Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de ... · de controle de documentos e...
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77ª REUNIÃO GETIC
Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de
Documentos e Informações -SPdoc
Prof. Dr. Carlos de Almeida Prado Bacellar
Coordenador
do Arquivo Público do Estado
e do Comitê Gestor do SPdoc
Casa Civil
28/03/2013
Comitê Gestor do SPdoc
Arquivo Público do Estado de São Paulo
Comitê Gestor do SPdoc
Política Estadual de Arquivos e Gestão DocumentalSistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP
Comitê Gestor do SPdoc
EMPRESASPÚBLICAS
SOCIEDADE DE
ECONOMIA MISTA
ENTIDADES PRIVADAS
ENCARREGADAS DE SERVIÇOS
PÚBLICOS
FUNDAÇÕES
LEGISLATIVO E
JUDICIÁRIODO ESTADO
MUNICÍPIOS PAULISTAS
MINISTÉRIO PÚBLICO E
DEFENSORIA PÚBLICA
ORGANIZAÇÕES SOCIAIS
SECRETARIASE
PGE
ARQUIVO PÚBLICO DO
ESTADO
ÓRGÃO CENTRAL DO
SAESP
AUTARQUIAS (inclusive as de regime especial)
Decreto nº 22.789/1989
Integrantes da Política Estadualde Arquivos e Gestão Documental
Comitê Gestor do SPdoc
• Arquivo Público do Estado (órgão central do SAESP)
• Serviços de protocolo e arquivo
• Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA
• Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística deDocumentos e Informações – SPdoc
• Serviços de Informações ao Cidadão - SIC
Artigo 5º do Decreto nº 58.052/2012
Comitê Gestor do SPdoc
O SPdoc é uma solução web, aplicável a documentosconvencionais e digitais, que incorpora e processaeletronicamente procedimentos e operações técnicas da gestãoarquivística de documentos.
Esse Sistema foi concebido em conformidade com a políticaestadual de gestão de documentos formulada pelo ArquivoPúblico do Estado, por meio do seu Departamento de Gestãodo SAESP, e desenvolvido pela PRODESP.
SPdoc une princípios e técnicas da gestão documental com as tecnologias da informação
Principais objetivos do SPdoc
Assegurar a efetiva aplicação dos instrumentos de gestãodocumental (planos de classificação, tabelas detemporalidade e de sigilo);
Comitê Gestor do SPdoc
Agilizar a tramitação de documentos entre os órgãos eentidades, dando celeridade às ações do Governo;
Controlar a produção, tramitação e arquivamento dedocumentos;
Garantir aos servidores púbicos e aos cidadãos arastreabilidade e a localização imediata dos documentospúblicos estaduais;
Comitê Gestor do SPdoc
Principais objetivos do SPdoc
Interoperar com inúmeros outros Sistemas Coorporativosde Governo, em especial o Sistema Integrado deInformações ao Cidadão – SIC.SP;
Padronizar e integrar dados governamentais, auxiliando oprocesso de planejamento estratégico e implementação depolíticas públicas;
Integrar protocolos, arquivos e Serviços de Informação aoCidadão - SIC de todos os órgãos e entidades do Governoem uma ampla rede de informações;
Automatizar os procedimentos de preservação eeliminação de documentos, convencionais e digitais.
SIC
ACESSO À INFORMAÇÃO
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CID
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ÃO
PROTOCOLOSe
ARQUIVOS
CADA
GESTÃODOCUMENTAL
SPdoc é a ferramenta da gestão documental estratégica para assegurar o acesso à informação
SPdoc Referencial
Comitê Gestor do SPdoc
Atualmente, o SPdoc é um sistema referencial que controla dedocumentos convencionais.
Características Gerais:
Ambiente: Internet e Intragov;
Banco de Dados: SQL Server 2005 Enterprisex64;
Web Services: disponibiliza funcionalidades do SPdoc aoutros sistemas.
Pré-cadastro - Gera e emite protocolo derecebimento;
Documento - Autua; cadastra conforme PC–TTD; consulta;encerra e abre volume; instrui (juntada e despacho);
Protocolo - Apensa e desapensa; desentranha; incorporae desincorpora;
Tramitação - Envia e recebe; registra envio e recebimento;cancela envio;
Arquivo - Arquiva e desarquiva; cadastra arquivo;endereça arquivamento; reabre, transfere e consultadocumento encerrado; transfere arquivo local; registraeliminação de documentos.
Principais funcionalidades, atualmente em operação, no SPdocReferencial:
Comitê Gestor do SPdoc
SPdoc Referencial
SISTEMA HOJE EM OPERAÇÃO
ÓRGÃO/ENTIDADE ANONº
APROXIMADO DE USUÁRIOS
Casa Civil desde 07/2008 660
Relações Institucionais07/2008 – extinta em
01/2011-
Gestão Publica desde 08/2008 340
Comunicação09/2008 – extinta em
01/2011-
Cultura desde 10/2009 410
Direitos da Pessoa com Deficiência
desde 11/2009 100
Desenvolvimento Metropolitano
desde 01/2012 60
Secretaria de Energia desde 03/2012 70
Detran Implantação primeira fase (1º sem./2013)
a definir
ZoológicoImplantação prevista
(2º sem./2013)a definir
TOTAL DE DOCUMENTOS TRAMITADOS POR ANO
2008 31.587
2009 132.320
2010 110.182
2011 137.295
2012 146.204
2013 31.165 (até 27/03/2013)
ÓRGÃO INTEROPERABILIDADE SISTEMA
Casa Civil 2011
CGA - módulo cadastro do Sistema de Acompanhamento e Apuração de Denúncias-Saad
Casa Civil 2011 AJG
Cultura Iniciado em 12/2011 Condephaat
SPdoc Digital
Comitê Gestor do SPdoc
Pretende-se que o SPdoc seja também um sistema de gestãode documentos digitalizados e nato-digitais.
O SPdoc Digital deverá ser capaz de:
Capturar documentos digitalizados;
Interoperar com sistemas que produzem documentos digitais;
Produzir documentos originalmente digitais;
Gerir e preservar documentos digitais de guarda permanente.
Em 2010, o Comitê Gestor do SPdoc foi instituído, na CasaCivil, junto ao Gabinete do Secretário, sendo coordenado peloArquivo Público do Estado, órgão Central do Sistema deArquivos do Estado de São Paulo – SAESP.
O Comitê Gestor do SPdoc é um órgão colegiado composto porrepresentantes da Casa Civil/Arquivo Público do Estado; GestãoPública; Economia e Planejamento; Procuradoria Geral ePRODESP.
Cabe ao Comitê Gestor planejar o desenvolvimento, aimplementação e o aperfeiçoamento contínuo do SPdoc.
Decreto n°55.479/2012, alterado pelo Decreto n°56.260/2010
Comitê Gestor do SPdoc
Comitê Gestor do SPdoc
Para execução de suas atividades o Comitê conta com:
Núcleo de Apoio, sob a responsabilidade do Departamentode Gestão do SAESP, que o assessora nas atividades técnicosadministrativa.
Resolução CC de 19/04/2011
Comissões Técnicas para realizar estudos e pesquisas sobretemas específicos fundamentais ao constante aprimoramentodo SPdoc.
Existem, atualmente, duas Comissões Técnicas, a deDocumentos Digitais, e a de Implementação e Treinamento.
Decretos n°57.285/2011 e 57.286/2011 e Resolução CC 31/08/2011
Comitê Gestor do SPdoc
Apoio ao Comitê Gestor do SPdoc
Comitê Gestor do SPdoc
Principais realizações do Comitê Gestor do SPdoc
Definição dos critérios para implementação gradual eprogressiva do SPdoc (Resolução CC-19 de 19/04/2011);
Atuação política que resultou no reconhecimento do SPdocenquanto sistema coorporativo de governo essencial paragarantir o acesso à informação;
Contratação PRODESP.
Garantia de recursos para aprimoramento edesenrolamento do SPdoc;
Desenvolvimento modular do SPdoc
Comitê Gestor do SPdoc
ETAPA 1 (2013):
ETAPA 2 (2013-2015):
Aprimoramento do SPdoc Referencial e especificação dosrequisitos do SPdoc digital, em conformidade com osrequisitos e metadados obrigatórios e desejáveis previstosna Instrução Normativa APE/SAESP – 1/2009;
Desenvolvimento gradual do SPdoc Digital.
Instrução Normativa APE/SAESP – 1/2009
Estabelece diretrizes e define procedimentos para gestão, apreservação e o acesso contínuo aos documentos arquivísticosdigitais da Administração Pública Paulista.
Em conformidade com as Resoluções nº 25 e 32 do
Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ
(37 artigos e 2 anexos)
ANEXO I – 405 requisitos e 118 metadados obrigatórios
ANEXO II – 207 requisitos e 7 metadados altamente desejáveis
Comitê Gestor do SPdoc
Desenvolvimento modular do SPdocOrçamento
RECURSOS PREVISTOS PARA O PROJETO
2012 2013 2014 2015
R$ 3.632.444,00 R$ 3.438.836,49 R$ 5.459.028,16 R$ 7.171.897,46
TOTAL
R$ 19.702.206,11
Desenvolvimento modular do SPdocContrato PRODESP (atual)
2012Início do Contrato
2013ITO
- Aquisição de
licenças (março);- Atualização banco
de dados SQL (março);
- Entrega dos
ambientes de desenvolvimento,
homologação e produção (abril);
- Definição de solução adequada
ao SPdoc Digital (maio-julho).
2013APPS
- Adequações e
desenvolvimento de novas
funcionalidades do
SPdoc Referencial (abril-fevereiro
2014);- Levantamento dos
requisitos do SPdoc Digital (maio-
julho).
2014Termino do Contrato
Adesão ao SPdoc
Comitê Gestor do SPdoc
Por ser um Sistema Coorporativo de Governo os órgãos eentidades não terão custos para aderir ao SPdoc.
No entanto, para aderir ao SPdoc os órgãos e entidadesdeverão cumprir os critérios de adesão definidos na ResoluçãoCC-19 de 19/04/2011:
Oficialização de Plano de Classificação e Tabela deTemporalidade dos documentos das atividades-fim doórgão, por meio de sua Comissão de Avaliação deDocumentos e Acesso - CADA, em conformidade com asdeterminações do Decreto nº 29.838, de 18 de abril de1989, e dos artigos 18 e 23 do Decreto 48.897, de 27 deagosto de 2004;
Adesão ao SPdoc
Apresentação de diagnósticos sobre os sistemas legadosexistentes de controle de documentos e outros sistemas doórgão;
A promoção de estudos necessários para efetuar amigração de dados ou a integração com sistemas legadosde controle de documentos e outros sistemas deinformações do órgão, evitando-se a perda ou a corrupçãode documentos e informações, nos termos do artigo 5º daInstrução Normativa APE/SAESP-1, de10 de março de2009;
Comitê Gestor do SPdoc
A designação no órgão, de um administrador local doSPdoc, responsável por acompanhar sua implementação eseu funcionamento.
Requisito indispensável ao SPdoc:Plano e tabela de documentos das atividades-meio
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO: Identifica e padroniza a denominação todos os
documentos das atividades-meio (800 tipos)
TABELA DE TEMPORALIDADE: Indica os prazos de guarda e a destinação dos documentos das
atividades-meio
Decreto nº 48.898de 27 de agosto 2004
Requisito indispensável ao SPdoc:Planos e Tabelas de documentos das atividades-fim
Instrumentos de gestão documental aprovados:
• Ministério Público (Ato Normativo nº 428/2006 – PGJ/CGMP)
• Secretaria do Meio Ambiente (Resolução SMA – 6, de 08/02/2007)
• Secretaria de Gestão Pública (Comunicado CADA – 1, de 06/04/2009)
• PROCON (Despacho do Diretor Executivo Substituto de 2008)
• Secretaria da Cultura (Resolução SC – 2, de 07/01/2010)
• Secretaria da Fazenda (Resolução SF nº70, de 03/08/2010)
• DETRAN (Resolução SGP nº23, de 27/07/2011 e Retificação)
• Fundação Parque Zoológico (Portaria FPZSP – 8, 16/03/2012)
Colaboração GETIC
• Na administração setorial do SPdoc nos órgão/entidades;
• Na garantia do cumprimento dos critérios obrigatórios deadesão ao SPdoc pelos órgão/entidades;
• Nos trabalhos das CADA, SIC, arquivos e protocolos, visandoa gestão documental e ao acesso à informação.
Arquivo Público do Estado
Rua Voluntários da Pátria, 596
CEP 02010-000 - Santana
São Paulo/SP
Solicitação de providências, sugestões ou quaisquer outrosesclarecimentos deverão ser encaminhados ao Coordenadordo Comitê Gestor do SPdoc pelo e-mail: [email protected]
Visite o site do SPdoc:www.arquivoestado.sp.gov.br/spdoc
Núcleo de Apoio ao Comitê Gestor do SPdoc
Telefones: (11) 2089-8152 / 8173
Fax: (11) 2089-8137