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Sua empresa está preparada para ter uma rede social corporativa?

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ÍNDICE

1.1 Empresas 2.0

1.2 Comunicação Interna

1.3 Colaborativismo?

1.4 Integração: Parceiros e Forncedores

2.1 Necessidade e objetivos da empresa

3.1 É preciso incentivar

3.2 Quem precisa estar envolvido?

3.3 Políticas de uso

1. Introdução

2. Avalição: A Empresa

3. Processo de Adoção

4. Conclusão


Sua empresa está preparada para ter uma rede social corporativa? eBook Guias completos e gratuitos www.socialbase.com.br2012 3

Acompanhando o crescimento vertiginoso das redes sociais, no âmbito pessoal; daquelas específicas

para networking, como o LinkedIn; e de outras dedicadas a temas específicos, surge uma nova

modalidade: as redes sociais corporativas. Elas são uma nova realidade para a comunicação interna

e para a integração dentro das empresas. Entre seus benefícios, é possível destacar:

Muitos dizem que a implantação das redes sociais corporativas é privilégio de empresas 2.0. Mas o

que são empresas 2.0?

1. Promovem a integração interna entre os departamentos/setores;

2. Facilitam a integração externa com fornecedores/parceiros/clientes;

3. São eficientes repositórios de informações;

4. Facilitam e incentivam a comunicação;

5. Estimulam a inovação e a colaboração entre os profissionais.

1. Introdução




A internet trouxe novos paradigmas para a gestão de empresas, juntamente com um batalhão de novos

colaboradores: os nativos digitais. As ferramentas estão se tornando mais baratas e de fácil usabilidade.

Os funcionários são mais jovens e o público, em geral, espera uma comunicação mais eficiente e

maior colaboração. Nesse contexto, inovação e agilidade são fundamentais para a competitividade.

A combinação disso tudo resulta em uma empresa 2.0, aberta a inovações, à aplicação prática das

tecnologias e a uma comunicação mais intensa.

Porém, a busca por se tornar uma empresa 2.0 é mais do que alterar significativamente processos

importantes dentro da corporação, é preciso levar em consideração a cultura da empresa e o quanto

ela está aberta a mudanças, principalmente na comunicação e colaborativismo internos, bem como

na integração com a cadeia de fornecimento em que está inserida.

1.1 Empresas 2.0




Um dos paradigmas na gestão empresarial que tem sofrido fortes modificações, principalmente por

causa da inserção de novas tecnologias, é a comunicação interna, responsável pela troca de informações

e incentivo à interação entre membros de uma corporação. Quando o processo de comunicação é bem

estabelecido, as melhorias são visíveis no clima organizacional.

Da mesma forma que a comunicação está se modificando, de maneira geral e nas esferas sociais, a

utilização cada vez mais frequente de tecnologias e o uso das redes sociais também é perceptível,

e isso se estende à realidade empresarial. Adaptando-se a esse novo cenário, as redes sociais

corporativas estão ganhando espaço nas corporações, também por terem funcionalidades semelhantes

às ferramentas já conhecidas. A implantação de uma solução desse tipo, que implica necessariamente

na mudança de cultura da empresa, precisa respeitar um processo de implantação comprometido e consciente.

1.2 Comunicação interna




Uma das maiores contribuições das redes sociais corporativas dentro de uma empresa é o incentivo

ao colaborativismo. Mas, o que isso quer dizer? Resumidamente, colaborativismo significa: pessoas

trabalhando juntas para resolver um problema comum. Colaborativismo também implica em pessoas

dividindo experiências, conhecimento e conteúdo. Essas ações podem acontecer pessoalmente, em

tempo real, ou a distância. O foco está na interação entre as pessoas.

Por meio dessa interação, é possível resolver problemas, criar novas soluções, descobrir novas formas,

mais rápidas e eficentes, de desenvolver um processo. É uma maneira de ajudar a empresa a atingir

seus objetivos, seja pelo compartilhamento de informações, pela rapidez na comunicação e pelo

acesso comum ao conteúdo.

1.3 Colaborativismo?




As redes sociais corporativas permitem criar uma ambiente restrito aos funcionários de uma empresa ou então aberto também à parceiros e fornecedores. Tudo depende da intenção ao se implantar tal ferramenta.

É preciso identificar o quanto a empresa está disposta a estender seus investimentos em colaboração

para incluir parceiros e fornecedores. Existem cadeias onde algumas empresas centralizam

fortemente o poder de geração de valor, e nesse caso a opinião dos parceiros e fornecedores não

teria tanta relevância e seriam pouco requisitadas para as decisões do dia a dia. Porém, mesmo nesse

cenário, o engajamento externo no desenvolvimento de produtos ou suporte para demais atividades

traz benefícios concretos, principalmente na redução de custos e aumento de produtividade.

1.4 Integração: Parceiros e Fornecedores




Empresas mais abertas tendem a ter um relacionamento mais próximo, envolvendo parceiros e

fornecedores em diferentes estágios do produto ou serviço.Os processos formais são apenas uma

parte de todas as formas de interações possíveis, além disso o crescimento no valor desses parceiros

e fornecedores faz parte da estratégia de negócios da empresa. Portanto, a aceitação e incentivo

à adoção de uma rede social corporativa poderá envolver esses outros braços da empresa, caso

assim ela deseje, mas isso ocorrerá em diferentes intensidades, de acordo com o relacionamento

entre as partes.

Com base nessas considerações, esse eBook pretende abordar alguns aspectos importantes, que

precisam ser avaliados no momento de decisão e na posterior implantação de uma rede social

corporativa, principalmente para orientar e dar mais segurança àquelas empresas que estão

analisando as possibilidades de melhorias na área da comunicação interna.




Antes de implantar uma nova ferramenta para a comunicação interna, como uma rede social

corporativa, é necessário que se conheça o perfil e a situação atual da empresa. Ela pode atuar

tanto de forma autoritária e hierárquica, como colaborativa e democrática. Muitas empresas ainda

estão no meio termo. Quando se deseja inserir uma nova cultura na corporação, o principal desafio

está em convencer os diretores dos benefícios em se investir recursos humanos e financeiros para

a implantação e difusão da ferramenta, de forma que depois, as necessidades e objetivos almejados

sejam atingidos.

2. Avaliação: A Empresa




É essencial a definição das necessidades e objetivos da empresa pelas áreas que podem ser impactadas

pelo uso de uma rede social corporativa, principalmente por parte dos seus diretores e gestores.

O que se espera da ferramenta?

Como ela pode contribuir para gestores e colaboradores? �

Ela será um canal de comunicação único ou complementar? �

Esses são alguns questionamentos que precisam ser trabalhados. �

É igualmente importante deixar claros os impactos da adoção e uso da rede, evitando ambiguidades.

Além disso, definir um processo mensurável e passivel de acompanhamento é necessário. Nesse

processo, a comparação com ferramentas existentes e em uso também é válida, para mostrar as

diferenças e vantagens.

2.1 Necessidades e objetivos da empresa




Alguns processos poderão/deverão ser mudados com a introdução de uma nova tecnologia ou canal

de comunicação. Nesse momento, é importante identificar quem precisa ser envolvido no processo

de adoção. Entre os principais desafios na implantação de redes sociais corporativas, destacam-se:

inevitável mudança cultural, compreensão da segurança envolvida com a computação em nuvem,

noção de arquitetura da informação, além da definição de regras de convivência e o envolvimento de

diferentes gerações.

3. Processo de adoção




Bons resultados na implantação de programas que envolvem esse tipo de tecnologia dependem,

primordialmente do estágio de maturidade digital da empresa, mas também de planejamento e

educação. O ideal é que o primeiro passo seja a identificação dos funcionários que são relevantes para

todo o grupo, pessoas que incentivam as redes de relacionamento, seja no meio virtual ou não.

Uma política de incentivo de participação também é essencial.

Usualmente, um ambiente com restrições às interações online não é propicio para a difusão de uma

rede social corporativa. O planejamento da implantação deve oferecer um ambiente livre para as

interações, propor objetivos, metas e códigos de conduta, que funcionem como fatores motivacionais

para seus participantes.

3.1 É preciso incentivar




O apoio e incentivo a uma iniciativa, como a implantação de uma rede social corporativa, deve partir

tanto de cima, como de baixo, na hierarquia organizacional. Ou seja, diretores e gestores, assim como

os colaboradores precisam adotar e tornar isso algo viral. A promoção boca a boca ainda se mostra

muito eficiente.

No processo de decisão e posterior implantação, o setor de TI precisa estar envolvido, principalmente

quando se trata de suporte, segurança e integração com outros sistemas. A TI deve estar alinhada

com as estratégias de negócio da empresa, pois é um importante influenciador, assim como os

setores de Marketing e de Comunicação.

Por estar estritamente ligada ao relacionamento entre pessoas, a adoção das redes sociais corporativas

também precisa de participação ativa do setor de Recursos Humanos. É possível afirmar, que em

muitos casos, essa área é responsável pela decisão da compra, levando em em conta o histórico da

empresa e seus colaboradores.

3.2 Quem precisa estar envolvido




Base de clientes: � o que acontece quando o funcionário deixa a empresa? Seus contatos pertencerão à empresa ou ao funcionário?

Segurança da informação: � o envio de dados pelas redes é facilitado e, dependendo da segurança em TI adotada, pode ser fácil vazar informações sigilosas da empresa.

Divulgação indevida de marca, nome e imagem: � a vinculação da marca, nome ou imagem da empresa a situações constrangedoras na rede pode ser causa para rescisão do contrato de trabalho e os funcionários precisam estar cientes disso.

Amizade com colegas de trabalho: � como sua empresa vê isso nas redes sociais? Deseja vedar ou orientar? Os valores da corporação devem estar alinhados com os direitos fundamentais dos funcionários.

Postagens sobre clientes, comentários políticos ou sobre os �negócios da empresa: sem orientação, esse tipo de ação pode gerar problemas tanto para a empresa, como para o funcionário.

Monitoramento e privacidade: � se sua empresa irá monitorar os funcionários no ambiente de trabalho, é preciso deixar isso claro, embora publicações sem restrições de privacidade são, pela essência, de acesso público.

Uso da imagem dos colaboradores: � a empresa não pode utilizar a imagem de seus funcionários sem sua autorização. Esse consentimento pode ser colhido já na adesão à política da empresa pelo trabalhador.

3.3 Políticas de uso

As políticas de uso das redes sociais devem se preocupar em orientar e tratar dos riscos relativos ao uso da tecnologia da informação,

como limitações referentes à segurança de dados e à reputação da empresa. Algumas situações podem ser minimizadas pela adoção

de um regulamento, que pode estar no próprio regulamento interno da empresa ou em documento separado.

Considerando que a pessoa jurídica poderá responder civil e criminalmente por atos de seus funcionários, a definição de uma política

interna precisa tratar algumas questões fundamentais:

Ainda assim, é importante destacar alguns aspectos básicos para o relacionamento das redes sociais: evitar entrar em polêmicas, repassar fofocas e boatos, falar mal de colegas ou do chefe ou ainda postar fotos ou opiniões que possam prejudicar a imagem do

colaborador e seu futuro dentro da empresa.


Frente aos benefícios já apresentados relativos a implantação das redes sociais corporativas, conclui-

se que proibir seu uso é ir contra as tendências modernas de networking empresarial. Além disso,

não considerar sua implantação resulta no aumento no risco da gerar falta de engajamento dos

colaboradores e redução de competitividade da empresa.

O envolvimento das pessoas é fundamental, por isso, é preciso identificar lideranças nos setores

diretamente impactados pela implantação da ferramenta de modo que analisem o uso da rede e

incentivem sem uso. Além de gestores, a TI e o RH são as principais áreas, que precisam acompanhar

os processos de decisão e implantação.

Resumidamente, podemos afirmar que, antes de implantar uma rede social corporativa é preciso analisar

os hábitos dos funcionários e preparar tanto a empresa quanto os colaboradores. No entanto, para

alcançar uma boa eficácia, a empresa precisa definir seus objetivos, conscientizar os colaboradores e

estabelecer regras claras, para que se faça o melhor uso do sistema. O aprimorando na comunicação

será perceptível, assim como o aumento do colaborativismo e a melhora na produtividade.

Conclusão



16

Rede Social Corporativa

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