ORGANIZAÇÃO INDUSTRIAL - DESENVOLVIMENTO DE EQUIPES

1) OBJETIVOS:

- Compreender o significado e praticar as habilidades necessárias do trabalho em equipe;- Reconhecer e exercitar os requisitos, com eficácia, para trabalhar em equipe;- Identificar necessidade especificas para atuar como equipe na realização de um projeto; - Definir metas e missão de trabalho para a equipe; - Definir compromissos para evoluírem no saber trabalhar em equipe.

I - DESENVOLVIMENTO DE EQUIPES

1 – DEFINIÇÃO DE EQUIPES:

É um grupo de pessoas compromissadas com um propósito comum, com conhecimentos complementares, que define uma forma organizada de trabalho e se sentem mutuamente responsáveis pelos resultados que produz.

2 - PRINCIPAIS FUNDAMENTOS- OBJETIVOS.- TAMANHO.- FORMA DE TRABALHO (sócio técnica – funções de cada membro).- RESPONSABILIDADE MÚTUA.

3 – ÁREAS DE EFICÁCIA:

- AUTO-GERENCIAMENTO – ser um integrante eficaz.- GERENCIAMENTO INTERNO – ser uma equipe eficaz.- GERENCIAMENTO EXTERNO – construir relações eficazes externas à equipe.

4 – PRINCIPAIS OBSTÁCULOS AO SUCESSO

- Limitações à liderança.- Confusão em relação à autoridade da equipe.- Falta de clareza de visão, missão, objetivo a curto e médio prazo.- Mau gerenciamento de fronteiras.- Inexistência ou inadequação de recompensas e reconhecimento.- Não solução de conflitos pessoais.- Tamanho inadequado.- Falta de Apoio.

5 – HABILIDADES NECESSÁRIAS

a) TÉCNICAS:

- Competências específicas da missão da equipe- Gestão de projetos- Gerenciamento de problemas- Tomada de decisão em grupo (consenso)

b) INTERPESSOAIS

- Percepção de si mesmo e dos outros

- Processos de grupo- Comunicação interpessoal- Processos de feedback- Gerenciamento de reuniões- Liderança participativa e compartilhada- Administração de conflitos- Negociação- Gerenciamento de fronteiras- Lidar com mudanças.

II- ESTÁGIOS DO CRESCIMENTO DE UMA EQUIPE

1) 1o ESTÁGIO – FORMAÇÃO

Quando a equipe se forma seus integrantes são como nadadores hesitantes que se colocam às bordas da piscina , testando a água com os dedos dos pés.

a) COMPREENDE SENTIMENTOS DE:

- entusiasmo, expectativa e otimismo.- orgulho em ter sido escolhido para o projeto.- afeição à equipe imediata e exploratória.- desconfiança, medo e ansiedade em relação ao futuro trabalho.

b) COMPORTAMENTOS COMO:

- tentativas de definirem as tarefas e decidirem como realizá-las.- tentativas de determinar o comportamento adequado ao grupo e a maneira de lidar com os

problemas do grupo.- decisões sobre quais informações precisam ser coletadas.- altas e abstratas discussões sobre os conceitos e questões, para alguns membros, impaciência com

essas discussões.- discussões sobre inícios de problemas, ou problemas não pertinentes à tarefa, dificuldades em

identificar os problemas pertinentes.- reclamações sobre a organização e contra os obstáculos da tarefa.

2) 2o ESTÁGIO - TURBULÊNCIA

Quando os membros da equipe começam a perceber a quantidade de trabalho que têm à frente, é comum entrarem em estado quase de pânico. Agora são como nadadores que pulam no rio, acham que vão se afogar e começam a movimentar-se desordenamente.

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a) COMPREENDE SENTIMENTOS DE:

- resistências as tarefas e às abordagens ao processo de trabalho em equipe diferentes das que cada integrante individualmente está acostumado a usar.

- nítidas variações de comportamento em relação à equipe e às expectativas de sucesso do projeto.b) COMPORTAMENTOS DE:

- Discussões entre integrantes, mesmo quando concordam com a questão básica.- atitudes defensivas e competitivas; facções e escolha de lados.- contestação do bom senso daqueles que escolheram o projeto e designaram os outros membros da

equipe.- estabelecimento de metas irrealísticas.- preocupação com excesso de trabalho.- evidente aplicação da “lei do mais forte.- desunião, tensão crescente e ciúmes.

3) 3o ESTÁGIO – NORMASA medida que os integrantes da equipe acostumam-se a trabalhar em conjunto, sua resistência inicial vai desaparecendo. Começam a ajudar uns aos outros a se manterem a tona, em vez de ficarem competindo entre si.

a) COMPREENDE OS SENTIMENTOS DE:

- uma nova capacidade de criticar construtivamente.- Integração.- alívio, porque parece que tudo vai funcionar.

b) COMPORTAMENTOS DE:

- evitar conflitos, na tentativa de alcançar a harmonia.- mútua confiança e partilhando os problemas pessoais.- discutem sobre a dinâmica da equipe.- senso e coesão, um espírito e metas comuns.- estabelecimento e manutenção das regras básicas e fronteiras da equipe ( normas ).

4) 4o ESTÁGIO – ATUAÇÃO

A medida que os integrantes da equipe sentem-se mais à vontade entre si e compreendem melhor o projeto, o que se espera deles, seus pontos fortes/fracos e de melhoria, tornando-se uma unidade eficaz. Agora podem nadar em harmonia.

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a) COMPREENDE OS SENTIMENTOS DE:- percepção dos integrantes quanto aos processos de trabalho individual e grupal.- melhor compreensão dos pontos fortes e fracos de cada um.- satisfação pelo progresso da equipe.

b) COMPORTAMENTOS DE:- auto-mudança construtiva.- capacidade de evitar ou lidar com problemas do grupo.- forte apego à equipe.

“A EQUIPE É AGORA UMA UNIDADE EFICAZ E COESA. PODE-SE SABER QUANDO A EQUIPE ATINGE ESTE ESTÁGIO PELA QUANTIDADE DE TRABALHO QUE COMEÇA A SER PRODUZIDO”.

III - ETAPAS PARA O DESENVOLVIMENTO DE UM TIME

- Estruturação- Adaptação e qualificação- Execução- Conclusão

1 – ESTRUTURAÇÃO – trabalho de basea) definir a visão, missão e objetivosb) escolher os integrantesc)planejar com detalhes o projeto da equipe:

- o que será feito?(ações,requisitos, especificações)- como? (etapas, fluxo de trabalho ).- quando? (prazo, cronogramas, duração, sequência de atividades).- do que precisa? (conhecimentos, habilidades, ferramentas , interfaces, apoio)- quanto custará? (custos, recursos)- como irá funcionar? (liderança, patrocínio, time núcleo, comitês, distribuição de tarefas, número e frequência de reuniões, local.- como avaliar o andamento? ( sócio-técnico )

a) DESAFIOS

- adesão à visão e missão- integração.- visibilidade e consenso quanto aos objetivos- compreensão com relação a contribuição de cada um.- resistir à tentação de começar a execução do projeto achando que esses passos “vão se ajeitando”.

2 - ADAPTAÇÃO E QUALIFICAÇÃO

PASSOS:

- realizar os treinamentos específicos necessários.- estabelecer a autoridade e responsabilidade da equipe.- iniciar o desenvolvimento dos trabalhos.- consolidar a forma de trabalho.- consolidar a estratégia dos relacionamentos externos.- ajustar as responsabilidade e pessoas.- definir/ajustar metas individuais.

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DESAFIOS

- estabelecer normas adequadas de funcionamento- desenvolver a complementaridade e o compartilhamento das responsabilidade- desenvolver as habilidades necessárias- obter e monitorar o comprometimento com a abordagem da equipe- ajustar as necessidades individuais e da equipe

EXECUSÃO

PASSOS:- efetivar as ações com qualidade- coordenar as ações- mensurar os progressos e desvios ( técnico e sócios ) – check-list

DESAFIOS:- alcançar o desempenho de uma equipe- manter o foco na missão e cumpri-la- fazer acontecer as avaliações periódicas ( sócios-técnicas )- disciplinar-se em usar as metodologias aprendidas ( criar os guardiões )

CONCLUSÃO

PASSOS:- consolidar a experiência- avaliar resultados- promover reconhecimento pela contribuição prestada pela equipe

DESAFIOS:- comemorar vitórias- demarcar a etapa- realizar passos da etapa de conclusão ao final dos trabalhos ou toda vez que ocorrerem mudanças

na liderança- nos integrantes, na missão, nos objetivos e garantir a volta à etapa inicial

DICAS PARA A CONSTRUÇÃO E MANUTENÇÃO DE UMA EQUIPE

- Garantir o acontecer das etapas, passos e desafios essenciais.- Avaliar e rever os papéis de cada um constantemente.- Gerenciar adequadamente a forma de realizar as reuniões- Ser rigorosamente disciplinado em expressar o que está e o que não esta bom com relação ao

produto e a dinâmica interpessoal.- A cada situação imprevista ou obstáculo, parem e olhem seguindo um novo padrão

( oportunidades de aprendizagem e melhoria ).- Capacitem-se com metodologia, conhecimentos e habilidades necessários á consecução de sua

missão.- Peçam ajuda, peçam ajuda ...- Definam estratégias hábeis de gerenciar fronteiras.- Divulguem seus produtos, ofereçam sugestões de melhoria dessa nova forma de trabalho “time”.- Sejam autores e não atores.

ROTEIRO PARA UMA REUNIÃO PRODUTIVA5

AO COMEÇAR DEFINAM:- o objetivo claramente.- os papéis de coordenador, facilitador e redator.- as etapas para atingir o objetivo- o tempo que pretendem usar para alcançar o objetivo e para realizar cada tarefa.- alguma técnica que facilite o trabalho.- momentos de parada para “avaliar” o andamento da reunião

DURANTE, GARANTAM:- a participação de todos, o saber ouvir- a expressão de sentimentos de satisfação ou insatisfação quanto à forma de realizar o debate- o ajuste do planejamento em função das paradas para avaliação

AO TERMINAR:- sintetizem as decisões e ações: que, o que e quando- avaliem:

- a qualidade do que construíram- o grau de satisfação do grupo quanto ao resultado alcançado

- ata da reunião registrada (definida) da reunião

RESUMO:Tempos definidos iniciar e terminar a reunião:

- refletir- ouvir- construir/discutir- consenso- avaliação

CHECK-LIST PARA MANUTENÇÃO E EVOLUÇÃO DA EQUIPE

Abrange uma série de fatores que contribuem para o sucesso das equipes. 1 – METAS

- A equipe tem clara sua visão, metas e objetivos a atingir

2 – PLANEJAMENTO E TOMADA DE DECISÃO- Os integrantes participam do planejamento e das decisões chaves

3 – COMPROMETIMENTO- Todos concordam, aceitam e estão motivados a trabalhar em função do que foi traçado

4 - PAPÉIS- Os integrantes tem compreensão clara do que se espera de cada um e do que fazer- Os integrantes conhecem o papel de cada um e dos demais

5 – ORGANIZAÇÃO- A definição e distribuição de atribuições é compartilhada e adequada- As reuniões são planejadas, executadas e produtivas- Há acesso físico fácil aos integrantes

6 – HABILIDADES/ESTILOS

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- Há conhecimento das características e aptidões de cada integrante- A equipe aprecia e sabe usar de forma inteligente essas características

7 – COOPERAÇÃO E PARCERIA- Os integrantes se ajudam e se complementam no desenvolvimento de suas tarefas- Trocam-se informações sobre ações recém-terminadas para se aprender com erros e acertos

8 – RESOLUÇÃO DE CONFLITOS- Os conflitos/diferenças são resolvidos internamente de forma aberta e construtiva

9 – AUTO-AVALIAÇÃO- A equipe tem noção de seus pontos fortes e de melhoria (tanto individuais como de grupo)- A equipe percebe fadiga, stress e atmosfera emocional não adequada- A equipe age para sustentar os pontos fortes, tratar as melhorias e controlar a atmosfera

emocional.

CONHECIMENTO- Os integrantes recebem individualmente reconhecimento por suas contribuições na equipe- A equipe recebe reconhecimento pelo trabalho realizado

12 – GERENCIAMENTO DE FRONTEIRAS- A equipe desenvolve estratégias eficazes de envolvimento de elementos-chaves do projeto

13 – TECNOLOGIA E FERRAMENTAS- A equipe utiliza eficazmente métodos e técnicas que agilizam e garantem a qualidade do

trabalho

14 – CLIENTES E FORNECEDORES- Quando necessários são envolvidos clientes e fornecedores

15 – TREINAMENTO E DESENVOLVIMENTO- Os integrantes requisitam e são indicados para ações de aperfeiçoamento

(técnicos/comportamental) quando são necessários para o sucesso do grupo16 – APOIO AMMINISTRATIVO

- A administração apoia e reconhece o trabalho do grupo- O desempenho no grupo é incluído na avaliação de cada integrante

17 – LIDERANÇA- O exercício do papel é revezado em função de ações/habilidades- A influência dos líderes é produtiva, positiva e construtiva

EXERCÍCIOS

1 – DEFININDO UMA META DE APRENDIZAGEMQual a finalidade do programa de formação de equipes, na visão profissional do grupo e da

empresa.

2 – ALINHANDO NOSSA MISSÃODefinir, por consenso, em uma só frase as respostas às seguintes questões:

- Por que e para que o grupo existe?- Qual a sua razão de ser?- Qual a contribuição específica da equipe para atender as necessidades de um projeto?

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Obs: Sigam o roteiro para realizar reuniões produtivas.

3 – CONSTRUINDO NOSSA VISÃO“A essência de uma equipe é o compromisso comum. Sem ele, grupos atuam como indivíduos; com ele, torna-se uma poderosa unidade de desempenho coletivo”

Jon Katzenbach – em “The discipline of teams” 1993

VISÃOO que desejamos ver acontecendo daqui a ______ (tempo) como produto de trabalho.

Sugestão de desenvolvimento:- Dividam-se em 4 subgrupos e construam um desenho como resposta á questão acima.- Apresentem os 4 desenhos uns aos outros - Definam por consenso a melhor forma de expressar o desejo da equipe (um único desenho),

aquela visão que os deixará realmente orgulhosos de ter participado/contribuído para o projeto.

4 – GARANTINDO UM BOM INÍCIOObjetivo da tarefa:Definir as principais ações e compromissos que garantam uma forma de funcionamento eficaz

deste grupo ( bom desempenho e alta satisfação).Obs: Ao elaborar o plano lembrem-se de definir o que, quem, quando, recursos ... . Usem o roteiro de orientação para uma reunião produtiva. 5 – APRENDENDO A RESOLVER CONFLITOS

Definir o principal obstáculo que o grupo prevê que impedirá seu funcionamento como equipePara isso responder:

- Quais são as situações temidas pelo grupo? (tanto internas como externas)- Quais são as possíveis ameaças ao sucesso da equipe- Seguir o roteiro básico para uma reunião produtiva

6 – ANÁLISE DO TRABALHO DE EQUIPEa) O que facilitou a realização da tarefa?

b) O que dificultou a realização da tarefa?

c) Analisem o chek-list para manutenção e evolução da equipe e respondam:

1) O grupo já atendem plenamente todos os requisitos?

2) O grupo precisa melhorar em quais os requisitos?

3) O grupo ainda não desenvolve este requisito.a) O Que faríamos diferente se fôssemos começar tudo de novo?b) O que aprendemos com a realização desses exercícios?

ELABORAÇÃO: PROF. JAGER

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