SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTÃO

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Órgão/Setor

Fax

Diretor da Superintendência ou unidade equivalente.

Cidade

UF

MG

PAÍS

Brasil

Coordenação Geral do SIAD UNIDADE:

Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão – SEPLAG

COMUNICADO SIAD 019 /2007

ASSUNTO: Frota – Abastecimento no Posto Orgânico Coletivo de Combustível - POC

Prezados Srs.,

Está disponível no módulo Frota de Veículos, a opção de fazer um abastecimento pelo Posto

Orgânico Coletivo (POC).

Com esta nova implementação, é possível ter uma maior eficiência e segurança nos

abastecimentos da frota, tornando mais efetivo o controle do consumo dos veículos oficiais.

Posto Orgânico Coletivo - POC O combustível armazenado em tais postos será obtido via registro de preços, e cada órgão participante do processo terá um estoque igual à quantidade adquirida (que será entregue parceladamente). Cada posto terá um terminal com ponto de rede para que os abastecimentos dos veículos sejam registrados no momento em que ocorrerem. Assim, será garantida a obtenção da informação sem atrasos e com menor possibilidade de erros. Cada órgão participante do Registro de Preço de Combustível terá uma unidade de estoque única para registro da quantidade de combustível adquirido. Fisicamente o combustível será armazenado nos postos orgânicos da PMMG e o órgão participante poderá abastecer em qualquer um destes postos. Todas as unidades de frota de um órgão participante poderão abastecer nos diversos postos orgânicos coletivos definidos pela SEPLAG.

REMETENTE:

O procedimento de abastecimento no POC será distinto. O responsável pela unidade de frota deverá consultar o estoque do órgão e solicitar, via MÓDULO FROTA, o abastecimento de seus veículos. A quantidade solicitada será então reservada no estoque virtualmente até o abastecimento. Somente nos Postos Orgânicos será possível lançar os abastecimentos dos veículos. O frentista irá buscar a requisição, fazer o abastecimento e registrar os dados no SIAD. O motorista irá ratificar o que foi registrado através de senha, concluindo assim o procedimento. Os abastecimentos somente serão possíveis se o Órgão possuir saldo em estoque. Portanto, há 03 pré-requisitos para que seja efetuado o abastecimento do veículo: 1 - Deve haver Requisição de combustível aprovada p ara o veículo; 2 - Veículo deve estar em atendimento quando for ab astecer . O sistema somente irá abrir a tela de abastecimento se o veículo estiver em atendimento. Caso contrário, o sistema exibirá a seguinte mensagem: “Abastecimento não autorizado. Não foi registrado no SIAD atendimento para este veículo”; 3 - A rotina deverá ser finalizada com a confirmaçã o do frentista e do motorista; O Módulo Frota e o Módulo de Material de Consumo (MATCON) se comunicarão em 3 momentos:

• No momento da Requisição, o “FROTA” verifica no “MATCON” o estoque atual; • No momento de lançar abastecimento, o “FROTA” verifica no “MATCON” o valor unitário

do combustível; • Após abastecimento o “FROTA” faz interface com o “MATCON”, decrescendo o

abastecimento da quantidade disponível de combustível em estoque. Torna-se necessário, então, vincular o “MATCON” (controle do estoque de cada órgão) com o “FROTA” (controle dos abastecimentos). Veja, abaixo, como executar esse e os demais procedimentos no siad. Definindo Parâmetros e Fazendo as Vinculações do Mó dulo Frota Para executar qualquer procedimento referente ao POC, deverão ser definidos, antes, alguns parâmetros e vinculações do modulo Frota. Para definir os parâmetros da unidade de frota, acesse o SIAD com a UNIDADE GERENCIAL DE FROTAS do Órgão como unidade processadora. Após acessar o módulo de Frota de veiculo, informe a opção 12 – Parâmetros ;

Informe a opção 2 – Parâmetros por Órgão;

Informe a opção 01 – Altera;

No campo específico, informe “S” de sim para definir o órgão como participante do POC. A opção de se estabelecer cota para abastecimento de veículo NÃO É FUNCIONAL no momento.

É necessário que a unidade operacional de Frotas (responsável pela requisição de combustível) esteja vinculada, por meio do Módulo Órgãos e Entidades, a unidade de estoque de combustível. É nesta unidade de estoque que serão incluídas as notas fiscais de combustível. Para um controle efetivo do combustível, deverá ser informado “S” de sim quando o sistema questionar se o material “é estocável”, no momento da inclusão da nota fiscal. Essa vinculação poderá ser feita a uma unidade de estoque já existente, porém, o ideal é criar uma unidade exclusiva para um melhor controle do combustível. Abaixo tela do módulo Órgãos e Entidades onde mostra a vinculação da unidade de estoque

Cadastro de Senha para Motorista Ao final do abastecimento, o sistema exibirá uma tela de confirmação onde o motorista deverá digitar o CPF e uma senha de acesso. Por isso é necessário que seja cadastrada uma senha para cada motorista vinculado ao Órgão. Para executar o procedimento, após acessar a opção 5 – Cadastra Condutores dentro do módulo de Frota, informe a opção 01 - Cadastra motorista;

Informe a opção 02 – Altera;

Informe o CPF, o tipo de cadastro do motorista e tecle “Enter” . O sistema exibirá os dados do motorista. Para cadastrar a senha, tecle “F4”. O sistema exibirá a tela para a criação da senha. Pode-se utilizar números e/ou letras. Após digitar a senha, o motorista deverá fazer a confirmação digitando a senha novamente. Para confirmar o procedimento, informe “S” de sim e tecle “Enter” ;

Solicitando Abastecimento para Veículo Só é possível fazer um abastecimento POC após a inclusão de uma requisição de abastecimento. Para solicitar abastecimento do veículo é necessário que o mesmo esteja em atendimento. Após acessar o menu do Módulo Frota, informe a opção 08 - Abastecimento de veículo;

Informe a opção 03 - Abastecimento em Posto Orgânico Coletivo ;

Após acessar a opção 1- Requisição de Abastecimento , informe a opção 01 – Incluir . Informe, agora, a placa, o tipo de combustível e tecle “Enter” . O Sistema exibirá uma tela informando os dados do veículo e a quantidade do combustível disponível na unidade de estoque. Informe o mês do abastecimento. Com essa nova ferramenta, é possível fazer uma programação de abastecimento para o MÊS ATUAL E O SUBSEQUENTE ; ou seja, pode-se incluir várias requisições de uma única vez para o mês corrente e o próximo. Selecione o campo “Quantidade” desejado. Selecionado a opção “Fixa” , informe o quantitativo desejado até o limite da capacidade do tanque. Selecionado a opção “Completar Tanque” o sistema automaticamente reservará a quantidade do limite do tanque de combustível do veículo.

Será possível visualizar a cota determinada para o veículo teclando “F4” . Esta cota é determinada pela Unidade Gerencial de Frotas para ser consumida MENSALMENTE pelo veículo. Porém, esta função ainda se encontra INDISPONÍVEL.

Para confirmar o procedimento, informe “S” de sim e tecle “Enter” ;

O sistema exibirá uma mensagem de confirmação do procedimento com o número da requisição criada. A requisição poderá ser excluída ANTES de ser atendida pelo frentista no posto orgânico.

Na inclusão de várias requisições, o frentista visualizará sempre a primeira requisição incluída. Ao se cadastrar uma nova requisição, o sistema mostrará o saldo do estoque já considerando a dedução do quantitativo das requisições anteriores, mesmo que estas ainda não tenham sido atendidas.

Quando se incluir uma requisição que ultrapasse a cota determinada pela Unidade Gerencial de Frota, o sistema exibirá uma mensagem solicitando autorização superior. Caso confirme a inclusão, a Unidade Gerencial de Frota deverá autorizar o atendimento da requisição.

A cada final de inclusão de requisição, o sistema pergunta se deseja cadastrar uma nova requisição para o mesmo veículo.

Autorizando Requisição com saldo superior a cota Para as requisições acima da cota disponibilizada para o veículo, é necessária a autorização da Unidade Gerencial de Frota , antes do atendimento na bomba de combustível. Para aprovar requisição, após acessar com a Unidade Gerencial de Frota como processadora e informar a opção 03 - Abastecimento em Posto Orgânico Coletivo , informe a opção 02 – Aprova requisição e selecione a requisição a ser aprovada e tecle “Enter”.

Para confirmar o procedimento, informe “S” de sim e tecle “Enter”;

Procedimentos para o Abastecimento no POC Após a inclusão da requisição, o veículo já poderá ser abastecido. Para abastecer um veículo, o frentista deverá acessar, dentro do módulo Frota de Veículo, a opção 08 – Abastecimento de Veículo , e, logo depois, a opção 03 - Abastecimento em Posto Orgânico Coletivo. Informe a opção 03 – Abastecimento em POC;

Informe opção 01 – Incluir;

Informe a placa do veículo, selecione o combustível e tecle “Enter”. O sistema exibirá dados do veiculo e da requisição a ser atendida. O sistema exibirá os campos onde deverão ser digitados o hodômetro do veiculo, e a quantidade de combustível abastecida. Informe, com ATENÇÃO, os dados e tecle “Enter” . Para confirmar o procedimento, informe “S” de sim e tecle “Enter”.

Selecione o motorista responsável e tecle “Enter”;

O sistema exibirá tela solicitando senha do motorista. Após ser inserida a senha, tecle “Enter” .

A senha será apagada caso seja digitada incorretamente por 3 vezes consecutivas, tendo que ser cadastrada novamente conforme relatado na página 5 deste comunicado. Para confirmar o atendimento tecle “F4” , informe “S” de sim e tecle “Enter”;

. O sistema exibirá uma mensagem de confirmação do procedimento. Para imprimir a guia, tecle “F6” .

Após o retorno do veículo, a unidade não poderá fazer a exclusão do abastecimento. Controle do Volume de Combustível no tanque de arma zenamento pela Unidade POC A unidade do POC dispõe de ferramentas para controle do volume de combustível armazenado. Para executar o procedimento, dentro da opção 03 - Abastecimento em Posto Orgânico Coletivo, informe a opção 04 – Completa informações do Posto;

Informe a opção 02 – Leitura de Volume Armazenado; As opções 1 e 3 são exclusivas para a Unidade Gerencial de Frotas do Estado.

Informe a unidade do POC em que a gasolina será armazenada e tecle “Enter”.

O sistema exibirá os campos para lançamento do código do material e do quantitativo para cada tanque. Após preencher os campos tecle “Enter” . Para confirmar o procedimento, informe “S” de sim e tecle “Enter”.

O sistema exibirá uma mensagem de confirmação do procedimento;

As medições manuais do volume do combustível nos tanques deverão ser feitas ao final do expediente, permitindo um gerenciamento preciso do estoque. A capacidade do tanque assim como o índice de evaporação são cadastrados pela Unidade Gerencial de Frotas do Estado.

Para Consultar a quantidade de volume armazenado no tanque, após acessar o menu principal do Posto Orgânico Coletivo, informe a opção 05 – Consultas;

Informe a opção 2 – Volume Armazenado no POC;

Informe o código da unidade POC e tecle “Enter”;

Emitindo Relatórios POC O sistema dispõe de diferentes tipos de relatórios, onde é possível fazer uma consulta mais precisa e, consequentemente, um melhor gerenciamento no controle e abastecimento de combustível. Para a Unidade POC está disponível a emissão do relatório 1 – Volume armazenado no POC. Para a Unidade Processadora está disponível a emissão dos relatórios 2 – Requisições a atender e o 03 – Abastecimento por período .

Para emitir um relatório POC, após acessar a opção 03 - Abastecimento em Posto Orgânico Coletivo, informe a opção 6 – Relatórios; Informe o relatório desejado, os dados pedidos pelo sistema e tecle “Enter”;

O Sistema exibirá uma mensagem de confirmação do procedimento e informará que o relatório será emitido via “CIR” (Controle de Impressão Remota).

Para consultar e/ou emitir os relatórios POC, informe a opção 04 – CIR (Controle de Impressão Remota);

Para executar os procedimentos dentro da opção “CIR” (Controle de Impressão Remota) vide Comunicado 06/2006 - Emissão de relatórios do módulo de Frota por Contro le de Impressão Remota.

Atenciosamente,

Maria José Pires de Almeida Coordenadora Geral do SIAD

Belo Horizonte, 13 de Agosto de 2007.