A avaliao do desempenho um instrumento de apoio gesto e um factor de mobilizao em torno da misso dos servios e organismos e por isso deve ser visto como um estmulo ao desenvolvimento das pessoas e melhoria da qualidade dos servios.

Suzana Alves da Silva Toscano Secretria de Estado da Administrao Pblica

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3

1.

Enquadramento Geral do Sistema de Avaliao do Desempenho

1.1. OBJECTIVOS DO SISTEMA DE AVALIAO DO DESEMPENHO

1.2. CICLO ANUAL DE GESTO

1.3. MBITO DE APLICAO

1.4. CARACTERSTICAS GERAIS DO PROCESSO DE AVALIAO

1.1. OBJECTIVOS DO SISTEMA DE AVALIAO DO DESEMPENHO

O Sistema Integrado de Avaliao do Desempenho para a Administrao Pblica (SIADAP) enquadra-se no processo de reforma assente nos objectivos de QUALIDADE E EXCELNCIA, LIDERANA e RESPONSABILIDADE e MRITO e QUALIFICAO. A gesto do desempenho um instrumento fundamental na promoo de uma cultura de mrito, no desenvolvimento dos funcionrios e na melhoria da qualidade dos servios prestados ao cidado, sociedade civil, empresas e comunidades. Neste sentido, foi aprovada a Lei n. 10/2004, de 22 de Maro, e respectiva regulamentao que tem os seguintes objectivos essenciais: Desenvolver uma cultura de gesto orientada para resultados com base em objectivos previamente estabelecidos;

Mobilizar os funcionrios em torno da misso essencial do servio, orientando a sua actividade em funo de objectivos claros e critrios de avaliao transparentes;

Reconhecer o mrito, assegurando a diferenciao e valorizao dos diversos de nveis de desempenho;

Promover a comunicao eficaz entre hierarquias, estabelecendo como instrumentos essenciais no processo de avaliao do desempenho a entrevista anual e a auto-avaliao;

Fomentar o desenvolvimento profissional dos funcionrios, atravs da identificao de necessidades de formao, a considerar necessariamente na elaborao dos planos de formao dos servios.

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1.2. CICLO ANUAL DE GESTO

O Sistema de Avaliao do Desempenho integra-se no ciclo anual de gesto de cada servio e organismo da Administrao Pblica.

Este ciclo anual de gesto integra as seguintes fases:

Elaborao do plano de actividades para o ano seguinte, de acordo com os objectivos estratgicos, as atribuies orgnicas e os meios financeiros e humanos existentes;

Definio dos objectivos de cada unidade orgnica a prosseguir no ano seguinte;

Definio dos objectivos a atingir por cada trabalhador e/ou equipa no ano seguinte;

Avaliao dos desempenhos;

Elaborao do relatrio de actividades.

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1.3. MBITO DE APLICAO

Numa primeira fase o desenvolvimento do SIADAP ficou dependente de regulamentao, aplicando-se esta no mbito dos servios e organismos da Administrao Directa do Estado e Institutos Pblicos:

Aos funcionrios, agentes e demais trabalhadores, independentemente do ttulo jurdico da relao de trabalho, desde que no disponham de um sistema de Avaliao do Desempenho especifico;

Aos dirigentes de nvel intermdio.

Os Institutos Pblicos podero adaptar esta regulamentao sua situao especfica atravs dos respectivos estatutos. Os servios e organismos em cujos quadros de pessoal se prevejam corpos e carreiras especiais que disponham de um sistema de avaliao do desempenho especfico devem promover a adaptao do SIADAP s suas situaes particulares mediante regulamentao prpria. O SIADAP ser aplicado Administrao Local e Administrao Regional Autnoma atravs de decreto regulamentar e decreto regulamentar regional respectivamente, que ter em considerao as especificidades particulares destas Administraes. O SIADAP , assim, transversal a toda a Administrao Pblica nos seus princpios, componentes e regras gerais, garantindo a equidade interna do sistema e a coerncia integrada do processo de melhoria na qualidade do servio ao cidado.

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1.4.1 Requisito de Aplicao Exerccio efectivo de funes durante o perodo mnimo de 6 meses. 1.4.2. Periodicidade Anual, integra-se no ciclo anual de gesto de cada servio ou organismo e reporta-se ao tempo de servio prestado e no avaliado do ano civil anterior. 1.4.3. Confidencialidade Todos os intervenientes no processo de avaliao do desempenho esto sujeitos ao dever de sigilo, excepto o avaliado relativamente sua avaliao.

1.4.4. Diferenciao do Mrito Garantida atravs da fixao de percentagens mximas para as seguintes classificaes:

! Muito Bom 20% ! Excelente 5%

Estas percentagens so aplicadas a cada servio ou organismo, da seguinte forma:

! Equitativamente aos diferentes grupos profissionais, quando o nmero de avaliados por grupo profissional superior a 20;

! Atravs da agregao dos grupos profissionais, quando o nmero de

avaliados por grupo profissional inferior a 20. 1.4.5. Reporte Cada organismo responsvel pela apresentao de um relatrio anual dos resultados da Avaliao do Desempenho, geral e por grupos profissionais.

1.4. CARACTERSTICAS GERAIS DO PROCESSO DE AVALIAO

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2. Processo de Avaliao do Desempenho

2.1. CARACTERIZAO DO PROCESSO DE AVALIAO

2.2. MAPA ESQUEMTICO DO PROCESSO DE AVALIAO

2.3. AVALIAO EXTRAORDINRIA

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FASE 1: DEFINIO DE OBJECTIVOS

A definio dos objectivos um processo coerente com os objectivos e plano de actividades dos servios e organismos e a misso da unidade orgnica. Os avaliadores e avaliados acordam na definio dos objectivos, indicadores de medida, valores e respectiva ponderao. Os objectivos so fixados na Ficha de Avaliao do Desempenho, que assinada por avaliador e avaliado.

Fevereiro do ano N

FASE 2: REVISO DE OBJECTIVOS

A reviso dos objectivos pode ocorrer, devendo porm assumir-se como de carcter excepcional. Esta reviso deve obedecer aos mesmos procedimentos que a definio dos objectivos.

Excepcional

FASE 3: AUTO-AVALIAO

Tem carcter preparatrio da avaliao e no constitui componente vinculativa da avaliao a atribuir pelo avaliador. Tem como objectivo principal envolver o avaliado no processo de avaliao e fomentar o relacionamento com o superior hierrquico, de modo a identificar oportunidades de desenvolvimento profissional.

A partir de 5 de Janeiro do ano N+1

FASE 4: AVALIAO PRVIA

O avaliador procede avaliao prvia dos funcionrios sob a sua responsabilidade, que apresenta em reunio de harmonizao das avaliaes.

Entre 5 e 20 de Janeiro

FASE 5: HARMONIZAO DAS AVALIAES

A reunio do Conselho Coordenador da Avaliao tem em vista a harmonizao das avaliaes e a validao das propostas de avaliao final correspondentes s quotas de mrito e excelncia.

Entre 21 e 31 de Janeiro

2.1 CARACTERIZAO DO PROCESSO DE AVALIAO

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10

FASE 6: ENTREVISTA DE APRECIAO DE DESEMPENHO

Consiste na reunio anual entre avaliador e avaliado, em que se comunicam e analisam a auto-avaliao e os resultados da avaliao. Nesta mesma entrevista so definidos os objectivos para o novo ano, retomando a Fase 1 do processo.

Fevereiro

FASE 7. HOMOLOGAO

Aprovao final das avaliaes por parte do dirigente mximo do organismo.

At 15 de Maro

FASE 8. RECLAMAO E DECISO FINAL

Os avaliados podem apresentar reclamao da avaliao efectuada ao dirigente mximo do servio. O dirigente mximo do servio decidir da reclamao apresentada depois de ouvido o Conselho de Coordenao de Avaliao, sobre a mesma.

Apresentao 5 dias teis aps homologao Deciso 15 dias teis aps a apresentao de reclamao

FASE 9. RECURSO

Da deciso do dirigente mximo do servio sobre a reclamao, pode haver lugar a recurso hierrquico para o membro do Governo competente. O recurso no pode fundamentar-se na comparao entre resultados de avaliaes.

Apresentao 5 dias teis aps deciso da reclamao Deciso 15 dias teis aps recursos

FASE 10. DIVULGAO DOS RESULTADOS

Os resultados globais da avaliao so divulgados, salvaguardando a confidencialidade nominal das avaliaes. Cabe s Secretarias-Gerais elaborar um relatrio sntese sobre a aplicao do sistema de avaliao do desempenho ao nvel do respectivo Ministrio. Com aqueles relatrios ser constituda uma base de dados especfica do sistema de Avaliao do Desempenho, cuja gesto caber DGAP. Compete ainda DGAP elaborar um relatrio global sobre a aplicao do sistema de avaliao, com base no qual ser definida a poltica de emprego pblico e o desenvolvimento de um sistema integrado de gesto dos recursos humanos.

Encerramento a 30 de Abril

2.2 MAPA ESQUEMTICO DO PROCESSO DE AVALIAO

FASES INTERVENIENTES ACO DATA OBJECTIVO

AUTO-AVALIAO

AVALIADO

Preenchimento de ficha de auto-avaliao

Aps 5 de Janeiro Apresentao ao avaliador na entrevista em Fevereiro

AVALIAO PRVIA

AVALIADOR

Preenchimento das fichas de Avaliao do Desempenho

Entre 5 e 20 de Janeiro

Para apresentao nas reunies de harmonizao das avaliaes (CCA)

HARMONIZAO DAS AVALIAES DE DESEMPENHO

CONSELHO DE COORDENAO DA AVALIAO (CCA)

Reunies Entre 21 e 31 de Janeiro

Harmonizao das avaliaes/validao das propostas de avaliao final correspondentes s percentagens mximas de mrito e excelncia

ENTREVISTA AVALIADORES/ AVALIADOS Entrevista com o avaliado

Durante o ms de Fevereiro

1- Analisar a auto-avaliao; 2- Dar conhecimento ao avaliado da avaliao feita pelo avaliador; 3- Estabelecer os objectivos para o ano

HOMOLOGAO DIRIGENTE MXIMO DO SERVIO

Homologao das avaliaes de desempenho ordinrias

At 15 de Maro Deciso sobre a avaliao

AVALIADO Eventual apresentao de reclamao

No prazo de 5 dias teis aps tomar conhecimento da homologao

Contestao da classificao atribuda.

Pede parecer prvio ao CCA

Apreciao da reclamao

RECLAMAO (eventual)

DIRIGENTE MXIMO DO SERVIO Deciso sobre a

reclamao No prazo mximo de 15 dias teis Deciso final

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FASES INTERVENIENTES ACO DATA OBJECTIVO

AVALIADO

Eventual recurso hierrquico para o membro do governo competente

No prazo de 5 dias teis aps tomar conhecimento da deciso sobre a reclamao

Contestao da classificao atribuda

RECURSO HIERRQUICO (eventual)

MEMBRO DO GOVERNO COMPETENTE

Deciso sobre o recurso hierrquico

No prazo de 10 dias teis aps a data de interposio do recurso

Apreciao da reclamao e deciso final

FIM DO PROCESSO DE AVALIAO 30 de Abril

ORGANISMO

Apresenta ao membro do governo da tutela o relatrio anual dos resultados da avaliao do desempenho

No final do perodo de avaliao

Controlar o cumprimento das regras de avaliao.

MONITORIZAO E CONTROLO

SECRETARIAS-GERAIS

Elaboram um relatrio sntese sobre a forma como o sistema de avaliao foi aplicado no seu Ministrio

Depois de recebidos os relatrios dos Organismos da tutela

Permitir a viso integrada da aplicao do sistema

ORGANISMOS E SECRETARIAS-GERAIS

Remetem em suporte electrnico os relatrios DGAP que so o suporte da Base de Dados

Imediatamente, aps a elaborao dos relatrios-sntese

Constituio de uma Base de Dados

Constitui uma base de dados especfica do SIADAP

Em actualizao permanente

Suporte ao relatrio global de avaliao do desempenho

BASE DE DADOS ESPECIFICA DO SISTEMA DE AVALIAO DGAP

Elabora o relatrio global sobre a aplicao do sistema de avaliao do desempenho

Anualmente, durante o 3 trimestre

Servir de suporte definio da poltica de emprego pblico e implementao de um sistema de gesto e desenvolvimento de RH

2.3 AVALIAO EXTRAORDINRIA

O processo de avaliao do desempenho, pode revestir a modalidade de avaliao extraordinria, quando o requisito de 6 meses de contacto funcional entre avaliado e avaliador se cumpra at 30 de Junho do ano em que feita a avaliao. A avaliao extraordinria tem as seguintes especificidades:

Os interessados devem solicitar essa avaliao por escrito ao dirigente mximo do servio no decurso do ms de Junho;

O preenchimento da ficha de auto-avaliao feito nos primeiros 5 dias teis do ms de Julho;

seguida toda a tramitao prevista para a avaliao ordinria, excepto nas datas a fixadas, devendo observar-se os intervalos temporais entre cada fase do processo.

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3 Componentes do Sistema de Avaliao do Desempenho

3.1. OBJECTIVOS 3.2. COMPETNCIAS 3.3. ATITUDE PESSOAL 3.4. AVALIAO GLOBAL 3.5. OUTRAS INFORMAES

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3.1 OBJECTIVOS

3.1.1 O que so objectivos? Os Objectivos so os resultados/metas devidamente mensurveis, relacionados com o desenvolvimento de uma actividade especfica, desempenhada por um funcionrio ou por uma equipa num determinado perodo de tempo. Tm em vista avaliar os contributos individuais para a concretizao dos resultados previstos.

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3.1.2 Que Princpios considerar na definio de objectivos? A definio de objectivos deve ter em conta trs princpios fundamentais: Princpio 1 Definio em coerncia com a misso da unidade orgnica. Os objectivos devem ser definidos do topo para a base da estrutura organizacional, em coerncia com o Plano de Actividades do servio ou organismo e tendo em considerao a misso da unidade orgnica. Assegura-se assim a coerncia entre os resultados da avaliao individual dos funcionrios e os resultados obtidos pelo servio ou organismo no cumprimento dos seus objectivos globais. Princpio 2: Focalizao nos resultados prioritrios: Os objectivos devem estar directamente associados aos resultados considerados mais relevantes no perodo de avaliao, pelo que o nmero de objectivos a definir limitado a um mnimo de trs e a um mximo de cinco objectivos. Princpio 3: Articulao entre objectivos de equipa e objectivos individuais A definio de objectivos para cada funcionrio deve considerar no s o desempenho individual, mas igualmente o compromisso com objectivos de equipa

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Nmero de objectivos:Nmero de objectivos:

Objectivos de Equipa - Responsabilidade Partilhada

Objectivos Individuais - Responsabilidade Individual

Correspondem aos principais objectivos da hierarquia;

Visam promover o compromisso partilhado dosresultados, fomentando o trabalho de equipa;

Minimo 1

Correspondem aos objectivos em que o colaborador o principal responsvel, respondendo pelos resultados obtidos;

Visam fomentar a responsabilizao pelos resultadosobtidos, promovendo o compromisso individual doscolaboradores;

Entre 2 e 4.

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3.1.3 Como definir Objectivos? A definio de objectivos assenta em cinco regras fundamentais. Regra 1: Os objectivos devem traduzir-se em resultados e no em actividades. Os objectivos devem corresponder aos resultados esperados do funcionrio, e no s actividades que caracterizam a sua funo. Pretende-se orientar e responsabilizar os funcionrios para os resultados da sua funo, reconhecendo o desempenho efectivamente demonstrado na sua obteno.

O que so actividades e no so objectivos O que so objectivos

Elaborar o plano de actividades Nvel de cumprimento dos planos de actividades, com qualidade.

Gerir o oramento Reduo de custos em %

Participar em projectos internos Nvel de cumprimento dos resultados previstos inicialmente para o projecto

Regra 2: Os objectivos devem estar definidos no tempo Pretende-se que os objectivos sejam especficos para cada funcionrio durante o perodo de avaliao. Neste sentido, os objectivos devem incluir os prazos estimados para a respectiva realizao. Regra 3: Os objectivos devem estar associados a uma meta Cada objectivo deve estar, sempre que possvel, associado a uma mtrica quantitativa que seja do conhecimento do avaliador e avaliado. com base nesta mtrica que ser definida uma meta para cada objectivo. A definio de metas um processo fundamental de forma a: Clarificar os nveis de exigncia requeridos no cumprimento do objectivo;

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Tornar mais transparente o processo de avaliao; Possibilitar um acompanhamento contnuo por parte do avaliado, ao nvel da realizao do

objectivo ao longo do ano, para que possa tomar medidas correctivas em caso de incumprimento.

Questes chave na identificao de objectivos

Exemplos de Objectivos definidos no tempo e associados a metas

Em que medida o funcionrio ou a equipa ir contribuir este ano para a qualidade do servio prestado e satisfao do cidado?

Reduo do nmero de reclamaes em 20% no segundo semestre do ano;

Reduo do tempo mdio de atendimento de 2 horas para 1 hora at Outubro de 2004.

Em que medida o funcionrio ou a equipa ir contribuir este ano para a melhoria dos resultados financeiros?

Reduo dos custos por processo em 10% at ao final do ano

Em que medida o funcionrio ou a equipa ir contribuir este ano a melhoria da produtividade interna?

Aumento da produo por funcionrio em 12% at ao final do ano;

Reduo do nmero de erros no desenvolvimento da actividade, passando de 3 por 100 processos tratados, para 2 por 100 processos tratados at Junho 2004.

Em que medida ir o dirigente contribuir este ano o desenvolvimento profissional dos seus colaboradores?

Aumento de 2 horas de formao por colaborador at ao final do ano.

O que fazer quando no possvel definir uma meta especfica? Caso tal no seja possvel, o avaliador deve determinar qual o nvel de exigncia requerido para o objectivo, fazendo exemplificaes e clarificando como ele ser avaliado no final do ano. Regra 4: A definio das metas deve ser ambiciosa, mas realista, devendo o indicador de medida possibilitar o exceder do objectivo A definio de metas pressupe um equilbrio entre ambio e possibilidade de cumprimento do objectivo. Uma meta realista pressupe a possibilidade de os objectivos serem alcanados. Uma meta realista e ambiciosa pressupe que no ser alcanada por alguns funcionrios e que ser superada por poucos. Neste sentido, importa que a definio dos objectivos assente em indicadores que permitam que o mesmo objectivo seja excedido, numa ptica de melhoria contnua.

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Tal situao requer por isso ateno na seleco dos indicadores.

Exemplos de objectivos que no podem ser excedidos

Exemplos de objectivos que podem ser excedidos

Cumprimento dos planos de actividades

Nvel qualidade e eficcia na aplicao e desenvolvimento do Plano de Actividades;

Cumprimento do oramento Reduo de custos;

Cumprimento dos processos e regras de servio definidas.

Melhoria dos tempos de resposta e de satisfao dos destinatrios do servio, aumento da produtividade ou reduo do nmero de reclamaes.

Regra 5: Para cada objectivo deve ser atribuda uma ponderao de acordo com a respectiva relevncia Para cada objectivo deve o avaliador determinar a respectiva ponderao na avaliao global de objectivos, no devendo cada objectivo ter uma ponderao inferior a 15% ou 20%, consoante tenham sido fixados respectivamente em cinco, ou menos objectivos. A atribuio de ponderao aos diversos objectivos no incio do ano permite que o avaliado saiba antecipadamente qual o objectivo que vai exigir mais empenho da sua parte, por ser o mais valorizado no final.

3.1.4 Como Avaliar os Objectivos? No final do ano, caber ao avaliador efectuar a avaliao dos objectivos definidos no incio do perodo de avaliao, tendo em conta a mtrica definida. Neste sentido a avaliao de cada objectivo deve ter em considerao a seguinte escala de avaliao:

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Superou claramente o objectivo

Cumpriu com o objectivo

No cumpriu o objectivo

5

3

1

O resultado da avaliao final dos objectivos ser igual mdia ponderada da avaliao dos diferentes objectivos, expressa em nmeros inteiros.

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3.1.5 Exemplos de Objectivos No sentido de apoiar os avaliadores na definio de objectivos, apresentam-se de seguida alguns exemplos. Estes exemplos tm um carcter de suporte e no vinculativo, devendo cada avaliador adaptar ou criar novos objectivos de acordo com as diferentes realidades das funes, bem como o plano de actividades definido.

GRUPOS PROFISSIONAIS: TCNICO SUPERIOR E TCNICO:

rea de recursos humanos formao:

Aumento do nmero de horas de formao por funcionrio em x%;

Nvel de satisfao dos formandos relativamente s aces de formao de x%, de acordo com questionrio aplicado no final das aces;

Garantia de um nvel de participao nas aces de formao de x% do pessoal;

Reduo do custo mdio por aco de formao em x%;

Aumento da percentagem de aces de formao dadas por formadores internos em x%.

Apresentao de x propostas de melhoria dos processos administrativos do servio, com implementao no presente ano;

Apresentao dos mapas de formao at ao dia x de cada ms;

rea financeira

Garantir a elaborao do oramento at ao dia x;

Reduo dos pedidos de re-cabimentao face s rubricas inicialmente previstas em x%;

Reduo dos desvios oramentais em x%;

Reduo dos custos em x%;

Reduo do nmero de erros de registo em x%;

Desenvolvimento e implementao de x novos indicadores de actividade at ao dia X;

Melhoria da qualidade dos relatrios de actividade, de acordo com critrios de avaliao acordados com a chefia;

Apresentao dos relatrios de actividade at ao dia x de cada ms;

Apresentao de x propostas de melhoria dos processos administrativos do servio, com implementao no presente ano.

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rea jurdica

Reduo do nmero de processos pendentes em x%;

Reduo do tempo mdio de pendncia dos processos em x%;

Garantia que x% dos pareceres cumprem os prazos acordados no momento de solicitao;

Nvel de qualidade mdia dos pareceres apresentados, de acordo com critrios acordados com a chefia relativamente a cada tipologia de parecer;

Nmero de estudos apresentados, ponderado pelo respectivo impacto e complexidade;

Apresentao dos relatrios de actividade at ao dia x de cada ms;

Apresentao de x propostas de melhoria dos processos administrativos do servio, com implementao no presente ano.

Actividades por Projectos:

No que respeita ao pessoal tcnico superior e tcnico frequente que os respectivos objectivos estejam relacionados com projectos que desenvolvem no incio do ano. Sendo este o caso, recomenda-se que, para cada projecto, seja elaborada uma grelha de avaliao que considere;

Decomposio do projecto em actividades chave;

Cada actividade chave pode ser avaliada em termos de custo, qualidade e cumprimento de prazos, sendo que os critrios de qualidade devem ser acordados inicialmente com a chefia;

A avaliao final do projecto pode ser igual mdia aritmtica ou ponderada de cada actividade;

Objectivo para o sistema de avaliao ser o desenvolvimento do projecto com avaliao de x.

Exemplo: Projecto XX

Actividades Ponderao Avaliao Actividade 1 20% 3 Actividade 2 40% 5 Actividade 3 20% 1 Actividade 4 20% 3 Total 100% 3,4*

Escala: 1 No cumpriu 3 Cumpriu custo e prazo 5 Cumpriu prazo, qualidade e custo

* mdia ponderada

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GRUPOS PROFISSIONAIS TCNICO PROFISSIONAL E ADMINISTRATIVO:

rea de pessoal:

Reduo do tempo mdio de actualizao do cadastro de pessoal, sempre que se registam alteraes individuais, para x dias;

Reduo do nmero de erros no registo dos dados de cadastro em x% tendo por base auditorias semestrais;

Reduo do nmero de reclamaes com contencioso por concurso concludo em x%;

Apresentao de x propostas de melhoria dos processos administrativos do servio, com implementao no presente ano;

Reduo do nmero de erros de contagens de tempos para clculo da assiduidade em x%;

Reduo do nmero de acertos no processamento salarial em x%;

Apresentao dos mapas de pessoal at ao dia x de cada ms;

Antecipao da data de processamento salarial para o dia x de cada ms;

Reduo em x dias o tempo mdio do processamento salarial.

Reduo em x% do nmero de informaes no sancionadas.

rea de contabilidade

Reduo do nmero de erros de classificao e conformidade legal das despesas em x%;

Reduo em x dias do tempo mdio de processamento de despesas;

Apresentao dos balancetes de execuo oramental at ao dia x de cada ms;

Apresentao de x propostas de melhoria dos processos administrativos do servio, com implementao no presente ano;

Fornecer os elementos necessrios elaborao do oramento at ao dia x.

rea de aprovisionamento e patrimnio

Reduo do nmero de reclamaes justificadas em x%;

Aumento da taxa de sucesso nas negociaes de compras, atravs do aumento da taxa de descontos em x%;

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Reduo do tempo de resposta a encomendas desde a respectiva solicitao, em x dias;

Melhoria dos sistemas de conservao de patrimnio, com impacto na reduo do nmero de solicitaes em x%;

Reduo em x% dos nveis de reincidncias de solicitaes pelo mesmo motivo;

Reduo das rupturas de stocks em x%;

Apresentao dos mapas de actividade at ao dia x de cada ms;

Apresentao de x propostas de melhoria dos processos administrativos do servio, com implementao no presente ano;

Reduo do nmero de reclamaes em x%;

rea de secretariado

Reduo do nmero de erros de agendamento em x%;

Reduo do tempo mdio de resposta a solicitaes em X;

Garantir a actualizao do arquivo at ao dia x de cada ms;

Reduo do nmero de erros no encaminhamento e distribuio de informao em x%;

Melhoria da qualidade das actas das reunies, de acordo com critrios de avaliao acordados com a chefia;

Apresentao de x propostas de melhoria dos processos administrativos do servio, com implementao no presente ano;

Acompanhamento dos compromissos agendados, com x% de erros;

Cumprimento das regras de pontualidade.

GRUPOS PROFISSIONAIS OPERRIO E AUXILIAR:

A identificao dos objectivos para os grupos profissionais operrio e auxiliar depender muito da natureza das actividades que desenvolvem, podendo ser considerados algumas referncias genricas, tais como:

Melhoria do tempo mdio de resposta a solicitaes em x horas;

Melhoria da qualidade da resposta, tendo em consideraes critrios de avaliao acordados com a chefia;

Reduo do nmero de reclamaes ou ocorrncias em x%;

Reduo do nmero de no conformidades em x%;

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Apresentao de X propostas de melhoria dos processos, com implementao no presente ano;

Cumprimento das regras de pontualidade.

Seleccionando funes especficas, podem ser identificados outros tipos de indicadores.

Motoristas:

Minimizao dos consumos por km em x;

Reduo do nmero de intervenes mecnicas por km;

Melhoria do estado de limpeza dos veculos, de acordo com critrios definidos pela chefia;

Garantia de bom estdio de conservao das viaturas, de acordo com critrios definidos pela chefia;

Cumprimento dos horrios estipulados.

3.2 COMPETNCIAS COMPORTAMENTAIS

3.2.1 O que so Competncias Comportamentais? As Competncias so as caractersticas pessoais que diferenciam os nveis de desempenho de uma funo. Pretende-se assim valorizar no s os resultados obtidos (em funo de objectivos), mas tambm a forma como foram alcanados (competncias demonstradas) no sentido de promover as condies geradoras de nveis elevados de desempenho a mdio e longo prazo.

26

27

3.2.2 Quais as regras na avaliao de competncias? A avaliao das competncias tem em conta aos seguintes elementos: 1: Definio prvia dos perfis de competncias por parte da Administrao Pblica. Para cada um dos grupos profissionais, foi definido o respectivo Perfil de Competncias, o qual consta das respectivas fichas de avaliao, que considera os comportamentos requeridos para o desempenho da funo. Os perfis de competncias definidos consideram um mnimo de 4 competncias e mximo de 6 competncias, em funo dos diferentes grupos profissionais

2: Ponderao de Competncias O avaliador deve determinar qual a importncia relativa de cada competncia, por grupo profissional, no mbito da respectiva unidade orgnica, numa perspectiva de valorizao dos comportamentos mais relevantes para o desempenho daquela funo naquele servio. A ponderao de cada competncia no pode ser inferior a 10%. A fixao da ponderao das competncias deve ser efectuada no incio do ano e dela ser dado conhecimento ao avaliado

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- 4 Muito Bom: Supera o modelo de comportamentos definido para a competncia, revelando grande qualidade de desempenho e uma actuao activa, contribuindo para a qualidade do servio.

3.2.3 Como Avaliar Competncias? No final do ano, caber ao avaliador efectuar a avaliao das competncias quantificando o conjunto de comportamentos que as constituem de acordo com a seguinte escala de avaliao:

- 5 Excelente: Excede claramente o modelo de comportamentos definido para a competncia, destacando-se no conjunto de funcionrios da mesma categoria por um desempenho especialmente relevante, contribuindo significativamente para a melhoria do servio.

- 3 Bom: Enquadra-se no modelo de comportamentos definido para a competncia, revelando capacidade de desempenho e actuando de forma positiva, contribuindo assim para a qualidade do servio.

- 2 Necessita de desenvolvimento: No atinge o modelo de comportamentos definido para a competncia, actuando de modo irregular e varivel, revelando algumas dificuldades de desempenho.

- 1 Insuficiente: Est claramente abaixo do modelo de comportamentos definido para a competncia, evidenciando deficincias graves de desempenho e revelando comportamentos desadequados funo.

A avaliao de competncias ser efectuada no final do perodo de avaliao, devendo o resultado ser igual mdia ponderada do resultado das diferentes competncias, expressa em nmeros inteiros.

3.3 ATITUDE PESSOAL

3.3.1 O que a atitude pessoal? Esta componente do sistema destina-se a permitir uma apreciao geral da forma como a actividade foi desempenhada pelo funcionrio. Traduz a vontade pessoal do funcionrio para alcanar desempenhos superiores, incluindo aspectos como o esforo realizado, o interesse e empenho e a motivao demonstrada no desempenho da funo. Pretende-se que esta componente permita ao avaliador efectuar uma apreciao global do avaliado, de acordo com a atitude manifestada por este ao longo do ano.

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3.3.2 Como Avaliar a Atitude Pessoal? No final do ano, caber ao avaliador efectuar a avaliao da Atitude Pessoal, de acordo com a seguinte escala de avaliao:

5 Excelente: Evidenciou uma notvel dinmica na prossecuo dos objectivos, demonstrou sempre elevado interesse em aprofundar os seus conhecimentos, distinguiu-se por manter um elevado nvel de motivao pessoal, assim como elevados padres de exigncia em relao quilo que faz, mantm excelentes relaes interpessoais com os colegas e promove acentuadamente o esforo da equipa a que pertence, destacando-se claramente como uma referencia no grupo de trabalho.

4 Muito Bom: Demonstrou grande dinmica na prossecuo dos objectivos, manifestou muito interesse em aprofundar os seus conhecimentos, manteve um alto nvel de motivao pessoal, assim como altos padres de exigncia em relao quilo que faz, mantm muito boas relaes interpessoais com os colegas e fomenta activamente o esforo da equipa a que pertence. 3 Bom: Revelou dinamismo na prossecuo dos objectivos e evidenciou interesse em aprofundar os seus conhecimentos, manteve um bom nvel de motivao pessoal, assim como bons padres de exigncia em relao quilo que faz, mantm boas relaes interpessoais com os colegas e fomenta do esforo da equipa a que pertence. 2 Necessita de desenvolvimento: Revelou pouca dinmica na prossecuo dos objectivos, no manifestou interesse em aprofundar os seus conhecimentos e melhorar as suas competncias, demonstrou um baixo nvel de motivao pessoal, assim como baixos padres de exigncia em relao quilo que faz, tem uma relao cordial com os colegas e participa do esforo da equipa a que pertence. 1 Insuficiente: Revelou passividade e negligencia na prossecuo dos objectivos, manifestou desinteresse em aprofundar os seus conhecimentos e melhorar as suas competncias, evidenciou falta de motivao pessoal, assim como indiferena em relao quilo que faz, tem dificuldades de relacionamento com os colegas e de integrao nas equipas de trabalho.

A avaliao efectuada deve ser expressa em nmeros inteiros e devidamente fundamentada com um parecer qualitativo sobre a atitude demonstrada pelo funcionrio ao longo do ano.

3.4 AVALIAO GLOBAL DO DESEMPENHO

A Avaliao Global do Desempenho do funcionrio determinada pelos resultados obtidos nas componentes Objectivos, Competncias e Atitude Pessoal, afectado por um coeficiente de ponderao. Nesse sentido, os coeficientes de ponderao a aplicar so:

Grupos de pessoal Objectivos Competncias Atitude pessoal

Dirigente 75% 25% NA

Tcnico Superior e Tcnico 60% 30% 10%

Tcnico profissional e Administrativo 50% 40% 10%

Operrio 40% 50% 10%

Auxiliar 20% 60% 20%

A Avaliao Global exprime-se na seguinte escala qualitativa:

Excelente de 4,5 a 5; Muito Bom de 4 a 4,4; Bom 3 a 3,9; Necessita Desenvolvimento 2 a 2,9; Insuficiente 1 a 1,9.

Sempre que a Avaliao Global apurada corresponder s classificaes de Muito Bom ou Excelente deve o respectivo avaliador:

Justificar a sua atribuio; Identificar os factores que para tal contriburam.

Quando a classificao for o Excelente o avaliador deve ainda:

Identificar os contributos relevantes para o servio, a incluir na base de dados sobre boas prticas.

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3.5 OUTRAS INFORMAES

O sistema de avaliao do desempenho permite ainda identificar as necessidades de formao e desenvolvimento dos funcionrios, de forma a facilitar e adequar o Plano de Formao dos servios ou organismos s necessidades reais dos funcionrios. Neste sentido, no final da avaliao devem ser identificados at trs tipos de aces de formao (mximo), a frequentar pelo avaliado como suporte ao seu desenvolvimento profissional.

A identificao das necessidades de formao dever ter em conta os seguintes princpios:

Direccionada para as necessidades dos funcionrios e para as exigncias das funes que desempenham;

Focalizada nas prioridades de desenvolvimento, pelo que s devero ser identificadas no mximo trs propostas por funcionrio;

No devem ser assumidas como um vnculo do servio ou organismo sua concretizao imediata, mas sim como uma proposta;

Devem porm ser consideradas na elaborao do Plano de Formao Anual dos servios ou organismos.

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4 Fases Chave do Processo de Avaliao do Desempenho

4.1. DEFINIO DE OBJECTIVOS 4.2. AUTO-AVALIAO 4.3. AVALIAO PRVIA 4.4. HARMONIZAO DAS AVALIAES 4.5. ENTREVISTA DE AVALIAO DO

DESEMPENHO

33

4.1 DEFINIO DE OBJECTIVOS

No incio do ano, o avaliador tem um papel fundamental na determinao dos objectivos com o avaliado, devendo assim conhecer e aplicar as regras e princpios definidas no presente manual. Para apoiar o avaliador apresenta-se de seguida um quadro resumo das principais questes a levantar:

Questes chave Aspectos a ter em considerao

Relativamente aos princpios

Os objectivos foram definidos de acordo com os Planos de Actividades e a Misso da Unidade Orgnica?

O Plano de Actividades do Organismo foi devidamente

comunicado? A Misso da Unidade Orgnica est clara?

Os objectivos representam um compromisso do avaliado?

Que razes estiveram na base da no concordncia do

avaliado? As questes residem nos indicadores ou nas metas? Como foram comunicados os objectivos?

O avaliado tem conscincia da importncia de cumprir os

objectivos e metas definidas, tendo em considerao os objectivos do organismo e da unidade orgnica?

Os objectivos focam-se nos resultados prioritrios?

Sentiu-se necessidade de definir mais do que cinco

objectivos? Eram todos prioritrios? E, em caso afirmativo, no ser possvel agregar dois ou trs objectivos num s?

Existem pelo menos trs objectivos?

Existe um equilbrio entre objectivos individuais e de equipa

O funcionrio compreendeu a importncia dos objectivos de

equipa na melhoria do servio como um todo? Existe pelo menos um objectivo de equipa e dois objectivos

individuais?

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35

Questes chave Aspectos a ter em considerao

Relativamente s regras de definio de objectivos

Os objectivos focam-se em resultados e no em actividades?

Foram identificados os principais resultados esperados do

funcionrio, como contributo para a qualidade do servio, melhoria dos resultados financeiros, excelncia dos processos?

Os objectivos esto definidos no tempo?

A cada objectivo corresponde um prazo de produo de

resultados?

Os objectivos esto associados a metas?

Conseguimos medir aquilo que queremos? Se no, o que

vamos fazer para, no futuro, medir? E hoje, as expectativas e nveis de exigncia de desempenho ficaram claros?

Os indicadores existentes no so credveis? O que fazer

para os tornar credveis? Com base em que critrios foram definidas as metas

histrico, necessidades de evoluo do servio,...?

Os objectivos so ambiciosos mas realistas?

A meta realista pressupe a possibilidade de os

objectivos serem alcanados? A meta ambiciosa pressupe que no ser alcanada por

alguns funcionrios e que ser superada por poucos?

Foram definidas ponderaes para cada objectivo?

Existe um equilbrio nas ponderaes de objectivos, de

acordo com a respectiva relevncia? A ponderao no inferior a 15% ou 20% em caso de

existirem quatro ou cinco objectivos respectivamente?

. 4.2 AUTO-AVALIAO

A auto-avaliao a apreciao que o funcionrio faz do seu prprio desempenho de acordo com as mesmas referncias que o avaliador tem objectivos, metas, comportamentos, ponderaes, etc.. Princpios base da auto-avaliao:

A auto-avaliao deve referir os aspectos positivos e as necessidades de melhoria ao nvel dos objectivos individuais definidos;

A auto-avaliao deve identificar os pontos fortes e as necessidades de desenvolvimento ao nvel das competncias individuais;

A auto-avaliao deve apontar as principais necessidades e aces de formao.

A auto-avaliao no se sobrepe avaliao da chefia, mas a sua apresentao na entrevista de avaliao visa apoiar a participao do avaliado no processo de avaliao e facilitar a comunicao entre o avaliado e o respectivo superior hierrquico.

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4.3 AVALIAO PRVIA DO DESEMPENHO

A avaliao prvia consiste no preenchimento inicial da ficha de avaliao do desempenho, a apresentar ao Conselho Coordenador da Avaliao para efeitos de harmonizao das avaliaes no mbito do servio ou organismo, antes do conhecimento da avaliao pelo avaliado. A avaliao prvia traduz-se na apreciao preliminar do desempenho do avaliado, devendo o avaliador:

Procurar ser objectivo na atribuio dos nveis da escala ao funcionrio,

Identificar factos e resultados obtidos pelo avaliado ao longo do ano, no sentido de suportar e sustentar a avaliao;

Utilizar com equilbrio e justia toda a escala de avaliao, tendo presente que os nveis extremos se aplicam realmente a situaes excepcionais;

Garantir que o sistema de avaliao um instrumento activo para evidenciar o mrito e promover a excelncia.

No processo de avaliao do desempenho devero ser evitados erros-tipo, tais como os que a seguir se apresentam:

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Efeito Semelhana Tendncia parasobrevalorizar os comportamentos que mais seidentificam com as concepes ou com ospadres de comportamento do avaliador. O queest em causa no a pessoa do colaboradormas o trabalho e o modo como este o produziu;

Efeito de Hallo Tendncia para que aopinio global sobre o avaliado influencie aapreciao pontual em cada atributo. Deveconsiderar-se cada atributo independementedos outros, partindo do princpio que oavaliado pode ser bom num aspecto e menosbom noutro aspecto;

Tendncia Central Atraco pelos pontosmdios. Para que a ficha de avaliao atinjaos objectivos propostos necessrio que seidentifiquem claramente os aspectos positivose negativos do avaliado;

Erros - TipoErros - Tipo

Proximidade Temporal Tendncia parasobrevalorizar, negativamente oupositivamente, os comportamentosobservados mais perto do fim do perodo aque se reporta a avaliao. Para evitar estetipo de erro deve-se documentar asapreciaes;

Fuga ao Conflito Com o objectivo de nodespoletar possveis reaces adversas por partedo avaliado, o avaliador tende a sobrevalorizaros nveis reais de desempenho apresentado pelocolaborador.

4.4 HARMONIZAO DAS AVALIAES

A harmonizao das avaliaes consiste na verificao e ajustamento das avaliaes atribudas a todos os avaliados de um servio ou organismo s percentagens mximas de diferenciao do mrito e da excelncia, a efectuar em reunio do Conselho Coordenador da Avaliao. As percentagens mximas, de 5% para as classificaes de Excelente e 20% para as de Muito Bom, so aplicadas por servio ou organismo e de forma equitativa a cada grupo profissional. Quando o nmero de avaliados por grupo profissional for inferior a vinte, pode o Conselho Coordenador da Avaliao proceder agregao dos grupos profissionais, para efeito de aplicao das referidas percentagens mximas. Cabe nesta fase do processo, realizadas que foram todas as avaliaes prvias, o seguinte:

Verificar eventuais disparidades na forma de apreciao global dos nveis de cumprimento das componentes de avaliao;

Assegurar a diferenciao de desempenhos e o seu enquadramento dentro das percentagens de mrito e excelncia;

Validar as propostas de avaliao final correspondentes s referidas percentagens de mrito e excelncia.

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39

4.5 ENTREVISTA DE AVALIAO DO DESEMPENHO

A entrevista de avaliao consiste numa reunio entre o avaliador e o avaliado, na qual ser analisada a auto-avaliao, comunicada a avaliao, identificadas as aces de formao a propor e fixados os objectivos para o ano seguinte.

40

4.5.1

Regras a considerar na realizao da Entrevista de Avaliao do Desempenho

O que se deve fazer: O que no se deve fazer:

Assegurar o tempo necessrio para a entrevista, Realizar a entrevista sem a ficha devidamente

no permitir interrupes; preenchida;

Dispor de toda a informao necessria para o Dirigir a entrevista numa posio superior sem desenvolvimento da entrevista; permitir participao; Comunicar claramente os objectivos e os resultados

da entrevista; Assinalar s aspectos negativos;

Adoptar uma atitude dialogante e saber escutar; Ignorar os assuntos complicados ou problemas graves;

Ser construtivo face a qualquer critica; Criar falsas expectativas;

Estabelecer objectivos reais e concretizveis para o colaborador;

No realizar o seguimento das aces combinadas Elaborar um plano de aces com o avaliado; quando existe um compromisso de faz-lo.

Estimular uma atitude positiva do avaliado

5 Avaliao dos Dirigentes

5.1 ESPECIALIDADES DO PROCESSO DE AVALIAO DOS DIRIGENTES

41

5.1 ESPECIALIDADES DO PROCESSO DE AVALIAO DOS DIRIGENTES INTERMDIOS

O desempenho dos dirigentes tem um impacto significativo na qualidade do servio prestado pelo servio ou organismo, pelo que essencial a sua responsabilizao e reconhecimento pelos resultados obtidos. A avaliao do desempenho dos dirigentes intermdios tem, assim, como objectivo o desenvolvimento de competncias de gesto e comportamentos de liderana, com vista a potenciar os nveis de eficincia e qualidade dos servios. O modelo de avaliao dos dirigentes intermdios semelhante ao dos restantes grupos profissionais, diferenciando-se apenas nos seguintes pontos:

A componente objectivos tem um peso determinante 75% em reforo da responsabilidade partilhada pelo cumprimento dos objectivos do organismo;

No considerada a componente atitude pessoal, pois a nomeao em cargo dirigente, pressupe desde logo, uma atitude pessoal positiva do nomeado.

A diferenciao do mrito da responsabilidade do dirigente mximo do servio ou organismo, no estando vinculado a percentagens mximas de classificao;

A homologao da avaliao conjunta dos dirigentes de nvel superior, excepto quando um deles tenha sido avaliador;

O Conselho Coordenador da Avaliao apenas intervm no processo de avaliao dos dirigentes intermdios em caso de reclamao, com composio restrita:

Dirigente mximo do servio ou organismo, que presidir; Dirigentes de nvel superior; Dirigente mximo do departamento responsvel pela organizao e recursos

humanos, quando este seja um servio partilhado.

42

6 Responsabilidade dos Intervenientes no Processo de Avaliao

6.1 DIRIGENTE MXIMO DO SERVIO 6.2 CONSELHO DE COORDENAO DA

AVALIAO 6.3 AVALIADOR 6.4 AVALIADO

43

6.1 DIRIGENTE MXIMO DO SERVIO

Compete ao dirigente mximo dos Organismos da Administrao Pblica:

Garantir a adequao do Sistema de Avaliao do Desempenho s realidades especficas do servio ou organismo;

Desenvolver procedimentos internos para minimizao de situaes de no concordncia do avaliado na definio de objectivos;

Identificar os avaliadores e respectivo segmento de avaliados;

Coordenar e controlar o processo de Avaliao do Desempenho anual;

Garantir o equilbrio das avaliaes respeitando, nomeadamente, as percentagens mximas estabelecidas para as classificaes de Muito Bom e Excelente;

Homologar as avaliaes;

Avaliar, sempre que no homologar a classificao proposta;

Elaborar o relatrio anual da avaliao do desempenho a remeter ao respectivo membro do Governo.

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6.2 CONSELHO DE COORDENAO DA AVALIAO

O Conselho de Coordenao da Avaliao constitudo por:

Dirigente mximo do respectivo servio ou organismo, que presidir;

Dirigentes de nvel superior;

Dirigentes de nvel intermdio de 1. grau; e

Dirigentes directamente dependentes do dirigente mximo;

Para facilitar o funcionamento do Conselho Coordenador da Avaliao nos servios de grande dimenso, a sua constituio poder ser reduzida a:

Dirigente mximo do servio ou organismo, que presidir;

Dirigente responsvel pela rea dos recursos humanos;

Um nmero reduzido de dirigentes sujeitos ao regime da rotatividade.

Far sempre parte do Conselho Coordenador da Avaliao, o dirigente mximo do departamento responsvel pela organizao e recursos humanos ou o seu representante, quando este seja um servio partilhado. O Conselho Coordenador da Avaliao o garante final da aplicao objectiva e criteriosa do sistema de avaliao do desempenho, tendo como principais responsabilidades:

Fixar os critrios para a harmonizao das avaliaes, designadamente atravs da agregao de grupos profissionais;

Validar as avaliaes finais iguais ou superiores a Muito Bom;

Esclarecer dvidas que sejam colocadas na aplicao do sistema de avaliao;

Emitir parecer sobre as reclamaes;

Suprir a falta de avaliador;

Propor a adaptao dos perfis de competncias s caractersticas especificas do respectivo servio ou organismo.

Tendo em conta a natureza e dimenso do servio ou organismo, deve ser elaborado um regulamento de funcionamento do Conselho Coordenador da Avaliao.

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6.3 AVALIADOR

O avaliador o superior hierrquico imediato ou coordenador do avaliado que rena o mnimo de 6 meses de contacto funcional com este. Compete aos avaliadores:

Definir objectivos dos seus funcionrios directos, de acordo com os objectivos fixados para o organismo;

Avaliar anualmente os seus funcionrios directos;

Garantir o cumprimento do calendrio de avaliao;

Assegurar a aplicao do sistema de avaliao do desempenho de acordo com as regras legais e nos termos do procedimento interno do organismo;

Contribuir para a harmonizao e equilbrio do sistema de avaliao e o estmulo do mrito;

Promover e realizar a entrevista de apreciao anual de desempenho;

Ponderar as expectativas dos avaliados na identificao das respectivas necessidades de desenvolvimento.

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6.4 AVALIADO

So deveres do avaliado:

Colaborar com o respectivo avaliador na definio dos objectivos e respectivos nveis de concretizao a atingir anualmente;

Efectuar a auto-avaliao e preencher a respectiva ficha;

Participar na entrevista anual de apreciao de desempenho.

So direitos do avaliado:

Conhecer os critrios de avaliao, nomeadamente, os objectivos e as ponderaes a considerar;

Participar na entrevista anual de apreciao de desempenho;

Reclamar/recorrer em caso de discordncia da avaliao atribuda;

A confidencialidade dos resultados das avaliaes.

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7 Check-List

7.1 CHECK-LIST PARA ORGANIZAO DO PROCESSO DE AVALIAO DO DESEMPENHO

48

7.1 CHECK-LIST PARA ORGANIZAO DO PROCESSO DE AVALIAO DO DESEMPENHO

PERODO DE AVALIAO ORDINRIA

Dezembro Dirigente Mximo do Servio

Foram fixados objectivos do servio ou organismo para o ano seguinte? ____

O sistema de avaliao adequado s realidades especficas do servio ou organismo? ____

Foi verificada a composio do Conselho Coordenador da Avaliao? ____

CCA

Foram estabelecidas as directrizes para a aplicao objectiva e harmnica do sistema? ____

Foi proposto um sistema especfico de avaliao? ____

At 5 de Janeiro Avaliador

Foi feita a fixao de objectivos pelos trabalhadores da unidade orgnica? ____

Foram acordados os objectivos com o avaliado? ____

Foram definidos os objectivos partilhados? ____

Foi fixado para cada avaliado o nmero de competncias e respectiva ponderao? ____

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A partir de 5 de Janeiro Avaliado

Foi preenchida a ficha prpria para efeitos de auto-avaliao? ____ Entre 5 e 20 de Janeiro Avaliador

Foram preenchidas as fichas de avaliao do desempenho? ____

Entre 21 e 31 de Janeiro CCA

Foi feita a harmonizao das avaliaes? ____

Foram validadas as propostas de classificao de Excelente e Muito Bom? ____

Em Fevereiro Avaliador Foram feitas entrevistas de avaliao com o avaliado para:

Analisar a auto-avaliao do avaliado ____

Dar conhecimento da avaliao que faz de cada avaliado ____

Estabelecer os objectivos a prosseguir pelos avaliados nesse ano ____

Foram identificadas aces de formao de suporte ao desenvolvimento do trabalhador? ____

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At 15 de Maro Dirigente Mximo

Procedeu-se homologao das avaliaes ordinrias? ____

Foram identificadas aces de formao de suporte ao desenvolvimento do trabalhador? ____

Perodo de reclamao Avaliado

A reclamao por escrito para o dirigente mximo de do servio foi feita dentro do prazo (de 5 dias teis, aps conhecimento da homologao)? ____

Dirigente mximo do servio

A Deciso sobre reclamao (aps parecer do CCA) foi tomada no prazo de 15 dias teis, aps recepo da reclamao? ____

Foi solicitado parecer CCA sobre a reclamao? ____

CCA Foi emitido parecer da CCA sobre a reclamao? ____

Avaliado

Foi feito recurso hierrquico para o membro do Governo competente no prazo de 5 dias teis, aps conhecimento da deciso sobre a reclamao? ____

Membro do Governo

A deciso sobre o recurso hierrquico foi tomada no prazo de 10 dias teis, contados da data da interposio de recurso? ____

30 de Abril

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Dirigente mximo do servio

O processo de avaliao ordinria foi encerrado? ____

Foi feito o relatrio anual da avaliao do desempenho? ____

Foi apresentado ao membro do Governo da tutela? ____

Foi divulgado no servio/organismo? ____

Secretaria-Geral do Ministrio

Foi feito o relatrio-sntese sobre a avaliao anual do desempenho ao nvel do Ministrio? ____

DGAP

Foram recebidos os relatrios sobre a avaliao anual do desempenho? ____

Foi feito o relatrio global sobre a aplicao do sistema? ____

Esta lista de questes est concebida para que as respostas sim signifiquem que o processo est a correr normalmente, e para que as respostas no traduzam falhas ou insuficincias na organizao do processo.

53

ndice

1. ENQUADRAMENTO GERAL DO SISTEMA DE AVALIAO DO DESEMPENHO...........................3

1.1. OBJECTIVOS DO SISTEMA DE AVALIAO DO DESEMPENHO.......................................................................4

1.2. CICLO ANUAL DE GESTO...........................................................................................................................5

1.3. MBITO DE APLICAO ..............................................................................................................................6

1.4. CARACTERSTICAS GERAIS DO PROCESSO DE AVALIAO..........................................................................7 1.4.1 Requisito de Aplicao...........................................................................................................................7 1.4.2. Periodicidade.........................................................................................................................................7 1.4.3. Confidencialidade ..................................................................................................................................7 1.4.4. Diferenciao do Mrito........................................................................................................................7 1.4.5. Reporte...................................................................................................................................................7

2. PROCESSO DE AVALIAO DO DESEMPENHO ....................................................................................8

2.1 CARACTERIZAO DO PROCESSO DE AVALIAO.......................................................................................9

2.2 MAPA ESQUEMTICO DO PROCESSO DE AVALIAO ................................................................................11

2.3 AVALIAO EXTRAORDINRIA .................................................................................................................13 3 COMPONENTES DO SISTEMA DE AVALIAO DO DESEMPENHO...............................................14

3.1 OBJECTIVOS ..............................................................................................................................................15 3.1.1 O que so objectivos? ..........................................................................................................................15 3.1.2 Que Princpios considerar na definio de objectivos? ......................................................................16 3.1.3 Como definir Objectivos? ....................................................................................................................17 3.1.4 Como Avaliar os Objectivos? ..............................................................................................................20 3.1.5 Exemplos de Objectivos .......................................................................................................................21

3.2 COMPETNCIAS COMPORTAMENTAIS ........................................................................................................26

3.2.1 O que so Competncias Comportamentais? ......................................................................................26 3.2.2 Quais as regras na avaliao de competncias? .................................................................................27 3.2.3 Como Avaliar Competncias?..............................................................................................................28

3.3 ATITUDE PESSOAL.....................................................................................................................................29

3.3.1 O que a atitude pessoal? ...................................................................................................................29 3.3.2 Como Avaliar a Atitude Pessoal? ........................................................................................................30

3.4 AVALIAO GLOBAL DO DESEMPENHO ....................................................................................................31

3.5 OUTRAS INFORMAES .............................................................................................................................32

4 FASES CHAVE DO PROCESSO DE AVALIAO DO DESEMPENHO ..............................................33

4.1 DEFINIO DE OBJECTIVOS ........................................................................................................................34

4.2 AUTO-AVALIAO.....................................................................................................................................36

4.3 AVALIAO PRVIA DO DESEMPENHO......................................................................................................37

4.4 HARMONIZAO DAS AVALIAES...........................................................................................................38

4.5 ENTREVISTA DE AVALIAO DO DESEMPENHO.........................................................................................40

4.5.1 Regras a considerar na realizao da Entrevista de Avaliao do Desempenho................................40 5 AVALIAO DOS DIRIGENTES ................................................................................................................41

5.1 ESPECIALIDADES DO PROCESSO DE AVALIAO DOS DIRIGENTES INTERMDIOS .....................................42 6 RESPONSABILIDADE DOS INTERVENIENTES NO PROCESSO DE AVALIAO........................43

6.1 DIRIGENTE MXIMO DO SERVIO ..............................................................................................................44

6.2 CONSELHO DE COORDENAO DA AVALIAO ........................................................................................45

6.3 AVALIADOR...............................................................................................................................................46

6.4 AVALIADO.................................................................................................................................................47 7 CHECK-LIST...................................................................................................................................................48

7.1 CHECK-LIST PARA ORGANIZAO DO PROCESSO DE AVALIAO DO DESEMPENHO ................................49

54

Enquadramento Geral do Sistema de Avaliao do DObjectivos do Sistema de Avaliao do DesempenhoCiclo Anual de Gestombito de AplicaoCaractersticas Gerais do Processo de AvaliaoRequisito de AplicaoPeriodicidadeConfidencialidadeDiferenciao do MritoReporte

Processo de Avaliao do DesempenhoCaracterizao do Processo de AvaliaoMapa Esquemtico do Processo de AvaliaoAvaliao Extraordinria

Componentes do Sistema de Avaliao do DesempenhObjectivosO que so objectivos?Que Princpios considerar na definio de objecComo definir Objectivos?Como Avaliar os Objectivos?Exemplos de Objectivos

Competncias ComportamentaisO que so Competncias Comportamentais?Quais as regras na avaliao de competncias?Como Avaliar Competncias?

Atitude PessoalO que a atitude pessoal?Como Avaliar a Atitude Pessoal?

Avaliao Global do DesempenhoOutras informaes

Fases Chave do Processo de Avaliao do Desempendefinio de objectivosAuto-avaliaoAvaliao Prvia do DesempenhoHarmonizao das AvaliaesEntrevista de Avaliao do DesempenhoRegras a considerar na realizao da Entrevista

Avaliao dos DirigentesEspecialidades do Processo de Avaliao dos Diri

Responsabilidade dos Intervenientes no Processo dDirigente mximo do ServioConselho de Coordenao da AvaliaoAvaliadorAvaliado

Check-ListCheck-List para Organizao do Processo de Avali