Tutorial SUBMISSÃO DE ARTIGOS NO · 2015. 8. 24. · Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT)...

Curso em Sistema de Editoração Eletrônica de Revistas (SEER) / Open Journal Systems (OJS)

TUTORIAL – SUBMISSÃO DE ARTIGOS

AGOSTO 2015

Curso em Sistema de Editoração Eletrônica de Revistas (SEER) Agosto 2015

O tutorial

Este tutorial foi desenvolvido para capacitar pesquisadores

autores que desejam submeter contribuições às revistas que

utilizam o SEER – Sistema de Editoração Eletrônica de Revista

como plataforma.


SEER

Você conhece o SEER?

O Sistema Eletrônico de Editoração de Revistas é um software

desenvolvido para a construção e gestão de uma publicação

periódica eletrônica.


SEER

O SEER foi traduzido e customizado pelo Instituto Brasileiro de

Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT) baseado no

software Open Journal Systems, desenvolvido pelo Public

Knowledge Project, da Universidade British Columbia.

O objetivo do sistema é reduzir o tempo, energia e custo das

tarefas de secretaria e gerenciamento associadas à edição de

uma revista, enquanto melhora o controle do processo editorial.

O sistema procura melhorar a qualidade das publicações

científicas através de um número de inovações, quais sejam,

tornar as políticas da revista transparentes e melhorar a

indexação dos artigos.


SEER

O SEER é o sistema utilizado atualmente por aproximadamente

1230 periódicos brasileiros, de diversas áreas do conhecimento

e de todas as regiões brasileiras.

A lista completa de periódicos brasileiros que utilizam o sistema

pode ser encontrada no site http://seer.ibict.br

http://seer.ibict.br/








Processo de submissão

O sistema oferece ao autor a possibilidade de enviar suas

submissões diretamente ao sistema da revista.

O processo de submissão possui 5 passos, com instruções

disponíveis em cada passo.

O sistema oferece ainda a possibilidade de acompanhamento

do andamento das submissões.



O autor deve iniciar sua interação com a revista na página de

cadastro

Visão geral dos passos de submissão

PASSO 1 – Iniciar submissão

PASSO 2 – Inclusão de metadados

PASSO 3 – Transferência do manuscrito

PASSO 4 – Transferência do arquivo suplementar opcional

PASSO 5 – Confirmação da submissão

Obs.: dependendo da versão a ordem dos passos de submissão pode estar diferente, mas os

passos são os mesmos em todas as versões do SEER.



Os autores não precisam concluir os 5 passos de uma vez,

sendo possível sair do sistema durante o processo.

Os autores podem retomar de onde pararam, acessando as

submissões listadas como "Incompletas", na lista de

submissões ativas.


Conteúdo do Tutorial

Este tutorial apresenta a simulação dos passos que um autor

em potencial deve seguir para a submissão de artigos no

sistema, lembrando que é possível avançar e retroceder a partir

da conclusão do segundo passo.

Os slides apresentam telas com caixas de texto e comentários

para auxiliar a compreensão.

Para submeter artigos à revista, o autor deve se cadastrar, clicando no link Cadastro, no menu superior. Informações pertinentes às submissão são encontradas também no item Informações, assinalado ao lado e no item Sobre a revista, no menu superior.

Nesta página, o autor preenche

todos os campos do Perfil,

escolhendo um login e senha.

Certifique-se que está informando

um e-mail válido.

No campo Resumo da biografia, o autor pode informar o resumo do

currículo Lattes.

Ao finalizar o preenchimento dos campos, clicar em cadastrar, para

seguir à página do autor, para iniciar a submissão.

O Autor receberá um e-mail de agradecimento pelo cadastro.

Atenção para o item Cadastrar como, pois apenas a opção

Autor permite o envio de submissões

ao sistema

O autor deve clicar na função

autor para ter acesso à área

de submissões do sistema.

Depois de cadastrado, sempre que

precisar voltar à revista para acompanhar a

submissão, deverá fazer o login e clicar em Página do usuário para

entrar na página de

autor.

Para iniciar o processo de submissão é necessário clicar no

Link Clique aqui.


Passo 1

Este passo consiste em:

Escolha da seção da revista onde o autor deseja publicar

Escolha o idioma principal da publicação

Aceite das condições de submissão (obrigatório)

Concordância com a Declaração de Direito Autoral da Revista (item dependente da configuração da opção editorial de cada revista)

Espaço para comentários opcionais ao editor

A escolha de seção para qual deseja

submeter o documento é item obrigatório.

Selecione o idioma nativo da submissão

O autor deve certificar-se de cumprir todas as

condições para submissão e marcá-las

O campo Comentário para o editor é opcional e

deve ser preenchida somente se houver

alguma ressalva importante.

Para prosseguir, o autor deve clicar em Salvar e continuar

Se a revista exigir a Declaração dos direitos autorais, será necessário

marcar que os autores concordam com os termos. Nem toda revista

adota essa política.


Passo 2


Transferência do arquivo para a revista

Informações sobre como assegurar uma avaliação pelos

pares cega.

O sistema oferece as instruções para a transferência do

arquivo.

Para transferir o documento (no formato

aceito pela revista), basta procurá-lo em seu

computador, clicando em Arquivo... (ou Escolher arquivo, ou Selecionar

arquivo, etc. dependendo do browser). Isso fará abrir a tela de navegação para

localizá-lo em seu diretório. Escolha o arquivo e clique em Transferir. Após a transferência, as informações do

documento serão exibidas (veja a seguir)

Após a transferência, o documento transferido é renomeado pelo sistema, que também registra o nome original,

o tamanho, a data e a hora da transferência.

Se o arquivo transferido não foi o desejado, é possível substituí-lo.

Basta transferir o novo documento em Substituir

documento de submissão (ou Substituir arquivo, a depender

do browser), refazendo os mesmos passos.

Não basta fazer a transferência do arquivo. É preciso clicar em Salvar e continuar para que o sistema encaminhe o documento.


Passo 3

Autores são incentivados a indexar suas submissões neste

passo do processo de submissão, tendo oportunidade de rever

e verificar os metadados como parte do Processo Editorial.

Metadados, ou dados sobre dados, são um

conjunto de termos que descrevem o

documento. Ressalta-se a importância do

preenchimento dos metadados do artigo, pois

são essas informações que estarão associadas

ao artigo para fins de indexação.

Caso não tenha preenchido os campos iniciais de

cadastro, o autor poderá fazê-lo neste passo.

Caso seja um trabalho em coautoria, clicar em incluir autor.

Ao cadastrar os coautores, é possível alterar a ordem de

aparição na publicação, escolher qual o contato principal para

correspondência, e excluir autores. É preciso muita atenção

para não excluir autores indevidamente... Esses

procedimentos referem-se ao autor imediatamente acima.

Na sequência dos metadados do(s) autor(es), é a hora dos metadados iniciais de identificação do trabalho

submetido. O preenchimento do título e do resumo são obrigatórios. Algumas revistas podem apresentar

campos para resumo e título em outras línguas.

Os metadados para Indexação não são obrigatórios, mas o

preenchimento é altamente recomendado para automatizar a

divulgação do artigo depois de publicado na revista.

Após preencher o campo Agência de Fomento (se aplicável), clicar em

Salvar e continuar para prosseguir.


Passo 4


Transferência opcional de arquivos suplementares e

descrição do documento transferido (preenchimento de

metadados)

Os arquivos suplementares compreendem conjuntos de dados

de pesquisa (ex. print, output), instrumentos de pesquisa (ex.

questionários), textos fonte (ex. editais, normas) ou outro

material que podem ser um apêndice ou anexo ao artigo que

está sendo submetido. Esses arquivos podem estar em

qualquer formato (Power Point, JPEG, etc.), desde que aceitos

pela revista.

A transferência de documento(s) suplementar(es) é passo opcional, pois trata-se de

apêndices ou anexos, que a revista poderá solicitar

posteriormente, se necessário. Caso não haja arquivo a

transferir, clicar em Salvar e continuar para prosseguir.

Este tutorial apresenta a opção

de envio de arquivo suplementar, que segue os

mesmos passos de transferência de documentos: clicar em

Arquivo... (ou Escolher arquivo, ou Selecionar arquivo, etc. dependendo do browser) e

depois de selecionado, clicar em Transferir. Ao final, Salvar e

continuar.

Ao transferir um documento

suplementar, o sistema

apresenta a tela de metadados do

arquivo, que devem ser

preenchidos, se pertinentes ao

arquivo em questão.

Atenção ao campo

título, que é obrigatório

Na sequência dos metadados dos documentos suplementares, após a transferência do arquivo, o sistema

disponibiliza os campos para indexação e exibe, ao final da

página, os dados do documento suplementar que foi transferido.

Marcar apresentar o documento aos

avaliadores, caso o documento seja

importante para a compreensão do

trabalho apresentado. Será possível, também, substituir o documento.

Para prosseguir, o autor deve clicar em salvar e continuar.

Após o preenchimento

dos metadados, o autor é direcionado à página inicial do

Passo 4, onde pode editar ou excluir

o documento, bem como transferir

outros documentos suplementares,

seguindo as etapas anteriores.

Para prosseguir, o autor deve clicar em salvar e continuar.


Passo 5


Confirmação da submissão, onde o autor é convidado a rever

os passos anteriores.

IMPORTANTE: Após a confirmação, não é possível alterar o

arquivo submetido.

O ID é o número de identificação do trabalho submetido, que acompanhará o fluxo, desde a avaliação até a publicação. Caso o tamanho do documento esteja indicando 0KB, isso significa que o documento não foi recebido pelo sistema. Caso isso ocorra, o arquivo deve ser enviado novamente.

Neste passo, o autor é convidado a rever os passos anteriores.

Para finalizar a submissão, o autor

deve clicar em Concluir submissão

para seguir à página final da confirmação.

O sistema apresenta uma mensagem que indica a conclusão da submissão. Se configurado pela revista, o autor

receberá um e-mail de agradecimento pela submissão.

É possível voltar à tela de acompanhamento da

submissão, clicando em submissões ativas.

Nesse momento, o autor já pode sair do sistema

com segurança. Este tutorial seguirá a tela de

acompanhamento de submissões.

Para conferir os dados da submissão e editar os metadados, ou incluir novos arquivos suplementares, o autor deve clicar no Título da

submissão. É possível acompanhar o status da submissão em Situação, que terá link ativo de acordo com o estágio em que se encontra

(aguardando designação, em avaliação; em edição, etc.). Aqui também será possível iniciar nova submissão.

Ao terminar, é importante lembrar de

sair do sistema.

Aqui serão relacionados todos os trabalhos que o autor já submeteu à revista. No nosso exemplo, o autor submeteu

somente um.

Esta página é exibida após o autor sair do sistema. Trata-se da página de acesso à revista.


Acompanhamento da submissão

Este passo consiste em apresentar ao autor como acompanhar

os trabalhos submetidos à revista.

O autor poderá retornar à revista e efetuar o login para

acompanhar todo o fluxo de seu trabalho até a sua publicação.

Para acompanhar o fluxo do trabalho submetido, o autor poderá retornar à

revista e efetuar o login para acompanhar o fluxo de seu trabalho. É possível

clicar em Acesso (no menu superior), para acionar a tela de login, ou

simplesmente fazê-lo na página inicial, preenchendo os campos em usuário, na barra lateral.

Ao fazer o login, o autor será conduzido à página do usuário, onde constará seu papel no fluxo editorial (no caso, autor) e indicará quantos

trabalhos foram submetidos e estão em andamento (ativos). Para

visualizar as submissões ativas, basta clicar num dos links: autor ou ativos.

A situação indica a fase em que a submissão se encontra:

aguardando designação (submissão recebida), em avaliação (encaminhado a

parecerista), em edição (em revisão de texto;

diagramação), etc. Um clique no título leva à sinopse

do item submetido,

Nesta tela, o autor poderá conferir as submissões ativas (em processo) ou submissões em arquivo (processo já

concluído).

Será possível, também, iniciar uma nova

submissão.

Ao terminar, é importante

não esquecer de sair do sistema.


Envio de Revisões Requeridas

Este passo consiste em apresentar ao autor como enviar as

revisões requeridas pelo editor solicitada na decisão editorial

O autor poderá retornar à revista e efetuar o login para

acompanhar todo o fluxo de seu trabalho até a sua publicação.

Para acompanhar o fluxo do trabalho submetido, o autor poderá retornar à

revista e efetuar o login para acompanhar o fluxo de seu trabalho. É possível

clicar em Acesso (no menu superior), para acionar a tela de login, ou

simplesmente fazê-lo na página inicial, preenchendo os campos em usuário, na barra lateral.

Ao fazer o login, o autor será conduzido à página do usuário, onde constará seu papel no fluxo editorial (no caso, autor) e indicará quantos

trabalhos foram submetidos e estão em andamento (ativos). Para

visualizar as submissões ativas, basta clicar num dos links: autor ou ativos.

Nesta tela, o autor poderá conferir as submissões ativas (em processo) ou submissões em arquivo (processo já

concluído).

Clique sobre o título do artigo que tem a situação “Em Avaliação: Revisões

Requeridas”

O sistema indica qual o parecer que foi dado ao

artigo

Clique em Avaliação

No campo “Transferir versão do autor”,

Clique em Escolher arquivo

Encontre o arquivo desejado; Clique sobre ele;

Em seguida clique em Abrir

Será indicado que o arquivo foi selecionado;

Para finalizar a transferência clique em Transferir.

Ao lado do campo Versão do autor estará o arquivo que foi

transferido

Clique no ícone ao lado de Comunicação entre editor/autor;

Para notificá-lo do envio das revisões requeridas

Preencha o campo Corpo com a

mensagem para notificar o editor

Clique em Enviar

A data do envio do último email será exibida

Ao terminar, é importante

não esquecer de sair do sistema.


AGRADECIMENTO

Esperamos que este tutorial tenha ajudado a esclarecer as

etapas para a submissão de trabalhos às revistas do Portal de

Publicações Eletrônicas da UERJ.

Se alguma dúvida persistir, entre em contato com a revista de

seu interesse enviando um e-mail para o Contato principal, que

consta no item Sobre, em seu menu superior.

O Portal de Publicações Eletrônicas da UERJ* agradece seu

interesse em nossas revistas.

*O Portal é o resultado de uma parceria entre a Sub-reitoria de Pós-graduação e

Pesquisa (SR-2), a Sub-reitoria de Extensão e Cultura (SR-3), o Departamento de

Extensão (DEPEXT) e a Rede Sirius – Bibliotecas da UERJ.

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