PMO - Projeto de Implantaçãodo Escritório de Gerenciamentode Projetos em LISARB

Para um País Melhor!

APRESENTAÇÃO DA EMPRESA

Num ambiente global cada vez mais competitivo e dinâmico,as instituições despertaram para a necessidade de setornarem cada vez mais ágeis e organizadas. A BFKConsultoria surgiu desta necessidade e busca a formalização eaprimoramento na condução de seus projetos. O excepcionale motivador desafio de trabalhar durante estes últimos anoscom implementações, consultorias, assessorias etreinamentos em gerenciamento de projetos nos permitiuadquirir visão e experiência muito amplas deste universovalorizado e é por isso que estamos aptos para melhorar aperformance e resultados de seus projetos.

MISSÃO, VISÃO e VALORES da BFK

• MISSÃO - Oferecer , em todas as áreas de atividade as boaspráticas na implantação de PMO e Gerenciamento deProjetos de forma profissional com eficiência e eficácia;

• VISÃO - Ser reconhecida e respeitada como uma empresalíder, referência na área das melhores práticas de gestão deprojetos profissionalizados;

• VALORES - Trabalhar com transparência, ética, expertise,inovação, excelência, eficácia e desempenho.

GERENTES DE PROJETO

BFK

Mª Bethânia P. C. Santana Karina P. ToscanoFernando Gandra

BENEFÍCIOS DE UM PMO

• Alinhar a gestão dos projetos às estratégias e objetivos corporativos para obtenção dos resultados esperados;

• Potencializar resultados e minimizar incertezas, problemas ou desvios de prazo e custos nos projetos;

• Ampliar a visibilidade e controle sobre o portfólio de projetos e programas, auxiliando a tomada de decisões estratégicas;

• Promover um modelo de referência, metodologia e boas práticas de gestão de projetos;

• Conquistar níveis de maturidade em gerência de projeto, entre outros.

MÉTRICAS DE SUCESSO

Indicadores:

• Número de alterações de projeto antes e depois do PMO;

• Índice de felicidade interna bruta(satisfação da população);

• Índice de conformidade no gerenciamento da qualidade;

• Quantidade de projetos em execução;

• Índice de cumprimento dos prazos.

OBJETIVOS

• Atender aos objetivos do planejamento estratégicofornecido pelo cliente LISARB por meio daimplantação de um PMO que gerenciará umportfólio de projetos de forma profissional;

• Pré-selecionar os mais importantes Projetos nasáreas estratégicas para compor o portfólio eexecutá-los de forma profissional em benefício dapopulação.

NIVEL DE MATURIDADE

• Para saber o nível de maturidade em LISARB foifeita uma pesquisa visando descobrir a medida doestágio evolutivo das práticas de projeto,constituídas por processos que são por naturezarepetitivos¹. LISARB apresentou 69 pontos, sendoassim classificado como nível 2 onde a organizaçãopercebe a necessidade de se efetuar planejamentoe controle padronizados de projetos. ¹Dr. Harold Kerzner

NIVEL HIERÁRQUICO, FUNÇÃO E MODELO

• Classificação LISARB quanto a HIERARQUIA : PMO Hierarquia 2 visandoprocessos e otimização de recursos em projetos diferentes;

• Classificação LISARB quanto a FUNÇÃO : Métodos e Procedimentosvisando implementação e manutenção da metodologia de gerencia deprojetos, avaliação do uso da metodologia sua performance, Integraçãoda metodologia com os PMIS, incorporação das melhores práticas;

• Classificação LISARB quanto ao MODELO : A princípio a EstaçãoMeteorológica parece ser o mais adequado porque oacompanhamento é simples e de reporte para alta administração,define parâmetros, frequência, formato e ferramentas de reporte, nãoinfluência os projetos analisados e permite comparação e identificaçãode melhores práticas.

ETAPAS DE IMPLEMENTAÇÃO

• Avaliar viabilidade e preparar terreno;• Identificar o sponsor;• Identificar stakeholders e funções;• Fazer o plano de comunicação;• Preparar o orçamento;• Avaliar maturidade da empresa;• Desenvolver o modelo;• Conduzir o projeto piloto.

METODOLOGIA

• Identificação;

• Categorização;

• Avaliação;

• Seleção;

• Priorização;

• Balanceamento;

• Autorização.

IDENTIFICAÇÃO DAS ÁREAS

• Áreas identificadas após análise do Plano estratégico de LISARB

Assistência Social

Segurança

Cultura

Politica externa

Justiça

Saúde

Politica Interna

Educação

Meio Ambiente

IDENTIFICAÇÃO DOS PROJETOS

Arte nas Ruas

Criança AcolhidaPrimeiros Passos

Reaprender a viver

Morar Bem

Música para todos

SIP- infort. de processos Intercâmbio

sem fronteirasPesquisa Vacinas

Presidio produtivo

Esporte p/ melhor idade

Voz ativa

Gestão transparente

Saúde preventiva

Policiamento cidadão

Ar Limpo Coleta SeletivaCasa da cidadania

• Proposta para projetos identificados na reunião de Brainstorming com auxílio dos stakeholders

IDENTIFICAÇÃO DOS PROJETOS

• Os projetos escolhidos para atender os objetivos estratégicos de Lisarb.

CATEGORIZAÇÃO DOS PROJETOS

CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO DOS PROJETOS

1. FIB – Felicidade Interna BrutaAvalia a satisfação da população com o projeto, quanto mais a nota, maior a satisfação;2. InvestimentoAvalia o quanto será gasto - quanto maior o investimento maior a nota;3. AbrangênciaAvalia a visibilidade e amplitude do projeto;4. RHAvalia o quanto de recursos humanos será gasto no projeto;5. Infra-estruturaAvalia o quanto de infraestrutura e tecnologia será gasto no projeto, quanto menos necessidade melhor;6. Tempo Avalia o tempo que o projeto espera para estar disponível para a população, quanto menor tempo, maior nota no critério;7. Risco Avalia o grau de risco do projeto, quanto maior mais risco;8. CustoQuanto menos recursos maior a nota.

AVALIAÇÃO – CRITÉRIOS E PESOS

• Definidos os critérios e pesos para avaliação dos projetos identificados, foram definidos os critérios para notas.

Critério Peso 0 5 10

1. FIB – Felicidade Interna Bruta 25% <20% aceitação 20% < x < 50% >50% de aceitação

2. Abrangência 15% < 10% 10% < x < 60% > 60%

3. Infra-estrutura 10% > 60% recurso 30% < x < 60% < 30% recurso

4. Tempo 15% > 2 anos 1 ano < x < 2 anos < 1 ano

5. Risco 10% < 10% 10% < x < 60% > 60%

6. Custo 25% > 60% recurso 30% < x < 60% < 30% recurso

100%

Legenda para nota

AVALIAÇÃO-PONDERAÇÕES

1. FIB 2. Abrangência 3. Infra-estrutura 4. Tempo 5. Risco 6. Custo Total

Peso 25% 15% 10% 15% 10% 25%

Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota MédiaNotaMédiaP1 10 2,5 5 0,75 5 0,5 0 0 5 0,5 5 1,25 5,5

P2 5 1,25 5 0,75 5 0,5 5 0,75 5 0,5 5 1,25 5

P3 5 1,25 5 0,75 5 0,5 5 0,75 5 0,5 5 1,25 5

P4 10 2,5 5 0,75 5 0,5 5 0,75 5 0,5 5 1,25 6,25

P5 5 1,25 5 0,75 5 0,5 5 0,75 10 1 5 1,25 5,5

P6 10 2,5 10 1,5 0 0 0 0 10 1 0 0 5

P7 10 2,5 5 0,75 0 0 5 0,75 10 1 0 0 5

P8 5 1,25 10 1,5 0 0 5 0,75 5 0,5 0 0 4

P9 10 2,5 5 0,75 5 0,5 5 0,75 5 0,5 5 1,25 6,25

P10 10 2,5 5 0,75 5 0,5 0 0 10 1 5 1,25 6

P11 5 1,25 5 0,75 10 1 5 0,75 5 0,5 10 2,5 6,75

P12 10 2,5 10 1,5 10 1 5 0,75 0 0 10 2,5 8,25

P13 5 1,25 10 1,5 5 0,5 5 0,75 5 0,5 5 1,25 5,75

P14 5 1,25 5 0,75 10 1 10 1,5 5 0,5 10 2,5 7,5

P15 10 2,5 5 0,75 0 0 10 1,5 5 0,5 0 0 5,25

P16 10 2,5 5 0,75 10 1 10 1,5 0 0 10 2,5 8,25

P17 5 1,25 0 0 10 1 10 1,5 0 0 10 2,5 6,25

P18 5 1,25 5 0,75 10 1 10 1,5 0 0 10 2,5 7

BALANCEAMENTO DO PORTFOLIO

Projeto Tempo Custo Abrangência

P16 1 30% 60%

P12 2 30% 100%

P14 1 30% 60%

P18 1 30% 60%

P11 2 30% 60%

P9 2 60% 60%

BALANCEAMENTO DO PORTFOLIO

• O Gráfico de bolhas abaixo mostra no eixo x os projetos priorizados e no eixo Y o tempo. A cor da bolha indica a abrangência e o tamanho da bola indica o custo.

• Dessa forma percebemos que o projeto P12 Música para todos é o único que atende 100% da população e o projeto P9 Primeiros passos é o que apresenta custo mais elevado. Em relação ao tempo os projetos P16, P14 e P18 possuem duração menor que os demais.

Tempo

Projetos

0

0,5

1

1,5

2

2,5

0 1 2 3 4 5 6 7

P16 P12 P14 P18 P11 P9

REBALANCEAMENTO DO PORTFOLIO

• Lisarb poderá contratar a BFK também para adequar o portfólio e ajudar na alteração dos cronogramas, diminuindo assim o prazo de execução dos projetos P12, P11 e P9; poderá rever o orçamento e baixar o custo do projeto P9; fazer mais propaganda dos projetos e assim aumentar sua abrangência. Dessa forma teremos um balanceamento equilibrado, conforme abaixo.

Tempo

Projetos

0

0,2

0,4

0,6

0,8

1

1,2

0 1 2 3 4 5 6 7

P16 P12 P14 P18 P11 P9

REBALANCEAMENTO DO PORTFOLIO

• O insucesso é apenas uma oportunidade para recomeçar de novo com mais inteligência.

Henry Ford