Post on 05-Jun-2015
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GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES EM PROJETOS
MBA em Gerenciamento de ProjetosTurma 6/2011 (GP25) – Prof. Marco Coghi
Curitiba - PR
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A empresa
• Banguelas S.A. – É uma empresa de investidores– Composta atualmente por 4 acionistas. – Tem foco em investimento/aquisição de
empresas de pequeno porte do ramo da odontologia e áreas relacionadas.
– Sua equipe de trabalho é composta por analistas de mercado e gerentes de projeto para análise e desenvolvimento de possíveis negócios.
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A equipe
• O corpo técnico e os acionistas são apresentados abaixo
Helder Sacks Leonardo Freire
Pedro de Oliveira Gustavo Matte
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Objetivo
• O objetivo deste trabalho é apresentar o plano de gerenciamento de aquisições para o projeto de aquisição de uma empresa de pequeno porte do ramo de próteses dentárias.
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EAP (WBS)
Pacotes de Trabalho “Buy”
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Critérios Make or Buy1. Capacidade técnica da equipe– Para análises financeiras muito braçais e trabalhosas é preferível a
terceirização
2. Disponibilidade de recursos humanos– Como a empresa é composta apenas por quatro integrantes,
análises muito trabalhosas, que demandem mais pessoas devem ser terceirizadas
3. Confidencialidade – Em análises onde a aquisição de dados deva ser feita na empresa
a ser adquirida não é interessante que seja feita pelos integrantes da equipe, sendo assim terceirizadas
4. Restrição de prazo– A janela para análise, negociação e aquisição de pequenas
empresas são restritas, portanto atividades com durações mais longas devem ser terceirizadas
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Critérios Make or Buy5. Foco empresarial.– Principal foco da empresa é somente fazer a analise da
empresa e desenvolver o seu plano de ação. Trabalhos especializados serão terceirizados (buy).
6. Disponibilidade Financeira– Empresa contratada consegue realizar o trabalho com o
custo mais baixo que a propria empresa
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Mapa de aquisições
# Pacote de TrabalhoRef. EAP Fornecedores Orçamento (R$)
Prazo (dias) Critério*
1 Análise do DRE 1.2.1 Empresas de auditoria contábil R$ 10.000,00 15 12 Análise do Balanço 1.2.2 Empresas de auditoria contábil R$ 10.000,00 10 23 Market Share 1.3.1 Consultorias de mercado R$ 15.000,00 30 44 Projeção de Mercado Atuante 1.3.3 Consultorias de mercado R$ 15.000,00 15 25 Estrutura de RH 1.4.1 Consultorias de RH R$ 50.000,00 15 36 Estrutura deTI 1.4.2 Consultorias de TI R$ 20.000,00 20 3
Total R$ 120.000,00
* Critérios conforme slide 7
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EAP revisada
Pacotes adicionados
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Registro de Riscos (RR)
* Critérios conforme slide 7
# Evento de Risco Resposta ao Risco Momento da Resposta1 Análise ser precária não refletindo a realidade Contratar empresa qualificada para a atividade
Auditar periodicamente a atividadeContratar duas empresas
SELESPECCONTADM
2 Não identificação de mercados potênciais atuantes Definir claramente a abrangência da análise em contrato PLANESPECCONTADM
3 Atraso na entrega das analises de mercado. Definir no contrato clausulas de multas referentes ao atraso nas entregas dos estudos de mercado
CONT
4 Falecia da empresa contratada Ter mais de uma empresa consultada na concorrencia. Segunda melhor empresa sera acionada.
Exec
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Mapa de aquisições
# Pacote de TrabalhoRef. EAP Fornecedores Orçamento (R$)
Prazo (dias) Critério*
1 Análise do DRE 1.2.1 Empresas de auditoria contábil R$ 10.000,00 15 12 Análise do Balanço 1.2.2 Empresas de auditoria contábil R$ 10.000,00 10 23 Market Share 1.3.1 Consultorias de mercado R$ 15.000,00 30 44 Projeção de Mercado Atuante 1.3.3 Consultorias de mercado R$ 15.000,00 15 25 Estrutura de RH 1.4.1 Consultorias de RH R$ 50.000,00 15 36 Estrutura deTI 1.4.2 Consultorias de TI R$ 20.000,00 20 3
Total R$ 120.000,00
* Critérios conforme slide 7
Pacote de trabalho escolhido para detalhamento – Market Share
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Declaração de Trabalho (DT)1. Especificação Funcional– Trata-se de uma pesquisa e análise de mercado atuante, das
regiões e dos principais concorrentes com suas fatias de mercado
2. Qualidade– Relatório de acordo com os padrões da empresa contratante e
que contenha a distribuição dos concorrentes em cada nicho/região de mercado
3. Prazos– O prazo para entrega do relatório e a conclusão dos trabalhos
é de 30 dias
4. Suporte– A contratante poderá indicar as possíveis fontes de pesquisa
para o trabalho.
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Declaração de Trabalho (DT)5. Meio de entrega– A contratada deve entregar em meio eletrônico aos
cuidados do GP
6. Garantia– A contratada deve garantir a veracidade dos dados por meio
de fontes confiáveis de aquisição de dados.
7. Critérios de medição– Dependerá da etapa do pacote de trabalho, porém poderá
variar entre 0%/100%, 25%/75% ou 50%/50%.
8. Termo de confidencialidade – A contratada fica proibida de divulgar qualquer tipo de
informação da contratante, sem prévia autorização sob pena de multa no valor de 10 vezes o valor total do contrato.
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Critérios de Avaliação Eliminatórios
1. Participou de pelo menos 3 projetos equivalentes, nos últimos 6 meses?– Avalia qual o nível de atuação do candidato no mercado
2. Está apto para assinatura de um termo de confidencialidade?– O projeto é uma jogada de mercado, por isso o levantamento
precisa ser confidencial
3. Utiliza a metodologia XPTO para análises?– Como esta é uma metodologia amplamente utilizada na Banguelas
S.A, gostaríamos que o candidato a utilizasse para esta atividade
4. É capaz de entregar o pacote de trabalho no prazo estipulado?– Prazo é o item mais crítico do projeto, portanto ser um critério
fundamental para avaliação do candidato.
5. Tem fácil acesso a fontes de dados governamentais?– Ter este acesso garante informações mais precisas e confiáveis.
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Critérios de Avaliação Classificatórios
1. Capacidade técnica da equipe2. Qualidade da equipe3. Condições de pagamento4. Prazo de entrega5. Custo do serviço
• Os critérios de avaliação eliminatórios e classificatórios serão divulgados aos participantes da concorrência por entender-se que é de grande importância que as empresas candidatas tenham consciência do nível de exigência que estamos solicitando.
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Sistema de Pontuação# Critério Peso Faixa de valores = nota
1 Preço (R$) 4 abaixo de R$8.000 = 1R$8.000 até 12.000 = 3R$12.000 até R$15.000 = 5R$15.000 até R$18.000 = 2maior que R$18.000 = 1
2 Experiência da equipe (anos) 5 até 1 ano = 11 a 3 anos = 23 a 6 anos = 3mais de 6 anos = 5
3 Prazo (semanas) 4 até 3 semanas = 53 a 4 semanas = 44 a 5 semanas = 3mais de 5 semanas = 1
4 Dívidas na praça (s/n) 2 Tem dívidas = 1Dívidas em processo de quitação = 2Sem dívidas = 5
5 Metodologia (tipo) 3 Metodologia XPTO = 5Metodologia XYZ = 3Metodologia ABC = 2Sem metodologia = 1
6 Disponibilidade de visitas (s/n) 1 Tem disponibilidade = 5Não tem = 1
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Definições prévias
1. Documentos adotados– RFP (Request for Proposal): será utilizado este documento pois
a empresa convidada deverá apresentar uma proposta de prestação de serviço onde não somente o preço será levado em conta
2. Meio de envio do convite– O convite será enviado por meio de correio eletrônico (email),
pois torna a concorrência mais dinâmica com relação a agilidade de recebimento e respostas, e também por ser um meio amplamente utilizado atualmente
3. Contrato Formal– A formalidade do contrato é exigida por se tratar de uma
pesquisa que demanda confidencialidade e o não cumprimento desta clausula poderá ser passível de multas contratuais
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Definições prévias
4. Espécie do contrato– Contrato de prestação de serviço será
utilizado pois o produto entregue para o pacote de trabalho é um item intangível
5. Tipo do contrato– O contrato será do tipo Preço Global (PG),
pois o serviço prestado será por empreitada.
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Fluxograma para Conduzir as Aquisições
DE / DT
INÍCIO
RFP
ENVIO CARTA-
CONVITE
AGUARDAR POR 10 DIAS
RECEBE RFP
APLICA NO SIST. DE PONTUAÇÃO
ESCOLHE MELHOR CONCORRENTE
NEGOCIA MELHOR PREÇO
NEGÓCIO OK?
SIST. PONT.
EMITE ORDEM DE COMPRA
N (3x)
S
FIM
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Atitudes de Fiscalização
1. Kick Off do contrato2. Relatório de Progresso3. Relatório diário de ocorrências4. Aceite formal do produto entregue.5. Encerramento do contrato
Fluxograma para Administrar o Contrato
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INÍCIO
Kick-off
Receber Relatório de Desempenho
(RD)
SM
Registra Mudança
Informa Mudança
Renegocia contrato Paga
Medição
Itens entregues
?
RD
N (3x)
S
FIMAnalisa RD
Mudança?S Progresso
OK?
Gerar B.O.
B.O.
Negócio OK?
S
N
S
N
N
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Fluxograma para Encerrar o Contrato
INÍCIOEMAIL
Assina termo de encerramento
Envia carta de agradeçimento
Arquiva contrato.
FIM
Emite último
pagamento
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Documentos adotados
1. Relatório de desempenho do fornecedor (RD)– A fim de acompanhar o desempenho do fornecedor e
efetuar os pagamentos por medição, deve-se utilizar este tipo de documento no processo de monitoramento e controle
2. Solicitação de mudanças (SM)– A fim de formalizar as mudanças de escopo, tempo, custo ou
outra área de conhecimento, tanto por parte da contratante ou da contratada, deve-se utilizar este documento.
3. Boletim de Ocorrência (BO)– Um boletim de ocorrência é criado sempre que algo estiver
errado em relação ao progresso do pacote de trabalho contratado, para que seja registrado as ocorrências.
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Documentos adotados - Templates
Relatório de desempenhoFonte:http://escritoriodeprojetos.com.br/templates.aspx
Contém um sumário executivo para facilitar a visualização rápida do desempenho através de cores simulando um sinaleiro, e logo abaixo um plano de ação para solucionar as pendências.