Implementação do Sistema Comunitário de Ecogestão e Auditoria (EMAS) na Base Aérea N.º 5
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TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CARACTERÍSTICAS DO MSACCESS
É um Sistema de Gestão de Base de Dados que
permite:
a criação de base de dados (BD)
implementação de uma interface gráfica (formulários)
para o utilizador manipular os dados de uma forma
interactiva e atractiva.
Permite a criação de consultas para melhor extrair
e interpretar os dados
Permite a criação de relatórios
2
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
3
INICIAR O MICROSOFT – ACCESS
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
4
Base de Dados
abertas
recentemente.
Modelos de BD
(armazenados
localmente ou
disponíveis no
Microsoft
Office Online).
Criação de uma
nova Base de
Dados.
INICIAR O MICROSOFT – ACCESS
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CRIAR UMA NOVA BASE DE DADOS
5
1º selecciona a
opção Base de
Dados Vazia 2º Indicar o nome
do ficheiro e a sua
localização.
A extensão dos
ficheiros em
access é accdb
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
AMBIENTE DE TRABALHO
6
Botão
Office
Friso
com
vários
separad
ores
Área de
TrabalhoLista de
objectos
pertencentes
ao ficheiro
Ferramentas de
acesso rápido
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
OPÇÕES DO BOTÃO OFFICE
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Novo: cria nova base de dados
Abrir: abre uma BD existente
Guardar: guarda a BD aberta.
Guardar como:
Guarda a BD solicitando a localização;
Guarda BD numa versão de office antiga
Guarda a BD em PDF
Imprimir: imprime o objecto da BD que
está seleccionado
Gerir: Compactar e reparar BD (garantindo a
integridade dos dados)
Criar cópia de segurança
Alterar propriedades do ficheiro
Fechar BD
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
PAINEL DE NAVEGAÇÃO
Apresenta os vários objectos da BD
Tabelas
Consultas
Formulários
Relatórios
Macros
…
Permite alterar a forma como os objectos
são listados.
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TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
DESCRIÇÃO DOS PRINCIPAIS OBJECTOS
Tabelas
Cada tabela é composta por colunas (campos) e linhas (registos) onde são
guardados conjunto de dados (informação).
Consultas
É uma forma de visualizar os dados de uma tabela ou de tabelas relacionadas
entre si. Pode apresentar todos os registos ou efectuar uma filtragem de modo
a apresentar apenas os dados que correspondem a determinada condição.
Relatórios
Permite ver os dados numa apresentação mais cuidada. Normalmente com
intuito de imprimir esses dados.
A partir do relatório apenas é possível ver os dados, não sendo possível a sua
gestão (inserir, eliminar ou adicionar)
Formulários
Permite apresentar os dados de uma forma personalizada.
A partir do formulário é possível ver, inserir, eliminar e adicionar registos.9
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
SEPARADORES - BASE
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Grupo Funcionalidades
Vistas
Permite alternar entre as diferentes Vistas disponibilizadas por cada tipo de objecto
activo. Importante para as tabelas, consultas, formulários e relatórios para alterar entre
a vista de estrutura (alteração da estrutura do objecto) e a vista final do objecto.
Área de Transferência Colar, copiar, cortar e o pincel de formatação
Tipo de LetraPermite formatar vários aspectos relacionados com a letra a ser usada no item
seleccionado, permite controlar o alinhamento do texto, definir a cor, o estilo, etc.
Rich TextPermite controlar aspectos adicionais relacionados com o texto, como iniciar listas
numéricas e de marcas, etc.
Registos Permite efectuar várias operações sobre registos (inserção, alteração, guardar, etc.)
Ordenar e Filtrar Permite ordenar e filtrar os registos do objecto actual.
LocalizarPermite localizar, no objecto actual, a ocorrência de uma determinada cadeia de
caracteres e permite a substituição de texto.
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
SEPARADOR - CRIAR
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Grupo Funcionalidades
TabelasPermite criar uma nova tabela a partir da vista de Estrutura, modelos
predefinidos, etc.
FormuláriosPermite criar um novo formulário a partir de um formulário em branco,
através de um assistente ou de forma automática.
RelatóriosPermite criar um novo relatório a partir de um relatório em branco,
através de um assistente ou de forma automática.
Outro
Permite criar uma nova consulta, através dum assistente ou a partir de
uma consulta em branco.
Permite criar macros.
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
SEPARADOR – DADOS EXTERNOS
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Grupo Funcionalidades
Importar
Permite visualizar as Importações guardadas e importar/ligar
a dados oriundos de fontes de dados externas. Exemplo: ligar a
um documento do Microsoft Excel.
ExportarPermite visualizar as Exportações guardadas e exportar o
objecto.
Recolher Dados
Permite criar uma mensagem de correio electrónico contendo
um Formulário destinado à recolha de dados e visualizar as
respostas dadas, inserindo-as na BD.
Listas do SharePoint
Partilha de documentos com outras pessoas do mesmo grupo de
trabalho. É necessário ter implementado a aplicação
SharePoint.
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
SEPARADOR – FERRAMENTAS DE BASE DE DADOS
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Grupo Funcionalidades
MacroPermite aceder ao “Ambiente de Desenvolvimento VBA” (Visual Basic), criar,
executar a macro actual, ou um macro disponível na BD, etc.
Mostrar/Ocu
ltar
Permite mostrar/ocultar a “Janela de Relações” e de “Folha de Propriedades”, os
objectos da BD que utilizam o objecto seleccionado (“Dependências do Objecto”) e a
“Barra de Mensagens”.
Analisar
Permite produzir um relatório de documentação de uma selecção de objectos da
BD, fazer uma análise de desempenho desta selecção, sugerindo alterações ou
corrigindo problemas, e analisar uma Tabela, fazendo alterações que conduz a um
melhor desempenho.
Mover
Dados
Permite dividir a base de dados em vários ficheiros. Exemplo: colocar as tabelas
num ficheiro e as consultas em outro ficheiro.
Ferramenta
s de BD
Permite criar e gerir painéis de navegação.
Permite colocar uma palavra-chave na BD (Explicação no slide seguinte)
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
SEPARADOR – FERRAMENTAS DE BDS – ENCRIPTAR
Encriptar com palavra-chave significa colocar uma senha para
que apenas as pessoas detentoras dessa senha consigam abrir
a BD.
Para encriptar ou desencriptar é necessário abrir a BD em
modo exclusivo.
Clique no botão do Office e faça abrir. De seguida no botão abrir
escolha a opção “Abrir em modo exclusivo”
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TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
SEPARADORES CONTEXTUAIS
Estes separadores dependem do objecto que está
seleccionado ou da operação que desejamos
realizar.
Disponibilizam comandos adicionais que permitem
ao utilizador trabalhar com o objecto seleccionado.
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TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
SEPARADORES CONTEXTUAIS – FOLHA DE DADOS
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Folha de Dados aparece quando o objecto seleccionado é
uma tabela em vista de dados
Grupo Funcionalidades
Vistas Permite alterar o tipo de vista do objecto seleccionado.
Campos e
colunas
Permite inserir/eliminar/alterar o nome das colunas da tabela
Tipo de dados e
formatação
Permite formatar o tipo de dados das colunas da tabela.
Relações Permite consultar e criar os relacionamentos entre tabelas.
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
SEPARADORES CONTEXTUAIS – ESTRUTURA DA TABELA
Este separador fica activo quando a tabela está em vista
de estrutura
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Grupo Funcionalidades
Vistas Permite alterar o tipo de vista do objecto seleccionado.
Ferramentas Permite criar e eliminar linhas.
Permite definir a chave primária da tabela
Permite aplicar regras de validação nos campos
A opção “Coluna de Pesquisa” permite criar uma lista de opções escrita por
quem cria a BD ou lista de opções ligada a uma tabela existente.
Mostrar/
Ocultar
Permite mostrar ou ocultar as propriedades dos campos da tabela
Permite gerir os índices da tabela.
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
SEPARADORES CONTEXTUAIS – ESTRUTURA DA CONSULTA
Este separador fica activo quando a consulta está em modo de
vista de estrutura.
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Grupo Funcionalidades
Resultados Permite alterar o tipo de vista do objecto seleccionado.
Permite executar a consulta
Tipo de
consulta
Permite escolher qual o tipo de consulta pretendida. Exemplo: Consulta para
eliminar dados numa tabela segundo um determinado critério.
Configuração
da Consulta
Permite acrescentar mais tabelas ou consultas na consulta.
Permite usar o assistente para a construção de fórmulas.
A opção devolver permite definir quantos registos desejamos ver da consulta. Útil
quando se pretende ver, por exemplo, apenas os primeiros 3 registos.
Mostrar/
Ocultar
A opção Totais permite efectuar operações nos diversos campos
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
SEPARADORES CONTEXTUAIS
O separador seguinte aparece quando está activo
um formulário em vista de estrutura:
O separador seguinte aparece quando está activo
um relatório em vista de estrutura:
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TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
SEPARADORES – INDICADORES IMPORTANTES
Indicador de grupo de comandos
Indicador de caixa de diálogo
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TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
SEPARADORES DE PROGRAMA
Os Separadores de Programa substituem os Separadores
Padrão quando o utilizador efectua operações específicas.
Exemplo: Pré-visualização
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TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CRIAR TABELAS
É possível criar uma tabela através das seguintes opções:
Tabela ou vista de folha de dados: permite ao utilizador começar
imediatamente na introdução dos dados. Para colocar o nome dos
campos terá de alterar para vista de estrutura.
Modelos de Tabela: modelos pré-definidos do Access
Listas do SharePoint: é necessário ter implementado o sistema Share
Point.
Estrutura da Tabela: será a opção utilizada ao longo das aulas.
Entra em modo de estrutura onde se começa por indicar os campos e
as respectivas características.22
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CRIAR TABELAS EM MODO “TABELAS” Pode começar-se por introduzir os dados nas colunas. O tipo
de dados de cada campo/coluna é actualizado
automaticamente à medida que o valor é introduzido.
Para formatar a coluna deve usar-se o separador “Folha de
dados”
Para mudar o nome de uma coluna: fazer duplo clique sobre o
nome da coluna, escrever um novo nome e em seguida,
premir [Enter].
23
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CRIAR TABELAS EM MODO “ESTRUTURA DE TABELAS”
Está dividido em
três secções:
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Identificação dos campos
da tabela.
Especificação
das propriedades
do campo
seleccionado.
Mensagem de
ajuda
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
IDENTIFICAÇÃO DOS CAMPOS DA TABELA
Nome do campo: Constituído por caracteres
alfanuméricos;
Não deverá ser utilizado:
pontuação ou parêntesis;
espaços à esquerda;
não podem existir na mesma tabela dois campos com o
mesmo nome;
não é aconselhável o carácter espaço no nome do campo.
Use o hífen ( _ ) para produzir o efeito de espaço.
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TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
TIPO DE DADOS
Texto – até 255 caracteres
Memo – textos longos
Número
Data/Hora
Moeda – valores monetários
Numeração Automática – incrementa o valor automaticamente (útil para Chaves Primárias
do tipo código)
Sim/Não – valores lógicos (Verdadeiro/Falso, Sim/Não)
Objecto OLE – permite inserir um objecto/ficheiro (exemplo: imagem, vídeo,…)
Hiperligação – endereço URL
Anexo – permite anexar qualquer ficheiro
Assistente de Pesquisas – permite criar lista de dados
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TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
TIPO DE DADOS – ASSISTENTE DE PESQUISAS
Permite criar uma lista de valores.
1. Seleccionar o tipo de dados que irá
corresponder a lista de valores.
2. De seguida seleccionar o tipo de
dados “Assistente de pesquisas”
3. Seleccionar a 2ª opção “Eu escrevo os
valores”
4. Escrever as várias opções/valores
possíveis
5. Clicar no botão concluir27
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
TIPO DE DADOS - PROPRIEDADES
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Tamanho (field
size)define o tamanho máximo do campo
Formatar
(format)
Controla o formato de apresentação dos dados. Por exemplo: nos
valores numéricos permite definir o nº de casas decimais a
apresentar.
Máscara de
introdução
(input mask)
Permite definir uma máscara que ajude na introdução dos dados,
garantir por exemplo, que numa determinada posição só é
possível dígitos. A construção da máscara é efectuada usando
caracteres especiais. (ver slides seguintes)
Legenda
(caption)Pseudónimo em substituição do nome do campo
Valor pré-
definido
(default value)
Permite indicar um valor que será inserido na tabela caso o
utilizador não o alterar.
As propriedades variam de tipo de dados para tipo de
dados. As mais importantes são:
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
TIPO DE DADOS – PROPRIEDADES (CONT.)
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Regra de
Validação
(Validation rule)
Permite definir um regra para a introdução de dados no campo.
Por exemplo: <100 obriga que o valor inserido seja menor que
100.
Texto de
Validação
(Validation text)
Mensagem que aparecerá caso a regra de validação não seja
satisfeita.
Necessário
(required)
Se sim, indica que a introdução de dados nesta campo é
obrigatória.
Indexado
(indexed)
Quando indexado o programa cria um índice. O índice é criado
internamente e facilita as pesquisa/filtros ao campo (pois o
campo mantém-se ordenado). No entanto, a inserção dos dados
poderá tornar-se mais lenta. Quando o indexado é com
duplicação não autorizada não permite que se insiram
duplicação de valores nesse campo.
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
TIPO DE DADOS – PROPRIEDADES – MÁSCARA DE INTRODUÇÃO
A máscara de introdução tem como objectivo formatar a entrada
de dados, de forma a controlar o tipo de valores inseridos.
Permite diminuir os erros na introdução de dados assegurando
uma aparência consistente.
Para construir a máscara é necessário usar os caracteres
disponíveis.
NOTA: Se pretender que estes caracteres não assumam o seu
significado mas sim o que representam literalmente então, deve
colocar a barra \ antes do caracter.
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TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
TIPO DE DADOS – PROPRIEDADES – MÁSCARA DE INTRODUÇÃO
31
Carácter Descrição
0 Dígito (de 9, entrada obrigatória; sinais de mais [+] e menos [-] não são
permitidos).
9 Dígito ou espaço (entrada não obrigatória, sinais de mais ou de menos não são
permitidos).
# Dígito ou espaço (entrada não necessária, posições em branco são convertidas em
espaços, sinais de mais ou de menos são permitidos).
L Letra (de A a Z, entrada obrigatória).
? Letra (de A a Z, entrada opcional).
A Letra ou dígito (entrada obrigatória).
a Letra ou dígito (entrada opcional).
& Um carácter ou um espaço (entrada obrigatória).
C Um carácter ou um espaço (entrada opcional).
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
TIPO DE DADOS – PROPRIEDADES – MÁSCARA DE INTRODUÇÃO
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Carácter Descrição
. , : ; - / Marcador de posição decimal e de milhares e separadores de data e de hora. (O
carácter utilizado depende das definições regionais especificadas quando faz clique
sobre Definições regionais no Painel de Controlo do Windows.)
< Faz com que todos os caracteres que se seguem sejam convertidos para minúsculas.
> Faz com que todos os caracteres que se seguem sejam convertidos para maiúsculas.
! Os caracteres que são escritos preenchem a máscara sempre da esquerda para a
direita. Pode incluir o ponto de exclamação em qualquer local da máscara de entrada.
\ Faz com que o carácter que se segue seja apresentado como um carácter literal.
Utilizado para apresentar qualquer um dos caracteres listados nesta tabela como
sendo caracteres literais (por exemplo, \A é apresentado como sendo simplesmente A).
Palavra-
passe
Qualquer carácter escrito na caixa de texto será guardado como um carácter mas será
apresentado na forma de um asterisco (*).
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
TIPO DE DADOS – PROPRIEDADES – MÁSCARA DE INTRODUÇÃO
Exemplos:
33
Máscara de
introdução
Exemplos de
valores
Definição
(000) 000-0000 (244) 555-0248 Apenas aceita dígitos de 0 a 9. Todos os zeros da máscara terão
obrigatoriamente de corresponder a um valor introduzido.
(999) 999-9999 (44) 555-0248
( ) 555-0248
Apenas aceita dígitos de 0 a 9 mas, a sua introdução é opcional.
(000) AAA-AAAA (44) 555-TELE Os zeros representam obrigatoriamente dígitos de 0 a 9 e, os A’s
representam obrigatoriamente dígitos ou letras.
#999 -20
2000
A primeira posição da mascara representa um dígito, nada ou o sinal de
+ ou –. Cada 9 representa um dígito.
>L????L?000L0 CAMPOGR339M3
NAS R 452B7
Todas as letras são convertidas para maiúsculas (>). Os L’s
representam obrigatoriamente uma letra (A-Z) e os ?’s representam
opcionalmente uma letra. Os 0’s representam obrigatoriamente um
dígito.
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
TIPO DE DADOS – PROPRIEDADES – REGRA DE VALIDAÇÃO
A regra de validação permite restringir a entrada de dados.
Na regra poderá colocar texto, expressões matemáticas ou
funções do Access.
A regra poderá ser escrita manualmente ou usando o
assistente:
34
Botão para abrir o
assistente para
construção das
expressões
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
TIPO DE DADOS – PROPRIEDADES – REGRA DE VALIDAÇÃO
Exemplos:
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Regra de
ValidaçãoDefinição
>=0 e <= 20 Apenas são aceites valores entre 0 e 20 (inclusive)
< Data() Aceita apenas as datas inferiores à data corrente
Mês(data()) Aceita apenas o número correspondente ao mês corrente
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
TIPO DE DADOS – PESQUISA
Criar uma lista cujos valores/opções vêm de outra tabela.
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1. Mostrar controlo: escolher Caixa de combinação
2. Origem da linha: clicar no botão , seleccionar a tabela
(que contém o campo como chave primária) e criar a consulta
com os campos que irão criar a lista.
3. Coluna dependente: nº da coluna que representa o valor a
guardar na tabela.
4. Número de colunas: indicar o nº de colunas seleccionadas na
consulta
5. Larguras das colunas: para cada coluna indicar a sua largura.
ATENÇÂO: para as colunas que não pretende listar
(normalmente a chave primária quando esta é um código)
deverá colocar a largura a 0 (zero). Separe as larguras com ;
6. Limitado à lista: se sim o utilizador não poderá inserir nenhum
outro valor senão um valor existente na lista.
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CAMPOS IDENTIFICADORES
Cada tabela deve ter um campo ou um conjunto de
campos que identifique exclusivamente cada registo.
Este(s) campo(s) tem(têm) a designação de Chave
Primária da tabela.
Para além da chave primária poderão existir mais
campos identificadores, estes dão-se pelo nome
Chaves Candidatas.
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TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CAMPOS IDENTIFICADORES – DEFINIR CHAVE PRIMÁRIA
A tabela têm de estar em vista de estrutura
Se a chave primária se tratar apenas de um campo
basta:
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1º Deve
seleccionar o
campo (basta
clicar sobre a
linha do
campo)
2º Clicar no
botão Chave
Primária do
separador
Estrutura
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CAMPOS IDENTIFICADORES – DEFINIR CHAVE PRIMÁRIA
Se a chave primária for composta, ou seja, é formada
por vários campo deve:
39
1º Deve
seleccionar os
vários campos
clicando no
quadrado escuro
antes do nome do
campo e
pressionar
simultaneamente
a tecla CTRL
2º Clicar no
botão Chave
Primária do
separador
Estrutura
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CAMPOS IDENTIFICADORES – DEFINIR CHAVE CANDIDATA
Uma chave candidata é um chave que identifica
univocamente cada registo da tabela, ou seja nunca se
repete. No entanto, não foi a escolhida para ser chave
primária.
Se se tratar apenas de um campo, então, basta
posicionar-se no respectivo campo e colocar a
propriedade Indexado como “Duplicação não
autorizada”
40
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CAMPOS IDENTIFICADORES – DEFINIR CHAVE CANDIDATA
Se a chave candidata for composta, ou seja, é formada
por vários campos então terá de criar um índice.
41
1º Clicar
no botão
índices
2º Atribuir um nome ao
índice
3º Seleccionar
em cada linha
os campos que
compõem a
chave
candidata4º Posicionar o
cursor sobre o
nome do índice e
de seguida
colocar a opção
exclusivo a SIM.
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
RELAÇÃO ENTRE AS TABELAS
Após criadas as tabelas é necessário relacioná-las. Ao efectuar
este relacionamento, o Microsoft Access terá a informação
necessária para reunir/relacionar todos os dados.
Este processo permite criar consultas, formulários e relatórios
usando campos/dados provenientes de várias tabelas
O relacionamento entre tabelas consiste em ligar o campo ou os
campos (se se tratar de uma chave composta) comuns entre as
duas tabelas, tipicamente será ligar a chave primária de uma
tabela à chave estrangeira da outra tabela (esta chave
estrangeira coincidirá com a chave primária da primeira tabela
quer a nível de tipo de dados quer pelo que representa).
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TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
MÉTODOS PARA CRIAR AS RELAÇÕES ENTRE TABELAS
Através da opção Relações no separador Ferramentas de Base
de Dados Relações.
1. Antes de clicar no botão Relações deverá fechar todas as
tabelas.
2. Depois clica no botão Relações e aparecerá o separador
estrutura
43
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
MÉTODOS PARA CRIAR AS RELAÇÕES ENTRE TABELAS
3. Deverá incluir todas as tabelas existentes, usando a opção
Mostrar Tabela
4. Para efectuar o relacionamento poderá usar a opção Editar
Relações
5. Na caixa de diálogo deverá seleccionar as duas tabelas e os
respectivos campos que fazem a relação.
44
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
MÉTODOS PARA CRIAR AS RELAÇÕES ENTRE TABELAS
Poderá usar o rato em vez da caixa de diálogo “Editar
Relações”
1. Abrir a janela das relações e inserir todas as tabelas
2. Clicar com o rato na chave primária da primeira
tabela e, pressionando sempre o rato, soltar o botão
do rato sobre o campo correspondente na segunda
tabela (chave estrangeira).
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TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
MÉTODOS PARA CRIAR AS RELAÇÕES ENTRE TABELAS
Por exemplo: relacionar a tabela das viagens com a tabela dos
clientes. Esta ligação faz-me entre a chave primária Ncliente da
tabela t_cliente e a chave estrangeira Ncliente na t_viagens.
Clicar com o rato no Ncliente da t_Cliente e, pressionando
sempre o botão do rato, largá-lo sobre o Ncliente na t_Viagens.
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TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
MÉTODOS PARA CRIAR AS RELAÇÕES ENTRE TABELAS
Através do assistente de pesquisa no tipo de dados do campo da
tabela que contém a chave estrangeira. ATENÇÃO: este método só
está funcional em Office’s anteriores ao 2007 ou no Office2007 em
Inglês.
1. Primeiro, selecciona o tipo de dados que representa o campo
estrangeiro. Deverá ser exactamente igual ao campo na tabela
principal, ou seja, a tabela que contém o campo como chave primária.
2. De seguida selecciona o
Assistente de pesquisas
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TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
MÉTODOS PARA CRIAR AS RELAÇÕES ENTRE TABELAS
3. Escolher a primeira opção, que permite criar uma lista com valores
de uma tabela.
4. Seleccionar a tabela ao qual pretendemos ligar
5. Transferir os campos que irão compor a lista para a área “campos
seleccionados”
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TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
MÉTODOS PARA CRIAR AS RELAÇÕES ENTRE TABELAS
6. Indicar, se o pretender, a ordenação dos campos
7. Indicar se deseja ou não ocultar a chave primária da listagem. (É
recomendado quando esse campo é simplesmente um código).
8. Clicar em Concluir
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TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
MÉTODOS PARA CRIAR AS RELAÇÕES ENTRE TABELAS
No final, a BD deverá ter todas as tabelas relacionadas
entre si.
50
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
INTEGRIDADE REFERENCIAL
Ao impor integridade referencial num relacionamento, a BD
garante coerência no relacionamento, ou seja, o utilizador fica
impedido de inserir dados no campo que não tenham
relacionamento com a tabela relacionada.
Por exemplo: no relacionamento entre a t_viagens e a t_cliente,
ao inserir uma viagem, o utilizador fica impedido de inserir um
cliente que não exista na tabela t_cliente.
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TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
INTEGRIDADE REFERENCIAL
Ao impor integridade referencial ficam
activas duas opções de propagação.
Propagar actualização dos campos
relacionados: sempre que seja alterada
a chave primária todos os campos
relacionados com essa tabela serão
actualizados.
Propagar eliminação dos campos
relacionados: quando o registo (onde
consta a chave primária) for eliminado
todos os registos a ele relacionados
serão também eliminados.
Exemplo: se eliminar um cliente todas
as viagens efectuadas por esse cliente
serão eliminadas da tabela t_viagens.52
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
INTEGRIDADE REFERENCIAL
O tipo de relação depende do modo como os campos relacionados
estão definidos.
No exemplo apresentado temos um relacionamento de um-para-
muitos (1:N)
53
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
INTEGRIDADE REFERENCIAL
A opção Tipo de Associação, permite-nos escolher como será
feita a associação entre as tabelas. Esta associação indicará que
registos serão apresentados quando são criadas consultas que
utilizam as tabelas relacionadas
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TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
INTEGRIDADE REFERENCIAL
Opção 1: incluí apenas os registos que tenham associação entre as
duas tabelas.
Exemplo: lista apenas as viagens que tenham o correspondente
cliente na t_cliente.
Opção 2 e 3: incluí todos os registos de uma das tabelas do
relacionamento, mesmo que não haja relacionamento.
Exemplo: mostrar todos os registos da t_cliente mesmo que não
tenham ainda realizado uma viagem, e consequentemente, não
haja relacionamento entre os registos das tabelas.
55
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTAS
As Consultas permitem visualizar os registos de uma ou várias
tabelas relacionadas entre si.
Através de uma consulta é possível filtrar os registos mediante
uma ou várias condições/critérios, ordenar os dados e, executar
cálculos.
A criação das consultas poderá ser efectuada usando o Assistente
de Consultas ou a Estrutura da Consulta existentes no separador
Criar.
Posteriormente a consulta poderá ser usada, por exemplo, num
relatório de forma a melhorar a apresentação da informação.
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TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTAS – ASSISTENTE DE CONSULTAS
Ao seleccionar o Assistente de Consultas aparecerá uma
sequência de caixas de diálogo ajudando à construção da
consulta.
Exercício: criar uma consulta que liste todas as viagens realizadas
para Leiria.
1. Seleccionar o tipo de consulta. Começaremos pelas consultas simples:
57
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTAS – ASSISTENTE DE CONSULTAS
2. Seleccionar a tabela ou as várias tabelas ou consultas que irão fazer
para desta consulta e, transferir para a lista dos campos
seleccionados os campos que desejamos listar.
58
1º selecciona-se a
tabela ou consulta
2º Seleccionam-se os
campos que irão fazer
parte da consulta e
transferem-se para a
lista de campos
seleccionados.
3º Se pretender inserir mais
campos de outras tabelas volta ao
primeiro passo.
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTAS – ASSISTENTE DE CONSULTAS
3. Seleccionar a opção Detalhe se desejar ver todos os registos ou a opção
Resumo, se desejar ver apenas um resumo. Se seleccionar resumo
poderá realizar alguns cálculos: a média, a soma, o mínimo, o máximo
e/ou o contar.
59
Se o objectivo deste exercício fosse,
por exemplo, contar o número de
viagens realizadas para um
determinado destino ou, a média
de Kms efectuadas para cada
destino então teríamos de escolher
a opção resumo. Mas, para o
exercício proposto iremos
seleccionar o Detalhe, pois
pretende-se listar todas as viagens
realizadas para Leiria.
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTAS – ASSISTENTE DE CONSULTAS
4. De seguida, indicar o nome da consulta e qual o modo de abertura da
mesma. Se abrir o assistente para visualizar informação então,
visualizará imediatamente o resultado da consulta. Se seleccionar
modificar a estrutura da consulta, a consulta abrirá em modo de estrutura
(neste caso poderá alterar a estrutura, nomeadamente adicionar os
critérios).
60
Para o exercício proposto iremos
seleccionar a opção Modificar a
estrutura pois, teremos de filtrar a
consulta para que apenas sejam
listados as viagens para Leiria.
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTAS – ASSISTENTE DE CONSULTAS
5. Com a selecção da segunda opção, a consulta abrirá em modo de
estrutura. Para o exercício proposto deverá acrescentar no critério, do
campo Destino, a indicação “Leiria”.
61
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTAS – ASSISTENTE DE CONSULTAS
6. Para ver o resultado clique numa das seguintes opções do separador
Base:
62
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
O Assistente de consultas de referência cruzada permite criar uma
consulta de referência cruzada. Este tipo de consulta mostra os
valores resumidos (somas, totais e médias) de um campo de uma
tabela agrupado por um ou vários campos da tabela.
Exercício: Criar uma consulta que relacione os clientes e os vários
destinos indicando o nº de vezes que ocorreu essa viagem.
CONSULTAS – ASSISTENTE DE CONSULTAS
63
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTAS – ASSISTENTE DE CONSULTAS
1. Seleccionar o tipo de consulta. Para a resolução do exercício
escolher o Assistente de Consultas de Referência Cruzada.
64
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTAS – ASSISTENTE DE CONSULTAS
2. Seleccionar a tabela ou consulta com os dados necessários.
(Para este exercício seleccionaremos a tabela T_Viagens).
65
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTAS – ASSISTENTE DE CONSULTAS
3. Seleccionar os campos que compõem o cabeçalho das linhas da
tabela de referências cruzadas. (Neste exercício seleccionaremos
o campo Ncliente).
66
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTAS – ASSISTENTE DE CONSULTAS
4. Seleccionar os campos que compõem o cabeçalho das colunas da
tabela de referências cruzadas. (Neste exercício seleccionaremos
o campo Destino).
67
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTAS – ASSISTENTE DE CONSULTAS
5. Indicar qual campo que servirá para o cálculo de cada intersecção
linha/coluna e qual a função a aplicar. (Para o exercício proposto a
função é claramente o contar e, para este caso poderemos
seleccionar qualquer campo)
68
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTAS – ASSISTENTE DE CONSULTAS
6. Indicar o nome da consulta e, seleccionar a opção Ver consulta (para
ver imediatamente o resultado final ) ou modificar estrutura.
69
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
Assistente de consultas localizar duplicados - pode
determinar se existem registos duplicados numa tabela ou
determinar quais os registos que, numa tabela, partilham o
mesmo valor.
Assistente de consultas localizar não correspondentes -
pode localizar registos numa tabela que não tenham registos
relacionados noutra tabela.
CONSULTAS – ASSISTENTE DE CONSULTAS
70
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTAS – ESTRUTURA DA CONSULTA
Para melhor ilustrar a criação de uma consulta através da opção
Estrutura da Consulta consideremos o seguinte exercício:
Exercício: Tendo em conta uma BD que faz a gestão de uma
frota de táxis, crie uma consulta que liste todas as viagens
realizadas por cada táxi, indicando também a informação
disponível dos respectivos clientes.
71
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTAS – ESTRUTURA DA CONSULTA
1. Clique no botão Estrutura da Consulta, pertencente ao
separador Criar.
2. Aparecerá uma janela com a listagem das tabelas e consultas
existentes nessa BD. Seleccione as tabelas e/ou consultas que
necessita.
72
1º selecciona-se as
tabelas ou
consultas que
necessita.
2º Clica em Adicionar
Para o exercício proposto será
seleccionado as tabelas T_Cliente,
T_Taxi e T_Viagens.
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTAS – ESTRUTURA DA CONSULTA
3. Na janela seguinte deverá indicar quais os campos das várias
tabelas que deverão fazer parte da consulta. Para tal, basta
clicar duas vezes sobre o campo ou clicar no campo da tabela
e arrastá-lo para a área de consulta.
73
Área das tabelas e
consultas.
Nesta área deverá
escolher os campos
para a criação da
consulta.
Área de
consulta.
Nesta área
definirá as
características
da consulta
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTAS – ESTRUTURA DA CONSULTA
4. Visualizar o resultado poderá clicar num dos seguintes botões:
74
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTAS – ORDENAR CAMPOS
Para ordenar uma ou vários campos da consulta deverá indicar o
tipo de ordenação nos respectivos campos a ordenar.
Exercício: Considerando a consulta criada anteriormente ordene-a
descendentemente pela data da viagem.
1. Abrir a consulta em modo de estrutura
2. Indicar o tipo de ordenação no(s) campo(s)
75
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTAS – MOSTRAR CAMPOS
A opção Mostrar permite indicar à consulta se o campo será ou não
visualizado nos resultados da consulta. Esta opção é útil quando se
pretende aplicar um critério e/ou ordenação ao campo e este não ser
visível no resultado da consulta.
Exercício: Altere a consulta anterior de forma a listar todas as viagens
realizadas para Leiria. Oculte o campo destino.
76
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTAS - CRITÉRIOS
Os critérios são restrições aplicadas aos campos por forma a
filtrar os registos.
Poderão ser usados os seguintes operadores:
77
Operadores Função
= Devolve valores iguais ao valor indicado.
> Devolve valores superiores ao valor indicado.
< Devolve valores inferiores ao valor indicado.
>= Devolve valores superiores ou iguais ao valor indicado.
<= Devolve valores inferiores ou iguais ao valor indicado.
<> Devolve valores diferentes do valor indicado.
& Faz a concatenação de dois textos
ComoDevolve valores conforme o valor indicado. Usado apenas para campos
do tipo texto.
Entre Devolve valores pertencentes a um intervalo de valores.
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTAS - CRITÉRIOS
Poderão ser usadas funções.
Exemplo:
78
Função Descrição
DIA(Data) Recebe uma data e devolve o dia do mês.
MÊS(Data) Recebe uma data e devolve o mês (número entre 1 e 12).
ANO(Data) Recebe uma data e devolve o ano.
DATA( ) Devolve a data do sistema.
AGORA( ) Devolve a data e a hora do sistema.
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTAS – CRITÉRIOS
Exercício: Crie uma consulta que liste as viagens que
percorreram menos do que 10km.
Critério da consulta (<10):
Resultado:
79
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTAS – CRITÉRIOS
Exercício: Crie uma consulta que liste todas as viagens cujo
nome do destino inicia com a letra L.
Critério da consulta (Como “L*”):
Resultado:
80
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTAS – CRITÉRIOS
Exercício: Crie uma consulta que liste todos os clientes que
contenham o nome Maria.
Critério da consulta (Como “*” & “Maria & “*”):
Resultado:
81
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTAS – CRITÉRIOS
Exercício: Crie uma consulta que liste os táxis que devem ir à
inspecção no mês corrente.
Critério da consulta:
Resultado:
82
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTAS – CRITÉRIOS
Poderão ser usados parâmetros nos critérios das consultas.
Os parâmetros permitem que o utilizador, no momento davisualização dos resultados, introduza o valor que deseja usar paracritério/filtragem.
A vantagem dos parâmetros é usar a mesma consulta com valoresdiferentes para o critério, pois é o utilizador que fornece esses valoresaquando a visualização do resultado.
Para usar os parâmetros deverá usar os parênteses rectos [ … ].Dentro dos parênteses rectos deverá colocar um texto alusivo aocampo que irá sofrer o critério ajudando assim, o utilizador a inserir ovalor para filtrar os registos da consulta.
83
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTAS – CRITÉRIOS
Exercício: Crie uma consulta que liste as viagens realizadas por
um determinado táxi. A matricula do táxi deve ser pedida ao
utilizador.
Critério da consulta (Como [Qual a matricula do Táxi?]):
Ao visualizar os resultados aparece uma janela com o texto que foi
colocado entre os [ ].
O utilizador deverá indicar a matricula que deseja usar no critério,
por exemplo:
84
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTAS – CRITÉRIOS
Exercício: Crie uma consulta que liste todos os clientes com um
determinado nome. O nome deverá ser indicado pelo utilizador.
Critério da consulta:
Ao visualizar os resultados, o utilizador deve indicar o nome ou parte
do nome do cliente que deseja listar.
85
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTAS – CRITÉRIOS
Exercício: Crie uma consulta que liste todas as viagens que
tiveram menos do que um determinado nº de Kms.
Critério da consulta:
Ao visualizar os resultados, o utilizador deve indicar o número de
Kms que deseja para filtrar os registos.
86
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTAS – CRITÉRIOS
Para além dos campos vindos das tabelas ou das consultas,
poderão ser criados mais campos. São chamados campos
calculados.
Estes campos são campos que não devem existir fisicamente na
tabela pois dependem de outros campos.
Os campos calculados são criados numa coluna da consulta em
vista de estrutura.
87
Os campos criados na consulta
são colocados aqui
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTAS – CRITÉRIOS
Exemplo: Não deverá existir um campo com a idade do
cliente, pois se isso acontecesse em todos os aniversários
dos clientes a empresa teria de actualizar a sua BD.
Exemplo: Não deverá existir o campo total a pagar na tabela
viagem. Este valor é a multiplicação entre o nº de Kms da
viagem e o preço ao Km.
88
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTAS – CRITÉRIOS
Exercício: Crie uma consulta que liste todos os clientes que fazem
anos no mês corrente.
Para realizar este exercício é necessário criar um novo campo que
indique o mês do aniversário e de seguida, aplicar o critério para que
apenas sejam listados os clientes que fazem anos no corrente mês.
A estrutura para um novo campo é a seguinte:
Nome do campo : função para obter os valores do campo
89
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTAS – CRITÉRIOS
Passos para a resolução do exercício proposto:
O novo campo terá o nome de Mês do Aniversário
Para obter o valor do mês de cada data de aniversário deverá
usar a função Mês() mais o campo DataNascimento da
tabela t_Cliente.
Para que a consulte apenas mostre os clientes que fazem
anos no mês corrente aplicar o critério Mês(data())
90
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTAS – CRITÉRIOS
Exercício: Crie uma consulta que mostre o total a pagar em
cada viagem. Este valor é encontrado a partir da
multiplicação entre o nKms e o preço ao km.
Solução:
Resultado:
91
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTA – TOTAIS
A opção Totais permite acrescentar uma nova linha na área da
consulta. O objectivo é agrupar os campos afim de aplicar uma
função predefinida do Access num ou a vários campos da
consulta.
92
Activar o comando
Totais
Linha Total
visível
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTA – TOTAIS
Exercício: Crie uma consulta que indique o número de viagens
realizadas por cada táxi.
1. Escolher cuidadosamente os campos que irão pertencer à
consulta. Neste exercício, será a matricula e um qualquer outro
campo da t_Viagens.
2. Activar a linha dos totais e, agrupar a matricula e escolher a
função contar para o outro campo.
3. Atribuir um nome à coluna onde está a função contar.
93
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTA – TOTAIS Exercício: Crie uma consulta que indique total facturado por táxi
em viagens.
1. Escolher cuidadosamente os campos que irão pertencer à
consulta. Neste exercício, será a matrícula e um novo campo
que representa o total pago em cada viagem (NKm * PrecoKm).
2. Activar a linha dos totais e, agrupar a matricula e escolher a
função Soma para o outro campo.
3. Atribuir um nome à coluna onde está a função contar.
94
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
TIPOS DE CONSULTAS
Para além das consultas de selecção (botão seleccionar) que temos usado até
agora, existem outros tipos de consultas, tal como pode observar no separador
estrutura da consulta:
Criar Tabela: cria uma tabela com dados vindos de outra tabela.
Acrescentar: a consulta adiciona registos numa tabela existente
Actualizar: altera o valor dos campos de uma tabela para um outro valor
Cruzar: Transforma a consulta numa consulta de referência cruzada
Eliminar: elimina os registos de uma tabela que satisfaçam o critério.
95
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTA – ACTUALIZAR
Exercício: Inflacionar em 10% todos os preços por km.
1. Seleccionar a tabela e os campos
2. Seleccionar o tipo de consulta Actualizar
3. Executar
96
ou
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTAS
Quando executar
uma consulta e
aparecer a
mensagem “A
acção ou o evento
foi bloqueado pelo
Modo Desactivado”
deverá:
Clicar no botão
opções (no aviso
de segurança) e
escolher a opção
“activar este
conteúdo”.
97
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
CONSULTAS
Nas consultas, o asterisco (*) que
aparece no topo dos dados de cada
tabela representa todos os dados da
tabela, ou seja, se usar o asterisco na
consulta, todos os campos serão
visualizados no resultado final.
Vantagem: não é necessário
seleccionar individualmente todos os
campos e transferi-los para a área de
consulta.
Desvantagem: não é possível aplicar
qualquer agrupamento ou critério à
coluna do asterisco.
98
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
FORMULÁRIOS
Os formulários permitem ao utilizador gerir os dados das tabelas
num ambiente personalizado e agradável. A manipulação
(visualização, alteração, eliminação e introdução) dos dados
através de um formulário é muito mais funcional.
Até este momento os dados eram inseridos através das tabelas
ou das consultas, a informação era visualizada em forma de
linhas e colunas. Com um formulário pode dispor a mesma
informação de uma forma mais amigável.
99
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
FORMULÁRIOS
Num formulário é possível:
Visualizar, inserir, alterar e eliminar os dados de uma ou
várias tabelas.
Formatar os vários objectos do formulário
Criar campos calculados;
Inserir gráficos;
Criar controlos, tais como botões, separadores, …
100
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
FORMULÁRIOS – CRIAR
A criação de um formulário é efectuada a partir do separador Criar
formulários. As opções para criar um formulário são:
Assistentes – conjunto de caixas de diálogo que orientam o processode criação do formulário.
Formulários Automáticos – cria um formulário para a tabelaseleccionada.
Vista de Estrutura - o utilizador terá de construir todo o formulário apartir do nada e sem qualquer tipo de ajuda.
101
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
FORMULÁRIOS – CRIAR Na criação de formulários, é aconselhável utilizar os
assistentes, pois estes são bastantes eficientes e simplificam
esta tarefa.
Após a conclusão de um formulário, o utilizador pode, a qualquer
momento, aceder à sua estrutura e modificar os formatos e
propriedades dos objectos existentes, bem como adicionar novos
objectos.
102
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
FORMULÁRIOS SIMPLES – ASSISTENTE DE FORMULÁRIOS
Para melhor ilustrar os passos possíveis num assistente de
formulários consideremos o seguinte exercício:
Exercício: Crie um formulário que faça a gestão de todos
os dados da tabela Empregado. Cada registo deverá
aparecer individualmente.
103
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
FORMULÁRIOS SIMPLES – ASSISTENTE DE FORMULÁRIOS
1. Após a selecção do assistente de formulários surge a seguinte
janela:
104
1º seleccionar a tabela
necessária.
2º Transferir todos os
dados para a área
“Campos seleccionados”
NOTA: é importante seleccionar TODOS os campos pois, é a partir do formulário que o utilizador
final terá contacto com os dados da tabela. Se algum campo for omitido no formulário, o utilizador
jamais poderá efectuar alguma operação sobre esse campo.
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
FORMULÁRIOS SIMPLES – ASSISTENTE DE FORMULÁRIOS
2. Seleccionar o esquema na qual os dados irão ser distribuídos pelo
formulário.
105
1º seleccionar
o esquema.
O esquema colunas e justificado mostra um registo de cada vez.
O esquema tabela e folha de dados mostra vários registos na mesma janela.
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
FORMULÁRIOS SIMPLES – ASSISTENTE DE FORMULÁRIOS
3. Seleccionar o estilo do formulário.
106
1º seleccionar o
estilo.
Cada estilo tem a formatação especifica para o tipo de letra, fundos e objectos.
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
FORMULÁRIOS SIMPLES – ASSISTENTE DE FORMULÁRIOS
4. Indicar qual o nome do formulário e o modo de abertura.
107
1º indicar o nome do
formulário (que por omissão
será também o título do
formulário).
2º indicar o modo de
abertura: abrir
directamente o
formulário ou abrir a
sua estrutura.
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
FORMULÁRIOS SIMPLES – ASSISTENTE DE FORMULÁRIOS
Resultado final:
108
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
FORMULÁRIOS – ESTRUTURA
Após criado um formulário é possível alterar a sua
estrutura em vista de estrutura.
Usando o exercício anterior altere o título do
formulário.
109
Basta clicar sobre
o objecto e alterar
o título.
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
FORMULÁRIOS – ESTRUTURA
Cabeçalho do formulário – é a primeira secção e destina-se normalmente
ao título do formulário e ao logótipo.
Cabeçalho da página - esta secção é visualizada apenas na impressão
do formulário, ou seja, não é visível na vista do formulário.
Detalhe - Nesta secção são colocados os controlos que ligam aos
campos da(s) tabela(s). Apenas aparecem os campos que foram
seleccionados para pertencerem ao formulário.
Rodapé da página – nesta secção serão inseridas informações comuns a
todas as páginas de impressão, tais como o número da página e a data,
... Esta secção não é visível na vista do formulário.
Rodapé do formulário – é a última secção e é destinada, normalmente,
aos botões de comando ou alguma informação extra (texto fixo).110
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
FORMULÁRIOS – ESTRUTURA
111
Separador Dispor
Botões para
mostrar/ocultar o
cabeçalho/rodapé de
formulário e de página.
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
FORMULÁRIOS – ESTRUTURA
Use o rato para aumentar ou diminuir a altura de cada secção
ou a largura do formulário, de forma a que possa colocar mais
ou menos informação em cada uma das áreas:
112
Alterar a altura de uma secção Alterar a largura do formulário
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
FORMULÁRIOS – ESTRUTURA
Com o formulário em modo de estrutura surgem mais dois
separadores no friso (Estrutura e o Dispor).
No separador Estrutura encontramos os seguintes comandos:
Vistas: alteração entre a vista de estrutura e o formulário final
Tipo de letra: permite formatar a letra do objecto seleccionado.
Controlos: contem os vários objectos que podem ser colocados num formulário.
Ferramentas: Folha de propriedades mostra a janela de propriedades do
objecto seleccionado e, o comando adicionar campos, permite adicionar um
campo de uma tabela ou consulta.
113
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
FORMULÁRIOS – ESTRUTURA
No grupo Controlos encontramos vários controlos, entre eles
temos:
Logótipo: permite colocar um logótipo no formulário
Caixa de texto: comando que será associado a um campo da
tabela ou a uma função e permite ao utilizador final introduzir ou
alterar dados.
Rótulo: permite colocar texto fixo, o utilizador final não terá
permissão de alterar esse texto. Este controlo é usado para
colocar os títulos no formulário.
Botão: permite associar uma acção ao botão (ver exemplos mais à
frente).
ATENÇÃO: quando inserir um botão o assistente de controlo
deve estar activo.
114
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
FORMULÁRIOS – ESTRUTURA – GRUPO “CONTROLOS”
115
Caixa e lista
de combinação:
permite criar
uma lista de
opções
Subformulário:
permite
adicionar um
formulário (com
dados de outra
tabela/consulta)
dentro do
formulário
Linha e
rectângulo
Gráfico: cria
um gráfico
baseado
numa
tabela ou
consulta.
Moldura de
objecto
independente:
Abre uma
aplicação ou um
documento de
outro programa.
Imagem:
insere uma
imagem
Quebra de
página: Insere
uma quebra de
página (usado
apenas nos
relatórios)
Insere uma
hiperligação
ao texto
seleccionado
Formatação
dos limites
dos objectos
Seleccion
a todos os
objectos
Assisten
te de
controlo
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
FORMULÁRIOS – ESTRUTURA – GRUPO “FERRAMENTAS”
O comando adicionar campos existentes permite adicionar campos
da tabela activa no formulário e das tabelas relacionadas.
116
Clique no campo com o rato e,
pressionando sempre o seu botão,
arraste o campo para o formulário.
Quando o campo estiver no local
correcto solte o botão do rato .
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
FORMULÁRIOS – ESTRUTURA – GRUPO “FERRAMENTAS”
Tudo o que é seleccionável no formulário tem propriedades.
A palete das propriedades muda consoante o objecto seleccionado
117
Nota: É possível
seleccionar o
formulário. Para
isso basta clicar
no canto
superior
esquerdo.
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
FORMULÁRIOS – ESTRUTURA
Separador Dispor, permite formatar a disposição dos vários
objectos do formulário.
Nota: a maioria dos comandos só ficam activos se estiverem
pelo menos dois objectos seleccionados.
118
Botão para activar
o
cabeçalho/rodapé
de formulário e o
cabeçalho/rodapé
de página
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
FORMULÁRIOS MULTI-TABELA – ASSISTENTE DE FORMULÁRIOS
Exercício: Crie um formulário que faça a gestão dos
dados das viagens.
Neste formulário, para além de todos os campos da
t_Viagens, deverão existir dados extra do cliente e do táxi.
Este formulário deverá ter a indicação do valor a pagar pela
viagem.
Adicione um botão que crie um novo registo e outro que
feche o formulário.
119
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
FORMULÁRIOS MULTI-TABELA – ASSISTENTE DE FORMULÁRIOS1. Transferir para a área dos campos seleccionados os campos das várias
tabelas que devem pertencer ao formulário.
Todos os campos da tabela de viagens
NºContribuinte e a morada da tabela de clientes (o nome já faz
parte dos campos da t_viagens)
O preço ao Km da tabela de táxi (a matrícula já faz parte dos
campo da t_viagens).
120
1º seleccionar a t_viagens
2º Transferir apenas os campos
necessários para a área
“Campos seleccionados”
NOTA: Voltat a repetir o 1º e 2º
passo para as restantes tabelas
necessárias (t_cliente e t_taxi).
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
FORMULÁRIOS MULTI-TABELA – ASSISTENTE DE FORMULÁRIOS
2. Seleccionar a tabela principal. Neste exercício pretende-se
gerir as viagens logo deverá seleccionar a t_viagens.
121
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
FORMULÁRIOS MULTI-TABELA – ASSISTENTE DE FORMULÁRIOS
3. Seleccionar o esquema do formulário (por exemplo, tendo como
objectivo ver individualmente cada viagem então poderá escolher o
esquema colunas ou justificado). (vamos escolher justificado)
4. Seleccionar o estilo para o formulário, por exemplo: cívico
5. Na 5ª janela indicar o nome do formulário e o modo de abertura.
122
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
FORMULÁRIOS MULTI-TABELA – ASSISTENTE DE FORMULÁRIOS
Em modo estrutura acrescente um campo que indique o valor a pagar na
viagem.
1. Adicione uma caixa de texto ao formulário
2. Active a folha das propriedades
3. Na legenda do rótulo coloque o texto: Total a pagar
4. Altere as seguintes propriedades da caixa de texto:
Origem do Controlo: clique no botão (…) e construa a seguinte fórmula NKm * precoKm
Formatar: moeda
123
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
FORMULÁRIOS MULTI-TABELA – ASSISTENTE DE FORMULÁRIOS
Em modo de estrutura inserira um botão para criar um novoregisto e outro para fechar o formulário. Coloque os botões nofinal do formulário.
1. Com o rato aumente a área do rodapé do formulário
2. Clique no controlo Botão e coloque o botão na área do rodapé doformulário.
3. Seleccione a categoria “operação de registos” e a acção “adicionar novoregisto” e clique em seguinte.
4. Indique se deseja um botão com texto ou com uma imagem.
5. Clique em concluir.
Volte ao passo 2 para inserir o botão fechar formulário.
124
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
FORMULÁRIOS MULTI-TABELA – ASSISTENTE DE FORMULÁRIOS
Resultado Final:
125
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
FORMULÁRIOS – ASSISTENTE DE FORMULÁRIOS – BOTÕES
Quando adicionar um botão garanta que o assistente de controlo está activo.
Assim, quando inserir o botão surge uma sequência de janelas que o
ajudarão nesta tarefa.
Na primeira janela deverá indicar qual a categoria da acção que pretende
para o botão:
Navegação em registos: conjunto de acções que permitem movimentar-se entre
registos.
Operações de registos: conjunto de acções que permitem acrescentar, eliminar,
alterar, duplicar ou imprimir o(s) registo(s).
Operações de formulários: conjunto de acções que permitem manipular o
formulário (por exemplo: abrir ou fechar o formulário)
Operações de relatórios: conjunto de acções relativas aos relatórios (o comando
pré-visualizar é o mais usado)
Aplicação: botão que permite fechar a aplicação ou seja a BD do Access.126
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
FORMULÁRIOS – ASSISTENTE DE FORMULÁRIOS – BOTÕES
Na segunda janela deverá indicar se pretende um botão com texto
ou com uma imagem.
Poderá indicar o texto ou a imagem que pretende.
De seguida faça Concluir.
127
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
FORMULÁRIOS MULTI-TABELA – ASSISTENTE DE FORMULÁRIOS
Exercício: Crie um formulário que faça a gestão dos táxis e
respectivas viagens.
1. Seleccionar todos os campos das tabelas táxi e viagens
2. Seleccionar a tabela principal
128
1º Seleccionar a tabela principal, ou seja
t_taxi, pois pretende-se gerir os táxis e as
viagens relacionada a cada táxi.
NOTA: Se o objectivo fosse gerir a
viagem e o táxi que efectuou cada
viagem, a tabela principal seria
t_viagens
2º seleccionar o tipo de formulários.
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
FORMULÁRIOS MULTI-TABELA – ASSISTENTE DE FORMULÁRIOS
Formulário com subformulário: mostra os dados dos táxis e
das viagens na mesma janela, criando um subformulário para os
dados da T_viagens (pois esta tabela representa vários registos
para a T_taxis) .
Formulários ligados: cria dois formulários, colocando um botão
no formulário da t_táxis que permitirá abrir o subformulário da
t_viagens.
129
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
FORMULÁRIOS MULTI-TABELA – ASSISTENTE DE FORMULÁRIOS
3. Seleccionar o esquema do subformulário.
4. Seleccionar o estilo do formulário
5. Indicar os títulos para o formulário e subformulário. Estes títulos
representarão o nome de ambos os formulários.
130
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
FORMULÁRIOS MULTI-TABELA – ASSISTENTE DE FORMULÁRIOS
Resultado Final:
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Subformulário. Contém a
informação das viagens
respeitantes ao táxi visível.
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
RELATÓRIOS
Um relatório é uma forma eficaz de apresentar dados impressos.
Muitas vezes esta é a única informação vista pelos superiores
hierárquicos de uma empresa, pelo que é de todo imprescindível
que estes documentos estejam actualizados e com um aspecto
profissional.
Um relatório serve apenas para a apresentação de dados, não
sendo possível introduzir, alterar ou eliminar qualquer
informação.
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TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
RELATÓRIOS – CRIAR
A criação de um relatório é efectuada a partir do separador Criar
relatórios. As opções para criar um relatório são:
Relatório – Cria um relatório sobre os dados da tabela/consulta activa
Etiquetas – Usa o assistente para criar as etiquetas da tabela activa.
Relatório em branco – Cria um relatório em branco.
Assistente de relatórios – conjunto de caixas de diálogo que orientam o
processo de criação do relatório.
Estrutura do relatório – Cria um relatório em branco.
Excepto para relatório de etiquetas iremos usar sempre o
Assistente de relatórios.
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RELATÓRIOS SIMPLES
Exercício: crie um relatório que liste todos os clientes.
1. Após clicar no assistente de relatórios aparecerá a seguinte
janela:
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1º seleccionar a tabela
necessária (t_cliente).
2º Transferir os campos
que desejamos ver no
relatório para a área
“Campos seleccionados”
NOTA: o relatório destina-se somente à visualização e/ou impressão dos dados. Cabe
ao utilizador indicar quais os campos ou, que informação deseja ver/disponibilizar no
relatório.
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
RELATÓRIOS SIMPLES
2. Se pretender algum agrupamento seleccionar o(s) campo(s) a
agrupar.
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Neste exercício não
iremos agrupar
qualquer campo.
AGRUPAR: significa agrupar todos os registos tendo em contar um ou vários campos.
Exemplo: listagem de todos os clientes por localidade. Nesse caso, o campo de agrupamento seria
Localidade. O relatório iria agrupar todos os clientes por localidade.
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RELATÓRIOS SIMPLES
3. Indicar os campos que devem aparecer ordenados.
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Para este
exercícios vamos
ordenar a lista
pelo nome do
cliente.
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RELATÓRIOS SIMPLES
4. Indicar o esquema e orientação das páginas do relatório.
A opção Ajustar a largura dos campos para que todos caibam
numa página aumenta ou diminui os campos para que ocupem
apenas a largura da página.
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RELATÓRIOS SIMPLES
5. Indicar o estilo para o relatório. (Conjunto de formatações)
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TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
RELATÓRIOS SIMPLES
6. Indicar o título do relatório. Este título será também o nome do
relatório.
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RELATÓRIOS – MULTI-TABELA
Exercício: crie um relatório que liste todas as viagens realizadas por
cada táxi.
1. Seleccione a informação sobre os táxis e das viagens.
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1º seleccionar os
campos de uma das
tabelas (t_táxi).
2º Transferir os
campos que desejamos
ver no relatório para a
área “Campos
seleccionados”
Voltar ao passo 1 para seleccionar os campos da tabela t_Viagens
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
2. Seleccione a tabela principal.
RELATÓRIOS – MULTI-TABELA
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Seleccionar a t_táxi
para obter uma
listagem de viagens
por táxi.
Se o objectivo fosse listar as viagens e o respectivo táxi, a selecção incidia sobre a
t_viagens.
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
3. Indicar o(s) campo(s) para agrupamento.
RELATÓRIOS – MULTI-TABELA
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Consideremos que
desejamos ver as viagens
agrupadas pela data da
viagem. Neste caso, o
agrupamento será feito pelo
campo data. Então deve
seleccionar o campo data e
clicar na seta para a direita.
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
4. Seleccionar os campos que devem aparecer ordenados.
RELATÓRIOS – MULTI-TABELA
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Consideremos que
desejamos ver as viagens
ordenadas por destino (com
o agrupamento a data está
também ordenada).
Opções do Sumário: efectua
cálculos sobre os campos
numéricos existente nas
tabelas.
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
5. Seleccionar o esquema e a
orientação do relatório.
6. Indicar um estilo para o
relatório.
7. Indicar o título/nome do
relatório.
RELATÓRIOS – MULTI-TABELA
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TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
RELATÓRIOS – ESTRUTURA
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Tal como nos formulários, os relatórios também podem
ser alterados. Para isso é necessário abri-los em modo
estrutura.
Quando o relatório está em modo de estrutura aparecem
os separadores estrutura e dispor tal como no formulário
(ver Formulários - estrutura) e o separador Configurar
Página (que permite configurar as páginas do relatório).
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
RELATÓRIOS – ESTRUTURA
Cabeçalho do relatório – Os objectos colocados nesta secção
aparecem apenas na primeira página do relatório (na impressão
ou pré-visualização).
Cabeçalho da página – todos os objectos colocados nesta secção
aparecem em todas as páginas do relatório.
Detalhe - Nesta secção são apresentados os registos. Todos os
objectos ou controlos inseridos no detalhe serão visíveis em cada
um dos registos.
Rodapé da página – Nesta secção serão inseridas informações
comuns para todas as páginas de impressão, tais como o número
da página e a data, entre outras.
Rodapé do relatório – Esta secção apenas aparece na última
página do relatório146
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RELATÓRIOS – ESTRUTURA
Para além das secções atrás mencionadas existirão mais no
caso de existirem agrupamentos ou várias tabelas por relatório.
Do exemplo anterior podemos ver as seguintes secções:
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TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
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TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
RELATÓRIOS – ESTRUTURA
A cada cabeçalho corresponde um rodapé que poderá não
estar visível.
Exercício: Usando o relatório criado anteriormente, indique
para cada táxi o número de Kms efectuados em viagens.
Para resolver o exercício terá de efectuar a soma dos Kms no
rodapé do grupo matricula.
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TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
RELATÓRIOS – ESTRUTURA
1. Coloque o relatório em modo de estrutura.
2. Clique no botão Agrupar e Ordenar no separador estrutura.
3. No final do relatório aparece a estrutura dos agrupamentos e em
Matricula clique no opção Mais
4. Indique “com uma secção de rodapé”
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TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
RELATÓRIOS – ESTRUTURA
5. No rodapé da matricula coloque uma caixa de texto.
6. Na propriedade da origem do controlo da caixa de texto
coloque =Soma([NKm])
7. Na legenda do rótulo coloque Total de Km por táxi.
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No final de cada táxi aparecerá o total
de Km efectuados em viagens.
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
GESTOR DE PAINÉIS DE NAVEGAÇÃO
O gestor de painéis de navegação permite criar uma janela que
criará um botão para abrir os formulários ou relatórios que o
forem indicados.
Será a primeira janela da aplicação para gerir a base de dados.
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TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
GESTOR DE PAINÉIS DE NAVEGAÇÃO
1. Começa-se por criar um painel principal
2. Clica-se em Editar para indicar os formulários e os relatórios
estarão disponíveis neste painel.
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1º clicar em Novo2º Escolher a operação que o
botão irá realizar.
Exemplo: abrir o formulário
dos empregados: nome do
botão - ficha dos
empregados; Comando –
Abra o formulário em modo
de edição; Formulário –
F_empregado.
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
GESTOR DE PAINÉIS DE NAVEGAÇÃO
3. Criar um botão para pré-visualizar o relatório viagens por táxi.
4. Criar um botão para sair/fechar a aplicação.
Após estes passos foi criado automaticamente um formulário de
nome Painel de Navegação onde poderá formatar o seu
conteúdo.154
TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
GESTOR DE PAINÉIS DE NAVEGAÇÃO
Ao abrir a Base de Dados é conveniente que o primeiro
formulário a aparecer seja o painel de navegação.
É necessário também que o utilizador final não tenha acesso à
estrutura das tabelas, formulários, consultas e relatórios da BD,
para assim não alterar ou estragar o que está feito.
Por tudo isto, é necessário configurar o arranque da aplicação.
Isto significa que quando iniciarmos a aplicação o painel de
navegação abrirá automaticamente (não é obrigatório que seja o
painel, poderá configurar a abertura da aplicação com qualquer
outro formulário).
Clica no botão do Office opção do Access na base de
dados actual e configure as opções da aplicação.
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TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
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TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
NO FINAL …
Quando o utilizador final abrir a aplicação aparecerá
imediatamente o seguinte:
Caso apareça a mensagem seguinte deve clicar em opções e
activar conteúdo.
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TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados
NOTA IMPORTANTE:
Após configurar o arranque, caso deseje voltar à estrutura da
base de dados deverá clicar na tecla SHIFT durante toda a
abertura da BD (desde o clique no nome do ficheiro até à
abertura da BD no Access).
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