“O segredo do sucesso não é prever o futuro, mas criar uma organização que prosperará em um futuro que não pode ser previsto”
- Michael Hammer (Criador da Reengenharia)
Programa de Gestão Municipal
para Resultados
Avisos Iniciais
Crachá com o nome e município de atuação;
Lista de frequência e certificado;
Local dos banheiros;
Haverá Coffee Break;
Dúvidas sobre o conteúdo, com o facilitador. Demais dúvidas, apenas com a equipe;
Agradecimentos;
Instrutores.
Apresentações
Instrutor: Rogi Rusch
Graduado em administração pela UNIFAE;
Cursando MBA em Gestão Estratégica de Empresas pela FGV;
Aspirante a Oficial da reserva do Exército;
Experiência profissional no exterior, no HSBC, na Caixa Econômica e em consultoria de fusões e aquisições;
Experiência com orçamento público;
Trabalhando com monitoramento do estado.
Conteúdo Programático
Conceito de planejamento;
Momentos do planejamento:
Explicativo - Apresentação e workshop de ferramentas de gestão (SWOT, análise de problemas, Árvore de problemas e de resultados);
Normativo – Sistemática para construção do PPA;
Estratégico - Viabilizar a execução e monitoramento;
Tático – Testando o planejamento;
Papel da unidade de planejamento;
Sistema PPA Municipal.
Ante-Projeto de Lei
Conceito Básico PPA
Obrigação de quem arrecada, guarda, utiliza, gerencia ou administra dinheiro, bens e valores públicos; Prefeitura
Projeto de Lei
Informação
Cobranças / Votos
Monitoramento
Prestação de contas
Histórico do Planejamento Estratégico
Origem nos militares, devido à inúmeras guerras e batalhas;
Adaptação para o contexto empresarial;
PMI, MASP, PDCA, TQC, Logical Framework, ZOPP, BSC, 5W2H, GUT, SWOT, CANVAS.
Adaptação das mesmas ferramentas ao contexto público;
Trabalhando com o Planejamento
Planos de Proteção;
Planos de Contingência;
Correção constante dos recursos de cálculo;
Redundância dos recursos de cálculo.
Mais informação;
Diversificação de apostas;
Trabalhando com o Planejamento
O planejamento e a gestão são complementares e integrados.
Todos os recursos são escassos;
Existem outros atores envolvidos;
O planejamento deve ser participativo;
Trabalhando com o Planejamento
A realidade possui mais de uma explicação;
Existe mais de um critério de avaliação das decisões;
O Plano não é uma certeza, mas uma aposta;
Devem existir métodos para lidar com a incerteza;
Momentos do Planejamento
Explicativo - Apresentação e workshop de ferramentas de gestão (SWOT, análise de problemas, Árvore de problemas e de resultados);
Normativo - Sistemática para construção do PPA;
Estratégico - Viabilizar a execução e monitoramento;
Tático – Testando o planejamento;
Explicativo - Apresentação e workshop de ferramentas de gestão (SWOT, análise de problemas, Árvore de problemas e de resultados);
Análise FOFA / SWOT
Forças (Strengh) - Vantagens internas, em relação ao cenário atual.
Oportunidades (Oportunity) - Aspectos positivos externos, com potencial de fazer crescer as vantagens competitivas da organização.
Fraquezas (Weakness) - Desvantagens internas, em relação ao cenário atual.
Ameaças (Treats) - Aspectos negativos externos, com potencial de comprometer as vantagens competitivas da organização.
F
O
F
A
Análise FOFA / SWOT
Vantagens:
Simples e fácil de entender e de aplicar
Estimula a participação
Induz a uma reflexão mais realista da situação
Ajuda a identificar problemas e prioridades
Desvantagens:
Não serve para reflexões estratégicas sofisticadas
Depende da quantidade de informação disponível
Análise FOFA / SWOT Forças (Interno / Ajuda)
• Capacidade de Gestão da Prefeitura
Municipal
• Boa gestão financeira
• Capacidade para mobilizar os
recursos naturais
• Capacidade de fortalecer a
organização da sociedade civil
• Bom relacionamento com a Câmara
de Vereadores
Fraquezas (Interno / Atrapalha)
• Coalizão política instável, gerando
conflitos políticos
• Baixa capacidade de endividamento
• Situação fiscal precária
• Recursos Humanos desmotivados
• Pendências administrativas ou legais
bloqueiam recursos
Oportunidades (Externo / Ajuda)
• Programas Federais e Estaduais
com impacto positivo no
município
• Consórcios com municípios
vizinhos para solução de
problemas regionais
• Novos investimentos no
município.
Ameaças (Externo / Atrapalha)
• Conflito com governo Estadual e
Federal
• Problemas climáticos ou
ambientais
• Crise econômica ou social
regional ou nacional
• Mudanças legais ou regulatórias
• Oposição sistemática da Câmara
de Vereadores
WORKSHOP
Divisão do grupo em equipes;
Podem ser usados dados fictícios;
Encerramos o trabalho às 17:00;
Apresentação de algumas equipes para debate.
Explicação de uma Situação
Considerar a explicação de outras pessoas.
Toda informação possui interesses e subjetividade, e é apoiada em valores.
Explicar envolve avaliar, apreciar e qualificar causas e efeitos.
Momentos da explicação:
Entrar na perspectiva da outra pessoa, para compreendê-la.
Voltar a sua própria perspectiva para qualificar a explicação.
Explicação de uma Situação
Erros Comuns e de grande impacto:
Atribuir ao outro nossa própria explicação.
Desconhecer a assimetria nas explicações.
Desqualificar a explicação do outro, ignorá-la.
Conteúdo Programático
Conceito de planejamento;
Momentos do planejamento:
Explicativo - Apresentação e workshop de ferramentas de gestão (SWOT, análise de problemas, Árvore de problemas e de resultados);
Normativo – Sistemática para construção do PPA;
Estratégico - Viabilizar a execução e monitoramento;
Tático – Testando o planejamento;
Papel da unidade de planejamento;
Sistema PPA Municipal.
Selecionar um problema crítico para construir a árvore de problemas.
Para selecionar um problema, é preciso:
Encontrar uma situação desagradável;
Entender que ela é evitável;
Localizar essa situação dentro da governabilidade;
Descrever como um problema de forma contextualizada.
Análise de Problemas
Análise de Problemas
Critérios:
Valor;
Capacidade de enfrentá-lo;
Vontade;
Custo de sua postergação;
Recursos exigidos.
Árvore de Problemas
PROBLEMA
CENTRAL
EFEITO 1 EFEITO 2
CAUSA 1 CAUSA 2 CAUSA 3
Problemas
relacionados
CAUSA 1.1 CAUSA 1.2 CAUSA 2.1 CAUSA 3.1 CAUSA 2.2 CAUSA 3.2
CAUSA 1.1.1
EFEITO
Efeitos
Causas
Baixa
renda
Pequenos Agricultores não
tem água para irrigação
Conflito entre os produtores
sobre os direitos da água
Falta de produção de
cultivos de alto valor
Colheitas abaixo do
potencial
Menos
emprego
Escassez de água
para uso doméstico
e industrial
Água de Irrigação mal
utilizada pelos produtores
Falta de investimentos
em novas áreas irrigadas
Sistema de irrigação
em mau estado
Problemas sociais na
população local
Insegurança
alimentar
Inexistência de
incentivos para
investimentos
privados e o
governo sem
recursos
Desconhecimento
dos produtores
sobre requisitos
ótimos de
irrigação
Mesmo custo da
água
independentemente
do nível de uso
Indefinição
das
demandas
da
comunidade
Falta de
manutenção
nos
sistemas
atuais
Árvore de Problemas Exercício – Fazer uma árvore
CAUSA 1 CAUSA 2 CAUSA 3
CAUSA 1.1 CAUSA 1.2 CAUSA 2.1 CAUSA 3.1 CAUSA 2.2 CAUSA 3.2
CAUSA 1.1.1
EFEITO 1 EFEITO 2
EFEITO
PROBLEMA
CENTRAL
Árvore de Problemas Exercício – Ordenar a árvore
Redução de número de
passageiros
Perda de confiança na
empresa
Passageiros chegam atrasados
Passageiros são feridos/mortos
Alta frequência de acidentes
dos ônibus Municipais
Mau estado dos
veículos
Ônibus trafegam em
alta velocidade
Mau estado das
ruas
Motoristas
despreparados
Veículos
muito velhos
Insuficiente
manutenção
dos veículos
Dificuldade na obtenção
de peças de reposição
Baixo
investimento na
manutenção das
vias
É onde se aplicam as ações.
Cada causa demanda uma ação completa.
Compõem uma cadeia causal na árvore.
Uma ação sobre uma causa crítica pode repercutir positiva ou negativamente em outros nós.
Dificuldade na obtenção
de peças de reposição
Motoristas
despreparados
Baixo
investimento na
manutenção das
vias
Veículos
muito velhos
Insuficiente
manutenção
dos veículos
Árvore de Resultados
É a inversão da carga negativa dos quadros.
Os efeitos se tornam uma situação futura desejada.
Alta frequência de acidentes
dos ônibus Municipais
Redução de número de
passageiros
Perda de confiança na
empresa
Passageiros chegam atrasados Passageiros são feridos/mortos
Baixa frequência de acidentes
dos ônibus Municipais
Aumento do número de
passageiros
Aumento da confiança na
empresa
Passageiros não se atrasam Integridade dos Passageiros mantida
Mau estado dos
veículos
Ônibus trafegam em
alta velocidade
Mau estado das
ruas
Dificuldade na obtenção
de peças de reposição
Motoristas
despreparados
Baixo
investimento na
manutenção das
vias
Veículos
muito velhos
Insuficiente
manutenção
dos veículos
Baixa frequência de acidentes
dos ônibus Municipais
Aumento do número de
passageiros
Aumento da confiança na
empresa
Passageiros não se atrasam Integridade dos Passageiros mantida
Bom estado dos
veículos
Ônibus trafegam em
velocidade adequada
Bom estado das
ruas
Acesso às peças de
reposição
Motoristas
Preparados
Investimento
adequado na
manutenção das
vias
Veículos
atualizados
Manutenção
periódica dos
veículos
Vantagens: É flexível; Facilita entender o nível de governabilidade; Demonstra quais medidas devem ser tomadas para sanar um problema; Estimula a discussão sobre causas, sintomas e efeitos dos problemas.
Desvantagens: Problemas complexos confundem causas, sintomas, efeitos; Exige conhecimento real do problema; Dificuldade em distinguir o que seria o desejo e o que pode ser realizado.
Árvore de Problemas e Resultados (Fluxograma Situacional)
WORKSHOP
Divisão do grupo nas mesmas equipes e com os mesmos municípios;
Utilizar a FOFA para encontrar um problema crítico e construir a árvore de problemas e a árvore de resultados;
Até 2º grau de efeitos e 3º grau de causa;
Apresentação de algumas equipes para debate.
Momentos do Planejamento
Explicativo - Apresentação e workshop de ferramentas de gestão (SWOT, análise de problemas, Árvore de problemas e de resultados);
Normativo - Sistemática para construção do PPA;
Estratégico - Viabilizar a execução e monitoramento;
Tático – Testando o planejamento;
Normativo - Sistemática para construção do PPA;
Análises de um Programa
Análise de Vulnerabilidade
Encontrar as situações que podem comprometer o objetivo do programa.
Análise de pertinência
Checar se as atividades realmente dizem respeito ao programa e se não há alternativas melhores.
Análise de consistência
Checar se determinada atividade resolverá determinado problema.
Momentos do Planejamento
Explicativo - Apresentação e workshop de ferramentas de gestão (SWOT, análise de problemas, Árvore de problemas e de resultados);
Normativo - Sistemática para construção do PPA;
Estratégico - Viabilizar a execução e monitoramento;
Tático – Testando o planejamento;
Estratégico - Viabilizar a execução e monitoramento;
Estratégias
Valor + Interesse de outros Atores = Tipos de estratégia:
Imposição;
Persuasão;
Negociação;
Mediação;
Coação;
Confronto;
Dissuasão.
Estratégias
Atitudes possíveis:
Fazer o possível;
Empreender o impossível;
Construir viabilidade técnico-política;
Não há “receita de bolo”.
Estratégias
Articulam-se em função de:
diferentes atores envolvidos;
diferentes Projetos/Operações planejadas;
diferentes sequências de tempo e encadeamento.
Mudam no tempo porque:
mudam as motivações dos atores;
os objetivos mudam;
as forças se realinham durante o jogo;
mudam as possibilidades de êxito.
Monitoramento e avaliação
Qualidade do monitoramento determina a avaliação.
Avaliação = juízo de valor técnico e político
Avaliação mede a eficácia e serve como mecanismo de responsabilização.
Ambos participam do processo de aprendizado contínuo.
A fonte deve ter credibilidade.
Momentos do Planejamento
Explicativo - Apresentação e workshop de ferramentas de gestão (SWOT, análise de problemas, Árvore de problemas e de resultados);
Normativo - Sistemática para construção do PPA;
Estratégico - Viabilizar a execução e monitoramento;
Tático – Testando o planejamento; Tático – Testando o planejamento;
Verificação de um Plano Estratégico
1ª Prova: de necessidade
2ª Prova: de eficácia Coerência
Potência
Consistência Temporal
Eficácia da trajetória
Flexibilidade
Consistência ideológica
3ª Prova: de viabilidade econômica
4ª Prova: de variedade de opções
Verificação de um Plano Estratégico
5ª Prova: de vulnerabilidade (confiabilidade) Argumentos
Contra-argumentação
Apostas críticas
Controle sobre apostas críticas
Reforço às apostas críticas
6ª Prova: de viabilidade política Quais atores e forças pretende-se alterar?
Qual a motivação e peso desses atores?
Quais ações de viabilização são propostas a eles?
Verificação de um Plano Estratégico
7ª Prova: de eficácia de comunicação Plano de comunicação;
Medidas para evitar o “uso precoce” da ação;
Preservado X Difundido;
Planos personalizados;
Expectativa X Resultados.
8ª Prova: de equidade (suporte político e ético) Quem se beneficia?
Como distribuir os benefícios?
Momentos do Planejamento
Explicativo - Apresentação e workshop de ferramentas de gestão (SWOT, análise de problemas, Árvore de problemas e de resultados);
Normativo - Sistemática para construção do PPA;
Estratégico - Viabilizar a execução e monitoramento;
Tático – Testando o planejamento;
Unidade de Planejamento
Alimentar o planejamento frequentemente.
Identificar e tratar os macroproblemas centralizadamente.
Fornecer apoio metodológico às unidades descentralizadas.
Dar suporte à agenda do dirigente.
Manter o sistema de monitoramento.
Assegurar encaminhamento técnico e político das decisões.
O Assessor Municipal
Os Erros mais comuns:
Pensamento egocêntrico;
Propensão ao tecnocratismo;
Absolutismo do método;
Confusão entre apoio tecnopolítico e emocional.
Ego excessivo, aceitando missões impossíveis.
Insensibilidade, forçando prioridades na agenda.
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