PROMAR | Eixo 4| Medida “Desenvolvimento Sustentável das Zonas de Pesca”

Guião do Beneficiário

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1. Celebração do contrato de financiamento

Após a decisão favorável de aprovação do projecto o IFAP procede à elaboração do contrato de

financiamento.

O IFAP é o organismo responsável pela notificação da decisão final de concessão de apoio ao promotor,

podendo esta notificação ser feita através de mensagem de telemóvel (SMS).

A competência para a outorga dos contratos de financiamento relativos à concessão de apoios financeiros

do PROMAR foi delegada nos Directores Regionais de Agricultura e Pescas, designadamente, no caso da

DRAP Norte, na delegação de Braga.

Após a recepção da notificação o promotor deve deslocar-se a essa delegação da DRAP Norte e solicitar a

impressão do seu contrato de financiamento.

Previamente à impressão do contrato, o técnico deverá registar a conta bancária específica (NIB) para a

operação em causa e se necessário também deverá proceder a alguma alteração/actualização da

Identificação do Beneficiário (IB). Após estas alterações pode-se proceder à emissão do contrato.

O promotor tem 60 dias seguidos a contar da data da notificação da decisão da concessão do apoio para

proceder à celebração do contrato. Devendo, aquando da sua deslocação, fazer-se acompanhar dos seus

documentos (BI e NIF ou Cartão de Cidadão; NIFAP e NIB da conta a utilizar no âmbito do projecto), bem

como do documento ou SMS de notificação com o número de operação.

Ao emitir o contrato o técnico da DRAPN Norte deverá entregar ao Beneficiário os seguintes documentos

impressos:

2 vias do Contrato de Financiamento

Normas para a realização do Contrato

Lista de Controlo de Verificação de Contrato

No âmbito da assinatura do contrato existem Formalismos Jurídicos a observar pela DRAP Norte

designadamente, reconhecimento de assinaturas e o controlo administrativo aos documentos

recepcionados (este é realizado através do preenchimento da Lista de Controlo de Verificação de Contrato).

Reconhecimento de assinatura:

Pessoas singulares – o reconhecimento da respectiva assinatura pode ser efectuado por notário, ou

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por entidade legalmente competente.

Pessoas colectivas – exige-se o reconhecimento, por notário ou entidade competente, da assinatura

e da qualidade em que o signatário actua. Aconselha-se que o promotor se faça acompanhar pela

acta de tomada de posse e pela acta de constituição da entidade pois podem ser solicitadas.

Organismos da Administração Central e Local – os documentos devem ser assinados por entidade

competente para o efeito e aposto o respectivo selo branco.

Após a validação da Lista de Controlo de Verificação de Contrato, o contrato de financiamento é remetido

ao IFAP com os originais de todos os documentos entregues, bem como o original da Lista de Controlo de

Verificação de Contrato.

O Contrato de Financiamento considera-se formalmente celebrado quando, depois de recepcionado com

a assinatura do beneficiário e verificados os formalismos e condições de contratação, for assinado pelo IFAP

e o respectivo duplicado devolvido ao beneficiário.

A não devolução do contrato no prazo estipulado determina a caducidade da Decisão de Aprovação.

A não celebração do contrato, por razões imputáveis ao beneficiário, no prazo previsto de 60 dias seguidos,

determina a caducidade da decisão da concessão do apoio.

As alterações que se venham a verificar nos Pedidos de Apoio relativamente a:

identificação do beneficiário;

montante do custo elegível do Pedido de Apoio;

montante máximo do apoio público e respectiva taxa de apoio;

montante da participação do beneficiário no custo elegível do Pedido de Apoio e respectiva taxa de

participação

que sejam anteriores ou posteriores à celebração do Contrato de Financiamento, dão origem a nova

decisão de aprovação.

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2. Pedidos de Pagamento

Para a submissão de pagamentos e resolver questões relativas ao contrato de financiamento os promotores

devem inscrever-se obrigatoriamente no portal do IFAP (http://www.ifap.min-

agricultura.pt/portal/page/portal/ifap_publico): clicando em “Registo no Portal” no canto superior

direito, depois deve colocar o N.º de contribuinte e o NIFAP conforme solicitado.

O promotor executa o projecto após a celebração do contrato. Aquando da execução, ou no fim, o

promotor submete as despesas na Plataforma iDigital e envia os comprovativos de despesa, em formato

papel, ao GAC Alto Minho. É imprescindível a entrega do processo físico no GAC Alto Minho por parte do

promotor, o qual é composto pelos documentos originais justificativos de despesa que serão carimbados

pelo Secretariado Técnico do GAC Alto Minho.

O GAC Alto Minho procede à análise dos formulários e respectivos comprovativos de despesa. Não são

aceites despesas pagas em numerário, tudo o que estiver nesta situação não será considerado elegível.

Não são aceites despesas que contenham carimbo de comparticipação já colocado pelo executor ou que

evidenciem outra comparticipação comunitária.

Caso exista algum desajustamento nos documentos de despesa o GAC Alto Minho procede à devolução

do(s) documento(s) em causa ao promotor, solicitando correcção.

Os documentos de despesa devem ter a indicação do modo de pagamento e respectiva data ou terem em

anexo os documentos explicativos. Só são aceites e considerados elegíveis os documentos que já se

encontrem devidamente registados na contabilidade, devendo o promotor dispor de contabilidade

separada ou uma codificação contabilística adequada à verificação do registo das despesas.

A análise dos Pedidos de Pagamento pode ser complementada com verificação física no local.

Aquando do primeiro pedido de pagamento, o promotor tem de entregar também as licenças cujo

comprovativo de requerimento tenham sido entregues aquando da candidatura, bem como as declarações,

certidões ou consentimento para consulta na Internet da situação perante a Segurança Social e as

Finanças.

No caso de o IVA ser elegível em sede de candidatura o beneficiário deve entregar uma Declaração,

emitida pela Direcção de Serviços do IVA da Administração Fiscal, que comprove que o promotor é um

sujeito passivo de IVA e que o IVA suportado no âmbito do projecto em causa não é recuperável e não é

passível de ser recuperado, devendo, ainda, identificar o PROMAR (consulte a Orientação Técnica Geral

1/2010 em anexo).

http://www.ifap.min-agricultura.pt/portal/page/portal/ifap_publicohttp://www.ifap.min-agricultura.pt/portal/page/portal/ifap_publico

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O pagamento é feito de acordo com as condições contratuais. A 1.ª prestação só é paga após realização de

20% de investimento elegível. A última prestação deve englobar pelo menos 20% do apoio.

2.1. Formalização dos Processos de Pedido de Pagamento após submissão dos mesmos

no Portal do IFAP:

O promotor deve entregar, imediatamente após a submissão do pedido de pagamento do Portal do IFAP,

um processo físico composto por originais.

O dossier de originais deve respeitar a seguinte estrutura organizativa:

1. Ofício de formalização do pedido de pagamento (facultativo);

2. Separador 1 do dossier: Impressão do documento do SIIFAP “Submissão de Pedido de Pagamento”,

devidamente validado com as assinaturas das entidades ali previstas e exigíveis, bem como todos os

restantes formulários disponíveis para impressão (como é o caso do mapa de controlo documental);

3. Separador 2 do dossier: Documentos organizados de forma sequencial conforme constam do ponto

“2. Documentos” do formulário relativo ao “Controlo Documental” e com a indicação de

“Presente”:

Declaração, certidão ou consentimento para consulta da situação perante a Segurança

Social, comprovativa da situação regularizada do beneficiário perante aquela entidade (a

certidão deve ter pelo menos mais 30 dias de validade);

Declaração, certidão ou consentimento para consulta da situação perante as Finanças,

comprovativa da situação regularizada do beneficiário perante aquela (a certidão deve ter

pelo menos mais 30 dias de validade);

Certidão dos serviços do IVA, comprovativa da situação do beneficiário perante o IVA;

Comprovativos da posse do(s) terreno(s);

Licença de obras;

Alvará de Licença de Exploração Industrial - apenas no último Pedido de pagamento;

Alvará de Licença de Utilização - apenas no último Pedido de pagamento;

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Documentação relativa a bens sujeitos a registo (título de registo de propriedade);

Seguro(s);

Certificado de arqueação;

Certificado de navegabilidade;

Licença de estação;

Relatório e Contas respeitante ao último ano (com aprovação em Assembleia Geral e

certificação, quando aplicável);

Modelo IRS/IRC (último ano);

Balancete razão mais recente – em todos os Pedidos de Pagamento;

Comprovativo(s) do aumento de capital social (suprimentos);

Comprovativo(s) do(s) empréstimo(s);

Outros comprovativos relativos à origem da participação financeira do promotor (origem

dos fundos próprios aplicados no projecto);

Garantias constituídas;

Cópia dos documentos relativos aos procedimentos desenvolvidos no âmbito dos mercados

públicos;

4. Separador 3 do dossier: os documentos originais comprovativos de despesa referidos no ponto “3.

Documentos comprovativos do Investimento” do formulário “Controlo Documental” são

obrigatoriamente apresentados pela sequência que constam do respectivo formulário de forma a

garantir a coerência da organização do processo físico. Para além disso, cada documento de

despesa (ponto 3.1) deverá fazer-se acompanhar em anexo pelos documentos que demonstram o

seu pagamento, a evidência da coerência com o adjudicado existindo contratos de fornecimento

de materiais, obras ou equipamentos, a fundamentação dos valores facturados quando da

existência de autos de medição, etc. Deverá ser assegurada a interligação destes documentos com

os constantes no Separador 5 do dossier, no caso de aplicação das regras relativas aos Mercados

Públicos. Alguns documentos a colocar neste separador do dossier de originais são:

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Factura/ documento equivalente;

Auto de Medição – sempre que a factura seja de obra;

Recibo;

Notas de Crédito/Débito;

Guias de Remessa;

Cópias de Cheque/ Comprovativo de Transferência Bancária;

Extracto Bancário – com movimento sublinhado – obrigatório para todas as formas de

pagamento;

Extracto de Lançamento na contabilidade (factura e recibo);

Extracto de lançamento do IVA;

Declaração periódica do IVA e extracto de conta corrente do IVA liquidado, no caso de

facturas com IVA deduzido pelo adquirente;

5. Separador 4 do dossier: Documentos organizados de forma sequencial conforme constam do ponto

“4. Outros” do formulário relativo ao “Controlo Documental” e com a indicação de “Presente”;

6. Separador 5 do dossier: No caso de aplicação das regras relativas aos Mercados Públicos, e para

cada empreitada ou aquisição de serviços, a apresentação dos documentos com a indicação de

“Presente” no ponto “6. Documentos que devem instruir o pedido de pagamento” do formulário

“Verificação do Cumprimento das Regras dos Mercados Públicos”;

7. Separador 6 do dossier: “Relatório de Encerramento” (a apresentar em sede do último pedido de

pagamento).

Chama-se a particular atenção para a necessidade de formalização dos pedidos de pagamento e inclusão de

despesas no pedido em conformidade absoluta com os investimentos previstos em sede de candidatura e

aprovados pela respectiva Autoridade de Gestão. No caso de documentos comprovativos de despesa a sua

afectação às rubricas de investimento deve igualmente ser respeitada. Para não ocorrerem incorrecções

nesta afectação sugere-se que a introdução/registo dos dados no módulo de pagamentos se faça em

constante observação dos valores totais do investimento e valores elegíveis por rubrica aprovados pela

Autoridade de Gestão.

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Deve-se ainda proceder a:

Verificação no SICAE.PT (www.sicae.pt) se o fornecedor possui CAE especifico para a transacção

dos equipamentos /serviços facturados;

Habilitação do fornecedor para o exercício de construção civil, no caso de facturação de serviços

de construção civil deverá ser validada a habilitação do fornecedor para o exercício da respectiva

actividade, via consulta do alvará ou título de registo no site do INCI (www.inci.pt).

2.2. Pedido de Adiantamento

Até quatro meses após a celebração do contrato o beneficiário pode apresentar um pedido de

adiantamento desde que tenha realizado pelo menos 5% do investimento elegível.

O valor do apoio pode ser até 50% do montante do apoio, não havendo possibilidades de se apresentar um

segundo pedido de pagamento.

O prazo fixado para efeitos de adiantamento inicia-se após a celebração do contrato de concessão dos

apoios.

Para solicitar pedido de adiantamento o promotor deve apresentar garantia bancária (110% do montante a

ser pago) ou outra garantia equivalente a favor do IFAP, pois sem esta não será aceite o pedido de

adiantamento.

O promotor, no período de 6 meses, tem que demonstrar a aplicação do adiantamento e apresentar os

comprovativos de despesa.

2.3. Validação Dotacional

O pagamento é efectuado pelo IFAP após autorização de despesa emitida pelo Gestor da Autoridade de

Gestão.

O pagamento é feito por transferência bancária, após a validação do Pedido de Pagamento pelo IFAP, desde

que haja disponibilidade de Tesouraria e não tenha sido decidido suspender os pagamentos ao beneficiário

http://www.sicae.pt/http://www.inci.pt/

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3. Contratação Pública

3.1. Aplicabilidade

O Regime da contratação pública é aplicável à formação de todos os contratos públicos, ou seja, todos

aqueles que, independentemente da sua designação e natureza, sejam celebrados pelas entidades

adjudicantes referidas no Código dos Contratos Público (CCP), e cujo objecto abrange prestações que estão

ou sejam susceptíveis de estar submetidas à concorrência do mercado (art. 2º e art. 6º)

De acordo com o art. 1º do CCP a obrigatoriedade de uma determinada entidade adoptar os procedimentos

de contratação pública depende da mesma poder ser considerada “entidade adjudicante” nos termos

prescritos pelo Código.

São entidades adjudicantes (vide art. 2º) as seguintes:

a) Todas as entidades que fazem parte do chamado sector público tradicional, ou seja:

- O Estado;

- As Regiões Autónomas;

- As autarquias locais;

- Os institutos públicos;

- As fundações públicas, com excepção das previstas na Lei 62/2007, de 10 de Setembro.

b) Quaisquer pessoas colectivas (públicas ou privadas) que tenham sido criadas especificamente para

satisfazer necessidades de interesse geral, sem carácter industrial ou comercial, e que sejam

maioritariamente financiadas por uma das entidades referidas na alínea anterior (pessoa colectiva de

direito público), estejam sujeitas ao respectivo controlo de gestão ou tenham um órgão de administração,

de direcção ou de fiscalização cuja maioria dos titulares seja, directa ou indirectamente, designada por uma

daquelas entidades – são os denominados «organismos de direito público»;

c) Quaisquer pessoas colectivas que, tendo sido criadas para satisfazer necessidades de interesse geral, sem

carácter industrial ou comercial, sejam maioritariamente financiadas por um organismo de direito público,

estejam sujeitas ao respectivo controlo de gestão ou tenham um órgão de administração, de direcção ou de

fiscalização cuja maioria dos titulares seja por ele directa ou indirectamente designado – e que são também

«organismos de direito público de segunda geração».

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3.2. Procedimentos a adoptar

1. Os Organismos de Direito Público devem seguir o CCP relativamente aos Contratos de: empreitada de

obras públicas; de concessão de obras públicas; de concessão de serviços públicos; de locação ou de

aquisição de bens móveis e de aquisição de serviços.

2. Todas as outras entidades, incluindo aquelas que são ou venham a ser excluídas pelo CCP, ou por

legislação avulsa, deverão orientar-se pelo enquadramento jurídico, nacional e comunitário, em particular

pela Directiva nº 2004/18/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 31 de Março de 2004 e atender aos

limiares a partir dos quais devem proceder a concursos públicos internacionais.

3. Acresce que, atendendo aos princípios gerais de direito comunitário como o da transparência, da

publicidade e da concorrência aos quais as entidades beneficiárias de fundos comunitários estão

subordinadas, aconselha-se:

a) Entidades referidas no ponto anterior, que no caso de aquisição de bens móveis e de serviços cujo valor

se situe entre os 75.000€ e os 193.000€ ou, no caso de contratos de empreitada, cujo valor se situe entre

150.000€ e 1.000.000€ devem consultar 3 ou mais concorrentes, para além da divulgação / publicitação dos

contratos celebrados (base.gov.pt)

b) Atendendo à Jurisprudência do Tribunal de Justiça das Comunidades, e ao entendimento das auditorias

no âmbito de projectos financiados, será uma boa prática a de as entidades beneficiárias sujeitarem, os

procedimentos de ajuste directo relativos a valores economicamente relevantes do ponto de vista

comunitário, sempre que possível, à consulta a três ou mais concorrentes, para além da

divulgação/publicitação dos contratos celebrados (base.gov.pt).

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4. Organização do Dossier de Projecto

Os beneficiários dos apoios PROMAR devem constituir e manter organizado um dossier de projecto do

qual constará toda a documentação relativa ao projecto apoiado, até 3 anos após a data de encerramento

do PROMAR, a qual está prevista para 2013.

Os documentos devem ser conservados sob a forma de documentos originais ou de cópias autenticadas,

em suporte papel. No caso da inclusão de algum documento não ser compatível com a boa organização do

dossier, do mesmo deverá constar a indicação do local e tipo de suporte do referido documento.

Este dossier será um elemento-chave de referência para o acompanhamento e o controlo dos projectos

aprovados por parte das autoridades nacionais e comunitárias competentes.

O Dossier deverá conter todos os elementos a seguir indicados:

1. Formulário de candidatura;

2. Documentos que comprovem o cumprimento das condições de acesso relativas ao(s)

promotor(es);

3. Documentos que comprovem o cumprimento das condições de admissibilidade relativas ao

projecto;

4. Documentos que comprovem o cumprimento das normas legais aplicáveis em matéria de

mercados públicos, quando aplicável;

5. Todos os documentos que devem ser obrigatoriamente apresentados com os formulários;

6. Toda a correspondência trocada para efeito de instrução de candidatura, incluindo elementos

adicionais solicitados e apresentados em aditamento à candidatura, bem como os que respeitem

a eventuais processos de audiência prévia;

7. A comunicação da decisão favorável de concessão do apoio financeiro;

8. O contrato de financiamento com a Entidade contratante, ou seja, com o IFAP;

9. Eventuais pedidos de alteração ao projecto aprovado, incluindo formulário, documento

justificativo e outros documentos de suporte;

10. Comunicação da decisão favorável à alteração;

11. Adenda ao contrato de financiamento;

12. Pedidos de pagamento apresentados – Lista de documentos justificativos de despesa dos pedidos

de pagamento já apresentados, contendo em anexo a cada pedido de pagamento os documentos

de despesa e quitação inscritos nas respectivas listas (incluindo a cópia dos cheques ou das

transferências bancárias que comprovem o efectivo pagamento da despesa

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justificada). Estes documentos poderão ser cópias autenticadas, com a referência ao local de

arquivo dos originais, que deverão estar disponíveis para consulta. Os documentos de despesa

(originais e respectivas cópias) deverão evidenciar a aposição do carimbo de comparticipação do

FEP;

13. Caso aplicável, documentos justificativos dos critérios de imputação das despesas;

14. Correspondência trocada para efeitos de instrução dos pedidos de pagamento;

15. Comunicação de pagamentos do Fundo;

16. Extractos contabilísticos e bancários com evidência dos fluxos financeiros correspondentes à

execução da despesa (pagamentos aos fornecedores) e da comparticipação comunitária recebida

(transferências do Fundo);

17. Documentos de despesa e quitação (incluindo a cópia dos cheques ou das transferências bancárias

que comprovem o efectivo pagamento da despesa justificada) das despesas não elegíveis, no caso

dos projectos geradores de receitas líquidas. Esses documentos poderão ser cópias autenticadas,

com a referência ao local de arquivo dos originais, que deverão estar disponíveis para consulta;

18. Elementos relativos à execução física da operação;

19. Guia de Receita do IFAP;

20. Relatório final a apresentar ao fim de um ano da conclusão material do projecto;

21. Outros Relatórios a apresentar nos termos da Regulamentação aplicável ao projecto, quando

aplicável;

22. Relatórios resultantes de acções de acompanhamento desenvolvidas pela Autoridade de Gestão

ou pela entidade por esta designada, acompanhados da documentação que evidencie o

cumprimento de eventuais recomendações/correcções dirigidas ao beneficiário;

23. Relatórios de Auditoria da responsabilidade das autoridades nacionais e comunitárias de controlo

e auditoria, acompanhados da correspondência trocada em sede de contraditório e demais

documentação que evidencie o cumprimento de eventuais recomendações/correcções dirigidas

ao beneficiário;

24. Comprovativos do cumprimento de obrigações em matéria de publicidade do apoio do FEP –

nomeadamente fotografias de painéis de obra e placas comemorativas, comunicados de imprensa

e publicações que façam referência à execução do projecto (consulte a Orientação Técnica Geral

4/2008 em anexo)

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ANEXOS

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Orientação Técnica Geral 4/2008

versão 3.0 de 18 de Junho de 2010

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Orientação Técnica Geral 1/2010

versão 4.0 de 03 de Outubro de 2011

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