Redes de Arquivos /Redes Sociais

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FACULDADE DE ENGENHARIA DA UNIVERSIDADE DO PORTO ESTUDO DE REQUISITOS ORGANIZACIONAIS E TÉCNICOS DE REDES DE ARQUIVOS USANDO UMA ABORDAGEM DE REDES DE ACTORES SOCIAIS -Aplicação ao Sector do Vinho do Porto- Francisco Vicente Teixeira Barbedo Licenciado em História –variante Arte e Arqueologia pela Faculdade de Letras da Universidade do Porto Dissertação submetida para satisfação parcial dos requisitos do grau de mestre em Gestão de Informação Tese realizada sob a supervisão do Professor António Lucas Soares, da Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto Porto, Janeiro de 2003

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A minha tese final do Mestrado de Gestão de Informação. Redes de Arquivos aplicadas ao sector do Vinho do Porto através da metodologia de Redes de Actores Sociais e UML.

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FACULDADE DE ENGENHARIA DA UNIVERSIDADE DO PORTO

ESTUDO DE REQUISITOS ORGANIZACIONAIS E TÉCNICOS DE REDES DE ARQUIVOS USANDO UMA ABORDAGEM DE REDES DE ACTORES

SOCIAIS

-Aplicação ao Sector do Vinho do Porto-

Francisco Vicente Teixeira Barbedo

Licenciado em História –variante Arte e Arqueologia pela Faculdade de Letras da Universidade do Porto

Dissertação submetida para satisfação parcial dos requisitos do grau de mestre em

Gestão de Informação

Tese realizada sob a supervisão do Professor António Lucas Soares,

da Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto

Porto, Janeiro de 2003

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RESUMO

O presente trabalho propõe como objectivos testar a aplicabilidade de uma

abordagem baseada em redes de actores sociais à análise organizacional

considerada sob a perspectiva de desenvolvimento ou melhoria de sistemas

de informação e sistemas de arquivo. As redes de actores sociais são

intensamente utilizadas como metodologia de exploração de disciplinas

sociais como sociologia, antropologia ou psicologia social. O seu emprego

em planeamento de sistemas de informação e utilização expedita em

análise organizacional não tem porém sido muito popularizado. Esta

realidade parece no entanto estar a modificar-se.

Para a concretização deste propósito assume-se como base de aplicação e

exploração da abordagem como universo de estudo o sistema de

informação e o sistema de arquivo, considerados como duas entidades

conexas, com objectivos diferenciados sobre um objecto comum –a

informação–, em que se explora alguns aspectos de análise organizacional

nomeadamente a SSM, Redes de Actores Sociais e modelação de processos

inter-organizacionais

Um segundo propósito consiste na identificação dos requisitos técnicos e

organizacionais necessários para constituir uma rede interorganizacional

que suporte processos, gestão de informação e de documentos de arquivo.

Esta rede de arquivos, que também se poderia designar por rede de

documentos ou rede de informação fixada, tem com propósito a realização

de actividades e processos entre organizações de forma a aumentar a sua

eficiência, eficácia e efectividade mantendo simultaneamente as

capacidades de evidenciais inerentes a toda a transacção organizacional.

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ABSTRACT The present work holds the following goals: To test the accuracy and

aplicability of an approach based on social actors networks considered

under the perspective of information and recordkeeping systems

development and/or improvement. Social Network Analysis has been

intensively applied in scientific areas such as sociology, anthropology or

social psicology. It’s use on the field of information systems planning and

operative organizational assessement, however, has not been fully adopted.

This trend seems to be changing lately.

In order to achieve the stated purpose it is considered as the basis to an

approach development, the universe of information and recordkeeping

systems, regarded as two connected entities pursuing different ends and

sharing a common object –information– in which some aspects of

organizational assessement like SSM, SAN and modeling are applied.

On a second view this thesis aims to achieve the identification and

understanding of organizational and technical requirements that may be

needed in order to build networks between organizations able to support

information and archival processes comprehended in interorganizational

processes. This kind of network, that could as well be called a record or

fixed information network, aims to improve the outcoming of activities and

processes between organizations on a way that increases efficiency and at

the same time, preserves the evidential needs that every organizational

activity and transactions must take account on.

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AGRADECIMENTOS A elaboração de qualquer trabalho de investigação implica sempre a colaboração e ajuda directa ou indirecta de um conjunto muitíssimo alargado de actores. No presente caso será quase apropriado falar de uma “rede pessoal de suporte” compreendendo coesão, conectividade, densidade e centralidade suficientes e combinadas nas doses exactas e quase ideais (porque o ideal é infinito e logo inatingível). Assim sendo a sua individualização torna-se irrelevante dado que o contributo de cada actor (mesmo que ele disso não tivesse consciência) por menor que tenha sido foi sem dúvida decisivo. Mas porque a centralidade é um facto, alguns pontos na rede existem cujo respectivo índice deve ser marginalmente valorado. Gostaria assim de agradecer ao actor IVP pela disponibilidade manifestada (Ana, Sérgio) ao actor ADP pela experiência transmitida, ao ALS (Sim, sim, é o António Lucas Soares...) por trazer a ordem à desordem e à Maria João Pires de Lima (actor MJPL!) pela sempre mais que benevolente e esclarecida centralidade. E, claro, à minha rede egocêntrica de actores sociais...

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SUMÁRIO

CAP. 1 INTRODUÇÃO_____________________________________________________________13

CAP 2. REDES SOCIAIS e REDES de ACTORES SOCIAIS _________________18 2.1 Definição e contexto de emergência _______________________________________________18 2.2 Caracterização teórica ______________________________________________________________21 2.2.1 Redes Sociais v. Redes de Actores Sociais_______________________________________23 2.2.2 Perspectivas de Análise em RAS _________________________________________________26 2.3 Questões metodológicas ___________________________________________________________34 2.3.1 Reduzida investigação teórica ____________________________________________________34 2.3.2 Problemas de amostragem de rede e generalização ___________________________34 2.3.3 Excessiva incidência na análise de dados e reduzida atenção à recolha de dados _____________________________________________________________________________________37 2.3.4 Desfasamento entre forma e conteúdo da rede _________________________________37 2.4 Análise de redes sociais_____________________________________________________________38 2.4.1 A recolha de dados ________________________________________________________________38 2.4.1.1 Príncípios e métodos de recolha de dados_____________________________________39

2.4.1.1.1 Princípios de recolha de dados_____________________________________42

2.4.1.1.2 Métodos de recolha de dados_______________________________________43 2.4.2 Métodos de Análise de Redes Sociais ____________________________________________47 2.4.2.1 Níveis de análise ________________________________________________________________47 2.4.2.2 Ferramentas de análise _________________________________________________________47 2.4.2.3. Parâmetros de Avaliação_______________________________________________________52 2.4.2.4 Medidas específicas de análise _________________________________________________60 2.5 Análise organizacional e Redes de Actores Sociais________________________________74

CAP. 3 ORGANIZAÇÕES e SISTEMAS__________________________________________86 3.1 Teoria de sistemas __________________________________________________________________86 3.2 Visões da organização ______________________________________________________________91 3.2.1 Tipologias de organizações _______________________________________________________95 3.2.1.1 Organizações clássicas _________________________________________________________96

3.2.1.1.1 Metáforas de organizações__________________________________________97

3.2.1.1.2 Modelos de organizações ____________________________________________99

3.2.1.1.3 Outras perspectivas da organização_____________________________104 3.2.1.2 Organizações virtuais__________________________________________________________106 3.3 Análise organizacional: princípios e métodos ____________________________________110 3.4 Sistemas de informação____________________________________________________________124 3.5 Sistemas de Arquivo________________________________________________________________132 3.6 Processos___________________________________________________________________________139 3.7 Documentos_________________________________________________________________________143

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CAP 4 ESTUDO de CASO: O SECTOR do VINHO do PORTO____________158 4.1 Contexto legal, social e organizacional ___________________________________________159 4.2 Metodologia utilizada ______________________________________________________________169 4.2.1 Métodos de recolha de dados ____________________________________________________170 4.2.2 Nivel de agregação e envolvimento de actores_________________________________171 4.2.3 Exploração da recolha de dados _________________________________________________172 4.3. Descrição de actores ______________________________________________________________174 4.3.1 Critérios de inclusão de actores _________________________________________________174 4.3.2 Descrição de actores _____________________________________________________________175 4.4 Análise de estrutura social (RAS) _________________________________________________187 4.4.1 Introdução ________________________________________________________________________187 4.4.2 Análise da rede ___________________________________________________________________193 4.4.2.1 Análise global __________________________________________________________________193 4.4.2.3 Identificação de subgrupos: nCliques ________________________________________205 4.4.3 Conclusões e Propostas __________________________________________________________207 4.5 Processos inter-organizacionais___________________________________________________210 4.5.1 Relação estrutura social/processos/rede ______________________________________235 4.6 Documentos_________________________________________________________________________237 4.7 Arquivos na rede ___________________________________________________________________244 4.7.1 Rede como infra-estrutura de informação______________________________________244 4.7.2 Requisitos tecnológicos __________________________________________________________248 4.7.3 Identificação de actores _________________________________________________________254 4.7.4 Meta-informação _________________________________________________________________258 4.7.4.1 Modelo SPIRT/RKMS___________________________________________________________258 4.7.4.2 Esquemas para aplicação de valores__________________________________________263 4.7.4.3 Exemplificação de modelo _____________________________________________________268

CAP. 5 CONCLUSÕES E TRABALHO FUTURO _______________________________272 5.1 Conclusões__________________________________________________________________________272 5.2 Avaliação do trabalho realizado e possibilidades de trabalho futuro.___________274

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS___________________________________________________279

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SUMÁRIO de FIGURAS e TABELAS Cap. 2 Figura 2.1 - Exemplos de díades e tríades Figura 2.2 - Rede tipo borboleta (O actor 4 é transconector) Figura 2.3 - Exemplo de ponte Figura 2.4 - Exemplo de grafo Figura 2.5 - Contexto de metodologia RAS Tabela 2.1 – Perspectivas de análise (segundo R. Burt) Tabela 2.2 Analogias de relações (adaptado de Lemieux. Les Reséaux d’Acteurs Sociaux) Tabela 2.3 - Um exemplo de matriz de adjacência Tabela 2.4 - Síntese de medidas de análise RAS Tabela 2.5 (adaptado de TICHY, Ob.Cit, p. 236) Cap. 3 Figura 3.1 - SSM (segundo Galliers) Figura 3.2 - Sistema de Arquivo Figura 3.3 - Diagrama de processo Figura 3.4 - Informação, documentos e documentos de arquivo Figura 3.5 - Encapsulação de MI (VERS) Figura 3.6 - Relacionação de MI Tabela 3.1 Relação tecnologia/estrutura/dimensão Tabela 3.2 Síntese de modelos UML Cap.4 Figura 4.1 - Diagrama de classes do universo analisado Figura 4.2 - Rede de Actores Sociais Figura 4.3 - Grafo de adjacência Figura 4.4 - Grafo caminhos geodésicos Figura 4.5 - Grafo conectividade/fluxo Figura 46 - Grafo grau de centralidade Figura 4.7 - Grafo grau de centralidade: modo sectores Figura 4.8 – Grafo Proximidade Figura 4.9 – Grafo Intermediação Figura 4.10 – Grafo Cliques Figura 4.11 - Grafo nCliques e actores Figura 4.12 - Diagrama de objectivos Figura 4.13 - Diagrama de objectivos 2 Figura 4.14 - Extracto rede actores sociais Figura 4.15 - Diagrama de processo Figura 4.16 – Diagrama de actividades Figura 4.17 - Extracto de diagrama RAS Figura 4.18 - Diagrama de processo Figura 4.19 - Diagrama de actividades Figura 4.20 - Actividades: possível melhoria Figura 4.21 - Extracto de diagrama RAS Figura 4.22 - Diagrama de processo Figura 4.23 – Diagrama de actividades

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Figura 4.24 - Extracto de diagrama RAS Figura 4.25 - Diagrama de processo Figura 4.26 – Diagrama de actividades Figura 4.27 – Diagrama de actividades: possível melhoria Figura 4.28 - Diagrama de classes de rede Figura 4.29 – Diagrama de classes Tabela 4.1 – Caracterização do sector de Vinho do Porto Tabela 4.2 - Quadro síntese de actores participantes na rede Tabela 4.3 - Matriz de graus de entrada e saída Tabela 4.4 - Matriz de distâncias geodésicas Tabela 4.5 – Matriz caminhos alternativos Tabela 4.6 – Influência RAS, processos e rede

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LISTA DE ABREVIATURAS ADP – Arquivo Distrital do Porto AGLS – Australian Governement Locator System CAA – Circuito Administrativo de Amostras CIRDD - Comissão Interprofissional da Região Demarcada do Douro DIRKS - Designing and Implementing RecordKeeping Systems EVP – Empresa de Vinho do Porto IAN/TT – Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo II – Instituto de Informática IVP – Instituto do Vinho do Porto IVV – Instituto do Vinho e da Vinha MI – Meta-Informação MOREQ – Modeling Functional Requirements NAA – National Archives of Australia OA – Organizational Assessement PRO – Public Record Office RAS – Redes de Actores Sociais RDF – Resource Description Framework RIA – Rede Interorganizacional de Arquivos RKMS – Record Keeping Metadata Scheme SBDR – Sistema de Bases de Dados Relacional SA – Sistema de Arquivo SI – Sistema de Informação SPIRT - Strategic Partnership with Industry - Research and Training UE – União Europeia UML – Uniform Modeling Language VERS – Victorian Electronic Records Strategy

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CAP. 1 INTRODUÇÃO

Quantas vezes ouvimos falar de redes? Referimo-nos de forma quase

generalizada e muitas vezes irreflectida a estas entidades: Redes de

comunicação, de informação, de circulação, redes de estradas, portagens,

etc. Mas certamente que sob uma aparente simplicidade existe uma

elaborada teia de planeamento, estudo e execução que torna esta entidade

num objecto particularmente complexo.

No entanto não subsistem dúvidas de que a rede constitui, hoje em dia,

uma estrutura básica que abrange uma vasta gama de actividades, técnica

e socialmente solidamente imbricadas no que se convencionou chamar de

Sociedade de Informação. A própria conectividade permitida pelas

Tecnologias de Informação e Comunicação que torna a distância física

irrelevante, é um exemplo paradigmático da inevitabilidade de rede. Outros

exemplos abundam: As organizações virtuais, o comércio electrónico o

conceito de “network centric warfare” - as redes chegaram à guerra!-

demonstra claramente que o conceito é um facto estabelecido e mais que

isso, essencial para o desempenho normal da maior parte das facetas da

vida quotidiana das pessoas e organizações.

No entanto será aplicável, e mesmo que aplicável será útil, para todos os

tipos de actividade económica, social humana a utilização de redes? E de

entre a considerável panóplia de metodologias disponíveis para análise,

desenho e implementação de redes haverá eventualmente alguma nova ou

pelo menos alguma significativa contribuição insuficientemente explorada?

A presente tese pretende ensaiar uma tentativa de aplicação de abordagem

baseada em redes de actores sociais para efectuar análise

interorganizacional sob o ponto de vista de estruturas e agentes sociais e

com o objectivo de definir, desenhar e implementar uma rede de

informação de arquivo. A razão da opção por esta área prende-se por um

lado com o teor do curso de mestrado em que a apresentação desta tese se

insere –gestão de informação– e em cujo contexto a escolha de sistemas de

informação como foco de aplicação parecia à partida evidente! Mas porquê

arquivos? Os arquivos, na realidade sistemas de informação com

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peculiaridades próprias, constituem um aspecto habitualmente desprezado

por todos os profissionais de informação (e de qualquer outro sector se

quisermos ser precisos!) à excepção dos próprios arquivistas! Mas na

realidade o documento de arquivo e o sistema que o gere são

fundamentais para a concretização de forma legal e socialmente válida dos

objectivos de qualquer organização, na medida em que garantem a

adequação do seu comportamento funcional ao ambiente externo em que

esta opera, considerado sob a vertente da salvaguarda de interesses e

posições dessa organização relativamente a outros actores com os quais

interactua. Paralelamente o sistema de arquivo não é dissociável lógica e

conceptualmente do sistema de informação. Ambos têm como objecto esta

entidade embora a abordem com perspectivas e objectivos diferentes.

Partindo destes pressupostos pareceu-nos interessante equacionar os

requisitos necessários para colocação de arquivos em rede, ou se quisermos

dar a volta ao texto, tornar visíveis documentos, considerados no sentido

arquivístico do termo, num ambiente de rede ordinariamente absorvido com

outras preocupações operacionais e administrativas que não os arquivos!

A metodologia de redes sociais é utilizada para investigação substantiva em

diversas áreas científicas, como a antropologia, sociologia, psicologia social.

Tem também sido alvo de aplicação mais pragmática de carácter

eminentemente operacional. Neste último esta metodologia é

essencialmente utilizada como uma ferramenta para reestruturação de

organizações, embora normalmente dirigida tanto para gestão de recursos

humanos, mas também para redes de organizações [122]. Devemos

portanto frisar que de toda a bibliografia consultada a maior parte era

devotada a definições da organização e de processos de trabalho. A

aplicabilidade a sistemas de informação aparece em alguns autores mas de

uma forma muito diluída em enquadramentos de posicionamento

organizacional. Um elemento que nos dá informação curiosa sobre esta

ausência de contacto entre as áreas de investigação é o facto de os autores

de ciência organizacional ou de sistemas de informação não citarem autores

perfeitamente associados com análise de redes sociais, sendo o contrário

igualmente verdade. O silêncio é quase total! Mas no entanto esta parece

ser uma área especialmente promissora para uma abordagem baseada em

redes sociais. Com efeito um sistema de informação baseia-se na

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comunicação de informação através de uma estrutura ou infraestrutura de

informação que assenta simultaneamente nas vertentes social e

tecnológica. Neste contexto e porque a análise de redes de actores sociais

incide a sua análise sobre uma estrutura social de rede em que são

especialmente valorizados os atributos e dinâmicas comportamentais das

relações estabelecidas entre actores, esta metodologia sugeria fortes

possibilidades de aplicação a cenários de análise organizacional para

desenvolvimento de sistemas de informação.

Na sequência do exposto e sintetizando os desideratos desta tese diremos

que o presente trabalho tem como objectivos:

1/ a aplicabilidade da abordagem de Redes de Actores Sociais na análise e

concepção de uma rede de arquivos, envolvendo naturalmente sistemas de

arquivos e sistemas de informação.

2/ a aplicabilidade de métodos de modelação do negócio da engenharia

informática à análise de processos interorganizacionais na área de arquivos.

3/Como corolário deste processo propõe-se um modelo conceptual de rede

de arquivos que englobe requisitos de natureza tecnológica – apropriados às

características específicas do universo em estudo – e requisitos de meta-

informação aplicada tendo em consideração as vistas de identificação,

integridade e autenticidade de documentos produzidos numa perspectiva de

realização de transacções interorganizacionais jurídica e socialmente

válidas.

Para a realização deste trabalho partiu-se dos seguintes pressupostos:

• A tecnologia interactua com a estrutura social sobre a qual é aplicada

• Os sistemas de arquivo gerem documentos que são um objecto

informacional com atributos e comportamentos específicos.

• Um processo organizacional gere e manipula objectos documentais de

arquivo os quais se inserem necessariamente no contexto funcional e

operativo do primeiro.

O contexto de análise exclui documentos históricos focando-se apenas nas

transacções decorridas em processos interorganizacionais e nos documentos

activos e com utilidade operacional aí produzidos.

Este trabalho não partiu de hipóteses de trabalho particulares ou pré-

concebidas, procurando-se através de uma recolha de dados orientada

segundo métodos escolhidos, avaliar e tentar esclarecer se uma

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metodologia muito específica e cientificamente complexa –RAS- é, no todo

ou em parte, adequada ou a sua aplicação vantajosa para gestão de

informação e sistemas de informação e em que medida contribui para a

“montagem” de uma rede. Procurou-se igualmente definir em que medida e

em que áreas pode esta metodologia revelar-se de especial interesse.

Acrescentamos que a aplicabilidade deste processo foi inevitavelmente

condicionada pela rede de teste montada. Mas mesmo no caso em que

determinados resultados escaparam à lógica de análise ficamos pelo menos

com a informação do potencial resultado se a rede escolhida fosse de outra

natureza.

Este trabalho foi estruturado nos capítulos indicados no sumário seguindo-

se uma breve síntese do conteúdo de cada um deles.

• No capítulo dois procura-se dar uma panorâmica geral e estado da

arte sobre redes sociais e redes de actores sociais, diferenciando, se

bem que superficialmente (visto que os elementos comuns são em

maior número que os divergentes) os dois conceitos e respectivos

métodos. Serão apresentadas algumas das principais medidas

utilizadas na análise social baseada em redes e finalmente falar-se-á

da potencial relação entre a abordagem escolhida e a sua

aplicabilidade em contextos organizacionais.

• No capítulo três aborda-se a questão da organização. Procura-se

explicitar alguns conceitos logo a seguir amplamente utilizados,

como o de sistema e ainda de teoria organizacional, organizações

virtuais, organizações em rede e processos inter-organizacionais. O

objectivo é de preparar teoricamente o cenário para a exploração do

capítulo seguinte no qual que se desenvolve o estudo de caso.

Apresenta-se uma breve síntese sobre metodologias utilizadas em

análise organizacional, procurando referir diversos princípios e

métodos de abordagem. Fala-se ainda de sistemas de informação e

sistemas de arquivos apontando algumas abordagens relativamente

a estas entidades. Aborda-se finalmente as características e

especificidades do objecto documental e redes de arquivos como

suporte a redes transaccionais de negócio e suporte de processos.

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• No capítulo quatro é apresentado o estudo de caso compartimentado

nas três vistas sistémicas que julgamos pertinente incluir: a

representação da rede como uma estrutura social e

interorganizacional em que são incluídos actores e relações

verificadas entre esses actores e realizadas medidas que se julgaram

mais adequadas à caracterização efectiva da estrutura social

observadas e das possíveis influências verificáveis nas vistas

adjacentes; os processos que decorrem como substância dessas

mesmas relações, ou seja, a camada operativa da rede (aquela onde

se passam acções) são igualmente analisados e finalmente os

documentos produzidos em cada processo e que irão preencher a

rede de arquivos propriamente dita. Ainda nesta parte procede-se à

aplicação parcial do modelo RKMS/SPIRT de meta-informação

incidente sobre classes (entidades) presentes na rede. Partimos do

princípio se enquadra em sectores transaccionais de negócio, i.e.,

que os seus actores transaccionam através desta estrutura e que os

documentos, na sua condição de bem e subproduto de processos aí

desenrolados, devem ser geridos em rede.

• No capítulo cinco são apresentadas conclusões e possibilidades de

trabalho futuro.

• A última parte é constituída por quatro anexos onde são

apresentadas respectivamente no anexo A as tabelas e grafos

efectuados para a análise de redes de actores sociais, no anexo B a

descrição e modelos dos processos realizada em UML com extensões

Eriksson-Penker, diagramas de actividade e de conexão

actores/papéis, no anexo C a descrição sucinta dos documentos

produzidos no âmbito dos processos identificados e finalmente no

anexo D a explicitação dos diversos elementos do modelo

SPIRT/RKMS utilizado.

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CAP 2. REDES SOCIAIS e REDES de ACTORES SOCIAIS

2.1 Definição e contexto de emergência

A metodologia de análise de redes sociais e particularmente de redes de

actores sociais (daqui em diante denominada de RAS), disseminou-se de

forma significativa durante a década de 70, associada ao desenvolvimento

de informática que possibilitou a exploração das possibilidades matemáticas

de análise.

A utilização desta metodologia exige uma base de aplicação normalizada e

exactamente estruturada de forma a sustentar a aplicabilidade de recursos

quantitativos. Essa estrutura foi encontrada na matemática discreta e mais

particularmente na tautologia de rede, conceito directamente inspirado na

teoria de grafos. Um grafo é por definição uma rede sendo a teoria de

grafos o estudo do aspecto conectivo dessa rede. Ou seja, a única ilação a

retirar de um grafo é estrutural [59].

Os antecedentes da análise de redes sociais enraízam num conjunto de

disciplinas que surgem e se disseminam amplamente a partir da década de

40.

A sociometria inicialmente aplicada por Moreno, [43] introduziu os

conceitos de actores e relações assim como o emprego de métodos

quantitativos para análise de estruturas sociais.

Os trabalhos de Radcliff-Brown e de Lévi-Strauss na área de antropologia e

que entroncam na corrente estruturalista, constituem igualmente uma base

epistemológica e heurística para o desenvolvimento do conceito de

estrutura social. Sob o ponto de vista metodológico, o estruturalismo

analisa grandes sistemas sociais através da observação das relações e

funções dos elementos atómicos constitutivos desse sistema. Pretende

portanto identificar as infraestruturas “inconscientes”, ou seja, não

conscientemente percepcionadas, de fenómenos culturais/organizacionais à

luz de uma aproximação relacional. As relações que se estabelecem entre

agentes são o objecto de estudo e não os actores individualmente

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considerados, ou sequer a entidade social na sua totalidade.

Complementarmente adopta-se uma abordagem sistémica da realidade

propondo leis gerais explicativas de padrões comportamentais subjacentes

à própria estrutura social. 1

As redes sociais radicam igualmente na psicologia social, através de

autores como, por exemplo, Bavelas que em 1948 introduziu a noção de

que a ordenação estrutural dos laços que ligam os membros de um grupo

orientado para a realização de tarefas pode ter consequências significativas

na sua produtividade e consciência laboral. Este autor propôs, segundo

Freeman, [43] ser a centralidade o atributo estrutural dominante para a

realização deste tipo de análise, tendo especificado formalmente este

parâmetro.

Estas acções precursoras de investigação baseadas em análise estrutural,

entram num período de latência que se prolonga até à década de 70. A

razão para este facto reside na ausência de ferramentas de cálculo

suficientemente poderosas que permitissem a exploração de modelos

qualitativamente significativos. Os cálculos associados à análise estatística

sociométrica são substancialmente exigentes de capacidades de

computação, à época (décadas de 40-50) inexistentes. A aplicabilidade

deste método de análise estava, portanto, à partida limitada por falta de

ferramentas capazes de o potenciar. Sem esses recursos a extensão dos

casos observados era reduzida e portanto insusceptível de deduzir

conclusões genéricas ou produzir teoria formal [49]. A partir da década de

70 no entanto, várias circunstâncias se combinaram para produzir o

contexto propício ao recrudescimento da metodologia, a qual se traduziu

nomeadamente no aparecimento de diversas revistas especializadas e

associações profissionais.2

Em primeiro lugar o desenvolvimento sistemático de informática e indústria

de computadores pôs à disposição dos investigadores poderosas

ferramentas que viabilizavam análise rápida e conclusiva sobre estruturas

sociais de grande dimensão bem como a computação de algoritmos

complexos [107]3.

1 Lévi-Strauss afirmava que para um observador capturar na sua totalidade um minuto da vida de um actor numa sociedade primitiva, necessitaria de toda uma vida de trabalho. (entrevista dada à TF1 em 1972) 2 As revistas Connections, Social Networks e a fundação do INSNA (International Network for Social Network Analysis) 3 os algoritmos NEGOPY ou o CONCOR, ambos muito exigentes computacionalmente, datam desta época

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Em segundo lugar o desenvolvimento da área de matemática discreta com

particular ênfase na teoria de grafos e matemática algébrica com recurso a

matrizes, proporcionou os recursos para construção de modelos estruturais

alargados e genéricos. A análise de redes sociais é realizada

fundamentalmente a partir de duas representações matemáticas: o grafo,

ou a representação gráfica de actores e relações existentes entre eles, e a

matriz ou representação canónica dessa estrutura gráfica. Estes dois

processos de representação estão intrinsecamente relacionados coexistindo

por norma nos estudos baseados em redes sociais [21], [42],[59].

Diversas perspectivas teóricas em áreas tão variadas como teoria

organizacional, teoria cognitiva, teoria de acção, são susceptíveis de ser

condensadas através de análise baseada em estruturas de rede. Isto é

explicável pelo facto desta constituir um modelo estruturado que

representa de forma simplificada mas significativa, visto conter

intrinsecamente todos os atributos que caracterizam os actores incluídos e

as relações que os unem, uma determinada realidade social. Uma rede

social pode pois, nessa óptica, ser considerada como um modelo

particularmente vocacionado para sobre ela serem testados diversos tipos

de análise de acordo com os mais diversos paradigmas teóricos e

epistemológicos.

A aplicabilidade de análise de redes sociais alarga-se a áreas variadas das

ciências sociais, como a epidemiologia, análise organizacional e

interorganizacional, sociologia, administração de empresas, implementação

de infra-estruturas informáticas ou ainda organização militar

nomeadamente na aplicabilidade do paradigma de 4CISR (Command,

Control, Communications, Computers & data, Intelligence, Surveillance,

Reconnaissance) [35]. Este exemplo tem particular importância porque

constitui um caso exemplar de aplicação de RAS a sistemas de informação,

sendo que actualmente, um cenário de intervenção militar - mesmo que

sem fins bélicos- se articula numa arquitectura de rede (network centric

warfare), sendo a informação recolhida, processada e distribuída pelos

actores que nela participam de forma interactiva. A metodologia RAS neste

contexto tem capital importância para caracterizar a rede e determinar

caminhos óptimos de circulação de informação.

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2.2 Caracterização teórica

Lemieux [82] considera uma rede de actores sociais como um sistema

baseando-se para o efeito na definição avançada por Le Moigne para quem

um sistema é uma entidade que existe em algo (contexto ambiental) para

realizar qualquer coisa (objectivo), que concretiza algo (actividade, função)

através de algo (estrutura, forma estável) que se transforma no tempo

(evolução). Esta definição é-nos útil no presente contexto já que se

adequa admiravelmente bem à descrição e adaptação a realidades

organizacionais e inter-organizacionais. Com efeito, se concretizarmos o

modelo proposto podemos substituir cada uma das constantes enunciadas

por entidades concretas observadas no terreno. O contexto ambiental será

o sector de negócio específico com o seu quadro regulamentar, técnico,

jurídico e normativo cujos objectivos são respectivamente a produção,

comercialização e preservação de um produto. Esses objectivos são

conseguidos através de uma rede interorganizacional que mantém entre si

processos de negócio documentados (actividade função) ao longo do

tempo.

Uma estrutura segundo, por exemplo, Eisenberg é a ordenação de

elementos de um sistema e do conjunto de relações que conectam esses

mesmos elementos e os mantêm unidos. A tradição estruturalista defende

que indivíduos ocupam posições designadas no sistema e os papéis que

estão associados a essas mesmas posições restringem o comportamento

desses mesmos indivíduos (unidades individuais de observação). A palavra

sistema aparece neste contexto indiferentemente citada e referindo-se a

uma entidade integrada e coerente. Um sistema total é representado por

todos os componentes e relações necessárias para a concretização de um

objectivo, atendendo a um conjunto de restrições identificadas. O objectivo

do sistema define a finalidade para a qual foram ordenados os

componentes e relações (em RAS designadas por actores e conexões)

enquanto que as restrições constituem as limitações introduzidas no seu

desempenho que definem os seus limites e permitem explicar as condições

de funcionamento. Este conceito parece-nos directamente associável à

concepção de uma rede como estrutura de oportunidades e

constrangimentos [34] que se oferecem aos actores participantes.

Page 22: Redes de Arquivos /Redes Sociais

22

Os sistemas são normalmente representados através de modelos. Uma

rede, por exemplo, é um modelo de um sistema social. Uma organização

por seu turno, é um sistema e uma rede de actores sociais modela essa

organização representando o sistema social composto pelos actores e

relações entre eles estabelecidas com objectivos individuais e comuns de

viabilizados pela troca/apropriação de recursos aí existentes.

A análise baseada em redes sociais baseia-se primariamente no

pressuposto de que uma estrutura social não se organiza aleatoriamente

mas sim de forma padronizada (BROWN citado por FREEMAN)[42][43]. O

comportamento social dos actores, qualquer que seja o nível de agregação

considerado (individual ou colectivo), manifesta-se através de padrões

– latentes ou evidentes – concretizados através de conexões estabelecidas

com os restantes actores que compõem essa rede. Estabelece-se portanto

um modelo de rede para representar a estrutura social que se pretende

retratar, de forma a permitir a aplicação de métodos de matemática

estatística que permitam a emergência e caracterização desses padrões

sociais comportamentais e relacionais latentes os quais resistem a análises

sociológicas convencionais.

Esta estrutura social na qual o actor se insere constitui, na medida em que

uma rede permite a comunicação de recursos e a efectivação de acções4,

uma fonte de oportunidades que se oferece ao actor para este conseguir os

interesses próprios por si percepcionados. Mas por outro lado, representa

também conjuntos de restrições na medida em que o alcançe de metas ou

interesses, quer individuais ou colectivos, podem ser condicionados ou

mesmo impedidos pelos interesses próprios dos outros actores existentes

na rede.

A análise de redes sociais pretende deste modo identificar estruturas

profundas [107] i.e., padrões regulares que se inscrevem, ou decorrem

debaixo da superfície complexa dos sistemas sociais através de aplicação

de matemática estatística cujos resultados são directamente interpretados

à luz da teoria social.

Esta metodologia comporta ainda duas assumpções importantes

relativamente a comportamento social. [42], [73].

4 Neste contexto a acção é entendida como um comportamento revestido de intencionalidade e competência. (PACHERIE, E., Action Concepts.)

Page 23: Redes de Arquivos /Redes Sociais

23

a/ Todo o actor participa num sistema social que envolve outros actores os

quais constituem referenciais fundamentais para as suas decisões e acções

empreendidas. Este pressuposto é exemplificado pelo facto do próprio

comportamento social não ser isolado mas colectivo, ou pelo menos conter

implicações colectivas, na medida em que os actos de um indivíduo afectam

e podem mesmo colidir com os interesses ou comportamentos dos

restantes actores. Este facto é particularmente claro através de observação

de mecanismos desenvolvidos para regular a vida em sociedade como os

quadros legis lativo, regulamentar e normativo. Da mesma forma o

comportamento do indivíduo isolado será influenciado pela percepção dos

seus interesses e pelas relações que estabelece com outros actores. Por

outras palavras, a acção de um actor deve ser considerada à luz de

variáveis recolhidas da sua conectividade na estrutura social e da

percepção dos seus próprios interesses enquanto indivíduo.

b/ Existem vários níveis de estruturas num sistema social, considerando-se

como definição de estrutura, neste contexto, as regularidades nos padrões

relacionais entre entidades concretas, i.e., unidades individuais de

observação. Significa isto que a organização de relações sociais constitui

um conceito nuclear da análise de redes na medida em que esta se

interessa fundamentalmente pelas propriedades estruturais em que os

actores sociais se integram e pela detecção dos fenómenos sociais os quais

não existem exclusivamente ao nível do actor individual. Isto significa que a

análise de redes sociais incide antes de mais, sobre o conjunto de relações

mantidas pelos actores e não sobre os seus atributos individuais.

2.2.1 Redes Sociais v. Redes de Actores Sociais

Sintetizando o exposto diremos que a análise de redes sociais procura

localizar e caracterizar propriedades emergentes nascidas da articulação de

unidades individuais de observação com as conexões efectuadas ou

existentes entre elas.

Page 24: Redes de Arquivos /Redes Sociais

24

As redes de actores sociais, constituem uma variação ou se quisermos, um

ramal daquela metodologia. A diferença de substância encontra-se na

atenção atribuída aos atributos dos actores que constituem os nós da rede

[80]. A par da caracterização das conexões que unem os pontos da rede, é

considerada e realizada a descrição dos atributos dos próprios actores ou

vértices que circunscrevem uma relação. Sobre este aspecto as redes

sociais não prestam especial atenção. Os actores são considerados apenas

na medida do seu capital conectivo com os restantes, o qual é avaliado,

medido e descrito de forma quantitativamente exacta. Considera-se assim

não existir vantagem em concluir teoria social a partir dos atributos

individuais dos actores. Esta posição constituiu uma ruptura com anteriores

escolas epistemológicas que consideravam estas características tais como

sexo, idade, etc., elementos por si só explicativos de comportamentos

sociais. Na análise RAS (Redes Actores Sociais), embora se mantenha como

ponto nuclear as relações sociais estabelecidas, é igualmente atribuída

atenção aos atributos específicos de cada actor os quais são analisados

associadamente com a caracterização do seu capital conectivo. Há portanto

uma análise matricial (vertical e transversal) dos elementos da rede.

Os aspectos diferenciadores entre uma abordagem exclusivamente

centrada em redes sociais e outra baseada em redes de actores sociais

(RAS) podem assim ser sintetizados nos seguintes pontos:

1/ O interesse das redes sociais reside, como atrás dito, na estrutura social

representada na rede. A RAS interessa-se igualmente por essa entidade

mas considerando que esta deriva das acções observadas dos actores que

participam nessa rede, ou seja, os actores sociais. Estes têm características

próprias, que devem ser consideradas e incluídas na análise a empreender.

[3].

2/ Simultaneamente a relação efectuada entre unidades individuais de

observação (actores), possui propriedades que não são apenas específicas

dos actores participantes, - entre os quais se estabelece a relação -, nem

tão pouco constituem o simples somatório dessas mesmas propriedades.

São essencialmente atributos emergentes da relacionação dessas unidades

individuais de observação. As conexões são pois, baseadas num contexto

Page 25: Redes de Arquivos /Redes Sociais

25

específico que ao ser alterado modifica ou extingue as propriedades dessa

mesma relação.

3/ A RAS compreende procedimentos de reconstituição da estrutura ou

seja, da morfologia do sistema de troca e acção, constituindo blocos de

actores obtidos através de medidas estatísticas de equivalência, das quais

adiante se falará mais detalhadamente, em que se incluem as relações

estabelecidas entre esses blocos e os atributos individuais dos actores que

não se diluem no contexto global da rede.

4/ Os actores são posicionados dentro da estrutura de acordo com o seu

capital conectivo e atributos individuais.

5/ São efectuados procedimentos de associação entre posição e

comportamento de actores. Esta estrutura de relações entre os actores e

posições que eles ocupam pode ser considerada como uma variável

independente que contribui para a identificação de influência exercida sobre

os comportamentos sociais.

Autores como Lemieux [82], por exemplo reduzem a fronteira entre redes

sociais e de actores sociais a problemas de terminologia. Considera este

autor a primeira designação demasiado vaga uma vez que pode incluir

redes materiais de intercâmbio. As redes de transportes, dadas a título de

exemplo, constituem conjuntos de pontos representando locais unidos por

linhas de comunicação por onde circulam, entre outros, actores sociais. Não

são portanto exclusivamente redes de actores sociais embora se possam

considerar redes sociais.

A fronteira entre estas duas abordagens não constitui uma linha divisória

concreta. Note-se que os métodos quantitativos analíticos são idênticos e

os investigadores utilizam indiferentemente as duas designações bem como

processos de investigação similares. Poderemos portanto considerar a RAS

como uma evolução ou aperfeiçoamento de análise de redes sociais, não

existindo qualquer ruptura metodológica ou epistemológica entre as duas

aproximações. Na realidade os pontos de vista de análise de atributos

individuais de actores e as propriedades das relações que os unem são,

Page 26: Redes de Arquivos /Redes Sociais

26

embora de naturezas diferentes, complementares e ambos coexistem

articuladamente [73].

2.2.2 Perspectivas de Análise em RAS

A investigação com base em análise RAS constitui um meio de identificar a

estrutura de comunicação de recursos através do emprego de dados

individuais e relacionais sobre unidades de análise. Neste contexto

podemos apontar duas perspectivas de macroanálise utilizadas:

1/ A perspectiva relacional em que a unidade atómica de análise é o actor

sendo a sua relação com os outros actores entendida sob perspectivas

interpretativas obtidas através de várias aproximações analíticas como

força, coesão, proximidade. São neste caso analisadas as relações entre

actores através de constituição de díades (conjuntos de dois actores) e

tríades (conjuntos de três actores), consideradas como sub-estruturas

atómicas da rede, sem incluir nessa análise as relações com outros actores

que escapem a esses conjuntos simples de unidades. Essas relações serão

analisadas dentro dos conjuntos de díades e tríades em que o mesmo actor

participe [121]. Por exemplo, um actor A é analisado no contexto da

relação mantida com o actor B. No entanto o actor mantém igualmente

relações com os actores C, F e Z residentes na rede. Existem portanto 4

díades que irão ser sucessivamente analisadas: {A→B}; {A→C};

{A→F}; {A→Z}, sem no entanto serem integradas essas análises, ou

seja, a comparação da díade 1 com a 2, etc. Esta representação é

extensiva a tríades sendo que estas são compostas de três actores e das

respectivas conexões. {A→B}; {A→C}; {B→C}5 [26], [80]. Os conceitos

de diferenciação utilizados nesta aproximação baseiam-se essencialmente

em aspectos sócio-psicológicos.

2/ A perspectiva estrutural ou posicional em que o objecto de pesquisa

consiste na identificação de padrões idênticos ou similares de

relacionamento com os restantes actores da rede e que, dessa forma,

5 Note-se que as direcções das conexões entre tríades não obedecem obrigatoriamente apenas ao esquema apresentado.

Page 27: Redes de Arquivos /Redes Sociais

27

BA BABA

C

B

A

díade: conexãoadjacente

díade: conexãodireccionada

díade: conexãodireccionada simétrica

tríade adjacente

C

B

A

1 2

3

tríade transitiva Figura 2.1 - Exemplos de díades e tríades

permitem a identificação

topológica de um actor ou

conjunto de actores que ocupem

posições semelhantes dentro da

estrutura social observada.

Por outras palavras, identificam-

se actores individualizados ou

grupos de actores que mantêm

posições equivalentes com os restantes actores que integram a rede,

inferindo padrões comportamentais e relacionais de uns relativamente a

outros. A análise padronizada de conjuntos de relações permite determinar

posições relativas de conjuntos de actores (singulares ou colectivos)

ocupadas na estrutura social observada. Nesta perspectiva o

desenvolvimento destes mesmos conceitos baseia-se em aspectos

antropológicos e sociológicos.

Sintetizando o exposto pode-se afirmar que a RAS pretende identificar

numa rede de actores sociais, padrões de relacionamento entre conjuntos

de dois ou três actores (díades e tríades) e, complementarmente, isolar

conjuntos – singulares ou colectivos – com posições equivalentes,

relativamente a todos os restantes membros da rede.

Estas definições são mais claramente visíveis através da tabela 1. Numa

leitura vertical é-nos dado o nível de agregação dos actores como unidades

de análise, sendo identificados 3 níveis: actor, subgrupos, subestruturas.

Numa leitura horizontal temos as definições para cada nível de agregação

de acordo com as duas perspectivas de análise descritas: relacional e

posicional.

Tabela 2.1 – Perspectivas de análise (segundo R. Burt)

Nível de agregação de actores na unidade de análise Perspectivas de análise

Actor Vários actores unidos num subgrupo

Múltiplos subgrupos como sistema estruturado

Relacional Rede pessoal extensiva, densa e/ou multiplexa

Grupo primário como uma clique de rede: Conjunto de actores unidos por relações coesas

Sistema estruturado denso ou transitivo

Page 28: Redes de Arquivos /Redes Sociais

28

Posicional Ocupante de uma posição central e/ou prestigiada na rede

Conjunto posição/papel considerado como posição na rede; um conjunto de actores estruturalmente equivalentes

Sistema estruturado como estratificação de conjuntos de posições/papéis

Segundo Burt [26] a tabela acima representada apresenta duas dimensões

complementares: As células da primeira fila corresponderão à análise de

redes egocêntricas (egonet) e análise tríadica, ou seja, análise de

transitividade e densidade da rede e consequentemente das relações em

que os actores se encontram envolvidos (abordagem relacional). Uma

segunda dimensão ou classe, representada pela segunda fila consiste em

actor, subgrupo e modelos de sistemas de topologias sociais. Esta classe

serve para destacar e descrever a estrutura social em termos de

diferenciação entre actores e subgrupos (abordagem posicional).

Considera-se a combinação destes dois tipos de análise como

complementares já que os resultados pretendidos se enquadram em

objectivos diferentes. Blau, citado por Rogers [107] afirma que a

perspectiva relacional será mais útil para estudar sistemas recém-

formados6 enquanto que a aproximação posicional poderá ser mais eficaz

para estudar sistemas já estabelecidos e consolidados há mais tempo. Na

realidade não há estudos em número suficiente que ponham em

comparação as duas abordagens e que permitam aferir com propriedade da

maior ou menor adequação ou apetência de um ou de outro relativamente

à sua aplicabilidade a RAS.

Um outro aspecto que no entanto é necessário esclarecer refere-se à

natureza essencial dos actores da rede. Um grafo integra dois elementos

estruturais característicos [59] –linhas e pontos– que sob a perspectiva de

RAS, poderemos designar como unidades individuais de observação. Estes

objectos podem ter vários níveis de agregação. O ponto de vista de análise

no entanto é sempre individual, no sentido em que a observação a um nível

de abstracção elevado considera conjuntos de actores e relações. Significa

isto que os actores incluídos na rede podem representar pessoas, objectos,

unidades orgânicas, organizações, países, etc., não havendo na prática

qualquer limite para o critério de agregação utilizado para a construção da

rede de análise [42]. A preferência pressentida por um universo de

6 No contexto do presente trabalho referimo-nos sempre a sistemas organizacionais.

Page 29: Redes de Arquivos /Redes Sociais

29

observação estável, no sentido de manter padrões relacionais e

comportamentais regulares, justificou durante algum tempo a tendência da

escolha de actores colectivos para inclusão na rede. Preferiam-se entidades

com o maior nível de agregação possível - papéis, estatutos, grupos,

instituições - preterindo-se o nível individual dada a sua tendência para

variabilidade. Esta opção, no entanto, acabou por ser abandonada por se

considerar que o próprio grau de instabilidade ou estabilidade de uma dada

estrutura social é por si só um tópico de investigação [73].

No entanto, a unidade de análise pode não ser o actor singular ou apenas a

relação que o une a outros actores. Há portanto que distinguir entre estas

realidades: a unidade individual de observação, que é sempre o actor

individual ou colectivo, e a unidade de análise. Esta última pode possuir

vários níveis de agregação, incidindo quer sobre o actor individualmente e

independentemente do seu nível de agregação (e nesse caso as duas

entidades são coincidentes) quer sobre conjuntos de actores considerados

como subgrupos definidos pela coesão e reciprocidade das conexões

estabelecidas dentro da rede constituída, ou ainda, aí constituindo

subsistemas estruturados e estratificados. Esta realidade concorda com as

perspectivas de análise relacional e posicional atrás referidas.

Actores, nós

Atendendo às características específicas da RAS julgamos conveniente

referir alguns aspectos relevantes sobre actores, ou seja, unidades

individuais de observação de uma rede. De uma forma geral os actores

presentes numa rede – na medida em que esta representa uma estrutura

social – utilizam os recursos que lhes estão acessíveis para realizar os seus

interesses, qualquer que seja a sua natureza [34].

De acordo com a teoria social e económica [25][26][27] os interesses

manifestados por um actor são gerados pela percepção que esse mesmo

actor detém ou adquire sobre a possibilidade ou vantagem de empreender

acções alternativas. Ou seja, uma determinada acção é efectuada se não

for entendido como vantajosa a realização de uma outra acção alternativa.

Estes aspectos são de forma geral nítidos na análise organizacional,

manifestando-se nas várias camadas funcionais e hierárquicas de uma

instituição.

Page 30: Redes de Arquivos /Redes Sociais

30

A este respeito é importante referir que uma organização constitui antes de

mais uma estrutura social e nessa condição inclui níveis de actuação

política (caracterizada por poder) e cultural (caracterizada pelos arquétipos

culturais dos actores individuais e colectivos ou cultura organizacional).

Estas camadas, ou vistas, articulam-se através de relações permanentes e

dinâmicas efectuadas entre os actores que participam na organização e que

desempenham acções as quais podem obedecer a motivações diversas:

funcionais, amizade, interesse, progressão, louvor, etc. No quadro funcional

de uma organização há actividades que são obrigatoriamente

desempenhadas, no entanto a forma como o são pode ter variações

consideráveis e essas flutuações podem moldar decisivamente a eficiência,

eficácia e efectividade do seu desempenho.

A forma de actuação de actores pode ser considerada à luz de três

interpretações teóricas:

1/ Atomista em que se consideram os actores como a mais pequena

unidade social existente numa rede, agindo portanto em função dos seus

interesses próprios, ou seja, dos interesses que percepcionam como válidos

ou vantajosos para si próprios. Neste sentido a avaliação de vantagem de

aquisição de um recurso é realizada sem ter em atenção as necessidades

de outros actores. Esta perspectiva é normalmente utilizada em análise

macroeconómica [25].

2/ Normativa, em que se consideram os actores como interdependentes

entre si empreendendo acções de acordo com normas socialmente

estabelecidas e aceites. Esta é uma aproximação essencialmente

antropológica e sociológica.

A este respeito é apropriada uma referência sucinta à aproximação teórica

apresentadas por Giddens (GIDDENS citado por WALSHAN) [119],

enquadrada em contextos organizacionais. Giddens ao propor a sua teoria

de estruturação, identifica em qualquer organização dois níveis distintos

relacionados com agentes humanos e sistemas sociais, descrevendo uma

camada intermédia de ligação através de, respectivamente, esquemas

interpretativos, suporte material e normas. Esta abordagem ao considerar a

existência de agentes humanos /actores e sistemas sociais (redes) é

articulável com a caracterização de actores em RAS através de duas

particularidades: (1) os actos são desenvolvidos por agentes humanos quer

Page 31: Redes de Arquivos /Redes Sociais

31

de acordo com a perspectiva atomística ou normativa (2) Os actos são

desenvolvidos em estruturas sociais. O comportamento dos

actores/agentes humanos insere-se numa perspectiva atomista enquanto

que a sua interacção/participação em sistemas sociais, obriga a uma

perspectiva de acção normativa.

3/ Burt [25] propõe uma terceira alternativa sugerindo que os interesses

dos actores são padronizados pelas posições que ocupam na estrutura

social, as quais são definidas por conjuntos de propriedades individuais e

gerais da rede na sua qualidade de modelo representativo da estrutura

social.

Segundo este autor um actor avalia o aumento de utilidade que um

determinado recurso lhe oferece relativamente a outro em função de

referências por ele estabelecidas ou pré-existentes e subordinadas a um

determinado critério, ou melhor, em função do incremento marginal de

utilidade que é avaliado com base nesses critérios. Cada actor possui

portanto um capital social que lhe servirá para adquirir ou manter posições

dentro da rede. O capital social, ao contrário dos capitais humano

(atributos pessoais de carácter profissional, pessoal) e económico, é

relacional uma vez que é composto pelo conjunto de relações que um

determinado actor possui numa rede (capital conectivo) [27]. Este capital

funciona como critério de ponderação relativamente à acessibilização do

actor às oportunidades –aqui citadas como significando acesso a recursos-

criadas na rede. Burt refere-se a posições ideográficas definidas por

relações com forma e conteúdo de especial significado dentro de um

determinado sistema de actores (localização topológica) num ponto

específico de tempo (localização cronológica).

De acordo com esta perspectiva posicional (que neste autor tem

directamente a ver com equivalência estrutural) e posto perante um

problema de avaliação de um determinado recurso, a um actor A colocar-

se-ia a questão de em que medida uma acção poderá incrementar ou

melhorar o seu controlo sobre um recurso relativamente ao nível de

controlo exercido sobre esse mesmo recurso por outros actores que lhe são

estruturalmente próximos (equivalentes). Desta forma o facto de um

determinado actor ocupar uma posição estruturalmente equivalente com

outro actor pode revestir-se de dois significados, sendo um exacto -os dois

Page 32: Redes de Arquivos /Redes Sociais

32

actores ocupam uma posição topológica e ideograficamente idêntica-, e o

segundo interpretável -os dois actores podem reciprocamente substituir-se,

i.e., um deles pode ser redundante e dispensável.

Relações/Arcos

Uma relação é composta por forma e conteúdo [26] [73]. A primeira diz

respeito à medida que representa a força da relação entre um actor

[A→B], ou seja, as propriedades da conexão de uma díade as quais

existem de forma independente do conteúdo dessa mesma conexão. Este

atributo é normalmente resolvido pelo grau de intensidade estabelecido

entre os dois actores e ainda o grau de participação comum nas mesmas

actividades.

O conteúdo é o tipo de relação que representa, ou seja, a substância e

natureza da própria forma de conexão de um actor [A→B]. Este atributo

pode ser classificado de acordo com categorias de relações que convenham

ser definidas: Por exemplo do ponto de vista de formalização da relação

esta pode constituir uma relação de transacção, de controlo, multiplexa. No

entanto se a considerarmos numa óptica dos recursos difundidos através

dessa mesma relação, poderá então ser designada de informação, recursos

materiais, acção, etc. Do ponto de vista organizacional esta dicotomia é

importante na medida em que permite a integração de processos funcionais

na qualidade de conteúdos de uma relação entre actores a qual possui uma

forma específica que irá condicionar a forma de realização desse mesmo

processo.

Dito de outro modo, se um recurso ou acção (conteúdo) que circula entre

dois actores é controlada por um deles (forma), se a iniciativa (forma)

parte de um actor ou se mesmo que isso não aconteça esse actor assume o

domínio desse recurso ou acção (conteúdo), podemos dizer que a relação é

de controlo. Se o recurso for transaccionado pelos actores envolvidos na

relação, quer de forma livre ou condicionada, podemos então dizer estar

perante uma relação transaccional (forma). Finalmente se as conexões que

unem dois actores são de natureza individual e não relacional, i.e., se se

reportam exclusivamente a atributos específicos de cada actor

(personalidade, concentração, poder...) estaremos perante conexões de

laços [82].

Page 33: Redes de Arquivos /Redes Sociais

33

Estabelecendo uma comparação curiosa entre as interpretações de relações

dadas por analogias antropológicas e matemáticas obtemos o seguinte

quadro:

Tabela 2.2 Analogias de relações (adaptado de Lemieux. Les Reséaux d’Acteurs Sociaux) Relações Analogia antropológica Analogia matemática transacções Deserção Estruturas algébricas controlos Tomada da palavra Estruturas de ordem laços lealdade Estruturas topológicas

Outra forma de caracterizar uma relação é identificar a direcção que ela

assume. Uma relação pode exprimir um contacto apenas, expresso numa

variável dicotómica –existe ou não– mas pode assumir igualmente

direccionalidade, ou seja, a relação inicia-se num nó e dirige-se para outro.

Pode igualmente ser simétrica o que é diferente da simples expressão de

contacto. Neste caso o recurso é simetricamente enviado de um actor para

outro havendo capacidade de iniciativa de parte a parte. A simetria exprime

apenas a possibilidade de uma relação se estabelecer nos dois sentidos,

independentemente do teor dessa relação (controlo, transacção, laço). As

características atrás referidas coexistem numa mesma conexão podendo-se

portanto classificá-las como, por exemplo, controlo bilateral (simétrico) ou

transacção assimétrica. A orientação não implica necessariamente controlo.

A identificação dos recursos transmitidos na rede pode ser à partida

explicitamente definida no momento da constituição da rede. No entanto

uma rede pode e normalmente tem muitos tipos de recursos a circular nela.

Lemieux categoriza-os de acordo com a sua natureza e ainda com a sua

condição de serem renováveis ou não. No primeiro caso são identificados

seis grupos: normas, estatutos, comandos, recursos humanos, recursos de

informação, relacionais [80].

Categorizações deste género são no entanto livres, podendo ser utilizadas

as que mais se adaptarem ao caso em estudo, desde que sejam

devidamente explicitadas e descritas.

No caso da rede analisada por exemplo foram identificados recursos de tipo

informacional (em que se incluem documentos como subespécie de objecto

informacional), de tipo normativo, material e humano.

Page 34: Redes de Arquivos /Redes Sociais

34

2.3 Questões metodológicas

A teoria e práticas metodológicas de RAS não são consideradas como

isentas de problemas quer sejam eles intrínsecos à sua própria natureza

teórica, como à própria estrutura metodológica. Estes problemas

percepcionados por teóricos da disciplina agrupam-se, segundo Rogers, em

4 categorias [107].

2.3.1 Reduzida investigação teórica

A escassez de investigação redunda numa excessiva tendência para análise

prática sobre modelos de redes constituídas a partir de recolecção de

dados, tendo igualmente como consequência a relativa ausência de

produção de teoria formal. A este respeito relembramos os conceitos de

teoria substantiva e teoria formal tal como Glaser e Strauss a apresentam

[49] sendo a primeira desenvolvida para uma área empírica da investigação

social, enquanto o desenvolvimento da segunda se reporta a áreas formais

ou conceptuais da teoria social (estes conceitos são igualmente aplicáveis a

qualquer área de investigação de ciências sociais). Esse facto permite a

produção de trabalhos metodológicos, de desenvolvimento de investigação

social (ou de qualquer outra área em que RAS seja aplicável) mas não de

produção teórica sobre o método o que de facto retarda o desenvolvimento

e amplitude de estruturação metodológica da própria teoria. A análise de

redes sociais consiste na maior parte dos casos de modelos descritivos e

não prescritivos de uma determinada realidade [26].

2.3.2 Problemas de amostragem de rede e generalização

Este problema traduz -se pelo que se convencionou designar pelo problema

de delimitação de fronteiras. Na prática trata-se de estabelecer as

entidades que devem (ou podem) ser incluídas na rede a estudo. Este

aspecto é particularmente delicado quando aplicado a redes, já que uma

rede é por natureza expansível a conjuntos de actores que por uma razão

ou outra possam com ela ser conectados.

Page 35: Redes de Arquivos /Redes Sociais

35

1 4

2

3

5

6

7

Figura 2.2 - Rede tipo borboleta ( O actor 4 é transconector)

Para ilustrar este último ponto imaginemos, por exemplo, que construímos

uma rede de uma organização com um determinado intuito – por exemplo,

determinar a estrutura concorrencial dessa empresa face ao mercado em

que se insere. Logo à partida se torna evidente a falibilidade dos actores a

escolher: se nos limitamos aos actores que integram a organização

excluímos entidades externas que com essa organização mantêm relações.

Se, por outro lado, os incluirmos, “herdamos” todos os actores com que

essas organizações, agora elementos da rede, estabelecem relações. Mas

de facto, caso essa rede social não os inclua, resultará num modelo

incompleto da estrutura que pretende representar.

Os problemas ligados à inclusão de actores (delimitação de fronteiras)

residem portanto no facto de se excluir actores que à partida e em

consequência de uma primeira observação não seriam particularmente

significativos para a estrutura em análise mas que na realidade podem

desempenhar papéis fulcrais para a caracterização da mesma, como por

exemplo o papel de transconectores [73]. Para ilustrar esta possibilidade de

enviesamento apresenta-se na figura 1 o exemplo clássico da rede tipo

borboleta [73] em que o actor 4 soma apenas “2” relações desempenhando

no entanto o papel topológico de união entre dois conjuntos de actores. Ou

seja, caso este actor fosse excluído da rede a interpretação da mesma e

sua disposição topológica revestir-se-ia de aspectos e interpretações

completamente diferentes e desfasadas da realidade.

A selecção de actores a incluir

na rede pode obedecer a dois

critérios [73] [77].

a) As fronteiras da entidade

social (neste caso as

organizações e respectivas

redes de actores) podem ser

impostas de acordo com os limites conscientemente percepcionados pelos

actores que fazem parte dessa(s) entidades(e) (método ideográfico),

b) estas são determinadas pelo investigador na medida em que este impõe

uma estrutura conceptual que serve um determinado propósito de

investigação (método nomotético). Neste último são considerados

Page 36: Redes de Arquivos /Redes Sociais

36

conjuntos de factores que possam eventualmente influenciar a investigação

na direcção de uma determinada meta.

Os critérios de inclusão no caso da abordagem nomotética sugerem

possibilidades para a definição concreta dos actores a incluir na rede. [73].

É o caso por exemplo de mútua relevância. Este critério [77] estipula que

apenas as actores que sejam reciprocamente relevantes deverão ser

incluídos na rede de análise. Os actores cujas acções reais ou potenciais

sejam inconsequentes do ponto de vista de participação nessas acções,

serão excluídos. Para a aplicação deste critério os autores citados [77]

especificam 4 tipos de evidência empírica: Posicional (organizações formais

com funções ou interesses no domínio do problema); decisional (actores

que são chamados a decidir sobre assuntos relacionados com a área em

que se inscreve a rede); reputação (actores considerados influentes por

painéis de especialistas reunidos para o efeito); relacional (actores

nomeados durante as entrevistas com representantes das organizações

obtidas pelo primeiro grupo).

Como método de inclusão de actores na rede existe ainda o processo de

bola de neve (“snowball”). Neste método solicita-se a um actor que indique

os actores com quem tem relações relativamente a uma determinada

actividade, processo. Depois indagam-se os actores assim obtidos com a

mesma interrogação o que nos dá um segundo conjunto de actores,

eventualmente mais alargado, os quais serão por sua vez interrogados daí

resultando um terceiro conjunto de actores. Este processo é iterativamente

efectuado até se considerar ter uma amostra representativa do universo a

estudar.

Trata-se de um processo similar ao utilizado para a compilação de

bibliografia num trabalho de investigação. Neste caso, particularmente

quando o tema não seja muito popularizado, inicia-se a pesquisa

bibliográfica a partir de um pequeno conjunto de obras a partir das quais se

seleccionam outras obras a partir da bibliografia que elas contêm (na

realidade trata-se de uma interrogação indirecta aos autores/actores) e vai-

se progressivamente, seguindo este processo iterativo, aumentando o

conjunto de referências até que este seja considerado como um corpus

suficiente de informação bibliográfica. Este método é apropriado quando a

investigação social e teórica seja escassa.

Page 37: Redes de Arquivos /Redes Sociais

37

2.3.3 Excessiva incidência na análise de dados e reduzida atenção à

recolha de dados

Este aspecto refere-se à idiossincracia entre os métodos de recolha de

dados realizados em Ciências Sociais e a sua posterior análise. No primeiro

caso é inevitável uma percentagem mais ou menos elevada de

subjectividade que pode potencialmente levar a ausência de rigor dos

dados recolhidos. Por outro lado o estudo desses mesmos dados é realizado

a partir de análises rigorosas – positivistas – sobre esses mesmos dados à

partida suspeitos de falibilidade [107]. Como outro aspecto negativo da

recolha de dados de rede é apontado o recurso excessivo a dados

indirectos, ou seja, dados pré-existentes recolhidos por outras entidades

em função de outro caso de estudo particular. Este facto é apontado como

causa de uma ausência de conhecimento e percepção mais precisas da rede

em análise visto os dados não terem sido recolhidos directamente pelo

investigador nem especificamente para o caso em análise. Outro problema

levantado por Rogers [107] reside na ausência de exploração do contexto

histórico, entendido numa perspectiva de curta duração. Esta análise, de

resto igualmente defendida por Lazega [80] possibilita uma melhor

compreensão da evolução da estrutura social o que facilita a direccão

tomada da recolha de dados segundo métodos correntemente utilizados em

Ciências Sociais.

2.3.4 Desfasamento entre forma e conteúdo da rede

Rogers [107] afirma que os analistas focam a sua atenção sobretudo na

forma das redes e ignoram, ou pelo menos atribuem menor importância, ao

conteúdo da informação que flui pelas conexões existentes. Este autor

avança como motivo principal para este facto os métodos de recolha de

dados e particularmente o tipo de perguntas formuladas, as quais considera

limitadoras de veiculação de informação sobre o conteúdo das relações

percepcionadas. Um actor questionado presencialmente pode não dar

Page 38: Redes de Arquivos /Redes Sociais

38

informações relevantes para a caracterização dos conteúdos de relação

identificada. Muitas vezes porque não se lembra no momento em que é

questionado, de detalhes por vezes fundamentais. O autor aponta como

forma de ultrapassar esta limitação a utilização de novos meios

tecnológicos que através de capacidades de interactividade poderão

viabilizar a recolha pormenorizada de dados com interferência indirecta,

dos actores observados. É o caso por exemplo de correio electrónico, em

que a análise das mensagens trocadas entre actores seleccionados,

constitui potencialmente uma poderosa fonte de informação. As

desvantagens identificadas no entanto não são menos importantes embora

se situem noutro plano: Quantidade sobredimensionada de informação e

direito à privacidade são alguns dos problemas que impõem precauções na

exploração desta metodologia.

2.4 Análise de redes sociais

O primeiro aspecto a considerar para a análise de redes sociais é

naturalmente a sua constituição ou montagem. Hierarquizando

procedimentos teremos antes de mais a definição do universo de análise

que implica a inclusão de actores como unidades individuais de observação.

Este aspecto em particular não será aqui explorado visto ter sido atrás

focado relativamente ao problema de delimitação de fronteiras. Refere-se

apenas que as amostragens de populações para inclusão na rede

pressupõem a escolha do nível de agregação das unidades individuais de

observação, i.e., se se trata de indivíduos, unidades orgânicas, processos,

instituições, etc. A escolha sobre os actores a incluir, ou seja, a realização

da amostragem a partir da qual se passará à generalização, pode obedecer

a diferentes princípios -ideográfico e nomotético- e ainda a diversos

métodos como por exemplo a “bola de neve” (ver secções 2.2.2 e 2.3.2)

2.4.1 A recolha de dados

Page 39: Redes de Arquivos /Redes Sociais

39

Esta questão diz antes respeito à forma e método de recolha e análise de

dados. Dentro desta área podemos contar essencialmente duas tendências:

Uma denominada clássica em que se procede a extensas recolhas de dados

orientados por hipóteses de trabalho formuladas à priori e que se

enquadram nas grandes teorias sociológicas, destinando-se portanto a

deduzir teoria substantiva e, em última análise, explorar ou confirmar a

teoria formal. Esta metodologia foi recorrentemente utilizada pelas

sucessivas escolas de sociologia e deu origem a grandes conjuntos de

dados recolhidos por meio de processos de inquéritos muito complexos e

elaborados. Apresenta à partida o inconveniente de cercear o investigador

pelos limites que ele próprio impôs através da escolha ou formulação de

hipóteses a ser testadas.

Uma segunda escola denominada “grounded theory” [49], prescreve ao

contrário uma análise qualitativa dos dados que vão sendo recolhidos

através de trabalho de campo. Ao contrário da metodologia anterior, o

investigador vai formulando as hipóteses de trabalho na medida em que a

análise dos dados progressivamente recolhidos elucida ou permite a

emergência de factos ocultos que podem e devem alterar o sentido inicial

da investigação. Neste campo, o investigador não está condicionado por

qualquer idéia preconcebida – e portanto limitadora – sendo livre para

seguir e alterar o curso da sua investigação à medida que os dados

recolhidos e analisados dão potencialmente novas pistas e direcções de

análise. A recolha de dados é igualmente baseada na percepção recolhida

pelo investigador, podendo concentrar-se numa determinada área à partida

não considerada como nuclear ou, ao contrário, reforçar uma determinada

área em detrimento de outras.

O problema de recolha de dados é particularmente pertinente em ciências

sociais já que ao contrário de ciência positiva em que a realidade é -pelo

menos aparentemente- estável, a recolha de dados em contexto social e

humano caracteriza-se pela subjectividade e ausência de métodos de

recolha exactos.

2.4.1.1 Príncípios e métodos de recolha de dados

Page 40: Redes de Arquivos /Redes Sociais

40

Considerando as características próprias de RAS atrás mencionadas há que

fazer incidir a recolha sobre dados relacionais, sobre dados relativos aos

atributos dos actores (caracterização de actores) e finalmente sobre os

comportamentos susceptíveis de ser influenciados pela posição destes

últimos na estrutura relacional observada. A recolha de dados neste

contexto deve ser precedida ou acompanhada de investigação de contexto

ambiental, funcional e histórico de forma proporcionar um quadro

integrador da rede a estudar [80].

A recolha de dados em ciências sociais consiste como atrás referido numa

área classicamente problemática. Não tendo as características exactas e

experimentais de ciências positivas ou exactas, elas tornam-se alvo de

subjectividade, mesmo por uma poderosa razão: é que inserindo-se em

contextos de actividades humanas, a recolha de dados passa

obrigatoriamente pela colaboração desses mesmos actores. A recolha de

dados é à partida limitada por esse facto visto que por variadíssimas razões

os inquiridos podem não fornecer dados exactos ou podem fornecer dados

que considerem exactos mas que eventualmente se venha a verificar que

efectivamente o não eram. A observação directa de actores humanos,

embora seja um método utilizado (serão a seguir discriminados os métodos

mais difundidos em ciência sociais) não retorna resultados tão exactos

como a observação levada a cabo sobre actores não humanos. Os

indivíduos ao sentir-se observados podem adoptar comportamentos

inabituais e defensivos, possivelmente causadores de enviesamento de

dados. Outro problema de base consiste na ausência de vontade de

cooperação dos actores. Este aspecto é particularmente relevante em

contextos organizacionais em que se torna difícil ganhar adeptos ou

voluntários para a realização de uma série de inquéritos que normalmente

são considerados como maçadores ou sem utilidade prática e imediata

visível!

Outro aspecto focado nesta secção trata da opção que o analista toma ao

recolher dados sobre determinados tipos – e não outros – de relações que

unem os actores do universo de recolha. Por exemplo na rede em análise

neste trabalho, foram tomadas em atenção as conexões caracterizadas por

relações de controlo e transacção. No entanto a inclusão de elos baseados

em preferências e pessoais tais como amizade, cooperação comum

Page 41: Redes de Arquivos /Redes Sociais

41

poderiam ter igualmente sido incluídas. Foi de facto observado que em

determinados processos este tipo de elos existente entre actores

individualmente considerados, actua como elemento facilitador no

desempenho informalizado de determinadas actividades constituintes de

processos. Ao excluir um determinado tipo de relação estamos

necessariamente a não ter em conta o enriquecimento estrutural de uma

rede. Essa posição é defensável caso sejam equacionadas as consequências

e justificadas as opções tomadas. A análise de vários tipos de relações

revela muitas vezes informação significativa, já que há actores muito

fortemente conectados em determinados tipos de relações e fracamente

noutro tipo. Este aspecto é por exemplo observável dentro de organizações

em que os actores podem encontrar-se funcionalmente conexos, porque

participam, por exemplo, em processos ou estruturas orgânicas comuns,

mas no entanto a distância entre eles sob o ponto de vista de relações

pessoais (aconselhamento, cooperação) ser considerável. As repercussões

ao nível de desempenho poderão ser significativas atendendo à necessidade

de informalização da comunicação para o incremento de eficiência de

processos [29] [119].

Uma regra cooptada da análise estatística obriga a que as unidades

individuais de observação, i.e., os actores, se situem ao mesmo nível de

agregação. Caso isso não aconteça os resultados não serão conclusivos.

Para combinar dados de diferentes níveis de agregação será necessário

constitui tantas redes quantas os respectivos níveis de abstracção

escolhidos.

Interessa ainda, para completa explicitação deste capítulo, enumerar de

forma sintética os principais métodos normalmente utilizados para recolha

de dados em ciências sociais. Façamos um esclarecimento entre as duas

realidades apresentadas a seguir: Os princípios de recolha de dados são as

posições teoricamente sustentadas da perspectiva que o investigador

deverá assumir sobre o universo de recolha, ou seja, sobre os actores que

se propõe inquirir, independentemente do seu nível de agregação ou da sua

natureza. Os métodos utilizados, por seu turno, referem-se ao conjunto de

procedimentos práticos realizados para a recolecção dos dados. Os últimos

podem ser incluídos nos primeiros. Avançando um exemplo:

independentemente de se adoptar uma perspectiva de “observar os

Page 42: Redes de Arquivos /Redes Sociais

42

actores” ou “seguir os actores”, poderão ser utilizados processos como o

questionário ou a entrevista.

Gostaríamos ainda de ressalvar que para a realização deste estudo apenas

alguns destes processos foram utilizados, não se tendo considerado os

restantes como úteis ou passíveis de aplicação efectiva neste contexto

(Estes aspectos serão desenvolvidos no cap. 4). Refira-se finalmente que

deverá ser sempre deixada ao investigador a imaginação metodológica

indispensável para em cada caso específico retirar o conjunto de dados

mais completo e preciso de forma a responder às metas por si propostas

[80]

2.4.1.1.1 Princípios de recolha de dados

a/Associação Livre

Associação livre consiste em não impôr uma determinada matriz de análise

sobre os actores forçando-os a assumir papéis pré-determinados. Adopta-

se ao contrário uma postura que permita o investigador seguir todas as

translações livremente seguidas pelos actores [104].

b/ Deixar falar os actores

O investigador deve seguir as interpretações dos actores envolvidos no

processo em vez de impôr as suas interpretações. Os actores de uma rede

definem o seu quadro de referência e impõem os seus próprios limites, O

investigador deve situar-se dentro deste quadro tentando questionar

apenas o que os actores fazem e relatar as negociações que decorrem na

rede de observação [104].

c/Seguir os actores

Esta atitude significa que o investigador não tem qualquer concepção pré-

definida do processo a ser estudado. Segue portanto os actores para

identificar as formas por que estes definem e associam os diferentes

elementos com os quais constroem e explicam o seu mundo, seja ele social

ou natural. Esta prática dá ao investigador informação sobre as acções e

crenças dos actores envolvidos [104].

Page 43: Redes de Arquivos /Redes Sociais

43

2.4.1.1.2 Métodos de recolha de dados

Inquérito

O inquérito é um instrumento essencial de recolha de dados em ciências

sociais. Realizá-lo é “...interrogar um determinado número de indivíduos

tendo em vista uma generalização...” [48] Trata-se portanto da inquirição

directa ou indirecta de actores de forma a obter dados que sejam

posteriormente analisados. Pode revestir-se de diversas formas sendo

mais ou menos extensivo. O inquérito é normalmente realizado pelos

processos de questionário e entrevista (e ainda a observação). A este

instrumento de recolha de dados é associada a recolha indirecta de dados

secundários provenientes de arquivos ou levantamentos de dados

eventualmente realizados com propósitos diferentes (por exemplo,

inquéritos levados a cabo por instituições especializadas, por ex., o

Instituto Nacional de Estatística).

a. Questionário

O questionário pode ser presencial em que o investigador se encontra em

presença dos respondentes prestando-se a dar esclarecimentos quanto ao

preenchimento do mesmo. Pode ser não presencial que é normalmente

utilizado quando em presença de uma população muito extensa de

potenciais inquiridos. Neste caso o inquérito deve ser claro e sempre

acompanhado de notas explicativas relativamente a cada item a responder

a1. Questionários fechados

Trata-se de inquéritos com respostas fechadas ou seja em que respostas

alternativas são oferecidas ao entrevistado limitando-se este a assinalar

aquela (s) que julga como correcta(s).

a.2 Questionários abertos

Neste caso as perguntas formuladas são genéricas e vagas apelando ao

discernimento e formulação de conceitos e juízos por parte do entrevistado

Page 44: Redes de Arquivos /Redes Sociais

44

a.3 Questionários semi-abertos

São características deste tipo de inquéritos perguntas com alternativas

fechadas mas contendo por vezes elementos abertos. Normalmente nos

inquéritos este tipo de entrevista manifesta-se por uma pergunta final em

que se apela ao entrevistado a opinar sobre o assunto a que respeita o

bloco de perguntas em que aquela pergunta se insere.

b. Entrevistas

A entrevista, o método mais utilizado para a realização da presente tese,

tem vantagens apreciáveis visto que permite ao analista um contacto

directo com o entrevistado e portanto uma percepção e capacidade de

orientação da recolha de dados de acordo com o posicionamento detectado

no entrevistado e que se julgue mais eficaz para alcançar a meta à partida

proposta. A entrevista tem no entanto as suas limitações que consistem

nomeadamente no enviesamento por parte do entrevistador, ou na

retracção do entrevistado posto perante questões pessoal ou

organizacionalmente delicadas. Este facto foi verificado na experiência

deste trabalho, tendo-se constatado uma progressiva descontracção dos

entrevistados ao fim de algumas sessões de trabalho. Note-se que estas

nem sempre são passíveis de ser realizadas repetidas vezes o que obriga a

um aumento de eficiência num curto espaço de tempo.

b.1 Directivas

Neste tipo de entrevista é elaborado um guião com perguntas específicas a

realizar procurando-se da parte do entrevistado perguntas e respostas

curtas e incisivas. Este método permite o lançamento dos dados que vão

sendo obtidos em matrizes ou formulários construídos para o efeito. Este

procedimento simplifica a posterior análise e sintetização da informação

assim como o seu carregamento em ferramentas informáticas de análise.

Implica um conhecimento profundo por parte do entrevistador da área em

estudo pretendendo-se dos actores respostas curtas e específicas com vista

a recolher dados sobre aspectos que necessitam de esclarecimentos.

b.2 Não directivas

Page 45: Redes de Arquivos /Redes Sociais

45

Neste caso não existe qualquer tipo de guião deixando os actores

entrevistados discorrer livremente sobre um tema ou temas sugeridos pelo

analista. Estes temas no entanto funcionam como meios de desencadear a

comunicação não sendo linhas condutoras rígidas da entrevista. Este

método é adaptável ao princípio atrás referido de seguir os actores e

significa que não existe uma percepção ou idéia pré-concebida sobre a área

a estudar, sendo portanto da maior utilidade permitir o livre discurso do

entrevistado.

b.3 Semi-directivas

Este caso, que constitui um compromisso entre os dois métodos anteriores,

consiste numa série de perguntas genéricas obedecendo a temas que se

pretendem analisar, mas dentro de cada pergunta é dada uma extensa

latitude de resposta aos entrevistados. O analista pode dirigir, interromper,

ou redireccionar o curso da conversa conforma isso convenha à informação

que pretende recolher. Insere-se no método de deixar falar os actores

porque existe uma idéia e uma linha de força presente na perspectiva do

entrevistador e é dentro dela que se dá latitude aos entrevistados para

discorrer.

c. Dados indirectos e arquivos

Este método de recolha de dados é indicado por todos os autores

consultados e que se referem a recolecção de dados [48] [73] [107] -

embora por vezes referindo-se-lhes através de termos curiosos como

“vestígios” [Cf. 48, p.7]- como uma fonte potencialmente rica de dados

essenciais para a constituição (através de inclusão dos actores

participantes) e caracterização das unidades individuais de observação.

Apresenta como principais vantagens:

1) A interrogação e levantamento de dados ser realizado sobre actores

passivos, ou seja, cuja validação de dados transmitidos depende

exclusivamente do investigador não estando sujeito a enviesamentos

indirectos provocados -voluntária ou involuntariamente- pelo agente

interrogado.

2) Reportarem-se a acontecimentos distanciados no tempo e sobre os quais

possam não existir actores ou testemunhos directos vivos.

Page 46: Redes de Arquivos /Redes Sociais

46

3) Poderem potencialmente cobrir um hiato cronológico significativo.

Apresenta no entanto como inconvenientes o facto do investigador se

encontrar descontextualizado do comportamento a ser estudado, o qual se

encontra operacional e cronologicamente terminado, e os dados não terem

sido recolhidos com propósitos específicos de análise científica, o que limita

a sua apetência de resposta.

Glaser [49] refere similaridades entre o trabalho de campo realizado pelo

investigador e as pesquisas realizadas em Arquivos na medida em que se

torna necessário escolher um ângulo posicional de análise. Num Arquivo

este é dado pela análise de instrumentos de pesquisa e subsequente

posicionamento topográfico de documentos. No trabalho de campo o

investigador tem de se dirigir para local de trabalho ou de permanência dos

actores a ser interrogados o que na prática equivale à mesma acção.

A forma e a especificidade com que os dados devem ser recolhidos são

objecto de atenção de vários autores (MORENO, citado por BURT) [26].

Este processo deve obedecer a uma série de condições como por exemplo

as fronteiras do sistema (rede) deverem ser conhecidas pelos

respondentes; estes devem ser solicitados a indicar os indivíduos que

escolhem ou rejeitam em termos de critérios específicos; as questões

técnicas mais complexas devem ser colocados ao respondente a um nível

de compreensão adequado, etc.

Informação sobre o teor das perguntas a ser realizadas é igualmente

fornecido em vários trabalhos especializados.7 Os princípios que presidem à

recolha de dados sociais aconselham a confirmação de resultados obtidos

através de fontes cruzadas de forma a despistar eventuais incoerências e

enviesamentos. O métodos da triangulação, i.e., o cruzamento de três

fontes diferentes é aconselhável, nomeadamente através de fontes

arquivísticas com as vantagens próprias deste tipo de informação. Da

mesma forma a confirmação de dados através de recolha por processos

indirectos, ou seja, sem a intervenção dos actores participantes, é uma

forma cada vez mais utilizada em RAS (por exemplo através de recurso a

TIC, como a contabilização de mensagens de correio electrónico trocadas.

(Ver a este respeito [46] [54] [61]).

7 Autores como HALINAN; BERNARD e KILLWORTH não referenciados no presente trabalho.

Page 47: Redes de Arquivos /Redes Sociais

47

2.4.2 Métodos de Análise de Redes Sociais

Relativamente aos métodos de análise podemos considerar os seguintes

aspectos: (1) níveis possíveis de análise , (2) ferramentas de análise

utilizadas e (3) principais medidas estatísticas de rede utilizadas, i.e.,

parâmetros de avaliação.

2.4.2.1 Níveis de análise

De acordo com Lazega [80] podem ser distinguidos três níveis de análise:

estrutural ou posicional, relacional e individual.

No nível estrutural ou de rede completa segundo Knoke [73] procura-se

descrever conjuntos sociais completos e compará-los. Nesta circunstância a

análise incide sobre a rede globalmente considerada, procurando-se

identificar padrões relacionais e posicionais que permitam a agregação de

actores equivalentes e a identificação de subconjuntos relacionais coesos.

As medidas utilizadas para caracterizar a rede a este nível consistem nas

categorias de coesão e densidade. Knoke divide este nível em rede

completa que incide sobre análise posicional e rede egocêntrica em que o

objecto de análise consiste em cada nó individual e as suas relações com

cada um dos restantes actores da rede.

Ao nível relacional os objectos de análise são as estruturas atómicas da

rede: (1) díades compostas por um conjunto de dois actores e (2) tríades

compostas por três actores e as suas conexões. Este nível de análise é em

Knoke dividido em análise diádica e triádica. O objectivo da análise é

caracterizar as relações propriamente ditas descrevendo a sua forma e

conteúdo.

Sob o ponto de vista individual o objecto de análise consiste nos atributos

de cada actor existente na rede. Neste caso procuram-se essencialmente

medidas de centralidade e prestígio que levam a uma localização topológica

do indivíduo na estrutura de rede.

2.4.2.2 Ferramentas de análise

Page 48: Redes de Arquivos /Redes Sociais

48

A análise de RAS baseia-se na utilização de grafos e de matrizes.

Grafos

Basicamente um grafo consiste numa estrutura simplificada que representa

realidades lineares através de pontos e linhas. Nesta estrutura são

indiferentes as características de cada nó, podendo ser este uma

representação de qualquer tipo de objecto ou entidade, desde um circuito

integrado até um objecto social. As características relevantes e objecto de

estudo são apenas as propriedades de conexão que unem os diversos nós

nessa rede [59]. Num grafo aplicado a RAS os nós e arcos que os

relacionam constituem actores ou unidades individuais de observação.

Sobre este conjunto de entidades recai a análise macroscópica quando

incidente na simples observação do desenho da rede, ou análise baseada

em cálculos retirados a partir de matrizes. Note-se que numa rede de

pequena dimensão a simples observação do grafo constituído pode trazer

resultados reveladores.

Quando a análise RAS incide sobre diversas redes que representem

estruturas organizacionais, e a esfera de influência dessas redes se cruzam

embora sem se integrarem numa estrutura inter-organizacional, diremos

estar perante redes multimodais, Na prática de análise esta abordagem

significa o estudo separado (em vários modos) das diversas redes

entrecruzadas [52].

Uma rede pode ser considerada como uma estrutura com diversas vistas

concorrentes representadas por tipos dissimilares de relações estabelecidas

entre os actores: uma relação de controlo, de transacção, de amizade, etc.

esta capacidade multivariada constitui uma poderosa capacidade de RAS já

que condensa uma pluralidade de visões numa única estrutura,

caracterizáveis através de análises combinadas. Esta forma de

representação da rede permite visualizar facilmente argumentos como

distância e proximidade entre actores.

Alguns aspectos básicos sobre grafos [21][59] permitem sintetizar

superficialmente as seguintes propriedades: Um grafo pode ser

direccionado ou não, consoante as linhas que unem os actores demonstrem

direccionalidade. Esta é expressa diagramaticamente por uma seta. No

Page 49: Redes de Arquivos /Redes Sociais

49

1 4

2

3

5

6

7

Figura 2.3 - Exemplo de ponte

caso de não ser representada seta a linha evidencia apenas adjacência.

Quando uma linha é direccionada toma o nome do arco. Os grafos podem

ser ou não valorados, ou seja, pode ser atribuída ponderação a qual indica

neste contexto de análise os atributos específicos de cada relação. O grau

de um nó significa o número de nós a que é adjacente. No caso de um

dígrafo ou grafo direccionado consideram-se os graus de entrada e saída

que correspondem aos números de linhas que saem do nó e que nele

entram. O conceito de distância transparece das ilações a retirar de grafo:

O caminho mais curto entre dois pontos, i.e., entre dois nós, constitui um

geodésico e está relacionada com a eficiência de comunicação do grafo, ou

melhor, da estrutura que o grafo representa, e ainda com o desempenho da

atingibilidade. A distância num grafo é avaliada pelo número de linhas que

ele contém, sendo esta uma medida essencial para redes sociais. O grafo é

inteiramente conectado se existe um caminho (pelo menos um) entre todos

os nós representados, sendo este grau de conexão obtido pelo número de

caminhos existentes. Caminho é uma sequência de pontos adjacentes e das

linhas que os conectam. Quanto mais caminhos existirem num grafo, maior

será, em princípio, o seu grau de conectividade.

Como conceitos básicos mencionaremos ainda os pontos de desconexão, ou

seja, nós que se retirados do grafo implicariam a desconectividade do

mesmo e pontes que possuem as mesmas propriedades dos elementos

anteriores mas reportam-se a linhas e não a pontos (ver figura 2.3).

Harary refere limitações de

aplicação desta metodologia a

análise social ao avisar que a

teoria de grafos por si só não

é suficiente para deduzir leis

ou tendências empíricas de

atributos estruturais [59]. Por

esse motivo à representação gráfica é normalmente associada a

representação matricial.

Page 50: Redes de Arquivos /Redes Sociais

50

Figura 2.4 - Exemplo de grafo

Matrizes

Uma matriz é uma representação

matemática do grafo desenhado. É de uma

forma geral necessário elaborar a matriz

relativa à estrutura em análise, porque só

ela permite a elaboração de cálculos de

análise social. Os programas UCINET [22]

ou Netminer [98] consideram todos os

dados carregados como matrizes

realizando trabalho a partir dessa estrutura. Existem vários tipos de

matrizes aplicáveis a análise social, no entanto a mais correntemente

utilizada é a matriz de adjacência em que é representada a existência

positiva ou negativa de relações entre dois actores. Caso essa relação

exista é representada através de um “1” caso não se verifique é

representada através de um “0”. É pois uma matriz binária. É de facto

possível e nalguns casos desejável ponderar os valores carregados nas

matrizes, quando por exemplo queremos exprimir numa só matriz relações

diferenciadas (controlo, transacção, etc.) ou se se pretende por exemplo

atribuir valores diferentes a distâncias diferentes constatadas ao desenhar

o grafo. No entanto o processo mais comum é o acima descrito. A

metodologia de matrizes para RAS implica que os actores dispostos em

linhas emitem para os actores em colunas. Se a relação for simétrica, ou

recíproca, ou seja, tanto um actor A emite para o actor B como o contrário

se verifica, cria-se a situação mais simples para análise estatística. Por

vezes, mesmo sendo a matriz assimétrica e ponderada, torna-se necessário

simetrizá-la e dicotomizá-la para realizar determinados cálculos, como por

exemplo relacionados com identificação de subestruturas.

Sendo a matriz simétrica há tantos casos verificados através do somatório

das linhas como das colunas, visto que uma para cada linha se verifica

exactamente o mesmo número de recíprocos nas colunas. No entanto no

caso de uma relação não ser simétrica isto provocará um desequilíbrio nos

valores totais obtidos pelos somatórios individuais de cada coluna e cada

linha. Nestes casos o preenchimento da matriz é feito por duas vezes: uma

para as relações emitidas pelas colunas e outra para as relações emitidas

Page 51: Redes de Arquivos /Redes Sociais

51

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 0 0 1 1 1 1 0 0 0 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 1 1 0 1 1 0 0 0 1 0 4 0 1 1 0 1 0 0 1 0 0 5 1 0 1 1 0 0 0 1 0 0 6 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 7 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 8 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 9 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

pelas linhas. Os resultados obtidos para umas e outras serão

significativamente diferentes.

Para exprimir numa mesma relação diferentes tipos de transacção, por

exemplo se se verificar -como é o caso do presente estudo- relações onde

se reúnem simultaneamente ou pela realização de processos de natureza

características diversas, transacção e controlo, há que representar estas

duas tipologias relacionais, uma vez que ambas dão percepções diferentes

de uma determinada realidade organizacional/social. Neste contexto será

útil criar várias matrizes em que estas situações sejam representadas.

Haverá então uma matriz que comportará as relações transaccionais, outra

as relações de controlo isolando-se apenas os actores em que se verifica

esta sobreposição. As relações consideradas numa perspectiva relacional

podem ser identificadas e tratadas através deste método visto que numa

díade a relação estabelecida entre dois actores, embora tenha repercussões

na rede, não influencia as relações directas desse actor com outro com que

mantenha um único tipo de relação. A análise posicional, no entanto,

porque implica a comparação da posição ideográfica de um actor com todos

os outros actores, torna necessário em cada matriz criada incluir todos os

actores da rede, já que as relações posicionais do actor com os restantes é

condicionada pela natureza da relações estabelecidas.

A representação binária numa matriz não permite a representação de toda

a informação observada na rede. É, por exemplo, complexo representar a

intensidade de uma relação ou se quisermos a sua força. Um actor está

conectado com outro, mas de que forma, com que intensidade, qual

frequência dos seus contactos?

Tabela 2.3 - Um exemplo de matriz de

adjacência

Para ultrapassar esta contingência é

possível a utilização de outros tipos de

dados, nomeadamente nominais, valores

positivos e ainda intervalos, não sendo no entanto incluíveis na mesma

matriz. As matrizes podem ter duas dimensões caso apresentem apenas

dois tipos de entidades, i.e., as entidades representadas nas linhas sejam

Page 52: Redes de Arquivos /Redes Sociais

52

idênticas às das colunas. Neste caso representamos igualdades e

respectivas adjacências. Mesmo neste caso uma matriz pode ter mais que

duas dimensões se estiverem em causa outras variáveis, como por exemplo

o tempo. Se se pretender representar as conexões ente actores ao longo de

um determinado período de tempo e se essas conexões se alterarem em

função dessa variável tempo, teremos uma terceira dimensão que deve ser

representada [54][120].

Uma matriz pode ser multimodal, ou seja, apresentar diversos tipos de

entidades estabelecendo as relações entre elas. Por exemplo avaliar

relações sociais estabelecidas por actores em organizações e,

simultaneamente, avalia a conectividade estabelecida entre esse mesmo

conjunto de actores em contextos de actividades desenvolvidas nos tempos

livres [54].

Refira-se que as categorias de dados utilizados em RAS são idênticos aos

utilizados em estatística geral. A metodologia quantitativa em Ciências

Sociais é de resto baseada em matemática estatística. Tem no entanto um

propósito específico e portanto delimitado, ou, se quisermos, especializado.

Apesar disso todas as medidas utilizadas podem ser obtidas, se bem que

não directamente, através de programas estatísticos como o SPSS ou o

STATISTICA.

2.4.2.3. Parâmetros de Avaliação

Antes de iniciar esta secção será talvez útil explorar brevemente a relação

entre análise RAS e matemática estatística geral. Embora esta metodologia

utilize as medidas estatísticas nos seus planos descritivos, inferenciais e de

teste de hipóteses, existem algumas diferenças que justificam uma

aproximação particular aos métodos estatísticos convencionais, a mais

flagrante das quais consiste no facto das variáveis utilizadas em RAS serem

dependentes. A estatística descritiva aplica-se convenientemente à

extracção das medidas caracterizadoras da rede considerada globalmente.

A estatística inferencial no entanto encontra maior restrições para

aplicabilidade a RAS por várias razões. Primeiro porque a inferência de

resultados procura a identificação de possibilidades de generalização dos

resultados que satisfaçam a condição de repetibilidade das condições

Page 53: Redes de Arquivos /Redes Sociais

53

observadas e do resultado obtido. Na análise de redes este objectivo não é

primordial quer porque não interessa generalizar uma população de rede

específica e portanto não generalizável, ou porque a amostra/rede não foi

obtida através de métodos de recolha estatísticos.

Por outro lado o teste de hipóteses normalmente não é aplicável a RAS.

Esta área da estatística pretende comparar hipóteses para deduzir da

validade de um determinado resultado. O procedimento consiste na

apreciação de um resultado relativamente a outro artificialmente

determinado e designado por hipótese nula. O resultado desta comparação

determina o grau de probabilidade da validade ou não da hipótese nula,

sendo esta confirmada ou eliminada e, em função desse resultado

concluindo-se pelo grau de probabilidade de repetição da ocorrência,

mediante a verificação das condições observadas sobre o universo de

análise [36]. O problema fundamental consiste no facto dos dados de rede

serem por definição dependentes, na medida em que são relacionais,

enquanto na estatística convencional as variáveis são independentes. A

aplicação destas medidas sem a devida parametrização podem resultar em

subavaliações da variabilidade real da amostragem.

Nesta secção pretendemos incluir descrição de alguma das medidas de

análise mais comuns em RAS. Não são de forma alguma exaustivas mas

representam métodos básicos de análise a partir dos quais se desenvolvem

variações e especializações algorítmicas. A sua inclusão neste trabalho não

significa que todos tenham aplicação imediata na análise organizacional e

mais concretamente no desenvolvimento de sistemas de informação.

Pretende-se antes dar uma síntese descritiva de alguns parâmetros

analíticos correntemente utilizados. Todos eles foram aplicados a título

experimental à rede utilizada neste trabalho (ver capítulo 4) no entanto

concluiu-se, em alguns casos, do seu interesse restrito no caso de estudo

analisado. Isto não significa que as medidas consideradas de pouca

utilidade para este caso não tenham real aplicabilidade em outros contextos

determinados por factores como a natureza das organizações envolvidas, o

quadro legislativo e regulamentador em que se integrem e ainda os

objectivos que se pretendem alcançar através da análise organizacional e

dos sistemas de informação subentendidos.

Page 54: Redes de Arquivos /Redes Sociais

54

Para cada medida são dadas as seguintes indicações: A categoria, o título,

a descrição da metodologia associada, a interpretação considerada na

perspectiva de RAS, ou seja, qual o conhecimento (ou padrões sociais e

comportamentais) que a medida pretende extraír dos dados analisados; a

interpretação que numa óptica de concepção e implementação de sistemas

de informação e sistemas de arquivo pode ser eventualmente retirada e,

finalmente, o grau de aplicabilidade, segundo a nossa opinião, que a

medida descrita pode ter para esta última meta.

As diferentes medidas foram agrupadas em categorias obtidas pelos

objectivos que normalmente presidem aos respectivos algoritmos e ainda

de acordo com o nível de agregação de aplicação (actor individual, grupos,

rede global) [22] [80] [98]. Com este objectivo foram identificadas

categorias ou grupos de medidas. Embora estas categorizações não sejam

uniformemente utilizadas por todos os autores. No entanto esta

hierarquização corresponde de forma geral aos tipos de medidas

vulgarmente utilizadas. O primeiro nível hierárquico de categorização diz

respeito ao tipo macro de análise, ou seja, se se trata, como atrás referido,

de uma abordagem relacional ou posicional. O segundo nível hierárquico

corresponde ao nível de agregação das unidades individuais de análise.

Finalmente no terceiro referem-se categorias de parâmetros de avaliação.

Cada uma delas dispõe de objectivos especializados que serão brevemente

descritos. Refira-se finalmente que para esta secção foram sobretudo

seguidas as obras de Hanemman [54] e Wasserman [121]

Tabela 2.4 - Síntese de medidas de análise RAS

1.1 Densidade 1.2.1 Geodésicos 1. Rede global

1.2 Distância 1.2.2 Centralização 2.1.1 Grau 2.1.2 Proximidade 2.1 Centralidade 2.1.3 Intermediação

2. Actor individual

2.2 Rede egocêntrica 3.1 Cliques 3.2 nCliques

A.

An

áli

se r

ela

cio

nal

3. Subgrupos 3.3 nClãs

4.1.1 Equivalência estrutural

B.

An

álise

p

osi

cion

al 4. Similaridade 4.1 Posições/papéis

4.1.2 Equivalência automórfica

Page 55: Redes de Arquivos /Redes Sociais

55

4.1.3 Equivalência regular

A.1. Rede global

A conexão exprime a capacidade de comunicação de uma rede. O grau de

conectividade entre actores determina em parte a eficiência da rede em

termos de fluxo de informação. As medições realizadas avaliam igualmente

a força de saída e de entrada de linhas para cada actor, identificando dessa

forma os emissores e consumidores de informação.

A.1.1 Densidade

Medida obtida pela média de todos os valores aferidos e lançados na

matriz. Quanto maior for a densidade maior a coesão da rede, maior

acessibilidade e comunicabilidade de recursos se verifica.

A.1.2 Distância

Avalia as distâncias, mínima, média e máxima, que separam os actores na

rede.

A.1.2.1 Geodésicos

Analisa os caminhos mais curtos existentes entre actores, sendo um

caminho um conjunto de nós sucessivos unindo dois actores. Avalia

portanto a medida de atingibilidade ou, por outras palavras, a capacidade

de um actor alcançar outro nó na rede.

A.1.2.2 Centralização

Avalia a percentagem de centralização de uma rede considerando a

existência de um ponto virtual de referência central (baseado na topologia

de rede em estrela) e as médias de variações relativamente a esse ponto.

A.2 Actor individual

A.2.1. Centralidade

Normalmente em RAS a centralidade e poder são entendidos como

directamente relacionados, ou seja, quanto mais central se encontra

Page 56: Redes de Arquivos /Redes Sociais

56

posicionado um actor maior será a sua capacidade relacional de exercício

de poder. No entanto, como veremos, nem todos os analistas pensam

dessa maneira. Há no entanto um aspecto generalizadamente aceite: o

poder é inteiramente relacional, i.e., exerce-se relativamente a outro(s)

actor(es) sobre o qual esse mesmo poder é exercido [114].

Existem fundamentalmente três tipos de medições que reflectem aspectos

conceptuais e morfológicos do exercício do poder. São eles o grau, a

proximidade e a intermediação.

A.2.1.1 Grau

O grau avalia o número de conexões que um actor possui. Quantas mais

existirem maior será teoricamente o seu poder.

A.2.1.2 Proximidade

A proximidade avalia a frequência com que determinado actor se situa nas

proximidades de outros actores; essa proximidade pode indicar poder na

medida em que a influência é mais facilmente exercida estando perto do

objecto de exercício de poder.

A.2.1.3 Intermediação

A intermediação avalia a capacidade de um actor ser necessário para

outros actores comunicarem entre si. Esta medida tem muito a ver com os

conceito de “vazio estrutural” [27] e de capital social. Um actor que tenha

muitos contactos e que impeça os actores com que tem esses contactos de

comunicarem entre si, está numa posição de vantagem. Este conceito é

muito vulgarizado e utilizado em estratégia concorrencial.

A.2.2 Rede egocêntrica

As medidas incluidas nesta subcategoria reportam-se à rede considerando

como ponto focal um actor, daí o nome de egocêntrica. Na realidade

procura-se determinar os tipos de relações que unem esse actor a cada um

dos restantes. O exercício é sucessivamente aplicado a todos os actores

que integram a rede individualmente considerados. Avalia-se a

conectividade de todos os nós da rede considerados de forma individual e

sucessiva.

Page 57: Redes de Arquivos /Redes Sociais

57

3. Subgrupos

Esta categoria de medições incide sobre a identificação dentro da rede de

subgrupos que estabelecem conexões particularmente fortes entre os

actores que os compõem. Este tipo de análise pretende não só identificar

subgrupos mas também o seu comportamento e atitudes relativamente a

outros subgrupos e à globalidade da rede.

Este tipo de análise tem duas aproximações metodológicas designadas por

base-topo e topo-base [54]. No primeiro caso parte-se da estrutura

atómica de uma rede que é composta por uma díade (dois actores

conectados) e sobe-se a partir daí tentando determinar todos os outros

actores que se conectam com cada um dos membros da díade que

constituíu o ponto de partida, até obter um grupo coeso. No segundo caso

partindo-se da rede completa, pretende-se identificar os pontos de

desconexão (“cut-edges”) constituídos por actores ou subgrupo de actores

que caso fossem retirados da rede a tornaria, no todo ou em parte,

desconectada.

Na primeira abordagem os critérios de inclusão e coesão podem ser

flexibilizados de forma a poder-se identificar não apenas cliques perfeitas

(teoricamente uma clique perfeita será aquela em que se verificam todas as

conexões possíveis entre cada um e todos os seus membros), mas grupos

com elevado grau de coesão embora esta não seja integral. Os grupos

definíveis enunciados em ordem descendente de coesão são ncliques, nclãs,

kplexos, knúcleos.

A aplicabilidade destes variações de uma medida depende (1) das

características da estrutura social/organizacional representada na rede; (2)

dos objectivos pretendidos pela análise.

Na aplicação desta medida à rede de teste e para todos os casos foi

definido “4” como número mínimo de participantes num subgrupo.

3.1 Cliques

Identifica subgrupos de actores entre os quais se verificam todas as

conexões possíveis, ou seja, possui o grau de coesão máximo e nenhum

outro actor na rede é adjacente a todos os membros da clique. Pode haver

ocorrência de sobreposição, i.e., os membros pertencerem a mais que uma

Page 58: Redes de Arquivos /Redes Sociais

58

clique simultaneamente. Este parâmetro comporta várias submedidas com

flexibilização de critérios que podem ser eficazes em vários contextos

sociais.

B. Análise Posicional

B.4. Similaridade

Avalia a similitude topológica de actores ou conjuntos de actores na rede

relativamente à totalidade de actores.

B.4.1 Posições/papéis

Esta categoria de análise pretende identificar posições dentro da rede.

Entende-se por posições actores ou conjuntos de actores que mantêm o

mesmo perfil de relacionamento com os restantes actores da rede. Esta

realidade é expressa pela proposição A→B; C→B então AóC.

Na prática pretende-se identificar equivalências. Dois actores equivalentes

ocupam portanto o mesmo espaço na rede sendo substituíveis visto que

ambos desempenham exactamente os mesmos papéis e mantêm as

mesmas relações com os restantes actores. Esta medida está associada à

categoria de análise realizada em grupos e subgrupos para a identificação

de cliques. Do ponto de vista de análise RAS este tipo de análise sobre uma

estrutura social (representada pela rede e matriz) pode ser considerada sob

duas perspectivas:

1/ a identificação de actores similares leva a identificação de redundância e

a “dispensabilidade” de um deles;

2/ a identificação de actores posicionalmente equivalentes indica que esses

actores têm à disposição a mesma estrutura de oportunidades e

constrangimentos dentro da rede observada.

Esta medida está compartimentada em 3 tipos de posições sucessivamente

flexibilizadas. A razão para a necessidade desta flexibilização é

simplesmente o facto de ser raro encontrar uma equivalência estrutural

perfeita. Aliás esta é possível apenas matematicamente, visto que na

realidade existem apenas aproximações maiores ou menores à similitude

absoluta.

Page 59: Redes de Arquivos /Redes Sociais

59

Para além da equivalência estrutural são aplicadas a equivalência

automórfica e regular.

4.1.1 Equivalência estrutural

Identifica posições idênticas que actores individuais ou integrados em

grupos ocupam na rede. Os actores com equivalência estrutural podem não

ter conexões entre si, mas dispõem de idênticos perfis relacionais com os

restantes actores da rede. A equivalência estrutural perfeita é uma

realidade praticamente virtual já que é difícil em contexto real dois actores

ou conjuntos de actores desempenharem ocuparem exactamente os

mesmos papéis. São portanto retornadas aproximações expressas em

números decimais (sendo 1 a equivalência máxima e 0 a mínima).

4.1.2 Equivalência automórfica

Esta situação verifica-se quando se torna possível realizar um

reposicionamento de actores, i.e., uma redistribuição física na rede, sem

que as propriedades dessa rede sejam alteradas. Mais que actores

individuais, manipula sobretudo conjuntos de actores. Esta análise procura

determinar conjuntos de actores “trocáveis” dentro da rede mas cujo

reposicionamento não afecte estruturalmente a rede em que se integram.

4.1.3 Equivalência regular

Na equivalência regular os nós são equivalentes regularmente se tiverem o

mesmo perfil de laços com outros conjuntos de actores que também são

equivalentes regularmente. Esta afirmação é exemplificada pelos conceitos

sociais de, por ex., “mãe”, “patrão”, “colaborador”, etc. Um funcionário é

similar a outro havendo no entanto, se detalharmos a posição, um conjunto

significativo de diferenças marcantes. Esta equivalência funciona portanto

como generalização de conceitos de posições sociais. A atenção é focada no

papel desempenhado, ou seja no arco ou relação entre actores, e não nos

“valores” dos actores envolvidos. A atenção é focada no papel

desempenhado, ou seja no arco ou relação entre actores, e não nos

“valores” dos actores envolvidos. Numa relação chefe ócolaborador é

indiferente quem é individualmente o patrão ou o funcionário ou em que

empresa ou sector eles se integram. O tipo de relação (papel) será idêntico

Page 60: Redes de Arquivos /Redes Sociais

60

independentemente dessas variáveis. Em vez de assentar nos atributos dos

actores para definir papéis sociais e compreender como estes dão origem a

padrões de interacção, a equivalência regular procura identificar papéis

através das regularidades dos padrões das relações (arcos), tenham ou não

os ocupantes dos papéis nomes para as suas posições.

2.4.2.4 Medidas específicas de análise

Apresentam-se seguidamente algumas medidas de análise mais

vulgarizadas na abordagem baseada em RAS. Como atrás referido, este

conjunto apresentado não esgota de forma alguma as medidas existentes e

as diversas variações e refinamentos desenvolvido e aplicados. Pretende-se

apenas dar uma idéia geral dos métodos analíticos usados e resultados

específicos esperados.

Para cada medida é são indicados o nível e categoria em que se insere (ver

tabela 2.4) o título, uma descrição sucinta, a interpretação aplicável aos

resultados obtidos na perspectiva de RAS, a possível interpretação da

medida sob o ponto de vista do Sistema de Informação (SI) e Sistema de

Arquivo (SA) e finalmente a potencial aplicabilidade da mesma sob este

último ponto de vista (SI/SA)

Título: Estatísticas descritivas: medidas de tendência central e de dispersão

Nível: Relacional Categoria: Rede global Descrição: Análise estatística básica aplicada a toda a matriz de

adjacência. No caso de se tratar de matriz assimétrica, i.e., direccionada, aplicam-se estas medidas às colunas e linhas.

Interpretação Ras:

As medidas gerais aplicadas a toda a matriz dão a densidade através da média, i.e., a percentagem das relações efectivamente verificadas relativamente a todas as relações potencialmente verificáveis na matriz8. A variância e o desvio padrão indicam a variabilidade das relações constatadas. Uma matriz pouco densa é menos propícia à transmissão de recursos e a transmissão dos mesmos pode ser mais lenta. A análise aplicada às colunas indica o grau de

8 Fórmula N*(N-1) para N= todos os vértices da rede

Page 61: Redes de Arquivos /Redes Sociais

61

emissão dos actores de recursos. Segundo normas aplicáveis a matrizes de adjacência a leitura da mesma é feita da fila (que emite) para a coluna (que recebe). Esta avaliação permite portanto de acordo com a teoria RAS indicação de influência e poder na medida em que se determina os actores essencialmente emissores ou receptores de recursos -ou que detêm uma posição equilibrada entre essas alternativas (no caso deste trabalho os recursos são constituídos por informação e documentos). A análise de cada coluna retorna indicação da percentagem dos actores que recebem arcos. Muitos arcos recebidos podem indicar centralidade, i.e., posição central na estrutura observada assim como posições de prestígio

Interpretação SI/SA:

A observação da densidade de uma estrutura social reflecte a maior ou menor apetência da circulação e disseminação da informação. Atendendo à vontade de reorganizar a forma como processos interorganizacionais decorrem. Por outro lado a informação sobre actores na sua qualidade de emissores, receptores ou mantendo uma posição equilibrada, podem ou devem ser potenciados no contexto de um sistema de informação/arquivo

Aplicabilidade : Elevada

Título: Transitividade Nível: Relacional Categoria: Rede global Descrição: Análise estatística social em que são medidas e

contadas todas as ocorrências em que existe transitividade entre subestruturas de três actores. A transitividade perfeita entre tríades baseia-se no seguinte teorema: [i→ j]; [j→k]; [i→k]. Esta condição é por vezes flexibilizada não se exigindo a conexão final [i→k] estando nesse caso perante tríades vacuosamente transitivas, i.e., aquelas que não contêm suficientes arcos para respeitar as condições do teorema 9. Na prática uma tríade é um conjunto de triplos, compostos pelas diferentes possíveis combinações entre os nós constituintes Ti, j, k, ; Tj, i, k, etc. A identificação destas subestruturas pode ser feita pelo processo de adjacência, i.e., actores vizinhos, ou pelo método euclidiano que pressupõe estimação de distâncias lineares. Os resultados diferem em cada método.

Interpretação Ras:

As relações de tríades são por vezes consideradas por sociometristas, como as mais perfeitas sob o ponto de vista de circulação de recursos. Nesse sentido aferir do número de tríades e da sua não vacuidade, ou seja a

9 cf. Wasserman, p. 245.

Page 62: Redes de Arquivos /Redes Sociais

62

sua transitividade, ajuda a caracterizar a eficiênc ia social e, consequentemente, a capacidade de comunicação de uma rede.

Interpretação SI/SA:

Avaliar a capacidade e eficiência de uma estrutura social, da sua potencialidade e preparação para suportar sistemas de informação consideradas as capacidades existentes de comunicação e circulação de recursos. Uma elevada transitividade potencia a circulação de informação enquanto um valor reduzido permite supor da fraca conectividade da rede e consequente necessidade ou possibilidade de elaborar um sistema de informação que justamente colmate essa falha. Neste sentido esta medida pode permitir aferir de necessidades para identificar o que deve ser alterado: por exemplo quais os conjuntos (tríades) transitivos de actores existentes (que à partida apresentam conectividade) e quais os actores que incluem conjuntos intransitivos.

Aplicabilidade : Baixa. Normalmente esta medida é utilizada em contextos de redes de afinidades, suporte e mobilização

Título: Caminhos geodésicos Nível: Relacional Categoria: Rede Global | Distância Descrição: Determina o caminho mais curto entre dois actores.

Numa estrutura de rede cada actor pode atingir outro actor aí existente quer de forma directa, i.e., está-lhe adjacente, quer de forma indirecta necessitando de intermediários para atingir a meta. Eventualmente um actor pode estar desconectado e nesse caso a distância entre ele e a rede é considerada infinita.

Interpretação Ras:

Perante opções de comunicação um determinado actor escolhe o caminho mais curto. No entanto, circunstâncias diversas podem alterar esta premissa. Por exemplo se os actores adjacentes são unidos por relação de controlo ou se o seu estatuto recíproco é por qualquer motivo modificado (uma reestruturação organizacional, alterações de competências da instituição, etc.). Trata-se na realidade de modificações incidentes sobre a relação (arco estabelecido) que altera os atributos da mesma. A coesão da rede é em parte avaliada pelos valores obtidos por este cálculo. Na realidade o que é indicado é o número de arcos que separa cada actor dos restantes. Quanto maior as distâncias (nós intermédios) entre um actor emissor e um actor destinatário, maior a lentidão na comunicação de recursos (propagação de informação)

Interpretação SI/SA:

A aferição da coesão da rede pode ser um factor significativo na definição de SI. Imaginemos que num contexto transaccional se deseja averiguar da real forma de comunicação de recursos no contexto

10

Page 63: Redes de Arquivos /Redes Sociais

63

funcional10 de processos organizacionais. A distância de comunicação entre actores é um dado importante para determinar por exemplo a infra-estrutura tecnológica a utilizar, particularmente se os papéis desempenhados pelos actores envolvidos são nucleares para o desempenho do processo (Ver cap. 4). No caso analisado verifica-se esta medida como indicadora de actores que desempenham papéis preponderantes nos processos interorganizacionais. Do ponto de vista estrutural esta medida pode dar pistas no aspecto de aferir se actores que participam indirectamente em processos estão distantes daqueles que participam/influenciam directamente nesses mesmos processos. As acções a empreender podem influenciar a infra-estrutura tecnológica, a rede de informação e de arquivos (por exemplo colocar determinado documento produzido no processo disponível a actores que até aí não dispunham desse acesso) Muitas vezes verifica-se que a comunicação entre actores não existe, pese embora fosse suposto tal acontecer, quer por motivos sociais, tecnológicos ou outros. Por outras palavras, os canais de comunicação podem por alguma razão encontrar-se obstruídos tornando a troca recursos ineficiente ou mesmo inexistente. A identificação desta circunstância permite diagnosticar eventuais hiatos que convenha manter ou contrariamente colmatar. No caso de um sistema de informação coeso os vazios de comunicação poderão ser considerados negativos pese embora o facto que a informação não deve ser igualmente difundida, visto que diferentes funções ou papéis exigem informação diferenciada.

Aplicabilidade : Elevada

Título: Fluxo máximo Nível: Relacional Categoria: Rede Global | Distância Descrição : Esta medida pretende aferir do total de pontos de

transmissão que um determinado actor possui adjacentes a si. Este valor dá o grau de “escolha” que esse actor detém relativamente à transmissão ou recepção de um recurso.

Interpretação Ras:

Esta medida está relacionada com o conceito de intermediação de uma rede. Permite determinar a capacidade de um actor de enviar recursos e influência. Inclui identificação de grupos (clusters) para determinar padrões similares de comportamento e posicionamento de actores

Interpretação SI/SA:

Na rede estudada é normalmente vantajoso determinar actores com comportamento e/ou necessidades

10 Por contexto funcional entende-se o ambiente organizacional directamente ligado ao desenvolvimento de processos e produção documental

Page 64: Redes de Arquivos /Redes Sociais

64

similares a nível de partilha de recursos. As medidas de fluxo máximo permitem identificar padrões à partida latentes e portanto não detectáveis através de outros processos.

Aplicabilidade: Elevada, mas as medidas de centralidade proporcionam de certa forma resultados idênticos e mais detalhados.

Título: Influência de Hubbell e de Katz Nível: Relacional Categoria: Rede Global | Distância Descrição: Estas medidas, desenvolvidas pelos sociólogos que lhes

deram o nome, permitem aferir o total de arcos necessários para conectar dois actores (díade) , atribuindo no entanto uma ponderação por cada arco que compõe a distância geodésica. Baseia-se no pressuposto que a dimensão de uma distância não é irrelevante. Quanto mais perto um actor estiver dos restantes maior coesão da rede e portanto a velocidade de circulação de recursos (informação). Estas medidas, no entanto, não diferenciam relações direccionadas, assumindo as linhas como não dirigidas

Interpretação Ras:

As distâncias são valoradas sendo acrescentado a cada arco do conjunto que separa dois actores, segundo um determinado coeficiente de ponderação (variável em função da rede em análise e dos critérios do analista). Um valor menor portanto significa uma maior coesão ou proximidade entre dois actores

Interpretação SI/SA:

Os resultados deste parâmetro são aperfeiçoamentos do anterior, pelo que as observações feitas aplicam-se-lhe. Permite apenas determinar com maior grau de detalhe valores de coesão entre actores ou participantes em processos organizacionais.

Aplicabilidade: Média

Título: Influência de Taylor Nível: Relacional Categoria: Rede Global | Distância Descrição: Esta medida toma em atenção a direcção dos arcos

associados aos actores, atribuindo factor de atenuação que permite valorar diferenciadamente os arcos que entram e aqueles que saem. Os valores positivos são interpretados como preponderância de arcos enviados sobre recebidos ou complementarmente como um equilíbrio entre os dois. Os arcos que saem são expressos por valores negativos

Interpretação Ras:

De novo esta medida pretende determinar a relação de um actor com os restantes analisando o grau de conectividade através do factor distância. Possui a vantagem de ser possível diferenciar os emissores dos receptores, o que possibilita a aferição do

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65

direccionamento de actores, e do seu papel no conjunto das relações que mantém com os restantes actores da rede.

Interpretação SI/SA:

A informação é um recurso que não obedece a circuitos ponderadamente idênticos. Nem todos os actores recebem a mesma informação ou se espera de um determinado actor tipos específicos de informação. O equilíbrio necessário e preciso é uma meta desejada em gestão de informação. Receber/enviar a informação na qualidade e quantidade estritamente necessárias aos actores certos nos momentos certos. Neste contexto esta medida parece mais útil que as anteriores já que identifica para cada actor ao seu relacionamento com os restantes de forma normalizada e informativa sobre o seu papel como emissor/receptor de informação

Aplicabilidade: Média/elevada

Título: Medidas de Freeman de centralidade de grau Nível: Relacional Categoria: Actor individual | Centralidade Descrição: Esta medida calcula o grau de entradas e saídas para

cada actor normalizando os resultados para comparações absolutas entre diferentes redes.

Interpretação Ras:

O grau de saída revela influência, O grau de entrada revela prestígio. Pode ser concluída eventual vontade de aproximação de actores mais prestigiados e centrais.

Interpretação SI/SA:

Esta medida é semelhante à análise estatística por linhas e colunas. No caso analisado as médias são idênticas enquanto se verifica variabilidade maior na medida de grau de saída. Há no entanto um parâmetro atribuído em medidas de centralidade: a macroperspectiva da rede denominada de medidas de centralização do grafo de freeman. Este parâmetro exprime o grau de desigualdade ou variância da rede observada, como uma percentagem de uma rede perfeita em forma de estrela da mesma dimensão, ou seja,. com o mesmo número de nós e linhas. De acordo com a perspectiva RAS uma rede estrela será a estrutura de equilíbrio perfeita, em que todos os actores se encontram a idênticas posições uns dos outros.

Aplicabilidade: Relativa. Não será particularmente útil dado ser muito semelhante às estatísticas gerais. E estas bastariam para uma análise “operacional” de uma situação. No entanto a macro perspectiva pode ter interesse embora seja sempre um valor síntese.

Título: Proximidade de Freeman Nível: Relacional Categoria: Actor individual | Centralidade Descrição: A medida anterior avaliava o número de laços directos

Page 66: Redes de Arquivos /Redes Sociais

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que cada actor possui não tendo em conta os laços indirectos. Este facto pode potencialmente ocasionar enviesamento já um actor pode estar fortemente conectado com actores que por sua vez estão fracamente conectados com outros sectores da rede. Nesta circunstância haveria uma forte conectividade “local” mas não significativa na globalidade da rede. Esta medida tem em conta as relações indirectas utilizando para o efeito o total de caminhos geodésicos que um actor mantém com os restantes. A soma destas distâncias corresponde à distância (“farness”) Este valor é dividido por 1 e depois normalizado relativamente ao actor mais central. Quanto menor for o valor encontrado mais central é o actor.

Interpretação Ras:

O valor macro encontrado dá o grau de concentração da rede. Na realidade pretende-se identificar ou despistar subgrupos na rede que minem a sua coesão. O valor macro é obtido pela desigualdade comparativa com uma rede em estrela da mesma dimensão (ver medida anterior). Um número elevado exprime elevada concentração da rede.

Interpretação SI/SA:

Estas medições são especialmente úteis em contexto de investigação sociológica e não em contextos interorganizacionais em que as posições são à partida definidas. Em cenários de organizações virtuais podem no entanto contribuir para definir graus de hierarquização no desempenho de tarefas [3]. Pode ainda ser útil em contextos de desenvolvimento concorrencial e hostis, ou ainda de reestruturação

Aplicabilidade: Neste trabalho reduzida. Noutros contextos pode ser útil.

Título: Centralidade intermediária Nível: Relacional Categoria: Actor individual | Centralidade Descrição: Esta medida vê um actor como ocupando uma posição

privilegiada na medida em que esse actor se situa nos caminhos geodésicos existentes entre outros actores na rede. Por outras palavras, quanto mais pessoas dependerem de um actor na rede maior será o seu poder. O algoritmo localiza os caminhos geodésicos entre todos os pares de actores e contabiliza a frequência com que cada actor se encontra em cada um desses caminhos.

Interpretação Ras:)

Quanto maior o valor estimado para cada actor maior será o seu grau de intermediação, ou seja, a capacidade de constituir ponto de passagem obrigatório [77]

Interpretação SI/SA:

Esta medida é de aplicação ambígua neste contexto, pelas razões já apontadas (rede com processos e relações obrigatórias e determinadas por um quadro legal). Em termos de aplicação de SI, pode ser útil, tal

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67

como as restantes medidas de centralidade para averiguar do poder exercido por cada actor na rede e da sua influência no desenvolvimento de processos organizacionais (e inter-organizacionais). A estrutura de informação pode ser determinada em função da correlação de forças existente, ou da capacidade de cada actor constituir um ponto de passagem. Se um actor ocupa uma posição central no desenvolvimento de processos nucleares ao negócio, a estrutura de informação deverá ter isso em conta de forma a optimizar o desenrolar do mesmo. A não ser que se pretenda retirar poder a esse mesmo actor (imaginemos uma reestruturação de uma empresa baseado na adopção de novos processos organizacionais, vulgarmente designado por um processo BPR = Business Process Reengeneering) o que pode justificar a “decrementação” de influência desse actor. Este aspecto é igualmente aplicável a organizações virtuais e tradicionais no contexto de relação tarefa/estrutura [3]

Aplicabilidade: Média

Título: Centralidade de fluxo Nível: Relacional Categoria: Actor individual | Centralidade Descrição: Esta medida é obtida através de proporção do fluxo

completo entre dois actores (ou seja, através de todos os caminhos que os conectam) que ocorre nos caminhos em que o actor participa. Na realidade é retornado o grau de mediação dos actores

Interpretação Ras:

Esta medida pretende determinar a capacidade de um actor utilizar não apenas os caminhos geodésicos relativamente a um actor que deseje alcançar, mas de utilizar todos os caminhos disponíveis no caso do caminho mais curto (geodésico) lhe ser inacessível por, suponhamos, a oposição de outro actor. Esta medida articula-se com a anterior, podendo confirmá-la ou não. Em todo o caso permite sempre um refinamento mais preciso para a percepção dos actores mais centrais na rede.

Interpretação SI/SA:

Identificação de caminhos alternativos para a circulação de informação, prevendo percursos alternativos quer em situações de contingência quer com o objectivo de reduzir dependência no contexto inter-organizacional

Aplicabilidade: Média

Título: Índice de poder de Bonachich Nível: Relacional Categoria: Actor individual | Centralidade Descrição: O algoritmo distingue a centralidade do poder

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Interpretação Ras:

Bonachich defende a teoria que centralidade não significa necessariamente poder. Um actor pode estar numa posição central mas o poder não ser efectivo em virtude do tipo de conexão estabelecida com tipos específicos de actores. A conexão com actores que se encontram “mal” relacionados, traduz normalmente poder porque se cria um ascendente de um actor sobre os outros, explicado precisamente pela má qualidade relacional desses actores, ou seja a sua falta de opções de comunicação e consequente dependência. Se um actor está conectado com outros actores que detêm um capital conectivo eficaz, então o poder desse actor será reduzido. O facto de um actor ter relações com actores que por sua vez têm muitas relações com outros actores reduz o poder desse primeiro actor na medida que o seu grau de influência é limitado pelo capital relacional dos actores com quem se conecta. Na prática este índice não considera apenas o número de conexões mas também a sua qualidade bem como a dos actores conectados (o seu capital social).

Interpretação SI/SA:

A forma mais vulgar de representar uma instituição é através do seu organigrama que transmite uma imagem demasiado estática e formal do funcionamento da organização. As estruturas de poder, representadas por linhas de hierarquia vertical não correspondem por vezes ao real poder exercido pelos actores institucionais. [91][92], nem tão pouco as formas por que os actores executam processos correspondem ao institucionalmente formalizado. Esta estrutura “subterrânea” é designada por organigrama informal e dá a perspectiva de como as coisas realmente funcionam debaixo do organigrama institucionalizado. A sua identificação e dos seus actores determinantes é fundamental para o funcionamento de a compreensão da circulação da informação e consequentemente para o desenvolvimento de sistemas de informação adequados.

Aplicabilidade: Elevada. Num sistema de informação que se aplica a sistemas de actividades humanas é necessário determinar esta dicotomia entre centralidade e poder, traduzida em, por exemplo, quem pode influenciar um processo ou quem participa em vários processos sem a capacidade de os influenciar (alterar).

Título: cliques Nível: Relacional Categoria: Subgrupos Sub-categoria: aproximação base-topo Descrição: Método bottom-up (base – topo). A partir de uma díade

incrementa-se o número de actores totalmente conectados

Interpretação Ras:

A determinação de cliques permite identificar subgrupos e analisar possíveis comportamentos diferenciados ou

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69

Ras: e analisar possíveis comportamentos diferenciados ou desviantes que ajudem a compreender a estrutura social.

Interpretação SI/SA:

Uma análise deste género pode ser útil tanto num contexto organizacional como interorganizacional. Mas note-se que no primeiro caso a aplicabilidade desta medida irá variar muito em função da estrutura e cultura corporativa utilizadas. Normalmente na AP (Administração Pública), por ex., a estrutura burocrática e hierarquizada dá origem a constituição de focos de isolamento orgânicos ou funcionais em que cada serviço só se ocupa dos seus processos e problemas sem comunicar com os restantes. Um exemplo paradigmático desta realidade é por ex., o facto observado em serviços camarários e através de abertura temporalmente sucessiva de obras exactamente no mesmo local coordenadas por serviços diferentes. Esta medida é aplicável em contextos de horizontalização de trabalho e na criação de uma estrutura de projectos e matricial. Neste caso formam-se grupos (em princípio coesos) unidos por objectivos finitos comuns. A análise de cliques pode ser aplicável para identificar padrões de comportamento social e afinidades comuns entre funcionários; padrões de interesses ou desenvolvimento funcional comum de funcionários (por ex. relações provenientes de mesmo tipo de formação ou interesses funcionais idênticos). Note-se que o trabalho cooperativo (CSCW) é um ponto crítico de sistemas de informação. Em contextos interorganizacionais as coisas tornam-se diferentes. De novo aqui se torna a verificar como condição prefiguradora a cultura e estrutura interorganizacional adoptada. Acrescente-se ainda o quadro regulamentador impositivo, se o houver. A identificação de cliques pode ter duas aplicações práticas: 1/ A definição de grupos de trabalho eficazes e consequente planeamento e montagem de infraestrutura de informação. 2/ A monitorização de coesão de grupos constituídos.

Aplicabilidade : Média / elevada

Título: nCliques Nível: Relacional Categoria: Subgrupos Sub-categoria: aproximação base-topo Descrição: Esta medida é uma flexibilização da anterior. Partindo

do princípio que pode ser dif ícil encontrar cliques totalmente conectadas, introduz-se um elemento de folga. Esse elemento é a distância admissível a que os actores podem estar conectados (ver conceito de caminhos e caminhos geodésicos). O analista define o

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valor de “n” que representa a distância conectiva admissível para o caso em estudo

Interpretação Ras:

Esta medida equivale à formalização da proposição “os amigos dos meus amigos”. Neste caso define um círculo de relações que podem ser de diversos tipos: amizade, funcionais, trabalho, ou acesso a informação ou a arquivos/documentos

Interpretação SI/SA:

Trata-se de um refinamento da anterior. Dá uma perspectiva mais pormenorizada e rica da existência de subgrupos. Note-se que o critério de constituição de subgrupos obedece apenas aos critérios de recolha de dados para análise. Neste caso sendo o pólo orientador a informação e documentos.

Aplicabilidade: Média

Título: nClãs Nível: Relacional Categoria: Subgrupos Sub-categoria: aproximação base-topo Descrição: Trata-se da aplicação do método para determinar

nclãs mas acompanhado de uma condição: Interpretação Ras:

Pode ser totalmente idêntica à anterior. Este método impede que um actor membro de uma clique e que esteja conectada com actores que não participem de forma alguma nesse subgrupo, seja contabilizado.

Interpretação SI/SA:

Idêntica à anterior

Aplicabilidade: Baixa. Será essencialmente aplicável à investigação de carácter social. Numa rede e sistema de informação a contabilização de actores não participantes na clique é irrelevante. Apenas numa situação de restrição de acesso a informação esta medida pode ser pertinente. Imaginemos que um actor faz parte de uma clique e que apenas os membros dessa clique podem ter acesso na rede a documentos classificados como restritos ou confidenciais.

Título: kPlexos Nível: Relacional Categoria: Subgrupos Sub-categoria: aproximação base-topo Descrição: Neste caso inclui-se uma variável de restrição. Um actor

é membro de uma clique se tiver conexões (o atributo “n” é aplicável) com todos os membros da clique excepto um número “k”. Dito de outro modo, esta aproximação indica que um nó é membro de uma clique de dimensão “n” se mantiver relações directas (adjacentes) com n-k membros dessa clique. Na rede analisada por exemplo determinou-se k ="2” a dimensão da rede é de 16 actores o que significa que

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dimensão da rede é de 16 actores o que significa que um actor é membro de uma clique se tiver conexões com o número “n” de actores (determinado pelo analista e neste caso 3) menos 2 (=k). Neste caso o resultado não seria significativo dado que o actor formaria praticamente cliques com todos os restantes.

Interpretação Ras:

Este método permite a identificação de muitos e pequenos subgrupos dentro da estrutura de teste, focando a atenção em sobreposição e centralidade em vez de solidariedade e atingibilidade. Por exemplo, na rede analisada verifica-se que nenhum actor aparece e todas as cliques, o que pode indicar uma rede descentralizada. Podemos igualmente contabilizar o actor(es) que mais surgem e nas cliques definidas obtendo assim uma perspectiva dos actores mais centrais

Interpretação SI/SA:

Trata-se de uma medida demasiado detalhada para ser útil no contexto de sistemas de informação. A centralidade é importante mas é dada por outras medidas já descritas. A identificação de cliques é igualmente importante mas não justifica esta medida que na prática retorna “falsas” cliques

Aplicabilidade: Baixa

Título: Conjuntos lambda Nível: Relacional Categoria: Subgrupos Sub-categoria: aproximação topo-base. Descrição: rata-se de encontrar na rede a ou as estruturas

disruptivas, i.e., sem as quais a rede ou partes da rede ficariam isoladas

Interpretação Ras

Identificação de subgrupos coesos que constituem blocos de desconexão da rede.

Interpretação SI/SA:

A aplicação neste contexto tem uma perfeita identificação com a análise SWOT (pontos fortes; pontos fracos; constrangimentos; oportunidades) normalmente empreendida em abordagens de definição de planos estratégicos de sistemas de informação (PESI). Neste âmbito esta medida contribui para a compreensão de pontos fortes internos, i.e., pontos necessários para a coesão da organização,

Aplicabilidade: Média/baixa

Título: Facções Nível: Relacional Categoria: Subgrupos Sub-categoria: aproximação base-topo Descrição: Em termos de RAS os actores dizem-se equivalentes se

detêm idênticos perfis e relações com os outros actores. Nessa perspectiva torna-se possível fraccionar a

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estrutura em partições de acordo com critério de similitude dos actores conectados entre si.

Interpretação Ras:

Esta aproximação relaciona-se com a noção de hiatos estruturais como elementos de poder. Permite num grafo direccionado avaliar, diferenciando, emissores e receptores de recursos. Em análise social pode determinar potenciais amigos e inimigos.

Interpretação SI/SA:

As observações anteriores aplicam-se a esta medição

Aplicabilidade: Média/baixa

Título: Coeficiente de correlação de Pearson Nível: Posicional Categoria: Similaridade | Posições/papéis Sub-categoria: equivalência estrutural Descrição: Matriz de similitude entre actores que computa a sua

proximidade relativamente a todos os outros actores. Os resultados variam entre –1 interpretado como os dois actores terem perfis de relações completamente opostos e 1 que representa equivalência estrutural perfeita.

Interpretação Ras:

Identificação de capital social de actores e posições ou blocos de posições similares na rede analisada

Interpretação SI/SA:

Perante uma situação de análise de uma organização será importante determinar actores que desempenham ou possam desempenhar papéis exactamente idênticos e relativamente aos mesmos actores. Do ponto de vista de eficiência, eficácia, efectividade devolve a existência de redundância ou sobreposição funcional. Um SI ou estrutura de informação [58], sob uma perspectiva singular é essencialmente uma “dialéctica” entre normalização e flexibilidade. Nesta perspectiva esta análise pode justificar-se para a detecção em grandes estruturas organizacionais ou inter-organizacionais, pontos de redundância informativa (actores que sejam receptores, emissores ou híbridos do mesmo tipo de informação, partindo do princípio que essa situação é disfuncional ou no mínimo inútil!). Uma aplicação mais evidente situa-se no campo de BPR o que escapa ao domínio exclusivo de SI.

Aplicabilidade: Depende do objectivo que se pretenda atingir. No caso da rede de análise tem baixa utilidade. Mas pode por exemplo definir na infra-estrutura de informação/arquivo actores que, visto a sua posição ser idêntica, devam ter acesso aos mesmos documentos na rede.

Título: Distâncias euclidianas Nível: Posicional Categoria: Similaridade | Posições/papéis

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Sub-categoria: equivalència estrutural Descrição: Trata-se de, ao contrário da medida anterior, de uma

medida de dissimilitude. Neste caso o valor=”0” corresponde a equivalência estrutural total diminuindo esta qualidade de forma directamente proporcional ao incremento dos valores obtidos para cada relação. Ou seja o resultado, na prática, é a distância normalizada entre actores e grupos de actores e quanto menor a distância maior a similitude. Os resultados são normalmente idênticos à medida anterior.

Interpretação Ras:

Esta medida é menos eficiente do que a anterior visto que não permitindo valores negativos não é dado o peso de afastamento entre posições dissimilares. Neste sentido é menos clara que a anterior

Interpretação SI/SA:

idem da anterior

Aplicabilidade: idem da anterior

Título: Percentagem de ocorrências exactas (percentage of exact matches)

Nível: Posicional Categoria: Similaridade | Posições/papéis Sub-categoria: equivalência estrutural Descrição: Esta medida contabiliza entre dois actores qual a

percentagem de vezes em que se verifica (ou não verifica) a ocorrência de relação entre esses actores com outros idênticos actores.

Interpretação Ras:

O resultado desta medida identifica a proximidade posicional de actores

Interpretação SI/AS:

Idem, anterior

Aplicabilidade: Idem, anterior

Título: Similitude máxima Nível: Posicional Categoria: Similaridade | Posições/papéis Sub-categoria: equivalência automórfica Descrição: Baseia-se em equivalências geodésicas, sendo utilizada

a distância euclidiana para determinar a dissimilaridade entre os perfis de distâncias para cada par de actores. O algoritmo marca os actores com perfis de distância idênticos como mais automorficamente equivalentes. A escala começa em zero (mais automórfico), aumentando o automorfismo na razão directa dos valores retornados.

Interpretação Ras:

Esta categoria de medidas é uma flexibilização de equivalência estrutural. A sua validade consiste na identificação de grupos de actores intercambiáveis na rede, sem que esta seja estruturalmente modificada. Quanto menor a distância identificada mais

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intercambiáveis serão os actores. Interpretação SI/SA:

Opções de canais de informação (o circuito lógico e físico da informação) dentro de um sistema inter-organizacional. Opções de actores substitutos. Na modificação de atitude corporativa face às funções de fiscalização, por ex., verificou-se na rede em análise a substituição de um actor por outro, mantendo-se aparentemente a estrutura física da rede embora a teia de relações antes existentes se tenha modificado.

Aplicabilidade: Média

Título: Weitz/Reitz Algoritmo REGE contínuo Nível: Posicional Categoria: Similaridade | Posições/papéis Sub-categoria: equivalência regular Descrição: Este algoritmo era o único disponível na aplicação

UCINET aplicável a este tipo de análise (também pode ser usado o categorizado). Esta aplicação permite no entanto programar outros algoritmos.

Interpretação Ras:

Este algoritmo não é considerado muito fiável dado que normalmente retorna uma elevada (excessiva) percentagem de actores equivalentes regularmente

Interpretação SI/SA:

Identificação de papéis atribuídos a actores. Identifica eventuais sobreposições de papéis que se possam verificar em processos ou actividades.

Aplicabilidade: Reduzida. Um papel é normalmente definido pela organização

2.5 Análise organizacional e Redes de Actores Sociais

Nesta secção pretende-se abordar em que medida a RAS potencia a

análise organizacional e as soluções tendentes a produzir informação de

diagnóstico sobre situações problemáticas bem como a propor melhoria das

mesmas.

Para o efeito assumimos os seguintes pressupostos:

1/ A componente social de um sistema organizacional é base endógena de

qualquer organização e nessa condição influencia toda a estrutura

subjacente. Desse modo interactua com restantes tipologias sistémicas

existentes numa organização, nomeadamente sistemas de informação,

processos, infra-estrutura tecnológica (TIC).

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75

t e o r i a o r g a n i z a c i o n a lt e o r i a d e s i s t e m a st e o r i a d a a c ç ã o...

B a s e s t e ó r i c a s

S i s t e m a s d ei n f o r m a ç ã o /S i s t e m a s d ea r q u i v o

T ó p i c o

Va lo r de t eo r i as o c i a l p a r ap e r c e p ç ã o /c o m p r e e n s ã o d ef e n ó m e n o

P r e m i s s a g e r a l

O r g a n i z a ç õ e s er e d e s i n t e r -o rgan i zac i ona i s

O b j e c t o d e a n á l i s eE s t r u t u r a

P r o c e s s o s

R e d e s a c t o r e ss o c i a i s

M e t o d o l o g i a s d ee x p l o r a ç ã o

S S M

DIRKS

U M L o u t r o s

i n v e s t i g a ç ã o -a c ç ã o

Figura 2.5 - Contexto de metodologia RAS

2/ A metodologia RAS é considerada como instrumento de apoio a

diagnóstico e proposta de acomodações no âmbito de projectos de mudança

organizacional, seja ela macro (estruturas) ou micro (processos) e que

implique essencialmente sistemas de informação ou sistemas de arquivo.

Não pretende portanto ser utilizada como método de investigação pura em

que se pretenda produzir teoria formal ou substantiva. O diagrama a seguir

apresentado pretende enquadrar a metodologia RAS no contexto de análise

organizacional. Nele são representados o objecto sobre o qual se pretende

elaborar estudo para propiciar acção- o sistema de informação e sistema de

arquivo -, o ponto de vista de observação que consiste na colocação da

componente social como factor determinante do objecto acompanhado de

diversas bases teóricas necessárias para apoiar a acção a empreender. O

próprio objecto onde se desenrola a análise que é a rede interorganizacional

que se divide em estruturas –componente fixa– e processos –componente

dinâmica. Tanto para a determinação e análise social como da rede

interorganizacional perspectivada nas duas componentes que a integram,

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76

são utilizadas metodologias específicas que possibilitam a recolha de dados

e a sua análise de forma a adquirir um conjunto de visões da organização

integradas num todo coerente que viabilize intervenções (melhorias ou

desenvolvimento) de sistemas pretendidos. A RAS apoia a análise

interorganizacional, ou seja, de rede, compreendida na sua componente

social.

3/ O grau de aplicação de metodologia RAS é definida em função das metas

que se queiram atingir. Por outras palavras, a profundidade de aplicação do

método varia em função do objectivo. Se, por exemplo, são detectadas

disfunções organizacionais a nível de processos e seu desempenho, a

análise envolverá apenas actores internos à organização e portanto apenas

algumas medidas de caracterização serão eventualmente úteis: o nível de

centralidade, a densidade da rede e a análise relacional que considere a

caracterização das relações entre actores. No entanto, caso o objectivo

seja, por exemplo, estimular ou revitalizar o posicionamento de uma

entidade empresarial no mercado, sob uma perspectiva de elevado nível

concorrencial, deverão então ser aplicados métodos que viabilizem uma

análise posicional, identificação de grupos que contemple equilibrios de

poder, aproveitamento ou criação de vazios estruturais de forma a criar

cenários operativos que permitam o reposicionamento competitivo dessa

organização.

Uma rede, ao representar uma estrutura social que através daquela é

caracterizada e avaliada proporciona uma ferramenta efectiva para o

conhecimento de disfunções latentes, i.e., não explicitamente observáveis.

A circulação da informação, ou seja a forma como ela circula, através de

que actores, qual a rapidez de circulação é uma área cuja aplicabilidade de

RAS parece evidente.

A este respeito será útil mencionar um fenómeno tradicionalmente

constatado em RAS e traduzido por “mundo pequeno” (small world). A

formulação deste fenómeno propõe que todos os actores de uma rede

conectada, neste caso falaremos especificamente de uma organização, se

encontram a distâncias que nunca excedem valor =”5,5”, desde que nessa

rede se verifique elevado nível de coesão. Por outras palavras, no caso de

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77

uma rede em que não se verifiquem actores isolados, i.e., sem qualquer

conexão com os restantes, qualquer actor é alcançável e consegue alcançar

outros (alter) percorrendo uma distância que atinge no máximo 5,5 pontos

intermédios [74] [121]. Considera-se, segundo este conceito, corresponder

este valor a uma pequena distância e que portanto qualquer rede, desde

que conectada e coesa, poderá potencialmente permitir uma eficiente

circulação de recursos. Situando-nos no contexto organizacional e de

sistemas de informação, diremos que a informação e sua gestão (que inclui

obviamente a circulação) constituiria um recurso facilmente acessível e

resolúvel através de uma rede coesamente estabelecida.

No entanto, autores como Friedkin [44] tendem a desvalorizar e mesmo a

contrariar directamente este pressuposto [74]. Numa organização formam-

se normalmente subgrupos (clusters) coesamente unidos por actividades

comuns inseridas em contextos orgânicos, de função, ou de projecto. Esses

grupos partilham endogenamente informação, especializada ou não, e

conhecimento. No entanto a comunicação da informação detida ou gerida

por um grupo pode ser dificilmente transmitida para outro grupo dentro da

mesma ou de outra organização. As razões radicam em diversas ordens de

razões como competividade, cultura organizacional, ausência de canais de

comunicação, entre outras. No entanto interessa focar aqui que as

características imanentes a uma estrutura de rede que impedem a eficiente

gestão de informação podem, desde que identificadas e corrigidas, vir a

potenciar a eficiência dessa mesma gestão. A ausência de comunicação -ou

utilizando uma expressão curiosa, de conhecimento do conhecimento [74]-

é uma disfunção do ponto de vista organizacional. Muitas vezes o

conhecimento é subcontratado a entidades externas, quando ele existia na

própria organização e seria vantajoso a ele recorrer. A apreensão de

informação, i.e., a capacidade que a rede possui (ou não ) -em várias

plataformas de eficiência-, de reconhecer a existência deste tipo de recursos

na sua estrutura, denomina-se horizonte de observação. Investigação

desenvolvida11 [44] veio determinar que numa rede, esse horizonte se situa

a um máximo de três graus de distância. Ou seja, até 2 graus - uma

distância geodésica de dois caminhos dentro do grafo (vértices, linhas)- um

actor tem conhecimento esclarecido sobre recursos, oportunidades e 11 Investigação desenvolvida em 6 sistemas interorganizacionais de I&D universitária)

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78

restrições disponíveis na rede abarcando o que aí se passa ou existe. Com 3

caminhos de distância entre actores, a informação sobre o que se passa na

rede, torna-se difusa. A uma distância superior a 3 graus a rede torna-se

virtualmente invisível para um actor, independentemente do seu ponto de

observação. Por outras palavras, esse actor desconhece as actividades

desenvolvidas por outros actores, mesmo que essas actividades sejam da

mesma natureza das desempenhadas pelo observador. A efectivação desta

situação está ainda dependente de outras variáveis relacionadas com

análise de redes como sejam o nível de coesão, a densidade e a dimensão.

No entanto a constatação deste facto clarifica um papel que a RAS pode

desempenhar na identificação e optimização da gestão da informação.

A utilização de RAS pode ser particularmente útil para a reestruturação de

organizações, processo consideravelmente consumista de recursos de

análise. Neste cenário várias estratégias de redes podem ser utilizadas para

o desenho da arquitectura organizacional: Tichy [113] Avalia organizações

identificando grupos que também designa por coligações e cliques, bem

como as conexões entre eles estabelecidas.

Se considerarmos que numa organização coexistem camadas política, social

e cultural [30] [119] e que todas interactuam nos objectivo comuns que

presidem à organização, a análise da rede de acordo com métodos RAS,

permite, neste contexto determinar quem realmente influencia a

organização; identificar os interesses dos grupos dominantes; avaliar o grau

de acordo ou desacordo entre grupos, seleccionando-se as estratégias a

desenvolver. Se há concórdia desenvolve-se numa perspectiva de

cooperação senão convém criar cenários de negociação partindo do princípio

que grupos embora antagónicos, desejam simultaneamente a eficiência da

organização e o reforço do seu próprio poder. Tichy elabora um quadro-

síntese [113] em que discrimina os dados sociométricos passíveis de ser

utilizados em análise organizacional. São aí apontadas diversas

propriedades pertencentes a respectivamente, relações, rede global,

actores, associadas com as características dos grupos-tipo identificados.

Neste contexto a RAS viabiliza a identificação do organigrama informal da

organização, ou seja a forma como realmente as coisas funcionam debaixo

de uma estrutura formalizada [91][92].

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O quadro seguinte apresenta uma síntese possível de focos de análise RAS

aplicada a organizações como sistemas totais e seus componentes.

Tabela 2.5 (adaptado de TICHY, Ob.Cit, p. 236)

Foco de análise Sistemas tecnológicos

Sistemas políticos Sistemas culturais

Formas de cooptação, cooperação e concorrência que unem as organizações.

Influência de valores sociais e tradicionais sobre culturas organizacionais Redes

interorganizacionais

Aquisição de informação pelas organizações Capacidade

“construtiva” de conflitos inter-organizacionais

Valores e normas individuais transportados para as organizações

Relações entre a estrutura organizacional , missão, estratégia e ambiente da organização.

Identificação de coligações ou grupos (cliques), caso haja alguma, dominantes.

Doutrinação/integração de novos membros (formação, formas de trabalho, gestão de conhecimento)

Hierarquização da propagação de influência.

Homogeneidade de valores

Organizações

Gestão de incerteza e complexidade

Hierarquização de controlo de recursos

Existência de subculturas

Padrões de comunicação que ocorrem em grupos de trabalho.

Autonomia de grupos de trabalho

Grupos Comportamentos de cliques relativamente a influências externas

Pontos de ocorrência de conflitos numa coligação/clique

Relação de normas sociais e pessoais com tarefas e tecnologias

Identificação de transconectores e pontes

Identificação de transconectores

Actores Identificação de “estre las” (actores em volta dos quais as relações e processos se estabelecem)

Quem resolve conflitos

Conflitos decorrentes de choque entre expectativas e valores

Um outro aspecto que julgamos elucidativo da aplicabilidade de RAS a

sistemas e gestão de informação encontra-se materializado e explorado no

conceito de estratégia militar baseado numa aproximação de rede,

designado por network centric warfare [4], e do paradigma desenvolvido

nessa base - o 4CISR12. A estratégia militar e o que em termos militares é

designado por ciclo de decisão (observar, orientar, decidir, agir) implica a

gestão de informação baseada numa perspectiva de aquisição activa de

12 4CISR significa «Command, Control, Communication, Computers, Information, Surveillance, Reconaissance»

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informação, o seu tratamento (filtragem, descodificação) e sua

disponibilização de forma mais eficiente aos actores que dela necessitem–

esses e não outros. Num cenário de guerra a rapidez de comunicação de

informação é claramente um factor de vantagem “competitiva”. Será

importante referir que o conceito acima mencionado é aplicável a cenários

diversos, nomeadamente missões de paz e humanitárias. Num caso

concreto analisado por Dekker [35] foram utilizadas diversas medidas de

RAS para reformular a gestão de informação numa rede de apoio

humanitário. No caso analisado como resultado da análise efectuada e

baseada em medidas de centralidade e centralização da rede,

reposicionaram-se agentes recolectores e receptores de informação numa

rede estruturada com ausência de redundância de informação e sua

distribuição de forma temporalmente adequada.

Acrescenta-se que a aplicabilidade de métodos militares a contextos civis é

em parte possível, bastando para tal alterar o objecto de informação e de

negócio. Veja-se a título exemplificativo, as diversas metáforas militares

utilizadas correntemente na gíria técnica empresarial: vantagem posicional,

concorrência, aquisições agressivas, etc. A este nível não deixa ainda de

ser interessante referir a bibliografia produzida na área de gestão e teoria

organizacional a partir de obras tão elucidativas como “A Guerra” de Von

Clausewitz13.

A redundância de informação é um aspecto susceptível de ser identificado

numa rede através de processos de análise RAS, nomeadamente por análise

posicional que identifique actores equivalentes. Numa rede o capital social

pode ser gerido através de gestão de vazios estruturais, ou seja, hiatos de

comunicação entre actores aproveitados por terceiros para assumir o papel

de transconectores, de forma a criar redes de contactos de actores não

redundantes. Os contactos são redundantes na medida em que dão acesso

aos mesmos actores e consequentemente à mesma informação. A

diversificação de fontes de informação (ou capital social) é desejável porque

permite a expansão do universo disponível de informação. Este aspecto de

RAS parece imediatamente aplicável em contextos organizacionais de

gestão de informação. Um processo, por exemplo, deve ser gerido de forma 13 Carl Philip Gottfried von Clausewitz (1780-1831) ver http://www.clausewitz.com/CWZHOME/CWZBASE.htm

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a que a informação produzida ou pré-existente e consumida nesse

processo, seja distribuída pelos agentes participantes de forma não

redundante para evitar disfunções características como ruído informativo e

distribuição desnecessária (perda de tempo, e afectação desnecessária de

recursos materiais) da mesma a actores que dela não necessitam.

A tecnologia- a sua utilização e desenvolvimento- interactua com

estruturas sociais. Nesta conformidade a análise de uma organização não

pode restringir-se a uma perspectiva positivista que considere apenas

aspectos técnicos. Uma organização é antes de mais um conjunto de

sistemas de actividades com participação humana -e não humana [78]- e

em que portanto os aspectos sociais são estruturais. Ignorar este facto e

desprezar o conhecimento detalhado das ramificações sociais existentes é

comprometer qualquer solução tecnológica que envolva sistemas de

informação [29].

A este respeito apresentamos alguns exemplos observados na execução

deste trabalho que, julgamos, ajudarão a ilustrar este aspecto.

Exemplo 1: Nas díades (conjunto de dois pontos e uma linha) em que a

relação se tenha verificado ser tendencialmente transaccional, -embora

possa ser multiplexa na medida em que haja actos ou intenções de controlo

associadas-, existe uma aceitação de novas tecnologias num contexto de

cooperação interorganizacional e de melhoria de desempenho de

actividades. As relações processuais estabelecidas são formais e quase

amigáveis. No entanto entre actores em que se estabelecem exclusiva ou

principalmente relações de controlo, a resistência à adopção de tecnologias

para facilitar processos inter-organizacionais é maior constantando-se uma

vontade de isolamento, por vezes artificiosa, relativamente ao actor que

exerce o controlo. (O actor fiscalizado afirma ignorar a localização da sede

do actor fiscalizador...).

Exemplo 2: A informação sobre centralidade -periferia - de actores pode

basear o estudo de optimização de processos assim como a determinação e

escolha de tecnologia. Por exemplo um actor situado numa posição

periférica e sem iniciativa de transmissão de recursos ou que os receba

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apenas de um pequeno número de actores pode ser objecto de uma

valorização ou reposicionamento na rede, dependendo das vantagens que

venham a ser equacionadas no contexto de desempenho de negócio e do

posicionamento global dos restantes actores. No caso da rede analisada

verificou-se que actores em posição periférica conectados através de uma

relação de controlo unilateral manifestaram resistência em considerar novos

processos de trabalho ou de gestão de processos que envolvam o actor que

exerce controlo.

Exemplo 3: A proximidade topológica de dois actores na rede pode ser

determinada e quantificada de forma exacta, sendo atribuídos a esses

valores um significado social com repercussões sob o ponto de vista

organizacional. A centralidade de um actor na rede pode ser indicativo de

um prestígio ou uma posição fortemente influente como vector de um

sistema de informação.

Do ponto de vista de produção documental esta análise RAS é igualmente

importante na medida em que pode vir a influenciar a natureza dos

processos decorridos sob a relação. Um processo pode ser alterado e passar

de constitutivo a executivo ou instrumental, baixando o grau de

formalidade, de maneira a incrementar o grau de confiança facilitador de

adopção de processos tecnológicos mais avançados. De uma maneira geral

a tecnologia, ou se quisermos, a sua utilização eficiente e voluntária

(adesão) depende em larga medida da forma como os actores se

relacionam. Na rede analisada verificou-se que a natureza de uma

determinada relação que une dois actores impede a alteração de

desempenho de processos a qual no entanto é técnica e juridicamente

possível (ver capítulo 4)

Exemplo 4: Os actores que recebem muitas relações podem ser mais

poderosos (na medida em que informação é poder) ou prestigiados. No

contexto interorganizacional, o número de relações iniciadas e terminadas

relativamente a um determinado actor reflectem o grau de preponderância

da actividade empreendida nos processos desenvolvidos na rede.

A existência de muitas relações recíprocas aponta para uma estrutura pouco

hierarquizada e com tendência a informalidade e valoração de eficiência. Na

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rede em estudo este aspecto foi detectado atribuindo-se esse facto à nova

política de relacionamento de um actor com as empresas do sector

(contrato de garantia). Há alguns anos a situação certamente seria

diferente. Os aspectos formais eram muito mais rígidos, havendo

predominantemente relações de controlo entre os actores da rede. A cultura

organizacional era inclusivamente de tipo "policial”.

Exemplo 5: O número de caminhos necessários para um actor atingir outro

é uma medida que dá a possível força das relações entre actores. Se um

actor está adjacente a outro presumivelmente terá com ele uma relação

mais forte. A força, neste caso, é medida pelo proporção inversa do número

de caminhos existentes entre díades (relações entre dois actores) ou tríades

(relações entre três actores). Esta situação no entanto nem sempre se

verifica, havendo pelo contrário a teoria dos elos fracos e da sua força. i. e.,

quanto mais distante se encontra uma díade mais informação pertinente e

expansão na rede é trocada [7] [52]. Este fenómeno é facilmente explicável

se pensarmos que normalmente os actores mais próximos são aqueles que

partilham de interesses comuns sendo portanto a informação recebida

transmitida num círculo restrito de actores unidos por laços específicos

dados pela proximidade. Quanto mais longe se encontrar um actor de outro,

mais heterogéneo será o círculo de actores e relações e portanto mais

eficiente será a disseminação de informação. No caso de uma organização e

mais concretamente na rede do caso de estudo este fenómeno tende a

materializar-se da seguinte forma: actores que dentro do sistema de

actividades desenvolvem tarefas conexas (próximas) mas se encontram

organicamente distanciados, tendem a desenvolver relações de cooperação

mais acentuadas visíveis numa maior predisposição para troca de

informação e adopção de novos processos tendentes a melhorar o

desempenho de tarefas. Este fenómeno deve ser articulado com outros

factores como a natureza da relação que os une (controlo, transacção).

Neste capítulo abordaram-se conceitos teóricos de redes sociais

evidenciando algumas, embora ténues, diferenças relativamente ao conceito

de redes de actores sociais (RAS). Procurou-se igualmente descrever

métodos de recolha de dados baseados em aproximações de investigação

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social apontando-se respectivas vantagens, desvantagens e problemas.

Procurou-se ainda apresentar uma descrição sucinta de algumas das

principais medidas de análise utilizadas em RAS. Conclui-se por fim com

alguns exemplos que pretendem indicar a aplicabilidade da abordagem à

análise organizacional e particularmente ao desenvolvimento de sistemas de

informação e de arquivo.

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CAP. 3 ORGANIZAÇÕES e SISTEMAS

3.1 Teoria de sistemas

Neste capítulo pretende-se essencialmente contextualizar duas entidades

fundamentais: o sistema de informação e o sistema de arquivo.

Considerando que ambos constituem sistemas e se integram em

organizações parece justificável começar por abordar os conceitos de

“sistema” e de “organização”

Tradicionalmente e desde o desenvolvimento da Teoria Geral de Sistemas14

os conceitos de sistema e organização estão estreitamente relacionados.

Um sistema é um conjunto de elementos interdependentes que actuam

entre si com vista à realização de um determinado objectivo e que

constituem um todo organizado cujo resultado (output) é superior aos que

esses mesmos elementos poderiam ter caso actuassem isoladamente

(propriedade de sinergia). A totalidade do sistema não é, portanto, dada

pela soma das partes discretas que o compõem, verificando-se

propriedades emergentes que decorrem da interactividade realizada. Numa

perspectiva, claramente próxima de RAS, um sistema será composto por

um conjunto de relações que interactuam como um todo [109], tendo o

sistema o papel de integrador desse conjunto de relações. As relações por

seu turno viabilizam a interacção entre os componentes (ou actores) do

sistema.

Esta definição é aplicável a qualquer entidade que possua estas

características, seja ela biológica, mecânica, ou social.

A teoria geral de sistemas assenta em três premissas básicas:

1/Os sistemas existem dentro de outros sistemas gerando-se dessa forma

uma hierarquia inclusiva de sistemas baseada na inclusão e dimensão mas

não especificamente em configurações escalares. Quando nos referimos a

um subsistema isso não significa que essa entidade dependa

unilateralmente do sistema em que se inclui, ou seja, possui igualmente

inputs, outputs, objectivos específicos, e também componentes que

14 A TGS surgiu a partir dos trabalhos de von Bertalanffy publicados entre 1950 e 1968

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interactuam entre si com vista ao cumprimento desses objectivos. Esse

subsistema é contido pelo sistema e com ele interactua de forma

simetricamente dependente. A diferença entre eles reside no âmbito de

autonomia dos seus objectivos. Numa organização o capital informacional e

a infraestrutura tecnológica ou ainda a gestão de contabilidade constituem

exemplos diferentes de três subsistemas contidos no sistema composto pela

própria organização.

A totalidade de um sistema, ou se quisermos o seu nível de abstracção, é

sempre dependente do ponto de vista do observador, ou seja, se se

pretender analisar, por exemplo, um sistema de arquivo serão considerados

os seus vários subsistemas: classificação, circulação, controlo,

retenção/destino, etc. Caso no entanto o nosso interesse resida na análise

da organização como um todo, será esse o nível de abstracção

determinado, na sua qualidade de unidade individual de análise, e que inclui

em si vários subsistemas, entre os quais o de arquivo.

Um sistema, finalmente, opera dentro de um determinado ambiente que

constitui o conjunto de condições ou se quisermos de restrições, que

definem o seu “modus operandi”. Um sistema apenas pode operar desde

que identificados e estabelecidos os limites de operabilidade. Caso esses

limites não existissem não haveria distinção entre sistemas alargando-se o

conceito ao de sistema “universal” [84]. Os limites desse ambiente ou

fronteiras, embora consideradas como objectos permeáveis, constituem

pois a condição ambiental de operatividade.

2/O sistema é aberto o que significa que recebe e transmite algo aos

restantes sistemas com os quais interactua, incluindo a propagação de

qualquer tipo de estímulo seja negativo ou positivo –por exemplo uma

doença- ou recurso -por exemplo informação.

3/As funções de um sistema dependem da sua estrutura

Dois conceitos nucleares estão na base da entidade sistémica: (1) Propósito

ou objectivo e (2) globalidade ou totalidade sendo este último interpretado

como possuindo o sistema uma natureza orgânica em que os seus

componentes efectivam trocas entre si envolvendo qualquer tipo de

objectos conforme o cenário a que nos reportemos. Por outras palavras,

verificam-se respostas a qualquer estímulo exercido sobre qualquer uma

das suas partes, provocando uma reacção de ajustamento de todo o

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88

sistema a esse novo estado induzido. Outras propriedades sistémicas

adiante referidas, são, elas próprias, enraízadas naqueles dois conceitos:

(1) Entropia: ou seja a tendência para o desgaste e desintegração,

acompanhado por aumento de aleatoridade. À medida que a entropia

aumenta os sistemas decompõem-se, ou seja, perdem qualidades e

complexidade, decrementando a ritmos variáveis para estados mais simples

até à sua eventual aniquilação. A entropia corresponde neste contexto a

desordem. Uma propriedade normalmente associada à informação é a sua

capacidade de diminuir a entropia através da diminuição da incerteza

contribuindo dessa forma para ordenar os elementos do sistema. Aplicando

este princípio a uma organização parece lógico que caso esta não disponha

de capacidade de comunicação e informação a sua estrutura formal tende a

simplificar-se e desagregar-se, tornando-se os seus componentes

fracamente conectados e perdendo consequentemente a capacidade

sistémica de sinergia. Daqui radica o conceito da informação ser um dos

instrumentos de ordenação do sistema. [87]

(2) Homeostasia: Refere-se ao equilíbrio dinâmico entre as partes do

sistema uma vez que este tende a ajustar o seu equilíbrio interno perante

estímulos provenientes de ambientes externos envolventes. Desta

propriedade conclui-se que um sistema possui fronteiras, o que não significa

que estas sejam herméticas. As delimitações são porosas permitindo a troca

de recursos e simbiose entre o sistema e o ambiente envolvente. Sob o

ponto de vista organizacional esta definição é fundamental já que o conceito

topográfico tradicional da organização é inadequado, particularmenrte em

ambientes centrados em rede e de transacções efectuadas em contextos

digitais. No entanto mesmo aplicado a organizações estruturadas de forma

convencional [115], o conceito de entidade fisicamente delimitada, é pelo

menos parcialmente inadequado, visto que estas interactuam forçosamente

com o ambiente envolvente por uma questão de sobrevivência orgânica

[113].

Um sistema não só possui propriedades análogas à de um mecanismo

biológico como por outro lado funciona num ambiente que constitui o seu

contexto. Por esse motivo está sujeito às suas influências e

simultaneamente influencia esse mesmo meio ambiente. Há portanto uma

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89

relação de troca permanente recíproca entre a entidade sistémica e o meio

ambiente.

Uma organização sob este ponto de vista é um sistema complexo, porque

lida com actividades humanas as quais são por natureza instáveis e com um

grau de imprevisibilidade significativo.

Os sistemas podem ser categorizados quanto à sua natureza em abertos e

fechados.

Os primeiros caracterizam-se por manterem relações de troca com o

ambiente através de processos de entrada e saída provocando a interacção

com o exterior. Por esse motivo são eminentemente adaptativos reagindo e

ajustando-se inatamente a estímulos externos. Uma organização, quer seja

formal ou social [116] é um exemplo de sistema aberto, sendo a mudança -

na realidade um ajustamento - uma condição impositiva para a sua

sobrevivência.

Um sistema fechado no sentido total do termo não existe. Caso existisse

implicaria a total impermebilidade relativamente ao ambiente externo o que

iria contrariar o princípio de inclusão de sistemas. Nesta categoria são

normalmente considerados os sistemas mecânicos que mantêm

comportamento determinístico e programado e que operam com uma

reduzida troca de matéria e energia com o ambiente externo.

Existem ainda determinados parâmetros considerados no sentido de

constantes arbitrárias que caracterizam pelos seus atributos e valores a

descrição dimensional de um sistema específico ou componente do mesmo.

Estes parâmetros são [84]:

Entrada (input), parâmetro que determina uma acção ou conjunto de

acções específicas composto por transformação e saída. Os imputs podem

ser categorizar-se em três tipos: (1) informação, considerada como tudo o

que dininui a incerteza relativamente a alguma coisa (reduz a entropia); (2)

energia que suporta o processo de transformação e (3) recursos que podem

ser ainda classificados de acordo com diferentes perspectivas, por exemplo,

renováveis e não renováveis.

Saída (output). Consiste na finalidade para a qual se reuniram elementos

do sistema e recursos. Devem ser consistentes com o objectivo geral.

Transformação (throughput). Mecanismo que realiza a transformação de

entradas em saídas, composto pelo conjunto de componentes do sistema e

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90

suas relações envolvidos neste processo. O conceito de caixa preta

(blackbox) consiste em observar o transformador como uma caixa opaca

em que apenas são visíveis os restantes parâmetros. Esta perspectiva

baseia-se no facto de se poder elaborar conclusões com base em

observações controladas parcelares. É particularmente útil quando o agente

de transformação é pouco conhecido ou excessivamente complexo.

Retroalimentação (feedback). Mecanismo de ajustamento de processo

baseado na comunicação de dados provenientes de uma saída à entrada

para que esta seja, se necessário, alterada. As suas principais funções

consistem em controlar saídas; manter a estabilidade de operação quando

confrontado com variáveis externas potencialmente causadoras de

perturbações operativas.

Ambiente: Meio que envolve externamente o sistema e que funciona como

um foco gerador de oportunidades e restrições.

A categorização de sistemas abrange ainda várias perspectivas baseadas no

seu grau de complexidade. Neste contexto podem ser identificados sistemas

simples que são simultaneamente complexos e dinâmicos; sistemas

descritivos (elaborados e interrelacionados) e sistemas complexos (sistemas

muito complicados sendo impossível a sua descrição de forma precisa e

detalhada). A complexidade, associada à teoria de caos, caracteriza-se por

(1) conter um número indefinido, i.e., não completamente percepcionado,

de partes; (2) as relações entre componentes estabelecerem-se de forma

não linear, (3) manter comportamentos aparentemente aleatórios, i.e.,

dificilmente previsíveis ou descritíveis. Inicialmente aplicada a sistemas

naturais e físicos, a sua aplicabilidade a organizações e a teoria

organizacional e particularmente à análise organizacional foi rapidamente

utilizada. As características de não linearidade, imprevisibilidade,

interdependência, comportamentos emergentes, fronteiras, e

retroalimentação são conceitos identificáveis numa organização e portanto

vantajosamente utilizáveis na sua análise. [39]

Outra categorização possível assenta na dicotomia entre determinismo e

probabilismo. O determinismo defende que um efeito tem necessariamente

uma causa sendo esse fenómeno exactamente replicável e portanto

previsível, dentro de idênticas circunstâncias. Alternativamente o

probabilismo afirma ser impossível determinar com precisão o

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91

comportamento de um determinado objecto15 visto que a aleatoridade e

complexidade ocasiona efeitos diferentes e imprevisíveis para causas

semelhantes. O fenómeno é portanto dificilmente reproduzível sendo

apenas possível inferir da probabilidade dele ocorrer ou não dentro de

diferentes cenários. Neste prisma os sistemas assumem diversas formas

escalares consoante o grau e percentagem de inclusão destas duas bases

de entendimento da realidade e da acção16

3.2 Visões da organização

Como premissas básicas e comuns ao conceito de organização são

normalmente apontados os seguntes conceitos.

1. Uma organização é uma abstracção, i.e., uma não tem individualidade

própria

2. É uma colectividade e não um conjunto individual

3. Os actores empreendem discurso (comunicação entre si) do qual

resultam:

3.1 Normas ou expectativas de comportamentos padronizadas

3.2 valores pelos quais os comportamentos serão avaliados através do

seu ajustamento a essas mesmas normas enquadradoras.

3.3 Papéis que permitem o desempenho de tarefas cooperativas de

forma a superar actividades complexas e portanto irrealizáveis por um

só indivíduo

4. As organizações têm capacidades de aprendizagem [5] [99]. Partindo

desse princípio, o conjunto de atributos acima referido não é estático mas

sim continuamente reificado através do discurso entre actores, enriquecido

pela experiência empírica entretanto acumulada. Esta exploração pelo

discurso enriquecido pelas práticas, constitui a vertente cultural da

organização.

15 Eisenberg no seu “princípio da incerteza” referia-se a objectos de dimensão quântica. Mas o princípio é universalmente válido. 16 Podem ser divididos em sistemas deteminísticos simples, complexos, excessivamente complexos, sistemas probabilisticos simples, complexos, excessivamente complexos

Page 92: Redes de Arquivos /Redes Sociais

92

5. As organizações operam num ambiente externo com o qual interactuam

e ao qual se adaptam continuamente, sendo esta adaptabilidade uma

condição essencial para a sua sobrevivência.

Uma interpretação correntemente conotada com uma visão mecanicista da

organização consiste em considerá-la como um conjunto de pessoas e

recursos unidos numa estrutura coerente para atingir determinados

objectivos sendo a gestão baseada na tomada de decisões destinadas a

alcançar esses objectivos da forma mais eficiente possível.

Numa perspectiva mais interpretativista uma organização procura gerir

relações, sendo os sistemas de informação uma ferramenta para interpretar

o mundo, tirando sentido do mesmo de forma a viabilizar a gestão dessas

mesmas relações. Neste ponto de vista a perspectiva sistémica é

relativizada utilizando-se como processo de inquérito a assumpção de que o

mundo (organizacional) pode ser organizado como sistema.17 São utilizados

processos indutivos baseando-se, sob o ponto de vista de teoria social no

interpretativismo mais que no funcionalismo. A organização é abordada

como um processo social em que o mundo é interpretado de uma forma

particular que legitimiza acções comuns estabelecendo normas e regras

partilhadas.

Ciborra define organizações como redes estáveis de transacções reguladas

ao longo de um período de relativa estabilidade através de contratos que

regulam as transacções entre os seus membros (acomodações) [31]

Silverman propõe uma aproximação diferente avançando um quadro acção

de referência focado não na perspectiva sistémica interactuante com o

ambiente mas sobretudo na natureza das relações entre indivíduos

assumindo que a realidade social é permanentemente reificada pelos

actores das situações organizacionais (Silverman citado por Checkland)

[29].

A perspectiva da organização como uma estrutura sócio-técnica adveio em

parte dos trabalhos realizados por investigadores como Joan Woodward

(Woodward citada por Mintzeberg) [90] em contextos organizacionais em

que foram introduzidas tecnologias no apoio directo à produção. Nesse

contexto verificou-se que a tecnologia alterava as relações e processos de

trabalho levando à reconceptualização dos mesmos materializados em 17 CHECKLAND refere-se a esta pseudo-entidade como hólon, [cf. 29, p.19]

Page 93: Redes de Arquivos /Redes Sociais

93

novas formas de organização de postos de trabalho e desempenho de

processos. A conclusão daqui retirada foi a da existência de articulação

entre técnica ou tecnologia e estrutura social da organização. Esta

perspectiva é especialmente actual na medida em que o desenvolvimento

das TIC tem vindo a alterar significativamente o ambiente organizacional e

as formas de realizar negócio.

Utilizando uma aproximação o mais abrangente possível [116], diríamos

que uma organização é um sistema social complexo e aberto que

compreende muitas formas diferentes de estruturas e processos. O sistema

de acção é composto por séries iterativas de escolhas sobre o ambiente

organizacional, pessoas, dinheiro e trabalho.

A arquitectura deste sistema é afectada por constrangimentos (internos e

externos) bem como por oportunidades. Estes constrangimentos são

impostos na medida em que uma organização interactua como o exterior

tanto num movimento de absorção (input) como de expulsão (output). O

comportamento organizacional consiste numa série de acontecimentos

orientados por objectivos havendo nexos de causalidade entre esses

mesmos acontecimentos. Estes são segmentados em funções e actividades

de forma a alcançar especialização de processos. Paralelamente os

acontecimentos dividem-se em subobjectivos reflectidos na organização por

uma intersecção matricial composta por unidades orgânicas e cargos

desempenhados. As organizações são construídas por escolhas participadas

dos seus actores e não apenas por condições naturais ou determinísticas

que ocorram no ambiente em que operam. Os actores realizam portanto

escolhas, relativamente:

• ao domínio da organização, i.e., metas específicas escolhidas em

termos das funções desempenhadas, dos produtos e serviços que

proporciona, das populações alvo e dos mercados que serve;

• a função de produção constituída pelas vertentes de produção e

logística;

• a sua arquitectura organizacional segmentada em (1) divisão de

trabalho, materializada em departamentalização e diferenciação

espacial e horizontal (2) estrutura de autoridade.

Os parâmetros acima referidos são ainda condicionados por três factores:

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94

(1) a incerteza que constitui a dimensão que está na base de aspectos

conceptuais de racionalidade organizacional e determina o grau de equilíbrio

em que as escolhas sociais dos actores oscilam entre critérios de

racionalidade e eficácia contra poder social, influência e negociação.

(2) a complexidade considerada como a dimensão que fundamenta a

diversificação estratégica de uma organização. Este processo é comparável

a uma decomposição de problemas complexos em subproblemas mais

facilmente analisáveis.

(3) a restritividade. Este factor respeita à distinção entre sectores –público

e privado- em que uma organização opera e varia de acordo com o quadro

regulamentor imposto, mas também com a concorrência económica (e

neste capítulo saliente-se que as organizações públicas são consideradas

como de baixa competitividade), com os ,obstáculos de entrada no mercado

e ainda com o grau de sindicalização e portanto capacidade reivindicativa da

força de trabalho.

Refira-se ainda que uma organização é composta por duas vertentes que se

articulam; uma fixa que são as estruturas, representadas por exemplo por

unidades formais de carácter orgânico ou funcional (o serviço de

contabilidade, a produção etc.) e outra, uma componente essencialmente

dinâmica materializada em processos que exprimem movimento e portanto

transacções. Os processos são desempenhados por ou através dessas

estruturas as quais actuam como pontos de fixação de movimentos.

Podemos considerá-los como âncoras. A analogia é importante porque tanto

as estruturas como os processos desempenham papéis significativos nos

sistemas de arquivos. Com efeito um processo produz informação. Os

documentos constituem informação cristalizada e gerida por estruturas após

terem sido produzidos e capturados no decorrer de um determinado

processo organizacional [90]. A cristalização ou fixação do movimento

equivale na prática ao acto de arquivar. Por outras palavras, durante o

decurso de um processo os documentos vão sendo produzidos num normal

ritmo temporal síncrono às diversas fases do processo. Nesse período o

documento não se posiciona num local topológico ou virtual fixo, ele circula

por entre os diversos actores organizacionais que participam no processo de

acordo com as necessidades funcionais pressentidas e os papéis

desempenhados. No entanto, uma vez concluído o processo o conjunto de

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95

documentos produzidos é fixado ou se quisermos, posicionado de forma

semi ou totalmente permanente num determinado ponto estrutural e

topologicamente definido da organização qualquer que seja o grau de

abstracção considerado: uma unidade orgânica, um dispositivo de

instalação como um arquivador, um servidor, um disco óptico.

Como súmula do acima exposto e atendendo ao objectivo deste trabalho,

será importante reter os seguintes conceitos: Uma organização é:

• um sistema complexo e aberto;

• Inclui a gestão de relações entre actores conectados por objectivos

comuns;

• Realiza-se discurso entre actores de onde resulta um quadro

normativo e valores de referência que enquadram o desempenho de

actividades organizacionais;

• opera num meio ambiente com o qual interactua gerando-se entre

estas entidades relações de dependência e influência recíprocas;

• A relação estrutura/tarefa varia em função do grau de

complexidade envolvida;

• A tecnologia e a estrutura social influenciam-se reciprocamente;

• A condução de processos organizacionais apoia-se em informação e

documentos.

3.2.1 Tipologias de organizações

A classificação de organizações, tal como de qualquer outro objecto, é um

processo em parte subjectivo porque depende inteiramente do foco em que

o observador se posicione e da sua própria percepção da realidade [23].

Nesta perspectiva os critérios de categorização são sempre variados. Além

disso o campo da teoria organizacional é particularmente confuso dada a

abundância de produção teórica e diferentes perspectivas que se cruzam e

por vezes sobrepõem nesta matéria. Mintzeberg refere-se a este facto ao

mencionar “...a massa considerável das investigações que complicam

inutilmente um assunto já de si muito complexo...” [cf. 90 p.12].

Começaremos por distinguir entre organizações chamadas clássicas e as

que actualmente se designam por organizações virtuais. Estas constituem-

Page 96: Redes de Arquivos /Redes Sociais

96

se com base no conceito de rede considerada como estrutura base para

partilha de recursos, efectivação de acções e sobretudo como forma

principal de desempenhar actividades com um objectivo comum em

princípio temporalmente finito.

No entanto padrões comportamentais e funcionais semelhantes aos das

estruturas clássicas têm sido percebidos nestas estruturas organizacionais

[3]. Níveis de hierarquização e centralização reflectidos em estruturação de

tarefas e processos de trabalho, levam a considerar a possibilidade de

persistência ou replicação de alguns padrões característicos de organizações

tradicionais. Por esse motivo julgamos pertinente inserir algumas

considerações sobre estas entidades que designaremos de clássicas.

Uma forma possível de categorização consiste em considerar

metaforicamente uma organização, estabelecendo portanto elementos

comparativos com uma realidade, empírica ou simbólica, que se julgue

competentemente descritiva do sistema organizacional em análise. Por

exemplo as organizações mecanicistas e organicistas, ou organizações como

culturas e como sistemas políticos. Cada uma destas aproximações contém

em si atributos organizacionais a um nível mais operativo. Por exemplo as

organizações mecanicistas empregam conceitos de optimização de tarefas e

processos bem como de gestão estratégica que pressupõem determinados

métodos analíticos de decomposição funcional [47].

Esses aspectos de influência reflectem-se na sua estrutura orgânica, nos

canais de comunicação criados, na formas de trabalho, da estruturação de

tarefas e na articulação entre rotina e tarefas. Cada uma destas

componentes varia substancialmente dependendo do ponto de observação

ou metáfora adoptados. Sintetizam-se seguidamente algumas visões de

organizações ordenadas da seguinte forma: descrição de metáforas

normalmente utilizadas para caracterizar organizações [119]; categorização

das organizações em função da sua estrutura e processos de trabalho [90];

Categorização de organização relativamente a outros aspectos como gestão

de conhecimento [99]. Foca-se ainda a relação entre a dimensão e

estrutura de uma organização relativamente à tecnologia [47]

3.2.1.1 Organizações clássicas

Page 97: Redes de Arquivos /Redes Sociais

97

3.2.1.1.1 Metáforas de organizações

Nenhuma das metáforas que a seguir de descrevem caracteriza por si só

uma organização. Todas podem coexistir em proporções e pesos diferentes.

Uma organização pode ser mecanicista e preponderantemente política

embora mantendo uma componente cultural ubíqua. Poderá igualmente

manter simultaneamente atributos mecanicistas e orgânicos embora em

graus de intensidade diferentes.

Mecanicistas

A metáfora mecanicista da organização radica na teoria de gestão científica

desenvolvida por Taylor. Uma organização deste tipo é fortemente

estruturada como uma hierarquia complexa. Os objectivos assumidos são a

produção optimizada numa lógica de aproveitamento de recursos materiais

e humanos. O pressuposto positivista desta abordagem implica o

desenvolvimento de análise quantitativa de forma a obter o máximo rigor,

normalmente considerado como o ideal funcional. Não são tidas em conta

as idiossincracias características de cenários dependentes de actores

humanos o que a torna incapaz de gerir eficientemente a complexidade,

incerteza e imprevisibilidade características de uma organização.

As tarefas são rigorosamente planeadas e antecipadas estando-lhes

associado um grau de rotina elevado. A rotina é considerada como sinónimo

de previsibilidade sendo os inputs, resultados, bem como o processo de

transformação de uma tarefa/processo, previstos e conhecidos. Os sistemas

de informação são considerados como modelos de entidades discretas [119]

focados em atributos específicos da tecnologia subjacente. O seu contexto

social é normalmente ignorado. A esta visão da organização estão

associados conceitos como gestão estratégica, optimização de processos e

outros desenvolvimentos positivistas da realidade organizacional.

Orgânicas

Tendo como precursor a teoria desenvolvida por Mayo no início do século

20, esta aproximação considera a organização como um organismo vivo que

interactua com o meio ambiente. A influência da teoria geral de sistemas é

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98

patente. São tidas em conta as necessidades sociais como essenciais para o

funcionamento da organização, embora relativamente a este aspecto e

numa visão operativa, a vertente social seja considerada de uma forma

secundária que pretende apenas o aumento da produtividade não tendo

uma perspectiva social total. Por outras palavras, não se considera a

organização como cenário de cruzamento de vectores político, social,

realmente prefiguradores da estrutura organizacional. Os sistemas de

informação são aqui tomados como entidades sócio-técnicas, optando-se

por uma abordagem participativa para o seu estudo e desenvolvimento.

Uma evolução desta aproximação radica na teoria da contigência que

externaliza a dependência recíproca da organização relativamente ao seu

meio ambiente, afirmando que qualquer estímulo numa delas provoca

alterações na outra. Daqui surge a tendência de planeamento no sentido de

prever todas as consequências que possivelmente possam decorrer de uma

determinada acção desenvolvida num cenário específico.

Sistemas culturais

Esta metáfora assume a organização como padrões de discurso simbólico,

como por exemplo a linguagem, que integram um processo de construção

da realidade viabilizadores de percepções individuais de eventos

particulares por parte dos actores. Numa organização gera-se significado

partilhado ou acomodado entre actores participantes. Por outras palavra há

uma construção cognitiva de padrões e valores comuns. Esta aproximação

baseia-se em parte no pressuposto desenvolvido por Weick de construção

(enactement) (Weick citado por Walsham) [119] que sugere ser a

organização resultado de permanente reificação por parte dos seus actores.

Neste processo de construção são criadas estruturas culturais partilhadas

por esses actores. O conceito de cultura organizacional é largamente

resultante desta aproximação. Todos os processos e actividades bem como

a estrutura sedimentada numa organização serão influenciados pela cultura

organizacional. Esta não é no entanto monolítica, mas sim heterogénea.

Não podemos portanto falar de uma mas sim de várias subculturas

organizacionais.

Sistemas políticos

Page 99: Redes de Arquivos /Redes Sociais

99

Esta metáfora tende a ver uma organização como redes de actores com

interesses divergentes embora possam manter plataformas comuns de

entendimento. Todos podem concordar no objectivo da organização -por

exemplo diversificar a produção - mas divergir quanto à melhor forma de o

alcançar. Nesta conjuntura geram-se inevitavelmente tensões entre actores

no sentido de impôr determinados interesses e visões individuais. O sistema

político está por natureza estreitamente relacionado com o conceito de

poder. Este como se referiu no capítulo anterior é por natureza relacional.

Um refinamento desta concepção de poder reside em defini-lo como a

capacidade de realizar qualquer tipo de transformação num indivíduo sobre

o qual esse poder é exercido [116]. Neste sentido os sistemas de

informação ocupam um papel essencial uma vez que o seu papel é gerir a

informação sendo esta uma base de poder tangível. Veja-se por exemplo o

peso de decisão ou influência de unidades orgânicas com elevado consumo

e produção de informação, como por exemplo, as áreas funcionais de

projectos, recursos humanos ou financeiros 18. O conceito de poder está

associado simultaneamente a moralidade que deve orientar o exercício

desse mesmo poder; à autoridade, ou seja, a legitimidade de exercício de

poder19 e a influência. Este conceito por seu turno é definível como a

capacidade de levar um actor a fazer algo que de outra forma não faria,

sem recurso ao exercício de poder (PRESTHUS citado por VAN DE VEN)

[116].

3.2.1.1.2 Modelos de organizações

Um outro ponto de vista classificativo pode utilizar a concepção de modelos

de organizações ou seja padrões baseados em relação objectivos/estrutura.

Sob este prisma e de acordo com Mintzeberg podemos dividir as

organizações nos seguintes grupos: estruturas simples, burocráticas

mecanicistas, burocráticas profissionais, estruturas divisionalizadas e

adhocracias20 Para a definição destes modelos são identificados dois

18 Veja -se por exemplo a imagem típica de ascendente de uma unidade funcional de contabilidade, particularmente em situações delicadas como a elaboração orçamental ou pedidos de autorização de despesas. 19 A autoridade pode advir de 3 fontes: tradição, burocracia organizacional, carisma (Cf. 116, p. 121). 20 Também passíveis de serem designadas por outras nomenclaturas: por ex. Empresas de mercado; de serviço comunitário, de grupo profissional.

Page 100: Redes de Arquivos /Redes Sociais

100

parâmetros comuns a qualquer organização cujos valores variam consoante

o modelo organizacional utilizado: a divisão de trabalho e os mecanismos de

coordenação de tarefas sendo estes útimos classificáveis em ajustamento

mútuo, supervisão directa, normalização (de qualificações profissionais,

processos de trabalho ou de resultados) [90]. Da mesma forma é adoptada

como base de análise da estrutura organizacional o esquema proposto por

Mintzeberg composto por centro operacional, canal hierárquico, vértice

estratégico, centro tecnocrata e centro de apoio logístico21.

1- Estrutura simples

Trata-se da organização não elaborada como uma tecnoestrutura

normalmente pouco desenvolvida e componente logística simples em que a

divisão de trabalho é imprecisa ou simplificada. No caso de existirem, há

pequena diferenciação entre unidades orgânicas. A hierarquização resume-

se normalmente a um nível que separa o actor responsável dos restantes

que operam sendo o comando exercido numa proporção de um para muitos.

De uma forma geral recorre-se pouco ao planeamento, formação ou

mecanismos de ligação e coordenação a qual é efectuada pelo processo de

supervisão directa dado o reduzido número de funcionários. Normalmente

estas organizações seleccionam cuidadosamente nichos de mercado

adequados à sua dimensão e que, por esse motivo, permitem capacidade de

resposta eficaz.

2- Burocracia mecanicista

A normalização de processos de trabalho constitui o principal mecanismo de

coordenação.

O sistema burocrático encara a organização como um sistema eficiente e

ordenado de forma a alcançar metas comuns. Procura diferenciar o trabalho

através de actores individuais e integrá-lo da forma mais eficiente possível.

A diferenciação é conseguida através de divisão de trabalho, hierarquia de

autoridade e desempenho de tarefas. A integração assenta na

normalização, formalização e aplicação de regras e políticas que especificam

21 Cf. [90], p. 38

Page 101: Redes de Arquivos /Redes Sociais

101

os direitos e deveres de cada posição laboral22. A especialização de tarefas,

i.e., a sua compartimentação em acções simplificadas e portanto

rapidamente compreendidas, é adequado a um elevado nível de rotina e

previsibilidade. O centro operacional, que tende a ser sobredimensionado e

a tecnoestrutura, i.e., serviços de apoio técnico/analítico e serviços de apoio

logístico estão separados. A comunicação tanto de ordens como de

informação processa-se num sentido vertical descendente (ordens) e

ascendente (informação). Este modelo de organização aplica-se a

organizações evoluídas com grau de maturação suficientemente avançado

para permitir o conhecimento e padronização do máximo de situações

antecipáveis. Encontra-se por norma nas grandes organizações de produção

embora seja muito aplicado na áreas de serviços (bancos e seguradoras,

por exemplo) e no sector público. Mintzeberg [90] refere neste caso a

circunstância de necessidade dos processos serem transparentes tendo em

conta imperativos decorrentes de responsabilidade pública. Para serem bem

sucedidas o ambiente em que operam necessita de ser estável, visto não

disporem de capacidade adaptativa necessária para lidar com situações

complexas. A este respeito refira-se que a gestão de informação

normalmente adequada a este tipo de estrutura não é eficiente pelo facto

de percorrer nos dois sentidos várias plataformas hierárquicas não tendo

um percurso linear. Este facto induz ruído e imprecisão na mesma o que

leva ao estabelecimento de bases de decisão erradas ou tão difusas que a

dificultam ou inviabilizam.

3 – Burocracia profissional23

Este modelo de organização assenta basicamente na normalização de

qualificações como método de articulação de tarefas e no centro operacional

constituído por profissionais tecnicamente muito especializados. A

normalização das tarefas realizadas surge através da normalização do grau

de exigências relativamente às qualificações dos actores para ocuparem

cargos. Neste sentido elas são determinadas por estruturas profissionais

corporativas externas à própria organização as quais estabelecem regras de

22 GIDDENS falaria de esquemas interpretativos, unindo as camadas sociais e de agentes pessoais que coexistem na organização. (GIDDENS. Central problems in Social Theory). 23 Como exemplo destas organizações aponta-se tradicionalmente Universidades, Hospitais, Polícia, organismos de acção social.

Page 102: Redes de Arquivos /Redes Sociais

102

prática e de conduta que abrangem as vertentes técnicas, morais e

deontológicas da actividade exercida (Veja-se por exemplo médicos,

professores, engenheiros, etc). Na realidade perante uma determinada

tarefa existe uma resposta ou rotina de actividades pré-fixada por essa

entidade externa as quais foram cognitivamente absorvidas, ao longo da

fase de aprendizagem e de treino, pelos actores que as vão aplicar. As

tarefas são desenvolvidas com base na classificação decidida a partir de um

diagnóstico que reporta directamente a rotinas pré-estabelecidas e portanto

ao conjunto de procedimentos a adoptar no caso específico observado.

Simultaneamente, porque as tarefas desempenhadas pelo núcleo

operacional são muito técnicas – exigindo uma dedicação elevada para

manter o nível de conhecimento necessário para o seu desempenho –

torna-se necessário um forte centro de suporte tanto logístico como

administrativo ao desenvolvimento do sistema de actividades primárias. O

facto deste centro assumir um papel relevante na estrutura organizativa

leva a que coexistam duas hierarquias paralelas: uma operacional e outra

administrativa. Estas duas subestruturas funcionam de formas diferentes: A

primeira tem um grau de autonomia elevado relativamente à forma de

desenvolver tarefas enquanto a segunda obedece a um modelo de tipo

mecanicista. Nestas organizações porque o poder é em grande parte

dependente dos actores operacionais, a mudança processa-se lentamente

partindo da própria reificação dos percepções dos profissionais sobre as

suas práticas canónicas.

4 – Estrutura divisionalizada

O mecanismo de coordenação é a normalização de resultados. Exigem-se

portanto determinados resultados definidos em função de atributos

diferentes como padrões de qualidade, ou quantidade de produtos

vendidos/produzidos, resultados financeiros. Uma estrutura deste género

detém um grau de autonomia, i.e., descentralização relativamente elevado,

mas essa autonomia aplica-se a unidades orgânicas e não a indivíduos. São

criadas divisões dependentes da sede da organização, determinadas em

função de especificidade de mercados e detendo cada uma delas os

recursos e a estrutura própria para desenvolver as suas actividades dentro

desse mercado. O controlo realizado pela sede efectua-se sobre os

Page 103: Redes de Arquivos /Redes Sociais

103

resultados definidos para cada divisão e não sobre os processos e métodos

que cada unidade orgânica adopta. Os mecanismos de controlo são de seis

tipos: (1) A sede gere a pasta estratégica, ou seja, define na prática os

objectivos e parâmetros de avaliação para cada divisão. A comunicação

entre estas processa-se formalmente procurando evitar-se uma

interferência excessiva nos processos de actividades concebidos e

desenvolvidos por cada divisão. (2) A sede gere a afectação global dos

recursos financeiros globais. Retira e redistribui de acordo com táticas

próprias os resultados financeiros obtidos pelas divisões (3) A sede efectua

periodicamente controlo de desempenho sobre as divisões e mais

particularmente sobre os seus gestores. (4) A correcção de desempenho de

uma determinada divisão ou a sua recuperação no caso de um

comportamento particularmente ineficiente reside na substituição do seu

responsável. A sede possui portanto a capacidade de substituir e nomear

estes actores de forma indiscriminada; (5) É exercido sobre as divisões

controlo de natureza pessoal, ou seja, são efectuadas periodicamente

inspecções locais. (6) A sede fornece, centralizando, serviços de apoio

comuns a todas as divisões, por exemplo assessoria jurídica, I&D, etc.

Esta modelo de organização opera em ambientes de diversidade de

mercados, verificando-se normalmente uma migração da estrutura

burocrática mecanicista para uma progressiva divisionalização.

Eventualmente este modelo situa-se na base das organizações virtuais, uma

vez que tendem a evoluir para estrutura de organizações independentes

unidas por um centro comum.

5 – Adhocracia

O mecanismo de coordenação neste modelo é o ajustamento mútuo. Este

modelo é utilizado para actividades criativas e normalmente complexas que

exigem elevado grau de adaptabilidade posicionando-se em ambientes

dinâmicos. Recorre à multidisciplinariedade materializada em estruturas de

projecto ad hoc, i.e., criadas especificamente para um objectivo

tematicamente localizado com balizas cronológicas precisas. Uma

organização adhocrata, por lidar com inovação, não pode por norma

recorrer a processos standardizados dado não existir experiência prévia

suficiente que permita a elaboração de padrões normalizados de resposta.

Page 104: Redes de Arquivos /Redes Sociais

104

Assume portanto uma estrutura orgânica baseada na constituição de

equipas que comunicam informalmente numa lógica de projecto, recorrendo

intensivamente a formação dos actores envolvidos de forma a proporcionar-

lhes mecanismos cognitivos e empíricos que viabilizem a sua resposta

eficiente a problemas específicos surgidos. Simultaneamente a essa

estrutura provisória de projecto associa-se uma rede mais estável baseada

nas funções da organização. O cruzamento destas duas vertentes resulta

numa matriz em que coexistem as áreas funcionais que se desenvolvem

verticalmente e asseguram o desempenho de determinadas funções de

suporte – gestão de recursos humanos, financeiros – juntamente com os

projectos que se desenvolvem horizontalmente utilizando recursos das

diversas unidades funcionais que intersectam. Divide-se este modelo em

duas vertentes: a adhocracia operacional e administrativa. Ambas têm uma

postura proactiva, ou seja, abordam problemas como únicos procurando

desenvolver soluções originais. A primeira que corresponde ao centro

operacional da organização dedica-se a a actividade viradas para o exterior,

ou seja, para o cliente. A segunda desenvolve projectos para o seu interior,

ou seja, para servir as próprias necessidades da organização tal como

pressentidas pelos actores envolvidos. Neste cenário o centro operacional é

truncado tornando-se uma parte relativamente pouco importante da

organização em benefício da componente administrativa.

3.2.1.1.3 Outras perspectivas da organização

Outras perspectivas ou focos de interesse sectorial sobre uma organização

podem servir como base para estabelecer critérios de categorização.

Nonaka, por exemplo, que estuda a organização sob o ponto de vista de

gestão de conhecimento e como entidade com capacidades de

aprendizagem, considera como modelos de organizações o que designa por

“organização hipertexto” [99] em que se sobrepõem diversas camadas com

pontos comuns (links) e esferas de actividades diferentes. São sugeridas 3

camadas assim caracterizadas:

(1) A camada de base teria conhecimento explícito em parte proveniente do

arquivo da organização: a função desta camada é designada por este autor

Page 105: Redes de Arquivos /Redes Sociais

105

como a “universidade organizacional” e funciona como base cristalizadora

de informação. Esta informação será de natureza arquivística, ou seja,

fixada e não alterável.

(2) Seguidamente teremos a camada de sistema de negócio (funcional)

onde se desenrolam as tarefas rotineiras da organização.

(3)A camada superior seria o cenário de desenvolvimento de projectos

baseados na constituição de equipas interactivas e pluridisciplinares

exercendo tarefas especializadas e complexas e portanto não rotineiras.

Constitui esta camada a plataforma de gestão de conhecimento

organizacional baseado na transmissão e partilha de conhecimento tácito

(ou intracraneano) que é dessa forma acessibilizado a um maior número de

actores organizacionais. Este esquema organizativo baseado em grupo é

intensamente utilizado por organizações centradas em rede e virtuais [5]

[99].

Outros critérios passíveis de categorizar tipologias de organizações podem

ser adoptados. Por exemplo a articulação entre estrutura, dimensão e

tarefas. Este aspecto está estreitamente ligado ao grau de rotina dentro da

organização, ou seja, a ausência de especialização de trabalho e de

complexidade do mesmo, entendendo-se por complexidade uma

combinação de incerteza e imprevisibilidade. Esta realidade implica uma

maior capacidade da organização para reagir a situações excepcionais,

sendo considerada a excepção como o desvio à rotina. Numa organização

clássica e de modelo mecanicista, por exemplo, o rácio entre rotina e

tarefas desempenhadas será elevado pelo facto de as tarefas serem

padronizadas o que implica antecipação, i.e., informação prévia sobre os

cenários de desenvolvimento possíveis e consequente capacidade de

organizar processos em tarefas identificadas e descritas com precisão. A

esta perspectiva está associada a visão analítica de uma organização em

que procede à decomposição funcional estudando cada componente assim

obtido de forma exaustiva para se obter a compreensão total do seu

funcionamento. Quando em presença de processos e actividades complexas,

ou seja, que comportam incerteza, a rotina não é aplicável visto sobrevirem

regularmente demasiadas situações inponderáveis o que inviabiliza

respostas padronizadas.

Page 106: Redes de Arquivos /Redes Sociais

106

A relação entre dimensão, o volume e grau de tecnologia utilizada e o tipo

de estrutura compõe um critério prefigurador da organização na medida em

que existem nexos de causalidade entre estas variáveis e o modelo

organizacional. A articulação entre estes três factores e particularmente

qual deles é precedente relativamente aos restantes é objecto de variadas

opiniões. No quadro seguinte são sintetizadas algumas das mais

significativas. [Cf. 47, p. 24-25]

Tabela 3.1 Relação tecnologia/estrutura/dimensão

Autor(es) Esquema Legenda

Aldrich

Tecnologia determina a estrutura e as duas concomitantemente a dimensão

Aston

Tecnologia e dimensão determinam a estrutura

Hilton

Tecnologia determina estrutura. Esta e a dimensão estão reciprocamente dependentes

Blau e Schoenherr

dimensão determina a tecnologia e as duas concomitantemente a estrutura.

3.2.1.2 Organizações virtuais

À medida que as TIC se foram tornando uma ferramenta preponderante

para a realização de negócio através da constituição de canais de

comunicação remotos eficazes, as fronteiras físicas da organização

tornaram-se cada vez mais diluídas. Veja-se o caso do crescimento das

empresas “dot.com” que surgem como exemplo, embora parcialmente

frustrado, do desenvolvimento do modelo de organização virtual. A

expansão da internet sob o ponto de vista de acesso e utilização pessoais e

comerciais é um exemplo evidente do desenvolvimento de áreas de

comércio electrónico em que transacções são efectuadas remotamente. Este

princípio de transacção remota é naturalmente aplicável a todo o sistema de

actividades organizacionais contextualizado na sua cadeia de valor. As

tecnologia

estrutura

dimensão

tecnologiaestrutura

dimensão

tecnologia estrutura dimensão

tecnologia

estruturadimensão

Page 107: Redes de Arquivos /Redes Sociais

107

relações com os intervenientes no ambiente de mercado quer se trate de

clientes, fornecedores ou concorrentes (Porter citado por Huotari) [63],

passam a poder ser estabelecidas de forma remota. Neste contexto a

organização vai cada vez mais construindo a sua actividade através de uma

estrutura de rede quer interna (organizacional) quer externa (inter-

organizacional). Na realidade a fronteira que delimita, ainda que

porosamente, a organização do ambiente externo torna-se cada vez mais

uma linha simbólica, devido à crescente virtualização das actividades

organizacionais [28] [115]. Tsoukas salienta este facto ao referir-se a

empresas virtuais em que a materialidade física é substituída por eficientes

redes de comunicação que permitem o desempenho de negócio. Neste

contexto, as relações de trabalho e controlo criadas são de natureza

aparentemente diferente de organizações convencionais, ou seja,

organizações topograficamente identificáveis.24 Investigação efectuada [3],

no entanto, indica que, apesar de aspectos diferenciadores evidentes, as

empresas virtuais possuem ainda algumas características de funcionamento

similares às organizações clássicas, tais como hierarquização e

centralização, sendo este último parâmetro entendido como a forma de

distribuição de actores numa rede em volta de um ponto (ou actor) dessa

mesma rede. As formas e processos de trabalho são no entanto distintas.

Antes de referirmos alguns elementos caracterizadores estas novas formas

organizacionais convém distinguir entre o que chamaremos de virtualidade

da organização e organização virtual, [108] já que esta última designação

reporta-se normalmente a uma realidade particular. No primeiro caso

referimo-nos a uma organização cuja estrutura assenta em canais de

comunicação tecnologicamente dependentes, constituindo uma rede em que

os vários nós são constituídos quer pelos seus actores internos (unidades

funcionais, por exemplo) e externos, ou seja as entidades com que

interactua no desempenho das suas actividades e do seu negócio (é o caso

de fornecedores, clientes).

Por organização virtual entende-se antes um conjunto de empresas que se

unem através de uma estrutura comum virtual com o objectivo de juntar

esforços para alcançar uma ou várias metas precisamente definidas após a

24 Note-se que esta identificação topológica continua a existir obrigatoriamente em ambiente digital. É no entanto substituída por outros recursos como um identificador posicional virtual normalmente designado por URI.

Page 108: Redes de Arquivos /Redes Sociais

108

conclusão da quais esta estrutura conectiva se dissolve regressando cada

membro participante às suas actividades normais [24] [101]. O tipo de

conexão estabelecido pressupõe mais que simples cooperação já que

implica o desenvolvimento de uma estrutura comum provisória bem como a

execução de processos e tarefas de forma colectiva. Neste sentido uma

organização virtual deverá possuir as seguintes características [24] [101]

(1) Ser estabelecida cooperação voluntária entre actores a diversos níveis

(indivíduos, equipas, organizações que produzam um determinado output

baseado num entendimento comum de regras de negócio desenvolvendo

entre si relações semi-estáveis; (2) fornecimento por cada parceiro dos

seus próprios recursos base, competências essas que à partida não deverão

ser redundantes formando o que Bultje designa de “best-of-everything

organization” [24]; (3) manter externamente apenas uma identidade, ou

seja, embora se trate de um aglomerado de várias empresas deve

apresentar perante o ambiente externo (público) um único referencial

identificativo; (4) criar e manter uma infra-estrutura tecnológica poderosa

os parceiros que conecte os parceiros; (5) ser horizontal e não hierárquica,

visto que as empresas participantes se unem –provisoriamente- voluntária

e paritariamente por interesses recíprocos25; (6) promover diferenciação

entre níveis estratégico e operacional.

Neste cenário a configuração de estrutura de rede é obvia já que é a única

arquitectura viabilizadora do desenvolvimento de processos

interorganizacionais “virtuais”. O termo organização virtual assume pois

uma conotação especificamente diversa do conceito de uma organização

virtual do tipo “dot.com”.

Há no entanto elementos comuns a estas duas entidades.

As organizações são vistas como um conjunto de relações estabelecidas

entre actores –internos e externos- em detrimento de uma visão

topográfica com fronteiras definidas. Esta aproximação implica a aplicação

do conceito e arquitectura de rede, considerada como uma estrutura

conectiva entre actores que normalmente e particularmente em ambientes

de negócio requer mediação tecnológica. Um cenário deste género tem

implicações nos processos de trabalho e de relação entre actores da

organização, ou seja, incorre-se em transformações nas formas como se 25 Esta característica incialmente apontada como primária tem no entanto vindo a ser questionada

Page 109: Redes de Arquivos /Redes Sociais

109

estabelecem relações sociais de trabalho ou como se desenvolve a

comunicação e se exerce o poder (aqui entendido como exercício de

comando). Da mesma maneira uma organização virtual mantém uma visão

da realidade organizacional que passa pela reformulação de conceitos de

trabalho tradicionais. Uma consequência desta realidade é a repartição, ou

pelo menos a possibilidade de repartição da organização por diferentes

áreas geográficas mantendo uma coerência de unidade virtual. Ou seja, os

processos de trabalho e os canais de comunicação não são influenciados

pela distância [115]. Este facto obriga naturalmente a que esses mesmos

processos sejam alterados o que por seu turno e de forma encadeada altera

inevitavelmente as formas de relações sociais entre actores. Do mesmo

modo e atendendo ao nexo de causalidade eventualmente simétrico entre

tecnologia e tarefas [47] verifica-se uma maior dependência da infra-

estrutura tecnológica para o desempenho de tarefas e sua coordenação.

Este facto é particularmente visível, por exemplo, no emprego de processos

e ferramentas de trabalho cooperativo como o fluxo de trabalho e CSCW26.

O correio electrónico assume-se igualmente como um meio de transmissão

de recursos informacionais e documentais e ainda como ferramenta de

coordenação de trabalho [19]. Um estudo efectuado sobre 75000

mensagens de correio electrónico permitiu identificar padrões curiosos

relativamente a comunicação mediada electronicamente, nomeadamente

que 10% das mensagens não excedia 15 minutos em tempo de resposta

após a recepção da mensagem inicial (Eveland citado por Bikson) [19]. Esta

observação aponta para um incremento quer de troca de informação ou de

decisão viabilizado por infraestrutura tecnológica. A utilização destas novas

formas de trabalho adaptadas a novas configurações organizacionais levam

à alteração da estrutura das mesmas. Verifica-se dessa forma

horizontalização da hierarquia de comando passando a comunicação a

efectuar-se lateralmente [3]. Note-se no entanto que tanto a hierarquia

como a centralização continuam a verificar-se embora assumindo formas

diferentes das de uma estrutura convencional [3] [99] na medida em que a

hierarquia existe mas de forma não personalizada, ou seja, o foco

hierárquico é a realização de uma tarefa que é concretizada em diferentes

níveis de capacidade interventiva os quais não são todavia escalares na 26 CSCW= Computer Supported Cooperative Work. Fluxo de trabalho= Workflow

Page 110: Redes de Arquivos /Redes Sociais

110

acepção burocrática do termo, mas antes adoptam uma perspectiva de

centralidade. A organização de trabalho altera-se igualmente ao basear-se

no grupo de trabalho considerado numa lógica de projecto, i.e., com uma

duração temporalmente finita [5][19][99]. Esta estrutura de trabalho é a

mais adequada para lidar com complexidade devido a permitir

potencialidades emergentes de comunicação e consequente troca de

informação. Neste sentido a estrutura virtual adopta uma forma baseada

em grupos de trabalho e respectivas interacções, traduzível numa

arquitectura multinivelar que pressupõe parciais sobreposições e

lateralizações dos diversos grupos à medida que os respectivos projectos

vão evoluindo.

Um outro aspecto caracterizador deste tipo de organização reside no

ajustamento entre os tipos de tarefas a realizar e a estrutura da rede inter-

organizacional. Sob este ponto de vista e ao contrário das organizações de

tipo burocrático, uma rede ajusta-se às características específicas da tarefa

a desempenhar, variando portanto de acordo com a complexidade ou

natureza do problema que se apresenta. Deste modo uma tarefa rotineira

solicita uma estrutura hierarquizada e padronizada e uma tarefa complexa

obriga a uma estrutura não hierarquizada e informalizada. A adequação ou

se quisermos, o grau de ajustamento entre o tipo de tarefa e estrutura da

rede retorna o desempenho dessa mesma rede [3].

3.3 Análise organizacional: princípios e métodos

No contexto deste capítulo será relevante abordar sinteticamente a análise

organizacional. Este conceito é entendido como consistindo nos princípios

metodológicos, processos e práticas estruturadas que são utilizados para

obter e tratar dados sobre o sistema organizacional, neste caso concreto

focado no desenvolvimento ou alteração de sistemas de informação27.

Eventualmente qualquer análise organizacional tem de ser separada em

dois níveis sucessivos de abordagem: (1) um primeiro nível mais conceptual

e abrangente em que são percepcionadas as necessidades dos utilizadores.

27 A análise organizacional não se limita ao objectivo de desenvolver sistemas de informação. No entanto esse é o foco do presente trabalho.

Page 111: Redes de Arquivos /Redes Sociais

111

(2) Um segundo nível em que se passa a detalhar de forma mais rigorosa e

precisa os requisitos avaliados em face das necessidades pressentidas e

acomodações estabelecidas, do sistema de informação ou de arquivo que se

pretenda desenvolver. Nesta fase adoptam-se critérios de recolha de dados

mais detalhados e dirigidos. A partir do momento em que se trabalhe sobre

plataformas de entendimento previamente aceites pelas partes envolvidas

torna-se menos necessário o trabalho contínuo conjunto. Criam-se modelos

mais precisos e rigorosos recorrendo a linguagens e notações formais de

modelação. Eventualmente são utilizados modelos matemáticos para a

obtenção de resultados entrando-se no campo da investigação operacional.

A utilização de diferentes abordagens implica essencialmente diferentes

perspectivas do objecto sobre o qual estas irão empreender análise

resultando eventualmente em diferentes resultados finais consoante a

metodologia escolhida. Essa diversidade de visões implica metodologias

adequadas às percepções que cada um possui da realidade. No entanto ao

analisar os diferentes objectivos e metas preconizados por cada uma delas

vemos que existem pontos comuns: Todas necessitam recolher dados sobre

um determinado objecto –a organização– com vista a alcançar

determinados objectivos, da mesma forma que prescrevem práticas

cooperativas de envolvimento de actores institucionais. Do ponto de vista

operativo, em que nos colocamos, a opção exclusiva por uma única

abordagem parece-nos redutora, pelo facto da opção por uma determinada

metodologia depender em grande parte das metas pretendidas pela

organização e do seu âmbito de aplicação. Deveremos portanto cruzar as

potencialidades de cada abordagem metodológica com as restrições

impostas à partida pela entidade que solicita uma intervenção.

Qualquer que seja o conjunto de princípios ou métodos utilizados é sempre

indispensável a aferição precisa do universo de discurso e as percepções

que os actores mantém sobre esse mesmo universo. Caso essa análise não

seja correcta e completamente efectuada corre-se o risco de desenvolver

sistemas de informação que incorram em erros de tipo III (Mitroff e

Featheringham citados por Van de Ven)[116] que se reportam à

probabilidade de resolver o problema errado através de métodos correctos.

Do ponto de vista conceptual duas aproximações complementares podem

ser avançadas: a sistémica e analítica. No primeiro caso e partindo da teoria

Page 112: Redes de Arquivos /Redes Sociais

112

geral de sistemas, não são considerados os componentes individuais do

sistema sendo a organização avaliada como um todo indissociável. São

estudados os efeitos relacionais entre as partes sistémicas de forma a

compreender as consequências da interacção existente, enfatizando-se a

percepção global. Recorre-se sistematicamente a modelação, como de resto

na abordagem analítica, mas de forma menos rigorosa tendendo a ser

utilizados os modelos como bases de conhecimento e inferência. A

metodologia de validação de factos é realizada através da comparação dos

comportamentos de um modelo com a realidade. A perspectiva sistémica

considera a realidade organizacional como complexa, imprevisível e

heterogénea.

Numa óptica analítica, utilizada no sentido não do processo de análise mas

no sentido de aproximação metodológica, o processo seguido isola os

elementos organizacionais de forma a caracterizá-los, focando-se na

precisão de detalhe. Os factos tendem a ser validados de forma dedutiva e

os modelos utilizados tendem a ser precisos e concretos considerados como

forma de representar a realidade e como meio de reproduzir

comportamentos identificados.

As duas aproximações complementam-se embora a segunda seja

particularmente eficaz em cenários homogéneos e lineares. No entanto hoje

em dia uma organização, como sistema complexo, tende a resistir à

linearidade prescrita por esta aproximação. Este facto justfica uma

combinação das duas perspectivas no sentido de obter os melhores

resultados.

Consideremos ainda que quando a análise organizacional se insere em

contextos organizacionais operativos caracterizados pelos resultados serem

aguardados em metas temporais normalmente curtas, verifica-se a

impossibilidade de realizar análises longitudinais, i.e., que abrangam a

análise de situação ao longo de períodos mais ou menos longos de tempo28.

Apresentam-se em seguida e a título exemplificativo, dois métodos

representativos de duas aproximações acima referidas e, cumulativamente,

de dois diferentes pontos de vista ontológicos. Numa posição

interpretativista teremos o SSM (Soft Systems Methodology) e a OA

(Organizational Assessement) embora esta última metodologia se posicione 28 Estudos longitudinais são por norma muito prolongados. Veja-se por exemplo Van de Ven 1972-1980.

Page 113: Redes de Arquivos /Redes Sociais

113

como ponte entre o positivismo puro (“hard”) e uma aproximação

interpretativista (“soft”). Representando a perspectiva “hard” falaremos

brevemente sobre o PESI (Planeamento Estratégido de Sistemas de

Informação) e o DIRKS (Design and Implementation of Recordkeeping

Systems). Apresentamos finalmente a UML (Unified Modeling Language)

como exemplo de metodologia de exploração e modelação de dados.29

Soft Systems Methodology - SSM

A metodologia SSM desenvolvida inicialmente na Universidade de Lancaster

no Reino Unido, adopta uma aproximação interpretativista da organização.

Baseia-se no método acção/investigação o que significa considerar o

processo de análise como um processo de aprendizagem em que actores

envolvidos em sistemas de actividades significativas juntamente com

actores externos –os analistas, procuram identificar e caracterizar situações

consideradas problemáticas (o termo disfunção é evitado!) e possíveis

melhorias a realizar. Pressupõe-se a impossibilidade de conseguir

consensos, dadas as perpectivas da realidade, neste caso da situação e

actividades focadas, serem tão numerosas quantos os actores participantes

e portanto dificilmente conciliáveis. Neste contexto apenas são possíveis

acomodações, ou seja, plataformas de entendimento que viabilizam a

realização da actividade da melhor forma possível, dentro das percepções

individuais de cada actor.

O fluxo do processo no entanto segue padrões determinados sintetizáveis

em três fases:

Fase 1: Há uma aproximação entre os analistas e os actores

organizacionais. Nesta etapa realiza-se recolha de dados baseada em

entrevistas, debates, workshps para localizar e isolar o problema. Realizam-

se segundo Chekland [30] três tipos de análise: (1) actores e papéis, em

que são identificados os actores e respectivos papéis a desempenhar no

projecto; (2) análise social em que se procura determinar na organização

quais as relações sociais existentes e finalmente (3) a análise política que

visa estabelecer a correlação de poderes existentes e qual a sua natureza.

Assume-se a organização como uma entidade capaz de funcionar como um

29 Não se inclui a RAS por esta já ter sido detalhada no capítulo anterior.

Page 114: Redes de Arquivos /Redes Sociais

114

sistema e portanto esta abordagem enquadra-se antes na vertente

sistémica que na analítica.

Fase 2: São analisados em ambiente isolado da organização, os dados

recolhidos e elaborados modelos representativos da situação percepcionada

tendentes a identificar sistemas de actividades relevantes, entre os quais se

destaca a “rich picture” e a definição de raíz. Estas pretendem

respectivamente representar de forma lúdica mas significativa essa mesma

situação congregando em si as diferentes visões entretanto recolhidas

(social, papéis, política) e localizar o âmbito do sistema de actividades

identificados através de um conjunto de pontos de vista designados pela

menemónica “CATWOE” (Clientes; Actores; Transformação;

Weltanschaaung –ponto de vista; Proprietários – Owners - e Ambiente –

Environement)

Fase 3: Os modelos elaborados em ambiente “controlado” ou se quisermos,

de laboratório são confrontados com a realidade representada pelos actores

organizacionais. O debate emergente proporciona ocasião para reificação de

conceitos, aprendizagem propiciadora de criação de conhecimento e

retroalimentação. O processo é iterativo e contínuo, visto que se assume

como certa a permanente mudança tanto de situações organizacionais como

das interpretações que delas fazem os actores envolvidos.

Organizational Assessement – OA

A OA foi desenvolvida por Van de Ven, entre outros, [116] através de um

estudo longitudinal intensivo iniciado em 1971 e especificamente dirigido à

criação e análise de uma metodologia, e ferramentas práticas que a

suportassem, dedicada a análise organizacional. A base teórica assenta

numa plataforma híbrida em que se ajustam aproximações interpretativistas

e positivistas. O ponto de vista é a intervenção operativa numa organização

e não o desenvolvimento de investigação ou teoria formal.

Esta aproximação considera a avaliação de desempenho de organizações,

grupos de trabalho e trabalhos individuais. Desenvolve um conjunto

metodológico que compreende (1) um quadro analítico que pretende

identificar as dimensões de contexto, estrutura e comportamento

necessários para explicar o desempenho organizacional, de grupos de

Page 115: Redes de Arquivos /Redes Sociais

115

trabalho e de cargos/papéis; (2) Um conjunto de ferramentas destinadas a

recolher dados dentro de áreas específicas consideradas como

representativas dos componentes do sistema organizacional; (3) Um

processo que desenvolve formas de aplicação do quadro e conjunto de

ferramentas -pontos 1 e 2.

Em termos práticos pretende-se desenvolver um sistema de informação

organizacional que permita aferir permanentemente das relações entre

atributos e características entre o contexto, estrutura e desempenho da

organização. Este processo é considerado como contínuo e baseado em

retroalimentação proveniente dos utilizadores.

Considera-se que para analisar a estrutura complexa da organização é

necessário criar um quadro que:

1/ identifique as propriedades relevantes do contexto, arquitectura e

desempenho aos níveis de macro-organização, unidades

orgânicas/funcionais, e cargos.

2/ Examine os padrões de arquitectura das unidades e cargos que se

diferenciam vertical e horizontalmente e

3/ determine como são integrados esses objectos e ainda qual a sua

contribuição funcional para o desempenho geral da organização.

O processo proposto foca-se essencialmente em fluxos de informação e de

recursos, sendo estas variáveis consideradas como elementos básicos dos

processos organizacionais e indicadores de funções instrumentais e de

suporte. Proporcionam além disso um meio de operacionalizar a teoria

socio-técnica permitindo o mapeamento sociométrico das redes de relações

estabelecidas a diferentes níveis da organização30. As fases previstas deste

processo são as seguintes:

Fase 1: Pré-requisitos de avaliação

Corresponde a clarificação de papéis e afectação de actores da organização

cooptados para participarem em grupos de trabalho, bem como a definição

de recursos necessários para a concretização do projecto.

Fase 2: Exploração de metas

Nesta fase procura-se interactivamente aferir da percepção dos actores

envolvidos e definidos na fase 1, sobre os problemas eventualmente

detectados e metas (melhorias) desejadas. Considera-se vantajoso o 30 A associação metodológica com RAS torna-se aqui evidente.

Page 116: Redes de Arquivos /Redes Sociais

116

âmbito de actores incluídos no estudo ser o mais abrangente possível de

forma a captar uma significativa pluralidade de perspectivas sobre a

organização e actividades específicas.

Fase 3: Desenvolvimento de critérios

Face às metas identificadas na fase anterior, desenvolvem-se critérios que

permitam aferir da adequação da avaliação a efectuar e subsequente

implementação a essas mesmas metas. São aconselhados nesta fase os

seguintes passos: (1) Seleccionar características ou dimensões

concretamente observáveis e/ou mensuráveis; (2) Especificar normas ou

pontos críticos a partir dos quais, e conforme sejam ou não alcançados, o

grau de sucesso dos objectivos propostos seja avaliado; (3) Determinar

escala de ponderação a atribuir a atributos seleccionados de forma a obter

resultados expressos quantitativamente.

Fase 4: Concepção do processo de avaliação

Criação pelo grupo de trabalho de um modelo que explicite eficiência

organizacional. Por outras palavras procura-se criar um modelo de aplicação

aos critérios de efectividade e eficiência expressos na fase anterior que

defina a forma, i.e., os passos e procedimentos a cumprir para a realização

do projecto de análise

Fase 5: Implementação da avaliação

São aplicados os procedimentos definidos na fase anterior tendo em

especial atenção os pontos seguintes: (1) Manter a integridade e controlo

sobre a uniformidade de procedimentos de recolha de dados (2)

Acompanhar as unidades organizacionais e respondentes (3) Registar

acontecimentos imprevistos (4) Acompanhar emocionalmente os

respondentes de forma a gerir a resistência a mudança.

Fase 6: Análise de dados e retroalimentação

Compilação e tratamento de dados que são debatidos alargadamente na

organização. Do resultado deste processo resultam correcções a serem

introduzidas numa segunda repetição de todo o processo o qual se prolonga

iterativamente até atingir os valores esperados.

As ferramentas de recolha de dados consistem em inquéritos-questionários

ponderados para permitir subsequente análise estatística. Estes formulários

são divididos em 4 módulos: Desempenho; análise macro-organizacional;

Page 117: Redes de Arquivos /Redes Sociais

117

análise de cargo individual e análise inter-unidades (que recolhe dados

comparados entre as unidades orgânicas funcionais da organização)

A metodologia é considerada [116] viabilizadora de processos de

aprendizagem, da melhoria da qualidade técnica e aceitação social, para o

que considera este autor contribuirem as seguintes características: (1) a

divisão do processo num conjunto de etapas estruturadas e adaptativas; (2)

As fases de avaliação serem consideradas como um processo contínuo e

incremental de acção/revisão/adaptação; (3) a elevada participação de

actores sociais em todas as fases do processo (4) considerar a natureza

dinâmica das organizações e congregar diferentes áreas de conhecimento e

níveis de experiência em análise organizacional.

Planeamento estratégico de Sistemas de Informação - PESI

Sob esta designação, utilizada em Portugal pelo Instituto de Informática e

ainda por várias organizações privadas de assessoria, pretendemos agregar

um conjunto normalmente uniforme de métodos de análise e

desenvolvimento de SI centrados na organização e na sua visão estratégica.

O esquema definido embora possa variar em muitos aspectos que vão

desde a utilização de determinadas ferramentas específicas de recolha e

análise de dados, até aos próprios processos de recolha de dados, mantém

um conjunto nuclear de actividades e ferramentas que se podem classificar

de comuns a todo o tipo de metodologias “hard”. Para esta compilação

baseámo-nos no caderno de apoio publicado pelo Instituto de Informática

[67] o qual por seu turno adoptou integralmente a metodologia preconizada

pela CCTA (Central Computer and Telecommunications Agency)31.

O processo apresentado pressupõe uma série de passos sequenciais

agrupados no chamado ciclo de planeamento estratégico. Este processo

pressupõe um esquema de raciocínio orientador, ou seja uma visão

estratégica do sistema de informação, e que em cada um dos passos pré-

definidos sejam estabelecidos e os produtos a apresentar normalizados.

Desta foma o enquadramento das actividades sintetiza-se em definir qual o

âmbito pretendido pela organização para sistema de informação; definir e

caracterizar a situação presente, sob o ponto de vista político, social e

31 O CCTA é a organização que superintende à aquisição de equipamentos informáticos e desenvolvimento de sistemas de informação na administração pública inglesa.

Page 118: Redes de Arquivos /Redes Sociais

118

económico, idenificar as metas que se pretendem atingir a finalmente

identificar as formas ou estratégias e processos para alcançar essas

mesmas metas.

O designado ciclo de planeamento estratégico é composto pelas seguintes

fases:

1) Estudo de âmbito

Trata-se de identificar e delimitar os problemas bem como estabelecer

protocolos de actuação com a entidade intervencionada, nomeadamente

nos produtos que serão entregues e nas condições exigidas ou necessárias

para o planeamento e implementação serem concluídos. É nesta fase que se

especifica o grau e formas de participação de elementos da organização no

processo. Sob o ponto de vista de caracterização da organização realizam-

se nuclearmente três tipos de análise: (1) A análise de grupos de pressão

(stakeholders) em que são identificados todos os agentes que de alguma

forma são afectados ou têm algum tipo de interesse na organização; (2) A

análise PEST (Política, Económica, Social, Tecnológica) onde é caracterizado

o meio ambiente sob os pontos de vista enunciados e ainda o perfil da

Organização relativamente a tecnologias de informação (3) A análise SWOT

(pontos fracos, pontos fortes, oportunidades, constrangimentos). Nesta

análise empreende-se a identificação dos aspectos que é necessário reforçar

e daqueles que constituem à partida uma vantagem para a organização. Por

outro lado são averiguadas quais os factores internos ou externos à

organização (tipos de produção, capacidade organizacional, recursos

humanos, legislação, concorrência e nichos de mercado, etc) que possam

funcionar como oportunidades e/ou constrangimentos, ou seja,

potencialidades de expansão ou de obstáculo à consecussão das metas

pretendidas de cujo o sistema de informação será um dos agentes

viabilizadores.

2) Estudo estratégico

Baseado nas informaçães coligidas na fase anterior, procede-se nesta etapa

ao trabalho de análise organizacional. Trata-se de conhecer em

profundidade os processos e estruturas da organização e esquemas de

comunicação entre essas entidades. Procede-se igualmente ao

levantamento das capacidades da organização ao nível de TIC, bem como

os graus de infusão e difusão das mesmas [67] [120]. Esta análise é

Page 119: Redes de Arquivos /Redes Sociais

119

articulada com a do portfolio ou seja a identificação das aplicações que

existem e a sua adequação relativamente a necessidades de informação

pressentidas. Procede-se à identificação de factores críticos de sucesso em

que se referenciam e descrevem todos os processos considerados vitais

para o desempenho das actividades nucleares da organização; identificação

de macro-entidades, ou seja, as entidades que desempenham papéis nos

processos organizacionais, independentemente do grau de abstracção;

levantamento das necessidades dos utilizadores. São construídos diagramas

e modelos posteriormente discutidos com grupos de trabalho dentro da

organização.

3) Definição de estratégia

Nesta fase é negociado e produzido uma estratégia orientadora para

implementação do sistema de informação de acordo com o estudo

elaborado na fase anterior

4) Planeamento de actividades

Após a aprovação da estratégia são a seguir operacionalizados os diversos

passo nela definidos através da constituição de uma pasta de projectos.

Estes visam o desenvolvimento de tecnologia necessária que suporte as

áreas e estruturas de informação identificadas como necessárias

(categorizadas segundo vários tipos de esquemas). Cada uma destas

aplicações pode constituir um projecto independente ou as várias aplicações

serem agrupadas num projecto. São identificados recursos, e elaborados

cronogramas. O fluxo é idêntico ao de qualquer outro projecto e todas as

actividades são geridas de acordo com a respectiva metodologia específica.

5) Controlo, ajustamento e revisão

Não se trata propriamente de uma fase mas sim de um ciclo específico.

Trata-se portanto de um processo continuado destinado a avaliar os

resultados do SI, introduzindo sempre que necessário revisões e

reajustamentos. Os propósitos normalmente enunciados são: avaliar até

que ponto foram alcançados os objectivos; actualizar os levantamento de

objectivos; identificar o impacto do SI sobre o “negócio”; identificar novas

oportunidades de alargamento para o SI; rever declaração de estratégia;

ajustar politicas e alterar planos. Este ciclo articula-se como eventuais ciclos

de planeamento que venham a ser desencadeados dentro da organização.

Page 120: Redes de Arquivos /Redes Sociais

120

Designing, Implementing RecordKeeping Systems – DIRKS [97]

Esta metodologia foi desenvolvida pelos Arquivos Nacionais da Austrália e

baseia-se na norma ISO 15489 (na Austrália AS 4390) [68] que trata

especificamente de gestão de arquivos (records management): Esta norma

possui duas partes sendo a primeira essencialmente normativa e assumindo

a segunda o formato de relatório técnico (TR) aí sendo prescritas

recomendações práticas de aplicação da primeira parte.

A metodologia destina-se primordialmente ao estudo organizacional com

vista à concepção e implementação de sistemas de arquivo. Os seus

princípios de actuação radicam numa pespectiva mais analítica que

sistémica, propondo a decomposição da organização em componentes

analisáveis. Baseia—se ainda no processo de desenvolvimento conhecido

vulgarmente por ”cascata”. Neste sentido herda algumas das características

deste modelo (tanto positivas como negativas): é um processo genérico,

i.e., não propõe procedimentos específicos, iterativo, baseado em modelo

de projecto e centrado no utilizador.

São propostas 7 fases de desenvolvimento analítico e uma posterior de

revisão:

Fase A – Investigação preliminar

O objectivo é identificar o papel da organização e caracterizá-la sob os

pontos de vista dos seus objectivos de negócio e da sua estrutura interna.

Inclui-se um levantamento sintético sobre práticas de arquivo.

Fase B - Análise de actividade de negócio

O objectivo desta fase é desenvolver um modelo conceptual relativo ao seu

negócio/funções representando processos e actividades funcionais.

Fase C - Identificação de requisitos de sistema de arquivos

Procura-se identificar os requisitos de evidência considerados necessários

quer pela organização quer por entidades externas. Os critérios obedecem a

análise custo/oportunidade que preside a decisões de risco; adequação ao

quadro regulamentar impositivo e valores sociais expectáveis da actividade

da organização.

Fase D - Avaliação de sistemas existentes

Identificar e caracterizar sistemas de arquivo já existentes e sistemas de

informação de forma a ajuizar do ajustamento dos mesmos aos requisitos

definidos na fase anterior.

Page 121: Redes de Arquivos /Redes Sociais

121

Fase E - Identificação de estratégias para gestão de arquivos

Determinar os instrumentos, normas, práticas e políticas mais adequadas

para corresponder aos requisitos especificados nas duas fases anteriores.

Fase F - Desenho do sistema de arquivo

Elaboração de um plano de desenvolvimento de um sistema que se adeque

aos requisitos expressos anteriormente. Nesta fase são articulados o

desenvolvimento conceptual e tecnológico (TIC). O tipo de sistema a ser

desenvolvido depende da situação diagnosticada, podendo consistir numa

reengenharia parcelar que adeque os sistemas existentes aos novos

propósitos definidos ou na reconversão total do sistema existente. O

processo é iterativo e envolvente recorrendo-se regularmente a processos

de retroalimentação através de discurso empreendido com utilizadores

actuais e futuros.

Fase G - Implementação do sistema de arquivo

Esta fase envolve pôr em prática na organização o sistema desenvolvido na

fase anterior

Fase H - Revisões pós-implementação

Trata-se de uma fase continuada que monitoriza e avalia o desempenho do

sistema, introduzindo sempre que necessário medidas correctivas ou de

melhoria.

Unified Modeling Language – UML

A escolha desta linguagem para ser descrita nesta secção obedeceu a dois

motivos principais: (1) A UML pretender ser uma proposta de normalização

de linguagens de modelação; (2) ser a linguagem escolhida para utilizar na

modelação de processos no presente trabalho. No entanto qualquer

linguagem de modelação, desde que adequada a representação de

contextos organizacionais e não apenas a perspectivas demasiado

especídficas de desenvolvimento informático, poderia servir o propósito de

análise organizacional.

A vantagem de se modelar uma situação ou uma entidade, seja ela uma

organização um processo, uma unidade orgânica ou uma tarefa, consiste

em dois aspectos: (1)a capacidade de representar de forma clara e precisa

uma situação complexa e (2) a possibilidade de abstracção e respectiva

Page 122: Redes de Arquivos /Redes Sociais

122

granularização até atingir um nível adequado de compreensão da realidade

observada e representada. A elaboração de um modelo por outro lado é um

processo intelectual exigente que obriga o modelador a reflectir sobre a

situação ou objecto que pretende modelar. Este facto comporta vantagens

sob o ponto de vista analítico visto promover a interpretação profunda dos

dados que se pretendem representar.

O desenvolvimento de UML foi iniciado por Booch, Rumbaugh e

posteriormente Jacobson em 1994 na Rational Software Corporation. O

objectivo explícito era unificar as diversas linguagens de modelação então

existentes (OMT, OOSE, Coad/Yourdon entre outras). Os objectivos da

UML tal como apresentados pelos autores [40] consistiam em modelar

sistemas e não apenas software, utilizando conceitos de orientação para

objectos, estabelecer uma articulação explícita com artefactos intelectuais e

executáveis, abordar os problemas de escala característicos de sistemas

críticos complexos e criar uma linguagem de modelação compreensível

tanto por homem como por máquina. A UML na sua versão 1.0 foi adoptada

como norma em 1997 pela OMG (Object Management Group) [100].

Uma linguagem de modelação, tal como qualquer outra linguagem,

compreende a notação ou seja, os símbolos utilizados para representar o

mundo (ou realidade, sendo que o mundo pode ser real ou simbólico); a

sintaxe entendida como um conjunto de regras de representação e

articulação desses símbolos (em linguagem natural teríamos palavras,

termos, expressões e a sua combinação em frases); a semântica que se

refere ao significado dos símbolos utilizados. Existem ainda regras

pragmáticas as quais funcionam como recomendações de boa prática para

a correcta e compreensível articulação de símbolos.

A estrutura da UML divide-se em duas classes de modelos básicas: os

dinâmicos que representam movimento e são particularmente adequados a

modelação de actividades, processos, e estáticos apropriados sobretudo

para a representação de estruturas e componentes (situações). São

definidas vistas (ou perspectivas) que consistem em abstracções incluindo

vários tipos de diagramas focados num determinado ângulo do objecto a

descrever/modelar. Estas perspectivas consistem em:

• vista lógica que descreve como as funcionalidades do sistema são

fornecidas,

Page 123: Redes de Arquivos /Redes Sociais

123

• casos de uso que descreve as funcionalidades que o sistema deve

oferecer tal como percepcionadas pelos actores envolvidos,

• desenvolvimento que representa o estrutura física do sistema,

• componente que consiste numa descrição da implementação de

módulos e suas dependências,

• concorrência que representa a divisão do sistema em processos e

processadores focando-se nos seus requisitos não funcionais.

Os diagramas UML integram-se nas categorias acima referidas e são

representados no quadro seguinte.

Tabela 3.2 Síntese de modelos UML

Diagrama Perspectiva Categoria

Descrição

Casos de uso Casos de uso Estática Representa actores externos, o sistema e as possíveis funcionalidades espressas como uma associação entre o actor e o sistema. Na prática modela os requisitos funcionais do sistema

Classes Vista lógica Estática Representa a estrutura estática de classes existentes no sistema e das relações estabelecidas entre elas. As classes possuem nomes, atributos e operações. Cada objecto de uma classe herda esses elementos.

Objectos Vista lógica Estática Variante do diagrama anterior aplicada a objectos considerados como instâncias (elementos) de uma classe. Servem normalmente para detalhar diagramas de classes extensos e complexos

Estados Concorrência Dinâmica Representa os possíveis estados que uma classe pode ter e os eventos que induzem a alteração de uma determinada classe de um estado para outro e como o objecto varia ao transitar de um estado para outro

Sequência Concorrência Dinâmica Representa uma série de acções de colaboração estabelecidas sequencialmente entre objectos de um sistema

Colaboração Concorrência Dinâmica Representa uma colaboração dinâmica entre objectos, constituindo uma variação do diagrama de sequência

Actvidades Concorrência Dinâmica Variante de diagrama de estados. Representa fluxos de actividades e são essenciais para a representação de processos organizacionais.

Componente Componente Estática São utilizados para representar e estruturar os componentes de sistemas de software

Desenvolvimento Desenvolvimento

Estático Representa a estrutura física do hardware e software no sistema

Processo concorrência Dinâmica Extensão de diagrama de actividades desenvolvida através de estereótipo

Os símbolos conceptuais representados nos modelos denominam-se

elementos. São definidos semanticamente, i.e, quanto ao seu significado o

qual tem de ser denotado de forma precisa e sem ambiguidade. Os

Page 124: Redes de Arquivos /Redes Sociais

124

elementos de modelos são unidos por relações que se podem dividir, quanto

à sua natureza, em 4 tipos:

• Associação que indica a existência de uma relação nivelar entre dois

elementos

• Dependência: indica uma relação em que um determinado elemento

de modelo depende de um ou vários outros elementos desse

modelo.

• Generalização que exprime uma relação hierárquica entre

elementos à qual se associa o conceito de herança, i.e., os atributos

do elemento superior são herdados pelo elemento inferior,

associação que indica uma simples associação entre elementos;

• Agregação que exprime uma forma de associação em que um

elemento contém outros elementos. Dependendo da força e

intensidade dessa inclusão, pode tomar a forma de composição.

3.4 Sistemas de informação

A definição do conceito de sistema de informação está de longe de ser

uniforme. Checkland afirma mesmo que tudo sobre este campo é

problemático: o foco, métodos, normas e mesmo terminologia [c.f. 29,

p.34]. Outros autores [2] atribuem esta situação confusa a razões concretas

nomeadamente ausência de princípios basilares e consequente crise de

identidade entendida como a proliferação de investigadores provenientes

dos mais variados quadrantes científicos e que aí encontram um campo de

exploração favorável, justamente pela ausência de princípios claramente

enquadradores. Esta pluralidade de contributos é significativamente

percebida pelo número de revistas científicas na área de informação e

consideradas relevantes existentes: 1366 (Holsapple et al. citados por

Adam e Fitgerald) [2]! As consequências são problemáticas visto que

dispersam o objecto e método da disciplina.

O conceito conscientemente percepcionado de informação surgiu com o

computador e informática. Implicitamente porém sempre existiu a

informação organizada em sistemas ou pelo menos em estruturas mais ou

menos especializadas de gestão. Durante séculos, o sistema de informação

Page 125: Redes de Arquivos /Redes Sociais

125

identificava-se em parte com o sistema de arquivo. A informação residia em

documentos e era simultaneamente com eles recuperada. Neste contexto os

propósitos de produção de informação documental residiam, tal como hoje,

na evidência do desempenho de actividades funcionais. Simplesmente o

documento correspondia naturalmente aos dois propósitos: informar e

demonstrar. O conceito de recuperação de informação reportava-se em

última instância ao documento em si. Vejam-se como exemplo os índices,

listagens, inventários, ou seja, ferramentas baseadas na compilação de

meta-informação, indicadoras da localização e teor de informação contida

em documentos. Estes instrumentos permitiam essencialmente a

recuperação topográfica e não intelectual da informação, i.e, era dado

conhecer onde se encontrava a informação mas não o completo teor da

mesma. A separação funcional e epistemológica que se verifica na entidade

informação surge com a vulgarização de tecnologias de informação e ciência

de computadores. A partir do ponto de transição (sensivelmente nos anos

60) a informação e o documento, embora tendo o mesmo objecto, passam

a constituir entidades separadas porque a recuperação de uma deixa de

necessariamente implicar a da outra, ocorrendo portanto uma separação

funcional entre elas. Quando pretendemos informação sobre determinada

questão assunto, processo, entidade, podemos facilmente obtê-la sem

recorrer à informação de natureza documental. O problema é mesmo

complexificado porque a informação assume estruturas complexas

distribuídas e tendencialmente atomizadas - por exemplo as bases de

dados- o que, por um lado, dificulta a manutenção dos requisitos

conceptuais e legais de evidência bem como potencia a diluição da

informação documental num ambiente caracterizado pela abstracção. Os

dois objectos (informação/documentos) seguiram evoluções diferentes,

sendo substancialmente potenciada a primeira em parte por se tratar de

uma entidade sobre a qual não recaíam os mesmos imperativos funcionais

restritivos dos documentos. Esse é, julgamos, um dos motivos que explicam

um crescente desfasamento de investigação, teorização e investimento

entre sistemas de informação e sistemas de arquivo.

Checkland por exemplo, refere-se implicitamente a arquivos como

integrando o SI. No entanto não o faz conscientemente, (Cf. 29 p. 116-117)

mas ao apontar o exemplo de registos de doentes em hospitais como

Page 126: Redes de Arquivos /Redes Sociais

126

fazendo parte do sistema de informação a desenvolver refere-se a uma

tipologia identificada e específica de informação (o registo de doentes) que

integra normalmente o Sistema de Arquivo.

Consideremos ainda que a informação não existe apenas sob forma escrita

ou se reduz à dimensão do arquivo organizacional. O registo oral foi

particularmente utilizado nas duas dimensões de informação e evidência,

sendo um exemplo disso a cláusula de testemunho directo que foi durante

séculos o princípio fundamentador de prova no sistema jurídico britânico

[50]. Neste caso a evidência é acima de tudo considerada a partir de um

testemunho humano directo, ou seja do testemunho presencial dos factos a

provar. A prova documental aparece apenas em segundo lugar na escala do

valor probatório.

De uma forma geral a informação está muito associada a atribuição de

significado e "fazer sentido de". A informação suporta a acção, ou seja,

apoia as actividades de actores empenhados em desenvolver acção

significativa [29]. Esta acção no entanto é empreendida como corolário de

um conjunto de passos sequencial e recursivamente realizados. Um actor

requer informação para agir a qual é retirada de dados, considerados na

acepção de factos imutáveis ou “invariâncias” (Hirscheim citado por

Checkland) [29], através de processos de recolha e subsequente

interpretação num determinado contexto ou ponto de vista que interesse

particularmente ao actor em questão. Este interesse é balizado por

referenciais de diversos tipos, desde topológicos e temporais até funcionais

e sociais. Há portanto uma selecção dos dados a recolher e

consequentemente a transformar em informação. Seguidamente o actor

avalia e cria julgamentos, formando dessa forma uma opinião -

potencialmente esclarecida e pelo menos completa- a partir da qual formula

intenções e executa acções. Trata-se de um processo de filtragem cognitiva

baseado nas necessidades pressentidas pelo actor para empreender

qualquer tipo de acção. O processo é recursivo na medida em que como

resultado da acção resultam consequências que serão utilizadas pelo

actores para produzir medidas rectificativas empíricas que serão

posteriormente utilizadas em subsequentes passos de recolha de dados.

Um sistema de informação é um sistema social envolvido em tecnologia de

informação. Opera em posição intermediária entre o mundo tal como ele é

Page 127: Redes de Arquivos /Redes Sociais

127

percepcionado pelo actor e o consumidor de informação (pessoa ou

organização) que pretende informação de apoio ao desempenho das suas

actividades em que se inclui a decisão. Neste contexto as organizações são

consideradas como sistemas abertos contendo conjuntos de subsistemas

cada um dos quais (por ex., contabilidade, produção, comercialização)

necessita do seu próprio sistema de informação. Paralelamente a esta

realidade o comportamento informacional da organização inclui não apenas

o conjunto formal construído para gerir os fluxos internos de informação,

mas igualmente os sistemas desenhados para a recolha de informação

externa e ainda a informação informalmente recolhida pelos actores,

mesmo no decurso das suas actividades para-profissionais [63]. Neste

contexto as necessidades de informação incluem informação formal e

informal, interna e externa.

Checkland [29] define o SI como um sistema de apoio a pessoas

empenhadas em acções com significado. Neste sentido é enquadrado no

seio de um conjunto de elementos que interactuam entre si de forma a criar

o processo organizacional social 32. Neste cenário os actores recolhem dados

do ambiente externo (considerado na acepção da teoria geral de sistemas)

utilizados para iniciar discurso entre actores da organização de forma a

determinar significados e valores que resultam em acomodações as quais

permitem desempenho melhorado de acções pretendidas. Este processo é

iterativo e contínuo e considerado como um processo organizacional de

aprendizagem, visto que se geram mecanismos cognitivos que levam a uma

maior conhecimento da organização, dos sistemas de actividades e do meio

ambiente envolvente. Neste contexto, este ciclo de aprendizagem é

suportado pelo sistema de informação.

O desenvolvimento de SI implica estudos globais de toda a organização, de

forma a definir qual a informação específica necessária para suportar de

todos os passos do processo organizacional. O SI deve no entanto

considerar dois tipos de necessidades de informação: (1) a necessária para

levar a cabo o processo organizacional, i.e., para empreender acções e (2)

a necessária para monitorizar o sistema e definir se ele produz os

resultados pretendidos [29]. Van de Ven numa perspectiva mais

especializada [116] afirma ainda ser necessário o SI produzir informação 32 POM: Process with Organizational Meanings

Page 128: Redes de Arquivos /Redes Sociais

128

para explicar as razões porque o SI não forneça eventualmente os

resultados desejados. Este autor afirma que a maior parte de SI estudados

não possui funcionalidades que permitam a obtenção desta informação o

que, na sua opinião, tem grandes inconvenientes do ponto de vista de

gestão organizacional. No entanto a perspectiva da teoria organizacional

clássica relativamente a SI considera-o normalmente como um sistema

vertical destinado a transportar informação hierarquicamente nos dois

sentidos. Mesmo numa estrutura divisionalizada a informação circula

escalarmente entre as unidades de negócio e a sede. [90]

Sob o ponto de vista de articulação entre teoria e prática, o campo de SI é

complexo visto que as novidades aplicáveis praticamente sucedem-se um

ritmo muito rápido o que significa que a teoria anda sempre atrás da

prática e da tecnologia.

Considerando que as organizações não são estáticas estando sempre a

alterar-se de forma a adaptar-se ao meio ambiente, os problemas e a

percepção que os actores deles detêm sofre uma reificação permanente.

Neste cenário os SI proporcionam e gerem informação necessária para

percepcionar problemas, criar conhecimento e assegurar a mudança. A

perspectiva assumida pela aproximação ”soft” ou interpretativista, consiste

portanto na preocupação nuclear de proporcionar informação completa e de

forma ordenada e sistemática como parte de um processo contínuo e

inevitável de mudança organizacional, com o propósito de influenciar a

acção.

Um sistema de informação serve para ajudar uma organização considerada

sistemicamente, ou os actores individuais que a integram, a conceptualizar

o seu mundo, na prática aperceberem-se das suas necessidades concretas,

da sua "ontologia funcional". O SI deve atribuir significado a dados

apreendidos e esse significado varia conforma a perspectiva e necessidade

dos actores envolvidos. Neste processo resultam os sistemas de actividades

humanas ou seja grupos reunidos por desempenhar actividades

significativas similares e por esse motivo deterem percepções de

necessidades aproximadamente idênticas relativamente a essas mesmas

actividades. Os sistemas de actividades identificados são transformados em

modelos de fluxo de informação, ou seja, especifica-se que informação é

necessária para desempenhar de forma eficiente e eficaz as actividades

Page 129: Redes de Arquivos /Redes Sociais

129

incluídas no sistema particular identificado e qual a informação que é

necessário ser produzida nessa actividade, para que actores deverá circular

e como. A estes grupos de informação associam-se estruturas de dados que

deverão por eles ser recolhidos e processados de acordo com as

necessidades pré-definidas pelos actores, ou seja, o sistema de informação.

As aproximações positivistas referem-se preferencialmente a sistemas de

gestão de informação, indicando como objectivos, ou missão, satisfazer a

procura de informação valorizando dessa forma o negócio. Este valor é

definido pelo incremento de probabilidade de serem tomadas as decisões

correctas, melhorar a efectividade dos processos e seus resultados,

proporcionar informação actualizada e precisa sobre o desempenho do

sistema,33 melhorar a produtividade e eficácia da organização. Melhorar o

desempenho dos actores na organização através da utilização de tecnologia

de informação. O ponto focal é portanto colocado no “Negócio” e estratégia

organizacional e não no indivíduo ou sistemas de actividades em que este

está envolvido. Os sistemas de informação estão estreitamente associados

a tecnologias de informação e comunicação (TIC). Consequentemente um

sistema de informação radica em parte na infra-estrutura tecnológica e é

desenvolvido em função e a partir dela o que pode resultar em disfunção

visto não atender à imprevisibilidade inerente a actividades com

participação humana. A lógica de aproximação sob o ponto de vista analítico

e metodológico implica a recolha de dados tipologicamente idênticos aos

recolhidos por metodologias acima descritas, no entanto a sua

granularidade e especificidade varia de forma a responder às metas

estratégicas auto-impostas. Assim não se fala, por exemplo, de

acomodações mas sim de optimização de processos. O processo analítico é

rigorosamente compartimentado em etapas com produtos finais pré-

definidos (relatórios, análise factores críticos de sucesso, portfolio, pasta de

projectos, etc) [67]. São previstas acções de monitorização e avaliação de

desempenho traduzidas por identificação de disfunções e respectivas

rectificações. Esta fase, embora iterativa, não é considerado como um

“processo contínuo de aprendizagem” com larga participação e centrado nos

actores envolvidos, mas essencialmente como um conjunto de acções

33 Curiosamente nenhuma das perspectivas considera a necessidade do sistema de informação possuir a capacidade de dar informação sobre as razões porque algo deixou de correr como esperado (Van de Ven)

Page 130: Redes de Arquivos /Redes Sociais

130

coordenadas desenvolvidas por especialistas que actuam de forma

tecnicamente autónoma, embora com grau variável de envolvimento

organizacional.

Nesta perspectiva a informação é tipificada de acordo com perfis

ponderados em função das actividades organizacionais que apoia. Por

exemplo:

• Informação Estratégica tanto interna como externa, considerada

como a informação de maior valor e que apoia os objectivos

nucleares da organização.

• Informação de alto potencial

• Informação operacional

• Informação de suporte

Na realidade a informação não possui atributos próprios se considerarmos

que esta é uma realidade construída a partir de processamento de dados

interpretados num contexto. Neste sentido apenas as necessidades

pressentidas pelos actores que interpretam esses mesmos dados, poderão

ser classificadas como estratégicas, operacionais, de suporte, etc. Bennet

[14] estabelece três tipologias de SI que designa por (1) sistemas

operacionais (informação operacional) que incidem sobre tarefas de rotina

diariamente realizadas e muito estruturadas. Normalmente apoiam

processos de suporte comuns a todas as organizações (contabilidade,

gestão de pessoal, etc.) (2) Sistemas de apoio à gestão em que se apoia a

tomada de decisão por parte da gestão da organização (informação

estratégica) (3) Sistemas de controlo em tempo real que incidem no

controlo de sistemas de operações normalmente operando a nível físico.

Neste ponto temos novamente de procurar sintetizar diferentes abordagens

sobre o mesmo objecto. Por um lado a perspectiva ontológica que pretende

perceber, determinar o que é a informação e logicamente de que trata e

qual a essência dos sistemas que a gerem. Esta abordagem propõe

heurísticas para o desenvolvimento de sistemas de informação baseadas

nos sistemas de actividades relevantes e respectivos actores, sob uma

reflexão e metodologia interpretativistas. Uma segunda abordagem mais

pragmática ou positivista baseia a sua acção no conceito da

entidade/organização e na sua visão estratégica prescrevendo a aplicação

de métodos práticos para o desenvolvimento desses mesmos SI. Estas duas

Page 131: Redes de Arquivos /Redes Sociais

131

abordagens não são todavia incompatíveis [45]. A recolha de percepções de

actores envolvidos em actividades com significado pode ser realizada

através de processo de aprendizagem organizacional mas igualmente

através de acção articulada de analistas com elementos de organização sem

se alcançar um refinamento teoricamente desejável mas muitas vezes

pragmaticamente inviável [14] [29] [116].

A combinação destas duas aproximações parece portanto possível e

eventualmente desejável atendendo a que ambas possuem pontos de

contacto exploráveis mutuamente. O conhecimento do contexto externo e

interno da organização, a determinação dos pontos fortes e fracos,

factores críticos de sucesso são utilizados por ambas as aproximações.

Como o desenvolvimento de sistemas de informação está dependente

daquilo que a organização pretende, ou dito de outro modo, da intersecção

entre o que a organização pretende e conjunto de restrições que o

delimitam, a metodologia a utilizar estará igualmente dependente desse

factor. Eventualmente a rapidez de resultados ou a circunscrição da

intervenção apenas a aspectos funcional ou organicamente sectoriais serão

igualmente factores determinantes na opção por uma ou outra das

aproximações.

Uma sugestão de articulação das duas metodologias proposta por Galliers

[45] é a seguir representada (figura 3.1). Trata-se de um refinamento do

modelo proposto por Scheckland e Scholes que sintetiza a SSM. Neste caso

outros passos foram acrescentados pressupondo a repescagem de alguns

processos usualmente específicos de aproximações “hard”, por exemplo a

divisão de fase de preparação de projecto em análise organizacional,

essencialmente virada para o interior e análise ambiental, orientada para o

ambiente externo.

Page 132: Redes de Arquivos /Redes Sociais

132

3.5 Sistemas de Arquivo

Um sistema de arquivo obedece a um propósito diverso de um sistema de

informação. Ambos incidem sobre informação mas com metas diferentes. O

sistema de informação objectiva a gestão da informação de forma a reduzir

a entropia do sistema e diminuir a incerteza e complexidade inerente a uma

organização [60]. Numa perspectiva mais prática suporta actores

envolvidos em actividades significativas. A informação, ou se quisermos, a

necessidade de informação dos actores, reveste-se de diferentes naturezas,

tipologias ou proveniências: pode ser interna ou externa; formal ou

informal; estratégica ou operativa, centralizada ou distribuída. É no entanto

caracterizada por um aspecto comum que tem a ver como seu

comportamento: o dinamismo. Ou seja, a informação, numa perspectiva

operacional, não é uma entidade estável embora possa ser estabilizada

durante períodos mais ou menos curtos de tempo. Isto porque a sua própria

natureza e propósito impedem ou contrariam essa mesma estabilização

[12]. Se a informação é desactualizada, imprecisa, ou desajustada perde o

seu valor, o qual é normalmente efémero. Dificilmente podemos ver

preparação deprojecto

inferência de necessidades efluxos de info. associados a

modelos de sistemas deactividades alternativos

comparação de modelosde actividade com análiseorganizacional/síntese e

ambiental

ilação de definições desistemas de actividadesassociadas a cenários

criados

criação de cenáriosalternativos

recomendaçõesorganizacionais para

melhorar efectividade deprocesso/estrturaanálise ambientalanálise

organizacional/síntese

comparação dasnecessidades/fluxos de

info. requeridos cominformação existente

desenvolvimento dearquitectura de

informação flexível

desenvolvimento demodelos de sistemas de

actividades dentro decenários alternativos

«mundo real»

racionalização conceptual«laboratório»

Figura 3.1 - SSM (segundo Galliers)

Page 133: Redes de Arquivos /Redes Sociais

133

benefício em saber de determinado evento caso a vantagem de dele ter

conhecimento não poder ser já aplicada. Utilizando uma lógica semelhante

constatamos que as percepções dos actores sobre uma determinada

realidade alteram-se sistematicamente o que torna a informação –

necessária para o desempenho dessas actividades num determinado cenário

referencial e operativo – inútil a partir do momento que esse quadro se

altera. Refiram-se ainda aspectos operacionais da informação, ou seja, os

atributos que esta deve ter ou evitar para permitir desempenhos eficazes.

Neste contexto, é comum considerar-se que a redundância, deve ser

evitada porque ao implicar a duplicação de objectos com idênticos

conteúdos sintácticos ou semânticos, incorre-se em perda de tempo e

portanto de eficiência. Esta perspectiva no entanto deve ser considerada

com prudência. Autores como Nonaka, sobretudo na área de gestão de

conhecimento referem-se a redundância como elemento propiciador de

acumulação de conhecimento organizacional [99]. Segundo este autor, as

camadas sobrepostas numa organização, embora à luz da realidade

empresarial japonesa, apontam para a existência de um nível cristalizado,

i.e., fixado que corresponde ao repositório de conhecimento de instituição.

Esta camada é um retrato do conceito e realidade que normalmente se tem

de um arquivo. É importante termos presente esta dualidade de conceitos:

Por um lado a redundância e estabilidade positivamente associadas a

conhecimento e por outro a redundância negativamente considerada

quando associada a gestão de informação. Neste contexto podemos inferir

que conhecimento consiste em estruturas, individuais ou organizacionais,

viabilizadoras de mecanismos cognitivos que se pretendem perduráveis e

estáveis, sendo esta tendência convergente com os atributos funcionais de

sistemas de arquivo.

O conhecimento organizacional proveniente de interacção de recursos

humanos potenciados por ambientes e processos de trabalho e natureza da

cultura organizacional implementada, é fixado em unidades documentais,

consistindo portanto numa mais-valia informativa materializada fisicamente

em documentos (informação fixada) disponíveis para consulta. O grau dessa

mais-valia depende tanto dos processos de trabalho que implicam definição

de fluxo de actividades, articulação de estrutura/tarefas, gestão de

complexidade e incerteza como também da qualidade arquivística do

Page 134: Redes de Arquivos /Redes Sociais

134

próprio documento. Este aspecto normalmente ignorado pelos teóricos de

gestão organizacional, está no centro de atenção de arquivistas. A teoria do

documento a sua concepção particularmente da sua estrutura,

complexidade de preenchimento/elaboração, adequação a objectivos

funcionais e processuais que cumpre, capacidade e adequação da

informação contida, são aspectos fundamentais para a construção da base

de conhecimento da organização. A qualidade em arquivos passa tanto pelo

sistema como pela estruturação do documento, objecto de informação

fixada.

Uma organização tem objectivos e opera num ambiente que é fonte de

recursos (oportunidades) mas também regras (restrições). Por outro lado a

própria Organização possui esquemas regulamentares, por menores que

sejam, tendentes a clarificar posições e comportamentos considerados

desejáveis de acordo com valores internos identificados, para o alcançe dos

seus objectivos da forma mais eficiente possível. No primeiro caso foi já

apontado como exemplo o quadro regulamentador e legislativo imposto por

uma entidade governamental externa à organização fazendo portanto parte

do ambiente em que esta opera. Neste contexto e porque as disposições

desse mesmo quadro regulamentador são impositivas, i.e., obrigatórias, as

acções empreendidas pela organização são avaliadas através de

comparações sistemática ou regularmente empreendidas (mas sempre de

forma padronizada) com o quadro referencial imposto. A implementação de

verificação de cumprimento ou adequação a esse quadro implica por parte

da entidade auditorada a garantia de cumprimento dos requisitos e normas

impostas ou sugeridas. Tal como, da mesma forma, a entidade que audita

necessita demonstrar que ela própria actua ou actuou no âmbito das suas

próprias competências e de acordo com procedimentos definidos e

explicitamente aceites [68]. Esta necessidade de demonstrar o ajustamento

comportamental a um determinado referencial [66][68], implica

necessariamente que informação, ou parte de informação, produzida sobre

e nas acções realizadas seja fixada e gerida por forma a garantir evidência

do comportamento organizacional ter correspondido aos padrões

normativos definidos (ou não, sendo nesse caso accionados mecanismos

rectificativos ou punitivos). Como qualquer acção efectivamente realizada,

este processo tem consequências imediatas e mediatas. A fixação implica a

Page 135: Redes de Arquivos /Redes Sociais

135

perdurabilidade da informação ao longo de períodos cronológicos variáveis

conforme a intensidade, capacidade e natureza da acção. Esta informação,

pelos seus propósitos específicos, não deve ser alterável. Caso o fosse esse

facto comprometeria a sua integridade e valor evidencial pela simples razão

de modificar atributos reportáveis a acções temporal e topologicamente

localizadas. A comparação de valores só pode ser feita competentemente

entre entidades com as mesmas propriedades e atributos de forma a

permitir o estabelecimento de conexões comparativas através de pontos de

convergência criados entre elas [64]. Neste contexto o sistema de arquivo

surge como a entidade a que funcionalmente corresponde a captura de

informação considerada, tanto pela Organização que a produz como pelo

quadro regulamentador envolvente, necessária -num grau maior ou menor

conforme a avaliação de risco realizada- para demonstrar a adequação do

comportamento organizacional. Esta informação registada e fixada sobre a

qual um conjunto de operações tem de ser continuamente empreendido,

constitui o universo documental do arquivo. O objecto deste sistema é

portanto a evidência, ou seja garantir a demonstrabilidade do ajustamento

comportamental da organização na sua actividade operativa, verificada a

todos os seus níveis de actividade. Uma conclusão que deriva do exposto é

a informação contida no SA estar directamente associada e dependente de

acções/transacções processos efectuados pela organização [13]

DocumentoArquivo

SIstemaArquivo

EntidadeOrganizacional

transacções

gereapoia

desenvolve

éProvaDe

AmbienteExterno

processo

decorremEm

cria/possui

suportaActividadeDe

estabeleceCompetênciasDe/Regula

condiciona

Figura 3.2 - Contexto de Sistema de Arquivo

Page 136: Redes de Arquivos /Redes Sociais

136

O diagrama representa o sistema de arquivo contextualizado num cenário

social e operativo em são igualmente representadas as entidades ou classes

com que mantém relações. A relação <estabeleceCompetênciaDe/Regula>

apenas pode ser entendida no âmbito da administração pública.

Flexibilizando a semântica podemos no entanto entender esta relação no

contexto concorrencial do mercado (o ambiente externo) que pode de facto

prefigurar o tipo e área de actividade de uma organização privada, assim

como a tecnologia pode efectivamente determinar a tarefa (os meios

determinam os fins). Veja-se por exemplo o cenário observado em hospitais

psiquiátricos em que a visão organizacional passava essencialmente pela

reclusão de doentes e não de tratamento/reabilitação pelo facto da

tecnologia existente se adequar essencialmente àquela função [47].

O arquivo numa organização é constituído pelo conjunto de todos os

documentos – considerados como objectos informacionais com suficiente

conteúdo, contexto e estrutura de forma a constituir prova de uma

actividade- produzidos, recebidos pela organização no desempenho das

suas funções. Este aspecto necessita de algum detalhe: Nem todos os

documentos produzidos constituem documentos de arquivo, i.e., integram o

arquivo da instituição. Apenas se encontram nessas circunstâncias os

documentos que cumpram as seguintes condições: (1) terem sido definidos

pela organização ou pela Lei como sendo documentos de arquivo, i.e.,

incluindo informação necessária para demonstrar que as transacções a que

se reportam foram desenvolvidas de acordo com quadro regulamentador de

referência. (2) No caso da condição anterior se verificar é necessário que

essa informação tenha sido capturada no sistema de arquivo. Ou seja caso

tenham sido submetidos a um processo formal de validação,

recepção/expedição, e autenticação perante o sistema de arquivo. Este

requisito corresponde à acção de fixação de informação com vista a

constituir um elemento válido de comparação face ao quadro referencial.

Um exemplo disto é o registo do documento. No entanto outros existem

particularmente adequados a novas tipologias e formatos documentais.

Do ponto de vista de forma e substância um arquivo é um sistema [62],

visto que possui objectivo próprio, restrições impostas por quadros

regulamentadores impositivos ou prescritivos e, recursos específicos

Page 137: Redes de Arquivos /Redes Sociais

137

(instalações, equipamento, técnicos especializados) possui ainda inputs e

outputs que seguidamente analisaremos e componentes solidariamente

conectadas de cujas relações nasce sinergia entre as partes. Um arquivo

excede a soma de todos os documentos que contém. Bearman partilha esta

opinião ao definir um sistema de arquivo como um aglomerado de

componentes [13] que trabalham entre si para concretizar um objectivo.

Essas componentes são de várias naturezas e tipologias; legislação,

normas, equipamento, infraestrutura tecnológica, recursos humanos

especializados e documentos.

Analisaremos seguidamente cada componente de um sistema de forma a

tentar identificar eventuais correspondências com um arquivo:

(1) Objectivo: Neste caso consiste na preservação de capacidade de

demonstração de conformidade de acções com um quadro referencial

regulamentador seja ele interno ou externo. A este objectivo poderemos

chamar a criação e preservação de capacidade evidencial da organização;

(2) Inputs: Trata-se de informação produzida no decurso das actividades

desenvolvidas na organização. Saliente-se que apenas essa interessa ao

sistema de arquivo.

(3) Outputs: Informação fixada ou estabilizada com capacidade de

persistência durante períodos temporais diferenciados conforme as

características e função dessa informação bem como da natureza do

processo em que foi originada. A esta segunda variável chamaremos valor.

De acordo com esta perspectiva considera-se portanto que como input

teremos informação e como output documentos

(4) Transformador: Conjunto de subsistemas integrados no sistema de

arquivo que desempenham um séries de processos e tarefas sequenciais de

forma a estabilizar e gerir a informação entrada para que esta obedeça aos

propósitos de: garantir evidência da transacções processuais durante

períodos cronológicos pré-definidos; garantir o acesso a documentos e

informação sempre que isso for requerido; assegurar a eliminação de

informação que tenha ultrapassado o seu valor primário e ainda preservar a

longo termo a informação documental cujo valor informativo tenha sido

entendido pela organização e pelo quadro legal/ambiente-envolvente como

Page 138: Redes de Arquivos /Redes Sociais

138

ilimitado34. Neste contexto e reportando-nos a teoria arquivística [38] um

documento possui cumulativamente os seguintes valores que vão ao longo

do tempo sendo alterados:

• Valor primário que corresponde à identificação da qualidade da

informação documental com o propósito nuclear (e portanto

primário) de demonstrar adequação do transacção que o originou

ao quadro normativo e regulamentar. Trata-se portanto de

evidência. Este valor tende a decrementar de forma directamente

proporcional ao tempo.

• Valor secundário que corresponde à qualidade intrínseca da

informação veiculada. Ou seja, avalia sob o ponto de vista de

informação e sob múltiplas perspectivas caracterizadas no entanto

por elementos comuns de índole cultural, social e política (cultura

organizacional por exemplo) o valor imanente da informação

documental. Este valor está de uma forma geral sempre presente

no documento podendo no entanto a sua intensidade ou grau

justificar considerá-lo como informação permanentemente

salvaguardada.

• Actualmente este valor pode ser segmentado ou então criada uma

terceira categoria valorativa, correspondente à mais valia da

informação documental para o sistema de conhecimento

organizacional. Este tem implicações documentais no âmbito de

preservação de conhecimento tácito materializado em documentos

de qualidade produzidos e que detêm uma valoração específica

radicada na base de produção e acumulação de conhecimento [99].

(4.1) Um sistema de arquivo detém ainda diversas componentes ou

subsistemas essenciais ao seu funcionamento, tendo cada um deles os seus

próprios parâmetros sistémicos [66] [102] [103].

• Sistema de classificação que procede à categorização da

informação documental de acordo com uma estrutura classificativa

desenvolvida a qual posiciona o documento no universo documental

da organização estabelecendo as relações existentes com

34 Neste contexto o ambiente inclui igualmente a o que a sociedade espera do arquivo, nomeadamente memória organizacional e social

Page 139: Redes de Arquivos /Redes Sociais

139

documentos funcionalmente similares e produzidos por diferentes

processos organizacionais. Estabelece dessa forma o contexto de

produção da unidade documental.

• Sistema de retenção e destino: estabelece o valor dos documentos

criando ferramentas de selecção de forma a eliminar a informação

documental cujo valor global seja considerado insuficiente para a

sua manutenção ou ainda cuja avaliação de risco

(custo/oportunidade) se tenha revelado negativa.

• Sistema de captura: Atribui identificador único a cada unidade

documental, procedendo ainda à atribuição de meta-informação

contextualizadora da produção documental.

3.6 Processos

Uma organização como sistema complexo que é, interactua no meio

ambiente com outas entidades individuais ou colectivas, sendo estas outros

sistemas organizacionais. Para uma organização operar necessita

nomeadamente de uma estrutura fixa que funcione como âncora para a o

desempenho das suas actividades e de um conjunto de objectos dinâmicos

que constituem o domínio das transacções realizadas pela Organização.

Esses objectos denominam-se processos. A par destes conceitos

construtivos –estrutura e processos– outras entidades existem que são

fundamentais para alcançar os objectivos da organização (visto que um

sistema tem necessariamente um objectivo). São elas os recursos e as

regras. Os primeiros constituem os objectos dentro e fora da organização,

que incluem diversas formas e naturezas, utilizados para o desempenho de

acções e transacções próprias da organização. Os recursos podem ser

consumíveis ou não e organizam-se em estruturas em que se relacionam

reciprocamente com o processo a que são afectados, de forma a serem

utilizados de maneira ajustada às necessidades do sistema. Caso isto não se

verifique geram-se potenciais desequilíbrios (por exemplo informação em

excesso ou incorrecta, ou ainda um recurso material não aproveitado). De

uma forma geral podemos agrupar estes recursos em três categorias [40]:

Page 140: Redes de Arquivos /Redes Sociais

140

físicos ou materiais, abstractos e informacionais. No âmbito deste trabalho

referimo-nos ainda a recursos documentais, considerando-os como uma

variante de recursos informacionais, já que na prática constituem

informação produzida e fixada com propósitos específicos e bem

delimitados.

As regras, por seu turno, são formulações ou esquemas interpretativos

institucionalizados ou não, que definem, especificam ou restringem as

actividades da organização quer no seu todo quer ainda relativamente a

componentes específicas. As regras podem ser internas sendo nesse caso

produzidas pela própria organização, ou externas, sendo nesse caso

sugeridas ou impostas por uma entidade externa. É o caso, por exemplo, de

quadros legislativos e regulamentadores de áreas de actividade económicas

determinadas impostos pelo governo, ou ainda de comportamentos

assumidos fase a um mercado concorrencial por forma a obter ou manter

um posicionamento competitivo.

Os processos organizacionais são desenvolvidos dentro da organização no

sentido de alcançar metas específicas numa determinada área de actividade

ou para um determinado cliente. Os processos podem ser estruturados ou

difusos sendo neste último caso efectuados de forma aleatória e sem regras

precisas. Eventualmente alcançam a meta pretendida, mas à custa de

compromissos consideráveis de eficiência e eficácia.

Um processo compreende uma série de actividades as quais se podem

ainda compartimentar em tarefas. Estas poderão ser consideradas como a

unidade atómica, ou seja, a mais pequena unidade de acção desenvolvida.

Eventualmente, caso o nível de abstracção não necessite ser granularizado

para a compreensão da forma de funcionamenteo do processo, a unidade

atómica poderá ser assumida como actividade. De uma forma geral um

processo é composto pelos seguintes elementos básicos já encontrados na

Teoria Geral de Sistemas com que se inciou este capítulo:

Meta: constitui o objectivo atribuído ao processo, ou seja, a(s) meta(s) que

se pretende atingir.

Input: Constitui o objecto que desencadeia a acção e vai ser objecto de

transformação: um processo é por natureza um mecanismo de

transformação, implícita na sua natureza dinâmica.

Page 141: Redes de Arquivos /Redes Sociais

141

Output: resultado da transformação efectuada. Deve ser consistente com o

objectivo geral do processo e manter uma conexão lógica consequencial

com o input.

Recursos: acima explicitados, constituem os objectos a que processo

recorre para executar a transformação.

Um processo é composto por actividades desempenhadas numa ordem

determinada, a qual o pode ser com maior ou menor rigor, que depende de

condições e variáveis externas prefigurando-se séries de procedimentos

alernativos consoante os cenários decorrentes. Esta assumpção é

naturalmente comprometida e reformulável quando aplicada a processos

difusos e complexos em que, como vimos atrás, as características principais

são a incerteza e variabilidade. Os processos afectam mais que uma

unidade orgânica/funcional dentro da organização (no caso de processos

inter-organizacionais afectarão várias unidades orgânicas em pelo menos

duas organizações).

Os processos são mais valias para um determinado cliente, considerando

que uma organização é recursivamente e no que diz respeito a deteminados

processos, cliente de si própria. Acrescentando uma característica final

diríamos que todos os processos subproduzem documentos. Por outras

palavras, os documentos estão associados à realização de processos, para

os quais asseguram veiculação de informação e evidência, estando portanto

deles dependentes.

«processo»

processo organizacional

«meta»

meta do processo

«controlo»

controlo do processo

«output»

objectoinformacional

«recurso»

recurso informacional

«recurso»

recurso físico(material e humano)

«output

objecto físico

« input

objecto físico

«input»

objecto informacional

Figura 3.3 - Diagrama de processo

Page 142: Redes de Arquivos /Redes Sociais

142

Na realidade um processo funciona esquematicamente como um mini-

sistema conducente ao cumprimento de objectivos limitados e concretos. Na

opção de modelação utilizada neste trabalho (UML com extensões Eriksson-

Penker) são utilizadas notações específicas sob a forma de “tagged values“

tendentes a representar e descrever um conjunto de variáveis importantes

para a compreensão do mecanismo seguido e seu resultado final: São eles:

Meta, expresso por um valor textual que descreve informalmente a meta

do processo, i.e., aquilo que pretende conseguir.

Documentação, expresso por um valor textual que descreve

informalmente o trabalho desenvolvido no processo.

Proprietário, ou seja a entidade/actor que controla o processo, definido

por um valor textual. Note-se que a boa prática organizacional determina

que todo o processo deve ter uma entidade que o controla – o dono ou

proprietário. Independentemente desse mesmo processo percorrer

matricialmente a organização, e quase sempre o faz, deverá haver sempre

o responsável que assegura a condução e controlo desse processo. Sob o

ponto de vista arquivístico trata-se de uma questão fundamental, dado que

o controlo de circulação e produção de documentos deverá seguir um

circuito perfeitamente definido e inequivocamente controlado por uma

entidade formalmente designada dentro da organização. Caso esta

circunstância não se verifique podem verificar-se perdas de documentos e

consequente comprometimento de validade legal ou total da transacção

efectuada pelo processo.

Actores do processo, expressos por valores textuais descrevendo os

actores que devem participar no processo para este poder ser efectuado.

Prioridade, valor textual que descreve o grau de prioridade ou importância

do processo na organização. Por exemplo se diz respeito a uma função

nuclear ou de suporte.

Riscos: Um valor textual que descreve o risco inerente à execução do

processo ou ainda elenca as possibilidades de acções negativas

Possibilidades: Descreve-se textualmente o potencial do processo

Tempo. Valor numérico que indica o tempo aproximado de realização do

processo

Custo: Valor numérico que indica aproximadamente o custo do processo

Page 143: Redes de Arquivos /Redes Sociais

143

Informação

documentos

documentos de arquivo

Figura 3.4 - Informação, documentos e documentos de arquivo

Os processos podem ainda ser categorizados sob o ponto de vista

diplomático utilizando critérios decorrentes da sua natureza, da repercussão

funcional e influência orgânica desse mesmo processos na estrutura

organizacional da sua formalização e estruturação e ainda da sua

obrigatoriedade segundo um quadro regulamentar normativo e valores

percepcionados pela organização. Note-se que esta classificação é

complementar e não antagónica relativamente à classificação de processos

já abordada (Penker Eriksson). Com efeito todas as tipologias referidas se

podem inserir no âmbito de processos organizacionais ou inter-

organizacionais, uma vez que decorrem dentro das suas fronteiras lógicas e

se reportam a actividades desenvolvidas no seu contexto funcional [38].

Processos constitutivos, considerados como aqueles que, criam,

extinguem ou modificam o exercício de poder. Podem ser subclassificados

relativamente à forma como são aplicados, em processos de concessão,

limitação ou autorização.

Processos executivos, considerados com aqueles que permitem a normal

e regular execução de transacções funcionais (de negócio) de acordo com

regras estabelecidas por entidade externa ao próprio processo.

Processos instrumentais, considerados como aqueles que em que são

transmitidas opiniões e suporte profissional. Inserem-se normalmente no

contexto de assessoria a actores, outros processos ou transacções.

Processos organizativos, considerados como aqueles que estabelecem,

mantêm ou terminam a estrutura organizacional bem como procedimentos

internos (de suporte) à mesma.

3.7 Documentos

Um documento, de acordo com a

definição do Conselho Internacional de

Arquivos [32], consiste em “informação

produzida ou recebida no início, durante

a condução ou na finalização de uma

actividade organizacional e que

compreenda conteúdo, contexto e

Page 144: Redes de Arquivos /Redes Sociais

144

estrutura suficientes para constituir prova dessa actividade”. Neste sentido

a atendendo ao acima exposto julgamos importante introduzir uma

dicotomia fundamental. Um documento que tenha sido produzido no

decurso de uma acção contextualizada num processo funcional de uma

organização e que dele demonstra a sua adequação a estruturas normativas

e valores percepcionados é diferente em conteúdo e forma do que um

documento de biblioteca, como uma monografia, em que a única accão

funcional depende da vontade do seu autor e cuja produção de exemplares

idênticos o destitui de qualquer intenção35 de constituir prova. Tomemos

um segundo exemplo: um documento que tenha sido produzido por um

indivíduo numa organização mas que nunca tenha sido institucionalmente

comunicado, sendo guardado no esfera privada desse indivíduo, é

obviamente diferente de um documento que tenha sido oficialmente

comunicado e submetido a processos arquivísticos de validação específicos.

Por estes exemplos apercebemo-nos que existem diferenças táo

determinantes entre os casos referidos que não é possível considerar

unicamente o termo documentos por este ser excessivamente abrangente.

Os exemplos apresentados constituem documentos, mas nem todos podem

ser considerados de arquivo visto que nem todos possuem intenção ou

capacidade de constituir evidência de uma transacção. Deste modo

assumimos como terminologia básica 36 os termos de documento de arquivo

expresso no sentido de “record” na terminologia anglosaxónica e de

documento quando nos referimos a informação ou objecto registados num

suporte e que podem ser tratados como uma unidade [68]

Um documento de arquivo tem algumas características fundamentais:

Um documento é único no sentido de unicidade funcional: ou seja, é

produzido para um propósito específico delimitado topológica e

cronologicamente. Uma factura por exemplo é estruturalmente igual a todas

as outras. No entanto cada uma delas foi produzida (ainda que

simultaneamente) para remir evidência de transacções individuais e

específicas por menores que elas fossem.

35 Para que uma acção tenha lugar esta tem necessariamente de se revestir de intencionalidade e competência. Aplicando este princípio a documentos de arquivo, estes têm de declarar intenção de provar qualquer coisa – o que não acontece manifestamente com uma monografia- e possuir a competência para o fazer. 36 De acordo com a terminologia adoptada para a tradução e revisão técnica da especificação MOREQ [66 ].

Page 145: Redes de Arquivos /Redes Sociais

145

Um documento tem contexto (tal como a informação é uma realidade

construida a partir de dados –“capta” segundo Chekland [29] -

interpretados em contexto, o documento pode ser considerado como

informação capturada num determinado contexto funcional de desempenho

de uma acção) i.e., é produzido dentro de um ambiente organizacional ou

inter-organizaconal com o qual mantém relações funcionais e sociais. (um

documento é igualmente um objecto social na medida em que é um

subproduto de uma actividade humana e organizacional). Esse contexto ou

ambiente é uma entidade heterogénea que articula várias vistas ou

perspectivas [70], tais como o ambiente organizacional que se reporta à

instituição em que esse documento é produzido atendendo às suas matrizes

sociais, políticas, organizacionais.

As referências aos diversos ambientes em que o documento foi produzido e

desempenhou o seu papel devem ser associadas e estar patentes no próprio

documento, ou seja, tem que apresentar como atributos informação

pertinente e significativa que o identifique a si próprio e aos diversos

contextos acima referidos em que participa e existe.

Um documento é seriado ou seja sequencialmente produzido e acumulado.

Este aspecto reflecte-se ainda na ausência de percepção individual do

documento de arquivo, ao contrário de uma biblioteca onde a base de

análise é o documento individual – uma monografia ou o periódico - no

arquivo os documentos são considerados de forma agregada constituindo

classes de documentos tipologica e funcionalmente similares. Nesse sentido

cada documento individual, considerado como objecto, será uma instância

de uma classe.

Um documento pode ser considerado e categorizado sob diferentes

perspectivas

Ponto de vista diplomático: A diplomática, ciência que surge no século 17

[38] [69], constitui uma técnica analítica para determinar a autenticidade

de documentos. Os seus princípios metodológicos baseiam-se

essencialmente no pressuposto de que o contexto de produção de um

documento se materializa na sua forma documental (a qual é definida como

o conjunto de regras complexas de representação utilizadas para transmitir

uma determinada mensagem) e que essa forma pode ser separada do

conteúdo documental e examinada de forma independente. Na prática esta

Page 146: Redes de Arquivos /Redes Sociais

146

declaração equivale a uma separação analítica de forma ou estrutura e

conteúdo. Estes conceitos aparecem indissociavelmente ligados ao

documento na medida em que ele deverá constituir prova da

actividade/transacção em que participou e pelo qual foi produzido.

Definindo estes dois conceitos e recorrendo a Duranti [38] referimos os

seguintes critérios diplomáticos:

(1) Suporte: Pode ser tradicional ou electrónico. Esta variável não influencia

em nada a classificação de um objecto como documento de arquivo visto

que este é independente do suporte. O critério fundamental para a

classificação de um documento como sendo de arquivo é funcional e social.

Em contextos digitais os documentos electrónicos estão dissociados do seu

suporte, ou seja, não constituem com ele uma unidade (como acontecia

com suporte papel, por exemplo), variando a cardinalidade da relação

estabelecida [68]. Vejamos por exemplo as seguintes situações

exemplificativas:

a) Um documento gravado num suporte óptico. Aparentemente a relação

estatabecida seria de 1-1 (Um documento para um suporte). No entanto

esta observação é enganadora, porque resulta da simples transposição

da realidade convencional para o cenário digital. Na realidade o

documento electrónico –basicamente constituído por código binário- será

repartido pelos segmentos do disco óptico segundo processos aleatórios,

relacionados com a optimização de espaço. Nesta circunstância os vários

elementos do documento serão dispersos fisicamente pelo suporte,

sendo de facto a relação existentes entre os dois objectos de muitos

para um.

b) Um documento multimédia que por definição inclui em si diversos

documentos com vários formatos. Cada um dos subdocumentos

constitutivos encontra-se armazenado em directórios diferentes

espalhados por vários pontos de uma rede. Embora dispersos

fisicamente, os diversos documentos congregam-se num documento de

arquivo composto de forma virtual. Neste caso as relações entre o

documento e o suporte estabelecem-se igualmente numa relação com

cardinalidade de tipo um para muitos.

Page 147: Redes de Arquivos /Redes Sociais

147

(2) Forma física: Compreende os atributos formais do documento que

determinam o seu aspecto externo. Abrange de uma forma geral a

estrutura incluindo todos os componentes que aí se possam encontrar:

selos, assinatura digital, fontes, cores, configuração do ficheiro, etc.

(3) Forma intelectual: Conjunto de atributos formais que representam e

comunicam os elementos da acção em que o documento foi produzido

assim como o seu contexto documental como administrativo. Este elemento

subdivide-se em três partes: Informação sobre configuração que se refere

ao tipo de representação do conteúdo, seja ele texto, gráfico, som, ou uma

combinação dos três. A articulação do conteúdo que se refere aos

elementos do discurso (data, exposição, etc) e a sua organização.

Anotações que constituem as adições feitas ao documento tanto na fase de

execução do processo/acção que lhe deu origem, como na fases de

desenvolvimento do procedimento ou gestão arquivística do documento

(processos de classificação, retenção, etc)

(4) Actores: São respectivamente o criador (autor moral do documento) e

produtor (autor material do documento)

(5) Acção. De acordo com o tipo de acção a que o documento se reporta e

cujo testemunho é fixado no documento podemos ter 4 categorias de

documentos

• Documentos dispositivos, considerados como aqueles cuja forma

escrita – sendo que escrito não significa que a escrita assente em

suporte papel, assumindo antes uma materialização num suporte

qualquer que seja a sua natureza- é exigida pelo sistema

regulamentar, jurídico e normativo como forma e substância de uma

acção. Na prática estes documentos acompanham o acto que lhe dá

origem, ou dito de outro modo, são produzidos como prova de um

acto, na própria altura da execução desse mesmo acto. É o caso por

exemplo de registos de entrada de doentes, ou actas.

• Documentos probatórios, considerados com aqueles cuja forma

escrita é exigida pelo sistema normativo, jurídico regulamentar como

Page 148: Redes de Arquivos /Redes Sociais

148

prova que uma acção teve lugar (ocorreu) antes da própria produção

documental. Na realidade estes documentos embora de expressão

obrigatória não acompanham o acto que lhes deu origem, ou seja,

são-lhe cronologicamente posteriores; por exemplo uma escritura

sucede ao contrato, sendo este o acto jurídico e vinculativo e a

escritura o documento onde esse acto é materializado fisicamente.

• Documentos suporte, considerados como aqueles que são

produzidos como suporte a uma acção estando com ela

procedimentalmente ligados. A sua forma documental é opcional, i.e,

não é juridica e diplomaticamente regulamentada)

• Documentos narrativos, considerados como aqueles que são

produzidos de forma opcional pelos actores como parte do processo

de suporte do seu trabalho individual.

(6) Contexto. Contexto em que o documento foi produzido. Pode ser

segmentado em:

• Contexto jurídico regulamentar normativo que é na prática o quadro

regulamentador das actividades desempenhadas no sistema

organizacional. Pode-se posicionar quer no ambente externo quer

dentro da própria organização. Condiciona inevitavelmente a

informação a ser capturada como documento de arquivo e ainda a

sua natureza, tipologia, forma e valores.

• Contexto orgânico ou de proveniência que se refere à unidade

orgânica ou organização no caso de uma rede interorganizacional de

onde o documento provém, i.e., foi produzido.

• Contexto funcional ou processual. Indica a função e o processo no

âmbito dos quais o documento foi produzido,

• Contexto tecnológico. Indica as características do sistema

intermediário em que o documento foi produzido.

• Contexto arquivístico. A estrutura interna do sistema de arquivo do

qual o documento faz parte, estabelecendo-se as relações existentes

entre o objecto documental e os restantes objectos dessa classe.

• Contexto documental. Exprime as relações existentes entre um

objecto documental e os objectos documentais imediatamente

anterior e subsequente que tenham participado na mesma actividade

Page 149: Redes de Arquivos /Redes Sociais

149

de um processo organizacional ou funcional. É normalmente

assegurado pela classificação que integra o objecto documental numa

estrutura normalmente representativa da organização. Este elemento

é determinado na medida em que se caracteriza pelo propósito do

documento. Existe a partir do momento em que o documento é

produzido sendo necessário na medida em que é aplicado a cada

objecto documental produzido

(7) Conteúdo: Refere-se à mensagem veiculada no documento. Este

elemento é problemático de capturar em ambientes digitais particularmente

no que respeita a documentos complexos, como, por exemplo, bases de

dados, ou documentos multimédia. No primeiro caso porque o conteúdo de

uma base de dados é muitas vezes instável na medida em que reveste

diversas vistas do conjunto de dados armazenados. Refira-se que uma base

de dados pode ser considerada como um documento, ou como uma

entidade capaz de produzir documentos (informação com capacidade

evidencial relativa a uma determinada acção) mas não o sendo na sua

totalidade. Esta realidade varia na medida da base funcional da base de

dados, da sua arquitectura e ainda da sua operacionalidade.

Referimos ainda dois conceitos finais relativos a documentos. Para

usufruirem de capacidade evidencial, i.e., poderem demonstrar

competentemente a realização de uma determinada acção, um documento

de arquivo tem de possuir as propriedades de fidedgnidade e autenticidade.

Estes termos são directamente provenientes de vocabulário e terminologia

jurídicas e o seu significado é interpretável da seguinte forma:

Fidedignidade é a qualidade do documento ser aquilo que declara, não

tendo sido sujeito a alterações ou deturpações intencionais ou não.

Autenticidade é a qualidade do documento ter competência para comunicar

a mensagem veiculada. Exemplificando: Se um determinado documento

apresentar vestígios de corrupção, seja, a título de exemplo, porque a sua

assinatura digital não o aceita, ou porque existem insuficientes elementos

de validação do documento, ou ainda porque a sua forma documental não

corresponde exactamente ao prescrito pelo quadro regulamentar, diríamos

neste caso que a sua fidedignidade se encontra comprometida. Poderá ou

Page 150: Redes de Arquivos /Redes Sociais

150

não ainda usufruir de suficiente valor para constituir evidência. Mas a sua

qualidade de fidedigno é possivelmente posta em causa.

Imaginemos agora um documento que não apresenta quaisquer das

contingências acima descritas, estando presentes todos os elementos

diplomáticos requeridos. O documento será fidedigno. Mas consideremos

que o autor desse documento, ou seja, o actor que o concebeu e produziu

(podem ser a mesma ou pessoas diferentes) não dispunha da competência

funcional ou autorização para o fazer. Neste caso o documento continua a

ver a sua capacidade evidencial comprometida porque, embora fidedigno,

não é autêntico. Gostaríamos ainda de esclarecer a diferença entre

autenticidade deum documento e autenticação do mesmo. A autenticidade é

a propriedade de um documento que se verifica mediante a presença de

determinadas características diplomáticas manifestadas externamente a

esse documento (ou seja relativas aos seus diversos contextos de

produção) e que asseguram corresponder este àquilo que declara ser. A

autenticação, por seu turno, é uma validação aposta sobre esse documento

e que pretende garantir a sua autenticidade, Por outras palavras, a

autenticação apenas é aplicada sobre um documento que seja à partida

autêntico [69]. Trata-se portanto de duas acções funcional e temporalmente

diferenciadas. Num universo de produção documental tradicional estas

acções podem verificar-se nos acto de redação de um documento por

alguém competente para o fazer, de acordo com formulário determinado e

adequado à função que o documento pretende desempenhar

(autenticidade); a oposição de assinatura e selo branco corresponderão ao

acto de autenticação que apenas se verifica se, examinado o documento se

constatar estar este de acordo com os seus requisitos formais pré-

estabelecidos. No contexto electrónico a assinatura digital equivale ao acto

de autenticar, não assegurando portanto a autenticidade de um documento,

tratando-se apenas da constatação dessa qualidade previamente

assegurada.

Para terminar este capítulo é fundamental referir as especificidades do

documento (de arquivo) electrónico. E este ponto é fundamental dado que

partindo do pressuposto que se pretende implementar uma rede

interorganizacional que permita as transacções serem efectuadas de forma

electrónica, com recurso a TIC, a utilização de documentos electrónicos é

Page 151: Redes de Arquivos /Redes Sociais

151

essencial. A utilização de documentos tradicionais é igualmente possível

mas constitui um foco de disfunção evidente (atraso de processo e de

acesso à informação). Existem apesar disso razões poderosas para estes

documentos continuarem a ser utilizados: Uma delas é a necessidade de

assegurar a capacidade evidencial do documento a qual em ambientes

digitais pode ser comprometida. É neste momento possível técnica, legal e

organizacionalmente assegurar a capacidade evidencial do documento

electrónico, sendo no entanto um processo tecnicamente elaborado e

portanto dispendioso... Muito mais dispendioso que produzir e manter

documentos tradicionais. Essa é de resto a segunda razão para muitas

vezes se prescindir do documento electrónico.

Normalmente, porque não é solicitada a participação de arquivistas na

concepção e implementação de processos organizacionais electrónicos,

(talvez por se pensar, erradamente, que por ser muito dependente de

tecnologia apenas aos respectivos especialistas diz respeito)! O documento

não é abordado como um objecto informacional complexo com requisitos

específicos de prova e conhecimento. Da mesma forma estruturas de

informação tradicionalmente consideradas como repositórios ou suportes de

informação apenas (as bases de dados são um exemplo clássico) não são

encaradas como potenciais produtoras de documentos (na acepção da

definição acima explicitada). No entanto decorrem transacções nesses

sistemas, transacções essas cujos “outputs” não são muitas vezes, no todo

ou em parte, transpostos para papel ficando registados apenas na sua

estrutura informática. Observações realizadas no sistema de informação do

Instituto do Vinho do Porto baseado numa base de dados relacional que

constitui a base tecnológica de suporte às actividades nucleares do

Instituto37, permitiram determinar que o universo de transacções decorridas

dentro do sistema excedia o conjunto de transacções que possuíam outputs

em papel (relatórios) Constatou-se assim que as transacções decorridas em

processos organizacionais, pelo facto de escaparem aos requisitos

documentais (prova, auto-demonstrabilidade, fidedignidade, etc) deixam

potencialmente de possuir capacidade de prova. Não foi no caso presente

efectuada qualquer análise de risco que permitisse determinar se esse

facto, i.e., a falência de capacidade evidencial relativamente a determinadas 37 Sistema de bases de dados relacional assente em plataforma AS/400

Page 152: Redes de Arquivos /Redes Sociais

152

transacções, era contingencialmente aceitável ou não. Uma conclusão

possível é que se opera nos limites de risco objectivo e legal sob o ponto de

vista de salvaguarda da posição e interesses do IVP, caso sobrevenha litígio

ou sejam realizadas auditorias compulsivas.

Um documento electrónico tem algumas características que questionam

aproximações tradicionais à sua gestão. Comecemos por esclarecer que

estes documentos, independentemente da sua complexidade, não são

funcionalmente distinguíveis de qualquer outro documento noutro suporte

[13] [38]. Significa isto que um documento electrónico possui um valor de

prova da acção em que participa e é nesse ponto em tudo idêntico aos

documentos convencionais. Aliás eles coexistem nas transacções e

processos em que participam. No caso observado por exemplo, num mesmo

processo acumulam-se documentos em papel (por ex., ofícios) e

documentos electrónicos (por ex. dados estatísticos suportados por folha de

cálculo) (ver anexos B e C). As suas outras características resumem-se nos

seguintes aspectos:

• São dependentes de um sistema intermediário (a plataforma

tecnológica em que foram produzido)

• São independentes e não solidários do suporte em que são mantidos

(ao contrário do papel em que a identificação entre conteúdo,

estrutura e suporte é inalterável), mantendo com ele relações

múltiplas.

• São distribuídos. Mesmo um documento electrónico simples como por

exemplo um documento de texto inclui componentes externas a si

próprio (e.g as fontes que pertencem ao sistema operativo)

• São dinâmicos e por vezes mantêm capacidades automodificáveis

(por exemplo quando utilizadas macros)

• São complexos assumindo formas muito estruturadas ou combinando

diferentes media (v.g., bases de dados e sítios web). Nesta

perspectiva um documento de arquivo pode incluir em si vários

documentos ou apenas um, mantendo portanto diversos tipos de

cardinalidade (1-1; 1-*) [70]. A este respeito apresentamos o

seguinte exemplo: Imaginemos um documento, por exemplo um

relatório de projecto. Contém uma parte escrita, uma parte composta

por uma tabela que está representada num outro documento em

Page 153: Redes de Arquivos /Redes Sociais

153

formato excel bem como uma imagem representativa do assunto que

é tratado, Estes dois últimos documentos existem

independentemente do documento que estamos a produzir (relatório)

mas são integrados ou apenas associados (é efectuada ligação mas

não inclusão -embedding). O documento de arquivo final - o relatório

– embora apenas um documento de arquivo contém em si na

realidade três documentos: a parte escrita em formato word, por

exemplo; a parte tabelar em formato excel, de novo a título de

exemplo; e uma imagem em formato JPEG. Claro que este facto traz

um novo problema: na prática coexistem no mesmo objecto

documental três formatos diferentes que, por esse facto,

presumivelmente exigirão procedimentos específicos sob o ponto de

vista de preservação prolongada. Simultaneamente os documentos

que integram o documento de arquivo continuam a possuir “vida”

própria traduzida em alterações provenientes da sua corrente

utilização (consideremos por exemplo a actualização da folha de

cálculo referida). se bem que essas modificações sejam admissíveis

em documentos que não de arquivo, essa transformação torna-se um

problema caso se reflictam no documento de arquivo a que essa folha

de cálculo se encontra ligada provocando dessa forma a sua

modificação que, a não ser que controlada e padronizada em termos

comportamentais, poderá comprometer o valor primário do

documento de arquivo.

• São virtuais. Este termo tão correntemente utilizado pode e deve ser

considerado conforme as seguintes definições se aplicarem [24]:

o Um objecto irreal mas que parece real. Definição extraida da

física óptica: Duas imagens parecem iguais mas apenas a real

pode ser capturada em papel fotográfico. A ilação é que um

documento de arquivo electrónico pode parecer um objecto

único quando na realidade inclui em si vários objectos

(documentos, componentes, formatos, etc)

o Algo imaterial suportado por tecnologias de informação. Esta

concepção de virtual é utilizada em vários conceitos como sala

de referência virtual, biblioteca virtual, etc, e referem-se a

funções que normalmente são desempenhadas por pessoas e

Page 154: Redes de Arquivos /Redes Sociais

154

são neste contexto substituídas por tecnologia. Esta definição é

igualmente aplicável a qualquer documento electrónico no

sentido em que este depende de sistema intermediário

composto por plataforma tecnológica e informática.

o Algo potencialmente presente e que apenas está activo

mediante a superveniência de um estímulo. Aplicável à

congregação de diversos elementos informativos que criam

uma “vista” (informação com estrutura, contexto e conteúdo

mas de duração efémera) com um propósito pontual e

localizado, dissolvendo—se após o cumprimento desse

propósito. (Por ex., documentos gerados on-the-fly);

o Um objecto que existe mas de forma dinâmica (modificável),

ou seja, cuja composição não é estável. Documentos

automodificáveis e documentos complexos (bases de dados e

páginas web, documentos com macros, documentos dinâmicos,

etc)

Este conjunto de atributos induz necessidades específicas de produção e

gestão destes documentos na medida em que neles se queira manter a sua

capacidade probatória. Desta forma o documento electrónico para além das

propriedades acima referidas deve possuir capacidade de ser

autodemonstrável, i.e., conter em si mesmo os elementos

contextualizadores da sua produção e ciclo de vida, sob o ponto de vista

ambiental, documental, orgânico, funcional e tecnológico [38] [62] [69]

[97].

Deve permanecer inteligível, ou seja, manter a capacidade de ser

interpretado independentemente do software ou hardware originais que o

tenham produzido.

Para permitir a existência destas qualidades propõe-se como solução a

utilização de meta-informação, ou seja, informação adicionada de forma

automática ou semi-automatizada ao documento em vários momentos do

seu ciclo de vida, e que o contextualize sob os pontos de vista atrás

mencionados permitindo assim suprir a incapacidade do documento

electrónico assegurar por si só as propriedades necessárias para exercer a

sua função primária. Na realidade estas qualidades podem ser sintetizadas

Page 155: Redes de Arquivos /Redes Sociais

155

nas propriedades mais abrangentes de identidade e integridade do

documento, sendo que a presença de ambas independente do grau de força

de cada uma delas, materializa em si as anteriores propriedades referidas

(fidedignidade, autenticidade, inteligibilidade, etc) [69].

A meta-informação dividida em várias camadas segundo diversos tipos de

categorizações [37][66][89][103] pode ser associada ao documento através

de vários processos. Não é nossa intenção explorar demasiado

profundamente este assunto visto que escapa ao âmbito deste trabalho.

Apresentamos apenas dois modelos correspondentes a duas aproximações

diferentes; Uma proposta pelo VERS [103] de encapsulação do documento

como objecto; uma segunda possibilidade (figura 3.6) sugere a relacionação

do documento com a sua meta-informação concentrada no perfil meta-

informativo definido para cada classe de documentos e respectivas

instâncias. No primeiro caso representado no diagrama 1, o documento de

arquivo é considerado um objecto composto por um ou mais documentos,

ao qual são progressivamente acrescentadas camadas de meta-informação.

No segundo caso o documento existe como objecto independente sendo

relacionado como o perfil de meta-informação correspondente ambos

armazenado em tabelas relacionadas que integram o sistemas de bases de

dados documental.

documentoelectrónico

documentos

perfis de meta-informação

processo

produz

éArmazenadoEm

éAssociadoA Figura 3.6 - Relacionação de MI

Meta-informação dedocumento arquivo-MI de manuseamento-MI de contexto-MI organizacional-MI Histórico .......

documento 1 documento 2 documento "n".....

DOCUMENTO DE ARQUIVO(record)

MANUSEAMENTOdescrição

línguaâmbito

Identificador...

CONTEXTOactortítulo

assuntorelação

...

ORGANIZACIONALDireitos de acesso

Eliminaçãoretenção e destino

.....

HISTÓRICOdata

histórico deutilização

preservação...

META-INFORMAÇÃO de documento de arquivo

Figura 3.5 - Encapsulação de MI (VERS)

Page 156: Redes de Arquivos /Redes Sociais

156

Neste capítulo apresentaram-se os cenários em que se desenrola a “acção”

abordada no próximo capítulo: a organização, o sistema de informação e de

arquivo. Pretendeu-se dar as diferentes perspectivas da organização assim

como uma descrição que permitisse contextualizar esta entidade como

sistema e racionalizar o emprego sistemático do conceito de “sistema”.

Neste contexto resumiram-se algumaa metodologias passíveis de ser

utilzadas no processo de análise organizacional resumida à vertente

específica de sistemas de informação. Procurou-se ainda sintetizar visões e

conceitos sobre a ontologia e propósitos dos sistemas de informação e de

arquivo apresentando-se similitudes e diferenças entre estas duas

entidades, nomeadamente o objectivo de cada uma delas. Apresentaram-se

ainda definições e conceitos relativos a processos e a documentos

destacando neste último caso as características próprias do documento de

arquivo e problemas específicos de documentos de arquivo electrónicos.

Page 157: Redes de Arquivos /Redes Sociais

157

Page 158: Redes de Arquivos /Redes Sociais

158

CAP 4 ESTUDO de CASO: O SECTOR do VINHO do PORTO

O objectivo do estudo que a seguir se apresenta consiste na identificação de

requisitos técnicos e conceptuais considerados necessários para construir

uma rede que suporte a realização de processos interorganizacionais e

transacções de acordo com exigências regulamentadoras de produção

documental. Para este efeito foi estudado um grupo de actores recolhidos

em três instituições, duas delas a operar no sector do vinho do porto e a

terceira proveniente da área de arquivos. Aplicaram-se a este universo

processos de recolha e análise de dados que abrangeram abordagens de

redes de actores sociais, identificação e modelação de processos,

identificação de documentos e sua análise diplomática.

A exposição segue uma via de desenvolvimento baseada nos princípios

expostos nos capítulos anteriores. Começamos portanto por descrever o

contexto social, económico e político condicionador das actividades das

entidades que constituem o universo estudado. Seguidamente são

explorados os dados obtidos através de análise social dos actores

participantes (RAS). A identificação e análise de processos

interorganizacionais que se segue, i.e., os processos desenvolvidos entre as

entidades participantes visa por um lado a potencial detecção de situações

problemáticas com vista a uma reformulação desses mesmos processos e,

por outro, a sua adaptação, antecipando um futuro funcionamento em rede,

a esse possível cenário de operação. Dado que a proposta de trabalho inicial

consiste numa rede de arquivos, descreve-se ainda o universo documental

produzido no âmbito dos processos interorganizacionais identificados,

considerando-se estes últimos como o contexto de produção desses

documentos. Finalmente propõe-se uma possível arquitectura de topo da

rede baseada no esquema SPIRT [89] com especial incidência em métodos

de identif icação e validação de entidades participantes na rede atendendo

aos diversos níveis de abstracção considerados: organizações, actores

sociais, processos, documentos.

Page 159: Redes de Arquivos /Redes Sociais

159

4.1 Contexto legal, social e organizacional

O cenário em que se desenvolveu o presente trabalho inclui um conjunto de

três organizações tipológica e funcionalmente diversas. O motivo de escolha

destas entidades deveu-se exclusivamente ao facto de haver bastante

trabalho desenvolvido no âmbito de um projecto de assessoria técnica

solicitado pelo Instituto do Vinho do Porto ao Arquivo Distrital onde trabalha

o autor desta tese. Este projecto, pelas suas características longitudinais,

permitiu a apreensão de um vasto conjunto de informação quer sobre o

funcionamento e estrutura internas da instituição assessorada como

também do sector em que ela funcionalmente se insere. A este facto

associou-se a necessidade de encurtar etapas aproveitando um núcleo de

trabalho com resultados já consolidados e imediatamente utilizáveis, de

forma potenciar a exploração da abordagem proposta – RAS.

O universo escolhido consiste num conjunto heterogéneo na medida em que

congrega por um lado organizações provenientes do sector público e

privado; sob a perspectiva de objecto de negócio porque duas delas incidem

no produto vinho do porto no quadro de actividades económicas e a terceira

incide sobre arquivos numa perspectiva cultural e de informação. Há no

entanto pontos de conexão evidenciados por vezes de forma evidente e

outros de forma potencial, ou seja, o cenário funcional e social pode

propiciar a efectivação de relações entre duas das instituições envolvidas.

O facto de se tratar de um universo ou rede heterogénea, obriga a algumas

explicações prévias.

A rede é composta por três entidades: O Instituto do Vinho do Porto (daqui

em diante designado por IVP), o Arquivo Distrital do Porto (daqui em diante

designado por ADP) uma organização especializada de arquivo e uma

Empresa de Vinho do Porto (daqui em diante designada por EVP). Todas

têm objectivos e objectos de negócio diferentes. Nenhuma possui as

mesmas características organizacionais, estruturas ou processos. No

entanto focando-nos no aspecto estrutural e relacional todas têm ou podem

potencialmente vir a ter conexões que as unam. O IVP e EVP estão

inequivocamente unidos por relações estabelecidas legislativamente no

quadro legal regulamentador do sector do vinho do porto. Isto significa que

nem uma ou outra dispõem de opção relativamente a estas conexões

Page 160: Redes de Arquivos /Redes Sociais

160

sociais e funcionais. Elas existem impostas por autoridade superior e não

podem ser ignoradas excepto por iniciativa da autoridade de tutela. Este

facto condiciona à partida o teor social das relações identificadas na rede.

Por outro lado algumas dessas relações encontram-se perfeitamente

padronizadas e definidas; por exemplo, as actividades inclusivas dos

processos interorganizacionais mantidos são claras e formalmente definidas.

A forma como estas são realizadas no entanto é variável e é aí

precisamente que a variabilidade social, potencialmente influenciadora do

desempenho de processos, irá ser analisada. Estas duas entidades -EVP e

IVP- mantêm no entanto um objecto comum: O vinho do porto, sendo que

naturalmente as perspectivas e consequentemente as actividades

desempenhadas relativamente a esse produto são diferentes: Uma

considera-o como fonte de produtividade e facturação mantendo a outra

uma perspectiva essencialmente baseada em aspectos patrimoniais tanto

num prisma económico como cultural. No entanto de uma forma ou de

outra ambas concentram as suas actividades sobre este produto.

O ADP surge como uma entidade marginal, pelo menos numa primeira

vista, neste cenário. Na sua qualidade de organização de arquivo

especializado cujo objecto são os documentos e sistemas amplos de

arquivo, não tem funcionalmente conexão com as actividades nucleares das

duas organizações suas coactoras na rede. O ADP conecta-se todavia

através de duas formas diferentes ambas contempladas na lei orgânica por

que se rege [Decreto-Lei 149/83 de 5 de Abril]: (1) A assessoria de carácter

técnico fornecida ao IVP no âmbito de gestão de sistemas de arquivo e

ainda (2) a gestão de incorporações, ou seja a condução de um processo

tendente a transferir documentos considerados de conservação permanente

para a sua esfera de custódia. Relativamente à EVP não existe de facto

neste momento qualquer tipo de relação situada dentro das duas áreas de

intervenção mencionadas. Ou seja, o ADP não mantém qualquer tipo de

relação com a EVP. Esta situação produz à partida uma rede

incompletamente conectada ou uma estrutura de aparelho [82] (na medida

em que o ADP não tem directamente relações com um dos nós da rede,

podendo apenas a ele aceder através de um nó intermédio, neste caso o

IVP). No entanto optou-se por considerar uma situação em que essa

conexão existisse de facto e isto pelos seguintes motivos:

Page 161: Redes de Arquivos /Redes Sociais

161

1/ O ADP tem como funções e competências zelar pelo património

arquivístico (no sentido cultural do termo) das organizações consideradas

culturalmente relevantes na área do distrito do Porto. As empresas de vinho

do porto são detentoras de documentação inquestionavelmente significativa

dado incidirem sobre um produto tradicional e historicamente interessante.

Isto significa que estas organizações são estrategicamente alvos

preferenciais da acção proactiva (no caso de tomar a iniciativa de propôr a

incorporação) ou reactiva (no caso de ser solicitado a realizar a

incorporação) do ADP no que respeita à preservação desse mesmo

património documental, sejam essas acções manifestadas sob a forma de

assessoria (aconselhamento sobre preservação e tratamento técnico

documental) seja sob a forma de transferências desse acervo documental

para o próprio ADP.

2/ O ADP proporciona assessoria a instituições distritais, i.e., fisicamente

circunscritas à área do distrito do Porto, sejam elas pertencentes ao sector

público ou privado. Este facto cria potenciais possibilidades de cooperação

entre o ADP e qualquer organização que solicite a sua intervenção,

nomeadamente empresas do vinho do porto.

3/ Finalmente tem-se verificado uma aproximação crescente e conjuntural

do ADP a área do vinho do porto, materializada através de diversos

projectos e programas de cooperação nomeadamente com o Museu do

Douro ou o projecto de recuperação do Arquivo da Real Companhia Velha.

Neste contexto é lícito considerar uma forte probabilidade de surgirem

estruturas de oportunidades de colaboração e criação de relações entre o

ADP e EVP.

Considerando estes motivos optou-se por considerar a rede como conectada

ou seja havendo relações recíprocas entre as três entidades consideradas,

Já que este cenário iria enriquecer substancialmente a informação

produzida.

Este facto significa que a rede assim constituída inclui três organizações

com actividades diferentes, produtoras de documentos também

tipologicamente diversos, sendo duas delas fortemente conectadas [IVP,

EVP] e uma terceira conectada com apenas um nó formando a díade [ADP,

IVP]. O ADP relaciona-se com o IVP em dois processos distintos: por um

lado a assessoria técnica que tem prestado àquela instituição e por outro a

Page 162: Redes de Arquivos /Redes Sociais

162

gestão de incorporação da documentação inactiva do IVP, que se iniciou em

Maio deste ano.

O contexto em que se passa este estudo é o sector do vinho do porto.

Historicamente esta área de produção inicia-se formalmente a partir de

1756 com a criação pelo Marquês de Pombal da Real Companhia Geral de

Agricultura das Vinhas do Alto Douro sendo a partir daí a sua produção e

comercialização submetidas a um quadro muito detalhado –embora

variando a sua severidade ao longo do tempo - de regras e normas quer

legais quer enológicas. Vários marcos referenciais podem ser referidos

relativamente à organização do sector [93]: Em 1907 o então primeiro

ministro João Franco cria a denominação oficial de Vinho do Porto; em 1926

é criado o Entreposto de Gaia que funcionou e funciona como uma zona

exclusiva de comercialização deste produto e actua portanto como factor de

restrição e controlo com o objectivo de evitar falsificações e negócios ilícitos

que possam comprometer a qualidade pretendida. A atribuição de estatuto

de entreposto foi igualmente concedida à região do Douro permitindo a

comercialização do produto directamente na área de produção. Em 1932 e

1933 são criadas três instituições base para a estruturação do sector: A

Casa do Douro (18 de Novembro de 1932), o Grémio de Exportadores

extinto em 1974 e hoje em dia substituído pela Associação de Comerciantes

do Vinho do Porto (10 de Janeiro de 1975) e o Instituto do Vinho do Porto

(10 de Abril de 1933). A regulamentação de fundo do sector foi

substanciada no Decreto-Lei 166/86 de 26 de Junho o qual determina a

região demarcada e as diferentes tipologias de vinho do porto bem como as

suas características organolépticas e químicas. Outros diplomas têm sido

regularmente emitidos tendo em vista discip linar o sector o qual é

tradicionalmente atingido por uma excessiva sobreposição de competências

por parte de várias organizações do sector. A criação da CIRDD (Comissão

Inter-Profissional da Região Demarcada do Douro) por Decreto-Lei n.º

74/95, de 19 de Abril; a renovação de competências do IVP por Decreto-Lei

n.º 75/95, de 19 de Abril, são alguns desses diplomas.

O Sector tem sofrido nos últimos 6 anos uma contracção progressiva

traduzida na extinção e absorpção das pequenas empresas com menor

capacidade produtiva e comercial por grupos internacionais e nacionais (por

Page 163: Redes de Arquivos /Redes Sociais

163

exemplo a SOGRAPE) os quais não se dedicam apenas ao vinho do porto

mas a todos os vinhos quer como produtores ou comerciantes, ou ainda

acumulando as duas actividades38. Várias razões podem explicar este

fenómeno, mas as mais evidentes são duas: (1) Por um lado o espaço

geográfico de produção de vinho do porto ser uma região rigorosamente

demarcada não havendo fisicamente qualquer hipótese de crescimento,

estando portanto o mercado e a capacidade produtiva à partida limitadas. A

expansão da produção é feita à custa de inovações tecnológicas tal como a

optimização de posicionamento de vides, técnicas de enxertia, produtos e

fertilizantes utilizados. (2) Por outro lado o desinteresse tendencial do

mercado por produtos vinícolas (é uma tendência europeia) e a perda de

competitividade do vinho do porto relativamente a outras tipologias

vinícolas como o xerez e outras marcas estrangeiras, condicionam a venda

e produção deste produto.

Comercialmente, ou seja do ponto de vista de rentabilidade tem-se

verificado uma forte tendência para desenvolver colocação do vinho de

porto de qualidade e portanto mais caro, como forma de repôr e mesmo

ultrapassar (segundo dados dos relatórios de actividades do IVP e da

CIRDD) os proveitos obtidos pela venda de grandes quantidades de produto

de menor qualidade.

O sector é fortemente regulado. Existem cinco entidades a exercer controlo

e a cobrar diferentes tipos de taxas dos operadores. O IVP, a Comissão

Inter-profissional da Região do Douro (CIRDD), a Casa do Douro, a

Alfândega e a Inspecção Geral das Actividades Económicas.

Esta situação de sobrecarga fiscalizadora e regulamentadora não é

exclusiva de Portugal pois o facto é que o vinho sempre foi um produto

intensamente regulamentado e fiscalizado. Henry Denis (Denis, citado por

Moreira, Vital) [93] declarava que “o vinho é provavelmente o mais

regulado dos produtos, sendo necessário pôr em acção muitos mais textos

legislativos e regulamentares para produzir vinho do que para construir

uma central nuclear...”. Todas e cada uma das entidades intervenientes no

sector, mantêm os seus próprios interesses, perspectivas e jogos de

influências sobre o funcionamento de um mercado já de si em retracção e

que portanto não contribuirá para o seu desenvolvimento. 38 Dados retirados de relatórios de actividades do IVP

Page 164: Redes de Arquivos /Redes Sociais

164

A área de actividade nuclear do ADP insere-se num contexto governamental

na área da Cultura. Depende com efeito deste Ministério e ainda, numa

ordem hierárquica directa, do Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do

Tombo. A dependência deste Ministério no entanto não é completamente

esclarecedora já que as características da actividade arquivística têm pela

sua natureza mais que ver com informação que propriamente com gestão

cultural. Isto explica o facto de algumas das competências específicas dos

Arquivos Distritais se situarem no âmbito de assessoria técnica e mesmo a

Lei orgânica do IAN/TT - o Decreto-Lei 60/97 de 20 de Março- definir de

forma clara a competência interventiva na política de gestão de documentos

na administração pública. O ADP insere-se portanto neste último sector

sendo sendo economicamente uma instituição de baixa competitividade

vocacionada para o serviço público. A concorrência não se verifica pelo

menos nos mesmos moldes constatados no sector privado de que são

exemplos os operadores de vinho do porto. O ambiente tecnológico é

exigente mercê da rápida evolução para o mundo digital particularmente no

que respeita a conversão de suportes (por exemplo a digitalização de

preservação e comunicação) e ainda com a utilização corrente de

documentos electrónicos.

Procurou-se estabelecer uma síntese comparativa entre as três

organizações escolhidas, a qual é representada no quadro seguinte e que foi

organizado de acordo com as seguintes variáveis: (1) a área de actividade;

(2) o grau de complexidade de mercado atendendo às respectivas áreas de

actividade (3) a especificidade das actividades nucleares consideradas sob o

ponto de vista técnico e tecnológico (4) A estratégia de coordenação entre

entidades (5) a estratégia informática dividida em três aspectos: A

estratégia de informação interorganizacional, a estratégia de sistemas de

informação organizacionais e finalmente as características da infra-estrutura

tecnológica de rede, ou seja, a tecnologia subjacente ao estabelecimento de

conexões transaccionais entre as entidades consideradas.

Tabela 4.1 – Caracterização do sector de Vinho do Porto

Organização ADP IVP EVP

Área de actividade Arquivos/documentos Sector de vinho do porto

Page 165: Redes de Arquivos /Redes Sociais

165

Complexidade de Mercado

Média Média

Especificidade das actividades nucleares

Elevada

Alta: análise técnica e laboratorial especializadas e acreditadas – NP EN ISO/IEC 17025)

Alta: Necessidade de tecnologia capaz de avaliar qualidade de produto de forma a respeitar standards impostos pelo IVP

Estratégia de coordenação

Postura proactiva relativamente a incorporação de documentos. Postura reactiva relativamente a apoio técnico, i.e., a entidade externa tem de solicitar apoio

Relativamente a EVP: Postura de fiscalização mas recentemente convertida para uma atitude de cooperação e corresponsabilização através da fórmula de “Contrato de Garantia”. Relativamente a ADP: Solicitação de apoio técnico no âmbito de gestão documental e incorporação de documentos definitivos.

Relativamente a IVP: Dependência para realização de actividade nuclear de comercialização de vinho do porto: Entre EVP: Política de mercado; concorrencial com alianças estratégicas eventuais e reposicionamento de mercado. Relativamente a ADP : Não existe neste momento.

Estratégia de informação interorganizacional

Existe uma identificação de objectivos estratégicos e operativos estando para alguns deles definidos requisitos de informação. É o caso da gestão de utilizadores, gestão de incorporações e apoio técnico externo e comunicação de documentos

A instituição desenvolveu uma análise profunda de requisitos de informação tanto interna como externa centrada no controlo de qualidade do vinho do porto assim como no seu desempenho nos mercados nacional e internacional

Não foi inteiramente esclarecido este ponto na recolha de dados efectuada. No entanto dispõem de especificações técnicas detalhadas relativamente a enologia, ou seja, castas, metodologias agrícolas e tecnologias associadas a todo o ciclo embrionário e produtivo do vinho do porto.

Estratégia informática

Estratégia de sistemas de informação

Não existe neste momento um sistema automatizado e coerente que sustente as necessidades de informação identificadas. São utilizadas aplicações pontuais e sem comunicação entre si

A instituição desenvolveu um sistema de informação de grande porte que apoia as funções nucleares de controlo administrativo e tecnológico de vinho do porto. Este sistema suporta nomeadamente processo designada por “circuito administrativo de amostras” que corresponde a avaliação analítica e sensorial de amostras do produto entregues pelos operadores e ainda a gestão de contas correntes de operadores. Adquiriu ainda outros sistemas que apoiam as funções de gestão de unidades de negócio. O EDI foi equacionado mas abandonado.

Desenvolvimento/Aquisição de sistema de informação de grande porte de apoio à produção e armazenamento, integrado com a comercialização do produto. Desenvolvimento / Aquisição de sistema de apoio à área de enologia e relativamente aos processos específicos de controlo de qualidade do produto. Este sistema obedece aos parâmetros impostos pelo IVP. O EDI foi aplicado mas abandonado

Page 166: Redes de Arquivos /Redes Sociais

166

Infra-estrutura tecnológica de rede

Contactos telefónicos, CTT, fax e email. Estrutura de rede e não de aparelho; relações transaccionais apenas e de proximidade. Não são exercidos controlos. Não há estratégia de comunicação digital ou baseada em rede. Apenas são utilizados correio electrónico, fax e CTT. O ADP não tem colaboradores especializados em informática nem estes estão contemplados no quadro de pessoal. Este facto associado à escassez orçamental nesta rubrica constitui um grave impedimento ao desenvolvimento do seu sistema de informação

O sistema utilizado é relacional e assenta numa arquitectura AS/400. Relativamente às EVP não há ainda qualquer estrutura de comunicação e interacção electrónicas. As transacções processam-se de parte a parte através de email, ctt, fax, telefone. Foi criado um portal específico gerido pelo IVP para o sector no qual decorrem algumas transacções mediante acesso controlado(log-in e password) como informação sobre contas correntes. Está prevista a automatização de algumas transacções através de processos de comércio electrónico via internet.

Com outras EVP’ este aspecto é desconhecido Com ADP: Não existe. Apenas foram dadas informações funcionais e não técnicas sobre os sistemas utilizados. A empresa estudada (Ferreira) possui no entanto uma rede privada que une as diversas empresas pertencentes ao grupo SOGRAPE a que pertence.

Destacam-se ainda os seguintes aspectos:

1/ A diferença de posicionamento económico e consequente ajustamento de

sistemas de informação entre o ADP e o IVP por um lado e EVP por outro.

No primeiro caso ambas as organizações se enquadram no sector público e

portanto de baixa competitividade em que o objecto de negócio não

consiste em realizar capital mas sim assegurar actividades reguladoras num

caso, essencialmente técnicas no outro. A EVP ao contrário integra o sector

privado com objectivos lucrativos, consistindo portanto numa organização

de elevada competitividade.

2/ Devemos distinguir ao longo desta análise e particularmente no desenho

de Rede Interorganizacional de Arquivos (RIA) que existem dois tipos de

empresas de vinho do porto: As grandes empresas concentracionistas que

ocupam fatias de mercado próximas dos 90% e as pequenas empresas,

quase todas localizadas na região demarcada que possuem características

de pequena empresa quase familiar e que portanto não detêm

possibilidades de concorrência efectiva no mesmo plano que as anteriores.

Precisamente por isso e pela habitual escassez de meios e conhecimentos

técnicos, não é possível a essas empresas, pelo menos neste momento, a

Page 167: Redes de Arquivos /Redes Sociais

167

adesão a uma estrutura exigente de tecnologias de informação e

comunicação..

3/ As grandes empresas que operam no sector não se dedicam

exclusivamente à produção e comercialização de vinho do porto. Tem

actividades económicas diversificadas, alargadas a vários produtos vínicos

ou alcoólicos. A razão para isso é que como atrás explicado, o facto da

produção de vinho do porto ser insuficiente para, por si só assegurar o

enriquecimento e capitalização de uma empresa que opere neste sector. A

produção de vinho do porto é limitada, estando a área física de plantio

circunscrita a uma área territorial delimitada e sem hipótese de

alargamento, sendo a expansão produtiva apenas possível através de

progressão de técnicas agrícolas e enológicas. Mesmo assim os ganhos

obtidos com a tecnologia podem ser aleatoriamente perdidos em função de

variáveis climatéricas que constituem um factor de constrangimento da

actividade agrícola. Há portanto um equilíbrio produtivo dificilmente

alterável.

Para melhor explicitação da realidade percepcionada no universo de rede

estabelecido foi elaborado um diagrama de classes (figura 4.1) em que se

pretende exprimir as entidades existentes e as respectivas relações entre

elas estabelecidas. Este diagrama é o primeiro de uma série de modelos

construídos para suporte do processo analítico e que se encontram quer no

texto ou nos anexos incluídos no final deste trabalho. A base metodológica

seguida é a modelação UML parcialmente baseada em extensões Eriksson -

Penker [40] e na perspectiva apresentada por estes autores de analisar um

sistema de acordo com diversas vistas ou perspectivas diferentes desse

sistema: por outras palavras, cada diagrama foca uma determinada

interacção específica do objecto analisado no contexto de uma determinada

vista sistémica. Essa vista é naturalmente sempre parcelar visto que um

modelo constitui uma representação e portanto uma aproximação de uma

determinada realidade, neste caso, uma rede39. Neste contexto serão

incluídos para além deste diagrama de topo que representa as classes

existentes na rede/sistema, diagramas de objectivos, diagramas de

processos, diagramas de actividades e ainda diagramas actores/papéis.,

39 Ao longo deste trabalho considera-se que uma rede tem propriedades sistémicas podendo como tal ser cons iderada (ver cap.2) [81] [82]

Page 168: Redes de Arquivos /Redes Sociais

168

A leitura deste diagrama é feita da seguinte forma: Um agente regulador

fiscaliza vários operadores e avalia a qualidade de um produto – neste caso

o vinho do porto. Esta acção implica a protecção da reputação e qualidade

desse mesmo produto.

Tanto esta entidade reguladora como os operadores operam em mercados

divididos de acordo com as suas características alfandegárias e comerciais.

Normalmente esta divisão é baseada em nacionalidades ou áreas

económicas gerais, por exemplo, UE, Inglaterra, Benelux, EUA, Canadá, etc.

As duas entidades operam nesses mercados com objectivos diferentes: uma

com propósitos comerciais e a outra com objectivos reguladores e

promocionais. Ambas as entidades participam em processos

interorganizacionais nos quais são produzidos documentos. Esses

documentos são geridos por unidades de informação de arquivo

especializadas com capacidade para operar em rede.

Os processos decorrem na rede interorganizacional sendo os documentos

produzidos aí disponibilizados.

O p e r a d o rA g e n t e R e g u l a d o r

Un idadeIn fo rmaçãode Arquivo

Documen toRede

M e r c a d o

P r o d u t o

P r o c e s s o

D iag rama

1

*

regu la /es tuda

*

1

t ransacc ionaEm

*

* re lac iona-s e C o m

1 *

1

1

*

1fab r i ca

*

* part icipaEm

1

*

apoia*

1 . . *

*

*

*

1

operaEm

1. . *

1

*1éColocadoEm

1

*

part icipaEm

aval ia /protege

gere

*

1

éGeridoEm

apoia

f i sca l i za

p r o d u z

Figura 4.1 - Diagrama de classes do universo analisado

Page 169: Redes de Arquivos /Redes Sociais

169

4.2 Metodologia utilizada

O objectivo principal deste trabalho é a concepção de uma rede inter-

organizacional de arquivos. Para atingir este objectivo, estabeleceram-se

dois objectivos específicos onde, numa perspectiva de “Soft Systems

Methodology” se pretendeu investigar:

1. a aplicabilidade da abordagem de RAS na análise e concepção de uma

rede de arquivos, envolvendo as entidades sistema de arquivo e sistema de

informação.

2. a aplicabilidade de métodos de modelação do negócio da engenharia

informática à análise de processos interorganizacionais na área dos arquivos

Destes objectivos de investigação específicos decorre naturalmente a

avaliação da aplicação combinada destas duas abordagens.

Como corolário deste processo propõe-se um modelo conceptual de rede de

arquivos que englobe requisitos de natureza tecnológica – apropriados às

características específicas do universo em estudo – e requisitos de meta-

informação aplicada tendo em consideração as vistas de identificação,

integridade e autenticidade de documentos produzidos numa perspectiva de

realização de transacções interorganizacionais jurídica e socialmente

válidas.

Os procedimentos seguidos enquadram-se no âmbito metodológico de

Ciências Sociais, exigindo portanto a recolha de dados de forma a obter um

corpus de informação considerado suficiente para permitir concretizar as

metas definidas. O processo foi indutivo e empiricamente baseado na

recolha de dados através de processos que a seguir descrevemos. A

macroperspectiva adoptada foi de “grounded theory” [49] em que se vão

recolhendo dados e em função da sua análise redefinindo pistas de trabalho

e subsequente área de recolha de outros conjuntos de dados eventualmente

adaptados a essas novas pistas de investigação. Esta via de trabalho

pareceu mais adequada atendendo às contingências experimentadas de (1)

inadequação de recolha directa de dados atendendo à constatação da

insuficiência e incorrecção que os mesmos apresentavam. (2) a incerteza

dos resultados que seriam obtidos considerando-se ser a primeira vez que

se aplicava esta abordagem para este propósito específico. A utilização

desta metodologia por ser mais flexível permitiu corrigir a redireccionar os

Page 170: Redes de Arquivos /Redes Sociais

170

caminhos numa primeira fase definidos em função dos resultados que se

iam obtendo. A escolha dos processos como plataforma de identificação de

actores não obedeceu a qualquer base estatística, ou a hipóteses colocadas

previamente mas antes a informação qualitativa, baseada em dados

recolhidos que indicavam a pertinência da sua potencial inclusão no estudo

de caso considerando a sua relevância do ponto de vista de transacções

mantidas entre as organizações. Apenas um exemplo: Algumas questões

quanto a interacções informais de actores no decorrer de processos

interorganizacionais surgiram apenas após a constatação de que a

modelação de alguns processos apresentada aos actores neles participantes

não era por eles consideradas como inteiramente correctas, apesar das

diversas actividades terem sido modeladas de acordo com dados recolhidos

através de entrevistas realizadas a esses mesmos actores. Este facto levou

à formulação de outras perguntas que permitissem dirigir o caminho da

investigação para a possibilidade de lateralização de alguns passos

formalmente declarados, por acções informais que os actores empreendiam

por julgarem dessa forma acelerar o processo.

4.2.1 Métodos de recolha de dados

Os métodos de recolha de dados utilizados foram essencialmente os de

observar os actores, isto é constatar através da observação directa o

exercício de actividades de actores; a entrevista semi e não estruturada e

ainda o questionário [104]. Verificou-se, no entanto, que este último

método não era uma solução eficiente. Foi elaborado inicialmente um

questionário que pretendia servir de teste, ou seja aferir da apetência dos

actores para responder de forma expedita e precisa às questões sugeridas.

No entanto os resultados mostraram que esta não era uma via a seguir.

Primeiro porque o tempo de resposta era demasiado longo e esta apenas se

verificava quando eram os actores insistentemente solicitados a fornecê-la.

Segundo porque na maior parte dos casos foram apresentadas dúvidas

quanto ao significado das perguntas, dúvidas essas apenas supridas com

prolongados esclarecimentos presenciais. Na verdade constatou-se uma

Page 171: Redes de Arquivos /Redes Sociais

171

inadequação do universo semântico dos entrevistados às questões

formuladas apenas ultrapassável por interacção presencial.

Por outro lado foi aproveitado o grupo de trabalho dentro do IVP que tinha

sido constituído para a realização do projecto de implementação de sistema

de arquivo para o qual o ADP tinha sido solicitado. Este grupo integrava

representantes das diversas unidades orgânicas e funcionais do IVP,

estando portanto representados todos os actores identificados que

compõem a rede em estudo.

4.2.2 Nivel de agregação e envolvimento de actores

O nível de actores escolhido, e este pode ser qualquer nível de agregação,

foi a de unidade funcional que nos pareceu o mais adequado pelas

seguintes razões: (1) Caso o nível de refinamento aumentasse passando-se

portanto para o de actor individual, seria constituído um universo

demasiado numeroso para dar uma imagem representativa de estrutura

social atendendo a que a entidade que se pretendia explorar era a de rede

interorganizacional. (2) por outro lado uma aproximação com maior grau de

abstracção, p.ex., o nível de função seria inadequado por não proporcionar

o nível de detalhe suficiente que permitisse concluir ou recolher dados

suficientemente detalhados para eventuais conclusões. Desta forma optou-

se pela unidade funcional situada entre o nível funcional e individual.

Os elementos seleccionados eram abordados individualmente ou em grupos,

fossem eles organicamente similares ou diferentes. Por outras palavras, as

reuniões eram realizadas estando sempre presente o entrevistador e um ou

mais representantes de uma unidade funcional determinada ou uma ou

mais unidades funcionais determinadas. Haveria portanto um cenário em

que os actores 1 e 2 da unidade A estariam presentes, e outro cenário

complementar em que seriam entrevistados os actores 1 e 3 das unidades A

e B, por exemplo.

Os resultados práticos das entrevistas eram posteriormente apresentados

aos membros do grupo convidando-se os mesmos à apresentação de

correcções e propostas. Note-se que sempre se verificou participação

efectiva dos elementos cujas propostas, sugestões e correcções foram de

Page 172: Redes de Arquivos /Redes Sociais

172

forma geral integralmente incluídas de forma a refinar e aperfeiçoar o

modelo social e funcional da forma mais aproximada possível da realidade

percepcionada.

Periodicamente foram realizadas reuniões com todos os membros do grupo

de trabalho com o objectivo de proporcionar ocasião de debate e troca de

opiniões sobre os modelos apresentados, pretendendo-se potenciar

vantagens de trabalho cooperativo. Não se julgou no entanto que essas

reuniões fossem de grande utilidade, visto que em presença de um grupo

numeroso de pessoas mesmo reciprocamente conhecidas desde há tempo

considerável, a tendência de participação e expressão de opiniões era muito

reduzida relativamente a reuniões realizadas individualmente ou em grupos

sectoriais.

Antes de cada reunião geral, com antecedência de cerca de uma semana,

eram distribuídos documentos preparatórios da reunião quer fossem apenas

informativos ou requerendo intervenção dos actores. Desta forma procurou-

se optimizar o tempo dispendido com cada reunião de grupo. As entrevistas

sempre que possível não excederam uma hora.

4.2.3 Exploração da recolha de dados

O desenvolvimento da análise foi elaborado numa perspectiva base-topo.

Ou seja, em vez de se partir da estrutura social para os processos

executados dentro dessa mesma estrutura, começou-se por identificar os

processos que decorriam dentro de cada organismo, isolando-se

seguidamente os processos interorganizacionais, ou seja, que necessitavam

de interacção entre actores de vários organismos da rede para serem

levados a cabo. Esta abordagem tem a nosso ver algumas vantagens sob o

ponto de vista de análise organizacional que passamos a expor:

(1) O objectivo da análise eram os processos interorganizacionais balizados

por um propósito específico: o estabelecimento de rede de arquivos. Uma

análise que focasse inicialmente a estrutura social, i.e., as relações sociais

existentes e a sua natureza (conteúdo, substância) levaria a um tempo

excessivo de recolha de dados e ainda, julgamos, um enviesamento que

embora susceptível de ulterior correcção face ao cruzamento dos dados

Page 173: Redes de Arquivos /Redes Sociais

173

obtidos pela análise organizacional clássica, importaria em tempo de

trabalho mais elevado. Além disso constatou-se que quando questionados

sobre relações com outros actores de forma descontextualizada dos

respectivos processos funcionais formalizados e identificáveis, i.e., em que

as suas fronteiras eram inequivocamente percepcionadas pelos actores

envolvidos, havia tendência a ignorar ou não considerar relações com todos

os actores com quem efectivamente se mantinham relações. Este problema

surge de forma particularmente clara em contextos colectivos de

organizações e pode exprimir-se da seguinte forma: Um actor tende a

ignorar outro com o qual mantém relações formais mas em que haja uma

relação de dependências unidireccional, ou seja se A depende de B (pelo

menos em maior grau) mas B não depende de A, quando entrevistado B

não menciona A, mas A menciona B. Obviamente uma situação deste

género introduziria enviesamento de resultados.

(2) Realizando o inquérito a partir de uma base solidamente construída e

formalizada de processos organizacionais estabelecidos torna-se

imediatamente visível o conjunto de actores participantes. Quando

chegamos a uma fase de recolha de dados da estrutura social é-nos

possível comparar esta com os resultados obtidos na primeira fase o que

confere uma base de aferição e validação dos resultados subsequentes.

Os actores foram interrogados da seguinte forma:

Identificados os processos específicos em que participavam foram-lhes

colocadas as seguintes perguntas:

• Relativamente ao processo x, com quem contactavam formalmente

para resolver o processo.

• Relativamente ao processo x, com quem contactavam informalmente

para resolver o processo (por exemplo para acelerar ou resolver

bloqueios).

• De que forma contactavam outros actores mencionados acima:

presencialmente, telefonicamente, fax, email?

• Relativamente ao processo x, quem tomava normalmente a iniciativa

do estabelecimento de contacto?

Os resultados destas entrevistas foram tratados individual e

qualitativamente sendo utilizados para desenhar a rede que representa na

Page 174: Redes de Arquivos /Redes Sociais

174

figura 4.2 e ainda as duas matrizes de adjacência –controlo e transacção–

utilizadas para aplicação de medidas RAS.

Um último processo de obtenção de dados foi concretizado através de

consultas ao arquivo organizacional do IVP. Foram consultados documentos

primários, particularmente processos de operadores, documentos de

desenvolvimento de programas informáticos e relatórios de actividades.

Foram ainda recolhidas cópias de documentos estruturados como por

exemplo formulários utilizados em cada processo interorganizacional

identificado.

Os documentos envolvidos em transacções comuns e portanto produzidos

nos processos interorganizacionais identificados foram sistematicamente

estudados numa perspectiva diplomática, sendo os resultados

representados no anexo B.

4.3. Descrição de actores

4.3.1 Critérios de inclusão de actores

Descrevemos a seguir os actores participantes na rede interorganizacional.

O critério de inclusão da rede obedeceu ao principio nomotético baseado na

definição de actores a incluir na rede e considerando este conjunto como

limitado de acordo com critérios definidos pelo analista. Estes critérios

consistiram em:

1/ Incluir todos os actores que participavam directamente nas

transacções/processos interorganizacionais identificados,

2/ Incluir todos os actores com participação indirecta mas com influência

directa na transacção.

Esta aproximação bipolar justifica-se na medida em que há actores que são

participantes directos no processo descrito, havendo outros que não tendo

uma participação directa, i.e., não desempenham directamente quaisquer

actividades, muitas vezes determinam a forma como esse processo deverá

decorrer numa transacção específica. Por outras palavras a sua influência

não se limita a uma definição de política (o que é uma influência clara mas

não directa no sentido de participação material no processo) mas também

Page 175: Redes de Arquivos /Redes Sociais

175

na interferência casuística na forma de decurso de um processo. Por

exemplo no caso de definição de quotas de comercialização num

determinado processo de venda.

Desta forma pareceu-nos que os resultados seriam mais aproximados da

realidade. Não foram incluídos os actores que participam noutros processos

organizacionais fossem eles internos e portanto exclusivos de uma

organização, ou ainda interorganizacionais mas não relacionados com o

sector do vinho do porto, por exemplo a actividade de carácter cultural ou

ainda a promoção de feiras ou exposições. Admitimos que este

reducionismo da amostragem possam ter tido consequências negativas.

Existem com efeito descontinuidades na estrutura e comportamento quando

são alterados os níveis de agregação das unidades de análise [116]. Tratou-

se no entanto de uma opção de risco assumida e justificada pela

impossibilidade de análise sistemática e total de toda a interacção entre as

organizações consideradas.

4.3.2 Descrição de actores

Descrevem-se seguidamente os actores participantes a dois níveis:

(1) O primeiro nível reporta-se às instituições envolvidas consideradas

neste contexto como macro-actores. A análise de rede não se vai basear

nelas pelas razões acima explicitadas. Parece-nos no entanto importante

identificar e caracterizar estas organizações para melhor compreender o

contexto da análise. Neste nível serão portanto descritos o Instituto do

Vinho do Porto, o Arquivo Distrital do Porto e uma Empresa de Vinho do

Porto. Neste último caso apenas uma empresa foi analisada. Julgamos no

entanto ser possível generalizar a partir do caso observado, à semelhança

dos métodos estatísticos inferenciais, as propriedades e formas de conexão

registadas ao restante universo do sector de vinho do porto, considerando

uma uniformidade na tipologia e formas de desenvolvimento comuns em

todos os processos considerados. Essa normalização decorre naturalmente

do papel assumido pela entidade reguladora – o IVP – na determinação da

forma e substância desses mesmos processos.

Page 176: Redes de Arquivos /Redes Sociais

176

(2) Num segundo nível descrevem-se os actores, agregados ao nível de

unidade funcional, que participam na rede de acordo com os critérios de

selecção igualmente atrás explicados.

Primeiro nível

Instituto de Vinho do Porto

O IVP é uma instituição pública, dependente do Ministério da Agricultura.

Assume legalmente a forma de instituto público com autonomia

administrativa e financeira. Tem como funções nucleares assegurar a

qualidade técnica do vinho do porto sob o ponto de vista intrínseco, i.e.,

assegurando a manutenção por parte das empresas produtoras das

qualidades organolépticas e micrológicas do produto. Simultaneamente

estabelece e gere mecanismos reguladores de comercialização e afectação

de capacidades aos produtores. A cada EVP é atribuída no início do ano e

em consequência dos resultados vindímicos, uma determinada capacidade

de venda, i.e., de colocação de produto no mercado. Estas quotas são

controladas não podendo, excepto em casos excepcionais e determinados

pelo IVP, ser ultrapassadas. O controlo exercido estende-se ainda a recolha

aleatória de amostras de vinho do porto quer directamente na linha de

produção das empresas, quer ainda nas superfícies comerciais, ou seja,

empresas que apenas exercem a comercialização do produto. Ao IVP são

ainda cometidas as funções de defender a marca e imagem de marca no

estrangeiro, recolher informação sobre os mercados e o sector, desenvolver

iniciativas e programas de promoção do vinho do porto. Incluem-se neste

último caso a gestão de unidades de negócio como os solares de vinho do

Porto (Porto, Lisboa e brevemente Régua) e Lojas (Porto, Lisboa,

Aeroportos). Destaca-se um aspecto importante para a contextualização do

caso representado nesta comunicação. O IPV até cerca de 1997 assumiu

relativamente ao sector uma política baseada em procedimentos de controlo

e fiscalização. Muitas vezes designado por "polícia" do sector e sem

detrimento das reais necessidades de fiscalização, particularmente na

Região Demarcada do Douro, o IVP executava as suas funções num

posicionamento activo de controlo. Esta política era visível na própria

Page 177: Redes de Arquivos /Redes Sociais

177

orgânica interna na qual se destacava o papel de fiscalizador e a unidade

funcional fiscalização a qual assumia a maior parte dos contactos com as

empresas do sector.

No entanto a tendência tem sido uma translação da posição do papel de

fiscalizador para a de agente regulador de mercado, confiando nas próprias

empresas e na competitividade latente do mercado para manter a qualidade

do vinho do porto. Este novo posicionamento é materializado no chamado

"contrato de garantia", o qual se centra no desenvolvimento de relações

públicas e em aspectos essencialmente cooperativos de estabelecimento e

sedimentação de relações de confiança, a par de promoção do

desenvolvimento de uma política de incentivo à acreditação de qualidade.

A sua estrutura organizacional pode ser caracterizada como um híbrido

entre uma estrutura burocrática mecanicista e profissional. Isto porque

inclui um conjunto de processos repetitivos particularmente localizados em

acções de fiscalização e de análise tanto laboratorial como sensorial, as

quais são asseguradas por profissionais com elevadas qualificações e que

interactuam com instituições de investigação internacionais e de carácter

multi-organizacional (universidades, laboratórios de análise, etc.)

Arquivo Distrital do Porto

O ADP neste contexto é a organização que introduz heterogeneidade na

rede. O seu objecto de negócio é diferenciado e ele surge com relações não

permanentes com um ou dois dos restantes actores.

É um organismo público dependente do Instituto dos Arquivos

Nacionais/Torre do Tombo e do Ministério da Cultura. As suas competências

são reguladas, tal como as de todos os Arquivos Distritais, pelo Decreto-Lei

149/83 de 5 de Abril. A sua esfera de actividade no entanto ultrapassa o

domínio exclusivo de arquivos definitivos, traduzido em valorização de

património arquivístico, integrando competências na área de gestão de

incorporações, sendo estas facultativas ou obrigatórias, no apoio técnico às

instituições do distrito, verificando-se em todas as áreas de arquivos; na

conservação de documentos que inclui processos de transferência de

suporte quer analógico (microfilme) quer digital; e ainda a extensão cultural

e educativa. Esta última valência traduz-se em condução de visitas ao

Page 178: Redes de Arquivos /Redes Sociais

178

arquivo, instalações e acervos. O ADP excepcionalmente mantém ainda

cooperação com a Universidade do Porto, particularmente com o INESC-

Porto no âmbito de projectos na área de multimédia e desenvolvimento de

aplicação de descrição arquivística.

Sob o ponto de vista organizacional mantém uma forte componente

adhocrática devido a uma estrutura interna informal e polivalente bem

como pela concepção de actividades particularmente relacionadas com

assessoria técnica e valorização de património arquivístico baseadas em

estrutura de projectos. Mantém igualmente uma percentagem de burocracia

profissional dado o estatuto profissional de arquivistas (uma licenciatura e

uma especialização obrigatória) que implica normalização de qualificações.

Empresa de Vinho do Porto

A EVP (Empresa de Vinho do Porto) estudada nasceu do estudo e de

entrevistas efectuadas a duas empresas do sector, cujas estruturas

orgânicas estudadas e processos geridos são idênticos. Obteve-se portanto

um perfil de EVP baseado na análise concreta de duas empresas. A empresa

em que foi efectuada maior recolha de dados foi todavia a FERREIRA, que

pertence ao grupo SOGRAPE.

Trata-se de uma grande empresa com actividades variadas e não apenas

dedicadas ao produto vinho do porto. Possui as valências funcionais de

produção; comercialização e marketing e ainda de logística perfeitamente

desenvolvidas, a par da componente essencial nesta área de actividades de

enologia que na prática trata do apuramento da qualidade e evolução de

produto. A enologia intervém ainda na definição de técnicas de plantio e

tratamento da vinha. As características organizacionais apontam para duas

componentes essenciais; Por um lado de burocracia mecanicista reflectida

nas áreas de produção e logística e por outra de burocracia profissional

manifestadas no elevado grau de qualificação académica e técnica

necessárias para a área enológica.

Segundo nível

Os actores são seguidamente descritos da seguinte maneira:

Page 179: Redes de Arquivos /Redes Sociais

179

É dada uma identificação codificada numérica sequencial; o nome abreviado

do actor que será a sua identificação na rede. A designação do actor é o

desdobramento do campo anterior. Preferiu-se optar por este tipo de

identificação a uma exclusivamente numérica por se julgar ser mais

identificativo. É feita a descrição sintética do actor e das suas

competências; as funções que desempenha; quais os processos

interorganizacionais em que participa (referência aos processos que são

referidos a seguir) e ainda actores com que mantém relações e atributos –

forma e conteúdo de acordo com terminologia RAS- dessa conexão. Refere-

se ainda por uma questão de clarificação a macro-entidade a que cada actor

está associado. Os actores foram defin idos funcionalmente, i.e., atendendo

às funções desempenhadas na “rede”. No entanto cada actor desempenha

dentro de cada processo identificado, o qual está integrado numa função

específica, um determinado papel ou eventualmente mais que um papel

representando o conteúdo da relação estabelecida entre a díade. Há

portanto uma lógica de aproximação dupla: por um lado considera-se o

posicionamento funcional contextualizador do processo interorganizacional

em que o actor participa; paralelamente identifica-se em cada processo, o

papel ou papéis que cada actor desempenha. Há portanto um

“encapsulamento” do papel dentro do processo que por sua vez é

enquadrado pela função. Para representar a realidade referida e por vezes

cumulativamente presente nas relações observadas, foram mapeados

através de diagramas actores/papéis os papéis que cada actor desempenha

dentro de cada um dos processos identificados. Esses diagramas

encontram-se no anexo B.

Tabela 4.2 - Quadro síntese de actores participantes na rede

# Sigla Título

1 PCIVP Planeamento e controlo IVP

2 GCX Gestão de caixa 3 FISC Fiscalização

4 SAQ Auditoria de qualidade

5 ATQ Avaliação técnica de qualidade 6 GPC Gestão de património cultural

7 GINFO Gestão de informação, análise e prospectiva

8 JCP Junta Consultiva de Provadores

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180

9 PCADP Planeamento e controlo ADP

10 GINC Gestão de incorporações

11 GAT Gestão apoio técnico 12 PROD Produção

13 MARKT Marketing

14 COM Comercialização 15 APROV Aprovisionamento

16 ENOL Enologia

17 PCIVP Planeamento e controlo EVP

# 01

Id_Actor: PCIVP

Título: Planeamento e controlo

Entidade na rede: Instituto do Vinho do Porto

Descrição: Entidade responsável por gestão do IVP e das suas actividades. Equivale organicamente à Direcção do IVP

Funções: Executa a política do governo para o sector aplicando as suas competências de planear actividades, processos primários e regulamentar processos de suporte

Processos em que participa:

Indirectamente em todos, na medida em que é actor distribuidor de tarefas e regulador dos sistemas de actividades do IVP. Directamente lidera processos de desenvolvimento de coordenação interorganizacional

# 02

Id_Actor: GCX

Título: Gestão de caixa

Entidade na rede: Instituto do Vinho do Porto

Descrição: Corresponde a Se rviço de Tesouraria

Funções: Arrecadar proveitos e remir custos produzidos pelo IVP

Processos em que participa:

12-Vender selos de garantia

# 03

Id_Actor: FISC

Título: Fiscalização

Entidade na rede: Instituto do Vinho do Porto

Descrição: Organicamente corresponde à Direcção de Serviços de Fiscalização

Funções: Compete -lhe a coordenação e iniciativa de acções de fiscalização no plano administrativo e operativo, no sentido de

Page 181: Redes de Arquivos /Redes Sociais

181

garantir a credibilidade continuada do produto através de práticas de produção, armazenamento e comercialização normalizadas. Compete -lhe igualmente analisar, e intervir em situações de ilegalidade ou suspeita da mesma por parte de operadores (EVP) no que toca a actividades no sector.

Processos em que participa:

03 - aprovar roupagens 05 - Autorizar comercialização externa 06 - Registar nova EVP 08 - Prestar serviços não analíticos

# 04

Id_Actor: SAQ

Título: Serviço de Auditoria de Qualidade

Entidade na rede: Instituto do Vinho do Porto

Descrição: Corresponde ao Serviço do mesmo nome que funcionou anteriormente sob o formato de célula de auditoria de qualidade

Funções: Processamento de circuito administrativo de amostras – processo subjacente a análise de amostras de vinho do porto para aprovação e renovação de registos-. Fiscalização de pontos de venda. Desenvolvimento de novo tipo de relacionamento e de responsabilização das empresas de vinho do porto.

Processos em que participa:

08 - Prestar serviços analíticos 09 - Inspeccionar EVP 10 - recorrer de decisões sobre amostras

# 05

Id_Actor: ATQ

Título: Avaliação técnica de qualidade

Entidade na rede: Instituto do Vinho do Porto

Descrição: Corresponde à Direcção de Serviços Técnicos

Funções: Avaliar sob o ponto de vista sensorial e laboratorial se a qualidade do vinho do porto analisado está conforme com padrões estabelecidos por lei. Assegurar a investigar evolução organoléptica do vinho do porto. Emitir correspondentes certificados de qualidade. Proceder a investigação experimental no sobre a composição do vinho do porto.

Processos em que participa:

05- Autorização comercialização externa 08- Prestar serviços analíticos 09- Inspeccionar EVP 10- recorrer de decisões sobre amostras

# 06

Id_Actor: GPC

Título: Gestão de património cultural

Entidade na rede: Instituto do Vinho do Porto, Empresa de Vinho do Porto

Page 182: Redes de Arquivos /Redes Sociais

182

Descrição: Corresponde às funções de arquivo histórico, centro de

documentação e biblioteca

Funções: Gerir o património cultural, nomeadamente o arquivo a biblioteca e o centro de documentação. Assessorar culturalmente as iniciativas externas, nomeadamente participação em eventos permanentes ou ocasionais. Por delegação de competências nominal tem como tarefas acrescidas, a gestão da formação e a coordenação do sistema de arquivo do IVP. No contexto da EVP desenvolve igualmente funções de gestão de biblioteca, centro de documentação e arquivo

Processos em que participa:

01 – Gerir incorporações 02 – Gerir sistemas de arquivo

# 07

Id_Actor: GINFO

Título: Gestão de informação, análise e prospectiva

Entidade na rede: Instituto do Vinho do Porto

Descrição: Corresponde a um gabinete de estudos estatísticos sobre produção e comercialização do vinho do porto.

Funções: Recolher dados internos (a partir do AS400) e externos a partir de empresas de vinho do porto a que são dirigidos inquéritos estatísticos e pedidos de fornecimento de informação. Processar esses dados de forma a produzir informação sobre a situação do mercado e da produção. Proceder a “análise interpretativa aprofundada e analítica das informações estatísticas que facilitem um conhecimento antecipado dos comportamentos do mercado do vinho do porto”.

Processos em que participa:

11 – Trocar dados sobre mercados

# 08

Id_Actor: JCP

Título: Junta Consultiva de provadores

Entidade na rede: Nenhuma. A junta é um órgão que pelas suas funções de avaliação de recursos tem representantes do IVP e Empresas do sector. Inclui representantes do sector público e privado.

Descrição: Órgão colegial que reúne por interposição de recurso com o fim de analisar o vinho sujeito a pendências

Funções: Prova amostra de vinho que tenha sido reprovada com o fim de dar parecer vinculativo e pericial sobre o mesmo. É elaborado um relatório com o resultado do exame de que é dado conhecimento ao IVP para efeitos de informação e validação.

Processos em que participa:

10 – Recorrer de decisões sobre amostras

Page 183: Redes de Arquivos /Redes Sociais

183

# 09

Id_Actor: PCADP

Título: Planeamento e controlo

Entidade na rede: Arquivo Distrital do Porto

Descrição: Corresponde organicamente à Direcção, exercida singularmente, do ADP

Funções: Planear e controlar segundo plano de actividades por si definido. Intervir em decisões, entre outras, de cooperação institucional ao nível de incorporações e assessorias técnicas

Processos em que participa:

01 – Gerir incorporações 02 – Gerir sistemas de arquivo

# 10

Id_Actor: GINC

Título: Gestão de incorporações

Entidade na rede: Arquivo Distrital do Porto

Descrição: Função virada para o exterior e repostando-se a imcorporações tanto obrigatórias como facultativas.

Funções: Gerir incorporações de núcleos documentais destinados a serem incorporados no ADP definitiva ou provisoriamente, encontrando-se neste último caso, em trânsito para outra organização de acordo com protocolos estabelecidos. As incorporações podem ser obrigatórias, sendo desse caso a iniciativa da organização solicitante, ou facultativa tomando neste caso o ADP a iniciativa do processo.

Processos em que participa:

01 - Gerir incorporações

# 11

Id_Actor: GAT

Título: Gestão de apoio técnico

Entidade na rede: Arquivo Distrital do Porto

Descrição: Apoio técnico sob a forma de assessoria, análise organizacional e de processos, aconselhamento e acompanhamento de implementação de solução proposta.

Funções: Empreende análise diagnóstico de sistemas de organizações que solicitam apoio ao ADP. A sua esfera de actividades estende-se a arquivos históricos, processos de avaliação e gestão documental e de uma forma geral de análise/diagnóstico de sistemas de informação de arquivo. Os procedimentos seguem um fluxo de trabalho normalizado embora sejam admitidas excepções de acordo com as características da entidade solicitante e a meta por ela desejada/apontada. O actor

Page 184: Redes de Arquivos /Redes Sociais

184

coordena o processo juntamente com um actor designado pela entidade solicitante que deverá ser envolvido interactivamente no processo, assumindo a tomada de decisão e a sua implementação/ aplicação, sempre que se verificar essa necessidade. O Actor GAT tem apenas uma posição transaccional e nunca de controlo o a qual de resto seria impraticável atendendo ao facto de que a acção se desenrola numa entidade externa.

Processos em que participa:

02 – Gerir sistemas de arquivo

# 12

Id_Actor: PROD

Título: Produção – produtores

Entidade na rede: EVP – FERREIRA

Descrição: Actor que executa actos de conservação e alteração de estado de armazenamento de produto. Na prática o vinho é mantido primeiro em cubas procedendo-se depois ao engarrafamento e embalagem para expedição. Tem também o sector de “secos” que trata da logística aquisitiva relativa a todos os produtos não vinícolas com rolhas, embalagens, etc.

Funções: Armazena e engarrafa vinhos. Assegura as duas logísticas designadas por secos (rolhas, embalagens...) e vinhos. Diariamente o actor COM emite encomenda que é colocada na rede no sistema de informação. Esta encomenda é impressa produzindo uma listagem designado por “folhas de produção diárias” Aí o produto é designado por um código identificativo, registo, nº cliente e tipo de vinho. O actor reune-se semanalmente com COM, APROV, ENO para realizarem o “plano de encomendas” semanal. Para prepara a reunião na 6ª é emitido o pré -plano de encomenda que contém todos os serviços (encomendas) em carteira.

Processos em que participa:

09 - Inspeccionar EVP

# 13

Id_Actor: MARKT

Título: Marketing

Entidade na rede: Empresa de Vinho do Porto

Descrição: Actor que coordena e gere a actividade de promoção e aquisição de clientes e expansão de mercados para colocação do produto

Funções: Contactar clientes, Organizar acções tendentes a divulgar e promover o produto, no sentido de aumentar a carteira de clientes e expandir o mercado. Gere normalmente contactos com meios de comunicação e relações públicas.

Processos em que participa:

N/A

Page 185: Redes de Arquivos /Redes Sociais

185

# 14

Id_Actor: COM

Título: Comercial – Vendedores e logística

Entidade na rede: Empresa de Vinho do Porto

Descrição: Actor que trata essencialmente do aspecto logístico das encomendas e da expedição. Não angaria encomendas, sendo esse aspecto deixado ao Marketing. Tem com este actor uma relação adjacente.

Funções: Trata da parte administrativa e logística necessária à comercialização do produto. Consegue as autorizações para comercialização, emitindo os documentos necessários para esse efeito. Solicita aprovação de roupagens. Estabelece os preços juntamente com o Marketing. Este actor transmite as tendências de mercado e é em função delas, do contexto vindímico, da qualidade do vinho que são decididas plataformas de preços. A Administração no entanto tem a última palavra obedecendo a critérios estratégicos. A Comercial reúne com o Marketing, Enologia e com a Produção para estabelecerem o plano de produção semanal

Processos em que participa:

03 - Aprovar roupagens 04 - Autorizar comercialização interna 05 - Autorizar comercialização externa 11 -Trocar informação sobre mercados

# 15

Id_Actor: APROV

Título: Aprovisionamento

Entidade na rede: Empresa de Vinho do Porto

Descrição: Actor que se ocupa dos aspectos logísticos relacionados com a produção e armazenamento de produto: Tradicionalmente divide a sua actividade em dois sectores: secos (relativos a materiais de manutenção do produto como rolhas, contentores...) e molhados (constituído por tudo que tem a ver com o armazenamento directo do vinho e aguardente)

Funções: Receber o vinho proveniente do Douro e armazená-lo de forma adequada e eficiente durante o tempo que for necessário. No caso do Vinho do Porto esse período denominado de repouso, pode ser muito longo o que obriga a medidas específicas de armazenamento. Deve responder às solicitações de encomendas formuladas diariamente (articulação com comercialização por forma a evitar atrasos.

Processos em que participa:

12 - Vender selos de garantia

# 16

Id_Actor: ENOL

Título: Enologia – gestor de qualidade

Page 186: Redes de Arquivos /Redes Sociais

186

Entidade na rede: Empresa de Vinho do Porto

Descrição: Gere todo o ciclo de vida do vinho até este ser comercializado. A sua tarefa inicia-se na fase de pré -vindima, organizando-a de acordo com factores como a estratégia da Empresa veiculada pela Direcção ou as tendências de mercado fornecida pelo actor COM. (Saliente -se a lei do terço, i.e., para vender 100 litros, o operador tem de produzir 300). Esta obrigação prende-se com a gestão das capacidades de vinho colocadas no mercado e ainda com a necessidade do operador ter reserva de capacidade. Este actor na prática assegura a conformidade do vinho com normas e características organolépticas do vinho do porto. Este processo começa quando ainda o vinho está na terra. As suas competências cessam a partir do momento em que o vinho é vendido a não ser quando surge alguma reclamação caso em que intervém para justificar ou esclarecer. Este actor está estreitamente ligado com a produção na medida em que aí tratam de produzir o vinho de acordo com as regras impostas pela Enologia. Na produção é gerido o stock de vinho para vendas. É também aí que se realizam operações triviais sobre o vinho do porto, tais como o engarrafamento. A enologia relaciona-se com os actores COM, MARKT e PROD da seguinte forma: o COM refere as tendências do mercado (por ex., ruby ou tawny) e as quantidades, (por ex., se consegue vender “n” garrafas). A enologia trata de produzir vinho nessas quantidades e características, A PROD diz se tem capacidade para o fazer. A direcção (PCEVP) tem direito de veto que às vezes exerce. Por exemplo se todos os outros actores estão de acordo em produzir 1000 garrafas a DIR pode indeferir por a estratégia delineada ser diferente. O processo de análise do vinho do porto amazenado é contínuo sendo regularmente extraídas amostras para serem analisadas e provadas.

Funções: Gerir a produção do vinho desde a preparação do terreno até ao engarrafamento, sob o ponto de vista tecnológico organoléptico e laboratorial.

Processos em que participa:

08 – Prestar Serviços analíticos 10 - Recorrer de decisões sobre amostras

# 17

Id_Actor: PCEVP

Título: Planeamento e Controlo (EVP)

Entidade na rede: Empresa de Vinho do Porto

Descrição: Corresponde organicamente à Direcção da EVP

Funções: Planear e controlar segundo plano de actividades definido. Intervir em decisões, entre outras, de estabelecimento de preços, cotas de mercado, mercados preferenciais e estratégias de produção.

Processos em que participa:

06 – Registar nova EVP [01 – Gerir incorporações] [02 – Gerir sistemas de arquivo]

Page 187: Redes de Arquivos /Redes Sociais

187

4.4 Análise de estrutura social (RAS)

4.4.1 Introdução

É necessário esclarecer como entendemos a entidade complexa observada:

Uma rede pode ser considerada como um sistema com várias vistas ou

perspectivas as quais são prefiguradas quer pelo ponto de vista de um

observador – considerado aqui tanto na acepção de cliente externo ou

utilizador/participante interno – como de diferentes contextos de

desenvolvimento e inserção de diferentes estruturas e acções. Uma

primeira vista contém os actores e as conexões que os unem. Estas

relações consistem em forma e conteúdo. O conteúdo reporta-se ao tipo

substantivo da relação representado pelas conexões as quais são de vários

tipos individuais, i. e, permitem a comunicação de tipos de recursos através

de formas que são variáveis. Por ex., um recurso de informação pode ser

transmitido por um actor A para um actor B voluntariamente e nesse caso a

relação será um elo que se estabelece entre estes dois actores. No entanto

a comunicação desse recurso pode assumir carácter de obrigatoriedade

imposta quer por um dos actores envolvidos quer por uma entidade

diferente, porventura externa à rede (por ex., o quadro normativo e

legislativo em que a rede se integra), sendo nesse caso uma relação de

controlo. Ainda como último exemplo, a informação pode ser recíproca ao

ser trocada simetricamente por dois actores. Numa única relação podem

coexistir estes diferentes tipos de conteúdos sendo nesse caso uma relação

multiplexa.

Uma segunda vista respeita à componente operativa do sistema, i.e., onde

são executados processos [40], incluída em relações entre actores das

quais constitui o conteúdo. Estes actores, que se podem hierarquizar em

subprocessos e actividades/acções (elementos atómicos dos processos), são

necessariamente influenciados pela forma e conteúdo das relações

estabelecidas. Por exemplo, e como veremos adiante, a introdução de uma

tecnologia destinada a automatizar um processo existente entre dois

actores da rede estudada, foi apenas possível quando a relação que os

ligava se modificou deixando de ter características de controlo e passando a

revestir-se de carácter transaccional. Neste caso a forma de gestão do

Page 188: Redes de Arquivos /Redes Sociais

188

processo dependeu directamente da relação que ligava os actores

participantes da mesma.

Uma terceira perspectiva, que é essencial considerado o objecto nuclear

deste trabalho, compreende os documentos, i.e., os subprodutos das

actividades acima referidas, ou se quisermos ainda, os objectos criados e

manipulados nos processos.

Estando estas diversas vistas interligadas, uma vez que constituem

perspectivas sistémicas de uma mesma realidade – a rede ou sistema em

si– qualquer alteração numa delas resulta em modificações nas restantes o

que poderá permitir introduzir alterações controladas de forma a atingir

resultados pretendidos. Consequentemente a análise efectuada no contexto

de qualquer uma destas vistas poderá retornar resultados potencialmente

esclarecedores e aplicáveis em qualquer das restantes.

A rede de estudo enquadra-se num quadro determinador legal que

estabelece de forma impositiva as relações existentes. Esta situação

embora redutora das potencialidades de análise RAS, não invalida o facto

de que a forma como as relações são estabelecidas podem diferir atendendo

às formas empregues para a sua aplicação. A atitude de um actor

relativamente a um determinado processo inserido numa conexão pode, por

exemplo, ser de controlo mas eventualmente flexibilizado de forma a

estabelecer simetria no desenrolar do processo. Alternativamente uma

mesma conexão realizada com um actor que à partida se mostra hostil

(quer pelo seu histórico de irregularidades praticadas, quer por

posicionamento de desrespeito sistemático de regras preconizadas) pode

ser deliberadamente assimetrizada, ou seja, não ser dada margem de

manobra para a concretização do processo. Estas opções são importantes

no que respeita ao desempenho de uma organização e respectiva avaliação.

Os recursos circulantes existentes na rede são essencialmente de dois tipos:

informação e documentos. Há serviços que são prestados mas sempre em

função de um elemento integrado numa das categorias referidas, o qual

desencadeia a acção. Salientamos que a dicotomia informação/documento é

deliberadamente introduzida, embora se considere um documento como um

objecto informacional embora com características tão específicas que a sua

autonomização em termos de definição de rede é, a nosso ver, justificada.

Page 189: Redes de Arquivos /Redes Sociais

189

Um terceiro aspecto reside no objectivo desta análise atrás referido (secção

4.2).

Não foram recolhidos neste trabalho suficientes dados que permitissem

determinar aspectos informais, i.e., não declarados institucionalmente40,

relativamente a formas de trabalho e comunicação entre actores quer

individuais quer funcionais. Identicamente não foram identificados factores

de prestígio pessoal de actores individuais susceptíveis de influenciar rede

social e, consequentemente, eventuais decisões sobre a arquitectura de

rede de informação e de arquivos. Salientamos no entanto a importância

que estes factores representam no comportamento organizacional.

Considerando a articulação dos objectivos determinados para este trabalho,

propusemo-nos seguir uma via de análise que potenciasse algumas das

medidas RAS que julgadas mais adequadas. As aplicações consideradas

para esta abordagem eram por um lado descritivas, i.e., permitiam uma

apreensão real e caracterizadora da estrutura social em que decorrem os

processos interorganizacionais identificados. Procurou-se também uma

abordagem prescritiva em que fossem dadas pistas para eventuais

possibilidades de soluções. Neste sentido as interrogações formuladas foram

as seguintes:

• Que medidas RAS permitem percepcionar na estrutura social

representada potenciais bloqueios ao óptimo desempenho de

processos identificados.

• Que medidas RAS permitem definir possíveis caminhos para

alterações na estrutura social que venham a potenciar a eficiência da

camada transaccional organizada em rede.

Não se esperava que a resposta a estas questões –caso a houvesse- fosse

completamente original, visto que o processo de análise social foi realizado

a partir da identificação de processos e não o contrário. Nestas

circunstâncias a informação sobre o funcionamento desses processos assim

como a detecção de situações consideradas como susceptíveis de alteração

já existia e foi tida em conta quando realizada a análise RAS. Os resultados

desta deverão ser avaliados em função da sua concordância ou discordância

com os resultados obtidos do primeiro nível de análise empreendido bem

40 Entre estes aspectos inclui-se o organigrama informal das organizações, ou seja, a forma como realmente decorrem e se processam as actividades. [cf. 92]

Page 190: Redes de Arquivos /Redes Sociais

190

como o grau de eventual refinamento que pudessem eventualmente

acrescentar. Qualquer que fosse o resultado este permitiria aferir, pelo

menos em parte, da vantagem de aplicar esta metodologia a este caso

concreto e ainda concluir da possível vantagem em aplicações futuras e em

cenários idênticos ou diferentes.

Para o efeito os dados recolhidos foram inscritos numa matriz bimodal e

simétrica [121], sendo um modo a adjacência de actores e o segundo modo

a afiliação em eventos ou neste caso concreto em cenários jurídicos de

operação: o sector público e o sector privado. Julgou-se ser esta uma

afiliação útil na medida em que poderia permitir refinar as observações

realizadas no primeiro modo matricial, nomeadamente sob o ponto de vista

de dinamismo e iniciativa na rede. O primeiro modo da matriz foi elaborado

como uma matriz/grafo não direccionado sendo a informação dicotomizada

na simples presença ou ausência de um actor num determinado processo.

Julgou-se que, neste caso a direccionalidade, introduziria um factor de

enviesamento visto que, como atrás se disse, as acções da rede decorrem

num ambiente semicontrolado em que não existe opção de relacionamento

(por exemplo, se a entidade EVP desejar vender o seu produto tem

forçosamente de estabelecer uma relação com a entidade IVP, não lhe

sendo permitida possibilidade de escolha). No entanto para a representação

ser o mais fiel possível foi necessário valorar as relações entre actores, ou

seja, o grafo/matriz foi ponderado. Este procedimento foi justificado pelo

facto de se ter constatado que as relações estabelecidas não possuíam

idênticas características: enquanto dois actores se relacionavam por vezes

em mais que um processo interorganizacional, outros havia em o

estabelecimento de relação comportava apenas um único processo. Nestas

circunstâncias foram contadas o número de vezes que cada díade (conjunto

de dois actores) estava presente num determinado processo sendo esse

número cardinal utilizado para valorar a linha/ relação estabelecida entre

esses actores.

Após esta tarefa estar concluída foi necessário seleccionar de entre as

possibilidades de análise dos dados recolhidos as mais adequadas a este

caso concreto, visto que nem todas são adequadas aos objectivos

formulados e por outro lado, a aplicar-se todas as medidas apenas

retornaria uma descrição exaustiva e sem grande interesse para os

Page 191: Redes de Arquivos /Redes Sociais

191

objectivos do trabalho. Utilizando como base experiências relatadas[3][53]

optou-se neste contexto por utilizar as seguintes medidas:

(1) Medidas gerais para caracterizar a rede como um conjunto em que se

incluem a sua coesão, densidade e transitividade

(2) Medidas individuais que tomam como referencial cada actor individual e

as suas tipologias conectivas com o restante conjunto. Dentro destas foram

escolhidas: (2.1) Adjacência, (2.2) Geodésicos, (2.3) Conectividade e (2.4)

Fluxo Máximo utilizadas para caracterizar e descrever os actores individuais

o ponto de vista de coesão na rede: As medidas de centralidade foram

utilizadas para determinar os actores nucleares na rede, entendendo-se por

isso aqueles que participam em maior número de processos e portanto se

podem considerar como essenciais para o desenvolvimento e suporte de

uma rede interorganizacional. O objectivo era identificar, ou confirmar,

actores que pelo seu dinamismo na rede constituíssem os vértices a partir

dos quais a rede de arquivos nomeadamente a infra-estrutura de

informação fosse equacionada. Esta análise não se limitaria à sua

identificação mas também à sua análise comparativa considerada num

contexto de desempenho e ainda de objectivos estratégicos recolhidos tanto

através de entrevistas realizadas como de consulta de documentos de

estratégia (Por exemplo, planos e relatórios de actividades). Dentro da

centralidade calcularam-se as medidas de grau de adjacência, proximidade

e intermediação (Ver capítulo 2) [122] As medidas de centralidade são

igualmente um indicador do grau de hierarquia existente na rede. Numa

rede interorganizacional a hierarquização manifesta-se essencialmente pelo

posicionamento de um actor mais ou menos central no desenrolar da acção;

uma vez que não faz sentido ser utilizada a preponderância hierárquica

tradicional entre duas organizações diferentes e autónomas.

(3) Medidas de identificação de subgrupos destacando-se a análise de

ncliques.

Todos os cálculos e desenhos de grafos foram realizados com as aplicações

UCINET 6 [22] e NETMINER 1.1 [98].

Apresentamos inicialmente um diagrama representativo dos actores da rede

e das relações que os ligam. Notamos que não se trata de um grafo visto

que apresenta algumas características não canónicas: por exemplo não são

indicados os sentidos das relações assim como é atribuído significado a

Page 192: Redes de Arquivos /Redes Sociais

192

cores e a dimensões de nós. Num grafo estes elementos são irrelevantes,

sendo antes o presente desenho considerado como uma rede [121]. Esta

representação foi inserida como elemento de síntese por julgarmos permitir

uma mais fácil contextualização e compreensão do universo estudado. Os

grafos produzidos no decurso das análises efectuados, bem como as

matrizes construídas estão representados no anexo A.

A leitura deste diagrama é a seguinte: As linhas não são direccionadas

exprimindo apenas a presença de um actor numa relação,

consequentemente as conexões são representadas por linhas lisas. Todas as

linhas, i.e., as relações que unem actores, têm expresso um número

identificativo e o teor dessa mesma relação o qual apenas é composto por

transacção ou controlo. As relações que traduzem controlo foram

assinaladas a vermelho. As relações multiplexas, ou seja, em que se

manifesta simultaneamente controlo e transacção são representadas a lilás.

As linhas tracejadas correspondem a relações interorganizacionais, i.e.,

estabelecidas entre actores da mesma organização e que não participam

directamente nos processos a partir dos quais se traçou relacionamento

social. São todavia representados porque indirectamente mantém um grau

de influência no desenrolar do processo, mesmo que casuística, que

julgamos pertinente representar. Por exemplo, o actor PCEVP não participa

directamente em qualquer processo identificado, mas eventualmente

influencia-o ao, por exemplo, determinar quotas de mercado ou

desbloquear um passo de um processo.

As cores atribuídas aos círculos, ou seja aos actores, significam as

organizações (ou macro-actores) a que pertencem. Assim, a cor azul refere-

se à EVP a cor roxa ao IVP e a cor amarela ao ADP. A cor cinzenta

representa o actor JCP que tem, como já referido na descrição dos actores,

um posicionamento independente relativamente às três organizações.

Finalmente o sombreado pretende significar os actores com maior peso na

rede. Por peso consideramos neste caso o maior número de conexões

observadas.

Page 193: Redes de Arquivos /Redes Sociais

193

ATQ

SAQ

PCIVP

GCX

FISC

GPC

GINFO

PROD

MARKT

COM

ENOL

GINC

GAT

PCADP

APROV

PCEVP

3. «controlo»

4. «controlo»

5. «transacção»

9.«transacção»

8. «transacção»

15. «transacção»

23. «transacção»«controlo»

26. «controlo»

19. «transacção»

30. «transacção»«controlo»

1. «transacção»

33. «transacção»

21. «transacção»

2. «transacção»

25. «transacção»

32. «controlo»

24. «controlo»

11. «controlo»

12. «controlo»

31. «controlo»

22. «transacção»

27. «controlo»

7. «transacção»«controlo»

13. «transacção»«controlo»

6. «transacção»

16. «transacção»

14. «transacção»

28. «transacção»

JCP

20.«transacção»

18.«transacção»

Rede de Actores Sociais

29. «transacção»

10. «controlo»

17. «transacção»«controlo»

34. «controlo»

35. «controlo»36. «controlo»

Figura 4.2 - Rede de Actores Sociais

4.4.2 Análise da rede

4.4.2.1 Análise global

Uma análise macroscópica da rede acima representada permite à partida

retirar as seguintes conclusões:

Page 194: Redes de Arquivos /Redes Sociais

194

São claramente perceptíveis actores que representam um peso maior no

conjunto de todos os actores representados. Esta observação é facilmente

concluível através da contagem dos arcos que se conectam com estes

actores. São eles: FISC, ENOL, COM, SAQ; PCIVP. Esta observação é

consistente com a informação recolhida e com a preponderância funcional

observada no terreno.

Constata-se que existem actores que não comunicam com todos os actores,

estando, portanto numa posição de relativo isolamento (pendentes que se

conectam com a rede apenas através de uma linha). É o caso, por exemplo,

dos actores GINFO e APROV. É necessário ter-se presente que se trata de

uma rede interorganizacional com funções heterogéneas e em que portanto

há actores que estão conectadas por interesses variados mas que podem

genericamente escapar às actividades nucleares das restantes entidades.

Os actores GAT e GINC encontram-se igualmente numa posição de relativo

isolamento embora estejam mais fortemente conectadas com a rede (2

linhas) Neste caso específico, este isolamento tem explicação na medida em

que os actores GAT e GINC apenas contactam actores das restantes

organizações em tudo o que diga respeito à esfera de funcional particular de

arquivos e gestão documental.

A rede está completamente conectada, o que, aliás, será confirmado pelos

cálculos efectuados a partir da matriz. A análise de subgrupos ou

subestruturas com maior ou menor grau de coesão mostram a existência de

várias cliques que grosso modo representam relações existentes entre

actores pertencentes à mesma organização e entre actores que

desempenham actividades em áreas funcionalmente conexas e

complementares. Por esse facto esta análise não foi considerada como

significativa visto estes subgrupos estarem fortemente relacionados de

forma “artificial”, i.e. por participação comum em processos obrigatórios. No

entanto desta proximidade pode-se ilidir uma possível observação: Os

actores fortemente conectadas por via de uma participação mútua em

processos comuns, acabam por desenvolver mecanismos informais de

contacto e aconselhamento. Esta situação no entanto apenas foi observada

entre actores “técnicos” [ENOL e ATQ] , [INFO e COM], [GINC e GAT] a qual

muitas vezes contribui para a mais rápida decisão ou conclusão de um

processo.

Page 195: Redes de Arquivos /Redes Sociais

195

A rede forma um único componente. Um componente é um subgrafo

inteiramente conectado. Uma rede pode não ser totalmente conectada mas

possuir subconjuntos de actores em que essa totalidade se verifica. A ilação

a retirar consiste em que se um grafo é conectado tem apenas um único

componente.

A transitividade consiste em 48 tríades não vacuosas i.e., que respeitam a

fórmula i→x; x→ j; i→ j, obtidas através do método de adjacência num

universo de 3360 possíveis conexões triplas de outros tipos. Esta medida

denota a população na rede de subconjuntos triplos que definem a

capacidade direccional e de circuitos da informação circulante. Este número

indica a fraca transitividade constatada na rede.

4.4.2.2 Análise individual

Adjacência

Value Measures

In-degree Out-degree

Sum Mean Std. Dev. Min. Max.

82 5,125 3,238

1 14

82 5,125 3,238

1 14

# of Isolate # of Pendant Inclusiveness(%)

0 2

100,0

0 2

100,0 Tabela 4.3 - matriz de graus de entrada e saída

Figura 4.3- Grafo de adjacência

Connection: Adjacency ? Title: peso ? Relational Variable Name: peso ? # of Nodes: 16 ? # of Links: 50 ? Direction: No ? Weight: Yes

? Network Density: 0,342 ? Distribution of Degree

Value Measures

In-degree Out-degree

Sum Mean Std. Dev. Min. Max.

82 5,125 3,238

1 14

82 5,125 3,238

1 14

# of Isolate # of Pendant Inclusiveness(%)

0 2

100,0

0 2

100,0

Page 196: Redes de Arquivos /Redes Sociais

196

Tabela 4.3 – Graus de entrada e saída

PC

IVP

GCX

FISC

SAQ

ATQ

GPC

GIN

FO

JCP

PR

OD

CO

M

APR

OV

EN

OL

PC

EV

P

PCAD

P

GIN

C

GAT

indegree 6 5 14 9 9 4 1 2 5 6 1 4 4 6 3 3 outdegree 6 5 14 9 9 4 1 2 5 6 1 4 4 6 3 3

O grafo da figura 4.3 representa a adjacência de actores considerados.

Nesta representação, ao contrário do diagrama 4.1, foram excluídos todos

os actores que não participam directamente em processos. As linhas mais

espessas representam a ponderação relativa da relação. Os valores de cada

relação aparecem expressos sobre a respectiva linha.

A densidade da rede que corresponde ao total de relações verificadas sobre

o total de relações possíveis é de 0,342. Este valor normalmente associado

à capacidade de comunicabilidade da rede e consequente transmissão de

recursos, neste caso informação, é indicativo de que a capacidade de

comunicação desta rede se situa em valores considerados médios. Note-se

as conexões representadas foram retiradas de participação observada em

processos interorganizacionais, e apenas esses, o que funcionando como

restrição do universo de análise teria à partida forçosamente de reduzir o

capital conectivo da rede. Esta está totalmente conectada (o número de

isolados é=0; o número de módulos é =1) o que significa que cada actor

pode atingir outro embora não necessariamente de forma directa. Visto

tratar-se de um grafo não direccionado os graus de entrada e saída são

idênticos. Estes valores representam o número de linhas incidentes

somando os valores de cada linha - visto tratar-se de um grafo ponderado-

em cada nó, indicando desse modo o grau de participação de cada actor na

rede. Note-se que esta medida contabiliza apenas as relações adjacentes,

i.e., directamente conectadas. A tabela respectiva (anexo A, quadro 2)

retorna um maior peso do actor FISC que aparece isolado com 14, seguido

dos actores [SAQ e ATQ] com 9 e de um conjunto composto pelos actores

[PCADP, COM, PCIVP] com 6. Tentemos uma aproximação interpretativa

destes resultados

A preponderência do actor FISC sobre os restantes aponta para o facto da

vertente de controlo e fiscalização dos operadores (ver descrição de

actores) ser ainda a actividade nuclear do IVP. Este facto confirmado pelas

Page 197: Redes de Arquivos /Redes Sociais

197

percepções dos actores envolvidos, é provado pelo grau de participação

deste actor em processos interorganizacionais. A inversão política e

estratégica pretendida ainda não se concretizou, pelo menos totalmente.

O actor SAQ no entanto posiciona-se segundo o grau de adjacência, i.e., o

número de actores que lhe estão adjacentes, em segundo lugar com 9

linhas valoradas. Este actor tem sido orgânica e funcionalmente reforçado

em detrimento do actor FISC de forma a assumir o papel de principal

implementador de um novo posicionamento e atitude face ao sector. O

recente desenvolvimento deste actor neste papel explica a sua

desvantagem relativamente a FISC. Note-se que os dados recolhidos não

são retrospectivos pelo que não é possível efectuar uma análise

comparativa diacrónica entre os dois actores.

O ATQ representa um valor de 9 o que a empata com o actor SAQ. Este

facto coaduna-se com o seu papel de avaliador de qualidade do produto o

que o torna um ponto de passagem incontornável em todos os processos

que implicam uma análise ou parecer desse teor. Este valor no entanto é

estável visto que a esfera de actuação se encontra relativamente fixada

pelo menos no que diz respeito à sua participação directa no sector. As

tipologias de análises e de processos estão determinadas e a sua variação

efectua-se internamente ou seja apenas sobre o tipo e tecnologia de

análises a realizar a não sobre a forma de envolvimento em processos

interorganizacionais. Foi detectada no entanto uma forte incidência de

contactos informais entre este actor e o actor ENOL normalmente reflectidos

em troca de mensagens de carácter técnico muito específico e incidente

sobre análise de produto.

O PCADP possui um índice de grau de adjacência de 6 o que é

relativamente elevado, devido aos processo estabelecidos através dos

actores GINC e GAT respectivamente, o que implica 4 contactos de decisão

com os actores PCEVP e PCIVP. Com efeito cada processo desencadeado,

quer seja de incorporações ou de assessoria técnica, implica o

estabelecimento de diferentes tipos de relações assumidas por actores

especializados.

Page 198: Redes de Arquivos /Redes Sociais

198

Nº de geodésicos:

Para a obtenção desta medida procedeu-se à dicotomização da matriz.

Neste caso a ponderação não é necessária porque se trata de uma simples

medida de distância gráfica.

A informação fornecida por esse grafo e matrizes de cálculo retorna que

todos os actores do grafo são atingíveis visto todos apresentarem o valor 1

na matriz intitulada “Reachability” (anexo A, quadro 10) e que o maior

caminho que conecta uma díade (conjunto de dois actores) tem o valor de 5

correspondendo portanto ao diâmetro do grafo.

O exemplo representado a vermelho no diagrama com o valor máximo

estende-se às seguintes díades: [GINFO, GINC] [GINFO, GAT] [JCP, GINC]

[JCP, GAT] [APROV, GAT] [APROV, GINC] [ENOL, GAT] [ENOL, GINC].

Tabela 4.4 matriz de distâncias geodésicas DISTANCE -------------------------------------- Type of data: ADJACENCY Average distance = 2.487 Distance-based cohesion = 0.510 (range 0 to 1; larger values indicate greater cohesiveness) Distance-weighted Fragmentation = 0.490 Geodesic Distances 1 1 1 1 1 1 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 P G F S A G G J P C A E P P G G - - - - - - - - - - - - - - - - 1 PCIVP 0 2 1 2 1 1 3 2 2 2 3 2 1 1 2 2 2 GCX 2 0 1 1 2 3 3 2 2 2 1 2 3 3 4 4 3 FISC 1 1 0 1 1 2 2 2 1 1 2 2 2 2 3 3 4 SAQ 1 1 1 0 1 2 3 1 2 2 2 1 2 2 3 3 5 ATQ 1 2 1 1 0 2 3 1 2 2 3 1 2 2 3 3 6 GPC 1 3 2 3 2 0 4 3 3 3 4 3 2 2 1 1 7 GINFO 3 3 2 3 3 4 0 4 2 1 4 4 4 4 5 5 8 JCP 2 2 2 1 1 3 4 0 3 3 3 2 3 3 4 4 9 PROD 2 2 1 2 2 3 2 3 0 1 3 3 3 3 4 4 10 COM 2 2 1 2 2 3 1 3 1 0 3 3 3 3 4 4 11 APROV 3 1 2 2 3 4 4 3 3 3 0 3 4 4 5 5 12 ENOL 2 2 2 1 1 3 4 2 3 3 3 0 3 3 4 4 13 PCEVP 1 3 2 3 2 2 3 3 1 2 4 3 0 1 2 2 14 PCADP 1 3 2 3 2 2 4 3 2 3 4 3 1 0 1 1 15 GINC 2 4 3 4 3 1 5 4 3 4 5 4 2 1 0 1 16 GAT 2 4 3 4 3 1 5 4 3 4 5 4 2 1 1 0

Figura 4.4 - Grafo caminhos geodésicos

Page 199: Redes de Arquivos /Redes Sociais

199

Figura 4.5 - grafo conectividade/fluxo

O valor de 1 que corresponde à adjacência, i.e., a conexão directa, ocorre

52 vezes. As díades cujas ligações são mais longas correspondem à

conexão estabelecida entre actores com actividades funcionalmente mais

remotas, em que umas [GINC, GAT] tratam de gestão de sistemas de

arquivo e de incorporação de documentos e outras como [APROV, ENOL]

desenvolvem acção em cenários especificamente técnicos e de logística.

Estes dois tipos de dados – a alcançe e a distância – reiteram a observação

registada da conectividade da coesão de rede e consequente capacidade de

comunicabilidade de recursos. O índice de coesão calculado é de 0,510 o

que indica uma rede equilibrada sob essa perspectiva considerando que

esta medida varia entre “0” e “1”.

Conectividade e fluxo máximo

O diagrama representado permite identificar quais os nós (cutpoints) e

linhas de desconexão (pontes). Trata-se de elementos que se retirados

provocariam a desconexão da rede. Ou seja, representam papéis essenciais

na capacidade de comunicação e transmissão de recursos da rede. No caso

observado os pontos de desconexão consistem nos actores GCX, FISC e

COM. Enquanto as pontes correspondem aos actores APROV e GINFO.

Fazendo uma leitura interpretativa destas observações considera-se que as

pontes neste caso não são particularmente significativas visto que se

retiradas as respectivas relações resultariam dois actores isolados ficando o

resto da rede ainda conectada. Na

prática estes dois actores participam

apenas num processo cada o que

evidencia uma fraca conectividade na

rede. Os papéis desempenhados nos

processos interorganizacionais

identificados são num caso –APROV–

de uma transacção de carácter

simplesmente logístico (ver processo

12) e no segundo exemplo –GINFO– o

fornecimento e pedido de informação

específica sectorial e comercial (ver

Page 200: Redes de Arquivos /Redes Sociais

200

processo 11). Os pontos de desconexão no entanto correspondem a actores

com maior preponderância na rede, particularmente o actor FISC já

identificado como o actor com maior valor quanto às adjacências

verificadas e nº de processos em que participa. O actor COM com 6

adjacências constatadas no diagrama 4.2 é um interlocutor igualmente

assíduo na rede. O último actor GCX curiosamente constitui um resultado

inesperado já que a sua participação na rede não é especialmente valorada.

Este facto aponta para duas realidades talvez insuficientemente

consideradas: (1) Os actores relacionados com aspectos financeiros por se

tratarem da única (no caso do sector público) interface com o exterior

relativamente a entradas e saídas de valor, assumem uma preponderância

significativa embora por vezes insuficientemente reconhecida no desenho de

sistemas de informação que suportem redes interorganizacionais mais

centrados em processos primários.(2) Os actores que gerem processos de

suporte nomeadamente de tesouraria, por se ocuparem normalmente de

tarefas burocráticas e muito fechadas, i.e., incidentes sobre o mesmo

universo de actuação e usufruindo neste caso específico, de aplicações

informáticas específicas, não são suficientemente enquadrados em

processos transversais e sistemas de informação interorganizacionais. Note-

se ainda que o actor GCX estabelece a ligação entre um actor pendente

(APROV) e a rede.

A medida de fluxo máximo (Anexo A, quadro 13) permite indicar quantos

actores existem entre uma díade, capazes de assegurar a ligação entre essa

mesma díade; corresponde de facto às opções disponíveis para cada actor

atingir um alvo. Conhecer esta informação viabiliza a avaliação de

possibilidades de estruturar informação e a sua distribuição. Quanto maior

for o valor retornado mais caminhos alternativos dispõe um determinado

actor para alcançar um destinatário. Note-se que como esta rede não é

direccionada, as alternativas verificadas são simétricas. No caso da rede

estudada o valor máximo de 9, verifica-se numa díade [ATQ, SAQ] apenas

(existem 9 pontos possíveis para transmitir recursos entre estes dois

actores); o valor de 6 caminhos alternativos aplica-se a duas díades [SAQ,

FISC] e [ATQ, FISC]; o valor de 5 regista-se em 8 díades [COM, FISC],

[COM, SAQ], [COM, ATQ], [COM, PROD], [FISC, PROD], [SAQ, PROD],

[ATQ, PROD], [PCIVP, PCADP. Estes subconjuntos são os mais

Page 201: Redes de Arquivos /Redes Sociais

201

# de caminhos alternativos

1 2 3 4 5 6 9

% 24 46 8 13 6 3 1

representativos em termos de disponibilidade na rede de circuitos

alternativos. Com o valor 4 contabilizam-se 21 díades com o valor 3 surgem

igualmente 21 díades com o valor 2 surgem 62 díades e finalmente com o

valor 1 identificam-se 106. Percentualmente estes dados expressam-se da

seguintes forma:

Tabela 4.5 – caminhos alternativos

O valor 0 da matriz reporta-se

unicamente à diagonal ou que é

regra em matrizes simétricas que

ignoram conexões recursivas. A média de caminhos alternativos aplicada à

matriz é de 2,06.

Observações interpretativas: O número de alternativas mais elevado, que

na realidade corresponde a actores mais influente e com maior flexibilidade

de negociação ou transacção na rede verifica-se em actores já reconhecidos

pelas medidas anteriores como preponderantes, como é o caso de FISC.

Como aspecto inovador aparece a díade [SAQ, ATQ] com maior leque de

caminhos alternativos. Este facto é no entanto interpretável como actuando

estes dois actores numa esfera próxima e explicável da seguinte maneira: O

actor SAQ é a face visível relativamente a entidades externas do trabalho

desempenhado na ATQ, ou por outras palavras a avaliação técnica de

qualidade enquadrada no processo de CAA (ver processo 08), é coordenada

pelo actor SAQ mas articulada com ATQ que gere tecnicamente o processo.

A proximidade funcional destes dois actores pode explicar a equivalência de

caminhos alternativos que ambos partilham.

Centralidade:

As medidas de centralidade são as que consideramos mais ajustadas aos

objectivos equacionados – detectar aspectos potenciadores de melhoria de

processos- e ainda que melhor se adaptam ao cenário social e político em

que operam as entidades observadas. Estas medidas de resto são de forma

geral intensamente utilizadas em RAS [42] [43] [121]. O seu objectivo

primordial é identificar os actores em volta dos quais as transacções, sejam

de que natureza forem, se desenvolvem. Esta medida retorna igualmente a

hierarquia de rede, sendo que esta condição não ocorre num cenário de

Page 202: Redes de Arquivos /Redes Sociais

202

Figura 4.6 - grau de centralidade

rede de forma escalar mas sim concêntrica. Para obter esta informação

existem três medidas essenciais que, embora com características

diferentes, serão aplicadas à presente rede em estudo. São elas o grau, a

proximidade e a intermediação.

Grau de centralidade: Esta medida baseia-se na contagem de laços

existentes entre cada actor e os restantes actores da rede. Parte do

princípio que quantos mais laços ligarem um actor aos restantes maior será

a sua actividade na rede.

A figura 4.6 indica graficamente o

resultado da análise efectuada sobre a

matriz construída. A forma do

diagrama é explícita relativamente aos

resultados, indicando ainda para cada

actor os valores correspondentes ao

seu grau de centralidade. Recordemos

que este oscila entre os valores

0=periferia e 1=centro. O índice de

centralização referido em baixo é um

parâmetro comparativo que permite

avaliar o grau de centralização total

desta grafo/matriz, relativamente a um valor referencial teórico baseado

numa topologia de estrela a qual é o modelo de grafo em que a

centralização é perfeita. A interpretação sobre este diagrama permite-nos

avançar à partida que o índice de centralização não é elevado (20%) o que

se coaduna com a relativa baixa densidade constatada. Qualquer

interpretação posterior terá que ter em atenção este facto. Note-se que

nem mesmo o actor mais central possui o valor correspondente à

centralidade absoluta ficando mesmo relativamente longe dele (0,4 para um

valor máximo de 1).

Os resultados observados são consistentes com as medidas anteriores

aparecendo como actor mais central FISC (0,4), seguido de SAQ (0,333) e

ATQ (0,207). Neste contexto o actor COM situa-se num ponto relativamente

periférico da rede (0,2). O actor PCADP surge com um grau de centralidade

Page 203: Redes de Arquivos /Redes Sociais

203

Figura 4.7 - modo sectores

relativamente elevado (0,267) o que se coaduna com o seu já constatado

elevado capital conectivo. Uma observação à partida imediata é o facto de

os actores mais activos (os três círculos interiores) –segundo este

parâmetro de medição- serem essencialmente organizações provenientes

do sector público. Este facto é explicável pelo cenário operativo

enquadrador em que a iniciativa ou o controlo/coordenação de processos

pertencem a estes actores.

Esta observação é reforçada pelo diagrama relativo a filiação –sectores, da

matriz apresentados na figura 4.7.

A constatação de um maior peso

nesta medida dos actores

pertencentes ao sector e público

aponta para uma tendência de

coordenação e controlo por parte

destes. Ignorando a centralidade do

actor JCP pelo facto de ter sido aqui

considerado como pertencendo

tanto ao sector público com privado

visto que inclui representantes dos

dois sectores, e funciona como

ponto de desconexão, a observação do gráfico de centralidade baseado no

grau, reforça a perspectiva da maior actividade dos actores pertencentes ao

sector público. Na prática esta categorização corresponde a entidade que

avalia e controla (IVP) e a entidade controlada (EVP). Neste grafo para além

do actor JCO. Na primeira órbita aparecem os actores relativos ao sector

público e na órbita mais distante aparecem os actores do sector privado. O

grau de hierarquia ou se quisermos de preponderância participativa em

actividade funcionais é claramente superior com valores de 0,667 de

centralidade contra 0,333.

Proximidade.

Esta medida avalia a proximidade geodésica (topológica) que cada actor

tem dos restantes. Parte do princípio que quanto mais próximo dois actores

se encontram na rede mais fácil e rapidamente decorre a interacção.

Page 204: Redes de Arquivos /Redes Sociais

204

Figura 4.8 - Proximidade

Figura 4.9 - Intermediação

Esta medida no entanto é

criticada por não exprimir uma

realidade sempre consistente. Por

vezes a proximidade não influi na

eficiência da conexão [52] [121].

O aspecto fundamental para a

eficiência da rede não reside

tanto na proximidade dos actores

como sobretudo no número de

caminhos disponíveis para a troca

de recursos.

Segundo o diagrama apresentado

na figura 4.9 constata-se um índice de centralização de 40,396 o que é

constitui um valor de centralidade global elevado. Este valor é diferente de

medida anterior atendendo a que as distâncias médias do grafo são curtas

(2,487 ver diagrama 2). Caso fossem de uma forma geral longas, i.e., cada

actor tivesse um elevado número de linhas e nós a separá-los de outros

actores, o valor de centralidade seria inferior.

Os resultados apresentados confirmam as observações anteriores

apontando para o actor FISC como sendo o mais central. No entanto na

segunda órbita excêntrica surge isolado o actor PCIVP. Este aspecto é

particularmente interessante uma vez que sugere o facto de existir uma

forte proximidade, interpretada como acesso e comunicação de informação

entre este último actor e o actor FISC. Note-se que esta situação confirma a

interpretação realizada de a perspectiva de fiscalização e controlo ser ainda

a política predominante do IVP para o sector. O actor SAQ –potencial

implementador de novas opções estratégicas para o sector– aparece

apenas na terceira circunvolução.

Intermediação

A medida de intermediação contabiliza

a frequência de vezes que um

determinado actor surge nos caminhos

entre caminhos geodésicos

Page 205: Redes de Arquivos /Redes Sociais

205

estabelecidos entre díades de actores. O pressuposto subjacente consiste

em que a intermediação exercida por um actor na transmissão de recursos

entre dois actores reflecte uma posição de centralidade na rede,

considerada como a qualidade do actor se tornar indispensável para outros

actores comunicarem recursos entre si. Esta medida está relacionada com a

medida acima retirada de fluxo máximo. Baseando-nos numa aproximação

diferente inspirada na Teoria Actor Network esta medida retorna pontos

obrigatórios de passagem, ou seja actores pelos quais outros têm

necessariamente de passar para realizar transacções na rede [78].

O diagrama representado aponta o actor FISC como o mais central seguido

do PCIVP. Os actores SAQ, COM surgem a alguma distância com valores

situados entre 0,133 e 0,148. A interpretação evidente é serem aqueles

actores os mais influentes do ponto de vista de intermediação na rede.

4.4.2.3 Identificação de subgrupos: nCliques

Uma clique é um subgrafo obrigatoriamente constituído por três41 ou mais

nós todos adjacentes e totalmente conectados. Não podem sequer existir

outros nós fora deste subconjunto que sejam igualmente adjacentes a todos

os nós dele integrantes. [Cf. 121, p.254].

41 Três é o número mínimo para evitar incluir díades nesta análise específica

Figura 4.10 - Cliques

Figura 4.11 - nCliques e actores

Page 206: Redes de Arquivos /Redes Sociais

206

Este subconjunto corresponde num contexto social a actores coesamente

relacionados que agem de forma recíproca e/ou que partilham exactamente

os mesmos valores sociais. Noutros cenários como a partilha de recursos ou

acesso a informação o conceito é igualmente aplicável. Num contexto

organizacional esta medida pode retornar actores coesamente agregados

através de desempenho de funções, tarefas, ou ainda de relações informais,

mesmo que inseridas em processos e actividades institucionais. Uma

variante desta medida é a “nclique” em que é flexibilizada a exigência de

todos os actores serem adjacentes sendo substituída por uma distância

arbitrária mas necessariamente curta. No caso presente esta foi a medida

utilizada e o valor de n escolhido foi “2”; ou seja, foram retornados todos os

actores coesamente unidos na rede por uma distância igual ou inferior a

dois caminhos geodésicos. A informação obtida através desta medida pode

influir na interpretação do desempenho de processos e eventualmente

ajudar a definir requisitos para a constituição de uma rede baseada nesses

mesmos processos. Complementarmente procurou-se determinar que

actores participavam em mais que uma clique avaliando desse modo o grau

de intervenção e peso desse actor no quadro inter-institucional em que

decorrem os processos identificados. O grafo apresentado mostra as cliques

desenhadas com forma de losangos verdes e designada pela letra “K”

seguida do número respectivo. Os actores são como nos grafos anteriores,

representados por círculos vermelhos.

Os resultados indicam a existência de 8 subgrupos particularmente coesos.

Verifica-se a sobreposição de actores em mais que uma nclique, ou seja

pertencem a mais que um subgrupo simultaneamente. Por exemplo o actor

FISC pertence simultaneamente às ncliques 1, 2 e 3 (K1, K2, K3). Verifica-

se que o actor FISC integra o maior número de ncliques (7), seguido do

actor PCIVP (5), PROD, PCEVP (4); GCX, SAQ, COM, PCADP (3); ATQ, GPC

(2) e finalmente GINFO, JCP, APROV, ENOL, GINC, GAT (1). A participação

em mais ou menos cliques indica o maior ou menor peso de um actor na

rede. Por este prisma os actores mais representativos são, por ordem

decrescente: FISC, PCIVP, PROD, PCEVP aparecendo o actor FISC

destacado. A inclusão de determinados tipos de actores nas cliques permite

inferir da existência de coesão baseada na especialização de tarefas

Page 207: Redes de Arquivos /Redes Sociais

207

desempenhadas e coparticipação em processos interorganizacionais. As

cliques 1 e 2 incluem actores claramente especializados em actividades

baseadas em tecnologia –ATQ, ENOL, JCP- a par de outros actores que

participam desempenhando papéis de coordenação, apoio administrativo ao

próprio conjunto nuclear de tarefas tecnologicamente especializadas. As

cliques 3 a 7 representam tarefas incluídas em actividades

predominantemente administrativas e de controlo: vender selos de

garantia, inspeccionar EVP, etc. A clique 8 envolve essencialmente

processos externos ao sector em que os actores PCADP, GPC, GINC, GAT

participam (Anexo A, diagramas 22 a 29).

4.4.3 Conclusões e Propostas

A extracção de conclusões quer simples quer prescritivas é mais difícil que a

descrição e interpretação dos dados analisados. O objectivo é tentar

sistematizar as observações descritivas realizadas e tentar enquadrá-las

como condições de desenho de uma rede interorganizacional que suporte a

realização de processos e a produção e gestão de documentos. Aponta-se

sempre que se julgar adequado uma possível iniciativa a empreender no

contexto da construção de uma rede interorganizacional.

1- A predominância clara do actor FISC em todas as medidas analíticas

realizadas denota a persistência de política de monitorização por parte do

IVP relativamente ao sector do Vinho do Porto. Apesar de se ter iniciado

uma aproximação política diferente baseada no pacto de qualidade,

responsabilização crescente por parte dos operadores, não foi ainda

alcançada essa situação. No entanto se cruzarmos esta realidade com a

situação e opiniões recolhidas por parte dos actores envolvidos, notamos

que subsiste uma percepção disseminada da persistência de atitudes de

controlo por parte do IVP. Dependendo do posicionamento institucional dos

actores opinantes esta é considerada como uma situação indesejável (EVP)

ou necessária (IVP). No entanto é visível a emergência do actor SAQ, a

quem compete a tarefa de gerir a inversão de estratégia por parte do IVP,

em posições relativamente centrais normalmente imediatamente a seguir

Page 208: Redes de Arquivos /Redes Sociais

208

ao actor mais central (FISC). Note-se ainda um factor que consolida a

percepção de incremento deste actor na rede: Na medida de fluxo máximo

este actor dispõe para todos os restantes de tantos caminhos alternativos

de comunicação e acesso a informação como o actor FISC o que indicia a

estabelecimento de uma rede de comunicação ampla dentro da rede. A

relação deste actor com o ATQ que significa uma relação directa com o

processo técnico de avaliação de qualidade, é mesmo superior segundo a

medida referida com um valor de 9 contra 6 caminhos alternativos. Estes

dados acrescentados ao facto do actor SAQ ter sido recentemente criado

(em 1999) pode ser interpretável como uma crescente preponderância na

rede

2- Uma segunda conclusão é de que de forma geral os actores pertencentes

ao sector público demonstram maior grau de actividade do que os actores

pertencentes ao sector privado. Estes dados são patentes através da análise

de centralidade aplicado aos dois modos da matriz. Esta conclusão não é

particularmente significativa neste contexto devido às características do

cenário político e organizacional em que os organismos não têm o mesmo

peso ou formas interventivas relativamente ao universo em que operam.

Pode no entanto ser utilizada para constatar possibilidades inerentes a este

tipo de análise. No entanto, caso os actores envolvidos estivessem nas

mesmas condições (com as mesmas restrições e oportunidades; objecto e

objectivos) –por exemplo se fossem analisadas as actividades das diversas

EVP que operam no sector- esta medida seria elucidativa para determinar

da actividade e peso/hierarquia de cada organização dentro do sector.

3- Existe uma discrepância entre os actores identificados como mais

influentes e centrais na rede e aqueles que mais poder detêm baseando-se

esta observação na medida de centralidade de intermediação. Os actores

SAQ e ATQ normalmente ocupando as duas primeiras posições são

superados pelo actor PCIVP (2º lugar do ranking) sendo remetidos

respectivamente para a 3ª e 7ª posições. Esta observação é interpretável

como de facto a centralidade ou hierarquia dentro de uma rede ser mais

eficientemente avaliada através da capacidade de influência de actores e

Page 209: Redes de Arquivos /Redes Sociais

209

não especificamente pelo seu grau de participação activa. O actor PCIVP

com papéis de coordenação e planeamento influi na prática na forma e

substância de processos interorganizacionais estabelecidos. O

posicionamento dos seus equivalentes –PCADP e PCEVP– em

respectivamente 4º e 10º lugares é explicado por dois motivos: (1) O

PCADP participa em processos não relacionados com o sector e que

opcionais mas que uma vez desencadeados implicam uma forte influência

por parte deste actor. (2) O posicionamento afastado do segundo actor

indicia a sua fraca capacidade de influência na determinação das actividades

da rede.

4- O teor das relações existentes é condicionada pelo seu conteúdo: As

relações estabelecidas entre actores são representadas no diagrama de

rede (figura 4.2) e incluem os carácter dessa relação relativamente ao seu

conteúdo. Foram desta maneira identificadas dois tipos de conexões: (1)

transacção em que os recursos trocados no âmbito dos processos

organizacionais não obedecem a controlo expresso de qualquer dos actores

ou pelo menos em que esse controlo se verifica apenas perante a

superveniência de uma irregularidade constatada. Por exemplo se num

pedido de compra de selos de garantia (processo 12) se detectar

desconformidade com a capacidade de venda verificada na conta corrente

do operador, o processo até aí transaccional (trata-se de uma aquisição)

passa a incluir um elemento de controlo (o conjunto de actividades de

inspecção administrativa desencadeadas). (2) controlo em que existe

efectivamente desde o início uma atitude de controlo por parte de um dos

intervenientes em processos. É o caso, por exemplo da inspecção de

operadores que é feita diariamente sendo os alvos de inspecção escolhidos

semi-aleatoriamente42 por processos informáticos.

A postura, e prática, de controlo implica por parte do actor controlador a

adopção de medidas ou complementarmente a proibição de procedimentos

que retirem ou flexibilizem a capacidade de exercer esse mesmo controlo,

traduzindo-se esta prática em muitos casos por uma não adesão a

determinados processos tecnológicos Este facto é claramente verificado

42 O processo é aleatório, excepto quando se verificam num determinado operador sucessivas irregularidades. Nessas circunstâncias a escolha desse operador para fiscalização é deliberadamente mais frequente.

Page 210: Redes de Arquivos /Redes Sociais

210

nalguns processos interorganizacionais (Ver processo 05) e é um factor

potencialmente condicionador da arquitectura da infra-estrutura de

informação da rede.

5- Os actores identificados como ocupando posições mais centrais deverão

constituir os pólos de referência da infraestutura de informação na rede. A

centralidade e peso de actores correspondem a uma participação frequente

em processos interorganizacionais, a qual naturalmente se traduz em maior

quantidade de documentos produzidos. Independentemente do valor que

estes possam assumir (ver secção seguinte e anexo 3) este facto deverá ser

reflectido na infra-estrutura de informação que suportará a rede de

arquivos. Da mesma maneira o aparente padrão de distribuição das cliques

identificadas por áreas de especialização pode presumivelmente ser um

ponto de partida para a definição da arquitectura de rede, criando-se áreas

específicas concentradoras de recursos normalmente utilizados por esses

subconjuntos e definindo-se circuitos de informação quer verticais, quer

transversais.

6- O actor GCX na sua condição de ponto de desconexão deve ser

recentrado nos processos em que participa. Na prática esta influência

traduz-se em: gestão e informação atempada e organizada de receitas

entradas; maior eficiência e celeridade na sua recolha e pagamento; maior

informação no processamento de transacções. o processo em que participa

pode ser melhorado através de algum grau de automatização viabilizado

por trabalho cooperativo em rede, nomeadamente por processos de

pagamento electrónico.

4.5 Processos inter-organizacionais

A recolha de dados efectuada permitiu identificar 12 processos

interorganizacionais, ou seja, processos que decorrem entre actores das

organizações representadas na rede: desses 12 apenas dois (1 e 2) se

efectuam com a participação da entidade ADP e os restantes 10 são

realizados entre as entidades IVP e EVP. Este facto enquadra-se no cenário

Page 211: Redes de Arquivos /Redes Sociais

211

apresentado em que o foco nuclear de actividade é de facto o sector de

vinho do porto, representando o ADP uma posição periférica, embora

significativa no contexto da rede. Os processos identificados foram

modelados e para cada um deles foi preenchida uma ficha descritiva com

informação detalhada sobre cada um deles. Além disso para cada um dos

processos foi igualmente elaborado um diagrama actor/papel [40] de modo

a clarificar para cada processo quais os papéis ou papel desempenhados por

cada actor envolvido. Esta abordagem pareceu justificável de forma a suprir

a lacuna de, pela simples designação atribuídas aos actores escolhidos, não

ser possível a percepção da real dimensão de participação num processo ao

nível de papéis desempenhados. A opção por um critério funcional para a

inclusão dos actores na rede fundamenta-se no facto de que em análise de

redes de sociais os papéis exercidos são representados nos arcos e linhas e

não especificamente nos nós, ou seja, nos actores [54][121]. Estes

elementos encontram-se no anexo B.

Representam-se a seguir dois diagramas de objectivos (figuras 4.12 e 4.13)

que constituem uma vista da rede observada em que se pretendem

representar alguns objectivos mantidos pela rede numa perspectiva dos

macroactores IVP, IVP e ADP. Os objectivos representados são suportados

pelos processos interorganizacionais identificados e que serão tratados a

seguir, facilitando desta forma a contextualização do seu desempenho numa

leitura topo-base. Foram realizados dois diagramas, um para a

representação dos objectivos mantidos pela díade [IVP-EVP] e outro para os

objectivos sustentados na relação entre ADP e o IVP. Estes últimos são

igualmente aplicáveis à EVP embora presentemente não existam por não

haver relação entre estes actores. A razão para elaborar dois diagramas de

objectivos separados consiste no facto de os processos sugeridos e em que

o ADP participa serem completamente diversos e distintos dos que as duas

outras entidades mantêm entre si. Tentar tudo representar num mesmo

diagrama produziria um desenho final confuso o que contraria os objectivos

de clareza e lógica de um modelo.

As notações em caixas sombreadas dão conta dos principais problemas ou

disfunções avançados pelos próprios actores participantes relativamente a

cada objectivo identificado e comprovados pela simples análise social e

processual. Note-se que apenas numa minoria de objectivos foram

Page 212: Redes de Arquivos /Redes Sociais

212

reconhecidas situações problemáticas. A notação enquadrada em {}

representa uma restrição.

As notações de “incomplete” indicam o facto de o objectivo a que são

aplicadas não ser totalmente atingido pela concretização dos sub-objectivos

dependentes. Este facto decorre de nem todos os processos terem sido

estudados mas apenas aqueles que decorrem entre organizações e num

contexto de produção e comercialização de vinho do porto. O sector de

promoção de produto, por exemplo, não foi considerado no presente

trabalho.

Neste primeiro diagrama detectam-se problemas estruturais e portanto

impossíveis de resolução ou de apresentação de melhoria no âmbito deste

trabalho: por exemplo quando actores se referem à sobre-regulamentação

do sector ou quando se queixam de excessivo controlo por parte de

entidades reguladoras. Tratam-se de aspectos de natureza política que

escapam de todo a qualquer possibildade de alteração excepto pelas

Assegurar qualidade deVinho do Porto através de

regulação de mercado econtrolo de operadores:

objectivo qualitativo

Manter características deproduto dentro dos

parâmetros qualitativosestipulados: Objectivo

qualitativo

Regular mercados deforma a manter qualidade

e imagem de produto :Objectivo qualitativo

Garantir que nãoexcedidas capacidades

definidas em cadavindima: Objectivo

quantitativo

Garantir que a marca"vinho do porto" não é

indevidamente utilizada;Objectivo qualitativo

promover produtopara incrementar

vendas emmercados: Objectivo

quantitativo

Responder a pedidosde serviços analíticose sensoriais em 10

dias úteis: Objectivoquantitativo

Melhorar eficiência defiscalização de veículos e

actividades durante e apósvindimas nas zonas deentreposto: Objectivo

qualitativo

Manter as quantidadesde vinho vendidas

dentro das capacidadesatribuídas: Objectivo

quantitativo

Acelerar processode venda de

Selos Garantia :Objectivo

quantitativo

Controlaradministrativamente

e de formaequilibrada as

actividades de EVP:Objectivo qualitativo

«problema»demasiada burocracia

«problema»Demasiado tempo

«problema»Perspectiva de EVP:Demasiado controlo

«problema»Demasiados organismos

regulamentadores

Desenvolver processos defiscalização de linhas de

produção mais eficientes:Objectivo qualitativo

Melhorar a recolha deinformação sobre

infracções ocorridas:objectivo qualitativo

«problema»Poucos recursos

{incomplete}

{complete}

{incomplete}

Aumentar a rapidez deresposta a pedidos deoperadores de forma a

garantir a integridade deoperações: objectivo

qualitativo

{incomplete}

«causa»Demasiadas actividades e controlo

«acção»Diminuir controlo e automatizar actividades

«pré-requisito»DAA electrónico e auto-validação

«causa»não interoperabilidade de softwares

escalonamento de actividades

«acção»integrar software

agilizar procedimentos

«pré-requisito»avaliação de capacidade de comunicabildade

entre AS/400 e software de analisadores

«problema»processo demorado

«causa»processo manual

«acção»automatizar processo

«pré-requisito»portal na Net

comércio electrónico

Figura 4.12 - Diagrama de objectivos

Page 213: Redes de Arquivos /Redes Sociais

213

entidades governamentais e decorrente alteração de estratégia política para

o sector. Da mesma forma o problema “escassez de recursos” seria

resolvido pelo recrutamento e formação de novos quadros que

correspondessem às solicitações do objectivo. Esse procedimento todavia

está inteiramente dependente da política de recrutamento imposta pelo

Governo de que o IVP depende, não constituíndo, à semelhança dos

restantes, um problema directamente solucionável.

Focaremos portanto a nossa atenção nas seguintes disfunções

percepcionadas:

(1) Demasiadas actividades no objectivo “manter as quantidades de vinho

vendidas dentro capacidades atribuídas ” o que é parcialmente suportado

pelo processo 05.

(2) Demasiado tempo dispendido no objectivo “Responder a pedidos de

serviços analíticos e sensoriais em menos de 30 dias úteis” que é suportado

pelo processo 08.

(3) Atraso no objectivo de “acelerar venda de selos de garantia”, que é

suportado pelo processo 12 “Vender Selos de Garantia”.

Responder a so l i c i t ações deapo io técn ico pa ra ges tão dea rqu i vos de f o rma e f i c i en te e

ab rangen te : ob jec t i voqual i ta t ivo

A v a l i a r m a s s a sdocumenta is

a c u m u a d a s : o b j e c t i v oquali tat ivo

A s s e g u r a r a e x e c u ç ã o d op l a n o d e i n t e r v e n ç ã o n o

s is tema de a rqu ivop ropos to e ace i t e de f o rma

r igorosa e e f ic iente :Object ivo qua l i ta t ivo

De te rm ina r necess idadesa t ravés de aná l i se

o r g a n i z a c i o n a l u s a n d o o sm é t o d o s m a i s a d e q u a d o s a

cada caso : ob jec t i vo qua l i t a t i vo

Dete rm inar documentos ae l im inar e a p reserva r

m a n t e n d o u m a p r o p o r ç ã o d e=80% e l im inação: ob jec t i vo

quant i ta t ivo

I n c o r p o r a r d o c u m e n t o sa s s e g u r a n d o a c a p a c i d a d e

de comun icab i l i dade nom a i s c u r t o e s p a ç o d e

t e m p o a i n c o r p o r a ç ã o :object ivo quant i ta t ivo

«problema»in te r l ocu to res den t ro

d a o r g a n i z a ç ã o

{ A p e n a s d o c u m e n t o sde conse rvação de f i n i t i va }

{ incomple te }

{ incomple te }

« c a u s a »demas iada i n fo rma l i dade na i n te r venção

« a c ç ã o »e s t a b e l e c e r r e l a ç ã o c o n t r a t u a l

«p ré - requ i s i t o»fo rma l i zação de ac t i v i dades e ap rovação de con t ra to t i po

Figura 4.13 - Diagrama de Objectivos 2

Page 214: Redes de Arquivos /Redes Sociais

214

Neste segundo diagrama as notações de «incomplete» indicam que nos

domínios representados o ADP desempenha outras actividades que foram

excluídas do diagrama por não se considerarem pertinentes neste contexto:

O objctivo “Responder a solicitações...” inclui aspectos relacionados com

fluxos de documentos, controlo de documentos, armazenamento e

preservação não representados neste contexto. Da mesma forma, o sub-

objectivo “Determinar necessidades…” está incompleto visto que se reporta

igualmente a documentação inactiva embora no presente contexto esta

actividade não tenha relevância.

Neste modelo a situação problemática identificada não respeita

propriamente a actividades constituintes do processo mas ao modelo de

relacionamento entre o ADP e uma entidade externa (neste caso o IVP) no

que respeita ao processo de assessorar tecnicamente essa mesma entidade

externa. Este facto necessita de uma explicação: O ADP tem exercido até ao

momento a actividade de assessoria de forma gratuita, não cobrando os

seus serviços. Este facto suscita um problema de relacionamento com a

entidade apoiada pelo motivo de não se gerar uma relação de

responsabilidade efectiva ou de responsabilização de controlo por parte do

ADP relativamente ao trabalho efectuado. São propostas soluções que

podem ou não ser aceites mas que se o são, não encontram na entidade

externa meios materiais para implementar a solução proposta. Não foi ainda

encontrado um modelo de protocolo ou de responsabilização recíproca que

permita a definição inequívoca de direitos e deveres entre as partes. Este

facto leva a uma certa vacuidade das soluções propostas visto que

normalmente não encontram cenários de aplicabilidade ou implementação

prática, pelo menos em que o ADP tenha papel coordenador. Esta situação

não parece susceptível de resolução senão através de uma remodelação do

papel e formas de posicionamento do ADP relativamente a entidades

externas que solicitem serviços de assessoria. Esse reposicionamento passa

por uma postura profissional que implique necessariamente uma

remuneração equilibrada do trabalho dispendido, assim como um modelo de

contrato a estabelecer entre as partes.

Os processos em que foram identificados situações problemáticas e que a

seguir serão analisados mais atentamente são os seguintes:

Page 215: Redes de Arquivos /Redes Sociais

215

Processo 02 - Gerir Sistemas de Arquivo

Processo 05 – Autorizar comercialização externa

Processo 08 – Prestar serviços analíticos

Processo 12 – Vender selos de garantia

Para os processos 05 e 08 as razões originadoras de situações

problemáticas apontadas pelos actores foram sobretudo de carácter

tecnológico. A opinião colhida é de que o IVP e as restantes entidades

regulamentadoras não dispõem ou não querem disponibilizar tecnologias

viabilizadoras de aceleração de processos porque receiam desse modo duas

consequências: perder controlo e perder receitas.

A consulta de contas correntes é já um processo realizável em linha através

de um portal do IVP no qual existe uma zona reservada aos operadores em

que estes podem consultar, mediante identificação e password, todos os

movimentos e estados da sua conta corrente. Refira-se que a conta

corrente é o instrumento –informatizado desde 1993– nuclear de controlo

administrativo por parte do IVP sobre as actividades das EVP. Cada

operador – que pode ser produtor; produtor/engarrafador ou armazenista -

é obrigatoriamente inscrito no IVP sendo-lhe de imediato atribuída uma

conta corrente (Ver Anexo B: processo 06). Esta é iniciada com informação

do operador, sobre as existências declaradas e verificadas sendo a partir daí

atribuída a capacidade de venda, ou seja, o limite máximo de produto,

expresso em litros, passível de ser vendido anualmente pelo operador.

Note-se que para além do vinho do porto é também contemplada a

aguardente vínica que entra no processo de enriquecimento do vinho do

porto. Vão sendo progressivamente lançadas nas contas correntes todas e

quaisquer alterações às existências e consequentes capacidades bem como

alterações às marcas registadas, permitindo desta forma um controlo

preciso da movimentação a comportamenteo produtivo e comercial de cada

operador.

O processo de consulta de contas correntes antes do desenvolvimento deste

portal decorria de forma convencional sendo enviados mensalmente os

respectivos extractos aos operdores através de CTT. Esta política de

progressivo investimento na área tecnológica por parte do IVP parece levar

a pensar não serem questões essencialmente tecnológicas que impedem a

Page 216: Redes de Arquivos /Redes Sociais

216

automatização de alguns processos, mesmo porque se detectou um grau

médio (embora com tendência a diminuir por motivos relacionados com

carência de pessoal especializado que de resto é crónica no sector público)

de infusão e difusão de recursos informáticos43 no IVP. A questão de

controlo e neste caso isto significa manter conhecimento e ascendente

funcional sobre um determinado processo considerado particularmente

delicado44, parece ser o factor mais significativo e que maior peso tem neste

comportamento, sendo o aspecto que mais sobressai da leitura de

comunicados do IVP dirigidos ao sector.

Salienta-se que os restantes processos não são considerados nucleares para

a rede de transacções efectuadas entre o IVP e o EVP, devido à sua

natureza simplificada e ainda pelo facto das actividades aí desempenhadas

não terem repercussões directas de natureza económica. Os processos 5 e

8 encontram-se estreitamente ligados: Para comercializar vinho é

necessária a aprovação técnico analítica, primeiro para concretizar um

registo e depois para comprovar, perante a entidade cliente, i.e., que

adquire o produto, que este se ajusta ao quadro regulamentar estabelecido.

A comercialização é compreensivelmente uma acção fundamental para a

EVP já que consiste na fonte de rendimento e portanto de sobrevivência.

Processo 02 -Gerir Sistemas de Arquivo

a) Descrição:

Este processo é de natureza instrumental na medida em que um actor -

ADP - fornece assessoria a entidades externas na área específica de apoio a

gestão de sistemas de arquivo. Expliquemos brevemente os conceitos

expressos.

O conceito de gestão de sistema de arquivo envolve uma série de áreas de

intervenção que passam pela gestão de documentação inactiva, situando-se

nessas circunstâncias no plano de arquivos definitivos (ou históricos); pela

documentação semi-activa ou ainda pela documentação corrente na área

respeitante a gestão documental. O conceito de gestão documental por si só

é insuficientemente elucidativo já que o sistema de arquivo engloba todas

43 No que respeita aos conceitos de infusão e difusão aplicado a recursos informáticos ver WARD e GRIFFITHS 44 Segundo informação recolhida no IVP a autorização de comercialização é uma área particularmente favorável a tentativas de fraudes e procedimentos fraudulentos.

Page 217: Redes de Arquivos /Redes Sociais

217

GPC

GINC

GAT

PCADP

3.«controlo»

4.«controlo»

5.«transacção»

1.«transacção»

2.«transacção»

Figura 4.14 - Extracto de diagrama RAS: pc.02

«RH»

Arquivistas

«objectivo»Assegurar a execução do plano

de intervenção no sistema dearquivo proposto e aceite deforma rigorosa e eficiente:

Objectivo qualitativo

«in:documento»

pedidoAssessoria

«controlo»

controlo: actor GAT

«processo»

AssessorarEntidades

«out:documento»

RelatórioProposta

«RH»

GrupoTabalho

Figura 4.15 - Diagrama de processo: pc. 02

as vertentes atrás referidas partindo-se do princípio que defende a

totalidade e integridade da entidade arquivo. Segundo este pressuposto a

unidade de referência é o documento o qual permanece idêntico, embora

com capacidades funcionais diferentes, independentmente do seu

posicionamento no ciclo de vida. Além disso o termo gestão inclui

igualmente e neste cenário, a concepção de sistemas de arquivo.

b) Possibilidades de melhoria

Se se olhar para o segundo diagrama de objectivos notam-se que uma das

disfunções percepcionadas consiste no quadro comportamental e a

qualidade ou natureza da relação social estabelecida entre o ADP e o as

restantes macroentidades. Normalmente a relação estabelecida é de

carácter transaccional tal como representado no diagrama de rede (figura

4.14 relações 1 e 5).

A intervenção técnica -se bem que seja

sempre solicitada pela entidade

externa- implica uma alteração de hábitos e maior envolvimento dos

actores da entidade solicitante (ver figura 4.16).

Os processos estudados são essencialmente de carácter instrumental em

que são transmitidas opiniões e suporte profissional a uma entidade

solicitante. Essa opinião fundamenta-se em análise organizacional realizada

pelo ADP. A disfunção do processo resulta na ausência de soluções de

compromisso ou de contrato a estabelecer entre estas duas entidades, por

forma a viabilizar a implementação de soluções acordadas. Note-se que o

próprio desenrolar do processo pressupõe uma análise participada com os

actores organizacionais. A situação problemática não depende portanto do

Page 218: Redes de Arquivos /Redes Sociais

218

fluxo ou ordenação de actividades mas sim da criação de um quadro

normativo e contratual para a realização destes tipos de processo.

c) Influência social verificada

Neste processo a própria melhoria antecipada consiste em factores de

relacionamento social. A atitude e formas de relacionamento entre o ADP e

actores que solicitam os serviços têm de ser repensadas de forma a

introduzir um factor de responsabilização social relativamente a um projecto

de intervenção.

Page 219: Redes de Arquivos /Redes Sociais

219

< p 0 2 : G e r i r S i s t e m a s A r q u i v o >

< P C A D P > < G A T > < G P C >< P C E V P / P C I V P >

F o r m u l a r P e d i d oApo io

«documen to»ofício

M a r c a r R e u n i ã o

E fec tua rReun ião Cons t i t u i çãoGrupoTraba lho

Afec ta rArqu iv is ta

A n á l i s e O r g a n i z a c i o n a l D o c u m e n t a lE f e c t u a d a

E labo ra rP ropos ta In te rvenção

« d o c u m e n t o »Rela tór io

«documen to»Re la tó r io [em

discussão]

«documen to»Re la tó r io [em

discussão]

«documen to»Rela tór io [emdiscussão]

Propo rA l t e rações

«documen to»re la tó r io [ve rsão

final]

E l a b o r a r D o c u m e n t oI m p l e m e n t a ç ã o

« d o c u m e n t o »Doc Imp lemen tação

ElaborarPro toco lo

«documen to»protocolo

Figura 4.16 - Diagrama actividades: pc.02

Verifica-se, demasiada informalidade nas relações estabelecidas, entendida

esta como uma ausência de contratualização ou pelo menos de definição e

aceitação mútuas de regras formalizadas que incluam os direitos e deveres

das partes. Este será eventualmente um processo que virá a permitir a

consecussão de projectos até agora não considerados de forma oficial e

descaindo portanto numa situação dúbia e, normalmente, precocemente

terminada. Esta situação é clara ao observar as conexões do actor GAT que

Page 220: Redes de Arquivos /Redes Sociais

220

Figura 4.17 - Extracto de diagrama RAS: pc. 05

se relaciona essencalmente com o actor GPC, como representante de outras

organizações. Esta escassez de capital conectivo retorna um isolamento que

pode em parte explicar a ausência de capacidade "negocial" deste actor.

Processo 05 - Autorizar comercialização externa

a) Descrição:

Este processo executivo (ver capítulo anterior) denominado por "autorizar

comercialização externa" decorre entre os actores COM com filiação na EVP

e FISC com filiação no IVP. Na rede de actores sociais acima representada

decorre na relação identificada com os nºs 23 e 29.

Esta relação é multiplexa porque

abrange processos em que controlo é

exercido unilateralmente sobre um

actor, mas também processos de

carácter transaccional em que se

verifica reciprocidade nos recursos

trocados através da conexão. As medidas de centralidade efectuadas

caracterizam estes dois actores como ocupando posições centrais na rede, o

que é graficamente visível pelo elevado número de linhas que partem e

chegam a cada um dos actores. Desempenham portanto papéis activos e

predominantes na gestão de processos interorganizacionais e troca de

recursos na rede. Note-se que neste contexto não é indicada a direcção dos

arcos concatenados cuja existência é significativa mas que não influencia o

caso apresentado. A existência de relação multiplexa é importante mas

surge na sequência de uma nova política do IVP para o sector, acima

descrita, e que motiva o incremento de relações transaccionais e diminuição

de controlo. Caso fosse feita uma reconstituição histórica da estrutura social

que ligava estas duas entidades alguns anos atrás surgiriam de forma

exlusiva relações de controlo unidireccionadas do IVP para a EVP.

A análise do processo é sintetizada nos diagramas de processo e de

actividades (figuras 4.18 e 4.19) que se apresentam em seguida.

Page 221: Redes de Arquivos /Redes Sociais

221

«processo»

Autorizar ComercializaçãoExterna

«in:documento»

RCDO; DAA

«controlo»

actor: FISC

«objectivo»Manter as

quantidades devinho vendidas

dentro dascapacidades

atribuídas:Objectivo

quantitativo

out: documentosCDO, DAA validado

«informação»

AS/400

«Documentos»

Dossiê EVP

Figura 4.18 - Diagrama de processo: pc. 05

< p 0 5 : A u t o r i z a r C o m e r c i a l i z a ç ã o E x t e r n a >

< F I S C > < A T Q >< C O M >

P r o d u z i r R C D O

P r o d u z i r D A A

« D o c u m e n t o »R C D O

« D o c u m e n t o »D A A

C o n s u l t aA S 4 0 0

E m i s s ã o C e r t i f i c a d oA n á l i s e s

C o n s u l t aA S 4 0 0

V a l i d a ç ã o d eD o c u m e n t o s

« D o c u m e n t o »D A A C a r i m b a d o

E m i t i r G u i aR e m e s s a

« D o c u m e n t o »G u i a d e

R e m e s s a

« D o c u m e n t o »C e r t i f i c a d o

D e n o m i n a ç ã o O r i g e m

E x p e d i ç ã o P r o d u t o

« d o c u m e n t o »c e r t i f i c a d o A n á l i s e s

{ S e m e r c a d o r e c e p t o r = " l i s t a d e f i n i d a A S 4 0 0 " }

Figura 4.19 - Diagrama actividades: pc. 05

O primeiro diagrama

mostra os inputs,

outputs, os recursos

utilizados essencialmente

informacionais e

documentais, o objectivo

do processo directamente

relacionado com o

diagrama de objectivos

atrás representado e

finalmente o actor que

controla ou coordena o processo.

No diagrama de actividades regista-se um ponto de bloqueio pelo facto da

Page 222: Redes de Arquivos /Redes Sociais

222

actividade "expedição do produto" estar dependente de três actividades

diferentes. Pelo menos uma destas - carimbar o DAA - seria susceptível de

ser simplificada caso a estrutura social de controlo o permitisse.

O processo consiste num pedido efectuado pela EVP para comercializar

vinho do porto para mercado internacional. Neste caso distingue-se entre

expedição - efectuada para países membros - e exportação efectuada para

países terceiros. No entanto sob o ponto de vista aqui tratado esta diferença

não é relevante.

O processo segue um fluxo definido em que é solicitada autorização a qual é

documentalmente traduzida num ofício. Este pedido é acompanhado

obrigatoriamente de um DAA (Documento Administrativo de

Acompanhamento) em que são incluídos dados sobre o destinatário,

quantidades e qualidade do vinho a comercializar e datas de embarque.

Dependendo do mercado ao qual se destina o produto (cada mercado

apresenta exigências específicas ditadas pelo seu próprio direito e prática

comerciais) poderá ser pedida uma declaração de denominação de origem

(RCDO). Estes documentos são enviados ao IVP que desencadeia os

seguintes passos: procede à conferência dos documentos, inicia um

subprocesso para emissão do RCDO (que depende do aval da análise

técnica de qualidade), confirma na conta corrente do operador (gerida por

um SBDR que corre em AS400) se as capacidades não foram excedidas e,

caso todos estes elementos sejam considerado correctos, é validado o DAA

através de carimbagem e enviada cópia para o operador que fica assim

autorizado a proceder à expedição. A frequência deste processo é

significativa (cerca de 60 casos mensais observados) atendendo a que

incide sobre um objectivo primário do EVP: vender o produto!

b) Possibilidades de melhoria

Observando o fluxo deste processo (figura 4.19) é vísivel que poderia ser

simplificado. Os documentos obrigatórios poderiam ser disponibilizados de

forma simplificada e imediata através da disponibilização de formulários

através da Internet a que ambos os actores têm acesso corrente. Mesmo

que esses formulários não fossem preenchíveis electronicamente, este

passo pouparia o processo de aprovisionamento dos mesmos que

Page 223: Redes de Arquivos /Redes Sociais

223

<p05: Autorizar Comercialização Externa (melhorado)>

<ATQ><FISC><COM>

ProduzirRCDO

PreencherDAA

«Documento»DAA Electrónico

«Documento»RCDO

Emissão deCertificadoAnálises

ConsultaAS400

«Documento»CDO

Expediçáo Produto

«precondition»{DAA electrónico disponível na NET}

Vinheta aplicadapelo operador

{Se mercado receptor="listadefinidaAS400"}

ValidaçãoDAA

«Documento»DAA impresso

«postcondition»{Até superveniência de

infraestruturade assinatura digital}

Figura 4.20 - Diagrama actividades pc. 05: possível melhoria

actualmente implica a deslocação periódica ao IVP para levantar estes

impressos.

Por outro lado, se preenchíveis e trasmitidos através da internet, o processo

seria consideravelmente acelerado. No entanto a exigência de validação de

DAA através de carimbo provoca uma ruptura neste procedimento. A prática

obrigatória neste momento implica uma série de movimentações físicas

para adquirir e validar os respectivos formulários: A validação presencial do

DAA é uma prática coerentemente associada a um posicionamento de

controlo por parte do IVP. Ou seja, este actor considera indispensável a

verificação do documento em si e não apenas da informação que este

contém. No entanto atendendo à prática verificada constata-se ser muito

rara a desconformidade no preenchimento do DAA, além de que existem

outros meios de controlo sobre as capacidades de venda, nomeadamente as

declarações de capacidade e acções aleatórias de fiscalização ou ainda a

informação alfandegária (no caso de países terceiros). A isto acrescenta-se

a disposição comunitária que prevê a possibilidade de autenticação de DAA

através da aposição de vinhetas pela própria EVP, vinhetas essas

Page 224: Redes de Arquivos /Redes Sociais

224

distribuídas pela entidade fiscalizadora. Na figura 4.20 apresenta-se o

modelo da uma possível melhoria do processo.

c) Influência social verificada

Tecnologicamente, portanto, é possível simplificar o processo,

organizacionalmente também, o aspecto legal está igualmente

salvaguardado. Considerados estes factores parece claro que o aspecto

social da relação é a única variável que nessita ser alterada para viabilizar a

modificação de actividade do processo através de introdução de uma infra-

estrutura tecnológica já existente mas cujo emprego é restringido por

aspectos sociais de concepção de controlo. Este aspecto é confirmado pelo

facto de que apenas com a actual política do IVP de progressivo abandono

do papel de fiscalizador policial estar a adopção deste processo a ser

equacionada. A tendência é para desenvolver a infra-estrutura tecnológica

que permita a acessibilização e comunicação em linha do DAA sendo este

documento autenticado através de aposição de vinheta realizada pela

própria empresa e fornecida pelo IVP. As relações existentes passariam

portanto a ser de transacção ou pelo menos de controlo bilateral em que

ambos os actores detêm controlo parcial na relação, manifestado em partes

diferenciadas do processo.

O aspecto a salientar é justamente o facto do tipo de relação que une dois

actores dentro de uma estrutura social (inter-organizacional) ter de ser

alterada ou, dito de outro modo, ter de responder a determinadas

características e não outras, para a melhoria de execução de um processo

ser viável. Na mesma ordem de idéias a aplicação tecnológica depende

essencialmente da componente social da relação e não de qualquer outro

factor. A proposta de remodelação do processo representada na figura

seguinte consiste na construção do DAA electrónico, emitido ou

disponibilizado em linha pelo IVP, mediante o acesso controlado da EVP à

área reservada do portal mantido pelo IVP, bem como a sua subsequente

auto-validação pela própria EVP mediante aplicação de vinheta e segundo

processo definido pelas disposições comunitárias determinadas no

REGULAMENTO (CE) Nº 884/2001 DA COMISSÃO de 24 de Abril e

confirmadas pela Portaria n.º 632/99 de 11 de Agosto de 1999 e pela

circular 12/2000 do IVV.

Page 225: Redes de Arquivos /Redes Sociais

225

Interrogado o actor COM, foram levantados obstáculos a esta solução salvo

se asseguradas algumas condições que embora realizáveis tecnicamente

implicariam um considerável esforço tecnológico e portanto financeiro para

serem asseguradas. Tratava-se de determinar para cada ano todas a

alterações realizadas à capacidade de cada EVP de forma a permitir o

conhecimento em tempo real, i.e., à altura da formulação do pedido de

comercialização, e nunca depois, a real capacidade de vinho declarada e

transccionada. Este capacidade implicaria considerável remodelação na

estrutura de informação do IVP quer ao nível de recolha de dados, a qual é

em grande parte fornecida pela EVP, como ao nível do seu processamento o

que implicaria alterações ao presente sistema de bases de dados

relacionais. Qualquer proposta de ultrapassagem destes problemas no

entanto excede o âmbito proposto deste trabalho.

Refere-se neste contexto o processo 04 que corresponde à autorização de

comercialização interna e é aqui apresentado como exemplo de

simplificação administrativa conseguida. Este processo seguia exactamente

os mesmos trâmites do anterior. Sempre que uma EVP pretendesse

comercializar o seu produto dentro do mercado interno, o que equivalia

necessariamente ao seu deslocamento, e mesmo que pretendesse deslocar

o produto de um local para outro com intuitos diversos da comercialização -

por exemplo o engarrafamento - tinha que proceder ao preenchimento de

um DAA que acompanhava obrigatoriamente o produto. Não são todavia

necessários os documentos de certificação de denominação de origem, dado

o produto se destinar ao mercado interno. Note-se que a situação acima

descrita obrigava a situações caricatas como ser necessário a burocracia de

preencher e validar um DAA para deslocar uma determinada quantidade de

vinho numa distância de metros, quando os pontos de partida e chegada se

situassem ambos dentro do entreposto comercial de Vila Nova de Gaia. Para

obviar a esta situação foi abolida a obrigatoriedade de entregar um DAA

antes de cada deslocação/comercialização, passando o operador a fazê-lo

através do preenchimento de uma guia contendo todos os movimentos

realizados no mês a que se reportava, indicando os destinos, teor da

transacção e quantidades.

Neste processo a solução possível apontada par ao processo anterior é

igualmente aplicável. O DAA sempre que necessário (continua a sê-lo para

Page 226: Redes de Arquivos /Redes Sociais

226

deslocações entre entrepostos, i.e., Douro e Vila Nova de Gaia) seguiria o

procedimento de acesso e validação defendido para o processo anterior

juntando-se a esse documento a guia de manifesto mensalmente

preenchida.

Processo 08: Análise de amostras

a) Descrição:

Este processo de carácter executivo (ver capítulo anterior) corresponde a

uma função essencial do IVP que consiste em determinar a qualidade do

produto apresentado pelos operadores. É igualmente uma condição

impositiva a que os comerciantes se têm de submeter para poderem

comercializar o seu produto. Por estes motivos é objecto de cuidadoso

planeamento. Trata-se de um processo não complexo, no sentido de que

não apresenta incerteza comportamental. Os passos a dar estão

perfeitamente definidos quer sob o ponto de vista de fluxo de trabalho, quer

ainda de procedimentos técnicos -sensoriais e laboratoriais- empreendidos.

Este facto torna-se claro se atentarmos ao sistema desenvolvido pelo

próprio IVP para suportar informaticamente este processo: trata-se do

"circuito administrativo de amostras" e assenta numa plataforma

tecnológica composta por sistema AS 400 e um SBDR. As entidades

definidas são os operadores; países, tipos de análises. Cada uma destas

entidade está identificada e codificada. Quando a EVP entrega a amostra

declara qual o tipo de análise que pretende e a que mercado (país) se

destina. Esta informação determina exacamente quais os procedimentos

analíticos que serão realizados sobre a amostra, visto que variam de

acordo, por exemplo, com exigências específicas exigidas por cada país.

O processo dentro da rede social considerada envolve 4 actores (figura

4.21) três deles nucleares para a sua realização (ENOL; SAQ e ATQ]. O teor

das relações sociais estabelecidas varia entre a multiplexidade que une a

díade [SAQ; ENOL] e a transacção verificada entre a díade [ATQ; SAQ].

Note-se que não existe nem pode existir contacto durante o processo entre

a díade restante [ATQ; ENOL] uma vez que comprometeria a validade e

isenção da avaliação de qualidade.

Page 227: Redes de Arquivos /Redes Sociais

227

ATQ

SAQ

GCX

ENOL19. «transacção»

21. «transacção»

17. «transacção»«controlo»

Figura 4.21 - Diagrama de RAS: pc. 08

O processo está padronizado e

insere-se numa estrutura

burocrática profissional. Os

colaboradores envolvidos

necessitam possuir qualificações

próprias e uniformizadas

exigidas e contempladas no

manual de qualidade do

laboratório. O tempo médio despendido para completar as análises

requeridas no excede um mês sendo considerado excessivo. A diminuição

deste período de tempo, mesmo atendendo a restrições inevitáveis

impostas pela qualidade de avaliação e pelo facto da amostra ser avaliada

sob dois pontos de vista técnicos -o sensorial que corresponde às

características organolépticas e o laboratorial que corresponde às

característivas microscópicas do produto- foi considerado como de

diminuição possível. O laboratório está creditado de acordo com a norma NP

EN ISO/IEC 17205 o que implica, entre outras coisas, que todos os

procedimentos se encontram standardizados e documentados. Não é

possível portanto encurtar tempo através de eliminação de quaisquer

desses procedimentos.

Os diagramas de topo deste processo, bem como o diagrama de actividades

respeitante à parte do processo onde se verificam pontos de bloqueio são

representados seguidamente. Os restantes diagramas de actividades,

encontram-se no anexo B.

b) Possibilidades de melhoria

Basicamente o principal ponto disfuncional, indicado pelos actores

interrogados reside no tempo dispendido para concluir o processo.

Atendendo a esse facto o processo foi recentemente reestruturado quanto à

forma de desempenho do fluxo de parte das suas tarefas (essas

modificações são já representadas no respectivo diagrama (figura 4.23)

tendo sido igualmente estabelecido um prazo máximo de 30 dias úteis para

conclusão de cada caso submetido a avaliação.

Page 228: Redes de Arquivos /Redes Sociais

228

«subprocesso»

8.1.RecepçãoAmostras

«informação»AS400

«meta»receber, codificarpedido e definir

tipos de análise aefectuar

«controlo»actor: SAQ

«documento»

formulário requisição

«material»

amostra produto

«subprocesso»

8.2.AnáliseTécnica

«controlo»DST

«meta»avaliar qualidades

analíticas eorganolépticas de

amostra

«informação»

AS400

«RM»

equipamentos

«RH»

provadores

«RH»

analistas

«subprocesso»

8.3 ConclusãoProcesso

«informação»AS400

«documento»Carta Aviso

«meta»calcular custo e

avisar EVP

«controlo»SAQ

«subprocesso»

8.4 CobrançaProcesso

«informação»AS400

«documento»Factura/recibo

«meta»

facturar custo

«controlo»

GCX

Processo 08Decomposição

«out»Amostra codificada e

caracterizada

«documento»

TAS;TAL

«documento»Relatório

«documento»CCQ

Figura 4.22 - Diagrama processo: pc. 08

Page 229: Redes de Arquivos /Redes Sociais

229

A realização deste processo está todavia muito dependente de tecnologia de

laboratório, particularmente na ausência de integração ou sequer de

articulação entre o software específico dos dispositivos analisadores do

laboratório e da câmara de provadores e do Sistema de Bases de Dados

Relacional denominado "Circuito Administrativo de Amostras" mais

particularmente do AS/400 em que este corre. Na prática o que se verifica

é que os resultados que são emitdos pelos analisadores não podem ser

automaticamente exportados para o AS/400 sendo necessário inseri-los

manualmente. O procedimento consiste em lançar os dados parciais que

correspondem aos cálculos intermédios efectuados pelos técnicos de

análise, num formulário específico para o efeito (Ver anexos B e C). A

seguir estes resultados alimentam os dispositivos analisadores que emitem

sob a forma de relatório os resultados. Esses resultados emitidos em papel

são depois introduzidos no SBDR uma vez que este é o repositório de

informação que controla todas as análises efectuadas guardando os seus

resultados bem como informação particularizada das EVP que os

solicitaram. O próprio certificado de qualidade, produto final esperado da

maioria das análises realizadas, é emitido pelo sistema informático sob

forma impressa. O tempo dispendido no carregamento destes dados leva a

uma situação por todos os actores considerada como negativa (ponto de

bloqueio 1 da figura 4.23).

Page 230: Redes de Arquivos /Redes Sociais

230

RecepçãoAmost ras

TriagemAmostras

AvaliaçãoSensorial Anál iseLaborator ial

E m i t e B A S E m i t e B A L

AvaliaçãoFinal

Emi teCCQ

«subprocessos»

08.01

/ AvaliaçãoPosit iva

/ Aval iaçãoNegativa

«Informação»Processo suspenso

{OR}

/ AvaliaçãoPosit iva

/ Aval iaçãoNegat iva

/ AmostraAprovada

/ AmostraReprovada

«subprocessos»08.03 ; 08 .04

«Documento»CCQ

EmiteRelatório

«Documento»Dossiê

/ Consulta

«Documento»BAL, BASRelatório

Processo 08subprocesso 08 .02

pon to debloqueio 1

ponto debloqueio 2

Figura 4.23 - Diagrama actividades: pc. 08

A sua resolução no entanto passa por procedimentos exclusivos de carácter

informático que possibilitem o output directo dos resultados saídos dos

dispositivos analisadores para o SBDR do AS/400. Foram considerados

como elementos facilitadores do processos a transmissão do certificado de

controlo de qualidade através de processos electrónicos mais expeditos,

Page 231: Redes de Arquivos /Redes Sociais

231

sejam eles o correio electrónico ou a sua co locação em área específica

reservada em que apenas o operador requerente tenha acesso. Dado se

tratar de um documento constitutivo e probatório terá que apresentar

suficientes elementos de validação por forma a garantir a sua autenticidade

e fidedignidade. Neste momento após a emissão do documento, este é

validado através de duas formas: a assinatura do Director de Serviços

Técnicos e ainda o carimbo da Instituição (ponto de bloqueio 2 da figura

4.23). A impossibilidade de, para já, ser utilizada a assinatura digital leva a

que seja necessária a utilização de outros processos; algumas das possíveis

soluções passm por adição de meta-informação arquivística (ver capítulo

anterior) pelo sistema informático, procedimento ainda não previsto embora

sugerido no âmbito das entrevistas decorridas com os actores envolvidos.

c) Influência social verificada

No contexto deste processo não foram registadas influências sociais

significativas excepto pela pressão habitualmente manifestada pelos

operadores que entregaram amostras e esperam uma decisão que lhes

permita comercializar o produto. Com efeito embora a amostra seja

identificada com um número encriptado atribuído pelo sistema CAA que

impede ao actor ATQ a associação da amostra que analisa com um

determinado operador, este sabe naturalmente quando entregou essa

amostra e ressente-se das próprias pressões sentidas decorrentes de

contingências comerciais. Dessa forma são estabelecidos contactos

informais, telefónicos normalmente, com membros individuais do serviço

de análise técnica de qualidade no sentido de acelerar o processo. Este

processo no entanto não é facilmente influenciado socialmente visto que a

sua celeridade está dependente de factores essencialmente tecnológicos. O

tipo de relações estabelecidas todavia leva a investimentos estratégicos em

equipamentos mais sofisticados e desenvolvimento de projectos de

articulação de software analítico com o CAA, no sentido de dar mais

depressa resposta adequada a um serviço.

Processo 12- Vender selos de garantia

a) Descrição:

Page 232: Redes de Arquivos /Redes Sociais

232

GCX

APROV

30. «transacção»«controlo»

Figura 4.24 - Extracto de diagrama RAS: pc. 12

«processo»

VenderSelosGarantia «out: material»

SelosGarantia

«in: documento»

pedido de selos degarantia

«informação»

AS400

«RecursoMaterial»

Dinheiro

«objectivo»

Acelerar processo devenda de Selos Garantia :

Objectivo quantitativo

«controlo»

Actor: GCX

Figura 4.25 - Diagrama de processo: pc. 12

Este processo essencialmente administrativo e transaccional consiste na

compra por parte de uma EVP, normalmente através do seu departamento

de aprovisionamento, de um conjunto normalmente volumoso de selos de

garantia destinados a serem colocados nas garrafas de vinho do porto

legalizando a sua venda. A aposição destes selos é obrigatória constituindo

a manifestação material de garantia do IVP relativamente ao

reconhecimento de qualidade de um determinado lote ou marca de vinho. A

aquisição é processada pelo actor GCX que também se encarrega da

encomenda de impressão dos selos. O acto de compra não é no entanto

exclusivamente transaccional visto que a seguir ao pedido ser formulado é

realizada pelo actor GCX uma acção de controlo materializada na consulta

da conta corrente do operador que solicitou a transacção no sentido de

averiguar se esse actor tem direito a adquirir a quantidade de selos

manifestada.

Isto é explicado pelo facto de cada

operador ter uma determinada

capacidade de vendas atribuída

anualmente pelo IVP, capacidade essa

que não pode ser excedida, excepto em

casos muito raros e sempre sujeitos a

autorização pela entidade reguladora.

Sabendo que essa capacidade é

expressa em litros e

conhecendo a capacidade da

vasilha em que o vinho será

engarrafado, a comparação do

número de selos pedidos,

juntamente com os que foram

adquiridos anteriormente,

permite determinar se o

operador está ou não a exceder

a capacidade permitida de

vendas. Note-se que não é

permitida a acumulação se selos, ou seja, um operador apenas pode

adquirir anualmente a quantidade de selos correspondente à sua

Page 233: Redes de Arquivos /Redes Sociais

233

<p12:Vender Selos de Garantia>

<CONT><GCX><COM>

PedidoVenda

RegistoPedido

ConsultaAS400

LançamentoVenda

EmiteGuiaPagamento

Emitefactura

EfectuaPagamento

EmiteRecibo

EntregaSelos

ArquivaGuia

«Documento»LivroManualRegistos

«Documento»FolhaCálculoControlo

«Documento»Recibo

«Documento»Factura

«documento»guia de

pagamento

Figura 4.26 - Diagrama actividades: pc. 12

capacidade de vendas. Para ilustrar estes aspectos vejam-se os diagramas

de processo e de actividades elaborados (figuras 4.25 e 4.26)

b) Possibilidades de melhoria

Neste momento a transacção é concretizada através de encomenda,

realizada por telefone ou carta/fax, sendo o pagamento realizado quer

presencialmente quer através de movimentação numa conta corrente

mantida com o IVP. Normalmente esta última opção é a preferida pelas EVP

tecnologicamente mais

poderosas. Neste contexto a

disponibilização de realização

deste processo através da

internet e particularmente

através do portal já mantido

pelo IVP foi considerada

vantajosa pelos actores

interrogados. Para a

concretização remota da

transacção seria necessária a

implantação de processos de

comércio electrónico o que é

perfeitamente possível técnica

e legalmente visto ser o IVP

uma entidade com autonomia

administrativa e financeira o

que lhe permite o pagamento

e recepção de serviços através

de recurso a cartão de crédito.

Page 234: Redes de Arquivos /Redes Sociais

234

<12: vender selos de garantia>

<GCX><COM> <CONT>

PedidoVenda RegistoPedido

consultaAS400

«Documento»GuiaPagamento

«Documento»FacturaElectrónica

EmiteRecibo«Documento»

ReciboElectrónico

/ PedidoInválido

ArquivaGuia

EntregaSelos

«precondition»{Portal na Internet}

«precondition»{Funcionalidades comércio electrónico}

processoautomatizado

Figura 4.27 - Diagrama de actividades pc. 12: possível melhoria

c) Influência social verificada

O actor GCX que coordena este processo foi identificado na análise de

centralidade/internediação como um ponto de desconexão, ou seja, caso

fosse retirado da rede esta tornar-se-ia desconectada. Este facto

considerado como uma razão para a maior participação deste actor na rede

é patente neste processo visto que este actor desempenha um duplo papel:

por um lado de vendedor de um produto obrigatório para qualquer operador

comercializar vinho do porto mas também como agente de controlo

relativamente à actividade da EVP. Esta concorrência de actividades

posiciona esta actor como um agente influente relativamente a actores

externos. Note-se no entanto que o peso deste actor não é particularmente

Page 235: Redes de Arquivos /Redes Sociais

235

grande relativamente a outros. O facto de durante largos anos ter estado

dependente respectivamente de dois serviços diferentes levou a um

apagamento de influência social visível por exemplo na nos reduzidos meios

informáticos disponibilizados.

4.5.1 Relação estrutura social/processos/rede

Considerando a perspectiva atrás apresentada e que coloca esta rede numa

perspectiva sistémica contendo em si diversas vistas desse sistema e suas

consequentes interacções apresentamos seguidamente uma tabela em que

se descrevem as medidas de RAS efectuadas, resultados obtidos e possível

impacto quer ao nível dos processos interorganizacionais, quer ao nível de

implementação da rede de arquivos.

Tabela 4.6 – Influência RAS, processos e rede

Camadas de rede estrutura social Impacto no redefinição de Processos

Impacto na estrutura de Rede

Medidas RAS/ Densidade e transitividade

Identifica a capacidade da rede para transmisão e comunicação de recursos nomeadamente informação

Não aplicável Avaliação da capacidade da rede de forma a identificar canais eficientes de comunicação de informação; avaliação através de “problema do pequeno mundo” [43] de horizontes de visualização de actores – e da actividades desempenhadas - na rede de forma a potenciar a coordenação de actividades inter-organizacionais

Centralidade de actores

Identifica os actores mais participativos dinâmicos da rede

Automatização de actividades de processos (p05 DAA electrónico; p12 recepção de pedidos em linha e comércio electrónico aplicado a venda de selos de garantia)

Infraestrutura tecnológica específica. Responsabilização por gestão de documentos atribuída a esses actores

Influência de actores

Denota a influência de actores dentro da rede

Redefinição do posicionamento e participação de alguns actores em

Infra-estrutura de comunicação prevendo canais específicos de comunicação e acesso

Page 236: Redes de Arquivos /Redes Sociais

236

determinados processos interorganizacionais (p01, p02, p12)

a informação desses actores

Coesão/densidade Denota a capacidade de transmissão de recursos, nomeadamente informação dentro da rede

Não aplicável Condiciona infraestrutura tecnológica da rede

ncliques Identifica conjuntos de actores particularmente coesos entre si por via de tarefas, processos, actividades ou afinidades comuns.

Não aplicável Desenvolvimento de processos de trabalho cooperativo (CSCW) entre actores partcipantes em cliques e entre cliques funcionalmente conexas. Definição de áreas específicas de trabalho, desenvolvimento de processos e gestão documental

Page 237: Redes de Arquivos /Redes Sociais

237

4.6 Documentos

Um processo produz documentos ou, se quisermos, constitui o contexto de

produção de documentos. Dentro da rede a utilização de um determinado

tipo de documento não é um acto isento ou socialmente neutro. Por

exemplo enquanto a adesão ao SBDR AS/400 existente no IVP foi bem

sucedida outros sistemas que o antecederam falharam: a implementação

do EDI fracassou não se tendo registado suficiente mobilização para

conseguir o sucesso deste tipo de sistema. Da mesma forma a solução

anterior ao CAA desenvolvido numa plataforma anterior ao AS/400 foi

igualmente abandonada. Relativamente ao SBDR mencionado allguns

processos nucleares do IVP são assegurados por este sistema (produtor de

documentos) sendo correntemente utilizado pelos actores incluídos na rede

analisada, não tendo estes especial apetência informática, o que é mais um

factor de confirmação relativamente ao impacto que este sistema

representa nos processos de trabalho. A utilização de documentos

electrónicos, considerada na acepção da confiança depositada pelos actores

neste tipo de documentos, depende em grande parte da percepção social

que estes têm sobre o valor, utilidade, validade ou ainda eficácia dos

mesmos.

O emprego de documentos electrónicos é essencial no contexto de melhoria

de processos acima proposta. Para a introdução destes documentos ser

bem sucedida há um conjunto de factores a considerar desde a perspectiva

diplomática do documento que permite aferir do peso relativo e estrutural e

funcional do documento até à existência de instrumentos e processos de

autenticação, ou ainda à percepção social dos actores sobre este tipo de

documentos a qual, por vezes, pode levar a inesperadas resistências ao

desempenho de um determinado processo.

Considerado o exposto pretende-se nesta secção comentar o estudo

realizado sobre os documentos produzidos nos processos identificados

remetendo para o anexo C para informação mais exaustiva visto que aí se

encontram categorizados

Cada um dos processos acima referidos produz vários documentos. Para

determinar a estrutura de uma rede de arquivos era necessário identificar

cada documento produzido em cada processo interorganizacional e

Page 238: Redes de Arquivos /Redes Sociais

238

caracterizá-lo. Deste modo foram identificados os documentos produzidos

sendo a sua posição topologicamente associada a cada passo ou actividade

inclusiva de cada processo. Essa tarefa foi realizada com base na

investigação efectuada pelo projecto Interpares [69] [70] tendo sido os

documentos descritos quanto a um conjunto de parâmetros já referidos no

capítulo anterior.

A informação desenvolvida nesta secção refere-se aos documentos que são

produzidos em cada processo identificado. Pretendeu-se ao realizar esta

análise, caracterizar esses documentos sob diversos critérios, a seguir

justificados, de forma a perceber possíveis nexos de consequência

relativamente à sua disseminação e disponibilização na rede de arquivos.

Atendendo aos critérios definidos serão os documentos sujeitos a

ponderação dado que nem todos obviamente representam o mesmo peso

ou dão origem a idênticas acções. A razão fundamental para realizar esta

análise consistia primeiro em procurar determinar o "peso" do documento

no processo, obtido por variáveis relacionadas com a sua capacidade

probatória e informativa. Em segundo lugar pretendia-se daí procurar

determinar o tempo de persistência de cada um dos documentos na rede.

Por tempo de persistência entende-se o período durante o qual um

determinado documento mantenha interesse para os actores participantes

relativamente ao desempenho de um determinado processo. Presume-se

que após o fim do processo um documento possa ser consultado mais ou

menos assiduamente em função da importância ou relevância que esse

mesmo documento tenha para avaliar o desempenho do processo ou ainda

resolver dúvidas relativamente ao mesmo que possam eventualmente

persistir. Esta ponderação não está no entanto associada com factores

como o carácter diplomático do documento. Esta pista foi seguida pela

investigação levada a cabo pelo Projecto INTERPARES que constatou não

ser detectado qualquer padrão revelador de associação explícita e

inequívoca entre a classificação diplomática e a relevância do documento

para o utilizador sob o ponto de vista de utilização corrente [cf. 69, p. 22].

A vantagem de determinar o período de persistência do documento na rede

baseia-se no facto de que é inútil manter documentos disponibilizados na

rede por mais tempo que o necessário, dadas as consequências de

sobrecarga sob o ponto de vista de armazenamento e manutenção de

Page 239: Redes de Arquivos /Redes Sociais

239

dispositivos de referenciação, nomeadamente perfis meta-informativos

(adiante tratados) dos documentos. A acumulação indiscriminada de

documentos inactivos leva a uma ausência de gestão racional de espaço e

excesso de informação na rede. Note-se que este prazo de persistência não

está relacionado com o valor intrínseco do documento. Este é atribuído

através de uma auditoria sobre o seu valor primário e secundário, ou seja

sobre a sua capacidade evidencial e posterior valor informativo repartido

por vários critérios de ponderação que cobrem áreas como a história

organizacional, valor social, etc. O documento, após o fim do período de

persistência atribuído é retirado da rede mas continua armazenado e

disponível fora de linha para utilizadores interessados na sua consulta

durante o tempo fixado para a sua preservação e de acordo com o destino

final que lhe foi atribuído. O presente trabalho não trata de mecanismos de

gestão de documentos em rede, mas apenas da arquitectura e identificação

dos mesmos dentro dessa estrutura.

Os critérios de categorização documental aplicados são essencialmente

diplomáticos e baseiam-se nos trabalhos levados a cabo por Luciana Duranti

e pelo projecto INTERPARES. Neste contexto são assumidos os seguites

critérios referenciais:

De acordo com o referido no capítulo anterior foram categorizados

diplomaticamente os documentos, os quais se distribuem por 4 grandes

categorias já referidas no capítulo anterior e que a seguir se recordam:

Documentos dispositivos, documentos probatórios, documentos

suporte, documentos narrativos.

Outros critérios de avaliação documental foram adoptados dado parecerem

pertinentes atendendo aos objectivos da análise. Neste contexto é

importante determinar a forma documental, bem como o suporte de

produção original e final dos documentos principais. Esta última designação

necessita de uma explicação: Consideram-se documentos principais aqueles

que a instituição considera como representando oficialmente uma

determinada posição ou transacção por esse documento veiculada ou

transmitida. Ou seja: correspondem aos documentos originais. Esta

designação no entanto é abandonada visto que quando situados em

ambientes digitais, o seu significado é claramente diminuído. Em cenários

de produção documental electrónica não existem originais, pelo menos

Page 240: Redes de Arquivos /Redes Sociais

240

sendo esta qualidade determinada pelos atributos intrínsecos (tinta, tipo de

papel, cor, etc) desse documento. A condição de "original" é alcançada não

através de qualidades intrínsecas mas sim através de especificidades

extrínsecas, em que se contam o contexto funcional da produção do

documento, o contexto tecnológico, o contexto documental, ou seja as

relações mantidas com agregados de documentos funcionalmente similares,

e ainda a determinação da própria instituição produtora. A "originalidade"

(unicidade) do documento é determinada de forma externa ao próprio

documento através de decisão organizacional (por exemplo decide-se que

embora um documento seja produzido electronicamente, será a sua versão

impressa que assumirá o estatuto de documento oficial sendo a partir daí

comunicada e submetida aos procedimentos correntes de arquivagem e

circulação).

Este facto leva à explicação da utilização do termo "documento principal" o

qual pretende justamente representar a realidade descrita em que existe

uma versão de documento à qual é atribuído o estatuto de original e que

será o documento principal, e outra versão, ou mais que uma,

correspondente ao "suporte original de documento" que será categorizada

como documento secundário.

Por exemplo, numa organização recorre-se generalizadamente a

ferramentas de apoio a produtividade para suportar as actividades correntes

administrativas. Nestes processos são utilizadas sistematicamente

aplicações informáticas vulgarizadas, o processador de texto por exemplo.

Assim sendo praticamente todos os documentos produzidos são-no em

formato electrónico, o que não significa que essas versões digitais venham

a constituir os documentos principais. Eles são na maior parte dos casos

impressos vindo essa sua versão papel a constituir o documento principal.

Quando se menciona o suporte do documento principal, referimo-nos

precisamente a esta realidade. Note-se que nalguns casos verificam-se

situações alternativas em que por exemplo os documentos electrónicos,

embora não considerados como versões organizacionais, são mantidos para

efeitos de suporte e acesso. Outras situações se verificam em que se

procede a digitalização de documentos papel (principais) de forma a obter

vantagens de eficiência sob o ponto de vista de acesso e manipulação, pese

Page 241: Redes de Arquivos /Redes Sociais

241

embora o estatuto desses substitutos digitais não seja o de documento

oficial.

Sintetizam-se de seguida algumas observações efectuadas:

1. A maior parte dos documentos é produzida originalmente com

ferramentas electrónicas de produtividade sendo posteriormente

convertidos para papel através de processo de impressão. A razão para tal

deve-se à necessidade de garantir o valor evidencial do documento,

considerado insuficiente em suporte digital, mas também por ausência de

estruturas organizacionais e técnicas suficientemente adequadas para

manter um sistema de arquivo electrónico.

2. Este facto permite considerar a possibilidade de todos os documentos

produzidos serem mantidos e transaccionados em formato electrónico, o

que viabiliza a sua aplicação e disponibilização em rede. Para o concretizar

no entanto é necessário no entanto prever formas de validação e

preservação das qualidades de autenticidade e fidedignidade documentais.

As formas para o conseguir passa por aplicação de elementos de validação

digitais em que se incluem a assinatura digital, a implementação de

esquemas de meta-informação baseados em esquemas internacionais já

testados e a implementação de uma infraestrutura tecnológica

suficientemente documentada de forma a permitir a demonstração de todos

os passos e tramitações executadas quer pelo sistema quer pelos

documentos nele produzidos. Como atrás referido de momento a utilização

de assinatura digital não é viável pois embora consista numa tecnologia já

amadurecida, ainda não existe em Portugal a entidade credenciadora

exigida pelo Decreto-Lei 290D/99 de 2 de Agosto relativo a assinatura

digital.

3. As principais formas de validação utilizadas neste momento são a

assinatura manual e a carimbagem. Os documentos que permanecem em

formato electrónico não possuem meios de validação, mesmo aqueles dos

quais não é produzido qualquer output.

Page 242: Redes de Arquivos /Redes Sociais

242

4. A aplicação destes processos é tecnica e organizacionalmente exigente

visto requerer componentes técnicas, não apenas informáticas mas também

arquivísticas, muito comsumidoras de recursos; não apenas necessárias

para a sua implementação mas também para a monitorização e

acompanhamento contínuo do processo.

5. Existem documentos produzidos em formato electrónico que assim

permanecem. Dentro destes distinguimos dois tipos: (a) Os documentos

produzidos em ferramentas de produtividade normalmente com recurso a

folha de cálculo e que são mantidos nesse formato por motivos

instrumentais. Não são considerados documentos principais mas antes

repositórios de informação pesquisados sempre que alguma informação é

necessária. Estão nessas condições os documentos 12.4 (b) os documentos

produzidos por sistemas de bases de dados transaccionais (Ver Anexo B:

documentos nº 3.3, 4.4, 5.6, 5.7, 6.4, 7.3, 8.3, 8.4, 8.5, 8.6, 8.7, 8.8, 8.9,

8.10, 8.11, 8.14, 9.6, 10.6, 10.7, 11.3, 12.3): dentro destes assumem

especial relevância, por apoiarem actividades nucleares, o circuito

administrativo de amostras (CAA) e a gestão de contas correntes. Ambos

assentam numa arquitectura de SBDR e numa plataforma AS/400. Neste

contexto assumem-se as questões básicas colocadas por sistemas desta

natureza inicialmente pensados como sistemas de informação e não como

sistemas de arquivo ou como sistemas potencialmente produtores de

documentos [INTERPARES, p. 16]. Estas questões são sintetizadas nas

seguintes interrogações colocadas perante um sistema desta natureza:

• O sistema produz documentos?

• O sistema deveria produzir documentos?

• O sistema é no seu todo um documento complexo?

• Considerada a natureza e função do sistema existe presunção de

autenticidade? Ou seja, documentos eventualmente produzidos possuem

a qualidade de serem autênticos?

Quando se fala em documentos neste contexto referimo-nos a transacções

decorridas dentro da base de dados relativamente a um determinado

evento -uma análise de amostra ou uma movimentação de conta corrente,

por exemplo- e que são mantidas em formato digital ou seja não têm

expressão externa sob forma analógica (uma impressão por exemplo). No

Page 243: Redes de Arquivos /Redes Sociais

243

caso observado o SBDR possui uma minuciosa documentação de suporte e

desenvolvimento do projecto de bases de dados, nomeadamente diagramas

de classes, entidades/relação, de fluxo de dados e ainda fichas de descrição

de processos e de entidades. Este conjunto documental permite concluir

que de facto o sistema não produz documentos na acepção específica do

termo, excepto nos outputs em papel previstos para determinadas etapas

de processos. Julgamos também que dada a boa qualidade de

desenvolvimento do sistema é possível ser configurada para a introdução de

critérios arquivísticos, nomeadamente suporte de meta-informação e

enriquecimento de dicionário de dados com informação de teor arquivístico

de forma a produzir documentos electrónicos de suficiente qualidade. Esta

aplicação está disponível para suportar a transacção de processos em

ambiente de rede mediante algumas alterações ao nível de implementação

de rotinas de auditoria e capacidade de suporte de meta-informação.

6. De um conjunto de 82 tipologias documentais identif icadas, repartidas

pelos processos analisados, 49 correspondiam a documentos de natureza

probatória e 10 a documentos dispositivos, constituindo portanto uma

maioria percentual de 71% (59% e 12%) respectivamente. Embora esta

facto não tenha significado específico no tratamento dado a estes

documentos acualmente, indica pistas relativamente a um planeamento

necessário quando forem adoptados formatos electrónicos que substituam

os actuais formatos em papel. Mesmo no caso de documentos electrónicos

produzidos de raíz, como é o caso de parte da informação inserida no SBDR

referido, deverão ser tidos em conta requisitos relativos a autenticidade e

integridade destes documentos atendendo ao peso evidencial manifestado

dento do processo a que respeitam.

6. De uma forma geral todos os documentos convencionais (i.e., em papel)

que entram na entidade IVP são sistematicamente digitalizados, embora

nem todos o sejam integralmente. Este processo é realizado tendo em

conta não a substituição dos originais mas a simplificação de

manuseamento e incremento de acesso. Da mesma forma embora de

forma não sistemática os documentos em papel saídos são igualmente

submetidos a esse processo. Esse facto potencia a capacidade de colocar

Page 244: Redes de Arquivos /Redes Sociais

244

documentos, neste momento recebidos em papel, disponíveis numa rede,

embora se deva atender às seguintes limitações: Trata-se de imagens de

documentos e portanto de cópias digitais de documentos originalmente

produzidos e mantidos em papel, e não de documentos incialmente

pensados para serem transmitidos em formato digital. O facto de serem

imagens, armazenadas em ficheiros de dimensões relativamente grandes,

aumenta o seu peso sob o ponto de vista de manuseamento e

armazenamento; finalmente não é possível a sua adição o que pode ser

negativo num contexto transaccional de rede dado não facilitar a realização

de acções requeridas no próprio documento.

4.7 Arquivos na rede

4.7.1 Rede como infra-estrutura de informação

Uma rede é uma estrutura que conecta actores através de relações entre

eles estabelecidas, e por onde são transferidos, trocados ou comunicados

recursos, sejam eles de que tipo forem; materiais (dinheiro, bens,

serviços...), afectivos, informacionais (informação, conhecimento,

documentos). Para uma rede ser formada não é necessário qualquer tipo de

tecnologia e, estendendo este conceito, não é particularmente necessária

tecnologia informática.

No entanto quando falamos hoje em dia em redes de comunicação e de

informação estamos de forma implícita e automática a considerar -e outra

coisa não faria sentido- a existência de uma infra-estrutura de suporte a

essa mesma transmissão de recursos baseada em tecnologia informática e

de telecomunicações. No presente trabalho este constitui um pressuposto

básico. Diremos então que a rede prevista é baseada em infra-estrutura

tecnológica que viabiliza a toca de recursos e o desenvolvimento de

transacções de forma remota entre os actores nela participantes, Trata-se

portanto de uma infraestrutura de informação segundo a designação

proposta por Hanseth [58].

Page 245: Redes de Arquivos /Redes Sociais

245

Neste sentido passamos a sintetizar alguns aspectos que normalmente

caracterizam e baseiam uma infraestrutura desta natureza e que têm de ser

considerados para a sua projectação e implementação [58]:

1- Têm uma função de suporte e facilitadora do desempenho de actividades

heterogéneas. Isto significa que uma rede, no sentido de infraestrutura de

informação aplicado no contexto deste trabalho, deve abranger uma gama

diversificada de actividades, não devendo ser exclusivamente pensada para

o suporte de um conjunto reduzido e especializado das mesmas. Este

pressuposto implica o desenvolvimento de uma rede não exclusiva de

arquivos ou documentos devendo comportar outras valências directa ou

indirectamente relacionadas. No caso apresentado a rede inclui suporte a

processos interorganizacionais, troca e gestão de informação, produção,

troca e gestão de documentos.

2- Uma infraestrutura é partilhada por uma comunidade de utilizadores

eventualmente repartíveis por grupos específicos. Este aspecto denota a

rede como uma entidade única partilhada por todos os actores nela

conectados e que nela desempenham ou participam em actividades. Cada

um dos utilizadores ou grupos de utilizadores identificados no entanto pode

ter perspectivas de visualização e de acesso diferentes consoante restrições

ou interesses eventualmente definidos. Este aspecto é fundamental numa

rede em que coexistam processos interorganizacionais onde participam

apenas alguns dos actores presentes sendo naturalmente a informação e

documentos produzidos acessíveis apenas às partes envolvidas na

transacção.

3- As infraestruturas são abertas no sentido de que não deve existir limites

para actores envolvidos, não devendo igualmente ser imposto limite sob o

ponto de vista tecnológico para a dimensão ou grau de crescimento de uma

rede. Este pressuposto pode naturalmente estender-se à conectividade

entre redes diferentes, ou seja, uma rede, de acordo com a teoria de

sistemas, não deve ser observada como um sistema fechado e autónomo,

mas sim numa perspectiva orgânica de crescimento e conectividade com

outras redes. Esta condição implica por um lado dinamismo na rede

Page 246: Redes de Arquivos /Redes Sociais

246

materializado na multiplicidade relacional, alteração das condições de

desenvolvimento e alargamento, modificação de requisitos, estabelecimento

de alianças e reposicionamento social, económico (alterações de estatuto

económico por exemplo), político (nova legislação por exemplo), tecnológico

(adopção de novas normas e soluções tecnológicas). Isto não significa que

uma rede deva à partida incluir todo o tipo de actores e de valências mas

sim que deve permitir, sempre que tal se justificar, a inclusão de actores

que aumentem a estrutura de oportunidades disponível. Na prática este

conjunto de factores precursores de complexidade e dinamismo na rede

sintetiza-se no conceito de heterogeneidade [58]. Uma infraestrutura de

informação é um agregado de componentes de múltiplas naturezas em

permanente estado de alteração e cujos tempos de evolução não são na

maior parte das vezes coincidentes. Neste sentido este tipo de estrutura é

uma rede sócio-tecnológica, visto que congrega em si estes dois aspectos.

4- As infraestruturas de informação estão conectadas e interrelacionadas

constituindo "ecologias" de redes [58]. Este aspecto manifesta-se no

seguintes casos que podem ocorrer isolada ou simultaneamente:

(a) Se numa rede é adoptado um standard diferente, por exemplo um

protocolo de comunicação diferente do que se encontre instalado, coexistem

durante um período de transição duas redes que assentam sobre dois

protocolo diferentes e que deverão assegurar a comunicação entre si.

(b) duas infraestruturas tecnologicamente diferentes, mas com pontos

comuns materializados em actividades e/ou interesses partilháveis,

conectam-se através de dispositivos específicos (gateways) de forma a

permitir a comunicação.

(c) Componentes ou infraestruturas menores e tecnologicamente

heterogéneas e independentes conectadas num conjunto maior, passam a

criar interdependências entre si de forma que que a alteração de uma

reflecte-se nas outras componentes da rede.

Por outro lado coexistem naturalmente camadas de redes sem -numa

primeira abordagem- pontos ou interesses comuns mas que na prática, por

várias ordens de razões, necessitam pragmaticamente de comunicar.

Hanseth dá como exemplo deste fenómeno o caso das redes de telefone,

tvcabo, comunicação de dados que evoluindo de forma independente se

Page 247: Redes de Arquivos /Redes Sociais

247

tornaram funcionalmente conectadas por razões que se prendem com a

eficiência do seu desempenho. Este aspecto de certa forma flexibiliza o

conceito de que numa rede apenas faz sentido existirem actores que

mantenham interesses comuns. O problema consiste em determinar qual o

nível de interesses comuns e se este é imediatamente perceptível e

evidente ou se outro nível de existe que aconselhe um relacionamente à

partida imprevisto.

As infraestruturas desenvolvem através da ampliação e melhoria da base

tecnológica pré-existente. Hanseth considera este um aspecto fulcral para a

compreensão e desenvolvimento de redes. O que ele designa por "installed

base" (base tecnológica pré-existente) consiste na plataforma tecnológica

que existe antes da constituição ou alteração de uma infra-estrutura. Esta

plataforma por mais rudimentar ou simples que seja, está sempre presente

o que obriga a considerá-la com o um factor incontornável para o estudo e

adopção de novas soluções tecnológicas, de forma a permitir a

interoperabilidade e conectividade da rede.

Uma rede que inclua requisitos funcionais, sociais e tecnológicos de suporte

a arquivos pressupõe a existência de objectos informativos com

características próprias: os documentos. O seu objectivo é comunicar,

trocar, transferir documentos que participam em transacções as quais

integram processos que fazem parte de um sistema de actvidades. A sua

condição de operatividade consiste em salvaguardar a posição (interesses)

dos actores envolvidos numa relação e transacção nela contidas face a

elementos endógenos e exógenos, produzindo e mantendo informação de

forma a esta possuir e manter continuadamente qualidades de

autenticidade, inteligibilidade e fidedignidade. Nestas circunstâncias os

documentos são recursos comunicados/transferidos e não renováveis (na

medida em que são únicos) que proporcionam as garantias de

posicionamento e manutenção de interesses dos actores na rede. Como um

documento não existe isoladamente mas sim como subproduto de

actividades e processos estes terão igualmente que ser contemplados na

rede. Trata-se portanto de suportar, entre outras, a actividade de produção

e gestão de documentos.

Uma relação entre actores deve ser analisada sob dois prismas: a

substância e a estrutura. No segundo caso analisamos as características

Page 248: Redes de Arquivos /Redes Sociais

248

estruturais da relação - o seu esqueleto. No primeiro caso analisamos o que

essa relação permite comunicar, visto que uma relação se estabelece entre

actores sempre com o propósito de realizar uma acção comum às partes

envolvidas, seja ela simétrica (existe reciprocidade) ou assimétrica (a

iniciativa parte de um actor) no entanto um actor não pode ter

exclusivamente relações com ele mesmo sob pena de desvirtuar o conceito

e aplicabilidade de rede.

Uma última observação: esta rede é interorganizacional no sentido em que

vários actores e organizações participam através de desenvolvimento de

processos desenrolados entre os actores. Na rede a estabelecer pretende-

se a troca de recursos informativos e documentais de forma a assegurar a

operação de um número identificado e finito de processos

interorganizacionais. Os documentos que constituem parte dos arquivos

organizacionais das diversas entidades envolvidas são produzidos no

decurso desses processos. A rede de arquivos pretende apenas limitar-se a

essa realidade. Dito de outro modo, apenas a parcela dos arquivos

organizacionais referente aos processos interorganizacionais ident ificados

estará presente na rede. A rede de arquivos constituída é portanto parcelar

visto não representar o universo total dos arquivos organizacionais de cada

instituição envolvida.

4.7.2 Requisitos tecnológicos

Page 249: Redes de Arquivos /Redes Sociais

249

As variáveis e factores a considerar na concepção da infraestrutura de uma

rede de suporte a informação, devem assentar nos pressupostos expostos

nos parágrafos anteriores. No presente caso avançamos com algumas

considerações e requisitos gerais visto que a sua especificação é neste

momento inviável devido a, por um lado não ter sido feito um estudo

sistemático sobre a infra-estrutura tecnológica actualmente existente e por

outro lado não determos competências gerais ou específicas nessa área.

Assumem-se igualmente como condicionadoras do desenho tecnológico da

rede as seguintes variáveis ambientais:

• É necessário assegurar suporte legal de transacções efectuadas na rede

através da produção e gestão de documentos de arquivo autênticos e

fidedignos

• Para o desenho de uma possível configuração de rede deverão ser

considerados como referenciais os actores definidos através de medidas

RAS como os mais centrais sob os ângulos de intermediação e

proximidade: neste caso os actores FISC. SAQ. ATQ e PCIVP, e PCADP.

Note-se que isto permite supor que a entidade de gestão da rede será da

responsabilidade do sector público.

• É necessária a inclusão de agentes tecnológicos, i.e., avaliar da

necessidade de conectar infraestrturas de naturezas diferentes.

[57][58].

Um dos elementos basilares de uma rede consiste em normas (standards)

pelo que devem ser estudados, ponderados e adoptados as normas

consideradas mais apropriadas para cada situação e considerada. Note-se

que no caso de tecnologia informática uma norma tem sempre uma

utilidade cronologicamente datada visto ser a evolução tecnológica nesta

área tão rápida que o tempo de duração de uma norma é quase sempre

curto. Este facto no entanto não obsta a que a sua utilização não seja

aplicada mas implica simultaneamente a monitorização constante do

mercado e suas tendências evolutivas.

É necessário avaliar o impacto dos factores de "lock-in" (adopção e fixação

de uma determinada tecnologia dificilmente substituível por outra ainda que

mais vantajosa) e de base instalada (infra-estrutura tecnológica pré-

existente) em que se incluem normas a ser substituídas por outras mais

recentes [58]. Na prática instala-se uma dialéctica nascida do confronto

Page 250: Redes de Arquivos /Redes Sociais

250

considerado por Hanseth como inevitável, entre um conjunto de tecnologias

pré-existentes e correspondentes práticas estabelecidas e comunidades de

utilizadores específicas, e aquelas que se pretendem adoptar. Esta

coexistência tem de ser gerida de maneira a compatibilizar pontos de

fricção que possam eventualmente impedir ou apenas restringir a

comunicação.

A tecnologia não é neutra relativamente a aspectos sociais sendo estes

inscritos na própria tecnologia de forma a esta coresponder a padrões

socialmente aceitáveis para o desempenho de transacções comuns entre

uma comunidade de utilizadores unida em rede [57].

Tentando aplicar estes pressupostos de acção ao caso estudado e partindo

do conjunto normativo potencialmente aplicáveis indicamos sob o ponto de

vista conceptual (arquitectura) e lógico (meta-informação) as seguintes

normas45:

• RKMS (RecordKeeping Metadata System) que será alvo de aplicação

prática neste trabalho (ver secção 7.4),

• RDF (Resource Description Framework) para interoperabilidade de meta-

informação produzida,

• DUBLIN-CORE, para aplicação de meta-informação a documentos

produzidos,

• ISAD, para aplicação de meta-informação a documentos produzidos,

• ISAAR (cpf) para aplicação de meta-informação a documentos

produzidos.

Para normalização da estruturação da informação

• XML, tecnologia para estruturação de meta-informação e de

documentos.

• XHTML como forma de normalização e migração de sítios Web

construídos em HTML.

A primeira norma referida é actualmente uma tecnologia amadurecida

muito utilizada por vendedores de software o que indicia uma adesão

45 Não se distingue neste caso entre normas “de jure” (provenientes de organizações internacionais de normalização), “de facto” adoptadas pela prática generalizada como standards, e “PAS” (Public Available Specifications) produzidas regularmente por consórcios industriais.

Page 251: Redes de Arquivos /Redes Sociais

251

generalizada. Para além disso as normas acima referidas adoptam esta

tecnologia para representação sintáctica do seu vocabulário 46

Do ponto de vista tecnológico e para comunicação de informação

• TCP/IP, protocolos de transferência de dados e de ligação internet.

Note-se a possibilidade de utilizar medidas RAS para desenhar sob o ponto

de infra-estrutura tecnológica, i.e, TIC, a configuração da rede considerada

na distribuição dos seus dispositivos técnicos (hubs, routers, etc) [75].

Do ponto de vista de segurança e autenticação de documentos

• Algoritmo RSA, Aplicação de assinatura digital.

• Norma ISO/IEC 9594-8 ou X.509 (versão 3) para identificação do

requerente da chave digital.

Consideramos ainda necessário, atendendo aos requisitos que devem

caracterizar uma rede de abertura e heterogeneidade [58] desenvolver

mecanismos capazes de assegurar a conectividade entre plataformas

tecnológicas diferentes ao nível quer estrutural (dispositivos activos e

passivos de rede) conseguida por exemplo a partir da construção de

gateways, quer lógica (compreensão de construções semânticas e

sintácticas diferentes) conseguida a partir de adopção de estruturas como o

RDF.

É ainda fundamental a criação de estrutura de gestão de chaves privadas e

públicas, considerada no quadro legal português de assinaturas digitais

assimétricas (decreto-lei 290-D/99 de 2 de Agosto sobre assinatura digital)

e integrada numa futura infraestrutura nacional para atribuição e gestão de

assinatura digital (até à altura ainda inexistente). O seu objectivo é

viabilizar a utilização de assinatura digital em documentos à partida

seleccionados como receptores viáveis deste mecanismo de autenticação.

Esta estrutura deverá gerir a atribuição e controlo de assinaturas digitais

atribuídas e aplicadas dentro da rede que controla.

46 No caso das ISAD e ISAAR (cpf) existem DTD desenvolvidos em XML denominados respectivamente EAD (encoded Archival Description) e EAC (Encoded Archival Context)

Page 252: Redes de Arquivos /Redes Sociais

252

A gestão de informação e de transacções pressupõe a existência de uma

estrutura virtual que centralize a realização dos processos

interorganizacionais identificados. Esta estrutura funcionará igualmente

como ponto de referência topológica dos diversos esquemas e normas

necessários para aplicar os esquemas de meta-informação definidos. Como

propósito básico necessita também de assegurar a gestão dos documentos -

electrónicos ou tradicionais- produzidos no decorrer dos processos

grangeando a sua acessibilização, comunicação e eliminação da rede

sempre que os prazos estabelecidos para tal forem atingidos. Uma estrutura

deste tipo encontra um formato adaptável num portal gerido por uma

equipa multi-institucional ou apenas por uma única organização. Neste

último cenário a escolha evidente seria o IVP atendendo à posição central

ocupada pelos seus actores segundo as medidas apuradas na secção 4.3

deste capítulo. As características técnicas desse portal podem ser quase

tantas quantos os seus desenvolvedores e as percepções funcionais da sua

comunidade de utilizadores. Uma definição que consideramos elucidativa de

um portal consiste "num ponto único integrado que permita acesso ubíquo,

útil e abrangente a informação, aplicações e pessoas" [71]. No presente

contexto um portal corporativo interorganizacional será o mais adequado às

características desta rede. Este tipo de portal é gerido e mantido por uma

única organização suportando processos funcionais entre diferentes tipos de

actores multi-organizacionais, garantindo a coordenação de fluxo de

trabalho dentro de cada processo assim como a produção e gestão

documentais.

Apontamos seguidamente algumas características e funções que um portal

desta natureza deverá permitir. Para este efeito baseámo-nos na descrição

de arquitectura do portal de mobilidade do IDA (Interchange of Data

Between Administrations) da Comissão Europeia [65].

• A informação deve ser agregada, ou seja, permitir o acesso a fontes

heterogéneas tanto estruturadas como não estruturadas, por ex., bases

de dados relacionais, bases de dados ERP, sistemas de gestão de

arquivos747, sistemas de correio electrónico, servidores web, etc. deve

igualmente suportar qualquer formato documental. Esta conjugação de

47 O termo sistema de arquivo é utilizado na acepção restrita de sistema que gere o conjunto de documentos de arquivo produzidos por uma organização.

Page 253: Redes de Arquivos /Redes Sociais

253

formas e fontes de informação deve ser disponibilizada ao utilizador de

forma transparente.

• Deve dispôr de funções de compatibilização entre diferentes plataformas

tecnológicas como por exemplo TCP/IP - OSI, SMTP - X400 ou de

formatos propriedade de fabricante para SGML/HTML/XML.

• Deverá igualmente suportar uma série de serviços como interpretação

de caracteres, sendo aconselhada a utilização da norma ISO 6046

(Unicode); técnicas de compressão e descpmpressão de ficheiros gerindo

diversos esquemas de compressão tanto loosy como lossless; serviços de

intercâmbio de documentos nomeadamente PDF, SGML/HTML/XML, GIF,

JPEG; serviços de transferência de mensagens e de ficheiros,

nomeadamente X.400, SMTP, MIME, ou FTP e HTTP; gestão de fluxos de

trabalho baseada em normas da WfMC (Workflow Management

Coalition); serviço de directório baseado em X.500 que pode igualmente

ser utilizado para atribuição de URI relativos a organizações

participantes.

• Deve gerir conteúdos web e de documentos de forma a permitir a

implementação de conjunto de processos de segurança sobre os

conteúdos e documentos geridos, nomeadamente controlo de versão,

entrada e saída de documentos, rotinas de auditoria gestão do ciclo de

vida de documentos e ainda gestão de fluxos de trabalho para conhecer

o estado exacto de cada actividade de um processo a decorrer.

• Deve suportar funcionalidades completas de sistema de arquivo,

incluindo captura, retenção/destino, controlo, adição de meta-

informação, armazenamento, gestão de dossiês híbridos que preveja a

persistência de utilização de documentos tradicionais e

consequentemente a possibilidade de uma organização apesar de manter

produção deste tipo de documentos participar em processos através da

rede.

• Deve permitir pesquisa e recuperação destinada a aceder de forma

eficiente à informação documental.

• Deve ter capacidade de atribuição de meta-informação e suporte de

tecnologia XML de forma a permitir a aplicação das diversas normas a

utilizar.

Page 254: Redes de Arquivos /Redes Sociais

254

• Deve assegurar suporte de acesso a informação e documentos através

de diversos dispositivos como telefone, fax, computadores, servidores

de forma a que diversos tipos de acesso para efectivação de transacções

sejam possíveis.

• Deve ter capacidade de suportar certificação digital de maneira a

garantir o emprego deste mecanismo de autenticação.

• Deve assegurar a produção de estatísticas completas e acessos e

transacções para recolher dados abrangentes sobre o desempenho da

rede.

4.7.3 Identificação de actores

A constituição da rede de arquivos, considerada sob a perspectiva

apresentada no início desta secção não se trata exclusivamente de uma

rede especializada de arquivos mas inclui naturalmente os agentes

produtores da documentação bem como o contexto funcional que dá origem

à produção documental (os processos) e ainda outras possíveis valências de

informação não especificamente consideradas no âmbito deste trabalho.

Uma rede é por natureza heterogénea e não deve cincunscrever-se a

qualquer tipo de restrição seja de actores participantes seja da natureza dos

processos e actividades inclusivos participantes.

De acordo com o cenário observado as entidades a incluir na rede serão de

4 tipos (figura 4.28)

1. As macroentidades que correspondem às organizações envolvidas em

relações comuns. A sua inclusão na rede corresponde a uma

contextualização de topo, ou seja, constituem os referenciais de

"responsabilização" relativos às transacções decorridas na rede.

1.1 Nesta classe incluem-se os actores que correspondem às unidades de

obsrvação analisadas na rede de actores sociais formada. Na prática trata-

se das unidades funcionais que participam directamente nos processos

organizacionais identificados.

2- Os processos interorganizacionais que constituem a base transaccional

da rede em função e no decurso dos quais são criados e trocados recursos

informativos e documentais.

Page 255: Redes de Arquivos /Redes Sociais

255

3- Os documentos como subprodutos dos anteriores que asseguram um

papel evidencial e informativo sobre as transacções/processos em que

participarem e no decurso dos quais foram produzidos. Todos estes

elementos se articulam na rede através de relações estabelecidas e em que

decorrem processos interorganizacionais. O grau de envolvimento é todavia

diferente assim como os atributos identificativos viabilizadores de uma

identificação inequívoca na rede.

4- A classe "papéis" destina-se e representar os diferentes papéis

eventualmente assumidos pelos actores dentro dos processos em que

participam determinando portanto a asociação existente entre as classes

"actor" e "processo".

Do ponto de vista arquivístico os requisitos exigidos implicam a identificação

do documento, o seu posicionamento dentro do conjunto de processos

-tipoCategoria-Identificador-Título-Data-Mandato-Local-Classificação-Relação-Resumo-Regras

Actor-TipoCategoria-Identificador-Título-Data-Mandato-Local-Classificação-Relação-Resumo-Idioma-RegrasNegócio

processo

-tipoCategoria-Identificador-Título-Data-Mandato-Local-Classificação-Relação-Resumo-Idioma-Assunto-FormaDocumental-Avaliação-Controlo-Preservação-Recuperação-Acesso-Utilização-Histórico-Latência

documento

*

*

*

*

1..*

*

*

*

relaçãoComrelaçãoCom

relaçãoCom

participaEm

produz

IdentificadorTítulo

papel

11..*

Figura 4.28 - Diagrama de classes da rede

Page 256: Redes de Arquivos /Redes Sociais

256

interorganizacionais, os seus atributos internos e externos assim como o

seu tempo de persistência na rede - chamemos-lhe latência-, i.e., o tempo

que o documento deverá permanecer disponível em linha. Por outro lado

deverá ser assegurada a constituição e permanência de um valor evidencial

credível, i.e., que suporte eficazmente a capacidade do documento

demonstrar legalmente transacções efectuadas. Não basta portanto que

recaiam sobre os documentos funcionalidades de localização e recuperação,

sendo igualmente imprescíndivel garantir o factor evidencial.

Para este efeito baseámo-nos na atribuição de meta-informação, já referida

no cap. 3. A meta-informação é genericamente utilizada em variadíssimos

cenários e particularmente na Internet com o objectivo de categorizar a

informação permitindo assim uma maior eficiência e precisão na sua

localização e recuperação. Mais recentemente iniciativas como o RDF, ou o

Dublin-Core, pretendem a introdução de semântica ou seja de significado

explícito e implicito atribuido a recursos existentes de forma a permitir uma

recuperação mais inteligente e direccionada aos fins do utilizador [16] [76].

A meta-informação no contexto arquivístico tem no entanto uma outra

funcionalidade: prover a capacidade probatória do documento electrónico,

por si só incapaz de assegurar de forma autónoma os atributos requeridos

(pela lei e sociedade) para as propriedades de autenticidade e fidedignidade

serem consideradas presentes. Note-se que a meta-informação sempre

existiu no universo arquivístico. A construção de inventários e índices que

reportam a uma unidade de informação nuclear analítica constituem meta-

informação descritiva dessa mesma unidade de informação. Os termos

descrição e catalogação (nas bibliotecas esta prática, embora

completamente diferente da existente em Arquivos, é também familiar)

mais não são que métodos de construção de instrumentos de recuperação

da informação, ou seja, meta-informação. No entanto num contexto digital

a aplicação de meta-informação inclui igualmente valências de

implementação de capacidade evidencial.

Vejamos porquê:

A associação de MI ao documento de forma segura e irreversível48 completa

a informação contextual do documento que num cenário convencional, está

48 Pode haver excepções. O MOREQ por ex., prevê a possibilidade da meta-informação ser alterada pelo administrador de sistema, quando haja erro do utilizador, desde que essa alteração fique registada em rotina de aud itoria. [Cf. 66]

Page 257: Redes de Arquivos /Redes Sociais

257

naturalmente presente. Repare-se por exemplo que ao inserir um

documento tradicional49 num determinado dossiê estamos imediatamente a

incluí-lo num contexto transaccional específico. O documento em papel traz

normalmente na sua estrutura diplomática os elementos de identificação e

validação necessários e suficientes para a inserção contextual e validação

de autenticidade (assinaturas, carimbos, logotipos, referências). Por vezes a

própria cor, no caso de formulários, é suficiente para a percepção imediata

do contexto funcional em que o documento se insere. Ao inserirmos

elementos que indicam entre outros, a data/hora de chegada, o

destinatário, o emissor, o formato, a classificação, estamos a conferir ao

objecto documental elementos autenticadores de que à partida ele era

destituído: da mesma forma se numa transacção decorrida numa base de

dados garantimos a existência de uma rotina de auditoria que a registe com

os necessários elementos meta-informativos contextualizadores da

transacção decorrida, estamos a conferir a um objecto processual e

informativo - a representação da transacção - capacidade demonstrativa

transformando-o num objecto documental.

Vejamos agora como:

É necessário no entanto que esta prática obedeça a alguns requisitos para

ser considerada como efectiva: A meta-informação deve ser associada ao

documento produzido e também a outros objectos existentes na rede e que

são essencialmente dinâmicos. Por exemplo sob este ponto de vista de

análise uma instituição é menos dinâmica que um processo ou documento.

Trata-se de uma estrutura e é portanto relativamente fixa. Esta associação

de elementos meta-informativos a um documento deve ser realizada na

altura da sua produção/transmissão/recepção [13][66]. Isto porque uma

dilatação do período intercalar entre esta ocorrência e a aplicação de meta-

informação levaria a possibilidade de deturpação -intencional ou não- desse

procedimento. Este facto não impede que vários elementos meta-

informativos sejam acrescentados ao documento durante o seu período de

vida quer activa quer inactiva, no entanto devemos ter em consideração

dois factores:

(1) A meta-informação é sempre acrescentada nunca sendo retirada ou de

qualquer forma ocultada ou removida a camada anterior e (2) existe um 49 O termo tradicional é aqui utilizado com o significado de todo o documento que não é electrónico.

Page 258: Redes de Arquivos /Redes Sociais

258

núcleo de elementos meta-informativos, nunca alteráveis, que deverão

obrigatoriamente ser associados ao documento na altura da sua produção

ou ao processo durante o seu período de desenvolvimento. [66][102][103].

A meta-informação deve incluir elementos associados automaticamente

pelo sistema intermediário (informático) em que os documentos/processos

ocorreram ou foram produzidos. A atribuição de meta-informação pelo

sistema assegura a isenção no processo de atribuição de elementos pré-

definidos e fielmente enquadradores da transacção realizada, por exemplo,

a hora, data, tipo de ficheiro, estado de transmissão, etc.

4.7.4 Meta-informação

Vários esquemas de meta-informação existem alguns dos quais citados nas

referências bibliográficas apresentadas no final deste trabalho

[66][69][70][102][103]. No entanto o SPIRT é o úniico modelo que incide

especificamente sobre produção de documentos em ambientes de rede. Por

esse motivo foi julgado como o mais adequado ao presente objetivo.

Devemos no entanto apontar a seguinte restrição: O SPIRT ainda não é um

modelo terminado. A investigação desenvolvida produziu uma série de

documentos que apontam conclusões parcelares e sobretudo apontam

pistas de desenvolvimento. No entanto até à presente data ainda não foi

publicado qualquer outro estudo qe viesse completar e elucidar acerca de

algumas questões que permanecem insuficientemente desenvolvidas para a

implementação de uma rede. No entanto os elementos meta-informativos

bem como as classes identificadas são utilizáveis e adequados ao objectivo

do presente estudo.

4.7.4.1 Modelo SPIRT/RKMS

O modelo SPIRT50 (Strategic Partnership with Industry - Research and

Training) foi desenvolvido através de um financiamento comum por parte

de Australian Research Council e representantes da indústria. O projecto

desenvolveu-se enre 1998-1999 e foi coordenado pela Universidade de

Monash. O objectivo nuclear do projecto consistia em especificar e codificar 50 http://rcrg.dstc.edu.au/research/spirt/deliver/index.html

Page 259: Redes de Arquivos /Redes Sociais

259

meta-informação de forma a torná-la compreensível e passível de

desenvolvimento por comunidades de utilizadores além de especialistas em

arquivo. Pretende-se viabilizar o acesso a informação necessária ao

exercício de competências mantendo integridade e autenticidade de

transacções efectuadas especificamente em redes de organizações

empresariais. O projecto parte do pressuposto que, ao contrário do que

tradicionalmente se verifica em ambientes centrados em rede, os

documentos devem ser actores participantes e dinâmicos nos diferentes

processos transaccionados e que nessa perspectiva várias camadas de

meta-informação deverão ser acrescentada ao longo do seu período de vida

de forma a preservar a sua autenticidade e fidedignidade e significado ao

longo do tempo. Este abordagem baseava-se em aspectos característicos da

teoria arquivística australiana particularmente visível no conceito de

"records continuum" uma abordagem que assume o documento como único

ao longo do seu ciclo de vida devendo portanto ser-lhe associadas

elementos descritivos e contextuais das acções em que vai participando e

das transformações que sobre ele ocorrem.

O projecto insere-se numa série de inciativas desenvolvidas na Austrália da

qual a mais relevante é o AGLS51 (Australian Governement Locator Service)

que constitui a rede de informação governamental . Metodologicamente

utiliza ferramentas dos modelos Dublin-Core52 e RDF53 (Resource Descrption

Framework). O resultado do projecto consiste essencialmente na definição

de um corpo de meta-informação - o RecordKeeping Metadata System ou

RKMS. Para além deste núcleo meta-informativo, é parcialmente definida

uma estrutura de representação baseada em grafos direccionados e

directamente inspirada no RDF para representar e estruturar os elementos

de meta-informação atribuídos a cada entidade na rede e respectivas

relações. A definição de regras descritivas para a modelação de estruturas

deste tipo não está ainda completa visto haver lacunas na forma de

adaptação de determinados elementos RDF às características específicas de

uma rede de arquivos baseada no modelo SPIRT [Cf. 89, p.30].

51 http://www.naa.gov.au/recordkeeping/gov_online/agls/summary.html 52 http://dublincore.org 53 http://www.w3.org/RDF/

Page 260: Redes de Arquivos /Redes Sociais

260

Este modelo, representado na figura 4.29 prevê vários conjuntos de

elementos de meta-informação a aplicar aos diversos tipos de classes

previstas.

• Negócio (business)

• Sistema de arquivo (business recordkeeping)

• Agentes (agents)

• Documentos (records)

Estas classes pretendem abranger a totalidade de recursos incluíveis numa

rede de arquivos e neles são identificáveis os actores aqui considerados

para inclusão na rede [cf. 89, p 15]. O Negócio abrange tipos de entidades

como transacção, actividade, função ou função ambiental (um tipo

específico de função inclusivo do sistema de arquivo australiano e que se

reporta a função social) e nele incluimos os processos organizacionais

identificados. O Sistema de Arquivo descreve o respectivo sistema que cada

organização possui [89]. Os agentes incluem pessoas/actores, grupo de

trabalho organização e nesta classe consideramos os actores identificados.

Os documentos incluem qualquer nível de agregação, ou seja, um objecto

individual ou uma agregação composta por objectos documentais

AMBIENTE EXTERNO

desempenha m cria

demonstramActividadesDe

dáContaDa ExecuçãoDe estabelece

CompetênciasD e

Instituição Social Organização Unidade Orgânica Actor

ACTORES Arquivos Públlicos Arquivos Provados Agregação de Documentos Objecto Documental

DOCUMENTOS

Função Ambiental Função Actividade Transacção

SISTEMA DE ARQUIVO

relação

gere Cria/Possui

define/condiciona

relação relação

relação

relação

Função ambiental Função Actividade Transacção Acção

NEGÓCIO

produzem

suportaActividadeDe integram

Figura 4.29 - Diagrama de classes (adaptado do modelo RKMS)

Page 261: Redes de Arquivos /Redes Sociais

261

individuais tipologica e funcionalmente idênticos (série documental - ver

cap.3). A última entidade, o sistema de arquivo é considerado como uma

subclasse da entidade NEGÓCIO na medida em que representa as

actividades organizacionais e sociais relacionadas coma gestão de

documentos e arquivos que sedimentam as actividades desenvolvidas na

classe de que depende. Cada classe possui várias "camadas"

correspondentes a diferentes níveis de agregação idenificados pelo

elemento (atributo) "TipoCategoria": por exemplo a classe DOCUMENTOS

pode ser descrita aos níveis de agregação de documento individual, série

(conjunto de documentos tipologica e funcionalmente similares), fundo

(conjunto de documentos produzidos por uma organização no desempenho

das suas actividades). Os elementos possuem listas de qualificadores que

refinam a descrição e no caso da sua aplicação valores -que no RKMS são

designados por "esquemas"-, indicam fontes de autoridade que

porporcionam regras e normas definidoras desses mesmos valores (por

exemplo ISO 8601 para representação de datas). Sempre que para um

elemento são simultaneamente possíveis e aplicáveis vários valores, estes

são designados por "componentes de valores"

Utilizando uma comparação com o esquema RDF

RDF Recurso (ou sujeito) Atributo (ou predicado) Valor (ou objecto)

SPIRT Entidade Elemento Valor

Tipo de categoria Qualificadores de

elementos

Qualificadores de valores

= esquemas

Componentes de valores

No esquema SPIRT o contexto de desenvolvimento de acções na rede e de

produção documental é dado de duas formas: (1) a meta-informação

descritiva associada a cada entidade na rede e (2) a classificação das

relações que unem essa entidade às restantes. Estas relações podem

verificar-se entre todos e cada participante na rede, sendo os seus tipos

definidos através do elemento tipoCategoria. Por exemplo um determinado

processo ocorrido/transaccionado na rede possui elementos meta-

informativos do contexto e conteúdo desse processo como data, assunto,

título, e também descrição meta-informativa das relações mantidas com

Page 262: Redes de Arquivos /Redes Sociais

262

outras entidades definindo os respectivos tipos: relação:actor,

relação:documento, relação:processo em que se representa sucessivamente

os actores, os documentos e os processos com que se conecta. Repare-se

que neste esquema e utilizando ainda este exemplo, a informação sobre o

autor do processo ou do seu destinatário não aparece como um elemento

(atributo) específico da entidade processo mas estará representada no

elemento relação: ou seja o processo tem relação com um actor (ou mais)

que é o seu autor.

A sintaxe RKMS é expressa através de texto simples que equivale a uma

espécie de pseudo-código utilizando-se linguagem natural estruturada de

acordo com determinadas regras de pontuação e disposição. É igualmente

utilizada a meta-linguagem XML na qual se baseia a codificação dos

elementos meta-informativos a aplicar a cada entidade na rede dispostos de

acordo com as formas a seguir representadas e que por maior facilidade de

identificação enumeramos.

(a) No RKMS existem três tipos de objectos:

Entidades (recursos/Sujeitos)- elementos (atributos/predicados)- valores

(objecto)

(b) A declaração básica do

RKMS é:

<Definição de elemento=Definição de valor>

Ex. è RKMS.DocumentoArquivo.Título=Documento Administrativo

de Acompanhamento

(c) A representação dos elementos meta-informativos relacionados com a

determinada entidade e representando os seus elementos é feita da

seguinte forma:

• O nome do elementoèRKMS.Negócio.Relação

• ValorèRelacionadoCom:Documento5.1;Tipo:Processo-Documento

Simples

Os dois conjuntos são unidos por uma igualdade (=)

Ex.è RKMS.Negócio.Relação= RelacionadoCom:Documento5.1

Page 263: Redes de Arquivos /Redes Sociais

263

(d) Os qualificadores de elementos são representados a seguir à definição

de elemento separado desta por um (.).

Ex.è RKMS.DocumentoArquivo.Título.Abreviado=DAA

(e) Se o valor não for único, i.e., se existir mais que um valor possível para

um elemento estamos perante componentes de valores , estes são

separados por (;)

<Elemento=cv1;cv2;cv3>

Ex. è RKMS.Documento.Título.Abreviado.Data=DAA; 1996-02-01

(f) Os componentes de valores consistem em duas partículas:

• Um rótulo que designa o título do componente

• O valor propriamente dito

Por exemplo:

local (rótulo) Porto (valor)

CP (rótulo) 4100-112 (valor)

Estas partículas são separadas por (:)

<...=Local: Porto; CP: 4000-112>

Ex.è RKMS.Actores.Título.Abreviado.Data=Nome:SAQ; Data:1934-

2002

Em que

RKMS.Actores.Título. Nome de elemento Abreviado Qualificador de elemento Nome Rótulo SAQ Valor

Componente de valor

Data Rótulo 1934-2002 Valor

Componente de valor

4.7.4.2 Esquemas para aplicação de valores

Utilizando o modelo SPIRT e adoptando apenas os elementos meta-

informativos aí propostos, apresentamos uma aplicação possível do modelo

a alguns dos actores considerados na rede. Gostaríamos de salientar que os

exemplos apresentados não constituem o desenho completo da rede e

logicamente não bastam para a sua aplicação prática. Este facto deve-se às

seguintes razões:

Page 264: Redes de Arquivos /Redes Sociais

264

(1) Subjacente a qualquer modelo baseado em SPIRT, tal como em RDF, há

que desenvolver um esquema em XML adequado às necessidades e

terminologia específica da rede considerada. A meta-informação segundo os

modelos adoptados é expressa através de XML, sendo os elementos meta-

informativos, resumidos num esquema específico, associado aos

documentos e restante entidades na rede através dessa linguagem. O

desenvolvimento desse esquema é pois indispensável para a concretização

da rede.

(2) Da mesma forma é indispensável definir e processos de adição dos

elementos informativos às entidades na rede. Como vimos trata-se de uma

rede onde decorrem transacções e são produzidos documentos. Sempre que

tal acontece surge uma entidade nova na rede (um processo ou um

documento) a que serão atribuídas camadas de meta-informação.

O esquema SPIRT pressupõe, como atrás dito, a utilização de esquemas, ou

seja, qualificadores de valores que consistem em fontes de autoridade

utilizadas para representar um determinado valor de forma normalizada: é

o caso por exemplo da norma ISO 8612 para representação de datas. O

modelo utiliza um conjunto bastante abrangente de esquemas normativos e

fontes de autoridade exclusivamente australianas e por esse motivo não

aplicáveis num contexto português. O SPIRT, baseando-se ele próprio em

grande parte nos modelos Dublin-Core e RDF, prevê no entanto a utilização

de outros esquemas meta-informativos e normativos: Esta flexibilidade

oferecida permite-nos incluir quaisquer esquemas de normalização

existentes internacional e nacionalmente e que se adequem ao teor dos

elementos em questão. O problema é não existirem em Portugal suficientes

esquemas normativos que permitam uma utilização sistemática à

implementação do modelo proposto. Por exemplo, relativamente a

organizações existe na Austrália o NAC (Number Agency Control) em

Portugal este repositório de autoridade não existe de forma normalizada.

Perante esta realidade optamos sempre que tal fosse exequível pela

utilização de normas internacionais e portuguesas, recorrendo ainda a

esquemas classificativos utilizados generalizadamente por instituições de

referência portuguesas. É o caso das datas e represenações de nomes de

países por exemplo (NP) ou ainda a aplicação das normas impostas pelos

CTT para representação de endereços e código postal. A questão mais

Page 265: Redes de Arquivos /Redes Sociais

265

delicada residia nos elementos de identificação das entidades,

especificamente no elemento “Identificador”. Este elemento corresponde a

um URI, i.e., um identificador único universal sendo portanto um requisito

obrgatório a unicidade do elemento de forma a caracterizar

inequivocamente cada entidade na rede e também a sua persistência ou

seja a sua capacidade de permanência e de não alteração. Um URI pode

assumir a forma de URL (Uniform Resource Locator) ou de URN (Uniform

Resource Name) [17][118]. O modelo RDF em que parcialmente se baseia

o SPIRT prescreve o emprego de URL como a forma mais apropriada de

atribuir URI aos recursos que se pretendem identificar. Este procedimento

não é, no entanto, impositivo embora seja de momento aconselhado

[76][85]. Visto a rede aqui prefigurada ser de facto materialmente

inexistente, não utilizamos para identificação dos recursos identificados

quaisquer URLs antes recorrendo a URN baseados na ISAD (International

Standard Archival Description) e ISAAR/CPF (International Standard

Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families) [33]

os quais são de resto mapeados em quadros comparativos de referência

com o próprio modelo RKMS do SPIRT [cf. 89, p. 28] Estes dois documentos

normativos determinam a forma de atribuição de um identificador único e

persistente -o que concorda com o objectivo e sintaxe de URN [17]- para

documentos produzidos, qualquer que seja o seu nível de agregação e ainda

para outro tipo de entidades nomeadamente as que custodiam ou detêm os

documentos. Os elementos determinados e que consideramos adequados ao

presente caso consistem na identificação do país segundo a norma ISO

8612, identificação da entidade detentora (a organização), identificação do

nível de descrição e identificação da unidade de descrição documental. A

estes elementos acrescentamos a identificação do actor e do processo.

Persistia no entanto uma questão a resolver: Para a identificação destas

entidades pode-se recorrer a dois processos: (1) Utilizar linguagem natural

e nesse caso as designações são as mesmas com que estas entidades são

referidas ao longo deste trabalho, ou seja: os processos são referidos por

número sequencial, os actores por abreviaturas, sendo para os documentos

propriamente ditos usadas as identificações adoptadas pelo IVP e pelo ADP

a que se segue um número corrido correspondente à produção sequencial

dos documentos. (2) Utilizar esquemas de codificação recolhidos da prática

Page 266: Redes de Arquivos /Redes Sociais

266

de algumas instituições públicas o que traria vantagens relativamente ao

processo anterior sob o ponto de vista de unicidade classificativa. Por

exemplo, o Instituto Nacional de Estatística utiliza o CAE (Classificação de

Actividades Economicas) para codificar organizações públicas e privadas

agregando-as em categorias. O Registo Nacional de Pessoas Colectivas ou a

Direcção Geral de Contribuições e Impostos utilizam por seu turno o

Número Fiscal de Contribuinte (NC) que identifica cada organização e

contribuinte individual. Uma possibilidade de codificação aplicável aos

macroactores da rede seria a combinação destas duas soluções. Desta

forma o ADP receberia o identificador <75123/6000022269> antecedido do

identificador do país <PT> para refinar a identificação num contexto

universal. Note-se que o SPIRT refere que os identificadores aplicados a

entidades devem ser suficientemente explícitos de forma a identificarem de

forma clara a entidade a que se aplicam. Para esse efeito propõe mesmo

que se possa acrescentar em linguagem corrente o nome/designação da

entidade. No entanto este tipo de codificação não é aplicável a todas as

entidades da rede. Por exemplo os actores que integram uma organização,

ou seja, as suas unidades orgâncias/funcionais não poderiam usufruir de

uma classficação por definição aplicável apenas a organizações. Neste caso

aplicou-se um sistema de abreviaturas utilzados no decorrer deste trabalho

e acima referidos combinando-se dessa forma os dois métodos: codificação

baseada em normas nacionais, abreviaturas de dsignações (p. Ex., SAQ) e

dígitos.

Vejamos alguns exemplos dos dois casos:

(1) Utilizando linguagem natural e designações abreviadas

a) Actores

Para designar o actor SAQèPT/IVP/SAQ

Para designar o actor PCIVP èPT/IVP/PCIVP

Para designar o actor ENOL èPT/EVP/ENOL

Para designar o actor GAT èPT/ADP/GAT

...

b) Processos

Para designar o processo 08è PT/IVP/SAQ/08

Em que

Page 267: Redes de Arquivos /Redes Sociais

267

PT IVP SAQ 08 Código de país

Macroactor (organização)

Actor responsável

# de processo

c) Documentos

Para designar o documento IVP0200012-00001 è

PT/IVP/SAQ/08/IVP0200012-00001

Em que

PT IVP SAQ 08 IVP0200012 00001 Código de país

Macroactor (organização)

Actor responsável

# processo

Identificação de série (agregação de documentos)

Nº específico da unidade documental individual

(2) Utilizando esquemas CAE+NC

Utilizando este esquema o identificador (URI) de um processo

nterorganizacional poedrá ser representado da seguinte forma:

(a) Organizações

ADPè RKMS.Negócio.Identificador= [ISO 3166; CAE, NC]

PT/75123/6000022269

IVPè RKMS.Negócio.Identificador= [ISO 3166; CAE, NC] PT/75123-

501176080

EVP (SOGRAPE/FERREIRA)è RKMS.Negócio.Identificador= [ISO 8612; CAE,

NC] PT/01132-500068372

(b) Processo

Para designar o processo 08è PT/751236000022269/09000/08

em que

PT (ISO 8612)

751236000022269 (CAE+NC)

09000 (CódigoClas usado no IVP)

08

Código de país

Código IVP

Actor responsável

# processo

Estas hipóteses de codificação não são passíveis de utilização completa

visto que na EVP analisada não existe código de classificação interno, o que

impede o seu emprego para codificar actores internos. Nestas

circunstâncias optamos por para os níveis de identificação organizacional

Page 268: Redes de Arquivos /Redes Sociais

268

utilizar o código CAE+NC, utilizando na identificação das entidades – actor,

processo– abreviaturas para actores (por exemplo: SAQ) e dígitos para os

processos. Os documentos são codificados utilizando os códigos vigentes no

IVP e ADP embora se considere esta solução como não aconselhável para a

implementação real na rede.

Consideramos que esta metodologia constitui uma solução possível embora

se considere mais adequada a utilização de URLs a qual só é naturalmente

possível a partir do momento em que estes correspondam a endereços

reais, situação que não se verifica neste momento. Os processos de

identificação apresentados têm a vantagem de estarem realmente a ser

utilizados nas instituições IVP e ADP e ainda em instituições do sector

público o que confere ao esquema desenvolvido aplicabilidade prática.

Sintetizando exposto, os esquemas utilizados são os seguintes:

• CAE + NC - Identificadores para entidade organizacional

• ISO 3166-1:1997 códigos de países

• NP EN 28601:1996 formatos data hora

• CTT - Endereços e Códigos postais

• ISAD – Identificadores de actores, processos, documentos

• ISAAR - Nomes e Títulos

• CAG - Designações de localidades

4.7.4.3 Exemplificação de modelo

Entidade Actor

RKMS.Actor.TipoCategoria=Empresa Privada RKMS.Actor.Identificador=[ISO 3166; ISAD; CAE+NC] PT/01132-500068372 RKMS.Actor.Título.Completo=Ferreira S.A RKMS.Actor.Data= [NP EN 28601] 1888 RKMS.Actor.Mandato= RKMS.Actor.Local=[CAG] VNG, DOURO RKMS.Actor.Classificação funcional=[CAE] Produção vitivinícola RKMS.Actor.Relação= RelaçãoCom:Instituto de Vinho do Porto;Tipo:Transacção RKMS.Actor.Relação=RelaçãoCom:Empresas de Vinho do Porto; Tipo:Transacção RKMS.Actor.Regras de negócio=Decreto-Lei 166/86 de 26 de Junho; Regulamento (CEE) n.º 822/87, de 16 de Março

RKMS.Actor.TipoCategoria=Organismo Público RKMS.Actor.Identificador=[ISO8612; ISAD; CAE+NC] PT/75123-501176080 RKMS.Actor.Título.Completo =Instituto do Vinho do Porto RKMS.Actor.Título.Abreviado=IVP RKMS.Actor.Data= [NP EN 28601]1933-2002 RKMS.Actor.Mandato: Decreto-Lei de criação; alteração

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269

RKMS.Actor.Local=[CAG] PRT, VNG, REG RKMS.Actor.Classificação funcional.DescritorActividade= [CAE] DescritorAmbiental:Administração Pública; DescritorActividades: actividades económicas; DescritorFuncional: inspecção RKMS.Actor.Relação= RelaçãoCom:Ministério da Agricultura;Tipo:Subordinação administrativa; RKMS.Actor.Relação= RelaçãoCom:Empresas de Vinho do Porto; Tipo:Agente fiscalizador RKMS.Actor.Regras de negócio= Regulamento (CEE) n.º 822/87, de 16 de Março; Decreto - Lei n.º 192/88, de 30 de Maio; Decreto- Lei n.º 75/95, de 19 de Abril RKMS.Actor.TipoCategoria= Organismo Público RKMS.Actor.Identificador: =[ISO8612; ISAD; CAE+NC] PT/75123-600022269 RKMS.Actor.Título.Completo=Arquivo Distrital do Porto RKMS.Actor.Título.Abreviado= ADP RKMS.Actor.Data.Criação=1932 RKMS.Actor.Mandato= Decreto-Lei nº 149/83, de 5 de Abril RKMS.Actor.Local=[CAG] PRT RKMS.Actor.Classificação funcional= [CAE] DescritorAmbiental:Administração Pública; DescritorActividades: actividades culturais; DescritorFuncional: gestão de arquivos RKMS.Actor.Relação= RelaçãoCom:IANTT; Tipo:Subordinação administrativa RKMS.Actor.Relação=RelaçãoCom:IVP; Tipo: incorporação RKMS.Actor.Relação=RelaçãoCom:EVP; Tipo: Assessoria RKMS.Actor.Regras de negócio=Decreto-Lei nº 149/83, de 5 de Abril EntidadeNegócio (processo) RKMS.Negócio.TipoCategoria= processo RKMSNegócio.Identificador= [ISO 3166; CAE+NC; ISAD] PT/75123-6000022269/09000/05-000000 RKMS.Negócio.Título.Principal=Título:Autorizar comercialização externa RKMS.Negócio.Título.Atribuído=05 RKMS. Negócio.Data= [NP EN 28601] 2002.11.05/ RKMS. Negócio.Mandato= N/A RKMS. Negócio.Local=[CAG] PRT; VNG RKMS. Negócio.ClasFuncional.Descritores=DescritorAmbiental: processo interorganizacional; DescritorFuncional: fiscalização RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom:Actor Empresa de Vinho do Porto; Descrição: organização solicitante RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom:Actor Instituto do Vinho do Porto; Descrição: Organização fiscalizadora RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom:Actor COM; Descrição: Inicia processo RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom:Actor FISC: Descrição: Coordena Processo RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom:Actor ATQ; Descrição: Participa tecnicamente em processo RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom: 09000/04; Tipo:Processo administrativo RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom: 09000/08; Tipo:Processo técnico RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom: 5.1; Tipo: Documento; Definição: Produz Documento RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom: 5.2; Tipo: Documento; Definição: Produz Documento RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom: 5.3; Tipo: Documento; Definição: Produz Documento RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom: 5.4; Tipo: Documento; Definição: Produz Documento RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom: 5.5; Tipo: Documento; Definição: Produz Documento

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270

RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom: 5.6; Tipo: Documento; Definição: Produz Documento RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom: 5.7; Tipo: Documento; Definição: Produz Documento RKMS. Negócio.Regras=REGULAMENTO (CE) Nº 884/2001 DA COMISSÃO de 24 de Abril Documento de Arquivo RKMS.DocumentoArquivo.TipoCategoria=Documento simples RKMS.DocumentoArquivo.Identificador=IVP0900000114-005600> RKMS.DocumentoArquivo.Título.Completo =Documento Administrativo de Acompanhamento RKMS.DocumentoArquivo.Título. Abreviado=DAA RKMS.DocumentoArquivo.Título.Atribuído=5.2 RKMS.DocumentoArquivo.Data= [NP EN 28601] 2002-11-04 RKMS.DocumentoArquivo.Mandato= RKMS.DocumentoArquivo.Local= [ISO 8612] PRT RKMS.DocumentoArquivo.Classificação funcional=09-100-01-14 RKMS.DocumentoArquivo.Relação=RelaçãoCom:Actor FISC; Tipo:Produtor RKMS.DocumentoArquivo.Relação= RelaçãoCom: Actor COM;Tipo:Produtor RKMS.DocumentoArquivo.Relação= RelaçãoCom:processo PT/75123-6000022269/09000/05-000000; Tipo:PertenceA; Definição:contexto de produção RKMS.DocumentoArquivo.Relação= RelaçãoCom: documento 5.1; Definição: Produzido em processo RKMS.DocumentoArquivo.Relação= RelaçãoCom: documento 5.3; Definição: Produzido em processo RKMS.DocumentoArquivo.Relação= RelaçãoCom: documento 5.4; Definição: Produzido em processo RKMS.DocumentoArquivo.Relação= RelaçãoCom: documento 5.5; Definição: Produzido em processo RKMS.DocumentoArquivo.Relação= RelaçãoCom: documento 5.6; Definição: Produzido em processo RKMS.DocumentoArquivo.Relação= RelaçãoCom: documento 5.7; Definição: Produzido em processo RKMS.DocumentoArquivo.Resumo=Documento que acompanha expedição de 30 000 lt de vinho do porto para o mercado holandês RKMS.DocumentoArquivo.Idioma= português RKMS.DocumentoArquivo.Assunto: Descritor: comercialização, mercado externo, holanda, UE RKMS.DocumentoArquivo.FormaDocumental=Título:Suporte; Descrição:Papel RKMS.DocumentoArquivo.FormaDocumental=Título:Assinaturas; Descrição:Manuais RKMS.DocumentoArquivo.FormaDocumental=Título:Formas de Validação; Descrição:Carimbagem RKMS.DocumentoArquivo.InformaçãoAvaliação.Destino=Declaração:Eliminação; Data:5 anos após data de produção RKMS.DocumentoArquivo.Controlo.Registo=Data:2002-11-14; EspecificaçõesSistema:OfficeWorks RKMS.DocumentoArquivo.Controlo.Custódia=Declaração:FISC RKMS.DocumentoArquivo.Controlo.Classificação=Data:2002-11-14; Mandato: GPC RKMS.DocumentoArquivo.Controlo.Preservação.Armazenamento=EspecificaçõesSistema:Pastas RKMS.DocumentoArquivo.Recuperação=EspecificaçõesSistema:base de dados de registo de documentos Officeworks RKMS.DocumentoArquivo.Acesso=FISC, COM, PCIVP, PCEVP RKMS.DocumentoArquivo.Utilização.Direitos=Regras:Ordem de Serviço interna RKMS.DocumentoArquivo.Histórico=TipoEvento:Consulta; [NP EN 28601] DataEvento:2002-11-14; Funcionário:FB

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271

RKMS.DocumentoArquivo.Latência=Evento: conclusão de processo; Data: + 15 dias

Este esquema deverá ser aplicado a todos as entidades residentes na rede:

as organizações; a cada processo desencadeado e a cada documento

produzido no decorrer desses processos, a todos os níveis de abstracção,

permitem a identificação e contextualização inequívoca de todas as

entidades o que retorna como vantagens a contextualização daa produção

documental inserida no respectivo processo; a identificação e localização

dos documentos produzidos de forma expedida; a autenticidade e

fidedignidade dos documentos produzidos o que viabliza a garantia legal da

execução de actividades organizacionais.

O processo não é tecnologicamente simples podendo ser sujeito a uma

prévia análise de risco para determinar se este esquema será aplicado a

todos os actores/objectos da rede ou apenas àqueles cuja falibilidade

evidencial redunde em custos tangíveis e intangíveis considerados

incomportáveis.

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272

CAP. 5 CONCLUSÕES E TRABALHO FUTURO

5.1 Conclusões

A realização dete trabalho permitiu tomar consciência de alguns factores

que condicionam o planeamento e desenho de uma rede. Uma rede é antes

de mais uma estrutura sócio-técnica sendo portanto imprescindível tomar

em consideração estas duas vertentes de forma integrada, no sentido de

que a alteração de uma afecta a outra. O que se pretendeu avaliar e de

certa forma testar foi na realidade a definição dos passos a dar para

implementação de um rede de informação que permita o desenvolvimento

de transacções e consequente produção de documentos de arquivo de

forma arquivisticamente controlada. Para o efeito utilizou-se uma

abordagem centrada na metodologia de redes de actores sociais no sentido

de definir e caracterizar a vertente social dos actores integrantes da rede.

Recorreu-se igualmente a modelação de procesos através de UML extensões

Penker Eriksson e ainda ao esquema de meta-informação RKMS produzido

no âmbito de um projecto de investigação coordenado pela Universidade de

Monash na Austrália.

Passamos a sumariar as principais conclusões que julgamos poder retirar

deste trabalho:

1. Uma rede como estrutura que viabiliza a comunicação, partilha e

desempenho de trabalho cocoperativo é uma estrutura social e técnica.

Compreender este facto e aplicá-lo na prática é basilar para a definição de

uma arquitectura viável e eficaz.

2. Uma rede nunca é criada a partir do nada, existindo sempre bases

tecnológicas e eventualmente sociais prévias que devem ser consideradas a

avaliadas de forma a integrá-las com a nova estrutura que se pretende

implementar.

3. Uma rede baseia-se necessariamente em normas consideradas como

entidades que viabilizam a comunicação. No entanto numa estrutura de

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rede coexistem sempre conjuntos por vezes nebulosos de normas

articulando-se simultaneamente normas antigas (bases pré-instalada) e

recentes. Esta dialéctica tem de ser assumida e gerida de forma dinâmica

para conseguir o melhor resultado possível.

4. Uma rede é aberta e heterogénea sob o ponto de vista de actores

partipantes, sejam eles organizações, pessoas, tecnologias, não sendo

portanto desejável fechar redes restringindo-as a uma área funcional

específica ou a uma base tecnológica particular. Por outro lado uma rede é

simultaneamente uma estrutura que deve permanecer aberta permitindo a

inclusão vistualmente infinita de novos actores, agentes e plataformas

tecnológicas.

5. A identificação de documentos produzidos deve ser enquadrada no

dentro dos processos funcionais organizacionais e interorganizacionais que

lhes dão origem de forma a capturar de maneira evidente as diversas

camadas do seu contexto de produção (tecnológicas, organizacionais,

funcionais, arquivísticas, legais).

6. Os sistemas de informação e de arquivo têm como objecto a informação

mas no segundo caso as acções de gestão exercidas sobre essa informação

incidem sobre a sua fixação e controlo de alteração de forma a preservar a

capacidade evidencial que lhe é exigida como suporte da transacção em que

participa.

7. O sistema de arquivo está intrincado com o sistema de conhecimento

organizacional na medida em que constitui um repositório de conhecimento

explícito da organização. Esta qualidade é fortemente potenciada com a

produção de documentos qualitativamente ricos.

8. As funções do sistema de arquivo prendem-se com a necessidade da

organização, como sistema, demonstrar a adequação das suas acções

institucionais ao quadro legal, social que constitui o ambiente externo em

que opera.

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9. A abordagem utilizada baseada em RAS revelou potencialidades

interessantes constituindo uma ferramenta poderosa de análise. No entanto

revelou-se algo inadequada ao contexto organizacional de estudo pelo facto

das relações entre actores estarem à partida definidas por um quadro

regulamentador impositivo. Neste contexto a centralidade de alguns actores

é de certa forma artificial visto existir porque imposta por procedimentos

funcionais vinculativos. Não foram detectados na bibliografia consultada

casos de aplicação directa desta metodologia à análise organizacional com

vista a implementação de sistemas de informação. As aplicações

pragmáticas encontradas, não considerando a produção teórica e

confinando a selecção a cenários organizacionais, enquadram-se sobretudo

em processos de reestruturação, definição de infraestrutura física de rede

de informação, gestão de conhecimento e de recursos humanos e

aprendizagem organizacional.

10. Os processos interorganizacionais têm componentes sociais (poder,

controlo), por vezes fortemente evidentes que moldam a forma de

desenvolvimento do fluxo de actividades chegando a agir como elemento de

resistência à adopção de novas tecnologias. Nesse sentido a identificação de

pontos de clivagem social são eficientemente identificados por métodos RAS

(grafos e matrizes).

5.2 Avaliação do trabalho realizado e possibilidades de trabalho futuro.

1. O presente trabalho terá permitido alguma melhoria na percepção da

utilizada de RAS como ferramenta de análise organizacional polarizada

fundamentalmente em aspectos sociais. Alguns méritos reconhecidos

consistem na poderosa capacidade de análise através das ferramentas

matemáticas disponibilizados e da sua excelente capacidade de permitir a

transposição directa de resultados matematicamente expressos para ilações

de natureza social.

2. Nesta perspectiva foram igualmente detectadas algumas limitações desta

abordagem nomeadamente a elevada complexidade dos processos de

análise assim como a necessidade do universo de análise obedecer a

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275

determinadas características nomeadamente um ambiente externo que não

seja demasiado regulamentador porque nesse caso os resultados obtidos se

encontram à partida "viciados" não permitindo ilidir conclusões

significativas. Com efeito no caso analisado algumas análises realizadas

limitaram-se a confirmar uma situação identif icada e à partida

caracterizada.

3. A utilização de métodos de análise baseados em processos

organizacionais partindo da premissa que documentos se integram em

processos foi cabalmente sucedida avaliando-se esta metodologia e a

construção de modelos como essenciais para a compreensão da realidade

dinâmica e arquivística de uma organização

4. A construção de uma rede foi avaliada como um projecto complexo em

que múltiplas variáveis de ordem social, tecnológica, organizacional têm de

ser necessariamente consideradas, estudadas e equacionadas

integradamente. Este facto induz a necessidade evidente de um cuidadoso

planeamento e execução de processos tendentes a obter um cenário e

programa efectivos de acção. Ainda neste contexto tornou-se clara a

necessidade de cooperação multi-disciplinar intensiva.

5. Os arquivos e documentos por eles geridos não podem ser dissociados de

entidades de outra natureza com informação, organização, processos,

tecnologia, pessoas, todos actores de uma rede implícita de comunicação de

recursos. Desta forma não é possível pensar em temos simplistas de uma

rede conter apenas arquivos. Existe um conjunto de actores e serviços que

lhe estão necessariamente associados e nessa condição deverão poder

participar na rede.

Neste contexto existem vários cenários e caminhos possíveis de pesquisa

que julgamos promissores ou pelo menos interessantes:

1. O desenvolvimento da abordagem RAS aplicando-a a diferentes

contextos ambientais e organizacionais no âmbito da análise organizacional

para definição, desenho de sistemas de informação e de arquivo explorando

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276

mais as potencialidades quantitativas e qualitativas da metodologia. Seria

interessante a aplicação e estudo a redes de empresas nomeadamente

empresas virtuais;

2. A aplicação de abordagens RAS a processos ERP nomeadamente na

análise organizacional e como veículos de integração de informação e

documentos dentro destes tipos de processos.

3. A redefinição de processos funcionais e nomeadamente a detecção de

potenciais pontos de conexão fracos ou potencialmente fortes através de

nomeadamente a exploração de teorias inseridas em Redes Sociais como a

força de elos fracos [50]

4. A aplicação de problema do "Pequeno mundo" em contextos

interorganizacionais de forma a procurar redifinir canais de comunicação e

de acesso à informação.

5. Desenvolvimento de métodos e adaptação de ferramentas e medidas

RAS que permitam operacionalizar a sua aplicação de forma pragmática

simplificando uma metodologia à partida bastante complexa.

6. Desenvolvimento de articulação e pontos de contacto e identidade entre

gestão de conhecimento e o sistema de arquivo das organizações

nomeadamente aplicando o conceito de arquivo como meio de estímulo e

produção de conhecimento através de, entre outros exemplos, análise

documental de forma a produzir documentos qualitativamente melhores sob

o ponto de vista de conteúdos, estruturação dos conteúdos e captura de

contextos de produção, de forma a propiciar uma mais eficiente apreensão

da informação neles contida.

7. Continuação do desenvolvimento da aplicação de esquemas de meta-

informação propostos nomeadamente através da construção de modelos em

RDF de forma a refinar a estrutura de gestão documental em rede sob os

pontos de vista de capacidade evidencial, recuperação e gestão de

informação.

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Termina-se este longo texto citanto uma frase de Gandhi que se reveste no

presente contexto, de um significado particularmente adequado-"Aquilo que

cada um de nós pode fazer é insignificante, mas é extraordinariamente

importante que o façamos". De facto a “macro-conclusão” mais evidente de

todo este trabalho é que toda a acção, independentemente da sua

dimensão ou natureza, empreendida por um actor, numa rede,

independentemente da sua natureza, repercute-se directa ou

indirectamente e com maior ou menor intensidade, nos restantes actores e

no desempenho global da mesma.

Page 278: Redes de Arquivos /Redes Sociais

278

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