MÓDULO: Material de Consumo ASSUNTO: Identificação de unidade de Almoxarifado POC e Baixa automática de combustível (POC) por evaporação Responsável pela elaboração: Coordenação Geral do SIAD

Data: 23/09/2009

Prezado Servidor,

A partir de 24/09/2009 as unidades de almoxarifado de cada Órgão/Entidade responsáveis pelo

gerenciamento do(s) combustível (is) armazenado(s) no Posto Orgânico de Combustivel – POC –

devem ser explicitamente identificadas no módulo Material de Consumo para que o referido módulo

registre a baixa automática por evaporação quando da entrada de combustível por Nota Fiscal

(documento tipo 215 e 216).

A taxa de evaporação é determinada pela Unidade Gerencial de Frotas do Estado e hoje é de

0,6%. Esta é a base de cálculo para baixa da quantidade e valor deduzidos no saldo do estoque.

Cabe ressaltar que, as unidades de Almoxarifado destinadas ao controle dos combustíveis POC

NÃO devem receber combustíveis de outras origens e com outras finalidades.

Inicialmente será realizada uma atualização automática das unidades que já atendem requisições

para abastecimentos em POC, porem, cabe aos gestores de almoxarifado realizarem o

acompanhamento para que esta informação fique sempre atualizada como forma de garantir as

baixas por evaporação e não gerar um saldo indevido em estoque de combustível.

SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTÃO

Rua Bernardo Guimarães, 2731 Santo Agostinho - CEP: 30140-082 Belo Horizonte - MG

COMUNICADO SIAD - PORTAL DE COMPRAS 39/239/239/239/2009009009009

1. IDENTIFICAÇÃO DE UNIDADE DE ALMOXARIFADO POC

No módulo Material de Consumo, digite no campo ”Opcao:” o número correspondente a

“Parametros ” e tecle <Enter>;

Digite no campo ”Opcao:” o número correspondente a “Sinaliza Unidade de Almoxarifado como

Unidade POC ”e tecle <Enter>;

Digite no campo ”Unidade de Almoxarifado ” o código da unidade de almoxarifado que está

vinculada a unidade Operacional de Frota responsável pelas requisições de abastecimento em

POC e tecle <Enter>;

Digite no campo ”Identifica Unidade POC ” a letra “S” para vincular o novo procedimento de baixa

automática de evaporação a unidade de estoque. Tecle <Enter>;

Tecle <F5> para confirmar o procedimento.

Para verificar se a unidade foi identificada como almoxarifado de combustível POC. Digite no

campo ”Opcao:” o número correspondente a “Consulta Parametros ” e tecle <Enter>;

A partir deste momento toda entrada de Nota Fiscal referente que contenha os itens 14486

(gasolina), 14516 (álcool) e 77151 (óleo diesel) irá gerar baixa automática de 0,6% sobre o total

quantitativo e financeiro informado no documento somente para estes itens.

2. INCLUSÃO DA NOTA FISCAL COM BAIXA AUTOMATICA POR EVAPORAÇÃO

Preencha os campos “Dt.Emissao ”, “Receb”, “Valor Nota ”, “Processo ”, “Ano Empenho/RP ”,

“Numero Empenho/RP ” e tecle <Enter> duas vezes;

Preencha o campo “Material ”, “Unidade ”, “Convenio ” (se existir). Tecle <Enter>. Preencha o

campo “Deseja que o Material seja Registrado e Controlado em Estoque(S/N) = S ”. Tecle

<Enter>;

Selecione o campo “Opcao Elem.Item Despesa ”. Tecle <Enter>;

Preencha os campos “Quantidade ”, “Valor total do item ”, “Unidade de Distr ”, “Qtde Distr ”. Tecle

<Enter> duas vezes e confirme a inclusão do documento;

Após a confirmação o sistema apresenta a mensagem (exemplo): “Documento de saida p/

evaporacao numero 2009.000119 gerado com sucesso ”

No exemplo citado anteriormente após a entrada de 10.000 Litros, o sistema exibe o saldo em

estoque já deduzido o quantitativo referente à taxa de evaporação. No caso em tela houve uma

baixa de 60 litros de combustível gerado pelo respectivo documento;

3. CONSULTA DO DOCUMENTO DE BAIXA POR EVAPORAÇÃO (4 30)

Na tela de CONSULTAS digite no campo ”Opcao:” o número correspondente a “Documentos ” e

tecle <Enter>;

Preencha os campos “Tipo Documento ”, “Nro. Documento ”. Tecle <Enter>;

O sistema exibe os dados do documento. O campo “Documento gerado tipo: “02345561000158-

215-0000001709- 3” se refere a Nota Fiscal que originou a baixa por evaporação. O status do

documento de baixa por evaporação é “Atendido ”;

Se desejar imprimir o documento Tecle <F4> e confirme a impressão;

Ao se consultar a Nota Fiscal é possível saber qual o número do documento de baixa de

evaporação foi gerado;

4. ESTORNO DA NOTA FISCAL

Para se estornar a Nota Fiscal que gerou a baixa por evaporação será necessário que se estorne

primeiramente o documento tipo 430, caso contrário o sistema exibirá a mensagem; “Estorne

primeiro documento de baixa por evaporação 1501101 4302009000119”.

Para estornar o documento tipo 430 digite no campo ”Opcao:” o número correspondente a “Saida

de Material de Consumo ” e tecle <Enter>; O documento de baixa por evaporação (Tipo 430) é

gerado apenas quando uma Nota Fiscal é incluída no sistema. Uma vez estornado este

documento a Nota Fiscal também deve ser estornada.

Digite no campo ”Opcao:” o número correspondente a “Estorna ” e tecle <Enter>;

Digite no campo ”Opcao:” o número correspondente a “Baixa por evaporação ” e tecle <Enter>;

Preencha os campos “Documento ” e “Data Estorno ” e tecle <Enter>;

Tecle <Enter> e <F5>. No campo “Confirma ESTORNO ” informe “S”.

Ao se consultar o documento o status é “Estornado ”;

E na consulta ao estoque do item o quantitativo baixado via documento tipo 430 (60 litros) retorna

ao saldo do item;