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SISTEMASINFORMATIZADOSDE GERENCIAMENTO
ARQUIVÍSTICODE DOCUMENTOS
Leandro Ribeiro NegreirosMestre em Ciência da Informação
–
Bibliotecário da ALMG
SEMINÁRIO DE GESTÃOE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
06 maio 2009
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TÓPICOS
Conceitos;
SIGAD;GED X SIGAD;
Prática possível;Exemplo concreto.
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CONCEITOS
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ESTABELECENDO CONCEITOS
DOCUMENTOS DE ARQUIVO
Arquivos são conjuntos orgânicos de documentosproduzidos / recebidos / acumulados por umórgão público, uma organização privada ou umapessoa, no curso de suas atividades,
independentemente do seu suporte, e que, passadasua utilização ligada às razões pelas quais foramcriados, podem ser preservados, por seu valorinformativo, para fins de pesquisa científica outestemunho sociocultural.
BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivística : objeto princípios e rumos. São Paulo: AASP, 2002.
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ESTABELECENDO CONCEITOS
GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
Considera-se gestão de documentos [dearquivo] o conjunto de procedimentos e
operações técnicas à sua produção,tramitação, uso, avaliação e arquivamentoem fase corrente e intermediária, visando a
sua eliminação ou recolhimento paraguarda permanente.
Lei 8.159, 08 de janeiro de 1991 –
DOU –
09/01/1991
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SIGAD
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ESTABELECENDO CONCEITOS
SISTEMAS INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICADE DOCUMENTOS
Uma ferramenta capaz de garantir: as propriedades
dodocumento arquivístico; o cumprimento do ciclo vital
dos
documentos; o impedimento de que esses documentosarquivísticos sofram alterações
ou que sejam eliminados,
exceto em situações previamente determinadas; a inclusão deprazos de guarda
e controles de segurança rigorosos; aorganização
eficiente e eficaz da documentação arquivística
de acordo com as previsões de um plano de classificação; aformação de um repositório seguro
de documentos
arquivísticos necessários para a realização das atividades efunções das organizações; e, sobretudo, a facilidade deacesso
a esses documentos arquivísticos produzidos.
NEGREIROS, 2007.
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PROPRIEDADES DOS
DOCUMENTOS DE ARQUIVO
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GED X SIGAD
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DIFERENCIANDO ESPAÇOS
GED ou SIGAD: da teoria à prática ou da
prática à teoria?
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DIFERENCIANDO ESPAÇOS
GED ou SIGAD: da teoria à prática ou da
prática à teoria?
PODE-SE UTILIZAR UM GED?
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Na teoria...
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PRÁTICA POSSÍVEL
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Na prática...
GED X SIGAD
• Propostas que prometem solucionar em curtoprazo o complexo cenário de acúmulo dedocumentos nas organizações, tendem asupervalorizar as tecnologias e negligenciar aenorme estrutura que produziu, recebeu, utilizou enecessita, ainda, utilizar os documentos oriundosdas atividades e funções das instituições.
• Três situações podem ocorrer:
FALSAIMPRESSÃO
GESTÃO DAINFORMAÇÃO
DIGITALIZAÇÃO“DESENFREADA”
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Na prática, desde que...
GED X SIGAD
Compreensão da organização
Levantamento de requisitosfuncionais
Instrumentos que propiciem a
existência da Gestão deDocumentos Arquivísticos
Levantamento de requisitosnão-funcionais
Objetivos bem definidos:
O que eu quero fazer com osdocumentos da minhaorganização?
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Na prática, desde que...
GED X SIGAD
Compreensão da organização
Levantamento de requisitosfuncionais
Instrumentos que propiciem a
existência da Gestão deDocumentos Arquivísticos
Levantamento de requisitosnão-funcionais
Objetivos bem definidos:
O que eu quero fazer com osdocumentos da minhaorganização?
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REQUISITOS FUNCIONAIS
INSTRUMENTOS
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REQUISITOS FUNCIONAIS
e-ARQ
Conselho Nacional de Arquivos Resolução n. 25, de 27 de abril de 2007
Dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas
Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos -
e-ARQ Brasil
pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de
Arquivos –
SINAR.
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UM EXEMPLO CONCRETO
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Armazenamento, organização,recuperação e preservação dedocumentos e informaçõesproduzidos ou recebidos durantea realização dos processos denegócio do Estado
MISSÃO DO AURUS
Oferecer uma solução robusta de Gestão de Conteúdo
integrada com Gestão de Processos, aplicável a todosos Órgãos e Entidades do Estado de Minas Gerais.
Suporte informatizado àdefinição, à execução e aoacompanhamento dos processos
Padronização de fluxos detrabalho
Integração com sistemas desoftware específicos de cada
processo
Gestão de Processos Gestão de Conteúdo
O PROJETO AURUS
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O PROJETO AURUS
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A ESPECIFICAÇÃO DE
REQUISITOS• Armazenamento e organização de documentos;•
Suporte de documentos em diferentes mídias;
• Controle de versões;• Recursos para assinaturas digitais;•
Digitalização de documentos físicos;
• Controle híbrido de documentos;• Classificação de documentos;• Manutenção de metadados;
• Controle de temporalidade e destinação;• Políticas de preservação;• Integração com sistemas externos;•
Integração com o componente de gestão de
processos.
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O MODELO DE GOVERNANÇA
• (re)Pensar a cultura organizacional;•
Descrição geral da ferramenta;
• Definição de etapas de trabalho;–
Instanciar projeto;
–
Preparar e aprovar pré-requisitos;–
Contratar a solução e sua manutenção;
– Gerir a contratação e sua manutenção;• Glossário;•
Definição de papéis;
• Formulário;• Conjunto de metadados;• Orientações do APM.
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O TRABALHO MULTIDISCIPLINAR
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OBRIGADO!
Leandro Ribeiro Negreiros