SISTEMA SAGEF

MANUAL DO USUÁRIO

SAGEF – Sistema Online de Acompanhamento e Gestão Financeira Escolar

O presente sistema SAGEF online pode ser acessado por meio da URL

saal.see.ac.gov.br exibida mais abaixo e foi criado em fevereiro de 2017 em consonância com

a lei das licitações e suas diversas outras correlacionadas, muitas das quais foram sintetizadas

e disponibilizadas a partir deste mesmo sistema. Este sistema foi projetado para ser adaptado

conforme as constantes mudanças das leis. Através de uma Instrução Normativa, o SAGEF se

tornou o instrumento oficial da SEE – Secretaria de Educação e Esporte destinado ao

Controle e Acompanhamento da Execução dos Recursos Escolares, bem como a Publicação

das Licitações, impressão do Comprovante de Publicação, exibição online dos editais,

Inscrições das empresas nas licitações - Retiradas e impressão do Comprovante de Retirada,

e ainda a publicação dos Resultados das Licitações. As operações são efetuadas meio dos

respectivos comitês que possuem CNPJ, os quais são os administradores dos recursos,

executores dos planos de ação e prestação de contas das escolas controladas por estes,

sendo assim os responsáveis pelas compras por Licitação ou Pesquisa Simples ( compra por

planilhas ). O sistema conta com vários tipos de acesso restrito além de um painel de controle

do usuário, específico para cada tipo.

1 – JANELA PRINCIPAL

Na Janela principal estão contidas as informações do Aviso de Licitação de cada

licitação publicada. As publicações são listadas em ordem Crescente de data e também

podem ser listadas por município a partir da tarja cinza onde são estão relacionados todos os

municípios acreanos e a opção para listagem das licitações finalizadas. O Edital fica disponível

para ser baixado ou exibido em outra aba do navegador, a partir da tarja laranja. A tarja azul,

contém os dados detalhados do aviso de licitação. A tarja branca, serve se colocar mensagens

durante o tempo de publicação até a data da Abertura das propostas. As mensagens, são

informações de grande importância, como alteração no edital, adiamento da licitação,

cancelamento etc. A publicação da licitação é exibida somente até a data de abertura e o

encerramento da licitação, sendo arquivada automaticamente, logo após. As licitações

arquivas, encerradas, podem ser visualizadas clicando-se no botão “licitações finalizadas”.

No topo da janela, estão os dados de identificação do sistema e as opções para

cadastro e acesso restrito para os Comitês, Núcleos e empresas.

São exibidos 3 slogans, respectivamente, do governo federal, do estado do Acre e da

SEE. O slogan do governo do Acre pode ser atualizado por meio do acesso restrito do

administrador do sistema.

A parte administrativa do sistema, pode ser acessada somente na intranet da SEE por

meio da URL ddr.see.ac.gov.br , como a seguir.

Adiante, a tela principal do sistema de forma resumida, pois, quando há muitas

publicações, ela se torna muito extensa.

Abaixo, um exemplo de exibição online do Edital que também pode ser baixado.

Logo abaixo, exemplo do uso da tarja branca para dar informações online, na licitação

02/2018 de Taraucá.

Mais abaixo, a listagem das licitações somente de Rio Branco. A filtragem é feita

selecionando-se o município desejado na tarja cinza.

A seguir, a listagem resumida das licitações encerradas:

2 – CADASTRO DE COMITÊ

O acesso restrito do comitê é conseguido mediante o cadastro online ,

onde é informada a senha, conforme a janela adiante.

Por medida de segurança de internet, o cadastro só é efetuado com inclusão do código

de segurança cadastral, situado no último campo da janela, criado para tentar resistir

ataques de hackers. Os danos ao sistema que os ataques poderiam causar, se não houvesse

esta segurança, seriam lentidão do computador servidor do sistema SAGEF, cadastramento

Astronômico de milhões de comitês inexistentes, por meio da geração de CNPJs fictícios, até

o travamento completo do computador servidor, além de corromper o banco de dados do

sistema de modo a serem perdidas todas as informações, mesmo que o sistema SAGEF esteja

funcionando por trás de um sistema de defesa externo – firewall. Este código de segurança

é gerado toda vez que a janela de cadastro é aberta. No entanto, caso ocorra algum erro na

hora de gravar com a transmissão dos dados, um novo código é gerado, mas não é exibido

na janela de cadastro, porque o navegador não atualiza a janela quando ocorre um erro.

Quando isto ocorre, não se consegue efetuar o cadastro. Este erro ou trava, na verdade, é

outra segurança de internet contra o ataque de hackers. Tais seguranças foram criadas

dentro do próprio sistema, não consistindo de uso de nenhum outro recurso externo. Para

se conseguir cadastrar, após ocorrer um erro, é necessário ser feita a atualização da janela

clicando-se no atualizador de janela do navegador de internet de forma que o novo código

de segurança cadastral passa a ser exibido na janela de cadastro.

3 – LOGIN DO COMITÊ

O acesso restrito do comitê é feito mediante o login a partir da janela

adiante. Deve-se digitar o número de CNPJ e a Senha castrados na tela de cadastro de

comitê. Por medida de segurança contra ataques de hackers, se a senha ou número de

CNPJ forem informados errados, nenhuma mensagem é dada e o acesso é negado pelo fato

do sistema permanecer na mesma tela.

Caso a senha seja esquecida, o sistema poderá enviar para o email cadastrado, por

meio da opção “esqueceu a senha”. É necessário informar o número do CNPJ para que o

email possa ser enviado.

4 – PAINEL DE CONTROLE DO USUÁRIO COMITÊ

Mais a frente, o Painel de Controle respectivo ao comitê. Ele possui 12 abas de

opções, cujos rótulos são autoinstrutivos.

4.1 – PUBLICAÇÃO DA LICITAÇÃO

Para publicar a licitação, clique na aba . Com exceção do campo

OBS, todos os outros campos devem ser obrigatoriamente preenchidos.

O campo escola do comitê, deve conter na listagem de escolas, todas as escolas

controladas pelo comitê. Estas escolas são cadastradas clicando-se na aba “escolas comitê”.

Se a escola não existir na listagem de escolas, estas podem cadastradas clicando-se na aba

“cadastro escolas”.

Todas as licitações a serem feitas para o prazo de execução do plano de ação podem

ser lançadas previamente e o SAGEF só as exibirá conforme a data de publicação informada,

de forma automatica. As empresas só poderão fazer a inscrição no certamente (retirada de

edital) no período de retirada informado.

O campo número da licitação fica melhor preenchido colocando-se a numeração da

licitação no formato ordem/ano. Exemplo: 01/2018.

O campo objeto pode ser mais facilmente preenchido copiando-se e colando-se o texto

feito no arquivo do edital.

O campo valor estimado, corresponde ao valor aproximado obtido pela pesquisa de

preços a fim de se determinar se será feita a aquisição conforme a disponibilidade de recurso

bem como a previsão dos gastos. Este não é mostrado na janela principal, e sim, acrescentado

ao comprovante de publicação.

O preenchimento das datas deve obedecer ao seguinte critério: data de publicação

menor que a data de início de inscrição (retira), data de início de inscrição menor que a data

final de inscrição, data final de inscrição menor que a data de abertura. O período mínimo de

5 dias para inscrição em licitação, é exigido pelo sistema. O SAGEF não tem o controle de dias

de inscrição em licitação para cada modalidade de licitação, podendo, no entanto, incorporar

a função, conforme se fizer necessária.

O edital deve estar em formato PDF, pois o SAGEF filtra os arquivos listados do

computador do usuário.

Como citado anteriormente, o campo OBS não é obrigatório. Ele é usado para se passar

mensagem aos internautas até o dia da abertura da licitação. Após esta data, o SAGEF não

permitirá a operação. O SAGEF oferece o recurso de formatação de texto, permitindo a

mudança de cor, escolha de fonte e tamanho, cor, marcadores e etc. O campo OBS também

é disponibilizado na janela “anexos”.

As licitações publicadas podem ser excluídas apenas no primeiro dia do lançamento no

sistema. A partir do segundo dia, a opção de exclusão é suprimida. A seguir, partes da janela

de publicação.

Como se pode perceber, no final da janela, são listadas as licitações publicadas com os

respectivos anexos. No canto direito da lista, são dadas as opções para exclusão, somente no

dia do lançamento, e de edição até o dia da abertura. Ao clicar na opção “Editar”, os dados

são transferidos do banco de dados do sistema até a tela do usuário. Após a licitação ser

encerrada, ela deixa de aparecer na listagem.

4.2 – INCLUSÃO DOS ANEXOS DA LICITAÇÃO

Para incluir os anexos, clique na aba . O sistema apresenta um campo

com a lista das licitações publicadas. Selecione primeiramente a licitação desejada, então, o

número da licitação e o objeto correspondente é exibido. Somente após este processo, que

se deve colocar os anexos.

Uma licitação só pode ser encerrada quando todos os anexos estão presentes, caso

contrário, será exibida uma mensagem informado o que está faltando. Além dos anexos, o

valor real da licitação deve ser informado.

O campo Plano de Ação, foi suprimido temporariamente e não é obrigatório. A janela

de cadastro do Plano de Ação não está disponível temporariamente e sua utilidade é para a

Prestação de Contas online.

O campo Valor Real da Licitação deve ser preenchido e salvo de maneira individual. O

mesmo processo deve ser feito para os demais campos.

Cada tipo de anexo deve ser inserido individualmente no seu campo respectivo. Para

anexar um documento, clique no botão “selecionar arquivo” correspondente ao documento

a ser anexado. Uma janela é exibida listando os arquivos contidos na pasta selecionada do

computador do usuário. Ao selecionar o arquivo e clicar em abrir, o nome deste é exibido na

janela Anexos do SAGEF. Em seguida, clique no botão “Enviar” e aguarde a transmissão.

Concluída a transmissão, o arquivo anexado é listado no final da janela. Caso isto não ocorra,

repita a operação. Verifique também se a licitação selecionada corresponde ao documento

a ser anexado.

No final da janela, são listados todos os anexos incluídos. Caso haja erro em algum

documento, ele pode ser substituído. Para isto, clique em “Excluir” no canto direto da

listagem de anexos da licitação.

Janela de Anexos em partes:

4.3 – ENCERRAMENTO DA LICITAÇÃO

O Comprovante de Publicação só gerado após o encerramento da licitação. A licitação

só pode ser encerrada quando todos os anexos estão inclusos. Uma mensagem é exibida

quando faltar algum deles. Todas as licitações que precisam ser encerradas são listadas. Para

encerrar uma licitação, clique no botão “Encerrar” . Abaixo, a janela de

encerramento. Para acessá-la, clique na aba .

4.4 – COMPROVANTE DE PUBLICAÇÃO DA LICITAÇÃO COM CÓDIGO DE SEGURANÇA

As licitações encerradas são listadas na janela de comprovantes. Um código de

segurança de internet também é colocado no comprovante. Um comprovante falsificado não

conterá o mesmo código respectivo à licitação o qual fica armazenado no banco de dados.

Para gerar o comprovante, clique no ícone à direita, na área da listagem com a tarja azul, que

contém o desenho de uma impressora – este aqui . A seguir, a janela respectiva. Para

acessá-la, clique na aba .

Mais adiante, o comprovante gerado.

Para imprimir, clique em “Imprimir” no final da janela do comprovante.

4.5 – LISTAGEM DAS EMPRESAS INSCRITAS POR MEIO DO SAGEF NO CERTAME -

As inscrições nos certames (retiradas de edital da licitação) podem ser feitas online ou

diretamente na escola responsável, por meio do comitê. No caso de inscrições feitas online,

o sistema além de listar as empresas participantes, também permite a impressão do

comprovante de inscrição. Para isto, clique na aba “Empresas Participantes”. Na listagem das

empresas, também aparece um botão “Comp. Inscrição” , por meio do

qual, é gerado o comprovante para participação do certame. Para imprimir o comprovante,

clique em “Imprimir” no final da Janela do comprovante. Este mesmo comprovante pode ser

gerado no Painel de Controle da empresa ao se efetuar login como empresa. Observe como

se segue.

4.6 – LISTAGEM COMPLETA DAS LICITAÇÕES PUBLICADAS

Todas as licitações que foram publicadas juntamente com seu anexos, podem ser

visualizadas clicando-se na aba

4.7 – CADASTRO DE ESCOLAS

Os recursos das escolas são gerenciados pelos comitês, como se sabe. Inicialmente, faz

o cadastro do comitê a partir da janela principal, porém, nenhuma escola é adicionada na

relação de escolas gerenciadas pelo comitê a nível de recursos. No entanto, as escolas

também precisam ser cadastradas antes de serem incluídas na relação. Clique no botão

para que seja exibida a janela de castro como abaixo.

4.8 – INCLUSÃO DE ESCOLAS NA LISTA DE ESCOLAS DO COMITÊ

Antes da inclusão na lista de escolas do comitê, cada escola precisa aparecer na relação

de escolas, conforme a janela a seguir que pode ser aberta clicando-se no botão

. Após selecionar a escola, clique no botão “Adicionar” e aguarde até o

nome da escola aparecer na listagem das escolas do comitê no final da janela, de maneira a

confirmar a conclusão com êxito da operação. Estas mesmas escolas são listadas na janela

de publicação de licitação. A janela é exibida a seguir.

4.9 – ALTERAÇÃO DOS DADOS CADASTRAIS

Clique na aba a fim ser exibida a janela de alteração cadastral

como abaixo.

4.10 – SÍNTESE DA LEGISLAÇÃO

Clicando na aba , será exibido um resumo sintético das leis

licitatórias de maneira a permitir uma rápida localização dos principais artigos e suas

respectivas leis.

4.11 – VALIDAÇÃO DE DOCUMETOS DO CADASTRO DE EMPRESAS E GERAÇÃO DO CRC –

CETIFICADO DE RESITRO CADASTRAL

Clique na aba para acessar a janela de cadastro de empresas

para análise e validação de documentos a fim de que possa ser geração do CRC – certificado

de registro cadastral. Se algum documento estiver vencido, o sistema não gerará o

certificado. O CRC substitui a documentação da empresa para participar da licitação.

Para se visualizar os documentos da empresa em formato PDF, selecione a empresa

desejada contida na listagem geral, conforme a janela a seguir.

Após selecionar uma empresa, a listagem dos documentos é exibida como a seguir. O

nome da empresa é mostrado na tarja cinza. Para validar o documento, clique na opção

“Editar” situada à direita, junto à listagem de documentos.

Quando a validação do documento está em edição, os dados do documento são

exibidos na tarja azul. Valide o documento preenchendo os campos data e status do

documento. Após salvar, o sistema examinar os documentos da lista a fim de liberar ou não

a geração do CRC.

Para visualizar o documento na íntegra, clique sobre o texto de descrição do

documento situado à esquerda da listagem de documentos, na coluna Descrição. O arquivo

em PDF é exibido numa nova aba do navegador, a fim de dar melhor visualização. Um

exemplo, é como se segue.

Se todos os documentos estiverem em situação regular, o botão

é mostrado. Por meio dele, o sistema gerará o CRC

como a seguir.

SEÇÃO DESTINADA A EMPRESAS

5 – CADASTRO DE EMPRESAS

Clique na aba para acessar a janela de cadastro. Para salvar o

cadastro, é necessário digitar o código de segurança no final da janela, como forma de evitar

ataque de hackers. A janela é mostrada logo abaixo, em duas partes.

5.1 – LOGIN DE ACESSO DE EMPRESA

Clique no botão para visualizar a janela de Login Empresa como a

seguir.

5.2 – PAINEL DE CONTROLE DE EMPRESA

Após efetuar o login, o painel de usuário empresa é exibido.

5.3 – LISTAGEM DE LICITAÇÕES ABERTAS E INSCRIÇÃO NO CERTAME

Clique no botão para acessar a janela de licitações abertas e se

inscrever na licitação (retirada de edital). Ao efetuar o processo, o comitê também poderá

visualizar as inscrições em seu painel de controle. O sistema permite a filtragem das licitações

por município escolhendo-se o município na tarja cinza.

Abaixo, a listagem resumida das licitações do município de Rio Branco.

Conforme a data atual esteja dentro do intervalo de data do período de inscrição, o

sistema exibirá o botão , como abaixo.

Clicando neste botão, a inscrição é efetivada e os dados da inscrição são exibidos no

início da janela e, logo abaixo, a listagem das licitações abertas. Observe na figura abaixo.

5.4 – LISTAGEM DE INSCRIÇÃO NO CERTAME

Clique na aba para acessar a janela da listagem de inscrições nas

licitações. São listadas todas as inscrições em licitações abertas, juntamente com a opção

para geração do comprovante de inscrição (retirada).

Para gerar o comprovante de inscrição no certame, clique no botão . Um

exemplo em partes, vem a seguir.

Para imprimir, clique na opção no final da janela.

5.5 – COMPROVANTE DE INSCRIÇÃO NO CERTAME

Clique na aba para acessar a janela de comprovante. Ela foi

implementada para efeito de clareza, mas janela está idêntica à janela de Inscrições como se

segue.

5.6 – LICITAÇÕES FINALIZADAS

Clique no botão para acessar a janela de licitações finalizadas, como a

seguir.

5.7 – ALTERAÇÃO CADASTRAL

Clique no botão para acessar a janela que se segue.

5.8 – RESUMO DA LEGISLAÇÃO

Clique no botão para acessar o resumo da legislação.

5.9 – CRC – CERTIFICADO DE REGISTRO CADASTRAL

Clique no botão para acessar a janela de geração do CRC. O sistema

possui a lista de documentos necessários, ao total 21, porém, a quantidade mínima é 13, e

esta quantidade está relacionada à modalidade escolhida juntamente com o critério adotado

para o tipo de licitação. Os documentos devem estar em formato PDF. Para anexá-los, clique

no botão “selecionar arquivo” no final da janela, selecione o arquivo em seu computador,

clique no botão “enviar” e aguarde a transmissão. Ao final, o documento será listado abaixo

da tarja verde, como forma de verificação se a operação ocorreu com sucesso.

Após enviando e estando na listagem ao final da janela, o documento poderá ser

visualizado clicando-se na descrição do documento ao lado esquerda da listagem de

documentos, na coluna descrição. Um exemplo se segue mais abaixo.

Exemplo de visualização de documento a seguir.

Relação de documentos licitatórios a serem registrados para análise e validação a seguir.

5.10 – MENSAGENS AO COMITÊ

O sistema SAGEF possui a função de troca de mensagens entre comitê e empresa, de

maneira a permitir a solução de problemas de documentação de forma online. A empresa

pode enviar mensagem juntamente com anexos para qualquer comitê que necessitar.

Clique na aba para acessar a janela de mensagens a seguir.

Listagem de comitês para troca de mensagens e documentos

Ao final da janela, todas mensagens são listadas incluindo os anexos. Para visualizar o

anexo que deve estar no formado PDF, basta clicar na descrição do mesmo, parte direita da

listagem, no campo ANEXOS.

6 – ACESSO RESTRITO DOS NÚCLEOS

Clique na aba para acessar a janela de login abaixo. Nota: os usuários do

núcleo só podem ser cadastrados na área administrativa.

6.1 – O PAINEL DE CONTROLE DOS NÚCLEOS

Algumas opções ainda estão em construção ou serão excluídas por questão de

simplificação do sistema.

6,2 – LICITAÇÕES ABERTAS

Clique na aba para ter acesso à janela das licitações abertas. As

licitações podem ser filtradas por município, selecionando-se o município na tarja cinza.

6.3 – DOCUMENTOS E FERRAMENTAS PARA BAIXAR

Clique no botão para acessar a janela de documentos e ferramentas

para baixar. Clique sobre a descrição do documento ou ferramenta para baixa-la.

6.4 – LISTAGEM DE COMITÊS E LICITAÇÕES FINALIZADAS

Clique na aba para acessar a janela de listagem dos comitês em ordem

alfabética. Para localizar o comitê mais rapidamente, digite um dos nomes ou parte do nome

do comitê e tecle enter.

Observe, abaixo, que, para cada comitê, são relacionadas as licitações junto seus

documentos licitatórios. O Comprovante de Publicação de Licitação também pode ser gerado

clicando-se no botão localizado à direita na tarja verde.

Comprovante de Publicação

6.5 – GERAÇÃO DO CRC – CERFITIFICADO DE REGISTRO CADASTRAL DE EMPRESA

Clique no botão para acessar a Janela de Geração do CRC – Certificado de Registro Cadastral de Empresas que substitui a documentação de participação de licitação. Para maiores informações, veja o item 4.11.

7 - PARTE ADMINISTRATIVA DO SAGEF

Para acessar, digite a URL ddr.see.ac.gov.br no campo de endereços do seu

navegador. Só é possível acessá-la pela rede de intranet da SEE, como forma de segurança.

Portanto, ela não está disponível pela internet.

7.1 – ACESSO RESTRITO DOS TÉCNICOS DO DEPARTAMENTO DE DESCENTRALIZAÇÃO DE

RECURSOS

Clique no botão para acessar a janela de login do técnico.

7.2 – PAINEL DE CONTROLE DO TÉCNICO

Após o login, o painel do técnico é acessado como se segue abaixo.

7.3 – LICITAÇÕES ABERTAS

Clique na aba para ter acesso à janela das licitações abertas. As

licitações podem ser filtradas por município, selecionando-se o município na tarja cinza.

7.4 – LISTAGEM DE COMITÊS E LICITAÇÕES FINALIZADAS

Clique na aba para acessar a janela de listagem dos comitês em ordem

alfabética. Para localizar o comitê mais rapidamente, digite um dos nomes ou parte do nome

do comitê e tecle enter.

O Comprovante de publicação de Licitação também pode ser gerado aqui, clicando-se

no botão

7.5 – INSCRIÇÕES DE EMPRESAS EM LICITAÇÕES FINALIZADAS

Clique na aba para acessar a janela de inscrições de empresas em

licitações finalizadas as quais podem se filtradas por município.

Clique no botão para gerar o comprovante de inscrição empresarial

no certame.

7.6 – LISTAGEM DE EMPRESAS

Clique no botão para acessar a janela de listagem de empresas. A

listagem é feita em ordem alfabética, Para facilitar, o sistema faz pesquisa por nome. Digite

um dos nomes, apenas, da empresa, é será feita a filtragem.