Relatório Gerencial - Rio de Janeiro

Secretaria de Fazenda e Planejamento

Governo do Estado do Rio de Janeiro

Relatório Gerencial

Setembro – Outubro de 2018

SUBSECRETARIA DE GESTÃO

Sobre o Relatório Gerencial

Este Relatório apresenta o andamento das atividades das equipes da

Subsecretaria de Gestão, considerando os objetivos estratégicos,

específicos e as iniciativas definidas no Plano Diretor 2017-2018. O

Relatório revela as atividades e a produtividade das equipes da SUBGEST,

além da operacionalização dos objetivos específicos, apresentando suas

competências organizacionais e atividades.

A partir do mês de agosto de 2018, a SUBGEST passou por uma alteração

das suas competências institucionais, englobando as Gerências de

Desempenho Institucional e de Planejamento Estratégico e tendo

separada de suas atribuições a estrutura responsável pela gestão

patrimonial do Estado do Rio de Janeiro, conforme estabelecido pelo

Decreto 46.419/2018.

Outras alterações relevantes foram que a Equipe responsável pela gestão

das Redes e das capacitações da SUBGEST tornou-se a Gerência de

Modernização e Gestão Integrada e, dentro da Superintendência de

Gestão por Processos, antiga Superintendência de Processo Digital, foi

criada a Unidade Gestora do SEI-RJ. Foram realizadas adequações também

na Superintendência de Logística, com a criação da Assessoria Especial de

Logística e da Coordenadoria de Gestão de Transportes, além da Gerência

de Planejamento das Funções Logísticas.

Com a divulgação do Relatório, esperamos contribuir para aumentar a

consciência estratégica sobre a atuação e os objetivos da Subsecretaria,

além de tornar público o desempenho da equipe na busca pela melhoria

do gasto público.

O progresso das iniciativas e a aferição dos indicadores derivados do Plano

Diretor são apresentados no documento Relatório de Progresso das

Iniciativas SUBGEST, relacionado ao presente.

Boa leitura!

http://www.fazenda.rj.gov.br/sefaz/content/conn/UCMServer/uuid/dDocName%3aWCC201619



SUMÁRIO

1. Superintendência de Gestão por Processos – SGPP ............................................................. 4

1.1 Unidade Gestora do SEI-RJ ............................................................................................ 9

1.2 Equipe de Capacitação e Comunicação ....................................................................... 10

1.3 Equipe de Implantação e Operação do Processo Eletrônico ...................................... 11

1.4 Gestão Documental ..................................................................................................... 12

1.5 Escritório de Processos................................................................................................ 13

2 Superintendência de Logística ............................................................................................ 15

2.1 Coordenadoria de Gestão de Transportes - COGETRANSP ......................................... 15

2.2 Equipe de Gestão de Combustíveis ............................................................................. 15

2.3 Assessoria Especial de Logística – ASLOG ................................................................... 21

2.4 Equipe de Gestão de Fornecedores – FOR .................................................................. 21

2.5 Equipe de Administração de Sistemas – SIST .............................................................. 23

2.6 Equipe de Patrimônio Móvel e Intangível – EPMI ....................................................... 28

2.7 Coordenadoria de Gestão Estratégica de Suprimentos – COGES ............................... 30

2.8 Gerência de Planejamento das Funções Logísticas – GPLOG...................................... 30

2.9 Equipe de Monitoramento das Funções Logísticas ..................................................... 31

2.10 Equipe Central de Estratégias de Logística – CEL ........................................................ 34

3 Subsecretaria de Gestão – Equipes transversais ................................................................. 38

3.1 Assessoria de Gestão – ASGEST ...................................................................................... 38

3.1.1 Apoio Jurídico e Unidade de Gestão de Projetos .................................................... 38

3.1.2 Equipe Administrativa ............................................................................................. 40

3.2 Gerência de Modernização e Gestão Integrada – GEMOGI ............................................ 41

3.3 Suporte aos Usuários de Sistemas da SUBGEST ............................................................. 44

1. Superintendência de Gestão por Processos – SGPP

A Superintendência de Gestão por Processos engloba a Unidade Gestora do SEI-RJ e o

Escritório de Processos, além de 1 coordenadoria, de Desenvolvimento e Sustentação

do Processo Digital, que está alocada na Subsecretaria Adjunta de Tecnologia da

Informação, haja vista ter como sua atribuição o desenvolvimento técnico do sistema

de processo digital do estado.

Estrutura Organizacional:

Estão entre as atribuições da SGPP a definição do modelo e a parametrização e

o gerenciamento do processo administrativo digital de toda a administração pública

pertencente ao Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro.

o Elaboração de normativos: Descrição Situação

Resolução de virada de chave – SEFAZ/SESEG Publicada

Resolução de virada de chave - SEFAZ Publicada

Resolução de adoção do SEI - PMERJ Publicada

Resolução de virada de chave – SEFAZ/CGE Publicada

Resolução de adoção do SEI - SEGOV Publicada

Resolução sobre procedimentos de protocolo Em análise

SGPP Superintendência de Gestão

por Processos

Unidade Gestora do SEI-RJ

Capacitação e comunicação Implantação e operação do

Processo Eletrônico

Escritório de Processos Desenvolvimento e

Sustentação do Processo Digital

o Migração de Processos:

Total de 43 tipos de processos migrados na SEFAZ,SESEG, PGE E CGE:

Órgão Processo Mês de

Migração

SEFAZ

Credenciamento de Usuário Externo no SEI-RJ Setembro

Recolhimento de Imposto de Transmissão Causa-Mortis e Doações de Quaisquer Bens e Direitos (ITD) em Dissolução Conjugal

Concessão de Licença para Acompanhar Cônjuge

Realização de Pregão Eletrônico

Realização de Pregão Eletrônico para Sistema de Registro de Preço

Inexigibilidade de Licitação

Dispensa de Licitação para Compras de Materiais e Serviços por Valor

Adesão a Ata de Registro de Preço do Poder Executivo Estadual

Autorização Prévia para Contratação de Seguros

Cumprimento de Decisão Judicial sobre Consignação

Prestação de Contas das Contratações da Administração Pública Estadual

Descentralização de Crédito Orçamentário

Prestação de Contas da Utilização de Crédito Descentralizado

Recadastramento de Consignatários

SESEG

Nomear, Exonerar e Designar Servidores em Cargo em Comissão Outubro

Solicitar Contratação de Bens e Serviços

Realizar Pregão Eletrônico

Aderir a Ata Externa de Registro de Preço

Realizar Pregão Eletrônico para Sistema de Registro de Preço


SEFAZ

Solicitação de Contratação de Bens e Serviços Outubro

Inclusão de Dependentes no Imposto de Renda

Concessão de Licença Prêmio;

PGE

Contratação: Solicitação de Contratação Outubro

Contratação: Aplicação de Penalidades

Financeiro: Descentralização de Créditos

Recursos Humanos: Solicitação de Diárias - PGE

Recursos Humanos: Auxílio Saúde - PGE

Recursos Humanos: Afastamento Eleitoral

Recursos Humanos: Licença para Trato de Interesse Particular

Recursos Humanos: Licença Médica

Recursos Humanos: Afastamento

Recursos Humanos: Promoção e Progressão

Recursos Humanos: Encerramento de Folha de Servidor Inativo

Recursos Humanos: Encerramento de Folha de Servidor Falecido

Recursos Humanos: Encerramento de Folha de Pensionista Especial

CGE

Licença Prêmio Outubro

Auxílio Funeral

Concessão de Diárias e Traslados a Servidores Públicos Civis e Empregados Públicos Realizar Pregão Eletrônico

Realizar Processo de Dispensa Licitação

Realizar Processo de Inexigibilidade de Licitação

Realizar Pagamento a Fornecedores

o Número de Processos Abertos x Órgão:

Órgão Tipo de processo Qtde

SESEG Administrativo : Elaboração de Correspondência Interna 697

SEFAZ Administrativo : Elaboração de Correspondência Interna 515

SEFAZ Administrativo : Elaboração de Ofício de Mero Expediente 181

SEFAZ Administrativo: Concessão de Diárias e Traslados a Servidores Públicos Civis e Empregados Públicos

150

SEFAZ Financeiro: Pagamento de Despesas de Serviços Contratados 130

PGE Decisão Judicial: Orientação para Cumprimento de Julgado 75

SEFAZ Logística : Emissão, Atualização e Renovação de Certificado de Registro Cadastral

47

SESEG Financeiro: Pagamento de Despesas de Serviços Contratados 41

SEFAZ Receita: Concessão de Ressarcimento de ICMS - Substituição Tributária

34

SEFAZ Logística: Cadastramento de Veículos 33

SEFAZ Administrativo: Migração de Processos Administrativos para o SEI-RJ 28 SEFAZ Administrativo: Credenciamento de Usuário Externo 25

CGE Administrativo : Elaboração de Correspondência Interna 20

SEFAZ Recursos Humanos: Remoção de Servidor 17

PGE Financeiro: Pagamento de Despesas de Serviços Contratados - PGE 15 SESEG Segurança: Solicitação de Registros de Serviço 190 14

PGE Contratação: Inexigibilidade 11

PGE Recursos Humanos: Concessão de Licença Prêmio - PGE 11

SESEG Administrativo: Concessão de Diárias e Traslados a Servidores Públicos Civis e Empregados Públicos

10

SEFAZ Logística: Descadastramento de Veículos 10

SEFAZ Receita: Restituição de Indébito Tributário 9

SEFAZ ITD: Dissolução Conjugal - Extrajudicial apenas com Bens Imóveis 8 SEFAZ Recursos Humanos: Concessão de Auxílio Funeral 8

SESEG Segurança: Disponibilização de Imagens de Videomonitoramento Urbano

8

SEFAZ Receita: Concessão de Regime Especial 8

SEFAZ ITD: Dissolução Conjugal - Judicial Apenas com Bens Imóveis 6

PGE Contratação: Dispensa de Licitação para Compras de Materiais e Serviços por Valor

6

SEFAZ Receita: Consulta Tributária 5

PGE Recursos Humanos: Nomeação Composta em Cargo em Comissão 5

SEFAZ Receita: Aproveitamento Extemporâneo de Crédito de ICMS 5 SEFAZ Patrimônio: Entrega e Recebimento de Bens Imóveis 4

PGE Contratação: Acompanhamento da Execução 4

SEFAZ Decisão Judicial: Cumprimento de Decisão Judicial sobre Consignação 4 SEFAZ Administrativo : Elaboração de Correspondência Interna com

Informações Restritas 4

SEFAZ ITD: Dissolução Conjugal - Judicial com Bens Móveis e Imóveis 4

PGE Recursos Humanos: Designação de Servidor em Cargo em Comissão 4

SEFAZ ITD: Dissolução Conjugal - Extrajudicial com Bens Imóveis e Móveis 4

PGE Recursos Humanos: Concessão de Auxílio Funeral 3

SEFAZ Logística: Solicitação de Combustível 2

SESEG Administrativo : Elaboração de Correspondência Interna com Informações Restritas

2

PGE Contratação: Pregão Eletrônico da Diretoria de Gestão - PGE 2

SEFAZ Administrativo : Elaboração de Ofício de Mero Expediente com Informações Restritas

2

SEFAZ Decisão Judicial: Orientação para Cumprimento de Julgado 2

PGE Administrativo : Elaboração de Correspondência Interna com Informações Restritas

1

SESEG Recursos Humanos: Remoção de Servidor 1

PGE Recursos Humanos: Licença para Acompanhar Cônjuge - PGE 1

PGE Contratação: Adesão a Ata Externa 1

SESEG Segurança: Solicitação de Registros de Utilização de Viaturas Policiais via GPS

1

SESEG Segurança: Solicitação de Registros de Radiocomunicação Crítica 1

SEFAZ Contratação: Prestação de Contas das Contratações da Administração Pública Estadual

1

SEFAZ ITD: Dissolução Conjugal - Judicial Apenas com Bens Móveis 1 SEFAZ ITD: Dissolução Conjugal - Extrajudicial apenas com Bens Móveis 1 PGE Contratação: Pregão Eletrônico 1

TOTAL: 2.183

1.248; 57%

775; 36%

140; 6% 20; 1%

N° de Processos x Órgão

SEFAZ

SESEG

PGE

CGE

o Evolução do número de processos gerados no bimestre

o Documentos gerados no SEI X Tipo de Documento*

515

181 150 130

0

100

200

300

400

500

600

SEFAZ

Tipos de Processos mais Utilizados na SEFAZ

Administrativo : Elaboração deCorrespondência Interna

Administrativo : Elaboração de Ofíciode Mero Expediente

Administrativo: Concessão de Diárias eTraslados a Servidores Públicos Civis eEmpregados Públicos

Financeiro: Pagamento de Despesasde Serviços Contratados

20 32 108

482

766

309

466

0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

Setembro Outubro

Evolução da Qtde de Processos abertos x Órgão

CGE

PGE

SEFAZ

SESEG

*Documentos externos: Documentos que não são gerados pelo editor de textos do SEI-RJ.

Documentos internos: Documentos gerados pelo editor de textos do SEI-RJ.

o Apresentação e participação em reuniões com os órgãos abaixo para acompanhamento, apoio ou divulgação do SEI-RJ:

Data Descrição Órgão

13/09 Reunião Expansão SEI PROCON

14/09 Reunião Expansão SEI SEA/INEA

11/10 Visita a PMERJ para dirimir dúvidas PMERJ

17/10 Reunião Expansão SEI IOERJ

17/10 Apresentação do SEI para o Piauí N/A

18/10 Reunião Expansão SEI AGESTRANSP

19/10 Alinhamento sobre peticionamento eletrônico para o IPVA SEFAZ/SSER

30/10 Alinhamento sobre uso de vídeos no SEI SESEG/SSCC

31/10 Alinhamento sobre peticionamento eletrônico para processos da Receita

SEFAZ/SSER

1.1 Unidade Gestora do SEI-RJ

A Unidade é responsável por coordenar a implantação do Processo Digital no âmbito

do Poder Executivo Estadual e por apoiar os órgãos e entidades para melhor operação

do sistema informatizado de tramitação digital dos processos administrativos do

Estado, capacitando os servidores e auxiliando na elaboração da documentação.

o Atividades realizadas pela Coordenadoria:

- Condução de reuniões de validação de processos com apoio da equipe de processos:

Data Descrição Órgão

05/09 Reunião de levantamento de processo de enquadramento de benefícios fiscais

SEFAZ/SSER

9.172; 50% 9.072; 50%

Quantidade de documentos no SEI X Tipo

Externos

Internos

08/10 Alinhamento sobre processos tributários SEFAZ/SSER

- Realização de Cursos Rápidos sob demanda: Analista e Auditores do ITD.

- Realização do Curso Presencial SEI-RJ de Setembro e Outubro. Foram capacitados

109 servidores neste período:

1.2 Equipe de Capacitação e Comunicação

A Equipe de Capacitação e Comunicação tem como atribuição gerir, pensar e executar

as ações definidas no Plano de Comunicação da Implantação do SEI. Ainda, cabe a esta

Equipe executar os esforços definidos no Plano de Capacitação, com o objetivo de

orientar e capacitar os usuários do sistema.

Desta forma, cabe a essa equipe dimensionar as ações necessárias, os recursos

desejáveis e estabelecer os instrumentos adequados para facilitar a divulgação, a

implantação e a capacitação dos usuários do SEI-RJ no âmbito do Poder Executivo

Estadual.

o Atividades realizadas pela Assessoria:

- Elaboração de 6 vídeos sobre a utilização do sistema:

Módulo Vídeo

Usuários externos Usuário externo – O que é Visualizando processos como usuário externo Cadastro e 1º acesso Assinando documentos como usuário externo Peticionamento eletrônico Peticionamento eletrônico intercorrente

41

19

12 10 10

6 6 5

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

Nº de Participantes x Órgão

SEFAZ

PGE

SESEG

PMERJ

RIOPREVIDENCIA

SEGOV

CENTRAL

CGE

- Elaboração de 5 Informativos/Infográficos sobre a utilização do sistema ou migração de novos processos:

Módulo Assunto Data

Funcionalidades do SEI

Retorno programado 20/set

Peticionamento eletrônico no ITD 09/out

Processos no SEI

CI com informações restritas 01/out

Mudança no nome do processo de passagens 23/out

Novos processos migrados CGE/SESEG 31/out

1.3 Equipe de Implantação e Operação do Processo Eletrônico

A equipe tem como atribuição realizar a implantação do sistema informatizado de

tramitação digital dos processos administrativos nos órgãos e entidades, dando

suporte aos usuários presencialmente ou à distância.

É responsável, também, pelo suporte de nível técnico do Sistema de Processo Digital

legado e do atual, além de realizar configurações e parametrizações no sistema.

o Atividades realizadas pela Equipe:

- Elaboração de Procedimento Operacional Padrão:

- Processo de Remoção de Servidor – 3 POP’S

- Configuração SEI plano de expansão:

o CGE - Criação, montagem e configuração de endereço e unidades

protocoladoras – 89 unidades

Criação e permissionamento de usuários - 103 usuários

o PMERJ – Configuração de endereço e unidades – 160 unidades

Permissionamento de usuários – 7.707 usuários

o SEGOV - Criação, montagem e configuração de endereço e unidades

protocoladoras – 17 unidades

Criação e permissionamento de usuários - 27 usuários

o Atendimentos realizados x Tipo de problema - Setembro a Outubro/2018 Total de atendimentos: 190

1.4 Gestão Documental

- Elaboração de 80 documentos-padrão nos ambientes de Produção e

Treinamento relacionados aos novos processos migrados.

- Cadastro de tipologias documentais, código de classificação provisório e

informações sobre temporalidade referentes aos processos abaixo nos ambientes de

Treinamento e Produção:

Processo

Credenciamento de Usuário Externo no SEI-RJ



Realização de Pregão Eletrônico

Realização de Pregão Eletrônico para Sistema de Registro de Preço


Dispensa de Licitação para Compras de Materiais e Serviços por Valor

Adesão a Ata de Registro de Preço do Poder Executivo Estadual








Inclusão de Dependentes no Imposto de Renda;

Contratação: Solicitação de Contratação


Financeiro: Descentralização de Créditos


122

38

21

4 3 2 0

20

40

60

80

100

120

140

Atendimentos realizados x Tipo de Problema

Gestão de Usuário

Dúvida

Treinamento

Negócio

Usuário externo

Erro

Recursos Humanos: Auxílio Saúde - PGE









1.5 Escritório de Processos

O Escritório de Processos da SGPP tem como atribuição instituir uma metodologia

padrão de mapeamento de processos, de modo a orientar e capacitar os diversos

órgãos no trabalho para a implantação do sistema de processo administrativo digital.

Ademais, cabe ao Escritório a função de difundir a cultura de gestão por processos no

âmbito do Poder Executivo. Dessa maneira, será possível fomentar a realização de

mapeamentos e aprimorar o conhecimento dos processos organizacionais por parte

dos agentes públicos, estimulando o compartilhamento de ideias e evidenciando

oportunidades de melhoria.

No âmbito desta SUBGEST, também cabe à equipe do Escritório de Processos o

mapeamento e análise de processos administrativos e de negócio.

o Atividades realizadas pela Equipe:

- Análise e mapeamento de 12 processos para cadastro no SEI-RJ:

Órgão Processo

SEFAZ Cumprimento de Decisão Judicial - Consignado

Solicitação de Contratação de Bens e Serviços

Revisão do Processo de Descentralização de Crédito

Revisão dos Processos de Pregão eletrônico

Revisão dos Processos de Gestão de Contratos

Solicitação de Autorização Prévia para Contratação de Seguros

PGE Solicitação de Diárias - PGE

Auxílio Saúde - PGE

Afastamento Eleitoral

Licença para Trato de Interesse Particular

Licença Médica

Afastamento

Promoção e Progressão

Encerramento de Folha de Servidor Inativo

Encerramento de Folha de Servidor Falecido

Encerramento de Folha de Pensionista Especial

- Criação da base de conhecimento para os processos já validados.

Total de 27 bases de conhecimento criadas: Processo

Aderir a Ata Externa de Registro de Preço



Concessão de Licença Prêmio


Credenciamento de Usuário Externo no SEI-RJ



Inclusão de Dependentes no Imposto de Renda




Realizar Pregão Eletrônico

Realizar Pregão Eletrônico para Sistema de Registro de Preço





Recursos Humanos: Auxílio Saúde – PGE









2 Superintendência de Logística

2.1 Coordenadoria de Gestão de Transportes - COGETRANSP

É atribuição da coordenadoria promover a Gestão da Frota e do Abastecimento de

combustíveis dos órgãos estaduais, através do Sistema Integrado de Aquisição e

Distribuição de Combustíveis – SIADC. A coordenadoria gerencia o cadastro de veículos

oficiais da frota do Estado e adota medidas necessárias ao consumo eficiente de

combustíveis pelos veículos da frota estadual. Além disso, auxilia na elaboração de

contratação centralizada de fornecimento de combustíveis para os Órgãos

participantes do SIADC.

2.2 Equipe de Gestão de Combustíveis

A Equipe de Gestão de Combustíveis tem como principal atribuição aprimorar o

modelo de aquisição de combustíveis, com o objetivo de otimizar os recursos

empregados no abastecimento da Frota estadual e gerenciar a política de

abastecimento da frota automotiva estadual. Atualmente a Equipe trabalha na Gestão

do Contrato de Fornecimento de Combustíveis.

SUPLOG Superintendência de Logística

Coordenadoria de Apoio Logístico

Administração de sistemas logísticos

Cadastro de Fornecedores

Transportes

Gestão de Frota

Gestão de Combustíveis

Coordenadoria de Políticas de

Logística

Monitoramento das funções

logísticas

Central de Estratégias de

Logística

Planejamento das funções logísticas

o Controle de Despesas com Combustíveis

Foram recebidas 58 Notas de Descentralização de Créditos, encaminhadas

pelos Órgãos participantes do SIADC, para a adoção de providências quanto ao

controle de saldos orçamentários e a solicitação de empenhamento de despesas.

DESCENTRALIZAÇÃO DE CRÉDITO

MÊS QUANT. DE NDC(s) VALOR EMPENHADO

set/18 19 R$ 716.500,00

out/18 39 R$ 2.268.871,88

TOTAL 58 R$ 2.985.371,88

o Controle de Programações de Desembolso relativas ao pagamento de

combustíveis – SIAFERIO

No período de 01/09/2018 a 31/10/2018 foram analisadas e enviadas ao

Tesouro Estadual para execução 539 Programações de Desembolso – PD(s).

PDs Emitidas

UG emitente set/18 out/18 BIMEST

SIADC 86 106 192

PMERJ 134 180 314

PCERJ 3 11 14

CBMERJ 4 10 14

DER 3 2 5

TOTAL 230 309 539 Nota: A pouca quantidade de PD`s do CBMERJ no relatório gerencial, justifica-se pelo motivo de

utilizarem fonte de recurso próprio e serem os responsáveis pela execução dentro do prazo previsto.

o Tramitação de documentos relativos à disponibilidade de crédito e de aquisição de combustíveis por ofício

Foram realizadas 69 atividades no SEI-RJ no período de setembro a outubro:

ATIVIDADES DA EQUIPE DE COMBUSTÍVEL - SEI

Tipo de Atividade set/18 out/18 BIMEST

-

20

40

60

80

100

Notas de Crédito

Análise de Disponibilidade de Crédito 21 31 52

Aquisição de Combustíveis 9 8 17

TOTAL 30 39 69

o Gestão do Programa de Eficiência Veicular – Padrão de Desempenho

O Programa de Eficiência Veicular estabelece que, mensalmente, a SUBGEST

publicará no DOERJ a relação dos veículos que terão seus abastecimentos suspensos

por 7 (sete) dias por terem apresentado, no mês anterior à publicação, desempenho

abaixo do mínimo estabelecido pelo Decreto 46.053/2017, regulamentado pela

Resolução SEFAZ nº 132/2017. Também é publicada a relação dos veículos que terão

seus abastecimentos suspensos por apresentarem mau funcionamento do odômetro.

Para ambos os casos, o Decreto 46.053 determina a suspensão temporária do

abastecimento.

Veículos com problema na aferição de quilometragem MÊS Odômetro com Defeito Odômetro Consertado

set/18 64 109

out/18 46 135

TOTAL 110 244

- Setembro / 2018

352

142 129

164

124 96

110 117

368

241

292

254

197

244

5° bim 2017 6° bim 2017 1° bim 2018 2° bim 2018 3° bim 2018 4° bim 2018 5° bim 2018

Manutenção dos Odômetros

Odômetros com defeito Odômetros manutenidos

- Outubro / 2018

o Controle e gestão do padrão de desempenho mínimo

Abaixo informações sobre os veículos abaixo do Padrão Mínimo definido e que

tiveram abastecimento suspenso pela Equipe de Gestão de Frota.

- Setembro / 2018

6 5 5

4 3 3

2 2 2 2 2

01234567

TOP 10 - ODÔMETROS NECESSITANDO DE MANUTENÇÃO

12

7 6

5

2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

0

2

4

6

8

10

12

14

TOP 10 - ODÔMETROS NECESSITANDO DE MANUTENÇÃO

90

49

35 35 34 29 26 24 21 8 3

35

6 11 15 17

2 1 6

24

0

20

40

60

80

100

INEA DETRAN DEGASE IPEM DETRO SEAP SSMCC SEGOV -OBF

SEAPEC SEGOV -OLS

TOP 10 - PADRÃO DE EFICIÊNCIA

Eficientes

Ineficientes

- Outubro / 2018

o Sistema de Controle Total de Frotas – CTF Operações de cadastramento de novos veículos no CTF: Total 179.

Subfrota set/18 out/18 Total

geral NÃO PRÓPRIO PRÓPRIO TOTAL NÃO PRÓPRIO PRÓPRIO TOTAL

DEGASE 6 6 6

DETRO 2 2 3 3 5

EMOP 15 15 15

FAETEC 1 1 1

FLXIII 1 1 1 1 2

FSERJ 11 11 11

FUNARJ 1 1 1

I.O 5 5 5

INEA 3 3 51 51 54

RIOPREVIDENCIA 1 1 1

SEAP 1 1 1

SEDEIS 3 3 3

SEGOV 59 59 59

SEOBRAS 1 1 1

SESEG 1 1 1

SSCS 1 1 1

SSMCC 12 12 12

Total geral 69 5 74 105 0 105 179

83

37 37 35 34 34 25 23 22

6 10

39

10 6

14 12

2 2 2

27

0

20

40

60

80

100

INEA DETRAN SEAP DEGASE DETRO IPEM SSMCCSEGOV - OBFSEAPPASEGOV - OLS

TOP 10 - PADRÃO DE EFICIÊNCIA

Eficientes

Ineficientes

o Atribuição de Número de Ordem a Veículos

ATRIBUIÇÃO E RETIRADA DE NÚMEROS DE ORDEM DE VEÍCULOS OFICIAIS

SIGLA

set/18 out/18

Total geral Atribuição de Nº de Ordem

Retirada de Nº de

Ordem TOTAL

Retirada de Nº de

Ordem TOTAL

DETRAN 13 13 13

EMATER 258 258 258

FUNARJ 1 1 1

INEA 3 3 3

SESEG 1 1 1

Total geral 5 258 263 13 13 276

o Liberação de uso do cartão TAG

O uso do cartão TAG é liberado quando há a necessidade da utilização de um

veículo reserva, de forma temporária. A liberação ocorre em virtude de o veículo não

estar credenciado no sistema CTF, sendo uma alternativa para o abastecimento.

ÓRGÃO set/18 out/18 LIBERAÇÃO

TOTAL Atendido Recusa Atendido Recusa

AGETRANSP 3 * 3 * 6

PGE 1 * 2 * 3

SSCS 1 * * * 1

LEÃO XIII 1 * * * 1

SETRAB 2 * 4 * 6

SEC 1 * 1 * 2

SEGOV-OSP 2 * * * 2

EMOP 1 * 2 * 3

SEOBRAS * * 2 * 2

SEEDUC * * 1 * 1

SSMCC * * 2 * 2

0

50

100

150

200

250

MEDIA 2017 Jan/Fev-2018 Mar/Abr-2018 Mai/Jun-2018 Jul/Ago-2018 Set/Out-2018

Veículos Cadastrados

CODIN * * 1 * 1

RIOPREV * * 1 * 1

FS * * 4 * 4

TOTAL 12 0 23 0 35

o Comparativo de abastecimento via TAG (em litros)

VOLUME TOTAL DE ABASTECIMENTO COM TAG – SET e OUT

COMBUSTÍVEL 2017 2018

GASOLINA 3.680,02 10.812,88

DIESEL 179,89 2.343,44

2.3 Assessoria Especial de Logística – ASLOG

É atribuição desta Assessoria, em especial, promover a gestão e buscar melhorias nos

sistemas informatizados de logística; administrar e aprimorar o cadastro de

fornecedores do Poder Executivo; e executar e aperfeiçoar as atividades de gestão,

propondo normativos, indicando propostas para a modernização, padronização e

orientação para o controle do patrimônio móvel dos órgãos e entidades do Poder

Executivo estadual.

2.4 Equipe de Gestão de Fornecedores – FOR

A principal responsabilidade da equipe é administrar e aprimorar o cadastro de

fornecedores do Poder Executivo, realizando para tal:

- Credenciamento e a liberação dos registros dos fornecedores e emissão do Certificado

de Registro Cadastral - CRC dos já credenciados, nos termos da Lei 8.666;

- Registro e controle no SIGA das ocorrências das penalidades restritivas ao direito de

licitar e contratar aplicadas aos fornecedores;

0,00

2.000,00

4.000,00

6.000,00

8.000,00

10.000,00

12.000,00

GASOLINA DIESEL

3.680

179

10.812

2.343

ABASTECIMENTO TAG

2017

2018

- Divulgação de informações sobre os fornecedores penalizados no Cadastro de Empresas

Inidôneas e Suspensas do Governo Federal - CEIS, de âmbito nacional; e

- Desenvolvimento da comunicação com os atuais e potenciais fornecedores.

ATIVIDADES DE GESTÃO DE FORNECEDORES

Tipo de Atividade Set/18 Out/18 BIMEST

Registros liberados 122 169 291

Credenciamentos recebidos 118 86 204

Credenciamentos liberados 86 74 160

CRC´s recebidos 44 25 69

CRC's concedidos 4 33 37

Atualizações de CRC 274 305 579

Alterações cadastrais 59 57 116

Registro Empresa Estrangeira 4 6 10

Atendimentos telefônicos 576 644 1224

E-mails 217 205 422

Registro e Efetivação de Penalidades no SIGA/ CEIS - CGU

5 0 5

TOTAL 1.509 1.604 3.117

ATENDIMENTOS TELEFÔNICOS – POR ASSUNTO

Assunto Set/18 Out/18 TOTAL

Liberação de registro 80 85 165

Liberação de credenciamento 186 196 382

Emissão de CRC

86 90 176

Registro/efetivação de penalidades 5 7 12

Atualização de CRC/Certidões 80 92 172

Alterações Cadastrais 27 28 55

-

100

200

300

400

500

600

700

800

900

Atu

aliz

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RC

Reg

istr

os

liber

ado

s

Cre

den

ciam

en

tos

rece

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den

ciam

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tos

liber

ado

s

CR

C´s

rec

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os

CR

C's

co

nce

did

os

MEDIA 2017

Jan/Fev-2018

Mar/Abr-2018

Mai/Jun-2018

Jul/Ago-2018

Set/Out-2018

Senhas

25 35 60

CRC Digital

65 56 121

Outros 31 46 77

TOTAL 585 635 1220

E-MAILS RESPONDIDOS – POR ASSUNTO

Assunto Jul/18 Ago/18 TOTAL

Credenciamento 112 105 217

Alteração Cadastral 39 46 85

Outros 66 52 118

TOTAL 217 203 420

o Outras atividades desempenhadas pela equipe - Migração para o SEI dos processos de Certificado de Registro Cadastral –

CRC.

2.5 Equipe de Administração de Sistemas – SIST

A equipe atua na manutenção e atualização do sistema SIGA, elaborando e mantendo

atualizados os manuais do sistema, capacitando operacionalmente os usuários,

executando testes de homologação das melhorias, bem como analisando, juntamente

com o Suporte, os chamados dos usuários. Também atua na especificação funcional

dos SIGA II, na implantação do novo Portal de Compras, na intermediação da

comunicação entre TI e área de Negócio e na implantação das visões do SAP Lumira de

modo a oferecer informações para a tomada de decisões.

o Especificação funcional do Sistema SIGA II

MÓDULO I – Processo Interno, SRP, Modalidades Tradicionais

Conforme estratégia definida pela SUBGEST, temporariamente o desenvolvimento das especificações do MÓDULO I ficarão suspensas, dando ênfase ao desenvolvimento e conclusão do projeto de Modernização do SIGA I e ao novo Portal de Compras do Estado do Rio de Janeiro.

O Módulo I está 73% especificado, faltando concluir o contexto de Modalidades Tradicionais e Ata de Registro de Preços.

o Desenvolvimento do Novo Portal de Compras

A implantação do novo Portal de Compras compreende o desenvolvimento e homologação de 13 funcionalidades. Ao todo foram homologados 09 contextos, conforme quadro abaixo:

Funcionalidades Situação

Consultar Cadastro de Fornecedores Em Andamento

Acompanhamento on-line (pregão) Em Andamento

Gerenciador de Conteúdo Em Andamento

Contratos Em Andamento

Consultar Compras Diretas Homologado

Consultar Editais e Licitações Homologado

Pré-cadastro de Fornecedor Homologado

Consultar Atas de Registro de Preços Homologado

Consultar Catálogo Homologado

Consultar Sanções Homologado

Consultar Banco de Preços Homologado

Preços de Referência Homologado

Consultar Processo Eletrônico de Dispensa (PED) Homologado

Durante esse tempo a equipe atuou na adequação do padrão visual, no saneamento da base de dados e na execução das homologações, conforme quadro.

Quadro do Histórico de Homologações:

Funcionalidades Homologações

ESP06_Consultar Cadastro de Fornecedores

Aguardando ajustes no integrador do SIGA/SIAFE para finalizar o desenvolvimento.

ESP28_Contratos

1ª homologação – Entregue dia 12/07 e devolvido dia 20/07 para correções. 2ª homologação – Entregue dia 20/09 e devolvido dia 24/09 para correções. (homologação parcial) 3ª homologação – Entregue dia 28/09 e devolvido dia 02/10 para correções. (homologação parcial) 4ª homologação – Entregue dia 04/10 e devolvido dia 08/10 para correções. (homologação parcial)

ESP02_Consultar Compras Diretas

15ª homologação – Entregue dia 20/09 e devolvido dia 24/09 para correções. (homologação parcial) 16ª homologação – Entregue dia 02/10 e devolvido dia 03/10 para correções. (homologação parcial) 17ª homologação – Entregue dia 03/10 e homologado dia 04/10.

ESP22_Acompanhamento on-line

4ª homologação – Entregue dia 20/09 e devolvido dia 24/09 para correções. (homologação parcial) 5ª homologação – Entregue dia 28/09 e devolvido dia 10/10 para correções. (homologação parcial)

ESP24_Gerenciador de Conteúdo 3ª homologação – Entregue dia 05/10 e devolvido dia 05/10 para correções. 4ª homologação – Entregue dia 24/10

ESP01_Consultar Editais e Licitações

10ª homologação – Entregue dia 11/09 e devolvido dia 13/09 para correções. (homologação parcial) 11ª homologação – Entregue dia 20/09 e devolvido dia 25/09 para correções. (homologação parcial) 12ª homologação – Entregue dia 02/10 e devolvido dia 03/10 para correções. (homologação parcial) 13ª homologação – Entregue dia 05/10 e homologado dia 08/10.

Nos meses de Setembro e Outubro, a equipe de Administração de Sistemas realizou reuniões de alinhamento e validações com a equipe de desenvolvimento da

SATI, no intuito de sanar eventuais dúvidas sobre regras de negócio e bugs reportados nas homologações. Também foram realizadas reuniões com objetivo de tratar e sanar erros apontados no integrador do SIGA/SIAFE, os quais impactam diretamente no desenvolvimento dos contextos de Contratos e Consulta de Fornecedores.

Visando ganhar celeridade nas validações, ficou acordado entre a SUBGEST e a SATI que as homologações referentes aos contextos de Acompanhamento Online e Gerenciador de Conteúdo seriam em conjunto com os desenvolvedores, de modo que os ajustes ocorressem no momento das homologações.

Nesse mesmo sentido, a equipe da SUBGEST solicitou antecipadamente a criação do ambiente de homologação do Portal para que as áreas de negócio da SUPLOG pudessem realizar uma validação final nos contextos já homologados, de forma antecipar e prevenir eventuais problemas no ambiente de produção do portal.

o Melhorias do SIGA I

Conforme estratégia definida pela SUBGEST, ficou acertado que temporariamente as melhorias do SIGA ficariam suspensas, priorizando o desenvolvimento do projeto de Modernização do SIGA I.

o Administração do SIGA I

Nesse bimestre foram registradas 12 ocorrências técnicas de modo a garantir a operacionalidade dos sistemas envolvidos no SISLOG e 17 chamados contemplando publicações de notícias e apoio ao suporte SIGA.

CHAMADOS TÉCNICOS

Classificação Set/18 Out/18 BIMESTRE

Defeito 5 1 6

Dúvida 0 0

Pedido 2 3 5

Instabilidade 0 1 1

CHAMADOS DE APOIO AO SUPORTE SIGA

Classificação Set/18 Out/18 BIMESTRE

Publicação 5 4 9

Dúvida de Operação 0 1 1

Intervenção no Sistema 0 1 1

Erro do Sistema 0 2 2

Pedidos 0 3 3

Saneamento 0 1 1

o Modernização do SIGA I

O projeto de modernização da versão atual do Sistema SIGA tem como objetivo propiciar inovações no layout e nas funcionalidades, melhorando sensivelmente a experiência do usuário com o sistema, tendo em vista, as dificuldades encontradas para desenvolver a segunda versão do SIGA.

O cronograma do projeto teve início em Fevereiro de 2018 e contempla a finalização em duas etapas: a primeira em Dezembro de 2018, com a entrega do multibrowser e layout; e a segunda em Julho de 2019 para o pacote de melhorias.

Devido a atrasos no cronograma, a 1 entrega do projeto foi revista para ser entregue em fevereiro de 2019. A SUBGEST questionou a viabilidade de uma entrega parcial com a fase preparatória utilizando parcialmente os dois sistemas (Atual e Novo) para 12/2018. A SATI está verificando a viabilidade e possíveis impactos dessa opção.

Inicialmente foram mapeadas, para o projeto de Modernização do SIGA I, o desenvolvimento e a remodelagem de 10 contextos, contemplando um total de 91 funcionalidades, conforme quadro abaixo:

Contextos Total de Funcionalidades

Cadastro 46

Requisição 3

Registro de Preço 2

Processo 2

Licitação – Pregão 7

Licitação – Tradicionais 10

Contratação 6

Gestão 5

Almoxarifado 8

Compra Direta 2

De forma a melhorar o acompanhamento do projeto e agilizar as entregas para homologação, a equipe da SATI decidiu dividir as funcionalidades em pacotes menores, de modo que a SUBGEST não tenha de esperar o desenvolvimento completo da funcionalidade e tenha visibilidade do que está sendo feito.

Nesse período, a equipe da SUBGEST atuou próxima à equipe da SATI, realizando reuniões semanais de modo a definir o layout, regras de negócio e as melhorias das funcionalidades, bem como realizou a homologação de 18 funcionalidades relativas ao módulo de Cadastro, Requisição e Registro de preços, registrando ao todo 45 validações.

Quadro de Homologações: Funcionalidade Situação Homologações

Cadastro – Monitoramento do Usuário

Homologado 1ª - Entrega dia 18/10 e aprovado dia 23/10

Cadastro – Novo Menu Homologado 1ª - Entrega dia 03/10 e aprovado dia 11/10

Cadastro - Catalogar novo item Em homologação 6ª - Entrega dia 04/09 e devolvido dia 05/09

7ª - Entrega dia 24/09 e devolvido dia 27/09 8ª - Entrega dia 05/10 e devolvido dia 15/10 9ª - Entrega dia 22/10 e devolvido dia 22/10

Cadastro - Usuário Em homologação

4ª - Entrega dia 26/09 e devolvido dia 28/09 5ª - Entrega dia 05/10 e devolvido dia 15/10 6ª - Entrega dia 19/10 e devolvido dia 22/10 7ª - Entrega dia 25/10 e devolvido dia 26/10 8ª - Entrega dia 26/10 e devolvido dia 29/10 9ª - Entrega dia 29/10 e devolvido dia 30/10

Cadastro - Item Em Homologação

3ª - Entrega dia 10/09 e devolvido dia 13/09 4ª - Entrega dia 24/09 e devolvido dia 27/09 5ª - Entrega dia 28/09 e devolvido dia 01/10 6ª - Entrega dia 05/10 e devolvido dia 11/10 8ª - Entrega dia 22/10 e devolvido dia 23/10

Cadastro – Habilitação Fornecedor

Em Homologação

3ª - Entrega dia 26/09 e devolvido dia 02/10 4ª - Entrega dia 05/10 e devolvido dia 15/10 5ª - Entrega dia 17/10 e devolvido dia 23/10 6ª - Entrega dia 26/10 e devolvido dia 30/10

Cadastro – Habilitação Função Homologado 1ª - Entrega dia 19/10 e devolvido dia 23/10 2ª - Entrega dia 24/10 e devolvido dia 26/10 3ª - Entrega dia 26/10 e aprovado dia 26/10

Cadastro - Item Em Homologação 1ª - Entrega dia 23/07 e devolvido dia 26/07 2ª - Entrega dia 13/08 e devolvido dia 15/08

Cadastro – Habilitação Fornecedor

Em Homologação 1ª - Entrega dia 03/08 e devolvido dia 10/08 2ª - Entrega dia 15/08 e devolvido dia 17/08

Requisição – Consulta de Itens Homologado

3ª - Entrega dia 06/09 e devolvido dia 12/09 4ª - Entrega dia 24/09 e devolvido dia 26/09 5ª - Entrega dia 28/09 e devolvido dia 01/10 6ª - Entrega dia 03/10 e devolvido dia 10/10 7ª - Entrega dia 22/10 e aprovado dia 23/10

Requisição – Requisitar Cancelado 1ª - Entrega dia 04/10 e devolvido dia 23/10

Processo - Detalhe da Consulta Em Homologação 1ª - Entrega dia 22/10 e devolvido dia 26/10

Processo - Lista de Resultado de Consulta

Em Homologação 1ª - Entrega dia 05/10 e devolvido dia 15/10 2ª - Entrega dia 22/10 e devolvido dia 23/10 3ª - Entrega dia 29/10 e devolvido dia 30/10

Processo - Adição de Requisições do Processo

Em Homologação 1ª - Entrega dia 22/10 e devolvido dia 24/10 2ª - Entrega dia 29/10 e devolvido dia 30/10

Processo - Remoção de Requisições do Processo

Em Homologação 1ª - Entrega dia 22/10 e devolvido dia 24/10

Plano de suprimento - Criar PLS Em Homologação 1ª - Entrega dia 24/10 e devolvido dia 26/10

Plano de suprimento - Excluir PLS


Plano de suprimento - Consultar PLS


o SAP LUMIRA

Após a implantação, nesse período a equipe trabalhou na manutenção e melhoria das visões do SAP LUMIRA.

o Treinamento SIGA

Nos meses de Setembro e Outubro, a equipe realizou a capacitação prática do curso de “Formação de Pregoeiros”, abordando todo o fluxo de edital e licitação no sistema, exercícios de fixação, saneamento de dúvidas bem como apresentação do Portal do SIGA. Ao todo foram realizados 11 dias de treinamento com carga horária total de 44 horas.

2.6 Equipe de Patrimônio Móvel e Intangível – EPMI

A equipe atua na gestão de bens móveis, com intenção de expandir no tocante à

gestão de almoxarifado (materiais de consumo) e na gestão de bens intangíveis,

visando ao objetivo de propor políticas, normas, padronizar, implementar e

acompanhar as atividades de utilização, movimentação e desfazimento do Patrimônio

Móvel e Intangível o Estado do Rio de Janeiro, com vistas à modernização, eficiência e

eficácia, reduzindo custos e otimizando os recursos públicos.

Com as alterações estruturais na área, a EPMI foi transferida para dentro da ASLOG,

considerando as afinidades de trabalho.

o Ações vinculadas ao contrato de desenvolvimento do SBM

Setembro

- Reunião com o DER para resolução de dúvidas quanto ao ajuste inicial de bens

móveis e para preparação da carga inicial para implantação do SBM RJ;

- Envio de ofício - convite ao CBMERJ para participar do Plano de expansão do SBM

RJ;

- Recebimento dos ofícios da DPGE e AGENERSA para cadastramento no SBM RJ –

Plano de Expansão;

- Finalização da elaboração do material da apresentação da 2ª parte do treinamento

SBM RJ;

- Envio de 5 informativos para os usuários do SBM RJ sobre disponibilidade e

atualizações do sistema;

- Suporte 2º e 3º nível do SBM RJ para os órgãos-piloto, totalizando 20 chamados.

Outubro

- Início da elaboração do roteiro de exercícios para a 2ª parte do treinamento SBM;

- Publicação da Portaria SEFAZ/SUBGEST 30, que institui o procedimento para controle dos

bens móveis em cessão de uso no SBM RJ;

- Recebimento de resposta do CBMERJ via ofício, com manifestação de interesse em

implantar o SBM RJ – Plano de Expansão;

- Preparação para complementação do Manual SBM RJ;

- Reunião com o novo gestor da SEFAZ para orientações a respeito da gestão de bens

móveis;

- Realização de transferência de responsabilidade de gestor de bens móveis na

SEFAZ;

- Envio de informativo para os usuários do SBM RJ sobre depreciação e

disponibilidade do sistema;

- Reiteração da solicitação aos órgãos-piloto para envio da planilha de carga inicial no

formato do novo template;

- Suporte 2º e 3º nível do SBM RJ para os órgãos-piloto, totalizando 17 chamados.

Atividades de rotina:

- 4 publicações de disponibilidade de bens móveis dos órgãos e entidades do ERJ;

- Bloqueio de requisições no SIGA;

- Acompanhamento diário das atividades de bens móveis publicadas no DOERJ;

- Recebimento de 2 processos sobre doação de bens móveis da SEFAZ para dar

anuência à publicação das listas de disponibilidade de bens;

- Reunião com INEA para orientações a respeito da estruturação organizacional de

gestão de bens móveis da entidade.

o Publicação dos Bens Disponíveis dos órgãos e entidades do ERJ – Set/Out de 2018

PUBLICAÇÃO DE BENS DISPONÍVEIS

Estado de Conservação dos Bens set/18 out/18 BIMEST

Excelente 0 0 0

Bom 19 0 19

Regular 25 0 25

Péssimo 32 1 33

TOTAL 76 1 77

o Respostas encaminhadas através da REDEBENS

ATENDIMENTO REDEBENS

Descrição set/18 out/18 BIMEST

Atendimentos para sanar dúvidas via Rede Bens 4 8 12

0

10

20

30

40

MEDIA 2017 Jan/Fev-2018 Mar/Abr-2018 Mai/Jun-2018 Jul/Ago-2018 Set/Out-2018

Atendimentos REDEBENS

2.7 Coordenadoria de Gestão Estratégica de Suprimentos – COGES

Esta coordenação tem por principais atribuições o estabelecimento de diretrizes para

melhorias dos processos logísticos, a definição, na qualidade de Órgão Central do

Sistema Logístico do Estado, de estratégias de implementação das atividades de

desenvolvimento das políticas de logística e a supervisão do planejamento e da gestão

das atas de registro de preços referentes aos bens e serviços de uso de necessidade

comum. Além disso, realiza estudos e formula propostas para promover a

racionalização dos gastos e a modernização do planejamento e dos processos de

suprimentos e transportes do Poder Executivo do Estado.

2.8 Gerência de Planejamento das Funções Logísticas – GPLOG

A Gerência de Planejamento das Funções Logísticas concentra-se no desenvolvimento

e implantação de novos projetos na área logística, tendo por objetivo aperfeiçoar os

padrões de gestão das atividades logísticas do Estado.

Nos meses de setembro e outubro de 2018, a equipe da gerência concentrou esforços

nas áreas abaixo relacionadas, apresentando os resultados indicados a seguir:

o Plano Anual de Suprimentos

Foi desenvolvida e aplicada um metodologia de avaliação dos Planos Anuais de

Suprimentos elaborados pelos órgãos setoriais. Por essa metodologia, as estimativas

de aquisições informadas pelos órgãos são comparadas com as aquisições realizadas

através do SIGA, permitindo aferir a qualidade do planejamento em termos de sua

correspondência com as atividades efetivamente desenvolvidas. Essa avaliação

proporciona, ademais, uma ferramenta de orientação para os gestores logísticos

aperfeiçoarem os seus processos internos de planejamento. Neste momento avaliados

os 4 órgãos integrantes da 1ª onda de implantação do Plano de Suprimentos (SEFAZ,

PGE, SEDHMI e RIOPREVIDENCIA), que recebram suas avaliações no dia 25/10/2018.

o Plano Anual de Transportes

Foi proposto e incluído na minuta de Decreto do SIGETRANSP um novo capítulo

dedicado ao Plano Anual de Transportes, estabelecendo já as suas principais linhas

mestras.

o Seguros

Foi desenvolvida e apresentada a forma pela qual a área técnica deve atuar no

apoio ao Subsecretário no contexto das novas responsabilidades assumidas pela

SUBGEST no âmbito do Comitê de Seguros e Riscos – COSER.

o Gestão de Riscos

Foram realizados estudos que culminaram com a elaboração de uma minuta de

Decreto para instituir a gestão de riscos pelos órgãos e entidades e uma política

estadual de contratação de seguros no âmbito do Poder Executivo.

o Consistência SIGA-SIAFE

Foram apresentados os resultados da análise de dados do SIGA frente ao SIAFE,

o que proporcionou uma visão dos elementos que deveriam requerer a chave SIGA

para o empenhamento da despesa. Foram iniciados os trabalhos visando apresentar

uma minuta de normativo neste sentido, especificando os respectivos subelementos.

o Caderno Logístico

Foi finalizada a edição do Caderno Logístico referente aos dados do 1º semestre

de 2018, já estando disponível para publicação.

o Decreto de Gestão e Fiscalização das Contratações

Em atendimento a uma solicitação da PGE no sentido de identificar sugestões

para o aperfeiçoamento do Decreto 45.600/2016, que trata da gestão e fiscalização

das contratações, foi estruturado por iniciativa da SUBGEST um grupo de trabalho do

qual participaram 30 servidores, que revisaram o decreto e apresentaram sugestões.

Foram realizadas 2 reuniões, nos dias 04/09 e 20/09, Na primeira, foi feito um

levantamento inicial das dificuldades experimentadas e sugestões. Na segunda, foi

apresentada uma proposta da SUBGEST, elaborada com base numa consolidação das

sugestões, a qual foi validada pelos integrantes do grupo de trabalho e posteriormente

encaminhada para a PGE.

2.9 Equipe de Monitoramento das Funções Logísticas

A equipe de Monitoramento das Funções Logísticas analisa as demandas dos órgãos e

entidades do ERJ a partir do levantamento de licitações, compras diretas e consumo

das Atas de Registro de Preços da SEFAZ para subsidiar a decisão do que será objeto de

uma compra centralizada através do sistema de registro de preços; analisa as

solicitações de catalogação, estabelece os procedimentos de padronização e

saneamento do catálogo de materiais e serviços do SIGA; e faz a gestão dos Planos de

Suprimentos e das Atas de Registro de Preços da SEFAZ.

o Solicitação de Catalogação

Análise dos Itens set/18 out/18 BIMEST

APROVADO 380 473 853

REJEITADO 234 213 447

REATIVAÇÃO/ DESBLOQUEIO 18 19 37

TOTAL 632 705 1.337

o Autorização para Realização de Registro de Preços

Em atendimento à Portaria SEFAZ/SUBLOP nº 03, de 07/08/2017, que instituiu

o formulário de solicitação de autorização prévia para a realização de Registro de

Preços, esta Equipe recebe as solicitações e encaminha as respostas da SUBGEST aos

órgãos e entidades. Todas as autorizações são publicadas mensalmente no portal SIGA.

Órgão Solicitante

Solicitações (Set-Out/18)

Objeto

CBMERJ 1 APARELHOS DE CONDICIONAMENTO DE AR

CBMERJ 1 CAPACETES DE RESGATE CECIERJ 1 CONFECÇÃO DE PLACAS, FAIXA E ADESIVO EM VINIL CEDAE 1 MATERIAIS DE LIMPEZA E HIGIENE

CEDAE 1 PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE AGÊNCIA DE VIAGENS

FUNDAÇÃO SAÚDE 3 INSUMOS ANÁLISES CLÍNICAS

FUNDAÇÃO SAÚDE 20 SUPRIMENTOS HOSPITALARES

FUNDAÇÃO SAÚDE 2 SUPRIMENTOS ODONTOLÓGICOS

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

Itens Aprovados Itens Rejeitados Itens Reativados/Desbloqueados

MEDIA 2017

Jan/Fev-2018

Mar/Abr-2018

Mai/Jun-2018

Jul/Ago-2018

Set/Out-2018

FUNDAÇÃO SAÚDE 9 MEDICAMENTOS

PMERJ 3 INSUMOS ANÁLISES CLÍNICAS

PMERJ 4 EQUIPAMENTOS E ARTIGOS MÉDICOS

PMERJ 1 SUPRIMENTOS HOSPITALARES

PMERJ 1 GASES MEDICINAIS

PMERJ 2 SUPRIMENTOS ODONTOLÓGICOS

PMERJ 2 MEDICAMENTOS

PMERJ 1 MOBILIÁRIOS

PMERJ 1 MATERIAL DE ESCRITÓRIO

SEAP 1 INSUMOS DE RADIOLOGIA

SEAP 1 CADEADOS

SEC 1 SERVIÇO DE APOIO ADMINISTRATIVO

SES 16 SUPRIMENTOS HOSPITALARES

SES 29 MEDICAMENTOS

SES 9 SUPLEMENTOS NUTRICIONAIS

SES 1 REGISTRADORES DE PONTO E MATERIAIS

SESEG 1 SERVIÇO DE RECARGA DE EXTINTOR

TOTAL 113 113 AUTORIZADAS

7 SOLICITAÇÕES DE JUSTIFICATIVA

o Gestão das Atas de Registro de Preços

As atividades de Gestão de Atas envolvem tanto os procedimentos formais para

assinatura, publicação da Ata e criação no SIGA quanto o acompanhamento de

consumo das atas vigentes e envio de comunicado aos órgãos participantes quanto à

vantajosidade da aquisição através das Atas de Registro de Preços, além do

monitoramento de processos de aquisição de itens com preços registrados.

GESTÃO DE ATAS Set/18 Out/18

Assinatura e publicação no DOERJ de Atas de Registro de

Preços e criação de ARP no SIGA

1 0

Remanejamento de quantitativo (por itens) 0 2

Solicitações de adesões aprovadas (por itens) 4 1

Publicação do status de compras centrais no SIGA 4 4

Manutenção da atualização da base de dados Atividade contínua

o Outras atividades desenvolvidas pela Equipe

- Publicação mensal das atas de registro de preços vigentes do Estado do Rio de Janeiro no portal do SIGA;

- Publicação mensal das autorizações para registro de preços pela SEFAZ no portal do SIGA;

- Publicação da consulta SUBGEST e parecer da AJUPLAG sobre a forma de aplicação dos arts. 26 e 27 do Decreto 44.857/2014 no portal do SIGA;

- Monitoramento de requisições realizadas pelos órgãos e entidades do Estado dos 24 itens registrados nas atas da SEFAZ;

- Elaboração de Notas Técnicas de Avaliação das Atas de Registro de Preços 007 e 008 de 2017 – Fornecimento de Material de Escritório; e 009 e 010 de 2017 - Fornecimento de Lâmpadas e Reatores;

- Elaboração das Notas Técnicas de Demanda: Material de Escritório – Pastas e Artigos de Organização; Material de Escritório – Artigos Diversos de Escritório;

- Readequação do quantitativo informado no PLS 0594/2017 e PLS 0486/2018, relativos aos processos de RP de Material de Escritório – Material de Escrita e Acessórios Material de Escritório - Pastas e Artigos de Organização, respectivamente, para fins de aplicação do benefício da Cota Reservada, previsto na LC n° 123/2006;

- Compilação e análise comparativa das legislações correlatas à regulamentação do Sistema de Registro de Preços para a proposição de atualização do Decreto 44.857/2014;

- Pesquisa de preços realizadas para os processos de RP: Material de Limpeza; Material de Escritório - Pastas e Artigos de Organização; Material de Escritório – Material de Escrita e Acessórios;

- Análise dos dados do consumo das atas de registro de preços encerradas desde 2016, após levantamento da base SIGA (ferramenta BI-SAP Lumira), para a elaboração de relatório do ranking dos órgãos;

- Levantamento mensal das Atas de Registro de Preços vigentes do Estado da base SIGA (ferramenta BI - SAP Lumira) para divulgação;

- Levantamento mensal dos dados de catalogação a partir da base SIGA (ferramenta BI-SAP Lumira), para fins de monitoramento e gerenciamento do catálogo de materiais e serviços;

- Análise de especificação de conformidade com o mercado fornecedor: Material de Escritório – Artigos Diversos de Escritório;

- Reorganização dos 301 processos físicos referentes às licitações de registro de preços e diversos assuntos alocados na SUPLOG;

- Acompanhamento dos PLS criados pelos órgãos para monitoramento das autorizações de registro de preços;

- Registro dos formulários de comunicação de adesão à ata externa;

- Acompanhamento do consumo das atas de registro de preços da SEFAZ vigentes.

2.10 Equipe Central de Estratégias de Logística – CEL

A equipe é responsável por conduzir os processos associados à Política de Gestão Estratégica de Suprimentos, sobretudo na centralização das compras de bens e serviços que constituem necessidades em comum à Administração Pública Estadual. A equipe também participa ativamente na construção dos fundamentos para o Caderno Logístico e para o Padrão de Desempenho Veicular.

o Gestão Estratégica de Suprimentos

- Revalidação das especificações de material de escritório para fins da publicação da resolução que regulamentará a categoria estratégica de Material de Escritório;

- Participação, junto à SATI, na construção do projeto do Redmine para Compras Centralizadas;

- Compilação dos estudos e análise conclusiva para o registro de preços para aquisição de combustíveis – POSTO EXTERNO;

- Estudo da rede credenciada atual x demanda interna SIADC;

- Apresentação para alta governança do ETP do processo licitatório de registro de preços para aquisição de combustíveis – POSTO EXTERNO;

- Análise dos impactos de novo modelo no Decreto do SIADC e de Gestão de Frota;

- Elaboração de Estudo Técnico Preliminar do ETP do processo licitatório de registro de preços para aquisição de combustíveis – POSTO INTERNO.

o Outras atividades desempenhadas pela Equipe

- Compilação das legislações para a revisão do Decreto n° 44.857/14, que regulamenta o Sistema de Registro de Preços;

- Auxílio na revisão do Decreto n° 45.600/16, que regulamenta a gestão e fiscalização de contratos;

- Participação na reformulação do Decreto que trata da criação do SIGETRANSP, em parceria com a COGETRANSP;

- Participação no Diagnóstico de Maturidade de Gestão de Processos encaminhado ao TCE/RJ;

- Elaboração de Boletins de Jurisprudência sobre Registro de Preços e Compras Públicas;

- Participação no curso de “Gerenciamento de Riscos na Fase Preparatória da Contratação”, promovido pelo TCE/RJ;

- Assessoria à REDEPREG, com análise de casos de necessidade de cada órgão, para execução de soluções. Neste período foram usuários: RJPREV, IOERJ, FTMRJ, FAPERJ, ITERJ, CODERTE, LOTERJ, FES, INEA e AGETRANSP;

- Assessoria na execução de pesquisa de mercado para o pregão eletrônico com SRP de gestão de frota – postos externos;

- Assessoria na verificação de amostras e análise de atestados de capacidade técnica, em momento de habilitação de pregões cujos termos de referência foram de nossa autoria, neste período: PERP016/2018.

Equipe de Monitoramento das Funções Logísticas (MFL) e Equipe de Central Estratégica de Logística (CEL) em conjunto

o Compras Centralizadas

Os cronogramas a seguir refletem as atividades realizadas no bimestre Set/18 a Out/18

e o status dos processos em 31/10/2018.

Locação de Veículos – Processo n° E-04/120/80/2017 Status em 31/10: Elaboração de edital

Limpeza Predial – Processo n° E-01/004/492/2015

Status em 31/10: Realização do PERP 05/16R1em 23/10/2018 Pilhas e Carregadores – E-04/208/13/2018

Status em 31/10: Readequação da cota reservada

Agência de Viagens – E-04/208/15/2018 Status em 31/10: Edital em análise pela Assessoria Jurídica

Copos Descartáveis – E-04/208/53/2018- Status em 31/10: Readequação da cota reservada Artigos à Base de Papel – Processo n° E-04/120/076/2017 - Realização do PERP 0015/18 em 09/10/2018

Status em 31/10: Habilitação de amostra Materiais de Classificação - Processo n° E-04/120/077/2017 - Realização do PERP 0016/18 em 16/10/2018 Status em 31/10: Habilitação de amostra Motoboys - Processo n° E-04/120/43/2017 Status em 31/10: Em pesquisa de mercado na COSCONT

Materiais de Limpeza - Processo n° E-04/120/077/2017 - Pesquisa de mercado pela MFL Status em 31/10: Em análise da pesquisa de preços pela COSCONT Escrita e Acessórios de Mesa – Processo n E-04/120/075/2017 - Análise da pesquisa de preços pela COSCONT Status em 31/10: Nova pesquisa de preços pela MFL para readequação da cota reservada Papel A4 - Processo n° E-04/120/46/2017

Status em 31/10: Ata de Registro de Preços 002/2018 (publicada em 06/09)

Condutores - Processo n° E-04/064/11/2017 - Revisão do TR Status em 31/10: Em análise pela SUPAFI

Pastas e Artigos de Organização - Processo n° E-04/208/100002/2018 - Verificação das demandas informadas nos PLS - Elaboração do TR - Pesquisa de mercado pela MFL - Readequação da cota reservada Status em 31/10: Elaboração do TR Combustíveis - Processo n° E-01/066/278/2016 - Finalização de Estudo Técnico Preliminar e Matriz de riscos - Elaboração do Termo de Referência - Revisão e finalização da Pesquisa de Mercado - Requisição no SIGA

Status em 31/10: elaboração de edital Artigos Diversos de Escritório - Processo n/d - Elaboração de Nota Técnica de Demanda - Análise de especificação de conformidade com o mercado fornecedor Status em 31/10: Em análise para a Nota Técnica de Mercado Água Mineral - Processo n/d Status em 31/10: Elaboração de Nota Técnica de Demanda Vale Refeição e Alimentação – Revisão - Processo n/d

Status em 31/10: aguardando conveniência e oportunidade para elaboração do processo administrativo pela CEL

Café, Adoçantes e Açúcar – E-04/208/14/2018 - Status em 31/10: aguardando conveniência e oportunidade para elaboração do processo administrativo pela CEL

3 Subsecretaria de Gestão – Equipes transversais

3.1 Assessoria de Gestão – ASGEST

A ASGEST é responsável por acompanhar as atividades que envolvem as áreas da

Subsecretaria, tais como a coordenação do processo de Planejamento Estratégico, a

elaboração e monitoramento da Lei Orçamentária Anual e do Plano Plurianual e do seu

monitoramento, bem como a elaboração de relatórios, assessorando o Subsecretário.

A Assessoria é responsável, ainda, pela coordenação das atividades administrativas da

Subsecretaria, envolvendo o controle do patrimônio mobiliário do órgão, a demanda e

distribuição de material de escritório e, ainda, toda a tramitação processual, cujos

dados são apresentados abaixo.

3.1.1 Apoio Jurídico e Unidade de Gestão de Projetos

Dentro da ASGEST, é a área responsável pelas atividades relacionadas à análise

técnico-jurídica de assuntos de responsabilidade e submetidos à SUBGEST; apoio nos

processos de licitação e contratação de bens e serviços de interesse da Subsecretaria;

registro das ocorrências das penalidades restritivas ao direito de licitar e contratar,

aplicadas aos fornecedores pelos órgãos e pelas entidades dos Poderes Executivo e

Judiciário; e por fim, coordenação de projetos relacionados à modernização da gestão

pública.

o Elaboração de documentos

SUBGEST

Assessoria Especial de Gestão

Administrativo Suporte aos usuários dos

sistemas da Subgest

Gerência de Modernização e

Gestão Integrada

Gerência de Desempenho Institucional

Gerência de Planejamento

Estratégico

- Termo de Referência e Estudo Técnico Preliminar, em conjunto com a SATI e o PRODERJ, para aquisição de certificados digitais e tokens USB criptográficos para implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) no âmbito do Estado do Rio de Janeiro;

- Termo de Referência e realização de cotação para contratação de serviços de impressão e acabamento da revista “Balanço e Recomendações – SEFAZ”;

- Termo de Referência e realização de cotação para contratação de serviços de auditoria externa independente do Programa de Renovação e Fortalecimento da Gestão Pública do Estado do Rio de Janeiro (Pró-Gestão) dos exercícios 2016 e 2017.

o Análise e participação nos seguintes processos de trabalho:

- Revisão do Decreto Estadual n.º 45.600/2016;

- Revisão do Decreto SIGETRANSP;

- Elaboração da Minuta do Decreto referente ao Plano Anual de Gestão de Riscos;

- Análise do Termo de Referência do processo de “contratação de pessoa jurídica para prestação de serviços terceirizados de condução de veículos”;

- Análise do Processo E-01/036/649/2013 para celebração do 13º Termo Aditivo ao Contrato SEPLAG n.º 01/2014, de prestação de serviço de fornecimento parcelado de combustíveis com controle e gestão de abastecimento de frotas, celebrado com a Petrobrás Distribuidora S.A;

- Análise do Processo E-01/066/245/2016 referente à cobrança de taxas moratórias, realizada pela Petrobrás Distribuidora S.A., tendo em vista atrasos nos pagamentos pelo fornecimento de combustíveis ao Estado do Rio de Janeiro;

- Revisão da minuta do termo de convênio com a Imprensa Oficial do Estado do Rio de Janeiro (IOERJ), com vistas à sua permanência no Sistema Integrado de Combustíveis e Derivados de Petróleo – SIADC;

- Revisão das Portarias SUBGEST n.º 25 e 26, referentes à implantação do Plano Anual de Suprimentos;

- Revisão da Portaria SUBGEST n.º 30, que instituiu procedimento para controle de bens móveis em cessão de uso no Sistema de Bens Móveis do Estado do Rio de Janeiro – SBM RJ;

- Minuta do Decreto que dispõe sobre a elaboração dos planos anuais de contratações pelos órgãos e entidades do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro;

- Análise do Projeto de Lei n.º 684, o qual dispõe “sobre a implantação, nos órgãos da Administração Pública, Direta e Indireta, do Poder Público do Estado do Rio de Janeiro, do Plano de Gestão de Logística Sustentável – PLS-RJ”;

- Análise do Projeto de Lei n.º 165, o qual dispõe acerca da “criação do Cadastro Estadual de Inidôneos e Suspensos – CEIS, no âmbito do Estado do Rio de Janeiro”.

o Aplicação de penalidades no Sistema Integrado de Gestão de Aquisições (SIGA-RJ) e no Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS).

- 3 registros no período.

3.1.2 Equipe Administrativa

A Equipe Administrativa, vinculada à Assessoria Especial de Gestão, é responsável por

realizar toda a tramitação processual e documental na Subsecretaria. Além disso, está

alocada na unidade as funções de Agente de Pessoal e de Agente de Patrimônio

Mobiliário. Apresentamos abaixo alguns dados:

ATIVIDADES DA EQUIPE ADMINISTRATIVA - ASGEST


N° de Ofícios recebidos 123 160 283

N° de Ofícios expedidos 10 61 71

N° de Processos autuados 3 11 14

TOTAL 136 232 368

Importante frisar que, a partir de 30 de abril de 2018, todas as Comunicações Internas

da SEFAZ passaram a ser emitidas por meio do SEI-RJ, não sendo mais impressas e

tramitando apenas em casos específicos por esta Assessoria, motivo pelo qual a partir

de Maio seu número foi zerado. As CI’s continuam a ser emitidas e tramitadas, mas

sem passar necessariamente por esta equipe.

As mudanças administrativas realizadas a partir do mês de agosto, com a separação da

área de Patrimônio da Subsecretaria, e junção das Gerências de Desempenho

Institucional – GDI e de Planejamento Estratégico – GPE , bem como da agregação das

atividades do Comitê de Seguros e Riscos, impactou muito no trabalho, visando a

reestruturação administrativa e física.

0

100

200

300

400

500

600

700

N° de Ofícios / CIs recebidas N° de Ofícios expedidos N° de Processos autuados

MEDIA 2017

Jan/Fev-2018

Mar/Abr-2018

Mai/Jun-2018

Jul/Ago-2018

Set/Out-2018

Além disso, a junção da GDI trouxe como atribuição a elaboração do documento

“Balanço e Recomendações da SEFAZ” para a SUBGEST, na qual esta Assessoria está

contribuindo.

3.2 Gerência de Modernização e Gestão Integrada – GEMOGI

A Gerência coordena atividades de planejamento, comunicação, capacitação e

integração, fortalecendo e estimulando o ecossistema de inovação da Subsecretaria e

de atuação em rede do Estado, em parceria com órgãos governamentais e não

governamentais.

o Estratégia

- Elaboração de documentos: Planilha de Levantamento das Necessidades de Treinamento (LNT) dos servidores da Subgest; Resultados Preliminares – Panorama das Contratações; Questionário - Panorama das Contratações Públicas do Estado do Rio de Janeiro; Padrão de layout para e-mails Subgest (atendimento ao usuário, atendimento fornecedor, informativo SIGA);

- Participação na produção de documentos: Balanço e Recomendações - Sefaz; Relatório de Progresso de Iniciativas Estratégicas da SUBGEST; Caderno Logístico; Relatório de Frota; Base de conhecimento do GT de gestão e fiscalização de contratos; Revisão do Decreto 45.600; Revisão do Decreto SIGETRANSP; Decreto que regulamenta a fase preparatória das contratações; Benchmark de Cartas Consultas – PROFISCO 2.

o Gestão da Comunicação

- Atualizações no Portal da SUBGEST: 07;

- Manutenção do Plano de Comunicação. Conteúdos criados, em parceria com equipes da SUBGEST:

Calendário de conteúdos – Setembro a Outubro de 2018

Conteúdo Canal Data Público

PGE-RJ e Sefaz entregam certificados a 90 servidores que concluíram curso de pregoeiro

Portal da Fazenda; Portal

da PGE 31/10 Pregoeiros; Servidores da Fazenda

Aniversário SISLOG E-mail 26/10 Servidores da Subgest

Criação de grupo de whatsapp para 7ª Turma de Pregoeiros do Estado

Whatsapp 18/09 Alunos da 7ª Turma de Formação

de Pregoeiros do Estado

Criação de grupo de whatsapp para grupo de trabalho de gestão e fiscalização de contratos

Whatsapp 25/09 Alunos da 7ª Turma de Formação

de Pregoeiros do Estado

Panorama – contratações públicas do Estado do Rio de Janeiro

E-mail 15/10

Participantes das Redes de Logística; Usuários do SIGA; total de e-mails enviados: 6.890; 5.738

entregues; taxa de efetividade 83%.

Vinhetas para vídeo-aulas do SEI-RJ (06)

SEI-RJ 30/10 Usuários do SEI-RJ

Plano Anual de Suprimentos – Fornecedor, fique por dentro!

E-mail 02/10

Fornecedores participantes de licitações em 2017 e 2018 (1.774

e-mails enviadas); taxa de efetividade de 88%

Plano Anual de Suprimentos - Estimativas de compras para 2019

E-mail 10/09 Participantes da REDELOG (135 e-

mails enviados); taxa de efetividade de 91%

Publicação das Atas de Registro de Preços Vigentes do ERJ

SIGA; E-mail 21/09 Usuários SIGA

Consulta Pública – Fase Preparatória da Contratação

Google Groups da REDELOG; E-

mail

28/08; 19/09; 24/09

Gestores logísticos; participantes da REDELOG, REDESIGA e

REDEPREG

Divulgação de cursos nas temáticas de logística

E-mail Contínuo Pessoas que manifestaram

interesse na temática

o Gestão do Conhecimento

- Manutenção do Plano de Capacitação, em parceria com equipes da Subsecretaria e órgãos parceiros;

Calendário de cursos e eventos – setembro a outubro

Curso/Evento Data Inscritos Concluintes Produtos

Grupo de Trabalho –Revisão das normativas de gestão e fiscalização de contratos

04/09; 20/09

31 24

Reserva de espaço; Formulário; Mobilização; Lembrete; E-mail e arte de Divulgação; cobertura fotográfica; Apoio na facilitação e registro; Criação e desenvolvimento da Base de Conhecimento.

Curso - Formação de Pregoeiros – 7ª turma (PGE)

01/08 a 01/10

130 90

Formulário de Inscrição; Termo de compromisso; E-mail e arte de divulgação; Lembrete das aulas teóricas e práticas; Mobilização e suporte; Controle de presença; Criação e manutenção da base de conhecimento; Convite para Cerimônia; Roteiro de Cerimônia; Certificado de Admissão na REDPREG; Memória do curso.

Curso - Introdução ao SIGA 04/10 05 05 Articulação; Reserva de espaço.

Responsabilização de agentes perante o TCE (ECG/TCE)

12/09 e 13/09 35 13

Articulação; Formulário de Inscrição; E-mail e arte de divulgação; Mobilização; Criação e manutenção da base de conhecimento.

https://drive.google.com/drive/folders/0Bydo2E101Hp1fkhoejFrcDF1M1d6eUJEVDByNTNZWWR3V2tvcVVjZTQ3MTNVd2hQQlhQSW8?usp=sharing

Curso - Gerenciamento de Riscos nas contratações (ECG/TCE)

24, 26 e 29/09 50 41

Articulação; Formulário de Inscrição; E-mail e arte de divulgação; Mobilização; Criação e manutenção da base de conhecimento.

Total de capacitações – setembro a outubro (2018)

220 149 68% taxa de conclusão (não considera o Grupo de Trabalho)

o Gestão do Relacionamento

- Reuniões de sensibilização estratégica com os Gerentes e Gestores das Redes de Logística;

- Condução de reuniões ou negociações com parceiros estratégicos:

Escola Fazendária para levantamento de necessidades de treinamento dos servidores da Subgest;

Escola de Contas e Gestão (ECG/TCE) para realização de cursos (gerenciamento de riscos; responsabilização de agentes perante o TCE);

Conselho Empresarial Brasileiro para o Desenvolvimento Sustentável (CEBDS) para produção de conteúdos sobre compras públicas sustentáveis, formulação de critérios para compras sustentáveis, sensibilização e capacitação de fornecedores do Estado;

PUC-RJ para avaliação do Padrão de Eficiência Veicular;

Escola de Governo e Gestão de Niterói para realização de cursos.

- Condução de reuniões ou negociações com parceiros estratégicos:

Reuniões com equipes da Subgest para atualização do planejamento estratégico;

Reunião com equipes da Sefaz para atualização dos dados do MDGEFIS-BID;

Participação no Seminário “25 Anos da Lei 8.666/1993 e os Desafios das Contratações Públicas”;

Participação no Seminário “O Estado que queremos: políticas públicas efetivas, gestão pública ágil e governo aberto”;

Grupo de Trabalho para revisão das normativas de gestão e fiscalização de contratos.

3.3 Suporte aos Usuários de Sistemas da SUBGEST

Os procedimentos realizados pelo Suporte aos Usuários de sistemas da SUBGEST envolvem a administração, a execução e a operação assistida aos usuários por meio de registro e acompanhamento dos atendimentos. As principais atividades do Setor são:

- Prover atendimento aos usuários de sistemas;

- Apoiar as atividades de integração junto ao público interno e externo;

- Identificar necessidades de usabilidade nas ferramentas dos sistemas;

- Apoiar o setor de administração do sistema de modo integrado.

Nos meses de setembro e outubro de 2018 as iniciativas foram continuadas e

os objetivos mantidos com foco ao cumprimento do Plano Diretor para o biênio

2017/2018.

Os Usuários de Governo demandaram o Suporte SIGA no referido bimestre com

totais de 173 chamados relacionados ao mês de setembro e 175 para o mês de

outubro.

Para os chamados relacionados aos atendimentos de Fornecedores o valor total

para mês de setembro foi de 31 solicitações e, para o mês de outubro, um total de 12

atendimentos. Foi observado que houve uma queda em relação aos números dos

semestres anteriores.

Dos subtipos mais solicitados para o período destacamos que os usuários de

Governo mantiveram suas demandas em Dúvidas de Operações, todavia, ao contrário

de períodos anteriores, em que o subtipo Pedido ocupou a segunda maior demanda,

foi observado que o subtipo Perfil foi o segundo mais demandado.

Pode-se considerar que a demanda de perfis aumentou em função dos ajustes

realizados nas UG que utilizam o SIGA, uma vez que suas atividades de compras para

serem inseridas no sistema são vinculadas a aplicação de perfis nos módulos do

sistema.

Cada chamado registrado segue uma orientação padrão para que os usuários

subsidiem o entendimento e o tratamento que o assunto mencionado no chamado

requer. Essa prática tem o objetivo de apoiar o público solicitante e gerar agilidade no

resultado que será entregue em resposta à solicitação.

Em continuidade aos procedimentos que visam facilitar a abertura de

chamados o setor desenvolveu junto a Subsecretaria Adjunta de Tecnologia de Informação

(SATI) a abertura de chamados via webmail. Permanece o status pausado para esse

projeto.

o Atendimentos a Usuários do Governo – Setembro e Outubro de 2018

SUPORTE SIGA - ATENDIMENTOS USUÁRIOS DO GOVERNO


Chave Especial SIGA 0 0 0

Dúvida de Negócio 0 1 1


Erro de sistema 4 5 9

Integração Siafe 2 11 13

Melhoria 0 0 0

Pedido 26 20 46

Perfil 32 36 68

Treinamento 1 0 1

TOTAL 173 175 348

o Atendimentos a Usuários Fornecedores – Setembro e Outubro de 2018

SUPORTE SIGA - ATENDIMENTOS USUÁRIOS FORNECEDORES


Dúvida de Negócio 0 0 0


Erro de Sistema 0 1 2

Pedido 9 4 124

TOTAL 31 11 217

0

50

100

150

200

250

Dúvida de Operação Erro de sistema Integração Siafe Pedido Perfil

MEDIA 2017

Jan/Fev-2018

Mar/Abr-2018

Mai/Jun-2018

Jul/Ago-2018

Set/Out-2018

o Dados de Usuários

o Participação do Setor em atividades de apresentação e iniciativas do Plano Diretor

Quanto à iniciativa de aperfeiçoamento do atendimento, ressalvado o status de pausa na atividade de melhoria da abertura de chamados via web, importa mencionar que as conversas com a SATI continuam no sentido de dar continuidade à proposta.

A atividade de registrar as solicitações demandadas por usuários dos Sistemas permanecem no formato originalmente criado no Redmine e não apresenta pontos negativos.

O Setor se fez presente nas reuniões para acompanhar e ajustar entendimentos relacionados aos projetos de Portal e Modernização do SIGA.

O Suporte SIGA permanece com sua estrutura preservada e no período foram recebidas duas novas servidoras que estão adaptando-se muito bem ao setor. O novo layout da SUBGEST foi positivo nas acomodações e nas instalações do material de apoio às atividades.

As atividades de atendimento para o SEI-RJ estão em plena interação com os integrantes daquele setor e apontam para uma significativa melhora com o decorrer do tempo. Foram iniciadas as conversações para que o Suporte amplie o atendimento e o apoio ao SEI-RJ. A estratégia visa promover o conhecimento e a divulgação do SEI-RJ no âmbito do Estado.

O Sistema de Gestão de Bens Móveis – SBM RJ foi estruturado no período solicitado e já está com o 1º nível de atendimento sendo executado pelo Suporte.

0

20

40

60

80

100

120

140

160

180

Dúvida de Operação Pedido Erro de Sistema

MEDIA 2017

Jan/Fev-2018

Mar/Abr-2018

Mai/Jun-2018

Jul/Ago-2018

Set/Out-2018

DADOS DE USUÁRIOS

Set-Out/2018 TOTAIS

UNIDADES COMPRADORAS 126

USUÁRIOS DO GOVERNO 7.621

FORNECEDORES 28.439

Relatório Gerencial - Rio de Janeiro

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