Planeamento e Calendarização de Eventos

Aspectos introdutórios

A organização pessoal e a gestão

do tempo

Aspectos a considerar Gestão de tempo

•È Importante planear mas pouca gente o faz.

PORQUÊ?

Porque muitas vezes não há tempo. Há tanta coisa a fazer que planear acaba por ficar para segundo plano. Portanto e fundamental fazer uma boa gestão do tempo.

Aspectos a considerar Gestão de tempo

•É importante que o negociador saiba gerir bem o seu tempo

•Planear é a melhor forma de gerir o tempo •Usos de agenda (electrónica ou manual)

•Fazer diariamente uma lista das coisas a fazer

Aspectos a considerar Gestão de tempo

•Não fazer duas ou três coisas ao mesmo tempo

•Manter o local de trabalho arrumado

•Voltar a colocar no local tudo o que retirou!

O Evento

•Normalmente quando falamos em eventos aparecem inúmeras classificações e nomes, mas basicamente quando uma empresa organiza, patrocina ou participa um evento

•Estes são classificados de acordo com vários critérios que ajudam a perceber as vantagens de cada um e a decisão de participação, ou não em determinado evento.

Classificação de Eventos

•Os eventos podem ser classificados consoante a sua finalidade:Eventos Públicos e Institucionais, Promocionais.

•Os eventos podem ser classificados em termos de periodicidade:

Esporádicos;Periódicos;De Oportunidade

Classificação de Eventos

•Os eventos podem ser classificados em termos de área de abrangência:

▫Locais;Regionais;NacionaisInternacionais.

Classificação de Eventos

•Os eventos podem ser classificados em termos de âmbito:

▫Interno;Externo.

Classificação de Eventos

•Os eventos podem ser classificados em termos de público - alvo desejado:

▫Corporativo;

▫Consumidor;

▫Pode também ser ao mesmo tempo Corporativo e virado para o Consumidor (cultural e comercial).

Tipos de Eventos • Como exemplos de tipos de eventos temos:

Feiras;▫ Convenções de Vendas;

▫ Congressos;

▫ Roadshows;

▫ Workshops;

▫ Eventos sociais;

▫ Eventos de Relações Públicas;

▫ Eventos culturais;

▫ Eventos Desportivos, turísticos, culturais, sociais ecológicos, de lazer, etc.

Tipos de Eventos • Estes eventos são muito usados para:

▫ Lançamentos;

▫ Apresentações;

▫ Comemorações;

▫ Demonstrações;

▫ Divulgação de produtos e resultados;

▫ Assinalar aniversários, compras, fusões, negócios, entre outros;Aproximação do público externo e confraternização com público interno – reforço espirito equipa.

Actualidade

•No momento actual os eventos assemelham-se muito, a diferenciação é factor de sucesso e valorização num mercado saturado de informação.

•São as pessoas que desenvolvem este tipo de acção que devemos considerar como elementos cruciais pois ditam o sucesso ou insucesso de um evento.

Actualidade

•Além das pessoas, o que está por trás de um evento é toda a reputação e credibilidade de uma empresa enquanto organizadora.

•A palavra reputação é posta em causa quando surge uma crise e a gestão de crise em eventos é inevitavelmente uma constante realidade para quem os organiza.

Actualidade

•A solução passa por estarmos preparados e estar preparado envolve a previsão, definição e cumprimento de todas as etapas e procedimentos essenciais que um evento necessita.

Gestão de Crise

•A gestão de crise em eventos começa desde a altura de decisão de avançar ou não para a organização ou participação num evento, onde à prióri se deve reflectir e analisar:

Gestão de Crise •A integração da acção com o plano e

objectivos de comunicação da empresa – Institucionais ou Promocionais ou ainda ambos;

•Disponibilidade financeira;•Disponibilidade técnica e de capital humano;•Disponibilidade de infra-estrutura;•Disponibilidade de prazos de implantação da

acção.

Gestão de Crise • Tendo em conta que para se realizar um evento, que, pela

sua natureza, envolve o contacto directo com o público, existem algumas preocupações que o gestor do evento deve ter, nomeadamente:

▫ Ao nível da comunicação;

▫ Ao nível da liderança;

▫ Organização: briefing, check list, documentação;

▫ Cultura geral;

▫ Flexibilidade, diplomacia, improviso e criatividade;

▫ Responsabilidade;

▫ Formação, conhecimento dos fornecedores e das novidades.

Perfil do Gestor/Produtor • Assim, na execução do projecto, o perfil desejado do responsável pela gestão

do evento é alguém que reúna os seguintes critérios:

▫ Organizado;

▫ Elevado sentido de responsabilidade;

▫ Dinâmico;

▫ Capacidade de comunicação;

▫ Gosto pela área de organização de eventos;

▫ Capacidade comercial e operacional;

▫ “Know-how” em diversas áreas;

▫ Obsessão pelo pormenor;

▫ Muito, muito, muito bom senso.

Perfil do Gestor/Produtor

•A importância do pormenor é essencial, talvez devido ao facto de inúmeras vezes se associar o evento a ambientes mais descontraídos, descura-se os pequenos pormenores, estamos perante um exercício extremamente exigente de gestão de agentes, interligação de fornecedores, prevenção de imprevistos e organização absoluta necessária.

Perfil do Gestor/Produtor

•A promoção e organização de um evento, é um negócio do fascínio mas igualmente de rigor, de procura constante de novas ferramentas artísticas e tecnológicas, mas sem esquecer as regras académicas obedecendo a uma estratégia pura de comunicação e marketing para conseguir obter grandes resultados.

Perfil do Gestor/Produtor

•No final, um evento onde tudo pareceu espontâneo, significa que todos os aspectos de pormenor não foram descurados, detalhes que escapam à maioria dos convidados, mas dos quais dependem o sucesso do evento.

Carácter da Crise

•O carácter de uma crise é determinado pela força do impacto que esta gera, terá reflexo na percepção dos públicos prioritários em relação ao evento e à empresa organizadora, o que consequentemente afectará a sua reputação e credibilidade.

Carácter da Crise

•Um local incomum, colaboradores inexperientes, movimentação de equipamentos e o clima de agitação geral formam os ingredientes para ameaças em potencial.

•  A avaliação sensata das potenciais ameaças e a avaliação preventiva são a base da gestão de risco.

Escolha do Evento

•Em primeiro lugar, deve-se fazer um pré-projeto, enfatizando seis tópicos:

Processos• Objetivo

• Conceito do “Produto”

▫ Definição clara do que deve ser o evento▫ Estruturação▫ O quê▫ Quêm ▫ Onde ▫ Quando ▫ Porquê▫ Como ▫ Custos

Processos

•Público-Alvo•Análise do Mercado

▫Demanda do “produto”▫Concorrência

•Estratégia

▫Que “ferramentas” usar▫Possibilidade de patrocínio

Processos

•Análise de Viabilidade Técnica/Econômica

▫Necessidade de recursos financeiros e humanos

▫Simulação pessimista e otimista

Sistema dos 3 Pontos

•Para que um evento tenha um “final feliz”, é necessário organizá-lo considerando 3 pontos:

▫Produção

▫Promoção

▫Custos

Sistema dos 3 Pontos

•Podemos detalhar algumas actividades cruciais a serem observadas para a realização de um evento.

▫Produção▫Promoção▫Custos

Produção

•Local•Período•Público-Alvo•Quantidade de Público•Estacionamento•Segurança•Limpeza•Atendimento Médico•Equipamentos

Produção

•Equipas de Manutenção•Aspectos Legais•Licenças•Seguro•Hospedagem•Alimentação

Produção

•Catering •Recepção•Secretaria•Contratação de Pessoal•Administração de Pessoal•Venda de ingressos•Inscrições •Credenciação

Promoção

•Criação de nome•Programação visual•Cenografia promocional•Merchandising•Media•Comunicação•Promoção•Distribuição de Brindes

Promoção

•Sorteios•Divulgação•Assessoria de Imprensa•Relações Públicas•Procura de Patrocínios•Relatórios de Retorno•Clipping (selecção de artigos dos media)

Custos

•Orçamento Global•Orçamento Setorizado•Fluxo de Caixa•Balancete•Prestação de Contas•Relatório com Relação Custo/Benefício

Expectativas dos clientes

•As expectativas dos clientes devem ser clara e rigorosamente identificadas, para que seja possível gerir a organização do evento de acordo com as suas necessidades.

•Por vezes, o objectivo principal é atrair o maior número de participantes ou utilizar o melhor local disponível e não necessariamente fazer lucro.

Expectativas dos clientes

•Outras vezes, o objectivo principal do evento é, de facto, o lucro.

•Seja qual for o objectivo do evento, o cliente espera sempre um determinado nível de qualidade e pode ter expectativas quanto à realização dos seus objectivos dentro de um determinado período de tempo.

Expectativas dos clientes

•Genericamente o cliente espera sempre tirar o máximo partido do evento pelo preço mínimo (sendo a expectativa dos fornecedores exactamente a oposta).

•É por isso necessário encontrar um compromisso adequado.

Expectativas dos clientes

•A maior parte dos organizadores afirma que a satisfação dos clientes é o principal objectivo da organização do evento, visto que clientes satisfeitos são a base de um evento bem sucedido.

Imagem organizacional

•Todas as organizações no sector dos eventos devem ter uma boa reputação.

•Os serviços dos eventos podem ser muito exigentes.

Imagem organizacional

•Depois de se criar uma boa imagem empresarial, esta deve ser preservada com o maior cuidado pois pode ser facilmente posta em causa com um simples erro, que é muitas vez rapidamente transmitido a outros potenciais clientes.

Imagem organizacional

•A manutenção de elevados padrões de qualidade é essencial para a viabilidade a longo prazo da organização, permitindo conquistar uma vantagem sobre a concorrência.

As consequências das restrições

• Há restrições que podem afectar a organização de um evento, exigindo por exemplo que o organizador altere as práticas de trabalho normais.

• As restrições podem envolver limite orçamentais impostos pelo cliente e pelo tempo ou restrições de pessoal impostas pela organização ou por requisitos de autoridades exteriores à organização, nomeadamente os serviços de emergência ou as autoridades de licenciamento.

As consequências das restrições•Qualquer que seja a natureza da

restrição, é da responsabilidade do organizador negociar, com a sua própria organização e com o cliente, para encontrar uma solução adequada que não afecte o sucesso do evento.

•É aqui que são postas à prova as aptidões do organizador para encontrar soluções criativas sem afectar a qualidade.

Os Indivíduos

Clientes

•O cliente deve ser o centro de todas as atenções.

•A chave do sucesso no sector dos eventos é compreender as necessidades do cliente, satisfazer essas necessidades e «orientar» o cliente rumo ao sucesso do evento, o que pode, por vezes, implicar recusar de forma delicada uma sugestão irrealista do cliente.

Clientes

•Eles não são especialistas do sector dos eventos (e por vezes não gostam de reconhecer esse facto), mas o seu contributo para a forma como o evento deve ser organizado para atingir os seus objectivos é crucial.

Especialistas

•Os especialistas têm uma função crucial na realização do evento.

•Uma das funções mais importantes é desempenhada pelos fornecedores de catering (comida e bebidas).

Especialistas

•Estes podem apoiar o sucesso do evento dando sugestões acerca do tipo de comida que se pode oferecer (especialmente no caso de serviços de catering com produtos dietéticos) bem como da forma de fornecer a comida, em função dos requisitos do evento (buffet ou refeição servida à mesa).

Especialistas

•Os fornecedores de audiovisual (fornecedores do apoio técnico) podem apoiar os organizadores, dando sugestões quanto ao equipamento mais adequado para o evento e oferecendo apoio técnico durante o evento para garantir que o evento corre sem incidentes.

Especialistas

•As empresas de transportes fornecem veículos para a transferência de participantes do aeroporto para o hotel, do hotel para o evento, para onde se realizem acontecimentos sociais ou para outros locais de interesse.

Especialistas

•É importante que a empresa de transportes esteja familiarizada com a área para evitar atrasos e que forneça veículos seguros e de confiança, bem como condutores seguros e educados.

•A qualidade do transporte pode afectar o sucesso do evento.

Especialistas

•Um fornecedor de catering bem escolhido pode inclusive salvar um evento! Os fornecedores de audiovisuais que ofereçam equipamento de qualidade e confiança são também essenciais para um evento bem organizado.

Especialistas

•Nos eventos internacionais os fornecedores de audiovisuais devem também ter bons conhecimentos de Inglês técnico, bem como de outras línguas mais faladas internacionalmente, para facilitar as comunicações entre os oradores e os funcionários do evento e de apoio.

Outros Colaboradores

•Há muitos outros colaboradores envolvidos no evento, nomeadamente funcionários de apoio, assistentes, mensageiros, pessoal da segurança, da informação, etc..

•Estas pessoas contribuem para o evento prestando serviços de apoio.

Outros Colaboradores• Todos eles devem estar cientes da importância

dos clientes.

• Devem falar inglês e ser educados e correctos.

• Qualquer funcionário que não esteja ciente da importância dos clientes pode prejudicar o evento, ou por não prestar os serviços com a devida qualidade ou por prestar os serviços de forma grosseira, deixando os participantes insatisfeitos.

Autoridades

Companhias de Seguros

Companhias de Seguros

•Os seguros representam um requisito muito importante para a organização de eventos, e é necessário identificar quais as áreas de risco e que aspectos específicos deverão ser cobertos por seguros.

Companhias de Seguros

•Algumas instalações podem exigir a realização de um seguro como parte integrante das suas condições para albergar o evento e a maior parte dos organizadores deve garantir que todos os riscos principais estão cobertos, tal como o cancelamento do evento e a perda da receita no caso de acções terroristas, guerras, etc., e também naturalmente a cobertura de responsabilidades civis.

Companhias de Seguros

•As companhias de seguro têm geralmente pessoal especializado com conhecimentos necessários para aconselhar os organizadores em questões de seguros.

•O nível de especialização que estes oferecem determina se o seu evento está ou não devidamente coberto.

Serviços de Emergência

•No caso de surgir uma emergência, deve ser seguido um plano de emergência.

•No entanto, chama-se a atenção que é essencial para os organizadores saberem como reagir em situações de emergência para garantir a segurança dos participantes do evento.

Serviços de Emergência• Os organizadores devem estar especialmente

cientes de:▫ A localização das saídas de emergência;▫ Os meios de anunciar as emergências;▫ Os ponto de encontro em caso de evacuação de um

edifício devido a um incêndio;▫ As responsabilidades delegadas e procedimentos de

reporte;▫ Como ter acesso aos serviços de assistência

médica;▫ A lista de números de telefone para aceder

rapidamente aos serviços relevantes.

Autoridades Locais• O sector de eventos necessita muitas vezes do

apoio das autoridades locais para a organização dos eventos.

• A importância de garantir o cumprimento dos requisitos das autoridades locais não deve nunca ser subestimada.

• Se isto não for devidamente acautelado pode resultar no encerramento do seu evento.

Autoridades Locais• O apoio das autoridades locais concentra-se,

por vezes, em aspectos relacionados com a promoção da cidade (ou da região) destino do evento.

• As autoridades locais podem dispor de uma equipa especializada para prestar assistência na resolução dos aspectos da organização do evento que podem ter um impacto negativo na vida dos residentes locais.

Autoridades Locais• Por exemplo, a gestão do trânsito, de

engarrafamentos e do estacionamento automóvel dentro da cidade, ou mesmo o encerramento de algumas artérias para a realização de um festival ou de uma parada.

•As autoridades locais podem também oferecer apoio financeiro para um evento, de forma a atrair pessoas para a sua cidade.

As Autoridades de Licenciamento

•É necessário trabalhar em conformidade com a legislação local, regional e nacional relativamente a licenças necessárias para um evento.

•Por exemplo os organizadores devem respeitar as leis locais relativas a eventos ao ar livre, espectáculos de entretenimento, à venda de álcool ou ao acesso e utilização de edifícios históricos.

Organizações

Fornecedores

•A escolha de bons fornecedores, que ofereçam produtos e serviços de qualidade a um bom preço, é um factor decisivo para o sucesso de um evento.

•Antes de assinar qualquer contrato de fornecimento, deverá fazer-se uma escolha criteriosa dos fornecedores, estudando nomeadamente as suas referências e padrões de qualidade.

Fornecedores

•Por vezes um fornecedor poderá estar a sobrestimar os seus preços e este facto pode ter um grande impacto em eventos em que os números sejam variáveis.

•Isto mostra que é imprescindível obter cotações de preços firmes para cada um dos eventos que organize.

Desmontagem do Evento

•A Desmontagem do evento têm que ser criteriosamente prevista em contrato.

•Ao adjudicar os serviços a empresas exteriores temos que ter em conta esse facto, salvaguardado em contrato.

•O atraso nas desmontagens poderá implicar um acréscimo de custos desnecessário