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PROCESSO: GERIR PAGAMENTO DE FOLHA
06/12/2018 Manual de Processos de Trabalho
Poder Judiciário do Estado de Mato Grosso do Sul Tribunal de Justiça
Assessoria de Planejamento
SECRETARIA DE FINANÇAS
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Assessoria de Planejamento
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1. OBJETIVO
Gerir Pagamento de Folha
2. DOCUMENTAÇÃO NORMATIVA DE REFERÊNCIA
Lei N° 4.320, de 17 de março de 1964.- Institui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle
dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal.
Secretaria de Finanças Responsável: Júlio Dias de Almeida
Versão: 1.0 Data de Emissão: 06/12/2018
Elaborado por: Coordenadoria de Execução Financeira Aprovado por: Ricardo Augusto Nogueira Alves
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3. DESENHO DO PROCESSO
3.1 Gerir Pagamento de Folha
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Descrição das Atividades
Atividade Responsável Procedimentos de Trabalho
1- Receber e conferir Folha de Pagamento
Analista Judiciário da Coordenadoria de Execução
Financeira
1. Receber a folha de pagamento física, entregue pela Coordenadoria de Processamento e da Despesa;
2. Conferir o valor do resumo de crédito por banco da folha com o valor liquidado no sistema SPF;
3. Para a Folha Normal de pagamento de servidores e magistrados, preencher a planilha: Folha de pagamento “ano” que se encontra em: gestão financeira – execução financeira – folha de pagamento ano;
4. Entrar no SPF e selecionar a unidade gestora Tribunal de Justiça;
5. Digitar o número de cada liquidação (LQ) que vem anotada na folha de pagamento física (desconsiderar as LQs de patronal) no sub-menu: nota de liquidação – filtrar – copiar o valor e anotar na planilha;
6. Consultar o valor da pensão alimentícia. Para os servidores ativos: a pensão estará dentro da retenção (RT), buscar pela classificação 2188101-10. No menu retenção – consulta retenção – digitar o número da RT
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escrita na folha física – filtrar – selecionar – visualizar - imprimir o relatório – selecionar o valor da pensão e anotar na planilha. Para os servidores inativos: o valor da pensão alimentícia estará dentro de uma nota de liquidação (NL), no PF 000003, buscar pela classificação 218819901;
7. Confrontar o somatório final da planilha com o resumo de crédito por banco da folha de pagamento.
Atividade Responsável Procedimentos de Trabalho
2- Emitir a PD
(programação de
desembolso) no Sistema
SPF
Analista Judiciário da Coordenadoria de Execução
Financeira
1. Obter com a coordenadora a data de pagamento da folha;
2. Entrar no sistema SPF;
3. Emitir a PD para o valor da retenção (RT);
4. No menu execução – retenção – consulta retenção – preencher o número da RT – filtrar – seleciona – emitir PD – preencher data da emissão – preencher os dados bancários: banco, agência, conta da pagadora – seleciona a consignação em questão – finalidade: número e descrição da folha e o número do processo -
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preencher a data de vencimento, CNPJ, dados bancários da favorecida, evento: 900139 e valor da PD – salvar;
5. Imprimir;
6. Emitir a PD para o valor da nota de liquidação (NL);
7. No sub –menu programação de desembolso – consulta programação de desembolso – Criar PD - - preencher os dados bancários da pagadora e favorecida (banco, agência, conta) – finalidade: inserir o nome da consignação, o mês e o número do processo - preencher o evento: 900512 – preencher o Identificador de uso: 0 – a fonte: 100000...- preencher o valor – clicar em adicionar – salvar;
8. Imprimir;
9. Emitir as PDs para cada uma das liquidações (LQ);
10. Entrar no menu Execução - no sub – menu: nota de liquidação – preencher o campo Nota de Liquidação com o número da LQ – filtrar – selecionar o registro – emitir PD;
11. Lançar dados para pagamento: data de emissão → data de vencimento → Finalidade: Repetir os dados que foram lançados da Nota de Liquidação. → Pagadora: Banco/Agência/Conta → favorecido: CNPJ → Banco/Agência/Conta → Evento: 700314 → valor que estiver no Saldo a Programar;
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12. Salvar;
13. Imprimir na versão documentos associados.
Atividade Responsável Procedimentos de Trabalho
3- Conferir a Programação de Desembolso
Analista Judiciário da Coordenadoria de Execução
Financeira
1. Conferir a programação de desembolso verificando se foram selecionadas corretamente a conta de débito, a conta de crédito na modalidade Arquivo, e se os demais dados condizem com as informações da Nota de Liquidação;
2. Verificar se os valores preenchidos condizem com o presente na Nota de Liquidação, Retenção ou Nota de Lançamento correspondente;
3. Somar os valores de todas as Programações de Desembolso;
4. Identificar se o valor somado corresponde ao Resumo de Crédito por Banco;
Se os lançamentos efetuados na PD estiverem incorretos, devolver para que seja refeito o documento; se os dados estiverem corretos, ir para as próximas atividades.
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Atividade Responsável Procedimentos de Trabalho
4- Gerar Ordem Bancária
Coordenador de Execução Financeira
1. Entrar no sistema SPF;
2. Entrar no menu execução;
3. Entrar nos sub menus programação de desembolso → Consulta programação de desembolso; Filtros de Pesquisa: data de vencimento e situação pendente;
4. Selecionar a opção filtrar;
5. Selecionar na listagem a programação de desembolso desejada;
6. Clicar em gerar ordem bancária;
7. Anotar o número da ordem bancária no documento de programação de desembolso impresso.
Atividade Responsável Procedimentos de Trabalho
5- Gerar e Transmitir Arquivos para o Banco
Analista Judiciário da Coordenadoria de Execução
Financeira
1. Localizar, pela numeração da Folha de Pagamento, o
arquivo para transmitir na pasta: Crédito Bancário
(conselho) ou Crédito Bancário (SGP);
2. Selecionar o arquivo desejado e recortar;
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3. Colar o arquivo na pasta: S:\Gestão
Financeira\Execução Financeira\FABIO\CREDIBANC
2018\12 - DEZEMBRO 2018\a mudar data (o ano e o
mês da pasta serão alterados conforme a data de
transmissão);
4. Entrar na pasta: S:\Gestão Financeira\Execução
Financeira\FABIO\CREDIBANC 2018\12 - DEZEMBRO
2018\enviados ao banco (o ano e o mês da pasta serão
alterados conforme a data de transmissão);
5. Copiar a numeração do último arquivo gerado;
6. No SGF → Financeiro → Utilitários → Arquivos de
Remessa (.REM);
7. Arquivos de Origem → Drive:
S:\\TJMS.JUS.BR\FINANÇAS;
8. Pasta: S:\Gestão Financeira\Execução
Financeira\FABIO\CREDIBANC 2018\12 - DEZEMBRO
2018\a mudar data (o ano e o mês da pasta serão
alterados conforme a data de transmissão);
9. Listar arquivos: Remessa;
10. Arquivos de Destino → Salvar na Pasta: S:\Gestão
Financeira\Execução Financeira\FABIO\CREDIBANC
2018\12 - DEZEMBRO 2018\a enviar (o ano e o mês da
pasta serão alterados conforme a data de transmissão);
11. Núm. Sequencial: deverá ser preenchido com a
numeração do último arquivo gerado;
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12. Nova Data: data em que será liberado o crédito em
conta;
13. Processar;
14. Copiar as informações geradas na tela de
Processamento;
15. Colar as informações de processamento no documento
da pasta: S:\Gestão Financeira \Execução Financeira
\FABIO \CREDIBANC 2018 \ARQUIVOS GERADOS (o
ano da pasta será alterado conforme a data de
transmissão);
16. Abrir o aplicativo do banco → Para sua Empresa →
Acesso à Conta → Usuário e senha → Avançar;
17. Transmissão de Arquivos → Envio de Novos Arquivos
→ Serviços: PAGAMENTO FORNECEDOR → Adicionar
Arquivos;
18. Seleciona o arquivo na pasta: S: \Gestão Financeira
\Execução Financeira \FABIO \CREDIBANC 2018 \12 -
DEZEMBRO 2018 \a enviar (o ano e o mês da pasta
serão alterados conforme a data de transmissão);
19. Confirma → Enviar Arquivos;
20. Recortar os arquivos da pasta: S:\Gestão
Financeira\Execução Financeira\FABIO\CREDIBANC
2018\12 - DEZEMBRO 2018\a mudar data (o ano e o
mês da pasta serão alterados conforme a data de
transmissão);
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21. Colar os arquivos na pasta: S:\Gestão
Financeira\Execução Financeira\FABIO\CREDIBANC
2018\ARQUIVOS CREDIBANC JÁ ENVIADOS (o ano
da pasta será alterado conforme a data de transmissão);
22. Recortar os arquivos da pasta: Salvar na Pasta:
S:\GestãoFinanceira \Execução Financeira \FABIO
\CREDIBANC 2018\12 - DEZEMBRO 2018\ a enviar (o
ano e o mês da pasta serão alterados conforme a data
de transmissão);
23. Colar os arquivos na pasta: S:\Gestão
Financeira\Execução Financeira\FABIO\CREDIBANC
2018\12 - DEZEMBRO 2018\enviados ao banco (o ano
e o mês da pasta serão alterados conforme a data de
transmissão).
Atividade Responsável Procedimentos de Trabalho
6- Imprimir Relatório de Ordens Bancárias
Coordenador de Execução Financeira
1. Entrar no SPF;
2. Entrar no menu execução;
3. Selecionar os sub menus Ordem Bancária → Relatórios → Relatório OB – Conta Não Única;
4. Selecionar informações: Banco do Débito; Tipo de relatório: Relatório de OB's Externas – RE; Data da Relação;
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Situação: PE – Pendente – Não relacionada, não
impressa, não enviada; Gerar Relatório;
5. Imprimir 4 vias do relatório;
6. Carimbar todas as páginas do relatório, de 2 das vias: Carimbo do Diretor da Secretaria de Finanças, no lado esquerdo; e do Presidente do Tribunal de Justiça, no lado direito;
7. Uma via do relatório, sem carimbo, será entregue à Assessoria Técnica Especializada da Secretaria;
8. Uma via do relatório, sem carimbo, será anexada aos documentos de pagamento executados.
Atividade Responsável Procedimentos de Trabalho
7- Imprimir Listagem de Ordens Bancárias
Coordenador de Execução Financeira
1. Entrar no SPF;
2. Selecionar o menu Execução;
3. Selecionar os sub menus Ordem Bancária →Consultar Ordens Bancárias;
4. Filtros de Pesquisa: Data Inicial e Data Final;
5. Filtrar;
6. Imprimir listagem → Formato: Excel;
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7. Clicar em Concluir;
8. No Excel, excluir colunas, deixando apenas as colunas que contenham: UG Pagadora Nome; Data Pagamento; UG/CPF/CNPJ Favorecido Nome; Finalidade; Valor; Conta de Débito;
9. Imprimir 1 cópia em frente e verso.
Atividade Responsável Procedimentos de Trabalho
8- Conferir relatórios e encaminhar para assinatura
Diretor de Departamento
1. Conferir relatórios e encaminhar para assinatura.
Atividade Responsável Procedimentos de Trabalho
9- Assinar Relatório de Ordens Bancárias
Diretor da Secretaria de Finanças
1. Assinar Relatório de Ordens Bancárias.
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10- Assinar Relatório de Ordens Bancárias
Presidente do Tribunal de Justiça
1. Assinar Relatório de Ordens Bancárias
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11- Receber Relatórios Assinados
Diretor da Secretaria de Finanças
1. Receber os Relatórios de Ordens Bancárias assinados pelo Presidente.
Atividade Responsável Procedimentos de Trabalho
12- Encaminhar Relatório de Ordens Bancárias ao Banco
Coordenador de Execução Financeira
1. Conferir se todas as páginas foram assinadas pelo Diretor de Secretaria e pelo Presidente do Tribunal de Justiça;
2. Anexar documentos para serem autenticados pelo banco em uma das vias do Relatório de Ordens Bancárias;
3. Encaminhar para o banco as 2 vias do Relatório de Ordens Bancárias, colhendo a assinatura de recebimento em uma das vias para ser arquivada pela Secretaria de Finanças.
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13- Anexar a Ordem Bancária
Analista Judiciário da Coordenadoria de Execução
Financeira
1. Digitalizar o Relatório de Ordens Bancárias assinado pelo Diretor de Secretaria e pelo Presidente do Tribunal e recebido pelo banco;
2. No SCDPA, entrar no processo de RELATÓRIOS DE ORDENS BANCÁRIAS;
3. Seleciona o menu Juntar Peças → arquivo local → Tipo de peça: Relatório → Descrição: Pagamento (data);
4. Selecionar o documento digitalizado e anexar ao processo administrativo;
5. Os documentos anexados deverão ser assinados digitalmente com o e-Token para que subam no processo e se tornem parte dele;
6. Manter o processo na coordenadoria;
7. Pegar listagem de pagamento diários e separar os pagamentos referentes as folhas de servidores e magistrados;
8. Entrar no SPF;
9. Clica no menu Execução;
10. Clicar nos sub menus Ordem Bancária → Manutenção Ordem Bancária;
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Filtros de Pesquisa: Data Inicial e Data Final;
11. Clicar na opção Filtrar;
12. Selecionar a Ordem Bancária desejada (observar o número da ordem bancária que estará anotada na folha da Programação de Desembolso);
13. Confirmar Envio;
14. Clicar na opção Baixar;
15. No SPF;
16. Selecionar o menu Execução;
17. Selecionas os sub menus: Ordem Bancária → Consultar Ordens Bancárias;
Filtros de Pesquisa: Número da OB;
18. Filtrar;
19. Selecionar ordem bancária;
20. Visualizar;
21. Imprimir em PDF;
22. No SCDPA: selecionar o processo administrativo correspondente que estará no A PROVIDENCIAR;
23. Seleciona o menu Juntar Peças → arquivo local → Tipo de peça: Ordem Bancária → Descrição: Número da Ordem Bancária referente a Folha n. (...);
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24. Selecionar o documento em PDF e anexar ao processo administrativo;
25. Os documentos anexados deverão ser assinados digitalmente com o e-Token para que subam no processo e se tornem parte dele.
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14- Encaminhar o processo para Coordenadoria de Expediente
Analista Judiciário da Coordenadoria de Execução
Financeira
1. No sistema SCDPA ir ao ícone: mostrar dados do
processo – ocorrências - clicar no ícone: movimentar;
2. Preencher os campos: Tipo/encaminhamento -
Situação/guardar no armário – Destino/ Coordenadoria
de expediente – confirmar.
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4. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Lei N° 4.320, de 17 de março de 1964.- Institui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle
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