Christian BarbosaAutor de A Trade do Tempo

estratgias PrtiCaspara ganhar mais temPo

Sumrio

Como usar este livro? 8

PARTE 1 ADMINISTRAO DO TEMPO5 estratgias para voc adotar um mtodo de produtividade em sua vida 11Classifique seu tempo: voc precisa ter uma dor para usar um remdio 14Como escolher uma ferramenta de produtividade para a sua vida 17Como usar bem e de forma consistente a ferramenta de produtividade 22A melhor forma de planejar semanalmente 25O que fazer quando sua agenda estiver com excesso de prioridades 28Como reduzir as urgncias 307 formas de conseguir dizer no com mais facilidade 33Como finalizar aquela tarefa chata que voc vem adiando 36Como organizar seu dia e saber determinar o que realmente prioritrio 38Como e por que desenvolver metas 40Como ser multitarefa e eficiente ao mesmo tempo 43A importncia de fazer follow-up de tudo 45

PARTE 2 QUALIDADE DE VIDA15 dicas para evitar estresse em viagens 49Fuja das atitudes que no deixam sua vida evoluir 53Viaje a trabalho, mas sem se matar 56Como encaixar um esporte em sua vida 59Como aumentar sua disposio no dia a dia 61Como acordar mais cedo e aumentar seus resultados 64Consideraes finais para voc ter menos estresse e mais qualidade de vida 66

PARTE 3 DIcAS PARA USAR MELhOR A TEcNOLOgIADicas para usar melhor o Microsoft Windows 7 7110 dicas para melhorar suas buscas usando o Google 74Como usar as redes sociais sem comprometer sua produtividade 76Aplicativos para turbinar seu smartphone 79Dicas para usar melhor seu Windows Phone 82Dicas para usar melhor seu iPhone 84Como usar o Evernote para fazer suas anotaes (por Bia Kunze) 87

PARTE 4 ESTRATgIAS PARA MAXIMIZAR O TRABALhO EM EQUIPEO que fazer para ter uma equipe com alta produtividade 93Como reduzir o volume de interrupes 96Passos simples para que suas reunies sejam mais produtivas 99Quando e como evitar uma reunio 101Como afinar uma equipe para atingir bons resultados (por Accio Queiroz) 103Como negociar prioridades com seu chefe 107Como aumentar o nvel de confiana da equipe 109

PARTE 5 cOMO USAR O E-MAIL SEM DIMINUIR A PRODUTIVIDADEComo usar seu e-mail de forma mais proveitosa 113Dicas para otimizar o Microsoft Outlook 115Dicas para usar melhor o Google Mail (Gmail) 118Como escrever e-mails mais eficientes 120Uma estratgia simples para organizar suas pastas de e-mail 122

PARTE 6 hOME OFFIcEVoc tem perfil para home office? 127Dicas para tornar seu home office mais produtivo 129

PARTE 7 MAIS TEMPO PARA A FAMLIAComo ter mais tempo para a famlia 135Como ajudar seus filhos a terem mais tempo 138Ajuste sua percepo para melhorar seu tempo 140Como planejar metas com a famlia 142Como gastar menos tempo diante dos problemas e frustraes da vida 144Como arrumar tempo para seu cnjuge 146

PARTE 8 MAIS TEMPO PARA EMPREENDERVoc tem perfil empreendedor? 151Estratgias para comear a empreender enquanto ainda est no emprego 1545 fatores que aumentam a produtividade da empresa 157O empreendedor precisa ter tempo para fazer a empresa crescer 159Como achar um negcio para comear 162Como comear a empresa de forma produtiva 164Como tirar frias da empresa sem perder o negcio 166Como lidar com clientes inesperados que colocam voc em situao de urgncia 169

PARTE 9 MAIS TEMPO PARA SUA cARREIRAAlgumas ideias para planejar sua carreira com efetividade 17311 dicas para voc ler mais em menos tempo 176Como achar tempo para aprender outro idioma 179Como fazer um MBA nos Estados Unidos passo a passo (por Fbio Pvoa) 182Voc sabe o momento de parar? 187

como usar este livro?

Meu objetivo ao escrever este livro foi criar um manual prtico de como ser mais produtivo em diversas reas. Vrias dicas aqui apresentadas surgiram a partir do questionamento frequente dos leitores sobre como desenvolver estra-

tgias de produtividade a fim de ganhar mais tempo e mais qualidade de vida.

Como sou estudioso do tema produtividade e gesto do tempo, todo o meu

trabalho calcado em pesquisas e tem aplicao realmente prtica. Assim, em

vez de um simples livro de dicas, preferi desenvolver estratgias mais amplas,

que englobam uma srie de itens e que podem ser aplicadas em sua totalidade

ou em partes.

Voc no precisa ler todas elas de maneira linear; pode simplesmente es-

colher o assunto que mais lhe interessa ou mesmo uma estratgia especfica.

importante que para cada estratgia se crie um plano de ao que englobe pelo

menos duas atividades que sero implementadas na sua vida nos sete dias se-

guintes leitura. Inclua-as na sua agenda ou no seu software de produtividade,

para que possa execut-las de fato. No intelectualize, no acredite apenas ex-

perimente de forma persistente.

No site www.christianbarbosa.com.br/60estrategias voc encontrar algu-

mas estratgias que no foram includas neste livro e que estaro disponveis

para download em formato PDF ou em vdeo.

Caso deseje usar o Neotriad como sistema de produtividade para voc ou

para sua equipe, acesse www.neotriad.com e utilize o cupom SEXTANTEMT

a fim de test-lo durante 60 dias, gratuitamente, e ver os resultados.

Espero que este livro o ajude a implementar uma vida com mais equilbrio,

produtividade e resultados. Essa minha misso e agradeo a voc por fazer

parte deste trabalho.

Viva seu tempo com sabedoria.

Christian Barbosawww.christianbarbosa.com.br

PARTE 1

Administrao do Tempo

5 estratgias para voc adotar um mtodo de produtividade em sua vida

A palavra mtodo vem do grego mthodos, de met e hods, que significa, li-teralmente, caminho para chegar a um fim. Para que alguma coisa seja feita preciso um roteiro, uma estrutura lgica, uma forma de se concluir a atividade.

Na escola voc aprendeu diversos mtodos; na sua vida voc tem uma ma-

neira prpria de escovar os dentes, fazer a cama, dirigir seu carro, conhecer pes-

soas, trabalhar, etc. Voc pode at no ter conscincia disso, mas sempre utiliza

um mtodo para fazer as coisas.

Quando seu mtodo no eficaz, o resultado trabalho dobrado, perda ou

falta de tempo, cansao, estresse e por a vai. Se voc no tem tempo para nada,

se vive em situao de urgncia ou se est sempre atrasado, a culpa do mtodo

que est sendo empregado em sua rotina. Gesto do tempo no mgica, uma

cincia que estuda um meio sistemtico de melhorar sua performance.

O grande mito por trs da administrao do tempo supe que quando co-

meamos a aplicar um mtodo ficamos engessados, extremamente programa-

dos, escravos da agenda e com uma postura mais agressiva por dizer no aos

outros muitas vezes, mas isso apenas um mito. A administrao do tempo a

que me refiro aquela que traz flexibilidade rotina, sentido ao tempo e espon-

taneidade para lidar com um mundo em constante mudana.

Ao longo destas pginas voc ter contato com diversos conceitos do mtodo

Trade de produtividade pessoal, do qual extra algumas tcnicas fundamentais

que veremos mais adiante. Porm, caso queira se aprofundar na metodologia,

sugiro a leitura do livro A Trade do Tempo.

O fundamental que voc se conscientize de que a administrao do tempo

no acontece por um processo de crena, f ou magia, mas por experimentao,

12 60 ESTRATGIAS PRTICAS PARA GANHAR MAIS TEMPO

aplicao e customizao. Este livro lhe oferece plulas de contedo extrema-

mente prticas para ajud-lo a adotar o mtodo Trade na sua vida. Os resulta-

dos comearo a aparecer na quarta ou na quinta semana de aplicao.

Se voc j se conscientizou de que um mtodo fundamental para adminis-

trar melhor o seu tempo, ento j deu o primeiro passo para uma vida com mais

coisas importantes e menos urgncias. Mas e agora? Como adot-lo no dia a dia?

Existem cinco estratgias que funcionam para qualquer mtodo que se pre-

tenda adotar na vida, seja na prtica de esportes ou no estudo, mas vou ajustar

as etapas de acordo com nosso foco em administrao do tempo:

1. Visualize o resultado. Tudo na vida precisa ter sentido, ter algo realmente importante por trs para que funcione. Como primeiro passo para a adoo do

mtodo, pense em alguma coisa que voc gostaria de fazer se tivesse mais tempo:

pode ser um curso, um esporte, mais lazer com os filhos, etc. importante que

seja algo que voc queira comear em breve, no prazo de trs a seis meses, e que

deseje muito, ou no funcionar. Pegue uma imagem ou foto que represente

esse objetivo e a coloque como papel de parede do seu computador ou ponha

na sua carteira, no seu criado-mudo, na sua agenda ou em qualquer outro lugar

de destaque. Ela servir como um reforo visual para pr o mtodo em prtica.

Sempre que algo tirar voc do caminho, volte a olhar para essa imagem. No

acredite apenas, experimente o resultado.

2. Estude. As coisas no acontecem da noite para o dia. Na escola, nunca o ensinaram a administrar seu tempo e, em funo disso, voc acabou criando

um jeito prprio, emprico, de agir que precisa ser alterado. O primeiro passo

escolher o mtodo que ir adotar e estud-lo profundamente. Leia, visite o

site, faa cursos, assista a palestras, releia, etc. Se voc optar pelo mtodo Trade,

existe uma vasta literatura disponvel, alm dos sites relacionados no final des-

te livro que trazem uma srie de e-books, artigos, testes, planilhas e softwares

gratuitos. Leia, tire dvidas e aplique na sua rotina diria o que tiver aprendido.

Crie um plano de estudos como se fosse a preparao para uma prova de escola.

Leia-o um pouco todo dia e reserve os fins de semana para fazer algum exerccio

ou prtica que o mtodo propuser.

3. Ferramenta. Mtodo e ferramenta so quase irmos siameses. Se algum dia voc escolheu a corrida como prtica esportiva, provavelmente foi a uma loja

13...5 EstrAtGiAs PArA VOC ADOtAr UM MtODO

e comprou um calado apropriado. Assim, se quiser aproveitar melhor o seu

tempo, voc vai precisar de uma ferramenta para organizar suas prioridades e

se planejar. Nada pode ficar apenas na cabea; tudo deve ser anotado. Mas onde?

No lugar que voc achar mais conveniente: na agenda, no caderno, no Microsoft

Outlook, no Lotus Notes, no site www.neotriad.com, no Remember The Milk,

no smartphone, no tablet ou em qualquer outro que voc escolher. Uma dica:

vale a pena investir na ferramenta, ou seja, se voc escolher um caderno, no use

o velho, compre um novo! O mesmo raciocnio deve ser seguido caso opte por

uma agenda, um planner ou at por um celular.

4. Aplique. Agora que voc j sabe por que quer aplicar o mtodo, j definiu uma metodologia para seguir e adotou uma ferramenta, o momento de aplicar isso

no seu cotidiano. Portanto sugiro que siga o que o mtodo indicar e no invente

moda no incio. Se achar mais cmodo, crie uma lista com os passos que preci-

sam ser dados, anote-os na agenda conforme a prioridade (evite juntar muitas

atividades no mesmo dia) e execute-os. Faa o mtodo acontecer no dia a dia. Os

resultados demoram algumas semanas para aparecer, preciso persistir.

5. Compartilhe. A melhor forma de fixar qualquer tipo de mtodo em sua vida ensinar a outras pessoas aquilo que voc aprendeu. Assim que descobrir algu-

ma coisa interessante, que tenha feito diferena no seu dia, transmita-a a um co-

lega de trabalho ou a um familiar. Quanto mais voc ensinar, mais ir aprender

e reforar o conceito para si prprio.

Experimente aplicar esses conceitos nas estratgias que viro a seguir e com

certeza voc ter resultados mais rpidos e duradouros. claro que as dicas

no servem apenas para administrar melhor o tempo; voc pode aplic-las em

um novo mtodo para gerenciar suas finanas, para aprender ou aprimorar o

ingls, etc.

classifique seu tempo : voc precisa ter uma dor para usar um remdio

Eu jogo tnis, ou ao menos tento jogar. o que gosto de fazer quando dedi-co tempo a mim mesmo, quando preciso clarear as ideias ou quando quero apenas curtir uma atividade fsica. Um belo dia, praticando com um amigo, o

Alain Venturini, torci o tornozelo. Na hora no percebi, mas depois era como se

eu tivesse um ovo na parte machucada; isso sem contar a dor, to insuportvel

que pensei ter quebrado alguma coisa.

No hospital, o mdico disse que eu tinha sofrido uma entorse de grau II, ou

seja, uma leso dos ligamentos. O tratamento seria bem complicado, com imo-

bilizao, gelo, pomada para aliviar a dor, elevao da perna e anti-inflamatrio.

Ele garantiu que, se eu fizesse tudo direitinho, em trs ou quatro semanas pode-

ria retornar s quadras.

Na primeira semana, a dor era persistente e, por conseguinte, eu sempre me

lembrava de seguir risca as prescries mdicas. Na segunda, a dor passou; eu

no sentia mais nada e j conseguia andar. Resultado: simplesmente me esqueci

de continuar o tratamento. Com isso demorei o dobro do tempo previsto para

voltar a jogar.

Esse episdio me fez ver que sem a dor no buscamos tratamento, e nos

comportamos da mesma forma com relao administrao do tempo. Apesar

de termos a sensao de que falta tempo, se a dor no se manifestar com fre-

quncia, ela acaba passando despercebida, sem tratamento, sem correo.

E como escancarar a dor a ponto de querer um tratamento? A melhor forma

de fazer isso classificando seu tempo! Isso funciona por vrios motivos. Pri-

meiro porque essa providncia lhe permite estabelecer um critrio de avaliao;

e sempre que vemos progresso em algo, fica mais fcil manter o ritmo. Segun-

15ClAssiFiQUE sEU tEMPO

do porque lhe d um indicador claro e especfico de como tm sido seus dias.

Quando voc comea a perceber que mais da metade da sua semana ocupada

com coisas inteis, por exemplo, isso comea a doer, e bastante! Terceiro porque

classificar se torna uma forma de melhorar o uso do seu tempo, e quanto mais

clareza voc tiver sobre isso, mais certeza ter do que fazer e do que no fazer.

E, finalmente, porque um estudo da Triad Productivity Solutions sobre a per-

sistncia para adotar um modelo de produtividade mostrou que a desistncia

foi 72% menor no grupo de teste (que classificou as atividades) em comparao

com o grupo de controle (que no classificou).

A forma mais prtica de fazer essa classificao utilizando o conceito da Tra-

de do Tempo. O nmero trs extremamente associado ao tempo, que muitas

vezes diferenciado em trindades. Ns temos trs perodos temporais (passado,

presente e futuro; manh, tarde e noite), em um banco de dados o nmero trs

utilizado para clculos de datas e horas, entre outras diversas relaes fsicas,

geomtricas e astrolgicas.

Na Trade classifica-se como importante algo que tem um perodo estipula-

do para ser feito, ou seja, que vai trazer resultados para voc a curto, mdio ou

longo prazo. So atividades que esto conectadas sua misso de vida, aos seus

papis, e que sempre resultam em benefcios em todos os aspectos. Por exemplo,

se ir academia lhe traz benefcios e algo que lhe d prazer, porque isso

importante para voc.

Urgentes so todas as atividades cujo prazo terminou ou est por terminar e

que devem ser feitas imediatamente. Em geral elas geram estresse ou presso. Se

voc deixou aquele relatrio chato para depois e hoje seu chefe descobriu que

precisa disso para ontem, voc tem uma urgncia.

Circunstanciais so aquelas atividades que desperdiam seu tempo, que voc

faz meio a contragosto ou cedendo presso de outras pessoas. Um exemplo

quando voc convidado para uma festa qual no tem a menor inteno de ir,

mas acaba indo por presso social.

A principal diferena da Trade para outros conceitos que a esfera da

Urgncia no se mistura com a da Importncia. No existe nada importante e

urgente a um s tempo. Isso um grande engano. Pense desta forma: precisar

levar o carro oficina por causa de um barulhinho algo importante. Se esse

rudo aumentou e est impedindo o carro de andar, ir ao mecnico se tornou

algo extremamente urgente. Separando as esferas, fica muito mais claro identi-

ficar como voc gasta seu tempo.

16 60 ESTRATGIAS PRTICAS PARA GANHAR MAIS TEMPO

Voc pode acessar o site www.triadps.com para realizar o teste da Trade

do Tempo e ver o grfico de como utiliza seu tempo. Ele vai servir como um

indicador inicial e, com a classificao de suas atividades, voc poder melho-

rar seu aproveitamento. O foco deve ser manter a esfera da Importncia maior

que as outras, reduzindo bastante a da Urgncia e quase zerando as atividades

circunstanciais.

Para classificar muito simples: tudo o que voc fizer, sem exceo, deve

ser registrado (isso ser til no planejamento, como veremos adiante). Quando

anotar, coloque a letra I, U ou C do lado da tarefa, de acordo com sua classifica-

o. Se usar o Microsoft Outlook ou o Lotus Notes, poder criar uma categoria

para cada esfera e aplicar aos seus itens. Se usar o Neotriad, basta selecionar a

Trade correspondente.

Experimente classificar todas as suas atividades a partir de agora. Faa isso

constantemente por, pelo menos, cinco semanas e comprove os resultados. A

dor existe, mas com o remdio certo o tratamento ter muito mais eficcia!

como escolher uma ferramenta de produtividade para a sua vida

Nas dicas anteriores sugeri a voc que registrasse suas atividades e classifi-casse-as segundo o mtodo da Trade. Para fazer isso necessrio escolher uma ferramenta, que pode ser desde um simples caderno at um software es-

pecfico para tal finalidade. O problema que, com tantas opes existentes

no mercado, fica difcil saber qual a melhor, e, infelizmente, uma escolha er-

rada pode lhe custar muito tempo.

Antes de decidir preciso entender o que uma ferramenta de produtividade

deve conter. No dia a dia utilizamos nosso tempo com trs tipos de atividades:

tarefas, compromissos e conhecimento (mais uma trindade do tempo). Tudo o

que voc faz durante o dia desde enviar um e-mail e dar um telefonema at

lavar a loua considerado uma tarefa. Os compromissos so aes particu-

lares suas: eles tm hora marcada e tempo de durao, como uma reunio com

clientes ou uma consulta ao mdico. J conhecimento qualquer gnero de in-

formao que voc gera ou extrai por meio de aes como ler uma revista, ouvir

uma estao de rdio, enviar um e-mail, receber um fax, etc.

A nica maneira de fazer o seu tempo render organizar essas trs ativida-

des, de forma a se concentrar no importante, reduzir o urgente e minimizar o

circunstancial. Isso s pode ser feito se voc utilizar uma ferramenta de plane-

jamento que seja adequada s suas caractersticas pessoais e aplic-la meto-

dologia. Do contrrio, as urgncias aparecero a todo momento e voc estar

imerso no caos.

Muita gente confia essa atribuio memria, e a que reside o xis da ques-

to. impossvel armazenar tudo na mente, a no ser que voc tenha uma me-

mria prodigiosa.

18 60 ESTRATGIAS PRTICAS PARA GANHAR MAIS TEMPO

O pior que, quando fazemos isso, acabamos tendo diversos pensamentos

no momento em que executamos uma tarefa. Isso nos leva a querer fazer vrias

coisas ao mesmo tempo, sem, de fato, conseguir fazer quase nada e apenas gas-

tando tempo toa.

Alm disso, quando no tem uma ferramenta de planejamento voc aca-

ba se tornando um prisioneiro da memria e fatalmente ir se esquecer de

coisas importantes, ou lembrar de compromissos e afazeres apenas em cima

da hora.

Voc no correr esse risco se tiver tudo registrado em uma ferramenta

adequada. Mas ela no deve ser a mesma para todos. Tente encontrar aque-

la que tenha mais funcionalidade no seu cotidiano. comum ouvir pessoas

se queixarem de que j experimentaram usar agenda, software, planner ou

smartphone e depois desistiram em funo da falta de praticidade ou da ine-

ficincia da ferramenta. Caso isso tenha ocorrido com voc, provvel que te-

nha cado em algum dos erros comuns que j pude observar na escolha da fer-

ramenta de planejamento:

Ela no era adequada ao seu estilo.

Voc no dedicou tempo suficiente para aprender a utilizar os recursos dis-

ponveis e, com isso, no entendeu seu funcionamento.

Ela no centralizava todas as suas atividades, fazendo voc recorrer a ou-

tras ferramentas.

Era complexa demais e no combinava com seu estilo pessoal.

No combinava com seu visual. Voc, por exemplo, j comprou um planner

grande que parecia uma bblia e ficou com vergonha de us-lo.

No era porttil, o que o impedia de lev-la a qualquer lugar.

No permitia a sincronizao com todos os seus dispositivos ou seu

software.

O primeiro passo na escolha da sua ferramenta de planejamento conhecer

o seu estilo. Assim, voc poder encontrar o meio que mais combine com sua

personalidade e que o faa sentir-se vontade. como vestir uma roupa. Voc

precisa sentir-se confortvel nela. Eu costumo dividir as pessoas em trs tipos de

estilo para definir sua ferramenta ideal. So eles:

19COMO EsCOlhEr UMA FErrAMENtA DE PrODUtiViDADE PArA A sUA ViDA

Estilo sensorial

Pessoas de estilo sensorial so aquelas que precisam de contato fsico com as

coisas do dia a dia. Para elas, compromissos devem ser anotados em um papel,

em uma agenda. O computador no serve para isso, porque elas necessitam to-

car suas atividades na agenda. Nesse caso, a recomendao manter o seu bom

e velho caderno ou sua agenda de papel e usar o computador apenas como su-

porte para os agendamentos. Eis as caractersticas predominantes das pessoas

de estilo sensorial:

Mesmo trabalhando com tecnologia no demonstram muita afinidade com

ela. No tm interesse por lanamentos high-tech.

Funcionam melhor ou demonstram mais criatividade quando escrevem mo, e no quando digitam.

Costumam se lembrar com muito mais facilidade dos locais em que escre-

veram ou viram algo.

Gostam de guardar agendas e cadernos.

Costumam agrupar suas atividades de maneira sistemtica, utilizando uma

forma especfica de registrar isso em papel.

Gostam de utilizar desenhos de cunho prprio para representar ideias ou

projetos.

Tm mais facilidade para se lembrar de detalhes ao anotarem uma deter-

minada atividade.

Gostam de manusear e folhear seu caderno ou sua agenda.

Tm apelo sinestsico muito forte. Falam como se sentissem ou tocassem as

coisas. Gostam de contato fsico.

Podem at usar um software de apoio, mas a agenda de papel ser sempre o

suporte nmero um em sua vida.

Estilo high-tech

O nome j entrega o perfil desse tipo de pessoa. So aquelas aficionadas das

novas tecnologias, que no perdem um lanamento na rea e esto sempre ex-

perimentando recursos de ponta. Elas costumam ter timo desempenho ao

fazer seu planejamento por software de gesto de tempo, smartphones, sis-

20 60 ESTRATGIAS PRTICAS PARA GANHAR MAIS TEMPO

temas on-line, etc. Eis as caractersticas predominantes das pessoas de estilo

high-tech:

Gostam de tecnologia e procuram manter-se atualizadas.

No encontram dificuldades em usar novos aplicativos ou celulares.

Esto sempre antenadas com os lanamentos e atualizaes de sistemas.

Sentem-se estimuladas ao digitar ou desenhar no computador.

Percebem claramente suas prioridades no computador e conseguem distin-

guir tudo o que precisam sem dificuldades.

Preferem pesquisar on-line em vez de folhear agendas ou cadernos.

Costumam perder papis com anotaes, por isso preferem transferir tudo

para o computador.

Adoram mostrar seus novos brinquedinhos para os que esto sua volta.

Se for esse o seu caso, a recomendao aprender algumas dicas sobre seu

sistema de e-mail, que provavelmente j possui uma agenda e um gerenciador de

tarefas com funcionalidades bsicas. Um aplicativo de produtividade pode ser

um timo complemento. O Neotriad bastante indicado para isso, integrando-

-se aos seus diversos dispositivos e tambm ao Microsoft Outlook (acesse www.

neotriad.com e use o cupom SEXTANTEMT); ele o nico a integrar estats-

tica a modelos de produtividade. Outro produto recomendvel o Remember

the Milk (www.rememberthemilk.com), um excelente gestor de tarefas. Ambos

possuem verso para smartphones (iPhone/Android).

Estilo misto

As pessoas de estilo misto so aquelas que combinam bem os estilos senso-

rial e high-tech. Mesmo na predominncia de um deles, costumam apresentar

tambm certas caractersticas do outro. Esse estilo impe um desafio: encontrar

uma forma de distribuir as informaes na agenda, no computador ou no ca-

derno e, ao mesmo tempo, centraliz-las em um meio que evite comprometer

a produtividade.

Eis algumas sugestes para integrar os dois ambientes:

Registre contatos e compromissos no computador. mais fcil mant-los

21COMO EsCOlhEr UMA FErrAMENtA DE PrODUtiViDADE PArA A sUA ViDA

na mquina do que na agenda de papel. O Evernote um dos melhores

aplicativos nesse sentido. O Microsoft OneNote tambm uma opo a se

considerar.

Para as tarefas, eleja o meio mais prtico que lhe permita manter o controle

sobre elas (talvez seja mais fcil usar o computador para registros e atuali-

zaes).

Utilize um caderno para anotar coisas gerais, ideias e pautas de reunies.

Caso no tenha como sincronizar seus compromissos e contatos, imprima

sempre na sexta-feira as atividades da semana, anexando-as ao caderno.

Utilize a internet para acessar e distribuir suas informaes. Todos os soft-

wares de produtividade permitem algum tipo de sincronizao.

No replique informaes nos dois ambientes; isso far voc perder o con-

trole e multiplicar seus pontos de planejamento. A recomendao sin-

cronizar, pois assim voc tem a mesma informao em vrios dispositivos.

D uma pausa na leitura e analise as ferramentas de produtividade que mais

se encaixam em seu perfil. Reserve pelo menos 30 minutos para aprender mais

sobre os recursos de cada ferramenta, experimente por duas semanas cada uma

delas e veja a que melhor se adapta sua realidade.

Sem uma ferramenta no existe planejamento, prioridade nem foco no que

importante. essencial escolher uma e us-la todos os dias.

como usar bem e de forma consistente a ferramenta de produtividade

se voc seguiu a dica anterior, investiu tempo para achar a ferramenta de produti vidade que mais se adapta ao seu perfil. Volto a insistir que vital ter uma ferramenta, seja ela qual for. Sem isso, tudo vai por gua abaixo: voc

no consegue se planejar e ento se perde. Seu crebro passa a ser usado s para

ficar se lembrando das coisas e no para focar e ser eficiente.

Pessoal e profissional a mesma coisa Voc no tem duas vidas nem dois corpos, ento no pode ter duas agendas. No d para ter uma ferramenta para

o trabalho e outra para suas atividades pessoais, pois assim voc corre o risco de

se perder e de prejudicar o planejamento. Mas como fazer se, por exemplo, voc

usa o Exchange ou o Notes corporativo e a empresa no lhe permite acess-los

via internet nem sincroniz-los com seu celular (isso ainda acontece por razes

de segurana)? A sugesto neste caso usar a ferramenta principal em paralelo

com sua empresa, na internet ou no papel. Um sistema on-line, como os reco-

mendados, em geral permite que voc envie um e-mail que se transforma em

tarefa ou reunio automaticamente; isso vai ajudar a automatizar seu trabalho

e evitar redigitaes. Se o sistema no tiver esse recurso, ento reescreva; se voc

investir 10 minutos por dia nessa duplicao, ainda assim vai valer a pena.

sempre com voc Provavelmente voc no sai de casa sem desodorante, roupa ntima, culos, relgio, brinco, celular, documentos, etc. Sua ferramenta

tem de ser parte integrante do seu vesturio, do seu corpo, da sua alma. Em es-

pecial nas primeiras semanas. O que voc precisa fazer treinar seu crebro para

no ficar o tempo todo lembrando das coisas, e, em vez disso, ter a segurana

23...COMO UsAr BEM E DE FOrMA CONsistENtE

de que tudo o que precisa ser feito est registrado na ferramenta. Se ela no

estiver mo, voc vai acabar esquecendo seus afazeres e reforando o padro

de comportamento atual. Se optou por uma ferramenta on-line, o recurso de

sincronizar resolve esse problema. Caso contrrio, a dica andar com papel e

caneta para anotar o que surgir.

registrar tudo com excees Tudo o que voc tiver para fazer, que deva ser lembrado, merece ser registrado. Somente as coisas mais bsicas, como ir

ao banheiro, beber gua, comer, etc., no precisam ser anotadas, porque a j

demais, no ? Se, por exemplo, um cliente pede que voc ligue no dia seguinte

s 10h30, isso deve virar um compromisso ou uma reunio na agenda, j que

tem um horrio estipulado de comeo e fim. Se for algo sem hora marcada,

deve se transformar numa tarefa registrada no dia em que ser cumprida (ou

em que pretende pensar no assunto). Ns temos muitas tarefas ao longo do

dia, como realizar telefonemas, enviar e-mails, dar feedback ao pessoal, agendar

mdico, pagar conta, preparar relatrio, revisar apresentao, escrever captulo

1 do TCC, etc. No se esquea tambm de, quando anotar, classificar a tarefa

segundo o mtodo da Trade e, se possvel, registrar o tempo que acha que vai

levar para cumpri-la, pois usaremos ambas as informaes no planejamento.

No comeo voc poder achar meio entediante, mas depois ver que escrever

libertador, deixando sua mente mais tranquila e focada.

se no tiver uma data, estipule uma Muitas vezes lhe vm cabea coisas que gostaria de fazer mas no sabe bem quando. Por exemplo, voc passa em

frente a um teatro e pensa que, se tivesse oportunidade, gostaria de assistir que-

la pea. Ou algum comenta sobre um livro que voc tem vontade de ler, mas

est sem tempo no momento. Esse tipo de tarefa no tem data certa para iniciar,

ento como registr-la? Algumas pessoas utilizam a estratgia de criar listas

parte, chamadas de Algum Dia Talvez, para relacionar essas tarefas. Se isso lhe

parece oportuno, experimente. Porm o que descobrimos entre os usurios que

criavam listas desse tipo no Neotriad que a maior parte deles nunca retornava

lista, e as atividades se perdiam. O que recomendo fazer alocar a atividade

em um dia futuro pode ser um dia fixo como 31/12, ou sua data de aniversrio.

Isso de certa forma o obriga a revisar o item, que no fica perdido. Se na reviso

voc achar que no vai efetu-lo, ento apague ou transfira para outra data.

24 60 ESTRATGIAS PRTICAS PARA GANHAR MAIS TEMPO

Se voc aplicar essas estratgias fundamentais sua ferramenta, vai reparar

que ela comear a ter utilidade real para voc, que ganhar uma bssola de

execuo do dia. Quanto mais utiliz-la, mais eficcia ter.

A melhor forma de planejar semanalmente

De maneira geral, as pessoas tm o costume de fazer planejamentos dirios em vez de semanais. Elas rabiscam uma lista de afazeres pela manh e co-meam a coloc-los em prtica. Essa uma estratgia reativa que leva ao surgi-

mento de urgncias e circunstncias ocasionais. Alm disso, bem provvel que

dessa lista no constem tarefas ou compromissos realmente importantes.

Ao planejar a semana inteira baseado em suas perspectivas mensais e anuais,

voc estar agindo de forma proativa, porque ir priorizar as coisas importantes

e prevenir as urgncias. um processo fcil de ser levado a cabo e que trar re-

sultados satisfatrios no que diz respeito economia de tempo.

Esse planejamento deve ser feito de preferncia no dia anterior ao incio da

semana, ou seja, no domingo. Mas, se quiser, tambm pode usar a sexta ou o

sbado. Reserve para isso uns 20 ou 30 minutos, em um local tranquilo.

O objetivo desse planejamento determinar as tarefas e os compromissos que

voc ter que realizar ao longo da semana, tirando-os da cabea e colocando-os

no papel (ou no software). Um detalhe muito importante, que reforo na meto-

dologia Trade, que cada tarefa deve ter sua durao estipulada. Esta a nica

forma de saber se h coisas de mais ou de menos para serem executadas a cada dia.

O somatrio da durao das tarefas e dos compromissos permite uma anli-

se correta da programao e da distribuio racional das tarefas pelos dias da se-

mana. Ao montar seu planejamento semanal importante fazer uma pergunta

a si mesmo: quantas horas voc quer trabalhar por dia? A regra bsica planejar

no mximo 50% do tempo, no comeo, reservando o restante para os impre-

vistos e a criatividade. Depois aumente essa proporo medida que sentir que

est conseguindo cumprir o planejado.

26 60 ESTRATGIAS PRTICAS PARA GANHAR MAIS TEMPO

Sugiro comear uma trade de passos bem simples para planejar sua semana:

1. Aes ligadas a coisas importantes da sua vida (Identidade)

O primeiro passo do planejamento semanal justamente o foco no que de

fato voc considera importante. Pense nos papis que exerce (pai, profissional,

amigo, etc.) e descarregue todas as aes (tarefas/compromissos) pertinentes

para a semana. Aproveite e coloque alguma coisa para melhorar a qualidade de

seus relacionamentos, o seu equilbrio e a sua misso de vida. Tudo o que lem-

brar deve ser anotado. s vezes voc coloca uma tarefa em um dia e lembra que

algo precisa ser feito para evitar que haja atraso ou para que ela seja concluda

corretamente. Quando voc chegar a esse ponto ser um sinal de que seu plane-

jamento estar comeando a melhorar.

2. Faa suas metas sarem do papel

Mais adiante veremos a forma correta de planejar um objetivo em detalhes.

Por ora, entenda que no planejamento semanal que voc de fato coloca essas

metas em ao. Concentre-se em no mximo dois objetivos semanais e selecio-

ne as atividades que podem ser executadas ao longo desse perodo. Esse passo

importante para que voc sinta que est evoluindo e no simplesmente agindo

freneticamente conforme as urgncias dirias.

3. Projetos e antecipao

Depois de definir o planejamento para aes relacionadas a identidade e

metas, chegou a hora de determinar tarefas e compromissos rotineiros a serem

cumpridos. Neste passo, faa uma reviso em seus projetos para agendar tarefas

e compromissos. Aproveite para revisar a semana e ver se alguma atividade pode

ser realizada a fim de prevenir eventuais urgncias.

27A MElhOr FOrMA DE PlANEjAr sEMANAlMENtE

Algumas dicas finais para voc planejar bem sua semana:

1. Caso no consiga fazer o planejamento da semana toda, experimente faz-lo

em blocos de trs dias. Nossa pesquisa mostrou que o resultado de planejar

trs dias ou uma semana inteira quase igual.

2. Tome muito cuidado com a segunda-feira. Se voc planejar muitas tarefas

para esse dia, correr o risco de no cumpri-las e, assim, comprometer todo o

restante da programao.

3. Analise o que foi reservado para cada dia e veja se existe tempo livre dispon-

vel. Planejar e lotar todos os dias apenas uma forma de entrar na urgncia.

Se no tiver jeito, prepare-se para fazer hora extra, mas sempre que possvel

reveja o que foi programado.

4. Em dias com tarefas em excesso, diminua o nmero de vezes que voc verifica

seus e-mails. Caso contrrio, no render o necessrio. Confira as mensagens

no fim do expediente ou, no mximo, duas vezes ao dia.

5. Procure detectar tarefas que voc possa delegar a outras pessoas. Isso agilizar

o trabalho e o deixar com tempo disponvel.

6. Se em um dia algo der errado a ponto de comprometer a programao sema-

nal, recomenda-se rev-la por inteiro a fim de manter o planejamento fun-

cionando.

O que fazer quando sua agenda estiver com excesso de prioridades

O que fazer quando a sua agenda se transforma em um caos? Os mtodos tra-dicionais de planejamento funcionam neste caso? Como sair dessa situao de urgncias acumuladas? O planejamento semanal ajuda?

s vezes deixamos tanta coisa por fazer que qualquer tipo de planejamento

se torna impraticvel devido ao volume de horas que temos por dia. Pior que

isso, o estresse gerado por esse tipo de cenrio mina toda a sua energia, deixan-

do-o um tanto improdutivo. Voc acaba tendo que gastar mais tempo para fazer

as coisas simples. Sua capacidade de execuo se torna extremamente reduzida

e as tarefas acumuladas viram uma bola de neve.

Se for este o seu caso, sugiro que siga as instrues abaixo, pois planejar uma

semana em meio ao caos no trar os resultados esperados. melhor se livrar

das pendncias para depois planejar com mais qualidade.

1. Qual a dimenso do caos em que voc se encontra?A primeira providncia para resolver o caos entender qual a dimenso

dele. Para isso, preciso que voc liste todas as atividades pendentes, verifique

as reunies programadas, os e-mails no resolvidos, as tarefas inacabadas, entre

outras coisas, e coloque tudo em uma lista. Ao lado de cada atividade acrescente

a durao prevista (em minutos ou horas).

2. Classifique suas atividadesComo tudo est pendente mesmo, muitas dessas atividades no so urgn-

cias verdadeiras. Uma parte delas pode aguardar para ser resolvida, algumas

podem at ser canceladas ou delegadas e outras realmente tm uma urgncia

29...O QUE FAzEr QUANDO sUA AGENDA EstiVEr

significativa. Ao lado da durao das tarefas, classifique os itens como Impor-

tantes, Circunstanciais ou Urgentes.

3. Priorize e planeje o que deve ser feitoCom as atividades identificadas e classificadas, o prximo passo priorizar

as urgncias. Coloque-as em ordem numrica e sequencial, observando aquelas

que devem ser resolvidas primeiramente (uma dica priorizar o que for mais

rpido e fcil de ser resolvido). Depois continue sua ordenao com as ativida-

des importantes e, por ltimo, as circunstanciais.

Isto feito, pegue sua agenda e visualize a situao da prxima semana para

alocar essas prioridades, seguindo a ordem ao longo dos dias. Nessa etapa, o

ideal minimizar ou evitar perodos de reunies. Esteja pronto para ser asser-

tivo e dizer no para qualquer atividade circunstancial que venha a aparecer.

Priorize para cada dia da semana apenas aquilo que ser feito. No junte coisas

demais, pois esse no o momento de gerar mais atrasos. Seja bem realista com

voc mesmo!

4. Pea ajuda e negocie com sua equipe ou com seu chefe Voc est em estado de calamidade pblica, um bombeiro no meio do in-

cndio e no a hora para querer ser um heri solitrio. Converse com sua

equipe ou com seu chefe e mostre seu plano de ao para resolver as pendncias.

Pea a colaborao de todos para evitar interrupes, ajuda para as novas ati-

vidades e bom senso no uso de e-mails (afinal apenas um perodo passageiro

at voc resolver este quadro). Dentre as atividades priorizadas, veja se alguma

pode ser delegada equipe.

5. Compromisso com voc mesmoFinalmente, para sair dessa situao, voc precisa estar bastante comprome-

tido consigo mesmo. Na semana em questo, provavelmente precisar trabalhar

um pouco mais, cancelar atividades pessoais, ter um foco mais ativo e ser mais

assertivo.

Lembre-se de que esses momentos devem ser raros. Se voc se v constante-

mente numa situao catica, pode haver algo de errado na maneira com que

tem planejado sua vida. Em alguns momentos, esse caos se torna inevitvel,

mas trata-se de algo passageiro, que exige um perodo de dedicao, para depois

voltar ao normal.

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