Seja mais produtivo e ganhe até

4h Por diaComo melhorar sua produtividade com dicas práticas e ter melhoresresultados no seu dia

Indíce

Introdução

Capítulo 1 – Esvazie a cabeça

Capítulo 2 – Evite os ladrões de tempo

Capítulo 3 – Lide melhor com seu e-mail

Capítulo 4 – Planeje suas tarefas de forma correta

Capítulo 5 – Elimine reuniões não produtivas e sem fim

Conclusão

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INTRODUÇÃO

Introdução

Você já parou para pensar a quantidade de tempo que você perde todos os dias por causa de distrações? As novas tecnologias ajudam bastante para você se organizar, mas por outro lado podem ser a fonte das interrupções.

Veja, hoje em dia as redes sociais estão cada vez mais presentes, seja no seu computador no trabalho, ou mesmo no smartphone, ou tablets. A realidade é que daqui a pouco praticamente tudo vai estar conectado nas redes sociais.

Todos que estão no mudo corporativo acabam sofrendo direta ou indiretamente com interrupções, de todos os lados: telefone, reuniões sem importância, conversas de corredor, navegador da internet aberto com várias abas (portais, redes sociais, blogs, jogos, etc).

Hoje, existem vários métodos que ajudam você a ser mais produtivos, com alguns passos simples, mas o segredo aqui é organização e disciplina. Calma, você não será obrigado a seguir regras como em um quartel para ser mais produtivo. Com alguns pequenos passos e um pouco de força de vontade, você poderá notar a diferença já nos primeiros dias após aplicar algumas das dicas que comento nesse ebook.

Com esse ebook, você vai conseguir:

Identificar um método para centralizar todas as suas tarefas.Organizar seu dia e evitar distraçõesAprender a lidar com seu e-mailPlanejar de forma que suas tarefas sejam realmente realizadasEliminar alguns hábitos que consomem seu tempo

Sim! Você pode….

Introdução

O que pretendo mostrar com esse ebook não tem pretensão de ser uma bíblia a ser seguida de olhos fechados, nem tão pouco pretendo me comparar aos gurus de gestão do tempo que existem no mercado, e dos quais sou fã de carteirinha.

A minha ideia ao escrever esse texto foi a de ajudar o maior número de pessoas possíveis, condensando dicas práticas que utilizo no meu dia a dia, que me ajudam a ter mais clareza sobre meus objetivos e deixam minha mente livre para pensar estrategicamente nas minhas metas e não ficar pensando: “acho que tenho alguma coisa para fazer e não estou lembrando” ou “gostaria muito de ir no happy hour do departamento, mas tenho que fazer aquele relatório para amanhã que meu chefe me pediu há uma semana”.

Antes de começar a aplicar algumas dessas técnicas que vou mostrar, eu vivia para apagar incêndios, ou seja, estava sempre realizando tarefas urgentes. Na verdade, para mim tudo era urgente, pois sempre deixava tudo para a última hora, já que eu sempre perdia meu tempo com outras “prioridades”.

Mas eu sabia que alguma coisa estava errada, então comecei a estudar sobre o assunto, pesquisando sites, livros e tudo que podia encontrar sobre gestão do tempo. Comprei muitos livros sobre o assunto, softwares que prometiam ajudar a me organizar, guias para boa utilização de ferramentas, etc, etc.

No começo não foi muito fácil, porque simplesmente ter as ferramentas certas para organizar o tempo não é o suficiente, era preciso mudar a minha mentalidade (mindset) sobre o assunto e passar a ter a disciplina necessárias para dominar o tempo.

Existe um ditado, que não conheço a origem que diz mais ou menos assim: “Quer que alguma coisa seja feita? Peça para alguém ocupado!”.... Na verdade há mais coisas por trás dessa frase, eu não usaria a palavra “ocupado” e sim atarefado, pois estar ocupado não é necessariamente ser produtivo.

Introdução

Agora atarefado, quer dizer que tem tarefas a serem cumpridas, mas indo um pouco mais além, quer dizer que as tarefas são claras, estão quebradas em partes pequenas (que não duram mais do que 1:30h) e estão priorizadas.

Percebi então que precisa ter mais claro o que eu precisava fazer, saber recusar novas tarefas, e ter disciplina para evitar distrações.

Seguindo esse método, passei a cumprir meus prazos, não precisei fazer horas extras desnecessárias e consegui aplicar também na minha vida pessoal, passando a ter mais tempo para passar com a minha família e amigos.

É claro que você pode me falar que algumas das dicas que sugiro nesse ebook não vai funcionar para você, porque seu chefe fica em cima o tempo todo, seus projetos sempre tem prazos curtos e que são planejados para estourar mesmo, e por aí vai. Cada caso é um caso e você precisa adaptar a sua realidade, mas estou certo de que a grande maioria das técnicas podem ser aplicadas em qualquer situação.

Você é livre para seguir ou não, o que posso garantir é que se, e somente se, forem aplicadas com coesão, você terá retornos claros nos primeiros dias.

Sem mais delongas, vamos começar?

Capítulo 1

Esvazie sua Cabeça

Capítulo 1

A primeira coisa que deve ser feita quando você quer melhorar a sua produtividade, parar de apagar incêndios e chegar no final do dia com aquela sensação de que fez tudo o que tinha que fazer é esvaziar a cabeça. Isso significa que você deve ter algum lugar onde anote tudo o que surgir na sua mente ou que chegue até você durante o dia, que é importante ou requer uma ação.

Olha, não estou falando aqui para você andar para cima e para baixo com um caderno, embora essa seja uma das opções, o importante é que você tenha um sistema que seja prático e que você confie.

Nesse sistema você vai incluir:• as ideias que surgem para aquele projeto;• alguma coisa que você lembrou que precisa comprar no

supermercado;• aquele artigo que você quer ler mas que não pode parar agora;• um livro que você encontrou no horário do almoço, mas que não

comprou;• o relatório que precisa entregar no final da semana;• o aniversário do seu marido ou esposa.

Ou seja, TUDO!Parece uma tarefa árdua de se cumprir e que vai tomar mais seu tempo para organizar do que executar. Eu digo a você por experiência própria que não. Quando você começa a estabelecer isso como uma rotina, você deixa sua mente livre para pensar em assuntos que realmente importam, como as estratégias para seu novo projeto, os sonhos que você quer realizar, ou ainda refletir sobre suas metas.

Mas lembre-se, depois você deve transcrever isso para seu sistema para que não fique perdido na sua memória, ok?

Você deve estar se perguntando, mas como eu vou fazer isso?

Capítulo 1

Existem várias formas de você esvaziar a mente. O caderno como falei é uma delas, mas eu não recomendo pois você não consegue organizar as ideias por prioridades. Você pode usar o caderno desde que ele seja apenas o coletor durante o dia, mas depois você transcreva para o seu repositório.

Outra forma é utilização de Smartphones ou tablets, tão comuns no nosso dia a dia:

Surgiu uma ideia, pegue o smartphone e grave um áudio, viu aquele livro que quer ler, mas não vai lembrar o nome depois? Tire uma foto da capa. Lembrou que precisa comprar alguma coisa no supermercado, crie uma nota no celular com os itens.

Claro, você coleta tudo e depois, como faz para encontrar o que precisa? É importante aqui que você dedique 15 a 30 minutos por dia para organizar o que coletou, se for tarefa, coloque no seu TO-DO, se for uma ideia, arquive em algum lugar que você possa acessar quando for colocá-las em prática e transformá-las em ação. É material para seu relatório, arquive de forma que você possa consultar facilmente quando estiver escrevendo o relatório.

Realizando essas pequenas mudanças na sua rotina, você chegará ao final do dia com a sensação de dever cumprido e não vai dormir com aquela sensação de que esqueceu algo importante.

“A primeira coisa que deve ser feita é

esvaziar a mente.”

Capítulo 2

Evite os ladrões de tempo

Capítulo 2

Chegamos a nossa segunda dica, e eu quero logo perguntar:• Quantas janelas do seu navegador estão abertas nesse momento?• Ou se você está lendo no smartphone, quantas notificações você

tem apitando, aguardando que você abra?

Veja, hoje em dia, o que não faltam são distrações, pequenas coisas que tiram seu foco do que realmente importa, que vão roubando seu tempo ao longo do dia e quando você olha nas suas atividades, não entende porque não consegue concluí-las.

O segredo aqui é auto-controle e um pouco força de vontade. Você precisa mesmo deixar habilitada as notificações do seu celular? Aquele grupo de amigos do Whatsapp, você precisa correr para ver qual o novo assunto que estão discutindo, ou pior, qual a piada que mandaram? A dica aqui é deixar o Whatsapp no mudo por 8h, quando você chega no trabalho (ou sempre).

Desabilite as notificações dos aplicativos de redes sociais, como Facebook, Instagram, Twitter, etc. Confie em mim, você não precisa saber o que seu amigo está almoçando na hora que ele posta a foto do prato. E na sua estação de trabalho, evite acessar as redes sociais! Sem mistério aqui: Apenas não acesse (a não ser que seu trabalho exija isso, lógico).

Telefone: A não ser que você trabalhe com telemarketing, você não precisa parar de meia em meia hora as suas tarefas para fazer aquelas ligações do trabalho. Reúna todas as ligações e faça no mesmo horário, na sequência, 1 ou 2 vezes por dia, dependendo da demanda. Vale a dica da linha de produção: Quanto custa fazer 1 camiseta ou 100 camisetas? A diferença é muito pouca, pois você vai fazer toda a arte da camiseta que é o que custa mais caro, ou seja para tanto para criar 1 ou 100 o custo da arte é o mesmo, portanto compensa juntar um lote grande antes de produzir. Faça isso com suas ligações!

Capítulo 2

Se possível, deixe o celular no silencioso, se for uma ligação urgente que não possa esperar, é uma exceção. Normalmente você consegue retornar as ligações depois.

Deixei, o que considero o maior vilão para o final, o e-mail. Entenda aqui que considero também o e-mail que recebe no smartphone e no computador. Aqui vale a dica das redes sociais, desabilite as notificações de e-mail. Eu falo por experiência própria. Quando você tem esse recurso habilitado no celular, você trabalha 24h por dia praticamente. Sexta-feira a noite, você recebe um e-mail do seu chefe. Normalmente ele pede alguma coisa para você fazer logo na segunda-feira de manhã (quando não pede para o dia seguinte, acredite, isso existe). Se você ler esse e-mail, eu te garanto que você só vai pensar nele o fim de semana inteiro.

Você pode até estar pensando, mas e se for alguma coisa urgente, algo que só você possa resolver. Veja, eu não acredito que ninguém seja insubstituível, se você não está disponível, outra pessoa vai estar. Se trabalha em equipe, todos podem se ajudar. Agora se for urgente mesmo, eles vão te ligar, ou seja, você não precisa do e-mail.

No computador, eu recomendo que não seja a primeira coisa que você faz quando chega no escritório. Primeiro você deve organizar suas tarefas (lembra da dica anterior??), só então abra o e-mail e comece a coletar o que é importante, requer alguma ação ou deve ser usado para referência, o resto exclua tudo! Faça esse procedimento apenas 2 vezes por dia (em lotes), no máximo. Claro que existem exceções de acordo com o seu ramo de atuação, mas cuidado com o maior ladrão de tempo de todos...o e-mail.

Uma dica que aprendi e que gostaria de compartilhar é:

se você abrir o e-mail, e começar a verificar o que tem de ações para você e muda seu planejamento em função disso, você está agindo de acordo com agenda dos outros e não a sua! Tome as rédeas da sua agenda!!!

Capítulo 3

Lide melhor com seu e-mail

Capítulo 3

Essa é a terceira dica para você melhorar significativamente a sua produtividade.

Bom, aqui vai: Procure acessar seu e-mail apenas 2 ou no máximo 3 vezes por dia.

Você pode até achar que eu fiquei maluco, como assim só acessar meu e-mail 2 ou 3 vezes por dia!? Vou perder meu emprego!!

Calma, é possível sim, com um pouco de organização! Entenda, as suas tarefas não estão no seu e-mail, e sim no seu gerenciador de tarefas, que pode ser uma folha do seu caderno. Se você acessa o seu e-mail o tempo todo você fica refém da agenda dos outros, sempre apagando incêndios e resolvendo "urgências" e nunca as suas prioridades.

Além de acessar apenas 2 vezes por dia, eu recomendo ainda que acessar o e-mail não seja a primeira coisa que você faz quando chega no escritório. A primeira deve ser sempre checar o seu repositório e planejar o seu dia (incluindo reservar alguns momentos para checar os e-mails).

Se você acessa seu e-mail em horários pré-determinados, por exemplo 1 vez pela manhã e outra a tarde, você conseguirá organizar as suas tarefas e dedicar a devida atenção aos assuntos que realmente importam no seu e-mail.

Quando estiver verificando os e-mails, a minha sugestão é:1. utilize regras, ou seja, as mensagens que você sempre recebe, que

não requerem nenhuma ação, sejam automaticamente colocadas em pastas para referência ou excluídas, se não servirem para nada.

2. filtrar por remetentes, e começar a olhar da mais recente para mais antiga, dos remetentes prioritários (clientes, subordinados, fornecedores e chefe) - essa para mim é a melhor ordem.

Capítulo 3

Sempre que for lendo os e-mails não execute nenhuma tarefa que surgiu de algum e-mail, coloque-a no seu repositório para ser processada depois, a não ser que não leve mais do que 3 minutos para executar, nesse caso faça imediatamente.

Vá fazendo isso para cada e-mail, salvando o que for necessário em pastas de projetos, de fornecedores, de departamento (ou em alguma outra base) e exclua o que não servir para nada, a meta aqui é ficar sem nenhum e-mail na caixa de entrada.

Dependendo do volume de e-mails que recebe, fazendo isso todos os dias, você ganhará no mínimo 1h do seu tempo para dar atenção ao que é importante e terá foco em responder os e-mails que precisam de uma resposta.

Lembre-se: e-mail não é para ser usado para troca de recados. Seus pares, subordinados, chefes, etc com certeza vão encontrar uma forma de te passar alguma mensagem urgente, que não seja o e-mail.

“Acesse seu e-mail no máximo 2 vezes

por dia.”

Capítulo 4

Planeje suas tarefas de forma

correta

Capítulo 4

Aqui nesse passo, eu acredito que vou gerar polêmica, pois existem alguns conceitos enraizados que são difíceis de mudar.

Todos nós temos um planejamento para nossos projetos. O que executar, quando executar, e, muito em função do nosso trabalho, as tarefas simplesmente aparecem e você tem que executar.

Veja, eu concordo que as tarefas do seu trabalho devem ser executadas e ponto final. Onde quero chegar é como organizar essas tarefas no seu dia a dia.

Muitas das tarefas demandam dias para serem executadas, por exemplo elaborar o relatório de um projeto. Abstraindo um pouco o conceito de tarefa, na concepção do planejamento pessoal, você não deve ter tarefas que levem mais do que 1:30 para serem feitas.

Ou seja, a elaboração do relatório deve ser quebrada em partes menores, como coletar as informações sobre avanço do projeto, verificar custos, receber consolidação dos dados da equipe, pesquisar alguma informação na base de dados, etc.

Outro ponto que costumo citar como uma força a mais para concluir suas tarefas é não planejar tarefas com 3 ou mais dias de antecedência. Você precisa ter um horizonte de tempo, com certeza, mas aquilo que você coloca que tem até a semana que vem para ser feito, você só fará no último dia. Priorize e planeje com prazos mais curtos e próximos.

Geralmente a lista de tarefas tem mais de 10 itens (eu já via casos com mais de 20). Eu fazia isso, colocava tudo o que precisava ser feito em uma lista enorme e ia ticando o que concluía, mas nunca chegava ao final do dia com a sensação de dever cumprido, porque a lista nunca terminava.

Capítulo 4

Tenha o seu repositório de tarefas, controlado, ou seja, ele precisa demonstrar todas as suas tarefas, que precisam ser feitas, nos próximos dias, mas na hora de priorizar, traga apenas 2 a 4 no máximo por dia, e distribua ao longo do dia.

Se cada tarefa toma de 1 a 1:30 você consegue fazer tudo em até 6h e ainda sobra tempo para organizar, planejar e ser chamado para aquela reunião surpresar que não discute nada e não leva a lugar nenhum (vou te mostrar como se livrar disso mais a frente).

Urgência acontecem, mas com essa técnica, você vai ter a certeza de que está fazendo o que lhe foi atribuído e ainda, pode antecipar seus prazos e quem sabe negociar com seu chefe uns dias de folga por ter conseguido concluir o projeto antes do tempo. Quem sabe!?!?

Além disso, você irá para casa com a cabeça tranquila e conseguirá dedicar tempo para sua vida pessoal, que é o mais importante.

Essa etapa é uma quebra de paradigma, pois é muito difícil ter esse nível de planejamento. Você poderá ainda ser visto no escritório como um relaxado. Mas lembre-se, as empresas querem resultado e não gente ocupada que só geram custos! Se você otimizar seu tempo está gerando uma maior rentabilidade para a empresa, que poderá investir mais em você, com treinamentos, por exemplo.

“Não planeje suas tarefas com mais

de 3 dias de antecedência.”

Capítulo 5

Elimine Reuniões não

produtivas e sem fim

Capítulo 5

Você é convidado para reuniões sem pauta, que deveriam começar e terminar em um horário, mas sempre atrasam tanto no início como no fim?

Esse tipo de reunião é um dos grandes aniquiladores de tempo e produtividade. Simplesmente o que você deve fazer é recusar esse tipo de convite, assim como reuniões de mais de 2h (o que já acho um absurdo, meia hora é o ideal.

Peça a quem te convidou, colocar a pauta no convite e se ele não conseguir, avise que não poderá comparecer, pois precisa concluir suas tarefa ou qualquer outra desculpa. Mas se for um convite feito pelo seu chefe? Use a mesma tática, explique que precisa terminar o relatório e que esse tempo será precioso.

Quando receber a pauta, pergunte se pode responder por e-mail para evitar comparecer a reunião. Alguns casos funciona e até melhor que na reunião.

Mesmo assim se for necessário participar, avise que não poderá ficar todo tempo e peça para sua pauta ser priorizada no início e se possível comunique ao organizador que precisará ficar com seu notebook, para terminar as suas tarefas até quando for demandado na reunião.

Reunião sem pauta é diferente de uma apresentação para clientes ou equipe. Esse tipo de reunião é válida pois entregará resultado e vai ajudar a sua equipe a direcionar os esforços.

Quando você for organizar uma reunião, pense antes se é mesmo necessário, se consegue resolver com alguns e-mails. Evite ao máximo as reuniões. E se for realmente necessário, detalhe a pauta e marque em horários quebrados, como 10:20 às 10:40 por exemplo, para mostrar que o seu tempo é precioso e que precisa começar exatamente no horário.

Capítulo 5

Comece e termine no horário, mesmo se todos os convidados não estiverem presentes, dessa forma você demonstra respeito com o tempo de quem chegou na hora e com o seu também.

Reuniões não são eventos para tomar cafezinho e sim resolver alguma coisa que não tem mais opção de solução sem uma reunião.

“Recuse reuniões sem pauta, doa a

quem doer!”

Conclusão

Resumo dos principais pontos

e erros mais comuns

Conclusão

Os principais pontos que eu gostaria que você levasse com você após ler essas dicas são as que cito abaixo. Você realizando essas etapas, vou considerar que atingi meu objetivo:

• Tenha um repositório para coletar as informações• Desabilite notificações de redes sociais no smartphone e

computador• Feche o navegador quando estiver trabalhando• Cheque e-mail 2 vezes por dia• Planeje seu dia antes de checar e-mails• Priorize de 2 a 4 tarefas por dia de no máximo 1:30h• Planeje as tarefas com no máximo 2 dias, tendo sempre o horizonte

de todas as tarefas• Evite reuniões sem pauta e de mais de 2h

E, evite os erros mais comuns quando se pretender ser mais produtivo:

• Ter várias listas de tarefas e não um repositório central• Ter acesso ao e-mail no smartphone (ou deixar as notificações

habilitadas)• Não ter foco, querer fazer mais de uma tarefa ao mesmo tempo• Atender ligações no celular de pessoas desconhecidas• Trabalhar mais com tarefas urgentes do que com sua agenda

priorizada• Procrastinar em função de tarefas com muito tempo para serem

feitas. Priorize as tarefas e dê um prazo curto• Conversas desnecessárias que não levam a lugar algum. Quando

alguém procurar você apenas pergunte se precisa de alguma coisa e não o famoso “E aí tudo bem?

Sobre o Autor

Leonardo Sanches é Gerente de Projetos certificado pelo PMI, atuando há mais de 13 anos em vários tipos de projetos, nas grandes empresas que passou, principalmente em grandes consultorias internacionais.

Formado em Ciências da Computação e com MBA em Gestão Empresarial, hoje seu foco de atuação está em compartilhar seu conhecimento que adquiriu ao longo dos anos.

Por isso, ajudou a fundar o IGNIÇÃO GP um site que tem como missão ajudar profissionais a iniciar ou alavancar sua carreira, se tornar um Profissional de Alta Performance e ainda ter Qualidade de Vida.

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