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Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala –CDAG-

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Procedimiento: Asignación, ejecución y reintegro de Fondos Rotativos

REGISTRO DE REVISIÓN Y APROBACIÓN

NOMBRE PUESTO/CARGO FIRMA FECHA

ELABORADO Guísela Álvarez de De la

Roca Asesora

REVISADO

Licda. Ericka Ruiz Martínez

Analista de Procesos

Licda. Erzi Espinoza Directora de Procesos

Ruth Odily Corzo Rojas Directora de Presupuesto

Lic. Mario Rubén del Valle Gámez

Director de Contabilidad

Adolfo de Jesús Morales Olivares

Director de Tesorería

APROBADO Licda. Marta Alicia Meighan Juárez

Subgerente Financiero


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TABLA DE CONTENIDO

A. Documentos relacionados B. Objetivo C. Definiciones D. Narrativa E. Documentos Relacionados

A. DOCUMENTOS RELACIONADOS

1. FIN-FOR-12 Vale de Fondo Rotativo Interno 2. FIN-FOR-13 Boleta de rechazo gastos FRI

Anexos: a) Registro de control de cuenta de Banco b) Formato de Conciliaciones bancarias c) FR01- Formulario de Constitución, Ampliación o Disminución de Fondo Rotativo Interno d) FR03- Formulario de Rendición de Fondo Rotativo e) Formato de Requisición

B. OBJETIVO Establecer los procedimientos y lineamientos necesarios para la ejecución de gastos de Fondo Rotativo Interno de conformidad con lo normado para el funcionamiento de Fondos Rotativos. C. DEFINICIONES

Fondo Rotativo Interno (FRI)

Disponibilidad de efectivo cuyo objetivo es agilizar los pagos, que se operará como un fondo revolvente, de acuerdo a las normas de ejecución presupuestaria, destinado a cubrir gastos urgentes de funcionamiento de poca cuantía que por su naturaleza no pueden esperar el trámite normal de la Orden de Pago a través del Comprobante Único de Registro (CUR); cuya suma se restablecerá periódicamente en su monto original, en una cantidad equivalente al total de los desembolsos efectuados

Servicios Trabajo realizado por una persona o personas a favor de una entidad a cambio de un pago convenido

Requisición Documento en donde la unidad que necesita adquirir un bien o servicio, presenta solicitud ante el departamento correspondiente, para que se efectúe la compra o se adquiera un servicio.

Vale

Documento utilizado para dejar constancia de la entrega de una cantidad de dinero, a la o las persona(s) encargada(s) de efectuar las compras de bienes o servicios, con la condición de que debe liquidar esa cantidad por medio del expediente de compra de bienes o prestación de servicios.


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Servicios No Personales

Comprende pagos que no tienen ninguna relación con los servicios del personal permanente o no permanente de CDAG, efectuados a personas físicas o instituciones, en compensación por servicios de carácter no personal o el uso del activo fijo o intangible.

Materiales y suministros Comprende la adquisición de materiales y suministros consumibles para el funcionamiento del estado, incluidos los que se destinan a conservación y reparación de bienes del activo fijo

Planta, Equipo e Intangibles

Compra o adquisición de bienes de capital que aumentan el activo de las entidades del sector publico en un periodo dado, comprende bienes físicos, construcciones y/o equipos que sirven para producir otros bienes o servicios, no se agotan en el primer uso que se hace de ellos, tienen una duración mayor a un año y están sujetos a depreciación.


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D. NARRATIVA

No.

Actividad

Responsable

Descripción de las actividades

CREACIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO DE SUBGERENCIA FINANCIERA 1 Emite Acuerdo

de creación de Fondo Rotativo Interno

Gerente En base al Acuerdo de creación del Fondo Rotativo Institucional, aprobado por el Comité Ejecutivo de la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala, y de conformidad con el análisis realizado, el Gerente emite acuerdo de creación del Fondo Rotativo Interno de la Subgerencia Financiera de CDAG, , el cual será utilizado para cubrir gastos correspondientes a los grupos siguientes: 1 “Servicios No Personales”, a excepción de los gastos comprendidos en el subgrupo 15, “Arrendamientos y Derechos”; 2 “Materiales y Suministros” a excepción del renglón 262 “Combustibles y Lubricantes” aplicable únicamente a combustible para el Departamento de Guatemala y 3 “Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles” con excepción del renglón 325 “Equipo de Transporte”, hasta por un monto de TREINTA MIL QUETZALES EXACTOS (Q.30,000.00) incluyendo IVA. En este acuerdo se designa al responsable del manejo del fondo, así como también se establece que las Cajas Chicas, se constituirán con asignaciones en efectivo o cuenta monetaria derivadas de los Fondos Rotativos Internos, cuyas asignaciones, montos, responsables y características serán establecidos mediante Resolución de la autoridad responsable del Fondo Rotativo Interno. Traslada Acuerdo a Subgerencia Financiera.

2 Recepción de Acuerdo

Asistente de Subgerencia Financiera

Recibe Acuerdo de Creación de Fondo Rotativo Interno y traslada a Director de Tesorería para la emisión de cheque, de la cuenta de Fondo Rotativo Institucional.

APERTURA DE FONDO ROTATIVO INTERNO

3 Gestión de

entrega de fondos para apertura de FRI


En base a la asignación determinada en el Acuerdo emitido de creación de Fondo Rotativo Interno de la Subgerencia Financiera, procede a entregar los fondos por cualquiera de las dos modalidades siguientes:

• Elaborando cheque por el monto autorizado, Continúa en paso 4. • Realizando acreditamiento en la cuenta de Depósitos Monetarios

del Fondo Rotativo Interno Continúa en paso 8.

4 Emisión de cheque para apertura de FR Interno


Procede a elaborar cheque de la cuenta bancaria de Fondo Rotativo Institucional y traslada a la Dirección de contabilidad para firma.

5 Revisión y Firma de cheque


Revisa que este correcta la emisión del cheque, firma y traslada a Subgerente Financiera para segunda firma. Si existe error devuelve a Director de Tesorería para repetir operación. Paso 4. (También tienen firmas autorizadas el Subgerente Administrativo y el Gerente quienes pueden firmar en casos emergentes)

6 Autorización y firma de cheque

Subgerente Financiera

Recibe cheque y procede a firmar, devuelve a Director de Tesorería quien envía a depositar cheque a la cuenta bancaria autorizada de Fondo Rotativo Interno.


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Actividad

Responsable


7 Entrega de

cheque y emisión de vale


Emite FIN-FOR-12 “Vale Fondo Rotativo Interno” a nombre del responsable del Fondo Rotativo Interno, por el valor del fondo asignado, el cual queda vigente por el año que se utilizarán los fondos respectivos, entregando copia del depósito bancario, contra firma de vale. Procede a operar en libro de control de Bancos de cuenta bancaria de Fondo Rotativo Institucional. Continúa en paso 12.

8 Solicitud de Fondos a FRI por medio de acreditamiento


Solicita autorización a Subgerente Financiera para acreditamiento a Fondo Rotativo Interno, de la cuenta del Fondo Rotativo Institucional, por el monto autorizado y traslada a Subgerente Financiera, quien autoriza y traslada a Asistente de Contabilidad.

9 Operatoria de entrega de fondos por medio de acreditamiento

Asistente de contabilidad

Asistente de Contabilidad efectúa operación de carga al Sistema del Banco, de la cuenta del Fondo Rotativo Institucional, por el monto autorizado y traslada a Subgerente Financiera.

10 Autorización entrega de fondos por medio de acreditamiento


Recibe solicitud de carga y autoriza la transferencia por medio de su usuario autorizado por el Banco, imprimiendo la transferencia bancaria. Traslada a Director de Tesorería.

11 Entrega copia de transferencia y emisión de vale


Emite FIN-FOR-12 “Vale Fondo Rotativo Interno” a nombre del responsable del Fondo Rotativo Interno, por el valor del fondo asignado, el cual queda vigente por el año que se utilizarán los fondos respectivos, entregando impresión de transferencia bancaria al Encargado de FRI.

12 Deposito y Operatoria en libro de control de bancos

Encargado de Fondo Rotativo Interno

Recibe copia de depósito o impresión de transferencia bancaria, y opera en libro de control de bancos, autorizado por Contraloría General de Cuentas. Si no existiese libro autorizado, continua en paso 13. De lo contrario continua en paso 16.

13 Solicitud de autorización de libro de Bancos


En los casos en que no exista libro de Bancos autorizado, previamente a recibir los fondos el responsable del manejo del Fondo Rotativo Interno, procede a solicitar a Subgerencia Financiera se gestione ante Contraloría General de Cuentas la autorización de libro de Bancos

14 Autorización de libro de bancos


De conformidad con el procedimiento que en ese momento tenga en vigencia Contraloría General de Cuentas, solicita la autorización del libro de control de bancos, ya sea en libro o en hojas movibles. Al obtenerlo lo traslada al Encargado de Fondo Rotativo Interno

15 Recibe libro de Bancos


El responsable del fondo firma de recibido por la entrega del libro de bancos. Regresando al paso 12.

OPERATORIA EJECUCIÓN FONDO ROTATIVO INTERNO

16 Operatoria de Caja Chica o Fondo Rotativo Interno


Si los fondos solicitados serán para uso de caja chica procede en paso 17. Si los fondos solicitados serán para uso de fondo rotativo procede con paso 23.


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Actividad

Responsable


17 Recepción de solicitud de Apertura de Fondo de Caja Chica


Recibe Resolución de Subgerente Financiera, autorización para apertura de los Fondos de Caja Chica, para elaborar acreditamiento bancario de la cuenta bancaria del FRI a la cuenta bancaria de Caja Chica correspondiente.

18 Carga en sistema para Acreditamiento de fondo de caja chica


Procede a efectuar la carga en el sistema del Banco e imprime constancia de transferencia bancaria y traslada a Auxiliar de Contabilidad

19 Revisión y Habilitación de carga para Acreditamiento

Auxiliar de Contabilidad

Procede a la revisión de la carga en el Sistema del Banco, y traslada a Subgerente Financiera. Continuando en paso 20. De tener correcciones regresa a paso anterior.

20 Autorización de Acreditamiento


Autoriza operación de acreditamiento en el sistema del banco firmando de aprobado en la constancia, traslada a Encargado de Fondo Rotativo Interno.

21 Recepción de constancia acreditamiento y opera registros bancarios


Recibe la constancia de acreditamiento firmada, da aviso al Encargado de Caja Chica correspondiente, y procede a operar en libro de control de Bancos autorizado.

22

Subprocesos de compras por caja chica

Responsables de Caja Chica

Según procesos correspondientes de compras por cajas chicas. Procede en paso 35.

23 Recepción de solicitud de compra o pago de servicios FRI


Recibe del Departamento de Compras, la solicitud en original y copia de adquisición de bienes o servicios por medio de formato de Requisición y llenando los requisitos siguientes:

• Describir de manera clara las características del bien o servicio que necesita adquirirse,

• Monto estimado del gasto a efectuar • Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia • Anotación de Partida y Renglón presupuestario que corresponda, • Anotación de que el gasto está incluido en el Plan Operativo

Anual • Debe presentarse firmado por el Director de la Unidad Solicitante

y de la Subgerencia a que pertenezca • En caso de adquisición de bienes o suministros, deberá tener

estampado el sello de NO HAY EXISTENCIA por parte de la unidad de almacén.

A la requisición deberá adjuntarse como mínimo una cotización o factura proforma por el gasto a realizar, además hoja impresa del Registro de proveedores de Guatecompras de la página electrónica del Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado de Guatemala.

24 Revisión de solicitud


Revisa que la documentación esta completa, y traslada a Subgerente Financiera para aprobación de trámite continua en paso 25 En caso de no estar correcto devuelve a solicitante con FIN-FOR-13 “Boleta de rechazo gastos FRI, Regresa al paso 23.

25 Aprobación para Subgerente Aprueba el trámite y devuelve a Asistente para traslado a Encargado de


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Actividad

Responsable


el tramite Financiero Fondo Rotativo.

26 Recepción de solicitud

Encargado de Fondo Rotativo Interno.

Recibe expediente y revisa documentación, realiza cálculos para emisión de cheque, cuando corresponde, pudiendo elaborarlo a los siguientes beneficiarios:

• Al proveedor, el cual se entrega al solicitante, quien tiene un plazo de diez días para liquidar el cheque recibido con la documentación correspondiente.

• Personal solicitante de las diferentes unidades, en este caso los fondos se proporcionan para cubrir varios gastos como un Fondo por Liquidar, y de conformidad con Acuerdo emitido por Gerencia, teniendo el solicitante plazo para liquidarlo dentro del plazo autorizado por Gerencia, posterior a haberse realizado los gastos o terminado el evento, para el que se utilizó el fondo.

27 Verificación de

NIT del proveedor


Verifica en el modulo correspondiente de SICOIN el NIT del proveedor, y procede a la emisión del cheque de la cuenta bancaria de Fondo Rotativo Interno, y traslada a Director de Tesorería para revisión.

28 Emisión de cheque


Emite cheque de la cuenta bancaria de Fondo Rotativo Interno, y traslada a Director de Tesorería para revisión.

29 Revisión de emisión de cheque


Revisa cheque emitido junto con la papelería de solicitud, en caso de tener errores devuelve a Encargado para que proceda a repetir cheque, regresando al paso 28. De lo contrario traslada para firma a la Dirección de Contabilidad, paso 30.

30 Firma 1 de cheque


Procede a firmar cheque y traslada a Subgerente Financiero.

31 Firma 2 de cheque


Procede a firmar cheque y traslada a Encargado de Fondo Rotativo Interno .

32 Recepción de cheques y operación en libro de control


Recibe cheques debidamente firmados, opera en libro de control de Bancos autorizado.

33 Da aviso al solicitante de FRI


Envía por correo electrónico lista de cheques emitidos al solicitante, para conocimiento y avisos correspondientes.

34

Entrega del cheque


Entrega cheque al proveedor o solicitante a este último, se le adjunta expediente recibido inicialmente, el solicitante firma FIN-FOR-12 al cual se adjunta a la copia de Requisición recibida. Archiva temporalmente documentos, en espera de la liquidación correspondiente por parte del solicitante.

35 Prepara Conciliación Bancaria


Mensualmente actualiza libro de Bancos autorizado, y dentro de los primeros cinco días de cada mes debe preparar conciliación bancaria, la cual archiva donde corresponda.


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Actividad

Responsable


LIQUIDACION DE GASTOS POR SOLICITANTE AL FONDO ROTATIVO INTERNO

36 Recepción expediente a liquidar


Recibe del solicitante el expediente completo para liquidación, trasladando para revisión al Encargado de Fondo rotativo Interno.

37 Revisión de expediente


Revisa expediente teniendo cuidado de que este completo y contenga como mínimo:

• Requisición y especificaciones técnicas, si aplica. • Cotización. • Registro Proveedores en Guatecompras. • Factura razonada y firmada por el solicitante y con Visto Bueno

de Subgerencias o Gerencia cuando corresponda • Formulario de exención de IVA • Verificador de facturas en control de consulta de SAT • En el caso de adquisición de bienes o suministros se debe

adjuntar Forma 1-H Constancia de Ingreso a Almacén e Inventarios.

• En caso la adquisición se trate de bienes inventariables, en el formulario de Ingreso a Almacén e Inventarios la Unidad de Inventarios debe razonar que el bien fue ingresado al Inventario.

• En caso de prestación de servicios se debe adjuntar Carta de Satisfacción (Recibido de conformidad) del servicio.

• Listado de asistencia que contenga como mínimo nombre del asistente, unidad a que pertenece y firma de asistencia o de recibido el servicio.

De estar la documentación correcta procede a adjuntarla a los demás expedientes para liquidación de Fondo, continuando con paso 38. En caso de no estar correcto el expediente procede a devolverlo con FIN-FOR-13 Boleta de rechazo gastos FRI al solicitante, quien después de corregirlo regresa a paso 36.

38 Ordena Expedientes de Gastos Liquidados


Procede a ordenar los expedientes liquidados de acuerdo a orden numeración de cheques.

LIQUIDACION DE GASTOS PARA REINTEGRO AL FONDO ROTATIVO INTERNO

39 Elabora Rendición

de FRI Encargado de Fondo Rotativo Interno

Elabora RENDICION DE GASTO FONDO ROTATIVO INTERNO. En esta formato debe ingresar la siguiente información:

• Lugar y fecha en que se realiza el reporte • Nombre del Encargado • Fondo Asignado • Monto del Reintegro • Lugar y Fecha • Numero de Documento (factura, form.de ingreso fiscal etc.)


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Actividad

Responsable


• Fecha del Documento • Numero de Exención de IVA • Proveedor • Detalle de la compra o servicio • Valor total del documento • Valor IVA • Valor ISR • Valor neto

Este reporte debe llevar total en números y en letras y firmado por el Encargado. Al estar concluido y firmado lo traslada al Director de Tesorería.

40 Firma formato de rendición de FRI


Verifica que los documentos estén correctos y en orden, firma reporte y lo traslada a Subgerente Financiero para Visto Bueno, quien al firmar lo devuelve a Encargado de Fondo Rotativo Interno. Paso 41. De encontrarse correcciones en la rendición de FRI regresa al paso 39.

41 Revisión documental previa

Dirección de Contabilidad

Continúa con proceso de revisión documental previa correspondiente.

42 Codificación Presupuestaria

Dirección de Presupuesto

Continúa con proceso de codificación presupuestaria correspondiente.

OPERATORIA DE TESORERIA EN MODULO DE SICOIN

43 Recepción de

Rendición de FRI


Recibe de la Dirección de Presupuesto tanto la rendición de Gastos de Fondo Rotativo Interno, como también Rendición de Gastos de Caja Chica.

44 Revisión de Rendición de FRI


Revisa que la rendición este firmada por el encargado de Revisión documental previa, que este codificada y con la firma de Director de Presupuesto; de ser reintegro para fondo de cajas chicas continua en paso 45 y en paso 46 de ser reintegro para fondo rotativo. En caso haga falta alguno de los anteriores requisitos, procede a devolver rendición a Dirección de Presupuesto quien procede a corregir lo omitido, regresando al paso 41.

45 FIN-MAN-01 Reintegro de Caja Chica

Subgerencia Financiera

Según proceso de FIN-MAN-01 Reintegro de caja chica.

46 Registro en el Sistema SICOIN


Ingresa al Modulo de SICOIN, formato FR03 Rendición de Fondo Rotativo Interno de la Subgerencia Financiera, y procede a registrar cada uno de los gastos, anotadas en la Rendición.

47

Solicitud y aprobación de Rendición de FRI en SICOIN


Ingresadas cada una de las liquidaciones en el formato FR03, el Encargado solicita y aprueba la Rendición dentro del Modulo de SICOIN.


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Actividad

Responsable


48 Elabora CUR de Gasto


Aprobado el formato FR03 en SICOIN, genera en ese mismo sistema el formato FR02 Documento de Consolidación de Fondo Rotativo formato FR02-CUR de Gasto-, y traslada a la Dirección de Contabilidad para registrar contablemente la reposición de los fondos, continuando con paso 51. Si fuese liquidación anual de fondo rotativo interno, continúa en paso 49.

49 Registro contable de la liquidación final de FRI

Dirección de Contabilidad

Realiza registro contable según proceso correspondiente, imprime CUR trasladando el expediente al archivo contable.

50 Depósito por reintegro de saldo disponible por liquidación final de FRI


Procede a depositar saldo disponible de cuenta bancaria a la cuenta de Fondo Rotativo Institucional y entrega boleta de depósito. Finaliza liquidación anual de fondo rotativo interno, continúa en paso 55.

51 Reposición de Fondo Rotativo Interno


Según proceso correspondiente de emisión de reposición de fondo en tesorería.

52 Recepción de reposición de fondos

Encargado de Receptoría

Entrega al Encargado de Fondo Rotativo Interno de Viáticos, fotocopia del depósito efectuado por reintegro de fondos, quien opera en el registro auxiliar de cuenta corriente de bancos que se lleva en archivo de Excel.

OPERATORIA LIBRO BANCOS Y CONCILIACION BANCARIA 53 Operación de

libro de Bancos autorizado por Contraloría General de Cuentas


Procede con base a lo operado en el registro auxiliar de cuenta corriente de bancos, a operar los registros oficiales en el libro de Bancos autorizado por Contraloría de Cuentas.

54 Elaboración de Conciliación bancaria


En forma mensual o cuando le sea requerido el Encargado de Fondo Rotativo Interno, elabora conciliación bancaria y la opera en el libro de Bancos autorizado por Contraloría de Cuentas.

55 Archivo de documentación


Archiva documentos relacionados.

NORMATIVA RELACIONADA

• Acuerdo Número 03/2012-G-CDAG, Creación del Fondo Rotativo Interno • Manual de clasificaciones presupuestarias para el Sector público de Guatemala, 4ta. Edición • Acuerdo Ministerial Numero 6-98, Régimen de Fondos Rotativos para instituciones del Estado • FIN-MAN-01 Reintegro de cajas chicas

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