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Janeiro| 2017
SGP+Formulários do PMO
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FORMULÁRIOS PMO
Manual de utilização dos formulários do PMO contemplado no projeto de Implantação do PMO
Corporativo.
Formulários:
Canvas;
Termo de Abertura do Projeto;
Plano de Comunicação;
Pauta;
Memória de Reunião;
Visualizadores Web;
Objetivo
Riscos;
Problemas;
Itens de Ação;
Calendário de Ações e Recursos;
Lições Aprendidas e;
Tramitações.
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FORMULÁRIOS PMO
Instalação do Plugin SPG+MV
Um arquivo no formato zip será baixado no seu
computador.
Certifique-se que você possui permissões de
administrador para instalar o plugin e os componentes
citados no site (caso o seu computador não possua).
Antes de iniciarmos a utilização do SGP+, acesse o site mudar o endereço para baixar a aplicação que será
instalada no seu MS Project.
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FORMULÁRIOS PMO
Visão Geral
Após a instalação, o plugin será instalado dentro do MS Project. Para visualizar os formulários, clique em
SGP+MV no ribbon do MS Project:
Antes de iniciar o uso do SGP+, o usuário deve logar no EPM da MV e selecionar o projeto ao qual será
utilizado os formulários.
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Configuração do Projeto
Com o projeto cadastrado na Web e liberado para construção do cronograma, acesse o SGP+ e clique em
Configurações:
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Configuração do Projeto
Selecione o projeto liberado e escolha o Template do projeto.
Após selecionar o Template, escolha a equipe do projeto e clique em Salvar. O projeto será salvo e
publicado no EPM da MV.
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Canvas
Na fase de iniciação, são identificadas as necessidades e a viabilidade de implementação do projeto na
MV. Nessa fase, são elaborados a Modelagem do Projeto (Canvas) e Termo de Abertura do Projeto.
Para auxiliar o Gerente do Projeto, o SGP+MV possui o formulário Canvas em formato .jpeg integrado a
solução para que a equipe do projeto possa imprimir o documento e realizar a reunião de construção do
modelo do Projeto.
Para baixar o Modelo através do Plugin,
clique no ícone Canvas.
O arquivo será salvo na área de trabalho.
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Termo de Abertura do Projeto
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Modelo baseado no painel de modelagem. No Termo de
Abertura, deverão ser preenchidas as informações gerais do
projeto - extraídas do Painel de Modelagem (Canvas).
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Termo de Abertura do Projeto
A primeira fase do cadastro do projeto deverá ser a de seleção do Patrocinador do Projeto e da data de
Término Prevista:
Após o primeiro cadastro, preencha as informações que foram extraídas do Canvas:
Descrição do Projeto;
Justificativas;
Objetivos;
Benefícios;
Produto;
Restrições;
Premissas;
Requisitos;
Riscos;
Escopo Negativo e;
Custo.
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Termo de Abertura do Projeto
Para finalizar o Termo de Abertura, detalhe as entregas do Projeto:
E cadastre os Stakeholders, clicando no ícone .
Todos os Stakeholders cadastrados
poderão ser inseridos nas Pautas,
Memórias de Reunião e Itens de
Ação do Projeto.
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FORMULÁRIOS PMO
Plano de Comunicação
FORMULÁRIOS PMO
É feito o registro da responsabilidade de cada Stakeholder
envolvido no projeto (Matriz RACI).
O plano de comunicação identifica e documenta a
abordagem de comunicação mais efetiva com as partes
interessadas.
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Plano de Comunicação
No Plano de Comunicação, a tabela Grupo de apoio irá trazer todos os Stakeholders cadastrados no TAP.
Caso precise inserir um novo usuário que fará parte do Grupo de Apoio, clique no ícone para
inserir novos integrantes ao Projeto.
Para definir as variáveis de
Comunicação durante o projeto, é
possível definir a atividade na qual
será feita a Comunicação, sua
Forma e Frequência. Após este
preenchimento, escolha os
Departamentos que farão parte do
Plano de Comunicação e defina sua
Responsabilidade no Projeto.
Clique no quadrado
correspondente ao Departamento e
defina se ele é Responsável, Aprova,
se é Consultado, Informado ou é
Substituto nos diversos tipos de
atividades pertinentes ao Projeto.
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Pauta de Reunião
Durante a execução do projeto, faz-se necessário alinhar as entregas e monitorar as atividades do
projeto. Para isso, foram criado formulários de Pauta e Memória de Reunião.
Para convocar a reunião de acompanhamento semanal, utilize a Pauta de Reunião.
O objetivo da reunião e os tópicos a serem abordados serão definidos na pauta, bem como os
documentos que serão necessários para a reunião.
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Pauta de Reunião Na Pauta, os campos Regional,
Projeto, Gerente e Patrocinador são
preenchidos automaticamente
(Dados extraídos do TAP). Para
completar as informações da Pauta
de Reunião, selecione a Data da
Reunião, seu Início e Término e o
Local onde a reunião ocorrerá.
Preencha o Objetivo da Reunião, os
Tópicos a serem abordados e os
Documentos relacionados e
anexados pertinentes à reunião.
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Pauta de Reunião Participantes da Reunião
Para definir os Participantes da
Reunião e enviar a Pauta de
Reunião via e-mail para os mesmos,
clique no ícone de Participantes.
Uma nova janela abrirá para realizar
o preenchimento das informações
necessárias. Clique em Salvar, logo
após o preenchimento para garantir
que as informações sejam
armazenadas.
Para inserir um novo usuário que fará parte dos Participantes, clique no ícone para inserir novos
integrantes a equipe do Projeto.
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Pauta de Reunião
Após criar a Pauta de Reunião, o usuário deve enviar as informações para o servidor para disparar os e-
mails para os participantes da reunião.
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Memória de Reunião
Utilizado para registrar os pontos discutidos na reunião de acompanhamento e gerar encaminhamentos.
Na memória de reunião o Gerente pode repactuar itens pendentes ou atrasados para a equipe do
projeto.
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Memória de Reunião
As informações de Projeto, Carteira, Gerente e Patrocinador são preenchidas automaticamente.
O usuário deve definir a Data de Reunião, seu Início e Término.
Para preencher a lista de Participantes, clique no ícone “ “ e selecione os participantes do projeto.
Clique nos ícones para inserir os Tópicos e Evoluções/Deliberações da Memória de Reunião.
O gerente do Projeto poderá trazer as informações das Pautas registradas no projeto.
Ao selecionar a pauta, o Tópico da reunião e os participantes são preenchidos de acordo com a pauta
registrada previamente.
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Memória de Reunião
Na Memória a de reunião é possível revisar itens de ação cadastrados nas últimas reuniões, possibilitando
a atualização da data limite, responsável e status.
Todos os itens atualizados serão repactuados no controle das ações do projeto.
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Memória de Reunião
Na memória o usuário também poderá criar novos itens de ações para a equipe do projeto, clicando no
ícone .
Na edição da ação, o usuário poderá descrever a Ação, o Assunto, inserir o Responsável (Lista de
Stakeholders do Projeto), colocar a Data limite para conclusão da atividade. Caso queira inserir mais
informações sobre a ação, poderá descrever mais detalhes em Comentários.
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Memória de Reunião
O usuário poderá anexar arquivos no formulário.
Todos os arquivos anexados poderão ser baixados ao clicar no link dentro da memória de reunião.
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Memória de Reunião
Após criar a Memória de Reunião, o usuário deve enviar as informações para o servidor para disparar os
e-mails para os participantes da reunião.
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Riscos
FORMULÁRIOS PMO
Utilizado para registrar os riscos levantados com suporte da
gestão de conhecimento do EGP.
Nesse formulário os riscos são identificados, classificados e
definidas ações que poderão resolver, mitigar o impacto do
risco.
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Riscos
Dividimos o formulário em três partes para facilitar sua compreensão:
1
3
2
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Riscos
Parte I
O Projeto, a Carteira, o Patrocinador e o Gerente do Projeto são preenchidas automaticamente.
O campo Risco é aberto para digitação e os campos Fase e Área de Identificação do Risco são listas
para seleção da opção adequada.
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FORMULÁRIOS PMO
Riscos
Parte II
A classificação do risco é realizada através dos campos Probabilidade e Faixa de impacto em prazo, custo
e escopo. Todos possuem cinco alternativas. Ao selecionar os campos, automaticamente é calculado o
grau do risco que pode ser baixo, médio ou alto.
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FORMULÁRIOS PMO
Riscos
Parte III
Após registrar o Risco e classificá-lo, é possível gerar ações para mitigar o risco. Na seção 3, o gerente
poderá criar ações para a equipe do projeto.
Todas as ações serão enviadas por e-mail para os responsáveis.
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FORMULÁRIOS PMO
Problemas
FORMULÁRIOS PMO
Formulário responsável pelo registro dos problemas
diagnosticado com suporte da gestão de conhecimento do
EGP.
Nesse formulário os problemas são tratados, classificados
e definidas ações que poderão resolver ou mitigar o
impacto do problema.
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FORMULÁRIOS PMO
Problemas
Dividimos o formulário em três partes para facilitar sua compreensão:
1
4
3
2
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FORMULÁRIOS PMO
Problemas
Parte I
O Projeto, a Carteira, o Patrocinador e o Gerente do Projeto são preenchidas automaticamente.
O campo Problema é aberto para digitação.
Os Stakeholders mais afetados são selecionados a partir de uma lista com todos os Stakeholders
cadastrados no Termo de Abertura do Projeto.
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Problemas
Parte I
Ao clicar no ícone será aberto o formulário de Tratamento de Problema.
No formulário, deve-se preencher os Efeitos
Negativos do problema e selecionar os pacotes
afetados.
No diagrama de Ishikawa, descreva as principais
causas do problema e os porquês.
Para finalizar o tratamento do problema,
selecione os principais Porquês e descreva o
motivo do problema.
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Problemas
Parte II
A Classificação do Problema é realizada através dos
campos Faixa de impacto em prazo, custo e escopo.
Todos possuem cinco alternativas. Ao selecionar os
campos, automaticamente é calculado o grau do
problema que pode ter a criticidade baixa, média ou
alta.
É possível selecionar um peso maior para as Faixas
na classificação do Problema. Para que ela tenha um
peso maior, selecione a opção + Crítico.
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Problemas
Parte III
Após registrar o Problema e classificá-lo, é possível gerar ações para mitigar o problema. Na seção 3, o
gerente poderá criar ações para a equipe do projeto.
Todas as ações serão enviadas por e-mail para os responsáveis.
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Itens de Ação e Calendário de Ações
FORMULÁRIOS PMO
O Formulário de Itens de ação e Calendário de Ações e
Recursos auxiliam as equipes de trabalho no controle das
ações e atividades dos projeto.
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Itens de Ação
O Formulário Itens de Ação é utilizado
para tratar as ações dos
Encaminhamentos da Memória de
Reunião, Contramedidas registradas
nos Riscos e Problemas e Ações
registradas no Relatório de Tramitações.
Para concluir ou cancelar itens de ação, deve-se escolher
uma opção na coluna Realizada. Para inserir comentários,
clique no botão “ ...” para abrir uma nova janela e inserir
as observações.
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FORMULÁRIOS PMO
Calendário de Ações e Recursos
No calendário de ações e recursos, o
usuário pode criar itens de ações e
visualizá-los no plugin.
O calendário pode ser visualizado
através da disposição diária, semanal,
mensal e linha do tempo.
Para criar um item de ação, clique no
próprio calendário ou no botão
Nova Tarefa.
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FORMULÁRIOS PMO Tramitação
FORMULÁRIOS PMO
Toda a gestão de documentos do projeto pode ser
controlada através do formulário de Tramitação. Todas as
ações vinculadas as tratativas do documento também são
registradas através de ações vinculadas aos responsáveis e
Datas de Início, Término para o controle do andamento das
atividades.
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FORMULÁRIOS PMO
Tramitação
Para cadastrar o item, clique no ícone .
No Cadastro, insira o Nome do Documento, Responsável, Tipo do Documento, Orgão Expeditor e as Datas
de Início e de Expiração do Documento.
Para cadastrar a data de expiração do Documento, o campo Duração
auxilia no cadastro do tempo.
Para facilitar, primeiro insira a escala de tempo (Dia, Semana, Mês ou
Ano) e logo em seguida insira a Duração. O formulário irá calcular a
data de expiração de acordo com as configurações selecionadas.
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Tramitação
Para inserir novos prazos ao documento, clique em Aditivos:
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FORMULÁRIOS PMO
Tramitação
Para adicionar documentos no formulário, clique na aba Anexos:
Selecione o ícone “+” para adicionar um arquivo referente ao documento registrado.
Para baixar o arquivo salvo no documento clique no nome do arquivo.
O arquivo será baixado para o computador do usuário.
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FORMULÁRIOS PMO
Tramitação
Após registrar o documento e classificá-lo, é possível gerar ações para controlar o processo da
documentação.
Na tabela de Itens de ação, o usuário poderá gerar ações para a equipe do projeto.
Todas as ações serão enviadas por e-mail para os responsáveis.
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FORMULÁRIOS PMO Lições Aprendidas
FORMULÁRIOS PMO
Durante o projeto, surgem as lições aprendidas do projeto.
Elas devem ser registradas para futuras consultas para
projeto novos.
No formulário, selecione se a Lição Aprendida é Negativa
ou Positiva, selecione a data de registro, descreva sobre a
lição aprendida; Selecione o impacto no projeto e qual é a
sugestão para os próximos projetos.