Gestão de Tempo
Miguel Cabral – V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
Miguel Cabral – V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
Gestão de Tempo diapositivo 2
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
Gestão de Tempo
Check-in
Gestão de Tempo diapositivo 3
Nome Ano Chapéus Expectativas para o WS
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
-Entender a importância de gerir o tempo de forma eficaz
-Compreender, de uma forma prática, onde gastamos o nosso tempo
-Como fazer uma boa gestão do tempo tendo em conta as tarefas a realizar e as necessidades individuais
-Transmitir algumas dicas e ferramentas úteis para optimizar o tempo que dispomos
Objectivos
Gestão de Tempo diapositivo 4
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
- Palestras sobre gestão de tempo de Randy Paush
- “Como chegar depressa, indo devagar” – Lothar J. Seiwert
- IFMSA training CD 2007
Fontes
Gestão de Tempo diapositivo 5
"Um bom ladrão vale dez bons académicos"
Randy Paush
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
-Para entender o valor de um ano, pergunta a um estudante que repetiu o curso...
-Para entender o valor de um mês, pergunta a uma mãe que olha para um bebé prematuro...
-Para entender o valor de uma semana, pergunta ao editor de um semanário…
-Para entender o valor de uma hora, pergunta aos amantes que esperam para se encontrar...
Valor do tempo
Gestão de Tempo diapositivo 6
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
-Para entender o valor de um minuto, pergunta ao viajante que perdeu o comboio...
-Para entender o valor de um segundo, pergunta a uma pessoa que esteve a ponto de ter um acidente...
-Para entender o valor de uma milésima de segundo, pergunta ao desportista que ganhou uma medalha de prata nas olimpíadas…
Gestão de Tempo diapositivo 7
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
Importância da gestão de tempo
Gestão de Tempo diapositivo 8
- Permissividade em dar o nosso tempo, mas não o nosso dinheiro.
- "A fome de tempo"
- Má gestão de tempo = stress
- Satisfação pessoal
"Lembrem-se que Tempo é dinheiro"
Benjamin Franklin 1748
"Não podes dar mais dias à tua vida, mas podes dar mais vida aos teus dias“
Lothar J. Seiwert
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
Importância da gestão de tempo
Gestão de Tempo diapositivo 9
-Life lidership = liderança da nossa vida:
aprender a sentir o tempo de forma consciente e a saboreá-lo.
-Movimento slow = criatividade acima da velocidade
-Gestão de tempo como:
-controlo do tempo
-gestão da energia
-gestão de velocidade
“Não trabalhe com esforço, trabalhe com inteligência”
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
-O problema é grave - desperdiçamos cerca de 2 horas por dia. Sinais de desperdício de tempo:
- secretária desarrumada e pilhas de ficheiros
- não conseguir encontrar coisas
- falha compromissos, necessidade de os remarcar
- atrasado e/ou má preparação para reuniões
- voluntários para fazer coisas que outras pessoas deveriam fazer
- Cansaço / incapacidade de se concentrar
Gestão de Tempo diapositivo 10
Importância da gestão de tempo"Os únicos ladrões a quem a sociedade perdoa são os que nos roubam o tempo"
Napoleão
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
Gestão de Tempo diapositivo 11
Como fazer uma boa gestão de tempo?
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
Objectivos
Gestão de Tempo diapositivo 12
"Quantas pessoas houve que no leito de morte desejaram ter tido mais tempo para trabalhar?"
Stephen R. Covey
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
Objectivos
Gestão de Tempo diapositivo 13
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
-Declaração de missão e objectivos de vida:
- Apenas com um destino conseguimos obter uma direcção acertada. *
- Chapéus de vida
-Ter uma visão mais ampla a longo prazo e motivação a curto prazo*
-Sonhar desde pequenino Visão, motivação, inspiração
-Salienta o que é desperdício ou não
-Antecipar obstáculos e distracções
-Avaliar e rever os de curto e longo prazo
Objectivos
Gestão de Tempo diapositivo 14
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
Objectivos
Gestão de Tempo diapositivo 15
• R – Relevantes• E – Específicos• M – Mensuráveis• A – Alcançáveis• R – Registáveis
• S – Specific• M – Mesurable • A – Achievable• R – Relevant• T – Timebound
Objectivo ≠ Tarefa
Longo prazo enumerar
curto/médio prazo prioritarizar
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
- Drucker's Dictum: fazer as coisas bem não é tão importante como fazer as coisas certas.*
- análise do custo/benefício
(não se "procura" tempo para as coisas importantes, consegue-se)
- Lou Holtz: lista das 100 coisas a fazer antes de eu morrer
Prioridades
Gestão de Tempo diapositivo 16
“A pessoa que se concentra inteiramente em serrar é provável que se esqueça de afiar a serra.”
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
- Questões a colocar sempre:
- Porque é que eu estou a fazer isto?
- Qual é o objectivo?
- Porque é que eu vou ter sucesso?
- O que é que acontece se eu não fizer isto?
Prioridades
Gestão de Tempo diapositivo 17
Para além da nobre arte de fazer com que as coisas sejam feitas, existe a nobre arte de deixar as coisas por fazer. A sabedoria de vida está na eliminação do não-essencial.
(Provérbio chinês)
- Importante Vs Urgente:
-Importante = valores, pessoas, acções, sucesso, objectivos, futuro
-Urgente = tempo, pressões de prazos, stress, interrupções, crises, problemas
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
Gestão de Tempo diapositivo 18
Prioridades
1
2
3
4
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
Gestão de Tempo diapositivo 19
Prioridades
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
Gestão de Tempo diapositivo 20
Prioridades
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
- A regra dos 80/20
- 80% do teu sucesso virá de 20% do teu trabalho
- Uma boa perspectiva consegue-se com experiência
- Experiência consegue-se através das más perspectivas
Planeamento
Gestão de Tempo diapositivo 21
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
A fazer nº hs Nº /semana Total hs1 – Dormir X7
2 – Comer
3 – Aulas X5
4 – Transportes
5 – Estudo
6 – Desporto
7 – Família
8 – Amigos
9 - Trabalho no computador
10 - Chat, MSN, ICQ, Skipe
11 – Telemóvel
12 – Televisão
13 – Tempo pessoal
14 – Festas
15 – Casa
16 – Associativismo168 hs
Gestão de Tempo diapositivo 23
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
- Com flexibilidade*: Ano Mês Semana Dia
-Dicas*:
-Marcar as actividades fixas, depois restantes
-Consciência das nossas próprias características
(ritmos circadianos)
-Avaliar bem o tempo (nem 8 nem 80)
-Dividir tarefas grandes
-Plano geral – sequenciar
-Aproveitar bem tempos de intervalos
-Espaço para descanso/lazer
-Avaliação e respeito constante
Planeamento
Gestão de Tempo diapositivo 24
“Se falhas a planear, planeias falhar."
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
TO DO lists
Gestão de Tempo diapositivo 25
- Agora sim… as tarefas!
-Dividir as coisas em pequenas tarefas (técnica do queijo-suíço)
- faz as coisas mais difíceis antes*
"Se tens de comer um sapo não fiques a olhar muito para ele e se tiveres de comer mais do que um começa pelo maior"
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
TO DO lists
Gestão de Tempo diapositivo 26
-Planear por escrito o dia:
-De véspera
- estima tempo e define limites razoavelmente
-Não enchas o dia todo (60-20-20)
- Agrega acções semelhantes
- Lembra-te do positivo (diário de sucessos – montra de troféus)
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
Diferentes gestores de tempo
Gestão de Tempo diapositivo 27
Miguel Cabral 4 MED – 7 de Outubro de 2009
Monocrónico (1 de cada vez)
- dedicam-se a uma coisa de cada vez
- concentram-se no seu trabalho
- levam os prazos a sério
- empenham-se no trabalho com preserverança
- não gostam de incomodar os outros
- preferem trabalhar sozinhas
- põem o trabalho em primeiro lugar
- tendem a construir relações de curto prazo
Policrónicos (várias de cada vez)
-Fazem várias coisas ao mesmo tempo
- distraiem-se facilmente
- encaram os compromissos como algo a cumprir se possível
- dedicam-se mais aos outros
- mudam de planos com muita frequência
- valorizam as pessoas à sua volta
- tendem a construir relações de longa duração
-Monocrónico (1 de cada vez)
- planos para além dos horários
- marcar reuniões consigo próprio para criar o tempo que precisa para ti.
- Pensar bem no que se pode delegar, adiar ou cancelar ("Por vezes, o bom é melhor que o óptimo!");
- presta mais atenção às pessoas
Diferentes gestores de tempo - dicas
Gestão de Tempo diapositivo 28
Miguel Cabral 4 MED – 7 de Outubro de 2009
Diferentes gestores de tempo - dicas
Gestão de Tempo diapositivo 29
Miguel Cabral 4 MED – 7 de Outubro de 2009
-Policrónico (várias de cada vez)
-convida a organização a fazer parte da tua vida.
-inspire-se ou peça ajuda a alguém que o possa apoiar na planificação do seu trabalho,
-mais realismo na estimativa de tempo necessário para as tarefas
-divide as tarefas em pequenos passos e define e
-respeita os prazos correlacionando-os com as pessoas.
-Evita a sobrecarga
Ferramentas / Dicas
Gestão de Tempo diapositivo 30
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
- Manter tudo organizado
- “o facto de alguém conseguir trabalhar na desarrumação não significa que a desarrumação seja boa, assim como há pessoas que com 20 kgs de pesos em cima correm mais depressa do que eu”
Randy Paush
- não ter tudo empilhado (factor psicológico)
- bom sistema de arquivo (tocar só uma vez num papel ou mail*...)
-sitio esperado para o arquivo (o papelão também conta)
- O mundo é grande de mais para se ler tudo (reavaliar)
Papelada
Gestão de Tempo diapositivo 31
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
- Altifalante ou auriculares
- Anunciar os objectivos do telefonema no início da conversa
- Não ficar confortável enquanto se fala
-Ter qualquer coisa a fazer depois da chamada
- Telefonar antes da refeição
-Quando se quer desligar:
- Peço desculpa, mas tenho... para fazer
- Desligar enquanto se está a falar (a pessoa pensa que foi abaixo)
Telefone
Gestão de Tempo diapositivo 32
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
- Pergunta-te se é importante para ti o que te estão a pedir.
-Para tentar facilitar o "não" diz que sim se não houver mesmo mais ninguém (certifica-te que continuam à procura)
- Preserva a memória…
Aprender a dizer “Não”
Gestão de Tempo diapositivo 33
"Nada é mais difícil e requer mais personalidade do que dizer um não, de forma clara e sonora"
Kurt Tuholsky
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
-Não só gastamos tempo com as interrupções em si, mas com o voltar ao que se estava a fazer antes de ser interrompido.
-Compilar assuntos de conversa e outras tarefas
-Desligar ou silenciar telemóvel, msn, mails, etc
- 5 minutos são 5 minutos.
Interrupções
Gestão de Tempo diapositivo 34
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
- É incrível o que se descobre!
- Monitorizar em curtos espaços de tempo
- Analisar (o que está a menos, a mais, mal para os outros?)
- Horários das aulas – compactar e intervalos
Diários de tempo
Gestão de Tempo diapositivo 35
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
-É o ladrão do tempo
-“não vai ter de se fazer” ou “dá pa fazer depois”
- gera stress
- tentar arranjar um prazo fictício
- pedir ajuda/ conselhos
Procrastinação
Gestão de Tempo diapositivo 36
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
- Não é igual a despejar
- Tratar bem as pessoas
- Fazer também as piores tarefas nós mesmos
- Dá-se decisão e autoridade (possibilidade de sucesso ou falhanço)
- Ao delegar:
- ser específico no que se pede, prazo, penalização/prémio
Delegar
Gestão de Tempo diapositivo 37
Miguel Cabral 4 MED – 7 de Outubro de 2009
- Delegar até se queixarem ou vermos que querem queixar-se
- A comunicação deve ser clara - passar a escrito (resumo/mail)
- Na delegação dar objectivos e não procedimentos
- Ao delegar dizer a importância da tarefa (escala de 1 a 9, por exemplo)
Desafiar pessoas:
Gestão de Tempo diapositivo 38
Miguel Cabral 4 MED – 7 de Outubro de 2009
- Não deixar que tarefas voltem a nós
- Motivar a quem se delegou
- Reforçar comportamentos positivos com um agradecimento/ recompensa
-Ser ignorante para algumas coisas (assim não somos nós a fazer)
Sociologia
Gestão de Tempo diapositivo 39
Miguel Cabral 4 MED – 7 de Outubro de 2009
- fechar a porta, desligar telefones
- máximo uma hora e meia
- ter sempre uma planificação para a reunião
- no final alguém escrever um resumo breve
Reuniões
Gestão de Tempo diapositivo 40
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
- Agendas / calendários / alertas
- netvibes / podcasts (ouvi mais de 124 horas de podcasts em deslocações no último ano)
- Mails:
- enviar uma tarefa só para uma pessoa (várias não funciona)
- relembrar se não responderem 48hs depois
-cc as pessoas responsáveis
Tecnologias
Gestão de Tempo diapositivo 41
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
- Mail, aviso de ausência:
-Não deixar ficar mensagem
- se importante relembrar dia X
- se for muito importante falar com pessoa Y
- a maioria das vezes, no regresso já está resolvido
Férias
Gestão de Tempo diapositivo 42
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
- O tempo também se compra
- Ter tempo para nós
- Cumprir os nossos compromissos, caso contrário avisar
-Coisas mal feitas = alguém vai ter de fazer de novo
- A perfeição é inimiga da perfeição
- Cria a tua “Arca dos prazeres”
Conselhos gerais
Gestão de Tempo diapositivo 43
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
-Tentar ter alguém que nos dê conselhos e um feedback do que estamos a fazer (honestidade à bruta)
-Tentar facilitar as coisas para não pensar muito:
- bom método de arquivo
- arranjar truques (chaves em cima do PC… para não esquecer o PC)
-Não permitir que uma tarefa atrase as outras em cadeia.
- Mudar aos poucos:
-"Se pensar que consegue, vai conseguir. Se pensar que não consegue, está certo." Henry Ford
Conselhos gerais
Gestão de Tempo diapositivo 44
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
-Stress compensar com desporto, riso, relaxamento, etc
-Eustress – stress positivo
Gerir… mas não demasiado
Gestão de Tempo diapositivo 45
"A arte de ser feliz está nos limites que colocar em si próprio"
Wilhelm Schmid
"A vida é aquilo que acontece enquanto fazemos outras projectos"
John Lennon
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
- Arranjar uma agenda, qualquer que ela seja
- diário de tempo, ou qualquer coisa parecida
- daqui a 30 dias, envio-vos este material
- O que é que mudaram?
Coisas a retirar da formação:
Gestão de Tempo diapositivo 46
Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
Desejo-vos tempo!
Miguel Cabral – V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
Obrigado pela atenção!
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