1

Apresentação visual

selecionada

2

Avisos

• Os exemplos são didáticos e buscam

ser de conhecimento geral

• Gestão de Projetos não é matemática,

ou seja, não tem exatidão científica

• O tema é amplo e possui múltiplas

abordagens e variação na terminologia

3

Avaliação

Avaliação

trabalho em equipe: 3 pontos

prova discursiva: 7 pontos

4

Livro texto

Viana, Ricardo Vargas

Manual prático do plano de projeto:

utilizando o PMBOK Guide

5a. edição - 2014 - Brasport RJ

5

Histórico da Gestão de Projetos

• Há 4500 anos: • Atualmente:

Metodologia é

mais importante

que tecnologia

6

Terminologia: Projeto

Produtos

Serviços

Tangíveis ou intangíveis

PROJETO Resultado

específico

Início Término

Conjunto temporário de

ações (trabalho)

Objetivo

7

Terminologia: Projeto

PROJETO Resultado

específico

Subprojeto

Fora do ESCOPO

ESCOPO

8

Terminologia: Programa

PROJETO 1

Subprojeto Subprojeto Subprojeto Subprojeto

PROGRAMA

PROJETO 2

9

Terminologia

10

Terminologia

PROGRAMA

Subprojeto

PROJETO

ENTREGAS (deliverables)

11

Gerente de Projetos

gerencia pessoas

12

O Gerente de Projetos

• Profissional responsável pelo

planejamento, execução e

encerramento de projetos

13

O Gerente de Projetos

Habilidades

• técnicas (formação)

• humanas (gestão de pessoas)

• conceituais (como percebe e reage)

14

O Gerente de Projetos

presença e interesse

ser líder

ser acessível

ser sério

saber decidir e resolver problemas

saber implantar processos

saber extrair o máximo da empresa

saber extrair o máximo da equipe

multidisciplinar

Características saber analisar progressos

saber corrigir falhas

dominar técnicas e metodologias

dividir informações (comunicação)

saber organizar (projetos são grandes)

conhecer o projeto, objetivos e

expectativas

saber balancear criatividade X

improviso

ser persistente (timing, saber aguardar)

15

O Gerente de Projetos: dificuldades

Defeitos de alguns gerentes:

• preguiçosos (perdem prazo)

• autoritários/submissos (não envolvem as

pessoas)

• executam, em vez de gerenciar

• usam “jeitinho”

• reclamam, mas não atuam no problema

16

O Gerente de Projetos

O Gerente de Projetos tem limites de

atuação: • pode ou não contratar?

• pode ou não adquirir insumos?

• pode ou não tentar negociar prazos e entregas?

• pode ou não reformular o planejamento?

• tem nível financeiro que está autorizado a

gastar?

• trabalha com gestão compartilhada?

Restrições

17

Terminologia: Ciclo de vida dos projetos

• Projetos têm início, meio e fim

• Suas fases organizam-se no que se

chama Ciclo de Vida do projeto

• Cada projeto tem um Ciclo de Vida que

permita buscar eficiência de execução,

redução de custos e prazos

18

Ciclo de vida: construção civil

19

Ciclo de vida: Compras para Defesa

20

Ciclo de vida: sistema informatizado

função da qualidade

21

Projeto

PROJETO Resultado

específico

Início Término

Gestão do projeto

22

PMBoK

Project Management Body of

Knowledge

23

Fases genéricas de um projeto

• O PMBoK apresenta um conjunto de

fases (grupos de processos) e

conhecimentos em gerenciamento de

projetos, reconhecidos como boas

práticas.

Início do

projeto Planejamento Execução

Encerramento

do projeto

Monitoramento e controle

24

Terminologia

• PMI - Project Management Institute

– gera conhecimento e propõe padrões

• guia PMBoK - Project Management

Body of Knowledge

– conjunto de boas práticas

• certificação PMP - Project

Management Professional

– atesta possuir amplos conhecimentos

sobre o PMBoK

25

PMBoK

47 processos

26

PMBoK

• 10 áreas de conhecimento

– Escopo *

– Tempo *

– Custos *

– Qualidade

– Recursos humanos

– Comunicação

– Riscos

– Aquisições

– Partes interessadas

– Integração

27

Restrição tripla

• Restrições principais para gestão

– escopo (conteúdo)

– tempo (prazos)

– custos

Por quê?

Tempo Custos

Escopo

Qualidade

28

Fases genéricas de um projeto

Início do

projeto Planejamento Execução

Encerramento

do projeto

Monitoramento e controle

Termo de abertura

do projeto

Plano de

gerenciamento

do projeto

Entregas

aceitas

Documentos

do projeto

arquivados

29

Fases de um projeto

Início do

projeto Planejamento Execução

Encerramento

do projeto

Identificar partes interessadas (stakeholders)

Desenvolver Termo de abertura:

• título e descrição do projeto

• gerente designado e nível de autoridade

• objetivo do projeto

• justificativa ou motivação

• stakeholders

• produto ou resultados esperados

• ...

30

Fases de um projeto

Início do

projeto Planejamento Execução

Encerramento

do projeto

Planos de gerenciamento de:

• escopo

• custos

• tempo

• aquisições

• informações (comunicações)

• qualidade

• recursos humanos

• stakeholders

• riscos

• integração

31

Fases de um projeto

Início do

projeto Planejamento Execução

Encerramento

do projeto

Mobilização

Execução

Integração

...

32

Fases de um projeto

Início do

projeto Planejamento Execução

Encerramento

do projeto

Avaliar resultado

Formalizar o

encerramento

...

33

Fases de um projeto

Início do

projeto Planejamento Execução

Encerramento

do projeto

Monitorar o andamento

Avaliar e realizar mudanças

Atuar para reduzir resistências a mudanças

Acompanhar stakeholders

...

Monitoramento e controle

34

Fases de um projeto

Início do

projeto Planejamento Execução

Encerramento

do projeto

Planos de gerenciamento de:

• escopo

• custos

• tempo

• aquisições

• informações (comunicações)

• qualidade

• recursos humanos

• stakeholders

• riscos

• integração

35

Aquisições

36

Aquisições

Aquisições (procurement) é o processo de

adquirir bens e serviços de terceiros

Envolve atividades como:

– identificação de necessidades

– seleção de fornecedores

– contratação ou compra

– acompanhamento da fabricação/elaboração

– recebimento e

– encerramento do contrato

37

Aquisições: exemplo

Qual é o grau de liberdade para acompanhar o

desenvolvimento nas instalações do fornecedor?

38

Aquisições

Tipos de contratos:

– preço fixo (fechado);

– custos reembolsáveis;

– preço unitário (homem-hora, m2, ponto de função)

– mix;

O Plano de gerenciamento de aquisições deve abordar:

– por que aquisição e não produção interna

– que tipo de fornecedores são adequados

– quem aprova a aquisição

– quem aprova a especificação

– como será feita a aceitação técnica

– quem aprova a aceitação técnica

39

Informação (comunicação)

40

Informação (comunicação)

Problemas

• sobrecarga

• falta

41

Informação (comunicação)

Problemas

• sobrecarga

• falta

• imprecisão

• ênfase no aspecto tecnológico

• ênfase no aspecto acessório

42

Informação (comunicação)

Plano de gerenciamento de informações

• melhora comunicação

– envolvimento

– eficiência

Arquitetura de informações

– quem necessita

– onde são geradas

– como trafegam

– o que significam

– segurança

43

Informação (comunicação)

Recomendações

• priorizar o conteúdo

• evitar duplicidade (veneno!)

• primar pela precisão semântica

• focar na necessidade do destinatário

• antecipar necessidades

• reduzir burocracia

• fugir do ritual e do padrão tradicional

• sistema de informação eficiente E simples

44

Riscos

45

Riscos

O projeto falhou por causa de X. Você

tinha pensado nisso?

Todos os itens do projeto devem ser

revistos, exaustivamente, para análise

do acontecimentos inesperados que

possam, eventualmente, afetar o

projeto

46

Riscos

Tipos de riscos

• Internos: custo, inexperiência, pessoas

inadequadas

• Externos: legislação, fornecedores,

condições do mercado, condições

climáticas, greves

47

Riscos

Tipos de riscos

• Internos: custo, inexperiência, pessoas

inadequadas

• Externos: legislação, fornecedores,

condições do mercado, condições

climáticas, greves

48

Riscos

Julgar:

– impacto de cada risco sobre o projeto

– probabilidade de o risco acontecer

– importância dos efeitos do risco

Providenciar resposta ao risco

– evitar

– mitigar

– transferir

– aceitar

– dispor de Plano B

49

Custos

50

Custos

• Estimativa aproximada correta

>>> estudo de viabilidade

• Estimativa precisa

>>> obtenção de recursos

• Acompanhamento efetivo

>>> ajustes e adaptações

51

Custos

Estimativa

• top-down - baseado em históricos

• bottom-up - computado por atividade

• parametrizada - com base em métricas

52

Custos

31 70 19 35 7

27 43 15 11 9

7 4

R$ 162 *

* em R$ mil

53

Custos

Tipos de custos

• custos diretos - mão de obra, aluguel de

computadores e salas do projeto, hotéis

• custos indiretos - energia, depreciação,

limpeza, seguros

Alguns são custos fixos, outros variáveis

54

Custos

Exemplos de custos

– mão de obra

– equipamentos em geral

– hardware e software

– materiais e suprimentos

– viagens, estadias e eventos

– treinamentos

– aluguéis de instalações

55

Custos

Abordagem

• definir forma de levantamento e

acompanhamento de custos

• estimar os custos

• orçar

• acompanhar o orçamento e fazer

ajustes, quando necessários

56

Recursos humanos: equipe

57

RH - Equipe

Principais considerações:

• quais são os recursos humanos

necessários?

• características?

– contratação

– alocação integral

– alocação parcial

– terceirizados

• qual é a melhor estrutura organizacional?

58

RH - Equipe

Equipe do projeto

gerentes de

linha

PM

Qual é a origem equipe?

59

RH - Equipe

Equipe do projeto

equipe do

projeto

equipe

exclusiva

equipe

alocada de departamentos

terceirizados e

consultores

gerentes de

linha

PM

60

RH - Equipe

Todas as situações, comportamentos e

recomendações para a gestão de pessoas se

aplicam para a gestão da equipe do projeto

>> Foco nas tarefas

Algumas ponderações:

– nem sempre os gerentes de linha recebem

créditos pelo resultado do projeto

– dedicação não integral dificulta a criação

de um espírito de corpo

– comunicação é essencial

61

RH - Equipe

Recomendações: • estabelecer um calendário de reuniões

• o gerente de projetos deve se preparar e se informar

muito bem, antes das reuniões

• criar um diretório com os integrantes da equipe

contendo: nome, telefone, e-mail, cargo, empresa,

área de atuação

• combinar modelos de pautas e de atas de reuniões

• indicar um secretário para apoio às reuniões e

organização dos documentos relacionados

62

Partes interessadas - stakeholders

63

Partes interessadas - stakeholders

Stakeholders são:

– pessoas ou

– organizações (que são pessoas!)

É essencial identificar todos os

envolvidos no projeto e acompanhar a

evolução de suas expectativas

64

Partes interessadas - stakeholders

É essencial identificar todos os

envolvidos no projeto e acompanhar a

evolução de suas expectativas

Recomendações: – identificar todos os envolvidos ou afetados,

positiva ou negativamente

– avaliar a relação de cada um com o projeto

– estabelecer uma rotina permanente, simples e

clara de acompanhamento

– tentar minimizar as condicionantes políticas

65

Partes interessadas - stakeholders

Exemplo de registro de stakeholders

* Poder de influência no projeto: A- alta, B-média, C-baixa

66

Tempo

67

Tempo

Exemplo: Cronograma para construção de um prédio

evento (duração nula)

• milestones

• marcos

• entregas

68

Tempo

69

Tempo

Linha de base Linha de referência

70

Tempo

Cronograma com as atividades do projeto

– Encadeamento

– Duração

Desenvolvido na fase de planejamento

Base:

– dados históricos

– opinião de especialistas

– estimativas paramétrica

– estilo do gerente e cultura da empresa

71

Tempo: Cronograma

• Requer análise de:

– dependências

– uso de recursos

– disponibilidade de recursos

– entregas contratadas/requeridas

• Softwares usados:

– MS Project

– Primavera

– Outros (SmartSheet, etc)

72

Tempo: Cronograma

X

73

Tempo: Cronograma com SmartSheet

74

Terminologia: Escopo do projeto

• Escopo engloba todo o trabalho que

será realizado no projeto (conteúdo)

• Depende de uma lista de requisitos

– do produto/serviço

– do projeto

75

Lista de requisitos

Distinguir:

– requisitos obrigatórios

– requisitos desejáveis

– requisitos consequentes, vinculados ou

dependentes

76

WBS

• Estrutura Analítica do Projeto - EAP

• Work Breakdown Structure - WBS

Estrutura hierárquica dos

trabalhos que serão

realizados

ao longo do projeto

Os trabalhos estão vinculados a entregas!

77

WBS

• Work Breakdown Structure - WBS

Dividir o projeto em

elementos menores:

• gerenciáveis

• independentes

• integráveis

• que permitam medir o progresso

78

Sucesso e fracasso em Gestão de Projetos

PROJETO Resultado

específico

Sucesso ou fracasso depende de:

Exemplos

79

Sucesso e fracasso em Gestão de Projetos

• Todas as “áreas de conhecimento” devem

ser consideradas

• As avaliações são subjetivas e relativas !

Fracasso Fracasso Rejeição Sucesso

Custos indefinido imprecisos alto adequado

Duração das atividades mal definidos sem clareza com expectativa irreal dentro do prazo previsto

Objetivos incompletos imprecisos irreais adequados e claros

Planejamento sem mal feito detalhado em excesso adequado

Recursos humanos mal treinados, poucos mal geridos mal-integrados treinados, integrados

Recursos nenhum poucos muito adequado

Metodologia sem confusa burocrática adequada

TI insuficiente sofisticado complexa adequada

Timing não será mais necessário a tempo de ser usado

Envolvimento dos usuários nenhum nenhum pouco adequado

Qualificação do Gerente nenhuma pouca inadequada adequada