Eventos

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PROJETO DE EVENTOS PLANEJAMENTO

A organiza o de eventos trabalhosa e de çã égrande responsabilidade. Acontece ao vivo e qualquer falha com prom eter o áconceito/im agem da organiza o para qual çã érealizada, e de seus organizadores.

Para ter os objetivos do projeto plenam ente atingidos, fundam ental que se fa a um é çcriterioso planejam ento, que envolve: objetivos, tipos de eventos, p blico, úestrat gia, recursos, im planta o, é çãacom panham ento e controle, avalia o e çãor am ento.ç

OBJETIVOSDevem ser considerados com o geral e espec fico onde se determ ina o que se í épretende com o evento de form a am pla e espec fica.í TIPOS DE EVENTOSDescri o do que ser o evento; sem in rio, çã á ápalestra, confraterniza o, confer ncia, çã êinaugura o, sim p sio, reunio e solenidade.çã ó ã PÚBLICOS

a quem se destina o evento determ inando Ése externo, interno ou m isto, e quem dentro dessa classifica o.çã ES TRATÉGIASConsiste naquilo que serve de atra o para o çãp blico de interesse do evento.ú

RECURS OSS o todos os hum anos, m ateriais e fsicos ã íque ser o utilizados no evento.ã IMPLANTAÇÃO

a descri o dos procedim entos, desde É çãaprova o do projeto at o seu t rm ino.çã é é ACOMPANHAMENTO E CONTROLE

a determ ina o de quem e com o ser feita É çã áa coordena o de todo o processo da çãorganiza o do evento.çã AVALIAÇÃO

feita ap s o t rm ino do evento em form a de É ó érelat rio para ser entregue aos organizadores ódo evento, com argum entos, sugest es e õcrticas.í  

ORÇAMENTO PREVIS TO solicitado à ag ncia de eventos e enviado É ê

antecipadam ente para secretarias e rg os ó ãpara devida aprova o e som ente ap s isso çã óser executado.á

EXECUÇÃO DAS ATIVIDADESPara que todas as solicita es sejam çõefetivadas com sucesso, todos os setores dever o incorporar suas atividades e cum pri-ãlas de acordo com o planejam ento.

S ECRETARIAS E ÓRGÃOS

Solicita o do evento, baseado no planejam ento çãsem estral da secretaria ou rg o, atrav s de um ó ã ébriefing detalhado com inform a es do que o çõ éevento (data, hor rio, sugest o do local, tem a), á ãqual o p blico-alvo, quantitativo de pessoas, o úobjetivo e a im port ncia do evento. Ap s aprova o â ó çãdo or am ento, a Secretaria poder acom panhar ç ájunto à ag ncia de eventos o seu andam ento e êexecu o.çã

de responsabilidade da Secretaria ou Ó rg o É ãadm inistrar a verba de anu ncia do contrato de êeventos.

N o s o perm itidas solicita es diretas das ã ã çõSecret rias e Ó rg os à ag ncia de eventos, á ã êASTEC e ASPLAN, todas as dem andas dever o ãser encam inhadas ao n cleo de M arketing Setor ú –de Eventos.

AS S ES S ORIA TÉCNICA – AS TEC E AS S ES S ORIA DE PLANEJAMENTO – AS PLAN

Respons veis pela adm inistra o da á çãanu ncia do contrato de eventos, com total êintegra o com o n cleo de m arketing para çã útodo o acom panham ento das atividades executadas.

MARKETING – S ETOR DE EVENTOS

Encam inha à ag ncia de eventos exatam ente êa dem anda solicitada pela secretaria ou rg o, o qual ser produzido o or am ento de ó ã á ç

acordo com a tabela de eventos. Ap s órecebim ento do or am ento o m esm o ç éencam inhado à secretaria ou rg o para ó ãan lise e aprova o. Depois do feedback do á çãsolicitante o job enviado para a ag ncia é êpara execu o. çã

O job s ser realizado se a Secretaria ou ó áÓ rg o tiverem anu ncia ao contrato de ã êeventos.A fun o do setor de eventos do n cleo de çã úM arketing M O NITO RAR e deixar a ASTEC éE ASPLAN sem pre atualizada das dem andas que ser o executadas.ã

AGÊNCIA DE EVENTOS

Respons vel pelas dem andas encam inhadas ápelo m arketing para produ o de or am ento, çã ço qual dever ser detalhado para m elhor áacom panham ento dos solicitantes. Recebida a aprova o do job, ser o produzidas AP’s çã ã(Autoriza o de Produ o) para autoriza o çã çã çãda Secret ria de Com unica o Social. á çãSom ente com as AP’s assinadas ser o ãexecutadas as solicita es.çõN o perm itida solicita es diretas das ã é çõSecret rias e Ó rg os à ag ncia de eventos, á ã êtodas as dem andas dever o ser ãencam inhadas ao n cleo de M arketing ú –Setor de Eventos.

A ag ncia tem responsabilidade de êacom panhar o evento in cio, m eio e fim , ícoordenando, executando e adm inistrando a dem anda solicitada.

Nos eventos de grande porte ser feito um árelat rio de avalia o com o intuito de ó çãanalisar e aperfeioar as atividades çrealizadas durante todo o processo.

Observação: Advirto que os servios çfaturados devem ser com provados j nos áprocessos de pagam ento, tenham a m xim a áaten o na elabora o dos processos do çã çãpagam ento, a fim de evitar m aiores problem as:

- Para artista sem inaristas e palestrantes: o m odelo de declara o de venda do show, çãcom data assinatura e CPF (m odelo j ápassado para ag ncia) e sem pre que êposs vel, fotos do evento.í

- Para Buffets: Lista porm enorizada do m enu servido atestado por um servidor da ag ncia êou pelo fornecedor.

- Hospedagem (quando poss vel): A reserva ído hotel

- Loca o de equipam entos: A declara o do çã çãlocador com as especifica es do produtoçõ

- Eventos realizados: Fotos Solicitar a –secretaria respons vel as fotos do evento.á

ES TRUTURA INS TITUCIONAL DO GOVERNO

Com intuito de organizar os eventos realizados pelo G overno do Estado, o n cleo úde m arketing setor de eventos padronizou a –estrutura de log stica e com unica o, í çãdividindo-a em tr s portes: pequeno, m dio e ê égrande.

EVENTO DE PEQUENO PORTE:

G eralm ente utilizada para eventos com o inaugura es e solenidades (assinaturas de çõordens de servios, conv nios, contratos, ç êpatroc nios, posses, entre outros).í

Estrutura interna / externa: •Som de audit rio;ó•Tablado 4.30 x 3.20•Toldo 6x6 (quantidade de acordo com o espa o);ç•Testeiras para o toldo (6 x 0,70) •Blim p (quantidade de acordo com o espa o);ç•Banner institucional;•Fundo de palco institucional. Comunicação:•Divulga o em carro de som ;çã•Faixas.

EVENTO DE MÉDIO PORTE

G eralm ente utilizada em reas externas para ásolenidades integradas entre G overno e Prefeituras M unicipais, onde costum am ser realizadas apresenta es de atra es çõ çõregionais.

Estrutura: •Som de 32 a 48 graves;•Palco 8x6;•Testeiras para palco;•Blim p (quantidade de acordo com o espa o);ç•Fundo de palco;•Pirulito de Banner.

Comunicação:•Divulga o em carro de som ;çã•Faixas;•R dio.á

EVENTO DE GRANDE PORTE:

Sem pre utilizada em reas externas esse tipo áde estrutura direcionada para eventos énacionais com o festejos juninos, projetos relacionados ao ver o, datas com em orativasã

Estrutura: •Som de flayer;•Palco 12x12;•Testeiras para palco;•Saiote;•Blim p (quantidade de acordo com o espa o);ç•Fundo de palco;•Pirulito de Banner;•G alhardetes;•Program a o Visual do Espa o (an lise).çã ç á

Comunicação:•Divulga o em carro de som ;çã•Faixas;•R dio;á•TV;•O utdoor;•Busdoor;•Banner de internet;•Revistas;•Jornais;•Hotsite.

EVENTOS INS TITUCIONAIS DO GOVERNO

S o eventos do G overno integrando ãSecretarias e Ó rg os com o intuito de ãprom over atividades que contribuem para a inform a o, cultura e entretenim ento da çãpopula o. O resultado dessa integra o o çã çã éfortalecim ento do governo com o Ó rg o ãp blico que eleva a auto-estim a dos úsergipanos, m ovim enta a econom ia e um éelem ento fundam ental na dinam iza o da çãatividade turstica.í

Nesses eventos de fundam ental éim port ncia as participa es dos diversos â çõparceiros que se som am na realiza o dos çãm esm os tanto na iniciativa privada com o institui es p blicas.çõ ú

O n cleo de m arketing setor de eventos ú –form ula antecipadam ente todo o planejam ento estrat gico dos eventos éinstitucionais do governo, que s o ãdenom inados da seguinte form a: Ver o ãSergipe, Rock Sert o, S o Jo o do G overno, ã ã ãDia das Crian as, Dia da Sergipanidade e çFesta de fim de ano.

VERÃO S ERGIPE um evento itinerante prom ovido pelo É

G overno do estado em parceria com as prefeituras locais, que re ne m sica e ú úesporte nas praias sergipanas, todos os shows s o abertos ao p blico e totalm ente ã úgr tis.á

ROCK S ERTÃOEvento realizado em parceria com o G overno do Estado no m unic pio de Nossa Senhora da íG l ria, que tem com o objetivo prom over o óinterc m bio do que est sendo produzido em â áSergipe e Nacionalm ente no cen rio do Rock, o áprincipal foco regionalizar e interiorizar o éinvestim ento em cultura. S ÃO JOÃO

um evento apoiado por Secretarias, Ó rg os e É ãM unic pios realizado durante todo o m s de í êjunho, no qual se configura com o m om ento de ebuli o de um a das principais tradi es çã çõnordestinas: os Festejos Juninos. Tem com o foco principal o fortalecim ento nas tradi es juninas e çõculturais, tornando todo o Estado em um grande Arrai. O G overno patrocina v rios m unic pios, á á ím as concentra seus m aiores investim entos nas cidades p los com tradi es juninas.ó çõ

DIA DAS CRIANÇASEvento do G overno do Estado em parceria com a Prefeitura M unicipal de Aracaju e apoio de iniciativas privadas, realizado na O rla de Atalaia, tem com o objetivo proporcionar entretenim ento, cultura, lazer e inclus o social à toda as crian asã ç

DIA DA S ERGIPANIDADEEvento realizado pelo governo do Estado para valorizar entre toda à popula o a cultura e çãtradi o Sergipana.çã COLETIVA DE FIM DE ANOAlm o o para a im prensa com a presen a do ç çG overnador do Estado com o objetivo de apresentar o balan o anual do G overno.ç

CONCLUS ÃO

Diante do exposto, toda vez que preparado um éevento necess rio que ele seja bem planejado, é ácoordenado e executado para se chegar ao objetivo final. de extrem a im port ncia o É âplanejam ento de cada evento detalhadam ente para n o haver falhas. Portanto, a participa o ã çãcom integra o entre n cleo de m arketing çã ú –setor eventos, as secretarias, os rg os e as ó ãag ncias o nosso principal objetivo para o ê ésucesso do planejam ento de eventos.