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“Desenvolvimento Sustentável para o Cerrado Brasileiro”

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“REGULAMENTO PARA PADRONIZAÇÃO” N.VALEC

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INDICAR NESTE QUADRO EM QUE REVISÃO ESTÁ CADA FOLHA

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15 30

Rev. DATA

ELABORADO POR T.E.

APROVAÇÃO

DESCRIÇÃO DA REVISÃO NOME RUBRICA NOME RUBRICA

00 04.99 Tavares E IMPLANTAÇÃO

TIPO DE EMISSÃO ( T.E. ) DISTRIBUIÇÃO PALAVRA CHAVE

(A) PRELIMINAR (B) (C) CONHECIMENTO (D) (E) PARA APLICAÇÃO (F) (G) (H) CANCELADO

DIRETORES, SUPERINTENDENTES. ASSESSORES CHEFES, ASSESSORES. COORDENADORES, CHEFE DE DEPARTAMENTO, CHEFE DE DIVISÃO,

SISTEMA DE PADRONIZAÇÃO

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1 OBJETIVO

Estabelecer a metodologia para concepção, formatação, edição, definições, características, classificação, determinação das siglas e procedimentos gerais, referentes à estruturação do sistema de padronização da VALEC necessários a implementação em toda a empresa. 2 CAMPO DE APLICAÇÃO

O presente padrão “Regulamento Para Padronização “ aplica-se a todos os órgãos da Empresa. 3 REFERÊNCIAS São as diretrizes básicas para controle de procedimentos padronizados. - Política Para a Padronização – ( POL-03-11-001 ) 4 DEFINIÇÕES

Para efeito do presente Padrão aplicam-se as seguintes definições:

SISTEMA : conjunto de processos distintos, interdependentes e interligados, objetivando desempenhar uma função.

PROCESSO : conjunto de tarefas distintas, interligadas, visando obter um resultado especifico.

PADRÃO : todo e qualquer compromisso documentado, utilizado em comum e repetidas vezes, pelas pessoas relacionadas com uma determinada atividade.

PADRONIZAÇÃO : atividade sistemática para estabelecer e utilizar padrões avaliando o seu resultado quanto: - à conformidade do padrão - ao cumprimento do padrão - aos resultados de seu uso.

TAREFA OU PROCEDIMENTO : conjunto de atividades distintas realizadas em uma unidade de trabalho.

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ATIVIDADE : menor unidade na execução de uma tarefa.

PADRÃO BÁSICO : qualquer padrão que defina os procedimentos fundamentais de funcionamento do regulamento para padronização. Deve ser obedecido por todos os padrões.

MINUTA DE PADRÃO : é o padrão já redigido obedecendo aos padrões básicos, porém ainda não homologados.

MATÉRIA LEGAL : padrões decorrentes da legislação ou entidades reguladoras.

GESTÃO EMPRESARIAL : padrões que estabelecem a forma como a Empresa deve ser organizada e gerenciada.

USUÁRIO : qualquer unidade de trabalho ou funcionário que utiliza um padrão.

CONFORMIDADE DO PADRÃO : o padrão formalizado deve retratar fielmente o trabalho conforme executado.

HOMOLOGAÇÃO : é o ato de aprovação da minuta do padrão pela autoridade competente. A partir da homologação a minuta se transforma em padrão e sua utilização é obrigatória por todos os usuários envolvidos. 5 CLASSIFICAÇÃO DOS PADRÕES O sistema de padronização VALEC está estruturado de acordo com as atividades e funções exercidas na Empresa.

PADRÕES ( INTERNOS )

O QUE FAZER ( políticas, regulamentos e especificações)

estabelecem a regulamentação e/ou características dos produtos ou serviços

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COMO FAZER (sistemas/processos )

estabelecem os sistemas e/ou processos dos produtos ou serviços

COMO PROCEDER (execução )

estabelecem os procedimentos operacionais para execução dos produtos ou serviços

5.1. CLASSIFCAÇÃO DOS PADRÕES ADMINISTRATIVOS E DE APOIO As siglas para os vários tipos de padrões estão definidas neste regulamento conforme a seguir: a) TIPO DO DOCUMENTO SIGLA

POLÍTICA POL NORMA GERAL NGL REGULAMENTO REG MANUAL MAN ATA DE REUNIÃO ATA PORTARIA DA PRESIDÊNCIA PPR RESOLUÇÃO DE DIREETORIA RD RESOLUÇÃO RES INSTRUÇÃO DE TRABALHO ITR PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO POP PADRÃO GERENCIAL DE SISTEMA PGS FLUXOGRAMA FLU TABELA TAB DOCUMENTO DOC OUTROS OUT

b) ÓRGÃO EMITENTE SIGLA 01. CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO CONSAD

02. CONSELHO FISCAL CONFIS

03. DIRETORIA EXECUTIVA DIREX

04. PRESIDÊNCIA PRESI

05. DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO E FINANÇAS DIRAF

06. DIRETORIA DE ENGENHARIA DIREN

07. AUDITORIA INTERNA AUDIN

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08. COMISSÃO DE LICITAÇÕES COLIC

09. ASSESSORIA JURÍDICA ASJUR

10. ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO SOCIAL ASCOM

11. SECRETARIA DA PRESIDÊNCIA SECRE

12. SUPERINTENDÊNCIA DE CONSTRUÇÃO SUCON

13. SUPERINTENDÊNCIA DE PROJETOS SUPRO

14. SUPERINTENDÊNCIA ADMINISTRATIVA SUADM

15. SUPERINTENDÊNCIA FINANCEIRA SUFIN

16. COORDENADORIA ASSUNTOS DE MEIO AMBIENTE COMB

17. DEP.DE R.H. E SERVIÇOS GERAIS DEADM

18. DEPARTAMENTO DE EXECUÇÃO FINANCEIRA DEFIN

19. DEPARTAMENTO DE CONTROLE CONTÁBIL DECON

20. DIVISÃO DE RECURSOS HUMANOS DRH

21. DIVISÃO DE SERVIÇOS GERAIS DSG

22. DIVISÃO DE CONTABILIDADE DICON

23. SEDE DA EMPRESA EM SÃO LUIS SLZ

24. ESCRITÓRIO DE IMPERATRIZ IMP

25. ESCRITÓRIO DE PORTO FRANCO PFRAN

26. ESCRITÓRIO DE REPRESENTAÇÃO DE BRASILIA BSB

27. OUTROS OUT

c) POR ATIVIDADE

Os padrões de acordo com a sua aplicabilidade pertencem a uma das seguintes atividades: 01. ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAL 02. AGÊNCIA DE DESENVOLVIMENTO 03. ARQUIVO 04. AUDITORIA 05. BENEFÍCIOS 06. COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL 07. COMUNICAÇÃO SOCIAL 08. CONTABILIDADE 09. DESAPROPRIAÇÃO 10. FINANCEIRA 11. GESTÃO EMPRESARIAL 12. INFORMÁTICA 13. JURÍDICA 14. LICITAÇÃO

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15. MATÉRIA LEGAL 16. MEIO AMBIENTE 17. PATRIMÔNIO 18. PROJETO/CONSTRUÇÃO 19. RECURSOS HUMANOS 20. SERVIÇOS GERAIS 21. SUPRIMENTO 22. TELEFONIA 23. OUTROS 5.2 CLASSIFICAÇÃO DOS PADRÕES DE NATUREZA TÉCNICA Considerando que nos padrões de natureza técnicas utiliza-se uma classificação própria ao desempenho de suas atividades, este regulamento determina : a) que continuem obedecendo aos ditames constantes da NORMAS DE

GERENCIAMENTO DE PROJETO – FUNCIONAMENTO DO ARQUIVO TÉCNICO – (80-NGP-000A-00-7000)

b) que dentro do sistema de padronização essas normas obedeçam a numeração - (NGL-06-18-001)

5.3 LEGISLAÇÃO E NORMAS TÉCNICAS São documentos externos à VALEC, que podem ser atos legais, emanados dos poderes Executivo, Legislativo , Judiciário, e de Associações, ou ter origem internacionais, nacionais e regionais. Exemplos: - Leis - Decretos - Decretos-leis - Portarias - Instruções - Medidas Provisórias - ISO - ABNT - ASTM - OUTROS Nota :Serão considerados apenas como documentos e terão tratamento conforme os padrões de arquivamento.

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6. HIERARQUIA TÍPICA DOS PADRÕES VALEC Os padrões poderão ser influenciados por atos legais e/ou normas técnicas, quando pertinentes a saber: Legislação* / Normas Técnicas* Políticas* Regulamentos* Sistemas* / Processos* Procedimentos* *Quando existirem

Notas:

- O documento de nível inferior deverá sempre se referir ao de nível superior que lhe deu origem.

- Os sentidos das setas indicam que a padronização pode ser conduzida do topo para a base e vice-versa

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7. RESPONSABILIDADE NA EMISSÃO DE PADRÕES

A figura abaixo demonstra que qualquer nível da estrutura hierárquica da Empresa pode ser responsável pela emissão de todo tipo de padrão, dependendo unicamente das atribuições orgânicas estabelecidas:

RESPONSABILIDADE

DIRETORIA SUPERINTENDÊNCIA DEMAIS NÍVEIS GERENCIAIS

NA

TU

RE

ZA

AD

MIN

IST

RA

TIV

A/A

PO

IO/

TÉ

CN

ICA

O que fazer: -políticas -especificações -regulamentos

Como fazer

-padrões de sistemas

-padrões de processos

Como proceder:

-procedimentos operacionais

-instruções de trabalho

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8. APRESENTAÇÃO DOS PADRÕES 8.1. Os padrões deverão obedecer aos seguintes critérios:

a) Todo padrão será acompanhado da folha de controle impressa em formato A4 (anexo 1), sendo esta sempre, a capa do padrão. A capa poderá ser elaborada em forma de texto, gráfico, figura, tabela, quadro, fotografia ou qualquer outra representação que se constitua na melhor maneira de comunicação para o usuário. Deverá ser utilizado o formulário padrão (anexo 2), exceto quando o usuário optar pelas sugestões de formulários apresentados no anexo 3. Se necessário, o padrão poderá ter dimensões diferentes do tamanho A4. Estas dimensões, entretanto, deverão respeitar as outras definidas pela Associação Brasileira de Normas Técnicas – ABNT: A3, A2, A1. Notas : Quando for necessário ter um padrão em placa ou algo físico, este material deverá ter como espelho uma representação gráfica no formato padrão (desenho de fabricação). O padrão em forma de “vídeo “ ou “C D” utiliza apenas a folha de controle , não sendo necessário o preenchimento do quadro de revisão das folhas.

9. NUMERAÇÃO DOS PADRÕES Todos os documentos e padrões deverão ser cadastrados no REGISTRO GERAL DE PADRÕES e numerados da seguinte forma:

XXX - XX - XX - XXX SEQUENCIAL Este campo determina a cronologia de Numeração dos padrões por tipo de documento. Esta numeração é definida pelo emitente do padrão ou pelo controlador do documento. Indicação da atividade referencial do padrão. (Ver item 5.1.c) Indicação do órgão emitente do padrão. (Ver item 5.1.a)

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Indicação da sigla do tipo do documento. (Ver item 5.1.b)

10. REVISÕES O algarismo indicativo da revisão em que se encontra o padrão deverá ser indicado em local apropriado. Exemplo: fl. Rev.

11. REDAÇÃO Para uniformizar a redação e apresentação, classificamos os elementos que compõem os padrões em 3 grupos, conforme tabela abaixo:

GRUPOS DE ELEMENTOS ELEMENTOS USO

Básicos Folha de Controle

Formato Padrão

Sumário

Introdução

Título

Obrigatório

Obrigatório

Opcional

Opcional

Obrigatório

Complementares Palavra Chave

Objetivo

Campo de Aplicação

Referencias

Definições

Símbolos e Abreviaturas

Requisitos

Obrigatório

Obrigatório

Opcional

Opcional

Opcional

Opcional

Opcional

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Suplementares Anexos

Notas de Rodapé

Opcional

Opcional

11.1 ELEMENTOS BÁSICOS São aqueles que identificam o padrão, introduzem seu conteúdo e explicam sua origem. a) Folha de Controle Para elaboração, deve ser utilizado o modelo apresentado no Anexo 1. b) Formato Padrão Deve ser elaborado de acordo com o modelo apresentado no Anexo 2. c) Sumário Quando necessário, deve ser usado para permitir uma visão global do padrão e facilitar a sua consulta. Em geral, deve listar apenas os artigos e os anexos. Todos os elementos citados devem constar com o seu título completo. d) Introdução É utilizada, se necessário, para fornecer informações específicas ou comentários sobre o conteúdo do padrão e as razões que motivaram a sua elaboração, ou mesmo, para indicação dos membros da equipe que participou. Não deve conter requisitos e será colocada antes do objetivo. e) Título Será escrito com letras maiúsculas, no singular, e deverá ser conciso, de modo a indicar, sem ambigüidade, o assunto tratado pelo padrão, permitindo distinção inconfundível dos outros padrões. Os complementos julgados necessários devem ser apresentados no objetivo do padrão. 11.2 ELEMENTOS COMPLEMENTARES

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São aqueles que fixam os requisitos a serem satisfeitos pelo padrão.

a) Palavra Chave Deve designar as palavras ou expressões pelas quais se recupera, por assunto, um padrão no arquivo. O limite máximo é de três palavras, sendo escritas no singular, e preferencialmente retiradas do título. b) Objetivo Definir sem ambigüidade o assunto, indicando os resultados que se pretende atingir com a implantação do mesmo. Não deve conter requisitos e localiza-se no início do padrão. c) Campo de Aplicação Se necessário, deve constar após o objetivo e indicar os limites de aplicabilidade do padrão. d) Referências São utilizadas, se necessário, para fornecer a lista de padrões/documentos/normas técnicas citados no texto, contendo número e título, devendo ser relacionadas após o campo de aplicação. e) Definições Se necessário, devem ser utilizadas para fornecer as definições consideradas indispensáveis à compreensão de certos termos utilizados no padrão, devendo constar após as referências. f) Símbolos e Abreviaturas São usados, caso necessário, para incluir uma lista de símbolos e abreviaturas julgadas indispensáveis à boa compreensão do texto. g) Requisitos

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Se necessário, devem incluir aspectos relevantes do produto ou serviço coberto pelo padrão. 11.3 ELEMENTOS SUPLEMENTARES São aqueles que fornecem informações adicionais para melhor compreensão ou uso do padrão. a) Anexos Em caso de necessidade, serão apresentados como parte integrante do padrão, devendo se incorporar depois dos elementos complementares. b) Notas de Rodapé Se forem utilizadas, contarão no pé da página, do lado esquerdo e separadas do texto por uma linha horizontal. Devem apresentar informações adicionais e seu uso deve ser restrito. 12. SIMBOLOGIA Para o desenvolvimento de fluxogramas, devem ser utilizados os seguintes símbolos:

SIMBOLO SIMPLES

SÍMBOLO SIGNIFICADO

AÇÃO, TRABALHO, OPERAÇÃO

DECISÃO, VERIFICAÇÃO, INSPEÇÃO

TRANSPORTE

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ARMAZENAGEM

ATRASO, DEMORA

OPERAÇÃO PREDEFINIDA

RELATÓRIO, DOCUMENTO

SÍMBOLOS COMPOSTOS


ENQUANTO SE CONDUZ O TRABALHO, A INSPEÇÃO DE QUALIDADE E/OU QUANTIDADE É TAMBÉM CONDUZIDA

ENQUANTO SE CONDUZ O TRABALHO, O TRANSPORTE TAMBÉM É CONDUZIDO

SÍMBOLOS AUXILIARES


LINHA DE FLUXO

DIVISÃO DE CONTROLE NUMA SÉRIE DE PROCESSOS

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OMISSÃO DE UMA PARTE DE UMA SÉRIE DE PROCESSOS

CONECTOR DE FLUXO

CONECTOR DE PÁGINA

INÍCIO / FIM

Nota: Para outros símbolos que se façam necessários, ver norma da ABNT.

13 CONTROLE DE DISTRIBUIÇÃO E CIRCULAÇÃO DE PADRÕES As cópias dos padrões devem ser distribuídas sempre com informação que indique: - Cópia controlada ou - Cópia não controlada. O padrão, cujo controle de emissão necessite resguardar sua reprodução, apresentará a seguinte identificação: - Reprodução proibida A circulação de cópias será controlada pelo órgão responsável pelo padrão. Nota: a) As pessoas que fazem uso de procedimentos operacionais não precisam receber folha de controle; b) Os documentos poderão circular na condição de cópia não controlada.

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14 SISTEMÁTICA PARA IMPLANTAÇÃO DE PADRÕES Para implantação de padrões deve ser utilizada a seguinte sistemática:

ESTABELECIMENTO

FASES ETAPAS

EM

IS USUARIO ENVOLVIDO DRH

1 identificação da necessidade

identificação autorização

R

P 2 REDAÇÃO pesquisa registro de abertura preparação de esboço discussão do conteúdo formatação conferência numeração

RRRRRRR

P P

3 APROVAÇÃO assinatura registro final

R R

4 DIVULGAÇÃO comunicação distribuição arquivamento

RRR

IMPLEMENTAÇÃO

D 5 APLICAÇÃO treinamento utilização R

R P

C

6 VERIFICAÇÃO utilização conformidade resultado

R R R

R R R

P

A

7 REVISÃO Retornar à fase 1

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LEGENDA R - RESPONSÁVEL IS - INSTÂNCIA IMEDIATAMENTE SUPERIOR *QUALQUER PESSOA - P – PARTICIPANTE EM – EMITENTE DO PADRÃO

Nota: Por participante (P) entende-se as pessoas que contribuem na discussão do conteúdo (consenso), no treinamento e na verificação de conformidade dos padrões.

15 TEMPORALIDADE PARA REVALIDAÇÃO DOS PADRÕES Todo responsável pela emissão de padrões deverá revisá-los periodicamente. O período típico de temporalidade para cada padrão é o seguinte: - Regulamentos - 48 meses - Sistemas - 36 meses - Processos - 24 meses - Procedimentos - 12 meses Nota: As políticas e especificações não estão obrigadas a uma definição de temporalidade.

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16 ESTRUTURA FUNCIONAL PARA CONDUZIR A IMPLANTAÇÃO DA PADRONIZAÇÃO NA VALEC

DIRETORIA EXECUTIVA

COMITÊ DE IMPLANTAÇÃO ASSESSORIAS DA GQT Diretor Designado Superintendentes

SUPERINTENDÊNCIAS

COORDENAÇÃO DA GQT COORDENAÇÕES Superintendente Designado Facilitadores Coord. Padronização

DEPARTAMENTOS

DIVISÕES Legenda: Hierarquia Organizacional Hierarquia Funcional

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17 ATRIBUIÇÕES DA ESTRUTURA FUNCIONAL

17.1 DA COORDENAÇÃO DA GQT Deve conduzir a implantação da padronização na VALEC, possuindo as seguintes atribuições: Examinar o Sistema proposto para padronização e submetê-lo à aprovação da Diretoria Executiva Examinar e decidir sobre o Plano Anual da Padronização Avaliar as atividades de padronização, relatá-las para a Diretoria Executiva e divulgá-las Propor o Sistema para Padronização na VALEC Promover e coordenar ações de intercâmbio sobre padronização entre a

Empresa e outras organizações 17.2 DA PADRONIZAÇÃO Propor aprimoramentos no Sistema de Padronização Propor o Plano Anual da Padronização na Empresa Implantar o Sistema de Padronização na VALEC Compilar e fornecer dados e informações sobre a padronização na Empresa Implementar o Programa de Educação e Treinamento para a Padronização junto à DRH Propor a elaboração, revisão e o cancelamento de padrões Assegurar a correta utilização dos padrões Avaliar os resultados da padronização Comunicar, distribuir, controlar e arquivar os padrões 18 FORMULÁRIOS PADRÕES

No Anexo 1e 2 são apresentados os formulários “Folha de Controle “e “Formato Padrão “respectivamente. No Anexo 3, estão demonstrados algumas sugestões de modelos de padrões.

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ANEXO I FORMULÁRIO FOLHA DE CONTROLE

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(04)

TÍTULO :

(05) (09)

N.VALEC

(06)

Fl.

(07) REVI.

(08) INDICAR NESTE QUADRO EM QUE REVISÃO ESTÁ CADA FOLHA

Rev. / Fl.

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Rev. / Fl.

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 16

2 17

3 18

4 19

5 20

6 21

7 22

8 23

9 24

10 25

11 26

12 27

13 28

14 29

15 30

Revi. DATA

ELABORADO POR T.E.

APROVAÇÃO DESCRIÇÃO DA REVISÃO

NOME RUBRICA

NOME RUBRICA

(10) (11) (12) (13) (15) (16) (17)

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TIPO DE EMISSÃO ( T.E. ) (18) DISTRIBUIÇÃO (19) PALAVRA CHAVE (20)

(A) PRELIMINAR (E) P/APLICAÇÃO

(B) (F)

(C) CONHECIMENTO

(G)

(D) (H) CANCELADO

INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO– FORMULÁRIO“FOLHA DE CONTROLE “

(01)- Logotipo e sigla da Empresa (02)- Nome da Diretoria que deu origem ao padrão (03)- Sigla do órgão que deu origem ao padrão (04)- Logotipo da Qualidade (05)- Título do padrão (06)- Numeração atribuída ao padrão, de acordo com o item 9 deste

regulamento (07)- Número da folha, iniciando-se a numeração sempre pela folha de

controle. (08)- Identificação de revisão em que se encontra o padrão. (09)- Definição da quantidade e numeração das folhas que compõem o

padrão (sentido vertical), bem como indicação em que revisão cada folha se encontra (sentido horizontal). Para padrões que ultrapassem 30 folhas, devem ser criadas folhas de controle adicionais, que contemplem o número total de folhas do padrão , sendo a sua numeração subsequente à primeira folha.

(10)- Histórico das sucessivas revisões numéricas do padrão. (11)- Indicação da data em que foi feita cada uma das revisões do padrão. (12)- Nome dos responsáveis pela elaboração ou revisão do padrão. (13)- Rubrica dos responsáveis pela elaboração ou revisão do padrão. (14)- Identificação do tipo de emissão de cada uma das revisões do padrão

(ver item 18) (15)- Nome do responsável pela aprovação do padrão. (16)- Rubrica do responsável pela aprovação do padrão. (17)- Descrição sucinta do motivo da emissão/revisão do padrão. (18)- Identificação dos tipos de emissões possíveis para o padrão, devendo

ser assinaladas no campo 14. (19)- Indicação dos órgãos/pessoas para os quais será feita a distribuição

obrigatória do padrão.

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(20)- Palavra Chave – palavras ou expressões pelas quais se recupera, por assunto, um padrão.

ANEXO 2

FORMULÁRIO “FORMATO PADRÃO “

(1) (2) (3) (4) (6)

(5) (7) (8) (9)

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ANEXO 2 INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO – FORMULÁRIO “FORMATO PADRÃO “ (1)- Logotipo e Sigla da Empresa (2)- Nome da Diretoria (3)- Sigla do órgão (4)- Logotipo da Qualidade (5)- Título do padrão (6)- Numeração atribuída ao padrão, de acordo com o subitem 9 deste

regulamento (7)- Número da folha. (8)- Identificação da revisão em que se encontra a folha. (9)- Espaço reservado para redação do padrão, que poderá ser texto, gráfico,

tabela, quadro, fotografia ou outros que venham a constituir a melhor forma de comunicação para o usuário.

Nota: O cabeçalho do formato padrão poderá ser apresentado também na posição horizontal.

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ANEXO III 19 SUGESTÕES DE FORMULÁTIOS PADRÕES E OUTROS SUGESTÃO 1 “CARIMBOS” 1- MODELOS 1.1- CÓPIA CONTROLADA CÓPIA CONTROLADA

Este carimbo deve ser aplicado, na cor vermelha, nas cópias de padrões cuja distribuição necessite de controle específico. 1.2- CÓPIA NÃO CONTROLADA CÓPIA NÃO CONTROLADA

Este carimbo deve ser aplicado, na cor vermelha, nas cópias de padrões cuja distribuição não necessite de controle específico. 1.3- REPRODUÇÃO PROIBIDA REPRODUÇÃO PROIBIDA

Este carimbo deve ser aplicado, na cor vermelha, em todos os padrões cujo controle de emissão necessite resguardar sua reprodução.

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SUGESTÃO 2- FORMULÁRIO “PADRÃO GERENCIAL DE SISTEMA – (PGS)”

VALEC PADRÃO GERENCIAL DE SISTEMA – PGS SISTEMA PGS-00-00-000 Fl. inicio/fim linha de fluxo decisão armazenagem Data / / GERENCIADOR Revisão documento transporte ação / trabalho RESPONSÁVEIS ONDE QUANDO REFERÊNCIA

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INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO - FORMULÁRIO “PGS “ 1- DEFINIÇÃO O Padrão Gerencial de Sistema (PGS) é o padrão que define a responsabilidade e seqüência de execução do trabalho, envolvendo mais de uma pessoa e/ou função executante. Ao se estabelecer o PGS, o objetivo será unificar e clarear. Unificar para assegurar que o sistema conduzir-se-á sempre do mesmo jeito (mesma maneira de trabalhar) para atingir sempre os mesmos resultados ( dentro de faixas aceitáveis, faixas padrão ). Clarear, porque cada indivíduo, cada órgão, deve saber claramente o que fazer, onde fazer, por que fazer, quando fazer, como fazer e com quem fazer. 2- EMISSÃO / APROVAÇÃO A elaboração do PGS é de responsabilidade do próprio órgão gerenciador do sistema, sendo aprovado e assinado pelo nível hierárquico imediatamente superior a ele. 3- DISTRIBUIÇÃO / ARQUIVAMENTO O original do PGS deve ser arquivado no próprio órgão gerenciador do sistema, e suas cópias, controladas, e distribuídas aos seus usuários. 4- PREENCHIMENTO SISTEMA : Nome do sistema para o qual está sendo elaborado o PGS.

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NUMERAÇÃO : Será numerado de acordo com o sistema a que pertence. GERENCIADOR : Nome do órgão gerenciador do sistema a que se refere o PGS. RESPONSÁVEIS : Este campo, para preenchimento, deverá ser dividido em colunas, com indicação em cada uma delas do nome do órgão/cargo/função dos envolvidos no sistema. Ex. : Diretoria, Superintendência, etc.

Em seguida, deve-se construir o fluxograma, utilizando a simbologia indicada e localizando as diversas atividades nas colunas correspondentes aos responsáveis. ONDE : Se necessário, indicar o local da execução de cada processo do sistema ( preenchimento opcional ). QUANDO : Freqüência ou época de execução de cada processo do sistema ( preenchimento opcional ). REFERÊNCIA : Número do padrão de referência relativo a cada processo, quando existente, e nome do documento com os dados relevantes de cada processo ( preenchimento opcional ). NOTAS : O tamanho do PGS é de livre escolha. Porém, devem ser respeitadas as dimensões definidas neste regulamento ( item 8.1).

O número de colunas correspondentes aos responsáveis dependerá da quantidade dos envolvidos no processo. Lembre-se: todos os responsáveis devem ser incluídos. 20 - VIGENCIA O presente regulamento entrará em vigor na data de sua assinatura.

Rio de janeiro, de março de 1999.

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Qualidade Total

LUIZ RAIMUNDO CARNEIRO DE AZEVEDO

DIRETOR PRESIDENTE

LUCAS DO PRADO NETTO DIRETOR ADMINISTRATIVO-FINANCEIRO

TÍTULO : REGULAMENTO PARA PADRONIZAÇÃO” N.VALEC … · instruÇÃo de trabalho itr...

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