Redação de Documentos Oficiais
Ten. Mesquita
Elementos Essenciais da Comunicação
A Língua Portuguesa é o meio oficial para nos
comunicarmos em nosso país. Diante da necessidade de
padronizar, uniformizar e simplificar os atos administrativos no
exercício de nossas atividades da Administração Pública do
Poder Executivo Estadual, o Decreto Estadual RJ nº 44.970, de
25 de setembro de 2014, aprova o Manual de Redação Oficial
do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro, todo redigido
com base na norma culta da Língua Portuguesa.
Elementos Essenciais da Comunicação
Considerando a importância desse Manual para
a rotina administrativa das Unidades da PMERJ, o
Decreto supracitado foi transcrito no Aditamento ao
Boletim da Polícia Militar nº 218, de 28 de novembro de
2017, o qual determina sua observância por todas as
Unidades da Corporação.
Elementos Essenciais da Comunicação
O processo de comunicação consiste na
transmissão de informação entre um indivíduo (o
emissor), e um público-alvo (o receptor), para passar
uma mensagem, ou seja, um conteúdo. Para isso, é
necessário optar por um código (a linguagem
utilizada), e ainda um canal (o meio pelo qual tal
mensagem será transmitida).
Elementos Essenciais da Comunicação
Emissor – é aquele que emite, ou seja, que pronuncia ou envia
uma mensagem. O emissor também é considerado remetente.
Receptor – é aquele que recebe a mensagem enviada pelo
emissor. Como a mensagem é destinada a ele, também é chamado
de destinatário, ou seja, é o público-alvo da mensagem enviada
pelo emissor/remetente.
Mensagem – é o conteúdo que é expedido, enviado, ou seja,
o que se quer transmitir, dizer, explicar, documentar.
Elementos Essenciais da Comunicação
Código – o modo como a mensagem é transmitida
(forma escrita, forma oral, através de gestos, etc).
Canal – é a fonte, o meio utilizado para transmitir a
mensagem (revista, livro, jornal, rádio, TV, etc).
Contexto – situação que envolve emissor e receptor,
cenário crucial para o entendimento pleno da mensagem.
Elementos Essenciais da Comunicação
3C REM
• CANAL – o meio utilizado para transmitir a msg, o objeto, a fonte;
• CÓDIGO – o modo como a msg é transmitida;
• CONTEXTO – situação em que ocorre a msg entre os sujeitos;
• RECEPTOR – aquele que recebe a msg;
• EMISSOR – aquele que emite a msg;
• MENSAGEM – a informação, o conteúdo que é transmitido;
Características dos Textos Oficiais
Para que a redação dos textos oficiais atinja
sua finalidade (estabelecer a comunicação
necessária com impessoalidade e clareza), devemos
zelar para que a linguagem utilizada atenda alguns
requisitos básicos, tais como: correção,
impessoalidade, objetividade, clareza, concisão,
coerência, coesão textual e padronização.
Características dos Textos Oficiais
Tais requisitos são importantes tanto na elaboração
textual, quanto na visual, pois facilitam a consulta, a leitura e o
acesso à informação por qualquer indivíduo, além de
chancelarem unidade e integração entre órgãos e entidades
que compõem a Administração Pública. Logo, a boa
expressão escrita deve ser entendida como condição para a
publicidade e eficiência da comunicação administrativa.
Características dos Textos Oficiais
Além disso, vale a pena mencionar que os textos oficiais
podem ser caracterizados como documentos, portanto fazem
parte da história de comunidades, instituições, setores e até
mesmo de seus respectivos funcionários.
Vamos entender cada um dos requisitos apresentados
de forma mais detalhada.
Características dos Textos Oficiais
IMPESSOALIDADE
A impessoalidade caracteriza-se pelo emprego
de verbos e pronomes na terceira pessoa do singular,
com o intuito de conferir ao texto isenção e
imparcialidade. Portanto, o tratamento impessoal
deve ser utilizado nas comunicações oficiais.
Características dos Textos Oficiais
IMPESSOALIDADE
De acordo com o Manual de Redação de Documentos Oficiais (Adit.
Ao Bol da PM 218, de 28 Nov 17), a impessoalidade nos documentos
caracteriza-se:
Da ausência de impressões individuais de quem comunica;
Da impessoalidade de quem recebe a comunicação; e
Do caráter impessoal do próprio assunto tratado.
Características dos Textos OficiaisCORREÇÃO E OBJETIVIDADE
Você aprendeu ao longo da educação escolar que a correção gramatical
baseia-se no respeito às normas, nos princípios do idioma e às regras gramaticais e
ortográficas. No nosso caso, o idioma estudado desde nossa alfabetização é a Língua
Portuguesa. De acordo com o Manual de Redação de Documentos Oficiais, os textos
construídos nos documentos oficiais devem evitar os solecismos (erros de sintaxe), as
deformações (erros na forma das palavras), os cruzamentos (troca de palavras
parecidas), os estrangeirismos(emprego abusivo de palavras ou expressões estrangeiras),
os arcaísmos (emprego de palavras e expressões antiquadas) e os neologismos (palavras
novas, cujo sentido é ainda instável).
Características dos Textos Oficiais
CORREÇÃO E OBJETIVIDADE
A objetividade consiste no uso de termos
adequados para que a ideia seja transmitida
rapidamente pelo receptor, portanto um texto
objetivo deve ter clareza nas ideias transmitidas.
Características dos Textos Oficiais
CORREÇÃO E OBJETIVIDADE
Palavras desnecessárias ou supérfluas, adjetivação excessiva, repetição
de termos devem ser evitados, pois comprometem a eficácia do documento.
Nos documentos oficiais, ou seja, nas comunicações técnicas e
burocráticas, a linguagem deve ser utilizada com objetivos pragmáticos, portanto
é necessário observar que as informações expostas devem ser descritivas,
narrativas e explicativas, logo não devem partir de premissas de convencimento.
Características dos Textos Oficiais
CLAREZA E CONCISÃO
Nos atos administrativos, clareza significa inteligibilidade, ou seja, a
capacidade de perceber e compreender de forma eficiente determinada
informação. Portanto, a organização mental e a riqueza de vocabulário são
qualidades essenciais para a busca de uma perfeita adequação dos termos em
um texto dissertativo bem escrito.
Deste modo, o texto considerado claro é aquele que evita ao máximo o
uso de ideias e frases de duplo sentido, facilitando assim o entendimento do leitor.
A clareza deve ser o elemento básico de todo texto oficial.
Características dos Textos OficiaisCLAREZA E CONCISÃO
Veja os pontos que o Manual de Redação de Documentos Oficiais destaca:
o A impessoalidade, evitando duplicidade de interpretações;
o O uso de linguagem, em princípio, de entendimento geral e por definição, avesso a vocábulos de
circulação restrita, como a gíria e o jargão;
o A formalidade e a padronização, que possibilitam a imprescindível uniformidade dos textos;
o A concisão, que permite ao texto transmitir sua ideia com o mínimo de palavras. A utilização
desse elemento atende ao princípio da economia linguística, ou seja, ausência de palavras
supérfluas que podem vir a confundir a ideia principal do texto.
Características dos Textos Oficiais
COERÊNCIA E COESÃO
A coerência textual é a relação lógica entre as ideias, o
que faz um texto possível de se entender, ou seja, o resultado da
não contradição entre as partes do texto. Para produzir um texto
coerente, fatores como o conhecimento linguístico e o
conhecimento geral que o emissor e o receptor possuem faz todo
o diferencial. Ainda assim, cabe ao emissor, como já vimos até o
presente momento: impessoalidade, objetividade, concisão e a
clareza.
Características dos Textos Oficiais
COERÊNCIA E COESÃO
Dessa forma, com base no Manual de Redação Oficial,
devemos produzir um documento oficial respeitando a seguinte
sequência:
• Cronológica, respeitando a temporalidade;
• Espacial, apresentando os elementos mais próximos e depois os
mais distantes; e
• Lógica, isto é, com coerência de raciocínio e de ideias.
Características dos Textos Oficiais
COERÊNCIA E COESÃO
Já quanto à coesão, podemos dizer que é a conexão, ou seja, a
ligação entre os elementos de um texto. A coesão pode ser vista na
organização das frases, orações e parágrafos, já que são essenciais para
tecerem o texto como um todo. Desta forma, podemos dizer que os
elementos de coesão em um texto são os conectivos, pois estes
determinam a transição de ideias entre as frases e os parágrafos. Os
conectivos podem pertencer a diferentes classes gramaticais, mas no texto
assumem a mesma função: ligar os elementos.
Características dos Textos Oficiais
COERÊNCIA E COESÃO
1) Conectivos
Agora veja alguns exemplos de palavras que, num texto, podem
assumir a função de conectivo ou de elemento de coesão:
Preposições: sob, a, de, para
Conjunções: contudo, para que, quando, embora
Pronomes: ela, seu, este, esse, aquela
Advérbios: já, aqui, agora, assim
Características dos Textos Oficiais
PADRONIZAÇÃO
Podemos dizer que a padronização é a utilização de
métricas e parâmetros previamente definidos para a elaboração
de documentos produzidos no âmbito do Poder Executivo do
Estado do Rio de Janeiro. Para tanto, temos o Manual de Redação
Oficial. A padronização tem como objetivo facilitar a comunicação
e interação entre os órgãos, portanto o Manual de Redação Oficial
padroniza as espécies documentais que originam os tipos de
documentos definidos pela ação implicada no ato administrativo.
Características dos Textos OficiaisPADRONIZAÇÃO
Os padrões de produção dos documentos devem seguir as regras
determinadas no Decreto Estadual RJ n° 44.414, de 27 de setembro de 2013,
conforme itens abaixo:
O cabeçalho deve apresentar:
• Brasão do Estado do Rio de Janeiro; e
• Nome do órgão e hierarquia (subordinação).
• O brasão deve seguir o padrão e deve constar somente na primeira folha do
documento, podendo ser colorido ou preto e cinza.
Características dos Textos OficiaisPADRONIZAÇÃO
• O nome do órgão e a subordinação devem ser escritos sem abreviações e
devem estar centralizados abaixo do brasão, com as inicias em letra
maiúscula e as demais em letras minúsculas.
• A subordinação não deve exceder três níveis de hierarquia. A fonte e o
tamanho da letra do nome do órgão e do setor devem seguir o padrão Times
New Roman, tamanho 9.
• As margens das páginas devem apresentar configuração: superior/inferior
2,5cm e esquerda/direita 3,0 cm.
• Logotipos de publicidade do Governo podem ser usados em atos
administrativos oficiais, desde que inseridos no rodapé da primeira página.
Características dos Textos OficiaisPADRONIZAÇÃO
• Na forma de tipos documentais, os documentos devem apresentar os
seguintes elementos, quando aplicável: Código de Classificação;
Classificação de sigilo; Classificação de precedência; Identificador do
documento; Local e data; Origem; Destinatário; Assunto; Anexos; Rodapé; e
Numeração de folha.
• O código de classificação deve ser inserido no canto superior esquerdo,
conforme tipologia documental correspondente no Plano de Classificação
de Documentos de Atividades-Meio do Estado do Rio de Janeiro, em vigor, e
no Plano de Classificação de Documentos referente às atividades-fim do
órgão, se houver.
Características dos Textos OficiaisPADRONIZAÇÃO
• Se o documento produzido for de caráter sigiloso, deve ser inserida
marcação ou indicação de grau de sigilo ou indicação das demais
hipóteses de sigilo que possuam legislação própria, no canto superior
esquerdo, acima do código de classificação, com o respectivo grau
de sigilo, em todas as páginas.
• Se o documento exigir, pela sua natureza, celeridade e prioridade de
encaminhamento na sua tramitação, deve-se inserir carimbo de
classificação de precedência “urgente” ou “urgentíssimo” abaixo da
classificação de sigilo.
Características dos Textos OficiaisPADRONIZAÇÃO
• Se o documento possuir anexos, indicar o nome da(s) tipologia(s)
documental(is) anexada(s) e a quantidade de folhas entre
parênteses.
• O endereço do órgão remetente deve ser inserido no rodapé,
que aparecerá somente na primeira página. Deve conter o
nome do órgão por extenso, o endereço completo, e ao menos
um telefone de contato. O rodapé deve ser inserido somente em
documentos de comunicação entre órgãos da Administração
Pública ou entidades privadas.
Características dos Textos OficiaisPADRONIZAÇÃO
• A numeração de folhas deve constar em todos os documentos no
canto inferior direito, indicando o número da folha e o número total de
folhas.
Exemplo: Se um documento possuir 3 folhas, cada uma deverá receber a paginação da
seguinte forma: folha 01 de 03, folha 02 de 03 e folha 03 de 03.
• O tamanho e a fonte da letra dos documentos devem seguir o padrão
Times New Roman, tamanho 12, espaçamento entre linhas de 1,5cm e
espaçamento de parágrafo de 1,25 cm.
• Todos os documentos devem ser assinados pela autoridade que o exarou.
Características dos Textos Oficiais
5C IPO
• CORREÇÃO – texto correto gramaticalmente e sem vícios;
• CLAREZA – texto de fácil entendimento, inteligível, compreensível;
• CONCISÃO – texto sem palavras supérfluas, que usa o mínimo de palavras possível
• COERÊNCIA – texto sem contradições, que tem lógica entre as ideias;
• COESÃO – texto bem organizado, que utiliza corretamente os conectivos
• IMPESSOALIDADE – texto Isento e Imparcial, uso da 3ª pessoa.
• PADRONIZAÇÃO – texto que segue corretamente o manual de redação
• OBJETIVIDADE – texto rápido e direto, sem rodeios e prolixidade;
Ato Administrativo
Como funcionários públicos, é importante que saibamos definir
o que são os Atos Administrativos. Portanto, na Administração Pública
brasileira, um ato administrativo é um documento juridicamente válido
que concretiza o exercício da função administrativa do Estado.
Assim, vale ressaltar a definição que consta presente no Manual de
Redação Oficial, através de Hely Lopes Meyrelles (2014):
“Ato administrativo é toda manifestação unilateral de vontade
da Administração Pública que, agindo nessa qualidade, tenha por fim
imediato adquirir, resguardar, transferir, modificar, extinguir e declarar
direitos, ou impor obrigações aos seus administrados ou a si própria.”
Ato Administrativo
Classificação dos Atos Administrativos
É válido comentarmos que os atos administrativos
podem ser classificados quanto ao seu regramento, ao
destinatário, ao alcance, ao objeto, à formação, à estrutura,
à manifestação de vontade, aos efeitos, ao conteúdo, à
situação jurídica que criam, à eficácia, à exequibilidade, à
retratabilidade, ao modo de execução, à natureza da
atividade e à função de vontade administrativa.
Ato Administrativo
Espécies do Ato Administrativo
Agora vamos conhecer os tipos de atos administrativos descritos no
Manual de Redação Oficial:
Atos normativos - são aqueles que contêm um comando
geral do Executivo visando ao cumprimento de uma lei. Podem
apresentar-se com a característica de generalidade e abstração
(decreto geral que regulamenta uma lei), ou individualidade e
concreção (decreto de nomeação de um servidor).
Exemplos: regulamento, decreto, regimento e resolução.
Ato AdministrativoEspécies do Ato Administrativo
Atos ordinatórios - são manifestações internas da Administração Pública
decorrentes do poder hierárquico, disciplinando o funcionamento de órgãos e a
conduta de agentes públicos. Podem ser expedidos por chefes de serviços aos
seus subordinados; logo, não obrigam aos particulares.
Exemplos: instruções, portarias e ordens de serviço.
Atos negociais - são todos aqueles que contêm uma declaração de
vontade da Administração Pública, aptos a concretizar determinado negócio
jurídico ou a deferir certa faculdade ao particular, nas condições impostas ou
consentidas pelo Poder Público.
Exemplos: licença, autorização e permissão.
Ato AdministrativoEspécies do Ato Administrativo
Atos enunciativos - são todos aqueles em que a Administração Pública
se limita a certificar ou atestar um fato, ou a emitir uma opinião sobre
determinado assunto, constante de registros, processos e arquivos públicos, sendo
sempre, por isso, vinculados quanto ao motivo e ao conteúdo.
Exemplos: certidões, atestados e pareceres.
Atos punitivos - são aqueles que contêm uma sanção imposta pela lei e
aplicada pela Administração Pública, visando a punir as infrações administrativas
e as condutas irregulares de servidores ou de particulares perante a
Administração Pública.
Exemplos: multa administrativa e interdição administrativa.
Ato AdministrativoEspécies do Ato Administrativo
NORMATIVOS
ORDINATÓRIOS
NEGOCIAIS
ENUNCIATIVOS
PUNITIVOS
ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZADAS
Dentre os documentos que possuem uma padronização
para manifestar os Atos Administrativos, o Manual de Redação
Oficial apresenta os seguintes, a saber: Apostila; Ata; Atestado;
Ato; Carta; Certidão; Correspondência Interna; Decreto;
Deliberação; Despacho; Exposição de Motivos; Instrução
Normativa; Lei; Lei Complementar; Mensagem; Ofício; Ofício
Circular; Ordem de Serviço; Parecer; Pauta de Reunião; Portaria;
Relato de Reunião; Relatório; Requerimento; e Resolução.
ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZADASAta
Você sabia que classificamos como “ata” um
documento de valor jurídico que consiste no resumo fiel
dos atos, fatos, ocorrências e decisões de sessões,
reuniões ou assembleias, realizadas por comissões,
conselhos, congregações ou outras entidades
semelhantes, de acordo com uma pauta ou ordem do dia
previamente divulgada?
ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZADASAta
Vamos atentar as partes que compõem uma ata:
Cabeçalho: é composto da palavra “ata”, que deve ser escrita em
letras maiúsculas, seguida do número ordinal da sessão, reunião ou
assembleia e, ainda, o nome do órgão que a subscreve, que deve
constar em negrito e à esquerda;
Texto: o texto deve ser elaborado de forma contínua, sem delimitação
de parágrafos. O texto deve iniciar com data, horário e local de
realização da reunião, tudo por extenso. Em seguida, o objeto da
lavratura da ata, nome e sobrenome das pessoas presentes, com
respectivas qualificações e a quem representa. Posteriormente, deve
constar as declarações do presidente e do secretário, bem como os
assuntos tratados (ordem do dia);
ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZADASAta
Vamos atentar as partes que compõem uma ata:
Fecho: para encerrar a ata, utilizamos o padrão “nada mais havendo a
tratar... Eu... Secretário Geral, lavrei a presente ata”. Em seguida, deve
constar a assinatura do presidente e do secretário, e na sequência a
assinatura dos presentes, se for o caso. As assinaturas devem estar
centralizadas na ata.
• FIQUE ATENTO: na elaboração final do tipo documental, devem ser
incluídos o código de classificação, a classificação de sigilo e a
classificação de precedência, quando aplicáveis na estrutura do
documento, seguindo as orientações dispostas na seção 2.5 (VII, VIII e
IX) do Manual de Redação Oficial.
ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZADASAtestado
Atestado é um documento firmado por um servidor
público, em razão do cargo que ocupa ou função que
exerce, a favor de uma pessoa física ou jurídica,
declarando um fato existente do qual tem conhecimento,
e sobre o qual dá fé.
O atestado deve apresentar a seguinte
padronização:
ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZADASAtestado
Título: deve constar a palavra “atestado” em letras maiúsculas,
negrito e centralizada.
Texto: somente um parágrafo, indicando a quem se refere, o
número de matrícula e a lotação, caso seja servidor, e a matéria do
atestado.
Local e data: devem ser redigidos por extenso e à esquerda.
Identificação: assinatura, nome, cargo e ID funcional da
autoridade com competência legal ou delegada que expede o
atestado. Devem estar centralizados.
ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZADASC.I – Correspondência Interna
A Correspondência Interna (CI) é o instrumento de
comunicação utilizado para assuntos internos entre chefias de
unidades administrativas de um mesmo órgão. Desta forma, a CI é o
veículo utilizado para as mensagens rotineiras, objetivas e simples, que
não venham a criar, alterar ou suprimir direitos e obrigações, nem
tratar de assuntos de ordem pessoal.
• Fique atento: a Correspondência Interna substitui o memorando,
cuja nomenclatura não deve ser mais utilizada.
ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZADASC.I – Correspondência Interna
Vamos conhecer as partes obrigatórias em uma CI Com certeza
você já deve ter observado alguma CI durante o exercício da atividade
policial militar, não é
Título: deve conter a sigla CI, seguida da sigla da unidade
administrativa emitente e o número do documento. Todos devem ser
expressos em letras maiúsculas e à esquerda.
Data: deve ser escrita por extenso, na mesma linha do título e
posicionada à direita.
ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZADASC.I – Correspondência Interna
Destinatário: devemos escrever "Para:" antes de mencionar o destinatário. A
posição é à esquerda.
Remetente: devemos colocar "De:" antes do remetente e posicionar à
esquerda.
Assunto: abaixo do remetente, devemos escrever “Assunto” e descrever o seu
teor resumidamente, posicionando, também, à esquerda;
Texto: o texto deve ser paragrafado, de forma a explicar o assunto da CI.
Fecho: finalizar com cortesia. Convém o uso do advérbio "Atenciosamente", à
esquerda.
Identificação: deve conter a assinatura, o nome, o cargo e a ID funcional da
autoridade com competência legal ou delegada, que subscreveu a CI. Todas
as informações de identificação devem estar centralizadas.
ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZADASDespacho
Um despacho é um ato administrativo ordinatório ou
interlocutório que se constitui em um encaminhamento, com decisão
proferida por uma autoridade administrativa, em matéria que lhe foi
submetida para apreciação. Desta forma, o despacho pode ser
informativo (ordinatório ou de mero expediente) ou decisório.
Fique atento: o Despacho não deve ser exarado na mesma
folha do original submetido à autoridade, e sim em folha separada,
para permitir o correto arquivamento dos autos.
ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZADASDespacho
Vamos atentar as partes que compõem um despacho
Setor ou nome do destinatário, seguido do órgão, precedido da
preposição adequada, posicionados à esquerda;
Texto que expressa o teor da decisão;
Local e data, por extenso, à esquerda;
Assinatura, nome, cargo e ID funcional da autoridade com
competência legal ou delegada que exara o despacho,
posicionados ao centro;
Rodapé, na posição centralizada.
ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZADASOfício
Você com certeza já se deparou com muitos Ofíciosna Corporação, não é Vamos defini-lo
Ofício é uma correspondência, por meio da qual se
mantém intercâmbio de informações a respeito de assunto
técnico ou administrativo entre órgãos e entidades da
Administração Pública direta e indireta.
Desta forma, são objetos de ofícios as comunicações
realizadas entre dirigentes de unidades administrativas do
mesmo nível hierárquico, podendo ser também dirigidos aos
particulares.
ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZADASOfício
Vamos atentar as partes que compõem um ofício:
O título apresenta a abreviação "Of.", acompanhado da sigla
do órgão expedidor, sua unidade administrativa, numeração e ano.
Estas informações devem vir à esquerda. O local e data, devem vir por
extenso, à direita, na mesma linha do título.
O endereçamento deve estar alinhado à esquerda, contendo
o nome do destinatário, precedido da forma de tratamento
adequada, cargo (se aplicável) e o endereço.
ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZADASOfício
Em seguida, usar o vocativo apropriado, a palavra
Senhor(a), seguida do cargo (se aplicável) do destinatário e de
vírgula;
O texto deve ser paragrafado, com a exposição do(s)
assunto(s) e o objetivo do ofício.
O Fecho deve ter advérbios de cortesia, tais como:
"Atenciosamente", "Cordialmente" ou "Respeitosamente".
A identificação deve constar da assinatura, nome, cargo e
ID funcional da autoridade com competência legal ou delegada
do emitente do Ofício. Tudo centralizado.
Deve apresentar rodapé centralizado
Boa Prova à todos
Top Related