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Profª. Lúcia Markiv de Oliveira

Redação Oficial p/ INSS: Técnico do Seguro Social – 2014

Aulas 01 a 06

Redação Oficial – INSS: Técnico do Seguro Social – 2014

Professora: Lúcia Markiv de Oliveira

Aulas 01 a 06




Aulas 01 a 06

REDAÇÃO OFICIAL

Conteúdo Programático conforme Edital nº 1 de 16/12/2011 - INSS - Técnico do

Seguro Nacional – FCCFundação Carlos Chagas – Língua Portuguesa – item 12

Redação de correspondências oficiais.

O presente conteúdo está embasado conforme o Manual de Redação da Presidência

da República. 2ª edição, revista e atualizada, 2002, dentre outros, disponível em:

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/manual/

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/manual/




Aulas 01 a 06

AS COMUNICAÇÕES OFICIAIS

1. ASPECTOS GERAIS DA REDAÇÃO OFICIAL

O que é Redação Oficial

Em uma frase, pode-se dizer que redação oficial é a maneira pela qual o Poder

Público redige atos normativos e comunicações. Interessa-nos tratá-la do ponto de

vista do Poder Executivo.

A redação oficial deve caracterizar-se pela:

1. Impessoalidade

2. Clareza

3. Concisão

4. Formalidade

5. Uniformidade

6. Norma Culta

Fundamentalmente esses atributos decorrem da Constituição, que dispõe, no artigo

37: “A administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dosPoderes

da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios

de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência (...)”. Sendo a

publicidade e a impessoalidade princípios fundamentais de toda administração pública,

claro está que devem igualmente nortear a elaboração dos atos e comunicações

oficiais.

Não se concebe que um ato normativo de qualquer natureza seja redigido de forma

obscura, que dificulte ou impossibilite sua compreensão. A transparência do sentido

dos atos normativos, bem como sua inteligibilidade, são requisitos do próprio Estado

de Direito: é inaceitável que um texto legal não seja entendido pelos cidadãos. A

publicidade implica, pois, necessariamente, clareza e concisão.

Além de atender à disposição constitucional, a forma dos atos normativos obedece a

certa tradição. Há normas para sua elaboração que remontam ao período de nossa

história imperial, como, por exemplo, a obrigatoriedade – estabelecida por decreto

imperial de 10 de dezembro de 1822 – de que se aponha, ao final desses atos, o

número de anos transcorridos desde a Independência. Essa prática foi mantida no

período republicano.

Exemplo: Brasília, 8 de janeiro de 1991; 170º da Independência e 103º da República.




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Esses mesmos princípios (impessoalidade, clareza, uniformidade, concisão e

uso de linguagem formal) aplicam-se às comunicações oficiais: elas devem

sempre permitir uma única interpretação e ser estritamente impessoais e uniformes, o

que exige o uso de certo nível de linguagem.

Nesse quadro, fica claro também que as comunicações oficiais são necessariamente

uniformes, pois há sempre um único comunicador (o Serviço Público) e o receptor

dessas comunicações ou é o próprio Serviço Público (no caso de expedientes dirigidos

por um órgão a outro) – ou o conjunto dos cidadãos ou instituições tratados de forma

homogênea (o público).

1ª Pessoa

Discurso

2ª Pessoa

Discurso

3ª Pessoa

Discurso

EMISSOR RECEPTOR MENSAGEM

• Quem fala • Com quem se fala • Do que se fala

• De quem se fala

• O Serviço Público • Próprio Serviço Público

• Conjunto de cidadãos

• Público

• Assunto relativo às

atribuições do órgão

que comunica.

Outros procedimentos rotineiros na redação de comunicações oficiais foram

incorporados ao longo do tempo, como as formas de tratamento e de cortesia, certos

clichês de redação, a estrutura dos expedientes, etc. Mencione-se, por exemplo, a

fixação dos fechos para comunicações oficiais, regulados pela Portaria no 1 do

Ministro de Estado da Justiça, de 8 de julho de 1937, que, após mais de meio século

de vigência, foi revogado pelo Decreto que aprovou a primeira edição deste Manual.

Acrescente-se, por fim, que a identificação que se buscou fazer das características

específicas da forma oficial de redigir não deve ensejar o entendimento de que se

proponha a criação – ou se aceite a existência – de uma forma específica de

linguagem administrativa, o que coloquialmente e pejorativamente se chama

burocratês.




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Este é antes uma distorção do que deve ser a redação oficial, e se caracteriza pelo

abuso de expressões e clichês do jargão burocrático e de formas arcaicas de

construção de frases.

A redação oficial não é, portanto, necessariamente árida e infensa à evolução da

língua. É que sua finalidade básica – comunicar com impessoalidade e máxima

clareza – impõe certos parâmetros ao uso que se faz da língua, de maneira diversa

daquele da literatura, do texto jornalístico, da correspondência particular, etc.

Apresentadas essas características fundamentais da redação oficial, passemos à

análise pormenorizada de cada uma delas.

1.1 IMPESSOALIDADE

A finalidade da língua é comunicar, quer pela fala, quer pela escrita. Para que haja

comunicação, são necessários:

a) alguém que comunique: quem comunica é sempre o Serviço Público (este ou

aquele Ministério, Secretaria, Departamento, Divisão, Serviço, Seção);

b) algo a ser comunicado: o que se comunica é sempre algum assunto relativo às

atribuições do órgão que comunica;

c) alguém que receba essa comunicação: o destinatário dessa comunicação ou é o

público, o conjunto dos cidadãos, ou outro órgão público, do Executivo ou dos outros

Poderes da União.

Percebe-se, assim, que o tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos que

constam das comunicações oficiais decorre:

a) da ausência de impressões individuais de quem comunica: embora se trate, por

exemplo, de um expediente assinado por Chefe de determinada Seção, é sempre em

nome do Serviço Público que é feita a comunicação. Obtém-se, assim, uma desejável

padronização, que permite que comunicações elaboradas em diferentes setores da

Administração guardem entre si certa uniformidade;




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b) da impessoalidade de quem recebe a comunicação, com duas possibilidades: ela

pode ser dirigida a um cidadão, sempre concebido como público, ou a outro órgão

público. Nos dois casos, temos um destinatário concebido de forma homogênea e

impessoal;

c) do caráter impessoal do próprio assunto tratado: se o universo temático das

comunicações oficiais se restringe a questões que dizem respeito ao interesse público,

é natural que não cabe qualquer tom particular ou pessoal.

Desta forma, não há lugar na redação oficial para impressões pessoais, como as que,

por exemplo, constam de uma carta a um amigo, ou de um artigo assinado de jornal,

ou mesmo de um texto literário. A redação oficial deve ser isenta da interferência da

individualidade que a elabora.

A concisão, a clareza, a objetividade e a formalidade de que nos valemos para

elaborar os expedientes oficiais contribuem, ainda, para que seja alcançada a

necessária impessoalidade.

1.1 NORMA CULTA

A Linguagem dos Atos e Comunicações Oficiais

A necessidade de empregar determinado nível de linguagem nos atos e expedientes

oficiais decorre, de um lado, do próprio caráter público desses atos e comunicações;

de outro, de sua finalidade. Os atos oficiais, aqui entendidos como atos de caráter

normativo, ou estabelecem regras para a conduta dos cidadãos, ou regulam o

funcionamento dos órgãos públicos, o que só é alcançado se em sua elaboração for

empregada a linguagem adequada. O mesmo se dá com os expedientes oficiais, cuja

finalidade precípua é a de informar com clareza e objetividade.

As comunicações que partem dos órgãos públicos federais devem ser compreendidas

por todo e qualquer cidadão brasileiro. Para atingir esse objetivo, há que evitar o uso

de uma linguagem restrita a determinados grupos. Não há dúvida que um texto

marcado por expressões de circulação restrita, como a gíria, os regionalismos

vocabulares ou o jargão técnico, tem sua compreensão dificultada.

Ressalte-se que há necessariamente uma distância entre a língua falada e a escrita.

Aquela é extremamente dinâmica, reflete de forma imediata qualquer alteração de




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costumes, e pode eventualmente contar com outros elementos que auxiliem a sua

compreensão, como os gestos, a entoação, etc., para mencionar apenas alguns dos

fatores responsáveis por essa distância. Já a língua escrita incorpora mais lentamente

as transformações, tem maior vocação para a permanência, e vale-se apenas de si

mesma para comunicar.

A língua escrita, como a falada, compreende diferentes níveis, de acordo com o uso

que dela se faça. Por exemplo, em uma carta a um amigo, podemos nos valer de

determinado padrão de linguagem que incorpore expressões extremamente pessoais

ou coloquiais; em um parecer jurídico, não se há de estranhar a presença do

vocabulário técnico correspondente. Nos dois casos, há um padrão de linguagem que

atende ao uso que se faz da língua, a finalidade com que a empregamos.

O mesmo ocorre com os textos oficiais: por seu caráter impessoal, por sua finalidade

de informar como máximo de clareza e concisão, eles requerem o uso do padrão culto

da língua. Há consenso de que o padrão culto é aquele em que:

a) se observam as regras da gramática formal;

b) se emprega um vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma.

É importante ressaltar que a obrigatoriedade do uso do padrão culto na redação oficial

decorre do fato de que ele está acima das diferenças lexicais, morfológicas ou

sintáticas regionais, dos modismos vocabulares, das idiossincrasias linguísticas,

permitindo, por essa razão, que se atinja a pretendida compreensão por todos os

cidadãos.

Lembre-se que o padrão culto nada tem contra a simplicidade de expressão, desde

que não seja confundida com pobreza de expressão. De nenhuma forma o uso do

padrão culto implica emprego de linguagem rebuscada, nem dos contorcionismos

sintáticos e figuras de linguagem próprios da língua literária.

Pode-se concluir, então, que não existe propriamente um “padrão oficial de

linguagem”; o que há é o uso do padrão culto nos atos e comunicações oficiais. É

claro que haverá preferência pelo uso de determinadas expressões, ou será

obedecida certa tradição no emprego das formas sintáticas, mas isso não implica,

necessariamente, que se consagre a utilização de uma forma de linguagem




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burocrática. O jargão burocrático, como todo jargão, deve ser evitado, pois terá

sempre sua compreensão limitada.

A linguagem técnica deve ser empregada apenas em situações que a exijam, sendo

de evitar o seu uso indiscriminado. Certos rebuscamentos acadêmicos, e mesmo o

vocabulário próprio à determinada área, são de difícil entendimento por quem não

esteja com eles familiarizado. Deve-se ter o cuidado, portanto, de explicitá-los em

comunicações encaminhadas a outros órgãos da administração e em expedientes

dirigidos aos cidadãos.

1.3 FORMALIDADE E PADRONIZAÇÃO

As comunicações oficiais devem ser sempre formais, isto é, obedecem a certas regras

de forma: além das já mencionadas exigências de impessoalidade e uso do padrão

culto de linguagem, é imperativo, ainda, certa formalidade de tratamento. Não se trata

somente da eterna dúvida quanto ao correto emprego deste ou daquele pronome de

tratamento para uma autoridade de certo nível, mais do que isso, a formalidade diz

respeito à polidez, à civilidade no próprio enfoque dado ao assunto do qual cuida a

comunicação.

A formalidade de tratamento vincula-se, também, à necessária uniformidade das

comunicações. Ora, se a administração federal é una, é natural que as comunicações

que expede sigam um mesmo padrão. O estabelecimento desse padrão, uma das

metas deste Manual, exige que se atente para todas as características da redação

oficial e que se cuide, ainda, da apresentação dos textos. A clareza datilográfica, o uso

de papéis uniformes para o texto definitivo e a correta diagramação do texto são

indispensáveis para a padronização.

1.4 CONCISÃO E CLAREZA

A concisão é antes uma qualidade do que uma característica do texto oficial. Conciso

é o texto que consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo de

palavras. Para que se redija com essa qualidade, é fundamental que se tenha, além

de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve, o necessário tempo para revisar

o texto depois de pronto. É nessa releitura que muitas vezes se percebem eventuais

redundâncias ou repetições desnecessárias de ideias.




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O esforço de sermos concisos atende, basicamente ao princípio de economia

linguística, à mencionada fórmula de empregar o mínimo de palavras para informar o

máximo.

Não se deve de forma alguma entendê-la como economia de pensamento, isto é, não

se devem eliminar passagens substanciais do texto no afã de reduzi-lo em tamanho.

Trata-se exclusivamente de cortar palavras inúteis, redundâncias, passagens que

nada acrescentem ao que já foi dito.

Procure perceber certa hierarquia de ideias que existe em todo texto de alguma

complexidade: ideias fundamentais e ideias secundárias. Estas últimas podem

esclarecer o sentido daquelas, detalhá-las, exemplificá-las; mas existem também

ideias secundárias que não acrescentam informação alguma ao texto, nem têm maior

relação com as fundamentais, podendo, por isso, ser dispensadas.

A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial. Pode-se definir como claro

aquele texto que possibilita imediata compreensão pelo leitor. No entanto a clareza

não é algo que se atinja por si só: ela depende estritamente das demais características

da redação oficial. Para ela concorrem:

a) a impessoalidade, que evita a duplicidade de interpretações que poderia decorrer

de um tratamento personalista dado ao texto;

b) o uso do padrão culto de linguagem, em princípio, de entendimento geral e por

definição avesso a vocábulos de circulação restrita, como a gíria e o jargão;

c) a formalidade e a padronização, que possibilitam a imprescindível uniformidade dos

textos;

d) a concisão, que faz desaparecer do texto os excessos linguísticos que nada lhe

acrescentam.

É pela correta observação dessas características que se redige com clareza.

Contribuirá, ainda, a indispensável releitura de todo texto redigido. A ocorrência, em

textos oficiais, de trechos obscuros e de erros gramaticais provém principalmente da

falta da releitura que torna possível sua correção.

Na revisão de um expediente, deve-se avaliar, ainda, se ele será de fácil compreensão

por seu destinatário. O que nos parece óbvio pode ser desconhecido por terceiros. O




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domínio que adquirimos sobre certos assuntos em decorrência de nossa experiência

profissional muitas vezes faz com que os tomemos como de conhecimento geral, o

que nem sempre é verdade. Explicite, desenvolva, esclareça, precise os termos

técnicos, o significado das siglas e abreviações e os conceitos específicos que não

possam ser dispensados.

A revisão atenta exige, necessariamente, tempo. A pressa com que são elaboradas

certas comunicações quase sempre compromete sua clareza. Não se deve proceder à

redação de um texto que não seja seguida por sua revisão. “Não há assuntos

urgentes, há assuntos atrasados”, diz a máxima. Evite-se, pois, o atraso, com sua

indesejável repercussão no redigir.

Por fim, como exemplo de texto obscuro, que deve ser evitado em todas as

comunicações oficiais, transcrevemos a seguir um pitoresco quadro, constante de obra

de Adriano da Gama Kury, a partir do qual podem ser feitas inúmeras frases,

combinando-se as expressões das várias colunas em qualquer ordem, com uma

característica comum: nenhuma delas tem sentido! O quadro tem aqui a função de

sublinhar a maneira de como não se deve escrever: (Ver quadro pág. 43)

2. AS COMUNICAÇÕES OFICIAIS

A redação das comunicações oficiais deve, antes de tudo, seguir os preceitos

explicitados no item 1, Aspectos Gerais da Redação Oficial. Além disso, há

características específicas de cada tipo de expediente, que serão tratadas em detalhe

no item 2.

Vejamos outros aspectos comuns a quase todas as

modalidades de comunicação oficial:

• emprego dos pronomes de tratamento;

• vocativos;

• fechos;

• assinatura;

• identificação do signatário.

2.1 PRONOMES DE TRATAMENTO

Breve Histórico:

O uso de pronomes e locuções pronominais de tratamento tem larga tradição na

língua portuguesa. De acordo com Said Ali, após serem incorporados ao português os




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pronomes latinos tu e vos, “como tratamento direto da pessoa ou pessoas a quem se

dirigia a palavra”, passou-se a empregar, como expediente linguístico de distinção e

de respeito, a segunda pessoa do plural no tratamento de pessoas de hierarquia

superior. Prossegue o autor:

“Outro modo de tratamento indireto consistiu em fingir que se dirigia a palavra a um

atributo ou qualidade eminente da pessoa de categoria superior, e não a ela própria.

Assim aproximavam-se os vassalos de seu rei com o tratamento de vossa mercê,

vossa senhoria (...); assim usou-se o tratamento ducal de vossa excelência e

adotaram-se na hierarquia eclesiástica vossa reverência, vossa paternidade, vossa

eminência, vossa santidade.”

A partir do final do século XVI, esse modo de tratamento indireto já estava em voga

também para os ocupantes de certos cargos públicos. Vossa mercê evoluiu para

vosmecê, e depois para o coloquial você. E o pronome vós, com o tempo, caiu em

desuso. É dessa tradição que provém o atual emprego de pronomes de tratamento

indireto como forma de dirigirmo-nos às autoridades civis, militares e eclesiásticas.

Concordância com os Pronomes de Tratamento:

Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta) apresentam certas

peculiaridades quanto à concordância verbal, nominal e pronominal. Embora se

refiram a segunda pessoa gramatical (à pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige

a comunicação), levam a concordância para a terceira pessoa. É que o verbo

concorda com o substantivo que integra a locução como seu núcleo sintático: “Vossa

Senhoria nomeará o substituto”; “Vossa Excelência conhece o assunto”.

Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento são

sempre os da terceira pessoa: “Vossa Senhoria nomeará seu substituto” (e não “Vossa

...vosso...”).

Já quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gênero gramatical deve

coincidir com o sexo da pessoa a que se refere, e não com o substantivo que compõe

a locução. Assim:

• se nosso interlocutor for homem, o correto é “Vossa Excelência está atarefado”,

“Vossa Senhoria deve estar satisfeito”;




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• se for mulher, “Vossa Excelência está atarefada”, “Vossa Senhoria deve estar

satisfeita”.

Emprego dos Pronomes de Tratamento

Como visto, o emprego dos pronomes de tratamento obedece a secular tradição. São

de uso consagrado:

1. Vossa Excelência, para as seguintes autoridades:

a) do Poder Executivo:

• Presidente da República;

• Vice-Presidente da República;

• Ministros de Estado*;

• Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal;

• Oficiais-Generais das Forças Armadas;

• Embaixadores;

• Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza

especial;

• Secretários de Estado dos Governos Estaduais;

• Prefeitos Municipais.

* Nos termos do Art. 48 da Lei n.º 12.462/2011, de 04 de agosto de 2011, que alterou

o parágrafo único do Art. 25 da Lei n.º 10.683/2003. São Ministros de Estado, além

dos titulares dos Ministérios:

• titulares das Secretarias da Presidência da República;

• Advogado-Geral da União;

• Chefe da Casa Civil da Presidência da República;

• Chefe do Gabinete de Segurança Institucional da Presidência da República;

• Chefe da Controladoria-Geral da União;

• Presidente do Banco Central do Brasil.

b) do Poder Legislativo:

• Deputados Federais e Senadores;

• Ministros do Tribunal de Contas da União;

• Deputados Estaduais e Distritais;

• Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais;

• Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais.




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c) do Poder Judiciário:

• Ministros dos Tribunais Superiores;

• Membros de Tribunais;

• Juízes;

• Auditores da Justiça Militar.

VOCATIVO

O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é

Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo:

Excelentíssimo Senhor Presidente da República,

Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional,

Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal,

As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo

respectivo:

Senhor Senador,

Senhor Juiz,

Senhor Ministro,

Senhor Governador,

No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas

por Vossa Excelência, terá a seguinte forma:

A Sua Excelência o Senhor

Fulano de Tal

Ministro de Estado da Justiça

70064-900 – Brasília. DF


Senador Fulano de Tal

Senado Federal

70165-900 – Brasília. DF





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Fulano de Tal

Juiz de Direito da 10a Vara Cível

Rua ABC, no 123

01010-000 – São Paulo. SP

Em comunicações oficiais, está abolido o uso do tratamento digníssimo (DD), às

autoridades arroladas na lista anterior. A dignidade é pressuposto para que se ocupe

qualquer cargo público, sendo desnecessária sua repetida evocação.

Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e para particulares. O

vocativo adequado é:

Senhor Fulano de Tal,

(...)

No envelope, deve constar do endereçamento:

Ao Senhor

Fulano de Tal

Rua ABC, no 123

12345-000 – Curitiba. PR

Como se depreende do exemplo acima, fica dispensado o emprego do superlativo

ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para

particulares. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor.

Acrescente-se que doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Evite

usá-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicações

dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído curso universitário de

doutorado.

É costume designar por doutor os bacharéis, especialmente os bacharéis em Direito e

em Medicina. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade

às comunicações.

2. Vossa Magnificência, empregada por força da tradição, em comunicações dirigidas

a reitores de universidade.




Aulas 01 a 06

Corresponde-lhe o vocativo:

Magnífico Reitor,

(...)

3. Religiosos, de acordo com a hierarquia eclesiástica:

a) Vossa Santidade, em comunicações dirigidas ao Papa.

O vocativo correspondente é:

Santíssimo Padre,

(...)

b) Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima, em comunicações aos

Cardeais.

Corresponde-lhe o vocativo:

Eminentíssimo Senhor Cardeal, ou

Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor

Cardeal,

(...)

c) Vossa Excelência Reverendíssima é usado em comunicações dirigidas a

Arcebispos e Bispos;

d) Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima para Monsenhores,

Cônegos e superiores religiosos.

e) Vossa Reverência é empregado para sacerdotes, clérigos e demais religiosos.

2.2 FECHOS PARA COMUNICAÇÕES

O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de arrematar o

texto, a de saudar o destinatário. Os modelos para fecho que vinham sendo utilizados

foram regulados pela Portaria no1 do Ministério da Justiça, de 1937, que estabelecia

quinze padrões. Com o fito de simplificá-los e uniformizá-los, o Manual de Redação da

Presidência da República estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes

para todas as modalidades de comunicação oficial:

a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República:

Respeitosamente,




Aulas 01 a 06

b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:

Atenciosamente,

Ficam excluídas dessa fórmula as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras,

que atendem a rito e tradição próprios, devidamente disciplinados no Manual de

Redação do Ministério das Relações Exteriores.

2.3 Identificação do Signatário

Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as

demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as

expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificação deve ser a

seguinte:

(espaço para assinatura)

NOME

Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República

(espaço para assinatura)

NOME

Ministro de Estado da Justiça

Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do

expediente. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho.

3. PADRÃO OFÍCIO

Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela

forma:

• Ofício;

• Aviso;

• Memorando.

Dica: A sigla AMO (Aviso, Memorando e Aviso)




Aulas 01 a 06

Com o fito de uniformizá-los, pode-se adotar uma diagramação única, que siga o que

chamamos de padrão ofício. As peculiaridades de cada um serão tratadas adiante; por

ora busquemos as suas semelhanças.

3.1 Partes do documento no Padrão Ofício

O aviso, o ofício e o memorando devem conter as seguintes partes:

a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede:

Exemplos:

Mem. 123/2002-MF

Aviso 123/2002-SG

Of. 123/2002-MME

b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita:

Exemplo:

Brasília, 15 de março de 1991.

c) assunto: resumo do teor do documento

Exemplos:

Assunto: Produtividade do órgão em 2002.

Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores.

d) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No

caso do ofício deve ser incluído também o endereço.

e) texto: nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o

expediente deve conter a seguinte estrutura:

introdução, que se confunde com o parágrafo de abertura, na qual é

apresentado o assunto que motiva a comunicação. Evite o uso das formas:

“Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-me informar

que”, empregue a forma direta;

desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais

de uma ideia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos

distintos, o que confere maior clareza à exposição;




Aulas 01 a 06

conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a

posição recomendada sobre o assunto.

Os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes

estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos. Já quando se tratar de mero

encaminhamento de documentos a estrutura é a seguinte:

introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o

encaminhamento. Se a remessa do documento não tiver sido solicitada,

deve iniciar com a informação do motivo da comunicação, que é

encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento

encaminhado (tipo, data, origem ou signatário, e assunto de que trata), e a

razão pela qual está sendo encaminhado, segundo a seguinte fórmula:

“Em resposta ao Aviso nº 12, de 1º de fevereiro de 1991, encaminho, anexa, cópia do

Ofício nº 34, de 3 de abril de 1990, do Departamento Geral de Administração, que

trata da requisição do servidor Fulano de Tal.”

Ou

“Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cópia do telegrama nº 12, de 1o

de fevereiro de 1991, do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura, a

respeito de projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste.”

desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum

comentário a respeito do documento que encaminha, poderá acrescentar

parágrafos de desenvolvimento; em caso contrário, não há parágrafos de

desenvolvimento em aviso ou ofício de mero encaminhamento.

f) fecho (Respeitosamente ou Atenciosamente, conforme o caso).

g) assinatura do autor da comunicação;

h) identificação do signatário: excluídas as comunicações assinadas pelo

Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome

e o cargo da autoridade que as expede.




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3.2 Forma de diagramação

Os documentos do Padrão Ofício devem obedecer à seguinte forma de apresentação

apresentada abaixo. Aplica-se também à Exposição de Motivos e à Mensagem:

a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral,

11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé;

b) para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-á utilizar as

fontes Symbole Wingdings;

c) é obrigatório constar a partir da segunda página o número da página;

d) os ofícios, memorandos e anexos destes poderão ser impressos em ambas as

faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias

invertidas nas páginas pares (“margem espelho”);

e) o início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem

esquerda;

f) o campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0 cm de largura;

g) o campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm;

h) deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada

parágrafo, ou, se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso, de uma linha em

branco;

i) não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas,

sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete

a elegância e a sobriedade do documento;

j) a impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão

colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações;

l) todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser impressos em papel de

tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm;




Aulas 01 a 06

m) deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo RichText (extensão .rtf)

nos documentos de texto;

n) dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto

preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos

análogos;

o) para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte

maneira:

tipo do documento + número do documento + palavras-chaves do conteúdo

Exemplo: “Of. 123 - relatório produtividade ano 2002”

3.3 AVISO E OFÍCIO

Definição e Finalidade

Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. A única

diferença entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado,

para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofício é expedido para e pelas

demais autoridades.

Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da

Administração Pública entre si e, no caso do ofício, também com particulares.

Forma e Estrutura do Aviso e Ofício:

Quanto a sua forma, aviso e ofício seguem o modelo do padrão ofício, com acréscimo

do vocativo, que invoca o destinatário seguido de vírgula.

Exemplos:

Excelentíssimo Senhor Presidente da República

Senhora Ministra

Senhor Chefe de Gabinete

Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as seguintes informações do

remetente:

• nome do órgão ou setor;

• endereço postal;

• telefone e endereço de correio eletrônico.




Aulas 01 a 06

3.4 MEMORANDO


O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um

mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis

diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.

Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de

projetos, ideias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do serviço

público.

Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer

órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos.

Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao

memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em

folha de continuação. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo

simplificado, assegurando maior transparência à tomada de decisões, e permitindo

que se historie o andamento da matéria tratada no memorando.

Forma e Estrutura do memorando:

Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença

de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa.

Exemplos:

Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração

Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos

4. EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS


Exposição de motivos é o expediente dirigido ao Presidente da República ou ao Vice-

Presidente para:

a) informá-lo de determinado assunto;

b) propor alguma medida; ou

c) submeter a sua consideração projeto de ato normativo.




Aulas 01 a 06

Em regra, a exposição de motivos é dirigida ao Presidente da República por um

Ministro de Estado.

Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um Ministério, a exposição de

motivos deverá ser assinada por todos os Ministros envolvidos, sendo, por essa razão,

chamada de interministerial.

Forma e Estrutura da Exposição de Motivos:

Formalmente, a exposição de motivos tem a apresentação do padrão ofício. O anexo

que acompanha a exposição de motivos que proponha alguma medida ou apresente

projeto de ato normativo, segue o modelo descrito adiante.

A exposição de motivos, de acordo com sua finalidade, apresenta duas formas básicas

de estrutura: uma para aquela que tenha caráter exclusivamente informativo e outra

para a que proponha alguma medida ou submeta projeto de ato normativo.

No primeiro caso, o da exposição de motivos que simplesmente leva algum assunto ao

conhecimento do Presidente da República, sua estrutura segue o modelo antes

referido para o padrão ofício.

Já a exposição de motivos que submeta à consideração do Presidente da República a

sugestão de alguma medida a ser adotada ou a que lhe apresente projeto de ato

normativo – embora sigam também a estrutura do padrão ofício –, além de outros

comentários julgados pertinentes por seu autor, devem, obrigatoriamente, apontar:

a) na introdução: o problema que está a reclamar a adoção da medida ou do ato

normativo proposto;

b) no desenvolvimento: o porquê de ser aquela medida ou aquele ato normativo o

ideal para se solucionar o problema, e eventuais alternativas existentes para

equacioná-lo;

c) na conclusão, novamente, qual medida deve ser tomada, ou qual ato normativo

deve ser editado para solucionar o problema.




Aulas 01 a 06

Deve, ainda, trazer apenso o formulário de anexo à exposição de motivos,

devidamente preenchido, de acordo com o seguinte modelo previsto no Anexo II do

Decreto nº 4.176, de 28 de março de 2002.

Anexo à Exposição de Motivos do (indicar nome do Ministério ou órgão equivalente)

no ____, de_____de_____ de 20__.

1. Síntese do problema ou da situação que reclama providências

2. Soluções e providências contidas no ato normativo ou na medida proposta

3. Alternativas existentes às medidas propostas

Mencionar:

• se há outro projeto do Executivo sobre a matéria;

• se há projetos sobre a matéria no Legislativo;

• outras possibilidades de resolução do problema.

4. Custos

Mencionar:

• se a despesa decorrente da medida está prevista na lei orçamentária anual; se não,

quais as alternativas para custeá-la;

• se é o caso de solicitar-se abertura de crédito extraordinário, especial ou

suplementar;

• valor a ser despendido em moeda corrente;

5. Razões que justificam a urgência (a ser preenchido somente se o ato proposto for

medida provisória ou projeto de lei que deva tramitar em regime de urgência)

Mencionar:

• se o problema configura calamidade pública;

• por que é indispensável a vigência imediata;

• se se trata de problema cuja causa ou agravamento não tenham sido previstos;

• se se trata de desenvolvimento extraordinário de situação já prevista.




Aulas 01 a 06

6. Impacto sobre o meio ambiente (sempre que o ato ou medida proposta possa vir a

tê-lo)

7. Alterações propostas Texto Atual Texto Proposto

Texto Atual Texto Proposto

8. Síntese do parecer do órgão jurídico Com base em avaliação do ato normativo ou

da medida proposta à luz das questões levantadas no item 10.4.3.

A falta ou insuficiência das informações prestadas pode acarretar, a critério da

Subchefia para Assuntos Jurídicos da Casa Civil, a devolução do projeto de ato

normativo para que se complete o exame ou se reformule a proposta. O

preenchimento obrigatório do anexo para as exposições de motivos que proponham a

adoção de alguma medida ou a edição de ato normativo tem como finalidade:

a) permitir a adequada reflexão sobre o problema que se busca resolver;

b) ensejar mais profunda avaliação das diversas causas do problema e dos efeitos

que pode ter a adoção da medida ou a edição do ato, em consonância com as

questões que devem ser analisadas na elaboração de proposições normativas no

âmbito do Poder Executivo (v. 10.4.3.).

c) conferir perfeita transparência aos atos propostos.

Dessa forma, ao atender às questões que devem ser analisadas na elaboração de

atos normativos no âmbito do Poder Executivo, o texto da exposição de motivos e seu

anexo complementam-se e formam um todo coeso: no anexo, encontramos uma

avaliação profunda e direta de toda a situação que está a reclamar a adoção de certa

providência ou a edição de um ato normativo; o problema a ser enfrentado e suas

causas; a solução que se propõe, seus efeitos e seus custos; e as alternativas

existentes. O texto da exposição de motivos fica, assim, reservado à demonstração da

necessidade da providência proposta: por que deve ser adotada e como resolverá o

problema.




Aulas 01 a 06

Nos casos em que o ato proposto for questão de pessoal (nomeação, promoção,

ascensão, transferência, readaptação, reversão, aproveitamento, reintegração,

recondução, remoção, exoneração, demissão, dispensa, disponibilidade,

aposentadoria), não é necessário o encaminhamento do formulário de anexo à

exposição de motivos.

Ressalte-se que:

a síntese do parecer do órgão de assessoramento jurídico não dispensa o

encaminhamento do parecer completo;

o tamanho dos campos do anexo à exposição de motivos pode ser

alterado de acordo com a maior ou menor extensão dos comentários a

serem ali incluídos.

Ao elaborar uma exposição de motivos, tenha presente que a atenção aos requisitos

básicos da redação oficial (clareza, concisão, impessoalidade, formalidade,

padronização e uso do padrão culto de linguagem) deve ser redobrada. A exposição

de motivos é a principal modalidade de comunicação dirigida ao Presidente da

República pelos Ministros. Além disso, pode, em certos casos, ser encaminhada cópia

ao Congresso Nacional ou ao Poder Judiciário ou, ainda, ser publicada no Diário

Oficial da União, no todo ou em parte.

5. MENSAGEM


É o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos,

notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder

Legislativo para informar sobre fato da Administração Pública; expor o plano de

governo por ocasião da abertura de sessão legislativa; submeter ao Congresso

Nacional matérias que dependem de deliberação de suas Casas; apresentar veto;

enfim, fazer e agradecer comunicações de tudo quanto seja de interesse dos poderes

públicos e da Nação.

Minuta de mensagem pode ser encaminhada pelos Ministérios à Presidência da

República, a cujas assessorias caberá a redação final.




Aulas 01 a 06

As mensagens mais usuais do Poder Executivo ao Congresso Nacional têm as

seguintes finalidades:

a) encaminhamento de projeto de lei ordinária, complementar ou financeira.

Os projetos de lei ordinária ou complementar são enviados em regime normal

(Constituição, art. 61) ou de urgência (Constituição, art. 64, §§ 1o a 4o). Cabe lembrar

que o projeto pode ser encaminhado sob o regime normal e mais tarde ser objeto de

nova mensagem, com solicitação de urgência.

Em ambos os casos, a mensagem se dirige aos Membros do Congresso Nacional,

mas é encaminhada com aviso do Chefe da Casa Civil da Presidência da República

ao Primeiro Secretário da Câmara dos Deputados, para que tenha início sua

tramitação (Constituição, art. 64, caput).

Quanto aos projetos de lei financeira (que compreendem plano plurianual, diretrizes

orçamentárias, orçamentos anuais e créditos adicionais), as mensagens de

encaminhamento dirigem-se aos Membros do Congresso Nacional, e os respectivos

avisos são endereçados ao Primeiro Secretário do Senado Federal. A razão é que o

art. 166 da Constituição impõe a deliberação congressual sobre as leis financeiras em

sessão conjunta, mais precisamente, “na forma do regimento comum”. E à frente da

Mesa do Congresso Nacional está o Presidente do Senado Federal (Constituição, art.

57, § 5o), que comanda as sessões conjuntas.

As mensagens aqui tratadas coroam o processo desenvolvido no âmbito do Poder

Executivo, que abrange minucioso exame técnico, jurídico e econômico-financeiro das

matérias objeto das proposições por elas encaminhadas.

Tais exames materializam-se em pareceres dos diversos órgãos interessados no

assunto das proposições, entre eles o da Advocacia-Geral da União. Mas, na origem

das propostas, as análises necessárias constam da exposição de motivos do órgão

onde se geraram (v. 3.1. Exposição de Motivos) – exposição que acompanhará, por

cópia, a mensagem de encaminhamento ao Congresso.

b) encaminhamento de medida provisória.

Para dar cumprimento ao disposto no art. 62 da Constituição, o Presidente da

República encaminha mensagem ao Congresso, dirigida a seus membros, com aviso

para o Primeiro Secretário do Senado Federal, juntando cópia da medida provisória,

autenticada pela Coordenação de Documentação da Presidência da República.




Aulas 01 a 06

c) indicação de autoridades.

As mensagens que submetem ao Senado Federal a indicação de pessoas para

ocuparem determinados cargos (magistrados dos Tribunais Superiores, Ministros do

TCU, Presidentes e Diretores do Banco Central, Procurador-Geral da República,

Chefes de Missão Diplomática, etc.) têm em vista que a Constituição, no seu art. 52,

incisos III e IV, atribui àquela Casa do Congresso Nacional competência privativa para

aprovar a indicação.

O curriculum vitae do indicado, devidamente assinado, acompanha a mensagem.

d) pedido de autorização para o Presidente ou o Vice-Presidente da República se

ausentarem do País por mais de 15 dias.

Trata-se de exigência constitucional (Constituição, art. 49, III, e 83), e a autorização é

da competência privativa do Congresso Nacional.

O Presidente da República, tradicionalmente, por cortesia, quando a ausência é por

prazo inferior a 15 dias, faz uma comunicação a cada Casa do Congresso, enviando-

lhes mensagens idênticas.

e) encaminhamento de atos de concessão e renovação de concessão de

emissoras de rádio e TV.

A obrigação de submeter tais atos à apreciação do Congresso Nacional consta no

inciso XII do artigo 49 da Constituição. Somente produzirão efeitos legais a outorga ou

renovação da concessão após deliberação do Congresso Nacional (Constituição, art.

223, § 3o). Descabe pedir na mensagem a urgência prevista no art. 64 da

Constituição, porquanto o § 1o do art. 223 já define o prazo da tramitação. Além do ato

de outorga ou renovação, acompanha a mensagem o correspondente processo

administrativo.

f) encaminhamento das contas referentes ao exercício anterior.

O Presidente da República tem o prazo de sessenta dias após a abertura da sessão

legislativa para enviar ao Congresso Nacional as contas referentes ao exercício

anterior (Constituição, art. 84, XXIV), para exame e parecer da Comissão Mista

permanente (Constituição, art. 166, § 1o), sob pena de a Câmara dos Deputados




Aulas 01 a 06

realizar a tomada de contas (Constituição, art. 51, II), em procedimento disciplinado no

art. 215 do seu Regimento Interno.

g) mensagem de abertura da sessão legislativa.

Ela deve conter o plano de governo, exposição sobre a situação do País e solicitação

de providências que julgar necessárias (Constituição, art. 84, XI).

O portador da mensagem é o Chefe da Casa Civil da Presidência da República. Esta

mensagem difere das demais porque vai encadernada e é distribuída a todos os

Congressistas em forma de livro.

h) comunicação de sanção (com restituição de autógrafos).

Esta mensagem é dirigida aos Membros do Congresso Nacional, encaminhada por

Aviso ao Primeiro Secretário da Casa onde se originaram os autógrafos. Nela se

informa o número que tomou a lei e se restituem dois exemplares dos três autógrafos

recebidos, nos quais o Presidente da República terá aposto o despacho de sanção.

i) comunicação de veto.

Dirigida ao Presidente do Senado Federal (Constituição, art. 66, § 1o), a mensagem

informa sobre a decisão de vetar, se o veto é parcial, quais as disposições vetadas, e

as razões do veto. Seu texto vai publicado na íntegra no Diário Oficial da União (v. 4.2.

Forma e Estrutura), ao contrário das demais mensagens, cuja publicação se restringe

à notícia do seu envio ao Poder Legislativo. (v. 19.6.Veto)

j) outras mensagens.

Também são remetidas ao Legislativo com regular frequência mensagens com:

• encaminhamento de atos internacionais que acarretam encargos ou compromissos

gravosos (Constituição, art. 49, I);

• pedido de estabelecimento de alíquotas aplicáveis às operações e prestações

interestaduais e de exportação (Constituição, art. 155, § 2o, IV);

• proposta de fixação de limites globais para o montante da dívida consolidada

(Constituição, art. 52, VI);

• pedido de autorização para operações financeiras externas (Constituição, art. 52, V);

e outros.




Aulas 01 a 06

Entre as mensagens menos comuns estão as de:

• convocação extraordinária do Congresso Nacional (Constituição,

art. 57, § 6º);

• pedido de autorização para exonerar o Procurador-Geral da

República (art. 52, XI, e 128, § 2º);

• pedido de autorização para declarar guerra e decretar mobilização

nacional (Constituição, art. 84, XIX);

• pedido de autorização ou referendo para celebrar a paz

(Constituição, art. 84, XX);

• justificativa para decretação do estado de defesa ou de sua

prorrogação (Constituição, art. 136, § 4º);

• pedido de autorização para decretar o estado de sítio

(Constituição, art. 137);

• relato das medidas praticadas na vigência do estado de sítio ou de

defesa (Constituição, art. 141, parágrafo único);

• proposta de modificação de projetos de leis financeiras

(Constituição, art. 166, § 5º);

• pedido de autorização para utilizar recursos que ficarem sem

despesas correspondentes, em decorrência de veto, emenda ou

rejeição do projeto de lei orçamentária anual (Constituição, art.

166, § 8º);

• pedido de autorização para alienar ou conceder terras públicas

com área superior a 2.500 há (Constituição, art. 188, § 1º); etc.

Forma e Estrutura da Mensagem:

As mensagens contêm:

a) a indicação do tipo de expediente e de seu número, horizontalmente, no início da

margem esquerda:

Mensagem nº

b) vocativo, de acordo com o pronome de tratamento e o cargo do destinatário,

horizontalmente, no início da margem esquerda;

Excelentíssimo Senhor Presidente do Senado Federal,




Aulas 01 a 06

c) o texto, iniciando a 2 cm do vocativo;

d) o local e a data, verticalmente a 2 cm do final do texto, e horizontalmente fazendo

coincidir seu final com a margem direita.

A mensagem, como os demais atos assinados pelo Presidente da República, não traz

identificação de seu signatário.

6. TELEGRAMA


Com o fito de uniformizar a terminologia e simplificar os procedimentos burocráticos,

passa a receber o título de telegrama toda comunicação oficial expedida por meio de

telegrafia, telex, etc.

Por tratar-se de forma de comunicação dispendiosa aos cofres públicos e

tecnologicamente superada, deve restringir-se o uso do telegrama apenas àquelas

situações que não seja possível o uso de correio eletrônico ou fax e que a urgência

justifique sua utilização e, também em razão de seu custo elevado, esta forma de

comunicação deve pautar-se pela concisão (v. 1.4. Concisão e Clareza).

Forma e Estrutura do Telegrama:

Não há padrão rígido, devendo-se seguir a forma e a estrutura dos formulários

disponíveis nas agências dos Correios e em seu sítio na Internet.

7. FAX


O fax (forma abreviada já consagrada de fac-simile) é uma forma de comunicação que

está sendo menos usada devido ao desenvolvimento da Internet. É utilizado para a

transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de

cujo conhecimento há premência, quando não há condições de envio do documento

por meio eletrônico. Quando necessário o original, ele segue posteriormente pela via e

na forma de praxe.

Se necessário o arquivamento, deve-se fazê-lo com cópia xerox do fax e não com o

próprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente.




Aulas 01 a 06

Forma e Estruturado Fax:

Os documentos enviados por fax mantêm a forma e a estrutura que lhes são

inerentes.

É conveniente o envio, juntamente com o documento principal, de folha de rosto. Um

pequeno formulário com os dados de identificação da mensagem a ser enviada.

8. CORREIO ELETRÔNICO

Definição e finalidade

O correio eletrônico (“e-mail”), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na

principal forma de comunicação para transmissão de documentos.

Forma e Estrutura do e-mail:

Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não

interessa definir forma rígida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de

linguagem incompatível com uma comunicação oficial.

O campo assunto do formulário de correio eletrônico mensagem deve ser preenchido

de modo a facilitar a organização documental tanto do destinatário quanto do

remetente.

Para os arquivos anexados à mensagem deve ser utilizado, preferencialmente, o

formato RichText. A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer

informações mínimas sobre seu conteúdo.

Sempre que disponível, deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura. Caso não

seja disponível, deve constar da mensagem pedido de confirmação de recebimento.

Valor documental do e-mail.

Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha

valor documental para que possa ser aceita como documento original, é necessário

existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida

em lei.




Aulas 01 a 06

OUTRAS CORRESPONDÊNCIAS OFICIAIS

- Ata;

- Atestado;

- Certidão;

- Circular;

- Contrato;

- Convênio;

- Declaração;

- Despacho;

- Edital;

- Informação;

- Parecer;

- Requerimento;

- Relatório;

- Portaria.

• Ata

É o documento de valor jurídico, que consiste no resumo fiel dos fatos, ocorrências e

decisões de sessões, reuniões ou assembleias, realizadas por comissões, conselhos,

congregações, ou outras entidades semelhantes, de acordo com uma pauta, ou

ordem-do-dia, previamente divulgada. É geralmente lavrada em livro próprio,

autenticada, com as páginas rubricadas pela mesma autoridade que redige os termos

de abertura e de encerramento.

O texto apresenta-se seguidamente, sem parágrafos, ocupando cada linha inteira, sem

espaços em branco ou rasuras, para evitar fraudes. A fim de ressalvar os erros,

durante a redação, usar-se-á a palavra digo; se for constatado erro ou omissão, depois

de escrito o texto, usar-se-á a expressão em tempo. Quem redige a ata é o secretário

(efetivo do órgão, ou designado ad hoc para a reunião). A ata vai assinada por todos

os presentes, ou somente pelo presidente e pelo secretário, quando houver registro

específico de freqüência.

Observações:

Com o advento do computador, as atas têm sido elaboradas e digitadas, para posterior

encadernação em livros de ata. Se isto ocorrer, deve ser indicado nos termos de

abertura e fechamento, rubricando-se as páginas e mantendo-se os mesmos cuidados




Aulas 01 a 06

referentes às atas manuscritas. Dispensam-se as correções do texto, como indicado

anteriormente.

No caso de se identificar, posteriormente, algum erro ou imprecisão numa ata, faz-se a

ressalva, apresentando nova redação para o trecho. Assim, submetida novamente à

aprovação do plenário, ficará consagrada. O novo texto será exarado na ata do dia em

que foi aprovado, mencionando-se a ata e o trecho original.

Suas partes componentes são:

1. Cabeçalho, onde aparece o número (ordinal) da ata e o nome do órgão que a

subscreve.

2. Texto sem delimitação de parágrafos, que se inicia pela enunciação da data, horário

e local de realização da reunião, por extenso, objeto da lavratura da Ata.

3. Fecho, seguido da assinatura de presidente e secretário, e dos presentes, se for o

caso.

Exemplo de Ata:

GOVERNO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

SECRETARIA DE ESTADO DE CULTURA

CONSELHO ESTADUAL DE CULTURA

ATA da 1022ª Sessão Plenária do Conselho Estadual de Cultura

Aos dezenove dias do mês de maio de mil novecentos e noventa e nove, às dez

horas, em sua sede na Avenida Erasmo Braga, cento e dezoito, décimo andar,

realizou-se a milésima vigésima segunda Sessão Plenária do Conselho Estadual de

Cultura, presentes os Senhores Conselheiros Moacyr Werneck de Castro - no

exercício da Presidência, Caíque Botkay, Dina Lerner, Edino Krieger, Fausto Wolff,

Fernando Cotta Portella, João Leão Sattamini Netto e José Lewgoy. Iniciando os

trabalhos, o Senhor Conselheiro Moacyr Werneck de Castro, dizendo-se constrangido

em assumir a Presidência dos trabalhos, em função do dispositivo regimental que

atribuía ao Conselheiro com mais idade aquela substituição, passou à apreciação da

Ordem do Dia - Visitas do Conselho a instituições culturais e de personalidades da

Cultura ao Conselho. Declarando haver um número excessivo de convites para a

realização de Sessões em outras localidades e, com isso, segundo entendia, tais

reuniões, embora proveitosas, deixaram o Plenário com dificuldades para tratar dos

problemas que lhe diziam respeito. A Conselheira Dina Lerner, com a palavra,

declarou........................................................ Nada mais havendo a tratar, o

Conselheiro Moacyr Werneck de Castro deu por encerrados os trabalhos, antes




Aulas 01 a 06

convocando os Senhores Conselheiros para a próxima Sessão, a ser realizada no dia

vinte e seis de maio, às dez horas. Eu, Paulo Pimenta Gomes, Secretário Geral, lavrei

a presente ata.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

(assinaturas)

• Atestado

Documento firmado por servidor em razão do cargo que ocupa, ou função que exerce,

declarando um fato existente (fatos transitórios), do qual tem conhecimento, a favor de

uma pessoa.


1. Título (a palavra ATESTADO), em letras maiúsculas e centralizado sobre o texto.

2. Texto constante de um parágrafo, indicando a quem se refere, o número de

matrícula e a lotação, caso seja servidor, e a matéria do Atestado.

3. Local e data, por extenso.

4. Assinatura, nome e cargo da chefia que expede o Atestado.

Exemplo de Atestado:

ATESTADO

Atesto, para os devidos fins, que José da Silva, Redator, classe A, matrícula n.º 0000-

0, lotado na Assessoria de Imprensa desta Secretaria, teve freqüência integral no

período de 1º de janeiro a 30 de abril do corrente ano.

Rio de Janeiro, 6 de maio de 1999

JOSÉ DA SILVA

Assessor-Chefe

• Certidão

É uma declaração feita por escrito, objetivando comprovar ato ou assentamento

constante de processo, livro ou documento que se encontre em repartições públicas.

Podem ser de inteiro teor - transcrição integral, também chamada traslado - ou

resumidas, desde que exprimam fielmente o conteúdo do original.




Aulas 01 a 06

Observação:

Certidões autenticadas têm o mesmo valor probatório do original e seu fornecimento,

gratuito por parte da repartição pública, é obrigação constitucional (Const. Fed. 1988,

art. 5º, XXXIV, b).


1. Título (a palavra CERTIDÃO), em letras maiúsculas, à esquerda, sobre o texto, com

numeração.

2. Texto constante de um parágrafo, com o teor da Certidão.

3. Local e data, por extenso, em seqüência ao texto.

4. Assinaturas: do datilógrafo ou digitador da Certidão e do funcionário que a confere,

confirmadas pelo visto da chefia maior.

• Circular

Comunicação oficial, interna ou externa, expedida para diversas unidades

administrativas ou determinados funcionários.


1. Título (a palavra CIRCULAR), em letras maiúsculas, sigla do órgão que o expede e

número, à esquerda da folha.

2. Local e data à direita da folha, e por extenso, na mesma linha do título.

3. Destinatário, após a palavra Para (com inicial maiúscula).

4. Assunto, expressado sinteticamente.

5. Texto paragrafado, contendo a exposição do(s) assunto(s) e o objetivo da Circular.

6. Fecho de cortesia, seguido do advérbio Atenciosamente.

7. Assinatura, nome e cargo da autoridade ou chefia que subscreve a Circular.

• Contrato

É o acordo de vontades firmado pelas partes objetivando criar direitos e obrigações

recíprocas.

Tratando-se de negócio jurídico bilateral ou plurilateral, pressupõe o consenso,

capacidade das partes (contratantes), objetivo lícito e vontade sem vício.

A Administração Pública pode celebrar contratos de direito privado da administração e

contratos administrativos. Os primeiros regem-se pelo direito privado quanto ao

conteúdo e efeitos e os segundos, regem-se pelo direito administrativo.




Aulas 01 a 06


1. Ementa do assunto contratado, em letras maiúsculas, colocada no alto da página, à

direita.

2. Introdução, constando dos nomes e qualificação dos contratantes.

3. Cláusulas (explanadas em parágrafos e alíneas), contendo a matéria específica do

Contrato.

4. Fecho, com a fórmula de praxe.

5. Local e data da assinatura do Contrato (por extenso).

6. Assinaturas na seguinte ordem: contratante(s), contratado(s) e testemunhas,

alinhadas à esquerda.

• Convênio

Acordo firmado por entidades públicas de qualquer espécie, ou entre estas e

entidades particulares, para realização de objetivos de interesse comum dos

partícipes. Convênio é acordo, mas não é contrato. No convênio, a posição jurídica

dos signatários é uma só, idêntica para todos, podendo haver apenas diversidade na

forma de cooperação de cada um, segundo suas possibilidades, para a consecução

do objetivo comum.

Observação:

No Convênio os signatários são chamados de partícipes, pois manifestam pretensões

comuns (união de esforços e recursos).


1. Título (a palavra CONVÊNIO), em letras maiúsculas.

2. Ementa, em letras maiúsculas, no alto da página, à direita.

3. Introdução, constando dos nomes e qualificação dos convenentes.

4. Cláusulas, seqüenciadas em ordinal, por extenso e em letras maiúsculas, tratando

de tópicos específicos: objeto, obrigações, prazos de vigência etc.

5. Termo (ou fecho).

6. Assinaturas das partes convenentes e das testemunhas

• Declaração

Significa a afirmação da existência de um fato existência ou não de um direito. É o

documento feito por qualquer pessoa sem necessidade de apoiar-se em provas

diretas, instrumentos legais, exames, documentos, etc. Exemplo: o atual Diretor de

uma repartição pública pode assinar uma Declaração afirmando que o solicitante




Aulas 01 a 06

trabalhou naquela repartição durante período tal, mesmo que naquele período o atual

Diretor não exercia essa função.

A declaração documenta uma informação prestada por autoridade ou particular. No

caso de autoridade, a comprovação do fato ou o conhecimento da situação declarada

deve ser em razão do cargo que ocupa ou da função que exerce.

Ainda, segundo as circunstâncias e a finalidade da declaração, ela toma várias outras

denominações, como, por exemplo: declaração de direito, de vontade, de ausência, de

crédito, de guerra, de falência, de interdição, de nascimento, de óbito, de renda, de

princípios etc.

Pode -se iniciar uma declaração assim:

Declaro, para fins de prova junto ao órgão...

Declaro, para os devidos fins, que...

Declaro, a pedido verbal de...


a) Título: DECLARAÇÃO, centralizado.

b) Texto: exposição do fato ou situação declarada, com finalidade, nome do

interessado em destaque (em maiúsculas) e sua relação com a Câmara nos casos

mais formais.

c) Local e data.

d) Assinatura: nome da pessoa que declara e, no caso de autoridade, função ou cargo.

• Despacho

É o pronunciamento de autoridade administrativa em petição que lhe é dirigida, ou ato

relativo ao andamento do processo. Pode ter caráter decisório ou apenas de

expediente.

Estrutura:

a) Nome do órgão principal e secundário.

b) Número do processo.

c) Data.

d) Texto.

e) Assinatura e função ou cargo da autoridade.




Aulas 01 a 06

Observação: O despacho pode constituir-se de uma palavra, de uma expressão ou de

um texto mais longo.

• Edital

Instrumento pelo qual a Administração dá conhecimento ao público sobre: licitações,

concursos públicos, atos deliberativos etc.

Observação:

É obrigatória a divulgação do edital, pela imprensa, integralmente ou como "aviso de

Edital", dando informações gerais e o local onde é possível obtê-lo na íntegra.


1. Título (a palavra EDITAL, em letras maiúsculas, em negrito e centralizada sobre o

texto).

2. CITAÇÃO DO OBJETO DO EDITAL em letras maiúsculas, em negrito alinhado à

esquerda.

3. Preâmbulo: parte introdutória, apresentando o assunto e a identificação do órgão

responsável.

4. Texto: parte fundamental do edital que define o objeto e estabelece as condições de

participação.

5. Fecho: encerramento do edital, com as determinações finais sobre sua divulgação

6. Local e data por extenso.

7. Assinatura e cargo da autoridade responsável.

• Informação

Em linguagem administrativa a informação tem o sentido de parecer, em que o

funcionário escreve acerca de certo fato ou pedido, prestando os esclarecimentos

necessários para que a autoridade dê seu despacho ou solução. Deve ser concisa e

indicar a solução proposta. É ato de servidor subalterno incumbido de estudar

qualquer documento para que o chefe possa deliberar sobre o caso. No Direito Penal,

equivale à sindicância ou investigação; no Direito Comercial e, principalmente, no

Direito Falimentar, também significa sindicância.

• Parecer

Manifestação de órgãos especializados sobre assuntos submetidos à sua

consideração; indica a solução, ou razões e fundamentos necessários à decisão a ser

tomada pela autoridade competente. Pode ser enunciativo, opinativo ou normativo. Em




Aulas 01 a 06

se tratando de parecer emitido por colegiado, este somente surtirá efeitos se aprovado

pelo plenário, caso em que deve ser explicitado no documento.


1. Título (a palavra PARECER), seguido de numeração e sigla do órgão em letras

maiúsculas.

2. Número do processo, seguido de numeração e sigla do órgão em letras maiúsculas.

3. Ementa da matéria do Parecer, em letras maiúsculas e à direita da página.

4. Texto paragrafado, analisando a matéria em questão e formulando o Parecer.

5. Data, por extenso.

6. Assinatura, nome e cargo da autoridade ou chefia que emite o Parecer.

• Requerimento

É o instrumento que serve para solicitar algo a uma autoridade do serviço público, pois

o requerimento é a solicitação sob o amparo da lei, mesmo que suposto.

O requerimento deve ser escrito sempre em 3ª pessoa e não aceita fechos que não os

seus. Tais como:

Nestes termos, aguarda deferimento.

Nestes termos, espera deferimento.

Nestes termos, pede deferimento.

Observação:

A petição é um instrumento muito parecido com o requerimento, a diferença está em

que a petição é o pedido, sem certeza legal ou sem segurança quanto ao despacho

favorável.

Quando concorrem duas ou mais pessoas, então teremos: abaixo-assinado

(requerimento coletivo) e memorial (petição coletiva).

• Relatório

Relatório é uma descrição de fatos passados, analisados com o objetivo de orientar o

servidor interessado ou o superior imediato, para determinada ação.




Aulas 01 a 06

Relatório, do ponto de vista da administração pública, é um documento oficial no qual

uma autoridade expõe a atividade de uma repartição, ou presta conta de seus atos a

uma autoridade de nível superior.

O relatório não é um ofício desenvolvido. Ele é exposição ou narração de atividades

ou fatos, com a discriminação de todos os seus aspectos ou elementos.

Existem muitos tipos de relatórios, classificáveis sob vários pontos de vista. O exposto

a seguir refere -se apenas àqueles relatórios menos complexos ou mais informais que

um servidor produz com o objetivo de prestar contas de tarefas ou encargos de que foi

incumbido.

Estrutura:

a) título: denominação do documento (relatório);

b) invocação: tratamento e cargo ou função da autoridade a quem é dirigido,

seguidos, preferencialmente, de dois-pontos;

c) texto: exposição do assunto. O texto do relatório deve obedecer à seguinte

sequência:

- introdução: referência à disposição legal ou à ordem superior que motivou ou

determinou a apresentação do relatório e breve menção ao assunto ou objeto. A

introdução serve para dizer por que o relatório foi feito e indicar os problemas ou fatos

examinados;

- análise: apreciação do assunto, com informações e esclarecimentos que se façam

necessários à sua perfeita compreensão. A análise deve ser honesta, objetiva e

imparcial. O relator deve apenas registrar os fatos de que tenha conhecimento direto,

ou através de fontes seguras, abstendo -se de divagações ou apreciações de natureza

subjetiva sobre fatos desconhecidos ou pouco conhecidos. Quando se fizer

necessário, o relatório poderá ser acompanhado de tabelas, gráficos, fotografias e

outros elementos que possam contribuir para o perfeito esclarecimento dos fatos e sua

melhor compreensão por parte da autoridade a quem se destina o documento. Esses

elementos podem ser colocados no corpo do relatório ou, se muito extensos, reunidos

a ele em forma de anexo;




Aulas 01 a 06

- conclusão: determinados os fatos e feita sua apreciação, chega o momento de se

tirarem as conclusões, deduzidas logicamente da argumentação que as precede Não

podem ir além da análise feita, o que as tornaria insubsistentes e, por isso mesmo,

despidas de qualquer valor;

- sugestões ou recomendações: muitas vezes, além de tirar conclusões, o relator

também apresenta sugestões ou recomendações sobre medidas a serem tomadas,

em decorrência do que constatou e concluiu. Essas sugestões ou recomendações

devem ser precisas, práticas e concretas, devendo relacionar-se com a análise

anteriormente feita. Os diversos parágrafos do texto, com exceção do primeiro, podem

ser numerados (com algarismos arábicos) e, se necessário, divididos em alíneas.

É recomendável a numeração dos parágrafos, principalmente em relatórios mais

extensos, pois, além de dar maior destaque às diferentes partes do texto, facilita as

eventuais referências que a elas se queira fazer;

d) fecho: fórmula de cortesia. Trata se de parte dispensável;

e) local e data: Ex.: São Paulo, _____ de _____ de _____

f) assinatura: nome e cargo ou função da(s) autoridade(s) ou servidor(es) que

apresenta(m) o relatório.

• Portaria

Ato pelo qual as autoridades competentes (titulares de órgãos) determinam

providências de caráter administrativo, visando a estabelecer normas de serviço e

procedimentos para o(s) órgão(s), bem como definir situações funcionais e medidas de

ordem disciplinar.


1. Título (a palavra PORTARIA), seguido da sigla do órgão, numeração e data, em

letras maiúsculas, e em negrito.

2. Ementa da matéria da Portaria, em letras maiúsculas, à direita da página.

3. Preâmbulo: denominação completa da autoridade que expede o documento, em

maiúsculas e negrito; fundamentação legal, seguida da palavra RESOLVE, também

em maiúsculas, acompanhada de dois pontos, à esquerda da folha.




Aulas 01 a 06

4. Texto, subdividido em artigos, parágrafos e alíneas, explicitando a matéria da

Portaria.

5. Local e data, por extenso.

6. Assinatura, nome e cargo da autoridade que subscreve a Portaria




Aulas 01 a 06

QUADRO: Como não se deve escrever




Aulas 01 a 06

MODELOS DOS DOCUMENTOS CONSTANTES NO MANUAL DE REDAÇÃO DA

PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA

Exemplo de Ofício




Aulas 01 a 06




Aulas 01 a 06

Exemplo de Aviso




Aulas 01 a 06

Exemplo de Memorando




Aulas 01 a 06

Exemplo de Exposição de Motivos de caráter informativo




Aulas 01 a 06

Exemplo de Mensagem




Aulas 01 a 06

Exemplo de formulário de FAX




Aulas 01 a 06

RESUMO

REDAÇÃO OFICIAL é a maneira pela qual o Poder Público redige seus atos

normativos e comunicações ao próprio Serviço Público ou a um conjunto de cidadãos

ou instituições, ou ao próprio cidadão. A redação oficial deve caracterizar-se pela

Impessoalidade, Clareza, Concisão, Formalidade, Uniformidade e a utilização da

norma culta.

Pronomes de Tratamento:

a) Vossa Excelência para as seguintes autoridades:

PODER EXECUTIVO

PODER LEGISLATIVO

PODER JUDICIÁRIO

Presidente da República;

Vice-Presidente da República;

Ministros de Estado*;

Governadores e Vice-Governadores de

Estado e Distrito Federal;

Oficiais-Generais das Forças Armadas;

Embaixadores;

Secretários Executivos de Ministérios e

demais ocupantes de cargos de natureza

especial;

Secretários de Estado dos Governos

Estaduais;

Prefeitos Municipais.

*são Ministros de Estado, além dos titulares dos

Ministérios:

titulares das Secretarias da Presidência da

República;

Advogado-Geral da União;

Chefe da Casa Civil da Presidência da

República;

Chefe do Gabinete de Segurança Institucional

da Presidência da República;

Chefe da Controladoria-Geral da União;

Presidente do Banco Central do Brasil.

Deputados Federais e Senadores;

Ministros do Tribunal de Contas da

União;

Deputados Estaduais e Distritais;

Conselheiros dos Tribunais de Contas

Estaduais;

Presidentes das Câmaras Legislativas

Municipais.

OBS.: O Vereador e o Vice-Prefeito

NÃO recebem tratamento de Vossa

Excelência, apenas o de Vossa

Senhoria!

Ministros dos Tribunais Superiores;

Membros de Tribunais (carreiras da

magistratura);

Juízes;

Auditores da Justiça Militar.

b) Vossa Senhoria: para as demais autoridades e para particulares;

c) Vossa Magnificência: para reitores de universidade, vocativo: Magnífico Reitor,]

d) Vossa Santidade: para o Papa, vocativo: Santíssimo Padre,

e) Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima: para Cardeais; vocativo:

Eminentíssimo Senhor Cardeal ou Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal;




Aulas 01 a 06

f) Vossa Excelência Reverendíssima: para Arcebispos e Bispos;

g) Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima: para Monsenhores,

Cônegos e superiores religiosos;

h) Vossa Reverência: para sacerdotes, clérigos e demais religiosos.

Vocativos:

Excelentíssimo Senhor + cargo que ocupa Senhor + cargo que ocupa

Apenas para os Chefes de Poder: (não pode abreviar!)

Excelentíssimo Senhor Presidente da República,

Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional,

Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal,

Para as demais autoridades e particulares:

Senhor Senador,

Senhor Juiz,

Senhor Fulano de Tal,

Envelopes:

Autoridades tratadas por Vossa Excelência: Particulares:


Fulano de Tal

Juiz de Direito da 10a Vara Cível

Rua ABC, no 123

01010-000 – São Paulo. SP

Ao Senhor

Fulano de Tal

Rua ABC, no 123

12345-000 – Curitiba. PR

OBS.: Está abolido o uso do tratamento digníssimo (DD) e ilustríssimo (Ilmo.). Doutor

só para quem tem doutorado, exceto bacharéis em Direito e Medicina.




Aulas 01 a 06

PADRÃO OFÍCIO

Partes obrigatórias

OFÍCIO AVISO MEMORANDO

Expedido para e pelas demais

autoridades e também com o

particular.

Expedido exclusivamente por

Ministros de Estado para

autoridades de mesma

hierarquia.

Comunicação entre

unidades administrativas de

um mesmo órgão.

Comunicação

eminentemente interna.

Tipo e n.º do expediente

seguido da sigla do órgão que

o expede.

(alinhados à esquerda)

Of. 123/2002-MME

ou

Ofício 123/2002-MME

Aviso: 123/2002-SG

Mem. 123/2002-MF

Local e data:

(por extenso, alinhados à direita)

Curitiba, 02 de janeiro de 2002. Curitiba, 02 de janeiro de 2002. Em 02 de janeiro de 2002.

Destinatário:

Nome, cargo, endereço conforme o

tipo do documento

(alinhados à esquerda)

(nome+cargo+endereço)


Deputado Fulando de Tal

Câmara dos Deputados

70.160-900 – Brasília – DF

(nome+cargo)


(Nome e cargo)

(apenas o cargo)

Ao Sr. Chefe do

Departamento de

Administração

Assunto:

(resumo do teor do documento)

Assunto: Nonono nono

VOCATIVO

Obrigatório no Ofício

Obrigatório do Aviso

Não tem vocativo no

Memorando

Texto: Devem conter Introdução, Desenvolvimento e Conclusão.

Nos casos de mero encaminhamento, Introdução e Conclusão são obrigatórios, o Desenvolvimento

é facultativo.

Fecho: Atenciosamente – mesma hierarquia ou inferior;

Respeitosamente – autoridade superiores inclusive o Presidente da República.

Assinatura: Obrigatória.

Identificação do Signatário:

(abaixo da assinatura)

Excluídas as assinadas pelo Presidente da República, todas as demais devem trazer o nome +

cargo de quem expede.

Exposição de Motivos: é o expediente dirigido ao Presidente da República ou

ao Vice-Presidente. Em regra, é dirigida ao Presidente da República por um

Ministro de Estado. Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um

Ministério, esta deverá ser assinada por todos os Ministros envolvidos, sendo

por essa razão chamada de interministerial.

Mensagem: comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos,

notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder

Legislativo.

Telegrama: Devido ao alto custo, deve restringir-se apenas àquelas situações

que não seja possível o uso de correio eletrônico ou fax e que a urgência

justifique sua utilização. Segue a forma e estrutura disponível nos Correios.




Aulas 01 a 06

Fax: É utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e envio antecipado

de documento, quando não há condições de envio por meio eletrônico. É

conveniente o envio, juntamente com o documento principal, um pequeno

formulário (folha de rosto) com os dados de identificação do órgão expedidor,

data, dados incluindo telefone do destinatário e do remetente, quantidade de

páginas enviadas, número do documento e observações.

Correio Eletrônico (e-mail): Por seu baixo custo e celeridade transformou-se

na principal forma de comunicação. Um dos atrativos é a flexibilidade, não

interessando definir forma rígida para sua estrutura. O campo assunto deve ser

preenchido e documento em anexo devem preferencialmente utilizar o formato

Rich Text. (.rtf) Deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma

comunicação oficial. Para que a tenha valor documental (aceita como

documento original), é necessário existir certificação digital.




Aulas 01 a 06

QUESTÕES DE CONCURSOS

1) (FCC - 2012 - TRE-SP - Técnico Judiciário) O trecho redigido de acordo com as

qualidades exigidas em um documento oficial, principalmente clareza e correção, é:

a) Em obediência às normas deste Departamento, encaminhamos este relatório, que

tem por objetivo informar a V. Sa. o andamento de nossos serviços durante o

bimestre, em que as metas foram integralmente cumpridas.

b) Enquanto Chefe deste Departamento, devo dirigir-me à V. Sa. para que sabeis dos

nossos procedimentos durante o bimestre, com a meta a ser atingida por nossos

serviços, já determinada antes.

c) Devemos encaminhar a V. Sa. este relatório de que, na qualidade de Chefe do

Departamento, damos conta dos nossos serviços no bimestre, feitos com toda a boa

vontade de atender bem nosso público.

d) Me dirijo a V. Sa., como o Chefe deste Departamento, para informar-vos que

estamos atingindo a meta prevista de realização no bimestre, em que atuamos de

acordo com as regras estabelecidas.

e) Cumprimos nosso dever, como o Chefe do Departamento, para informar V. Sa. que

o andamento dos nossos serviços se saiu de acordo com o que já estava sendo

previsto desde o início, meta que conseguimos, felizmente, atingir

2) (FCC - 2012 - TRE-SP - Técnico Judiciário) Constante de correspondência oficial

enviada a um Ministro de Estado, a frase redigida de modo correto e adequado é:

a) Solicitamos a Sua Excelência, Senhor Ministro, que avalieis a proposta de pauta

para a próxima reunião ordinária, que enviamos anexo à esse documento.

b) Solicitamos a Sua Excelência, Senhor Ministro, que avalies a proposta de pauta

para a próxima reunião ordinária, que enviamos anexada a este documento.

c) Solicitamos a Vossa Excelência, Senhor Ministro, que avalie a proposta de pauta

para a próxima reunião ordinária, que enviamos anexa a este documento.

d) Solicitamos a Vossa Senhoria, Senhor Ministro, que avalie a proposta de pauta para

a próxima reunião ordinária, que enviamos anexado à este documento.

e) Solicitamos a Vossa Excelência, Senhor Ministro, que avalieis a proposta de pauta

para a próxima reunião ordinária, que enviamos em anexo a esse documento.




Aulas 01 a 06

3) (FCC - 2012 - TRE-CE - Técnico Judiciário) As normas de redação dos documentos

oficiais estão inteiramente respeitadas em:

a) Devemos informar a V. Exa., com a máxima exatidão o que vem acontecendo nas

nossas unidades de prestação de serviços a esta comunidade, criando então

problemas de reclamações que não podemos atender.

b) Nos dirigimos, com todo respeito, à V. Exa., para informar que estamos

providenciando mudanças em nossa sede, no sentido de atender essas pessoas em

condição melhor e assim evitar as frequentes queixas que chegam a V. Exa.

c) Para que V. Exa. fiqueis sabendo, é nosso dever informar-vos, nossa equipe de

atendimento ao público vem desenvolvendo esforços no sentido de bem encaminhar

as solicitações que nos enviam.

d) Dirigimo-nos a V. Exa. para esclarecer os fatos que deram origem às queixas

enviadas a esse órgão e informar as providências que estão sendo tomadas quanto à

qualidade e à agilidade na prestação de nossos serviços.

e) É com a devida atenção que enviamos à esse órgão superior, as informações que

necessitam para V. Exa. mandar realizar algumas alterações em nosso serviço, o qual

precisa ser remodelado para atender com maior presteza o público.

4) (FCC - 2011 - TRE-PE - Técnico Judiciário) As qualidades exigidas na redação de

um documento oficial estão presentes em:

a) Considerando que houveram contratempos na realização dos eventos que estavam

programados para este final de semana, esperamos que V. Exa. e seus auxiliares

tomem as medidas importantes para resolver esse impasse.

b) O relatório que acabou de ser encaminhado para V.Exa., demos conta do

andamento das providências que cabia tomar, sendo possível dentro dos prazos

agendados, a realização de todo o programa desta Secretaria.

c) Nós, na qualidade de representante desta comunidade que vos dirige a solicitação

de providenciar a licença necessária para a limpeza da praça deste bairro, conforme

abaixo assinado pelos moradores, é o que pedimos a V.Exa., com urgência.

d) Encaminhamos a V. Exa. o relatório das atividades programadas por esta

Secretaria, previstas para o próximo trimestre, para que sejam tomadas as medidas

relativas à liberação dos recursos necessários a esses empreendimentos.

e) Como V. Exa. já deve ter ficado sabendo, tivemos alguns contratempos durante os

eventos programados para este fim de semana e, por isso mesmo, estamos enviando




Aulas 01 a 06

a V. Exa. as informações mais exatas possíveis a respeito desses acontecimentos,

para que tomeis as providências cabíveis.

5) (FCC - 2011 - Banco do Brasil – Escriturário) A frase cuja redação está inteiramente

correta e apropriada para uma correspondência oficial é:

a) É com muito prazer que encaminho à V. Exa. Os convites para a reunião de gala

deste Conselho, em que se fará homenagens a todos os ilustres membros dessa

diretoria, importantíssima na execução dos nossos serviços.

b) Por determinação hoje de nosso Excelentíssimo Chefe do Setor, nos dirigimos a

todos os de vosso gabinete, para informar de que as medidas de austeridade

recomendadas por V. Sa. já está sendo tomadas, para evitar-se os atrasos dos

prazos.

c) Estamos encaminhando a V. Sa. os resultados a que chegaram nossos analistas

sobre as condições de funcionamento deste setor, bem como as providências a serem

tomadas para a consecução dos serviços e o cumprimento dos prazos estipulados.

d) As ordens expressas a todos os funcionários é de que se possa estar tomando as

medidas mais do que importantes para tornar nosso departamento mais eficiente, na

agilização dos trâmites legais dos documentos que passam por aqui.

e) Peço com todo o respeito a V. Exa., que tomeis providências cabíveis para vir

novos funcionários para esse nosso setor, que se encontra em condições difíceis de

agilizar todos os documentos que precisamos enviar.

6) (FCC - 2011 - Banco do Brasil – Escriturário) A redação inteiramente apropriada e

correta de um documento oficial é:

a) Estamos encaminhando à Vossa Senhoria algumas reivindicações, e esperamos

poder estar sendo recebidos em vosso gabinete para discutir nossos problemas

salariais.

b) O texto ora aprovado em sessão extraordinária prevê a redistribuição de pessoal

especializado em serviços gerais para os departamentos que foram recentemente

criados.

c) Estou encaminhando a presença de V. Sa. este jovem, muito inteligente e esperto,

que lhe vai resolver os problemas do sistema de informatização de seu gabinete.

d) Quando se procurou resolver os problemas de pessoal aqui neste departamento,

faltaram um número grande de servidores para os andamentos do serviço.




Aulas 01 a 06

e) Do nosso ponto de vista pessoal, fica difícil vos informar de quais providências vão

ser tomadas para resolver essa confusão que foi criado pelos manifestantes.

7) (FCC - 2011 - TRE-RN – Técnico) A redação de documentos oficiais deve pautar-se

por impessoalidade, clareza, concisão e pelo uso correto da norma culta. Todas essas

qualidades são respeitadas no seguinte trecho:

a) Este setor do Governo Estadual, responsável pelo atendimento a vítimas de

desastres naturais, elaborou um plano geral de assistência a ser encaminhado às

entidades que colaboram nesse atendimento, para a adequada efetivação dos

trabalhos nas ocasiões de calamidade pública.

b) O Instituto Benefício para Todos deverá estar sendo convidado para fazer parte de

uma campanha destinada a angariar donativos, que se espera seja suficiente para

atender a todos os desabrigados da enchente; conforme estipulado pela

Coordenadoria, que foi considerada de relevante interesse social.

c) Como Deputado da Bancada Estadual, sinto-me avexado por que não estou

podendo atender com mais prontidão e benefícios as vítimas dessa implacável seca,

que teve motivos alheios à minha vontade para não conseguir isso.

d) Membros da Comissão Técnica destinada a averiguar a distribuição de favores em

troca de votos, apurou que o Presidente do Conselho de Agricultores do Estado

afirmou ao seu Vice de que ele poderia estar sendo investigado por desvio de verbas.

e) O critério metodológico de escolha dos participantes das equipes de atendimento à

vítimas de desastres naturais estão sendo preparados, tendo em vista que é

importante observar a correspondência entre tais desastres e o atingimento de

pessoas nessa situação.

8) (FCC - 2011 - Banco do Brasil – Escriturário) Analise:

1. Atendendo à solicitação contida no expediente acima referido, vimos encaminhar a

V. Sa. as informações referentes ao andamento dos serviços sob responsabilidade

deste setor.

2. Esclarecemos que estão sendo tomadas todas as medidas necessárias para o

cumprimento dos prazos estipulados e o atingimento das metas estabelecidas.

A redação do documento acima indica tratar-se

a) do encaminhamento de uma ata.




Aulas 01 a 06

b) do início de um requerimento.

c) de trecho do corpo de um ofício.

d) da introdução de um relatório.

e) do fecho de um memorando.

9) (FCC - 2010 - Banco do Brasil – Escriturário) A respeito dos padrões de redação de

um ofício, é INCORRETO afirmar que:

a) Deverá constar, resumidamente, o teor do assunto do documento.

b) O texto deve ser redigido em linguagem clara e direta, respeitando-se a formalidade

que deve haver nos expedientes oficiais.

c) O fecho deverá caracterizar-se pela polidez, como por exemplo: Agradeço a V. Sa.

a atenção dispensada.

d) Deve conter o número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede.

e) Deve conter, no início, com alinhamento à direita, o local de onde é expedido e a

data em que foi assinado.

10) (FCC - 2010 - MPE-RN - Agente Administrativo)

O fecho acima deve ser aposto ao seguinte documento oficial:

a) ofício.

b) requerimento.

c) relatório.

d) memorando.

e) aviso.

11) (FCC - 2010 - Sergipe Gás S.A. – Assistente Administrativo) A maneira pela qual o

poder público redige atos normativos e comunicações denomina-se redação

a) empresarial.

b) oficial.




Aulas 01 a 06

c) governamental.

d) mercadológica.

e) estadual.

12) (FCC - 2010 - Sergipe Gás S.A. – Assistente Administrativo) Expressões que

podem causar um efeito negativo na redação são:

a) prematuro, anteriormente e falha.

b) conforme entendimento, superficial e anexo.

c) falha, ineficiência e despreparo.

d) através desta, absurdo e pela presente.

e) apesar de, anexo segue e recebemos.

13) (FCC - 2010 - Sergipe Gás S.A. – Assistente Administrativo) Os tipos de

correspondências existentes são:

a) particular, jurídica e empresarial.

b) aérea, marítima e ferroviária.

c) contábil, previdenciária e tributária.

d) comercial, marítima e tributária.

e) oficial, comercial e particular.

14) (FCC - 2010 - Sergipe Gás S.A. – Assistente Administrativo) A expressão que

apresenta um pleonasmo na correspondência é

a) então.

b) além disso.

c) rogamos que.

d) reiterar outra vez.

e) casualmente.

15) (FCC - 2010 - DPE-SP - Oficial de Defensoria Pública) A afirmativa INCORRETA,

considerando-se a redação de um ofício, é:

a) O local e a data devem aparecer por extenso, com alinhamento à direita da página.

b) Devem constar o tipo e o número do expediente, seguido da sigla do órgão que o

expede.




Aulas 01 a 06

c) Deve haver identificação do signatário, constando nome e cargo abaixo da

assinatura, exceto se for o Presidente da República.

d) O fecho deve conter as expressões Respeitosamente ou Atenciosamente, de

acordo com a autoridade a que se destina o documento.

e) É facultativa a indicação do teor do documento, ou seja, o assunto, pois ele vem

expresso no corpo do ofício.

16) (FCC - 2009 - TRT - 7ª Região (CE) - Técnico Judiciário - Área Administrativa)

Considere as afirmativas seguintes:

I. O padrão culto da linguagem é estabelecido por seu uso específico nos atos e

comunicações oficiais, com preferência por determinadas expressões e formas

sintáticas, tendo em vista tratar-se de uma variante da linguagem técnica.

II. Um dos princípios da redação oficial é a impessoalidade na comunicação de

determinado assunto, considerando-se que ela é feita em nome do serviço público

para um destinatário entendido como público, portanto, também impessoal.

III. A necessidade de se empregar o padrão culto da língua na redação oficial decorre

tanto do caráter público dos atos emitidos quanto de sua qualidade, que é informar os

cidadãos com clareza e objetividade.

É correto o que se afirma em:

a) I, II e III.

b) apenas I.

c) apenas I e II.

d) apenas I e III.

e) apenas II e III.

17) (FCC - 2009 - TRT - 16ª REGIÃO (MA) – Técnico Judiciário - Tecnologia da

Informação) Considere as afirmativas seguintes sobre redação de documentos.

I. Correspondência oficial utilizada por autoridades, para tratar de assuntos de serviço

ou de interesse da Administração.

II. Com estrutura específica, esse documento deve, de início, ser numerado em ordem

sequencial, com sigla do órgão expedidor e data.

III. Na exposição do assunto, os parágrafos devem ser numerados, com exceção do

primeiro e do fecho.

IV. Encerra o assunto a fórmula Atenciosamente ou Respeitosamente, seguida da

assinatura e do cargo do emitente.

Trata-se de




Aulas 01 a 06

a) parecer.

b) portaria.

c) ofício.

d) requerimento.

e) ata.

18) (FCC - 2008 - TRT - 18ª Região (GO) - Técnico Judiciário - Tecnologia da

Informação) Na redação oficial, o fecho que encerra corretamente um requerimento

é:

a) Aguardamos, portanto, as providências de V.Sa. Atenciosamente

b) Encaminhamos este documento para apreciação de V. Sa. e possíveis

providências.

c) Nestes termos, Pede deferimento.

d) Nada mais havendo a tratar, foram encerrados os trabalhos. Eu, Fulano de Tal,

redigi e assino.

e) E, por estarem de pleno acordo, assinam as partes o presente Instrumento, em

duas vias de igual teor e forma, para os efeitos legais.

(FCC - 2006 - TRT - 24ª REGIÃO (MS) – Técnico Judiciário - Área Administrativa)

Para responder às questões considere o fragmento, transcrito abaixo, como parte de

um convite enviado a uma Autoridade.

Enviamos ...... o convite para a cerimônia de inauguração do nosso

Espaço Cultural, no próximo sábado.

Esperamos contar com a ...... presença nesse evento, tão importante para

nossa cidade.

A ......., Senhor Leonardo Pataca

19) Se o convite estiver sendo enviado ao Presidente doTribunal Superior do Trabalho,

as lacunas estarão corretamente preenchidas por

a) V. Exa. - sua - Sua Excelência

b) V. Exa. - vossa - Sua Excelência

c) V. Exa. - sua - Vossa Excelência




Aulas 01 a 06

d) vós - sua - Sua Senhoria

e) vós - vossa - Vossa Senhoria

20) Se o convite estiver sendo enviado ao Prefeito de sua cidade, as lacunas estarão

corretamente preenchidas por

a) V. Exa. - sua - Sua Excelência

b) V. Sa. - vossa - Vossa Senhoria

c) Sua Sa. - vossa - Vossa Excelência

d) V. Sa. - sua - Sua Senhoria

e) Sua Sa. - vossa - Vossa Senhoria




Aulas 01 a 06

GABARITO

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A C D D C B A C C B

11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

B C E D E E C C A A

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