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Oracle Enterprise Content
Management
Juliano Triska
Gerente de Enterprise Content Management
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Agenda
• ECM
• Posicionamento Oracle no Mercado de ECM
• Oracle Enterprise Content Management
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Agenda
• ECM
• Posicionamento Oracle no Mercado de ECM
• Oracle Enterprise Content Management
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A Era da InformaçãoDocumentos, Imagens, Papel, Video, Email,
Processos …
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Onde estão as Informações ?
10%
90%ConteúdoNão-Estruturado
(físico e eletrônico)
ConteúdoEstruturado Oracle
Applications,Demais Sistemas
Notas Fiscais, Processos, Contratos, Atas, E-mails, Manuais
de Aeroportos, Planilhas Eltrônicas, Diários de Bordo,
Documentação de Manutenção, etc.
Gerenciadopor um
Banco de Dados
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Números Recentes - 2007
90%
100%
60%
40%
5%
…do contéudo de uma organização é não-estruturadoFonte OVUM
…e está dobrando de volume a cada ano
… dos colaboradores são de áreas de conhecimento
que usam 40% do seu tempo para trabalhar com contéudo não-estruturado
e apenas 5% do investimento em contéudo estruturado é feito em gerenciamento de conteúdo não-estruturado
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Dados Interessantes
• “Durante sua vida útil um documento tem em média 17 cópias”Fonte: AIIM.org
• “Em média, 90% do tempo de vida útil de um documento é gasto em trânsito e filas. Ou seja, necessita de gerenciamento”Fonte:Delphi Consulting
• “Em cada 20 documentos, 1 se perde”Fonte:Bitwaise
• “As pessoas perdem entre 20% a 30% de seu tempo, localizando e recuperando informações”Fonte:CYCO
• “Processos trabalhistas são perdidos por não encontrarmos o documento correto no prazo estipulado por lei”Fonte:FEM
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Gestão de ConteúdoO que é ECM?
• São as tecnologias, ferramentas e metodologias paragerenciamento de todo o ciclo de vida do conteúdo(documentos) dentro da empresa:• Criação(eletrônico)/Captura(físico)
• Armazenamento e Gerenciamento
• Publicação e Distribuição
• Recuperação
• Preservação
Publicar
Criar
Indexar
Armaz.
Reter
Limpar
Buscar
Distribuir
VersionarCapturar
Gerenciar
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GED Vs. ECM
• GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos• Digitalização e integração com os fluxos de negócio
• Necessidade de mais recursos:
• Segurança
• Web
• Retenção
• …
• ECM• GED + Novas tecnologias para novas necessidades
• Conceito Moderno
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Individual
Projeto
TIPO DE CONT.
Audio Video
CAD files
MS Office
HTML pages
Flash
Multimedia
Graphics
Images
JSP / ASP
XML
CONTRIBUI VIA
Web browser
AplicaçãoDesktop
PastasWindows
HTML form
AutoCategorização
ODMA
Relatórios
IntegraçãoProgramática
FORMATO
XML
HTML
WML
cHTML
HDML
Native
JPEG
TIF
GIF
WBMP
DELIVERY/API
Web services SOAPWSDL
COM
JAVA
EJB
HTTP
FTP
ICE
RSS feeds
CONSUMIDOR
Internet
Extranet
Intranet
Aplicações
Wireless
Desconectado
Repositório
CONTRIBUIDOR
ECM
Repositórios
Tecnologias de ECM
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Exemplos de Aplicabilidade
• Aumento com do acúmulo de papel
• Conformidade com a legislação/regulamentação para retençãode documentos
• Manutenção de uma política de arquivamento sólida e versionada
• Criação de um ambiente colaborativo para os processos e documentos
• Confidencialidade de documentos sigilosos e sensísveis
• Única solução de busca
• Integração com o ERP
• Construção de portais/websites de conteúdo para clientes e colaboradores
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Resultados Esperados• Redução de Custos:
• Processos mais eficientes e colaboradores mais produtivos• Redução de mão-de-obra de baixa qualificação• Redução de custos diretos: papel, armazenamento, …
• Redução de Riscos:• Suporte a regulamentações e leis
• SOX, fisco, …• Rápida e eficaz entrega de informação a auditorias internas e externas
• Rápida e eficaz entrega de informação em processos litigiosos
• Redução de Tempo:• Rápido acesso aos documentos (recuperação)• Fácil e eficaz colaboração e publicação
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Agenda
• ECM
• Posicionamento Oracle no Mercado de ECM
• Oracle Enterprise Content Management
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Posicionamento Oracle
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Líder
Plataforma ECM
Gartner
Líder
Records Management
Gartner
Avaliações
Líder
Plataforma ECM
Forrester
Líder
Web Content Management
Gartner
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ECM UnificadoVs.
ECM Integrado
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Passado para o Presente• Originalmente, gerenciamento de conteúdo consistia em aplicativos departamentais, para criar e gerenciar conteúdos específicos
• Passado algum tempo, os usuários demandaram por mais, fornecedores adquiriram tecnologias para coexistir ou embutir e finalmente integrar
• Surge o conceito de “ECM”• Movimento para ECM unificado com plataforma única, eliminando repositórios/serviços especialistas desintegrados
Uma aplicaçãoDiferentes plataformas
Departamental
Soluções separadasFornecedores Distintos
Dezenas de AplicaçõesÚnica Plataforma
Enterprise Content Management
Dif. plataformasÚnico Fornecedore
Plataforma IntegradaÚnico Fornecedor
Centenas de AplicaçõesÚnica Plataforma
Unificado - Enterprise Content Management
Plataforma Unificada,Único Fornecedor
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Sistemas de Gerência de
Conteúdo
Transformação Ger. DocumentosDoc. VirtuaisIngestão
IdentificaçãoRevisãoAcesso
ArmazenamentoBusca
Segurança Administração
AuditoriaIntegraçãoMetadados
UsoWorkflow
GERENCIAMENTODOC/IMAGEMATIVOS
DIGITAISREGISTROS COLABORAÇÃO
OrganizaçãoTransformaçãoEntrega e Acesso
IngestãoIdentificaçãoRevisãoAcesso
ArmazenamentoBusca
Segurança Administração
AuditoriaIntegraçãoMetadados
UsoWorkflow
Tabela de TemporalidadeArquivo Inativo
IngestãoIdentificaçãoRevisãoAcesso
ArmazenamentoBusca
Segurança Administração
AuditoriaIntegraçãoMetadados
UsoWorkflow
Ger. de ProjetosDiscussões
Ger. de IM & EmailIngestão
IdentificaçãoRevisãoAcesso
ArmazenamentoBusca
SegurançaAdministração
AuditoriaIntegraçãoMetadados
UsoWorkflow
CONTEÚDO WEB
Edição WYSIWYGContribuição no
contextoMúltiplos Web Sites
PublicaçãoIngestão
IdentificaçãoRevisãoAcesso
ArmazenamentoBusca
Segurança Administração
AuditoriaIntegraçãoMetadados
UsoWorkflow
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ECM via Integração
DESAFIOS
• Múltiplos pontos de integração
• Múltiplos repositórios
• Múltiplas arquiteturas (.net, java etc)
• Metadados sem coerência
• API’s sem coerência
RESULTADOS…
• Problemas de performance
• Aumento do risco de falha
• Tempo de administração e manutenção
• Upgrades complicados
• Cópias redundantes
Image Management
Document Management
Records Management
Digital Asset Management
CollaborationManagement
WebContent
Management
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Oracle Enterprise Content Management
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Web Content, Digital Assets,Documents, Records, Images
Content ManagementContent Management
Oracle Fusion Middleware
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Gestão de ConteúdoRepositório de Conteúdo• Repositório único de conteúdo para colaboração
• Armazenamento no banco de dados e file server
• Metadados centralizados• Busca centralizada• Arquitetura escalável e robusta• Aberto para integração• Arquitetura Web
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• Dificuldades culturais:• Usuário acostumado com o papel• Usuários acostumados com ferramentas como Windows Explorer, Clientes de E-mail
• Procurar por soluções que amenizem estas dificuldades
Gestão de DocumentosRepositório de Conteúdo
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Gestão de DocumentosRepositório de Conteúdo
Atas, contratos,
minutas,
manuais, normas
e procedimentos,
notas fiscais,
CAD, registros …
Integração ERP
Outlook/NotesPastas dos Windows
Acesso 100% Web
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Gestão de Documentos
Windows Folders
27
Gestão de Documentos
E-mail – Outlook e Notes
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Gestão de ConteúdoIntegração com AutoVue – Arqs.
Office
29
Gestão de ConteúdoIntegração com AutoVue – AutoCAD
3D
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Gestão de ConteúdoIntegração Windows Folders e
Office• Check-in• Check-out• Busca• Acesso Off-line• Sincronização• …
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Gestão de ConteúdoIntegração Notes
• Check-in• Check-out• Busca• Acesso Off-line• Sincronização• …
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Gestão de ConteúdoVídeos, Imagens e Sons
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Gestão de ConteúdoDocumentos Virtuais
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Gestão de ConteúdoProjetos
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• Revisões:• Major: range1, range 2, range 3, …
• Minor: range
• Exemplo:• Major: 1-2, 1-4• Minor: a-b• 1.1.a, 1.1.b, 1.2.a, 1.2.b, 1.3.a, 1.3.b, 1.4.a, 1.4.b, 2.1.a, …
Gestão de ConteúdoVersionamento e Revisões
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Gestão de ConteúdoSubscrição
37
Gestão de ConteúdoDiscussões
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Gestão de ConteúdoBusca
• Única ferramenta para busca
• Busca pelo conteúdo dos documentos• Full text search
• Busca pelos METADADOS dos documentos• Autor
• Revisões
• Datas
• Processo
• Estágio do processo
• Pendentes de aprovação
• …
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• Buscas mais recentes
• Buscas salvas
• Formato de saída de busca
• Sentenças de busca
Gestão de ConteúdoBusca
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Gestão de ConteúdoSegurança
• Proteger e rastrear o uso de documentos e e-mails sensíveis – mesmoquando cópias estão fora da rede da empresa:• Copy/Paste, Print, PrintScreen, …
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Gestão de ConteúdoSegurança
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• Grupos de Segurança:• Exemplos:
• TI• Engenharia• Jurídico• …
• Permissões:• Ler• Escrever• Apagar• Administrar metadados
• Direitos de uso do ambiente:• Adminstração de Usuários, Editor de Layout Web, Gerenciamento de
Metadados, Administração de Workflow, Gerenciamento de Configuração, …
Gestão de ConteúdoSegurança
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• Solução completa de Web Content Management (WCM)• Habilitar outras aplicações com WCM (Open WCM)• Facilidade de Uso
Gestão de ConteúdoWeb
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• Archiving:• Backup• Duplicação: cópia• Sincronização: ambiente de desenvolvimento para produção
• Backup incremental (por pasta)• Restore parcial (por pasta)
Gestão de DocumentosArchiving
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ComplianceAderência a regulamentações e leis
• Conformidade com regulamentações e leis para guarda e retenção de documentos (físicos e digitais)
• Redução e melhor controle do espaço para documentos físicos (papel) e digitais• Tabelas de Temporalidade• Relatórios• Ferramenta para Arquivista• Gerenciamento de outros repositórios(adaptadores)
• Certificado DoD 5015.2
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RecordsManager
Discovery Services
Central Policy Management
PhysicalRecordsManager
Notifier*
OracleUCM
Adapter
OracleIPM
Adapter
FileServers*
Adapter
MicrosoftSharePoint
Adapter
SymantecVault
Adapter
Custom
Adapter
AdapterServices
ComplianceAderência a regulamentações e leis
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Gestão de ProcessosAdministrador
SimulaçãoArquitetura
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Filtro por Categoria (atribuido a quem), Prioridade ou Status
Supervisores acessam tarefasdas equipes
Organizar o trabalho em
Visões
Gestão de ProcessosUsuário
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APROVAR / REJEITAR /
ESCALAR TAREFAS
Visualizar dados
Alterar
Delegação
Comentários
Documentos
Histórico
Gestão de ProcessosUsuário
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Gestão de ProcessosMonitoração
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Integração
• Java API• Component Object Model (COM) • Java Server Page (JSP) • Common Object Request Broker Architecture (CORBA)
• Open Document Management API (ODMA) • SOA – Web Services• Web Distributed Authoring and Versioning (WebDAV)• Portlets (Oracle Portal, WebLogic, Plumtree, SunOne e Web Sphere)
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NotificationsEvents, RSSNotificationsEvents, RSS
EmailEmail
Sharing ContextDelivers Web 2.0Sharing ContextDelivers Web 2.0
DocumentsDocumentsDiscussionsDiscussions
Group SpacesBLOG / Wiki
Group SpacesBLOG / Wiki
PresencePresence
Enterprise SearchEnterprise Search
Q3 Budget ReviewCapital Expenses, KIA Analysis
Employee Reviews
Acquisition AnalysisStress Reduction Tips
Q2 Competitive Analysis
GUO-RS
ApplicationsCollaborationCommunicationComposites Search
Web 2.0
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Cases e Projetos
• Grupo Odebrecht• Intranet para workflow e gestão documental
• Documentação organizada por departamentos
• TI, Obras, Financeiro, …
• Delegação de controle de acesso para as áreas
• Definição de fluxos de trabalho pelos responsáveis (notificações via e-mail e worklist)
• Relatórios de auditoria
• Gerenciamento do ciclo de vida (temporalidade) do conteúdo digital
• Integração com o ERP
• TI deixou de ser gargalo
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Oracle Enterprise Content
ManagementAplicações e Web Sites
Universal Content Management
Gestão Documental(Records
Management)
Gestão de Conteúdo
Web
Gestão de Ativos Digitais
Integração com Desktop, Interface Web, API
RepositórioGerenciamento de Conteúdo, Arquivos e Dados
Serviços de ConteúdoGerenciamento de Documentos e Imagens, Segurança, Workflow, Busca, Metadados
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LDAPShared Services
security, personalization, search, metadata, etc.
DM WCM RM DAM CLBM
Repository Servicescontent, files, data
Enterprise Content Management
• Content Metadata
• Workflow Information
• Security Information
• Product Information
Relational Database •
• Vault - Source File
• Web Layout - Renditions
directly available from the web
server (Web Server Cache)
File System
• Full Text Index of Content
• Metadata Index of Content
• Security Information
Search Index
Socket (J2EE, COM, Command Line…) Web Server (HTTP, SOAP, WebDAV…)
ADSI
Arquitetura
100%
SOA based
Arquitetura
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