Revista ServiceBank set 2009
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Inaugurado novo Centro de Guarda de Documentos • Ticket e Micelli: as novas conquistas
Soluções de gestão documental vão ao encontro das
necessidades das empresas
SPED e a gestão de conteúdo
no 4 . ano 2 . set 2009R E V I S T A
SPED
Decisões estratégicas
O ano de 2009 tem sido um marco importante para a
ServiceBank, que vem conseguindo transformar em conquistas
grande parte das metas traçadas para esse período. No final de
julho, concluímos mais um projeto estratégico: a inauguração
do Centro de Guarda de Documentos (CGD), que entrou em
funcionamento já com a integração de parte das atividades ope-
racionais que antes eram realizadas na filial São Paulo. Com isso,
passamos a oferecer em um único local uma solução integrada,
com operações de gestão de documentos e guarda física.
Outro segmento que deverá trazer novas possibilidades
para a ServiceBank nos próximos meses é a implementação do
projeto SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, tema da
entrevista desta edição. As empresas necessitarão cada vez mais
de provedores qualificados e confiáveis para soluções na área
de gestão documental. A grande experiência e reputação da
ServiceBank no atendimento a algumas das principais empresas
brasileiras nos permite atuar nesse mercado com uma plataforma
de serviços que atende com excelência a essa demanda.
No final do semestre, participamos de um importante evento
realizado pelo Grupo Santander, cujo objetivo foi disseminar o
conceito de sustentabilidade. Em torno desta iniciativa, nossos
serviços de gestão de imagens têm contribuído para a redução
no consumo de papel por nossos clientes.
Por fim, como parte das boas práticas de governança corpora-
tiva, a ServiceBank iniciou em julho uma auditoria externa, que
confirmará a consistência de nossos processos e reforçará ainda
mais os princípios pelos quais somos reconhecidos no mercado,
como a ética, a transparência e a credibilidade.
Asdrúbal Laia Franco
Diretor Superintendente
Publicação da ServiceBank Serviços Tecnológicos Av. Aratãs, 400 São Paulo SP (11) 3627-8100 www.servicebank.com.br
produção e coordenação 113dc Design+Comunicação (11) 3384 2140 www.113dc.com
jornalista responsável Madalena Almeida (Mtb 20572) imagens 113dc / Acervo ServiceBank tiragem 1650 exemplares
E X P E DI E N T E
Ed I To R IAl
Ampliando sua participação em seg-
mentos não financeiros, a ServiceBank
fechou contrato com a Ticket, uma
das maiores empresas de refeição e
alimentação-convênio do Brasil, per-
tecente ao Grupo Accor. A ServiceBank
será responsável pela contagem física
e processamento dos tíquetes-alimen-
tação (leitura magnética) utilizados
em estabelecimentos credenciados
nas cidades de Porto Alegre, Salvador,
Recife e Belo Horizonte.
A operação deve gerar um proces-
samento mensal estimado em dez
milhões de cupons. Para escolha da
ServiceBank, a Ticket levou em conta
a estrutura e cobertura geográfica da
empresa, além da especialização no
processamento de imagens e tradição
em oferecer serviços de alta qualidade.
Outro contrato estratégico foi
fechado com a Micelli, que fornece
produtos voltados à saúde ocupacio-
nal, segurança
do trabalho,
gerenciamento
de ambulatórios,
medicina preven-
tiva, check-up
médico etc.
Os serviços
oferecidos para a
Micelli contem-
plam a digitação
e digitalização de
laudos de exames
admissionais,
demissionais e de
afastamento da
empresa em todo
o Brasil, além dos serviços de armazena-
mento de documentos.
“A conquista desse cliente é muito
importante para nós porque envolve
uma solução integrada de serviços,
desde o processamento até a guarda
física, colocando-nos em evidência em
um segmento de grandes possibilida-
des de crescimento”, comentou Waldir
Barrella, superintendente de gestão
eletrônica e guarda física de documen-
tos da ServiceBank.
Contratos marcam a entrada da ServiceBank em novos mercados
clIEn T E S
ServiceBank participa de evento do Grupo Santander
Ticket e Micelli: novas conquistas
Nos dias 18 e 19 de junho, a
ServiceBank participou do seminário
“Sustentabilidade na Prática – Caminhos
e Desafios”, realizado pelo Grupo
Santander, em São Paulo. A empresa este-
ve representada pelo diretor de relações
institucionais, Mário Camata.
Dirigido para clientes empresariais e
fornecedores, o evento teve como obje-
tivo disseminar entre os participantes a
experiência acumulada pela instituição
nessa área desde 2001, inspirando seus
parceiros a praticar a sustentabilidade.
O seminário contou com palestras
sobre meio ambiente, inserção da
sustentabilidade no negócio, o papel dos
fornecedores e aspectos de governança
corporativa.
SPED: a importância da gestão de conteúdo
E SpEcIAl
ServiceBank oferece soluções de gestão documental que vão ao encontro das necessidades das empresas
Por meio do decreto no 6.022/2007,
o Governo Federal criou o Sistema
Público de Escrituração Digital (SPED),
que prevê que todos os livros e
documentos contábeis e fiscais das
empresas sejam emitidos de forma
eletrônica. Entretanto, a implemen-
tação do sistema pelas empresas é
apenas o início de um projeto que
deve ser analisado sob uma ótica mais
abrangente. A necessidade da gestão
documental é uma realidade nesse
processo, que pode criar inúmeras
possibilidades para a ServiceBank,
que possui uma plataforma de solu-
ções que atende a estas demandas. O
consultor Fábio Melo explica por que
a gestão de conteúdo é uma etapa
crítica deste processo.
ServiceBank: O que é o SPED?
Fábio Melo: O Sistema Público de
Escrituração Digital foi desenvolvido
pelo Governo Federal com o objetivo
de unificar em todo o país as ativida-
des de recepção, validação, armaze-
namento e autenticação de livros e
documentos fiscais e contábeis de
empresas, que deixam de ser feitas
em papel para serem realizadas por
meio digital.
O projeto é composto por três módu-
los: EFD (Escrituração Fiscal Digital),
ECD (Escrituração Contábil Digital) e
NF-e (Nota Fiscal Eletrônica). Atual-
mente já existe obrigatoriedade para
as três modalidades.
Quais empresas estão contempladas
nesse projeto?
O Governo Federal determinou que
todas as empresas com faturamento
anual acima de R$ 3 milhões e que re-
colhem impostos pelo lucro real terão
de digitalizar os livros fiscais e enviar
seus registros à Receita Federal por
meio de arquivos eletrônicos.
Como você avalia a entrada do SPED
para as pequenas e micro empresas?
Além de obrigatoriedade específica,
as pequenas e médias empresas serão
contempladas pelo SPED pelo efeito
“cascata”, ou seja, as grandes e médias
companhias que estão migrando ao
sistema também começarão a exigir
de seus fornecedores essa mesma
adaptação.
O fato é que o SPED traz vantagens
reais para as empresas, como a redu-
ção da impressão de papel. Além disso,
simplifica os processos, uma vez que
todas as informações estarão integra-
das em uma única base. Por outro lado,
o projeto terá um impacto muito gran-
de sobre as PMEs, pois a adaptação ao
sistema exige investimentos conside-
ráveis, principalmente na aquisição de
softwares, servidores e melhorias na
infraestrutura de TI.
Se analisarmos a realidade das PMEs,
sabemos que a maior parte não tem
condições de adquirir as ferramentas
necessárias para implementar o SPED.
Mas, sob esse aspecto, podemos dizer
que o mercado já está evoluindo
e criando novas oportunidades de
negócios para diversas companhias,
ou seja, já existem disponíveis algumas
soluções que podem ajudar as empre-
sas nesse processo.
Na sua opinião, o SPED é uma questão
somente de ordem tributária e contá-
bil ou também de gestão documental?
Se analisarmos esse projeto sob uma
outra ótica, verificaremos que é uma
questão de gestão de conteúdo. Por
exemplo, estamos falando de um
processo que nasceu eletrônico. Todo
o gerenciamento desse processo é
efetuado em um portal, que tam-
SPED é gestão de conteúdo: trata-se de um processo que nasceu eletrônico
bém é responsável pelo controle dos
documentos armazenados eletronica-
mente para consultas ou por razões de
decadência fiscal.
Há também a questão da guarda das
notas fiscais emitidas em papel no
passado, que precisam ser atreladas
ao processo atual, necessitando de
digitalização e armazenagem, e outros
documentos que terão de ser transfor-
mados em arquivos eletrônicos.
Hoje, as empresas estão preocupadas
em atender à legislação e acabam
não olhando o SPED sob essa ótica.
Entretanto, a maior complexidade será
manter essa operação funcionando,
pois a implementação é apenas um
primeiro passo. A gestão do conteúdo
é que vai exigir muito mais das corpo-
rações e, ao mesmo, criar oportunida-
des de negócios para empresas como
a ServiceBank, que já oferece diversos
serviços que podem auxiliar as corpo-
rações nesse processo.
Um diferencial da ServiceBank é que
se trata de uma empresa que já atende
com alto nível de serviços o mercado
financeiro, apresentando expertise no
gerenciamento de documentos de va-
lor, o que envolve processos com alta
criticidade. Se pensarmos que com
o SPED as empresas terão seus dados
trafegando em uma estrutura que tam-
bém exige alta confiabilidade e segu-
rança, a ServiceBank está totalmente
inserida no meio digital e pode suprir
essa demanda. Ao mesmo tempo, ofe-
rece ainda a guarda física de documen-
tos, ou seja, possui uma plataforma
de soluções que vai ao encontro das
necessidades de muitas empresas no
que ser refere à gestão documental
que o SPED exige. Portanto, acredito
que provedores como a ServiceBank
poderão agregar inteligência a esse
processo, desenvolvendo e oferecendo
soluções que serão essenciais para a
manutenção do sistema.
A ServiceBank pode suprir a demanda de alta
confiabilidade e segurança
Fábio Melo, gerente de Operações na Alldora Tecnologia e Consultoria, tem mais de 13 anos de experiência em processos em várias áreas de TI e Negócios, tendo participado de diversos projetos para grandes empresas. fabio.melo@ alldora.com.br
A ServiceBank inaugurou oficial-
mente, no final de julho, o Centro de
Guarda de Documentos (CGD), a prin-
cipal estrutura de um novo serviço que
atende corporações de todos os portes
e de diversos segmentos.
Localizado na capital paulista, o CGD
foi desenhado segundo as normas da
PMI (Project Management Institute),
voltadas ao gerenciamento de proje-
tos, cujo objetivo é garantir a máxima
eficiência no serviço. “Além disso,
ainda na parte de projeto, o CGD foi
totalmente dimensionado de modo a
assegurar a mais alta capacidade de ar-
mazenagem de documentos”, destaca
Cláudio Gomes, gerente de projeto.
O novo produto envolve não somen-
te a guarda física de documentos, mas
uma série de outros serviços agregados.
A alta tecnologia empregada no local
possibilitou a integração no CGD de
parte das operações de processamento,
digitalização, indexação, formalização,
armazenagem de imagens, controle
de qualidade e outras, que antes eram
realizadas na filial de São Paulo.
Dessa forma, a ServiceBank passa a
oferecer aos clientes em um único local
uma solução integrada com operações
de gestão de documentos e guarda
física, o que traz maior agilidade nas
consultas e mais eficiência operacional.
“No CGD temos um espaço exclusi-
vo para realização dessas operações,
que segue o mesmo conceito usado
Soluções integradas com o CGDAlta tecnologia utilizada no CGD traz diferenciais ao mercado e permite serviços integrados
InFR AE S T Ru T uR A
na armazenagem de documentos.
Assim, todas as etapas das atividades
de produção também são gerencia-
das pelo software WMS (Warehouse
Management System), que já foi
totalmente parametrizado e testado, o
que permite o controle efetivo de todo
acervo de documentos e vantagens
importantes para o cliente, como,
por exemplo, maior rastreabilidade,
verificação do status da operação pela
internet, maior segurança no processo
e garantia de qualidade do serviço”,
explica Waldir Barrella, superintenden-
te de gestão eletrônica e guarda física
de documentos.
O local também conta com salas
exclusivas para que os clientes possam
realizar consultas aos documentos,
controlados por tecnologia wireless
através do sistema WMS. Segundo
Barrella, outra preocupação da
ServiceBank foi manter no local dois
meios diferentes de transmissão de da-
dos, a fim de garantir a disponibilidade
permanente das informações.
O novo CGD acaba de ser inaugura-
do e já está movimentado. “Já temos
clientes que estão usufruindo desse
novo serviço da ServiceBank. É um
produto que nasceu com grandes dife-
renciais e trará importantes vantagens
para as empresas”, complementa Pablo
Cruz, diretor comercial e de marketing.
Novo Centro de Guarda de Documentos: serviço com tecnologia de ponta
Parceria com a FEA-USP garantirá maior intercâmbio de ideias e de conhecimentos
R H n oSSA g En T E
Luiz Carlos Alves
Alexsandro da Silva
Luiz Carlos está prestes a completar 13 anos de trabalho na ServiceBank. Exerceu diferentes funções antes de se tornar super-visor de processamento, cargo que ocupa há seis anos. Atualmente, sua responsabilidade é garantir que todos os processos sejam realizados sem qualquer inconsistência. Gosta de ler jornais e assistir televisão, e seu maior objetivo é ajudar na formação de seus dois filhos.
Com o apelido de “Marcelinho”, Alexsandro tra-balha há 12 anos na ServiceBank. Começou na pós-marcação (uma ope-ração existente na época) e passou por processamento de documentos até ser promovido para assistente operacional. O colaborador acredita que a maior mudança da empresa ao longo dos anos foi a modernização tecnológica das operações. O que ele mais gosta na ServiceBank é do am-biente de trabalho, e seu passatempo preferido é jogar futebol.
Luziane Monteiro
Luziane Correa Monteiro é funcio-nária da filial RJ da ServiceBank há 11 anos e meio. Ela começou na empresa como digitadora, atuou na preparação e processamento de documentos e hoje é responsável pela retirada e envio de documentos solicitados pelo cliente, organização dos arquivos, montagens de plani-lhas etc. No tempo livre, seu hobby é caminhar na praia. Seu objetivo é se dedicar ao máximo ao trabalho para aprender cada vez mais, a fim de buscar novas oportunidades de crescimento profissional na empresa.
Neste espaço apresentamos e home-
nageamos os colaboradores que, ao
longo dos anos, têm contribuído com o
sucesso da empresa.
Talentos e ideias
Manter um ambiente de trabalho es-
timulante e que favoreça a troca de ex-
periências e de ideias entre as equipes
e a geração de conhecimentos é uma
das preocupações da ServiceBank.
Prova disso é a parceria que a empresa
firmou com a Faculdade de Economia
e Administração da USP para con-
tratação de novos talentos nas áreas
administrativa e de gestão.
A FEA-USP possui um programa dife-
renciado de estágios e de colocação
de profissionais, que busca oferecer
aos alunos oportunidades reais de de-
senvolvimento pessoal e profissional.
A parceria com a ServiceBank prevê
a contratação de estagiários, trainees
e efetivos – a empresa já contratou
dois estagiários para as áreas de RH e
Controladoria, além de um engenheiro
para a área financeira.
Como revelou José de Oliveira
Franco, gerente de RH, o convênio com
a FEA-USP é muito positivo para a com-
panhia, garantindo maior diversidade
de conhecimentos no ambiente de
trabalho, criando espaço para aprendi-
zado e intercâmbio contínuo.
A parceria da ServiceBank vai além
da contratação de novos talentos. A
empresa também iniciou um outro
projeto com a FEA Júnior USP, entidade
existente dentro da Universidade,
formada e gerida por estudantes com
supervisão dos professores, que presta
serviços de consultoria para empresas,
empreendedores e organizações. A
FEA Júnior USP está auxiliando na ela-
boração do planejamento estratégico
da ServiceBank para 2010.
Com o objetivo de trabalhar aspectos
relacionados à liderança e relaciona-
mento interpessoal, foi realizado, na
filial Rio de Janeiro, um treinamento
motivacional conduzido pelo gerente de
RH, José de Oliveira Franco.
O evento ocorreu entre 2 e 4 de julho e
foi uma grande oportunidade para ouvir
os colaboradores e identificar pontos que
podem ser melhorados com ações de RH.
O grupo, formado por cerca de 30 pes-
soas, respondeu também a uma pesquisa
de percepção, cujos resultados serão
utilizados pelo setor para o desenvol-
vimento de novos projetos. Além disso,
os colaboradores ainda esclareceram
dúvidas e conheceram melhor os planos
da empresa para os próximos meses.
Segundo o gerente de RH, a intenção
é realizar outros treinamentos na filial
do Rio de Janeiro e também em outras
unidades da empresa.
Treinamento motivacional no Rio
FIlIAIS
Para garantir a satisfação dos clien-
tes com a mais alta performance nos
serviços, a rotina de trabalho de Carlos
Humberto Torres, superintendente da
filial São Paulo, envolve muitos desa-
fios. Além da unidade localizada na
capital paulista, Torres é responsável
pelas operações das filiais instaladas
nas cidades de Campinas, Santos,
Ribeirão Preto, Bauru, São José do Rio
Preto e São José dos Campos.
A estrutura de São Paulo atende 33
clientes: além de empresas do merca-
do financeiro, constam também gran-
des empresas de varejo, escritórios de
advocacia, empresas da área médica,
seguradoras, escritórios de cobrança
e contabilidade. “Todos os nossos
clientes contratam SLAs com níveis de
processamento acima de 99% , índice
que cumprimos com eficácia - temos
alcançado bônus dos clientes por bons
serviços prestados”, destaca Torres.
Esta filial tem uma importância
histórica para empresa: foi na cidade
de São Paulo que a ServiceBank iniciou
suas operações, em 1995, na época
com instalações muito menores e
atendendo a um número restrito de
clientes. Hoje, a unidade conta com
uma área de 1800 m² e possui uma
plataforma integrada de produtos e
serviços, que abrange o gerenciamen-
to eletrônico e custódia de documen-
tos, Business Process Outsourcing
(BPO), guarda física e processamento
de documentos.
Para se ter ideia
da responsabilidade
da superintendên-
cia e da equipe, na
filial são processados
mensalmente mais
de dez milhões de
documentos. E os
serviços de custódia
de cheques envolvem
a guarda física de oito
milhões de cheques.
“A unidade tra-
balha com tecnologia de ponta para
garantir total segurança nos processos.
Possuímos scanners de alta velocidade
e de última geração e classificadoras
de cheques de alta produção, e nossa
operação é também é filmada sem
interrupção”, revela o superintendente.
Torres trouxe para a ServiceBank sua
larga experiência no mercado financei-
ro, adquirida em grandes bancos como
Unibanco e ABN-Real, onde trabalhou
em importantes projetos. Na Service-
Bank, ele também já acumula grandes
conquistas: o superintendente partici-
pou ativamente da implantação de fer-
ramentas para a gestão de resultados e
produtividade, que contribuíram para
manter a filial rentável e eficiente.
Atualmente, o foco da superin-
tendência é atuar na integração das
operações de GED (Gerenciamento
Eletrônico de Documentos) no Centro
de Guarda de Documentos, um novo
serviço que a ServiceBank desenvolveu
para o mercado.
“O CGD nos remeterá à busca das
melhores práticas mercadológicas,
com inovações de pontos de controle,
que ainda não são utilizados pelos
nossos concorrentes e que nos trarão
um diferencial competitivo na conso-
lidação da excelência na prestação de
serviços”, analisa Torres.
Para atender à nova operação, a filial
mantém todas as suas necessidades
pontuadas em “Project Plan”, a fim de
garantir o maior nível de serviços. “De
forma estruturada, estamos admi-
nistrando esse novo produto com
empenho total e muita confiança nos
resultados”, garante.
Carlos Torres: experiência voltada aos novos serviços
Eficiência comprovadaFilial SP está preparada para realizar a integração das operações de GED no Centro de Guarda de Documentos
O foco é nas operações de GED no novo Centro de Guarda de Documentos