As Ferramentas Essenciais

“O Programa 5S”

O 5S ou House keeping é um conjunto de

técnicas desenvolvidas no Japão e utilizadas

inicialmente pelas donas-de-casa japonesas

para envolver todos os membros da família na

administração e organização do lar.

No final dos anos 60, quando os industriais

japoneses começaram a implantar o sistema de

qualidade total (QT) nas suas empresas,

perceberam que o 5S seria um programa

básico para o sucesso da QT.

Introdução

Introdução

Esse programa pode ser conhecido com outros nomes, porém 5S é o mais utilizado e vem das iniciais das cinco técnicas que o compõe:

• Seiri – organização, utilização, liberação da área;• Seiton – ordem arrumação;• Seiso – limpeza;• Seiketsu – padronização, asseio, saúde;• Shitsuke – disciplina, autodisciplina.

Alguns objetivos desse programa são:

• Melhoria do ambiente de trabalho;• Prevenção de acidentes;• Incentivo à criatividade;• Redução de custos;• Eliminação de desperdício;• Desenvolvimento do trabalho em equipe;• Melhoria das relações humanas;• Melhoria da qualidade de produtos e serviços.

SEIRI – Organização, liberação da área

Essa técnica é utilizada para identificar e eliminar objetos e informações desnecessárias, existentes no local de trabalho.

Seu conceito chave é a utilidade, porém, devemos tomar cuidado com o que vai ser descartado para não perdermos informações e / ou documentos importantes.

As principais vantagens do Seiri são:

• conseguir liberação de espaço;

• eliminar ferramentas, armários,

prateleiras e materiais em excesso;

• eliminar dados de controle

ultrapassados;

• eliminar itens fora de uso e sucata;

• diminuir risco de acidentes.

SEITON ‑ Ordem, arrumação

É uma atividade para arrumarmos as coisas que sobraram depois do Seiri. Seu conceito chave é a simplificação. Os materiais devem ser colocados em locais de fácil acesso e de maneira que seja simples verificar quando estão fora de lugar.

Vantagens:• rapidez e facilidade para encontrar documentos, materiais, ferramentas e outros objetos;• economia de tempo;• diminuição de acidentes.

SEISO ‑ Limpeza

Nesta etapa devemos limpar a área de trabalho e também investigar as rotinas que geram sujeira, tentando modificá-las. Todos os agentes que agridem o meio ambiente podem ser englobados como sujeira (iluminação deficiente, mau cheiro, ruídos, pouca ventilação, poeira, etc).

Cada usuário do ambiente e máquinas é responsável pela manutenção da limpeza. A prática do Seiso inclui:

• não desperdiçar materiais;

• não forçar equipamentos;

• deixar banheiros e outros recintos em ordem após o uso, etc.

SEIKETSU ‑ Padronização, asseio, saúde

Após termos cumprido as três primeiras etapas do programa

5S devemos partir para a padronização e melhoria continua das

atividades. Essa etapa exige perseverança, pois se não houver

mudanças no comportamento das pessoas e nas rotinas que geram

sujeira logo voltaremos à situação inicial, antes da implantação do

5S.

SEIKETSU ‑ Padronização, asseio, saúde

Como principais vantagens do

estabelecimento do Seiketsu, temos:

• equilíbrio físico e mental;

• melhoria do ambiente de trabalho;

• melhoria de áreas comuns (banheiros,

refeitórios, etc)

• melhoria nas condições de segurança.

SHITSUKE ‑ Disciplina ou autodisciplina

O compromisso pessoal com o cumprimento dos padrões éticos, morais e técnicos, definidos pelo programa 5S, define a última etapa desse programa.

Se o Shitsuke está sendo executado significa que todas as etapas do 5S estão se consolidando.

Quando as pessoas passam a fazer o que tem que ser feito e da maneira como deve ser feito, mesmo que ninguém veja, significa que existe disciplina. Para que esse estágio seja atingido todas as pessoas envolvidas devem discutir e participar da elaboração de normas e procedimentos que forem adotados no programa 5S.

SHITSUKE ‑ Disciplina ou autodisciplina

As vantagens são:

• trabalho diário agradável;

• melhoria nas relações humanas;

• valorização do ser humano;

• cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos;

• melhor qualidade, produtividade e segurança no trabalho.

IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S

Embora composto por técnicas simples, a implantação do programa deve seguir alguns passos.

• Sensibilização ‑ é preciso sensibilizar a alta

administração para que esta se comprometa com a condução do

programa 5S.

• Definição do gestor ou comitê central ‑

quando a direção da empresa adota o programa 5S, deve decidir

quem irá promovê-lo. O gestor deve ter capacidade de liderança e

conhecimento dos conceitos que fazem parte desse programa.

O 5W2H, basicamente, é um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores  da empresa. Ele funciona como um mapeamento destas atividades, onde ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita. Em um segundo momento, deverá figurar nesta tabela (sim, você fará isto em uma tabela) como será feita esta atividade e quanto custará aos cofres da empresa tal processo

5W2H

O nome desta ferramenta foi assim estabelecido por juntar as primeiras letras dos nomes (em inglês) das diretrizes utilizadas neste processo. Abaixo você pode ver cada uma delas e o que elas representam:

What – O que será feito (etapas)Why – Por que será feito (justificativa)

Where – Onde será feito (local)When – Quando será feito (tempo)

Who – Por quem será feito (responsabilidade)How – Como será feito (método)

How much – Quanto custará fazer (custo)

O que? (What) Treinamento sobre a importância do uso de EPIs

Quem? (Who) Operadores da linha de produção e forjaria

Onde? (Where)No centro de Treinamentos da unidade de Bragança Paulista

Quando? (When) No dia 15/10/05 das 9:00 às 12:00hs

Por quê? (Why)

Conscientização dos colaboradores quanto a importância do uso de EPIs. Fazer com que eles usem o EPI adequado às atividades que oferecem riscos de acidente

Como? Palestra e vídeo

Quanto custa? Orçamento de R$ 3.000,00

Exemplo:

Plano detalhado

ObjetivoConscientização dos colaboradores quanto a importância do uso dos EPIs.Fazer com que eles usem o EPI adequado às atividades que oferecem riscos.EscopoExposição dos E.P.I. s fornecidos pela empresa.Palestra com recursos áudio visuaisVídeo sobre acidentes de trabalhoProgramaData: 15/10/10 Horário: das 9:00 às 12:00hs Local: Centro Educacional Científico. Palestrante: Leonardo Augustin – consultor em segurança do trabalho daempresa JN Consultoria Ltda. Número de vagas: 30.

OutrosAo final do treinamento será aplicado um teste escrito sobre os assuntos abordados para verificar a eficácia do aprendizado.Após o treinamento serão monitoradas, por um prazo de 30 dias, as ocorrências de não uso de E.P.I.s dentro da empresa.Para preenchimento das vagas será feita a indicação, por parte do chefe de cada setor, de três pessoas.Todos os participantes que atingirem nota igual ou superior a 7,0 receberão certificado de participação.A título de motivação, aqueles que se destacarem durante o treinamento e tirarem as notas mais altas receberão o “Troféu da Segurança” e um brinde surpresa.Será fornecido material didático para todos os participantes.Será oferecido um almoço para os participantes no anexo ao centro de treinamento.

Item custo

Palestrante R$ 1.500,00

Brindes R$ 600,00

Material didático R$ 300,00

Alimentação R$ 600,00

total R$ 3.000,00

Custo

O custo para a realização do evento é de R$ 3.000,00 assim distribuídos:

Desenvolvida para “Desenhar o Fluxo” de processos

Trata-se da representação visual

Movimentação de pessoas, papéis e informação na organização

Assegurar a fluidezLimites decisórios variam segundo a posição hierárquica do

funcionário

Manter dentro dos padrões de eficiência e eficácia

Objetivos:

Identificar a utilidade de cada etapa do processoVerificar as vantagens em alterar a seqüência

das operações (passos)Adequar as operações (passos) às pessoas que

as executamIdentificar necessidade de treinamento

específicoUtilizada ao definir novos sistemas para a organização

Escolha do processo a estudar

Indicadores de problemas (queixas, filas, etc.)Simples identificação não é suficiente (várias

unidades)Coleta dos dados e representação gráfica

Uso de gráficos (fluxogramas)Análise dos métodos usados no processamento atual

Interação com outros processos (inclusive outras unidades)

Dificuldades percebidas (reflexos de outros processos?)

Modificações na seqüência dos passos (criação e eliminação)

Implantação do novo processo ou sistema Manualização (confecção de manuais) do novo processo

Analisar o processo:

Por que esta rotina é necessária?

Que informações gera?

O que é feito nesta rotina?

Que dados são usados?

Quem tem interesse nas informações geradas?

Quando essas informações devem estar disponíveis?

“Representação gráfica que apresenta a seqüência de um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais envolvidos no processo.”

(OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organização & Métodos. São Paulo: Atlas, 2002)

Gráfico que representa cada fase de um processo, identificando, de forma clara, as operações e os envolvidos.

Objetivos:Padronizar a representação de métodos administrativosPermitir maior rapidez da descrição de métodos administrativosFacilitar leitura e entendimentoMelhorar a análiseFacilitar localização e identificação dos pontos mais importantes

Vantagens:Levantamento e análise de qualquer método administrativoApresentação real do funcionamentoVisualização integrada de um método administrativo Uso de convenções e símbolos (facilita a leitura)

•Regra geral:–De cima para baixo, da esquerda para direita

–Observar o cruzamento das linhas de fluxo

–Recomendável o papel quadriculado

–As operações podem ser numeradas de forma seqüencial, para permitir referências ou comentários

1. Início

2. Processo

3. Decisão 4

5

Fluxograma VerticalTambém chamado de:

Folha de AnáliseFolha de Simplificação do TrabalhoDiagrama de ProcessoFacilita o entendimentoMais utilizado em levantamentos de processos

Dificuldade em identificar fluxos alternativos (outra cor)

Pode apresentar colunas extras com informações adicionais (distância, tempo decorrido, etc.)

Fluxograma Vertical

Fluxograma SintéticoRepresentação da seqüência dos vários passos (ou grupos

de passos) de um determinado processoRepresenta genericamente o processoNão há preocupação em identificar cargos, unidades ou

localização de cada atividade Indicado quando:

É necessário o esboço do processo a ser estudadoÉ necessário apresentar o processo a pessoas pouco

acostumadas com fluxogramasO propósito é fazer apenas uma análise superficial do

processo Para decidir se vale a pena detalhá-lo Para apresentar a pessoas que não o conhecem

profundamente

Fluxograma Sintético

Recebe Transportadora

Testes de Qualidade no Laboratório

Devolve lote ao Fornecedor

Envia lote ao Depósito

Consulta Pedido de Compra

Processo de Recebimento de Matéria-prima

Fluxograma SintéticoProcesso de Adiantamento de Salário

Funcionário preenche a SAS

Verifica data-limite da SAS (dia 20)

Recusa SAS

Registra valor solicitado

Efetua pagamento

Envia SAS ao Setor de Pagamento

Legenda:

SAS – Solicitação de Adiantamento de Salário

Fluxograma de Blocos

•Parecido com o Fluxograma Sintético, permite maior detalhamento:

–É capaz de exibir os fluxos alternativos

–Permite estabelecer se o processo é positivo ou negativo

–Possui uma maior variedade de símbolos (mais versátil)

•É o mais utilizado pelas empresas

–Usado no levantamento de processos existentes

–Usado na descrição de novos processos

Fluxograma de BlocosProcesso de Recebimento de Matéria-prima

Início

Recebe Notas Fiscais

Confere com o

Pedido de Compra

OK?

Envia amostras para o Laboratório

Efetua Testes de Qualidade

Devolve lote ao Fornecedor

Envia lote ao Depósito

Aguarda novas entregas

OK?

Sim Sim

Não Não

Fluxograma de BlocosProcesso de Adiantamento de Salário

Verifica data da

SAS

2 anos

Antes do dia 20?

2

SAS1

Sim

Não

SAS1

SAS2

2

SAS1

SAS1

Registra valor

solicitado

SAS1

2 ano

s

Cheque

2Solicitação de Adiantamento

(SAS)

1

SAS2

SAS1

Cheque

Fim

Início

Funcionário Depto. Pessoal Depto. Financeiro

Símbolos mais utilizados

Ferramenta•Softwares que auxiliam no desenho de fluxogramas

–MS-Windows

•Visio, Edge Diagrammer, SmartDraw, Harvard Graphics, MS-Office

–Linux

•Kivio, DIA, OpenOffice.Org

Quadro

Brainstorming

Definição de Brainstorming

Brainstorming é uma dinâmica de grupo em que as pessoas, de forma organizada e com oportunidades iguais, fazem um grande esforço mental para opinar sobre determinado assunto. Na Gestão pela Qualidade Total o método gerencial é o Ciclo PDCA

O brainstorming é uma técnica utilizada na fase de Planejamento, estando embutida na Análise do Processo, que é exatamente a etapa em que são determinadas as causas mais significativas que influenciam o problema e apontadas dentre elas as causas mais importantes.

O grupo deve ser formado de pessoas que tenham vivência no assunto, ainda que de forma parcial. O brainstorming é um excelente mecanismo de educação e treinamento. A sua condução possibilita o envolvimento pleno das pessoas, procurando entender o problema e as suas causas.

CRITÉRIOS PARA A REUNIÃO

Durante o desenvolvimento da reunião devem ser tomados alguns cuidados para que os melhores resultados sejam alcançados.

• Nenhum julgamento• Idéias devem ser imaginativas• Marcar o tempo• Escrever em um quadro as idéias• Nenhum membro da equipe deverá ter tratamento especial

QUANDO UTILIZAR

O Brainstorming é uma técnica muito flexível em termos de possibilidades de aplicação. Os resultados positivos dependerão, principalmente, da habilidade de conduzir e “empolgar” a equipe, tornando-a comprometida com o sucesso da organização.

. Dentre as muitas situações nas quais pode ser aplicado, citamos:

• Desenvolvimento de novos produtos - identificação das características do produto

• Implantação do Sistema da Qualidade - listagem das atividades a serem desenvolvidas pela equipe; - identificação das resistências à mudança na organização.

• Solucionando problemas - causas prováveis do problema; - possíveis soluções

BrainwritingSimilar ao Brainstorming

Porém as idéias são escritas em papel e repassadas ao organizador

Diagrama de Afinidades

Objetivo é organizar um grande número de idéias muito próximas.

BenchmarkingConsidera as melhores práticas do mercado e

aplica-as na organização

5 – Métodos EstatísticosIntuição – subjetiva, varia de cada um

Experiência – soma das ocorrências

Pesquisa experimental – realizada na prática

Análise estatística – baseada em dados, através de uma amostra

Folhas de VerificaçãoÉ uma planilha preparada para o

levantamento de dados de um determinado problema.

É o primeiro passo de qualquer atividade

Histograma

11:47:02

Gráfico de ParetoInterpretação dos dados prioritários em um

dado problema80% dos problemas provêm de 20% das

fontes Vilfredo Pareto

11:47:02

Diagrama de Pareto

11:47:02

Diagrama Causa-EfeitoIshikawaEspinha de Peixe

11:47:02

Diagrama de Correlação

Matriz GUT (Gravidade – Urgência – Tendência)

Matriz GUT (Gravidade – Urgência – Tendência)

11:47:03

Cartas de ControleAcompanhar as variações dos processos

Seis SigmasGráfico de LinhaPesquisaSímbolos, Gráficos e Diagramas

Parte 3 – Normatização da Qualidade

Principais CaracterísticasSer mensurávelSer de fácil compreensãoSer de fácil utilizaçãoSer democráticoSer baseado na práticaSer passível de revisãoPossuir autoridadePossuir informação de vanguardaSer voltado para o futuroFazer parte de um sistema de padronização

Níveis de Normatização

International Organization for Standerdization ( ISO )1946 – delegados de 25 países se reuniram

em Londres

1947 – Inicia as atividades

Sede em Genebra – Suíça

Objetivo é garantir que produtos e serviços tenham qualidade

Muito Obrigado!

Baseado no Livro “CONTROLE DA QUALIDADE, as ferramentas essenciais” de Roberto Seleme e Humberto Stadler. Editora Ibpex, Curitiba, 2008.