuntamente metas

mútuas.

Em uma aliança estratégica, cada organização compartilha a

autoridade administrativa, forma relações sociais e aceita a

propriedade conjunta.

As alianças estratégicas permitem aos aliados responder às

demandas dos clientes ou às ameaças do ambiente com muito

mais rapidez e muito menos gastos do que cada um conseguiria por

conta própria.

2.3 Organização de aprendizagem – organização com capacidade de

criar; adquirir e transferir conhecimento, e de modificar o

comportamento para refletir o novo conhecimento e as novas

perspectivas.

A única vantagem sustentável é aprender mais rápido do que os

concorrentes.

2.4 Organização com alto grau de envolvimento – tipo de organização

em que os principais executivos asseguram a existência de

consenso sobre a direção na qual a empresa é conduzida.

O objetivo da organização com alto grau de envolvimento é gerar altos

níveis de comprometimento e envolvimento no trabalho conjunto entre funcionários e gerentes para atingir as metas organizacionais.

A organização com alto grau de envolvimento tem uma estrutura

organizacional horizontal, descentralizada e criada em torno de clientes, produtos e serviços.

Força-tarefa, grupo de estudos e contínuo feedback são usados para

promover a participação nas decisões que afetam a organização

inteira.

3. Agilidade e tamanho da organização

As organizações de grande porte normalmente são menos orgânicas

e mais burocráticas.

O aumento no tamanho da empresa resulta em complexidade,

o que requer mais controle. Quanto maior a empresa mais

estratégias burocráticas de controle são adotadas.

A burocratização aumenta a eficiência, mas diminui a

capacidade de inovação da empresa.

3.1 Empresa de grande porte – cria uma economia de escala (custos

inferiores por unidade de produção).

Com isto obtém redução de custos operacionais, aumento do poder de compra e facilidade de acesso ao

capital.

A empresa de grande porte também cria uma economia de

escopo – os materiais e os processos utilizados em um produto são aproveitados para criar outros

produtos relacionados.

3.2 Empresa de pequeno porte

“Deseconomia de escala” – os custos decorrentes do tamanho

excessivo da empresa.

“O ideal é ser pequeno” tornou-se a frase favorita entre os gerentes de

novos empreendimentos.

A empresa de pequeno porte consegue movimentar-se com mais

rapidez, oferecer mercadorias e serviços de qualidade em nichos específicos de mercado, e pode

inspirar maior envolvimento do seu pessoal.

3.3 Empresa ao mesmo tempo de “grande” e “pequeno” portes

Ser pequeno é ideal para desencadear energia e velocidade. Contudo, em termos de compra e

venda, ser grande proporciona poder de mercado.

Portanto, o desafio é ser ao mesmo tempo grande e pequeno para

aproveitar as vantagens de cada um.

Desafio para as empresas e seus executivos de monitorar

constantemente a sua agilidade – se a empresa estiver perdendo

velocidade na tomada de decisão e na reação às ações de seus concorrentes, que decisões

estruturais tomar?

4. Clientes e organização responsiva

O principal aspecto da estruturação de uma organização ágil e responsiva está em atender e superar as expectativas dos clientes – as pessoas que devem

ser atraídas pela empresa para adquirir mercadorias ou serviços cujos

contínuos patrocínio e envolvimento com a organização constituem fatores

impulsionadores do sucesso e da competitividade sustentável de longo

prazo.

4.1 Gestão do relacionamento com clientes (CRM – Customer Relationship Management) – processo multifacetado

focando a criação de trocas bidirecionais com clientes para conhecer profundamente suas

necessidades, seus desejos e padrões de compra.

A melhor visão para entender como a organização pode adicionar valor

percebido pelo cliente em seus produtos é a de cadeia de valores – a seqüência de atividades que vai da matéria-prima até a entrega do produto ou serviço, com a criação

de valor adicionado em cada etapa.

Desta forma – através da análise de sua cadeia de valores - a empresa

entende, além de antecipar, as necessidades de clientes atuais e

potenciais.

4.2 Gestão da qualidade total – abordagem integrativa de gestão baseada na satisfação do cliente mediante a utilização de diversas

ferramentas e técnicas para produzir mercadorias e serviços da

mais alta qualidade.

Os 14 pontos da qualidade de Deming

1. Criação de uma constância na finalidade – envidar esforços

visando o aperfeiçoamento de longo prazo antes do lucro de

curto prazo.

2. Adoção de nova filosofia – não tolerar erros e atrasos.

3. Eliminação da dependência da inspeção em massa – introduzir a qualidade desde a fase inicial do

processo.

4. Fim da prática de recompensar o negócio com base exclusivamente

no preço – criar relacionamentos de longo prazo.

5. Melhoria permanente e contínua do sistema de produção e serviços

– em cada estágio.

6. Instituir o treinamento e o retreinamento – atualizar

continuamente os métodos e as visões.

7. Implementação de liderança – oferecer os recursos necessários

para um desempenho eficaz.

8.Afastar o temor – fazer que as pessoas não sintam temor em

relatar problemas ou pedir ajuda.

9. Eliminação das barreiras entre departamentos – promover o

trabalho em equipe.

10. Eliminação de palavras de ordem, exaltação e alvos arbitrários – oferecer métodos e não discursos

de efeito.

11. Eliminação de quotas numéricas – elas são contrárias à

idéia de aperfeiçoamento contínuo.

12. Remoção de barreiras contra o orgulho de um bom trabalho –

permitir a autonomia e a espontaneidade.

13. Instituir programas sólidos de educação e treinamento – as

pessoas são ativos humanos, não mercadorias.

E

14. Implementação de ações para realizar a transformação – oferecer estrutura que viabilize a qualidade.

4.3 ISO 9000 – uma série de normas de qualidade elaboradas

por um comitê sob a supervisão da ISO - International Organization for

Standardization para melhorar a qualidade total em todas as

empresas visando beneficiar tanto produtores como consumidores.

4.4 Reengenharia – se você fosse o cliente, como gostaria que a

empresa trabalhasse?

Obtendo a resposta, reorganizar a empresa!

Reengenharia não é implementar apenas mudanças organizacionais em

uma ou outra parte da organização.

Reengenharia é reestruturar completamente a operação, de forma revolucionária, para atingir os maiores

benefícios possíveis tanto para o cliente como para a organização.

5. Tecnologia e agilidade organizacional

A tecnologia influi na agilidade organizacional?

Como?

Tecnologia

Aplicação sistemática de conhecimento científico em um novo

produto, processo ou serviço.

Os métodos, os processos, os sistemas e os instrumentos usados

para transformar os recursos (matéria prima) em produtos

(resultado).

5.1 Tipos de configurações tecnológicas

5.1.1 Tecnologia de pequeno lote – tecnologia que produz mercadorias e

serviços em pequeno volume.É a oferta de grande variedade de

serviços personalizados em pequeno volume.

A companhia que realiza esse tipo de trabalho é chamada de oficina de trabalho.

Exemplos: pequenas metalúrgicas, restaurantes, consultórios médicos e

dentários.

5.1.2 Tecnologia de grande lote – tecnologia que produz mercadorias e serviços em grande

volume. Produção em massa – aumento no volume de

produção, diminuição na variedade de produtos oferecidos.

Estrutura da empresa é mecanicista.Todos os clientes recebem produtos

semelhantes.Sempre que possível, as máquinas substituem

as pessoas na execução física do trabalho.As pessoas operam as máquinas.

5.1.3 Tecnologia de processo contínuo – processo altamente automatizado e com

fluxo produtivo contínuo. Tecnologia de operação ininterrupta.

Em empresas químicas, hidrelétricas e outras as pessoas não atuam

diretamente no trabalho em si. Ele é executado majoritariamente por

máquinas e/ou computadores. Em alguns casos as pessoas operam os computadores que operam as máquinas.

5.2 Organização de produção flexível

Personalização em massa (customização) – produção variada personalizada

individualmente com baixo custo dos produtos padronizados produzidos em

massa. Alto volume de produção, alto volume de

variedade de produtos.Automóveis, roupas, computadores estão

cada vez mais sendo produzidos de acordo com a referência, as

especificações e o orçamento de cada cliente.

Produção integrada por computador – uso de projeto assistido por

computador e fabricação assistida por computador para seqüenciar e

otimizar inúmeros processos produtivos.

Fábricas flexíveis – fábricas com tempos de produção curtos,

organizadas em torno dos produtos e com programação

descentralizada.

Produção enxuta – operação envolvendo máximo esforço para

atingir o nível mais alto possível de produtividade e qualidade total, e

eficácia em termos de custos, eliminando etapas desnecessárias do processo produtivo e mantendo

a busca de um aperfeiçoamento contínuo.

5.3 Organização veloz: competição baseada no tempo

Competição baseada no tempo – estratégia voltada à redução do

tempo total gasto para a entrega de um produto ou serviço.

Como a alta qualidade já não é o principal diferencial entre os

produtos, várias empresas estão procurando se distinguir pelo fator

tempo: conhcer as necessidades do cliente e atendê-las o mais

rapidamente possível..

Logística – a movimentação da mercadoria correta, na quantidade correta, para o local correto e no

prazo correto.Logística interna – movimentação

dos recursos para dentro da organização.

Logística externa – movimentação dos produtos da organização para o

cliente.

Just-in-time – sistema para produção de subconjuntos e componentes em lotes bem

pequenos e entregues para a etapa seguinte do processo produtivo no

momento em que eles são necessários.

Engenharia simultânea – metodologia de projeto em que

todas as funções relevantes colaboram conjunta e

continuamente envidando o máximo esforço para produzir itens de alta qualidade que atendam às

necessidades do cliente.

A engenharia simultânea incorpora as questões e perspectivas de

todas as funções – cliente e fornecedores – desde o início do

processo.

6. Futuro

Para reter ou obter margem competitiva, o gerente deve ter em mente o fundamento das organizações bem-sucedidas: elas não permanecem estáticas.

Não seguem modelos rígidos, mas mantêm estruturas, sistemas, esquemas organizacionais e

relações adaptáveis – sempre sensíveis às mudanças no ambiente e capazes de responder

rápida, eficiente e efetivamente a elas. Seus gerentes buscam constantemente superar as expectativas do cliente e aperfeiçoar continuamente a qualidade, elaborando sistemas e estruturas que

ajudem a atingir esses objetivos. Aprendizado constante num mundo aonde a única

certeza é a de mudança.