SISTEMA INTEGRADO DE GESTO MUNICIPAL

Implantao em Municpio de Mdio Porte

CESAR AUGUSTO BARBIERO*

RESUMO

O propsito desse trabalho demonstrar que est ocorrendo uma mudana lenta e gradual na

forma de administrar os entes pblicos, deixando-se para trs o Estado burocrtico rumo ao

Estado gerencial. No setor pblico, o grande desafio sempre foi otimizar a alocao dos

recursos, reduzir despesas, alavancar receitas e ampliar o atendimento populao, visando

alcanar patamares de excelncia na prestao dos servios pblicos. Para isso, atualmente,

essencial a utilizao de Sistemas Integrados de Gesto, tambm conhecidos como Enterprise

Resource Planning (ERP), em substituio aos programas desenvolvidos no passado para

resolver situaes isoladas e at mesmo as solues de integrao intersistmica at pouco

tempo atrs defendidas.

Palavras-chave: Sistema Integrado de Gesto, ERP.

1 INTRODUO

No mundo inteiro as organizaes pblicas vm buscando aprimorar seus processos de

gesto com o objetivo de maximizar os resultados. Esse movimento iniciou-se logo aps a

metade do sculo XX, dando surgimento a vrias correntes de gesto estratgica e ganhou um

impulso vigoroso partir das ltimas dcadas.

Na esteira dessa diretriz, as cidades brasileiras tm adotado ferramentas de gesto

como instrumento para a concepo de suas estratgias de maior relevncia. A tecnologia da

informao (TI) possibilitou a criao de sistemas cada vez mais poderosos para

gerenciamento de informaes e, dentre as diversas alternativas, os sistemas Enterprise

Resource Planning (ERP) ganharam destaque a partir da dcada de 90.

Esses sistemas, tambm conhecidos como Sistemas Integrados de Gesto, tem

concepo modular e conseguem disponibilizar um fluxo consistente de informaes, em

tempo real, integrando as diversas reas da gesto.

* Secretrio Municipal de Fazenda do Municpio de Niteri

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2 GESTO POR RESULTADOS NA GESTO MUNICIPAL DE NITERI

Como mencionado anteriormente, os Municpios vm buscando aprimorar seus

processos de gesto estratgica, identificando claramente as demandas das partes interessadas,

os cidados.

A Administrao Fazendria de Niteri, na esteira do ajuste fiscal implementado na

atual gesto, vem analisando o fluxo dos processos de trabalho existentes com vistas ao seu

aperfeioamento. Assim, pertinente que as aes de planejamento e os projetos da

decorrentes sejam facilitadores da integrao almejada (h tendncia para isso), de modo a

facilitar o fluxo do trabalho, melhorar o controle e recuperao do crdito tributrio e tornar

mais eficaz o controle oramentrio e financeiro do Municpio.

Para isso, como passo inicial, foram mapeados os macroprocessos existentes sob a

responsabilidade da Fazenda, podendo ser resumidos da seguinte forma:

1. Oramentrio;

2. Contbil (Administrao Direta, inicialmente e a partir de 2014, alm desse, a

consolidao do Balano do Municpio);

3. Financeiro;

4. Tributrio;

5. Gesto (tecnologia de informao, gesto de pessoas e infraestrutura e logstica)

2.1 Mapeamento das fragilidades e inconsistncias

Na sequncia, foi realizado criterioso levantamento de todas as fragilidades e

necessidades, pontuando as diversas lacunas e inconsistncias verificadas, principalmente na

obteno de informaes gerenciais e de controle, fruto da inexistncia de sistemas ou da falta

de integrao entre eles.

2.1.1 Macroprocesso oramentrio

Na rea oramentria, por exemplo, a classificao era de competncia da antiga

Controladoria Geral do Municpio e foi absorvida inicialmente pela Secretaria Municipal de

Planejamento, Modernizao da Gesto e Controle, sendo posteriormente transferida para a

Secretaria Municipal de Fazenda. Quanto s ferramentas informatizadas, verificou-se que

existia um nico sistema de classificao (reserva oramentria, hoje pr-empenho) para toda

a Prefeitura, mas o empenhamento, liquidao e pagamento eram registrados em sistemas

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independentes e desintegrados, possibilitando que as transferncias de recursos para a

administrao indireta fossem usadas para o pagamento de empenhos diferentes daqueles

indicados na classificao oramentria. Essa situao gerava uma srie de divergncias entre

os saldos oramentrios e financeiros a repassar existentes na contabilidade da administrao

direta e indireta.

2.1.2 Macroprocesso contbil

A contabilidade, por sua vez, que deveria estar estreitamente ligada ao Oramento,

tambm era registrada em sistemas e planos de contas distintos, agravando ainda mais a

situao. Como foi mencionado anteriormente, os sistemas de controle oramentrio eram

segregados e fragmentados, mas pelo menos ainda tinham um elo comum que era a

classificao. Na contabilidade, no entanto, nenhum elo comum havia, dificultando

sobremaneira a consolidao dos balancetes e balanos do Municpio, realizada por meio de

planilhas excel.

2.1.3 Macroprocesso financeiro

Em relao ao macroprocesso financeiro, se verificou que os sistemas foram

concebidos de forma desintegrada dentro da prpria Secretaria Municipal de Fazenda (SMF).

Existia um sistema para dar suporte aos registros da Superintendncia de Finanas, outro para

a Arrecadao, que registrava o movimento dirio das receitas arrecadadas na rede bancria e

o finalmente o sistema de Tesouraria, para o registro dos pagamentos e demais operaes

bancrias. Para se gerar o boletim de caixa e o boletim sinttico do movimento do dia era

utilizada (ainda em uso, em paralelo) uma tabela no Word, preenchida pelo Tesoureiro,

manualmente, aps imprimir extratos das dezenas de contas movimentadas pelo Tesouro,

digitar os saldos em calculadoras de fita, somar os resultados e por fim, transferir os

montantes para a referida tabela no Word. Tambm controlado por essa tabela o saldo por

fonte de recursos, dos diversos bancos, tudo somado manualmente a partir dos extratos

gerados.

Para o preenchimento da coluna das despesas no boletim chamado Sinttico, o

somatrio dos cheques pagos, agrupados por contas pr-estabelecidas como Folha Neltur ou

custeio Emusa so at hoje transcritos para uma planilha Excel, totalizando os pagamentos

do dia, do ms e do ano.

Para as contas de receita, tem-se situao idntica. Como os sistemas de Tesouraria e

Arrecadao so desintegrados, o Coordenador de Arrecadao remete um extrato sinttico

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com a arrecadao do dia, que transcrito manualmente para essa mesma planilha Excel,

onde so agrupadas em contas de arrecadao como ISS, IPTU, etc..., somando o

movimento do dia, do ms e do ano.

Todo esse fluxo dirio de tesouraria controlado por processos que, aps liquidados e

pagos, ou aps operacionalizada a transferncia de recursos para as Unidades da

Administrao Indireta, so remetidos Contabilidade para o devido registro contbil (era

feito manualmente) e arquivados para ficar disposio dos rgos de controle.

Cabe ressaltar que os processos eram registrados em cerca de 46 sistemas de

protocolos totalmente segregados, uma vez que cada Unidade da Administrao Indireta tinha

o seu, como tambm cada Secretaria da Administrao Direta.

Por conta de todo esse movimento, mais de 20 mil processos originados nas diversas

unidades e rgos transitam pela SMF durante o exerccio. Somados aos gerados pela

administrao tributria, tem-se um total de mais de 60.000 processos ao ano.

Esse enorme fluxo de papel faz com que a Fazenda tenha mais de 700 mil processos

estocados no arquivo.

2.1.4 Macroprocesso tributrio

Adentrando na rea tributria, fonte de mais de 90% das receitas prprias do

Municpio, a desintegrao tambm era a realidade. O Cadastro de Imveis apresentava

graves lacunas, como a falta do Cdigo de Endereamento Postal (CEP) em vrios registros, a

falta do nmero do Cadastro de Pessoas Fsicas (CPF) ou do Cadastro Nacional das Pessoas

Jurdicas (CNPJ) para a perfeita identificao do contribuinte em muitas inscries, entre

outros. Alm disso, detectou-se a falta de um sistema que permitisse o acompanhamento e

cruzamento de informaes na rea de fiscalizao e ainda, a ausncia de cobrana

sistemtica de tributos em atraso e em dvida ativa.

No que diz respeito ao fluxo de trabalho, a estrutura da administrao tributria segue

ainda o modelo vigente at a dcada de 60, dividindo os tributos por departamentos. Tem-se

ento a estrutura administrativa que trata do Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU), do

Imposto Sobre Servios de Qualquer Natureza (ISS) e do Imposto de Transmisso de Bens

Imveis Inter-Vivos (ITBIM). Por conta dessa forma de organizao, os sistemas

informatizados criados para dar suporte s atividades relacionadas a cada tributo seguem o

mesmo padro, independentes entre si.

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O Cdigo Tributrio Nacional, no entanto, sugere uma estrutura administrativa

baseada na integrao intersistmica, como se pode observa no quadro resumo abaixo.

Como se pode observar, a prpria Lei organiza o fluxo do macroprocesso. Infere-se a

partir disso que o contribuinte (pessoa jurdica ou fsica), no cadastro, seja a chave primria

para se obter a informao do quanto cada um recolhe (ou deve) ao ente poltico,

independente do tipo de tributo.

Ocorre que para cada espcie de tributo desenvolveu-se um sistema prprio e

independente conforme j mencionado, inclusive um cadastro exclusivo, ficando aqueles de

arrecadao perifrica, como as taxas, sem sistema nenhum. No caso do IPTU, por exemplo, o

caso ainda mais grave, pois a chave primria no sistema informatizado no o nmero no

CPF ou no CNPJ e sim o nmero da inscrio imobiliria. Assim, como houve uma

preocupao em se controlar o imvel, mas no o contribuinte, cerca de 70% dos registros

cadastrais no contm o nmero do CPF ou CNPJ, dificultando enormemente o controle dos

dbitos agrupados por contribuinte do IPTU.

Cabe registrar, para se ter uma ideia mais precisa do problema, que os cadastros

tributrios possuem mais de 200.000 imveis registrados (IPTU), o mesmo tanto para fins do

ITBIM e cerca de 15.000 inscries para o ISS, de um total de mais de 25.000 empresas

cadastradas.

Potencial econmico tributrio

Legislao Tributria

Atos e

fatos

jurdicos

Sistema

tributrio

CADASTRO FISCAL

Acompanhamento e controle das Obrigaes

Tributrias

OBRIGAO TRIBUTRIA (OT)

Ocorrncia dos Fatos Geradores

ISS IPTU ITBI TAXAS

Ao fiscal

Iniciativa do contribuinte

Auditoria Externa

Malhas/revises

internas

Controle de omissos

Constituio do CRDITO

TRIBUTRIO

PRESENA FISCAL

1.Facilitao cumprimento

OT

2.Recepo de declaraes

3.Atendimento presencial

4.Atendimento distncia

5.Parcelamento

6....

1.Controle de conta corrente

2.Cobrana administrativa

3.Restituies

4.Controle Rede

Arrecadadora

5.Acompanhamento dos

maiores contribuintes

6...

Informaes econmico-fiscais

Controle das

modalidades de:

1. Suspenso

2. Extino

3. Excluso

COBRANA

ADMINISTRATIVA

Controle e recuperao

do crdito

PGM

Cobrana

Judicial

Contencioso

judicial

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Alm disso, se a pesquisa que se quer o total dos dbitos de cada contribuinte,

independentemente do tributo, pelo fato de os sistemas tributrios serem desintegrados,

impossvel se apurar o quanto cada contribuinte deve para os cofres municipais.

Como se pode observar no esquema grfico, cada tributo tem seu prprio cadastro e

sistema lanador para gerar o crdito tributrio:

Logo aps a constituio do crdito, inicia-se a fase de cobrana e controle, onde so

geradas mais de 7 milhes de guias de cobrana por ano, considerando os impostos acima

evidenciados e aquelas geradas para controlar taxas e outras receitas. Por conta disso, em

termos de sistemas de controle, as fragilidades so enormes e o ndice de perda de crditos por

prescrio atinge a cifra de milhes de reais a cada ano. Esses, somados queles que esto

possivelmente prescritos, mas ainda no baixados nos sistemas, ultrapassam meio bilho de

reais, com certeza.

Por derradeiro, cabe tambm registrar que no h nenhuma integrao, nem por

sistemas e nem por meio fsico (papel), entre o que foi gerado de crditos tributrios e a

contabilidade do Municpio. Em outras palavras, no h um controle contbil preciso dos

Crditos Tributrios a Receber e, no caso dos demais haveres, principalmente aqueles

gerados por multas administrativas, multas de trnsito e outros, o descontrole total e nem

cabe detalhar o quadro, pois nem sequer uma simples planilha existe!!!

2.2 A escolha e um sistema Integrado de Gesto

Identificados todos esses pontos e fragilidades, a iniciativa no poderia ser outra seno

aquela que contemplasse a soluo de tudo que foi elencado, ou pelo menos a maior parte

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delas, mas que se tivesse pelo menos um bom controle sobre as receitas e despesas do

Municpio.

Aproveitando experincias de gesto acumuladas ao longo dos anos, encontrar um

sistema integrado que contemplasse todos os macroprocessos fazendrios era a melhor

soluo.

Nesse sentido, uma srie de acontecimentos encadeados e extremamente pertinentes

permitiu que o Prefeito Municipal colocasse a Administrao Fazendria em contato com o

Centro de Tecnologia da Informao e Comunicao do Estado do Rio de Janeiro - Proderj e,

com o total apoio da Secretaria de Planejamento, Modernizao da Gesto e Controle, um

convnio foi firmado para que se concretizasse a contratao de consultoria para a

implantao do Sistema Integrado de Gesto e-Cidade no Municpio.

O sistema escolhido tem arquitetura de um Enterprise Resource Planning (ERP), que

significa, em traduo livre, Planejamento dos Recursos de uma Empresa. Esse tipo de

sistema decorrente da evoluo de modelos existentes na dcada de 60, utilizados nas

empresas para o clculo das necessidades de uma manufatura.

Esse conjunto de solues e experincias acumulados na iniciativa privada foram

transpostos e adaptados s necessidades da gesto pblica e, no caso especfico do e-Cidade, o

sistema foi customizado para as necessidades da gesto municipal, tendo sido implantado em

diversos municpios nos ltimos anos.

Construdo a partir do conceito de software livre, permite automatizar e integrar todos

os macroprocessos fazendrios e demais solues para e-Governo.

2.2.1 Resultado j obtidos nos primeiros 6 meses e melhorias em implantao no sistema

Sua implantao teve incio em janeiro do corrente ano, abarcando de pronto os

macroprocessos oramentrio, contbil e financeiro, permitindo um controle integrado de

todo o fluxo. A classificao, como era chamada, deu lugar ao chamado pr-empenho e

demais etapas da execuo oramentria foram integradas e consolidadas, desde a

discriminao dos itens a serem adquiridos pelo Municpio (lista de compras), passando por

algumas etapas das licitaes e dos contratos decorrentes desse processo (ainda em fase de

implantao), dos empenhos, da liquidao e pagamento, enfim, todas as etapas controladas

por uma nica plataforma totalmente integrada com a contabilidade, diminuindo o tempo de

tramitao de processos.

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Visando melhorar a performance do sistema, uma inovao foi solicitada para esse

mdulo e consiste na criao de cotas financeiras para adequar a execuo oramentria

realidade do caixa do Tesouro. Tal ferramenta no existe no mdulo atualmente, de modo que

o controle do fluxo de caixa, adotado desde o incio da atual gesto, at hoje ainda realizado

por meio de planilhas Excel.

No macroprocesso contbil, todo o trabalho de lanamento manual foi praticamente

suprimido pelo lanamento automtico, permitindo que o profissional contbil tenha tempo

para se dedicar anlise e acompanhamento dos registros por meio de balancetes e relatrios,

resultando em um controle mais preciso e eficiente. Contudo, preciso implantar a

contabilizao automtica dos lanamentos tributrios, no existente no software original.

Essa outra iniciativa que ir aperfeioar o sistema e favorecer no s o Municpio de

Niteri, como tambm todos os usurios desse mesmo sistema.

Na rea financeira tambm ocorreu o mesmo fenmeno, pela possibilidade de se

substituir a pesquisa, o clculo e controles manuais, por uma srie de lanamentos

automatizados. H tambm uma perfeita integrao e transparncia entre o caixa do Tesouro e

o caixa das demais Unidades da Administrao Indireta, otimizando o fluxo de recursos para

o pagamento das obrigaes contradas pelo Municpio. Atualmente se est trabalhando na

troca de arquivos em formato txt com os bancos de relacionamento, tanto para o registro

das receitas como tambm para o registro das despesas, visando facilitar inclusive todo o

processo de conciliao bancria.

Nesse mdulo, a inovao solicitada a criao de fluxos de caixa projetados no

tempo, ferramenta importantssima para o planejamento financeiro de mdio e longo prazo.

Vale registrar que tambm se realiza esse controle, atualmente, por meio de planilhas Excel

criadas nessa gesto.

No entanto, mesmo tendo decorrido apenas seis meses desde sua implantao e apesar

de o sistema no estar completamente implantado, j se pode observar os enormes ganhos

advindos da integrao, principalmente quanto consolidao contbil.

Nesse macroprocesso, o Plano de Contas foi atualizado segundo as regras da

Contabilidade Aplicada ao Setor Pblico (CASP), unificado entre todas as Unidades,

possibilitando a emisso de balancetes de verificao consolidados em tempo real. O grande

ganho aqui identificado o tempo. O que demorava dias, passa a ser feito em questo de

segundos.

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Tal situao, alm de proporcionar o acompanhamento em tempo real de todo o

processo de contabilizao, permite que se inicie a reviso e consolidao do plano de contas,

a reavaliao de ativos e a completa migrao da antiga contabilidade para as novas regras de

controle patrimonial.

Se pode concluir, portanto, que mesmo com sua implantao incompleta, o sistema j

alterou profundamente o fluxo de trabalho, resultando em maior eficincia e eficcia dos

procedimentos executados nos macroprocessos oramentrio, financeiro e contbil.

Mas um ganho maior se observar no macroprocesso tributrio, pois alm de

proporcionar a eficincia esperada e comparada aos demais macroprocessos, gerando

considervel economia de recursos, o sistema e-Cidade promover a integrao de todos os

sistemas esparsos hoje existentes em um nico mdulo, como abaixo se demonstra. Esse

prximo passo permitir que o Municpio se aproprie das receitas devidas e sonegadas, que

somam vrios milhes, pela experincia que se tem nessa rea, como tambm permitir que se

evite a prescrio das receitas registradas e no cobradas, que somam mais de meio bilho de

reais, como j comentado anteriormente.

Ser tambm nesse mdulo que o sistema experimentar um grande avano,

principalmente com o uso da certificao digital, abrindo a possibilidade de se disponibilizar

ao cidado uma srie de servios na internet, sem que haja a necessidade de se deslocar para a

Fazenda.

.

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3 CONSIDERAES FINAIS

A implantao de uma cultura de constante observao dos cenrios e

retroalimentao da gesto aperfeioa a arte de planejar, de antever resultados, de reformular

estratgias e adaptar-se s constantes mudanas do mundo moderno com a rapidez e

flexibilidade, em um verdadeiro processo de evoluo contnua rumo perfeio.

No se pode olvidar, nesse processo, a implementao de ferramentas tecnolgicas de

suporte ao processo de gesto, bem como a identificao de possveis entraves e obstculos

para a obteno de resultados, de modo a proporcionar a possibilidade de se corrigir o rumo

das aes o mais rpido possvel.

A utilizao de Sistemas Integrados de Gesto est transformando o modo com que a

administrao pblica se relaciona com o cidado, principalmente nas cidades, permitindo

uma interao maior entre a esfera privada e a gesto municipal. So ferramentas que

proporcionam aos administradores elementos para decises mais rpidas e consistentes, tendo

em vista a disponibilidade de informaes em tempo real nos diversos dispositivos mveis

atualmente em uso.

Por fim e o que se julga mais importante como resultado desse processo so os

benefcios para o cidado. Se a mquina estatal se torna mais eficiente, os servios pblicos

sero eficazes e efetivos. Em outras palavras, o que se busca com essa nova ferramenta uma

gesto integrada que proporcione ou que pelo menos tenha como meta principal, servios

mais eficientes, mais transparentes e dignos da Niteri que queremos!

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

BRASIL. Constituio Federal de 1988. Disponvel em:

. Acesso em:

2 jul 2014.

ERP - Wikipedia. Disponvel em:

. Acesso em 20 jul 2014.

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constitui%C3%A7ao.htmhttp://www.pt.m.wikipedia.org/wiki/Sistema_Integrado_de_gest%C3%A3o_empresarial