1

GOVERNO DO DISTRITO FEDERAL CASA MILITAR

SUBCHEFIA DE COMUNICAÇÃO E INFORMÁTICA

Sistema de Gerenciamento de Atividades e Projetos

O sistema de Gerenciamento de Atividades e Projetos (SIGAP) foi concebido com finalidade de auxiliar os trabalhos de gerenciamento de projetos e atividades de responsabilidade da SCI. Ele permite a distribuição de atividades e tarefas de um projeto bem como o acompanhamento do andamento do projeto pelo seu gerente ou responsável. Esse acompanhamento é possível de ser realizado a partir de qualquer microcomputador que acesse a Internet, o que oferece aos gerentes e colaboradores dos projetos e atividades, a possibilidade de interagirem mesmo estando separados fisicamente, de maneira rápida e segura.

Nas próximas páginas serão mostrados os recursos do sistema, abordando os principais tópicos, a navegação e operação de todas as funções do sistema.

Índice Sistema de Gerenciamento de Atividades e Projetos....................................................................................... 1

Índice............................................................................................................................................................ 1 1 - Acesso ao Sistema .................................................................................................................................. 2 2 – Mudança da Senha ................................................................................................................................. 2 3 - Segurança do Sistema ............................................................................................................................. 3 4 – Projetos................................................................................................................................................... 3

4.1 – Incluindo um Novo Projeto ............................................................................................................. 4 4.2 – Agentes do Projeto .......................................................................................................................... 5 4.2 - Incluindo o Responsável e Co-responsável..................................................................................... 6 4.3 - Incluindo uma Nova Atividade ........................................................................................................ 7 4.4 – Colaboradores ................................................................................................................................. 8 4.5 - Histórico das Atividades.................................................................................................................. 9 4.7 – Anexos do Projeto ........................................................................................................................... 9 4.8 – Deliberações.................................................................................................................................. 10 4.9 – Consultando Projetos .................................................................................................................... 10

2

1 - Acesso ao Sistema O sistema utiliza interface do tipo Internet, o que torna mais amigável a sua operação. Se o usuário estiver conectado na rede interna do Palácio do Buriti, poderá acessar através da intranet, digitando o endereço http://intranet/cm . Se estiver usando um computador que não está conectado na rede do Palácio do Buriti, o acesso deverá ser feito pela Internet através do endereço http://www.buriti.df.gov.br/cm . Em seguida deverá aparecer na tela uma opção para acesso à área reservada. Ao clicar no link da área reservada, a seguinte tela deverá aparecer: Esta tela (LOGIN) é um formulário de autenticação do usuário. Neste momento o sistema só permitirá que prossiga o usuário que possuir um cadastro de acesso à área reservada da intranet. A autenticação se dará com a entrada de duas informações, o CPF do usuário e uma senha escolhida por ele.

2 – Mudança da Senha Sempre que o usuário for acessar o sistema pela primeira vez, a sua primeira senha será o próprio CPF. O CPF deve ser digitado sem máscara, ou seja, sem os pontos e as barras. Por exemplo, para 999.999.999-99, digita-se simplesmente 99999999999. A troca de senha é obrigatória a partir do primeiro acesso, para evitar que o usuário se acomode e fique utilizando o CPF como senha. Ao entrar pela primeira vez no sistema, ou enquanto a senha for igual ao CPF, aparecerá para o usuário a seguinte tela: Neste momento o usuário deverá digitar no primeiro campo a senha atual (se for o primeiro acesso a senha atual é o próprio CPF ). Escolha uma senha e digite-a no segundo campo – Nova Senha. A senha escolhida deverá ter no mínimo 4 dígitos e no máximo 32. Serão considerados diferentes os caracteres

3

maiúsculos e minúsculos. No terceiro campo, o usuário deverá repetir a senha escolhida. Clique no botão alterar e entre novamente no sistema, utilizando desta vez a nova senha escolhida. A troca de senha poderá ser feita pelo próprio usuário a qualquer momento, acessando o menu Administração/Mudar Senha. É altamente recomendável que o usuário mude periodicamente a sua senha, por questões de segurança.

3 - Segurança do Sistema O sistema utiliza segurança restritiva e Auditoria. Os usuários da área restrita só acessarão as funções que lhe forem permitidas e todas operações de inclusão/alteração/exclusão são registradas, possibilitando saber quem modificou, quando foi modificado e o quê foi modificado no sistema. A responsabilidade de informações manipuladas serão imputadas ao dono da senha e CPF que utilizou o sistema durante a manipulação, portando EVITE EMPRESTAR SENHA sob qualquer pretexto.

4 – Projetos O módulo do Sistema de projetos será acessível clicando no menu Projetos/Projeto. Aparecerá uma tela de consulta a projetos existentes, conforme a seguir:

Essa tela possibilita a consulta utilizando-se os filtros dos três campos disponíveis. O botão Meus Projetos retornará todos os projetos nos quais o usuário estiver envolvido. O botão Incluir novo Projeto dará acesso ao formulário de cadastro para inclusão de novo projeto.

4

4.1 – Incluindo um Novo Projeto A figura a seguir mostra o formulário de inclusão de projetos

Preencha os campos solicitados e clique no botão Incluir. A tela a seguir será mostrada:

Note que o formulário se modifica a medida que os dados vão sendo alterados. Alguns campos e botões de menu foram acrescentados. O próximo passo é indicar o responsável e o co-responsável pelo projeto. Observe que o nome do Coordenador é o próprio usuário que inclui o projeto, portanto somente coordenadores poderão incluir projetos e indicar responsáveis e co-responsáveis.

5

4.2 – Agentes do Projeto O sistema divide os agentes do projeto em três grupos: Coordenador – é o primeiro na hierarquia. Geralmente é o coordenador quem responde pelo projeto ao escalão superior. Poderá coordenar mais de um projeto. Permissões do coordenador no sistema:

• Incluir/Alterar/Excluir/Ler Projetos; • Indicar e trocar responsáveis e co-responsáveis; • Incluir/Alterar/Excluir/Ler Atividades; • Incluir/Alterar/Excluir/Ler Histórico das Atividades; • Incluir/excluir Colaboradores em Atividades; • Incluir/Alterar/Excluir Deliberações; • Incluir/Excluir Anexos; • Incluir/Alterar/Excluir Talentos Humanos (TH); • Incluir/Alterar/Excluir Habilidades dos TH.

Responsável e Co-responsável – têm papeis semelhantes dentro do sistema. São o segundo na

hierarquia e a principal função é a coordenação das atividades do projeto. O Co-responsável auxiliará o Responsável no seu papel, e será o substituto natural do responsável na ausência deste. Poderá ser responsável em mais de um projeto.

Permissões do responsável no sistema: • Incluir/Alterar/Excluir/Ler Atividades; • Incluir/Ler Histórico das Atividades; • Incluir/excluir Colaboradores em Atividades; • Incluir/Excluir /Ler Deliberações; • Incluir/Ler Anexos. As permissões do responsável são restritas ao projeto do qual está participando. Colaborador – Este agente, ao contrário dos dois anteriores, não precisa ser um servidor do GDF.

Pode ser um Talento Humano (TH) previamente cadastrado. Geralmente é responsável por tarefas dentro de uma determinada atividade.

Permissões do Colaborador no sistema: • Ler projetos; • Incluir/Ler Histórico das Atividades; • Ler Deliberações endereçadas a si; As permissões do colaborador são restritas à atividade da qual está participando. Poderá também

participar de mais de uma atividade.

6

4.2 - Incluindo o Responsável e Co-responsável No formulário Cadastro de Projetos mostrado no tópico 4.1, clique no botão ao lado do indicativo Responsável. Este botão é um link para uma página de busca, que irá auxiliar na procura do servidor que será indicado como responsável. O formulário de busca será mostrado. Preencha um dos filtros de busca e clique em OK. Uma tela semelhante à seguinte será mostrada.

Clique no registro desejado para continuar. Repita a operação para o Co-responsável e não esqueça de executar o botão <Alterar> do cadastro de Projetos. O Resultado será semelhante a figura a seguir.

7

4.3 - Incluindo uma Nova Atividade Um projeto pode ser constituído de uma ou várias atividades. A divisão do projeto em atividades poderá ser feita tanto pelo coordenador quanto pelo responsável. O mais natural é que o responsável o faça, já que vai este agente é quem vai estar mais próximo da execução do projeto. Para incluir uma atividade no sistema, basta clicar no botão de menu Incluir Nova Atividade no formulário Cadastro de Projetos. A tela a seguir será mostrada.

Preencha os campos e clique em <Incluir>. A atividade será inc luída e mostrada em uma tabela logo abaixo do formulário Cadastro de Projetos, conforme a imagem a seguir.

Para alterar uma atividade, basta clicar na lista de atividades localizada abaixo do formulário

anterior e os dados da atividade serão carregados no formulário. É só fazer as alterações desejadas e clicar no botão <Alterar>.

Para Excluir uma atividade basta clicar no link Excluir da última coluna da lista de atividades e confirmar a exclusão. A atividade excluída deixará de aparecer na lista.

8

4.4 – Colaboradores Como vimos anteriormente, um dos agentes do projeto é o Colaborador. O colaborador sempre estará vinculado a uma atividade. Portanto, o acesso se dará clicando na coluna Colaboradores da atividade que se deseja, conforme a lista Atividades do Projeto acima.

O formulário de cadastro de colaboradores será mostrado.

Para incluir um colaborador basta clicar no botão Novo-> e a janela de busca de talentos será aberta. A página de busca de talentos é semelhante à de busca de servidores, vista no tópico 4.2. Ao clicar no registro do Talento que será o colaborador, os dados da pessoa escolhida serão carregados no formulário a seguir.

Deverá ser informada a função que o colaborador irá desempenhar na atividade. Clique no botão <Adicionar> e o registro será incluído na lista de colaboradores conforme se segue.

É importante lembrar que se o Talento que o usuário procura não for encontrado no cadastro, o usuário deverá solicitar ao Coordenador que faça o cadastro da pessoa que se quer como colaboradora, passando os seguintes dados, juntamente com um currículo resumido.:

• CPF; • Nome • Nome completo; • Data de nascimento; • Sexo; • RG; • Órgão Expedidor e UF; • Endereço completo; • E-mail; • Telefones Posteriormente mostraremos a seqüência para o cadastro de Talentos Humanos.

9

4.5 - Histórico das Atividades O sistema permite que sejam consignados históricos das atividades por qualquer agente do sistema. As informações contidas neste histórico serão informações de interesse do projeto e até mesmo o andamento da atividade. É importante anotar as tarefas e fases do projeto que foram realizadas e as que estão por realizar. Enfim, o histórico será uma fonte de informação para que os gerentes possam conhecer o que acontece em cada detalhe do projeto. Assim como o colaborador, o histórico sempre estará relacionado com uma atividade do projeto. Desta forma o acesso será feito partindo-se da Lista de Atividades, vista no tópico 4.3. Basta clicar no link Histórico da linha correspondente à atividade desejada. O formulário Histórico da Atividade irá aparecer, clique no botão de menu <Incluir novo histórico> e a seguinte tela será carregada.

No campo histórico basta fazer uma descrição do que se deseja consignar. Em seguida, clique no botão <Incluir> e o histórico será adicionado em uma lista..

4.7 – Anexos do Projeto Os anexos são documentos em formato de arquivos eletrônicos que podem ser agregados ao projeto. O projeto aceita a inclusão de arquivos com as seguintes terminações: doc,rtf,sdw,xls,xml,html,htm,txt,tif,jpg,gif,bmp,pdf,ppt,zip. Para incluir ou acessar os anexos, basta clicar no botão de menu <Anexos>. A página de anexos irá aparecer. Clique no botão <Incluir novo Anexo>. Será mostrado o formulário a seguir.

No campo Arquivo digite o caminho físico completo do documento que se quer anexar ou clique no botão <Procurar> para abrir o a ferramenta de procura do sistema operacional. No campo descrição, digite uma descrição breve, que seja suficiente para identificar o documento. O botão <Enviar> fará a remessa do documento para o Servidor. Uma vez remetido ao servidor o documento não poderá ser alterado. Uma opção para possíveis correções neste documento é remetê- lo novamente com acréscimo da versão, no campo Descrição. A lista de anexos estará disponível nesta mesma página, bastando clicar na linha correspondente para visualizar o conteúdo do documento ou salvá-lo no microcomputador.

10

4.8 – Deliberações Para o sistema, deliberação é uma decisão ou determinação que precisa ser direcionada a uma ou mais pessoas agentes do projeto.

É possível encaminhar, eletronicamente pelo sistema, deliberações a qualquer agente. O agente destinatário receberá um a mensagem no sistema no primeiro acesso após postada a deliberação. Receberá também um e-mail, com o aviso de nova deliberação.

Para incluir uma deliberação, no formulário principal do Projeto, clique no botão de menu <Deliberações>. A página de deliberações será mostrada. Para incluir uma nova deliberação, clique no botão <Incluir Nova Deliberação>. O formulário a seguir deverá ser mostrado.

Preencha os dados requeridos, marcando os destinatários e clique em <Incluir>. A deliberação será enviada e passará a aparecer na lista de deliberações. É possível saber também quais agentes tomaram ciência da deliberação e quando tomaram ciência, basta clicar no registro correspondente à deliberação na lista que serão mostrados todos os detalhes da deliberação.

4.9 – Consultando Projetos Para consultar um projeto existente, existem dois caminhos: pelo menu Projetos/Projeto ou pelo botão de menu <Consultar Projetos>. Como vimos no início do tópico 4, podemos utilizar vários filtros para consultar projetos. Um atalho rápido é o botão <Meus Projetos>, que retornará todos os projetos dos quais o usuário faz parte. O resultado será mostrado conforme a figura abaixo.

Para visualizar os detalhes, clique no registro desejado, a página de detalhes do projeto será mostrada, semelhante à figura abaixo.

11

A partir desta página, têm-se acesso às outras funções do sistema, através dos botões de menus e do link Histórico, na última coluna da lista de atividades.