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TRABALHO REMOTO E HOME OFFICE – COMO O DESIGN DE SERVIÇOS

PODE APOIAR O PROCESSO DE TRANSIÇÃO A NOVOS MÉTODOS DE

TRABALHO

Gabriel Fernandes Schultz*

RESUMO

O “Home Office” e o “Trabalho Remoto” são métodos de trabalho recentes, que

ganharam força e vem sendo cada vez mais utilizados/adotados pelas organizações nos últimos anos, principalmente em empresas que exercem atividades diretamente relacionadas à tecnologia. Tudo isso se permitiu devido aos avanços expressivos que estamos vivenciando no que diz respeito à transformação digital e tecnológica – que acabam por viabilizar grandes mudanças para o modo de se executar o trabalho nas organizações, permitindo maior flexibilidade e adotando, por exemplo, o trabalho remoto, Home Office, centros compartilhados (Coworking), entre outros como

principal método de trabalho. O fato é que o Home Office e o Trabalho Remoto trouxeram diversos benefícios para as organizações, mas também, grandes desafios aos gestores, aos trabalhadores e a sociedade de modo geral. No presente artigo, o Design de Serviços atuou através da abordagem de Design Thinking, como uma

ferramenta de apoio no processo de transição destes novos métodos de trabalho, validando pontos chave nas necessidades básicas para a adaptação dos colaboradores individualmente, bem como das organizações como um todo, para assim entregar uma experiência satisfatória e segura sobre os novos métodos de trabalho que estarão adotando.

Palavras-chave: Trabalho Remoto. Home Office. Tele Trabalho. Design de Serviços. Design Thinking.

REMOTE WORK AND HOME OFFICE - HOW SERVICE DESIGN CAN SUPPORT

THE TRANSITION PROCESS TO NEW METHODS OF WORK

ABSTRACT

"Home Office" and "Remote Work" are recent work methods that have gained strength and have been increasingly used/adopted by organizations in recent years, especially in companies that carry out activities directly related to technology. All this was allowed due to the significant advances that we are experiencing with regard to digital and technological transformation - that end up making great changes possible in the way of performing work in organizations, allowing greater flexibility and adopting, for example, remote labor, Home Office, shared centers (Coworking), among others as the main method of work. The fact is that the Home Office and the Remote Work brought several benefits to the organizations, but also, great challenges to managers, workers and society in general. In this article, the Service Design worked through the Design Thinking approach as a tool to support the

transition process of these new working methods, validating key points in the basic

* Discente do curso de MBA Inovação em Design de Serviços na Universidade La Salle – Unilasalle,

matriculado na disciplina de Trabalho de Conclusão. E-mail: schultz.gabriel@gmail.com, sob a

orientação da profa. Dra. Ana Claudia Braun. E-mail: anaclaudiabraun@hotmail.com.

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needs for the adaptation of employees individually, as well as of organizations as a all, in order to deliver a satisfactory and safe experience on the new methods of work that they will be adopting. Keywords: Remote Work. Home Office. Tele Work. Service Design. Design Thinking.

1 INTRODUÇÃO

No mercado de trabalho que estamos inseridos atualmente – em constante

mudança e evolução, percebe-se que cada vez menos a jornada de trabalho é restringida a um horário comercial, passando a ser mais dinâmica conforme a necessidade e criticidade de cada negócio, bem como que a estrutura física de um escritório já não faz mais sentido ou não é tão relevante para execução de certas atividades nas empresas. Nota-se que com o passar do tempo, a transformação provocada pelo uso da tecnologia da informação nas organizações resultou em novas formas de trabalho que vem colaborando para o desenvolvimento e evolução das empresas, resultando inclusive em vantagem competitiva.

“Trabalhar de casa” não é uma ideia nova. Já na Idade Média, comerciantes possuíam lojas e oficinas que ficavam no térreo, enquanto suas casas se encontravam no andar de cima. E esta fórmula funcionou muito bem até o século XIX, quando a Revolução Industrial levou os trabalhadores para as fábricas, onde as condições de trabalho eram insalubres e exploratórias.

Nos anos 2000 a dinâmica foi simplificada. O trabalhador saía da zona residencial para trabalhar na área comercial – os grandes centros. Com o trânsito que havia naquela época, isso ainda era possível. Hoje, o contexto mudou. Os trabalhadores atualmente despendem horas no trânsito em deslocamento para o trabalho, universidade e demais compromissos.

Em meados de 1970, nos Estados Unidos, Jack M. Nilles, reconhecido como ―o pai‖ do Tele Trabalho, já explicava que essa forma de trabalho seria opção na indústria de Tecnologia da Informação estadunidense, onde se levaria o trabalho ao trabalhador, em vez de o contrário (NILLES, 2007). Neste sentido, o Tele Trabalho surgiu em um contexto de desafios e de condições próprias de infraestrutura que o favoreciam: havia problemas de trânsito para resolver e havia tecnologia disponível para viabilizar o trabalho feito de fora da empresa, de casa, por exemplo.

Em 1980, Alvin Toffler – Escritor Futurista conhecido pelos seus escritos relacionados à Revolução Digital - já sinalizava em seu best-seller ―A Terceira Onda‖ que a tecnologia permitiria que as pessoas voltassem a trabalhar de casa. Conforme a afirmação do autor, com o fim da era industrial e o início da era da informação, da valorização dos serviços e da criatividade, trabalhar em casa voltou a ser uma tendência.

Conceitos como o Home Office, o Trabalho Remoto, Centros Compartilhados entre empresas que não possuem uma estrutura física própria (Coworking), voltam com força a se popularizar e estão chamando atenção tanto das organizações quanto dos indivíduos em busca de uma oportunidade de trabalho – por conta das vantagens e benefícios percebidos por ambas as partes decorrentes destes métodos de trabalho.

Seguindo essa onda de constante evolução, a Lei 13.467 de 13 de Julho de 2017, referente à Reforma Trabalhista - conta agora com o Capítulo II-A, que regulamenta a nova modalidade denominada “teletrabalho” – popularmente conhecida como Home Office. A regulamentação se fez necessária tendo em vista

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que o método de trabalho encontra-se cada vez mais presente nas relações empregatícias.

Dentre os benefícios percebidos por organizações e indivíduos, podemos citar, conforme afirma Goulart (2009), em seu livro ―Teletrabalho: Alternativa de trabalho flexível” exemplos como a redução de custos de estrutura física de uma empresa – não mais existindo a necessidade de um escritório fixo, flexibilidade na jornada de trabalho, eliminação de tempo perdido no trânsito referente à deslocamento para a empresa, maior inclusão de deficientes/PCD nas as vagas de trabalho remotas, entre outros benefícios, que acabam tornando as empresas que já adotaram o Home Office mais atrativas para pessoas que buscam uma nova colocação no mercado de trabalho.

Considerando estas mudanças – as empresas, seus líderes e gestores também necessitam se adaptar no que diz respeito à maneira de realizar o controle, gestão e coordenação de suas equipes através do trabalho remoto, além das preocupações das organizações referentes às desvantagens como a dificuldade de mensuração ou possível queda de desempenho/produtividade, os possíveis danos que uma empresa poderá sofrer referente a processos trabalhistas movidos por ex- colaboradores em decorrência de alegações sobre desvio da jornada de trabalho, entre outros.

Fica claro que o conceito de Home Office, quando adotado pelas empresas, pode representar uma grande vantagem competitiva – mas ao mesmo tempo pode expor a empresa a grandes riscos relacionados à queda de produtividade e questões legais, além de demandar um intenso trabalho de adaptação estrutural e de cultura empresarial a fim de viabilizar sua implementação.

Face ao exposto acima, o objetivo central deste artigo acadêmico foi analisar como o Design de Serviços, através da ferramenta de Design Thinking, pode apoiar a transição de empresas com estruturas tradicionais, a se adaptar à novos métodos de trabalho – com foco no Home Office, de maneira que atendam e proporcionem uma experiência satisfatória às necessidades de ambas as partes – colaboradores e organizações.

2 REFERENCIAL TEÓRICO

2.1 Teletrabalho e Home Office – conceitos e definições

Para Jack M. Nilles - escritor de ―Fazendo do tele trabalho uma realidade‖ de

1997 – a definição de tele trabalho é: ―qualquer forma de substituir as viagens relacionadas com o trabalho mediante a utilização de tecnologias da informação como, telecomunicações e computadores; mover o trabalho para os trabalhadores ao invés de mover os trabalhadores para o trabalho.‖. Ou seja, o Home Office pode ser entendido como um modo flexível de trabalho, permitindo que as atividades diárias sejam realizadas remotamente, sem a necessidade do trabalhador se locomover até o local de trabalho.

Em meados de 1970, Nilles já estudava impactos no transporte urbano, emissões de carbono e a estruturação de cidades nos Estados Unidos – e as alternativas que as telecomunicações, avanços tecnológicos e a capacitação dos trabalhadores poderiam oferecer para combater estes problemas. Em 1976, o mesmo publicou seu livro “Telecommunications Transportation Trade Off – Options for Tomorrow” que o deixou conhecido como “pai” do Teletrabalho.

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[...] com o advento e crescimento das tecnologias de eletrônica e de computadores, uma crescente proporção da população vem sendo

engajada na criação, transferência, processamento e/ou armazenamento da informação – trabalho que não necessariamente requeira a presença física do trabalhador [...] Dada a capacidade da telecomunicação moderna e da

tecnologia de computador de eficientemente produzir, transmitir e armazenar informação, parece provável que muitos trabalhadores da

indústria da informação poderiam ―teletrabalhar‖. Isto é, eles poderiam realizar seu trabalho utilizando comunicações e tecnologia de computador

em locais muito mais próximos de suas casas do que é o caso agora. Se o teletrabalho puder ser mostrado factível, uma alternativa ao deslocamento poderia ser disponibilizada a uma significante porção da força de trabalho

dos distritos de centros de negócios [...] substituindo transporte por telecomunicação. (NILLES, 2007).

Corroborando com as visões supracitadas, para a OIT, Organização

Internacional do Trabalho, o tele trabalho define-se da seguinte maneira: “A forma de trabalho efetuada em lugar distante do escritório central e/ou do centro de produção, que permita a separação física e que implique o uso de uma nova tecnologia facilitadora da comunicação.”

Embora muitas definições do tele trabalho existam, em sua grande maioria possuem em comum os seguintes fatores:

a) Espaço físico de trabalho externo à empresa; b) Larga utilização da tecnologia da informação e comunicação; c) Promove mudança na organização e na realização do trabalho.

O tele trabalho, ou Home Office, pode ser entendido como um modo flexível de trabalho, permitindo que os trabalhadores desempenhem suas funções sem depender de um espaço físico específico para tal – graças à utilização de tecnologias de informação e comunicação que viabilizam a execução de seu trabalho de maneira remota.

Também fica evidente que a mobilização ao redor do trabalho remoto não vem ocorrendo somente em decorrência da evolução da tecnologia da informação. Existem também diversas vantagens a se observar no trabalho remoto, como cita Goulart (2009, p. 201) ―o Tele Trabalho reduz stress causado pelo trânsito; a empresa não tem atraso com o empregado; e a sociedade ganha com a diminuição da poluição‖. É uma situação onde o individual (colaborador) e o organizacional (empresa) podem ganhar e poupar tempo.

De acordo com Limongi-França (2006), no cenário atual de gestão de pessoas, houve uma mudança no formato das atividades desenvolvidas pelas pessoas, passando de atividades operacionais e legisladas para ações corporativas. Isto deixa em evidência que as organizações estão em constante mudança e que adaptações na forma de gerir os negócios e/ou processos devem ser revistos e frequentemente adaptados às novas realidades. As organizações passarão a ter novas diretrizes e estratégias para atendimento às demandas do mercado.

Especialistas das áreas de Gestão Empresarial, Recursos Humanos e Tecnologia da Informação, juntos vêm estudando a viabilidade de aplicação deste conceito e modernização das formas de trabalho em suas organizações – buscando sempre informações sobre as vantagens e desvantagens da migração de uma estrutura tradicional para o Home Office.

Pretti e Gonçalves (2008), afirmam que para possibilitar o Tele Trabalho é necessário um estudo e planejamento prévio dos processos e atividades que possam ser feitos à distância. Não basta apenas entregar um laptop a um funcionário arbitrariamente. Da mesma forma, é preciso avaliar e selecionar o

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profissional que irá desempenhar suas atividades nesse modelo, o ambiente deve ser estruturado e com suporte informatizado, deve haver a determinação das metas e avaliações periódicas à fim de mensurar o desempenho do profissional, além da construção de um plano de comunicação eficiente com a equipe que está alocada fisicamente no local de trabalho, bem como com o gestor deste funcionário.

As organizações que passam por essa transição, devem estar preparadas para enfrentar diversos pontos positivos e negativos decorrentes da flexibilidade que o Home Office proporciona dentro das organizações.

2.2 Legislação - Teletrabalho

Apoiando a mudança e constante evolução no modo de se “trabalhar”, nossa

legislação recentemente regulamentou à partir da Lei 13.467 de 13 de Julho de 2017, que se refere à Reforma Trabalhista – Capítulo II-A, a nova modalidade denominada “teletrabalho” – popularmente conhecida como Home Office. A regulamentação se fez necessária tendo em vista que o método de trabalho encontra-se cada vez mais presente nas relações empregatícias – e já de muitas empresas uma realidade no Brasil.

Segundo a lei, através de um contrato de trabalho é determinada a “responsabilidade pela aquisição, manutenção e fornecimento dos equipamentos tecnológicos e infraestrutura necessária à prestação do trabalho” (art. 75-D), deixando em aberto entre empregador e empregado definir através de contrato quem irá arcar com as despesas decorrentes da execução do trabalho. Em relação aos demais direitos tais como férias, licença maternidade, folga semanal remunerada, entre outros, o empregado que trabalha pelo regime de ―teletrabalho‖ mantém os mesmos direitos dos demais empregados que hoje são regidos pela CLT.

2.3 Design de serviços – como a metolodogia pode apoiar essa transição

Conforme a definição de Mager, que segue abaixo (2007; p. 354):

O Design de Serviços garante a funcionalidade e a forma dos serviços a partir da perspectiva do cliente. Seu objetivo é assegurar que o serviço seja

útil, usável e desejável do ponto de vista dos clientes; e efetivo, eficiente e distinto do ponto de vista do fornecedor. Os designers de serviço visualizam, formulam e coreografam soluções para problemas que não

necessariamente existem hoje. Eles observam e interpretam padrões de comportamento e requerimentos e transforma-os em futuros serviços.

(MAGER, 2007).

Complementando a citação acima, Mager (2007) adiciona alguns aspectos ao

conceito de Design de Serviços - onde afirma que este tem por função visualizar, formular e coreografar soluções para problemas que não necessariamente existem atualmente. Segundo a autora, o processo deve observar e interpretar necessidades e padrões de comportamento da sociedade, à fim de transformar estes pontos em possíveis serviços futuros.

Marc Stickdorn compila diversos alguns conceitos de definições de Design de Serviços em seu livro “Isto é Design Thinking de Serviços”, 2014, conforme segue abaixo:

O design de serviços é uma área emergente, focada na criação de

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experiências cuidadosamente planejadas, por meio do uso de uma combinação de mídias tangíveis e intangíveis. Isso oferece inúmeros

benefícios à experiência final do usuário.[...] O design de serviços ajuda a criar novos serviços ou a melhorar os já existentes, de modo a torná-los mais úteis, utilizáveis e desejáveis para os clientes, bem como eficientes e

eficazes para as organizações. Trata-se de uma nova área de atuação do design que se caracteriza como holística, multidisciplinar e integradora.[...] A

ideia do design de serviços é transformar o serviço entregue em algo útil, utilizável, eficiente, eficaz e desejável. (STICKDORN, 2014).

Já para Luis Alt, professor, consultor de Inovação e Design de Serviços – A

atuação de quem trabalha com a disciplina e ferramentas é: “Entender quais são as necessidades das pessoas, seus desejos quando precisam se relacionar com as organizações, e então repensamos ou criamos novos serviços. Mas sempre sob o ponto de vista das pessoas para depois pensar nos processos e nas organizações”.

A partir dos conceitos supracitados, é possível compreender que o Design de Serviços é uma disciplina que se preocupa com a necessidade de trazer uma visão mais humana aos serviços. Este tipo de design organiza pessoas, infraestrutura, comunicação e os componentes de um serviço na intenção de melhorar a sua qualidade – sempre buscando atender as necessidades de ambas as partes – fornecedor e cliente, onde prioriza inicialmente a ótica do cliente final na relação com os serviços.

2.4 A Abordagem de Design Thinking

Blueprint, Jornada do Usuário, Personas, Storytelling, Concerns e diversas

outras ferramentas atualmente apoiam a disciplina de Design de Serviços para criar e entregar novos serviços para empresas, e a melhor experiência aos consumidores.

Dentre essa gama de ferramentas, o Design Thinking é uma abordagem que busca a solução de problemas de forma coletiva e colaborativa, em uma perspectiva de empatia máxima com todas as partes interessadas – sejam eles clientes e/ou empresas.

Ao contrário de outros métodos, o Design Thinking não se baseia em dados estatísticos e matemáticos em seu processo, mas sim principalmente no contato direto com o cliente, a fim de desenvolver empatia e profundo entendimento sobre o problema estudado, e o contato com profissionais responsáveis pelo projeto – a fim de desenvolver soluções para tais problemas. Em suma, o Design Thinking pode ser considerado um método mais “humano” do que os demais (Endeavor, 2015).

Para Marc Stickdorn – em seu livro “Isto é Design Thinking de Serviços”, 2014 Para desenvolver um projeto utilizando-se a metodologia de Design Thinking, é preciso aprender a pensar através de uma abordagem própria, que consiste em enquadrar o problema, pensar de forma criativa, gerar soluções, adotar um olhar multilateral, cocriar, fazer associações inusitadas e prototipar as melhores soluções‖.

O Design Thinking foi popularizado principalmente por David M. Kelley, fundador da IDEO, uma das maiores empresas de design e inovação da atualidade. A abordagem possui uma estrutura padrão – que pode ser dividida em: Inspiração/Imersão, Análise/Síntese, Ideação, e por fim a Prototipagem/Implementação.

Abaixo, segue representação gráfica da estrutura de Design Thinking desenvolvida e adaptada pela IDEO:

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Fonte: IDEO - Designer Tool Kit , Traduzido.Acesso em 2018.

3 METODOLOGIA DE PESQUISA

Para atender o objetivo geral proposto neste artigo científico – se fez

necessário em um primeiro momento entrevistar profissionais relacionados a empresas que já eram adeptas ou estavam estudando a possibilidade de adotar o Home Office como método de trabalho, para compreender profundamente quais eram os principais benefícios e desvantagens, na visão de uma organização, que passou ou pretendia passar por essa transição.

Em contraponto, também se fez necessário entrevistar estes mesmos colaboradores que já experienciaram, ou que atualmente trabalhavam na dinâmica de trabalho remoto, para mais uma vez validar as principais vantagens e desvantagens deste regime – trazendo a visão do colaborador sobre o assunto.

Essa abordagem inicial se deu através de uma entrevista qualitativa exploratória, que não possuiu dados estruturados.

Na sequência – realizou-se uma análise de dados entre a visão de gestores e/ou organizações, e também dos colaboradores sobre o assunto, onde então, foram validados quais os melhores caminhos e práticas para se seguir por uma organização quando se adota Home Office, na intenção de entregar a melhor experiência de trabalho aos seus colaboradores – tendo segurança sobre métricas de produtividade, custos, e também realizar uma transição que passe segurança para a organização, em pontos como a redução dos riscos referentes à processos/ações trabalhistas decorrentes do método de trabalho adotado, métricas adequadas de gestão e controle de produtividade, entre outros.

Com os resultados desta pesquisa exploratória estruturada – o objetivo deste artigo acadêmico foi apresentar as validações e pontos chave no processo para transição de Estrutura Tradicional de trabalho para a adoção do Home Office – material este, que poderá ser utilizado como base de apoio dentro de empresas interessadas pelo tema, servindo como um guia para atender às necessidades de ambas as partes (empresa e funcionários) durante o processo de transição.

A estrutura deste projeto de pesquisa foi baseada no Design de Serviços – mais especificamente na abordagem de Design Thinking (adaptada), com uma primeira etapa de Inspiração, aprendizado e absorção de conhecimento sobre o tema – uma segunda etapa de Ideação, onde houve a interpretação das informações obtidas e conversão dos insights em ideias tangíveis – para então, resultar em uma solução, que foi uma análise conclusiva, com validações e pontos chave para realizar a transição de um método tradicional de trabalho ao Home Office, estudo este que poderá servir de apoio para pilotar tal transição em empresas.

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4 ANÁLISE DE DADOS E RESULTADOS OBTIDOS

O questionário aplicado aos entrevistados foi simples e aberto, de cunho

exploratório, na intenção de ouvir e compreender quais os pontos chave de validação para a transição de um modelo e estrutura tradicional de trabalho em escritório, para o modelo de trabalho remoto, Tele Trabalho ou Home Office.

A Pesquisa aplicada foi introduzida através da seguinte questão: “Quais os pontos identificados como Vantagens e Desvantagens do

Trabalho Remoto – em comparação à uma estrutura tradicional de trabalho?

Em um primeiro momento, a visão de colaborador, individual – e em um segundo momento, a visão de um gestor e líder de uma organização, que se torna ou deseja se tornar adepta à estrutura de trabalho remoto”.

A entrevista foi aplicada com 15 pessoas, sendo elas 6 mulheres e 9 homens, na faixa etária entre 22 e 51 anos, dentre eles: funcionário público federal, funcionário de empresa privada de médio porte, funcionário de empresa multinacional, consultor autônomo e empreendedor. Todos os entrevistados já tiveram experiências com Trabalho Remoto em determinado momento de sua carreira profissional.

No primeiro momento da entrevista – cada entrevistado apresentou diversos tópicos que entende ser vantagem e desvantagem para um colaborador inserido em uma empresa adepta ao trabalho remoto.

No segundo momento – estes mesmos entrevistados apresentaram tópicos de vantagem e desvantagem na visão de uma organização ou empresa, assumindo o papel de líderes – e identificando quais seriam os impactos positivos e negativos de uma transição ou adequação para liderar uma equipe adepta ao trabalho remoto.

Não existia uma quantidade mínima ou máxima de tópicos a serem levantados quanto a Vantagens ou Desvantagens do trabalho remoto neste estudo, na intenção de qualificar também se os entrevistados identificavam maior número de pontos positivos ou negativos na adoção deste método de trabalho.

Abaixo – seguem as análises realizadas através deste estudo:

4.1 Visão 1 – colaborador (individual)

Compilando as respostas dos 15 entrevistados, foram citados no total – 61

tópicos positivos – identificados como Vantagem para a adoção do Home Office nas empresas.

Já em relação à pontos negativos – foram identificados 45 itens – que são considerados desvantagens e pontos de atenção na adoção do Home Office para as empresas.

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Fonte: Elaborado pelo Autor.

Este levantamento inicial deixa evidente que a nível individual, o Home Office

possui mais pontos positivos do que negativos identificados pelos colaboradores. Os tópicos de maior ocorrência –citados pela grande maioria dos entrevistados

foram:

Fonte: Elaborado pelo Autor, 2018.

4.1.1 Vantagens

Como principal vantagem identificada pelos Colaboradores, podemos citar a

Otimização de Tempo e a possibilidade de evitar deslocamentos - O Tele Trabalho contorna um dos problemas crônicos das grandes cidades, a dificuldade de locomoção. Quando o colaborador precisa se deslocar de automóvel ou transporte coletivo entre casa e trabalho, há o tempo dispendido e o desgaste do trânsito, cada vez maiores com os engarrafamentos em horários de pico, o que gera estresse e redução do tempo de lazer e convívio familiar. Como vantagem adicional, quando houver um número significativo de trabalhadores nessa modalidade, haverá menor número de veículos em deslocamento entre casa e trabalho, o que trará benefícios a todos, não somente aos trabalhadores em Tele Trabalho.

A segunda vantagem percebida, diz respeito à Maior Flexibilidade de Horários - Salvos os casos de execução do trabalho em horário comercial, o Home Office permite uma maior flexibilidade de horário para sua execução – cabendo ao colaborador priorizar as entregas do que lhe foi solicitado – e a apresentação de resultados consistentes, não mais sendo cobrado e auditado primeiramente pelo número de horas trabalhadas. O colaborador poderá definir e/ou ajustar seu turno de trabalho para o horário que entende apresentar maior rendimento.

Flexibilidade de horários e gestão do tempo por parte do colaborador, levam ao próximo tópico identificado como vantagem para os colaboradores, a Qualidade de Vida e Conforto - Ter o conforto de trabalhar em um escritório dentro de sua própria casa, a possibilidade de almoçar com seus familiares ou levar os filhos na escola no

Home Office - Visão Colaborador (Individual)

45 Desvantagens

Sinalizadas 61 Vantagens

Sinalizadas

Vantagens Identificadas

Desvantagens Identificadas

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horário do almoço (baseando-se na dinâmica de flexibilidade de horário de trabalho), evitar a exposição à riscos como o do trânsito, poluição e a violência urbana, fora a redução do desgaste e estresse relacionado ao deslocamento diário – são pontos chave que elevam a qualidade de vida dos colaboradores adeptos ao trabalho remoto.

O último ponto identificado como vantagem para os colaboradores, que também foi considerada uma vantagem na visão das organizações, diz respeito à ganho de Foco e Produtividade. O escritório tradicional da empresa pode expor o colaborador à diversas interações sociais que acabam por tirar o foco e a atenção do funcionário no trabalho. Um ambiente mais silencioso – onde o colaborador está isolado – ou tem menos interações sociais, pode contribuir na concentração para a realização de tarefas difíceis e que exigem maior foco.

Fora os pontos acima expostos, a grande maioria dos entrevistados sinalizou que entende como uma vantagem, que a empresa onde trabalham disponha de uma estrutura reduzida para trabalhar no escritório – realizando reuniões presenciais, ou atividades específicas, quando necessário.

4.1.2 Desvantagens

A primeira desvantagem percebida na visão dos colaboradores, diz respeito a

Custos e Falta de Estrutura. O Home Office transfere a necessidade de estrutura da uma empresa para o colaborador. É necessário que o funcionário adepto ou submetido à essa forma de trabalho disponha de recursos que viabilizem a execução de seu trabalho de forma remota. Estrutura básica (mesa, cadeira, desktop/notebook, teclado, mouse, monitor), espaço físico disponível na residência para montar um pequeno escritório, custos adicionais com energia elétrica, consumo de ar condicionado, custos adicionais com provedor de Internet, boa disponibilidade do provedor de Internet, custos adicionais com alimentação – são alguns dos pontos que preocupam um colaborador para se tornar adepto ao trabalho remoto. Conforme sugestão dos entrevistados, a empresa pode e deve disponibilizar alguns destes recursos, fornecendo parte da estrutura ou auxílio de custos para execução do Home Office.

Os colaboradores reconheceram como uma dificuldade comum na execução do trabalho remoto - Saber separar questões Pessoais x Profissionais - A modalidade requer do colaborador um alto grau de organização e de disciplina, pois é um risco para o colaborador procrastinar ou envolver-se com suas questões pessoais e prejudicar a execução do trabalho, o que pode gerar angústia e inclusive a possibilidade de desligamento por problemas de desempenho. O funcionário deve ter consciência para saber separar as necessidades pessoais das profissionais – do contrário, pode não estar preparado para adotar este método de trabalho.

Dificuldades na Gestão do Tempo podem ser prejudiciais ao trabalhador remoto. Assim como o ponto é o mais citado na análise de Vantagens do Home Office, a questão volta a aparecer nas desvantagens – pois Flexibilidade de horários não deve ser confundida com Liberdade de horários. A Flexibilidade de horário é um benefício, mas junto exige comprometimento com as entregas e resultados por parte do colaborador, e deverá ser utilizada com responsabilidade para não acarretar em queda de rendimento por parte do funcionário. Pessoas com dificuldade na gestão de tempo e agenda poderão sofrer quedas de rendimento com esta forma de trabalho.

Por fim, a Falta de Interações Sociais, Integração com a Equipe e Trocas de

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Conhecimento são percebidas como uma desvantagem expressiva para os colaboradores. O Trabalho Remoto acarreta na diminuição considerável de interações sociais entre os colaboradores de uma empresa. O baixo nível de interação com os colegas de equipe influencia no nível de desenvolvimento profissional dos colegas, baseado em trocas de conhecimento – e no desenvolvimento de soluções em conjunto, principalmente por parte de equipes multidisciplinares. Fora isso, o senso de equipe é enfraquecido com uma perda de energia e motivação do grupo – que não interage com a mesma frequência que dentro de um escritório.

4.2 Visão 2 – Gestor e empresa (organizacional)

Compilando as respostas dos 15 entrevistados, foram citados no total – 41

tópicos positivos – identificados como Vantagem para liderar uma equipe ou organização adepta ao trabalho remoto.

Já em relação a pontos negativos – foram identificados 49 itens – que são considerados desvantagens na ótica dos gestores, em liderar subordinados ou comandar uma empresa adepta ao trabalho remoto.

Fonte: Elaborado pelo autor.

Este levantamento, contrapondo a análise inicial - da ótica do colaborador e

individuo inserido na empresa - deixa evidente que no nível empresarial, de cargos de gestão e liderança, o Home Office possui mais pontos de alerta/preocupação do que pontos positivos sinalizados pelos entrevistados.

Os tópicos de maior ocorrência – citados pela grande maioria dos entrevistados foram:

Fonte: Elaborado pelo Autor.

4.2.1 Vantagens

A principal vantagem percebida neste estudo pela ótica dos gestores e das

organizações na análise de implementação do Home Office, foi a Redução dos Custos de Infra Estrutura de uma empresa. Os altos custos de energia elétrica, de manutenção predial, aluguel, provedor de internet dedicado, equipamentos e

49

Desvantagens

Sinalizadas 41 Vantagens

Sinalizadas

Vantagens Identificadas

Desvantagens Identificadas

Home Office - Visão Gestor

(Organizacional)

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materiais de escritório, transporte, alimentação, entre outros – acabam por ser transferidos ou compartilhados com o colaborador, uma vez que o principal ponto de execução do trabalho não mais é o escritório da empresa, e sim a casa de cada funcionário. A empresa pode considerar uma redução considerável em sua estrutura física a partir da adoção do trabalho remoto – mantendo escritórios menores para os funcionários que ainda assim desejarem/necessitarem executar seu trabalho nas dependências da empresa, para reuniões presenciais, e demais eventos específicos que necessitem utilizar das dependências do ambiente empresarial.

Para os gestores, a Relação de Confiança Organização x Colaborador trará Reflexos positivos na Produtividade de seus subordinados. Segundo a análise dos entrevistados, a adoção do Home Office por parte das empresas tende a gerar o aumento da satisfação pessoal e da qualidade de vida dos colaboradores, que podem trazer reflexos positivos sobre a produtividade. Os fatores que influenciam positivamente neste aspecto são o reforço da relação de confiança por parte da empresa com o funcionário, além do conceito de Work Life Balance, que permite que o colaborador tenha mais tempo para suas atividades diárias, interações com a família, menos estresse despendido com o trânsito, entre outros – assim, elevando a qualidade de vida do funcionário. Este reforço de relação de confiança tende a motivar os colaboradores, e impactar positivamente na produtividade dos mesmos.

Por fim, a terceira vantagem percebida na adoção do Home Office, está ligada à adaptação para uma gestão voltada ao Foco em Metas – Não mais em Horas Trabalhadas. A adoção do método de trabalho remoto torna a necessidade de registro de horas trabalhadas, cartão ponto, e demais controles de horário uma análise de menor relevância, se comparado à orientação e foco da empresa por entregas, metas, resultados e produtividade. Trabalho remoto e flexibilidade de horário estão relacionados, e as empresas e seus líderes que adotam tal forma de trabalho, devem evoluir seus métodos de controle e gestão sobre os funcionários – baseando-se em análises de desempenho, resultados obtidos e produtividade de seus colaboradores.

Além dos pontos acima citados, diversos entrevistados sinalizaram que visto que o conceito de Home Office passa a ter grande visibilidade na atualidade e segue em constante evolução, no futuro, empresas que adotam este método de trabalho poderão ter vantagem competitiva sobre as empresas que se mantiverem em estruturas tradicionais.

A possibilidade de escolher entre 2 empresas para se trabalhar, desempenhar funções semelhantes em ambas, entretanto onde apenas uma oferece a possibilidade de trabalhar de casa – ou de forma hibrida, ter maior qualidade de vida, evitar deslocamentos no trânsito e gerir seu próprio tempo da melhor maneira possível, tende a resultar em vantagem competitiva para as empresas adeptas do Home Office, retendo os melhores talentos do mercado – em relação à empresas de estrutura tradicional – que se opuserem a adotar tal modernização de estrutura de trabalho.

4.2.2 Desvantagens

Como principal desvantagem identificada pelos gestores e lideres de

organizações, cita-se a Perda de Relacionamento, Senso de Equipe e proximidade com os Subordinados. Este foi o ponto mais repetido entre os entrevistados, referente a perda de interações sociais e interpessoais, integração da equipe de trabalho e a proximidade do gestor com seus subordinados. O baixo relacionamento

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entre uma equipe de trabalho pode afetar o clima organizacional, enfraquecer a cultura da empresa, e desestimula as trocas de experiências e de conhecimento entre os colegas. Este distanciamento acaba sendo natural, quando cada um dos membros da equipe de trabalho executa sua função de forma remota, e não mais compartilhando a mesma sala em um escritório.

A segunda maior preocupação e desvantagem na visão de gestores e organizações está relacionada à Dificuldade em mensurar a Produtividade e Supervisionar o trabalho dos Subordinados - Uma empresa que deseja adotar o Home Office como principal método de trabalho, ou ainda como uma forma híbrida ou complementar, deve se ater ao fato de que será necessário atualizar ou reinventar a maneira como os colaboradores são supervisionados pelo seu gestor, em relação à execução de suas tarefas – e isso exige não só uma atualização no processo, mas também na mentalidade dos gestores da organização. A supervisão do cumprimento de uma carga horária necessita de recursos tecnológicos, conexão com a internet, acesso à sistemas, entre outros – e não mais apenas do registro de ―folha ponto‖ na empresa. A sugestão dos entrevistados é realizar uma gestão através de Resultados, metas e desempenho. Caso as entregas sejam satisfatórias, estiverem dentro dos prazos e atenderem ou superarem as métricas e expectativas da empresa, o trabalho estará sendo executado de forma correta.

Além das desvantagens acima identificadas, duas outras principais preocupações foram citadas pelos entrevistados. A primeira diz respeito aos riscos referentes ao vazamento, compartilhamento e/ou roubo de dados confidenciais da empresa – uma vez que o funcionário utilizará da conexão de internet de sua residência para trabalhar, e que seu dispositivo de trabalho (notebook, celular, etc.) poderá ser roubado com maior facilidade, devido à maior mobilidade dos profissionais remotos – em comparação à um funcionário de empresa com estrutura de trabalho tradicional que utiliza um dispositivo que não é móvel, e é conectado somente à rede da empresa.

A segunda preocupação é perante a legislação – uma Insegurança Jurídica quanto ao trabalho remoto. Conforme citado na revisão teórica deste artigo, o Brasil sofreu uma recente reforma na legislação trabalhista, na intenção de regulamentar o Tele Trabalho no País. Apesar de estar em grande evidência, o Trabalho Remoto ainda não é uma forma de trabalho muito difundida e adotada nas empresas – pois além da necessidade de grandes mudanças estruturais, organizacionais, e de mentalidade de gestão dentro das organizações, existe certa dificuldade em mensurar as horas trabalhadas dos colaboradores, dependendo de recursos tecnológicos para tal – e quando tais supervisões não são corretamente realizadas, isso pode acarretar em exposições legais, fazendo com que as empresas sejam acionadas na justiça com alegações de desvio de horário de trabalho, horas extras não pagas, e diversas outras afirmações que justifiquem a abertura de um processo trabalhista por parte do funcionário.

Além dos principais pontos acima expostos, outra desvantagem pertinente, citada como uma preocupação para os gestores é o fato de a execução do trabalho depender da estrutura que o funcionário possui em sua casa. Quedas no provedor de internet, quedas de luz, falta de um escritório ou espaço adequado para trabalho em casa, são alguns fatores que podem influenciar negativamente na produtividade do trabalho – e que empresas com estrutura tradicional de escritório normalmente se protegem, utilizando geradores de energia, nobreaks, links dedicados de internet, entre outros.

E por fim, a demora na comunicação entre gestor, subordinados, e áreas

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adjacentes da empresa – é um ponto de preocupação referente à adoção do Home Office.

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS

A proposta deste artigo era identificar, através da ferramenta de Design

Thinking – as principais vantagens e desvantagens da adoção do trabalho remoto, Home Office e/ou Tele Trabalho – à fim de apoiar a transição de empresas de estrutura adicional interessadas na adoção destes métodos de trabalho.

A pesquisa, que foi alinhada com a abordagem de Design Thinking – que é considerada uma ferramenta do Design baseada em empatia, e um método com foco no ser humano, buscando a solução dos problemas de forma colaborativa, validando as necessidades do indivíduo e da empresa – era de cunho exploratório, baseada na análise de dados qualitativos sobre o tema.

Através da pesquisa, foi possível levantar as principais Vantagens e Desvantagens na visão do colaborador (Indivíduo) sobre a adoção do Home Office, e também a visão do gestor (Organização) sobre o tema.

Diante da análise de dados da pesquisa aplicada, foi possível identificar os pontos

mais relevantes – positivos e negativos – para os colaboradores adeptos ou

inseridos em empresas que permitem o trabalho remoto.

Pontos positivos estes que foram: Otimização de Tempo, evitando o Deslocamento; Uma Maior Flexibilidade de Horários para o Colaborador; Maior Qualidade de vida e Conforto; e Aumento do Foco e Produtividade; Em contrapartida, os principais pontos negativos e desvantagens do Home Office sinalizados na visão do colaborador foram: Custos e Falta de Estrutura; Dificuldade em separar as questões Pessoais e Profissionais; Gestão do Tempo; e a Falta de Interações Sociais, Integração com a Equipe e Trocas de conhecimento.

Através da pesquisa aplicada, diversos pontos relevantes – positivos e negativos – também foram identificados na visão dos gestores e líderes de organizações ou equipes adeptas do trabalho remoto.

Os principais pontos positivos sinalizados foram: Economia e Redução de Custos; Reforço de relação de confiança entre a organização e o colaborador – e o impacto positivo que esta relação tem na produtividade; e o Foco e a Gestão baseada em Metas e Resultados, e não mais somente em horas trabalhadas. Já os principais pontos negativos, de atenção e preocupação sinalizados na visão dos gestores foram: Perda de Relacionamento, Senso de Equipe e proximidade com os Subordinados; Dificuldade em mensurar a produtividade e supervisionar o trabalho dos Subordinados; e Riscos de vazamento de informações e exposições legais para a empresa.

Alinhado com o objetivo central deste artigo, através da ferramenta de Design Thinking foi possível levantar os pontos chave para a transição de uma estrutura organizacional tradicional interessada na adoção do Home Office – que se preocupa em atender as necessidades Organizacionais, e as necessidades básicas de seus colaboradores.

A reflexão final que o estudo proporcionou é de que a visão de ambas as partes – colaborador e organização foram analisados, profundamente compreendidos e devem ser plenamente atendidos para garantir uma transição e uma mudança organizacional efetiva na empresa.

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