Smart Tech Consulting

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Os custos com telecomunicações pode ser reduzidos em praticamente todas as

organizações.

Embora as mudanças de tecnologia, mercado mais competitivo, problemas das

operadoras na entrega dos serviços, demandas e exigências dos funcionários

parecem aumentar continuamente, há conjuntos de soluções padronizadas (ou

não!) que podem ajudar a rever e ajustar os custos de acordo com as

necessidades e as estratégias das empresas.

Com ajuda de um especialista, os diversos fatores que influenciam nos gastos dos

serviços podem ser analisados profundamente .

Ao compreender os fatores - tanto em

termos técnicos, de processos, negociais e

comportamentais, a organização pode

tomar decisões assertivas na revisão e

redução de seus custos bem como

implementar um processo de controle de

custos eficiente para os seus serviços de

telecomunicações.

Os custos estão sob

controle?

O que dizem as pesquisas

Segundo a Fortune 1000 os custos

com telecomunicações representam

a segunda maior despesa não

operacional para a média das

grandes organizações. A maioria das

empresas pode reduzir estes custos

na ordem de 15% e em muitos

casos, esta redução pode chegar

superar a casa dos 40%.

Onde estão os problemas?

Muitas organizações pagam preços

acima do mercado, adquirem mais

capacidade do que necessitam,

utilizam tecnologias não adequadas,

não possuem um controle efetivo

do uso dos serviços contratados e

não detectam erros no faturamento

nas contas das operadoras e

prestadores de serviços.

Quais são as soluções?

Neste documento apresentamos

formas de reduzir os custos com

telecomunicações através de seu

uso racional, negociações e/ou

renegociações de contratos com

operadoras, novas tecnologias e

gestão eficiente dos recursos

disponíveis.

Redução dos custos com telecomunicações: Uma abordagem profissional

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Reduzir o uso (fazer menos chamadas, utilizar menos troncos, etc.):

Esta pode não ser a decisão mais racional visto que hoje, mais do que nunca, os resultados dos negócios dependem fundamentalmente da comunicação entre as empresas, seus clientes e fornecedores. Há que se pensar no equilíbrio entre o que realmente a empresa precisa para se comunicar, atendendo os seus objetivos e estratégias de negócios, com a utilização racional dos recursos disponíveis à sua realidade, sejam eles físicos ou humanos. Pontos chaves:

Adequar a quantidade de recursos físicos, tais como serviços de voz e dados à realidade da empresa;

Educar e conscientizar os usuários internos quanto ao uso dos recursos.

Terceirizar gestão de telecomunicações:

A economia de custos ocorrerá somente se isso for feito corretamente e não se aplica a todas as organizações.

Encontrar fornecedores mais baratos O mercado oferece uma grande gama de opções de fornecedores de serviços de telecomunicações e, conseqüentemente, uma oferta de tarifas mais competitivas.

Reestruturar/renegociar os contratos/acordos com fornecedores existentes:

Os contratos de prestação de serviços das operadoras normalmente são firmados por períodos de 36 a 60 meses. Portanto, contratos com mais de 36 meses, podem não refletir as tarifas atuais, já que a competição força constantemente a queda das tarifas.

Monitorar e corrigir eventuais erros nas faturas dos serviços:

As faturas dos serviços podem apresentar inconsistências entre valores pagos e valores devidos por não aplicação correta das regras de tarifação e das tarifas definidas em contrato. O site da ANATEL – Agencia Nacional de Telecomunicações - mostra que o item cobrança está entre as principais reclamações dos clientes do serviço STFC (Telefonia Fixa), Celular e Comunicação Multimídia. Veja abaixo a compilação destes indicadores para o período Janeiro a Maio de 2011.

Como reduzir os custos:

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Fonte: ANATEL

Utilizar mais eficientemente as tecnologias disponíveis:

Há tecnologias adequadas a cada tipo de negócio e seu uso pode gerar economias nos custos de comunicação.

Rever / utilizar mais eficientemente os processos internos:

Processos internos morosos são potenciais fontes de custos. Portanto, ao rever ou adequar os processos internos podemos encontrar formas de reduzir os custos.

Aumentar a segurança (prevenção de perdas com fraudes):

Falta de política do uso de serviços pelos funcionários, bem como controle inadequado dos serviços podem aumentar significativamente o uso indevido de recursos de telecom.

1 – Deixar de conferir faturas e pagar por serviços que não foram consumidos;

2 - Não ter a visão geral de todas as faturas e respectivos vencimentos e conseqüentemente pagar juros por contas atrasadas;

3 – Deixar de cancelar contratos de serviços que não são mais utilizados ou desnecessários, tais como, linhas fixas e celulares de funcionários que já se desligaram da empresa;

4 - Ter acordo de nível de serviço (SLA) ou links redundantes que não são necessários;

5 - Manter a base de contratos descentralizada, o que impede melhores negociações de tarifas;

6 – Solicitar serviços às operadoras/fornecedores, principalmente os emergenciais, sem os respectivos contratos, pagando assim tarifas mais altas.

7 - Não realizar inventário e controle de ativos, dificultando a visão geral dos recursos disponíveis;

8 - Não possuir políticas para o uso dos serviços pelos funcionários.

2011Reclamações

Registradas

Motivo

Cobrança%

Jan 48.828 11.485 24%

Fev 52.224 11.589 22%

Mar 51.613 12.686 25%

Abr 44.713 11.220 25%

Mai 55.442 15.201 27%

Totais 252.820 62.181 25%

Serviço Fixo Comutado

2011Reclamações

Registradas

Motivo

Cobrança%

Jan 70.590 30.905 44%

Fev 64.906 28.024 43%

Mar 65.673 28.974 44%

Abr 58.578 25.388 43%

Mai 75.478 32.959 44%

Totais 335.225 146.250 44%

Serviço Móvel Pessoal

2011Reclamações

Registradas

Motivo

Cobrança%

Jan 17.645 2.971 17%

Fev 20.217 2.987 15%

Mar 19.320 3.149 16%

Abr 16.426 2.973 18%

Mai 18.876 3.856 20%

Totais 92.484 15.936 17%

Serviço de Comunicação Multimídia

8 Erros que aumentam os custos com telecom

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