2 0 1 9
SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA
PLANO DE AT IV IDADES
Secretaria-Geral do Ministério da Justiça E-mai l: [email protected]
2 0 1 9
SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA
PLANO DE AT IV IDADES
S ECR ET AR I A -G ER A L DO M I N I S TÉ R I O D A JUST IÇ A
PLANO DE ATIVIDADES 2019
i
Í N D I C E
1. Nota introdutória 3
2. Apresentação da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça 5
Missão, Visão e Valores 5
Principais atribuições 6
Estrutura Orgânica 7
Meio Envolvente 8
Principais clientes 9
3. Objetivos estratégicos e objetivos operacionais QUAR 10
4. Recursos 14
Recursos Financeiros 14
Recursos Humanos 15
Plano de Formação 17
5. Objetivos e atividades a desenvolver por unidades orgânicas 18
Direção de Serviços de Recursos Humanos, Planeamento e Organização 18
Direção de Serviços de Recursos Financeiros, Patrimoniais e Tecnológicos 22
Direção de Serviços de Apoio Especializado, Recursos Documentais e Relações Públicas 25
Direção de Serviços Jurídicos e de Contencioso 31
Unidade de Compras do Ministério da Justiça 34
Gestão de Fundos Comunitários – Equipa Multidisciplinar 37
6. ANEXO: QUAR 2019 40
7. Siglas utilizadas 42
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PLANO DE ATIVIDADES 2019
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1. NOTA INTRODUTÓRIA
O presente Plano de Atividades estabelece os principais objetivos e metas que a SGMJ pretende
alcançar em 2019 e as atividades que irá desenvolver ao longo deste ano, sustentados nos
recursos humanos, materiais, técnicos e financeiros disponíveis para a sua concretização.
Pretende-se prosseguir o compromisso da melhoria do desempenho organizacional, sempre com
elevados padrões de qualidade, de uma forma eficiente e eficaz, através da otimização dos
recursos e com o foco duplo de, por um lado, prosseguir na modernização e simplificação
administrativa e, por outro lado, promover o bem estar dos trabalhadores .
Este documento foi elaborado nos termos previstos no Decreto-Lei n.º 183/96, de 27 de
setembro e teve como referenciais as orientações estabelecidas pela tutela, nomeadamente as
Grandes Opções do Plano 2019 e o Plano Justiça + Próxima, a par das atribuições e
competências decorrentes da Lei Orgânica da SGMJ.
A elaboração do presente plano, nomeadamente a definição de objetivos e atividades a
desenvolver, resulta de um processo participado, com os contributos de todas as unidades
orgânicas e de modo a envolver todos quantos trabalham na SGMJ.
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5
2. APRESENTAÇÃO DA SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA
Missão, Visão e Valores
Missão
Assegurar o apoio técnico e administrativo:
• aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e
• aos órgãos e serviços sem estrutura de apoio administrativo.
Assegurar a coordenação da gestão dos fundos comunitários afetos ao MJ.
Assegurar o apoio aos demais serviços e organismos do Ministério:
• na gestão e administração de recursos humanos
• na contratação pública de bens e serviços
• no apoio técnico-jurídico e contencioso
• nas funções de documentação, arquivo, relações públicas e protocolo.
Visão
Ser reconhecida como uma referência de qualidade e de profissionalismo no MJ, partilhar as suas boas práticas e privilegiar as pessoas como fatores de sucesso.
Valores
Integridade e Responsabilidade
Cooperação e Solidariedade
Orientação para as pessoas
Lealdade
Melhoria contínua
Comunicação aberta e honesta
Qualidade
Profissionalismo
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PLANO DE ATIVIDADES 2019
6
Principais atribuições
Dar apoio aos gabinetes dos membros do Governo e aos organismos da Justiça:
• Prestar assistência técnica e administrativa aos gabinetes dos membros do Governo,
elaborando e executando os respetivos orçamentos.
• Assegurar a coordenação das políticas de organização e de recursos humanos no
Ministério da Justiça (MJ) e a gestão e a administração centralizada dos recursos
humanos do MJ, nas áreas do recrutamento e seleção e da formação em áreas comuns.
• Assegurar o serviço de consultadoria jurídica e o acompanhamento de outros assuntos
jurídicos relativos ao MJ.
• Assegurar a contratação pública centralizada de bens e serviços, através da unidade
ministerial de compras.
• Assegurar o serviço geral de relações públicas e de protocolo do MJ.
• Coordenar assuntos relacionados com a gestão de fundos comunitários atribuídos ao MJ.
• Organizar e preservar o património e arquivo histórico do MJ e gerir um centro de
documentação com relevância para a área da justiça.
Dar ainda apoio técnico e administrativo:
• à Comissão da Liberdade Religiosa (CLR), órgão independente de consulta da
Assembleia da República e do Governo;
• à Comissão de Proteção às Vítimas de Crimes (CPVC);
• à Comissão de Programas Especiais de Segurança;
• à Comissão de Acompanhamento e Fiscalização dos Centros Educativos;
• à Comissão para Avaliação dos Pedidos de Indeminização (CPAPI).
Aproximar o Cidadão e a Justiça
• Informar o Cidadão sobre os serviços do Ministério da Justiça.
• Dar acesso ao arquivo histórico e à biblioteca do MJ.
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7
Estrutura Orgânica
O Decreto-Lei n.º 123/2011, de 29 de dezembro, aprovou a atual Lei Orgânica do MJ. No
desenvolvimento desse diploma, o Decreto-Lei n.º 162/2012, de 31 de julho, definiu a missão,
atribuições e competências da SGMJ e a Portaria n.º 385/2012, de 29 de novembro, determinou
a sua estrutura nuclear, bem como as competências das respetivas unidades orgânicas.
A organização interna da SGMJ – cujo organograma por referência a 31 de dezembro de 2019 é
o que segue abaixo - obedece a um modelo estrutural misto, com uma estrutura hierarquizada
nas áreas de atividade relativas a Recursos Humanos, Planeamento e Organização; Recursos
Financeiros, Patrimoniais e Tecnológicos; Jurídicos e de Contencioso e Compras Públicas e uma
estrutura matricial na área de Gestão de Fundos Comunitários.
Secretário-Geral Carlos de Sousa Mendes Secretário-Geral Adjunto
Margarida Matias
Direção de Serviços de Recursos Humanos,
Planeamento e Organização
Mª do Rosário Pereira
Divisão de Recursos Humanos
Eunice Martins
Divisão de Planeamento de
Organização Inês Serrano
Direção de Serviços de Recursos Financeiros,
Patrimoniais e Tecnológicos
Nelson Coelho
Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial Graça Silva
Direção de Serviços de Apoio
Especializado, Recursos
Documentais e Relações Públicas
Vitor Salgueiro
Divisão de Apoio Especializado
Alexandra Louro
Direção de Serviços Jurídicos e de Contencioso
Mª da Trindade Raposo
Unidade de Compras do MJ
Luís Pardal
Gestão de Fundos Comunitários
Luís Evangelista
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Meio Envolvente
Para um adequado planeamento das atividades é importante realizar uma avaliação do meio
envolvente com que a SGMJ se depara, na medida em que possibilita a identificação de formas
de ultrapassar ou minimizar os problemas e de potenciar as vantagens. Assim, importa destacar
os fatores externos e internos que influenciam a atividade da SGMJ, evidenciados na matriz
SWOT:
PONTOS FORTES -Proximidade da Direção Superior com a equipa
governamental -Competências da SGMJ em áreas transversais
-Boas condições de trabalho -Recursos humanos com elevado conhecimento das áreas
de atuação da Justiça
- Reconhecida qualidade do serviço prestado pela SGMJ
PONTOS FRACOS
- Grande rotatividade de recursos humanos - Elevado volume de trabalho que condiciona o
planeamento e monitorização da atividade -Comunicação Interna insuficiente
AMEAÇAS -Solicitações urgentes e não programadas
-Cativação de recursos financeiros -Mobilidade de RH para serviços e organismos da AP que
detêm estatutos remuneratórios mais atrativos -Dificuldade de recrutamento de pessoal qualificado em
algumas áreas -Dependência de terceiros para a área das tecnologias de
informação.
OPORTUNIDADES -Opção governamental de modernização do Estado , e em
particular na área governamentall em que se inser e a SGMJ, e na partilha de recursos na AP
- Financiamento europeu - Fundo de Modernização da Justiça
Matriz SWOT
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Principais clientes
Trabalhadores da SGMJ Internos
Unidades orgânicas da
SGMJ
Gabinetes dos
Membros do Governo
integrados no MJ
Externos
Cidadãos
Outros Serviços e Organismos da AP
Empresas / fornecedores
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10
3. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS E OBJETIVOS OPERACIONAIS QUAR
Considerando as orientações politicas e as atribuições e competências da SGMJ estabeleceram-
se cinco objetivos estratégicos para 2019:
Consolidar e melhorar o desempenho organizacional da
SGMJ, alinhando-o com as atribuições legalmente previstas
Contribuir para a modernização da SGMJ e dos serviços e
organismos do MJ
Reforçar a profissionalização da gestão a todos os níveis de
direção
Assegurar a gestão e coordenação dos fundos
europeus afetos ao setor da Justiça
Maximizar o potencial e o desempenho dos recursos
humanos em simultâneo com o desenvolvimento do seu bem
estar
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PLANO DE ATIVIDADES 2019
11
Para concretização destes objetivos estratégicos foram definidos dez objetivos operacionais,
sendo que a articulação entre os objetivos estratégicos e operacionais está evidenciada na
matriz seguinte.
Objetivos Operacionais
Objetivos Estratégicos
Consolidar e melhorar o
desempenho organizacional
da SGMJ, alinhando-o com
as atribuições legalmente previstas
Contribuir para a modernização administrativa da SGMJ e dos
serviços e organismos do
MJ
Reforçar a profissionalização da gestão a todos
os níveis de direção
Assegurar a gestão e
coordenação dos fundos europeus afetos ao setor da Justiça
Maximizar o potencial e o
desempenho dos recursos
humanos, em simultâneo com
o desenvolvimento
do seu bem estar
Garantir a eficácia do apoio jurídico prestado aos gabinetes dos membros
do governo X
Desenvolvimento do projeto “Biblioteca Online da Justiça” X X
Desenvolvimento do projeto "Plano de Preservação Digital do Ministério
da Justiça" X X
Desenvolvimento do projeto "Inventariação de Espólio para a
Organização de Núcleos Museológicos da Justiça"
X X
Desenvolvimento do projeto "Arquivo Histórico do Ministério da Justiça" X X
Garantir a operacionalização atempada dos atos a que se refere o
n.º 2 do art.º 16 da LOE X X X
Promover a utilização de horários flexiveis e modalidades de
organização do trabalho que facilitem a conciliação da vida
profissional, familiar e privada e previnam o absentismo.
X
Garantir a execução do Fundo para a Segurança Interna - Cooperação
Policial na componente financeira afeta ao Ministério da Justiça
(Autoridade Delegada)
X
Garantir o acompanhamento da execução dos projetos financiados
pelo Fundo de Modernização da Justiça
X X X
Desenvolvimento e implementação de uma plataforma de
disponibilização da informação da Unidade de Compras
X X
Garantir a satisfação dos clientes da SGMJ X
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12
Os objetivos operacionais da SGMJ para 2019, inscritos no QUAR, abrangem as dimensões
eficácia, eficiência e qualidade.
Efic
ácia
Objetivo Operacional Indicadores Meta Tolerância
Garantir a eficácia do apoio jurídico prestado aos
gabinetes dos membros do governo
Tempo médio de elaboração das peças jurídicas (N.º de dias) 11 3
Desenvolvimento do projeto "Biblioteca Online da Justiça"
% de dados bibliográficos da SGMJ sujeitos a melhoria de qualidade 60% 5%
Desenvolvimento do projeto "Plano de Preservação Digital
do Ministério da Justiça"
% de processos de negócio da SGMJ identificados 80% 5%
Desenvolvimento do projeto "Inventariação de Espólio
para a Organização de Núcleos Museológicos da
Justiça"
N.º de instrumentos normalizadores criados no âmbito da inventariação e conservação de objetos culturais
2 -
Desenvolvimento do projeto "Arquivo Histórico do Ministério da Justiça"
N.º de fundos arquivísticos custodiados pela SGMJ migrados do repositório Rede do Conhecimento para o repositório AtoM
2 -
Efic
iênc
ia
Objetivo Operacional Indicadores Meta Tolerância
Garantir a operacionalização atempada dos atos a que se refere o n.º 2 do art.º 16 da
LOE
% de trabalhadores com processamento da valorização remuneratória no mês seguinte ao termo do seu processo de avaliação de desempenho
90% -
Promover a utilização de horários flexíveis e
modalidades de organização do trabalho que facilitem a
conciliação da vida profissional, familiar e privada e previnam o
absentismo.
% de trabalhadores com modalidades de organização de trabalho que facilitem a conciliação da vida profissional, familiar e privada e previnam o absentismo
30% 5%
Garantir a execução do Fundo para a Segurança
Interna - Cooperação Policial na componente financeira
afeta ao Ministério da Justiça
N.º de projetos com certificação de despesas validadas 13 1
Garantir o acompanhamento da execução dos projetos financiados pelo Fundo de Modernização da Justiça
Taxa de execução dos projetos de simplificação e modernização aprovados no âmbito do Fundo de Modernização da Justiça
90% -
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13
ci ên ci Objetivo Operacional Indicadores Meta Tolerância
Desenvolvimento e implementação de uma
plataforma de disponibilização da
informação da Unidade de Compras
Prazo de implementação da plataforma (N.º de semanas) 30 1
Qua
lidad
e
Objetivo Operacional Indicadores Meta Tolerância
Garantir a satisfação dos clientes da SGMJ
Nível médio de satisfação pelos serviços prestados aos membros dos gabinetes do Governo (escala de 1 a 5)
4 0,5
Nível médio de satisfação pelos serviços prestados aos outros organismos do MJ (escala de 1 a 5)
4 0,5
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4. RECURSOS
Recursos Financeiros
O orçamento da SGMJ para o ano de 2019 é de 6.630.460 euros, sendo 5.324.933 euros relativos
ao orçamento de funcionamento e 1.305.527 euros do orçamento de investimento.
O orçamento de funcionamento da SGMJ encontra-se desagregado por tipos de despesa da
seguinte forma:
Assim, do orçamento de funcionamento da SGMJ 60% das verbas destinam-se ao pagamento de
encargos com o pessoal, 33% a despesas correntes e 7% a outras despesas.
Agrupamentos económicos 2019
Pessoal 3.196.886
Remunerações certas e variáveis 2.610.137
Segurança social 586.749
Correntes 1.748.047
Aquisição de bens 72.500
Aquisição de serviços 1.675.547
Outros 380.000
Transferências e outras despesas correntes 360.000
Aquisição de bens de capital 20.000
Total 5.324.933
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Recursos Humanos
Trabalhadores em efetividade de funções na SGMJ, segundo as unidades orgânicas nucleares, por cargo e por carreira
(1 de janeiro de 2019)
Despesas com pessoal
60%
Despesas correntes
33%
Outras7%
Dirigente superior
Dirigente intermédio
Chefe de E.M.
Técnico superior
Coordenador técnico
Especialista e Técnico de informática
Assistente técnico
Assistente operacional
Hom
ens
Mulh
ere
s
2 2 1 1
1 1 2 4 0 4
3 7 1 4 15 3 12
2 2 2 2 10 2 20 7 13
2 6 4 2 14 3 11
1 5 1 1 1 9 2 7
1 5 6 3 3
1 3 1 5 1 4
2 9 1 29 3 3 21 7 75 20 55
dos quais: Homens 1 3 1 5 1 2 6 1 20
Mulheres 1 6 0 24 2 1 15 6 55
Direcção superior
Gestão de Fundos Comunitários
(E. Multidisciplinar)Total
Apoio/SecretariadoDSRHPODSRFPT
DSAEDSJCUCMJ
Unidades orgânicas
Cargos e carreiras
Total
dos quais:
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Recursos Humanos da SGMJ por cargos e carreiras
Recursos Humanos da SGMJ por idades
Dirigente superior
2,6%Dirigente
intermédio11,7%
Chefe de equipa
multidisciplinar1,3%
Técnico superior
37,7%
Coordenador técnico
3,9%
Especialista e Técnico de
informática3,9%
Assistente técnico29,9%
Assistente operacional
9,1%
0
5
10
15
20
25
30
35
40
Até 39 anos 40-49 anos 50-59 anos 60 e mais anos
A idade média dos recursos humanos da SGMJ é de 53,5 anos.
O índice de tecnicidade da SGMJ é de 43%.
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Plano de Formação
A formação é um importante instrumento de valorização do desempenho profissional dos
recursos humanos, apresentando um impacto significativo na melhoria da qualidade e da
produtividade das organizações.
Considerando a cativação de verbas previstas para formação profissional da SGMJ em 2019 e
que se aguarda a abertura de candidaturas a projeto financiado por fundos europeus, o plano
de formação que se apresenta engloba apenas ações de formação consideradas essenciais, bem
como as obrigatórias por lei. A abertura de candidaturas a projeto de formação financiado
possibilitará concretizar formação mais alargada em termos de áreas de formação e para todos
os serviços e organismos do MJ.
Sem prejuízo, a formação agora planeada é essencialmente constituída por ações de formação
transversais, nas áreas diagnosticadas maiores necessidades e também para o cumprimento da
Estratégia Nacional para a Igualdade e a Não Discriminação.
FORMAÇÃO TRANSVERSAL
FORMAÇÃO EXTERNA
Nº de ações de formação
Nº de formandos por ação
Ação de formação Número de horas
1 20 Worshop sobre novo Regulamento Geral de Proteção de Dados 4
1 20 Direitos Humanos 7
1 20 Igualdade entre mulheres e homens 7
1 20 Prevenção e o combate às práticas tradicionais nefastas (PTN), nomeadamente a MGF e os casamentos infantis,
precoces e forçados 7
1 20 Direito à proteção contra a discriminação em razão do
sexo, orientação sexual, identidade e expressão de género, e características sexuais
7
Número de formandos Categoria Ação de formação Número de
horas Custo Entidade Formadora
1 Secretário-Geral CAGEP 50+25 600 INA
1 Diretora de Serviços FORGEP 120+60 1300 INA
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PLANO DE ATIVIDADES 2019
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5. OBJETIVOS E ATIVIDADES A DESENVOLVER POR UNIDADES ORGÂNICAS
Para além dos objetivos estratégicos e operacionais inscritos no QUAR 2019 da SGMJ, e uma vez
que estes não agregam a totalidade das atribuições da SGMJ, apresentam-se de seguida os
projetos da SGMJ e os objetivos operacionais e as principais atividades correntes a desenvolver
na SGMJ e por cada unidade orgânica.
Direção de Serviços de Recursos Humanos, Planeamento e Organização
Objetivos operacionais
Objetivo QUAR:
Garantir a operacionalização atempada dos atos a que se refere o n.º 2 do art.º 16 da LOE
Indicador Meta
% de trabalhadores com processamento da valorização remuneratória no mês seguinte ao termo do seu processo de avaliação de desempenho
90%
Ações a desenvolver RH envolvidos
Realizar o processo avaliativo do SIADAP 3 nos prazos estabelecidos. Proceder à contabilização dos pontos para efeitos de valorização remuneratória.
1 Diretor de serviços 1 Chefe de Divisão 1 Técnico Superior
Objetivo QUAR:
Promover a utilização de horários flexíveis e modalidades de organização do trabalho que facilitem a conciliação da vida profissional, familiar e privada e previnam o absentismo.
Indicador Meta
% de trabalhadores com modalidades de organização de trabalho que facilitem a conciliação da vida profissional, familiar e privada e previnam o absentismo
30% (+/- 5%)
Ações a desenvolver RH envolvidos
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1 Diretor de serviços 1 Chefe de Divisão 1 Técnico Superior
Objetivo: Garantir um apoio eficaz aos serviços e organismos do MJ na área dos Recursos Humanos
Indicador 1 Meta
Tempo médio de elaboração de respostas a solicitações (urgentes e não urgentes) dos serviços e organismos do MJ em matérias relacionadas com recursos humanos (N.º de dias úteis)
11
Indicador 2 Meta
Taxa de pertinência das orientações técnicas divulgada aos serviços e organismos (N.º de respostas "pertinente" e “muito pertinente”/N.º total de respostas dos serviços) 90%
Ações a desenvolver RH envolvidos
Responder às questões colocadas pelos serviços e organismos do MJ em matérias relacionadas com recursos humanos Divulgar orientações técnicas aos serviços e organismos do MJ relacionadas com recursos humanos.
1 Diretor de Serviços 1 Chefe Divisão 1 Técnico Superior
Objetivo: Assegurar formação aos trabalhadores da SGMJ e do MJ
Indicador Meta
Taxa de execução das ações planeadas 85%
Ações a desenvolver RH envolvidos
Levantamento de necessidades de formação. Inscrições nas ações de formação externas. Planeamento e execução das ações de formação internas.
1 Diretor de Serviços 1 Chefe Divisão 1 Técnico Superior 1 Técnico de informática
Atividades correntes
Apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo
Atividades a desenvolver Indicadores
• Elaboração de informações e pareceres relativos às matérias de gestão e administração de recursos humanos.
• Tempo médio de elaboração das informações e pareceres
• N.º de informações e pareceres elaborados
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Efetuar o processamento de abonos e descontos
Atividades a desenvolver Indicadores
• Assegurar o processamento de vencimentos e outros abonos do pessoal da SGMJ e do pessoal afeto aos gabinetes dos membros do Governo na área da Justiça e a órgãos, serviços, organismos e outras estruturas do MJ que devam ser apoiados pela SGMJ.
• Proceder à liquidação dos respetivos descontos. • Emitir guias de reposição e correspondentes
notas discriminativas dos valores a repor. • Emitir guias de vencimento, em razão da saída
de trabalhadores para outros serviços ou organismos da Administração Pública.
• Dar cumprimento a penhoras judiciais e fiscais.
• N.º de atos associados a processamento de abonos e descontos
Elaborar os instrumentos de gestão de Recursos Humanos
Atividades a desenvolver Indicadores
• Elaboração do Balanço Social da SGMJ. • Elaboração dos Reportes trimestrais do Sistema
de Informação e Organização do Estado (SIOE). • Elaboração dos reportes da RCM 22/2012. • Elaboração dos reportes das Medidas de Politica
– rescisão, qualificação e aposentação. • Elaboração do Mapa de Pessoal da SGMJ e da
CPVC. • Elaboração dos mapas para a apresentação das
contas de gerência da SGMJ, dos Gabinetes Ministeriais na área da Justiça e da CPVC.
• Previsão de encargos com despesas de pessoal (Gabinetes dos membros do Governo na área da Justiça, SGMJ e CPVC).
• Prazos de elaboração dos documentos/reportes
• N.º de trabalhadores geridos pela DSRHPO
Assegurar o Controlo de assiduidade e/ou pontualidade
Atividades a desenvolver Indicadores
• Conferência de registos e regularizações na plataforma de assiduidade.
• Elaboração de boletins de assiduidade. • Preparação dos mapas de férias do pessoal da
SGMJ, Gabinetes Ministeriais e Comissões sem
• N.º de registos verificados na plataforma
• N.º de boletins de assiduidade elaborados
• Mapas de férias e procedimentos de
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estrutura de apoio técnico-administrativo. atualização
Assegurar o cumprimento da implementação das políticas de recursos humanos pelos Serviços e Organismos do MJ junto de Entidades Coordenadoras da AP
Atividades a desenvolver Indicadores
• Garantir o reporte de: o Balanços Sociais o SIADAP o Relatórios de Formação
• Taxa de resposta dos Serviços e Organismos do MJ
• Cumprimentos de prazos
Gerir a formação profissional do pessoal afeto à SGMJ
Atividades a desenvolver Indicadores
• Identificação das necessidades formativas. • Preparação do Plano de Formação. • Execução do Plano de Formação. • Avaliação da eficácia da formação. • Elaboração de Relatório de Formação.
• Prazo de elaboração do Plano de Formação e do relatório de formação
• Taxa de execução do Plano de formação de 2018
• Percentagem de trabalhadores que frequentaram ações de formação
• N.º de horas de formação
Garantir a elaboração e monitorização dos instrumentos de Planeamento e Gestão da SGMJ e de outros documentos
Atividades a desenvolver Indicadores
• Elaboração dos seguintes documentos: o Relatório de Atividades de 2018 o Relatórios de monitorização
quadrimestral do QUAR 2019 o Proposta de QUAR 2020 o Plano de Atividades para 2020 o Monitorização do Plano de Prevenção de
Riscos de Corrupção e Infrações Conexas
• Prazo de elaboração dos documentos
Garantir a divulgação interna e externa de informação
Atividades a desenvolver Indicadores
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• Disponibilizar conteúdos na Internet e na Intranet da SGMJ.
• Assegurar a sua atualização.
• N.º de novos conteúdos publicados na internet
• N.º de novos conteúdos publicados na internet
Instruir processos de acidentes de trabalho
Atividades a desenvolver Indicadores
• Instrução do processo de qualificação. • Receção e conferência de faturas. • Comunicação à ADSE, ao Gabinete de
Estratégia e Planeamento do MTSSS e Centro de Saúde da área de residência.
• Submissão dos formulários e faturas na plataforma da SGMF.
• N.º de processos instruídos
Direção de Serviços de Recursos Financeiros, Patrimoniais e Tecnológicos
Objetivos operacionais
Objetivo QUAR:
Garantir o acompanhamento da execução dos projetos financiados pelo Fundo de Modernização da Justiça
Indicador Meta
Taxa de execução dos projetos de simplificação e modernização aprovados no âmbito do Fundo de Modernização da Justiça 90%
Ações a desenvolver RH envolvidos
Desenvolvimento das medidas e atividades necessárias ao célere e completo desenvolvimento dos projetos, de acordo com os seus objetivos e as condições contratualizadas com o Fundo de Modernização da Justiça.
1 Dirigentes 1 Técnico superior
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Objetivo Apoio informático aos utilizadores
Indicador Meta
Taxa de resolução das ocorrências reportadas. 95%
Ações a desenvolver RH envolvidos
Gerir os equipamentos informáticos, de comunicações e outras infraestruturas tecnologias.
1 Especialista de Informática 1 Técnico de Informática 1 Assistente Técnico
Atividades correntes
Assegurar a elaboração de orçamentos
Atividades a desenvolver Indicadores
• Elaborar, no âmbito da preparação do Orçamento do Estado, as propostas de orçamentos dos Gabinetes Ministeriais, SGMJ e CPVC.
• N.º de orçamentos preparados
Efetuar a Gestão orçamental
Atividades a desenvolver Indicadores
• Efetuar a gestão orçamental, através da respetiva contabilidade, da verificação, processamento, liquidação e pagamento das despesas autorizadas, bem como através da proposta e instrução das alterações orçamentais consideradas necessárias.
• Elaborar mensalmente os reportes orçamentais, propondo, sempre que se justifique, medidas de racionalização e procedimentos a adotar.
• Cumprir as obrigações legais fiscais e orçamentais determinadas pela legislação vigente.
• Aperfeiçoar a execução dos orçamentos, melhorando a taxa de execução orçamental, diminuindo as despesas correntes face a 2018 e não se verificando transição de dívidas da responsabilidade do serviço para o ano seguinte.
• Assegurar o processamento e pagamento de
• N.º de orçamentos geridos
• Taxa de execução orçamental
• N.º de alterações orçamentais
efetuadas
S ECR ET AR I A -G ER A L DO M I N I S TÉ R I O D A JUST IÇ A
PLANO DE ATIVIDADES 2019
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abono de ajudas de custo. • Efetuar penhoras e reposições de dinheiros
públicos nos orçamentos. • Elaborar as contas de gerência.
Gestão dos fundos de maneio
Atividades a desenvolver Indicadores
• Constituição • Reconstituição • Liquidação • Pagamento dos fundos de maneio
• N.º de fundos de maneio geridos
Aquisição de bens e serviços
Atividades a desenvolver Indicadores
• Gerir os contratos de fornecimento e serviços externos (locação, assistência técnica e de manutenção de equipamentos, limpeza, segurança, etc).
• Assegurar os procedimentos aquisitivos de bens e serviços não abrangidos pelo sistema de compras centralizadas, de modo a suprir as necessidades verificadas.
• Propor ações de racionalização da despesa no âmbito das compras.
• N.º de contratos geridos
• N.º de novos contratos celebrados
• N.º de procedimentos aquisitivos de
bens e serviços efetuados
• Prazo médio de pagamento aos
fornecedores
Gestão Patrimonial
Atividades a desenvolver Indicadores
• Gerir os bens de consumo necessários ao regular funcionamento dos serviços.
• Gerir o parque automóvel afeto. • Organizar e manter atualizados o cadastro e
inventário dos bens móveis e viaturas afetas. • Instruir os processos administrativos resultantes
de acidentes de viação com viaturas afetas à SGMJ.
• Assegurar a gestão, manutenção e conservação dos espaços afetos e dos equipamentos.
• N.º de viaturas afetas à SGMJ
• N.º de atualizações efetuadas ao
cadastro e inventário
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PLANO DE ATIVIDADES 2019
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Apoio informático aos utilizadores
Atividades a desenvolver Indicadores
• Garantir o adequado funcionamento das aplicações informáticas e o apoio aos utilizadores.
• Prestar apoio aos utilizadores na ferramenta de Gestão Documental Edoclink.
• Assegurar a adequação e manutenção do parque informático e garantir a atualização do respetivo inventário.
• Taxa de resolução das ocorrências reportadas.
Apoio técnico aos serviços de comunicação e voz
Atividades a desenvolver Indicadores
• Assegurar a manutenção, suporte e apoio ao funcionamento das componentes de infra-estruturas de comunicação (rede informática e rede de voz).
• Taxa de resolução das ocorrências reportadas.
Direção de Serviços de Apoio Especializado, Recursos Documentais e Relações Públicas
Objetivos operacionais
Objetivo QUAR: Desenvolvimento do projeto "Biblioteca Online da Justiça"
Indicador Meta
% de dados bibliográficos da SGMJ sujeitos a melhoria de qualidade 60%
Ações a desenvolver RH envolvidos
- Avaliação dos dados bibliográficos; - Correção de não conformidades; - Disponibilização dos dados corrigidos.
1 Diretor de Serviços 2 Técnicos superiores 1 Assistente técnico
S ECR ET AR I A -G ER A L DO M I N I S TÉ R I O D A JUST IÇ A
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Objetivo QUAR:
Desenvolvimento do projeto "Plano de Preservação Digital do Ministério da Justiça"
Indicador Meta
% de processos de negócio da SGMJ identificados 80%
Ações a desenvolver RH envolvidos
- Levantamento dos processos de negócio da SGMJ através de folhas de recolha de dados previamente definidas; - Sistematização dos levantamentos realizados.
1 Diretor de Serviços 1 Técnico superior de arquivo 1 Técnico por unidade orgânica da SGMJ
Objetivo QUAR:
Desenvolvimento do projeto " Inventariação de Espólio para a Organização de Núcleos Museológicos da Justiça"
Indicador Meta
N.º de instrumentos normalizadores criados no âmbito da inventariação e conservação de objetos culturais 2
Ações a desenvolver RH envolvidos
- Recolha de normas e boas práticas - Elaboração de instrumentos normalizadores
1 Diretor de Serviços 1 Técnico superior
Objetivo QUAR: Desenvolvimento do projeto "Arquivo Histórico do Ministério da Justiça"
Indicador Meta
N.º de fundos arquivísticos custodiados pela SGMJ migrados do repositório Rede do Conhecimento para o repositório AtoM 2
Ações a desenvolver RH envolvidos
- Identificação de dados - Migração de dados
1 Diretor de Serviços 1 Técnico superior
Objetivo: Aplicar o PCA (Plano de Classificação e Avaliação Documental) MJ na SGMJ
Indicador Meta
Prazo de aplicação do PCA MJ na SGMJ (N.º de semanas). 48
Ações a desenvolver RH envolvidos
- Adequação do PCA MJ à nova versão da MEF/ASIA - Adaptação do sistema de gestão documental da SGMJ ao PCA MJ; - Testes de implementação sectoriais
1 Diretor de Serviços 2 Técnicos superiores.
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Pressupostos
- Aprovação formal do PCA MJ - Compatibilidade e adequação do sistema de gestão documental com a nova estrutura de classificação. - Participação ativa do GTAMJ – Grupo de Trabalho de Arquivos do Ministério da Justiça na execução da ação 1.
Objetivo: Divulgar ao cidadão documentos históricos sobre custódia do MJ, em nome da salvaguarda da memória coletiva e individual
Indicador Meta
Número de mostras 1
Ações a desenvolver RH envolvidos
- Seleção de conteúdos; - Elaboração de maquete expositiva; - Montagem; - Divulgação.
1 Diretor de Serviços 1 Chefe de Divisão 3 Técnicos superiores 1 Assistente técnico 2 Assistentes operacionais
Objetivo: Elaborar proposta de reformulação dos conteúdos da Intranet da SGMJ
Indicador Meta
Prazo de apresentação da proposta de reformulação (número de semanas). 28
Ações a desenvolver RH envolvidos
- Conhecer as perceções e expectativas dos funcionários face a este meio de comunicação; - Reconhecimento das limitações gráficas das aplicações que suportam a Intranet da SGMJ; - Análise dos conteúdos; - Apresentação da proposta.
1 Chefe de Divisão 2 Técnicos Superiores 1 Técnico de Informática (DPO)
Objetivo partilhado com a DSRHPO por via da participação de 1 técnico de informática da DPO - único responsável pela manutenção das aplicações informáticas da SGMJ.
Objetivo: Elaborar um diagnóstico à comunicação interna da SGMJ
Indicador Meta
Prazo de apresentação do diagnóstico (número de semanas). 48
Ações a desenvolver RH envolvidos
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- Sensibilização dos dirigentes intermédios da SGMJ relativamente à importância do objetivo; - Elaboração de questionário dirigido a todos os funcionários da SGMJ; - Recolha de dados; - Tratamento de dados; - Elaboração de relatório; - Apresentação do diagnóstico.
1 Chefe de Divisão 2 Técnicos Superiores
Objetivo: Promover a partilha de boas práticas na área das relações públicas nos serviços e organismos do MJ
Indicador Meta
Número de reuniões organizadas pela SGMJ com os interlocutores das relações públicas dos serviços e organismos do MJ. 2
Ações a desenvolver RH envolvidos
- Sensibilização dos serviços e organismos do MJ relativamente à importância do objetivo;
- Dinamização das reuniões, tendo em vista a partilha de informação;
- Elaboração de atas.
1 Chefe de Divisão
2 Técnicos Superiores
Atividades correntes
Gestão da correspondência
Atividades a desenvolver Indicadores
• Assegurar a gestão de correspondência da SGMJ • N.º de registos de entrada • N.º de registos de saída
Gestão dos arquivos
Atividades a desenvolver Indicadores • Prestar apoio técnico na organização e gestão
dos arquivos dos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça
• Prestar apoio técnico na organização e gestão dos arquivos dos serviços e organismos do MJ e/ou de órgãos, serviços ou organismos que, por força da lei ou determinação do membro do Governo competente, devam ser apoiados pela
• N.º de ocorrências
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SGMJ
Organização e preservação do património e arquivo histórico
Atividades a desenvolver Indicadores
• Satisfazer as necessidades de informação dos utilizadores do Arquivo Histórico do MJ.
• N.º de respostas a pedidos de informação ao arquivo histórico
Tratamento documental do fundo bibliográfico
Atividades a desenvolver Indicadores
• Atualizar o fundo bibliográfico da SGMJ • Efetuar o tratamento documental de todo o
fundo bibliográfico adquirido.
• N.º de pareceres emitidos sobre aquisição de publicações
• N.º de títulos de monografias adquiridos
• N.º de periódicos adquiridos • N.º de títulos de monografias
registados • N.º de periódicos registados • N.º de títulos de monografias
catalogados • N.º de títulos de monografias
classificados • N.º de títulos de monografias
indexados
Centro de Documentação
Atividades a desenvolver Indicadores
• Satisfazer as necessidades de informação dos utilizadores do Centro de Documentação da SGMJ.
• N.º de atendimentos presenciais • N.º de atendimentos telefónicos • N.º de atendimentos por correio
eletrónico • N.º de publicações requisitadas • N.º de publicações consultadas
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Difusão seletiva de conteúdos
Atividades a desenvolver Indicadores
• Proceder à difusão seletiva de conteúdos pertinentes nas áreas de atuação da Justiça, de acordo com perfis de utilizadores previamente definidos.
• N.º de publicações SGMJ difundidas • N.º de publicações MJ difundidas • N.º de dossiers de informação
difundidos
Organização e protocolo de cerimónias, reuniões e outros eventos
Atividades a desenvolver Indicadores • Assegurar a organização e o protocolo de
cerimónias, reuniões e outros eventos promovidos pelos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça, pela SGMJ ou por outros serviços do MJ: o Elaboração das listas de convidados e
convites; o Verificação das regras protocolares; o Preparação dos espaços; o Receção de convidados e/ou outros
participantes.
• N.º de eventos organizados
Atendimento telefónico e presencial
Atividades a desenvolver Indicadores
• Assegurar o funcionamento dos serviços de receção e atendimento ao cidadão: o Atendimento presencial, telefónico e por
escrito – via postal ou correio eletrónico; o Tratamento dos pedidos de informação; o Tratamento das reclamações exaradas no
Livro Amarelo.
• N.º de atendimentos presenciais no Espaço Justiça
• N.º de atendimentos telefónicos da linha Justiça
• N.º de reclamações tratadas • N.º de respostas a pedidos de
informação
Serviço de Receção aos gabinetes dos membros do governo
Atividades a desenvolver Indicadores • Assegurar a receção e acolhimento das
entidades e visitas dirigidas aos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça.
• Assegurar a receção de documentos dirigidos aos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça.
• N.º de entidades e visitas encaminhadas
• N.º de documentos recebidos
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PLANO DE ATIVIDADES 2019
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Divulgação de informação
Atividades a desenvolver Indicadores • Garantir a divulgação de informação de
interesse geral para os públicos interno e externo.
• Atualização da informação disponível nas páginas web da SGMJ.
• N.º de divulgações efetuadas
Direção de Serviços Jurídicos e de Contencioso
Objetivos operacionais
Objetivo QUAR:
Garantir a eficácia do apoio jurídico prestado aos gabinetes dos membros do governo
Indicador Meta
Tempo médio de elaboração das peças jurídicas (N.º de dias) 11
Ações a desenvolver RH envolvidos
Elaboração de informações, pareceres e peças processuais em processos de contencioso.
1 Diretor de Serviços 7 Técnicos superiores 2 Assistentes técnicos 1 Assistente operacional
Objetivo: Garantir a eficácia na elaboração de informações e emissão de pareceres
Indicador 1 Meta
Tempo médio de elaboração de informações e emissão de pareceres (N.º de dias) 12
Indicador 2 Meta
Tempo médio de elaboração de informações de apreciação de impugnações administrativas (N.º de dias) 12
Indicador 3 Meta
Tempo médio de elaboração de informações que apreciem os pedidos de pagamento de indeminizações fixadas pelo Tribunal Europeu dos Direitos do Homem (N.º de dias)
8
Ações a desenvolver RH envolvidos
Elaboração de informações e emissão de pareceres 1 Diretor de Serviços 7 Técnicos superiores 2 Assistentes técnicos
S ECR ET AR I A -G ER A L DO M I N I S TÉ R I O D A JUST IÇ A
PLANO DE ATIVIDADES 2019
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1 Assistente operacional
Objetivo: Garantir a eficácia na elaboração das peças processuais nos processos contenciosos
Indicador 1 Meta
Tempo médio de elaboração de peças jurídicas nos processos contenciosos urgentes (N.º de dias) 8
Indicador 2 Meta
Tempo médio de elaboração de peças jurídicas nos processos contenciosos não urgentes (N.º de dias) 16
Ações a desenvolver RH envolvidos
Elaboração de peças jurídicas nos processos contenciosos.
1 Diretor de Serviços 7 Técnicos superiores 2 Assistentes técnicos 1 Assistente operacional
Atividades correntes
Serviço de consultadoria jurídica aos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça
Atividades a desenvolver Indicadores
• Emissão de estudos, pareceres e informações • Elaboração de minutas de Despachos
• N.º de documentos elaborados
Instrução de processos visando a execução das decisões condenatórias proferidas por tribunais nacionais, comunitários ou internacionais
Atividades a desenvolver Indicadores
• Instrução de processos visando a execução das decisões condenatórias proferidas por tribunais nacionais, comunitários ou internacionais, em articulação com os restantes organismos do MJ e com a Secretaria-Geral do Ministério das Finanças.
• N.º de documentos elaborados
Representação do MJ em processos de natureza jurisdicional
Atividades a desenvolver Indicadores
• Representar o MJ em processos de natureza jurisdicional que não sejam da competência de outro serviço ou organismo e outros que lhe sejam determinados.
• N.º de processos de natureza jurisdicional
• N.º de movimentos/tramitações processuais
• N.º de sentenças/acórdãos na
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jurisdição administrativa • % de ganhos de causa
Apoiar o Ministério Público nas ações interpostas contra o Estado Português, quando esteja envolvido o MJ
Atividades a desenvolver Indicadores • Resposta a pedidos para efeitos de:
o Elaboração de contestações o Recursos o Pagamentos de taxas de justiça o outros
• N.º de processos
Assegurar o Secretariado a Grupos de Trabalho
Atividades a desenvolver Indicadores • Secretariado a Grupos de Trabalho
o Grupo de Trabalho para Acesso ao Direito e aos Tribunais, para revisão da Lei de Acesso ao Direito e aos Tribunais.
o Reuniões negociais sobre o projeto de decreto-lei para a revisão das carreiras de conservador, de notário, de ajudante e de escriturário dos registos e do notariado.
o Grupo de Trabalho para a revisão do Estatuto do pessoal da Polícia Judiciária.
o Grupo de trabalho-Plano estratégico plurianual de requalificação e modernização da rede de tribunais (2018)
o Comissão para Avaliação dos Pedidos de Indemnização - CPAPI
• N.º de colaborações
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PLANO DE ATIVIDADES 2019
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Unidade de Compras do Ministério da Justiça
Objetivos operacionais
Objetivo QUAR:
Desenvolvimento e implementação de uma plataforma de disponibilização da informação da Unidade de Compras
Indicador Meta
Prazo de implementação da plataforma (N.º de semanas) 30
Ações a desenvolver RH envolvidos 1 Chefe de Divisão
2 Técnicos superiores
Objetivo: Assegurar a boa execução das políticas de gestão e apurar o grau de satisfação dos organismos do MJ
Indicador 1 Meta
Nível médio de satisfação dos organismos do MJ, com os bens e serviços adquiridos no âmbito da Unidade de Compras (numa escala de 1 a 5)
3
Indicador 2 Meta
Nível médio de satisfação dos fornecedores, do grau de cumprimento dos contratos celebrados com os organismos do MJ (numa escala de 1 a 5)
3
Ações a desenvolver RH envolvidos
Elaboração do questionário; Aplicação do questionário aos serviços e organismos do MJ e aos fornecedores do MJ; Recolha e análise dos resultados.
1 Chefe de Divisão 5 Técnicos superiores
Objetivo: Assegurar em permanência a disponibilização e atualização da informação em matéria de Compras Públicas aos organismos do MJ
Indicador 1 Meta
Prazo de comunicação, aos vários organismos, sobre mudanças de fase em cada procedimento (n.º dias) 3
Indicador 2 Meta
Atualização de conteúdos no Portal da SGMJ (n.º atualizações) 1
Indicador 3 Meta
Prazo de resposta às questões colocadas pelos organismos (n.º de dias)
3
Ações a desenvolver RH envolvidos
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PLANO DE ATIVIDADES 2019
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Envio de emails notificando alteração de cada fase de cada procedimento, com registo no respetivo cronograma; Disponibilização mensal na internet do estado dos procedimentos em curso; Registo em ficheiro das datas de resposta às questões colocadas pelos organismos.
1 Chefe de Divisão 5 Técnicos superiores
Objetivo: Promover a eficiência operacional do aprovisionamento centralizado no âmbito do MJ
Indicador Meta
Taxa de poupança gerada anualmente resultante dos procedimentos centralizados (%) 4%
Ações a desenvolver RH envolvidos
Aferir em cada procedimento centralizado concluído a taxa de poupança tendo como referências o valor estimado do procedimento e o valor da respetiva adjudicação.
1 Chefe de Divisão 5 Técnicos superiores
Atividades correntes
Realizar procedimentos resultantes da agregação das necessidades dos serviços e organismos do MJ
Atividades a desenvolver Indicadores • Estudar e fazer constar nos processos a
informação fornecida pelos organismos relativa a anteriores contratos da mesma categoria.
• Desenvolver, em articulação com os organismos do MJ, os trabalhos de normalização e padronização dos consumos de modo a assegurar a progressiva convergência na utilização dos bens e serviços constantes nos Acordos Quadro da Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. (ESPAP, I.P.).
• N.º de categorias de bens e serviços objetos de aquisição centralizada
• N.º procedimentos de aquisição de bens e serviços realizados
Processo de levantamento de necessidade
Atividades a desenvolver Indicadores • Manter o apoio e o acompanhamento do
processo de levantamento de necessidades de forma a garantir que os serviços e os organismos do MJ cumpram os prazos estabelecidos e, assim tornar mais céleres os
• N.º de categorias de bens e serviços tratadas
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PLANO DE ATIVIDADES 2019
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procedimentos de contratação e disponibilização de bens e serviços.
• Dar continuidade ao processo de racionalização dos catálogos, adequando o número de itens às efetivas necessidades dos serviços e organismos.
Gestão dos contratos celebrados
Atividades a desenvolver Indicadores • Avaliar a execução de contratos; • Diligenciar pela resolução de situações
irregulares detetadas no acompanhamento dos contratos.
• Executar relatórios de progresso de avaliação dos contratos.
• Supervisionar a aplicação das condições negociadas.
• Controlo de contratos por procedimento
Contribuir para a divulgação e utilização preferencial das tecnologias nos processos de trabalho associados às compras públicas
Atividades a desenvolver Indicadores • Divulgar a utilização da Plataforma
Transacional como instrumento preferencial para efeitos de requisição de bens e gestão de contratos.
• Fornecer o apoio ao uso da plataforma de contratação eletrónica disponibilizada pela ESPAP, I.P. para execução de procedimentos ao abrigo dos Acordos Quadro.
• Análise da informação sobre as aquisições efetuadas na Plataforma Transacional.
• Análise estatística dos resultados da plataforma
Agregação de informação de compras no âmbito do Ministério da Justiça
Atividades a desenvolver Indicadores • Efetuar a agregação de informação de compras
no âmbito do Ministério da Justiça, de acordo com os parâmetros estabelecidos pela ESPAP, I.P..
• N.º de respostas a pedidos de informação da ESPAP, I.P.
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Gestão de Fundos Comunitários – Equipa Multidisciplinar
Objetivos operacionais
Objetivo QUAR:
Garantir a execução do Fundo para a Segurança Interna - Cooperação Policial na componente financeira afeta ao Ministério da Justiça (Autoridade Delegada)
Indicador QUAR Meta
N.º de projetos com certificação de despesas validadas 13
Ações a desenvolver RH envolvidos
Definição e abertura de concursos (Avisos), avaliação, seleção e aprovação de candidaturas, celebração de convenções de subvenção, acompanhamento de projetos e validação de pagamentos intercalares e finais.
1 Chefe de equipa multidisciplinar 3 Técnicos superiores 1 Assistente técnico
Objetivo
Garantir a representação do Ministério da Justiça na elaboração dos instrumentos legais, técnicos e de gestão relativos ao Fundo para a Segurança Interna para o Quadro Financeiro 2021 - 2027
Indicador Meta
Taxa de participação nas reuniões nacionais e europeias 80%
Ações a desenvolver RH envolvidos
- Colaboração na elaboração dos instrumentos legais, técnicos e de gestão relativos ao Fundo para a Segurança Interna para o Quadro Financeiro 2021 - 2027
1 Chefe de equipa multidisciplinar 3 Técnicos superiores 1 Assistente técnico
Objetivo: Promover a utilização dos Fundos Comunitários geridos diretamente pela Comissão Europeia nos serviços e organismos do Ministério da Justiça
Indicador 1 Meta
Prazo de divulgação junto dos serviços e organismos do MJ pertinentes após data de publicação do aviso no sítio da Comissão. (n.º dias)
5
Indicador 2 Meta
N.º de processos de candidatura apoiados/número de solicitações 100%
Ações a desenvolver RH envolvidos
- Monitorização da informação disponibilizada nos sítios da CE com interesse específico para o MJ; - Elaboração e envio aos serviços e organismos pertinentes de ficha técnica específica de cada aviso/oportunidade de financiamento; - Seguimento do processo de candidatura efetuado/não efetuado pelos serviços e organismos do MJ; -Elaborar relatório semestral relativo à atividade, evidenciando os resultados as dificuldades/impedimentos e as áreas/sugestões de
1 Chefe de equipa multidisciplinar 1 Técnico superior
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PLANO DE ATIVIDADES 2019
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melhoria.
Objetivo: Efetuar a divulgação e apoio à apresentação de candidaturas, no âmbito do Portugal 2020, pelos serviços e organismos do Ministério da Justiça
Indicador 1 Meta
Prazo de divulgação junto dos organismos do MJ pertinentes após data de publicação do aviso no sítio do Portugal 2020 (n.º dias). 5
Indicador 2 Meta
N.º de processos de candidatura apoiados/número de solicitações 100%
Ações a desenvolver RH envolvidos
- Monitorização da informação disponibilizada no sítio do Portugal 2020 com interesse específico para o MJ; - Elaboração e envio aos serviços e organismos pertinentes de ficha técnica de cada aviso/oportunidade de financiamento; - Apoiar os serviços e organismos na preparação e apresentação de candidaturas; - Seguimento do processo de candidatura efetuado/não efetuado pelos serviços e organismos. - Elaborar relatório semestral relativo à atividade, evidenciando os resultados as dificuldades/impedimentos e as áreas/sugestões de melhoria.
1 Chefe de equipa multidisciplinar 1 Técnico superior
Atividades correntes
Apoiar os Gabinetes Governamentais na área dos Fundos Comunitários
Atividades a desenvolver Indicadores • Apoiar tecnicamente os Gabinetes
Governamentais do Ministério da Justiça nos aspetos relacionados com a gestão de fundos comunitários;
• Apoiar os Gabinetes Governamentais no processo de definição, priorização e/ou alteração dos Projetos de Investimento com Fundos Comunitários;
• Representar o Ministério da Justiça nas estruturas de apoio técnico nacionais relacionadas com a gestão de fundos comunitários.
• N.º de documentos elaborados; • N.º de participações em reuniões de
coordenação/gestão.
S ECR ET AR I A -G ER A L DO M I N I S TÉ R I O D A JUST IÇ A
PLANO DE ATIVIDADES 2019
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Apoiar os serviços e organismos do Ministério da Justiça na área dos Fundos Comunitários
Atividades a desenvolver Indicadores • Apoio na preparação dos Projetos de
Candidatura a Financiamento Comunitário e na submissão dos processos de candidatura;
• Apresentar às entidades gestoras dos programas de financiamento comunitário propostas de alteração à programação, em conjugação e articulação com os serviços e organismos executores dos projetos;
• Elaborar e apresentar, em conjunto com as entidades executoras, os relatórios intermédios e finais dos projetos de financiamento comunitário aprovados;
• Representar o Ministério da Justiça nas estruturas europeias técnicas e consultivas relacionadas com a gestão de fundos comunitários.
• Criar as condições para o exercício eficaz e eficiente das competências e atribuições da Autoridade Delegada do Fundo de Segurança interna
• N.º de processos de candidatura apoiados/número de solicitações.
• N.º de participações em reuniões técnicas, consultivas ou de coordenação.
• N.º de ações de formação/ capacitação realizadas
S ECR ET AR I A -G ER A L DO M I N I S TÉ R I O D A JUST IÇ A
PLANO DE ATIVIDADES 2019
40
6. ANEXO: QUAR 2019
20,020,0
INDICADORES 2017 2018META 2019
TolerânciaValor crítico
PESO RESULTADOTAXA
REALIZAÇÃOCLASSIFICAÇÃO
Ind.1Tempo médio de elaboração das peças jurídicas (nº de dias) 11 11 11 3 5 100,00
20,0
2017 2018META 2019
TolerânciaValor crítico
PESO RESULTADOTAXA
REALIZAÇÃOCLASSIFICAÇÃO
Ind.2% de dados bibliográficos da SGMJ sujeitos a melhoria de qualidade - 20% 60% 5% 100% 100,00
20,0
2017 2018META 2019
TolerânciaValor crítico
PESO RESULTADOTAXA
REALIZAÇÃOCLASSIFICAÇÃO
Ind.3% de processos de negócio da SGMJ identificados - - 80% 5% 100% 50,00
20,0
2017 2018META 2019
TolerânciaValor crítico
PESO RESULTADOTAXA
REALIZAÇÃOCLASSIFICAÇÃO
Ind.4Nº de instrumentos normalizadores criados no âmbito da inventariação e conservação de objetos culturais
- - 2 - 1 100,00
20,0
2017 2018META 2019
TolerânciaValor crítico
PESO RESULTADOTAXA
REALIZAÇÃOCLASSIFICAÇÃO
Ind.5
Nº de fundos arquivísticos custodiados pela SGMJ migrados do repositório Rede do Conhecimento para o repositório AtoM
- - 2 - 3 100,00
60,050,0
2017 2018META 2019
TolerânciaValor crítico
PESO RESULTADOTAXA
REALIZAÇÃOCLASSIFICAÇÃO
Ind.6
% de trabalhadores com processamento da valorização remuneratória no mês seguinte ao termo do seu processo de avaliação de desempenho
- - 90% - 100% 100,00
Objetivos Estratégicos
OE 1. Consolidar e melhorar o desempenho organizacional da SGMJ, alinhando-o com as atribuições legalmente previstas
OE 2. Contribuir para a modernização administrativa da SGMJ e dos serviços e organismos do MJ.
Objetivos Operacionais
Eficácia
OE 3. Reforçar a profissionalização da gestão a todos os níveis de direção.
OE 4. Assegurar a gestão e coordenação dos fundos europeus afetos ao setor da Justiça
OE 5. Maximizar o potencial e o desempenho dos recursos humanos.
INDICADORES
O.1. Garantir a eficácia do apoio jurídico prestado aos gabinetes dos membros do governo
O.2. Desenvolvimento do projeto "Biblioteca Online da Justiça"
O.3. Desenvolvimento do projeto "Plano de preservação Digital do MJ"
INDICADORES
Eficiência
O.4. Desenvolvimento do projeto "Inventariação de Espólio para a Organização de Núcleos Museológicos da Justiça"
INDICADORES
QUADRO DE AVALIAÇÃO E RESPONSABILIZAÇÃO 2019MINISTÉRIO DA JUSTIÇA
Secretaria-Geral do Ministério da Justiça
MISSÃO: A SGMJ tem por missão assegurar o apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e aos órgãos e serviços sem estrutura de apoio administrativo, bem como assegurar a coordenação da gestão dos fundos comunitários afetos ao MJ, o apoio aos demais serviços e organismos do MJ nos domínios da gestão e administração de recursos humanos, a contratação pública de bens e serviços, o apoio técnico -jurídico e contencioso e as funções de documentação e arquivo e de relações públicas e protocolo.
O.5. Desenvolvimento do projeto "Arquivo Histórico do Ministério da Justiça"
INDICADORES
O.6. Garantir a operacionalização atempada dos atos a que se refere o n.º 2 do art.º 16 da LOE
INDICADORES
S ECR ET AR I A -G ER A L DO M I N I S TÉ R I O D A JUST IÇ A
PLANO DE ATIVIDADES 2019
41
10,0
2017 2018META 2019
TolerânciaValor crítico
PESO RESULTADOTAXA
REALIZAÇÃOCLASSIFICAÇÃO
Ind.7
% de trabalhadores com modalidades de organização de trabalho que facilitem a conciliação da vida profissional, familiar e privada e previnam o absentismo
- - 30% 5% 50%
15,0
2017 2018META 2019
TolerânciaValor crítico
PESO RESULTADOTAXA
REALIZAÇÃOCLASSIFICAÇÃO
Ind.8N.º de projetos com certificação de despesas validadas 2 9 13 1 16 100,00
15,0
2017 2018META 2019
TolerânciaValor crítico
PESO RESULTADOTAXA
REALIZAÇÃOCLASSIFICAÇÃO
Ind.9
Taxa de execução dos projetos de simplificação e modernização aprovados no âmbito do Fundo de Modernização da Justiça
- 90% 90% - 100% 100,00
10,0
INDICADORES 2017 2018META 2019
TolerânciaValor crítico
PESO RESULTADOTAXA
REALIZAÇÃOCLASSIFICAÇÃO
Ind.10Prazo de implementação da plataforma (nº de semanas) - - 30 1 26 50,00
20,0100,0
2017 2018META 2019
TolerânciaValor crítico
PESO RESULTADOTAXA
REALIZAÇÃOCLASSIFICAÇÃO
Ind.11
Nível médio de satisfação pelos serviços prestados aos membros dos gabinetes do Governo (escala de 1 a 5)
4 4 4 0,5 5 50,00
Ind.12Nível médio de satisfação pelos serviços prestados aos outros organismos do MJ (escala de 1 a 5)
4 4 4 0,5 5 50,00
PLANEADOS REALIZADOS DESVIO
8,4 16,8
5,3 58,3
4,0 172,0
2,5 7,5
1,9 60,8
1,3 29,9
345,3
PLANEADOS EXECUTADOS DESVIO
Orçamento Total 6.630.460
Orçamento de funcionamento 5.324.933
Despesas c/Pessoal 3.196.886
Aquisições de Bens e Serviços 1.748.047
360.000
Aquisição de bens de capital 20.000
Orçamento de Investimento 1.305.527
Qualidade
O.10 Desenvolvimento e implementação de uma plataforma de disponibilização da informação da Unidade de Compras
O.8. Garantir a execução do Fundo para a Segurança Interna - Cooperação Policial na componente financeira afeta ao Ministério da Justiça (Autoridade Delegada)
O.11. Garantir a satisfação dos clientes da SGMJ
INDICADORES
INDICADORES
O.9. Garantir o acompanhamento da execução dos projetos financiados pelo Fundo de Modernização da Justiça
INDICADORES
O.7. Promover a utilização de horários flexiveis e modalidades de organização do trabalho que facilitem a conciliação da vida profissional, familiar e privada e previnam o absentismo.
INDICADORES
Total
Recursos Financeiros
DESIGNAÇÃO
Transferências e outras despesas correntes
Assistente operacional
Recursos HumanosDESIGNAÇÃO PONTUAÇÃO
Técnico Superior - (inclui especialistas de informática)
Coordenador Técnico
Assistente Técnico - (inclui técnicos de informática)
Dirigentes - Direção Superior
Dirigentes - Direção intermédia e chefes de equipa
S ECR ET AR I A -G ER A L DO M I N I S TÉ R I O D A JUST IÇ A
PLANO DE ATIVIDADES 2019
42
7. SIGLAS UTILIZADAS
ADSE - DIREÇÃO GERAL DE PROTEÇÃO SOCIAL AOS TRABALHADORES EM FUNÇÕES PÚBLICAS
AP - ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
CEJ - CENTRO DE ESTUDOS JUDICIÁRIOS
CPVC - COMISSÃO DE PROTECÇÃO ÀS VITIMAS DE CRIME
DGAEP - DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO E EMPREGO PÚBLICO
DGAJ - DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA
DGPJ - DIREÇÃO-GERAL DA POLÍTICA DE JUSTIÇA
DGRSP - DIREÇÃO-GERAL DE REINSERÇÃO E SERVIÇOS PRISIONAIS
DSJC - DIREÇÃO DE SERVIÇOS JURÍDICOS E DE CONTENCIOSO
DSRFPT - DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS FINANCEIROS, PATRIMONIAIS E TECNOLÓGICOS
DSRHPO - DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS HUMANOS, PLANEAMENTO E ORGANIZAÇÃO
ESPAP - ENTIDADE DE SERVIÇOS PARTILHADOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA, I. P
IGFEJ - INSTITUTO DE GESTÃO FINANCEIRA E EQUIPAMENTOS DA JUSTIÇA, I.P.
IGF - INSPEÇÃO-GERAL DAS FINANÇAS
IGSJ - INSPEÇÃO-GERAL DOS SERVIÇOS DA JUSTIÇA
INA - DIREÇÃO-GERAL DA QUALIFICAÇÃO DOS TRABALHADORES EM FUNÇÕES PÚBLICAS
INCM - IMPRENSA NACIONAL CASA DA MOEDA
INMLCF - INSTITUTO NACIONAL DE MEDICINA LEGAL E CIÊNCIAS FORENSES
IRN - INSTITUTO DOS REGISTOS E DO NOTARIADO
MJ - MINISTÉRIO DA JUSTIÇA
PCA - PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DOCUMENTAL
QUAR - QUADRO DE AVALIAÇÃO E RESPONSABILIZAÇÃO
SIADAP - SISTEMA INTEGRADO DE AVALIAÇÃO DO DESEMPENHO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
SIOE - SISTEMA DE INFORMAÇÃO DE ORGANIZAÇÃO DO ESTADO
SGMF - SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DAS FINANÇAS
SGMJ - SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA
SST - SAÚDE E SEGURANÇA NO TRABALHO
UCMJ - UNIDADE DE COMPRAS DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA
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