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FACUDADE TECSOMA Bacharelado em Administração Bruno Souza Mota GESTÃO DA TECNOLOGIA NA CONTABILIDADE. Paracatu 2013
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FACUDADE TECSOMA
Bacharelado em Administração
Bruno Souza Mota
GESTÃO DA TECNOLOGIA NA CONTABILIDADE.
Paracatu
2013
2
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Bruno Souza Mota
GESTÃO DA TECNOLOGIA NA CONTABILIDADE.
Monografia apresentado a disciplina de Metodologia
do estágio supervisionado II ministrada pelo
professor Geraldo B. B. de Oliveira como pré-
requisito parcial para aprovação do curso de
Bacharel em Administração da Faculdade Tecsoma.
Orientador Metodológico: Geraldo B. Barbosa de
Oliveira
Orientador Teórico: Prof. Alan Kardec
Paracatu
2013
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MOTA, Bruno Souza
Gestão da Tecnologia na Contabilidade. / Bruno Souza Mota. Paracatu,
2013.
Orientador: Alan Kardec
Monografia (Graduação) – Faculdade TECSOMA, Curso de Bacharel em
Administração de Empresas.
1. Gestão da Tecnologia. 2. Tecnologia. 3. Tecnologia na contabilidade. I. Kardec,
Alan. II. Faculdade TECSOMA. III. Gestão da tecnologia na contabilidade
CDU 65.011.56
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Bruno Souza Mota
GESTÃO DA TECNOLOGIA NA CONTABILIDADE
Monografia apresentada ao curso de Administração
da Faculdade Tecsoma como requisito parcial para
obtenção do título de bacharelado em administração.
_______________________________________________________
Fernando Antônio Antunes
_______________________________________________________
Alan Kardec (Orientador Teórica)
_______________________________________________________
Geraldo B. B. de Oliveira (Orientador Metodológico)
Paracatu, 27 de Novembro de 2013.
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A minha família, minha esposa e amigos pelo
incentivo, apoio e carinho.
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AGRADECIMENTOS
A Deus por me dar a vida e a capacidade de realizar todos os meus projetos e pela
força da fé que me das forças para cumprir meus objetivos.
A minha família, especialmente meu pai, que me ensinou o que não se aprende nos
livros ou nassalas de aulas.
A minha esposa, que com sua amizade, companheirismo, cumpricidade e apoio, fez
com que eu chegasse aos meus objetivos; e a todos meus amigos e colegas que contribuem
para realização deste trabalho, especialmente ao professor Geraldo Benedito e Alan Kardec
pela orientação e apoio necessário, ao coordenador Fernando Antunes e todo o corpo docente
do curso.
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RESUMO
Esta pesquisa é um estudo de caso que trata uma das mais frequentes dúvidas que um
administrador de empresa, principalmente os da área contábil, possa vir a ter: qual a
necessidade da informatização na empresa, e vale a pena aplica-la? Nele, o leitor pode
encontrar além de outros, discussões sobre os mais importantes temas que englobam o
assunto. A questão sobre a informatização na área contábil, como surgiu, sua evolução, o
avanço dos órgãos fiscalizadores como Receita Federal, as características e definições de
sistemas de informações e seus subsistemas, a gestão tecnológica dentro da contabilidade,
onde se pode ter acesso a planejamentos estratégicos, operacionais e tecnológicos, os passos
da implantação da tecnologia na empresa e por último o estudo de caso no qual é demonstrado
a importância da gestão da tecnologia na empresa, onde foram levantados dados históricos
para analises de viabilidade de implantação e dos processos, a eficiência dos sistemas de
informação quanto a gestão da informação e aos benefícios quanto a imagem da empresa
visando seus clientes.
Palavras-chave: Gestão da Tecnologia. Tecnologia na contabilidade. Tecnologia.
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ABSTRACT
This research is a case study which addresses one of the most frequent questions that an
enterprise administrator, especially the accounting area, might have: what is the need for
computerization in business, and worth apply it? In it, the reader can find besides others,
discussions about important topics that encompass the subject. The question of
computerization in the accounting area, as emerged, its evolution, the progress of regulatory
agencies like the IRS, the features and settings of information systems and their subsystems,
technology management within the accounting, where you can have access to planning
strategic, operational and technology, the steps of the deployment of technology in business
and finally the case study which demonstrates the importance of technology management at
the company, where historical data for analysis of the feasibility of implementation and
processes were raised, the efficiency of information systems and information management
and benefits as the company's image targeting your customers .
Keywords : Technology Management. Technology in Accounting. Technology.
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LISTA DE ILUSTRAÇÃO
Figura 1 – Organograma....................................................................................................... 16
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LISTA DE TABELA
Tabela 01 - Recursos Humanos..............................................................................................25
Tabela 02 - materiais...............................................................................................................25
Tabela 03 - recursos materiais...............................................................................................26
Tabela 04 - valores totais........................................................................................................26
Tabela 05 - Análise técnica do gráfico: Por favor, diga-nos quais as mudanças mais
relevantes na implantação de hardware e softwares na empresa........................................61
Tabela 06 - Análise técnica do gráfico: O sistema da empresa é fácil de usar?...............63
Tabela 07 - Análise técnica do gráfico Voce já teve algum problema com informação da
empresa?..................................................................................................................................64
Tabela 08 - Análise técnica do gráfico: O problema estava relacionado com:..................65
Tabela 09 - Análise técnica do gráfico: Você acha importante a relação da contabilidade
com a informática dentro da empresa?.................................................................................66
Tabela 10 - Análise técnica do gráfico: Há quanto tempo você utiliza os serviços da
contabilidade Consult?...........................................................................................................68
Tabela 11 - Análise técnica do gráfico: Qual é seu grau de satisfação quanto as
informações e serviços informatizados da empresa Consult?.............................................69
Tabela 12 - Análise técnica do gráfico: Em comparação as informações datilografadas,
os serviços informatizados são:..............................................................................................70
Tabela 12 - Análise técnica do gráfico: A apresentação de serviços contábeis
informatizados da Consult atende bem as necessidades de quem usa este serviço?.........71
Tabela 13 - Análise técnica do gráfico: Você acha importante a informatização e
constante modernização da empresa?...................................................................................72
Tabela 14 - Recursos...............................................................................................................76
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LISTA DE GRÁFICOS
Gráfico 1 - Por favor, diga-nos quais as mudanças mais relevantes na implantação de
hardware e softwares na empresa ..........................................................................................61
Gráfico 2 - O sistema da empresa é fácil de usar?...............................................................63
Gráfico 3 - Voce já teve algum problema com informação da empresa?..........................64
Gráfico 4 - O problema estava relacionado com:.................................................................65
Gráfico 5 - Você acha importante a relação da contabilidade com a informática dentro
da empresa?.............................................................................................................................66
Gráfico 6 - Funcionários x Clientes.......................................................................................67
Gráfico 7 - Há quanto tempo você utiliza os serviços da contabilidade Consult?............68
Gráfico 8 - Qual é seu grau de satisfação quanto as informações e serviços
informatizados da empresa Consult?....................................................................................69
Gráfico 9 - Em comparação as informações datilografadas, os serviços informatizados
são:............................................................................................................................................70
Gráfico 10 - A apresentação de serviços contábeis informatizados da Consult atende
bem as necessidades de quem usa este serviço?...................................................................71
Gráfico 11 - Você acha importante a informatização e constante modernização da
empresa?..................................................................................................................................72
Gráfico 12 - Despesas Gerais x Despesas tecnológicas x Receita........................................73
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LISTA DE SIGLAS
AC – Autoridade Certificadora
CD – certificado digital
CPMF – Contribuição Provisória sobre Movimentação Financeira
DOS – Disk Operating System
DOU – Diário Ofocial da União
DIF – Doutrina de Inteligência Fiscal
ECD – Escrituração Contábil Digital
e-CAC – Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte
e-DOC – documento eletrônico
EFD – Escrituração Fiscal Digital
ERP – enterprise resources planning
HD – Hard Disk
IBPT – Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário
ICMS – Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de
Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação.
ICP – Infraestrutura de Chaves Públicas
NFe – Nota Fiscal eletrônica
PMATA – Projeto de Modernização da Administração Tributária e Aduaneira
RFB – Receita Federal do Brasil
SEFAZ – Secretaria da Fazenda
SIC – Sistemas de Informação Contábil
SIF – Sistema e inteligência Fiscal
SIG – Sistemas de Informação Gerencial
SIGE – Sistemas Integrados de Gestão Empresarial
SGB – sistemas de Informações Gerenciais Básicos
SPED – Sistema Público de Escrituração Digital
SWOT – Strengths, Weaknesses, Oportunities e Threats
UNICAMP – Universidade Estadual de Campinas
UNIF – Unidades de Inteligência Fiscal
TI – Tecnologia da Informação
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SUMÁRIO
1 INFORMAÇÕES SOBRE A EMPRESA .......................................................................... 26
1.1 Razão Social ...................................................................................................................... 26
1.2 Nome Fantasia .................................................................................................................. 26
1.3 Endereço ............................................................................................................................ 26
1.4 CNPJ .................................................................................................................................. 26
1.5 Inscrição Estadual ............................................................................................................ 26
1.6 Quadro Societário ............................................................................................................. 26
1.7 Capital Social .................................................................................................................... 27
1.8 Organograma .................................................................................................................... 27
1.9 Objetivos Sociais da Empresa ......................................................................................... 27
1.10 Missão da empresa ......................................................................................................... 27
1.11 Público Alvo ................................................................................................................... 28
2 INFORMAÇÕES SOBRE O ESTÁGIO ........................................................................... 29
2.1 Coordenador do Estágio .................................................................................................. 29
2.2 Professor Orientador Teórico.......................................................................................... 29
2.3 Professor Orientador Metodológico................................................................................ 29
2.4 Supervisor de estágio na empresa ................................................................................... 29
2.5 Área de conhecimento do estágio .................................................................................... 29
3 PROJETO MONOGRÁFICO............................................................................................ 31
3.1 Título .................................................................................................................................. 31
3.2 Tema .................................................................................................................................. 31
3.3 Justificativa ....................................................................................................................... 31
3.4 Objetivos ............................................................................................................................ 32
3.4.1 Objetivo Geral ............................................................................................................... 32
3.4.2 Objetivos Especifícos ..................................................................................................... 32
3.5 Problematização................................................................................................................ 32
3.5.1 Hipótese .......................................................................................................................... 33
3.6 Resultados Esperados ....................................................................................................... 33
3.7 Metodologia de Trabalho ................................................................................................. 34
3.8 Cronograma de Atividades .............................................................................................. 34
3.9 RECURSOS ...................................................................................................................... 35
3.9.1 Recursos Humanos ........................................................................................................ 35
3.9.2 Recursos Materiais ........................................................................................................ 36
3.9.3 Recursos Financeiros ..................................................................................................... 37
3.94 Valores Totais ................................................................................................................. 37
4 INTRODUÇÃO ................................................................................................................... 38
5 REVISÃO DA LITARATURA .......................................................................................... 40
5.1 A contabilidade informatizada ........................................................................................ 40
5.1.1 A tecnologia na contabilidade ....................................................................................... 40
5.1.2 A evolução da contabilidade ......................................................................................... 41
5.1.3 O avanço tecnológico dos orgãos fiscais ...................................................................... 42
5.1.4 A Importância da informática para a contabilidade .................................................. 47
5.2 Sistemas de Informação ................................................................................................... 48
5.2.1 Informação ..................................................................................................................... 48
5.2.2 Tecnologia da informação ............................................................................................. 48
5.2.3 Sistema ............................................................................................................................ 48
25
5.2.4 Sistemas de informação ................................................................................................. 49
5.2.5 Sistema de Informação Contábil .................................................................................. 50
5.2.6 Sistema de informação gerencial (SIG): ...................................................................... 51
5.2.7 Sistemas integrados de gestão ....................................................................................... 51
5.2.8 SIGE x Sistemas Especialistas (Best-of-breed) ........................................................... 52
5.3 Gestão da tecnologia na contabilidade ........................................................................... 54
5.3.1 Gestão de recursos ......................................................................................................... 55
5.3.2 Planejamento estratégico .............................................................................................. 56
5.3.3 Planejamento Operacional ........................................................................................... 57
5.3.4 Planejamento Estratégico de tecnologia da informação ............................................ 57
5.3.5 Análise economica-financeira do plano de informatização ....................................... 57
5.4 implantação da tecnologia na empresa ........................................................................... 59
5.4.1 A definição das necessidades de informação. .............................................................. 59
5.4.2 A escolha dos softwares adequados. ............................................................................. 60
5.4.3 Preparação do ambiente ............................................................................................... 61
5.4.4 Realização de treinamentos .......................................................................................... 62
6 ESTUDO DE CASO ............................................................................................................ 64
6.1 Breve histórico e Narrativa do caso. ............................................................................... 64
6.2 Definição dos fenômenos em estudo ............................................................................... 65
6.2.1 Implantação da tecnologia. ........................................................................................... 65
6.2.2 A eficiência da tecnologia .............................................................................................. 67
6.2.3 Imagem da empresa ...................................................................................................... 68
6.2.4 Viabilidade de Implantação tecnológica ...................................................................... 69
6.3 Apresentação de questões de pesquisa ............................................................................ 70
6.3.1 Objetivos ......................................................................................................................... 70
6.3.2 Hipóteses ......................................................................................................................... 70
6.4 Metodologia de Estudo ..................................................................................................... 70
6.4.1 Estruturação do instrumento de pesquisa e coleta dos dados ................................... 72
6.5 Análise dos dados .............................................................................................................. 73
6.5.1 A eficiência da tecnologia .............................................................................................. 74
6.5.2 Imagem da empresa ...................................................................................................... 81
6.5.3 Viabilidade de Implantação .......................................................................................... 86
7 CONCLUSÃO ...................................................................................................................... 88
7.1 Projeto de implementação das sugestões para Monografias de Estudo de Casos. ..... 88
7.1.1 Objetivos Gerais ............................................................................................................ 88
7.1.2 Hipotese .......................................................................................................................... 88
7.1.3 Justificativa .................................................................................................................... 89
7.1.4 Metodologia .................................................................................................................... 89
7.1.5 Recursos .......................................................................................................................... 89
REFERÊNCIAS ..................................................................................................................... 90
ANEXO .................................................................................................................................... 94
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1 INFORMAÇÕES SOBRE A EMPRESA
Neste tópico serão citadas as principais informações em relação à empresa, tais como razão
social, nome fantasia, endereço, CNPJ, Inscrição Estadual, quadro societário, capital social,
organograma, objetivos sociais da empresa, missão e público alvo.
1.1 Razão Social
Edleuza Mendes Nascimento Oliveira
1.2 Nome Fantasia
Consult Consultoria e Contabilidade
1.3 Endereço
Rua Goiás, 368, Centro.
1.4 CNPJ
06349594/0001-27
1.5 Inscrição Estadual
Isento
1.6 Quadro Societário
Edleuza Mendes Nascimento – Sócio Mejoritária - 100%
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1.7 Capital Social
R$ 10.000,00 (dez mil reais)
1.8 Organograma
Fonte: Dados coletados na própria empresa
Autor: Bruno Souza Mota
1.9 Objetivos Sociais da Empresa
Prestar serviços de contabilidade às empresas comerciais, industriais e de serviços, aos
profissionais liberais e autônomos, aos produtores rurais, às associações e cooperativas e
demais segmentos, com qualidade e eficiência.
1.10 Missão da empresa
Através do domínio do conhecimento e tendência de mercado, oferecer de forma justa
e completa soluções na Gestão Contábil e em Consultorias, proporcionando satisfação e
atendendo as expectativas de nossos clientes, usando como ferramenta principal de gestão a
tecnologia e a parceria com fornecedores e colaboradores gerando rentabilidade.
DIRETOR
AUXILIARES DE CONTABILIDADE
TELEFONISTA OFFICE BOY
CONTADORES
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1.11 Público Alvo
O projeto acadêmico visa atingir diretamente a gestão da empresa em questão, além de
empresas de qualquer área de atuação que se interessem em implantar ferramentas
tecnológicas em suas atividades. O projeto em questão categoriza seu público – alvo como:
gestores, uma vez que a análise da implantação da tecnologia engloba todas as
funcionalidades da empresa, do trabalho com informaçõs úteis à empresa à viabilidade
financeira, além da redução de custos e aumento de produtividade.
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2 INFORMAÇÕES SOBRE O ESTÁGIO
2.1 Coordenador do Estágio
Fernando Antônio Antunes
2.2 Professor Orientador Teórico
Alan kardec Guimarães Junior
2.3 Professor Orientador Metodológico
Geraldo Benedito Batista de Oliveira
2.4 Supervisor de estágio na empresa
Sérgio José de Souza
2.5 Área de conhecimento do estágio
Gestão da tecnologia
30
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3 PROJETO MONOGRÁFICO
3.1 Título
Gestão da Tecnologia na Contabilidade
3.2 Tema
Gestão da Tecnologia
3.3 Justificativa
A tecnologia mudou o contexto da contabilidade e o papel do contador ficou muito
mais abrangente, deixando a função de apenas apresentar o resultado para o cliente, através do
balanço patrimonial, e passando a contribuir efetivamente, para uma gestão estratégica eficaz
nas organizações através do uso dos sistemas de informação.
A área da contabilidade além de ter um fator importante dentro da organização
também foi uma das pioneiras á utilizarem os sistemas de informação.
A contabilidade foi uma das primeiras áreas a usar computadores, a partir da década
de 1950, quando os primeiros computadores comerciais foram empregados para
desenvolver sistemas de informação contábeis, tais como folhas de pagamento e
livros de escrituração. Ao longo do tempo, os contadores passaram a depender cada
vez mais dos sistemas de informação para resumir transações, criar registros
financeiros, organizar dados e realizar análises financeiras. Hoje não há como
realizar nem mesmo as funções contábeis mais básicas de uma empresa sem um
significativo investimento em sistemas. [...]. (LAUDON, Kenneth, LAUDON,
2007, p. 21).
Atualmente, segundo Laudon, Kenneth, Laudon (2007), o que torna os sistemas de
informação tão essencial, é a intenção de atingir seis importantes objetivos organizacionais:
excelência operacional; novos produtos; serviços e modelos de negócios; relacionamento mais
estreito com clientes e fornecedores; melhor tomada de decisões e; vantagem competitiva e
sobrevivência.
Com a utilização de sistemas de informação, a empresa é vista como um todo, e ao
mesmo tempo como unidades distintas. O setor contábil é uma das áreas que mais absorve
essa nova realidade, pois são utilizados desde programas criados especificamente para as
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operações de registro até programas contábeis onde são gerados todos os relatórios legais e
gerenciais que as empresas necessitam.
3.4 Objetivos
Neste tópico serão desesnvolvidos os objetivos gerais e específicos que serão os
pontos principais que moverão o estudo de pesquisa para elaboração do projeto.
3.4.1 Objetivo Geral
Mostrar a importância da gestão da tecnologia na contabilidade.
3.4.2 Objetivos Especifícos
Abordar as características de um sistema de informação contábil.
Analisar a influência da gestão da tecnologia no ambiente interno à contabilidade.
Identificar as principais medidas que estão sendo adotadas pela contabilidade face
ao impacto da tecnologia nessa área
Identificar os vários recursos disponíveis no que tange a tecnologia e as
ferramentas que podem ser utilizadas para atender a contabilidade financeira, gerencial e
fiscal
Descrever a importância da gestão da tecnologia na àrea contábil
3.5 Problematização
A empresa de contabilidade, Consult, com as atualizações no mercado e a necessidade
de gerenciar suas informação optou por investir em hardwares e softwares para sistemas de
informação na implantação da empresa. Com o passar do tempo o gestor verificou gastos
considerados altos e dificuldades nas atualizações de suas tecnologias. Com estes gastos o
gestor se indagou pela real importância e viabilidade da tecnologia em sua empresa. Através
desta indagação foi criada a pesquisa: qual a importância da gestão da tecnologia na
contabilidade?
33
3.5.1 Hipótese
Analizar a viabilidade dos investimentos em hardware e softwares, buscando definir o
custo/benefício; relacionar a importância dos sistemas de informação na prestação de serviços
e efetuar um comparativo dos métodos utilizados da abertura da empresa ate os dias atuais.
3.6 Resultados Esperados
Segundo Oliveira (2003), os resultados esperados pela informatização serão notadas
principalmente nos processos de informatização da informação trazendo benefícios em todos
os âmbitos da empresa, como podemos observar:
As empresas que adotaram a contabilidade informatizada tiveram bons resultados e
procuraram cada vez mais melhorar esse processo. São eles:
Aumento da produtividade: a velocidade de processamento das informações,
quando se faz uso do computador para trabalhar, gera aumento substancial da
produtividade. O tempo gasto por uma pessoa ou uma equipe, para se produzir um
balancete ou outro relatório da contabilidade nos sistemas convencionais é muito
superior ao tempo gasto quando se utilizam sistemas informatizados.
Melhoria da qualidade dos serviços: a impressão eletrônica por meio de boas
impressoras torna o trabalho mais apresentável.
Mais estímulo para os profissionais da área. O trabalho torna-se menos estafante e
em função disso mais estimulante.
Facilidade para a leitura prévia dos relatórios: os relatórios gerados pelos sistemas
podem ser lidos previamente, evitando possíveis erros, antes de serem impressos.
Atendimento às exigências dos órgãos quanto ao cumprimento de prazos: O não
recolhimento nas datas indicadas para o vencimento da obrigação geralmente
implica em pagamento de multa e juros para a empresa. Só tornado possível para
algumas empresas o cumprimento desses prazos a partir do uso do computador.
Facilidade de acesso às informações da empresa: o acesso às informações é feito
de maneira rápida por meio de sistema, localizando um lançamento, informando o
saldo ou ainda demonstrando a evolução da receita e das despesas por meio de
relatórios.
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Maior segurança das informações: devido aos recursos de proteção dos arquivos
De dados, por meio de segurança ou backup, o que permite a integridades das
informações.
Menos espaço físico nos ambientes de trabalho: Os equipamentos de informática
ocupam pouco espaço físico cabendo em qualquer canto de uma sala. Os arquivos
de discos rigidos (HD’s) facilitam a guarda e manuseio das informações já
processadas.
3.7 Metodologia de Trabalho
A metodologia utilizada neste projeto será o levantamento de dados utilizando
pesquisas bibliográficas, artigos, meios eletrônicos e dados da empresa contábil, para ter
embasamento teórico, além das experiências dos gestores e funcionários, obtendo
informações concretas das reais necessidades que fizeram a empresa mudar e se atualizar à
tecnologia, e os benefícios trazidos por ela.
3.8 Cronograma de Atividade
Cronograma de Atividades Primeiro Semestre 2013
Descrição Fev Mar Abr Mai Jun
Projeto de Pesquisa X
Pesquisa Bibliográfica X X X X X
Elaborar tema e título X
Coletar de dados na empresa X X
Elaborar Objetivos geral e específicos X
Elaborar problematização X
Justificativa X X
Metodologia X X
Resultados esperados X X
Público Alvo X
Local de realização X
Fonte: Elaborado pelo autor
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Cronograma de Atividades Segundo Semestre 2013
Meses Ago Set Out Nov
Montagem de estrutura monográfica X
Resumo monográfico X
Elaboração do referencial teórico X X X
Elaboração das análises de dados da empresa X X X X
Coletar de dados na empresa X X X X
Elaboração de questionários X
Execução da pesquisa por questionário X X
Análise dos questionários X
Desenvolvimento dos gráficos X
Conclusão da pesquisa X
Elaboração de sugestões futuras X
Levantamento de recursos X
Entrega de trabalho X
Fonte: Elaborado pelo autor
3.9 RECURSOS
Neste tópico serão apresentados as tabelas de recursos humanos, recursos materiais,
recursos financeiros e o valores totais que serão gastos no desesnvolvimento do projeto.
3.9.1 Recursos Humanos
QUADRO 3 – Recursos hunanos
Atividades Nomes Valor
Orientador de projeto Fernando Antonio Antunes 0
Professor de metodologa Geraldo Benedito Oliveira 0
Surpevisor de estágio Sergio José de Souza 0
Proprietário da Empresa Delano Mendes Nascimento 0
Valor Total 0
Fonte: elaborado pelo autor
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3.9.2 Recursos Materiais
QUADRO 4 – Recursos materiais
Recursos Valor
Pasta cor beje R$ 1,50
Pacote de folhas A4 R$ 4,50
Notebook com acesso a internet 0
Pen drive 4 gb 0
Pasta transparente R$ 1,00
Impressora a laser monocromatica 0
Motocicleta 0
Livros 0
Revistas 0
Valor Total R$ 7,00
fonte: elaborado pelo autor
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3.9.3 Recursos Financeiros
Tabela 03
Produtos Valor
Gasolina para Motocicleta R$ 200,00
1 Toner R$ 200,00
internet 1 ano R$ 840,00
Valor Total R$ 1240,00
fonte: elaborado pelo autor
3.94 Valores Totais
Tabela 04
Recursos Valor
Recursos Humanos R$ 0
Recursos Materiais R$ 7,00
Recursos Financeiros R$ 1240,00
Valores Totais R$ 1247,00
fonte: elaborado pelo autor
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4 INTRODUÇÃO
Nos últimos anos aconteceram mudanças significativas na contabilidade no que tange
a informatização. O tema escolhido, para desenvolver este estudo, foi a gestão da tecnologia
na contabilidade.
O mercado competitivo em que as empresas modernas estão inseridas faz parte de uma
nova economia, em que a informação, em todas as suas formas, torna-se digital. A tecnologia
da informação deixa de ter um papel meramente operacional passando a ser um recurso
estratégico Este novo cenário exige que as organizações repensem suas missões.
Diante disso vários desafios estão colocados à contabilidade: desde a necessidade de
incorporação das novas tecnologias de informações pelas empresas contábeis até a
compreensão dos efeitos dessas tecnologias sobre as organizações e, em particular, sobre o
patrimônio. O mercado de trabalho exige do profissional de contabilidade conhecimento com
a ciência da informação em virtude da rápida automação verificada nos diversos setores da
economia, em processo contínuo e irreversível.
Pode-se verificar, através de estudos realizados, que mudou o contexto da
contabilidade, e o papel do contador ficou muito mais abrangente, deixando a função de
apenas apresentar o resultado para o cliente, através do balanço patrimonial, e passando a
contribuir efetivamente, para uma gestão estratégica eficaz nas organizações.
A contabilidade precisa começar a direcionar sua atuação para manter perfeita
sintonia com os objetivo estratégicos da entidade, o que implica para o contador, o
conhecimento dos Sistemas de Informações (SIC,SIG,ERP) em consonância com as reais
necessidades dos usuários, podendo servir, dessa maneira, como importante e imprescindível
ferramenta de apoio administrativo e gerencial.
O presente trabalho tem a finalidade de analisar a influência da gestão da tecnologia
no ambiente interno à contabilidade, identificar as principais medidas que estão sendo
adotadas pela contabilidade face ao impacto da tecnologia nessa área, identificar os vários
recursos disponíveis no que tange a tecnologia e as ferramentas que podem ser utilizadas para
atender a contabilidade financeira, gerencial e fiscal e por fim descrever a importância da
gestão da tecnologia na àrea contábil.
39
40
5 REVISÃO DA LITARATURA
Na revisão da litaratura serão citadas informações que motivarão a realização do
projeto bem como citações e referências de autores que auxiliaram, pelas informações
disponibilizadas, a desesnvolverem este projeto monográfico.
5.1 A contabilidade informatizada
Nos tópicos seguintes serão citado como a contabilidade evolui com as
tecnologias e o que a fez evoluir, citando também as princpais evoluções dos orgãos fiscais,
fator que mais exerceu influência na evolução contábil.
5.1.1 A tecnologia na contabilidade
Segundo Cornachione Junior (2001):
a ciência contábil se ocupa em estudar as consequências, ocorridas ou as passíveis
de ocorrências, em termos econômicos provocados por determinados fenômenos que
impactam determinada entidade. Desta forma, essa área se ocupa de mensurar as
diversas operações e informar os gestores de um empreendimento sobre eventos que
impactam em termos econômicos sobre este referido empreendimento
(CORNACHIONE Junior, 2001, p.19 ),
Ainda, segundo Cornachione Junior (2001), para atingir este objetivo, é necessário
lidar com dados, processos, processamento, informações, dentre outros. Assim, caso haja
perda de tempo na transmissão da informação para a tomada de decisão, esta área não estará
cumprindo adequadamente seu papel. Desta forma se torna relevante o processamento
eletrônico de dados, especialmente nesta área.
Atualmente, já não é mais possível conceber uma organização de determinado porte
suportada por um sistema de informação baseado em processamento convencional de dados.
Isso se deve fatores determinantes como: volume de transações, complexidade de cálculos,
conjunto de varias informações para obtenção de relatorios, dentre outros diversos fatores
(Gil, 1978).
41
5.1.2 A evolução da contabilidade
Verifica-se que nos últimos 30 anos aconteceram mudanças significativas na
legislação tributária brasileira e nos procedimentos contábeis. A escrituração feita manuscrita
foi substituído pelo mecânico, e logo depois pelo eletrônico. Com isso, a classe contábil foi
beneficiada no que tange a fazer a contabilidade de uma empresa, utilizando-se a partir daí a
tecnologia da computação.
Conforme relata Oliveira (2003) a contabilidade passou por vários
procedimentos em sua evolução, como podemos verificar em seguida.
Procedimento manuscrito:
Conforme relata escrituração era feita manualmente, preenchendo-se os
principais livros, como diário, razão, caixa, controle de duplicatas a receber, controle de
contas a pagar, entradas e saídas de mercadorias. Em seguida vieram as máquinas mecânicas
produzidas nos Estados Unidos. A dificuldade em manter as escritas atualizadas era grande
devido ao volume de informações e registros necessários para execução do trabalho.
Procedimento mecanizado:
A escrituração era feita de forma mecânica, com uso de máquinas de datilografia
e processadoras automáticas, para o preenchimento de fichas. Os profissionais que
trabalhavam com as máquinas mecânicas eram conhecidos por mecanográfos e os
equipamentos que utilizavam eram muito difundidos antes do surgimento dos micros. Essas
máquinas são pouco utilizadas e de difícil manutenção nos dias atuais.
Procedimento informatizado:
É a fase atual, com a escrituração feita eletronicamente, utilizando-se os grandes
equipamentos mainframes e os micros como instrumentos de trabalho. Os livros de registros
foram substituídos por folhas soltas ou formulários contínuos e os fichários por pastas
contínuas e mídias removíveis.
A partir da década de 80, houve enorme crescimento no uso e disseminação dos
micros, juntamente com os sistemas informatizados ligados ás áreas administrativa,
comercial, contábil e financeira das empresas.
Os aplicativos para as diversas áreas das empresas estão sempre sendo lançados
no mercado, na área fiscal, por ex. emitem guias de recolhimento de impostos e contribuições,
termos de abertura e encerramento, todos antes feito a mão ou em máquina de escrever.
Programas como do imposto de renda a disposição no site da receita federal.
42
5.1.3 O avanço tecnológico dos orgãos fiscais
Segundo Amaral et al.(2011), os fiscos, de uma maneira geral, têm aprimorado os seus
sistemas de fiscalização. A partir dos seus próprios bancos de dados e também através do
cruzamento de informações permutadas com outras esferas de poder, há um aumento
substancial dos resultados no combate à evasão fiscal.
No ano de 2006 entrou em funcionamento uma série de novas tecnologias de controle
e acompanhamento da movimentação financeira e patrimonial das empresas. Com a fusão da
Receita Federal e da Receita Previdenciária, originando a Receita Federal do Brasil, aliada à
permuta de informações entre os fiscos federal, estaduais e municipais, o acesso aos dados de
cada pessoa jurídica ficará mais ágil e eficiente.
Também no ano de 2006 teve início o funcionamento do software “Harpia”, um
sistema de inteligência artificial desenvolvido em parceria com a Universidade Estadual de
Campinas (Unicamp) e com o Instituto Tecnológico da Aeronáutica, para a Secretaria da
Receita Federal. Este sistema desenvolve o perfil de cada um dos contribuintes ao longo dos
anos, de maneira a acompanhar qualquer variação substancial nas suas transações, como
também permite o cruzamento das informações obtidas com a CPMF, cartões de crédito,
operações entre empresas, etc, (Brasil, Receita Federal, 2013).
Esta Nova Era é marcada pela enorme influência das habilidades humanas no que diz
respeito ao uso da tecnologia para se obter informações, analisá-las, sintetizá-las, interpretá-
las e comunicá-las; tanto no processo de geração de riqueza quanto de sua mensuração.
A atividade de Inteligência Fiscal divide-se em dois ramos: a Inteligência, que visa
precipuamente produzir o conhecimento; e a Contra-inteligência, que objetiva prevenir,
detectar, obstruir e neutralizar ações adversas que ameacem a salvaguarda dos dados,
conhecimentos, áreas e instalações, pessoas e meios de interesse da Unidade de Inteligência
Fiscal (Brasil, Confraz, 2013).
A atividade de Inteligência Fiscal se consubstancia pelas ações de obtenção e análise
de dados para a produção e difusão de conhecimentos.
Em 15 de julho de 2009, foi publicado no Diário Oficial da União (DOU), o
Protocolo ICMS nº 66 que institui o Sistema de Inteligência Fiscal (SIF), integrado
pelas Unidades de Inteligência Fiscal ( UnIF) dos Estados, e orientado pela Doutrina
de Inteligência Fiscal (DIF) fundamentado no processo de geração de conhecimento
deste setor através de habilidades humanas. (Brasil, Confraz, 2013).
43
5.1.3.1 Sistema de Inteligência Fiscal (SIF)
(Brasil, Confraz, 2013) Define-se atividade de Inteligência Fiscal como o exercício
sistemático de ações especializadas, visando à obtenção, análise, difusão tempestiva e
salvaguarda de dados e conhecimentos, com as seguintes finalidades:
Assessorar as autoridades fazendárias, nos respectivos níveis e áreas de
atribuição, no planejamento, na execução e no acompanhamento das ações da fiscalização,
bem como no aperfeiçoamento da legislação tributária e das políticas internas de segurança;
Detectar e combater a fraude fiscal;
Subsidiar os órgãos responsáveis pela persecução penal no combate aos crimes
contra a ordem tributária, de lavagem de dinheiro e de outros correlatos.
Na busca da plena eficácia, as Unidades de Inteligência Fiscal (UnIF), instituídas na
estrutura dos órgãos fazendários, devem atuar em rede, balizadas por doutrina única
e específica, através de sistema integrado, que permita um fluxo permanente de
dados e conhecimentos no âmbito das Administrações Tributárias, mantendo estreito
relacionamento com outros órgãos de Inteligência das diversas esferas do Poder
Público, no chamado Sistema de Inteligência Fiscal (SIF). (Brasil, Confraz,
2013).
5.1.3.2 Doutrina de Inteligência Fiscal (DIF)
A Doutrina de Inteligência Fiscal (DIF) é formada por um conjunto de princípios,
valores, conceitos e características, destinado a orientar o exercício da atividade de
Inteligência Fiscal, que visa consolidar o saber específico e estabelecer linguagem
conceitual comum, possibilitando maior integração da comunidade de Inteligência
Fiscal (Brasil, Confraz, 2013).
Nesse sentido, a DIF possui as seguintes características:
a) orientativa; exprime preceitos orientadores para o exercício da atividade de
Inteligência Fiscal;
b) dinâmica: deve ser aperfeiçoada continuamente;
c) adogmática: deriva de fundamentos racionais e realísticos;
d) consensual: expressa o consenso dos profissionais envolvidos na atividade de
Inteligência Fiscal;
e) unitária: propicia unidade de linguagem entre os integrantes da comunidade de
Inteligência Fiscal;
44
f) específica: consolida as especificidades da atividade de Inteligência aplicada à
fiscalização de tributos, diferenciando-a dos demais ramos.
5.1.3.3 Identidade Digital
A Receita Federal do Brasil (RFB) só pode disponibilizar informações fiscais para o
próprio contribuinte ou para quem ele autorizou. Para utilizar o meio de comunicação de
forma segura onde pessoas físicas e jurídicas possam ser identificadas com precisão foi criado
o certificado digital (CD).
Segundo Duarte (2009) a RFB disponibiliza em seu site, através do e-CAC – Centro
Virtual de Atendimento ao Contribuinte, uma série de serviços que podem ser acessados pelo
contribuinte, desde que tenha um certificado digital válido. Uma vez identificado perante a
RFB, você terá acesso aos serviços eletrônicos disponíveis: cópia de declarações, pagamentos,
parcelamento de débitos, situação fiscal, procuração eletrônica, entre outros.
Assim, com a RFB, diversos sites e sistemas estão utilizando esta tecnologia para
garantir a segurança de suas transações: SISCOMEX, e-DOC do Poder Judiciário, Sistema de
Contratos de Câmbio, Cartório Eletrônico, entre outros.
Em dezembro de 2005, a Receita Federal inaugurou o Centro Virtual de Atendimento
ao Contribuinte – o e-CAC. O novo centro, que é uma evolução do “Receita 222”, mantém o
atendimento virtual a contribuintes e amplia o conceito de interação por meio da internet,
melhorando serviços já existentes e criando outros, como, por exemplo, a Caixa Postal
(Brasil, Receita Federal, 2013)
O e-CAC, por oferecer serviços que dão acesso a dados protegidos pelo sigilo fiscal,
deve ser acessado com o uso da certificação digital, tecnologia que, entre outras coisas,
certifica a identidade dos contribuintes. Disponíveis nas 24 horas do dia, o e-CAC representa
mais uma efetiva opção ao atendimento tradicional.
5.1.3.4 Certificação Digital
A certificação digital funciona com base em um documento eletrônico chamado
certificado digital e em um recurso denominado assinatura digital.
A assinatura digital é um mecanismo eletrônico que faz uso de criptografia,
Chaves criptográficas são, em poucas palavras, um conjunto de bits baseado em um
determinado algoritmo capaz de cifrar e decifrar informações. Para isso, pode-se usar chaves
45
simétricas ou chaves assimétricas - estas últimas também conhecidas apenas como chaves
públicas. (DUARTE, 2009)
Este método considera dois importantes aspectos: confidencialidade e autenticidade.
Resumidamente, o primeiro consiste em fazer com que a informação esteja acessível somente
a pessoas ou organizações autorizadas. O segundo, em fornecer a certeza de que a informação
provém da origem e forma esperadas, de forma que o receptor reconheça isso.
No que se refere à confidencialidade, é necessário que o emissor tenha a chave pública
do destinatário. Por meio de algoritmos apropriados, o documento é então cifrado de acordo
com esta chave pública. A partir daí, o receptor usará sua correspondente chave privada para a
decifragem e consequente obtenção da informação. (DUARTE, 2009).
Um certificado digital é um arquivo de computador que contém um conjunto de
informações referentes a entidade para o qual o certificado foi emitido, seja uma
empresa, pessoa física ou computador, mais a chave pública referente a chave
privada que se acredita ser de posse unicamente da entidade especificada no
certificado. (Brasil, Receita Federal, 2013).
Um certificado digital é usado para ligar uma entidade a uma chave pública. Para
garantir digitalmente, no caso de uma Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP), o certificado é
assinado pela Autoridade Certificadora (AC) que o emitiu e no caso de um modelo de Teia de
Confiança, o certificado é assinado pela própria entidade e assinado por outros que dizem
confiar naquela entidade. Em ambos os casos as assinaturas contidas em um certificado são
atestamentos feitos por uma entidade que diz confiar nos dados contidos naquele certificado.
(DUARTE, 2009).
O Certificado Digital é um Documento Eletrônico que identifica e permite ao usuário
realizar transações e procedimentos na internet de maneira segura.
O Certificado Digital atesta, com valor jurídico, a identificação do usuário e garante a
transmissão sigilosa dos dados trafegados. A utilização do Certificado Digital é necessária em
processos nos quais uma entidade, seja ela uma pessoa física, um computador ou até mesmo
um website, precisam garantir a sua autenticidade.
5.1.3.5 Sistema Público de Escrituração Digital (SPED)
O projeto SPED, Serviço Público de Escrituração Digital, consiste na alteração da
sistemática atual do cumprimento das obrigações acessórias transmitidas pelos
contribuintes às administrações tributárias. Os livros e documentos contábeis e
fiscais em papel serão substituídos por documentos eletrônicos com certificação
46
digital, garantindo assim a sua autoria, integridade e validade jurídica. O SPED, no
âmbito da Receita Federal, faz parte do Projeto de Modernização da Administração
Tributária e Aduaneira (PMATA) que consiste na implantação de novos processos
apoiados por sistemas de informação integrados, tecnologia da informação e infra-
estrutura logística adequados.” (BRASIL, Receita Federal, 2011).
O SPED é composto por três elementos básicos: Nota Fiscal Eletrônica (NF-e),
Escrituração Contábil Digital (ECD) e Escrituração Fiscal Digital (EFD).
A Escrituração Fiscal Digital - EFD é um arquivo digital, que se constitui de
um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos
fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil, bem como de
registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo
contribuinte. Este arquivo deverá ser assinado digitalmente e transmitido, via Internet, ao
ambiente Sped.
5.1.3.5 Nota Fiscal Eletronica (NFe)
Segundo a Secretaria da Receita Federal do Brasil (2013), uma nota fiscal eletrônica
(NF-e) é "um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente,
com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de
serviços, ocorrida entre as partes".
É um instituto oficial de fiscalização tributária, em vigor desde o dia 15 de setembro
de 2006, e que substitui a nota fiscal impressa modelos 1 e 1A, havendo a previsão de
estender a substituição a outros modelos de notas fiscais.
A NF-e é um documento eletrônico que contém dados do contribuinte remetente, do
destinatário e da operação a ser realizada. Este documento é assinado com
certificado digital do remetente e enviado à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de sua
unidade federativa, para validação e autorização.” (BRASIL, Receita Federal,
2013).
47
5.1.4 A Importância da informática para a contabilidade
Existe uma grande diferença entre a forma atual de fazer contabilidade de uma
empresa e os métodos adotados há 15 ou 20 anos atrás.
A informática proporcionou à contabilidade muitas facilidades, que vão desde os
lançamentos e processamento das informações até a geração dos relatórios que podem ser
produzidos pelo sistema implantado. Segundo Oliveira (2003):
As empresas que adotaram a contabilidade informatizada tiveram bons resultados e
procuraram cada vez mais melhorar esse processo. São eles:
Aumento da produtividade: a velocidade de processamento das
informações, quando se faz uso do computador para trabalhar, gera aumento substancial da
produtividade. O tempo gasto por uma pessoa ou uma equipe, para se produzir um balancete
ou outro relatório da contabilidade nos sistemas convencionais é muito superior ao tempo
gasto quando se utilizam sistemas informatizados.
Melhoria da qualidade dos serviços: a impressão eletrônica por meio de boas
impressoras torna o trabalho mais apresentável.
Mais estímulo para os profissionais da área. O trabalho torna-se menos estafante e
em função disso mais estimulante.
Facilidade para a leitura prévia dos relatórios: os relatórios gerados pelos sistemas
podem ser lidos previamente, evitando possíveis erros, antes de serem impressos.
Atendimento às exigências dos órgãos quanto ao cumprimento de prazos: O não
recolhimento nas datas indicadas para o vencimento da obrigação geralmente implica em
pagamento de multa e juros para a empresa. Só tornado possível para algumas empresas o
cumprimento desses prazos a partir do uso do computador.
Facilidade de acesso às informações da empresa: o acesso às informações é feito de
maneira rápida por meio de sistema, localizando um lançamento, informando o saldo ou ainda
demonstrando a evolução da receita e das despesas por meio de relatórios.
Maior segurança das informações: devido aos recursos de proteção dos arquivos
De dados, por meio de segurança ou backup, o que permite a integridades das
informações.
Menos espaço físico nos ambientes de trabalho: Os equipamentos de informática
ocupam pouco espaço físico cabendo em qualquer canto de uma sala. Os arquivos de discos
rigidos (HD’s) facilitam a guarda e manuseio das informações já processadas.
48
5.2 Sistemas de Informação
Nos Tópicos seguintes serão analizados os componetes e tipode de sistemas de
informação que podem ser utlizados na contabilidade
5.2.1 Informação
Segundo Padozeve (2002), informação é o dado processado de forma a ser entendido
pelo receptor. A transferência de informação é a comunicação. A informação tem como
característica o valor que esta diretamente relacionado com a redução da incerteza no
processo de tomada de decisão; a relação de beneficio gerado pela informação pelo custo de
produzi-la e o aumento da qualidade da decisão.
5.2.2 Tecnologia da informação
Tecnologia da informação “É todo o processo que tenha capacidade para tratar e ou
processar dados e ou informações, tanto de forma sistêmica como esporádica, quer esteja
aplicada no produto, quer seja aplicada no processo.” (CRUZ, 2009, p. 26).
Segundo Padozeve (2002), o conceito de Tecnologia da Informação (TI) é mais
abrangemte do que os de processamento de dados, sistemas de informaçãso, engenharia de
software, informática ou o conjunto de hardware e software, pois também envolvem aspectos
humanos, administrativos e organizacionais.
O conceito de TI entende que a informação deve fazer parte de uma estrutura em nível
estrategico das empresas, não limitando-se a administrar os recursos internos da empresa,
mas integrando-se sistemicamente aos clientes, fornecedores, etc.
Para implantar a tecnologia de informação na organização são necessários fazer
análises e executar planejamentos estratégicos, operacionais e especificamente o
planejamento estratégico de Tecnologia da informação, onde poderá ser analisado desde as
necessidades organizacionais à viabilidade de implantação da tecnologia.
5.2.3 Sistema
Para Gil (1999) um sistema pode ser definido como uma entidade composta de
dois ou mais componentes ou subsistemas que interagem para atingir um objetivo comum.
49
Aplicado ao processamento eletrônico de dados, o termo sistema diz respeito a um
conjunto de equipamentos ou a um conjunto de programas.
Sistema é um conjunto de rotinas que contém vários programas e subprogramas,
rotinas essas que são desenvolvidas para aplicação em áreas específicas da empresa,
por meio do uso do computador, com o objetivo de gerar informações e produzir
relatórios de acompanhamento e controle interno. O sistema é o mesmo que um
software aplicativo, cujo conceito é: Software aplicativo é um conjunto de
programas de computador, desenvolvidos em linguagem de programação de alto
nível que têm como objetivo realizar tarefas específicas, contando sempre com a
participação humana. (OLIVEIRA,2003,P.29).
5.2.4 Sistemas de informação
“Sistemas de Informação” compreendem um conjunto de recursos humanos,
materiais, tecnologicos e financeiros agregados segundo uma sequencia logica para o
processamento dos dados e a correspondente tradução em informações.” (Gil, 1992, p. 14).
Os sistemas de informação são usados em todas as áreas funcionais, ou divisões de
operações. Na contabilidade, os sistemas de informação são usados pra prever receitas e a
atividade empresarial, determinar as melhores fontes e usos de fundos, administrar o dinheiro
e outros recursos financeiros, executar auditorias para assegurar a saude financeira da empresa
e precisao de todos os relatirios e documentos financeiros. (STAIR, 1998).
Segundo CAUTELA, POLLONI (1996), o objetivo dos Sistemas de Informação é
gerar informações ideais para a tomada de decisões. Para que isso ocorra as informações
precisam ser:
Clara, para apresentar o fato com clareza, não mascarando entre os fatos
acessórios.
Precisa, a informação deve ser de um alto padrão de precisão.
Rápida, chegar ao ponto de decisão em tempo hábil para que surta efeito na
referida decisão. Uma informação pode ser muito clara e precisa, mas, se chegar atrasada ao
momento da decisão, já perdeu sua razão de ser.
Dirigida, a quem tenha necessidade dela e que irá decidir com base nessa informação.
Assim, conclui-se que um sistema de informação deve dar qualidades às informações
empresariais, bem com filtrá-las por níivel de decisão, dubdividindo-as em níveis hierárquicos
de acordo com as funcionalidades das mesmas, a partir dos níveis menores, fazendo com que
se condensem em outras informaçãoes para os níveis acima, assim sucessivamente até o maior
50
escalão de decisão, que deverá receber as informações com um resummo, para decisão
estratégica.
5.2.5 Sistema de Informação Contábil
Segundo Padoveze (2002), o sistema de informação contábil é o meio que o contador
utiliza para efetivar a contabilidade e a informação contábil dentro da organização, havendo
assim a necessidade da aplicação o enfoque sistemico, uma vez que este está inserido no
ambiente do sistema da empresa.
“Assim, com base nas diversas proposições examinadas, podemos resumir os objetivos
de um Sistema de Informação Contábil como sendo:
1. Prover informações monetárias e não monetárias, destinadas às atividades e
decisões dos níveis Operacionais, Táticos e Estratégicos da empresa e também para os
usuários externos à ela.
2. Constituir-se na peça fundamental do Sistema de Informação Gerencial da
empresa”. (RICCIO, 1989).
Para o funcionamento dos Sistemas de informação contábil é necessário a utilização de
recursos. Para Padoveze (2002) os recursos são o conjunto de tudo o que está ou entra no
sistema para ser utilizado durante o processo de transformação. São as entradas do sistema.
Compreendem recursos físicos, humanos, materiais, energia, tempo serviços, equipamentos,
tecnologia etc.
O principal recurso de um SIC são os recursos humanos. Já a eficácia do SIC está
diretamente relacionada à capacidade de obtenção de resultados satisfatórios a partir da
combinação adequada do mix de recursos disponíveis.
Quanto à importância dos recursos humanos para o SIC, vários pesquisadores
entendem que de nada adianta a empresa aplicar enormes quantidades de recursos financeiros
em treinamentos, hardwares e softwares, sem que as pessoas sejam o principal foco de
atenção.
Outros recursos são os equipamentos, no contexto neste estudo denominados
computadores, juntamente com os softwares, consolidados pelo termo tecnologias de
informação.
Utilizando ferramentas da informação, o SIC poderá se transformar em banco
de dados, possibilitando, segundo Riccio (1989), que este desenvolva as seguintes vantagens:
51
Implantação de sistemas em tempo real.
Criar independência entre as informações dos arquivos e os sistemas
aplicativos.
Simplificar a execução dos programas de computador.
Implicar o uso do enfoque sistêmico para análise das necessidades de
informação da empresa como um todo.
Elevar o nível de segurança, integração e integridade dos dados.
Eliminar ou reduzir drasticamente, as inconsistências de dados.
Eliminar a redundância de dados dentro da empresa
Ser um forte componente no processo de integração de sistemas de informação.
No entendimento de Facci e Moribe (2003) o fato de esse sistema constituir banco de
dados possibilita a integração com outros subsistemas, o que é um fator primordial para que a
empresa possa maximizar a capacidade informativa de um SIC.
5.2.6 Sistema de informação gerencial (SIG):
É o sistema mais completo e, conseqüentemente, mais complexo também. Apresenta
muitas opções de relatórios e é direcionado para médias e grandes empresas, usado também
em escritórios de contabilidade. O sistema exige mais conhecimento por parte dos usuários,
visto que poderá ser aplicado em muitas atividades.
Os sistemas de Informações Gerenciais Básicos (SGB) visam a geração de
informações para o processo gerencial cuidando de funções como fornecer informações aos
níveis de chefia, supervisão e gerência a respeito das operações da organização, na forma de
relatórios gerenciais bem estruturados(resumo de vendas, cobranças, posições de contas a
pagar e receber, posição de caixa, etc) para programar operações da organização e controlar a
execução desses programas.
Segundo Moscove (2002) Um sistema de informação gerencial (SIG) tem como
principal objetivo fornecer informações relevantes para os gerentes de uma organização, que
são partes internas ou usuários. São componentes desse sistema a contabilidade de custos,
orçamento e estudo de sistemas.
5.2.7 Sistemas integrados de gestão
52
Para Gil (1999) As organizações do século XXI tem características especiais que
precisam ser absorvidas e alavancadas pela tecnologia da informação sendo que esta se
justifica em função da primeira; dessa forma, as tecnologias influenciam-se mutuamente.
Para tanto Sistemas aplicativos são desenvolvidos e operacionalizados como
sustentação tanto do funcionamento das atividades fim quanto meio e não subsistem sem elas.
Os profissionais que atuam nas áreas administrativas, financeiras e contábeis necessitam
conhecer e administrar os recursos das plataformas que utilizam ou que se encontram
instaladas em seus ambientes de trabalho.
Os contadores necessitam conhecer os sistemas aplicativos que alimentam e compõem
o sistema contábil da empresa, assim como as características da plataforma de informática que
viabilizam o funcionamento desses sistemas aplicativos do negócio.
A tecnologia ER (enterprise resources planning) como modelo para operacionalização
e para gestão dos negócios, incluindo suas atividades (administração, recursos humanos,
segurança, contabilidade, finanças) baseia-se, segundo Gil (1999), em fundamentos da
qualidade para sua formulação e tem como pressuposto o refinamento e uso em alto grau de
sofisticação do conceito de integração sistêmica.
Os modelos ERP buscam atender às necessidades de funcionamento e da gestão dos
negócios com eficiência, eficácia e segurança necessárias a toda organização.
Quando uma empresa decide implementar um sistema integrado, é preciso considerar
os benefícios a serem obtidos, os impactos sobre a cultura e o ambiente da empresa, o grau de
dificuldade durante o período de implementação e o mais importante a relação custo-benefício
envolvida no projeto. È preciso que sejam identificados os vários fatores que justificam a
implementação de um sistema integrado.
5.2.8 SIGE x Sistemas Especialistas (Best-of-breed)
Segundo Padoveze (2002), a proposta do SIGE, sendo conceitualmente um sistema
único, traz dentro de si uma série de vantagens, claramente decorrentes da tecnologia de
informação empregada, da integração total a quese propõe e da proeminência da visão dos
processos sobre estruturas. Contudo, algumas desvantagens podem ser identificadas,
principalmente no processo de comparação com a manutenção dos conceitos de sistemas
especializados para as diversas áreas da empresa, ligados ainda sob o conceito de interface.
53
5.2.8.1 Sistemas Especialistas (Best-of-breed)
Segundo Padoveze (2002), denomina-se sistemas especialistas os sistemas (softwares)
desenvolvidos com o foco em determinada área operacional, sem a preocupação inicial de
navegabilidade de dados.
Os sistemas especialistas se definem por serem um sistema isolado, onde se obtem
somente recursos especializados para uma determinada área de atuação, como a área contábil,
financeira, humanas, não agregando a um sistema único como o ERP.
Os sistemas especialistas têm sido denominados de best-of-breed, no sentido de que
cada um deles se propõe a ser o melhor na área em que se especializam.
A seguir as vantagens da adoção do conceito de SIGE, em que todos os sistemas
especialistas são considerados apenas como módulos de um sistema único integrado, bem
como suas desvantagens, ambas em comparação com a possibilidade de ter-se sistemas
especialistas unidos por interfaces.
Vantagem do SIGE
Uma ds maiores vantagens do SIGE é que por ser um sistema abrangente, é mais fácil
adaptar as necessidades dos novos empreendimentos da corporação aos conceitos atuais.
Desvantagem do SIGE
a. tempo de implantação;
Todos os componentes do Sige demandam longo tempo de análise e
implantação.
b. diversidade.
O SIGE tenta vender em seu software todas as soluções para todas as empresas
e nem sempre isso traz vantagem adicional.
Vejamos agora as vantagens e desvantagens da opção por sistemas especialistas
ligados por interfaceamento.
Vantagem do Best-of-breed
a. especialização;
Como regra geral, sistemas especialistas têm mais condições de evidenciar a
competência essencial em sua área.
b. tempo;
Os esforços de implementação podem ser mais bem focados e reduzir o tempo
de implantação significativamente.
c. escolha.
54
Os vendedores dos softwares têm mais opções de ajustar as funcionalidades
requeridas pelos compradores, incluindo facilidades de adaptação (denominadas de
customizações).
Desvantagem do Best-of-breed
a. consolidação potencial;
É uma desvantagem mercadológica. É a possibilidade de o produtor
especialista e sua empresa serem absorvidos por outras empresas de softwares maiores,
prejudicando, eventualmente, os atuais usuários.
b. opções de interfaceamento.
Apesar das tecnologias emergentes, os interfaceamentos ainda têm grandes
limitações para o processo de integração.
5.3 Gestão da tecnologia na contabilidade
No atual cenário em que a classe contábil está vivendo, o marco preponderante é
no que tange aos avanços tecnológicos que vêm acontecendo em ritmo acelerado e pelas
variedades dessas inovações que a cada dia invadem o mercado.
Esses fatores, aliados a disseminação da tecnologia da informação no âmbito
das atividades das empresas. Deitos (2003) considera que:
Vêm impondo a necessidade de refletir cada vez mais, sobre os impactos gerados
por estes avanços tecnológicos na atividade contábil. Esta reflexão leva à percepção da
necessidade de questionar os recursos tecnológicos disponíveis, e aqueles possíveis de serem
acessados, na busca por critérios que possam permitir avaliar como a introdução de uma
inovação tecnológica pode contribuir com a geração de informações relevantes e em tempo
hábil, de modo a atender a demanda por informações advindas dos diversos usuários da
contabilidade.
Em razão das empresas atuarem em mercados cada vez mais complexos e
diversificado tendo em vista a competitividade nas várias atividades econômicas; isso ocorre,
em grande parte, em função da aplicação de novos conhecimentos na geração e transmissão
de informações permitindo reduzir distancias podendo assim disponibilizar com rapidez os
produtos e serviços oferecidos pelas empresas.
Para Deitos (2003) o impacto dos avanços tecnológicos na prestação dos serviços
contábeis se dá por duas vias. A primeira refere-se aos avanços tecnológicos ocorridos no
contexto externo do setor contábil, ou seja, no ambiente macro dos negócios. A segunda
55
refere-se àqueles ocorridos no âmbito interno do setor, relativos às tecnologias e ferramentas
usadas na execução das atividades necessárias ao processo contábil e à geração das
informações.
Há de considerar-se entretanto que a tecnologia está em constante desenvolvimento.
Isso faz com que o processo de escolha seja dinâmico e não estático. Sendo dinâmico, a
tecnologia se transforma em um processo a ser sistematicamente questionado.
5.3.1 Gestão de recursos
A gestão tecnológica está intimamente ligada a gestão organizacional da empresa,
principalmente no que se refere aos processos decisórios voltados às atividades empresariais.
Confirmando esse entendimento, Cornachione (2001) Assinala que algumas variáveis
relacionadas com o assunto deve ser consideradas em um processo de gestão são elas:
Empresa
Ambiente
Gestor
Evento
Conseqüência
Resultado econômico
A partir dessas variáveis pode-se explorar melhor as reflexões sobre os aspectos do
processo decisório no ambiente empresarial.
A empresa está presente em ambiente que a contém, que promove impactos incidentes
sobre ela. Ao mesmo tempo, as atividades e as movimentações do sistema empresa acabam
por alterar o ambiente onde se encontra inserido. Conseqüentemente o gestor torna-se peça
fundamental para condução das atividades da empresa, sendo responsável pelas decisões que
toma. Essa responsabilidade aplica-se tanto aos eventos por ele provocados quanto às reações
aos eventos ocorridos.
A forma de averiguar sua conduta baseia-se na identificação e avaliação das
conseqüências dessa coleção de eventos devidamente confrontadas com a postura do
gestor.Isso tudo, no final, pode acabar sendo mensurado chegando ao resultado econômico,
considerado como elemento fundamental, das referidas atividades da empresa ao longo de um
período.
56
Para compreender como os avanços tecnológicos causam impacto na atividade
contábil e saber avaliar a contribuição que as inovações tecnológicas disponíveis, e possíveis
de serem acessadas, podem oferecer para atingir os objetivos propostos torna-se um requisito
necessário na atuação dos profissionais de contabilidade.
Para se atingir tais objetivos, é necessário que se tenha clareza do próprio
posicionamento tecnológico por meio do conhecimento dos recursos tecnológicos existentes
na organização.
5.3.1.1 Subistema Físico-operacional
O subsistema físico-operacional compreende as instalações físicas e equipamentos do
sistema da empresa. É importante ressaltar que é no sistema físico-operacional que as
transações são executadas e os eventos econômicos acontecem. Confrme diz Guerreiro
(1989), “o subsistema físico corresponde ao ‘hardware’ do sistema da empresa”.
A estrutura do subsistema físico-operacional está fundamentalmente ligada aos
serviços produzidos pela empresa. É este subsistema que possibilita a maior quantidade de
ações para obtenção da eficiência e eficácia empresárial. Fundamentalmente, a visão sistemica
da empresa, como processadora de recursos e obtenedora de produtos e serviços, se qualifica
no subsistema físico-operacional.
5.3.2 Planejamento estratégico
Segundo Cruz (2009), o plano estratégico deve ser constituido por meio da análise dos
pontos fortes e pontos fracos da empresa, chamado método SWOT (Strengths, Weaknesses,
Oportunities e Threats). Os pontos fortes servem de base para traças as estrategias de
desenvolvimento e criar os objetivos a serem alcançados, com base no que a empresa tem de
melhor e que, por conseguinte, poderia levá-la ao sucesso com a realização do plano. Já a
análise dos pontos fracos serve para que a empresa trace a estrategia de defesa, procurando
minimizar os ataques que, porventura, venha a sofrer por parte da concorrência sobre suas
deficiencias.
57
5.3.3 Planejamento Operacional
Cruz (2009) afirma que o planejamento operacional nada mais é do que o
desdobramento do plano estratégico em ações que serão realizadas no dia-a-dia, por meio das
atividades que compõe o processo de produção do bem ou serviço, produto da empresa.
Assim como acontece no planejamento estratégico, existem inúmeras metodologias que
possibilitam ligar o plano de longo prazo (estratégico) às açoes de curto prazo (plano
operacional), e organizá-las de modo que possam ser cumpridas com a realização da cada
meta colocada no plano.
5.3.4 Planejamento Estratégico de tecnologia da informação
Para fazer o planejamento estratégico de tecnologia da informação é necessário fazer
analises do planejamento estatégico e operacional da empresa, para que todos os planos
estejam alinhados e, com isso, a empresa possa investir com segurança nas tecnologias que
irão conduzi-las à realização de ambos. (Cruz, 2009).
Para se planejar com a máxima segurânça os investimentos em tecnologia da
informação, é preciso entender não só a empresa e seus planos, mas, principlamente, como ela
funciona. Para entender melhor o funcionamento da empresa como um todo, será analisado a
empresa atraves do “modelo de relacionamento cíclico”. (Cruz, 1996).
O modelo de relacionamento cíclico estuda o comportamento de qualquer empresa,
decompondo-a nos três elementos que são comuns a qualquer tipo de organização
empresarial: pessoas, processos e Tecnologia da informação.
A interação dos três elementos interagem entre si para ajustar os mecanismos de
produção, buscando atingir altas taxas de produtividade, focando seus processos ao objetivo
da organização: o cliente. (Cruz, 1996).
5.3.5 Análise economica-financeira do plano de informatização
A avaliação econômica-fincanceira de qualquer projeto implica em analises de
investimento antes e após a implantação do projeto de implantação de tecnologia.
No caso de um projeto de informatização, os principais tipos de investimento são:
Investimento na aquisição de hardware;
Investimentos na aquisição de softwares operacionais e de apoio;
Investimentos no desesnvolvimento ou aquisição de software específico;
Investimento em treinamento de pessoal técnico e usuários.
Quanto aos custos e economias operacionais, devem ser considerados:
58
Pessoal operacional;
Operação de hardware, incluindo manutenção e gastos com energia;
Custos de locação de software;
Custos de materiais operacionais para a área;
Economias líquidas em cada uma das aplicações a serem implantadas.
(TORRES, 1989, p. 203).
Ainda segundo TORRES (1989), com a análise de investimentos e custos, pode-se
então, conduzir duas analises fundamentais, do ponto de vista economico-fincanceiro,que são
a análise de fluxo de caixa do projeto e a análise de retorno sobre investimentos.
Existem porém, dificuldade na avaliação econômico-financeiro do projeto de
informatização, uma vez que alguns benefícios podem não ser mensuráveis imediatamente,
como os de fortalecimento estratégico da empresa e de sua melhor organização.
5.3.5.1 Benefícios de difícil mensuração
A visão essencialmente financeira do processo de informatização tem levado muitas
empresas a concentrarem seus esforços somente sobre aplicações cujos retornos sejam
mensuraveis, o que tem consuzido a implantação de sistemas muito mais operacionais que
estratégicos.
Torres (1989). destaca que “Grande parte das aplicações pode não se justificar por
reduções diretas de custos operacionais ou aumento direto de receitas, mas por melhorias da
força copetitiva da empresa, melhor e mair integração geral, melhores comunicações etc.”.
Desta forma, deve ser conduzida uma analise dos principais benefícios esperados com
o processo de informatização proposto, além dos aspectos puramente economico-financeiros,
como por exemplo:
Melhoramento do capital de giro da empresa
Redução nos gastos indiretos associados à administração
Melhoria no fluxo de caixa geral
Redução de investimentos necessários em equipamentos para atender ao
crescimento do volume das operações
Redução dos erros das informações
Redução nos prazos para preparação de relatorios contabeis e gerenciais;
Disponibilidade de melhores e mais rápidas informações para gerenciar
tomadas de decisões
59
Maior agilidade administrativa e operacional
5.4 implantação da tecnologia na empresa
Estamos vivendo em uma época em que a modernização dos sistemas de informação é
um fato inevitável, correndo o risco de caírem na obsolescência e serem desativados, caso não
se concebam as novas tecnologias disponíveis. A solução para este tipo de problema é a
automação dos sistemas de informação, que deverá obedecer aos requisitos definidos pelo
sistema e também atender aos processos de seleção, aquisição e instalação de
software/hardware, que garantirão a efetiva automação. (VIDAL,1995).
Ao definir um projeto de informatização, devemos seguir alguns pré-requisitos básicos
envolvendo os seguintes procedimentos.
1. A definição das necessidades de informação.
2. A escolha dos programas (softwares) adequados.
3. A escolha dos equipamentos (hardwares) adequados.
4. A implantação, operação e manutenção do sistema (software e hardware).
5.4.1 A definição das necessidades de informação.
A definição das necessidades de informação nas pequenas e médias empresas, está
diretamente relacionada ao volume das transações, funções ou processos a serem
informatizados, bem como um levantamento dos volumes médios e de pico a serem
processados por uma determinada empresa, logo, estas são medidas imprescindíveis para que
se possa caracterizar corretamente o sistema e avaliar os recursos de hardware/software
capazes de suportar tais necessidades e sua evolução. (VIDAL,1995).
Com base nos dados levantados sobre a necessidade de informatização das empresas,
passa-se então, para se definir as soluções, que a partir do conhecimento dos problemas
identificados, são naturalmente percebidas e demanda por uma lista de requisitos para resolvê-
los.
Outro aspecto a ser considerado, diz respeito ao processo de seleção, levando em
conta, não só as necessidades claramente identificáveis e essenciais dos benefícios esperados,
mas também as tendências e as expectativas futuras que possam ser projetadas pela empresa,
necessitando assim de um planejamento mais abrangente, incorporando assim a perspectiva
de expansão e sua relação com as metas e diretrizes previstas pela empresa.
60
5.4.2 A escolha dos softwares adequados.
Um dos principais erros em um processo de informatização é a aquisição de
equipamentos antes da escolha do programa a ser adotado. Sabendo exatamente o que se quer
de um sistema de informação fica mais fácil escolher o software adequado. O software pode
ser desenvolvido especialmente para a empresa. Nesse caso, o custo é mais alto, mas em
compensação a empresa terá um programa feito sob medida para atender todas às suas
necessidades. Na escolha do programa, é imprenscindível que o gestor tenha em mente que a
tendência da empresa seja evoluir. Portanto, o software deve prever o crescimento do negócio
(Vidal,1995).
5.4.2.1 Seleção e pacotes de softwares
É necessário definir um método a ser seguido no processo de seleção de pacotes de
software, que normalmente consistem em etapas ou passos.
Tomando por base Torres (1989), Laudon, Kenneth, Laudon (2007) e Vidal (1995),
pode-se dividir o processo de seleção em sete etapas:
1. Levantamento de Necessidades: análise do sistema atual (automatizado ou não),
definição das necessidades de informação e definição das aplicações a serem automatizadas.
2. Especificação dos Requisitos: definição dos requisitos essenciais e desejáveis
quanto a funções (atendimento das necessidades) e atributos (aspectos de qualidade) do
sistema a ser implantado.
3. Identificação dos Possíveis Fornecedores: pesquisa e avaliação de possíveis
fornecedores de software aplicativo.
4. Solicitação de Propostas: solicitação de propostas comerciais para os fornecedores
selecionados, referentes tanto aos pacotes de software quanto à prestação de serviços, que
atendam aos requisitos especificados.
5. Seleção dos Softwares: estabelecimento de critérios e aplicação de uma
metodologia para avaliação e seleção de dois ou três pacotes de software, dentre as propostas
apresentadas. Este procedimento deve ser particular para cada software a ser selecionado.
6. Testes dos Softwares Selecionados: testes dos pacotes de software selecionados
com objetivo de comprovar o atendimento aos requisitos funcionais e aos atributos de
qualidade especificados, comparando-os com os prometidos pelo fornecedor.
61
7. Escolha e Implantação: aquisição do pacote de software que apresentar melhor
desempenho nos testes e implantação de acordo com um programa bem planejado.
5.4.3 Preparação do ambiente
A execução deste processo busca garantir que exista uma infraestrutura que dê
sustentação à instalação e operacionalização do software pelos usuários finais, de forma que
possa ser dado início aos treinamentos necessários.
O propósito da execução deste processo é criar as condições físicas para o início do
projeto, como a disponibilização dos ambientes de treinamento e de produção.
O Grupo de Implantação deve verificar, no material do projeto, se o atendimento de
cada pendência apontada no documento foi realizado, de forma a não haver paralisação do
processo de implantação e verificar o andamento da implantação quanto a prazo, escopo e
cumprimento de atividades, atestando as condições para continuidade dos trabalhos previstos.
Esta atividade busca verificar junto ao pessoal de desenvolvimento e de suporte, a
liberação dos ambientes de treinamento e de produção para início das cargas iniciais
de dados e posterior realização dos treinamentos.
A liberação do ambiente consiste na disponibilização dos servidores de aplicação e na
criação dos Bancos de Dados. O local reservado para os treinamentos deve ser liberado e
verificado. Um repositório para guarda dos documentos gerados no projeto também deve ser
disponibilizado no ambiente de produção.
Esta atividade é realizada através de reunião do Grupo de Implantação com os técnicos
responsáveis pelo desenvolvimento e de suporte, instalação e liberação do software.
O passo seguinte é a realização de cargas iniciais de dados, atividade prevista para
cadastrar usuários e tabelas iniciais necessárias ao perfeito funcionamento do software em
ambiente de produção. Caso exista uma base de dados de sistemas legados, esta deve passar
por um procedimento de importação.
Esta atividade que é realizada pelo Grupo de Implantação, pode não ser tão simples e
rápida, pois o cadastramento de usuários para o ambiente de produção envolve criação de
perfis de utilização do software o que demanda tempo de preparação, assim como, a
importação de bases legadas o que exige um procedimento prévio de testes destas
importações.
62
No caso de bases legadas, o Grupo de Implantação deve incluir os dados iniciais com
orientação dos técnicos responsáveis pela disponibilização do software e depois, realizar
testes de funcionamento nos ambientes (REZENDE; ABREU, 2006).
5.4.4 Realização de treinamentos
Este processo é outro ponto importante no processo de implantação, por que envolve a
participação do componente humano em larga escala e busca incluir o software no ambiente
de trabalho dessas pessoas de maneira mais simples possível.
O propósito da execução deste processo é assegurar que todas as pessoas evolvidas
com a utilização do software estejam conscientizadas e treinadas, de acordo com o seu nível
de necessidade de acesso, e aptas para utilização do software em produção.
Para um melhor aproveitamento, toda seção de treinamento deve ser iniciada com a
apresentação pelo gestor do sistema na organização, dos objetivos e importância do projeto
para a organização e para os participantes.
Estão inclusos na documentação o manual do software completo para uso do gestor e
manual de usuários, em versões equivalentes aos perfis de usuários necessários.
Esta documentação é disponibilizada pelos responsáveis pelo desenvolvimento e
liberação do software para uso.
Outro passo importante é o treinamento do usuário chave, onde se realizar repasse de
todas as funcionalidades do software para os usuários chave, de forma aprofundada, através
de apresentação detalhada, dando aos mesmos, condições de treinar usuários finais,
disseminar o uso do software na organização e prestar atendimento de primeiro nível aos
usuários.
O Grupo de Implantação faz um treinamento específico de todas as funcionalidades do
software para os usuários chave, de forma a capacitar os mesmos no suporte a usuários e
realizar treinamentos para novos usuários que venham a utilizar o software depois de
finalizado o processo de implantação. (REIS, 2007).
63
64
6 ESTUDO DE CASO
6.1 Breve histórico e Narrativa do caso.
A organização estudada se localiza na cidade de Paracatu, sendo fundada em 2004.
Sua fundação se deu com a união de três escritórios contábeis gerenciados pelos irmãos:
Coraci, Delano e Advaldo no ano de 2000, sendo a empresa declarada legalmente como
Consult no ano de 2004. Hoje a Consult é gerenciada por Delano, tendo como principais
contadores Advaldo e Coraci, dentre outros funcionários contratados. A empresa atua na área
de contabilidade. Sua origem deve-se a necessidade de diminuição de custos, que foi suprida
com a união dos escritórios, e pela oportunidade de mercado devido grande expansão no
mercado empresarial do município.
A empresa após a união dos escritórios, conquistou um número considerável de
clientes, se viu na necessidade de implantar, de forma mais significativa, a informatização
das informações da empresa, principalmente em virtude das modernização de seus clientes, e
dos orgãos fiscalizadores que acabavam por exigir o uso da tecnologia, realizando-a no ano de
2001.
O que antes, cada escritório contavam com 1 computador e armazenamento de dados
através de tabelas e comandos DOS, hoje, no ano de 2013 a empresa conta com um aparato de
18 máquinas e um servidor de arquivos, a utilização de 2 softwares específicos para área
contábil, após recente implantação do segundo e utilização do primeiro para migração de
banco de dados, além de uma rede de cabeamento estruturado.
Através das implantações tecnológicas na empresa Consult, surgiu os objetivos
relacionados a este projeto de estudo, uma vez que foi gerada, pelo gestor da empresa, a
necessidade de avaliar a importância da usabilidade da informática em sua empresa, surgindo
questões como a viabilidade da implantação, as melhorias ou pioras ocasionadas pela
tecnologia e a visão dos clientes e usuários quanto as inovações no setor contábil na empresa
em questão.
65
6.2 Definição dos fenômenos em estudo
Nos tópicos seguintes serão definidos os principais fenômenos estudados no estudo,
como a implantação da tecnologia, a eficiência da tecnologia e a imagem da empresa, todos
buscando demonstrar a importancia da tecnologia na contabilidade.
6.2.1 Implantação da tecnologia.
Com a globalização e o surgimento de sistemas inovadores nos orgãos fiscalizadores,
como a Refeceita Federal, Estadual, dentre outros orgãos, a empresa se viu na necessidade e
ao mesmo tempo, em comparação com o mercado contábil do município, na oportunidade de
se inovar e investir mais intensamente na área tecnológica.
Como ponto principal na implantação de tecnologia, o interesse estava voltado em
implantar um software que suprisse as necessidades contábeis naquele momento (2001).
Através de um projeto de divulgação da desenvolvedora de software LEDWARE, o gestor
Delano procurou um dos representantes da empresa que mostrou os pontos positivos da
aquisição e da implantação do software LEDWIN.
A aquisição do software LEDWIN foi viabilizada através da análise de investimento
no qual o valor da implantação foi cobrada no valor de R$ 300,00 somados com o valor
mensal de ½ salários mínimos, reajustados conforme Piso Nacional de Salário, referente a
manutenção do software, além do treinamento inicial ter sido fornecido sem ônus a empresa
contratante. Através de concenso do gestor e dos contadores da empresa foi adquiridos a
licença de uso do software e a busca por todo o aparato tecnológicos para a funcionamento do
mesmo.
Através dos requisitos mínimo de hardware exigidos pelo software o gestor pôde fazer
a aquisição de microcomputadores. Esta aquisição foi feita através de um empresa de venda
de computadores do município, no qual avaliou os computadores com melhor custo benefício
seguindo as exigencias do software. Foram então adquiridas 10 máquinas, 10 licenças do
Sistema operacional da Microsoft, Windows XP, além do pacote office XP, adquiridos
juntamente com os computadores.
Após a implantação do software foi elaborada pela empresa LEDWARE juntamente
com o gestor da Consult a preparação do ambiente e o treinamento de manuseio do software.
66
A preparação do ambiente se baseou na disponibilização de uma das máquinas para
aplicação e criação do Banco de Dados, instalação do software nas máquinas e por fim a
transposição dos dados da empresa e cadastramento dos usuários.
O treinamento, uma vez que foi cedido gratuitamente para a consult, foi realizado
inicialmente por um técnico de forma presencial, em um curto espaço de tempo, em apenas 15
dias, com posteriores suportes on-line por e-mail, telefones ou por converssações instantâneas
disponibilizadas no site. O teinamento presencial foi efetuado com a escolha de um usuário
chave, onde este foi treinado e através do conhecimento que pôde obter repassou-o para os
demais usuários.
Através do da instalação e treinamento do pessoal, a empresa passou por um período
de adaptação do software de aproximadamente 6 meses ocorrendo resistência de alguns
usuários, principalmente por partes de usuários com mais tempo de serviço, isso gerou uma
perda pouco significante no ganho da empresa devido a demora na inserção de dados, geração
e busca de arquivos e relatórios.
Passados este tempo de adaptação a empresa evoluiu rápidamente no processo de
informatização e produção, uma vez que o software, agora compreendido, disponibilizava
rápido processamento de dados possibilitando um aumento considerável de clientes. A
empresa que antes da implantação de softwares trabalha com 193 empresas, atualmente
(2013) trabalha com 498 empresas, dentre eles produtores rurais, empresários e pessoas física
com funcionários domésticos.
Conforme o tempo foi passando o sistema dos orgãos fiscalizadores foram sendo
atualizados gradativamente, na intensão de uma maior abrangência na fiscalização e afim de
evitar a sonegação fiscal que muito ocorria no Brasil. Nestas atualizações foram inseridas o
Imposto de renda digital, onde você baixava o programa através do site da Receita Federal
(http://www.receita.fazenda.gov.br), além de outras ferramentas que foram desesnvolvidas
como o SIF, DIF, Certificado Digital, o SPED, NFe, dentre outros softwares.
Através destas atualizações no orgãos fiscalizadores é praticamente obrigatório a
frequente atualização tecnológica na empresa, seja em softwares, hardwares ou meios de
comunicação. Assim, em 2010, a Consult novamente pensa na inovação, buscando soluções
tecnológicas que acompanhassem as tecnologias aplicadas à contabilidade no mercado.
Um dos primeiros passos foi a procura por um profissional na área de TI que prestasse
consultoria à empresa afim de atualiza-la. Através deste profissional foi possível fazer
aquisições de um novo software, denominado DOMÍNIO SISTEMAS, onde o mesmo se
interage com as páginas da receita estadual, federal e munícipal, integrando os dados
67
disponíveis no sistema aos requisitados nos sites e programas. Outras atualização efetuada foi
a aquisição de microcomputadores, gradativamente, com o novo Sistema Operacional
lançado, o Windows 7, da Microsoft, já vindos de fábrica sem custos adicionais, além da
aquisição de um servidor de arquivos próprios para esse tipo de processo e a padronização da
rede cabeada para estruturada.
Atualmente a empresa possui, em funcionamento, dois softwares especialistas, uma
vez que o software anteriormente adquirido, LEDWIN, esta sendo utilizado para a migração
de dados, pois o Banco de Dados não é compatível para migração direta, para o software
DOMÍNIO. As aquisições de harware são mais práticas de adquirirem, porém o custo se torna
alto, pois é necessário parar o serviço de um funcionário, fazer a troca da máquina e efetuar as
instalações, com o auxílio online do suporte, dos softwares e aplicativos da receita, além do
backup dos mesmos. Esta troca demanda tempo ocasionando perca de produtividade.
6.2.2 A eficiência da tecnologia
Com a implantação das recursos tecnologias consequentemente da informatização, a
contabilidade conseguiu obter bons resultados o que influencia em procurar cada vez mais
melhorar esse processo.
Um dos processos me maior valia foi o aumento da produtividade, uma vez que a
velocidade de processamento das informações, quando se faz uso do computador para
trabalhar, gera aumento substancial da produtividade. O tempo que era gasto para se produzir
relatórios ou qualuqer outro serviço nos sistemas convencionais é muito superior ao tempo
gasto quando é utilizado os sistemas de informação.
Informatizando dos dados da empresa, consequentemente obtem-se uma melhoria na
qualidade dos serviços, pois a impressão das informações digitais por meio de impressoras a
laser torna o trabalho mais apresentável. Aumenta-se também a segurança quanto a erros, pois
é possível fazer leituras prévias antes da impressão, evitando possíveis erros.
A Facilidade de acesso às informações da empresa é feito de maneira rápida por meio
de sistema, localizando um lançamento, informando o saldo ou ainda demonstrando a
evolução da receita e das despesas por meio de relatórios.
Um doa maiores problemas enfrentados, pela contabilidade, tanto com orgão
fiscalizadores quanto com os clientes é o tempo de cumprimento dos prazos de entrega dos
documentos. O não recolhimento nas datas indicadas para o vencimento da obrigação
geralmente implica em pagamento de multa e juros para a empresa. Devido ao grande número
68
de clientes e de documentos para serem entregues, a informatização melhorou bastante o
tempo de cumprimento dos prazos, pois a inserção, busca e edição de dados informatizados é
muitos mais rápido que qualquer outro meio já utilizado.
Segundo Cautela & Polloni (1996), o objetivo dos Sistemas de Informação é gerar
informações ideais para a tomada de decisões. Para que isso ocorra as informações precisam
ser:
Clara, para apresentar o fato com clareza, não mascarando entre os fatos
acessórios.
Precisa, a informação deve ser de um alto padrão de precisão.
Rápida, chegar ao ponto de decisão em tempo hábil para que surta efeito na
referida decisão.
Na era da informação, o diferencial das empresas e dos profissionais está
diretamente ligado à valorização da informação e do conhecimento, proporcionando soluções
e satisfação no desenvolvimento das atividades.
O propósito básico da informação é o de habilitar a empresa a alcançar seus
objetivos pelo uso eficiente dos recursos disponíveis, portanto, as informações podem decidir
o futuro da organização.
6.2.3 Imagem da empresa
A competitividade nas empresas está relacionada à capacidade efetuar processos de
produção ampliada a baixos custos, o fazendo com rapidez e agilidade suprindo as
necessidades de mercados cada vez mais exigentes. Para isso, o recurso fundamental é a
informação, visto o ambiente de extrema competitividade no qual a maior parte dos ramos de
negócio dificilmente sobrevive sem o auxílio da informação, tanto gerencial como contábil,
ao comportamento empresarial.
Ainda como condição básica para sua permanência no mercado, as empresas buscam
constantemente atrair novos clientes ou oferecer novas vantagens àqueles já conquistados.
Zenone (2007) declara que a necessidade de conquistar e, principalmente, manter clientes
vem impulsionando os executivos a repensar suas estratégias de negócio que enfatizam o
serviço e a qualidade para conseguir a satisfação e a lealdade do cliente a longo prazo.
Essas atividades são complexas e exigem investimentos em campanhas promocionais,
novas tecnologias, comunicação com os clientes, treinamento de colaboradores, sempre
visando um melhor atendimento aos clientes.
69
6.2.4 Viabilidade de Implantação tecnológica
Para ser efetuada a avaliação econômica-fincanceira da empresa será efetuado analises
de investimento antes e após a implantação do projeto de implantação de tecnologia. Assim
serão analizados os principais tipos de investimento como segundo Torres (1989):
Investimento na aquisição de hardware;
Investimentos na aquisição de softwares operacionais e de apoio;
Investimentos no desesnvolvimento ou aquisição de software específico
Investimento em treinamento de pessoal técnico e usuários
Quanto aos custos e economias operacionais, devem ser considerados:
Pessoal operacional
Operação de hardware, incluindo manutenção e gastos com energia;
Custos de locação de software;
Custos de materiais operacionais para a área
Ainda segundo Torres (1989). destaca que “Grande parte das aplicações pode não se
justificar por reduções diretas de custos operacionais ou aumento direto de receitas, mas por
melhorias da força copetitiva da empresa, melhor e mair integração geral, melhores
comunicações etc.”.
Desta forma, deve ser conduzida uma analise dos principais benefícios esperados com
o processo de informatização proposto, além dos aspectos puramente economico-financeiros,
como por exemplo:
Melhoramento do capital de giro da empresa
Redução nos gastos indiretos associados à administração
Melhoria no fluxo de caixa geral
Redução dos erros das informações
Redução nos prazos para preparação de relatorios contabeis e gerenciais;
Disponibilidade de melhores e mais rápidas informações para gerenciar tomadas
de decisões
Maior agilidade administrativa e operacional
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6.3 Apresentação de questões de pesquisa
As pesquisas efetuadas neste estudo de caso buscou identificar através de questionários e
levantamento de dados a importância da tecnologia no dia-a-fia da empresa e a viabilidade de
sua implantação. As pesquisas com questionários buscou a simplicidade das questões
buscando a sinceridade e facilidade quanto as respostas, tentando destacar assim as principais
funcionalidades da tecnologias e seus resultados perante seus clientes e funcionários.
6.3.1 Objetivos
Analisar as respostas dos entrevistados a fim de desmonstrar as importâncias resultantes da
implantação da tecnologia na empresa.
6.3.1.1 Objetivos especícos
Identificar a eficiência da tecnologia
A imagem da empresa
A viabilidade de implantação tecnológica
6.3.2 Hipóteses
Identificar, para fins de gestão, a viabilidade e a importância da tecnologia,
identificando seus principais benefícios.
6.4 Metodologia de Estudo
Para se alcançar os objetivos pretendidos, assim como respostas satisfatórias a
problemática em questão, há a necessidade de se realizar uma pesquisa científica, que é
caracterizada pelo uso de metodologia própria, através da aplicação de métodos de pesquisa.
Considera-se metodologia um instrumento do pesquisador, uma vez que é através da
especificação dos caminhos a serem adotados que se torna possívelç delimitar a
criatividade e definir como, onde, com quem, com quê, quanto e de que maneira
se pretende captar a realidade e seus fenômenos (ALVES, 2003, P,59, grifo do
autor).
Um método é um conjunto de processos pelos quais se torna possível conhecer uma
determinada realidade, produzir determinado objeto ou desenvolver certos procedimentos ou
71
comportamentos (OLIVEIRA, 1997). O método científico caracteriza-se pela escolha de
procedimentos sistemáticos para descrição e explicação de uma determinada situação sob
estudo e sua escolha deve estar baseada em dois critérios básicos: a natureza do objetivo ao
qual se aplica e o objetivo que se tem em vista no estudo (FACHIN, 2001).
O estudo de caso utilizou o método de pesquisa exploratória pois é utilizada para
realizar um estudo preliminar do principal objetivo da pesquisa que é realizada, ou seja,
familiarizar-se com o fenômeno que está sendo investigado, de modo que a pesquisa
subsequente possa ser concebida com uma maior compreensão e precisão. A pesquisa
exploratória, que pode ser realizada através de diversas técnicas, geralmente com uma
pequena amostra, permite ao pesquisador definir o seu problema de pesquisa e formular a sua
hipótese com mais precisão, ela também lhe permite escolher as técnicas mais adequadas para
suas pesquisas e decidir sobre as questões que mais necessitam de atenção e investigação
detalhada, e pode alertá-lo devido a potenciais dificuldades, as sensibilidades e as áreas de
resistência.
Uma pesquisa pode ser considerada de natureza exploratória, quando esta envolver
levantamento bibliográfico, entrevistas com pessoas que tiveram, ou têm, experiências
práticas com o problema pesquisado e análise de exemplos que estimulem a compreensão. As
pesquisas exploratórias visam proporcionar uma visão geral de um determinado fato, do tipo
aproximativo (CLEMENTE apud GIL2007).
A pesquisa exploratória é realizada sobre um problema ou questão de pesquisa que
geralmente são assuntos com pouco ou nenhum estudo anterior a seu respeito. O objetivo
desse tipo de estudo é procurar padrões, idéias ou hipóteses. A idéia não é testar ou confirmar
uma determinada hipótese. As técnicas tipicamente utilizadas para a pesquisa exploratória são
estudos de caso, observações ou análise históricas, e seus resultados fornecem geralmente
dados qualitativos ou quantitativos. A pesquisa exploratória avaliará quais teorias ou
conceitos existentes podem ser aplicados a um determinado problema ou se novas teorias e
conceitos devem ser desenvolvidos (COLLIS, 2005),( GIL,1999).
Dentro do método científico pode-se optar por abordagens quantitativas ou
qualitativas, embora hajam autores que discordem desta dicotomia (GOODE e HATTT, apud
OLIVEIRA, 1997).
A abordagem quantitativa preocupa-se com quantificação de dados, utilizando para
isto recursos e técnicas estatísticas; é muito utilizada em pesquisas descritivas onde se procura
descobrir e classificar a relação entre variáveis ou em pesquisas conclusivas, onde se buscam
relações de causalidade entre eventos (OLIVEIRA, 1997).
72
Pesquisas de natureza qualitativa envolvem uma grande variedade de materiais
empíricos, que podem ser estudos de caso, experiências pessoais, histórias de vida, relatos de
introspecções, produções e artefatos culturais, interações, enfim, materiais que descrevam a
rotina e os significados da vida humana em grupos. Esta abordagem qualitativa tem sido
apresentada como Soft Science, principalmente por aqueles que adotam posições positivistas,
assumindo que a realidade social seja estável e imutável, o que a tornaria candidata a estudos
de natureza quantitativa que ofereceriam maiores oportunidades para explicação e
generalização de resultados (DENZIN e LINCOLN, 2006).
No estudo de caso também será realizada através de pesquisas primarias e secundarias.
Kotler e Keller define pesquisas primarias da seguinte forma: “Dados primários são dados
novos que serão coletados para uma finalidade específica ou para um projeto especifico de
pesquisa.” (KOTLER; KELLER, 2006, p. 101). E Marconi e Lakatos (1996) definem que
fontes secundarias são: “[...] fontes secundárias, abrange toda bibliografia já tornada pública
em relação ao tema de estudo, desde publicações avulsas, boletins, jornais, livros, pesquisas,
monografias, tese, material cartográfico etc. (MARCONI; LAKATOS, 1996, p 167).
6.4.1 Estruturação do instrumento de pesquisa e coleta dos dados
Segundo Marconi e Lakatos (1996, p163), “a amostra é uma parcela conveniente
selecionada do universo (população), é um subconjunto do universo”.
O desafio da amostra é escolher uma parte do universo da pesquisa, de forma que seja
a mais representativa possível do todo, e a partir dos resultados, poder interferir o mais
legitimamente possível os resultados da população total (MARCONI e LAKATOS, 1996).
Neste trabalho o tipo de amostragem utilizada foi a não probabilística por
conveniência.
O levantamento a respeito do questionário foi levantado com a população total da
empresa, quanto a eficiência da tecnologia utilizada na empresa, porém na pesquisa referente
a imagem da empresa, onde a pesquisa foi efetuada com clientes da empresa, a amostragem
foi de apenas 10%, uma vez que poucos clientes vem pessoalmente à empresa, muitos clientes
cadastrados são produtores rurais, de difícil acesso de comunicação, além de alguns clientes
que possuem somente funcionários domésticos, o que fez restringir o tamanho da
amostragem.
Foi utilizado um instrumento de observação direta extensiva, o questionário, visando
traduzir os objetivos gerais específicos desta pesquisa.
73
“Questionário é um instrumento de coleta de dados, constituído por uma série
ordenada de perguntas” (MARCONI E LAKATOS, 1996, p. 88).
Os roteiros para questionários estruturados, um para contadores e funcionários e outro
para clientes. Foram construídos considerando os objetivos do estudo, bem como o referencial
teórico. Com base nos objetivos do estudo e nos aspectos específicos a serem pesquisados
com base na revisão da literatura, estruturaram-se os roteiros de entrevistas, combinando as
questões com as dimensões de pesquisa.
Essas dimensões concentraram-se na identificação das necessidades e características
da informação contábil, ou seja, na oportunidade, confiabilidade, comparabilidade e
relevância, destacando nessa dimensão, a eficiência dos processos de sistemas de informação
e hardwares disponíveis na empresa.
Outra análise efetuada foi analise da imagem da empresa buscando identificar a
opinião do cliente voltada para inovação tecnológica e seus benefícios/malefícios no dia-a-dia
do cliente.
E por fim a analise financeira da viabilidade da implantação da tecnologia na empresa.
Esta análise foi feita através da coleta de dados financeiros de fluxo de caixa de um período
anterior a implantação do sistema, durante o processo de implantação até o momento atual da
empresa, identificando a variação de despesas, receitas e resultado de cada ano buscando
identificar benefícios da tecnologia.
Os roteiros de entrevistas iniciais foram apresentados a dois especialistas, um
profissional contábil e um empresário, para passar por uma validação de conteúdo. Com base
nas sugestões feitas por ambos, tanto no que se refere ao formato quanto ao conteúdo do
instrumento, os roteiros de entrevistas foram adaptados.
Todas as entrevistas foram realizadas on-line através da ferramenta web de pesquisas
online disponível pelo site: (http://www.enquetefacil.com), uma vez que o site é de boa
reputação em vários países e de fácil manuseio, auxiliando na criação de pesquisas, execução
e análise de dados.
6.5 Análise dos dados
A análise de dados apresentará os resultados dos questionários através de gráficos,
demonstrando o volume de clientes e funcionários pertencentes a empresa e por fim o gráfico
onde será relacionado o lucro, receita, despesas com tecnologia em relação com despesas
gerais.
74
6.5.1 A eficiência da tecnologia
Gráfico 1 - Por favor, diga-nos quais as mudanças mais relevantes na implantação de
hardware e softwares na empresa.
Fonte: elaborado pelo autor
Tabela 05 - Análise técnica do gráfico: Por favor, diga-nos quais as mudanças mais
relevantes na implantação de hardware e softwares na empresa
Análise técnica - População: 25
Velocidade na produção de informação Conclusões destacadas
Média 1,840 "92,00%" escolheram:
Intervalo de confiança (95%) [1,623 - 2,057] Concordo
Tamanho da amostra 25 Concordo totalmente
Desvio padrão 0,554 2 opções não foram escolhidas.
Erro amostral 0,111
Agilidade na inserção, edição e busca de dados Conclusões destacadas
Média 1,880 "92,00%" escolheram:
Intervalo de confiança (95%) [1,674 - 2,086] Concordo
Tamanho da amostra 25 Concordo totalmente
Desvio padrão 0,526 2 opções não foram escolhidas.
Erro amostral 0,105
0
2
4
6
8
10
12
14
16
18
20
Velocidade na
produção deinformação
Agilidade na
inserção, edição ebusca de dados
Confiabilidade das
informações
Integridade das
informações
Oportunidade de
inovação daempresa
Por favor, diga-nos quais mudanças mais relevantes na implantação
de hardware e softwares na empresa.
Concordo totalmente
Concordo
Normal
Discordo
Discordo totalmente
75
Confiabilidade das informações Conclusões destacadas
Média 1,720 "96,00%" escolheram:
Intervalo de confiança (95%) [1,508 - 1,932] Concordo
Tamanho da amostra 25 Concordo totalmente
Desvio padrão 0,542 2 opções não foram escolhidas.
Erro amostral 0,108
Integridade das informações Conclusões destacadas
Média 1,760 "96,00%" escolheram:
Intervalo de confiança (95%) [1,555 - 1,965] Concordo
Tamanho da amostra 25 Concordo totalmente
Desvio padrão 0,523 2 opções não foram escolhidas.
Erro amostral 0,105
Oportunidade de inovação da empresa Conclusões destacadas
Média 1,800 "96,00%" escolheram:
Intervalo de confiança (95%) [1,604 - 1,996] Concordo
Tamanho da amostra 25 Concordo totalmente
Desvio padrão 0,500 2 opções não foram escolhidas.
Erro amostral 0,100
Fonte: elaborado pelo autor
Através dos dados das análises é possível identificar que em média, 94% dos
funcionários pesquisados concordam com as cinco váriaveis referentes a qualidade da
informação, exaltando assim os resultados benéficos com a utilização da tecnologia.
76
Gráfico 2 - O sistema da empresa é fácil de usar?
Fonte: elaborado pelo autor
Tabela 06 - Análise técnica do gráfico: O sistema da empresa é fácil de usar?
Análise técnica Conclusões destacadas
Média 1,840 "96,00%" escolheram:
Intervalo de confiança (95%) [1,655 - 2,025] Concordo
Tamanho da amostra 25 Concordo totalmente
Desvio padrão 0,473 2 opções não foram escolhidas.
Erro amostral 0,095
Fonte: elaborado pelo autor
Através da análise técnica é possível perceber que grande maioria, 96% dos funcionários,
concordam quanto a facilidade de uso dos sistemas utlizados na empresa.
20%
76%
4%
0%
0%
O sistema da empresa é fácil de usar?
Concordo totalmente
Concordo
Discordo
Discordo totalmente
Não aplicável
77
Gráfico 3 - Voce já teve algum problema com informação da empresa?
Fonte: elaborado pelo autor
Tabela 07 - Análise técnica do gráfico Voce já teve algum problema com informação da
empresa?
Análise técnica Conclusões destacadas
Média 1,000 "100,00%" escolheu "sim"
Intervalo de confiança (95%) [1,000 - 1,000]
Tamanho da amostra 25
Desvio padrão 0,000
Erro amostral 0,000
Fonte: elaborado pelo autor
Através da análise técnica verifica-se que 100%, sendo a totalidade dos funcionários em 25
pessoas, já tiveram algum problema com informações.
100%
0%
Você já teve algum problema com informações da empresa?
sim
não
78
Gráfico 4 - O problema estava relacionado com:
Fonte: elaborado pelo autor
Tabela 08 - Análise técnica do gráfico: O problema estava relacionado com:
Análise técnica Conclusões destacadas
Média 2,240 "68,00%" escolheram:
Intervalo de confiança (95%) [1,682 - 2,798] problemas com Hardware
Tamanho da amostra 25 problemas com o Sistema Operacional
Desvio padrão 1,422 A opção menos escolhida representa "4,00%":
Erro amostral 0,284 Problemas na rede ou internet
Fonte: elaborado pelo autor
Nesta análise é possível verificcar as causas dos problemas, sendo a grande maioria
relacionada à hardware e ao Sistema Operacional. Ambos ocorrem em grande maioria das
vezes por falta de manutenção e atualizações que algumas vezes os gestores deicham de
insvestir optando por redução de custos ou restrição de gastos.
40%
28% 12%
12% 4% 4%
o problema estava relacionado com:
problemas com Hardware
problemas com o SistemaOperacional
Problemas com o sistemaespecífico da empresa
Problemas com o Servidor debanco de Dados
Problemas na rede ou internet
outros
79
Gráfico 5 - Você acha importante a relação da contabilidade com a informática dentro
da empresa?
Fonte: elaborado pelo autor
Tabela 09 - Análise técnica do gráfico: Você acha importante a relação da contabilidade
com a informática dentro da empresa?
Análise técnica Conclusões destacadas
Média 1,280 "100,00%" escolheram:
Intervalo de confiança (95%) [1,100 - 1,460] muito importante
Tamanho da amostra 25 importante
Desvio padrão 0,458 2 opções não foram escolhidas.
Erro amostral 0,092
Fonte: elaborado pelo autor
Através da análise do gráfico é possível identificar que a maioria em sua totalidade
acham muito importante a informatização da empresa, uma vez que atualmente na área
contábil é praticamente impossível se trabalhar sem a tecnologia.
72%
28%
0% 0%
Você acha importante a relação da contabilidade com a informática
dentro da empresa?
muito importante
importante
pouco importante
nada importante
80
Gráfico 6 - Funcionários x Clientes
Fonte: elaborado pelo autor
Através do gráfico anterior é possiível verificar o aumento de clientes em relação com os
funcioários. O aumento desproporcional de clientes em relação ao funcionários é dados pela
ustificativa do uso de sistemas de informação, que agilizaram os processos de produção de
informação possibilitando o grande aumento de clientes sem a necessidade de uma grande
contratação de funcionários.
10 12 13 15 16 19 18 19 20 23 24 27 25
193 215 230
270 300
410 405 435
460 480 503 505 498
2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012
Funcionários x Clientes
qntde de funcionários qntde de empresas
81
6.5.2 Imagem da empresa
Gráfico 7 - Há quanto tempo você utiliza os serviços da contabilidade Consult?
Fonte: elaborado pelo autor
Tabela 10 - Análise técnica do gráfico: Há quanto tempo você utiliza os serviços da
contabilidade Consult?
Análise técnica Conclusões destacadas
Média 4,375 "83,33%" escolheram:
Intervalo de confiança (95%) [4,144 - 4,606] Mais de três anos
Tamanho da amostra 48 Entre um e três anos
Desvio padrão 0,815 A opção "a mais de um mês" não foi escolhida por ninguém.
Erro amostral 0,118
Fonte: elaborado pelo autor
Através da análise do gráfico podemos verificar que a maioria dos clientes da empresa
têm um relacionamento de mais de três anos com seus serviços, isso se deve ao diferencial na
prestação de serviços e a lealdade que o cliente tem à empresa.
0% 2%
15%
27% 56%
Há quanto tempo você utiilza os serviços da contabilidade Consult?
a mais de um mês
a mais de seis meses
Entre seis meses e um ano
Entre um e três anos
Mais de três anos
82
Gráfico 8 - Qual é seu grau de satisfação quanto as informações e serviços
informatizados da empresa Consult?
Fonte: elaborado pelo autor
Tabela 11 - Análise técnica do gráfico: Qual é seu grau de satisfação quanto as
informações e serviços informatizados da empresa Consult?
Análise técnica Conclusões destacadas
Média 1,667 "100,00%" escolheram:
Intervalo de confiança (95%) [1,532 - 1,801] Satisfeito
Tamanho da amostra 48 Completamente satisfeito
Desvio padrão 0,476 2 opções não foram escolhidas.
Erro amostral 0,069
Fonte: elaborado pelo autor
Através da análise do gráfico é possível verificar que o grau de satisfação dos clientes
da Consul é de praticamente 100% de satisfação ou completamente satisfeitos. Este resultado
garante a satisfação dos clientes referentea prestação de serviços pela empresa, sendo o
mesmo de boa qualidade.
33%
67%
0% 0%
Qual é seu grau de satisfação quanto as informações e serviços
informatizados da empresa Consult?
Completamentesatisfeito
Satisfeito
Insatisfeito
Completamenteinsatisfeito
83
Gráfico 9 - Em comparação as informações datilografadas, os serviços informatizados
são:
Fonte: elaborado pelo autor
Tabela 12 - Análise técnica do gráfico: Em comparação as informações datilografadas,
os serviços informatizados são:
Análise técnica Conclusões destacadas
Média 1,333 "91,67%" escolheram:
Intervalo de confiança (95%) [1,155 - 1,512] Muito melhor
Tamanho da amostra 48 Um pouco melhor
Desvio padrão 0,630 2 opções não foram escolhidas.
Erro amostral 0,091
Fonte: elaborado pelo autor
Através desta análise é possível verificar a percepção do cliente referente as evoluções
na tecnologia e dentro da contabilidade, focando no modo de como eram feitos os serviços da
contabilidade antes ( máquina de datilografia ) e no momento atual, informatizada. É possível
observar que a maioria, sendo 91,67%, percebem e qualificam a mudança como positiva.
75%
17% 8%
0% 0%
Em comparação as informações datilografadas, os serviços
informatizados são:
Muito melhor
Um pouco melhor
semelhantes
Um pouco pior
Muito pior
84
Gráfico 10 - A apresentação de serviços contábeis informatizados da Consult atende
bem as necessidades de quem usa este serviço?
Fonte: elaborado pelo autor
Tabela 12 - Análise técnica do gráfico: A apresentação de serviços contábeis
informatizados da Consult atende bem as necessidades de quem usa este serviço?
Análise técnica Conclusões destacadas
Média 1,750 "100,00%" escolheram:
Intervalo de confiança (95%) [1,626 - 1,874] Concordo
Tamanho da amostra 48 Concordo totalmente
Desvio padrão 0,438 2 opções não foram escolhidas.
Erro amostral 0,063
Fonte: elaborado pelo autor
Através da análise do gráfico, pode-se considerar que 100% dos clientes participantes
concordam com a prestação de servidos de qualidade como sendo positivo ao cumprir as suas
necessidades.
25%
75%
0% 0%
A prestação de serviços contábeis informatizados da Consult atende
bem as necessidades de quem usa este serviço?
Concordo totalmente
Concordo
Discordo
Discordo totalmente
85
Gráfico 11 - Você acha importante a informatização e constante modernização da
empresa?
Fonte: elaborado pelo autor
Tabela 13 - Análise técnica do gráfico: Você acha importante a informatização e
constante modernização da empresa?
Análise técnica Conclusões destacadas
Média 1,280 "100,00%" escolheram:
Intervalo de confiança (95%) [1,100 - 1,460] muito importante
Tamanho da amostra 25 importante
Desvio padrão 0,458 2 opções não foram escolhidas.
Erro amostral 0,092
Fonte: elaborado pelo autor
Este gráfico de demonstra a importância, identificada nos cliente, que a
informatização e a constante modernização tem na imagem da empresa, uma vez que o
mercado praticamente exige essas evoluções.
61%
31%
8%
0%
Você acha importante a informatização e constante modernização da
empresa?
muito importante
importante
pouco importante
nada importante
86
6.5.3 Viabilidade de Implantação
Gráfico 12 - Despesas Gerais x Despesas tecnológicas x Receita
Fonte: elaborado pelo autor
Através da análise do gráfico é possível observar, seguindo as informações da
evolução histórica contidos no tópico 6.2.1, que, no ano de 2000, havia poucas gerais,
práticamente nenhuma despesas com tecnologia e contava com uma receita estável, seguindo
a média do somatório das receitas dos irmãos antes da uniãos dos escritórios.
No ano de 2001, ano de aquisição de hardwares e softwares, é constatado um
considerável aumento nas despesas gerais e tecnológicas, mantendo a média da receita. Nesta
momentos as despesas aumentam devido não só às aquisições de hardware e softwares, mas
também a outras despesas de tecnologia como aquisições de suprimentos de informática
necessários para a manutenção dos mesmo. Já a receita se mantém pois ainda não havia uma
adequação a informatização, sendo assim mantendo os processos de produção .
No ano de 2002 é notado uma queda nas despesas e uma pequena elevação na receita.
Este é o momento de adequação da tecnologia quanto ao conhecimento, onde o investimento
em equipamentos tecnológicos é reduzido e o aperfeiçoamento dos processos notada.
Em 2005 é notada uma surpreendente elevação tanto na receita quanto nas despesas.
Neste momento o gestor começa a investir alto em profissionais da área e diulgação da
empresa, momento este em que o gestor consegue elevar, conforme o gráfico funcionários x
clientes, a quantidade de funcionários de 16 para 19 e o número de clientes de 300 para 410.
Através destes dados é possível notar a eficácia dos processos de sistemas de informação, pois
R$ 0,00
R$ 200.000,00
R$ 400.000,00
R$ 600.000,00
R$ 800.000,00
2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012
Despesas gerais x Despesas tecnológicas x Receita
Somatório despesas despesas c/ tecnologia receita
87
com o aumento de apenas 3 funcionários foi possível gerir as informações contábeis de 410
pessoas.
88
7 CONCLUSÃO
Conclui-se que a tecnologia é um fator determinante tanto na contabilidade quanto em
qualquer empresa no mercado. A tecnologia além de aumentar a eficiência dos processos de
produção, cria uma imagem de qualidade aos clientes. Outro ponto a se focar é a viabilidade
uma vez que, mesmo sendo uma fator de difícil mensuração, é visível o aumento de produção
e receita, mantendo os valores investidos em tecnologia constantes.
7.1 Projeto de implementação das sugestões para Monografias de Estudo de Casos.
Conclui-se que a empresa se encontra com alguns computadores com tecnologias
obsoletas para as tecnologias utilizadas dentro da empresa e exigidas pelo mercado de
contabilidade, sendo assim necessários a aquisição de novas máquinas, além da troca de
cabeamento de barramento 100Mb para 1000Mb e a aquisição de uma impressora de grande
porte, para a impressão de folhas de pagamento, deixando de utilizar o serviço de aluguel de
impressora que por sua vez demanda um valor alto à empresa devido ao contrato ter limite de
folhas e a empresa ter que pagar um adicional pelo excesso.
7.1.1 Objetivos Gerais
Novas aquisições para a atualização das tecnologias utilizadas na empresa.
7.1.1.1 Objetivos especícos
Aquisição de novos microcomputadores, substituindo os mais obsoletos.
Mudança do padrão de cabeamento de 100Mb para 1000Mb.
Aquisição de uma impressora de grande porte para impressão de folhas de pagamento.
7.1.2 Hipotese
Adquirir equipamentos tecnológicos atualizados para suprir as necessidades dos
softwares utilizados e do mercado de contabildiade, analizando a viabilidade dos
investimentos, buscando definir o melhor custo/benefício, mantendo a empresa com força
competitiva ao mercado.
89
7.1.3 Justificativa
A empresa ainda tem a necessidade de evolução tecnológica e de viabilidade de seus
processos e aquisições. No cado da impressora alugada, ela economiza em processos de
aquisições de tooner e manutenção, porém ultrapassa os gastos que teria na aquisição de uma
empresa de grande porte. Com o profissional de TI interagindo diretamente com a empresa, o
mesmo poderia dar suporte não só aos softwares e hardwares da empresa, mas também às
impressoras. Em geral é necessário o gerenciamento da tecnologia dentro da empresa sabendo
viabilizar as compras e os processos, tendo sempre em vista a melhoria dos processos com um
bom custo/benefício.
7.1.4 Metodologia
Aquisição de equipamentos tecnológicos através da consultoria de um profisisonal de TI.
7.1.5 Recursos
Tabela 14 - Recursos
Recursos Valores
Impressora de maior capacidade R$ 2.800,00
Troca de padrão de cabeamento R$ 1200,00
Mão-de-obra R$ 800,00
Aquisição de computadores (5x) R$ 6.800,00
Total R$ 11.600,00
Autor: Bruno Souza Mota
90
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94
ANEXO
95
