A velha máxima, mais atual que nunca!“Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, ou seja, não há sucesso no que não se gerencia(adaptado de W. Edwards Deming).”• Ainda hoje, na era da informação, temos problemas com

organização e gerenciamento.• Nos preocupamos intensamente em obter dados

gerencias organizados, confiáveis e centralizados, esse é, de fato, o melhor caminho; mas basta?

Dado, Informação e Conhecimento

Ainda hoje temos problemas com esses conceitos. Muitas empresas até têm dados organizados e não conseguem nada com isso; outras, com apenas uma breve informação sobre um conjunto de dados conseguem resultados brilhantes.

O diferencial está no Conhecimento! Sem conhecimento da causa, informação alguma será realmente efetiva.

Apenas para que fique claro:• Dado: sequência de símbolos quantificados ou quantificáveis;• Informação: é uma abstração informal (isto é, não pode ser

formalizada através de uma teoria lógica ou matemática), que está na mente de alguém, representando algo significativo para essa pessoa.

• Conhecimento: abstração interior, pessoal, de algo que foi experimentado, vivenciado, por alguém.

O Software de Gestão• De Manutenção, Gerencial, Financeiro, não

importa, todos tem a finalidade de guardar dados organizados e confiáveis para a tomada de decisão.• E ainda hoje há quem pense que o software tomará a

decisão.• Há quem pense que o software gerará conhecimento.• Há quem pense que o software executará as tarefas.

O Software de Gestão• O software nada mais é que uma ferramenta de

apoio, que agrupará dados para que um gestor, tome decisões com base em seu conhecimento.• Organizar dados é uma função do software. Torná-

los confiáveis e analisá-los é uma função do gestor.• Um aspecto importante a ser observado é a

Comunicação.

Planejando ComunicaçõesNum processo de manutenção a comunicação é, em sua maior parte, oral e escrita, sendo que a comunicação oral é melhor compreendida, mas, o que importa para o software é a comunicação escrita.Portanto precisamos deixá-la mais eficiente possível, e isso depende da organização das linhas de comunicação, da padronização de dados indicadores e por fim das pessoas envolvidas.

Planejando Comunicações• No nosso contexto, linhas de comunicação são as

ferramentas usadas para a comunicação escrita: e-mail, fichas, chats, etc;• Organizá-los é definir um padrão, exemplo: “Todas

as solicitações de manutenção serão encaminhadas por e-mail. Em caso de impossibilidade, preencher a ficha disponível no equipamento.”• Nesse exemplos, definimos as linhas, priorizamos e

organizamos a recepção, mas, quais dados serão colocados?

Planejando ComunicaçõesPara sabermos quais dados são importantes para entendermos uma informação é preciso conhecimento do processo!Na manutenção, geralmente precisaríamos de:• Dia do chamado;• Qual o problema observado;• Quando foi observado;• Em qual componente, etc.

A importância do dado para o processo depende do conhecimento que os gestores tem sobre ele.

Planejando Comunicações• Perceberam? Precisamos de ferramentas que

garantam a mínima qualidade dos dados informados e precisamos que as pessoas entendam de que forma colocá-los.• Outros dados importantes para identificar e

padronizar: defeitos, causas, incidentes ou eventos, serviços, etc..

E na Execução do Processo?A boa e velha comunicação age novamente!

Planos de manutenção bem determinados e implantados que padronizam a linguagem e metas da empresa, são a chave de partida para a redução dos custos, aumento da disponibilidade e maior conhecimento dos ativos.

E na Execução do Processo?• Afinal, o plano de manutenção nada mais é do que

a comunicação escrita do que deverá ser feito, como, onde, com o quê e quando.• Novamente faz-se importante uma ferramenta que

auxilie na criação e comunicação desses planos e execuções.

Em resumo, foque em:• Dados gerenciais organizados, confiáveis e

centralizados;• Despesas de manutenção conhecidas, capacitam a

equipe a reduzir custos desnecessários e a ampliar investimentos importantes; • Fluxo de OS mais claro e funcional;• Planos de manutenção determinados e

implantados que padronizam a linguagem e metas da empresa.

Informatizar a Manutenção significa:

• Ter a informatização da manutenção como interesse comum da empresa.

• Conhecer claramente os resultados obtidos com este processo.• Saber que toda implantação de uma nova sistemática implica em

um processo que requer tempo, investimento, atividades adicionais, perseverança e dedicação antes de se obter os resultados esperados.

• Conhecer e definir os seguintes tópicos referentes ao processo: porquê, o quê, onde, quanto, quem e como.

• Administrar o processo antes, durante e depois de sua implantação.• Enfim, informatizar a manutenção significa metodologia,

organização, planejamento, controle e ajustes.

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