AGENTE EMBARCADOR - TERMO DE REFERÊNCIA PARA LICITAÇÃO

AGENTE EMBARCADORTermo de Referência para Licitação

Prestação de Serviços de Agente Embarcador (sem Despacho Aduaneiro, Seguro e Frete Interno)

Utilização para Universidades FederaisLei nº 8.666

Alfredo Kleper LavorEconomista

Setembro/2013


1 - OBJETO

• O presente Termo de Referência tem por objeto a contratação de pessoa jurídica especializada para executar serviços continuados de AGENTE EMBARCADOR (Agente de Fretes - "Freight Forwarder") de mercadorias importadas, inclusive aquelas recebidas em doação, em caráter definitivo ou temporário, bem como de mercadorias a serem exportadas, obedecendo a legislação brasileira e normas internacionais relativas a serviços de agentes embarcadores, embarques e fretes internacionais marítimos, aéreos, rodoviários e ferroviários, cumprindo com os serviços especificados neste Termo de Referência e condições estabelecidas no Edital.

• O objetivo da contratação é propiciar à UFX dispor de serviço especializado de agente embarcador em caráter permanente e continuado, permitindo com isso maior agilidade, menores custos e maiores controles quanto aos fretes internacionais de mercadorias importadas e exportadas.


2 – FUNDAMENTO LEGAL

• Lei nº 8.666 de 21/06/1993 e suas alterações; Decreto n.º 5.450 de 31/05/2006; Lei nº 10.520, de 17/7/2002; Decreto nº 3.555, de 8/8/2000, alterado pelos Decretos nº 3.693, de 20/12/2000, Decreto nº 3.784, de 06/04/2001 e Decreto nº 7.174, de 12/05/2010; Lei Complementar nº 123, de 14/12/2006; Lei nº 8.078 de 11/09/1990; Decreto n.º 6.204 de 05/09/2007; Decreto 3.722 de 09/01/2001; Lei nº 9.784 de 29/01/1999 e Lei nº 9.611, de 19/02/1998.


3 - JUSTIFICATIVA

• 3.1 – A Universidade X - UFX necessita contratar os serviços de agente embarcador para atender a demanda operacional para os transportes internacionais de equipamentos, peças, materiais e produtos para diferentes centros, departamentos e Campi.

• 3.2 - A realização de pesquisas nos laboratórios da UFX e em outros setores precisa ser de alta qualidade, sendo que muitas vezes não se consegue adquirir os produtos adequados na indústria nacional, obrigando assim a aquisição de mercadorias importadas de tecnologias de ponta ou que não seja viável ou disponível no mercado nacional. O objetivo é dotar a UFX de condições adequadas para o cumprimento de sua missão de qualidade no ensino, pesquisa e extensão.


• 3.3 - As aquisições de produtos que visam atender as necessidades da universidade referentes à pesquisa científica são proporcionadas, em grande parte, por recursos de diferentes programas de incentivo à pesquisa, para os quais a UFX vem sendo contemplada de contínua ao longo dos últimos anos. Tais recursos são repassados ao longo do exercício, sendo que as aquisições podem ser apenas estimadas e não pré-determinadas.

• 3.4 – Em complemento à contratação de serviços de agente embarcador, que é apenas uma etapa do processo de importação/exportação, estão sendo licitados também os serviços de despachante aduaneiro (para contratação de serviços de desembaraço alfandegário), já em processamento, e deverão ser licitados os serviços de seguros (para contratação de seguro internacional) e serviços de transporte rodoviário interno (para contratação dos transportes internos porto/aeroporto-UFX), serviços que compõem a cadeia de comércio exterior.


• 3.5 – Os serviços serão realizados de acordo com as importações e/ou exportações que a UFX efetuar. O número estimado de processos de importação por ano é de XX (xxxx) processos. Este número pode variar para mais ou para menos, de acordo com as demandas e projetos da UFX.

• 3.5.1 – Embora o agente embarcador exerça seus serviços sob demanda, para cada operação, o seu vínculo com a UFX é de caráter contínuo, visto que passará a representar a UFX em toda e qualquer operação de embarque e junto a portos e aeroportos, incluindo, mas não limitando-se à órgãos públicos, agências reguladoras e instituições de aduana e comércio exterior em caráter permanente e contínuo.

• 3.6 – Para licitação destes serviços optou-se por utilizar o critério de MAIOR PERCENTUAL DE DESCONTO a ser ofertado para ser aplicado sobre o valor de cada frete internacional.

• 3.7 - A contratação será feita por meio de PREGÃO ELETRÔNICO, que obedecerá a legislação vigente.


4 – ATRIBUIÇÕES DA CONTRATADA

• 4.1 - Operar diretamente nas importações realizadas pela UFX, recebendo as cargas na origem e procedendo com os embarques até o porto ou aeroporto de desembarque designado pela UFX, obedecendo às orientações da UFX, as normas internacionais e a legislação brasileira.

• 4.1.1 – O porto de destino das cargas marítimas de importação deverão ser sempre os Portos de X ou Y.

• 4.1.2 – O aeroporto de destino das cargas aéreas de importação deverá ser sempre o Aeroporto de X.

• 4.1.3 – Em casos excepcionais, para utilização de outro porto e/ou aeroporto, a contratada deverá solicitar autorização prévia da UFX, por escrito.


• 4.2 - Operar diretamente nas exportações realizadas pela UFX, recebendo as cargas na origem e proceder com os embarques até o porto ou aeroporto de destino designado pela UFX, obedecendo às orientações da UFX, as normas internacionais e a legislação do país de destino.

• 4.2.1 – O porto de embarque das cargas marítimas de exportação deverão ser sempre os Portos de X ou Y.

• 4.2.2 – O aeroporto de embarque das cargas aéreas de exportação deverá ser sempre o Aeroporto de X.

• 4.2.3 – Em casos excepcionais, para utilização de outro porto e/ou aeroporto, a contratada deverá solicitar autorização prévia da UFX, por escrito.


4.3 – No transporte dos produtos deverão ser adotadas medidas de segurança e proteção, observada a legislação que regulamenta a matéria no âmbito internacional e no Brasil, de forma a: • a) Evitar danos aos produtos envolvidos;• b) Evitar situações de perigo para a integridade física de pessoas ou aos

seus patrimônios;• c) Evitar danos ou prejuízos a terceiros.4.4 – Verificar o estado das embalagens quando do recebimento das cargas, e recusá-las caso apresentem avarias visíveis e/ou que não estejam de acordo com as normas de segurança brasileiras e/ou internacionais.• 4.4.1 – A contratada deverá evidenciar atenção especial aos produtos

perecíveis e/ou que necessitam de cuidados e acondicionamentos especiais;• 4.4.2 – Nos casos em que as embalagens precisem ser reforçadas ou

adequadas, na falta do fornecedor, a UFX deverá ser comunicada previamente ao serviço, para autorização.


4.5 – A contratada deverá manter equipe técnica devidamente habilitada, disponibilizando tantos profissionais quantos necessários à execução dos serviços.

4.6 – Ao receber a mercadoria no exterior, a contratada, antes de efetuar o embarque deverá informar à UFX, no prazo de 24 horas, as seguintes informações:

a) Número de Referência da UFX;b) Nome do fornecedor;c) Local de recebimento da carga;d) Porto ou Aeroporto de Embarque previsto;e) Peso líquido da carga por volume e total;f) Peso bruto da carga por volume e total;g) Dimensões dos volumes, unitário e total;h) Peso taxável da carga;i) Tarifa de frete aplicada;


j) Outras taxas e/ou despesas que incidam sobre o frete no exterior e no Brasil, se houverem, tais como:

j.1) Handling (manuseio);j.2) Fuel surcharge (sobretaxa de combustível) ou similar;j.3) Collect Fee (taxa de coleta);j.4) Desconsolidação;j.5) Inland freight (frete interno);j.6) Embalagem;j.7) Outras taxas.

k) Valor total do Frete;l) Data Prevista para Embarque (ETD – Estimated Time of Departure); em) Data Prevista de Chegada (ETA – Estimated Time of Arrival).


4.6.1 – O embarque somente deverá efetuado após autorização por escrito da UFX.

4.6.2 – A UFX não se responsabiliza por armazenagens decorrentes de falta de informação de dados de embarque para autorização.

4.6.3 – Para redução de custos, deverá ser dada preferência para fretes em cargas consolidadas, a não ser que haja determinação contrária da UFX com a devida justificativa.


4.7 – A contratada deverá observar a marcação dos volumes, como segue:UFX

Aeroporto/Porto de Destino:Referência:

Nº de Volume: x/XPeso Bruto:

4.7.1 – No caso da carga ter sido recebida com marcação deficiente a contratada deverá refazer ou corrigir a marcação.

4.7.2 – Fazer indicação nos volumes, quando for o caso, das condições especiais de armazenamento, transporte e/ou acondicionamento que forem aplicáveis.


4.8 - Representar a UFX junto às Companhias de Aviação, Armadores Marítimos, Transportadores Rodoviários e Ferroviários, Aduanas, IATA, Conferências Marítimas de Fretes, Seguradoras, Companhia Docas, Armazéns, Depósitos e todos os demais prestadores de serviços integrantes da cadeia de comércio exterior em qualquer país por onde o processo físico de importação e exportação transitar, a fim de obter o respectivo trânsito.

4.9 – Providenciar o embarque e transporte internacional de cargas da UFX, mediante autorização prévia, por escrito, expedida pela UFX, providenciando todo o expediente e termos de responsabilidade, pagamento de fretes marítimos, aéreos e terrestres, taxas, impostos, armazenagens e outras despesas acessórias de importação ou exportação, vinculadas ao transporte internacional e porventura existentes, desde o local de entrega da carga até o porto ou aeroporto de destino autorizado e definido pela UFX.

4.9.1 - Os custos eventuais de subcontratação serão de total responsabilidade da contratada.

4.9.2 – Todos os itens e valores aqui mencionados devem fazer parte da rubrica FRETE e deverão estar todos discriminados.

4.9.3 – A contratada é responsável pela assistência na carga e descarga nos aeroportos/portos de origem e destino.


4.10 – Entregar à UFX ou ao representante legal (Despachante Aduaneiro) da UFX, no endereço que for determinado pela UFX, toda documentação necessária para promoção do desembaraço aduaneiro, em tempo hábil para que não ocorra armazenagem extraordinária, e viabilizar para que o representante legal possa retirar os documentos pertinentes junto à companhia aérea, armador ou transportador.

4.11 – Responsabilizar-se integralmente pelos valores informados nos Conhecimentos de Embarque e nas respectivas faturas.

4.12 – Providenciar o encaminhamento à UFX da Tabela IATA, sempre que esta for atualizada, que será utilizada para conferência dos fretes aéreos.

4.13 – Providenciar o encaminhamento à UFX das tarifas de fretes marítimos e terrestres, sempre que estas estiverem disponíveis e estejam atualizadas pelas Conferencias de Fretes e/ou entidades de classe.


4.14 – Manter a UFX permanentemente informada de todos os assuntos relacionados com os embarques/desembarques, previsões de chegada, chegadas efetivas e inclusive das eventuais discrepâncias que venham a ocorrer no confronto das mercadorias em relação aos dados constantes na Fatura Comercial e/ou licença de importação ou exportação.

4.15 – Obter do exportador, quando da recepção das cargas, a Fatura (Commercial Invoice) Original e Packing List (romaneio), para encaminhamento à UFX juntamente com o Conhecimento de Embarque e outros documentos que se façam necessários, para os procedimentos de desembaraço alfandegário.

4.16 – Todos os documentos referentes a tarifas, taxas e outras despesas inerentes ao Transporte Internacional deverão estar em nome da UFX.

4.17 - Visita à Contratante para acompanhamento dos processos, quando solicitado.

4.18 – Após a finalização dos serviços, a contratada deverá enviar a fatura detalhando os serviços, com os seguintes valores: frete aéreo/marítimo/terrestre, informando o valor da tabela vigente (Tabela IATA e/ou, acrescido do valor das demais despesas aqui previstas, devidamente discriminadas, bem como eventuais custos adicionais previamente autorizados pela UFX.


5 - PROPOSTA E CONDIÇÕESa.1) A proposta e os lances, referente aos serviços de Agente

Embarcador, deverão ser apresentados em PERCENTUAL DE DESCONTO com até 02 (duas) casas decimais depois da vírgula (x,xx%).

a.2) Foi estabelecido como critério de julgamento da licitação o MENOR PERCENTUAL DE DESCONTO único, abrangendo fretes aéreos, marítimos e terrestres;

a.3) De modo a minimizar os erros de julgamento e garantir isonomia, igualdade, competitividade e maior aferição dos serviços para a instituição, adotamos a seguinte fórmula para que o licitante determine o PERCENTUAL DE DESCONTO que constará de sua proposta ou lance:


% de Desconto

Fator Multiplicador

Resultado Soma de Descontos

PDa 0,97 RMaPPropostaPDm 0,02 RMm

PDt 0,01 RMt


Onde:

- % de Desconto: é o percentual de desconto para cada modalidade de transporte.- Fator Multiplicador: é o fator (peso) de cada modalidade de transporte.- Resultado: é o percentual de desconto corrigido pelo fator multiplicador.- Soma de Descontos: é a soma corrigida dos percentuais de desconto que será a PROPOSTA.- PDa: percentual de desconto para os FRETES AÉREOS.- PDm: percentual de desconto para os FRETES MARÍTIMOS.- PDt: percentual de desconto para os FRETES TERRESTRES.- RMa: é o percentual de desconto para FRETE AÉREO corrigido pelo fator multiplicador.- RMm: é o percentual de desconto para FRETE MARÍTIMO corrigido pelo fator multiplicador.- RMT: é o percentual de desconto para FRETE TERRESTRE corrigido pelo fator multiplicador.- PProposta: é o percentual (somatório de RMa+RMm+RMt) que constará como PROPOSTA e/ou LANCE.

Obs.: O fator multiplicador é resultante da quantidade de 100 embarques previstos (97 aéreos, 2 marítimos e 1 terrestre).


b) A licitante vencedora deverá repassar à UFX, imediatamente após a adjudicação e para efetivação do Contrato, os valores (percentuais) de PDa (percentual de desconto para fretes aéreos, PDm (percentual de desconto para fretes marítimos) e PDt (percentual de desconto para fretes terrestres).c) A remuneração da Contratada será o VALOR DO FRETE, deduzido o PERCENTUAL DE

DESCONTO que é objeto desta licitação. d) A Contratada deverá comprovar, na assinatura do Contrato, possuir Matriz, Filial ou

representação no Estado de Santa Catarina, visto que:d.1) O local de desembarque ou embarque das mercadorias da UFX será

majoritariamente o Aeroporto de X ou os Portos de X ou Y e o agente embarcador localizado fora do estado de XX poderia implicar em prejuízo de tempo de liberação de mercadorias;

d.2) Muitos credenciamentos e registros são em órgãos localizados em SC;d.3) A exigência de permanente e contínua assistência pela Contratada à UFX,

conforme Atribuições da Contratada, poderá ser prejudicada se o prestador dos serviços não possuir representação no Estado de Santa Catarina; e

d.4) Não há impedimento para que o licitante seja de outro estado, desde que após vencer a licitação, proceda com o credenciamento e nomeação de representante

legal no Estado de Santa Catarina.


e) Foi estabelecido como critério de julgamento da licitação o MENOR PERCENTUAL DE DESCONTO único, abrangendo fretes aéreos e marítimos, uma vez que a quase totalidade dos embarques, historicamente, é na modalidade aérea, e que para criar parâmetros diferenciados poderíamos incorrer em erros significativos nos resultados.

f) O Contrato será firmado pelo prazo de 12 (doze) meses, podendo ser prorrogado até o limite de 60 (sessenta) meses, conforme artigo 57 da Lei nº 8.666/93.

g) Fica ressalvado à UFX o direito de rejeitar todas as propostas ou ainda revogar ou anular a licitação em conformidade com a legislação pertinente.


6 – PAGAMENTO

6.1 – O pagamento será efetuado por cada operação realizada, conforme disposto no Edital e neste Termo de Referência. Independentemente e cumulativamente, a Contratada prestará assistência permanente e contínua junto à UFX, conforme estipulado nas Obrigações da Contratada.

6.2 – Após a finalização dos serviços, a contratada deverá enviar a fatura detalhando os serviços, com os seguintes valores: frete aéreo/marítimo/terrestre, informando o valor da tabela vigente (Tabela IATA ou Tabela de Conferência Marítima, se esta última houver), acrescido do valor das demais despesas aqui previstas, devidamente discriminadas, bem como eventuais custos adicionais previamente autorizados pela UFX.

6.2.1 A UFX adotará os mecanismos possíveis para conferir e atestar os valores e taxas informados, podendo consultar instituições, entidades de classe ou outros fornecedores.

6.2.2 As glosas ou discrepâncias observadas serão comunicadas à Contratada para manifestação e/ou comprovação dos valores e taxas cobrados.


7 - OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA

7.1 - Fornecer todos os serviços nas condições estabelecidas no Edital bem como todas as especificações contidas neste Termo de Referência;

7.2 - Responsabilizar-se pelos danos causados diretamente à Contratante, decorrentes de sua culpa ou dolo na execução do serviço.

7.3 - Responsabilizar-se pelo recolhimento dos tributos decorrentes, bem como arcar com os encargos trabalhistas, securitários e outros de qualquer natureza, diretos e indiretos, relativos na mão-de-obra utilizada na execução do objetivo licitado, bem como todas as despesas decorrentes da prestação de serviços de desembaraço correrão por conta do Contratado e serão reembolsadas quando da entrega dos objetos, documentos ou equipamentos desembaraçados, bem como, apresentação da fatura relativa as despesas, a qual deverá estar acompanhada de todos os comprovantes de pagamento que por ventura tenham sido realizados, na forma de Nota(s) Fiscal(is);


7.4 - Não serão admitidas cobranças de serviços provenientes de tramitação de pagamentos de títulos, os quais façam referência a remessas que tenham sido recebidas diretamente na UFX, sem que tenham sido tramitadas pela Contratada na forma de transporte. Sendo, nesse caso, admitida unicamente a cobrança de ressarcimento sobre as quitações incidentes sobre a remessa, mediante comprovação de pagamento.

7.5 - Não será admitida realização de transporte de carga que não seja explicitamente destinada a UFX, tendo como destinatário a Universidade X. Caso seja constatado que alguma remessa, destinada a UFX, tenha sido remetida para destinatário diferente, ou em nome de algum dirigente, funcionário ou Setor, fica expressamente proibido o pagamento da remessa, salvo se autorizado formalmente pela autoridade competente.

7.6 - Realizar todos os credenciamentos necessários junto aos órgãos Oficiais com vistas à perfeita realização dos serviços.

7.7 - Informar formalmente ao Contratante sobre providências pertinentes aos embarques, as quais sejam necessárias à perfeita execução dos serviços.

7.8 - Quinzenalmente, emitir relatório circunstanciado, informando à Contratante a situação em que se encontra(m) a(s) remessa(s) em procedimento de embarque/desembarque, quando houver (em) e, ainda, se existem cargas destinadas a Universidade X, as quais encontrem-se ainda nos fornecedores, em portos e/ou aeroportos ou em trânsito.


7.9 - Manter em seu quadro funcionários devidamente habilitados e treinados e ter sempre um profissional em tempo integral de jornada de trabalho.

7.10 - Disponibilizar para a UFX um número de telefone disponível para contatos e necessidades eventuais de emergência.

7.11 - Cumprir todas as normas legais que regem e regulamentam a administração das atividades de agente de cargas.

7.12 - Cumprir todas as atribuições exigidas no item 4 do Termo de Referência, bem como todas as cláusulas do Edital.


8 - OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE

8.1 - Exercer a fiscalização dos serviços por servidores especialmente designados, na forma prevista na Lei n° 8.666/93.

8.2 - Efetuar o pagamento conforme especificado no edital.

8.3 - Aplicar à Contratada as sanções regulamentares e contratuais.

8.4 - Comunicar à Contratada quaisquer irregularidades observadas na execução do serviço contratado.

8.5 - Prestar as informações e os esclarecimentos que venham a ser solicitados pela Contratada.

8.6 – Será emitida Ordem de Serviço conforme modelo adotado pela UFX.


9 - VALORES E ESTIMATIVA DE CUSTOS

9.1 - O valor máximo admitido para esta contratação é de R$ xxx,00 (xxx reais).

9.2 – Planilha Estimativa de Custos


ITEM

OBJETO

ESPECIFICAÇÃO

DESCONTO

QUANTIDADEESTIMADA

ATÉ30/08/14

CUSTO ANUAL

ESTIMADO

1 Contratação de pessoa jurídica especializada na prestação de serviços de agente embarcador consistindo nos fretes internacionais de objetos, equipamentos, documentos e outros importados e/ou exportados pela UFX, originários de diversos países, inclusive doações.

Frete Internacional de Importação com seguinte destino (ou origem, no caso de exportação): Via aérea: Aeroporto Internacional de X Via marítima:Porto de X ou Porto de Y Outros Aeroportos e/ou Portos: prévia autorização expressa da UFX

X,XX% calculado sobre o valor dos fretes internacionais, convertidos em Reais pela mesma taxa utilizada no despacho aduaneiro, ou, secundariamente, calculado pela taxa PTAX Venda (BC) da data do Conhecimento de Embarque

100 (cem) embarques - quantidade é estimada, não havendo compromisso da UFX em atingi-los, sendo:. Aéreo: 97. Marítimo: 2. Terrestre: 1

R$ XXX,00 (Estimativa: com base no histórico do último ano ou com base em aquisição previstas)


9.3 – O preço da proposta (MAIOR PERCENTUAL DE DESCONTO) se refere ao custo do frete internacional, observado o previsto no item 9.4 abaixo.

9.4 – No preço estipulado acima, deverão estar inclusos todas as despesas e custos, diretos e indiretos necessários à execução do serviço objeto deste Contrato, bem como todos os tributos, contribuições e encargos fiscais, comerciais, trabalhistas, fundiários, sociais, previdenciários e outros, de qualquer natureza, que incidam sobre a prestação do serviço e também as despesas eventuais, inclusive seguros, e, ainda, o lucro da Contratada.

9.5 – A opção do julgamento pelo MAIOR DESCONTO (MAIOR PERCENTUAL DE DESCONTO) justifica-se pela prática do mercado para serviços desta natureza.

9.6 – Por tratar-se de licitação com valor estimado, será vencedor aquele que propor o MAIOR PERCENTUAL DE DESCONTO, conforme item 5.a.2.


10 – CONDIÇÕES GERAIS

10.1 - A Nota Fiscal/Fatura deverá vir com o mesmo CNPJ e Razão Social da empresa vencedora da licitação, discriminando os serviços, anexando os comprovantes, e observando as especificações dos instrumentos que deram causa, com os valores e outros dados necessários à perfeita compreensão do documento de cobrança. 10.2 - Os preços propostos deverão compreender todas as despesas ou encargos de qualquer natureza, resultantes da execução dos serviços, tais como: ligações telefônicas, telex, fac-símile, transportes de empregados, contribuições sindicais, despesas com retirada e/ou entrega dos documentos de embarque, impostos e taxas nacionais que direta ou indiretamente venham incidir na execução dos serviços. 10.3 - Nenhum pagamento será efetuado à Contratada enquanto estiver pendente de liquidação qualquer obrigação financeira que lhe tiver sido imposta em decorrência de inadimplência contratual. 10.4 - Para compor a equipe de apoio deverão ser nomeados os servidores: ________________, ___ de ______________ de _____.


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