Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna - ufmt.br unidades administrativas da UFMT no...
Transcript of Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna - ufmt.br unidades administrativas da UFMT no...
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE MATO GROSSO
AUDITORIA INTERNA
Relatório Anual de
Atividades de
Auditoria Interna
RAINT/2016
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE MATO GROSSO
AUDITORIA INTERNA
Av. Fernando Corrêa da Costa, nº 2.367 - Prédio da Reitoria, Térreo – Bairro Boa Esperança, Cuiabá/MT • Tel:(65) 3313-7162 / 7159 2
SUMÁRIO
Introdução ............................................................................................................................................................... 3
Capacitação da Auditoria Interna ............................................................................................................................ 3
Descrição dos fatos relevantes que impactaram a unidade de Auditoria Interna e na realização das auditorias
(Art. 15, Inciso V, IN CGU 24/2015) ..................................................................................................................................... 5
Benefícios da atuação da Auditoria Interna (Art. 15, Inciso VIII, IN CGU 24/2015) ................................................. 6
Descrição dos trabalhos de Auditoria Interna realizados de acordo com o
PAINT e as que não se realizaram (Art. 15, Incisos I e IV, IN CGU 24/2015) ....................................................................... 9
Descrição dos trabalhos de Auditoria Interna realizados sem previsão no PAINT (Art. 15, Incisos III, IN CGU
24/2015) ............................................................................................................................................................................ 11
Das Recomendações do exercício (Art. 15, Inciso VII, IN CGU 24/2015) ............................................................... 11
Análise dos Controles Internos (Art. 15, Inciso II, IN CGU 24/2015) ...................................................................... 18
Considerações Finais .............................................................................................................................................. 21
Equipe da Auditoria Interna UFMT ........................................................................................................................ 21
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE MATO GROSSO
AUDITORIA INTERNA
Av. Fernando Corrêa da Costa, nº 2.367 - Prédio da Reitoria, Térreo – Bairro Boa Esperança, Cuiabá/MT • Tel:(65) 3313-7162 / 7159 3
INTRODUÇÃO
A Auditoria Interna da Fundação Universidade Federal de Mato Grosso apresenta o Relatório Anual
de Atividades de Auditoria Interna do Exercício de 2016 - (RAINT/2016), com base no seu Regimento
Interno aprovado pela Portaria nº 185/83 - R, de 14 de Junho de 1983 e atualizado pela Resolução CD nº
64, de 07 de Outubro de 2005 e nas Instruções Normativas nº 24/SFC/CGU, de 17 de novembro de 2015.
- Atualmente a Auditoria Interna é composta por 06 (seis) servidores técnicos administrativos, sendo
02 (dois) contadores, 02 (dois) administradores, 01 (um) economista e 01 (um) auxiliar administrativo.
- As principais atividades desenvolvidas pela AUDIN/UFMT em 2016 referiram-se às programadas no
Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna (PAINT) para o exercício de 2016, aprovado pelo egrégio
Conselho Diretor da Fundação Universidade Federal de Mato Grosso pela Decisão CD nº 128/2015;
encaminhamento e acompanhamento interno das comunicações, diligências, solicitações de auditorias,
relatório de auditoria, recomendações/determinações emanadas da Controladoria Regional da União no
Estado de Mato Grosso e/ou do Tribunal de Contas da União; coordenação na elaboração dos expedientes
firmados pela Reitora comunicando medidas adotadas, prestando esclarecimentos e/ou encaminhando
informações e documentos originários das diversas unidades da UFMT à CGU/MT e/ou ao TCU; auditorias
programadas em áreas específicas; e acompanhamento das equipes de auditoria da CGU/MT e do TCU e
do saneamento das pendências apontadas nos Relatórios de Auditoria Interna.
- Respeitando o disposto no art. 15 da IN Nº 24/SFC/CGU/2015, remetemos à Controladoria-Regional
da União no Estado de Mato Grosso o Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna do Exercício de
2015 e os Relatórios das Auditorias Operacionais realizadas no exercício de 2016.
CAPACITAÇÃO DA AUDITORIA INTERNA
O Plano de Capacitação desta IFES é elaborado seguindo às diretrizes traçadas pelo Plano de
Carreira dos Cargos Técnicos Administrativos em Educação (PCCTAE), instituído pela Lei 11.091, de 12 de
janeiro de 2005.
A Universidade Federal de Mato Grosso realiza ações de capacitação para os servidores, incluindo os
servidores lotados na Auditoria Interna, com o objetivo de promover o desenvolvimento permanente dos
conhecimentos e habilidades necessárias ao desempenho profissional, assim como de valores e atitudes
voltados ao crescimento integral do servidor, contribuindo para a melhoria da eficiência, eficácia e qualidade
dos serviços públicos prestados à sociedade.
Todo o planejamento de capacitação é baseado no levantamento de necessidades informado pelas
unidades administrativas da UFMT no final de cada ano através da ferramenta de Avaliação de
Desempenho. Além disso, são inclusos cursos identificados pela GCDH e demandados por demais setores.
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE MATO GROSSO
AUDITORIA INTERNA
Av. Fernando Corrêa da Costa, nº 2.367 - Prédio da Reitoria, Térreo – Bairro Boa Esperança, Cuiabá/MT • Tel:(65) 3313-7162 / 7159 4
Servidores:
Álex Luna Prates – SIAPE ---
a) INEP - Certificadores ENEM - 30 horas
b) ENAP - Programa Um por Todos e Todos por Um - Pela Ética e Cidadania - 40 horas
c) ENAP - Orçamento Público: conceitos básicos - 30 horas
d) UFMT - Práticas Eficientes em Gestão - 20 horas
e) FAEL - Conclusão de Especialização em Auditoria e Perícia Contábil - 420 horas
Cendyi Aparecida Paes de Barros do Prado – SIAPE ---
f) ENAP - Controle Social - 20 horas;
g) ILB - Ética e Administração Pública – 40 horas
h) FONAI MEC – Capacitação Técnica das Auditorias do Ministério da Educação - 24 horas;
i) TCU - Curso Controles na Administração Pública - 30 horas.
j) UFMT – Inglês Instrumental Presencial – 45 horas.
k) UFMT – Práticas eficientes de gestão – 20 horas.
l) Fundação Uniselva – Preço de referência em compras públicas –8 horas.
Douglas de Alencar – SIAPE ---
m) ENAP - Gestão da Informação e Documentação – Conceitos básicos em Gestão
Documental - 20h
n) UFMT - Práticas Eficientes em Gestão - 20 h
o) ILB - Conhecendo o Novo Acordo Ortográfico – 20 h
Natália Aguena Arakaki – SIAPE ---
p) FAEL - Início Pós graduação, Auditoria e Perícia Contábil
q) UFMT - Iniciação no Serviço Público – 60h
Vinícius da Silva Almeida – SIAPE ---
r) ILB - Ética e Administração Pública – 40h
s) ILB – Introdução ao Direito Constitucional – 40h
t) ILB – Direito Administrativo para Gerentes no Setor Público – 40h
u) FAEL - Conclusão de Especialização em Auditoria e Perícia Contábil - 420 horas
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE MATO GROSSO
AUDITORIA INTERNA
Av. Fernando Corrêa da Costa, nº 2.367 - Prédio da Reitoria, Térreo – Bairro Boa Esperança, Cuiabá/MT • Tel:(65) 3313-7162 / 7159 5
Siglas:
ENAP – Escola Nacional de Administração Pública
ESAF - Escola de Administração Fazendária
FAEL – Faculdade Educacional da Lapa
FONAI MEC – Fórum Nacional dos Auditores Internos do MEC
ILB – Instituto Legislativo Brasileiro
DESCRIÇÃO DOS FATOS RELEVANTES QUE IMPACTARAM A UNIDADE DE AUDITORIA INTERNA E NA REALIZAÇÃO DAS AUDITORIAS (ART. 15, INCISO V, IN CGU 24/2015)
O fato de não estarmos em prestação de contas, conforme o TCU, também reduziu os trabalhos de
assessoramento. O envio de computadores novos para o setor facilitou o acesso a sistemas do governo
federal. O acesso de sistemas internos também possibilitou posicionamentos pontuais sobre as informações
oficias da UFMT.
Negativamente é importante ressaltar os seguintes aspectos:
- Greve: a greve durou mais de dois meses e, muito embora a equipe de auditoria não tenha aderido,
atrapalhou pela insuficiência de pessoal nos setores auditados e consequente dificuldade de levantamento
de dados.
- Capacitação: conforme demonstrado acima esta equipe envidou esforços para se capacitar. No
entanto observa-se a que a maioria dos cursos foram locais e gratuitos ou a distância. A falta de recurso e
o corte de despesas, em especial com passagens e diárias, no exercício de 2016 foi em âmbito nacional,
restando à gestão se adequar à realidade apresentada.
- Saída de dois servidores: Walace Lino Souto, em função de pedido de exoneração, com reposição
de outro administrador, que está em fase de capacitação; e Anne Cristine Betoni, em função da
reestruturação administrativa, sem reposição até o momento.
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE MATO GROSSO
AUDITORIA INTERNA
Av. Fernando Corrêa da Costa, nº 2.367 - Prédio da Reitoria, Térreo – Bairro Boa Esperança, Cuiabá/MT • Tel:(65) 3313-7162 / 7159 6
BENEFÍCIOS DA ATUAÇÃO DA AUDITORIA INTERNA (ART. 15, INCISO VIII, IN CGU 24/2015)
Os benefícios foram tratados por relatórios, em que se tem resumo básico do processo ou
procedimento auditado.
Ademais, a Auditoria Interna utilizando-se da sua característica principal de Assessoramento à
Administração Superior, acompanhou e ajudou na elaboração de respostas e/ou justificativas às
recomendações e determinações oriundas dos órgãos de controle interno, externo e outros, e emitiu
despachos diversos em processos administrativos, em sua maioria oriundos da CGU-Regional/MT.
Ressaltamos que o assessoramento desta Unidade na obtenção de respostas aos questionamentos
não se restringe apenas a emissão de Ofícios aos setores auditados, mas também ao acompanhamento
minucioso de informações com respectivas documentações comprobatórias e encaminhamento aos órgãos
de controle interno e externo.
Relatório de Auditoria nº 001/2016 – Encargos Didáticos
O Relatório verificou a demanda de encargos gerada pela área fim em comparação com o quadro de
números de professores ativos. Foram constatadas altas demandas de encargos administrativos, subdivisão
de turmas e junção de turmas, demandas de encargos impraticáveis tendo em vista a quantidade de horas,
falha no planejamento dos encargos, fragilidade nos dados colhidos pela auditoria, fragilidade na resolução
158 que regulamenta os encargos didáticos na FUFMT, fragilidade nas informações inseridas no SGE e por
fim a dificuldade de extração de dados via STI. O trabalho resultou em ampla discussão acadêmica no
tocante das normativas que regem os encargos didáticos, por conseguinte, acarretando a criação do grupo
de estudo responsável por avaliar as proposições feitas e por meio de debates com a comunidade
acadêmica realizar a construção de normativas pertinentes ao assunto, onde, todas as fragilidades
levantadas sejam neutralizadas. Após discussão no Consepe, foi editada resolução com o objetivo de
controle dos encargos didáticos.
Relatório de Auditoria nº 002/2016 – Sustentabilidade
O Relatório averiguou se os editais de licitações da FUFMT estão tratando sobre sustentabilidade
conforme prevê a Portaria SLTI/MPOG/n° 01/2010. Foram encontrados indícios de que a Administração
está cumprindo a Decisão Normativa e adequando seus editais para que exijam que seus licitantes estejam
adotando práticas de sustentabilidade.
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE MATO GROSSO
AUDITORIA INTERNA
Av. Fernando Corrêa da Costa, nº 2.367 - Prédio da Reitoria, Térreo – Bairro Boa Esperança, Cuiabá/MT • Tel:(65) 3313-7162 / 7159 7
Relatório de Auditoria nº 003/2016 – Processos de Admissão
O Relatório que objetivou analisar a regularidade dos processos de admissão de servidores públicos
– Técnicos Administrativos, quanto à formalização, o cumprimento da legislação vigente e existência de
instrumentos de gestão que permitam/facilitem o controle da sua execução no ano de 2015, concluiu que os
processos de admissão de Técnicos ocorridos em 2015 na FUFMT estão em conformidade com a
legislação vigente e estão lastreados por instrumentos e estrutura de gestão que, mesmo passíveis de
melhoria, permitem o controle da sua execução.
Relatório de Auditoria nº 004/2016 – Restos a Pagar
O Relatório que teve como objetivo verificar a legalidade e a tempestividade dos restos a pagar
vigentes, constatou restos a pagar não processados com contratos vencidos, restos a pagar processados
sem abater as glosas das notas fiscais e fragilidade na relação do empenho com o contrato. A unidade
responsável pela fiscalização, controle e lançamentos destes restos a pagar se prontificou a verificar e
reparar todas as fragilidades/falhas apontadas no relatório bem como se comprometeu em estabelecer
melhores práticas de controle e execução dos lançamentos de restos a pagar. A auditoria interna acatou as
manifestações, no entanto, reforçou que, todos as recomendações serão acompanhadas conforme
cronograma estabelecido pelo plano de trabalho desta auditoria.
Relatório de Auditoria nº 005/2016 – Sistemática de Acompanhamento e Avaliação.
O Relatório teve objetivo de verificar se a Comissão composta por servidores da UFMT responsável
pelo acompanhamento e supervisão da execução do plano de trabalho da Ebserh, de fato está operando
conforme a designação do Ofício n.° 264/2015/GR/UFMT, onde, este monitoramento deve ser realizado
mensalmente e estas informações prestadas a UFMT. Foi constatado que existe fragilidade no
acompanhamento e avaliação do desempenho da Ebserh junto a FUFMT, e quando o relatório foi
encaminhado para a unidade responsável realizar a manifestação referente a constatação não obtivemos
retorno até a data da conclusão do relatório e envio a Controladoria Geral da União – CGU/MT.
Relatório de Auditoria nº 006/2016 – Projeto 20 GK
O Relatório teve objetivo de verificar se há controles para os projetos existentes, caso exista, verificar
se são eficazes. O trabalho constatou que não houve atualização dos objetivos dos projetos analisados, não
foram utilizados todo recurso disponibilizado em 2015 para os projetos, nenhuma compra ou apenas compra
parcial de materiais para consumo, registros insuficientes das atividades da equipe de execução do
programa “Transporte Rodoviário de Toras e Madeira Bruta: Prevenção dos acidentes de trânsito” e
ineficácia do acompanhamento dos programas. Conforme o cenário econômico (contingenciamento de
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE MATO GROSSO
AUDITORIA INTERNA
Av. Fernando Corrêa da Costa, nº 2.367 - Prédio da Reitoria, Térreo – Bairro Boa Esperança, Cuiabá/MT • Tel:(65) 3313-7162 / 7159 8
gastos) à época da execução desses projetos, a execução e andamento dos projetos sofreram uma
desaceleração acompanhando todo o cenário orçamentário da FUFMT no referido período.
Relatório de Auditoria nº 007/2016 – Gerenciamento de Riscos
O Relatório teve objetivo de verificar se os controles para as obras se embasaram em uma política de
gerenciamento de risco eficaz e estudar a possibilidade de expansão para demais pró-reitorias. O trabalho
identificou que o processo de implementação do Gerenciamento de Risco na PROPLAN está na fase inicial
e por isso não foi possível realizar uma análise profunda, cabendo apenas algumas sugestões para
melhoramento na implantação e regulamentação do gerenciamento de risco.
Relatório de Auditoria nº 008/2016 – Diligências CGU
O Relatório trata do acompanhamento no atendimento às diligências expedidas pela CGU – MT
referente a processos de admissão, aposentadoria e pensão. Foram verificadas: 01 (uma) diligência
referente à ato de admissão, 56 (cinquenta e seis) diligências referentes à atos de aposentadoria e 05
(cinco) diligências referentes à atos de pensão.
Relatório de Auditoria nº 009/2016 – Sistemas
O objetivo do Relatório é avaliar a qualidade das funcionalidades e nível de utilização dos sistemas
de tecnologia da informação implantados na Fundação Universidade Federal de Mato Grosso (FUFMT). O
trabalho constatou a ausência de funcionalidades no sistema para administrar as solicitações de serviço em
“programação”, existência de saldo patrimonial em unidades administrativas ou acadêmicas inativas e
insuficiência no relatório de baixa, não utilização do Sistema de Espaço Físico – SIEF e falta de meios para
organizar contratos e convênios no SIGCONV.
A análise dos sistemas selecionados que embora a inutilização de determinadas ferramentas de
alguns sistemas, os sistemas estão sendo utilizados e aprimorados conforme a manifestação da unidades
referente as constatações descritas no relatório.
Relatório de Auditoria nº 010/2016 – Indicadores do Relatório de Gestão
O Relatório teve como objetivo avaliar a confiabilidade das informações que compõem os indicadores
do Relatório de Gestão 2015 da FUFMT. A amostra analisada foi a dos indicadores da PROEG e PROCEV
sendo constatado que existiam divergências entre as informações coletadas pela PROPLAN e a advindas
da PROEG, acarretando uma fragilidade no momento de interpretar as informações e formar o indicador. O
trabalho resultou em uma proposição de eliminação dos ruídos identificados criando um diálogo uníssono
para o tratamento dos dados entre as unidades responsáveis.
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE MATO GROSSO
AUDITORIA INTERNA
Av. Fernando Corrêa da Costa, nº 2.367 - Prédio da Reitoria, Térreo – Bairro Boa Esperança, Cuiabá/MT • Tel:(65) 3313-7162 / 7159 9
Relatório de Auditoria nº 011/2016 – Pregão Eletrônico
O Relatório teve por objetivo avaliar os controles internos adotados pela Coordenação de Aquisições
e Contratos de Serviços (CACS) nos pregões eletrônicos ocorridos em 2015 e 2016. O trabalho realizado
constatou indício de cotação de preço superestimada, e recomendou que fossem estabelecidos critérios
objetivos de aceitabilidade do preço e que fossem melhorados o procedimentos e fontes de consulta de
preço durante a fase de cotação.
Relatório de Auditoria nº 012/2016 – Criação de Novos Cursos de Graduação
Foi feita uma avaliação crítica da forma de criação de cursos na Universidade. A expectativa maior
para auditoria era de que a Audin se familiarizasse com o processo adotado e pudesse levar à gestão uma
análise crítica.
DESCRIÇÃO DOS TRABALHOS DE AUDITORIA INTERNA REALIZADOS DE ACORDO COM O PAINT E AS QUE NÃO SE REALIZARAM (ART. 15, INCISOS I E IV, IN CGU 24/2015)
As auditorias foram realizadas em total obediência ao previsto no PAINT referente ao exercício de
2016.
Das ações programadas, apenas uma ação não foi concluída no ano de 2016 ao mesmo tempo que
foi adicionada uma outra ação, que ainda está sendo realizada. Ao fazer o comparativo do cronograma,
encaminhado junto com o PAINT, observa-se cumprimento quase total na consecução das atividades,
sendo que a greve deflagrada em 2016, com duração de dois meses impactou na realização das atividades.
Segue abaixo tabela resumida do tema e do número do Relatório:
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE MATO GROSSO
AUDITORIA INTERNA
Av. Fernando Corrêa da Costa, nº 2.367 - Prédio da Reitoria, Térreo – Bairro Boa Esperança, Cuiabá/MT • Tel:(65) 3313-7162 / 7159 10
RESTOS A PAGAR Rel. 004/2016 Ofício n°122/2016/GR/UFMT
VERIFICAÇÃO DA BASE DOS INDICADORES NO RELATÓRIO DE GESTÃO
AVALIAÇÃO DO USO DOS SISTEMAS
Rel. 009/2016 Ofício n°337/2016/GR/UFMT
ANALISE DE PROJETOS PAGOS COM A AÇÃO GOVERNAMENTAL 20 GK
CRIAÇÃO DE NOVOS CURSOS (Atende ao PDI)
Rel. 012/2016 Ofício n°504/2016/GR/UFMT
PROCEDIMENTO DE CRIAÇÃO DE CURSOS
BOAS PRÁTICAS DE SUSTENTABILIDADE
Rel. 002/2016 Ofício n°027/2016/GR/UFMT
GERENCIAMENTO DE RISCOS
ANÁLISE DA SISTEMÁTICA DE ACOMPANHAMENTO E AVALIAÇÃO DE DESEPENHO DA EBSERH
Rel. 005/2016 Ofício n°126/2016/GR/UFMT
DILIGÊNCIAS DA CGU
ENCARGOS DIDÁTICOS Rel. 001/2016 Ofício n°047/2016/GR/UFMT
DEMANDA DA GESTÃO PARA ACOMPANHAR OS ENCARGOS DIDÁTICOS
PREGÕES Rel. 011/2016/AUDIN AVALIAR OS CONTROLES INTERNOS ADOTADOS PELA COORDENAÇÃO DE AQUISIÇÕES E CONTRATOS DE SERVIÇOS (CACS) PARA A REALIZAÇÃO DE PREGÕES.
A única ação não concluída em 2016 foi a prevista do auxílio evento. A ação não foi priorizada, em
função de que a CGU-Regional/MT fez auditorias sobre o tema. Assim, não foi possível concluí-la em 2016.
Mas ela encontra-se em fase de conclusão e a metodologia utilizada foi diferente das demais, a fim de
racionalizar as ações de controle interno, qual seja: As/Is, com o objetivo de identificar e mapear o processo
de concessão de Auxílio Evento e a partir dessa ação, sugerir / recomendar melhorias.
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE MATO GROSSO
AUDITORIA INTERNA
Av. Fernando Corrêa da Costa, nº 2.367 - Prédio da Reitoria, Térreo – Bairro Boa Esperança, Cuiabá/MT • Tel:(65) 3313-7162 / 7159 11
DESCRIÇÃO DOS TRABALHOS DE AUDITORIA INTERNA REALIZADOS SEM PREVISÃO NO PAINT (ART. 15, INCISOS III, IN CGU 24/2015)
Foram realizados três trabalhos abaixo descrito:
a) Encargos Didáticos: A pedido da alta gestão foi realizada uma análise da distribuição dos encargos
didáticos dos professores da FUFMT – Campus Cuiabá (amostra) a fim de verificar a conformidade
do uso da Sistema de Gerenciamento de Encargos bem como o correto lançamento dos encargos
no PIA.
b) Análise dos Pregões Eletrônicos: A pedido da alta gestão foi feita a analise dos pregões eletrônicos,
encaminhado através do memorando nº 054/AUDIN/2016, a fim de esclarecer os apontamentos da
trilha da CGU e verificar a aderência à legislação atinente às compras públicas.
c) Analise dos contratos com a Fundação de Apoio para a prestação de serviço de realização de
concursos: a pedido da alta gestão e em função de conhecimento pela Auditoria Interna, observou-
se fragilidades no processo específico, razão pela qual gerou a execução da auditoria. A mesma
encontra-se em fase de execução.
Os resultados e as recomendações pendentes, originados pelas ações, encontram-se em
demais itens do Raint.
DAS RECOMENDAÇÕES DO EXERCÍCIO (ART. 15, INCISO VII, IN CGU 24/2015)
Tribunal de Contas da União
Acórdão nº 1415/2016 – Plenário, Processo TC – 032.051/2015-8, foi proferido para a UFMT com a
seguinte ementa:
“RELATÓRIO DE AUDITORIA. FOC. CONTRATAÇÕES PÚBLICAS SELECIONADAS A
PARTIR DE CLASSIFICAÇÃO DE RISCOS REALIZADA POR MODELO PROBABILÍSTICO
DE ANÁLISE DE DADOS. CONTRATO PARA EXECUÇÃO DE OBRAS. DEFICIÊNCIAS NO
PLANEJAMENTO, NO PROJETO BÁSICO E NO ORÇAMENTO. PAGAMENTO DE
SERVIÇOS INCOMPATÍVEIS COM OS SERVIÇOS EFETIVAMENTE EXECUTADOS.
APRESENTAÇÃO DE JUSTIFICATIVAS PELA UNIDADE AUDITADA. ADOÇÃO DE
PROVIDÊNCIAS SANEADORAS E APURATÓRIAS. DETERMINAÇÕES. CIÊNCIA.”
Basicamente, das ponderações feitas, a UFMT entende que acatou o Acórdão, mas ainda está em
fase de acompanhamento pela Secretaria Executiva do TCU em Mato Grosso.
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE MATO GROSSO
AUDITORIA INTERNA
Av. Fernando Corrêa da Costa, nº 2.367 - Prédio da Reitoria, Térreo – Bairro Boa Esperança, Cuiabá/MT • Tel:(65) 3313-7162 / 7159 12
Os demais acórdãos proferidos para UFMT foram a respeito dos atos de aposentadorias com
pagamento destacado da parcela de 28,86% em função de decisão judicial.
Por fim, foi proferido o Acórdão de Relação nº 569/2016 –Plenário, que entendeu pelo cumprimento
integral do Acórdão 1015/2015, que tratou sobre licitação feita pela Fundação de Apoio Uniselva.
Controladoria Geral da União
A CGU-Regional MT, passou a fazer o acompanhamento do Plano de Providências Permanentes
através do Sistema Monitor. A utilização de tal recurso trouxe maior celeridade no repasse das informações,
sendo uma ferramenta de fácil utilização.
Do referido sistema observa-se que em janeiro tinha pendente 19 recomendações, entre maio e
agosto foram acrescidas para 41, entre setembro e dezembro 37, e, atualmente, constam 36
recomendações, são elas:
1. Promover a devida atualização das avaliações dos Bens Imóveis registrados no SPIUnet, em
atendimento à Orientação Normativa GEADE-004, de 25/02/2003.
2. Implementar rotina para a destinação dos resíduos recicláveis descartados para as
associações e cooperativas de catadores de materiais recicláveis, conforme disposto no
Decreto nº 5.940/2006.
3. Atualizar os laudos periciais de insalubridade e de periculosidade no âmbito da FUFMT.
4. Implementar política de gerenciamento de riscos, com identificação dos processos críticos,
assim como diagnóstico dos riscos nas áreas de licitação;
5. Abster-se de utilizar percentual fixo para remunerar à Fundação Uniselva estabelecendo
critérios específicos para a remuneração dos serviços prestados por essa Fundação,
conforme disposto no subitem 1.4.3.1 do Acórdão TCU nº 5450/2012- 2ª Câmara.
6. Mapear e normatizar as ações relacionadas ao patrimônio imobiliário visando organizar o
fluxo de atividades entre os setores envolvidos, designando responsáveis para a execução e
para o acompanhamento das ações mapeadas.
7. Realizar acompanhamento das etapas e prazos de duração das atividades executadas pelo
grupo de trabalho definido para equalizar as pendências existentes em relação às instalações
imobiliárias, visando individualizar o registro contábil dos bens imóveis.
8. Aprimorar o Sistema de Registro de Projetos de Pesquisa (SGPP) no sentido de contemplá-lo
com funcionalidades que permitam a extração de informações gerenciais sobre as
metas/execução das pesquisas e a produção de indicadores.
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE MATO GROSSO
AUDITORIA INTERNA
Av. Fernando Corrêa da Costa, nº 2.367 - Prédio da Reitoria, Térreo – Bairro Boa Esperança, Cuiabá/MT • Tel:(65) 3313-7162 / 7159 13
9. Elaborar regimento interno estabelecendo normas, procedimentos e demais elementos
operacionais necessários à sua adequada administração, assim como normatizar/manualizar
os fluxos de processos disciplinando a tramitação destes internamente e junto aos órgãos
encarregados da concessão do direito de proteção.
10. Incluir nos normativos internos da Unidade regulamentação dos casos de docentes em
regime de 20 (vinte) horas temporariamente vinculados ao regime de 40 (quarenta) sem
dedicação exclusiva.
11. Incluir nos normativos internos da Unidade limites máximos de carga horária de aulas, na
forma do art. 10 da Portaria MEC nº 475/87.
12. Incluir nos normativos internos da Unidade critérios para a distribuição, acompanhamento e
avaliação da carga horária dos docentes na graduação e pós-graduação, relativamente ao
regime de tempo parcial.
13. Implementar mecanismos efetivos de controle da execução das atividades docentes, de
forma a possibilitar que as informações das atividades de ensino, pesquisa e extensão sejam
consolidadas e integradas.
14. Instituir normativos internos que contemplem as atribuições e as responsabilidades dos
setores e dos agentes envolvidos na gestão do Programa de Assistência Estudantil.
15. Proceder à atualização da Resolução Consuni nº 09/2008, que trata da Política de
Assistência Estudantil, assim como da Resolução Consuni nº 04/2007 e da Portaria GR nº
631/2010 no que tange ao percentual do desempenho acadêmico efetivamente exigido na
renovação dos auxílios.
16. Aprimorar o sistema utilizado na gestão do Pnaes, de modo que sejam contemplados todos
os auxílios concedidos, a elaboração da folha de pagamento e as funcionalidades que
permitam a extração de informações gerenciais.
17. Instituir normas para a execução dos auxílios destinados ao apoio pedagógico e a material
didático em consonância com os objetivos do Programa de Assistência Estudantil,
estabelecendo critérios e forma de seleção, valor, documentação necessária, prestação de
contas, entre outros.
18. Instituir normas para a execução do Programa de Acolhimento Imediato em consonância com
os objetivos do Programa de Assistência Estudantil, estabelecendo critérios e forma de
seleção/concessão, documentação necessária, valor, prestação de contas, entre outros, bem
como o setor responsável pela gestão.
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE MATO GROSSO
AUDITORIA INTERNA
Av. Fernando Corrêa da Costa, nº 2.367 - Prédio da Reitoria, Térreo – Bairro Boa Esperança, Cuiabá/MT • Tel:(65) 3313-7162 / 7159 14
19. Instituir normas para a execução do auxílio emergencial em consonância com os objetivos do
Programa de Assistência Estudantil, estabelecendo critérios e forma de seleção/concessão,
documentação necessária, valor, prestação de contas, entre outros, assim como o setor
responsável pela gestão.
20. Instituir normas para a execução do Programa de Bolsa de Apoio à Inclusão em consonância
com os objetivos do Programa de Assistência Estudantil, estabelecendo critérios e forma de
seleção, documentação necessária, prestação de contas, sanções em caso de não prestação
de contas, bem como o setor responsável pela gestão.
21. Implementar mecanismos de avaliação dos resultados do Pnaes no âmbito da instituição.
22. Implementar mecanismos de controle das taxas de evasão e de retenção dos beneficiários do
Pnaes.
23. Rever a norma que regulamenta o auxílio evento em consonância com os objetivos do
Programa de Assistência Estudantil, de modo a contemplar apenas alunos da graduação
quando for utilizado recurso do Pnaes e estabelecer sanções nos casos de não apresentação
da prestação de contas.
24. Demonstrar no processo de concessão do auxílio evento em que se baseia o valor
concedido, anexando documentos comprobatórios.
25. Implementar mecanismos de controle da prestação de contas dos beneficiários de auxílio
evento.
26. Aprimorar as rotinas e os procedimentos de organização, arquivamento e conferência dos
documentos apresentados pelos estudantes quando da concessão ou da renovação dos
auxílios.
27. Proceder ao aprimoramento da Resolução CD nº 14/2011, que disciplina o relacionamento
entre a Universidade e sua Fundação de Apoio, no sentido de contemplar a determinação do
TCU contida no item 9.2.10 do Acórdão nº 2.731/2008 - Plenário.
28. Proceder ao aprimoramento da Resolução CD nº 14/2011, que disciplina o relacionamento
entre a Universidade e sua Fundação de Apoio, no sentido de estabelecer os requisitos
necessários para a conclusão dos projetos, definindo sanções aos responsáveis pela não
apresentação de um produto final pertinente ao objeto proposto.
29. Estabelecer procedimento/roteiro que oriente sobre as fases existentes na realização de
projetos, contemplando os trâmites e a documentação obrigatória para abertura, aprovação e
conclusão do projeto.
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE MATO GROSSO
AUDITORIA INTERNA
Av. Fernando Corrêa da Costa, nº 2.367 - Prédio da Reitoria, Térreo – Bairro Boa Esperança, Cuiabá/MT • Tel:(65) 3313-7162 / 7159 15
30. Adotar sistemática de gestão (procedimento, rotinas ou "check-list") para otimizar o processo
de análise da documentação necessária para o início dos projetos, fase que antecede a
contratação da fundação de apoio.
31. Estabelecer a documentação obrigatória e suficiente para compor os processos de prestação
de contas dos projetos gerenciados pela fundação de apoio e a respectiva forma de
apresentação (meio físico, magnético ou via sistemas).
32. Orientar e fiscalizar a fundação de apoio quanto à necessidade de complementar os dados
publicados em seu "site" na internet, em atendimento aos incisos do artigo 4-A da Lei nº
8.958/1994.
33. Promover a divulgação dos projetos na internet ("site" da universidade) e nos boletins
internos.
34. Estabelecer a forma da anuência expressa para a captação de recursos diretos pela
fundação de apoio, nos casos previstos pelos artigos 1º-A e 1º-B da Lei nº 8.958/1994.
35. Adotar sistemática de gestão (procedimento, rotinas ou "check-list") que estabeleça quais as
verificações mínimas devem ser realizadas para o adequado acompanhamento da execução
dos projetos realizados junto com a fundação de apoio.
36. Promover o aprimoramento do sistema da universidade, SIGCONV, utilizado para o registro
de dados dos projetos realizados junto com a fundação de apoio visando a obtenção de uma
ferramenta que contribua para o acompanhamento e controle dos projetos. Ou seja, uma
ferramenta que possibilite a inserção de dados complementares/adicionais dos projetos, a
realização de consultas e emissão de relatórios.
As recomendações, em sua maioria, encontram-se em fase de análise pela CGU-Regional/MT, uma
vez que o prazo está expirado.
Auditoria Interna
Das recomendações emanadas pela Auditoria Interna encontram-se pendentes ou aguardando
acompanhamento:
1. Que o chefe de departamento, ao perceber a junção de turmas, reveja o PIA do professor e,
se continuado, seja remetido imediatamente para a SGP tomar as providências devidas.
2. Incluir nos normativos internos da Unidade limites máximos de carga horária de aulas, na
forma do art. 10 da Portaria MEC nº 475/87.
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE MATO GROSSO
AUDITORIA INTERNA
Av. Fernando Corrêa da Costa, nº 2.367 - Prédio da Reitoria, Térreo – Bairro Boa Esperança, Cuiabá/MT • Tel:(65) 3313-7162 / 7159 16
3. Os PIAS com jornada inferior ao regime de trabalho do professor não sejam aprovados, nem
homologados, e que sejam remetidos à SGP pelo Diretor para a tomada de providências, sob
pena de responsabilidade solidária do chefe de departamento e do diretor.
4. Os chefes de departamento e diretores da FAET e FENF completem os estágios do SGE,
uma vez que os mesmo expressamente informaram que utilizam o sistema para controle de
encargos.
5. Que os diretores da FAET e FENF encaminhem para a SGP os casos de PIAs não fidedignos
para tomada de providências.
6. Estabelecer, através de alteração na Resolução, a utilização de sistema consolidado.
7. Utilizar de instrumento de planejamento para efetivar o controle dos prazos dos contratos e
termos aditivos.
8. Reavaliar os RPNP com saldos vigentes, a fim de anular os inadequados, inclusive os
referentes à amostra auditada.
9. Analisar o saldo a ser inscrito em RP, antes de seu registro.
10. Realizar movimentação de empenho (liquidação e pagamento) através da nota de empenho a
que se refere o contrato.
11. Realizar anulações e reforços com base nas informações contratuais.
12. Realização do acompanhamento e supervisão mensal e do repasse de tais informações à
FUFMT, nos moldes do contrato com a Ebserh.
13. Conforme a prorrogação do prazo do programa, recomenda-se que sejam atualizados os
objetivos e metas conforme o cenário atual e resultados já alcançados. O acompanhamento
do programa deve ser realizado de modo comparativo com o já realizado em períodos
anteriores para análise de expansão ou não do programa.
14. Recomenda-se que o planejamento de aquisições de materiais e serviços que são de uso
rotineiro seja realizado num período anterior à liberação da portaria de dotação orçamentária,
deixando a posteriore as solicitações dos produtos que atendam as especificidades do
programa. As solicitações devem ser realizadas compreendendo a totalidade dos recursos
disponibilizados.
15. Recomenda-se que a Coordenação de Extensão – Codex oriente e motive as equipes de
execução dos programas e/ou projetos a participarem de treinamento relativo ao processo de
compras a ser ministrado pelo coordenador da CACS, o qual, durante reunião com a
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE MATO GROSSO
AUDITORIA INTERNA
Av. Fernando Corrêa da Costa, nº 2.367 - Prédio da Reitoria, Térreo – Bairro Boa Esperança, Cuiabá/MT • Tel:(65) 3313-7162 / 7159 17
Auditoria Interna, manifestou interesse em realizá-lo entre a data da divulgação da
classificação final dos Editais ProExt e o início da execução dos trabalhos.
16. Recomenda-se que a Codex encaminhe à CACS a demanda de materiais de consumo e
equipamentos de todos os programas e/ou projetos aprovados pela Pro-Reitoria de Cultura
Extensão e Vivência – PROCEV até a data do envio destes ao Ministério da Educação –
MEC (por exemplo, no caso do Edital ProExt 2015, até 28/03/2014) para que a CACS planeje
as compras potenciais.
17. Recomenda-se que a Codex oriente os coordenadores de projetos e programas a
estabelecerem rotina de registro das atividades executadas, como elaboração de listas de
frequência em treinamentos e eventos; documento de avaliação de desempenho, segundo os
participantes; entre outros.
18. Recomenda-se que a Codex estabeleça práticas de controle sobre os programa e projetos,
inclusive solicitando os relatórios de acompanhamento além do relatório final de atividades, o
qual já é cobrado.
19. Recomenda-se à PROAD que solicite à STI inserir no SIGSERV a opção da situação “em
programação”.
20. Recomenda-se à PROAD que solicite à STI inserir no SIGSERV opções suficientemente
específicas de tipo de serviço dentro das opções genéricas existentes, para as solicitações de
serviço se auto-organizarem conforme o grau de prioridade a ser determinado no sistema.
21. Recomenda-se à PROAD que solicite à STI inserir no SIGSERV uma área destinada à gestão
das solicitações “em programação”.
22. Que a Coordenação de Patrimônio desvincule patrimônio das unidades administrativas ou
acadêmicas inativas, baixando-o, caso inexistente, ou transferindo-o às respectivas Unidades
ativas, se existente, bem como solicite à STI o bloqueio de novos registros de entrada nas
Unidades inativas.
23. Que a Coordenação de Patrimônio solicite à STI a inclusão do relatório de baixa por unidade
e por período e o relatório mensal Demonstrativo de Controle Patrimonial.
24. Solicitação formal ao STI, pela Coordenação de Patrimônio, de um campo dentro do sistema
para ser feito o controle de bens que ainda não podem ser incorporados, adquiridos pelos
Convênios.
25. Recomenda-se registrar integralmente os espaços físicos no SIEF. A fim de evitar o
retrabalho, sugere-se aproveitar o andamento da atividade da Comissão Central de
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE MATO GROSSO
AUDITORIA INTERNA
Av. Fernando Corrêa da Costa, nº 2.367 - Prédio da Reitoria, Térreo – Bairro Boa Esperança, Cuiabá/MT • Tel:(65) 3313-7162 / 7159 18
Levantamento de Bens Móveis para já fazê-lo conjuntamente (PROAD, PROPLAN e
Comissão Central de Levantamento de Bens Móveis).
26. Recomenda-se à PROPLAN que solicite ao STI uma ferramenta dentro do SIGCONV que
acompanhe os prazos de vigências dos contratos e convênios.
27. Padronização do tratamento dos dados que compõem o Relatório de Gestão por todas as
unidades envolvidas.
28. Extração das informações do banco de dados seja feita apenas uma vez, evitando o
desalinhamento de interpretações entre as unidades.
29. Seja feito o alinhamento entre PROPLAN e PROEG buscando unicidade de informações para
consolidação dos dados no Relatório de Gestão evitando retrabalho das unidades envolvidas
e dupla interpretação dos dados.
30. Recomenda-se que sejam consultadas diversas fontes de preço durante a fase de cotação a
fim de que se obtenha o preço praticado no mercado.
31. Recomenda-se que sejam estabelecidos critérios objetivos de aceitabilidade de preços.
A Auditoria tem ciência de que já foram dados andamentos para adimplir as recomendações, que
possuem prazo para acompanhamento a partir de março de 2017. Destacamos ainda que foi dada baixa
nas recomendações referente à assistência estudantil, não em função do seu adimplemento, mas porque
boa parte se repetiu pela auditoria realizada pela CGU-Regional posterior ao relatório de Auditoria Interna
feito em 2015, não fazendo sentido possuir recomendações semelhantes emanadas por órgãos de controle
interno do executivo federal.
ANÁLISE DOS CONTROLES INTERNOS (ART. 15, INCISO II, IN CGU 24/2015)
Com base nos trabalhos realizados, a Auditoria Interna avalia positivamente os controles internos da
entidade, que cumpriu adequadamente, no decorrer do exercício de 2016, os seus objetivos de ensino,
pesquisa e extensão. Logicamente que existem aprimoramentos a serem desenvolvidos.
Conforme se vislumbra acima, as principais falhas de controle estão voltadas na área fim e nos
problemas administrativos crônicos. Cenário próximo ao apresentado no exercício anterior, mas com
melhoria sensível na conscientização do aperfeiçoamento das normas e reestruturação administrativa com a
nova gestão. No entanto, há que se ressaltar os cortes de verbas feitos a nível federal.
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE MATO GROSSO
AUDITORIA INTERNA
Av. Fernando Corrêa da Costa, nº 2.367 - Prédio da Reitoria, Térreo – Bairro Boa Esperança, Cuiabá/MT • Tel:(65) 3313-7162 / 7159 19
Os problemas administrativos crônicos estão ligados à grande estrutura desta universidade, trata-se
da atualização de bens móveis e imóveis. Observa-se grande esforço da alta gestão em regularizar tal
pendência, mas esbarra em alguns contratempos: falta de pessoal, falta de recurso, processos
independentes da universidade, dimensão, rodízio de gestor responsável, greve, etc.
A área fim, que é ensino, pesquisa e extensão, possui problemas quanto aos encargos docentes,
sendo inclusive motivo de demanda da CGU-Regional/MT, conforme recomendações ainda pendentes.
Observa-se fragilidades nos diversos níveis de componentes de controle apontado no COSO, desde o
ambiente de controle até ao monitoramento. Segue abaixo as principais falhas, demonstradas através de
situações que se constatou no controle de encargos dos docentes, tanto pela CGU-Regional quanto pela
experiência dos auditores internos:
Ambiente de Controle
É um conjunto de normas, processos e estruturas que fornece a base para a condução do controle interno por toda a organização.
No que pese a estrutura básica, observa-se alguns problemas originados pelo não estabelecimento de competências de forma clara, fazendo com que alguns setores entrem em conflitos. No entanto, com a alteração da gestão e reorganização administrativa, observou-se sensível melhora, em especial com a criação da Secretaria de Infraestrutura. No que pese à normatização, considera como positiva a atitude da gestão em elaborar uma resolução para o controle dos encargos didáticos.
Avaliação de Riscos
Processo dinâmico e interativo para identificar e avaliar os riscos à realização dos objetivos.
Existe uma analise macro dos riscos, a nível de alta gestão existe bem definido as metas e objetivos. No entanto, dentro das Faculdades/Institutos não há uma analise crítica dos processos desenvolvidos. Foi criado com a nova gestão o Escritório de Processos e Projetos. Passo primordial para análise de riscos, uma vez que irá mapear os processos desenvolvidos institucionalmente.
Atividades de Controle
As atividades materiais e formais implementadas pela gestão para assegurar que as respostas aos riscos sejam executadas com eficácia e que a organização consiga alcançar os objetivos Estabelecidos.
Observa-se que a alta gestão tentou colocar em prática ferramentas de controle, em especial nos encargos didáticos, na gestão de pessoas, nos pregões eletrônicos e na relação com a fundação de apoio. Faltam avaliar os aprimoramentos dos controles da assistência estudantil.
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE MATO GROSSO
AUDITORIA INTERNA
Av. Fernando Corrêa da Costa, nº 2.367 - Prédio da Reitoria, Térreo – Bairro Boa Esperança, Cuiabá/MT • Tel:(65) 3313-7162 / 7159 20
Informação e Comunicação
Deve identificar, armazenar e comunicar toda informação relevante, na forma e no período determinados.
Observa-se ainda falha de comunicação e informação entre a gestão, situação apontada no Relatório nº 010/AUDIN/2016. Também é de conhecimento da Auditoria
Atividades de Monitoramento
Avaliar, certificar e revisar a estrutura de gestão de riscos e controles internos de uma organização para saber se estão sendo efetivos ou não para contribuir com o alcance dos objetivos institucionais.
A inexistência de sistematização dos processos e de controles estabelecidos de forma sistematizada dificulta mais ainda o monitoramento. Essa área fim começou a ser monitorada recentemente, apresentando certa resistência por falta de conhecimento da atuação de Auditorias.
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE MATO GROSSO
AUDITORIA INTERNA
Av. Fernando Corrêa da Costa, nº 2.367 - Prédio da Reitoria, Térreo – Bairro Boa Esperança, Cuiabá/MT • Tel:(65) 3313-7162 / 7159 21
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Informamos que as informações solicitadas no artigo 15 da IN 24/2015, seguiram uma estruturação
lógica e não a ordem sequencial do dispositivo. Assim, primeiramente, falou-se sobre unidade de Auditoria
Interna (servidores, benefícios e atuação) e, posteriormente, sobre a gestão da UFMT de 2016
(recomendações pendentes e análise dos controles internos).
Apesar dos problemas ocorridos ao longo da gestão de 2016, entre eles a greve nacional dos
servidores técnicos administrativos das Instituições Federais de Ensino Superior, esta Auditoria Interna
conseguiu cumprir todo o seu planejamento.
Cuiabá – MT, 08 de fevereiro de 2017
Cendyi Prado
Chefe da Auditoria Interna / UFMT
SIAPE: --- / CRC-MT: 16380
EQUIPE DA AUDITORIA INTERNA UFMT
Álex Luna Prates –--
Douglas de Alencar –--
Jurquemi Campos Reis ---
Natália Aguena Arakaki –--
Vinícius da Silva Almeida ---