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Janeiro| 2017

SGP+Formulários do PMO


FORMULÁRIOS PMO

Manual de utilização dos formulários do PMO contemplado no projeto de Implantação do PMO

Corporativo.

Formulários:

Canvas;

Termo de Abertura do Projeto;

Plano de Comunicação;

Pauta;

Memória de Reunião;

Visualizadores Web;

Objetivo

Riscos;

Problemas;

Itens de Ação;

Calendário de Ações e Recursos;

Lições Aprendidas e;

Tramitações.


FORMULÁRIOS PMO

Instalação do Plugin SPG+MV

Um arquivo no formato zip será baixado no seu

computador.

Certifique-se que você possui permissões de

administrador para instalar o plugin e os componentes

citados no site (caso o seu computador não possua).

Antes de iniciarmos a utilização do SGP+, acesse o site mudar o endereço para baixar a aplicação que será

instalada no seu MS Project.


FORMULÁRIOS PMO

Visão Geral

Após a instalação, o plugin será instalado dentro do MS Project. Para visualizar os formulários, clique em

SGP+MV no ribbon do MS Project:

Antes de iniciar o uso do SGP+, o usuário deve logar no EPM da MV e selecionar o projeto ao qual será

utilizado os formulários.


FORMULÁRIOS PMO

Configuração do Projeto

Com o projeto cadastrado na Web e liberado para construção do cronograma, acesse o SGP+ e clique em

Configurações:


FORMULÁRIOS PMO

Configuração do Projeto

Selecione o projeto liberado e escolha o Template do projeto.

Após selecionar o Template, escolha a equipe do projeto e clique em Salvar. O projeto será salvo e

publicado no EPM da MV.


FORMULÁRIOS PMO

Canvas

Na fase de iniciação, são identificadas as necessidades e a viabilidade de implementação do projeto na

MV. Nessa fase, são elaborados a Modelagem do Projeto (Canvas) e Termo de Abertura do Projeto.

Para auxiliar o Gerente do Projeto, o SGP+MV possui o formulário Canvas em formato .jpeg integrado a

solução para que a equipe do projeto possa imprimir o documento e realizar a reunião de construção do

modelo do Projeto.

Para baixar o Modelo através do Plugin,

clique no ícone Canvas.

O arquivo será salvo na área de trabalho.


FORMULÁRIOS PMO

Termo de Abertura do Projeto

FORMULÁRIOS PMO

Modelo baseado no painel de modelagem. No Termo de

Abertura, deverão ser preenchidas as informações gerais do

projeto - extraídas do Painel de Modelagem (Canvas).


FORMULÁRIOS PMO


A primeira fase do cadastro do projeto deverá ser a de seleção do Patrocinador do Projeto e da data de

Término Prevista:

Após o primeiro cadastro, preencha as informações que foram extraídas do Canvas:

Descrição do Projeto;

Justificativas;

Objetivos;

Benefícios;

Produto;

Restrições;

Premissas;

Requisitos;

Riscos;

Escopo Negativo e;

Custo.


FORMULÁRIOS PMO


Para finalizar o Termo de Abertura, detalhe as entregas do Projeto:

E cadastre os Stakeholders, clicando no ícone .

Todos os Stakeholders cadastrados

poderão ser inseridos nas Pautas,

Memórias de Reunião e Itens de

Ação do Projeto.


FORMULÁRIOS PMO

Plano de Comunicação

FORMULÁRIOS PMO

É feito o registro da responsabilidade de cada Stakeholder

envolvido no projeto (Matriz RACI).

O plano de comunicação identifica e documenta a

abordagem de comunicação mais efetiva com as partes

interessadas.


FORMULÁRIOS PMO

Plano de Comunicação

No Plano de Comunicação, a tabela Grupo de apoio irá trazer todos os Stakeholders cadastrados no TAP.

Caso precise inserir um novo usuário que fará parte do Grupo de Apoio, clique no ícone para

inserir novos integrantes ao Projeto.

Para definir as variáveis de

Comunicação durante o projeto, é

possível definir a atividade na qual

será feita a Comunicação, sua

Forma e Frequência. Após este

preenchimento, escolha os

Departamentos que farão parte do

Plano de Comunicação e defina sua

Responsabilidade no Projeto.

Clique no quadrado

correspondente ao Departamento e

defina se ele é Responsável, Aprova,

se é Consultado, Informado ou é

Substituto nos diversos tipos de

atividades pertinentes ao Projeto.


FORMULÁRIOS PMO

Pauta de Reunião

Durante a execução do projeto, faz-se necessário alinhar as entregas e monitorar as atividades do

projeto. Para isso, foram criado formulários de Pauta e Memória de Reunião.

Para convocar a reunião de acompanhamento semanal, utilize a Pauta de Reunião.

O objetivo da reunião e os tópicos a serem abordados serão definidos na pauta, bem como os

documentos que serão necessários para a reunião.


FORMULÁRIOS PMO

Pauta de Reunião Na Pauta, os campos Regional,

Projeto, Gerente e Patrocinador são

preenchidos automaticamente

(Dados extraídos do TAP). Para

completar as informações da Pauta

de Reunião, selecione a Data da

Reunião, seu Início e Término e o

Local onde a reunião ocorrerá.

Preencha o Objetivo da Reunião, os

Tópicos a serem abordados e os

Documentos relacionados e

anexados pertinentes à reunião.


FORMULÁRIOS PMO

Pauta de Reunião Participantes da Reunião

Para definir os Participantes da

Reunião e enviar a Pauta de

Reunião via e-mail para os mesmos,

clique no ícone de Participantes.

Uma nova janela abrirá para realizar

o preenchimento das informações

necessárias. Clique em Salvar, logo

após o preenchimento para garantir

que as informações sejam

armazenadas.

Para inserir um novo usuário que fará parte dos Participantes, clique no ícone para inserir novos

integrantes a equipe do Projeto.


FORMULÁRIOS PMO

Pauta de Reunião

Após criar a Pauta de Reunião, o usuário deve enviar as informações para o servidor para disparar os e-

mails para os participantes da reunião.


FORMULÁRIOS PMO

Memória de Reunião

Utilizado para registrar os pontos discutidos na reunião de acompanhamento e gerar encaminhamentos.

Na memória de reunião o Gerente pode repactuar itens pendentes ou atrasados para a equipe do

projeto.


FORMULÁRIOS PMO


As informações de Projeto, Carteira, Gerente e Patrocinador são preenchidas automaticamente.

O usuário deve definir a Data de Reunião, seu Início e Término.

Para preencher a lista de Participantes, clique no ícone “ “ e selecione os participantes do projeto.

Clique nos ícones para inserir os Tópicos e Evoluções/Deliberações da Memória de Reunião.

O gerente do Projeto poderá trazer as informações das Pautas registradas no projeto.

Ao selecionar a pauta, o Tópico da reunião e os participantes são preenchidos de acordo com a pauta

registrada previamente.


FORMULÁRIOS PMO


Na Memória a de reunião é possível revisar itens de ação cadastrados nas últimas reuniões, possibilitando

a atualização da data limite, responsável e status.

Todos os itens atualizados serão repactuados no controle das ações do projeto.


FORMULÁRIOS PMO


Na memória o usuário também poderá criar novos itens de ações para a equipe do projeto, clicando no

ícone .

Na edição da ação, o usuário poderá descrever a Ação, o Assunto, inserir o Responsável (Lista de

Stakeholders do Projeto), colocar a Data limite para conclusão da atividade. Caso queira inserir mais

informações sobre a ação, poderá descrever mais detalhes em Comentários.


FORMULÁRIOS PMO


O usuário poderá anexar arquivos no formulário.

Todos os arquivos anexados poderão ser baixados ao clicar no link dentro da memória de reunião.


FORMULÁRIOS PMO


Após criar a Memória de Reunião, o usuário deve enviar as informações para o servidor para disparar os

e-mails para os participantes da reunião.


FORMULÁRIOS PMO

Riscos

FORMULÁRIOS PMO

Utilizado para registrar os riscos levantados com suporte da

gestão de conhecimento do EGP.

Nesse formulário os riscos são identificados, classificados e

definidas ações que poderão resolver, mitigar o impacto do

risco.


FORMULÁRIOS PMO

Riscos

Dividimos o formulário em três partes para facilitar sua compreensão:

1

3

2


FORMULÁRIOS PMO

Riscos

Parte I

O Projeto, a Carteira, o Patrocinador e o Gerente do Projeto são preenchidas automaticamente.

O campo Risco é aberto para digitação e os campos Fase e Área de Identificação do Risco são listas

para seleção da opção adequada.


FORMULÁRIOS PMO

Riscos

Parte II

A classificação do risco é realizada através dos campos Probabilidade e Faixa de impacto em prazo, custo

e escopo. Todos possuem cinco alternativas. Ao selecionar os campos, automaticamente é calculado o

grau do risco que pode ser baixo, médio ou alto.


FORMULÁRIOS PMO

Riscos

Parte III

Após registrar o Risco e classificá-lo, é possível gerar ações para mitigar o risco. Na seção 3, o gerente

poderá criar ações para a equipe do projeto.

Todas as ações serão enviadas por e-mail para os responsáveis.


FORMULÁRIOS PMO

Problemas

FORMULÁRIOS PMO

Formulário responsável pelo registro dos problemas

diagnosticado com suporte da gestão de conhecimento do

EGP.

Nesse formulário os problemas são tratados, classificados

e definidas ações que poderão resolver ou mitigar o

impacto do problema.


FORMULÁRIOS PMO

Problemas

Dividimos o formulário em três partes para facilitar sua compreensão:

1

4

3

2


FORMULÁRIOS PMO

Problemas

Parte I

O Projeto, a Carteira, o Patrocinador e o Gerente do Projeto são preenchidas automaticamente.

O campo Problema é aberto para digitação.

Os Stakeholders mais afetados são selecionados a partir de uma lista com todos os Stakeholders

cadastrados no Termo de Abertura do Projeto.


FORMULÁRIOS PMO

Problemas

Parte I

Ao clicar no ícone será aberto o formulário de Tratamento de Problema.

No formulário, deve-se preencher os Efeitos

Negativos do problema e selecionar os pacotes

afetados.

No diagrama de Ishikawa, descreva as principais

causas do problema e os porquês.

Para finalizar o tratamento do problema,

selecione os principais Porquês e descreva o

motivo do problema.


FORMULÁRIOS PMO

Problemas

Parte II

A Classificação do Problema é realizada através dos

campos Faixa de impacto em prazo, custo e escopo.

Todos possuem cinco alternativas. Ao selecionar os

campos, automaticamente é calculado o grau do

problema que pode ter a criticidade baixa, média ou

alta.

É possível selecionar um peso maior para as Faixas

na classificação do Problema. Para que ela tenha um

peso maior, selecione a opção + Crítico.


FORMULÁRIOS PMO

Problemas

Parte III

Após registrar o Problema e classificá-lo, é possível gerar ações para mitigar o problema. Na seção 3, o

gerente poderá criar ações para a equipe do projeto.



FORMULÁRIOS PMO

Itens de Ação e Calendário de Ações

FORMULÁRIOS PMO

O Formulário de Itens de ação e Calendário de Ações e

Recursos auxiliam as equipes de trabalho no controle das

ações e atividades dos projeto.


FORMULÁRIOS PMO

Itens de Ação

O Formulário Itens de Ação é utilizado

para tratar as ações dos

Encaminhamentos da Memória de

Reunião, Contramedidas registradas

nos Riscos e Problemas e Ações

registradas no Relatório de Tramitações.

Para concluir ou cancelar itens de ação, deve-se escolher

uma opção na coluna Realizada. Para inserir comentários,

clique no botão “ ...” para abrir uma nova janela e inserir

as observações.


FORMULÁRIOS PMO

Calendário de Ações e Recursos

No calendário de ações e recursos, o

usuário pode criar itens de ações e

visualizá-los no plugin.

O calendário pode ser visualizado

através da disposição diária, semanal,

mensal e linha do tempo.

Para criar um item de ação, clique no

próprio calendário ou no botão

Nova Tarefa.


FORMULÁRIOS PMO Tramitação

FORMULÁRIOS PMO

Toda a gestão de documentos do projeto pode ser

controlada através do formulário de Tramitação. Todas as

ações vinculadas as tratativas do documento também são

registradas através de ações vinculadas aos responsáveis e

Datas de Início, Término para o controle do andamento das

atividades.


FORMULÁRIOS PMO

Tramitação

Para cadastrar o item, clique no ícone .

No Cadastro, insira o Nome do Documento, Responsável, Tipo do Documento, Orgão Expeditor e as Datas

de Início e de Expiração do Documento.

Para cadastrar a data de expiração do Documento, o campo Duração

auxilia no cadastro do tempo.

Para facilitar, primeiro insira a escala de tempo (Dia, Semana, Mês ou

Ano) e logo em seguida insira a Duração. O formulário irá calcular a

data de expiração de acordo com as configurações selecionadas.


FORMULÁRIOS PMO

Tramitação

Para inserir novos prazos ao documento, clique em Aditivos:


FORMULÁRIOS PMO

Tramitação

Para adicionar documentos no formulário, clique na aba Anexos:

Selecione o ícone “+” para adicionar um arquivo referente ao documento registrado.

Para baixar o arquivo salvo no documento clique no nome do arquivo.

O arquivo será baixado para o computador do usuário.


FORMULÁRIOS PMO

Tramitação

Após registrar o documento e classificá-lo, é possível gerar ações para controlar o processo da

documentação.

Na tabela de Itens de ação, o usuário poderá gerar ações para a equipe do projeto.



FORMULÁRIOS PMO Lições Aprendidas

FORMULÁRIOS PMO

Durante o projeto, surgem as lições aprendidas do projeto.

Elas devem ser registradas para futuras consultas para

projeto novos.

No formulário, selecione se a Lição Aprendida é Negativa

ou Positiva, selecione a data de registro, descreva sobre a

lição aprendida; Selecione o impacto no projeto e qual é a

sugestão para os próximos projetos.

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