Formulários no Word
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05/04/12 Formulários no Word: por Maurício Martins
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Formulários no Wordpor Maurício Martins
Este artigo discute Este artigo usa as seguintes tecnologias:
• Criação de formulários no WorldWord 2003 e Access XP
Digamos que, em seu ambiente de trabalho, você precise montar um formulário para
preenchimento de sua equipe com informações pessoais ou para comunicação com um
cliente. Geralmente, neste caso, você tomaria uma das seguintes decisões:
A) Escreveria um documento simples no word (se fosse algo muito trivial), ou seja,
produziria um documento comum e não do tipo formulário.
B) Montaria este formulário em um programa como o access (para algo mais complexo), o
que com certeza tomaria muito mais tempo do que você gostaria.
No entanto, poucos sabem que, dentro do próprio word, é possível montar um formulário
para preenchimento de forma muito simples. Além de ganhar em produtividade, usando um
programa bastante simples como o word, você alcança seu objetivo (fazer com que todos
que receberão o documento o preencham de forma correta, com os dados de que você
necessita, e sem nenhum dano à ficha original).
Vamos ver, neste artigo, como usar este recurso tão pouco conhecido do word e todas as
possibilidades que ele oferece.
Montando o formulário
Baixe e abra o arquivo Modelo inicial.doc, disponível para download no site da revista.
Vá até Exibir Barra de ferramentas Formulários. Isso ativará a Barra de Ferramentas de
Formulários, que utilizaremos nesta matéria (Figura 1).
Figura 1 – A Barra de Ferramentas de Formulários
Note que o documento contém tabelas para inserção de dados relativos a desligamento de
funcionários. No entanto, da forma que está, o usuário pode editar o documento livremente,
e não é isto que queremos (Figura 2).
Figura 2 – O modelo inicial, como um documento comum
Nosso objetivo é que o receptor do documento possa preencher apenas o que é pedido,
utilizando combos e caixas de texto.
Posicione o cursor na célula ao lado de Nome do ex-colaborador e, na barra de ferramentas
de formulários, clique em Campo de Formulário de Texto (Figura 3).
Pesquisa Microsoft.com
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Figura 3 – O botão para inserção de um campo de texto
Isso incluirá um campo de texto ao nosso arquivo. Se clicarmos duas vezes sobre ele,
diversas opções são mostradas (veremos detalhes sobre elas mais para frente).
Vamos ver agora como esse campo será utilizado pelo usuário. Clique sobre o botão
Proteger formulário (Figura 4).
Figura 4 – Este botão protege o formulário, impedindo novas alterações
Não se esqueça de ativar esse botão antes de distribuir o seu formulário. Com ele ativado,
não podemos mais editar nenhum outro ponto do documento, apenas o campo de texto que
inserimos. Esta é a grande vantagem sobre um documento Word comum. O usuário sabe
exatamente onde deve preencher os dados e não irá devolvê-lo de forma confusa ou
desformatada.
Uma observação importante: sempre que clicamos no botão “Proteger Documento”,
perdemos o histórico de alterações do arquivo, não sendo possível voltar atrás usando o
recurso Undo (Ctrl+Z).
Volte a desproteger o formulário clicando no botão com um cadeado, pois queremos
continuar a criação do arquivo.
Agora, inclua campos de texto em todos os outros campos da primeira parte da tabela,
exceto Forma de Contratação, Demitido pela empresa e Solicitou desligamento (Figura 5).
Figura 5 – O formulário com as caixas de texto
Dê um clique duplo na caixa de texto ao lado de Motivo, na última linha, para editarmos suas
propriedades. Você verá a janela mostrada na Figura 6.
Figura 6 – A janela de propriedades do campo
Podemos ver uma série de opções. A que usaremos agora é “Texto padrão”. Digite ali
“Valor, empresa, forma de contratação” e clique em OK.
Para terminar a primeira parte da tabela, inclua objetos do tipo “Campo de formulário
suspenso” (Combos) nas células referentes à Forma de Contratação, Demitido pela empresa
e Solicitou desligamento (Figura 7).
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Figura 7 – O botão para inserção de um Combo
Cada um desses Combos deve possuir alguns itens. Dê um duplo clique sobre o combo ao
lado de Forma de Contratação e você verá a janela mostrada na Figura 8.
Figura 8 – As propriedades de um Combo
No campo “Item suspenso”, escreva CLT e clique em adicionar. Repita o procedimento
incluindo os itens Cooperado, Estágio, LTDA e ME. Clique em OK e em Proteger Formulário,
para testar o que fizemos. Clique no Combo e veja as opções se abrindo (Figura 9).
Figura 9 – O Combo em ação
Nos combos de “Demitido pela empresa” e “Solicitou desligamento”, inclua itens “sim” e
“não”.
Vamos agora preencher a segunda parte da tabela. Volte a desproteger o formulário e vá
inserindo combos na segunda coluna e caixas de texto na terceira, de forma a obter o
resultado da Figura 10.
Figura 10 – As colunas preenchidas
Com um duplo clique no primeiro combo, vamos inserir os itens. Primeiro, insira um item
vazio. Isso fará com que o combo não sugira nenhum valor ao usuário (já que o primeiro
item é sempre o padrão). Os demais itens devem ser Ótimo, Bom, Regular e Péssimo. Veja
o resultado na figura 11.
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Figura 11 – Os itens do Combo preenchidos
Repita o procedimento para todos os combos inseridos. Ao final, com o formulário protegido,
teremos o resultado da Figura 12.
Figura 12 – A segunda seção do documento, já protegida
Para terminar nosso formulário, precisamos apenas repetir os procedimentos da segunda
parte da tabela para a terceira, quarta e quinta parte. A seção Sugestão/Críticas deve ter
uma caixa de texto simples (idem para Relato da Entrevista). Veja na Figura 13.
Figura 13 – O final do documento
O formulário está pronto. Verifique se fez tudo corretamente comparando com o arquivo
Modelo final.doc, também presente no site da revista.
Início da página
Protegendo o Formulário com senha
Vimos, que, clicando em Proteger Formulário, alternamos entre modo de design e de
preenchimento. Porém, quando enviarmos o formulário para os nossos destinatários,
qualquer um deles poderá fazer o mesmo, tendo acesso ao modo de design.
A solução, neste caso, é usar a proteção de documentos do Word. Com o formulário
desprotegido, vá em Ferramentas Proteger documento. Selecione a segunda caixa de
seleção (Restrições de edição) e escolha a opção “Preenchendo formulários” (Figura 14).
Figura 14 – Travando a edição do formulário
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Clique em “Sim, Aplicar Proteção” e o Word lhe pedirá para inserir uma senha.
A partir daí, apenas quem souber a senha pode desproteger o documento e editá-lo, mas os
campos de formulário continuarão acessíveis.
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Dicas para utilização de campos
Como vimos, quando damos um duplo clique sobre um campo, acessamos suas
propriedades. Elas guardam uma série de opções que podem ser muito interessantes ao
criar um formulário. Aqui seguem algumas delas:
• A opção “Comprimento máximo” permite limitar o número de caracteres que podem ser
digitados no campo.
• Para formatar automaticamente moeda ou porcentagem, podemos usar a opção “Número”
em “Tipos de dados” combinada com o formato desejado em “Formato do número” (Figura
15).
Figura 15 – Opção para formatação do tipo Moeda
• O tipo “Texto Normal” pode ter um formato determinado (por exemplo, só maiúsculas ou
só minúsculas), alterando a opção “Formato do texto” (Figura 16).
Figura 16 – Opções de formatação do tipo “Texto Normal”
• Para cálculo em tabelas, pode-se usar o tipo Cálculo para o campo que irá consolidar o
resultado e marcar a opção “Calcular ao sair” em todos os campos que serão usados para
o cálculo.
Para explicar melhor o item acima, tome como exemplo a tabela abaixo. Veja que temos
três células, cada uma com uma caixa de texto (Figura 17).
Figura 17 – Três células com uma caixa de texto cada
As duas primeiras células tiveram suas propriedades configuradas de acordo com a Figura
18.
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Figura 18 – Configuração das duas primeiras caixas de texto
Como se vê, elas usam formato Número e têm a caixa “Calcular ao sair” marcada.
Já a terceira, foi configurada como a imagem 19.
Figura 19 – Configuração da terceira caixa
Aqui, usamos o tipo Cálculo e escrevemos a fórmula ao lado (=A1+A2). O resultado é
que, quando o formulário protegido for distribuído, vai calcular os dados inseridos
automaticamente (Figura 20).
Figura 20 – A soma realizada no terceiro campo
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Textos de ajuda
Você pode inserir textos de ajuda para ajudar no preenchimento dos campos. Este texto
pode aparecer na parte inferior esquerda da tela do Word (onde costuma estar o número da
página) ou então ser acessado via tecla F1. Sugerimos que seja usada a segunda opção,
avisando o usuário, no início do seu documento, sobre a existência deste recurso.
Para configurar o texto de ajuda de um campo, clique sobre ele duas vezes e em Texto de
Ajuda (Figura 21).
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Figura 21 – A opção “Texto de ajuda”
Na guia “Barra de status” você pode escrever algo no quadro como “Clique F1 para obter
ajuda”. Depois, vá para a guia “Tecla de Ajuda (F1)” para escrever o texto de ajuda
propriamente dito, com no máximo 255 caracteres. Veja exemplo na Figura 22.
Figura 22 – O texto, a ser acessado via F1
Quando o formulário estiver protegido, o usuário poderá clicar sobre o campo e digitar F1
para acessar a mensagem que você configurou. Isso é mais um recurso dos formulários do
Word para evitar erros de preenchimento.
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Conclusão
Vimos aqui como os formulários do Word podem nos trazer recursos muito úteis e, ao
mesmo tempo, simples de utilizar. Sempre que precisar montar uma ficha de preenchimento
simples, use o que vimos nesta matéria para ganhar um tempo precioso, que poderá ser
usado em tarefas mais críticas.
Para se aprofundar
Parte do texto desta matéria foi retirado do WordProKit, que está sendo lançado pela
FórumAccess.
* Maurício Martins ([email protected]) é jornalista e atuou como editor
de diversos sites e revistas na área de Internet e Tecnologia.
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