SIPAC PROTOCOLO

MANUAL DE UTILIZAÇÃO

(TRAMITAÇÃO)

1º Edição

Julho/2017

UNIVERSIDADE FEDERAL DA GRANDE DOURADOS

ADMINISTRAÇÃO SUPERIOR

REITORIA:

PROF.ª DR.ª LIANE MARIA CALARGE

VICE-REITORIA:

PROF. DR. MARCIO EDUARDO DE BARROS

PRÓ-REITORIA DE GESTÃO DE PESSOAS

PROF. DR. CAIO LUIS CHIARIELLO

PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO

VANDER SOARES MATOSO

PRÓ-REITORIA DE AÇÕES COMUNITÁRIA E ASSUNTOS ESTUDANTIS

PROF. DR. PABLO CHRISTIANO BARBOZA LOLLO

PRÓ-REITORIA DE AVALIAÇÃO INSTITUCIONAL E DE

PLANEJAMENTO:

PROF.ª DR.ª JAQUELINE SEVERINO DA COSTA

PRÓ-REITORIA DE ENSINO E GRADUAÇÃO:

PROF.ª DR.ª PAULA PINHEIRO PADOVESE PEIXOTO

PRÓ-REITORIA DE ENSINO DE PÓS-GRADUAÇÃO E PESQUISA:

PROF.ª DR.ª KELY DE PICOLI SOUZA

PRÓ-REITORIA DE EXTENSÃO E CULTURA

PROFª. DRª. JULIANA ROSA CARRIJO MAUAD MANUAL

GRUPO DE IMPLANTAÇÃO SIG

PRAD – PRÓ REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO

VAGNO NUNES DE OLIVEIRA

ASSESSOR PRÓ REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO

FRANZ MACIEL MENDES

INTERLOCUTOR - DIVISÃO DE PROTOCOLO GERAL

COIN – COORDENADORIA DE ADMINISTRAÇÃO

SUSANA GUIMARAES DE PAULA

ANALISTA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

GILBERTO PEDERIVA

ANALISTA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

JOSÉ ROBERTO DE SOUZA

ANALISTA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

TAIRO FORBAT ARAÚJO

ADMINISTRADOR DE BANCO DE DADOS

AURELIO VARGAS RAMOS JÚNIOR

TECNICO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO ADMINISTRADOR

ANDRÉ MARTINS DO NASCIMENTO

TECNICO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO ADMINISTRADOR

Sumário SIPAC/ Protocolo 5

Portal SIPAC 7

ADICIONAR DOCUMENTO 8

Ocorrências 10

MOVIMENTAÇÃO 11

ALTERAR ENCAMINHAMENTO 11

CANCELAR ENCAMINHAMENTO 13

REGISTRAR ENVIO (SAÍDA) DE PROCESSO 14

REGISTRAR RECEBIMENTO DE PROCESSOS 19

ARQUIVO 21

ARQUIVAR PROCESSO 21

DESARQUIVAR PROCESSO 23

DESPACHOS ELETRÔNICOS 24

SIPAC/ Protocolo

Manual de Utilização - Unidades Protocolizadoras

ACESSO AO SISTEMA

1) Acesse o Portal UFGDNet pelo endereço: ufgdnet.ufgd.edu.br

Ap

ós clicar no

link SIPAC

você será

direcionado

ao Portal

Público do

SIPAC

2) Para acessar clique em ENTRAR NO SISTEMA e use seu login do ufgdnet.

Portal SIPAC

Após realizar o login o sistema apresentará a tela principal do usuário. Nesta

tela temos as abas de aviso, autorização e processos, através da aba processo o servidor

pode visualizar os processos clicando no ícone , receber através do ícone e enviar

através do ícone .

No canto direito da tela encontra-se um menu de opções do usuário aonde é

possível trocar mensagem dentro do SIPAC através da caixa postal, trocar foto, editar

perfil e alterar a senha.

Logo abaixo o sistema apresenta um menu de processos no qual é possível

visualizar a quantidade de processos a receber (em vermelho) e a quantidade processo já

recebidos que estejam na unidade (em verde), através do clique é possível entrar para

visualizar esses processos, temos ainda um item em amarelo que apresenta os números

de documentos que o usuário tem aguardando sua assinatura.

O servidor também terá acesso ao modulo protocolo através do menu Módulos

que se encontra no canto superior direto da tela.

Abas

Processo a

receber

Processo a

enviar

Processo a

receber

Processo

na

unidade

Após entrar no menu módulos escolha a opção Protocolo.

As operações referentes ao módulo Protocolo estão divididas no menu

abaixo.

Selecione a opção desejada:

ADICIONAR DOCUMENTO

Esta funcionalidade permite ao usuário anexar novos documentos a um

processo existente em sua unidade.

Para iniciar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo →

Processos → Cadastro → Adicionar Documentos.

A seguinte tela será exibida pelo sistema com os campos de Consulta de

Processos e a Lista de Processos encontrados:

Clique no ícone ao lado de um determinado processo para anexar um documento a

ele. Ao clicar o sistema exibirá a seguinte página:

Na página acima, o sistema apresenta os dados gerais do processo selecionado

e um formulário para inserção de novos documentos ao processo.

• Informe o Tipo do Documento que será inserido, selecionando dentre as opções

disponibilizadas pelo sistema (as opções de documentos aparecem após digitar o

3º caractere);

• Natureza do documento, informe se o documento é ostensivo ou sigiloso.

• Pode adicionar ainda um assunto e observações sobre o documento.

• Forma de documento, aqui deve ser informado se o documento vai ser anexado

ou ser digitado.

o Caso a escolha seja escrever Documento o sistema irá carregar uma caixa de

texto para digitação do mesmo.

o Caso a escolha for por anexar um documento o sistema apresentará a tela a

seguir na qual deve ser informado a data do documento, identificador, ano,

quantidades de folhas, unidade de origem e tipo de conferencia.

Após anexar o documento ou escrever clique em Adicionar Documento para

prosseguir com a operação. A página será recarregada e passará a exibir o documento na

lista de Documentos Inseridos no Processo, da seguinte forma:

Caso seja necessário adicionar mais documentos é só repedir os passos

anteriores, ao termino clique no botão finalizar.

Ocorrências

Uma ocorrência de processo é uma informação adicional que é incluída durante

uma movimentação de um processo. Esta informação se refere a uma observação que o

usuário apresenta sobre eventos ocorridos enquanto o processo permanece em sua

unidade que não se refere a despachos. Uma ocorrência ser "pública" significa que ela

poderá ser visualizada por qualquer usuário do sistema, inclusive por aqueles que não

estão vinculados à unidade do usuário que cadastrou a ocorrência. Além disso, poderão

ser visualizadas através do portal público do sistema, ou seja, por qualquer pessoa que

também não seja usuário do sistema.

O sistema permite cadastrar e alterar ocorrências do processo através do

Modulo Protocolo Cadastro->Cadastrar Ocorrência ou Cadastro->Alterar Ocorrência.

Quando selecionado a opção qualquer uma das opções o sistema trará os processos que

estão na unidade, nesta tela também terá algumas opções de filtros para facilitar a busca

por um processo especifico. Caso a lista não traga nenhum processo no cadastro é

porque não existe nenhum processo e na opção alterar não traga nenhum processo é

porque não existem processos na unidade com ocorrência.

Nesta tela é possível visualizar o processo de forma detalhada através do ícone

e também adicionar uma nova ocorrência através do ícone .

Ao clicar em adicionar ocorrência o sistema apresentará a tela de cadastro de ocorrência onde deve ser informada a data da ocorrência, prazo de termino, o texto da ocorrência, qual a situação se encontra, se ela é pública e se quer ser notificar

por e-mail sobre a alteração desta ocorrência.

MOVIMENTAÇÃO

ALTERAR ENCAMINHAMENTO Esta funcionalidade permite que o usuário faça alterações em um

encaminhamento de processo previamente cadastrado no sistema da Instituição.

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo →

Processos → Movimentação → Alterar Encaminhamento.

Clique no ícone ao lado de um dos processos listados para alterar seu

encaminhamento a uma determinada unidade da Instituição. A tela a seguir será, então,

apresentada, com os Dados Gerais do Processo e os campos para inserção das

Informações para Alteração de Encaminhamento:

O sistema o direcionará para a página a seguir:

Informe a Nova Unidade de Destino do processo. Será necessário inserir o

nome do órgão para o qual o processo será enviado. Cabe destacar que após digitar

as primeiras letras do nome do Órgão Externo, o sistema exibirá as opções

relacionadas para escolha. Clique sobre a opção desejada para selecioná-la.

Após ter informado a Nova Unidade de Destino do processo, clique em

Alterar para finalizar a operação.

CANCELAR ENCAMINHAMENTO

Esta funcionalidade permite cancelar o encaminhamento dos processos

enviados pela unidade, que ainda não foram recebidos em suas unidades de destino.

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo →

Processos → Movimentação → Cancelar Encaminhamento.

A seguinte tela será exibida, com os campos de Consulta de Processos e a

lista de Processos Enviados e Ainda não Recebidos:

Clique no ícone para cancelar o encaminhamento do processo, logo após

parecerá uma janela perguntando a confirmação do cancelamento.

Clique em Cancelar, caso desista da operação ou em OK para confirmá-la.

Optando por confirmar, a seguinte mensagem será disponibilizada, no topo da página:

REGISTRAR ENVIO (SAÍDA) DE PROCESSO

Esta funcionalidade permite realizar o registro eletrônico do envio de processos entre

unidades.

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo →

Processos → Movimentação → Registrar Envio (Saída).

A seguinte tela será exibida pelo sistema com os campos de Consulta e Lista

de Processos:

Na tela contendo a Lista de Processos, selecione os processos que deseja

enviar clicando na caixa de seleção exibida ao lado esquerdo dos dados de cada

processo, em seguida clique em Continuar>>. A seguinte tela será exibida pelo

sistema:

Se desejar cadastrar um despacho eletrônico para o processo que será enviado, clique no

ícone que aparece a opção de anexar ou escrever um despacho.

Caso usuário cadastrador seja o Servidor Responsável pelo despacho, o mesmo

será autenticado automaticamente, caso contrário, o despacho deverá ser autenticado

pelo Servidor Responsável por meio de SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos

→ Despachos Eletrônicos → autenticar.

ATENÇÃO: É obrigatória a impressão do despacho e anexação ao processo

físico. Para imprimir o despacho, clique em .

Retornando à página contendo os Processos Selecionados para Envio, insira os

dados referentes ao envio do processo. Inicialmente informe a Unidade de Destino

digitando o código ou o nome da unidade desejada ou, ainda, selecionando a opção no

esquema de hierarquia das unidades e se desejar acrescente Observações sobre o envio.

Após continuar deve-se escolher a unidade de destino, o tempo de permanência, se o

documento é público e caso deseje pode escrever alguma observação sobreo

processo.

Após informar os dados necessários, clique em Enviar para prosseguir. A

seguinte página contendo a mensagem de sucesso do envio e as informações sobre o

processo enviado será exibida:

A partir desta página, será possível imprimir as guias de movimentação do

processo.

Caso deseje registrar o envio de outro processo, clique em

e repita toda a Operação descrita neste manual.

Se desejar visualizar a guia da movimentação atual no modo econômico,

clique em Imprimir Guia de Movimentação Atual – econômico. A guia de

movimentação será disponibilizada no formato a seguir:

Para imprimir a guia, clique em .

Retornando a página anterior, caso queira visualizar a guia da

movimentação atual no modo normal, clique em Imprimir Guia de Movimentação

Atual – normal. A guia de movimentação será disponibilizada no formato a seguir:

Para imprimir a guia, clique em .

REGISTRAR RECEBIMENTO DE PROCESSOS

Esta funcionalidade permite registrar o recebimento por sua unidade de

processos cadastrados e tem a finalidade de realizar o registro eletrônico do recebimento

dos processos entre as unidades. Processo é o documento ou o conjunto de documentos

que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressos por

despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de

despesas.

Para iniciar a operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo →

Processos → Movimentação → Registrar Recebimento.

O sistema exibirá uma janela contendo o campo de Consulta de Processos e

a lista de Processos Pendentes de Recebimento.

Na lista de Processos Pendentes de Recebimento, clique em ou no

número do processo para visualizar seus todos seus detalhes.

Na tela Processos Pendentes de Recebimento, além de visualizar também pode

receber o mesmo, selecionando os processos que deseja receber e clicando em

Continuar. Os processos com a Natureza de Acesso do tipo Restrição de Acesso só

serão listados para serem recebidos, para o (os) usuário (os) indicado como

responsável pela unidade que realizou o envio.

De volta à tela com os Processos Selecionados para Recebimento, para dar

continuidade à operação, clique em Confirmar Recebimento. A mensagem de

sucesso a seguir será fornecida:

ARQUIVO

ARQUIVAR PROCESSO

Esta funcionalidade permite realizar o arquivamento dos processos

cadastrados no sistema da Instituição. Um processo é denominado arquivado quando

não há a possibilidade de sofrer modificações, ficando disponível apenas para

visualização.

Para realizar a operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo →

Processos → Arquivo/Cancelamento/Diligência → Arquivar Processo.

A seguinte tela será exibida pelo sistema com os campos de Consulta de

Processos e a Lista de Processos encontrados:

Para arquivar um determinado processo, selecione-o clicando na caixa de

seleção localizada ao lado do seu número. Em seguida, clique em Incluir Processos.

Uma mensagem de sucesso da inserção do processo será apresentada e a lista de

Processos Informados para Arquivamento:

Após inserir, na lista de Processos Informados para Arquivamento, todos os

processos desejados, clique em Confirmar Arquivamento para prosseguir com a

operação. O sistema o direcionará para a página abaixo:

Caso deseje, informe a “Localização Física” e “Observação”, depois

clique em Confirmar para finalizar o arquivamento do(s) processo(s).

DESARQUIVAR PROCESSO

Esta funcionalidade permite que o usuário realize o desarquivamento dos

processos previamente arquivados no sistema. Um processo é denominado arquivado

quando não há a possibilidade de sofrer modificações. Ao desarquivar um processo,

o usuário permitirá que ele possa vir a ser modificado novamente.

Para acessar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo →

Processos → Arquivo/Cancelamento/Diligência → Desarquivar Processo.

A seguinte tela será exibida, com os campos de Consulta de Processos e a

lista de Processos na Unidade:

Para realizar o desarquivamento de um ou mais processos arquivados no

sistema da Instituição, selecione os processos desejados na caixa de seleção exibida do

lado esquerdo de seu número e clique em Desarquivar. O sistema o direcionará para a

página a seguir:

Caso deseje é possível inserir uma Observação referente ao desarquivamento

dos processos selecionados. Para prosseguir com o desarquivamento, clique em

Confirmar.

DESPACHOS ELETRÔNICOS AUTENTICAR

Esta funcionalidade permite a autenticação dos despachos eletrônicos

realizados em processos ou documentos. Para realizar a autenticação em um despacho, é

necessário que o usuário tenha sido designado como responsável pelo despacho por um

outro usuário.

Para fazer uso desta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo →

Processos → Despachos Eletrônicos → Autenticar.

Serão listados os Despachos Pendentes de Autenticação em Processos, conforme a

seguir:

Clique no ícone selecionado na imagem para abrir a tela de Confirmar

Autenticação do Despacho

Nesta tela, é necessário inserir a Senha de login do sistema para prosseguir com

a operação. Posteriormente, clique em Confirmar e o despacho será autenticado,

passando a ser exibido no seguinte formato: