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Lei 8.159 de 8 de Janeiro de 1991

HistóriaInicio na Grécia - arché / archeon - Marilena Leite PaesOrigem Latina – archivum – Ramiz Galvão

Decreto 4.073 de 25 de Janeiro de 2002

O Conarq (Conselho Nacional de Arquivo)

O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidência da República, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

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CONARQwww.conarq.arquivonacional.or

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• O Conarq (Conselho Nacional de Arquivo) tem como competências:

I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos;

II - promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas;

III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República normas legais necessárias ao aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados;

IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos públicos;

V - estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrência das funções executiva, legislativa e judiciária;

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VI - subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados;

VII - estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário da União, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municípios;

VIII - estimular a integração e modernização dos arquivos públicos e privados;

IX - identificar os arquivos privados de interesse público e social, nos termos do art. 12 da Lei nº 8.159, de 1991;

X - propor ao Presidente da República, por intermédio do Chefe da Casa Civil da Presidência da República, a declaração de interesse público e social de arquivos privados;

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XI - estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituições integrantes do SINAR;

XII - recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política nacional de arquivos públicos e privados;

XIII - promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como desenvolver atividades censitárias referentes a arquivos;

XIV - manter intercâmbio com outros conselhos e instituições, cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares às suas, para prover e receber elementos de informação e juízo, conjugar esforços e encadear ações;

XV - articular-se com outros órgãos do Poder Público formuladores de políticas nacionais nas áreas de educação, cultura, ciência, tecnologia, informação e informática.


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SINAR – Sistema Nacional de Arquivos

Tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação, e ao acesso aos documentos de arquivo. Funciona de acordo com as orientações do CONARQ.

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Compete aos integrantes do SINAR:

promover a gestão, a preservação e o acesso às informações e aos documentos na sua esfera de competência, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do órgão central; disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e normas estabelecidas pelo órgão central, zelando pelo seu cumprimento; implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental; garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente; apresentar sugestões ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR; prestar informações sobre suas atividades ao CONARQ; apresentar subsídios ao CONARQ para a elaboração de dispositivos legais necessários ao aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados; promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de atuação; propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse público e social; comunicar ao CONARQ, para as devidas providências, atos lesivos ao patrimônio arquivístico nacional; colaborar na elaboraçãode cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitárias referentes a arquivos; possibilitar a participação de especialistas nas câmaras técnicas, câmaras setoriais e comissões especiais constituídas pelo CONARQ; proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo, garantindo constante atualização.

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• O que é Arquivo?

- Móvel destinado a guarda de documentos.

- Prédio ou uma de suas partes, onde são guardados os conjuntos arquivísticos.

- Unidade Administrativa cuja função é a de reunir, ordenar, guardar e dispor para o uso, conjuntos de documentos, segundo os princípios e técnicas arquivísticas.

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• O que é Arquivo?

Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada caracterizada pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado, por essas pessoas ou seus sucessores, para fins de prova ou informação.

Lei 8.159 de 8 de Janeiro de 1991 – Lei dos Arquivos

Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

http://www.jusbrasil.com.br/legislacao/anotada/2719561/art-2-da-lei-8159-91

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• Razões da importância do Arquivo

- É centro informativo de maior importância

- Contém matéria prima para trabalho de pesquisa histórica

- Reconstituição e preservação da memória

- Fonte rica de informação

- Apoiar a administração

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• Organização dos Arquivos

- Levantamento de dados, Levantamento documental (diagnóstico);

- Análise da coleta de dados

- Planejamento;

- Implantação e acompanhamento.

• Organização dos Arquivos

Plano de Classificação

Esquema de distribuição de documentos em

classes, de acordo com métodos de

arquivamento específicos, elaborado a partir

do estudo das estruturas e funções de uma

instituição e da análise do arquivo por ela

produzido.

Tabela de Temporalidade

Determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para guarda e eliminação.

• Critérios

Classificação dos Arquivos

- Entidade mantenedora

- Natureza

- Extensão da atuação

- Acesso a documentação

- Administração

- Utilização

Conjunto de documentos produzidosou recebidos por instituições não governamentais , famílias ou pessoas físicas, em decorrência de suasatividades específicas e que possuam uma relação orgânica perceptível doprocesso de acumulação.

ARQUIVOS PÚBLICOS

ARQUIVOS PRIVADOS

Conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por instituições governamentaisde âmbito federal, estadual ou municipal, em decorrência de suas funções específicas administrativas, judiciárias ou legislativas.

Entidade Mantenedora

• Natureza

- Arquivos especiais: São aqueles que têm sob a sua guarda documentos de formas físicas diversas como: discos, CDs, fitas, microfilmes, slides entre outros.

- Arquivos especializados: São aqueles que tem sob sua custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo cientifico, independente da forma física apresentada, por exemplo arquivos médicos, justiça, engenharia, entre outros.


São aqueles que se destinam a receber os documentosdos arquivos setoriais provenientes dos diversos órgãosque integram a estrutura da Instituição.

ARQUIVOS SETORIAIS

ARQUIVOS GERAIS

São aqueles que funcionam junto aos criadores dodocumento.

EXTENSÃO

ACESSO

Franqueado - Consulta livre. Documentaçãopública.

Restrito - Documento de consulta limitada.

Acesso - Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, que poderão variar em função de cláusulas restritivas.

• Utilização (Teoria das Três Idades) – Estágios de evolução dos Arquivos

- Arquivo corrente – primeira idade, setorial, em curso, em tramite, em movimentação, em circulação.

- Arquivo intermediário – segunda idade, temporário, purgatório, limbo, pré arquivo.

- Arquivo permanente – terceira idade, guarda definitiva de documentos, documentos inalienáveis e imprescritíveis.

ARQUIVOINTERMEDIÁRIO

Conjuntos de documentos procedentes de arquivos correntes, e que aguardam sua destinação final.

Conjunto de documentos em curso ou de uso freqüente. Também denominado de Arquivos em movimento.

ARQUIVOCORRENTE

ARQUIVOPERMANENTE

Conjunto de documentos que são preservados, respeitada a destinação estabelecida, em decorrência do seu valor probatório ou informativo.

.


ARQUIVOPERMANENTE

ARQUIVOCORRENTE


ARQUIVOCORRENTE

Transferência

Recolhimento

Tabela deTabela de temporalidadetemporalidade

Determina os prazos em que os documentos devem ser

mantidos nos arquivos correntes e intermediários ou

recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo

critérios para guarda e eliminação.

• Administração


Centralizado - União da documentação e das atividades de controle do arquivo

(recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição) em um só

local.

Descentralizado - Separação da documentação e das atividades de controle

do arquivo. A descentralização obedece basicamente a dois critérios:

centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização dos

arquivos; e, descentralização das atividades de controle e dos arquivos. A

descentralização se aplica somente na idade corrente de arquivo. Nas

idades intermediária e permanente os arquivos devem ser mantidos

centralizados.

Importante:

A escolha da centralização ou descentralização do arquivo está

diretamente ligada a atividades e volume de documentos da

instituição.

Documento

Registro de uma informação independentemente da naturezado Suporte que a contém.

Aquele que, produzido ou recebidopor uma Instituição pública ou privada,no exercício de suas atividades, constituaelemento de Prova ou de Informação.

- Gênero – Forma física / suporte

- Espécie – Aspecto formal

- Tipo – Espécie + caracterização

- Natureza do Assunto – grau de sigilo

Classificação dos Documentos

GENERO DE DOCUMENTOS

IconográficosFotografiasDesenhosGravuras

Designação dos documentos segundo o aspecto de suarepresentação nos diferentessuportes.

FilmográficosFilmesFitas videográficas

CartográficosMapasPlantas

TextuaisManuscritosDatilografados Impressos

GENERO DE DOCUMENTOS

Designação dos documentos segundo o aspecto de suarepresentação nos diferentessuportes.

MicrográficosRoloMicrofichaJaqueta

InformáticosDisco FlexívelDisco RígidoDisco Óptico

SonorosDiscosFitas audiomagneticas

ESPÉCIE DE DOCUMENTO

Ata

Carta

Certidão

Decreto

Despacho

Edital

Ofício

RelatórioRequerimento

Designação dos documentossegundo seu aspecto formal.


Atos Normativos – Expedidos por autoridades administrativas com a finalidade de dispor e deliberar sobre matérias específicas. Ex.: medidas provisórias, estatuto, regimento interno, resolução, portaria, instrução, ordem de serviço, decisão, despacho, acórdão, despacho, lei.

Atos Enunciativos – São os opinativos, que esclarecem os assuntos visando fundamentar uma solução. Ex.: Parecer, relatório, voto, despacho interlocutório.

Atos de Assentamento – São os figurados por registro, consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrências. Ex.: apostila, ata, termo, auto de infração.

Atos Comprobatórios – São os que comprovam assentamentos, decisões etc. Ex.: Translado, Certidão, Atestado, Cópia autenticada ou idêntica.

Atos de Ajustes – São representados por acordos em que a Administração Pública Federal, Estadual ou Municipal é parte. Ex.: Tratado, Convenio, Contrato, Termos (transação, ajuste etc.).

Atos de Correspondência – Objetivam a execução dos atos normativos, em sentido amplo. Ex.: Aviso, Oficio, Carta, Memorando, Mensagem, Edital, Intimação, Exposição de Motivos, Notificação, Telegrama, telex, Telefax, Alvará, Circular. A correspondência pode ser oficial, particular, interna e externa.


Correspondência Oficial

Envelope dirigido a uma instituição ou qualquer de suas unidades ou subunidades, contendo ou não o nome do servidor.

Envelope dirigido aos titulares dos cargos, mesmo quando,em segundo plano, conste um nome que não seja o do real ou atual ocupante do cargo.


Documentação

• Tipos de Documentos

- Documento público: São aqueles produzidos e recebidos pelos órgãos do poder público, constituindo-se em patrimônio da Nação, tendo em vista o direito dos seus cidadãos ao acesso a informação neles contidas.

- Documento legal: É aquele que para força de lei se é obrigado a emitir ou guardar.

- Documento original: É aquele que dá início a um processo, seja ele primeira, segunda via, ou qualquer modalidade de cópia.

- Documento oficial: É todo e qualquer documento arquivado ou em trânsito nos órgãos dos Poderes Executivo, Legislativo, e Judiciário, inclusive nos de administração indireta, da União, Estado, Distrito Federal, Territórios e Municípios. São aqueles que possuem valor legal, podendo produzir efeitos de ordem jurídica, na comprovação de um fato. Podem emanar do poder público, ou de instituições privadas.

- Documento histórico: É toda fonte informativa, onde o historiador pode recolher dados de interesse para o conhecimento do passado humano.


Documentação

- Documento comercial: É todo aquele relacionado ao ato comercial.

- Documento Particular: É todo e qualquer documento arquivado ou

em trânsito em estabelecimento particular, independentemente de suas origens. É todo aquele que não foi criado ou determinado por lei, portanto não se é obrigado a emitir ou guardar.


Documentação

Documentação

• Natureza do Assunto

- Ordinário ou Ostensivos: Contém assuntos que cuja divulgação não prejudica a administração.

- Sigilosos: A informação em poder dos órgãos e entidades, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada no grau ultrassecreto, secreto ou reservado.

Documentação

Natureza do Assunto

Lei 12.527 de 18 de Novembro de 2011- Esta Lei dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios, com o fim de garantir o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal.

Decreto 7.724 de 16 de Maio de 2012 - Regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição.

Decreto 7.845 de 14 de Novembro de 2012 - Regulamenta procedimentos para credenciamento de segurança e tratamento de informação classificada em qualquer grau de sigilo, e dispõe sobre o Núcleo de Segurança e Credenciamento.

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Constituicao/Constituicao.htm#art5xxxiii



http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Constituicao/Constituicao.htm#art37%C2%A73ii

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Constituicao/Constituicao.htm#art216%C2%A72

Documentação

• Natureza do Assunto - Classificação

Para a classificação da informação em grau de sigilo, deverá ser

observado o interesse público da informação e utilizado o critério

menos restritivo possível, considerados:

I - a gravidade do risco ou dano à segurança da sociedade e do Estado; e

II - o prazo máximo de classificação em grau de sigilo ou o evento que defina seu termo final.

Documentação

São consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado e, portanto,

passíveis de classificação as informações cuja divulgação ou acesso irrestrito possam:

I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional;

II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais

do País, ou as que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e

organismos internacionais;

III - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população;

IV - oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País;

V - prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas;

VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou

tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico

nacional;

VII - pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou

estrangeiras e seus familiares; ou

VIII - comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização em

andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de infrações.

DocumentaçãoOs prazos máximos de classificação são os seguintes:

I - grau ultrassecreto: vinte e cinco anos;

II - grau secreto: quinze anos; e

III - grau reservado: cinco anos.

Poderá ser estabelecida como termo final de restrição de acesso a

ocorrência de determinado evento, observados os prazos máximos

de classificação.

As informações que puderem colocar em risco a segurança do

Presidente da República, Vice-Presidente e seus cônjuges e filhos serão

classificadas no grau reservado e ficarão sob sigilo até o término do

mandato em exercício ou do último mandato, em caso de reeleição.

DocumentaçãoA classificação do sigilo de informações no âmbito da administração pública federal é de

competência:

I - No grau de ultrassecreto, das seguintes autoridades:

a) Presidente da República;

b) Vice-Presidente da República;

c) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas;

d) Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica; e

e) Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no exterior;

II - No grau de secreto, das autoridades referidas no inciso I, dos titulares de autarquias, fundações ou empresas públicas e sociedades de economia mista; e

III -No grau de reservado, das autoridades referidas nos incisos I e II e das que exerçam funções de direção, comando ou chefia, nível DAS 101.5, ou superior, do Grupo-Direção e Assessoramento Superiores, ou de hierarquia equivalente, de acordo com regulamentação específica de cada órgão ou entidade, observado o disposto nesta Lei.

DocumentaçãoA decisão que classificar a informação em qualquer grau de sigilo deverá ser

formalizada no Termo de Classificação de Informação - TCI, conforme modelo

contido no Anexo, e conterá o seguinte:

I - código de indexação de documento;

II - grau de sigilo;

III - categoria na qual se enquadra a informação;

IV - tipo de documento;

V - data da produção do documento;

VI - indicação de dispositivo legal que fundamenta a classificação;

VII - razões da classificação, observados os critérios estabelecidos no art. 27;

VIII - indicação do prazo de sigilo, contado em anos, meses ou dias, ou do

evento que defina o seu termo final, observados os limites previstos no art. 28;

IX - data da classificação; e

X - identificação da autoridade que classificou a informação.

DocumentaçãoNa hipótese de documento que contenha informações classificadas em diferentes graus

de sigilo, será atribuído ao documento tratamento do grau de sigilo mais elevado,

ficando assegurado o acesso às partes não classificadas por meio de certidão, extrato ou

cópia, com ocultação da parte sob sigilo.

Os órgãos e entidades poderão constituir Comissão Permanente de Avaliação

de Documentos Sigilosos - CPADS, com as seguintes atribuições:

I - opinar sobre a informação produzida no âmbito de sua atuação para fins de classificação em qualquer grau de sigilo;

II - assessorar a autoridade classificadora ou a autoridade hierarquicamente superior quanto à desclassificação, reclassificação ou reavaliação de informação classificada em qualquer grau de sigilo;

III - propor o destino final das informações desclassificadas, indicando os documentos para guarda permanente, observado o disposto na Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e

IV - subsidiar a elaboração do rol anual de informações desclassificadas e documentos classificados em cada grau de sigilo, a ser disponibilizado na Internet.

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L8159.htm

Documentação

O documento ultrassecreto é considerado DC (Documento Controlado) desde

sua classificação ou reclassificação.

Paralelo entre Arquivo e BibliotecaParalelo entre Arquivo e Biblioteca

Arquivo BibliotecaArquivo Biblioteca

Funcional Cultural Funcional Cultural Produz Compra/PermutaProduz Compra/PermutaOrganicidade Classificação predetermina Organicidade Classificação predetermina Único exemplar/número limitadoÚnico exemplar/número limitadode cópias Vários exemplares/coleções de cópias Vários exemplares/coleções

• Métodos de Classificação

Classificar - Ordenação

(Criar elementos

para agrupar)

Alfabético - Nome

Numérico - Número

Geográfico - Local / Procedência

Ideográfico - Tema / Assunto

CLASSIFICAÇÃO ALFABÉTICA

Metodo DiretoSobrenome

Vantagens Desvantagens

>>> Simplicidade>>> Familiaridade da Ordenação>>> Elasticidade>>> Baixo Custo>>> Facilidade na Localização

>>> Freqüentes erros de homonímia>>> Facilidade do Arquivamento errôneo

- Nome de pessoas físicas - considerar ultimo sobrenome: Marques, Luis Carlos

- Filho, Junior, Neto e Sobrinho - são considerados parte integrante do sobrenome: Carlos Filho, Jorge / Socorro Neta,

Maria do.

- Sobrenomes com São, Santo e Santa: Santo Cristo, Paulo / São Anjos, Jose.

- Títulos como Ministro, Presidente, Doutor - não são considerados na alfabetação: Varela, Drauzio (Doutor).

- Sobrenomes compostos de adjetivo ou substantivo ou ligados por hífen - não separar: Villa-Lobos, Heitor / Índio do Brasil, Paulo.

- Artigos e preposições como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma - não são considerados: Alcântara, Paulo de / Almeida,

Lucia d’.

- Iniciais abreviadas - tem preferência na classificação: Vasconcelos, J / Vasconcelos, João.

- Nomes japoneses, chineses e árabes - são registrados como se apresentam: Chian Chin / Li Yutang.

- Nomes espanhóis - registrados pelo penúltimo sobrenome que corresponde ao nome da família: Chaves de Melo,

Felipe / Arco Y Molinero, Angel del.

• Classificação Alfabética

• Classificação Alfabética

Nomes estrangeiros - são considerados pelo ultimo sobrenome (exceto espanhóis, japoneses, chineses e árabes):

McCartney, Paul / Bush, George.

Partículas dos nomes estrangeiros - podem ou não ser considerados (o mais comum é considerá-las parte integrante

do sobrenome quando em letra maiúscula): Du Pont, Charles / De Penedo, Esteban.

- Títulos de congressos, conferências, reuniões, assembléias, números arábicos, romanos ou escritos por

extenso - devem aparecer no final entre parênteses: Congresso de Odontologia (1º).

- Nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais - devem permanecer como se apresentam, não considerando artigos e preposições (admite-se colocá-los entre parênteses): Fundação Getulio Vargas / Library of Congress (The).

- Números que fazem parte dos nomes das empresas - devem ser escritos por extenso: 3 (Três) M do Brasil.

- Correspondência recebida por uma unidade de uma empresa - deve ser arquivado pelo nome da empresa e depois pela unidade: Telemar - Gerencia de Finanças / Telemar - Gerência de Atendimento.

• Método Variedex

Este método é uma variante do alfabético. Consiste na introdução de cores para auxiliar e facilitar o

arquivamento. Método padronizado. A cor é adotada para a segunda letra do nome destacado.

Considerando o padrão:

LETRAS CORES

A, B, C, D e abreviações ouro

E, F, G, H, e abreviações rosa

I, J, K, L, M, N e abreviações verde

O, P, Q e abreviações azul

R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviações palha (Paes, M, 1986: 59)

Documentação

Documentação

O arquivamento ficará:

SEIXAS, João - Cor Rosa

SOUZA, Julio - Cor Azul

CLASSIFICAÇÃO GEOGRÁFICA

Sistema Direto

Aconselhável para ordenarde documentos de acordo com a divisão geográfica(paises, estados, cidades e municípios).

Princípio idêntico aoMétodo Alfabético. Os nomes são ordenados alfabeticamente

São Paulo... Bahia... Brasil

>>> Nome do Estado / Cidade / Correspondente (quem enviou o documento) – Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – Pedro Luiz / São Paulo – Campinas – Maria Imaculada

>>> Nome da Cidade / Estado / Correspondente – Belém – PA – Luiz Carlos / Diadema – SP – Francisco Balbino

>>> País / Capital / Correspondente – Brasil – Brasília- João Luiz / Chile – Santiago - Jose

CLASSIFICAÇÃO NUMÉRICA

Cada documento recebeum número.

Necessita de fichário auxiliar.

Arquivamento Indireto

1... 10... 100000...

• Classificação Numérica

- Vantagens

Fácil localização de arquivamento errôneo

Expansão ilimitada

Certo grau de segredo, pois as pastas recebem números

- Desvantagens

Sistema indireto de arquivamento

Necessidade de manter arquivo auxiliar

Dificuldade no descarte de documentos

Documentação

• Método Numérico Digito - Terminal

Os documentos são ordenados numericamente porem a leitura apresenta peculiaridade que caracteriza o método.

Documentação

• Método Numérico Cronológico

Quando o numero do documento estiver associado a data.

• Método Numérico Digito - Terminal

Os documentos são ordenados numericamente porem a leitura apresenta peculiaridade que caracteriza o método. No número 105.213 temos os seguintes grupos: 10.52.13

A leitura e o arquivamente são feitos sempre da direita para a esquerda. O grupo 13 de primário, o grupo 52 de secundário e o grupo 10 de terciário.

Quando o número for composto de menos de seis dígitos, serão colocados (0) zero a sua esquerda, para sua complementação.

Ex.: 5.213 - 00.52.13Na sequência numérica :

105.213 5.213205.210

O arquivamento ficará: 20.52.10

00.52.1310.52.13

Documentação

CLASSIFICAÇÃO ALFA-NUMÉRICA

Combinação entre osMétodos Alfabético eNumérico

Aa.- Am 1

An - Az 2

Ba - Bm 3

Bn - Bz 4

Pa - Pm 31

Zn - Zz 48

• Classificação Alfa-numérica

- Vantagens

Simplicidade

Exatidão

Arquivamento fácil

Boa visibilidade

- Desvantagens

Morosidade na consulta pela procura da chave de classificação

Limitado

Documentação

Documentação

• Método Ideográfico

Quando o documento principal da recuperação da informação for o assunto. A ordenação dos assuntos deverá seguir a modalidade alfabética (dicionário ou enciclopédico) ou numérica (Dewey, Duplex, Unitermo).

DocumentaçãoIdeográfico Ideográfico

Alfabético Alfabético

Dicionário Enciclopédico

Ex: Ex:

Admissão Contabilidade

Contabilidade Fatura

Fatura Nota Fiscal

Nota Fiscal Recursos Humanos

Recursos Humanos Admissão

Treinamento Treinamento

Documentação

Ideográfico

Numérico

Unitermo = Indexação Coordenada – Utiliza a palavra chave como referência

Hipertensão 0 1 2 3 4 5 6 7 8

920 11 222 113 54 95 126 217 18

89150 111 282 123 94 125 186 87 138

249 171 193 214 175 216

269

DuplexA documentação é dividida em classes, conforme os assuntos.Partindo sempre do gênero para a espécie e desta para minúcia.

034 Contabilidade034.1033.1.1034.1.2

DecimalDivide o conhecimento humano em 10 classes sendo 1 degeneralidades. Parte da classe geral para a mais específica.

034 Contabilidade034.1034.11034.111

Documentação

CLASSIFICAÇÃO DECIMAL

Criado por Merwil Dewey(Bibliotecário)

1ª Publicação 1876

Parte do Geral para oEspecíficoCDD


Classes ou Categorias

000 Obras Gerais100 Filosofia200 Religião300 Ciências Sociais400 Lingüística500 Ciências Puras600 Ciências Aplicadas700 Arte e Recreação800 Literatura900 Historia

Cada classe se subdivide de dez em dez em outras nove áreas específicas.


310 Estatísticas320 Ciência Política330 Economia, Organização Econômica340 Direito350 Administração Pública360 Serviço Social : Associações e Instituições370 Educação380 Comércio, Comunicações390 Usos e Costumes

Divisão de Classe ou Subcategoria

Ex: Classe 300 - Ciências Sociais


Seção de Divisão ou Alínea

Ex: Classe 330 - Economia

331 Capital. Trabalho e Trabalhadores332 Bancos. Moeda. Créditos. Juros333 Propriedade Territorial334 Cooperativismo335 Socialismo e Comunismo336 Finanças. Impostos337 Direitos Alfandegários. Tarifas Protecionistas Comércio Livre338 Produção Condições Econômicas339 Distribuição e Consumos de Riqueza. Pauperismo


Subdivisão de Seção

Ex: Classe 910 - Geografia

910.2 Guias910.3 Dicionários Geográficos910.4 Viagens por mar, terra e ar910.41 Viagens ao Redor do Mundo910.45 Viagens por Mar910.8 Coleções de relatos sobre viagens


Vantagens do Método Desvantagens do Método

Necessidade de Equipe Especializada.

Pouca Flexibilidade.

Uso para Advogados, Médicose Engenheiros

Necessidade de Dicionário deClassificação.

Uso exagerado de cifras para a consulta.

O CDU (Classificação Decimal Universal ou de Bruxelas) e uma dasadaptações do CDD. O CDU que é mais subdividido, permite registrar tempo, lugar, forma, e idioma.

Arranjo dos Arquivos

ARRANJO NOS ARQUIVOS PERMANENTES

Série - Designação dada às divisões deum fundo arquivístico, que refletem a natureza de sua composição, seja elaestrutural, funcional ou por espécie documental. As séries podem ser divididas em subséries.

Unidade de Arquivamento - O menor conjunto de documentos, reunido de acordo com um critério de arranjopreestabelecido. Tais conjuntos sãodenominados pastas, maços ou pacotilhas.

Item Documental - A menor unidade arquivística materialmente indivisível.

Fundo Arquivístico - A principal unidadede arranjo estrutural / funcional nosarquivos permanentes, constituída dosdocumentos provenientes de uma mesmafonte geradora de arquivos.

• Fundo Arquivístico

A principal unidade de arranjo estrutural / funcional nos arquivos permanentes, constituída dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos. Documentos reunidos, independentes da sua forma e suporte, reunidos orgânica e automaticamente, sendo utilizados por uma física ou jurídica no decorrer das suas funções e atividades.

Organicidade: Qualidade segundo a qual os arquivos refletem sua estrutura, funções e atividades da entidade acumuladora em suas relações internas e externas.

- Proveniência: A instituição ou pessoa que produziu, acumulou e/ou manteve e utilizou documentos no decurso de suas atividades públicas ou privadas.


• Fundo Arquivístico

Unicidade - O princípio da unicidade está ligado à qualidade pela qual os documentos de arquivo conservam caráter único em função de seu contexto de origem, a despeito de forma, espécie ou tipo.

Respeito aos fundos - Princípio básico da arquivologia criado pelo historiador francês Natalis de Wailly, segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não devem ser misturados aos de outras entidades produtoras.

Pertinência – Todo o arquivo disponibiliza informação que pode ser recuperada segundo a pertinência da estrutura da organização.

Territorialidade - Derivação do Princípio da Proveniência, segundo o qual os arquivos devem ser conservados em serviços de arquivo do território em que foram produzidos, exceto os documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de

e operações militares.


http://pt.wikipedia.org/wiki/Natalis_de_Wailly



DOSSIÊDOSSIÊ

Unidade de Arquivamento formada por documentos diversos pertinentes a um determinado assunto ou pessoa.

PROCESSOPROCESSO

Termo geralmente usado na administração pública para designar o conjunto de documentos reunidos com capa especial e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou jurídica.

• Processo

Termo geralmente usado na administração pública para designar o conjunto de documentos reunidos com capa especial e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou jurídica.

Anexação - Juntada de processos em caráter definitivo, na qual prevalece para equivalência o numero do processo mais antigo.

Apensação - Juntada de processos, em caráter temporário, feito com objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independência.

Autuação - Ação pela qual um documento recebido no protocolo passa a constituir um processo.

Desmembramento – É a separação de parte da documentação de um ou mais processos para a formação de um novo processo.

Desentranhamento - Estabelecer procedimentos para a retirada de documentos de um processo ou protocolado.

Conceituação

• Protocolo

- Controla a tramitação de documentos.

- Denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, classifica, distribuição e movimentação de documentos em curso.

- Denominação atribuída ao próprio número de registro do documento.

- Livro de registro de documentos recebidos ou expedidos.

Conceituação

• Atividades do Setor de Protocolo

- Receber - Classificar- Registrar- Movimentar (distribuir e redistribuir)

Conceituação

• Arranjo

Processo que, na organização de arquivos permanentes, consiste na ordenação – estrutural ou funcional – dos documentos em fundos arquivísticos, na ordenação de séries dentro dos fundos e, se necessário, de subséries e iténs documentais dentro das séries.

• Classificação

Organização da qual a instituição gestora visa a dispor os documentos e um arquivo, podendo haver restrição ou não quanto ao acesso e uso dependendo das normas e da legislação vigente. Definição das entradas e referências cruzadas necessárias para o documento. O instrumento para a classificação é o Plano ou Código de Classificação.

Conceituação

• Avaliação

Processo de análise de arquivo visando estabelecer prazo de guarda,

a destinação final do documento (guarda permanente ou eliminação)de acordo com valores probatórios ou informativos. O instrumentode avaliação/destinação de documentos é a TTD – Tabela deTemporalidade.

Conceituação

Eliminação / Descarte

Destruição de documentos julgados destituídos de valor para guarda permanente. Para registrar o eliminação de documentos é necessário elaborar o Termo de eliminação.

Conceituação

Documentação• Procedimentos Técnicos e Administrativos

- Protocolo

- Classificação de documentos

- Controle da movimentação (distribuição e redistribuição)

- Arquivamento Intermediário

- Controle de empréstimo e devolução dos documentos

- Disseminar as informações do documento

- Avaliação do arquivo

Documentação• Operações de Arquivamento

- Inspeção

- Estudo

- Classificação

- Codificação

- Ordenação

- Arquivamento (Guarda de documentos)

- Empréstimo e consulta

• Paleografia

Estudo dos escritos antigos.

• Diplomática

Estudo da autenticidade dos documentos.

• Metro Linear

A unidade de controle da extensão dos arquivos. Base para aferir o espaço ocupado pelos documentos nas estantes

Conceituação

Meio de disseminação e recuperação da informação utilizada pelos arquivos.

- Catálogos

- Inventário

- Repertório

- Guias

- Índices

- Tabelas de Equivalência

Instrumentos de Pesquisa

• Índice

Lista sistemática, pormenorizada, dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar e facilitar sua localização no texto.


• Guia

Dá orientação ao usuário no conhecimento e utilização do arquivo. Podem ser primárias, secundárias, subsidiária, especiais, fora.

• Inventário Sumário

Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo arquivístico ou de uma de suas divisões são identificadas e brevemente descritas.


• Inventário Analítico

Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo arquivístico ou uma de suas divisões são descritas pormenorizadamente.

• Repertório Instrumento no qual são descritos, pormenorizadamente,

documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos arquivísticos, podendo ser elaborado segundo critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico.


• Tabela de Equivalência

Instrumento que dá equivalência de antigas notações para as novas que tenham sido adotadas, em decorrência de alterações no sistema de arranjo de um arquivo.

• Catálogo

Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico, incluindo todos os documentos permanentes a um ou mais fundos arquivísticos, descritos de forma sumária ou pormenorizada.


CONSERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Os agentes que prejudicam o documento Os agentes que prejudiciais ao papel podem ser classificados em : Químicos, físicos e biológicos.

a) Químico – tintas de escrever; acidez etc. b) Físicos – luz (solar e artificial); umidade (para guarda de documento é desejável ambiente seco), temperatura (o calor acelera a deteorização do papel) e outros vários fatores que danificam: orelha, dobraduras, perfurações, etc. c) Biológicos – traças (tysanura); baratas; cupins; broca ou anóbio; microorganismos (fungos-“mofo”) e o homem (grifando, fazendo sinais, pegando com as mão gordurosas, furtando etc.

É bom lembrar que é melhor conservar do que restaurar

Conservação – implica em resguardar a integridade física do documento, manutenção e higienização dos acervos e arquivos.

Restauração - implica em interagir no corpo físico do documento, com técnicas especiais de restauração.

DesinfestaçãoO método mais eficiente de combater os insetos é a fumigação. A substância química a ser empregada nesseprocesso deve passar por testes de garantia da integridade do papel e da tinta sob sua ação. Com a fumigaçãoos insetos, em qualquer fase de desenvolvimento, são completamente destruídos. Contudo, de acordo com

uma publicação oficial do Arquivo Nacional cujo texto original é de Indgrid Beck, a fumigação de documentos não é mais recomendada em virtude dos gases tóxicos e compostos oxidantes danosos.

LimpezaÉ a fase posterior à fumigação. Na falta de instalações especiais para essa operação, utiliza-se um pano macio,

uma escova ou um aspirador de pó.

AlisamentoConsiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar com forte

percentagem de umidade, 90 a 95%, durante uma hora, em uma câmara de umidificação. Em seguida, são passados a ferro, folha por folha, em máquinas elétricas. Caso existam documentos em estado de fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa manual sob pressão moderada. Na falta de equipamento adequado, aconselha-se usar ferro de engomar caseiro.

RestauraçãoOs documentos devem ser tratados em relação à acidez, antes de se tentar a restauração por qualquer método.A restauração exige um conhecimento profundo dos papéis e tintas empregados. Vários são os métodos existentes. O método ideal é aquele que aumenta a

resistência do papel ao envelhecimento natural e às agressões externas do meio ambiente, sem que advenha prejuízo quanto à legibilidade e flexibilidade, e sem que aumente o volume e o peso.

Banho de gelatinaConsiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua resistência, não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e

proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Os documentos, porém, tratados por este processo, que é natural, tornam-se suscetíveis ao ataque dos insetos e dos fungos, além de exigir habilidade do executor.

TecidoProcesso de reparação em que são usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. A durabilidade do papel é aumentada

consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, além de reduzir a legibilidade e a flexibilidade.

SilkingEste método utiliza tecido – crepeline ou musseline de seda – de grande durabilidade, mas, devido ao uso de adesivo à base de amido, afeta suas qualidades

permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a reprodução e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos são pouco prejudicados. É, no entanto, um processo de difícil execução, cuja matéria prima é de alto custo.

LaminaçãoProcesso em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-o numa prensa

hidráulica. O acetato de celulose, por ser termoplástico, adere ao documento, juntamente com o papel de seda, e dispensa adesivo. A durabilidade e as qualidades permanentes do papel são asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o imune à ação de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com água e sabão.

O volume do documento é reduzido, mas o peso duplica. A aplicação, por ser mecanizada, é rápida e a matéria-prima, de fácil obtenção. O material empregado na restauração não impede a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Assim, as características da laminação são as que mais se aproximam do método ideal.

Laminação manualEste processo, desenvolvido na Índia, utiliza a matéria-prima básica da laminação mecanizada, embora não empregue calor nem pressão, que são

substituídos pela acetona. A laminação manual, também chamada laminação com solvente, oferece grande vantagem àqueles que não dispõem de recursos para instalar equipamentos mecanizados.

EncapsulaçãoUtiliza basicamente películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento. O documento é colocado entre duas lâminas de poliéster fixadas nas margens

externas por fita adesiva nas duas faces; entre o documento e a fita deve haver um espaço de 3mm, deixando o documento solto dentro das duas lâminas.

A encapsulação é considerada um dos mais modernos processos de restauração de documentos.

Política de Documentação nas EmpresasSoluções

• Microfilmagem

- Lei 5433 de 1968: Dispõe sobre a microfilmagem de documentos e da outras providências.

- Decreto 1799 de 1996: Regulamenta a Lei 5433 de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências.


• Microfilmagem

Sistema de gerenciamento e preservação de informações, mediante a captação das imagens de documentos por processo fotográfico. Este processo reduz o volume dos arquivos, proporcionando acesso eficiente e rápido aos documentos a um baixo custo.

- Realizar back-up de segurança

- Confiabilidade / Durabilidade

- Norma ISO

- Reproduzível

FORMA

Filme (Rolo)

JaquetaMicroficha

Digitalizaçã

o Tecnologia que utiliza o scaner, visando converter documentos

convencionais (papel) em imagens eletrônicas, codificadas,

e que são apropriadas para armazenamento magnético ou

ótico.


Medida Provisória 2.200-2, de 24 de Agosto de 2001

Fica instituída a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, para garantir a

autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica,

das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais,

bem como a realização de transações eletrônicas seguras.

Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004 (Conarq)

Os órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos deverão identificar, dentre

as informações e os documentos produzidos, recebidos ou armazenados em meio digital, aqueles

considerados arquivísticos para que sejam contemplados pelo programa de gestão arquivística

de documentos.

O que é um documento arquivistico digital ?

Considera-se documento arquivístico digital o documento arquivístico codificado em dígitos

binários,

produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. São exemplos de documentos

arquivísticos digitais: planilhas eletrônicas, mensagens de correio eletrônico, sítios na internet,

bases de dados e também textos, imagens fixas, imagens em movimento e gravações

sonoras, dentre outras possibilidades, em formato digital.

.

A gestão arquivística de documentos digitais deverá prever a implantação de um sistema eletrônico de

gestão

arquivística de documentos, que adotará requisitos funcionais, requisitos não funcionais e metadados

estabelecidos pelo Conselho Nacional de Arquivos, que visam garantir a integridade e a acessibilidade de

longo prazo dos documentos arquivísticos.

A eliminação de documentos arquivísticos submetidos a processo de digitalização só deverá ocorrer se

estiver

prevista na tabela de temporalidade do órgão ou entidade, aprovada pela autoridade competente na

sua esfera de atuação e respeitado o disposto no art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Gerenciamento Eletrônico de Documentos GED

O GED automatiza o armazenamento, a recuperação e a consulta dos documentos da empresa, permitindo ao gestor atribuir graus de acesso diferenciados segundo o perfil e o escopo de trabalho de cada usuário.

Esta solução é composta de módulos de Definição de Pastas, Digitalização, Indexação e Manutenções / Consultas que cobrem todas as etapas envolvidas no gerenciamento dos documentos. Para garantir ainda mais segurança, todas as senhas dos usuários são salvas através de criptografia. Caso o cliente deseje, é possível incorporar o recurso de Certificados Digitais para dar legalidade ao documento digital.

Workflow

Workflow é uma seqüência de ações ou etapas utilizadas em processos comerciais e de integração de sistemas. Ele gerencia documentos e outras fases do trabalho, desde o momento em que entram no sistema até a transação ou o processo de negócio ser finalizado. Geralmente, envolve mais de uma pessoa e aplicativos.

Gestão de Documentos• O que é Gestão de Documentos?

Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

A gestão de documentos é operacionalizada através do planejamento, da organização, do controle, da coordenação, dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental.

Gestão de Documentos• Objetivos

- Assegurar de forma eficiente a produção, administração, manutenção e destinação dos documentos.

- Garantir que a informação esteja disponível quando e onde seja necessária.

- Assegurar a eliminação dos documentos que não tem valor histórico ou administrativo.

- Contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente.

Gestão de Documentos• Fases

1ª - Produção de documentos: Refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. Deve-se otimizar a criação de documentos, evitando a produção daqueles que não são essenciais, diminuindo o volume de documentos a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequados de reprografia e de automação.

2ª - Utilização de documentos: Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como a guarda após cessar o seu trâmite. Esta fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de pesquisa.

Gestão de Documentos• Fases

3ª - Destinação dos Documentos: Envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente.

Gestão de Documentos

Gestão de Documentos Correntes

O documento corrente é aquele necessário ao desenvolvimento das atividades de rotina de uma instituição e,

por conseqüência, os procedimentos realizados para a sua classificação, registro, autuação e controle de

tramitação, expedição e arquivamento tem por objetivo facilitar o acesso às informações neles contidas.

Esse conjunto de operações técnicas caracteriza os serviços de gestão de documentos correntes. Nas

administrações públicas e privadas, as unidades responsáveis por tais serviços são intituladas protocolo e

arquivo, arquivo e comunicações administrativas, serviço de comunicações etc.

Atividades de protocolo

Atividades de Arquivamento de Documentos Correntes

Métodos de Arquivamento

Gestão de Documentos

Gestão de Documentos Intermediários

Encerrado o período de arquivamento na fase corrente, alguns documentos podem ser eliminados

imediatamente, mas uma parte importante destes, eventualmente, deve ser conservada por um

período mais longo em função de razões legais ou administrativas. Os depósitos de armazenagem

temporária constituem uma alternativa cujo objetivo principal é minimizar o custo público com a

guarda de documentos, racionalizando espaço físico, equipamentos e a recuperação da informação

contida nos documentos.

Gestão de Documentos• Níveis de Aplicação

- Nível mínimo: Estabelece que os órgãos devem contar, ao menos, com o programa de retenção e eliminação de documentos.

- Nível mínimo ampliado: Complementa o primeiro nível com a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário.

- Nível intermediário: Compreende os dois primeiros níveis, inclui a implantação de sistemas de gerenciamento arquivos.

- Nível máximo: Inclui todas as fases descritas, complementadas por uso de recursos de automação de documentos.

Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGASistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, criado pelo Decreto Nº. 4.915 de dezembro de 2003, tem por finalidade:

- Disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo

- Racionalizar a produção da documentação arquivística pública

- Racionalizar e reduzir custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública

- Preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal

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