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Reporting Food Security Information Understanding the User’s Information Needs

No final desta lição os formandos serão capazes de:

• definir o objectivo de um relatório de segur.alim.;

• identificar o público-alvo;

• analisar as suas necessidades de informação;

• compreender a oportunidade do relatório; e

• considerar implicações de recursos no seu plano final de relatórios.

Objectivos de Aprendizagem

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O desafio é planificar e produzir relatórios eficazes que resultem em acção.

Introdução

Um Sistema de Informação de Segurança Alimentar (“FSIS”) deve fornecer informação relevante e útil para os decisores.

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Introdução

Os analistas de segurança alimentar fornecem informação para apoiar a acção pelos decisores.

Portanto, é essencial a comunicação eficaz da informação disponível.

Sem comunicação eficaz é improvável que os dados e análises sejam utilizados.

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Introdução

Porque estamos a comunicar (objectivo)

Que decisões se pretende que o relatório influencie? Com que frequência são tomadas essas decisões?

Quem são os utilizadores

Quais são as suas necessidades de informação

Com que frequência devemos comunicar (frequência adequada)

Vejamos como proceder...

Relatórios eficazes devem partir da clara compreensão de:

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Definir o objectivo do seu relatório

Uma pergunta útil a fazer, ao definir o objectivo do seu relatório é:

A definição do seu objectivo envolve três passos:

Que acção deseja informar ou influenciar?

2. Identificar o que o deseja que o leitor faça;

3. Clarificar o q. deseja que o relatório consiga.

1. identificar qual é o seu objectivo;

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Definir o objectivo do seu relatório:

Exemplos de possíveis objectivos incluem:

• Garantir que sejam atribuídos recursos atempados, adequados e apropriados para a resposta de emergência.

• Apoiar na planificação de uma intervenção de segurança alimentar para os afectados por insegurança alimentar crónica.

• Propor ideias a serem consideradas como parte de uma revisão de políticas governamentais.

Qual é o seu objectivo?

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O que deseja que o leitor faça?

É importante:

O que deseja que o leitor faça para alcançar o objectivo?

1) definir a acção que deseja que os decisores tomem, para poder

2) fornecer as ideias e informação para os ajudar a tomá-la.

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O que deseja que o leitor faça?

Acções possíveis que se pode pretender que os decisores tomem podem incluir:

• Atribuir ou liberar recursos• Instruir subordinados a tomarem acção de seguimento• Fazer “advocacia” com colegas• Considerar ideias• Fornecer “feedback”• Participar em reuniões

O que deseja que o leitor faça para alcançar o objectivo?

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Que deseja que o documento faça?

“Advocacia”

“Advocacia” pode envolver: • propor opções alternativas, • argumentar a favor de um determinado rumo de acção, • recomendar uma resposta.

O que deseja que o relatório faça?

Explicação

Um documento explicativo pode:

• actualizar os leitores sobre a situação de segurança alimentar,• identificar ou resumir problemas, • clarificar quem é afectado ou notificar os leitores sobre eventos futuros.

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É importante preparar e discutir uma declaração de objectivo.

Isso deve combinar numa frase:

o que pretende que o documento faça, e que acção deseja que o leitor tome.

O que deseja que o documento faça?

Exemplo:

“Nós concordámos que desejamos que este relatório forneça uma actualização da situação de segurança alimentar, para que Governo e doadores possam atribuir os recursos necessários para a resposta de emergência”.

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Identificar o seu público-alvo

Diferentes leitores terão expectactivas, prioridades e níveis de conhecimento diferentes.

Será mais fácil planificar o documento se compreender quem eles são.

Tente fazer uma lista de todos os potenciais leitores do seu relatório.

quem são os utilizadores

Quem são os seus leitores, e o que é que eles esperam?

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É importante categorizar os seus leitores em público primário e secundário.

Identificar o seu público-alvo

Precisa de informar ambos os grupos. Mas deve conceber o documento apenas em função do público primário.

Público secundário

Público secundário são os outros leitores do seu relatório.

Público primário

O seu leitor primário é aquele que tem de ler o relatório.

Para mais informação, leia o anexo “Análise de Intervenientes”

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Compreender as necessidades e expectativas dos seus leitores

Uma vez identificado o público primário, é preciso compreender as suas necessidades e expectativas.

quais são as suas necessidades de informação

Pense colocando-se na perspectiva do seu público primário:

O que é que eles esperam e precisam de saber? Que decisões precisam de tomar? Quais são os requisitos de informação dessas

decisões?

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Para mais informação, leia o anexo “Interação com os seus Utilizadores”

Comece por entender os objectivos e metas alargados do público primário:


Onde estão as prioridades dos decisores?

Que decisões têm eles de tomar, e com que frequência?

Como é que o seu relatório os pode ajudar a conseguir isso?

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Interacção directa com os utilizadores primários, de modo a compreender estes objectivos.


Dependendo do seu público, é possível apresentar a sua análise em termos de alcançar:

custos mais reduzidos ou maior eficiência de custos, maior participação do público e apelo popular, justiça social ou práticas inovadoras.

É também muito útil uma lista dos objectivos e metas do seu público primário.

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Quais são as fontes de informação existentes para os decisores?

Perguntas adicionais úteis podem ser:


Que nível de detalhe é necessário?

Como é que o leitor gosta de receber a informação?

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Pode encontrar um bom exemplo de informação apresentada a diferentes níveis de detalhe no site da

Famine Early Warning System Network (FEWS NET) www.fews.net.

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A concepção de relatórios regulares é um processo repetitivo. Ajuste a sua actividade na base deste “feedback”.

Faça avaliações periódicas para determinar a eficácia dos seus relatórios.

Inclua tanto o público primário como o secundário na avaliação dos destinatários.


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Oportunidade dos relatórios

A utilidade da informação é determinada pela disponibilização atempada aos grupos utilizadores.

Os relatórios devem fornecer informação num calendário regular.

O calendário deve satisfazer as necessidades do utilizador e ser consistente com a natureza dos dados.

Frequência apropriada para a comunicação

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Para cada um dos objectivos de relato identificados, consulte o público primário quanto à frequência com que desejam a informação.

Uma vez estabelecida a frequência dos relatórios, é importante respeitá-la.


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Estabeleça laços fortes com os utilizadores.


Como pode manter a oportunidade dos relatórios?

Não faça promessas excessivas. Não produza menos do que deve. Se necessário, faça “advocacia” por recursos adicionais para cumprir os seus compromissos em termos de relatórios.

Mantenha simples a concepção do sistema de relatórios.

Não espere pelos dados mais recentes.

Simplifique o processo de edição e aprovação.

Use as novas tecnologias de informação de forma criativa.

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Atribuição de recursos

Pª desenvolver um plano final de relatórios, deve considerar as implicações em recursos: reúna informação sobre tarefas propostas, pessoas responsáveis e oportunidade (quanto a prazos).

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Forneça estimativas realistas do pessoal e custos financeiros.

Depois avalie se a estratégia proposta de elaboração de relatórios é proporcional aos recursos globalmente disponíveis na sua unidade.

Atribuição de recursos

Exemplo:Se a matriz indica que os gastos propostos para relatórios são demasiado altos ou demasiado baixos, então a mistura proposta de produtos e meios deve ser reconsiderada.

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Comece por definir o objectivo do relatório; o que quer alcançar, o que deseja que o leitor faça, e clarificando o papel do relatório.

Identifique o seu público alvo e separe entre público primário – pessoas que usam os relatórios para tomar decisões – e público secundário – pessoas que geralmente beneficiam do relatório.

Examine as necessidades e expectativas deste público; quais são as suas metas e objectivos, que informação já têm, que decisões têm que tomar, o que precisam de saber e que formato / meio é mais apropriado.

Saiba quando é que a informação é necessária (calendarização, frequência).

Determine se o plano de relatórios proposto é viável.

Resumo

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