168716675 Guia Auditoria Interna Sig

8/11/2019 168716675 Guia Auditoria Interna Sig

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GUA DE AUDITORA INTERNA

DEL SISTEMA INTEGRADO

DE GESTIN


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ALCALDA MAYOR DE BOGOTA D.C. VEEDURA DISTRITAL

SECRETARIA GENERAL

Alcaldesa Mayor (D) Veedora Distrital

Clara Lpez Obregn Mara Consuelo del Ro Mantilla

Secretario General Viceveedor DistritalYuri Chilln Reyes Salvador Mendoza Surez

Subsecretaria GeneralBeatriz Helena Hincapi Molina

Direccin Distrital de Desarrollo Institucional Veedor Delegado para la EficienciaMiguel Castelblanco Gordillo Administrativa y Presupuestal

Jaime Armando Gil Tovar

EQUIPO DE TRABAJO

Secretara General Veedura Distritalde la Alcalda Mayor

Desarrollo Institucional Veedura Delegada para laGerardo Duque Gutirrez Eficiencia Administrativa yAlexandra Arvalo Cuervo PresupuestalNubia Paola Rueda Martha Luca Ortiz PenagosJuan Carlos Beltrn Jaramillo Omar Tarcisio Caas CarrilloNorha Carrasco Rincn Mara Eugenia Patio JuradoLuis Arnulfo Delgado Zrate Hilda Mercedes Guerrero Avellaneda Daisy Tatiana Santos YateDe la Oficina de Control Interno Olga Milena Corzo EstepaRicardo Bogot CamargoJorge Rodrguez Morales

Diseo y DiagramacinAngela Camila Buitrago Guzmn

Correccin de estiloFelipe Solano Fitzgerald


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CONTENIDO

UNIDAD I NORMATIVIDAD 11

1.1 CONTEXTO NORMATIVO 13

1.2 NORMATIVIDAD GENERAL 13

1.3 NORMATIVIDAD ESPECFICA 16

1.3.1 Sistema de Control Interno 17

1.3.2 Sistema de Desarrollo Administrativo 18

1.3.3 Sistema de Gestin de la Calidad 18

1.3.4 Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad en Salud 19

UNIDAD II GENERALIDADES DE LA AUDITORA 25

2.1 CONCEPTO DE AUDITORA 26

2.1.1 Sistema de control interno 27

2.1.2 Sistema de Gestin de la Calidad 29

2.1.3 Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad en Salud

2.2 CLASES DE AUDITORA 33

2.2.1 Auditora segn su enfoque 33

2.2.2 Auditora segn quien la solicita 34

2.3 ROLES Y RESPONSABILIDADES EN LA AUDITORA 35

2.3.1 Roles de la Auditora Interna 35

2.3.2 Responsabilidad en la Auditora 36

2.3.3 Perfil del Auditor Lder 38

2.3.4 Perfil del Auditor Interno 39

2.3.5 Entrenamiento de Auditores 42

2.3.6 Recomendaciones para los Auditores 442.4 PROCESO DE AUDITORA 45

2.4.1 Etapas de la Auditora 45

2.4.2 Preparacin de los Resultados de la Auditora 45


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UNIDAD III APLICACIN DEL PROCESO DE AUDITORA 53

3.1 PROCESO DE AUDITORA 55

3.1.1 Elaboracin del Programa de Auditora 55

3.1.2 Elaboracin del Plan de Auditora 58

3.1.3 Desarrollo de la Auditora 70

3.2 EJERCICIO DE AUDITORA APLICADO 87

3.2.1 Programa de Auditora 87

3.2.2 Plan de Auditora 92

3.2.3 Anlisis de Hallazgos 104

3.2.4 Elaboracin del Informe de Auditora 105

3.2.5 Seguimiento a las Acciones Correctivas 109

ANEXO 1 113

BIBLIOGRAFA 119

GLOSARIO 121


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7PRESENTACIN

La actividad pblica da a da se complementa con nuevos mtodos y herramientas de gestin.

Este constante cambio conlleva necesariamente el fortalecimiento de instrumentos de control,seguimiento y evaluacin serios que propendan por una accin transparente y efectiva.

El cumplimiento de los objetivos misionales y el adecuado desarrollo de los procesos de gestin

en las diferentes organizaciones hacen necesaria la presencia de instrumentos de auditora mo-dernos que garanticen el buen funcionamiento, la calidad de los productos y servicios y la satis-

faccin de los clientes y consumidores.

Nos encontramos frente a un importante y amplio escenario para los procesos de auditora, que

en una nueva ptica deben abordar aspectos relacionados con el gobierno corporativo y con losnuevos riesgos a los que se enfrentan las organizaciones.

El proceso de auditaje no solo debe participar activamente en la evaluacin del control interno,sino que adems debe actuar proactivamente respecto de la implementacin de los distintos sis-

temas existentes en un todo armnico que garantice la efectividad de la organizacin.

Dentro de este nuevo contexto, la actividad de la auditora integral es estratgica, cumple con un

papel fundamental de proteger aspectos y activos claves de una empresa u organizacin y, conello, conducir no solo a importantes ahorros sino tambin a generar y ser fuente de apoyo parala comprobacin y vigilancia de la mejora continua de cada proceso, rea, producto e indicador

De esta manera, la auditora est concebida como una actividad independiente y objetiva deaseguramiento y consulta diseada para agregar valor y mejorar las operaciones de una organiza-

cin, con lo cual fortalece el cumplimiento de sus objetivos a travs de un enfoque sistemtico y

disciplinado de evaluacin y medicin de los procesos de gestin y control.

La auditora se convierte entonces en una importante herramienta de verificacin, que se traduceen una mejora continua de la gestin y en el perfeccionamiento de conocimientos y aptitudes.

Es por esto que en un trabajo conjunto, la Secretara General de la Alcalda Mayor del DistritoCapital y la Veedura Distrital elaboraron la Gua de Auditora que se presenta a continuacin.


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8Sin duda este documento ser una importante herramienta orientadora para los jefes y funcio-

narios de las Oficinas de Control Interno y las de Planeacin de entidades y hospitales distritales,

quienes son los llamados a participar y colaborar en el desarrollo y sostenibilidad de sus sistemasintegrados de gestin en favor de los usuarios, comunidades y grupos de inters.

La aplicacin prctica de esta gua orientar los procesos de auditora de las entidades y hospita-les distritales, la cual podr ser adaptada a su estructura, equipo humano y competencias.

Entregamos este documento con la certeza de que contribuir de cabal forma en la construccinde una gestin eficiente y transparente de cara a quienes da a da quieren una gestin pblica y

una ciudad mejor.

YURI CHILLAN REYES MARA CONSUELO DEL RO MANTILLA

Secretario General Veedora Distrital


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CONVENCIONES

Objetivos Generales

Objetivos Especficos

Recuerde

Ejercicio

Oe

Ee

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n


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UNIDAD I - NORMATIVIDAD

En el estudio de esta primera unidad se muestra el desarrollo normativo que ha permitidoconvertir los sistemas de calidad y de control interno en herramientas de gestin, y cmodesde el ejercicio de auditora se puede verificar su cumplimiento de manera integral.

Definir la estructura normativa que avala la implementacin y verificacin del cum-plimiento de los sistemas de gestin en las entidades. Mostrar los cambios y avances normativos establecidos desde la Constitucin Na-cional hasta el mbito distrital en lo relacionado con el Sistema de Control Interno, el Sis-tema de Gestin de Calidad y el Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad en la Atencinen Salud.

Oe

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131.1 CONTEXTO NORMATIVO

En esta gua se entiende como Sistema Integrado de Gestin la armonizacin de los sistemas de

Gestin de Calidad, Control Interno, Desarrollo Administrativo y nico de Acreditacin para el

Sector Salud, en el entendido de que cuentan con un referente legal establecido.

Sin embargo, mediante Decreto Distrital 176 de 2010 se ha establecido que el Sistema Integradode Gestin del Distrito est conformado por los sistemas antes mencionados y adicionalmente

por los subsistemas de Gestin Ambiental, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, Seguridad

Informtica y Seguridad de la Informacin, Gestin Documental y Archivos, y ResponsabilidadSocial. En este sentido, tambin fue expedido el Decreto Nacional 2623 de 2009, que establece

la creacin del Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano y cuyo artculo 2 plantea la necesi-dad de complementarlo con los sistemas de Control Interno, Desarrollo Administrativo y Gestin

de Calidad, as como con la Ley 962 de 2005, relacionada con la Poltica de Racionalizacin deTrmites.

Cabe anotar que con base en el referido Decreto Distrital y una vez se operativice y reglamente el

Sistema Integrado de Gestin Distrital, ser necesario ajustar el presente documento de maneraque incluya los temas y aspectos ya mencionados.

1.2 NORMATIVIDAD GENERAL

La Constitucin de 1991 fue de vital importancia para generar en los servidores pblicos, en

general, y en la Alta Direccin, en particular, un mayor inters y compromiso en la gestin me-diante un decidido cambio de actitud para consolidar en las entidades del Estado una verdadera

cultura de autogestin y de mejoramiento continuo.

Ante la situacin poltica y socioeconmica que se viva en el pas antes de la reforma constitucio-

nal de 1991, la Asamblea Nacional Constituyente se propuso separar el control ejercido por losorganismos externos de control y el ejercido por la propia Administracin, y por esto en el texto

final la Constitucin Poltica establece:

Artculo 209 La funcin administrativa est al servicio de los intereses generales y se

desarrolla con los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, im-

parcialidad y publicidad, mediante la descentralizacin de funciones. Las autoridades


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14administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de

los fines del Estado. La administracin pblica, en todos sus rdenes, tendr un control

interno que se ejercer en los trminos que seale la ley.

Igualmente, el artculo 269 de la Constitucin Poltica seala:

En las entidades pblicas, las autoridades correspondientes estn obligadas a disear y

aplicar, segn la naturaleza de sus funciones, mtodos y procedimientos de control in-

terno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podr establecer excepcionesy autorizar la contratacin de dichos servicios con empresas privadas colombianas.

En desarrollo de la anterior obligacin, se expidi la Ley 87 de 1993, que fue reglamentada me-diante el Decreto 1826 de 1994 e impulsada por la Directiva Presidencial 02 de 1991.

Posteriormente, mediante el Decreto 1537 de 2001, se vuelve a reglamentar parcialmente la Ley

87 de 1993 en cuanto a elementos tcnicos y administrativos, para seguir fortaleciendo el Sis-

tema de Control Interno de las entidades y organismos del Estado, y se precisa el rol que debendesempear las oficinas de control interno, o quien haga sus veces, dentro de las organizaciones

pblicas, el cual est enmarcado en cinco tpicos: valoracin de riesgos, acompaamiento y

asesora, evaluacin y seguimiento, fomento de la cultura de autocontrol y relacin con entesexternos.

Paralelamente al marco normativo del Sistema de Control Interno, el Congreso de la Repblica,con el propsito de que las entidades estatales obtuvieran bienes y servicios con calidad, y en

cumplimiento del artculo 78 de la Constitucin de 1991, expide la Ley 872 de 2003, Por la

cual se crea el Sistema de Gestin de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en otrasentidades prestadoras del servicio como una herramienta de gestin sistemtica y transparente

para dirigir y evaluar el desempeo institucional con calidad y satisfaccin social en la prestacin

de los servicios. Asimismo, en el pargrafo del Artculo 3 estable que este sistema es comple-mentario a los sistemas de Control Interno y de Desarrollo Administrativo.

Esta norma es de obligatorio cumplimiento para los organismos y entidades del Sector Central

y del Sector Descentralizado por servicios de la Rama Ejecutiva del Poder Pblico del orden

Nacional y en la gestin administrativa necesaria para el desarrollo de las funciones propias delas dems ramas del Poder Pblico en el orden nacional. As mismo para las Corporaciones Au-

tnomas Regionales, las entidades que conforman el Sistema de Seguridad Social Integral de

acuerdo con lo definido en la Ley 100 de 1993 y, de modo general, para las empresas y


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15entidades prestadoras de servicios pblicos domiciliarios y no domiciliarios de naturaleza pblica

o las privadas concesionarias del Estado.

No obstante la obligatoriedad para las entidades del orden nacional, el pargrafo 2 del artculo

2 de la Ley 872 de 2003 cre la posibilidad de que las asambleas y concejos pudieran disponer

la obligatoriedad del desarrollo del Sistema de Gestin de la Calidad en las entidades de la Ad-ministracin Central y Descentralizada de los departamentos y municipios.

Por otra parte, el artculo 48 de la Constitucin Poltica de Colombia de 1991 define el derechoa la seguridad social para todo colombiano, el cual es reglamentado a travs de la Ley 100 de

1993. Esta ley define el Sistema de Seguridad Social Integral y, en su Artculo 173, establece

como funcin del Ministerio de Salud (actual Ministerio de la Proteccin Social):

Dictar las normas cientficas que regulan la calidad de los servicios y el control de losfactores de riesgo, que son de obligatorio cumplimiento por todas las Entidades Pro-

motoras de Salud y por las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud del Sistema

General de Seguridad Social en Salud y por las Direcciones Seccionales, Distritales yLocales de Salud.

Adicionalmente, de conformidad con los artculos 356 y 357 de la Constitucin Poltica de Co-lombia, la Ley 715 de 2001 en el Ttulo III dicta normas orgnicas en materia de recursos y com-

petencias del sector salud. Como competencias en salud por parte de la Nacin, se establece

entre otras las siguientes:

Definir en el primer ao de vigencia de la presente ley el Sistema nico de Habilitacin,

el Sistema de Garanta de la Calidad y el Sistema nico de Acreditacin de InstitucionesPrestadoras de Salud, Entidades Promotoras de Salud y otras Instituciones que manejan

recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud

La Constitucin de 1991 fue de vital importancia para generar en los

servidores pblicos, en general, y en la Alta Direccin, en particular,el mayor inters y compromiso en la gestin mediante un

decidido cambio de actitud para consolidar en las entidades del

Estado una verdadera cultura de autocontrol, autorregulacin,autogestin y de mejoramiento continuo.

Tomado de: Mdulo de Auditora, Secretara GeneralDireccin Distrital de Desarrollo InstitucionalOficina de Control Interno de la Secretara General

n


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Tabla 1. Resumen normativo de los sistemas de calidad y control a nivel nacional y distrital

1.3 NORMATIVIDAD ESPECFICA

Si bien la Constitucin Poltica de Colombia ha permitido establecer las estructuras de los sistemade Control Interno, de Gestin de Calidad y el Obligatorio de Garanta de Calidad en Salud, se

debe tener en cuenta que mediante acuerdos, decretos, resoluciones, circulares y directivas,en el interior de dichas estructuras se ha definido todo el marco conceptual y metodolgico aseguir por parte de las entidades de los rdenes nacional y distrital. A continuacin se presenta la

normatividad especfica que se ha desarrollado en cada uno de los tres sistemas.


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171.3.1 Sistema de Control Interno

En el 2004, es decir, 11 aos despus de la Ley 87 de 1993, el Departamento Administrativode la Funcin Pblica (DAFP), en convenio con Casals & Associates1 , realiz un diagnstico a

las entidades del Estado. Como consecuencia de este ejercicio y con el propsito de mejorar el

nivel de cumplimiento de los objetivos institucionales del Sector Pblico, el DAFP se propusofortalecer el Sistema de Control Interno gubernamental mediante la formulacin de normas y

reglamentos que permitieran unificar para el Sector Pblico Colombiano una estructura estndar

de Control Interno que garantizara la implementacin uniforme, un lenguaje comn y laarmonizacin de metodologas y herramientas de evaluacin del Sistema de Control Interno

en las entidades pblicas. El resultado final de esta iniciativa fue una norma tcnica para el

sector pblico colombiano, en el marco del Decreto 1599 de 2005, Por el cual se adopta elModelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005. Asimismo,

el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, mediante la Resolucin 142 de 2006,adopta en el Estado colombiano el Manual de Implementacin del Modelo Estndar de ControlInterno MECI 1000:2005.

Posteriormente, la Contadura General de la Nacin expide la Resolucin 119 de 2006, mediante

la cual se adopta el Modelo Estndar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de

Contabilidad Pblica.

En desarrollo del mandato constitucional, la Ley 87 de 1993, la Ley 872 de 2003 y en especial

el precitado Decreto 1599 de 2005, establece en el numeral 5.5 los roles y responsabilidadesde la Oficina de Control Interno, en tanto seala que es responsable de realizar la evaluacin

independiente al Sistema de Control Interno y a la gestin de la entidad pblica, as como

del seguimiento al plan de mejoramiento institucional, de tal manera que debe generar lasrecomendaciones correspondientes y asesorar a la Alta Direccin para su puesta en marcha.

En la Circular N. 3 de 2005, el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de ControlInterno seal:

La Oficina de Control Interno, asumiendo su rol evaluador independiente, deberrealizar evaluaciones, seguimiento y monitoreo permanente al grado de avance y

desarrollo en la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad, conforme al plande accin previamente establecido por la misma.

1 Firma operadora para la USAID del programa Apoyo al Fortalecimiento de la Eciencia y la Transparencia en el Estado Colombiano.


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La Circular N. 6 de 2005 del DAFP, por la cual se definen las directrices para la implementacin

del SGC en la entidades estatales, establece en el numeral 2 que para la verificacin y evaluacinpermanente del Sistema de Gestin de la Calidad ser necesario que se habiliten auditores

internos en la entidad, los cuales debern ser coordinados por la Oficina de Control Interno,

Auditora Interna o quien haga sus veces. Igualmente, en el numeral 3 dice que la Oficinade Control Interno, Auditora Interna o quien haga sus veces, asumiendo su rol de evaluador

independiente, deber realizar evaluaciones, seguimiento y monitoreo permanente al grado de

avance ydesarrollo en la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad conforme al plande accin que haya establecido previamente.

La fecha lmite para implementar el Modelo Estndar de Control Interno se defini inicialmenteen el Decreto 2621 de 2006, sin embargo posteriormente fue modificado mediante el Decreto

2913 de 2007, estableciendo como fecha final el 8 de diciembre de 2008.

1.3.2 Sistema de Desarrollo Administrativo

La Ley 489 de 1998 dicta normas sobre la organizacin y funcionamiento de las entidades del

orden nacional. El Sistema de Desarrollo Administrativo fue reglamentado por el Decreto 910 de2000 y complementado por el Decreto 3622 de 2005, mediante el cual se adoptan las polticas

de desarrollo administrativo.

1.3.3 Sistema de Gestin de la Calidad

Con el Decreto 4110 de 2004 se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Tcnica

de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP: 1000:2004. Posteriormente, el Gobierno Nacional,

mediante el Decreto 4485 del 18 de noviembre de 2009, actualiza la Norma Tcnica de CalidadNTCGP 1000, la cual representa un avance significativo en la integracin con el Modelo Estndar

de Control Interno (MECI).

El Concejo de Bogot, D.C., decide entonces, con el Acuerdo 122 de 2004, adoptar en las

entidades distritales el Sistema de Gestin de la Calidad creado con la Ley 872 de 2003.

El alcalde mayor de Bogot, como suprema autoridad distrital y cumpliendo su facultad de

reglamentar los acuerdos expedidos por el Concejo Distrital, expide el Decreto 387 de 2004,

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Por el cual reglamenta el Acuerdo 122 de 2004, estableciendo que el Sistema de Gestin de la

Calidad se aplica a todas las entidades distritales, sean stas del nivel central o descentralizado, a

las entidades que presten servicios pblicos domiciliarios y no domiciliarios de naturaleza pblicao las privadas concesionarias del Estado.

Con el objeto de adelantar procesos articulados y armnicos entre las diferentes entidadesdistritales en la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad, el alcalde de Bogot

designa en el Artculo 4 del decreto como instancia coordinadora a la Direccin de Desarrollo

Institucional de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, la cual acompaar yasesorar el proceso de las entidades obligadas a iniciarlo.

Como parte de su competencia en tanto orientador y coordinador de la implementacin delsistema en el mbito distrital, la Direccin Distrital de Desarrollo Institucional expidi la .Directiva

004 de 2005, en la cual se definieron directrices para la estructuracin y puesta en marcha delSistemas de Gestin de la Calidad, las cuales fueron complementadas con el desarrollo de guas

e instrumentos. As mismo, la Direccin expidi la Directiva 03 de 2009, que orienta el Plan de

Accin del Sistema de Gestin de la Calidad 2009-2011, de conformidad con lo planteado en laCarta Iberoamericana de la Calidad, a la cual Bogot se adhiri en el 2008.


El Ministerio de la Proteccin Social, buscando garantizar la calidad en la atencin de salud

a la poblacin colombiana, estableci el Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad de laAtencin de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SOGCS) regido por el

Decreto 1011 de 2006, que aplica a los Prestadores de Servicios de Salud, a las Entidades

Promotoras de Salud, a las Entidades Adaptadas, a las Empresas de Medicina Prepagada y a lasEntidades Departamentales, Distritales y Municipales de Salud. El Artculo 2 de este decreto

define el SOGCS como el conjunto de instituciones, normas, requisitos, mecanismos y procesos

deliberados y sistemticos que desarrolla el sector salud para generar, mantener y mejorar lacalidad de los servicios de salud en el pas.

Para operativizar el SOGCS, se definieron unos componentes que al ser implementados

adecuadamente por los actores del sistema, se articulan y complementan de tal manera que

garantizan el mejoramiento de los resultados de la atencin centrados en el usuario. Estoscomponentes son:

Sistema nico de Habilitacin:est regido por la Resolucin 1043 de 2006.

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Este componente es de obligatorio cumplimiento por parte de los Prestadores de Servicios de

Salud, las EAPB (Entidades Administradoras de Planes de Beneficios) y Direcciones Territoriales de

Salud. Busca dar seguridad a los usuarios frente a los potenciales riesgos asociados a la prestacinde servicios, ya que define los estndares o requisitos mnimos que deben ser cumplidos, lo cual es

verificado por la Secretara Distrital de Salud en el caso de Prestadores y por la Superintendencia

Nacional de Salud en el de EAPB.

Auditora para el Mejoramiento de la Calidad de la Atencin en Salud:tambin es regidopor la Resolucin 1043 de 2006. Es obligatorio para los actores del sistema, los cuales deben

implementar un mecanismo sistemtico y continuo de evaluacin y mejoramiento de la calidad

observada respecto de la calidad esperada de la atencin de salud que reciben los usuarios. Estecomponente tambin es verificado por la Secretara Distrital de Salud y la Superintendencia

Nacional de Salud. Es operativizado a travs del Programa de Auditora para el Mejoramiento dela Calidad de la Atencin en Salud (PAMEC).

Sistema de Informacin para la Calidad: es el tercer componente de obligatoriocumplimiento. Establecido por la Resolucin 1446 de 2006, uno de sus objetivos es definir y

establecer las condiciones y procedimientos para disponer la informacin que permita hacer

seguimiento y evaluacin a la gestin de la calidad en salud. Para todos los actores, estecomponente es verificado por la Superintendencia Nacional de Salud.

Sistema nico de Acreditacin:est regido por la Resolucin 1445 de 2006. Se define comoel conjunto de entidades, estndares, actividades de apoyo y procedimiento de autoevaluacin,

mejoramiento y evaluacin externa, destinado a demostrar, evaluar y comprobar el cumplimiento

de estndares superiores de calidad por parte de los actores del sistema. Esta norma fue modificadaparcialmente por la Resolucin 3960 de 2008, en la que se incluy el Manual de Estndares

para Entes Territoriales de Salud. Por delegacin del Ministerio de Proteccin Social, la entidad

acreditadora es el Icontec.

Debido a que los actores del sector salud cuentan con el SOGCS, el Departamento Administrativode la Funcin Pblica reglament el Decreto 4295 de 2007, el cual establece el SOGCS como

Norma Tcnica de Calidad para las entidades de salud de carcter pblico, en cumplimiento de

la Ley 872 de 2003.

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Siendo consecuente con lo estipulado en el pargrafo del Artculo 1 de esta norma, el Ministerio

de la Proteccin Social elabor la Gua Aplicativa del Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad

de la Atencin de Salud para estas instituciones, la cual fue expedida a travs de la Resolucin2181 de 2008.

Uno de los lineamientos que se establecieron en el Artculo 2 de esta resolucin y que debentener en cuenta las instituciones prestadoras de servicios de salud de carcter pblico es el

siguiente:

Implementar el componente de acreditacin en salud para el mejoramiento continuo

de sus procesos con carcter obligatorio, en lo relacionado con el Ciclo de Preparacin

para la Acreditacin o Ciclo de Mejoramiento a que hace referencia el Anexo TcnicoNmero 2 de la Resolucin 1445 de 2006. La implementacin de este componente

exige que los procesos sean descritos, documentados y estandarizados.

A la Secretara Distrital de Salud, como organismo de direccin del Sistema General de Seguridad

Social en el Distrito Capital, la normatividad vigente le ha conferido entre otras funciones las decoordinar, integrar, asesorar, vigilar y controlar los aspectos tcnicos, cientficos, administrativos

y financieros de la salud. Esto fue establecido en el Artculo 2 del Acuerdo 20 de 1990 del

Concejo de Bogot, en el cual se organiz el Sistema Distrital de Salud de Bogot. Adicionalmente,en el Decreto 1011 de 2006 se asignan a esta direccin Territorial las siguientes funciones:

Cumplir y hacer cumplir las disposiciones establecidas en esa norma y en lareglamentacin que para el efecto expida el Ministerio de la Proteccin Social, divulgar

las disposiciones contenidas en esta norma y brindar asistencia a los Prestadores de

Servicios de Salud y los definidos como tales para el cabal cumplimiento de las normasrelativas a la habilitacin de las mismas.

Ten una tina frente a ti, llnala de agua, mrate en ella, analizatu reflejo y podrs ver quin eres verdaderamente.

Proverbio japons n

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A continuacin se presenta una serie de enunciadosrelacionados con la normatividad general y especficadesarrollada en este captulo. Escriba en la casilla derespuesta, al frente de cada enunciado, la letra de lanorma que corresponda y que se encuentra en el listadode la parte inferior:

Ee

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UNIDAD IIGENERALIDADES DE LA AUDITORA

En esta segunda unidad se pretende que el lector clarifique los conceptos asociados conla auditora de los sistemas de gestin que las entidades han incorporado a su gestin, ascomo su desarrollo y aplicacin.

Presentar conceptos asociados a la Auditora desde los diferentes sistemas, lasclases, los roles y responsabilidades en el proceso de auditora.

Desarrollar de manera prctica la incorporacin de los conceptos en la ejecucin de las actividades propias de la auditora integrada.

Oe

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La palabra auditora proviene del latn auditorios, que significa or. Si bien en este orden de

ideas se puede considerar que se trata de un ejercicio de escucha, tambin es vlido decir que

necesariamente incluye otro sentido esencial: la vista. Teniendo en cuenta estos dos aspectos, esposible afirmar que la auditora es un ejercicio en el que se combinan audicin y visin dentro

de un marco de anlisis.

Se suele afirmar que la auditora proviene de tiempos antiqusimos, tanto que algunos se atreven

a sostener que el primer libro en donde se hace referencia a ella es la Biblia, en el Gnesis, en

especial cuando Dios terminaba una de sus magnficas obras y vea que era buena. Sin embargo,entre los siglos XIII y XIV nace en Inglaterra la prctica moderna de la auditora, centrada en ese

momento en la evaluacin de la gestin de fondos del Estado a cargo de los funcionarios pblicos.

Posteriormente, durante el siglo XIX, el gran desarrollo generado por la Revolucin Industrial

conllev el surgimiento de la auditora como una prctica de control financiero y anlisis dela operacin de las organizaciones. En este periodo se fund en Italia la primera asociacin deauditores (1851), hacia 1860 se reconoci en Inglaterra la auditora como profesin independiente

y durante la misma poca en Francia tuvieron lugar significativos avances en la materia, los cualesse centraron inicialmente en el sector bancario. Igual sucedi en Estados Unidos, en donde se

definieron unas caractersticas bsicas en cuanto a formacin y entrenamiento de los auditores,

lo cual dio origen a los contadores.

La primera problemtica que afront la auditora en su desarrollo como actividad profesional

fue la ausencia de normas generales o principios de contabilidad aceptados, lo cual gener en laprimera parte del siglo XX una tendencia a crear procedimientos que poco a poco iban teniendo

gran acogida.

En 1924 surge el concepto de supervisor de calidad como una necesidad de garantizar las

caractersticas de los productos durante su fabricacin. Estos supervisores eran los encargados

de evaluar el comportamiento y la tendencia de los procesos de produccin mediante el uso decartas de control. Finalmente, se puede considerar que el concepto de auditora actual surge de

la inspeccin de su desarrollo a lo largo de la historia.

2.1 CONCEPTO DE AUDITORA

Como parte de los sistemas de gestin establecidos por normatividad del Estado Colombiano ha

aparecido como piedra angular el concepto de auditora, alrededor del cual se desarrollan todas

las actividades del Verificar dentro del ciclo PHVA.

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A continuacin se presenta el desarrollo que ha tenido este concepto en los sistemas de gestin.

2.1.1 Sistema de Control Interno

Definido con base en el Modelo Estndar de Control Interno (MECI), el Subsistema de Control

de Evaluacin1 es concebido como el conjunto de componentes de control que al actuar en

conjunto permiten valorar en forma permanente la efectividad del control interno de la entidad;la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecucin de los planes y programas,

y los resultados de la gestin. As mismo, detectar desviaciones, establecer tendencias y generarrecomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la organizacin pblica.

Con el fin de que este subsistema pueda llevar a cabo su misin, fue estructurado el componentede evaluacin independiente, el cual se realiza a travs de los siguientes elementos:

Evaluacin al Sistema de Control Interno2

: elemento de control, cuyo propsito es verificarla existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del control interno en el cumplimiento

de los objetivos de la entidad pblica.

1 Denicin tomada del Manual de Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI1000:2005, pg. 57.2Denicin tomada del Manual de Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno para el Estado colombiano MECI1000:2005, pg. 68.

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Esta evaluacin toma como base el cumplimiento de los objetivos, principios y fundamentos del

Sistema de Control Interno, la existencia de los diferentes subsistemas, componentes y elementos

con el fin de comprobar la efectividad de cada uno de ellos y su interaccin para apoyar elcumplimiento de los objetivos de la entidad.

De acuerdo con lo anterior se encuentra que la evaluacin al sistema de control interno posee lassiguientes caractersticas bsicas:

Auditora interna1: elemento de control que permite hacer un examen sistemtico, objetivo

e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de la entidad pblica.

Asimismo, hace posible emitir juicios basados en evidencias sobre los aspectos ms importantesde la gestin, los resultados obtenidos y la satisfaccin de los diferentes grupos de inters.

La auditora interna se constituye en una herramienta de retroalimentacin del Sistema de ControlInterno que analiza las debilidades y fortalezas de control, as como el desvo de los avances de

las metas y objetivos trazados que influyen en los resultados y operaciones propuestos en la

entidad. Su objetivo es formular las recomendaciones de ajuste o mejoramiento de los procesosy servir de apoyo a los directivos en la toma de decisiones.

La auditora interna debe tener alcance en tres aspectos bsicos de evaluacin2:

- Cumplimiento: verifica la adherencia de la entidad a las normas constitucionales, legales,

reglamentarias y de autorregulacin que le son aplicables.

- Estratgico: hace referencia al proceso mediante el cual se evala y monitorea el desempeode los sistemas gerenciales de la entidad y el cumplimiento de los objetivos misionales.

- Gestin y resultados: verifica las actividades relativas al proceso de gestin de la entidad

1 Denicin tomada del Manual de Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno para el Estado colombiano MECI1000:2005, pg. 70.2 Rol de las ocinas de Control Interno, Auditora Interna o quien haga sus veces. Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.2007, pg. 53.

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con el fin de determinar el grado de economa, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos y

los controles; de los mtodos de medicin e informacin sobre el impacto o efecto que producen

los bienes y servicios entregados a la ciudadana o partes interesadas. De acuerdo con lo anteriorse encuentra que la auditora interna posee las siguientes caractersticas bsicas:

2.1.2 Sistema de Gestin de la Calidad

La Norma tcnica de calidad en la gestin pblica establece en el numeral 8.2.2 que las entidadesdebern desarrollar de manera planificada auditoras internas para determinar si el Sistema de

Gestin:

Cumple con los requisitos establecidos tanto en la norma tcnica, como en el Sistema de

Gestin de la Calidad.

Es eficiente, eficaz y efectivo.

La citada norma tambin establece que la auditora interna3 es un proceso sistemtico,independiente y documentado para obtener evidencias que, al ser evaluadas objetivamente,

permiten determinar el grado en que se cumplen los criterios definidos previamente para el

desarrollo de la auditora. De acuerdo con lo anterior se encuentra que la auditora interna poseelas siguientes caractersticas bsicas:

3 Denicin tomada de la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009, Captulo 3 Deniciones, pg. 9.

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Este sistema define la auditora interna como la evaluacin sistemtica realizada en la misma

institucin por una instancia externa al proceso que se audita. Su propsito es contribuir a que la

institucin adquiera la cultura del autocontrol1. De acuerdo con lo anterior se encuentra que laauditora interna posee las siguientes caractersticas bsicas:

Al analizar cada una de las anteriores definiciones se identifican algunos aspectos esenciales que

debe poseer cualquier tipo de auditora que se realice dentro de la entidad, segn los cuales estadebe ser:

Sistemtica2: quiere decir no aleatorio. Las auditoras usualmente son una actividadplanificada y programada.

Independiente3: est definido en la norma ISO 19011 como uno de los principios de laauditora, pues es considerada como la base de la imparcialidad y objetividad de las conclusiones

de la auditora. Los auditores son independientes de la actividad auditada, no estn parcializados

y no tienen conflictos de intereses. Los auditores mantienen un estado mental objetivo durantetodo el proceso de auditora para asegurar que los hallazgos y conclusiones se basarn solamente

en evidencias.

Evidenciada4: pretende que la auditora se desarrolle siguiendo el enfoque basado en laevidencia, el cual est definido en la norma ISO 19011 como uno de sus principios y se considera

el fundamento racional para llegar a conclusiones confiables y reproducibles en un proceso deauditora sistemtico. La evidencia de la auditora es verificable y se basa en las muestras de

informacin disponible, pues esta se desarrollar durante un periodo de tiempo especfico y conrecursos limitados. El uso apropiado de la muestra est muy relacionado con la confianza que se

pueda tener en las conclusiones de las auditoras.

1 Denicin tomada del Decreto 1011 del 2006, Artculo 33.2 Denicin tomada del Manual de habilidades para auditora, numeral 1.2 pgina 8.3 Denicin tomada de la ISO 19011, numeral 4 pgina 3.

4 Denicin tomada de la ISO 19011, numeral 4 pgina 3.

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Objetiva5: se refiere al hecho de ejecutar un proceso de evaluacin objetivo, el cual esdefinido como comparar la evidencia con los criterios de auditora usando hechos antes quepercepciones subjetivas, opiniones y sentimientos.

Documentada: consiste en que debe existir un proceso escrito, el cual ha de cumplir lospasos definidos por la entidad para su elaboracin, revisin y aprobacin.

Emite juicio: se trata de la opinin tcnica y experta que se emite sobre un hecho o unacosa a partir de la evidencia existente.

Con base en estos principios y en el anlisis de la relacin entre los conceptos se estableci losiguiente respecto a cada una de las definiciones:

Tabla 2.Paralelo de los Sistemas de Gestin frente a las definiciones de Auditora.

5 Denicin tomada del Manual de habilidades para auditora, numeral 1.2 pgina 8.

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En conclusin, las auditoras de los sistemas de gestin en el Estado colombiano tienen las mismas

caractersticas, salvo la auditora interna MECI, que cuenta adems con la emisin de juicios.

Grfico 1. Auditora Interna Integrada.

Las auditoras internas tienen como propsito evidenciarla eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia de lagestin de los distintos procesos, actividades, planes,

proyectos, operaciones y dems resultados de lasentidades para lograr su mejora continua, promoviendo elejercicio de autocontrol y autoevaluacin.

Tomado de: Mdulo de Auditora.Secretara General, Direccin Distrital de Desarrollo Institucional,Oficina de Control Interno de la Secretara General.

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2.2 CLASES DE AUDITORA

De acuerdo con la diversidad, las exigencias y las necesidades de las entidades, a continuacin se

presentan dos clases de auditora segn el enfoque y el demandante de la revisin.

2.2.1 Auditora segn su enfoque

Se dividen en tres grupos: auditora al sistema de gestin, auditora a los procesos y auditora a

los resultados del servicio.

a) La auditora al sistema de gestinevala su efectividad tanto para desarrollar la estrategiay las polticas, como para lograr los objetivos y el desempeo esperado. Se realiza para verificar:

La concordancia entre la descripcin del sistema y su documentacin con los

requisitos establecidos para ese Sistema Integrado de Gestin.

Las actividades relevantes del Sistema Integrado de Gestin, sus resultados y el

cumplimiento de disposiciones establecidas.

Las disposiciones vigentes con el fin de establecer si son apropiadas para alcanzar los

resultados esperados.

Las disposiciones vigentes para establecer si permiten eliminar, reducir o atenuar los

riesgos asociados a la operacin del Sistema de Gestin.

Nota: Es importante destacar que cuando se habla de sistema de gestinno solamente se entiende Calidad o Control Interno, sino tambinotros como Desarrollo Administrativo, Ambiental, Seguridad Industrialy Salud Ocupacional, Seguridad de la Informacin, ResponsabilidadSocial, Gestin Documental y Archivos, entre otros que pueda tenerla entidad. Esto implica que la auditora puede centrarse en uno o envarios de los sistemas que se encuentren implementados.

b) La auditora a los procesos evala la efectividad de las medidas de gestin en undeterminado proceso:

Evala la efectividad del sistema de gestin tanto para desarrollar las estrategias y las

polticas, como para cumplir los objetivos y el desempeo esperado.

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Evala la adecuacin, la aptitud, la conveniencia y la consistencia de la documentacin

que describe los procesos.

Evala la forma como el proceso satisface los requisitos del modelo de gestin

aplicado.

Se verifica la concordancia de los procesos y de procedimientos con los requisitos del

cliente y con las prcticas, los instructivos, las normas, adems de las especificacionesdel servicio.

c) La auditora a los resultados del servicioevala la efectividad de las medidas de gestinque se adoptan para garantizar el cumplimiento de las caractersticas planeadas para un servicio.

Se realiza evaluando la concordancia de la calidad del servicio con los requisitos del cliente, las

especificaciones definidas en la legislacin y la documentacin que precise la manera de prestarel servicio.

2.2.2 Auditora segn quin la solicite

El criterio que define al segundo grupo de auditoras es el tipo de solicitante.

a) Auditoras de primera parte: se refiere a las auditoras internas. Son llevadas a cabopor, o en nombre de, la propia organizacin para fines internos. Puede construir la base para laautodeclaracin de conformidad de una organizacin. Su objetivo es determinar si el Sistema

Integrado de Gestin es acorde con los requisitos planificados y si se ha implementado y se

mantiene de manera eficaz.; es decir, evaluar la eficacia, eficiencia y efectividad del SistemaIntegrado de Gestin e identificar oportunidades de mejoramiento.

b) Auditoras de segunda parte: consiste en una auditora externa. Es realizada por laspartes que tienen un inters en la organizacin, como los clientes, o por otras personas en su

nombre. Su objetivo es evaluar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y puede ser

utilizada para evaluar y seleccionar proveedores, as como para mantener relaciones cordiales,respetuosas y beneficiosas para las partes.

c) Auditora de tercera parte:es una auditora externa que hacen organizaciones auditorasindependientes, como aquellas que ofrecen registro o certificaciones de conformidad de acuerdo

con los requisitos de las normas NTCGP: 1000: 2009, ISO 9001, ISO 14001 y SUA. Su objetivoes evaluar la capacidad para cumplir los requisitos de NTCGP: 1000: 2009, y su propsito es la

certificacin o reconocimiento por un tercero.

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Nota: Se debe aclarar que puede existir combinacin en los tipos deauditora mencionados. Un ejemplo es la auditora que realiza el Distritodentro del Premio Distrital a la Gestin, ya que utiliza los principios dela auditora de primera parte pero es realizada por entidades externas,lo cual la asemeja a la de segunda y tercera parte.

De acuerdo con la diversidad, las exigencias y las necesidadesde las entidades existen dos clases de auditora segn el

enfoque y segn quin la solicite.

2.3 ROLES Y RESPONSABILIDADES EN LA AUDITORA

As como en cualquier actividad humana, en la auditora intervienen una serie de actores quedesarrollan actividades especficas, las cuales se presentan a continuacin.

2.3.1 Roles de la auditora interna

Son roles de la auditora interna el solicitante, el auditado y el auditor, los cuales se relacionanentre s durante el proceso.

1. El cliente o el solicitante de la auditora puede ser laAlta Direccin, el representante de la Direccin, las oficinasde Control Interno o quien haga sus veces o los lderes de losprocesos.

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2. El auditado. Toda la organizacin es susceptible de ser auditada, es decir, en todos losniveles jerrquicos e independientemente de la vinculacin de sus servidores o colaboradores.

3. El auditor es la persona de la organizacin con lacompetencia para llevar a cabo una auditora. En el caso de lasentidades distritales, se denomina auditor del Sistema Integrado aljefe de control interno, auditora interna o quien haga sus veces,servidores de la misma rea y auditores internos formados de otrasreas.

2.3.2 Responsabilidad en la auditora

Cada uno de los roles descritos anteriormente tiene una responsabilidad claramente definida a lo

largo del proceso de auditora, como se muestra a continuacin:

Tabla 3. Responsabilidad en el proceso de Auditora.

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Nota: Con el propsito de mantener la integralidad del proceso deauditora, ser la Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces,la encargada de coordinar todo este proceso en la organizacin.

Independientemente de la especificidad de cada sistema, tanto el auditor lder como el equipode auditora tienen las siguientes responsabilidades:

Auditor lder:

Planear y gerenciar todos los pasos de la auditora.

Conducir la auditora. Acompaar en la seleccin del equipo y en su instruccin. Controlar los conflictos y propiciar la superacin de situaciones difciles. Conducir y controlar todas las reuniones con el equipo auditado. Tomar decisiones en las cuestiones de auditora y en el SIG. Comunicar los resultados de las auditoras sin atraso. Comunicar los mayores obstculos encontrados. Comunicar inmediatamente las no conformidades crticas. Tener habilidades de comunicacin eficaces.

Equipo auditor:

Soportar al lder del equipo. Estar preparado para el desarrollo de la auditora. Participar en las reuniones de apertura y cierre. Cumplir las tareas designadas. Mantener la programacin y el objetivo de la auditora. Documentar y apoyar todas las constataciones. Mantener al auditado informado.

Proteger todos los documentos. Mantener confidencialidad. Ser objetivo y tico. Acompaar las acciones correctivas.

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2.3.3 Perfil del auditor lder

Los auditores de la Oficina de Control Interno deben acreditar ciertas habilidades y competenciasque le faciliten a dicho grupo humano el cumplimiento de los objetivos propuestos. Lascompetencias requeridas son:

Idoneidad para la funcin: es fundamental que se posean los conocimientos necesariosen las reas misionales y de apoyo de la entidad, de tal forma que se tenga el suficientecriterio y la diligencia profesional para advertir oportunamente las situaciones significativas quepuedan afectar negativa o positivamente la gestin y los resultados de la entidad, con el fin depotencializarlos o neutralizarlos segn el caso.

tica profesional:la conducta que acompae a los integrantes de la Oficina de ControlInterno debe estar revestida de altos principios morales y ticos, con base en valores fundamentalescomo la rectitud, la honestidad, la integridad, la responsabilidad y la confidencialidad.

Capacidad de anlisis: debe poseer habilidades y aptitudes para entender y descomponeren partes elementales un problema o situacin para conocer sus principios fundamentales, de talmanera que identifique las causas y los efectos que generan la gestin administrativa.

Amplia visin sistmica: poder observar la entidad como un todo interrelacionado y nocomo una sumatoria de partes. La visin sistemtica y su amplitud son esenciales en las actualescondiciones de un mundo cambiante, donde las relaciones con el entorno representan riesgospermanentes para una entidad.

Criterio de selectividad: tener la capacidad de distinguir entre los muchos aspectostriviales de los pocos vitales que permiten que la labor de las oficinas de Control Interno se

focalice en factores crticos y hacen que su funcin sea efectiva para la neutralizacin de accionesnocivas para la entidad.

Comprensin y respeto por las ideas ajenas: entender y tolerar las diferencias, demanera que en el proceso conversacional se integren las ideas para crear compromisos quepermitan relaciones efectivas con los integrantes de la entidad, as como con terceros, adems degenerar una perspectiva amplia y variada de esta.

Independencia: debe existir una independencia tanto funcional como crtica y profesional.Una actitud mental independiente permite acciones objetivas, imparciales y alejadas de prejuicios

que puedan condicionar negativamente la actividad de esta dependencia. Igualdad de razonamiento: es una condicin fundamental para lograr el apoyo y elrespaldo de la Alta Direccin. Significa poseer el suficiente criterio para sustentar sus observacionesante cualquier nivel jerrquico, sin que esto implique presiones o condicionamientos a la laborobjetiva de este tipo de servidores.

Conviccin:creer en lo que se hace es una condicin fundamental de cualquier tarea.La mejor forma de inducir al cambio es el ejemplo, de ah que los servidores de la Oficina de

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Control Interno, como parte de la entidad, deben estar siempre comprometidos con la solucinde los problemas y deficiencias de esta.

Teniendo en cuenta lo anterior y como quiera que las Oficinas de Control Interno no estnexentas de aplicar los lineamientos establecidos en la Ley 872 de 2003, por la cual se crea elSistema de Gestin de la Calidad para las entidades del Estado, el jefe de Control Interno debeestar en capacidad de adoptar un proceso que supervise y evale la eficacia general del programade calidad en su propio proceso de control interno.

2.3.4 Perfil del auditor interno

A continuacin se describen las habilidades que deben tener quienes compongan el equipo deauditora:

Comunicacin: es la capacidad de escuchar, hacer preguntas, expresar conceptos e ideas enforma efectiva, y exponer aspectos positivos. La habilidad de saber cundo y a quin preguntar

para llevar a cabo un propsito. Es la capacidad de escuchar a otro y entenderlo, comprenderla dinmica de grupos y el diseo efectivo de reuniones; incluye la capacidad de comunicar porescrito con concisin y claridad. Esta habilidad se refleja a travs de los siguientes comportamientos:

Comparte informacin relevante con sus colaboradores y con otras reas de la organizacin.

Comunica sus ideas en forma clara, eficiente y fluida, de tal forma que logra impactar a suaudiencia del modo que desea y consigue que entienda su mensaje.

Expresa claramente a sus colaboradores los objetivos y estrategias organizacionales, culesson sus responsabilidades y lo que se espera de ellos.

Prepara sus instrucciones antes de transmitirlas.

Maneja las reglas adecuadas del lenguaje, la gramtica y la sintaxis al transmitir sus ideas,tanto oralmente como por escrito.

Ajusta el lenguaje a la terminologa, a las caractersticas y a las necesidades de su interlocutoro grupo con el cual est interactuando.

Verifica que los dems hayan comprendido lo que quiso manifestar.

Obtiene y conoce informacin proveniente de otros que es necesaria en la tomade decisiones, la solucin de problemas, el planteamiento de objetivos o en la definicin deestrategias para alcanzar las metas.

Escucha atentamente a los dems esforzndose por comprender el significado de lainformacin que recibe.

Detecta los sentimientos subyacentes interpretando el lenguaje verbal y no verbal.

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Reconoce pblicamente sus equivocaciones.

Retroalimenta para ayudar a sus empleados y pares a actuar de forma exitosa.

Escucha a los dems con empata procurando entender sus puntos de vista y evitandoideas preconcebidas.

Tiene influencia sobre los dems para cambiar sus ideas o acciones con base en aportespositivos y objetivos.

Pensamiento analtico: es la capacidad de entender y resolver un problema disgregandosistemticamente sus partes, realizando comparaciones, estableciendo prioridades, identificandosecuencias temporales y relaciones causales entre los componentes. Esta habilidad se refleja atravs de los siguientes comportamientos:

Tiene capacidad de anlisis.

Examina informacin y establece relaciones entre las diferentes partes de un problema.

Comprende una situacin descomponindola en sus diversas partes y establece relacionesentre ellas.

Comprende sistemas de mediana complejidad.

Identifica las causas que llevaron a un problema y propone acciones para resolverlo.

Efecta acciones preventivas en funcin del anlisis de la informacin que posee.

Planificacin y organizacin del trabajo: implica tener amplios conocimientos de los temas delrea que est bajo su responsabilidad. Consiste en la capacidad de comprender la esencia de losaspectos complejos de una materia y demostrar habilidad para trabajar con las funciones de sumismo nivel y de niveles diferentes. Asimismo, tener buena capacidad de discernimiento (juicio),compartir con los dems el conocimiento profesional y experiencia, afirmarse en los hechos y enla razn (equilibrio), as como demostrar constantemente inters por aprender. Esta habilidad serefleja a travs de los siguientes comportamientos:

Conoce ampliamente los temas relacionados con su especialidad.

Muestra inters por permanecer actualizado en los conocimientos tcnicos requeridospor su rea.

Comprende la interrelacin existente entre su rea y otros sectores de la organizacin. Tiende a tomar iniciativas propias para mejorar los procesos inherentes al desempeo desus funciones y est dispuesto a escuchar otros puntos de vista al respecto.

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Realiza mejoras a los procesos de su rea con base en nuevos conocimientos adquiridos.

Sus reportes, trabajos y proyectos son complejos, precisos y siempre estn bien presentados.

Tiene los conocimientos necesarios para resolver problemas dentro de su rea.

Coopera con otras reas cuando sus conocimientos son requeridos o si se lo solicitan.

Capacidad de redaccin y habilidad en la preparacin de informes.

Responsabilidad: esta competencia est asociada al compromiso con el cual las personas realizanlas tareas encomendadas. Su preocupacin por el cumplimiento de lo asignado est por encimade sus propios intereses, es decir, la tarea asignada est primero. Esta habilidad se refleja a travsde los siguientes comportamientos:

Puntualidad y buen manejo del tiempo.

Identifica con claridad aquellas tareas que requieren de mayor dedicacin y saberedistribuir sus tiempos para desarrollarlas adecuadamente.

Propone modalidades alternativas de trabajo en pos del cumplimiento del proyecto otarea asignados, sin necesidad de indicacin alguna por parte de sus superiores.

Atiende gustosamente las tareas encomendadas, las toma como desafos teniendo encuenta los objetivos propuestos y preocupndose por obtener los mejores resultados.

Tiene una actitud comprometida con las tareas en las que est involucrado y puede dar

cuenta de los resultados, que siempre procura cumplir en tiempo y forma.

Critica su desempeo atinadamente y se autoerige mejoras con el objetivo de dar lomejor de s en las tareas asignadas por sus superiores.

Habilidad analtica:esta competencia tiene que ver con el tipo y el alcance de razonamiento,as como con la forma en que un candidato organiza cognitivamente el trabajo. Es la capacidadgeneral que tiene una persona para realizar un anlisis lgico e identificar los problemas. Estahabilidad se refleja a travs de los siguientes comportamientos:

Recopilar y organizar informacin a travs de entrevistas, escuchando, observando yrevisando documentos y registros.

Comprende los procesos relacionados con su trabajo y con otras reas de la organizacin.

Detecta a tiempo la existencia de problemas en su rea. Est atento a las oportunidades.

Recopila informacin relevante, la organiza de forma sistemtica y establece relaciones.

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Identifica las relaciones de causa-efecto de los problemas puestos a su consideracin. Establece relaciones entre datos numricos y abstractos, que permiten explicar o resolverproblemas complejos.

Capacidad para concluir con base en informacin fiable y exacta.

Adicionalmente a las habilidades mencionadas, es necesario que los auditores mantengan laconfidencialidad y garanticen la seguridad de la informacin. Respecto a la experiencia, serecomienda que los auditores cuenten con por lo menos 20 horas como auditor.

Nota: En el caso de las auditoras solicitadas por la Oficina de Control que requieran recurso humano

adicional al de personal de planta, debern acreditar cursos de auditora interna certificados, conmnimo 40 horas, adems de haber realizado mnimo 10 auditoras (internas o externas) de calidady tener conocimiento de la NTCGP 1000:2009 y MECI 1000:2005, as como de su aplicacin en elEstado. De igual forma, en las auditoras internas que se realicen en los hospitales se debe garantizarque la evaluacin al mejoramiento de la calidad de la atencin en salud ser realizada por pares, esdecir, un profesional de la salud debe ser auditado por un profesional de su disciplina.

2.3.5 Entrenamiento de auditores

Las entidades distritales debern formar auditores internos del Sistema Integrado de Gestin,como se menciona en la Circular 06 de 2005, expedida por el Departamento Administrativo

de la Funcin Pblica. En este sentido, es necesario realizar acciones de capacitacin yentrenamiento, para lo cual se sugiere:

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Capacitacin de auditor interno:El curso debe ser de 34 horas y tener la siguiente estructura:

Capacitacin del auditor lder: el curso debe ser de 40 horas y tener la siguienteestructura:

Nota: En la capacitacin de auditores de servicios de salud, en el mdulo de Fundamentos delSistema de Gestin deber incluirse el SOGCS.

Dado que para el desarrollo de las auditoras se recurre a la convocatoria y participacin depersonas de toda la organizacin, es recomendable generar una dinmica que permita desarrollary fortalecer las habilidades del auditor. En este sentido es pertinente:

Entrenar auditores observadores, es decir, aquellas personas que tomaron el curso deauditor interno de 34 horas pero an no han hecho auditoras. Antes de que pueda ser auditoracompaante deber haber realizado mnimo cinco auditoras como observador.

Entrenar auditores acompaantes, es decir, aquellas personas que tomaron el curso deauditor interno de 34 horas y han efectuado auditoras como observador. En este rol el auditortiene una participacin activa; se recomienda que antes de pasar como auditor lder hayarealizado mnimo ocho auditoras como acompaante.

Entrenar auditores lderes, es decir, aquellas personas que tomaron el curso de auditorlder de 40 horas y las respectivas como auditor observador y acompaante.

Es necesario que la Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces, lleve un registro decada auditor en cuanto a la capacitacin, auditoras de entrenamiento y las evaluaciones que se

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2.3.6 Recomendaciones para los auditores

En el desarrollo de la auditora es necesario que tanto el lder como su equipo auditor adoptencomportamientos para planear y ejecutar actividades que hagan exitoso el proceso. Con talobjetivo se recomienda tener en cuenta lo siguiente:

Evitar llegar sin previo aviso a realizar la auditora.

No emitir opiniones personales.

No calificar ni descalificar.

Basarse en hechos y datos.

Ser claros en las explicaciones.

Motivar a la mejora de las no conformidades.

Escuchar activamente.

Hacer preguntas consistentes con el alcance.

Permitir al entrevistado responder y demostrar cmo son manejados los asuntos.

Dar tiempo al entrevistado para que revise los hallazgos y para identificar los elementosdel sistema en los que se encuentran deficiencias.

Cumplir con el alcance de la auditora.

Demostrar paciencia.

Considerando que el papel del auditor es realizar el diagnstico del estado en que se encuentrala entidad con respecto al Sistema Integrado de Gestin (SIG), se debe:

Realizar una auditora independiente y objetiva del SIG.

Estar libre de preconceptos e influencias.

Verificar la efectividad del SIG.

Determinar el grado de implantacin.

Planear y gerenciar la auditora.

Todas las partes involucradas en la auditora deben respetar la integridad e independencia de los auditores.

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Dado que para el desarrollo de las auditoras se recurrea la convocatoria y participacin de personas de toda laorganizacin, es recomendable generar una dinmica quepermita desarrollar y fortalecer las habilidades del auditor.

2.4 PROCESO DE AUDITORA

El presente apartado tiene como propsito dar orientaciones bsicas y generales para el desarrollode una auditora integral. Para ello se toman como referentes los requisitos del Sistema de Gestinde Calidad basado en la NTCGP 1000:2009, los elementos del Modelo Estndar de ControlInterno MECI 1000:2005, la Auditora para el Mejoramiento de la Calidad de la Atencin enSalud y los estndares del Sistema nico de Acreditacin (SUA), los dos ltimos para el sectorsalud. Es decir que este modelo de auditora busca evaluar la conformidad y el cumplimientode los 243 requisitos del SGC, los 29 elementos del MECI, la implementacin del Programa deAuditora para el Mejoramiento de la Calidad (PAMEC) y los estndares del Sistema nico deAcreditacin (SUA).

2.4.1 Etapas de la auditora

Un programa de auditora puede incluir una o ms auditoras dependiendo del tamao, lanaturaleza y la complejidad de la organizacin. Estas auditoras pueden tener diversos objetivos ypueden incluir auditoras combinadas o conjuntas. Un programa de estos tambin incluye todaslas actividades necesarias para planificar y organizar el tipo y nmero de auditoras, as comopara proporcionar los recursos que implica llevarlas a cabo de forma eficaz y eficiente dentrode los plazos establecidos. Adems, debe tenerse presente que una entidad puede establecerms de un programa de auditora y que la Alta Direccin de la organizacin bebe otorgar laautoridad para la gestin del programa de auditora. Los responsables de la gestin del programade auditora deben:

Establecer los objetivos y la extensin del programa de auditora.

Establecer las responsabilidades, los recursos y los procedimientos.

Asegurarse de la implementacin del programa de auditora.

Controlar, revisar y mejorar el programa de auditora.

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Es importante resaltar que para la gestin de un programa de auditora se debe aplicar el cicloPHVA (Planear, Hacer Verificar y Actuar).

Grfico 2. Ciclo PHVA.

Planear

Elaborar un programa de auditoras.

Iniciar la auditora.

Definir los objetivos, el alcance y los criterios.

Definir los recursos.

Revisar el procedimiento.

Designar el auditor lder.

Determinar la viabilidad.

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Conformar el equipo auditor.

Revisar documentos.

Preparar la auditora de campo.

Preparar los documentos de trabajo: plan de auditora, lista de verificacin y solicitud deacciones correctivas.

Asignar trabajo al equipo auditor.

Hacer

Realizar la auditora de campo.

Efectuar la reunin de apertura.

Definir los canales de comunicacin.

Recolectar y verificar la informacin.

Generar los hallazgos de la auditora.

Preparar las conclusiones de la auditora.

Realizar la reunin de cierre.

Verificar

Preparar, aprobar y distribuir el informe.

Terminar la auditora.

Seguimiento y revisin.

Identificar la necesidad de acciones correctivas, preventivas y/o planes de mejoramiento.

Identificar las oportunidades de mejora.

Actuar

Realizar actividades complementarias.

Realizar mejoras al programa de auditora.

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En el caso de los hospitales, el proceso del PHVA se debe desarrollar de acuerdo con lo que sepresenta en el Anexo N. 1.

2.4.2 Preparacin de los resultados de la auditora

La evidencia de la auditora debe ser evaluada con respecto a los criterios de la auditora paragenerar los hallazgos. Es as que los hallazgos pueden indicar conformidad o no conformidad conlos criterios de auditora e identificar una oportunidad para la mejora.

El equipo auditor debe reunirse en momentos adecuados cuantas veces sea necesario para revisarlos hallazgos de la auditora durante su desarrollo. Las conformidades deben ser resumidas paraindicar la localizacin, las funciones, el proceso o los requisitos que fueron auditados. Si estabaincluido en el plan de auditora, se deben registrar los hallazgos de la auditora individuales deconformidad y sus evidencias.

Las no conformidades y las evidencias de la auditora que las soportan tambin deben registrarse.

Las no conformidades deben ser clasificadas y posteriormente revisadas con los representantesapropiados del auditado. El propsito de la revisin es obtener el reconocimiento de que laevidencia de la auditora es precisa y de que las no conformidades se han comprendido.

Se debe realizar todo el esfuerzo posible para resolver cualquier divergencia de opininconcerniente a las evidencias y/o los hallazgos de la auditora y deben registrarse los puntos enlos que no haya acuerdo.

Antes de la reunin final, el equipo auditor debe:

Contrastar los hallazgos de la auditora y de cualquier otra informacin apropiada recabada durante la auditora con los objetivos de esta.

Acordar las conclusiones de la auditora. Estas pueden sealar cuestiones como:

a) La extensin del grado de conformidad del sistema de gestin con los criterios deauditora.

b) La efectiva implementacin y mantenimiento del sistema de gestin.

c) La capacidad del proceso de revisin del sistema para asegurar la continuacin de laviabilidad, la adecuacin y la efectividad del sistema de gestin.

d) Las conclusiones de la auditora pueden llevar a recomendaciones relativas a lasmejoras, el negocio, las relaciones, la certificacin o registro, o futuras actividades deauditora.

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Preparar recomendaciones si est especificado en los objetivos de la auditora.

Discutir el seguimiento de la auditora si es necesario.

De acuerdo con el tipo de auditora que se est desarrollando se generarn una serie de resultadosy determinaciones con rtulos especficos, los cuales se presentan a continuacin:

Tabla 4.Paralelo de los tipos de Auditora en cuanto a resultados y determinaciones.

Independientemente de la denominacin dada a los resultados de la auditora, se puede establecerque como mnimo deben formar parte de un informe de auditora los siguientes elementos:

Fortalezas, es decir, aquellos aspectos positivos que la entidad tiene y debe continuardesarrollando.

Oportunidades de mejora, que de acuerdo con el tipo de auditora se pueden referir a las

debilidades, las recomendaciones o las no conformidades.

Conclusiones, es decir, las proposiciones finales a las que se llega despus de ejecutarla auditora y considerar la evidencia. En este sentido y siguiendo el cuadro anterior, se puedeincluir el nivel de desarrollo y efectividad, as como el desvo en el cumplimento de metas yobjetivos.

Independientemente de la denominacin dada a los resultados de la auditora, se puede establecer que como mnimo debenformar parte de un informe de auditora las fortalezas, lasoportunidades de mejora y las conclusiones.

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n


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A continuacin se presentan una serie de afirmaciones concuatro opciones de respuesta cada una. Seleccione y marquecon una equis (x) al frente de aquella que usted considerecorrecta segn lo expuesto en esta unidad.

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Ee


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A continuacin se presentan una serie de enunciados relacionados con los conceptos desarrollados en este captulo. Escriba en la casilla de respuesta, al frente de cada enunciado, la letra de la norma que corresponda y

que se encuentra en el listado de la parte inferior:

51

Ee


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UNIDAD III EJECUCIN DE LA AUDITORA

En esta tercera unidad se pretende que el lector identifique e incorpore elementos esencialesen el desarrollo de auditoras integradas en la organizacin que le permitan optimizar losrecursos y eliminar la duplicidad de actividades en la organizacin.

Presentar la metodologa para el desarrollo de la auditora interna del SistemaIntegrado de Gestin.

Proporcionar instrumentos asociados a cada una de las etapas del proceso deauditora.

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Oe

Og


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El proceso de auditora contempla desde la programacin, la planificacin, la ejecucin y ladocumentacin, hasta el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas, los planes demejoramiento y las recomendaciones que resulten de las auditoras internas del Sistema Integradode Gestin.

3.1 PROCESO DE AUDITORA

Independientemente de las actividades especficas que cada entidad decida implementar, esimportante que tenga en cuenta las siguientes fases, las cuales son indispensables en el desarrollodel proceso de auditora y para cuyo desarrollo se sugiere la utilizacin de formatos.

3.1.1 Elaboracin del programa de auditora

Anualmente se realiza el Programa de Auditoras Internas para la verificacin de la conformidaddel Sistema Integrado de Gestin, el cual se elabora en el formato Programa de AuditorasInternas y teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos:

Elementos del sistema con mayor dificultad de implementacin.

Resultados de las revisiones efectuadas por la Alta Direccin al Sistema Integrado deGestin.

Cambios organizacionales (retiro de personal, fusin, creacin o eliminacin de cargos,

traslados frecuentes de personal o elevada rotacin de personal).

Nuevos procesos administrativos u operativos.

Resultados no satisfactorios de otras auditoras (internas y externas).

Cambios tecnolgicos.

Resultados de evaluaciones de riesgos.

Resultados de la auditora a las secciones del manual de calidad una vez al ao.

Manejo de auditoras no programadas.

Cambios en la legislacin aplicables.

Recursos disponibles (fsicos, financieros, tecnolgicos, de informacin y humanos equipo auditor).

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Si en la organizacin que se va a auditar opera tanto un Sistema de Gestin de la Calidad como unSistema de Control Interno, entre otros, pueden incluirse auditoras combinadas en el programade auditora. En este caso, debera prestarse especial atencin a la competencia del equipoauditor.

Dos o ms entidades del Estado, en este caso del Distrito, pueden cooperar como parte de susprogramas de auditora para realizar una auditora conjunta. En tal caso, deber prestarse especialatencin a la divisin de las responsabilidades, a la provisin de cualquier recurso adicional, a lacompetencia del equipo auditor y a los procedimientos apropiados, y de ser necesario, llegar aacuerdos sobre estos aspectos antes de que comience la auditora.

Este formato puede ser usado en la realizacin de cualquier tipo de auditora combinada yconjunta para verificar el cumplimiento de los requisitos de la NTCGP 1000; 2009, el MECI1000: 2005 y otros sistemas que la entidad haya implementado.

Un programa de auditora tambin incluye la planificacin, la provisin de recursos y el

establecimiento de procedimientos apropiados para su realizacin dentro del programa. Por talmotivo deberan establecerse los objetivos de un programa de auditora para dirigir la planificaciny la realizacin de las auditoras. Adicionalmente, es importante tener claros los objetivos de cadauna de las auditoras programadas, es decir que lo que debe impulsar la realizacin de estas es:

Prioridad de la direccin.

Prioridad de satisfaccin de necesidades y expectativas de los usuarios.

Requisitos del Sistema Integrado de Gestin (Sistema de Gestin de la Calidad y Sistema

de Control Interno), y todos aquellos con los que cuente la entidad.

Requisitos legales, reglamentarios y contractuales.

Necesidades de evaluar a los proveedores.

Requisitos del cliente.

Necesidades de otras partes interesadas.

Riesgos de la entidad que le impidan cumplir sus objetivos organizacionales.

Una vez se ha definido el programa de auditora es necesario hacer las siguientes acciones:

El jefe de Control Interno o quien haga sus veces convocar al Comit de Calidad y/oComit de Coordinacin de Control Interno con el fin de presentar el programa anualde auditoras de la entidad por medio de un correo electrnico, oficio, memorando, etc.

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Aprobacin del programa anual de auditoras por parte del Comit. En caso de que hayaobservaciones por parte del Comit se incorporarn dichos cambios, de lo contrario se solicitael acta de aprobacin al representante de la Alta Direccin y se procede a socializar el programaentre los involucrados.

El jefe de Control Interno o quien haga sus veces convocar al equipo auditor y designarel auditor lder. En los casos en que se requieran servidores de otras dependencias para queapoyen el proceso a auditar en temas especficos o tcnicos, el jefe de la Oficina de ControlInterno solicitar dichos servidores.

El perfil de los auditores lo define la entidad de acuerdo con sus necesidades y ser requisito parala labor de las auditoras.

El jefe de la Oficina de Control Interno comunicar de manera formal (memorando,oficio y correo electrnico) la realizacin de la auditora a los integrantes del equipo auditor.

La responsabilidad de la gestin de un programa de auditora se ha asignado al jefe de ControlInterno en las entidades del Estado, as que es el encargado de asignar una o ms personas conconocimientos generales sobre los principios de la auditora, la competencia de los auditores yla aplicacin de tcnicas de auditora. Estas personas deben tener habilidades para la gestin, ascomo conocimientos tcnicos del aspecto que se va a auditar.

Aquellos a quienes se les ha asignado la responsabilidad de gestionar el programa de auditora deben:

o Establecer los objetivos y la amplitud del programa de auditora.

o Establecer las responsabilidades y los procedimientos, y asegurarse de que se proporcionenlos recursos.

o Asegurarse de que el programa de auditora sea implementado.

o Asegurarse de que se mantengan los registros pertinentes del programa de auditora.

o Realizar el seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditora.

3.1.2 Elaboracin del plan de auditora

El encargado de hacer la planificacin de la auditora es el auditor lder, en cuyas manos estcoordinar todas las actividades referentes a la preparacin y desarrollo de la auditora.

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En los criterios globales de un programa de auditora se ha establecido que esta debe basarse enobjetivos, alcance y criterios documentados. Los objetivos de la auditora definen qu es lo quese va a lograr con su realizacin. Estos pueden incluir:

La determinacin del grado de conformidad del Sistema Integrado de Gestin delauditado, o de parte de l, con los criterios de la auditora.

La evaluacin de la capacidad del Sistema Integrado de Gestin para asegurarse elcumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios y contractuales.

La evaluacin de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestin paracumplir los objetivos especificados.

La identificacin de los puntos de mejora potencial del sistema de gestin (riesgos).

Para dar cumplimiento al programa de auditora, los integrantes del equipo auditor procedernde la siguiente manera:

I) Defina el alcance de la auditora: es decir, describa la extensin y los lmites de la auditora,tales como ubicacin, unidades de la organizacin, actividades y procesos a ser auditados, ascomo el periodo de tiempo cubierto por la auditora.

Los criterios de la auditora se utilizan como referencia para determinar la conformidad y puedenincluir polticas, procedimientos, normas, leyes y reglamentos, requisitos del Sistema de Gestin

Integral, requisitos contractuales o cdigos de conducta aplicables de las entidades para conseguirlos objetivos organizacionales.

El cliente puede definir los objetivos de la auditora, en tanto que el alcance y los criterios debenser concertados por el cliente de la auditora, el jefe de Control Interno y/o el lder del equipoauditor de acuerdo con los procedimientos del programa de auditora. Cualquier cambio de losobjetivos, del alcance o de los criterios de auditora deben ser acordados por las mismas partes.

Cuando se lleva a cabo una auditora combinada es importante que el lder del equipo auditorse asegure de que los objetivos, el alcance y los criterios de la auditora sean los apropiados a su

naturaleza.Para definir el alcance de la auditora se debe diligenciar el formato Definicin del alcance de laauditora, en donde se establecen cules sern los requisitos de las normas a verificar y se orientasobre cmo proceder en la preparacin de los documentos de trabajo y dems documentacinrequerida que sern aprobados por el auditor lder para iniciar el proceso de auditora.

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Tabla 6.Formato de definicin de Alcance.

DEFINICIN DEL ALCANCE

VIGENCIA DEL PROGRAMA DE EVALUACIN INDEPENDIENTE AUDITORA INTERNA (1):

OBJETO DE AUDITORA Y/O EVALUACIONES (2): ______________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_________________________

AUDITOR Y/O EVALUADOR:_________________________________________________________________

FECHA (3):__________

EXCLUSINES(4):

NUMERAL NOMBRE DEL NUMERAL QUE SE EXCLUYE

TIPO DEPROCESOS A

AUDITAR (5):

ESTRATGICOS MISIONALES APOYO CONTROL

4. SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD (6)

4.1 RequisitosGenerales

4.2 GestinDocumental

4.2.1 Generalidades

4.2.2 Manual de laCalidad

4.2.3 Control deDocumentos

4.2.4 Control de losRegistros

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN (6)

5.1 Compromiso de

la Direccin5.2 Enfoque alCliente

5.3 Poltica deCalidad

5.4 Planicacin

5.4.1 Objetivos dela Calidad

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5.4.2 Planicacindel Sistema

5.5Responsabilidad,

Auditora y

Comunicacin5.5.1

Responsabilidad yAutoridad

5.5.2Representante dela Direccin

5.5.3 ComunicacinInterna

5.6 Revisin por laDireccin

5.6.1 Generalidades

5.6.2 Informacinpara la Revisin

5.6.3 Resultados dela Revisin

6. GESTIN DE RECURSOS (6)

6.1 Provisin deRecursos

6.2 Talento Humano

6.2.1 Generalidades

6.2.2 Competencia,toma de Concienciay Formacin

6.3 Infraestructura

6.4 Ambiente deTrabajo

7. REALIZACIN DEL PRODUCTO O PRESTACIN DEL SERVICIO (6)

7.1 Planicacinde la Realizacindel Producto oPrestacin delServicio

7.2 Procesosrelacionados con elcliente

7.2.1 Determinacinde los requisitosrelacionados conel producto y/oservicio

7.2.2 Revisinde los RequisitosRelacionados conel Producto y/oServicio

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7.3 Diseo ydesarrollo

7.3.1 Planicacindel diseo ydesarrollo

7.3.2. Elementosde entrada para el

diseo y desarrollo

7.3.3 Resultadosdel diseo ydesarrollo

7.3.4 Revisin deldiseo y desarrollo

7.3.5 Vericacindel diseo ydesarrollo

7.3.6 Validacin deldiseo y desarrollo

7.3.7 Control de loscambios del diseoy desarrollo

7.4 Adquisicin debienes y servicios

7.4.1 Proceso deAdquisicin deBienes y Servicios

7.4.2 Informacinpara la Adquisicinde Bienes yServicios

7.4.3 Vericacin

de los Productosy/o Servicios

Adquiridos

7.5 Medicin,

anlisis y mejora

7.5.1 Control de laProduccin y dela Prestacin delServicio

7.5.2 Validacinde los procesos dela produccin y dela prestacin delservicio

7.5.3 Identicaciny Trazabilidad

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7.5.4 Propiedad delCliente

7.5.5 Preservacindel Producto y/oServicio

7.6 Control delos Dispositivosde Seguimiento yMedicin

8 Produccin y prestacin del servicio (6)

8.1 Generalidades

8.2 Seguimiento yMedicin

8.2.1 Satisfaccindel Cliente

8.2.2 AuditoraInterna

8.2.3 Seguimientoy Medicin de losProcesos

8.2.4 Seguimientoy Medicin delProducto y/oServicio

8.3 Control delProducto y/oServicio noConforme

8.4 Anlisis deDatos

8.5 Mejora

8.5.1 MejoraContinua

8.5.2 AccinCorrectiva

8.5.3 AccinPreventiva

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TIPO DEPROCESOS

A AUDITARPARA EL

MECI (5):

ESTRATGICOS MISIONALES APOYO CONTROL

1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATGICO1.1. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL

ELEMENTOS DE CONTROL

1.1.1. Acuerdos,Compromisoso Protocolosticos

1.1.2. Desarrollodel Talento

Humano1.1.3. Estilo deDireccin

1.2. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICOELEMENTOS DE CONTROL

1.2.1. Planes yProgramas

1.2.2. Modelode Operacinpor Procesos

1.2.3. EstructuraOrganizacional

1.3. COMPONENTE ADMINISTRACIN DEL RIESGOELEMENTOS DE CONTROL

1.3.1. ContextoEstratgico

1.3.2.Identicacindel Riesgo

1.3.3. Anlisisdel Riesgo

1.3.4. Valoracindel Riesgo

1.3.5.Polticas de

Administracindel Riesgo

2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN2.1. COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL


2.1.1. Polticasde Operacin

2.1.2.Procedimientos

2.1.3. Controles

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2.1.4.Indicadores

2.1.5. Manual deProcedimientos

2.2. COMPONENTE INFORMACINELEMENTOS DE CONTROL

2.2.1.

InformacinPrimaria

2.2.2.InformacinSecundaria

2.2.3. Sistemasde Informacin

2.3. COMPONENTE COMUNICACINELEMENTOS DE CONTROL

2.3.1.ComunicacinOrganizacional

2.3.2.Comunicacin

Informativa

2.3.3. Medios deComunicacin

3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN3.1. COMPONENTE DE AUTOEVALUACIN


3.1.1.Autoevaluacindel Control

3.1.2.Autoevaluacinde Gestin

3.2 COMPONENTE DE EVALUACIN INDEPENDIENTE

ELEMENTOS DE CONTROL3.2.1.Evaluacin delSistema deControl Interno

3.2.2. AuditoraInterna

3.3. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTOELEMENTOS DE CONTROL

3.3.1. Plan deMejoramientoInstitucional

3.3.2. Planes de

Mejoramientopor Procesos

3.3.3. Planes deMejoramientoIndividual

Nota: Al final de esta unidad encontrar un ejemplo para el uso delanterior formato.

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II) Solicite documentacin necesaria. Antes de desarrollar las actividades de la auditora in situ,la documentacin del auditado debe ser revisada para determinar la conformidad del sistemacon los criterios de auditora. La documentacin puede incluir textos y registros pertinentes delos sistemas integrados de gestin e informes de auditora previos. La revisin debe tener encuenta el tamao, la naturaleza y la complejidad de la organizacin, as como los objetivos y elalcance de la auditora. En algunas situaciones, esta revisin puede posponerse hasta el inicio delas actividades in situ si esto no perjudica la efectividad de la realizacin de la auditora. En otrassituaciones, puede hacerse una visita preliminar al lugar para tener una visin general apropiadade la informacin disponible.

Si se e

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