Diapositivos Key Corporate SEGD

KEY – CENTRO DE FORMAÇÃO, LDA

Formadora: Dra. Ana MartinsMaio 2012

ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DE ARQUIVO

A gestão eficaz da informação faz a diferença nas organizações, sendo uma arma poderosa nas mãos de quem sabe geri-la. Um arquivo bem estruturado proporciona esta maior competitividade, uma vez que a informação “arquivada” em qualquer suporte permite a tomada de decisões. Além disso, os documentos de arquivo guardam a memória das organizações, permitindo fazer estudos retrospectivos. As tecnologias podem contribuir para melhorar a gestão de documentos desde que respeitem padrões internacionalmente aceites, os quais implicam a necessária cumplicidade da arquivística com a tecnologia.

Enquadramento

ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL

Este curso visa dotar os participantes com os conhecimentos necessários para a organização da documentação empresarial, com metodologia de organização, que atenda a necessidade de localização rápida dos documentos.

OBJECTIVOS GERAIS

- Identificar as principais características dos documentos a tratar e a guardar;

- Descrever o ciclo de vida dos documentos; - Identificar unidades de arquivo; - Apresentar os passos para uma boa

gestão da correspondência; - Resolver as questões físicas que

interferem neste domínio.

Objectivos Específicos

1. Introdução à gestão de arquivos

1.1. Missão de um sistema de arquivo na organização da empresa

1.2. Difusão, circulação e arquivo 1.3. Tipologia dos documentos e

suportes 1.4. Etapas da vida de um documento e

seus impactos ao nível da gestão documental

CONTEÚDO PROGRAMÁTICO

2. Sistemas básicos de arquivo

2.1. Alfabético, Numérico 2.2. Domínios de aplicação 2.3. As vantagens e inconvenientes dos

diversos sistemas de classificação 2.4. Determinação do método de

classificação adaptado às necessidades 2.5. A indexação: generalidades,

conceitos, palavras-chave, descritores, princípios de indexação

3. Classificação por assunto

3.1. Plano dicionário (descritores) 3.2. Plano ideológico hierarquizado 3.3. Avaliação comparativa destes dois

tipos de plano 3.4. Parâmetros a ter em conta na

escolha

4. Identificar os prazos de conservação: legais, úteis, históricos

4.1. Os textos jurídicos: aplicação e evolução.

4.2. Documentos a conservar, a prescrição, o original e a cópia.

4.3. Os princípios de segurança e confidencialidade.

5. Suportes de informação

5.1. A informação em suporte de papel: posições e material correspondente e os meios de sinalização

5.2. Os novos suportes da informação (Microfilmes, suportes magnéticos, discos ópticos, …)

5.3. Arquivo informático ◦ 5.3.1. Recorrer a pesquisas multi-critérios ◦ 5.3.2. Indexação pelos campos-chave ◦ 5.3.3. Pesquisa e listagens

6. O manual de arquivo da informação

6.1. Importância do manual

6.2. Os aspectos que deve incluir

7. Promover o serviço de arquivo

7.1. Política de comunicação interna

Gestão Documental e Workflow

Visão Estratégica

Num determinado serviço, a arrumação dos documentos, mais conhecidos na gíria administrativa por “papelada”, é uma tarefa que só se leva a cabo quando há pouca coisa para fazer, ou também na gíria administrativa, quando se tem uma “aberta” para o fazer, em que as tarefas comuns permitem um certo tempo para tarefas “menos importantes, “aborrecidas” e “ingratas”.

QUESTÕES PRÉVIAS

caos da acumulação de documentos nos serviços;

falta da informação quando ela é mais necessária para a informação da decisão;

enormes massas documentais acumuladas nos locais mais recônditos;

eliminação da história das próprias instituições;

QUESTÕES PRÉVIAS

arrumar os documentos é seleccionar, arrumar e manter acessível a informação, que é, desde sempre, mas nos dias de hoje com grande acuidade, um recurso estratégico fundamental

QUESTÕES PRÉVIAS

O caos documental manual torna-se em caos documental digital.

QUESTÕES PRÉVIAS

Questões:◦ Que documentos queremos produzir? ◦ Quais as funções que eles devem cumprir? ◦ De quanto tempo necessitamos deles e onde? ◦ Que futuro queremos dar aos documentos que

produzimos?

QUESTÕES PRÉVIAS

O que pretendemos com este curso é pensar, reflectir e trabalhar com um conjunto de procedimentos, essencial para a organização dos documentos administrativos. Seja qual for o desenvolvimento tecnológico do nosso serviço, da nossa instituição, sem o conhecimento e aplicação destes procedimentos, jamais conseguiremos atingir a plataforma mais elevada da organização documental: a do “Arquivo”.

QUESTÕES PRÉVIAS

Arquivo: «conjunto orgânico de documentos,

independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou colectiva, ou por um organismo público ou privado, no exercício da sua actividade e conservados a título de prova ou informação»

CONCEITOS E DEFINIÇÕES

um documento de arquivo não é fruto da vontade de uma instituição ou serviço, ele é fruto sim das funções atribuídas a determinada instituição ou serviço, como forma de concorrer para a resolução dos assuntos decorrentes dessas funções

Documento: unidade constituída pela informação e respectivo suporte;

Documento de arquivo: «documento produzido a fim de provar e/ou informar um procedimento administrativo ou judicial...»

Valor:

Valor administrativo/probatório Valor legal/fiscal Valor histórico

Teoria das 3 idades:

◦ Primeira idade: na qual os documentos circulam e os assuntos estão em tramitação. Têm um uso frequente e, o seu conjunto resulta no Arquivo Corrente de uma determinada unidade orgânica.

◦ ◦ Segunda idade: os documentos perdem valor administrativo,

mas a sua conservação é necessária já que têm um valor legal e/ou fiscal e são consultados com muita frequência pela Administração ou pelos cidadãos. O seu conjunto forma o denominado Arquivo Intermédio de uma instituição.

◦ Terceira idade: os documentos têm valor histórico e a sua consulta é feita por investigadores. O seu conjunto forma o denominado Arquivo Histórico.

Gestão Documental

O sistema de arquivo, permitirá que se guardem os documentos enquanto detêm alguma utilidade e atendendo ao seu valor, ou que se proceda à sua eliminação, transcorrido o tempo necessário em que se esgote o seu valor administrativo e fiscal, e caso não tenham valor histórico.

Gestão Documental

Parâmetros:

◦ Volume documental ◦ Espaço de arquivo disponível ◦ Possibilidade de contacto entre arquivos correntes

e estruturas intermédias ◦ Metros lineares de documentação histórica ◦ Pessoal especializado ◦ Sensibilidade da instituição para a valorização do

arquivo

Gestão Documental

política de eliminação de documentos de acordo com critérios racionalizadores, estudando sistemas de conservação e criando quadros de conservação com regras pré-estabelecidas

Gestão Documental

Teoria do Ciclo de Vida que, numa versão mais radical, dá aos documentos uma vida similar aos de um organismo vivo, no sentido em que nasce (fase de criação), vive (fase de manutenção e utilização) e morre (fase de conservação histórica ou eliminação).

Gestão Documental

Fase de criação de documentos: estudar-se-á o desenho dos formulários, a preparação e a gestão da correspondência, o desenvolvimento de sistemas de gestão da informação e a aplicação das modernas tecnologias a estes processos.

Gestão Documental

Fase de manutenção e utilização dos documentos: nesta fase desenvolver-se-á um sistema completo de arquivos e recuperação dos documentos, gestão dos arquivos nos serviços, desenvolvimento e manutenção de programas de documentos essenciais e de planificação contra desastres, criação de arquivos intermédios e aplicação de sistemas de análise, automatização e reprografia a estes processos.

Gestão Documental

Fase de disposição dos documentos (conservação ou eliminação): inclui a identificação e descrição das séries, desenvolvimento dos quadros de avaliação e selecção com o fim de eliminar ou transferir os documentos para Arquivo histórico.

Gestão Documental

“assegurar uma documentação adequada, evitar o não essencial, simplificar os sistemas de criação e uso do papel, melhorar a forma como se organizam e recuperam os documentos, proporcionar o cuidado adequado ao armazenamento a baixo custo dos documentos nos arquivos intermédios, e assegurar a eliminação adequada dos documentos que não sejam necessários para a gestão dos assuntos correntes”

Gestão Documental

COMO ORGANIZAR O ARQUIVO ADMINISTRATIVO

A organização do Arquivo deve ser pensada numa perspectiva das necessidades presentes, mas também numa prospectiva das necessidades futuras do Serviço a que pertence.

Gestão Documental

ORDENAÇÃO DAS UNIDADES DOCUMENTAIS DAS SERIES. TIPOS

Num primeiro nível colocaremos: ◦ Ordem cronológica ◦ Ordem alfabética

Gestão Documental

Num segundo nível colocaremos entre outras:

◦ Ordem numérica ◦ Ordem numérica-cronológica ◦ Ordem alfanumérica ◦ Ordem por conceitos ou assuntos.

Gestão Documental

Ordem cronológica

A unidade eleita para a ordenação é a data dos documentos. Os documentos administrativos têm, normalmente, duas datas:

Data do momento da sua criação. Data do registo geral de entrada ou de saída. A data que se deve considerar para a ordenação é a

data do Registo, isto porque: É a mais próxima da realidade. Tem valor legal.

Gestão Documental

Ordenação alfabética ◦ Os documentos ordenam-se segundo as letras do

alfabeto. É um sistema que se aplica principalmente a documentos que se referem a pessoas, lugares ou entidades.

◦ É apenas recomendável para serviços com volumes documentais baixos e com poucas possibilidades de crescimento, já que apresenta alguns problemas: Que letras vão crescer mais? A alfabetação é feita sempre da mesma forma?

(exige normas claras)

Gestão Documental

Ordenação numérica

Os documentos são ordenados seguindo a série de algarismos, do número um em diante.

Num serviço o número pode ser atribuído por um Livro de Registo (manual ou automatizado), elaborado pelo serviço para controlo dos documentos.

O principal problema que apresenta é a tendência para utilizar a ordem numérica de entrada, independentemente da sua tipologia documental e sem relacionar os documentos uns com os outros, se criar processos nem respeitar as séries documentais.

Gestão Documental

Ordem numérico – cronológica

A ordenação é feita por anos e dentro desta por um número sequencial.

É um dos sistemas mais utilizados na ordenação de documentos administrativos. Exige que se coloque o sistema de ordenação em relação com um Livro de Registo anual, onde se anote que documento se refere a cada número.

Gestão Documental

Ordenação Alfanumérica

Consiste em ordenar os documentos segundo as letras do alfabeto e anexar a cada letra um numero.

Pode utilizar-se a primeira letra pela qual começa o assunto do processo, como por exemplo: ◦ Processo de Obras nº 34 – 34/O

Ou dar a cada letra um significado:

◦ A – Processos de habitação unifamiliar ◦ B – Processos de loteamento industrial

Gestão Documental

Ordenação Temática

Dentro de uma mesma série os documentos ordenam-se de acordo com um índice previamente elaborado.

É um sistema aconselhável quando existe grande volume de documentos.

Os documentos agrupam-se por conceitos e dentro deles por ordem cronológica.

◦ Correspondência da Direcção ◦ Com associações Desportivas ◦ Com Associações Profissionais ◦ Com Associações Religiosas ◦ Com Escolas

Gestão Documental

A RECUPERAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Saber como arquivar. Saber como encontrar Conhecer as fases de tramitação de

processos. Obter com rapidez uma informação

solicitada

Gestão Documental

Um maior controlo passa por medidas implementadas logo no momento da criação dos documentos, dando importância aos seguintes aspectos:

◦ Normalização e racionalização de impressos e

formulários. ◦ Identificação do documento. ◦ Controlo da circulação dos documentos.

Gestão Documental

A racionalização de impressos e formulários supõe a implementação de algumas medidas fundamentais:

◦ Suprimir documentos não necessários. Normalmente documentos criados pelos funcionários para controlo de tarefas, estatísticas, etc, e que são multiplicados vezes sem conta.

◦ Simplificar. Ou seja eliminar dados supérfluos, já que os dados pedidos a mais ficam normalmente em branco, originando maior ineficácia e aumento do volume de papel ou de outros suportes, necessário para arquivar.

◦ Utilizar elementos fisicamente agregadores dos documentos. Ou seja a utilização de capilhas ou outras unidades de instalação para os documentos que façam parte de uma mesma tramitação ou processo, e que sejam eles próprios identificadores desses documentos.

◦ Utilizar o formato DIN A4, como referência básica do documento de arquivo, em detrimento de outros formatos.

Gestão Documental

IDENTIFICAÇÃO DO DOCUMENTO

A identificação do documento, também contribui para o controlo e recuperação do documento desde a sua criação, nele relevando dois aspectos fundamentais quanto à identificação:

Identificação do autor

◦ Científico ou espiritual ◦ Material ◦ Jurídico ou responsável pela consequência final do conteúdo

Identificação da série documental

Gestão Documental

CONTROLO DA CIRCULAÇÃO DE DOCUMENTOS

O extravio de documentos é um enorme problema, com o qual as instituições se têm que debater no dia-a-dia., devido sobretudo à ausência de controlo da circulação e empréstimo dos documentos entre os seus serviços, gerando muito tempo perdido a procurar documentos que “alguém levou!”.

Gestão Documental

ELABORAÇÃO DE INSTRUMENTOS DE RECUPERAÇÃO DOS DOCUMENTOS E DA INFORMAÇÃO

Recuperação tradicional: ◦ Livros ◦ Ficheiros convencionais

Recuperação automatizada:

◦ Bases de Dados ◦ Arquivo electrónico

Gestão Documental

A elaboração destes instrumentos necessita de ser feita quando:

◦ Se necessita satisfazer com rapidez um pedido de

informação. ◦ O volume documental de uma serie seja tão

grande que seja impossível o seu controlo apenas com os sistemas de instalação ou de ordenação.

Gestão Documental

49ARQUIVO E GESTÃO

DOCUMENTAL

Gestão Documental

50ARQUIVO E GESTÃO

DOCUMENTAL

Gestão Documental RECUPERAÇÃO TRADICIONAL Os livros podem ser: Livros de entrada/saída de documentos. Livros de controlo e seguimento de

processos

51ARQUIVO E GESTÃO

DOCUMENTAL

Gestão Documental RECUPERAÇÃO AUTOMATIZADA

◦ Consiste em elaborar uma serie de índices mediante a introdução de dados num computador, utilizando para o efeito uma Folha de Recolha de Dados (FRD), desenvolvida numa aplicação informática apropriada.

◦ Supõe enormes possibilidades, só por si suficientes para a sua utilização:

◦ Para o seguimento de processos e controlo dos documentos.

◦ Na elaboração de índices por mais do que uma entrada (remissivos)

◦ Na recuperação da informação por mais de um campo. ◦ Na colocação indevida de uma ficha no conjunto.

52ARQUIVO E GESTÃO

DOCUMENTAL

Gestão Documental Quanto á recuperação automatizada,

podemos optar em circunstâncias normais por dois esquemas:

◦ Bases de Dados ◦ Arquivo Electrónico

53ARQUIVO E GESTÃO

DOCUMENTAL

Gestão Documental Bases de Dados

É um conjunto de dados relacionados entre si e organizados de tal maneira que proporcionaram uma base para a sua utilização efectiva:

Recuperação da informação. Modificação da informação. Elaboração de relatórios.

54ARQUIVO E GESTÃO

DOCUMENTAL

Gestão Documental Dentro da criação de um sistema de

arquivo, há que decidir qual é o nível a que podemos chegar na recuperação automatizada da informação. As possibilidades podem ser as seguintes:

◦ Registo dos documentos entrados e saídos. ◦ Controlo e recuperação de uma série. ◦ Controlo, seguimento e recuperação de uma série. ◦ Controlo, seguimento e recuperação de todo o

arquivo.

55ARQUIVO E GESTÃO

DOCUMENTAL

Gestão Documental Arquivo Electrónico

No fundo, o arquivo electrónico junta às possibilidades das Bases de Dados, na recuperação e localização dos documentos, a recuperação visual, no écrã, do próprio conteúdo do documento, através da utilização de um scanner.

As possibilidades são muito atractivas, mas não podemos esquecer que: ◦ A legislação não permite destruir a maior parte dos originais, o que

implica duplicidade de suportes. ◦ Antes de proceder à captura da imagem, se queremos recuperar o

documento temos que introduzir os dados que permitam a sua recuperação.

56ARQUIVO E GESTÃO

DOCUMENTAL

Gestão Documental ELABORAÇÃO DE NORMAS DE ARQUIVO Todas as decisões que se tomam em relação à

organização e manutenção do arquivo, têm que ser do conhecimento de todos. Para tal há que desenvolver normas de arquivo, que sirvam como guia e como documento de consulta, perante as dúvidas que possam surgir.

Existem vários tipos de normas de desenvolvimento fundamental: ◦ Normas de organização do arquivo. ◦ Normas de conservação dos documentos nos serviços. ◦ Normas de acesso. ◦ Normas de selecção e avaliação.

57ARQUIVO E GESTÃO

DOCUMENTAL

Gestão Documental O CONTROLO DO SISTEMA CRIADO Com a elaboração de normas damos geralmente por

terminada a organização do arquivo corrente. Mas o sistema criado é algo vivo, com inovação e evolução constantes.

Índice do movimento do arquivo:

◦ Nº de documentos consultados por ano/◦ Nº de documentos arquivados

Índice de organização do arquivo:

◦ Nº de documentos que não se encontraram/◦ Nº de documentos localizados

58ARQUIVO E GESTÃO

DOCUMENTAL

Gestão Documental

Não podemos igualmente esquecer, que se a relação pessoal que os funcionários têm com os “papéis” e com o arquivo, melhorar de forma consistente, é porque o nosso trabalho está igualmente de parabéns.

Papel da Gestão Documental Conceitos associados à Gestão Documental Desmaterialização de documentos e

processos Apresentação de ferramentas e aplicações Estudo da implementação de um SGDW

Gestão Documental

História da Gestão Documental Futuro da Gestão Documental Desafios à Gestão Documental Requisitos dos sistemas de Gestão

Documental Vantagens dos sistemas de Gestão

Documental

Gestão Documental

O que era a Gestão Documental?◦ Conversão de documentos em papel para

formato digital (tiff, jpeg, pdf)◦ Arquivo ou armazenamento de ficheiros ◦ Gestão de Correspondência (cartas e faxes)

Gestão Documental

Futuro da Gestão Documental?◦ Gerir todos os documentos da empresa◦ Federação dos documentos produzidos em toda

a empresa ◦ Gestão de Correio Electrónico (fonte principal

de entrada de documentos) ◦ Integração com as Comunicações Unificadas

Gestão Documental

Desafios do documento electrónico: Autenticidade, fidedignidade, integridade,

inteligibilidade, acessibilidade◦documento electrónico =◦ informação + metainformação

Delimitado logicamente – objectos distribuídos (BD)

Preservação da estrutura, contexto, software para exibição

Gestão Documental

Que plataforma tecnológica? Gestão do ciclo de vida dos documentos

criação, recolha, organização, uso, disseminação e preservação, para garantir:

a sua recuperação e acesso rápido e eficaz eficiente resposta às exigências de

organizações que influenciam a condução do seu negócio e procedimentos associados

Gestão Documental

Que plataforma tecnológica? Gestão do ciclo de vida dos documentos

Gestão Documental

Validação de Documentos

◦ Assinatura Digitalizada

◦ Assinatura Digital

Gestão Documental

Assinatura Digitalizada

◦ Não possui valor legal;◦ Digitalização da assinatura autógrafa e

colocação da mesma sob forma de imagem num documento electrónico;

◦ Risco de uso abusivo por terceiros;◦ O documento pode sofrer alterações

imperceptíveis (informaticamente) após colocação da assinatura.

Assinatura Digital

◦ Re-engenharia de processos do físico para o electrónico

◦ Certificados digitais na transmissão de documentos garantias de segurança garantias de valor acrescentado

Assinatura Digital

◦ Certificados digitais – garantias de segurança Valor legal (emitido por entidade certificada) Identificação Integridade Confidencialidade

É possível detectar se após assinatura até entrega no destinatário o conteúdo foi alterado

Assinatura Digital

◦ Certificados digitais – garantias de valor acrescentado Timestamping Assinatura Digital

Aplicável a organizações ou pessoas (cartão do cidadão)

71ARQUIVO E GESTÃO

DOCUMENTAL

Exemplo

Assinatura no documento e respectivo certificado (que permite visualizá-la)

Quando a informação surge e circula em diversos canais de comunicação:◦ Captura?◦ Metainformação?◦ Relação com outros documentos?

Centralização de recursos multimédia

Comunicações Unificadas

Novos requisitos para a Gestão Documental:◦ Captura automática de e-mails, faxes,

chamadas telefónicas, IM;◦ Indexação (semi)automática desses

documentos;◦ Associação a documentos que se encontrem

noutros formatos.

Base tecnológica apropriada Soluções para gestão de Redes e

TelecomunicaçõesARQUIVO E GESTÃO

DOCUMENTAL

Comunicações Unificadas

Cópias de segurança Requisito: integridade assegurar o armazenamento do documento, mas

também do contexto de produção (metainformação)

Estratégia para recuperação de desastre Requisito: rapidez assegurar a possibilidade de continuar a trabalhar,

ainda que apenas com o essencial (há maior probabilidade de ser necessário consultar documentos criados / recebidos no mês anterior ao desastre)

Backups e Disaster Recovery

Vantagens de um sistema de Gestão Documental

Redução do espaço, custos de armazenamento e tempo de circulação em papel;

Distribuição rápida, fácil e a uma escala global, de grandes volumes de informação multimédia;

Aumento da eficiência e eficácia na recuperação de informação;

Eliminação de documentos duplicados e possibilidade de controlo de versões;

Vantagens de um sistema de Gestão Documental

Criação de modelos de documentos, que agiliza o seu processamento;

Aumento da segurança: backups, controlo de acesso a documentos sensíveis, encriptação de dados, assinatura electrónica e certificação cronológica;

Aumento da capacidade de escalabilidade do sistema de informação.

Disponibilização da informação apropriada, às pessoas correctas, no momento certo

Tempo estimado de processamento da informação em papel e sua pesquisa:

40% - 60% do dia de alguns colaboradores 20% - 45% do custo global com os colaboradores 12% - 15% dos resultados de uma organização

O retorno do investimento num sistema de gestão documental obtém-se rapidamente:

Reduzindo o tempo de operação dos recursos humanos e potenciando um aumento de produtividade até 10%

R.O.I. - Return of Investment

Como reduzir o tempo de operação dos RH?

1. Reutilização eficiente de documentos

2. Navegação inteligente entre documentos associados

3. Pesquisa rápida de documentos e informação associada

Reutilização eficiente de documentos

Área Comercial

Reutilização de propostas já efectuadas

Descoberta rápida de propostas do mesmo tipo

Consulta de tabelas ou propostas de fornecedores

Navegação inteligente entre documentos associados

Área Financeira Associação de propostas a

adjudicações e facturas Confirmação de valores de propostas,

facturas e recibos

Pesquisa rápida de documentos e informação associada

Área Técnica

Pesquisa de documentos técnicos, manuais e relatórios

Caso de Estudo Custo per capita dos recursos humanos (RH):

14.000€/ano (subsídio de férias, 13º mês, impostos e segurança social incluídos)

◦ Fact./RH * 0,3 (margem) = 14.000 (custo RH) → Fact./Pessoa = 70.000€

◦ Aumento da produtividade de 10% (apenas) → mais 7.000€ de facturação/pessoa

◦ Por cada RH lucro de 700€/ano◦ Aumento da produtividade de 5%◦ Lucro de 350€/ano

Conceito de Workflow Tipos de Workflow Requisitos de sistemas de gestão de Workflows Vantagens dos Workflows

Workflow

Do conceito de repositório ao conceito de Gestão Documental e Workflow

Workflow

Aumento da automatização do trabalho

Aumento da complexidade dos sistemas

Workflow

Definição de Workflow

“Automatização de um processo de negócio, no todo ou em parte, durante o qual informação ou tarefas passam de um participante para outro, de acordo com um conjunto de regras procedimentais” (WfMC - Workflow Management Coalition)

Workflow

Definição de Processo de Negócio

“conjunto de actividades interrelacionadas e interactuantes que transformam entradas em saídas”

◦ por meio de recursos humanos, materiais e informacionais;

◦ tendo em vista a prossecução de um ou mais objectivos do negócio e a criação de valor acrescentado;

◦ essas actividades já são elas próprias governadas por regras.

Workflow

Tipos de workflow quanto a:

◦ 1. Nível de estruturação

◦ 2. Sentido do fluxo na organização

◦ 3. Tipo de aplicação

Conjugação destes tipos

Workflow

Quanto ao nível de estruturação

◦ Produção sequências pré-definidas, pela organização;

◦ Ad-Hoc o utilizador determina a sequência no momento de

execução.

Workflow

Quanto ao sentido do fluxo na organização

◦ Horizontal flui no sentido da estrutura orgânico-funcional, entre

departamentos ou indivíduos, que têm de processar o trabalho indicado;

◦ Vertical quando o fluxo chega a determinado ponto na organização, os

passos podem ser processados de várias formas (pontos de decisão).

Workflow

Quanto ao tipo de aplicação

◦ Embebido funcionalidades exibidas através de uma aplicação de que faz

parte;

◦ Autónomo não necessita de software de aplicação adicional para ser

utilizável.

Workflow

Sistema de Gestão de Workflows

Participantes – recursos humanos ou computarizados necessários ao processamento das actividades;

Items de trabalho – To-Do Lists associadas aos participantes;

Software para controlo de progressão no fluxo.

Sistema de Gestão de Workflows Definição do processo:

- modelação ou representação gráfica simplificada da realidade

Interpretação e manipulação através de software:

- sobre cada instância (caso específico) do processo

- histórico (quem, o quê, quando, e estado em que se encontra a instância do fluxo)

Vantagens dos Workflows

◦ Aumento da produtividade (tarefas rotineiras e repetitivas podem ser automatizadas e calendarizadas) e redução de custos operacionais;

◦ Aumento da eficiência – processamento automático paralelo;

◦ Distribuição dinâmica do trabalho;◦ Aumento da simplificação, transparência e

controlo dos processos de negócio;

Workflows

Vantagens dos Workflows

◦ Melhoria na comunicação intra e inter-organizacional;

◦ Flexibilidade na redefinição e optimização dos processos de negócio (maior facilidade na gestão da mudança);

◦ Aumento da privacidade e segurança;◦Monitorização (histórico do

processamento), útil para efeitos de auditoria.

Workflows

Apresentação SGDW iPortalDoc Conceitos Fundamentais Workflows

Caso Prático

Utiliza ferramentas e serviços de rede standard

Navegador páginas web

HTTP/HTTPS

Gestor de Ficheiros

SMB/NFS

Gestor de E-mail

SMTPARQUIVO E GESTÃO

DOCUMENTAL

Caso Prático

Conceitos Fundamentais

◦ Configuração à medida das necessidades de cada organização

◦ Hierarquia de Pastas, a que se associa: Perfis de Utilizadores Tipos de Documentos

Templates◦ Workflows

Caso Prático

Conceitos Fundamentais

Cada documento possui: Metainformação, documentos e e-

mails associados, edições, workflow / esquema cronológico

◦ Pesquisa rápida ◦ Pesquisa avançada◦ Por estados activos do workflow◦ Por estados realizados do workflow

Caso Prático

Hierarquia de pastas

◦ De acordo com as funções desempenhadas são atribuídas permissões aos utilizadores, que condicionam a visualização da hierarquia de pastas.

Caso Prático

Perfis de utilizadores

◦ Para cada pasta, para cada utilizador (ou grupo de utilizadores), é atribuído um perfil que lhe pode permitir ou não a consulta, alteração ou eliminação de documentos nessas pastas.

Caso Prático

Tipos de documento Código único gerado automaticamente; Template – modelo pré-definido;

◦ Definição da (im)possibilidade de actualização da versão;

Definição de prazo ao fim do qual se arquiva e/ou remove.

Caso Prático

Tipos de documento

◦ Objectivos dos Templates Agilizar a criação de documentos; Normalizar o aspecto final dos documentos (PDF)

Formulário com campos de preenchimento automático e editáveis

◦ formatação pré-definida e não editável

◦ Estatísticas – armazenar informação na BD → geração de relatórios (também templates)

Caso Prático

Campos de preenchimento automático◦ Formulário

◦ Aspecto do PDF final

Caso Prático

Outros exemplos:

Carta: destinatário, morada, código postal◦ associado a uma acção do workflow permite colocar

assinatura digitalizada no documento

Fax: número de fax de destino◦ associado a uma acção do workflow permite enviar o fax

directamente a partir do iPortalDoc

Foco na criação do conteúdo do documento propriamente dito

Caso Prático

Opção exclusiva dos templates:

Mail Merge – quando se pretende enviar um mesmo documento para várias entidades

◦ Basta criar um único documento◦ Seleccionar os destinatários◦ Automaticamente são criados tantos documentos

quantos os destinatários, com os respectivos dados (morada etc).

Caso Prático

◦ Workflows e BI do Documento

◦ Workflows e Assinatura Digitalizada

◦ Workflows e Assinatura Digital

Caso Prático

Workflows e BI do Documento◦ Definem as aprovações pelas quais um documento tem

obrigatoriamente de passar;◦ É criado um registo de quem e quando aprovou;

◦ BI do documento + documento = impressão num único PDF

Configuração no servidor – permite acrescentar ao documento um rodapé com informação do tipo: código do documento no sistema, autor, data/hora de introdução e impressão, ...

Caso Prático

Workflows e Assinatura Digitalizada

◦ A imagem da assinatura é associada ao nome de utilizador;

◦ É colocada a imagem no documento quando esse utilizador efectua uma acção definida num workflow, p.e. de aprovação.

Caso Prático

Workflows e Assinatura Digital◦ Assinatura Colaborador

◦ É possível assinar um documento com a assinatura digital presente no cartão do cidadão;

◦ Através da realização de uma acção definida num workflow.

Caso Prático

Workflows e Assinatura Digital

◦ Assinatura Organização

◦ É colocada a assinatura digital no documento quando é efectuada uma acção definida num workflow.

Caso Prático

WorkflowsFáceis de desenhar, utilizar e interpretar

(gráfica e textualmente) – notação simples

Caso Prático

Fluxograma “Proposta”

◦ como representar:

simultaneamente à tarefa de aguardar adjudicação existe uma tarefa de notificação de que foi criada uma nova proposta?

Caso Prático

Diagrama de Estados “Proposta”

- permite estados concorrentes;

mas, como representar:

só é necessária a execução da tarefa de indicação de que a proposta foi ou não adjudicada para que o fluxo prossiga, podendo ficar a tarefa de tomar conhecimento por efectuar?

Caso Prático

Workflow Proposta no iPortalDoc

baseado em máquinas de estado;

Elementos:◦ Estados – etapas ou fases do

circuito documental;

◦ Acções – tarefas a efectuar sobre o documento, em cada estado;

◦ Funções de transição – ligação entre estados.

Caso Prático

Participantes e Tarefas

1. Tomar conhecimento de proposta – DC e DF

2. Introduzir Adjudicação - DC3. Encaminhar para execução

de obra / Efectuar pedido de facturação - DC

4. Execução de obra – introduzir de folha de obra - DT

5. Introduzir factura - DF6. Tomar conhecimento de

obra realizada - DC

Caso Prático

Regras

O workflow prossegue para 3 se for efectuada a acção 2 (introduzir adjudicação) na qual é seleccionada uma opção: Adjudicada ou Não Adjudicada.

A acção 1 (tomar conhecimento de proposta) pode permanecer pendente.

Caso Prático

Regras

O workflow prossegue para o Estado Final se for efectuada a acção 5 (introduzir factura) em que é seleccionada uma opção: Factura Parcial ou Factura Total.

A acção 6 (tomar conhecimento de obra realizada) pode permanecer pendente.

Caso Prático

Condições / operadores booleanos (e / ou)

- aplicáveis às funções de transição

- se tivesse de ser efectuada a acção 1 (tomar conhecimento de proposta) e a 2 (introduzir adjudicação) para o workflow prosseguir.

Caso Prático

Condições / operadores booleanos (e / ou)

aplicáveis às acções

se a proposta é encaminhada para mais do que uma pessoa (acção 3) basta uma delas (uma ou outra) efectuar a acção 4 (execução de obra) para o workflow prosseguir.

Caso Prático

Lista de Acções a Realizar (To-Do List)

Cada utilizador tem a sua própria lista de tarefas a efectuar sobre documentos, de acordo com o definido em cada workflow, e encaminhamentos ad-hoc efectuados por outros utilizadores.

Caso Prático

A opção seleccionada na acção orienta o percurso do workflow

Caso Prático

Estatísticas

Relatórios detalhados com base nos workflows, por utilizador:◦ acções realizadas/não

realizadas, tempo médio de execução das acções, evolução na realização de acções...

Fonte de informação para executive

intelligence

Caso Prático

Exemplo: Estatísticas por Acções Realizadas

Caso Prático

Metainformação

Caso Prático

Metainformação

Caso Prático

Pesquisa tipo “Google”◦ Colocando o termo de pesquisa◦ Resultados:

Caso Prático

◦ Por estados activos do workflow

◦ Propostas que aguardam adjudicação neste momento:

Caso Prático

◦ Por estados realizados do workflow

◦ Acções de adjudicação realizadas, por utilizador:

Caso Prático

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