TÓPICOS SOBRE GESTÃO BOTAR O BLOCO NA RUA Alguns insights sobre gestão e projetos Reflexões...
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TÓPICOS SOBRE GESTÃO
BOTAR O BLOCO NA RUA
Alguns insights sobre gestão e projetos
Reflexões sobre gestão em contextos “quase anárquicos”
Ferramentas práticas
Formas organizacionais mais flexíveis
Modos tradicionais de gerenciamento
ONG, Associação
Governo
Empresa
Qualquer projeto
Tempo
Espaço
Recursos
Pessoas
Motivação
Algum planejamento
INICIALIZAÇÃO PLANEJAMENTO
EXECUÇÃO CONTROLE
ENCERRAMENTO
FASE 1
FASE 2
FASE 3
PLANEJAMENTO
ESCOPO PLANO DE AÇÃO
PLANO DE CONTROLE
Situação Geradora
Justificativa
Objetivo Geral
Objetivos Específicos
Resultados Esperados
Abrangência do Projeto
Tarefas
Datas
Custos
ResponsáveisAcompanhamento e
monitoramento
INICIALIZAÇÃO
PLANEJAMENTOEXECUÇÃOCONTROLE
ENCERRAMENTO
Nem excesso de controle, nem excesso de descontrole
Dentro do contexto da cultura, deve-se buscar formas de
gestão menos castradoras, mais livres e que possibilitem a
expressão da criatividade.
Democratização dentro dos processos de trabalho.
Replicar seu discurso no modo de trabalho.
Paul Baran (1964)
Anarquias Organizadas
(1) a organização opera sobre uma variedade de inconsistências, sendo que uma delas diz respeito aos objetivos e metas que inexistem de forma compartilhada;
(2) as preferências são problemáticas e parcamente definidas; (3) a organização pode ser vista mais como uma coleção de ideias do que como uma estrutura coerente; (4) as preferências são descobertas a partir da ação concreta e não advém de processos de planejamento; (5) os processos da organização não são compreendidos por seus membros;(6) suas ações operam na tentativa-erro e nos resíduos de aprendizagem a partir de acidentes passados;(7) a participação dos membros é fluida, pois varia em esforço e tempo dedicado de acordo com o assunto em pauta; (8) os limites organizacionais não são claros e mudam com frequência;(9) as decisões podem mudar inesperadamente.
Que ferramentas utilizar?
Quais são as melhores?
Como gerir projetos coletivos, participativos e minimamente
organizados que alcancem seus objetivos?
Modelos mais participativos
Cultura Digital em projetos
Redução de hierarquias
Processos compartilhados
Informações visíveis não somente pelo grupo que executa (abrir
o orçamento. Ex. Catarse)
Decisões coletivas, mas responsabilidades divididas
Transparência e prestação de contas
Organização, não centralização
Elemento de diferencial dos editais não somente como objetivo
do projeto, mas como processo de trabalho.
Cultura Digital em projetos
Compartilhar as informações
Abrir os dados
Utilizar plataformas livres, abertas e democráticas
Pautar-se no dia-a-dia por valores que remetem aos objetivos
que você gostaria de chegar.
Conflito e Feedback
(dinheiro, papéis, tarefas – mundo pragmático)
Quais são/foram nossos pontos fortes com o
Projeto ou ação?
Quais são/foram nossos pontos fracos com o
Projeto ou ação?
Os projetos não se relacionam com as prioridades
Custos são inadequados
Calendários não realistas
Falta de objetivos claros
Indicadores inadequados
Metas não realizáveis
Falta de definição de papéis e responsabilidades
Falta de participação das pessoas (parceiros, beneficiários, comunidade)
Como foi e como está sendo o projeto da CCD?
Algumas Ferramentas que usamos
hoje ou que já usamos antes
Nenhum pressuposto exime a necessidade de ter formas de organizar o trabalho.Nenhum elemento de gestão é maior do que a própria prática e ele nunca
pode ser o objetivo fim.
Outras Ferramentas
Estrutura Analítica de Projeto
+ tempo
1. Capa/ Título
2. Sumário Executivo
3. Apresentação da Organização Proponente
4. Justificativa/ Análise de Contexto do Projeto (situação geradora/diagnóstico)
5. Objetivo Geral e Objetivos Específico
6. Público Alvo e Localização (Abrangência)
7. Metodologia (modo de intervenção)
8. Cronograma de Atividades (Plano de Ação)
9. Cronograma Físico – Financeiro e Recursos Necessários – Orçamento
10. Resultados Esperados
11. Indicadores e Sistema de Avaliação
12. Anexos
Dados principais para apresentar ao financiador
Planejamento Estratégico Planos de Ação
Longo Prazo Curto Prazo
Objetivos Estratégicos Operação diária
Recomenda-se a periodicidade de 1 vez ao ano
Devem ser revisados com freqüência
Organiza amplamente o que a organização fará
Organiza atividades, tempo, pessoas, recursos com mais detalhe
Nível Estratégico (visão institucional) Níveis táticos e operacionais
O QUE QUANDO QUEM POR QUE ONDE COMO QUANTO
O “COMO” é um desdobramento em pequenas ações que, em conjunto,
realizam o “O QUE”.Cada “COMO” pode ter seus custos, responsáveis, locais...O Plano de Ação pode servir como um meio de monitorar
o andamento das atividades
O QUE QUANDO QUEM POR QUE ONDE COMO QUANTO INDICADOR META
Indicador: indica o alcance da meta. A variável que demonstra se a ação é
atingida. (qtd. de pessoas participantes das oficinas)
Meta: intimamente ligada ao resultado esperado da ação. Retomar os resultados
esperados para colocar a meta. (20 pessoas em cada oficina).
Relatórios de Ações e Produções Culturais que se revertem em políticas públicas.
SMART
S
M
A
R
Específico – Devem refletir o que o projeto pretende mudar
Mensurável sem ser ambíguo – Devem ser precisamente definidos de modo que sua medição e
interpretação não seja ambígua.
Atingível e sensível – Devem ser atingíveis pelo projeto e sensíveis às mudanças que o projeto deseja realizar.
Relevante e fácil de coletar – Deve ser viável coletar os dados sobre os indicadores escolhidos dentro de um
prazo razoável e a um custo também razoável.
T Comprometido com o tempo – Devem determinar para quando está prevista determinada mudança.
Fonte: Chris Roche, 2002
Cronograma
Resp. SET 2º OUT 1ª OUT 2ª NOV 1ª NOV 2ª DEZ 1ª JAN 1ª JAN 2ª
Reuniões de definição
Fulano x x x x x x x X
Definição de datas, locais
Sujeito x
Primeiros gastos xx x
Atividade 1 x
Atividade 2 x
Atividade 3 x
Exemplo de Orçamento com Rubricas Orçamento
Contas a Paga
r
Contas a Receber
Fluxo de Caixa
Fluxo de Caixa Fluxo
Avaliar Projetos
Quanti
Quanti
Questionários
Surveys
Estatísticas
Entrevistas (diretas, semi-estruturadas, abertas, histórias de vida)
Observação, Etnografia
Grupo Focal
Impacto e Resultados
Avaliação de Processo – É o acompanhamento ou monitoramento periódico das ações de um projeto. Mede as consequências imediatas e permite criar soluções para as questões que vão surgindo ao longo da execução do projeto.
Avaliação de Resultados – É a avaliação realizada ao final de determinadas fases do projeto e tem como objetivo mensurar as consequências das ações, ou seja, os resultados obtidos, a partir dos objetivos propostos no projeto.
Avaliação de Impacto – É uma avaliação que ocorre algum tempo após o término do projeto, com o objetivo de mensurar os resultados a longo prazo e qual o impacto do projeto na vida das pessoas.